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Introduccin

La presente investigacin hace referencia al significado, funcionamiento y


aplicaciones de las dashboards dando un enfoque de tipo empresarial.
Podemos definir una dashboard como un documento en el que se reflejan las
principales mtricas de una empresa. Es importante conocer su relevancia
dentro de una compaa ya que marca un punto favorable al funcionamiento de
esta.
Un dashboard refleja de manera organizada las principales mtricas que
indican el funcionamiento de una empresa. Con herramientas como stas, los
directivos pueden obtener informacin sumamente eficaz para un buen
funcionamiento y estabilidad de su negocio.
Es importante saber que con el dashboard indicado y el buen uso de este, las
ventajas para la entidad que lo use son realmente gratificantes.
















Dashboards
Que es?
Herramienta de reporting utilizada por las empresas, para hacer un seguimiento
o monitoreo de los principales factores que contribuyen al funcionamiento y
xito de su negocio

Los dashboards deben realizar las siguientes tres tareas:
Primero, deben responder a preguntas fundamentales acerca del negocio o
unidad de la empresa, como por ejemplo: han aumentado las ventas este
mes?, cunto vendamos el ao pasado en esta fecha?, nuestra fbrica est
produciendo lo adecuado para el nivel de ventas?, cmo est el nivel de
ganancias comparado con el trimestre o el mes pasado?
Segundo, deben alertar al usuario cuando surge algn inconveniente,
especialmente en las reas de produccin o ventas. As, por ejemplo, el
dashboard debe alertar de anomalas en el desarrollo productivo, bajo nivel de
ventas, riesgo de no cumplimiento de metas, etctera.
Por ltimo, el dashboard debe ayudar a tomar mejores decisiones que
impacten en el negocio, ya que la informacin provista por el tablero debe
impulsar al gerente o ejecutivo a tomar medidas oportunas de manera de
revertir o profundizar una coyuntura negativa o favorable, respectivamente. As,
debe contribuir a que se tomen decisiones como, por ejemplo, aumentar o
disminuir el nivel de produccin, cambiar o mantener el mix de productos y
aumentar la fuerza de venta, entre muchos otros.

