Cap 12 - Schellenberg

C a p t u l o 12
Avaliao dos documentos

pblicos modernos*
Os d o c u m e n t o s o f i c i a i s modernos so muito volumosos. Seu crescimento, em
volume, corresponde de perto ao aumento da populao, a partir de meados
do sculo XVIII. Esse aumento da populao tornou necessria a expanso
da atividade governamental e essa expanso teve como uma das suas resul
tantes um tremendo aumento na produo de papis. Como se aplicaram
mtodos tecnolgicos modernos produo de documentos, seu crescimen
to nas ltimas dcadas tem sido em progresso antes geomtrica do que arit
mtica.
Uma reduo na quantidade de tais documentos torna-se essencial, tanto
para o prprio governo quanto para o pesquisador. O governo no pode con
servar todos os documentos produzidos em conseqncia de suas mltiplas
atividades. Torna-se impossvel prover espao para armazen-los, bem como
pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da manuteno de tais papis vai
alm das posses da mais rica nao. Ao mesmo tempo, no se pode conside
rar que os pesquisadores estejam devidamente servidos pela simples manu
teno de todos os documentos. Os especialistas se desorientam ante a enor
me quantidade de papis oficiais modernos. Os documentos devem ser
reduzidos em quantidade para que sejam teis pesquisa erudita. Mesmo
os mais ardorosos defensores da conservao no interesse da histria, de
acordo com um folheto editado pelo Public Record Office britnico,74 co
mearam a temer que o historiador do futuro, ao tratar do nosso prprio
perodo, possa submergir na abundncia de provas escritas.Por essa ra
zo, o interesse erudito nos documentos est muitas vezes na razo inversa
* N. do T.: O captulo da edio original foi substitudo, por determinao do autor,
por outro trabalho de sua autoria, mimeografado.
74 Great Britain, Public Record Office, s.d., p. 1. Publicado no Brasil pelo Arquivo
Nacional (Rio de Janeiro, 1959. 56p.), com traduo de Leda Boechat.
1 8 o A r q u i v o s m o d e r n o s
de sua quantidade: quanto maior o nmero de documentos sobre um assun
to, menor o interesse pelos mesmos.
Na eliminao de documentos pblicos modernos preciso que se te
nha o mximo cuidado para que se conservem os que tm valor.
De modo geral, a eficcia de um programa de reduo de documentos
pode ser avaliada de acordo com a correo de suas determinaes. Num
programa dessa natureza no h substituto para o cuidadoso trabalho de
anlise. No h possibilidade de serem inventadas tcnicas que reduzam o
trabalho de decidir sobre os valores dos documentos a uma operao mec
nica. No h, tampouco, um processo barato e fcil para se descartar docu
mentos a no ser que se decida pela destruio de tudo que haja sido criado,
jogando-se, por assim dizer, tudo fora. Um tratamento assim drstico agra
daria apenas aos niilistas que nada vem de bom nas instituies sociais ou
nos seus documentos. As dificuldades na avaliao de documentos recentes
so to grandes que no admira que alguns arquivistas, em dado momento,
tendessem a fechar os olhos e nada fazer. Como Lus XV antes da Revoluo
Francesa, eles pareciam sentir que o velho regime perdurar por nossa exis
tncia, e depois de ns, o dilvio.
Valores dos documentos
Distino entre valores primrios e secundrios
Os valores inerentes aos documentos pblicos modernos so de duas
categorias: valores primrios, para a prpria entidade onde se originam os
documentos, e valores secundrios, para outras entidades e utilizadores pri
vados. Os documentos nascem do cumprimento dos objetivos para os quais
um rgo foi criado administrativos, fiscais, legais e executivos. Esses usos
so, lgico, de primeira importncia. Mas os documentos oficiais so pre
servados em arquivos por apresentarem valores que persistiro por muito
tempo ainda depois de cessado seu uso corrente e porque os seus valores
sero de interesse para outros que no os utilizadores iniciais. Essa utilida
de permanente e secundria que ser objeto de considerao neste captulo.
