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Prticas de Previso de Demanda: Anlise Preliminar em Empresas

Catarinenses

ANA JULIA DAL FORNO (UFSC) anajudalforno@hotmail.com
PRISCILA BUSS DA SILVA (UFSC) priscilabussdasilva@gmail.com
RODRIGO GABRIEL DE MIRANDA (UFSC) rgabrieldemiranda@yahoo.com.br
ANTONIO CEZAR BORNIA (UFSC) cezar@deps.ufsc.br
FERNANDO ANTONIO FORCELLINI (UFSC) forcellini@gmail.com
Resumo: Esse trabalho visa diagnosticar quais as prticas que esto sendo utilizadas nas
organizaes no processo de previso de demanda. O mtodo utilizado foi um estudo de caso
mltiplo. Foi aplicado um questionrio com 20 questes dividido em 4 dimenses -
Integrao Funcional, Aplicao, Sistemas e Erros das Previses em 17 empresas de Santa
Catarina. Esse um tema que tem se destacado, pois a previso de demanda a base para o
planejamento estratgico da produo, vendas e finanas de qualquer empresa. Assim, os
resultados mostram graficamente que as empresas ainda no enxergam a gesto da demanda
como sendo um processo de negcio. Nas concluses so apontados os pontos positivos e
sugeridas algumas prticas para as empresas, a partir do conhecimento do estado atual,
estruturarem os seus processos de previso de demanda.
Palavras-chave: gesto da demanda, diagnstico, indicadores, prticas.
1. Introduo
No ambiente de negcios contemporneo, fatores como a acelerao da inovao
tecnolgica, reduo do ciclo de vida dos produtos e mudanas nos hbitos dos consumidores
tm aumentado as incertezas sobre a demanda, tornando sua gesto mais complexa. (MOON,
MENTZER E SMITH, 2003).
Do mesmo modo, vm crescendo o interesse das empresas em melhorar suas
previses, para que haja um melhor entendimento do processo e uma avaliao das prticas
existentes.
A previso da demanda tem uma importncia fundamental na competitividade do
sistema produtivo, conduz solues para questes do tipo quanto, quando e o qu
produzir ou comprar, direciona profissionais de diversos segmentos para aperfeioarem suas
tcnicas de previso e leva as organizaes a um posicionamento antecipatrio para
resguardar de acontecimentos futuros. (BARBOSA E CHAVES, 2012).
Portanto, este artigo foi realizado com o objetivo de identificar quais as prticas de
gesto da demanda que esto sendo aplicadas pelas empresas de Santa Catarina. Inicialmente
introduzido o trabalho atravs da contextualizao do problema, objetivos e justificativas.
Na seo 2 h o mtodo utilizado um estudo de caso mltiplo em 17 empresas de Santa
Catarina. Na seo 3, a ferramenta de diagnstico desenvolvida ser apresentada. Os
resultados da aplicao do questionrio encontram-se na seo 4. Nas concluses so
apontadas as tendncias e como esto evoluindo as empresas quanto utilizao das melhores
prticas para a gesto da demanda. O artigo encerra-se com as referncias utilizadas.


