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CONTENIDO DEL DOCUMENTO DE REQUERIMIENTOS

1. INTRODUCCIN.

Identifica la Compaa (usuario) y los vendedores a quienes se destina el Documento de Requerimientos.
Se establece el problema a resolver, los casos histricos, ejemplos de la situacin del problema, la
motivacin para resolverlo, etc. Esta seccin se utiliza para presentar al vendedor a la empresa del
usuario o al departamento si es necesario, describiendo su ambiente y la forma en que realiza su trabajo.
Proporciona al grupo del proyecto una idea clara del usuario y su problema.

Ejemplo:
Requisicin para la propuesta/requerimientos para un sistema de informacin para la compaa
cursos de canastas tejidas amalgamadas( CCTA).

CCTA imparte diferentes tipos de cursos de tejido. Tenemos clases en las diez principales ciudades del
pas, donde cada curso se imparte al menos de 4 veces al ao por ciudad. Los estudiantes vienen de todo
el pas, pero pueden registrarse llamando por telfono a nuestra oficina principal. No tenemos un experto
en computadoras. Todos los gastos deben aprobarse por nuestro Intrpido Lder, Sr. Barry McCartney.
Problema Principal: Existe una confusin general en el registro y la administracin de los cursos.
Actualmente, cuando un estudiante llama por telfono para registrarse en uno de nuestros cursos, la
secretaria escribe la informacin en un pedazo de papel, despus lo transfiere a un archivo del curso (otra
hoja de papel), que eventualmente se coteja (en papel).
Solo el ltimo mes perdimos tres registros, le dijimos a dos estudiantes que asistieran a cursos
incorrectos, no se proporcion el material suficiente para dos cursos (el doble de gente que esperbamos
y no tuvimos forma de decirles quienes estaban oficialmente registradas) y olvidamos informar a un
instructor de un curso. Sospechamos que no tenemos registrados a todos (nuestros ingresos han
disminuido y el nmero de estudiantes parece incrementarse).
Tambin nos parece que podramos dar cursos en otras ciudades, y que estamos dando cursos en pocas
inadecuadas del ao.

2. METAS DEL PROYECTO.

Es el establecimiento de porqu se propone el desarrollo. Pueden mencionarse las restricciones
principales de tiempo o dinero.

Ejemplo:
Reemplazar el sistema manual existente de CCTA con uno automatizado que permita manejar:
Registro: Rpido (por telfono), sin prdidas, con notificacin oportuna de la informacin apropiada a los
estudiantes, a los instructores, y a la empresa.
Un Sistema Financiero que produzca mensualmente la informacin de pagos, contabilidad, material de
los cursos.
Un Sistema de Almacn que permita que el material apropiado se enve a los cursos y se reordenen
cuando sea necesario.
Informacin a la Gerencia, para tomar mejores decisiones sobre donde y cuando ofrecer los cursos,
disponible inmediatamente por solicitud.
El proyecto debe realizarse dentro de los seis meses de su inicio, con un presupuesto menos de $200, 000
USD.

3. FUNCIONES PRINCIPALES.

Establecer como funcionar el sistema, basado en las Metas del Proyecto.

Ejemplo:
La capacidad de registro por telfono debe tardar menos de 2 minutos. El registro debe ser capaz de
mostrar la lista actual de estudiantes. La confirmacin automtica debe enviarse al estudiante despus de
una semana de su registro, y un resumen de todos los registros cada viernes a la administracin de la
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CCTA. Dos semanas antes del curso se enviarn las listas al instructor, CCTA, y al almacn de materiales
del curso.
El sistema Financiero genera la factura del estudiante despus de asistir al curso, lleva el control de las
Cuentas por Cobrar, lista los ingresos por tipo de curso, periodo de tiempo, y zona geogrfica.
El sistema de Almacn notifica dos semanas antes del curso de los artculos requeridos para el curso,
donde ser el curso, la localidad de los artculos dentro del almacn, y un decremento automtico del
almacn y reordenamiento.
El sistema de Reporte sobre requisicin o en intervalos fijos, sobre nmero de registros, cursos, ingresos.
Sobre requisicin, reportes de detalle de cursos, listas, e ingresos por tipo de curso, periodo de tiempo, y
rea geogrfica.

4. SALIDAS GENERALES.

Una descripcin simple de la informacin requerida del sistema.