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Distino entre valores probatrios e informativos
Pode-se determinar mais facilmente os valores secundrios de docu
mentos oficiais se os analisarmos em relao a dois aspectos: a) a prova que
contm da organizao e do funcionamento do rgo governamental que os
produziu; e b) a informao que contm sobre pessoas, entidades, coisas,
problemas, condies etc. com que o rgo governamental haja tratado. A
diferena entre os valores que se relacionam com esses dois aspectos pode
ser esclarecida analisando-se a prpria definio de records na Lei de Desti-
nao de Documentos (Records Disposal Act) dos Estados Unidos de 7 de
julho de 1943 (44 U.S. Code 366-80). Nessa lei a palavra documentos
(records) definida como incluindo, primeiro, todo o material que conte
nha prova de organizao, funes, diretrizes, decises, normas, operaes
ou outras atividades do governo. Aqui, d-se nfase aos documentos essen
ciais relativos origem, ao desenvolvimento e ao funcionamento de um r
go documentos probatrios ou demonstrativos, que contm o testemu
nho da existncia e das atividades do rgo. A palavra records , alm disso,
definida naquela lei como incluindo material que merea ser preservado
devido ao valor informativo dos dados nele contido. Aqui a nfase recai nos
documentos que contm informao essencial sobre matrias com que o r
go lida, em contraposio a documentos sobre os seus prprios atos os
documentos de pesquisa que contm informaes teis para estudos so
bre uma variedade de assuntos.
Para efeito de estudo, os valores inerentes aos documentos decorrentes
da prova que contm da organizao e funes sero chamados de valores
probatrios. Por esse termo no me refiro ao valor inerente aos documentos
pblicos devido a qualquer qualidade ou mrito especial que tenham como
provas. No me refiro, no sentido atribudo pelo arquivista ingls sir Hilary
Jenkinson, santidade da prova dos arquivos que deriva da custdia
ininterrupta,75ou da maneira pela qual os documentos vieram s mos do
arquivista. Pelo contrrio, refiro-me, um tanto arbitrariamente, ao valor que
depende do carter e da importncia da matria provada, isto , da origem e
dos programas substantivos, ou fim, da entidade que produziu os documen
75Great Britain, Public Record Officce, 1949, parte 1, p. 6. Ver tambm Jenkinson,
1937:11.
tos. Assim, no se trata aqui da qualidade da prova per se, mas do carter da
matria provada.
Ainda para efeito de estudo, os valores inerentes aos documentos devi
do informao que contm sero chamados de valores informativos. A
informao pode relacionar-se, de modo geral, a pessoas, coisas ou fenme
nos. O termo pessoas pode incluir tanto pessoas fsicas quanto jurdicas. O
termo coisas pode incluir lugares, edifcios, objetos e demais bens mate
riais. O termofenmeno refere-se ao que acontece tanto a pessoas quanto
a coisas: condies, problemas, atividades, programas, acontecimentos, epi
sdios etc.
Deve-se ressaltar que essa distino entre valor de prova e informativo
apenas para efeito de estudo. Os dois tipos de valores no se excluem mu
tuamente. Um documento pode ser til por vrios motivos. O valor que um
documento contm devido ao testemunho que oferece da organizao e fun
cionamento da administrao pode ocasionalmente ser o mesmo que o va
lor derivado de sua informao sobre pessoas, coisas ou fenmenos.
Os atos de um governo no setor da diplomacia e da guerra, por exemplo,
so os principais objetos de indagao nesses campos. Aqui, o valor probatrio
coincide, em grande parte, com o valor informativo, pois o historiador tanto
se interessa pelos atos do governo em relao aos acontecimentos diplom
ticos e militares quanto pelos acontecimentos propriamente ditos.
Valores probatrios
Razes para o teste dos valores probatrios
H uma srie de razes para aplicarmos consciente e deliberadamente o
teste do valor probatrio, no sentido em que essa expresso foi definida e
pelas quais os documentos que tm tal valor devem ser preservados, sem
considerar se h um uso especfico imediato ou remoto dos mesmos.
Um governo responsvel deve, certamente, preservar um mnimo de pro
vas de como era a sua organizao e de como funcionava, em todos os seus
numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o mni
mo a ser guardado so os documentos sobre a organizao e o funcionamen
1 8 2 A r q u i v o s m o d e r n o s
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to e que alm deste mnimo os valores tornam-se mais discutveis. Mediante
uma seleo criteriosa de vrios grupos e sries, um arquivista pode reunir,
em um corpo de documentos relativamente pequeno, todos os fatos de im
portncia sobre a existncia de um rgo seu modo de ao, sua poltica
em relao a todos os assuntos, seus mtodos e seu conjunto de atividades.