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2. Mtodo
A opo pelo estudo de caso aplica-se devido possibilidade de desenvolvimento de
novas teorias e aumentar o entendimento sobre eventos reais e contemporneos (SOUZA,
2005 apud Miguel et al., 2010).
Primeiramente foram planejados os casos com a elaborao do questionrio, a seleo
das unidades de anlises e contatos e o cronograma da aplicao. A seleo foi feita seguindo
o critrio das grandes empresas, que so aquelas com receita bruta anual acima de R$ 300
milhes. Na aplicao, foi realizado o contato telefnico com as organizaes explicando a
pesquisa e assim obter o e-mail do responsvel pela previso de demanda. Essa fase ocorreu
entre os meses de outubro de 2012 e abril de 2013.
Em seguida foram analisados os dados preliminares de 17 empresas catarinenses, e
gerados grficos que estaro descritos na seo 4. Neles, pode ser observado se a previso de
demanda realizada de forma informatizada, se o gerenciamento realizado de forma
colaborativa, se as reas definem a previso em conjunto, se so consideradas restries, se
so concedidos prmios no processo de previso, se a previso utilizada de forma estratgica
na empresa, tal como na elaborao das metas, se h priorizaes de produtos para a
realizao de previses mais precisas, quais so as tcnicas qualitativas e quantitativas
utilizadas, se h treinamento para os colaboradores envolvidos na previso, se h interligao
dos sistemas de informao, se as previses so divulgadas dentro da empresa, dentre outros
aspectos.
Depois, concluram-se algumas tendncias e prticas adotadas das empresas avaliadas.
Cada empresa tambm receber o relatrio com as respostas individualizadas e de modo
geral.
3. A Ferramenta de Diagnstico
A ferramenta de diagnstico desenvolvida constitui-se de um questionrio com 17
perguntas objetivas analisando as quatro dimenses sugeridas por Moon, Mentzer e Smith
(2003). As quatro dimenses so: Integrao Funcional, Aplicao, Sistemas e Desempenho.
Aqui foi excluda a dimenso Desempenho. A Figura 1 sintetiza o questionrio com as
dimenses e objetivo de cada questo:

Dimenso Integrao Funcional: visa avaliar aspectos relacionados comunicao,
coordenao e colaborao da previso com as reas funcionais do negcio, tais como,
marketing, produo, finanas e logstica.
Dimenso Aplicao: visa avaliar como a demanda prevista, as tcnicas de previso
utilizadas e a relao entre a previso e o planejamento estratgico da organizao.
Dimenso Sistemas: visa avaliar a existncia de hardware e software de previso de
demanda e sua ligao com os outros sistemas de informaes da organizao Tambm so
considerados a disponibilidade de relatrios e o grau de conhecimento que as pessoas tm
sobre esses sistemas.
Dimenso Erros das Previses: visa avaliar como a organizao define os erros das
previses, o impacto dos erros das previses sobre as operaes de negcios e sua relao
com as metas. Os erros das previses so caracterizados pela diferena entre os valores
previstos e os valores efetivos de demanda realizados no perodo.



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Integrao Aplicao
Erros das
Previses
Sistemas
Existncia de Comunicao
entre as reas funcionais no
processo de previso
1
Existncia de Coordenao
entre as reas funcionais no
processo de previso
2
Existncia de restries das
demais reas funcionais para
realizar as previses
6
Existncia de reas
funcionais que participam da
definio do valor da
previso
5
rea funcional do
grupo/pessoa responsvel
pelo processo de previso
4
Existncia de Colaborao
entre as reas funcionais para
definio da previso
3
Existncia de prmio ou
incentivo
7
Utilizao de previses para
definio de metas 8
Realizao de previses para
famlia de produtos e
produtos individuais
9
Existncia de curso e/ou
treinamento no uso de
tcnicas de previso
Uso de tcnicas quantitativas
Priorizao de produtos para
realizar previses
Uso de tcnicas qualitativas 10
Conhecimento dos sistemas
de informao da
organizao
Existncia de ligao
eletrnica entre os sistemas
de infomao da organizao
Existncia da divulgao das
informaes de previses
Existncia de ligao
eletrnica entre o software de
previso e os sistemas de
informao
Definio dos erros tolerveis
de previso aplicados aos
produtos
Avaliao de impacto de
fatores externos nos erros de
previso
Avaliao do impacto que o
erro de previso causa nas
metas da organizao
11
14
13
12
16
15
17
18
20
19

FIGURA 1 - Dimenses do Mtodo com as questes.