Para Qu Sirven?
Los dashboards contribuyen a mejorar los recursos de informacin al interior de
las organizaciones, proveyendo a los tomadores de decisin datos claros, en
un formato intuitivo y en una interfaz simple. Los portales ejecutivos
correctamente diseados, optimizan la gestin empresarial y poseen un muy
rpido retorno sobre la inversin (ROI).
Como ejemplo, veamos el caso de un dashboard orientado a las ventas. ste
debera permitir a los gerentes visualizar informacin sobre tendencias en este
campo, como los mejores clientes, productos y personal comercial
(vendedores), medidos por ingresos, unidades, mrgenes y zona. A su vez, el
personal de ventas podra usar un dashboard para identificar oportunidades de
negocio, como ventas cruzadas, frecuencia y potencial de crecimiento de
productos y mrgenes con sus clientes actuales.
Los datos del dashboard se obtienen desde diversos repositorios, como los
sistemas empresariales ERP (Enterprise Resource Planning) de la
organizacin o bien de algn datawarehouse. Los arquitectos de informacin
deben entender cmo y desde dnde estn viniendo los datos que se
visualizarn en el dashboard, ya que si la informacin es accesible plenamente
y fluye en tiempo real definir el impacto del tablero en el manejo del negocio.
Los portales ejecutivos ms robustos incorporan adems una serie de
funcionalidades complementarias muy importantes, como la integracin con
otros sistemas relacionados con el negocio, como correo electrnico, campos
de noticias, informacin de contexto, etctera.
Un aspecto interesante es que los nuevos dashboards no slo son para los
directores de empresas, sino tambin para los responsables o gerentes de
reas, ya que con estos portales ellos o cualquier empleado si es necesario
pueden tomar mejores decisiones para cumplir con sus objetivos especficos.
Esto es especialmente atractivo para algunas organizaciones interesadas en
que cada rea pueda ir estableciendo controles de los recursos invertidos,
haciendo que ms miembros de la organizacin puedan preocuparse de las
finanzas o gastos en determinados proyectos.
La toma de decisiones requiere hoy ms que nunca de informacin. Sin
embargo, el volumen de datos a los que puede acceder un gerente al interior
de su organizacin puede ser enorme. Asimismo, para mejorar la gestin de
una empresa, un ejecutivo no slo debe tomar decisiones apropiadas sino
tambin veloces, ya que eso puede marcar la diferencia entre el xito y el
fracaso de su gestin.
Como es?
Los directivos de empresas requieren hoy de informacin especfica para su
gestin, que les facilite la toma de decisiones. Este tipo de informacin se
conoce como Indicadores Clave de Rendimiento (KPI - Key Performance
Indicators) y se caracterizan por permitir a la gerencia conocer el estado de los
procesos crticos del negocio. Se trata de mediciones basadas en eventos y
correlaciones entre las tareas productivas y operaciones de una empresa,
como las que normalmente deben ejecutarse en un perodo de tiempo o un
plazo mximo.
A travs de los KPI's, y con el apoyo de herramientas de Tecnologas de la
Informacin (TI), es posible efectuar un verdadero monitoreo del negocio a
travs de datos provenientes desde mltiples repositorios y aplicaciones, los
cuales son presentados al usuario final (el gerente) en la pantalla de su
computador en tiempo real. Generalmente, las herramientas para acceder a
esta informacin se caracterizan por utilizar imgenes que simulan un tablero
de automvil, con figuras similares a velocmetros, adems de grficos y tablas,
por lo que se conocen como dashboard (que es el nombre en ingls del
tablero de los automviles).
Informacin Ejecutiva
Los dashboards, o portales ejecutivos, son un estilo de interfaz de usuario
diseada para distribuir informacin sobre el estado del negocio a personas
especficas dentro de la empresa, representndole dichos antecedentes
tpicamente con KPIs y vnculos a reportes relevantes. Las seales y grficos
usados buscan captar la atencin visual del usuario informndole de
tendencias, cambios o excepciones.
Los portales empresariales basados en la Web son ambientes ideales para
desplegar dashboards y distribuir informacin contextual anexa, como noticias
relevantes y acceso a documentos. Los dashboards definen los derechos de
acceso de los usuarios en trminos de los roles que cada uno juega al interior
de la organizacin, cada pantalla est orientada a un usuario diferente.
Excepto por el aspecto Web, los dashboards son un descendiente directo de
los sistemas de informacin ejecutiva que iniciaron muchas de las tcnicas de
visualizacin actuales. Con las mejoras de las capacidades de distribucin de
informacin de la Web, los portales ejecutivos alcanzan hoy a un universo
mayor de personas en cada organizacin.
Existen mltiples tipos de portales ejecutivos, los cuales son plenamente
personalizables, aunque en general pueden calificarse de la siguiente forma,
atendiendo al rea que involucran:
Dashboards Ejecutivos: En donde se comparan datos relacionados con
objetivos de la empresa y se mide el desempeo organizacional.
Dashboards de Ventas: Se monitorean las cifras de ventas por regiones o
unidades operativas, lo cual permite a las organizaciones efectuar una mejor
prediccin de ellas y aprovechar las oportunidades de negocios y reaccionar de
mejor manera ante cualquier problemtica eventual.
Dashboards de CIO: Monitorean el funcionamiento de los procesos claves y la
disponibilidad de los sistemas crticos a lo largo de la empresa.
Dashboards Financieros: Corresponden al monitoreo de datos financieros
desde unidades operativas, permitiendo incrementar la transparencia para los
ejecutivos y miembros de directorios.
Dashboards de Soporte al Cliente: Indica cifras relacionadas con el centro de
contactos, temas de atencin y servicio al cliente, buscando incrementar los
niveles de satisfaccin.
Dashboards de Cadena de Abastecimiento y Produccin: Monitorea y
compara en tiempo real la produccin con tendencias histricas para poner los
eventos actuales en perspectiva de negocios y proveer una vista profunda de
las operaciones de las cadena de abastecimiento.
Comnmente, los Dashboards utilizan una metodologa centrada en el
usuario que integra datos de acuerdo con los problemas, funciones principales
o procesos comerciales crticos de la empresa. Los Dashboards estn
diseados frecuentemente para tratar un nico problema de forma aislada y
desarrollar desde simples informes en lnea hasta una compleja representacin
visual de mediciones clave. Un Dashboard de distribucin puede incluir entre
20 y 25 mediciones diferentes para establecer la eficiencia y calidad de los
espacios de almacenamiento, medidos diariamente y representados en tablas
con figuras y grficos, diagramas, agujas o relojes. Los Dashboards pueden
mostrar una gran cantidad de resmenes y mediciones detallados. Estos datos
se actualizan automticamente en forma diaria, semanal o mensualy son
utilizados por los empleados de toda la organizacin.
La difusin de su uso significa que los Dashboards se desarrollan
frecuentemente en silos y reflejan informacin que requiere acciones
especficas de parte de un departamento, grupo o individuo. Esta informacin
puede estar vinculada estrechamente a una estrategia de nivel superior o
representar, simplemente, un grupo de mediciones operacionales importantes,
aunque de nivel inferior, que no tienen una relacin directa con los objetivos
corporativos generales.
El Dashboard de distribucin puede albergar una medicin de entregas
puntuales tomada diariamente e integrada a un valor trimestral que puede
constar en la Balanced Scorecard. Tambin puede incluir mediciones de nivel
inferior que requieran acciones especficas o, en algunos casos, inmediatas.
Por ejemplo, el Dashboard puede recibir una seal del GPS de un camin de
distribucin que alerte que el vehculo est retrasado debido a una congestin
en el trfico y que llegar veinte minutos tarde al depsito. Esta demora
afectara la medicin de entregas puntuales pero permite que se tomen
medidas inmediatamente, como reorganizar la programacin de carga y avisar
al cliente.
Un buen sistema de Performance Management (PM) debera incluir tanto
Balanced Scorecards como Dashboards. Estos deben ser diseados y
desarrollados de forma conjunta para asegurar que estn estrechamente
vinculados con sus estrategias (mediciones frecuentemente en las Scorecards)
y sus operaciones (que se rastrean mediante uno o varios Dashboards).

Bibliografa
http://www.slideshare.net/intellignos/el-dashboard-perfecto

http://www.sixtinagroup.com/db-bsc-diferencia/
http://www.cientec.com/management/management-dashboard.html