Os documentos que contm tais fatos so indispensveis tanto para o pr
prio governo quanto para os estudiosos de administrao pblica. Para o
governo, esses documentos representam fonte de sabedoria e experincia
administrativa. Tornam-se necessrios para dar consistncia e continuida
de as suas atividades. Contm precedentes de determinadas diretrizes, nor
mas, processos etc. e podem ser teis como um guia para os administrado
res na soluo de problemas do presente idnticos a outros j solucionados
no passado, ou, o que igualmente importante, evitam a repetio de erros.
Contm a prova de que cada rgo correspondeu fielmente responsabili
dade que lhe foi atribuda, e prestao de contas que cada funcionrio im
portante deve ao pblico a que serve. Para os estudiosos de administrao
pblica que desejam analisar as experincias de um rgo em relao a ati
vidades de organizao, normas e diretrizes, constituem a mais fidedigna
fonte do que foi realmente feito.
O teste do valor probatrio um teste prtico. Envolve uma anlise ob
jetiva para a qual o arquivista moderno especialmente treinado, pois a sua
formao em metodologia histrica ensinou-o a examinar a origem, o de
senvolvimento e o funcionamento das instituies humanas e a usar docu
mentos para este fim. O teste no fcil, mas definitivo. Mostrar, primei
ro, os documentos nos quais os julgamentos de valor podem ser feitos com
um certo grau de segurana, dependendo esse grau da maneira mais ou menos
completa pela qual os documentos foram analisados. Esse mtodo pode ser
aplicado por todos os arquivistas, pois parece no haver arquivista que te
nha dvida a respeito da convenincia de preservar o testemunho da organi
zao e o funcionamento de todo e qualquer rgo. As diferenas de julga
mento surgiro somente em relao maior ou menor quantidade de provas
que deva ser preservada. O teste do valor de pesquisa, por outro lado, mos
tra os documentos sobre os quais os julgamentos podem divergir ampla
mente.
A informao obtida por um arquivista na aplicao do teste do valor
probatrio servir tambm para determinar o valor dos documentos sob
outros pontos de vista. O arquivista deve saber como um documento veio a
existir para poder julgar o seu valor, qualquer que seja o seu objetivo. Os
documentos pblicos, ou, para este fim, os documentos de qualquer entida
de, so produto de uma atividade, e muito do significado deles depende de
suas relaes com a atividade. Se a sua origem numa unidade administrati
va do governo ou numa atividade particular obscura, sua identidade e sig
nificado sero, provavelmente, obscuros. Nesse ponto, diferem de manus
critos particulares, que muitas vezes tm significados prprios, sem relao
com sua fonte de origem ou com outros manuscritos de uma coleo.
Na aplicao do teste de valor probatrio, o arquivista provavelmente
preservar documentos que tm tambm outros valores documentos que
so de utilidade no apenas para o administrador e para o estudioso de ad
ministrao pblica, mas tambm para o economista, o socilogo, o histo
riador e os eruditos em geral.
Pontos de vista europeus sobre os valores probatrios
Os arquivistas de vrios pases desenvolveram padres de avaliao que
requerem a preservao dos documentos, que mostram como os rgos ofi
ciais eram organizados e como conduziam seus negcios. Os arquivistas ale
mes, em particular, foram bastante precisos a esse respeito.76Em 1901, H.
O. Meissner, chefe do Arquivo Privado do Estado da Prssia, formulou al
guns padres de avaliao que exerceram pronunciado efeito na profisso
arquivstica alem. Um deles o de que pastas (no sentido de maos de do
cumentos reunidos nos serviqs de registro) relativas direo executiva
deveriam ser preservadas para cada unidade de organizao. Entre os as
suntos executivos que Meissner reconheceu como merecendo conservao
se incluram a organizao, direo, sede, administrao e pessoal da unida
de. Outro padro o de que as pastas gerais (as que consistem em documen
tos sobre diretrizes, normas e coisas semelhantes que tm aplicao geral)
deveriam ser preservadas nas unidades organizacionais centrais onde se ori
ginassem, isto , onde emanassem do funcionamento de uma unidade da
organizao e no em pontos aonde fossem meramente transmitidos ou
76A anlise dos padres alemes de avaliao baseia-se em Brenneke, 1953:38-43.