4. Resultados
Nessa seo sero apresentados os resultados preliminares da aplicao do
questionrio em 17 empresas catarinenses. H uma diversidade de 7 setores, sendo que as
txteis so a maioria (29%), seguidas de produtos de madeira (17%), produtos alimentcios,
metalurgia, minerais no-metlicos, borracha e material plstico (12%) e por fim as empresas
caladistas (7%). Os setores foram classificados conforme o IBGE (2013).
Iniciando pela Dimenso Integrao Funcional, a questo 1 buscou verificar de que
forma ocorre a comunicao entre as reas funcionais da organizao. A maioria dos
respondentes est no caminho certo, ou seja, realiza com recursos informatizados, o que
facilita a comunicao entre reas. A Figura 2 mostra que a segunda melhor alternativa
realizar de forma escrita h 5,5% das empresas e 18% ainda realizam de forma verbal, sem
registros.


4

FIGURA 2 - Respostas quanto comunicao no processo de previso.

A Figura 3 mostra como o gerenciamento - processo de previso que visa coordenar as
atividades desenvolvidas para gerar a previso - realizado nas organizaes. Em 71% das
empresas participantes ele feito de forma colaborativa entre as reas funcionais, realizado
por meio de conversas informais em 23% e somente uma rea participa do gerenciamento em
6% dos casos.

FIGURA 3 - Gerenciamento do processo de previso entre as reas funcionais.

Todas as reas podem se envolver para definir a previso em conjunto. Isso acontece
em 38% dos casos, conforme a Figura 4. A maioria (56%) respondeu que apenas algumas
reas participam da previso da demanda, mas uma rea pode no levar em considerao as
restries dos outros departamentos e essa prtica ser negativa para as previses. Uma
minoria de 6% respondeu que cada rea define suas previses.


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FIGURA 4 reas funcionais envolvidas na definio da previso.

As boas prticas sugerem que haja um local especfico para a previso de demanda,
pois assim as informaes ficam centralizadas e facilita a gesto visual e a integrao da
equipe. Para verificar esse ponto, a Figura 5 ilustra que em 41% das empresas avaliadas essa
prtica ocorre dessa forma, evidenciando que h uma equipe especfica para elaborar a
previso. Na maioria delas (47%), as informaes esto localizadas em duas ou mais reas, o
que pode gerar duplicidade de documentos e tambm de valores de previses. Numa situao
mais tradicional, no existe uma rea funcional especfica para a previso e a pessoa ou grupo
est localizado em apenas uma rea. Isso ocorreu em 12% das empresas.

FIGURA 5 - Respostas quanto localizao da previso.

Considerar as limitaes das demais reas dentro da empresa um ponto importante
na definio da previso. Em 41% dos casos, todas as reas funcionais consideram as
restries das demais reas. Para 23% dos respondentes, duas ou mais reas funcionais
consideram as restries das demais reas para realizar suas previses (ex.: marketing
reconhece que sua previso pode extrapolar a capacidade da produo e produo reconhece
que sua previso de compra de matria-prima pode comprometer a rea financeira). No


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extremo, significando a alternativa menos coerente, h 18% das empresas que ainda no
consideram as restries das reas.
Na Dimenso Aplicao, buscou-se avaliar qual a relao das metas e da previso.
Assim, na Figura 6 possvel perceber que em 64% dos respondentes as metas so definidas
considerando-se o valor das previses, indicando uma relao positiva.

FIGURA 6 Respostas quanto considerao dos valores na previso.

Algumas organizaes realizam a previso da demanda por famlia de produtos, ao
passo que outras realizam a previso para cada produto de forma individual. Neste contexto, a
Figura 7 comprovou que ocorre o ideal em 44% das empresas, ou seja, a previso realizada
para a famlia de produtos e tambm de forma individualizada.

FIGURA 7 - Realizao da previso para famlias e individuais do produto.