Ejemplo:
Las listas en lnea de los cursos, entrada de la informacin de los alumnos. Impresin de la confirmacin
del estudiante (El curso al que asistir, cundo, y la informacin de pago).
Impresin Semanal de todas las listas de la semana por curso y localidad, ingresos asociados con cada
curso.
Impresin mensual de los cursos vendidos en el mes, por tipo, localidad, poca (para la Gerencia).
Reportes para contabilidad sobre cuentas por cobrar, artculos facturados, pendientes y pagados.
Impresin con dos semanas de anticipacin a un curso, de listas, localidad, material del curso (para el
instructor y para el almacn). Resumen de Ingresos (para la Gerencia).
Impresin de la factura un da despus del curso (para el estudiante), actualiza las cuentas por cobrar.
Reportes sobre requisicin en lnea sobre registros, asistencia, y/o ingresos por curso, por rea geogrfica,
por poca del ao.
Detallar cada elemento de informacin (no necesariamente en pantalla o en papel). Se puede establecer
simplemente como requerimientos generales; El departamento de mercadeo requiere el nmero de
cursos vendidos por rea geogrfica. O como un reporte, si se est seguro: El Presidente requiere un
reporte trimestral de artculos vendidos por zona/poca del ao. Recurdese que es trabajo del analista
recomendar los reportes que mejor proveen la informacin requerida.

5. ENTRADAS DE INFORMACIN GENERAL.

Las entradas no deben proveerse por usuarios no experimentados, debe llenarse por el analista. Debe
analizarse la lista de los documentos de salida y determinar cules son las entradas necesarias para
producir las salidas. Es un buen momento para asegurar que todos los datos requeridos estn disponibles
en los momentos adecuados.

6. EFICIENCIA.

Cuntas transacciones se procesarn? Qu cantidad de datos se deben almacenar? Con qu frecuencia
se deben generar los reportes?, etc. Establecerlo en trminos de promedios y valores mximos (en das u
horas pico).

7. CRECIMIENTO.

Esto puede ser difcil de prever, pero debe intentarse calcular el crecimiento de la empresa e indicar el
nmero de aos que se espera que el sistema funcione. Expresar el crecimiento como un porcentaje o
como nmeros reales. Si se est implantando el sistema por Fases, el DR describe nicamente la Fase
Uno, y la seccin de Crecimiento puede describir las funciones adicionales en las Fases subsecuentes.

8. OPERACIN Y AMBIENTE.

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Dnde residir la computadora? Dnde estarn las terminales interactivas (si las habr)? Quin las
usar? Cualquier circunstancia inusual, tal como un ambiente hostil (intencional o accidental), o
requerimientos de resistencia. Puede existir necesidad de portabilidad, de proteccin especial, o medidas
de seguridad fsica.

9. COMPATIBILIDAD, INTERFAZ.

Establecer si se requiere comunicacin entre computadoras, algn equipo que ser necesario incorporar o
si se requiere acceso distribuido. Si el sistema estar en una computadora existente, o debe programarse
en algn lenguaje especfico. Estos hechos se documentan aqu.

10. INTERFAZ HUMANA.

Bosquejar la experiencia en computadoras requerida del usuario, y establecer como manejar el sistema
el usuario nuevo. Esta es solo una descripcin de la interfaz humana; por ejemplo, el sistema es guiado
por mens, habr ayuda en lnea, etc.

11. IMPACTO ORGANIZACIONAL.

Qu departamentos se veran afectados y cmo cambiar su trabajo? Cmo ser la interfaz del sistema
como alguno de los sistemas existentes o con los sistemas manuales?

12. MANTENIMIENTO Y APOYO.

La garanta requerida: por cunto tiempo, el alcance, como se har efectiva. Por ejemplo, indicar: El
vendedor resolver cualquier problema del sistema dentro de los seis meses posteriores a la implantacin,
dentro de las 24 horas de haber sido notificado.

13. DOCUMENTACIN Y ENTRENAMIENTO.

Listar todos los documentos y cursos requeridos:

Ejemplo:
El vendedor debe proveer los documentos para los usuarios, operadores, grupo de mantenimiento. debe
proveer entrenamiento para que los empleados de procesamiento de rdenes hagan su trabajo
correctamente.

14. VENTAJAS.

Si el DR est en una situacin de competencia, solicitar al vendedor porque sienten que deben ser
seleccionados. Solicitar datos sobre la experiencia relevante del vendedor, metodologa de proyectos,
ejemplos de proyectos exitosos, y referencias verificables.

15. TRMINOS Y CONDICIONES.

Establecer las bases de seleccin, cundo y cmo debe anunciarse el ganador.

Ejemplo:
La empresa CCTA tiene el derecho de seleccionar entre los vendedores en base a su criterio. El ganador
se anunciar antes de la fecha X.
CCTA tiene el derecho de aceptar o rechazar porciones del sistema propuesto el precio ser negociado
con el vendedor.
Aunque los Trminos y Condiciones son formales slo para proyectos externos, existe un prrafo que
beneficia a proyectos internos. Establecer los derechos con otros departamentos, como el derecho de salir
a comprar software, contratar vendedores externos, etc.