recebidos; e que o valor das pastas gerais nas unidades subordinadas deve
ser determinado levando-se em conta as atividades de tais unidades. Um
terceiro padro o de que os documentos de unidades organizacionais in
termedirias devem ser preservados se tiverem relao com a administra
o de tais unidades e no meramente com sua direo superior. Um quarto
padro o de que pastas de documentos especiais de unidades organizacio
nais inferiores ou subordinadas devem ser preservadas se se referem ad
ministrao de tais unidades. E um quinto padro o de que as pastas de
documentos de rgos judiciais devem ser preservadas se se relacionam com
as atividades substantivas de tais rgos ou se refletem o desenvolvimento
de direitos e instituies permanentes, episdios histricos importantes,
processos polticos ou os costumes e hbitos de tempos passados.
Pouco antes da II Guerra Mundial o Arquivo Privado do Estado da
Prssia nomeou uma comisso especial para formular padres de avaliao.
A comisso foi dissolvida em 1940, antes de o conseguir, mas suas ativida
des estimularam uma reviso do problema de avaliao pelos arquivistas
alemes. Na reunio de Gotha, Meissner salientou a importncia de uma
correta viso arquivstica do trabalho de avaliao, insistindo em que a ve
lha concepo de avaliao como uma questo de intuio ou de tato estava
completamente desacreditada. Seus padres foram endossados por H.
Meinert, que salientou que as avaliaes devem levar em conta a importn
cia da fonte arquivstica. Isso deve ser estabelecido considerando-se a posi
o de cada unidade organizacional na estrutura governamental, a natureza
de suas atividades, e a relao das atividades destas para com as unidades
organizacionais superiores e subordinadas. Os documentos, sustentou
Meinert, no podem ser analisados individualmente como peas isoladas;
devem ser avaliados em seu contexto administrativo.
Os arquivistas britnicos tambm salientaram a importncia de preser
var os documentos relativos ao funcionamento dos rgos. Suas observa
es sobre a avaliao foram pela primeira vez enunciadas, de modo com
pleto, em memorando publicado em 1943 pela British Records Association
em conexo com a necessidade da poca da guerra de recuperar papel usa
do. Num folheto publicado mais tarde pelo Public Reco rd Office os princ
pios de avaliao contidos nesse memorando foram aplicados aos documen
tos oficiais. Esse folheto, intitulado Principies governing the elimination of
ephemeral or unimportant documents in public orprivate archives, discu
te os princpios em relao preservao de documentos para fins de neg
cios e de pesquisa.77Visando pesquisa, os britnicos devem preservar os
documentos para trs usos histricos ou gerais: a) mostrar a histria da
organizao em causa; b) responder a questes tcnicas relativas as suas
operaes; e c) atender a possveis necessidades eruditas de informao que
estejam incidental ou acidentalmente contidas nos documentos. Os dois pri
meiros desses usos se relacionam a valores probatrios, o terceiro a valo
res informativos, no sentido em que essas expresses so empregadas nes
te captulo.
Para o primeiro, isto , a histria da organizao em causa, o folheto
britnico a favor da preservao de documentos que contenham suficien
tes provas para mostrar o que era o negcio ou outra forma de organizao
a cujas atividades hajam servido, como era conduzido, por quem e com que
resultados. Indica que os documentos contendo esse testemunho so simi
lares queles necessrios gerncia dos negcios. Estes incluem atas (mi
nutas) e outros documentos que determinam a poltica das decises, sries
principais de contabilidade (accounts); correspondncia da qual decorram
atividades significativas, ttulo de posse (muniments oftitle) relativos a bens
de raiz e a propriedades da pessoa ou organizao em causa, e registros
(registers) ou memoranda guardados regularmente de casos, testes, ou ope
raes, transaes transmitidas a outros ou operaes executadas de modo
geral, todos os documentos que refletem as diretrizes e as prticas passadas
e presentes que possibilitariam a outra pessoa, caso desaparecesse o pessoal
atual, ou os praticantes, continuar ou restabelecer o negcio ou trabalho.