Em empresas que h muitos itens a serem gerenciados, opta-se por uma classificao
do tipo ABC, por exemplo, para que sejam priorizados aqueles itens mais importantes. Dessa
forma, a questo 11 tinha o objetivo de averiguar se as empresas priorizam alguns produtos


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para realizar previses mais precisas, com acompanhamentos de grficos, tendncias e
sazonalidades. Essa prtica foi observada em 53% dos respondentes.
Em busca de acertar cada vez mais a previso, o ideal que as empresas utilizem de
forma integrada tcnicas quantitativas sofisticadas (ex.: modelos de regresso dinmica para
previses de mdio e longo prazo e modelo de sries temporais para previses de curto
prazo). No entanto, nenhuma das empresas participantes tem essa prtica. Na pesquisa, 13%
dos respondentes afirmaram fazer uso de tcnicas quantitativas mais elaboradas, porm de
forma individual. A maioria (67%) aplica somente tcnicas quantitativas simples (vide Figura
8).

FIGURA 8 - Utilizao de tcnicas quantitativas simples e/ou sofisticadas.

O conhecimento das tcnicas de previso nem sempre est esclarecido. Em muitos
casos, as empresas disponibilizam treinamento e/ou cursos aos funcionrios para auxiliar na
elaborao e acompanhamento do processo de previso. Uma estratgia gerencial que tem se
evidenciado nos ltimos anos o Seis Sigma, na qual as empresas investem na formao de
funcionrios aptos a usar as ferramentas estatsticas para controlar melhor o processo e gerar
benefcios e ganhos de qualidade para toda a organizao. Essa prtica foi verificada na
questo 13 e para 87% dos respondentes no h nenhum tipo de treinamento para a utilizao
de tcnicas de previso.
Na Dimenso Sistemas, buscou-se verificar se as pessoas da organizao sabem fazer
uso dos sistemas de informao. Assim, 64% dos respondentes afirmaram que nas suas
unidades de trabalho, num contexto geral, a maioria das pessoas sabe utilizar.
Com objetivo de identificar a existncia de interligao entre o software que gera as
previses com os sistemas de informao da organizao, tais como sistemas de informaes
gerenciais (SIG), planejamento de recursos de distribuio (PRD) e planejamento dos
recursos da produo (MRP II), foi implantada a questo 16. As respostas ficaram
equilibradas entre a alternativa ideal existncia de interligao entre o software que gera as
previses e os sistemas de informao (37%); e com a no existncia de interligao entre o
software que gera as previses com os sistemas de informao (38%). Houve tambm os
casos em que no existe software de previso na organizao (25%).
Quanto forma de divulgao das informaes da previso, na Figura 9 possvel


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perceber que em 31% ocorre a situao ideal - as informaes so divulgadas em relatrios na
tela do computador, em tempo real. Na maioria das empresas respondentes (44%), as
informaes so divulgadas apenas em relatrios impressos e em alguns perodos do ano.

FIGURA 9 - Formas de divulgao das previses nas empresas.

A Dimenso Erro das Previses tem 3 questes relacionadas. Uma delas evidencia
que 69% das empresas nem sequer definem os erros de previses aos produtos. Na situao
ideal - a organizao define que os erros tolerveis das previses devem ser maiores para
produtos menos importantes e menores para produtos mais importantes h 16% das
respostas. Por fim, na situao intermediria, 15% dos respondentes definem que os erros so
iguais, independente de produtos mais ou menos importantes na empresa.
H fatores externos que afetam a demanda, dentre eles fatores econmicos, aes do
governo, gosto dos consumidores, imagem do produto, aes dos competidores,
disponibilidade e custo de produtos complementares (PEREIRA et al, 2006). Assim, 93% das
empresas afirmaram que os fatores externos afetam os erros das previses.
No entanto, mesmo a maioria das empresas no definindo os erros para as previses,
elas assumem que o erro impacta muito nas metas da organizao tanto quando se prev a
mais do que o mercado precisa (sobra de produtos), quanto quando se prev a menos (custo
das vendas perdidas). Para 69% dos respondentes, o erro da previso impacta muito nas metas
da organizao.