Entretanto, para fins probatrios, a seleo de documentos pode ser um pouco
mais drstica do que para fins de negcios. Muitas vezes, de acordo com o
folheto mencionado, todas as necessidades so atendidas preservando-se
alguns documentos-chave e selees representativas de sries regularmente
guardadas e de grandes classes de documentos que ocorrem constantemen
te, de carter rotineiro. Especimens devem ser selecionados, por seu carter
representativo, mais como ilustrao da estrutura do negcio do que por
qualquer interesse acidental.
Para o segundo uso, isto , para responder a questes tcnicas relativas
s operaes de uma organizao, pelo folheto, preservar-se-iam provas so
77Great Britain, Public Record Office, s.d., p. 1-2.
mente para as organizaes que pertencessem a uma categoria de institui
es ou negcios cujos arquivos raramente hajam sido preservados, que
sejam eles prprios de capital importncia em comparao a outros da
mesma categoria, ou que pertenam a uma categoria de negcios etc. cuja
histria geral e desenvolvimento sejam de capital importncia e s possam
ser investigados pelo uso de prova coletiva.
Aplicao do teste dos valores probatrios
At aqui tratamos do pensamento dos arquivistas europeus sobre a ava
liao de documentos oficiais do ponto de vista de seu valor para documen
tar o funcionamento dos rgos que os produziram; permitam-nos, agora,
ocuparmo-nos dos padres de avaliao relativos a valores probatrios dos
documentos federais dos Estados Unidos.
De incio importante assinalar que as estimativas de valores probatrios
devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentao do
rgo; no devem ser feitas tomando-se por base parte da documentao. O
arquivista deve conhecer o significado de grupos especiais de documentos
produzidos nos vrios nveis da organizao em relao a programas ou fun
es de maior importncia. Em muitos rgos federais, sees de vrios n
veis dentro da organizao criam seus prprios arquivos, que so geralmen
te relacionados e muitas vezes duplicados, em parte pelo menos, com os de
outras sees, quer superiores, quer inferiores. Nos servios centrais de tais
rgos os documentos de ministrios podem ser relacionados com docu
mentos dos departamentos; os documentos dos departamentos com os de
divises e os de divises com os de sees. Os documentos de rgos regio
nais podem ser relacionados com os de reparties estaduais, e os de repar
ties estaduais com os de servios subordinados. O uso de tcnicas moder
nas de duplicao pode, alm disso, levar a uma ampla proliferao de
documentos em qualquer repartio.
Ao analisar toda a documentao de um rgo, as decises do arquivista
quanto aos documentos que devam ser preservados dependem de diversos
fatores, dos quais os mais importantes se resumem nas seguintes questes:
1. Que unidades de determinado rgo tm responsabilidade primor
dial pela formulao de decises concernentes sua organizao, progra
mas e normas? Que unidades exercem atividades auxiliares formulao de
tais decises? Que funcionrios, fora da sede, tm arbtrio para formular
tais decises? Que sries de documentos so essenciais para refletir tais de
cises?
2. A que funes do rgo os documentos se relacionam? So funes
substantivas? Que srie de documentos so essenciais para mostrar como
cada funo substantiva foi levada a efeito em cada nvel da organizao
tanto no servio central como nos locais?
3. Que atividades de superviso e chefia esto envolvidas na adminis
trao de cada funo? Quais so as operaes sucessivas em sua execuo?
Que documentos dizem respeito direo executiva, distintos da execuo
da funo? At que ponto so tais documentos materialmente duplicados
nos vrios nveis da organizao? Que documentos resumem as sucessivas
operaes executadas no desempenho de uma funo? Que documentos de
vem ser preservados, a ttulo de exemplo, para mostrar os processos de tra
balho nos nveis inferiores da organizao?*
Vejamos agora, mais especificamente, que espcies de documentos de
vem ser conservadas como testemunho da organizao e funo.
Documentos sobre as origens
bvio que os documentos sobre as origens de qualquer empreendi
mento governamental devem ser preservados. Estes podem se relacionar com
problemas ou condies que motivaram a criao de um rgo do governo,
tais como queda de preos agrcolas, aumento do desemprego na indstria
automobilstica, tratamento desigual na regulamentao do comrcio inte
restadual e coisas semelhantes. Problemas importantes, conforme citao
do eminente historiador australiano, dr. C. E. W. Bean, em circular enviada
a todos os ministrios pelo primeiro-ministro, so, muitas vezes, encontra
dos na sua forma mais simples, no estgio original de qualquer empreendi
mento. Muitas vezes, nesse estgio, o objeto do empreendimento mais cla
ro e as dificuldades mais aparentes. Os documentos como origem de ao ou
organizao tm, por conseguinte, valor peculiar. Onde, por exemplo, sur
giu um novo ministrio nascido de um ramo de algum outro ministrio e
* N. do T.: Suprimiram-se trs pargrafos do original, por determinao do autor.
T. R. S C H E L L E N B E R G 1 8 9
esse ramo, por sua vez, nascera de uma comisso ministerial (ou mesmo de
um movimento pblico) que tentou atender a problemas relevantes quando
os mesmos apareceram; a histria desses esforos iniciais muitas vezes con
tm a mais importante lio para a posteridade.78Documentos que dizem
respeito a problemas podem existir em forma de relatrios de investigaes
do Poder Executivo federal, atas de depoimentos perante comisses do Con
gresso, atas de conferncias, memorandos e opinies individuais. Documen
tos relativos prpria criao de um rgo do governo podem consistir em
leis e decretos bem como de projetos e material subsidirio relativos ao
legislativa e executiva. Documentos que se relacionam com suas atividades
iniciais provavelmente so bastante escassos. Nos primeiros estgios um r
go governamental normalmente consiste apenas em algumas pessoas, s
quais compete planejar sua estrutura orgnica e seus programas. Os primei
ros documentos muitas vezes da maior significao para os primrdios da
histria de um rgo so simplesmente atirados s gavetas das mesas de
trabalho, e somente depois que as funes do rgo se tornaram bem defini
das que os documentos so arquivados sistematicamente. As ordens admi
nistrativas e grficos que inicialmente definem a estrutura e os programas
de um rgo os primeiros documentos de planejamento, embora simples
esboos e talvez incompletos em seu contedo devem ser cuidadosamente
preservados.
Documentos sobre programas substantivos
igualmente bvio que, uma vez criado um rgo, alguns documentos
sobre seus programas substantivos ou fim devem ser preservados. Um exem
plo de como tais documentos podem ser selecionados e reduzidos a propor
es manuseveis a menos de 1% do total encontra-se no trabalho do
Setor de Documentos do Servio de Administrao de Preos (Records Branch
of the Office of Price Administration) durante a II Guerra Mundial. Esse
rgo, como seu nome indica, controlava os preos e o racionamento de g
neros durante o perodo de guerra. Como base para o estabelecimento e a
fixao de preos teve de colher dados econmicos sobre as vrias indstrias
78 O trecho que continha a nota 5 no original foi eliminado pelo autor; as demais
foram renumeradas.
e, para conseguir que seus regulamentos fossem observados, teve de em
preender um programa de fiscalizao. Seus quatro principais programas,
assim, relacionavam-se com controle de preos, racionamento, conta
bilidade e fiscalizao, cada um a cargo de uma grande unidade da orga
nizao. Para preservar os documentos desses programas, o Setor de Docu
mentos do rgo selecionava certas espcies de documentos sobre cada
programa em todos os nveis administrativos nacional, regional, distrital
e loCal que, reunidos, continham informao sobre cada aspecto de sua
direo e execuo.
Muitas vezes existem relatrios narrativos sumrios da direo e execu
o dos programas de um rgo. Esses relatrios podem ser em forma de:
a) relatrios anuais das realizaes, ou com outra periodicidade; oub) hist
rico do rgo. Os relatrios peridicos que se fazem na maioria dos rgos
do governo so documentos importantes sobre as realizaes, porm, insu
ficientes. So insuficientes porque, em geral, so muito breves, abordando
apenas os pontos principais do trabalho e porque costumam no ser crti
cos, fornecendo pouca informao desfavorvel ao rgo.
O histrico dos rgos, muitas vezes preparados em relao a ativida
des de emergncia de guerra, tambm insuficiente como registro do traba
lho de um rgo, embora constitua um suplemento muito valioso a sua do
cumentao oficial. Em artigo publicado no TheLibrary Quarterly de janeiro
de 1946, o dr. W. J. Wilson, um historiador do Servio de Administrao de
Preos, estabeleceu interessante analogia entre a sinopse de dados estatsti
cos e a sinopse de documentos de administrao e operao. Verificou que a
maioria dos dados estatsticos acumulados por aquele servio, bem como
pela Junta de Produo de Guerra (War Production Board), durante a
II Guerra Mundial, poderia ser resumida em tabelas e listas. Afirmou que a
menos que as massas de dados econmicos (existentes em inmeras formas
administrativas e estatsticas) sejam resumidas estatisticamente, so, por
assim dizer, inteis para o trabalho cientfico. Julgava, igualmente, que a
menos que as massas de arquivos administrativos e executivos sejam suma
riadas em relatos inteligveis, so quase inteis para o trabalho histrico.