5. Concluses
Apresentados os resultados das 17 empresas respondentes, sero sugeridos pontos de
melhoria e apontadas tendncias.
Integrao Funcional - necessria uma integrao maior entre as reas para a
definio conjunta da previso, considerando-se as restries entre elas e o valor do cliente
interno;
As prticas da biblioteca de projetos e o registro de lies aprendidas oriundas


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do pensamento enxuto aplicam-se nesse contexto, no sentido de gerar um banco de dados com
aprendizados de previses anteriores e o histrico dos erros e acertos;
Checklists para evitar que erros sigam adiante e estabelecer padres no processo;
Combinao de tcnicas qualitativas para complementar as previses, assim como a
maior ateno para produtos da classe A e a classificao por famlias e produtos;
Treinamento sobre as tcnicas de previso, utilizao de ferramentas e sistemas de
informao para todos os envolvidos no processo de previso;
Gesto Visual essa prtica permite que todos vejam indicadores e o status da
previso e consigam planejar a mdio e longo prazo e corrigir em tempo alteraes que
possam ocorrer.
Definio e controle de indicadores foi percebido que em muitas das empresas
avaliadas no realizada a comparao entre a demanda real e a prevista. Assim, o
estabelecimento de indicadores auxilia na gesto eficaz da previso, e o seu controle durante o
processo tambm. A utilizao de indicadores que meam o impacto do erro da previso
tambm fundamental para o sucesso da empresa.
Apesar de ter sido utilizada a metodologia do estudo de caso mltiplo, que, conforme
Miguel et al. (2010) aumenta a validade externa (generalizao), mas com menor
profundidade e maior consumo de recursos; ainda cedo para generalizar e formar um
diagnstico fixo do comportamento das empresas em relao gesto da demanda. Um
estudo mais amplo ir ampliar a pesquisa para outros Estados do Brasil e fazer correlaes
entre as prticas evidenciadas e os setores das empresas, assim como outros cruzamentos
relevantes.
O artigo tinha como objetivo traar uma viso inicial de como as organizaes esto
utilizando as prticas de gesto da demanda. Foram apontadas as dimenses do mtodo
proposto e a aplicao do questionrio. Pde-se perceber que a gesto da demanda um tema
que merece maior ateno no meio empresarial. preciso integrar as pessoas e comear a ver
a gesto da demanda como um processo sistmico e de melhoria contnua.

Referncias
BARBOSA, C.M.; CHAVES, C.A. Um estudo sobre o gerenciamento da demanda nos Sistemas de
Planejamento e Controle da Engenharia de Produo. In: VIII Congresso Nacional de Excelncia em Gesto. Rio
de Janeiro e Niteri/RJ: 8 e 9 junho 2012.
IBGE Intituto Brasileiro de Geografia e Estatstica. CNAE Classificao Nacional Econmica e CONCLA
Comisso Nacional de Classificao. Disponvel em http://www.cnae.ibge.gov.br, acessado em 24 fevereiro
2013.
MIGUEL, P.A.C. (org). Metodologia de Pesquisa em Engenharia de Produo e Gesto de Operaes. So
Paulo: Campus, 2010.
MOON, M.A.; MENTZER, J.T.; SMITH, C.D. Conducting a sales forecasting audit. International Journal of
Forecasting, v. 19, 2003, pp. 525.
PEREIRA, S.A.; LOUREIRO, L.D.; MARTINS, F.R.G.S.P.; SANTOS, A.C.O. dos; TUBINO, D.F. Estudo
comparativo entre modelos de previso de demanda: ensaio em um produto classe a de uma empresa de
perfumes e cosmticos. In: XXVI ENEGEP Encontro Nacional de Engenharia de Produo. Fortaleza/ CE: 9 a
11 de Outubro de 2006.


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Agradecimentos
Os autores agradecem CAPES Coordenao de Aperfeioamento de Pessoal de
Nvel Superior pelo apoio financeiro referente ao Projeto PNPD 0275309-0 Um Mtodo
estruturado para o Processo de Planejamento da Demanda nas Organizaes.