Concluiu, com base nessa analogia que admitiu ser imperfeita, que tais ar
quivos podem ser destrudos: a) se a informao histrica importante (ne
les contida) houver sido extrada e satisfatoriamente apresentada em forma
narrativa... exceto, talvez, em relao a certas amostras ou certos documen
tos ilustrativos de significao excepcional; b) se no houver probabili
dade de neles jamais se basear uma narrativa histrica devido a sua apre
sentao deficiente ou confusa; ou c) se no houver probabilidade de serem
usados um tanto prontamente para fins histricos. Mas essa afirmativa
vai longe demais. A histria administrativa, tal como qualquer outra espcie
de histria, no pode ser escrita definitiva ou objetivamente. No importa
quo bem concebido e bem executado seja um programa histrico; jamais
poder produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos
originais. As interpretaes oficiais dos documentos podem ser influencia
das por muitos fatores as tendncias pessoais de quem escreve (em geral
um elemento importante na confeco da histria oficial dos rgos), a ca
pacidade de sntese histrica do escritor, o imediatismo com que escreve
sobre o assunto etc. A funo do arquivista preservar o testemunho em que
se possam basear reinterpretaes, e no preservar apenas as interpretaes
oficiais correntes da prova; e preservar essa prova, imparcialmente, sem
partidarismos de qualquer ordem, e da maneira to completa quanto o per
mitam os recursos pblicos.
Os documentos de diretrizes, da mesma forma que os relatrios sum
rios de realizaes, devem ser separados dos demais, merecendo especial
ateno num programa de reteno de documentos. A expresso documen
tos de diretrizes (policy documents), no sentido restrito, refere-se a docu
mentos especiais que servem para comunicar diretrizes e normas de proce
dimento aos vrios setores de um rgo. No se pode fazer uma distino
rgida entre diretrizes (policy) e normas (procedures). Em geral diretri
zes so princpios diretivos que indicam o curso de ao a ser seguido nas
vrias espcies de transaes, enquanto as normas do instrues detalha
das sobre os mtodos e passos especficos a serem seguidos na execuo des
sas diretrizes. As diretrizes e as normas podem relacionar-se a assuntos de
variados graus de importncia. Os regulamentos, por exemplo, so de natu
reza permanente. Outros materiais de carter informativo, tais como not
cias, so geralmente de natureza temporria ou, quando muito, de natureza
semipermanente. As diretrizes que englobam polticas e normas podem ser
emitidas em vrias sries, de acordo com o grau de importncia, ou de acor
do com o tipo de funo a que se referem, isto , auxiliar ou fim. Podem
ainda ser emitidas em vrias formas. As diretrizes de natureza permanente
so apresentadas na forma de manuais ou guias, enquanto as de natureza
temporria ou semipermanente do ponto de vista do funcionamento, desti
nadas a serem periodicamente substitudas, so normalmente divulgadas
em sries de folhas soltas. Deve-se preservar, para fins de arquivo, conjun
tos ou sries de todas as ordens emitidas. Normalmente devem ser encon
tradas no nvel da organizao em que foram produzidas, incluindo as or
dens j revogadas bem como aquelas em vigor. Podem incluir uma srie
mestra de formulrios criados para cada uma das normas seguidas. Devido
ao tratamento descuidado que se dispensa aos documentos em rgo tem
porrio, torna-se, muitas vezes, necessrio designar determinadas colees
de papis emitidos em srie, como srie de documentos, mtodo este tam
bm importante nos rgos regulares do governo. Essas sries podem in
cluir documentos de normas, diretrizes, organizao e relatrios. Tais docu
mentos so muitas vezes reproduzidos em inmeras cpias e so liberalmente
distribudos pelas vrias sees. A menos que se faa um esforo deliberado
para os juntar em sries de documentos, estes freqentemente no so acu
mulados, nem preservados sistematicamente.
A expresso documentos de diretrizes, no seu sentido mais amplo, pode
incluir muitos documentos que se relacionam com o curso de aes seguido
num rgo. Pode incluir, alm das sries de instrues relativas a diretrizes
e normas, todas as espcies de documentos correspondncia, atas de con
ferncias, estudos de assessores, relatrios de realizaes e relatrios espe
ciais, pareceres e interpretaes jurdicas, grficos organizacionais e funcio
nais, memorandos definindo ou delegando poderes e responsabilidades etc.
Resumindo, pode incluir qualquer documento que mostre a que se deve o
aparecimento de tais programas, bem como os que mostrem como os pro
gramas foram administrados ou executados.
Os documentos de diretrizes, no sentido lato da expresso, no devem
ser considerados uma classe separada de documentos. Nenhuma iniciativa
deve ser tomada para reuni-los numa srie distinta. Durante a II Guerra
Mundial desenvolveu-se um programa para criar uma srie de documentos
referentes s diretrizes (policy documentation file) de um dos rgos de guer
ra. Planejou-se selecionar documentos de diretrizes (no sentido amplo) e
reuni-los num arquivo separado, organizado de acordo com o Sistema Deci
mal de Dewey. Os critrios de seleo no foram suficientemente bem defi
nidos, nem o poderiam ter sido, pois no podiam ser bastante amplos para
incluir todos os documentos importantes e, se o houvessem sido, ter-se-iam
tornado, em grande parte, sem sentido. Geralmente, quando documentos
individuais so arbitrariamente tirados de seu contexto, isto , dos arquivos
das unidades administrativas que os criaram, perdem muito de sua expres
so como um documento de organizao e funo. Se os documentos visam
a servir como prova da organizao e funo, h que ser mantido o arranjo
que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; no se deve
reorganiz-los pelos assuntos ou por outro princpio qualquer.
Os documentos, pois, compreendidos na expresso documentos de di
retrizes devem ser preservados de modo a refletir o trabalho dirio de de
terminao da poltica e de sua execuo na unidade organizacional que os
produziu. Devem ser selecionados, repartio por repartio, de modo que
os vrios grupos preservados mostraro como era organizada determinada
entidade e como executava suas funes. Ao apreciar os valores probatrios
dos documentos pblicos o arquivista deve estar particularmente informa
do quanto organizao, pois esses valores dependem em grande parte da
situao do servio que os produziu na hierarquia administrativa do rgo.
Em geral, os documentos dos servios decrescem em valor medida que se
desce na hierarquia administrativa de um rgo.
A maior parte da documentao significativa quanto s origens e aos
programas de um rgo encontra-se nos arquivos da administrao supe
rior. Estes deveriam ser preservados virtualmente intactos no caso dos che
fes de departamentos executivos e rgos dependentes, embora devam ser
expurgados de documentos de administrao geral. Muitas vezes tais arqui
vos devem ser preservados, no caso de funcionrios administrativos de maior
categoria, logo abaixo das chefias dos rgos, tais como chefes de departa
mentos (bureaux) ou chefes de unidades organizacionais que so equivalen
tes a departamentos, como servios e administraes da organizao cen
tral, e escritrios regionais e estaduais da organizao. Os documentos de
direo executiva encontram-se muitas vezes nos arquivos centrais dos ser
vios. A preservao de tais documentos pode implicar a guarda desnecess
ria de grande quantidade de papis quase sem importncia. Se os documen
tos forem adequadamente classificados, enquanto de uso corrente, isso no
acontece.
O grau a que se deve descer na escala administrativa, a fim de recolher a
documentao significativa, varia de rgo para rgo e, geralmente, de
terminado pela extenso em que as atividades de suas unidades organiza
cionais diferem em carter, ou em que suas responsabilidades administrati
vas se apresentam descentralizadas. Num rgo executivo, como o Minist
rio do Comrcio, por exemplo, os vrios departamentos e servios tratam de
assuntos como meteorologia, comrcio exterior e interno, padres de medi
das, pesquisas litorneas e geodsicas. Esses diferentes assuntos no podem
ser tratados de modo centralizado, exceto de maneira muito geral. Os docu
mentos importantes sobre programas, planos, diretrizes etc. so, bvio,
criados no nvel de departamento. O grau de extenso em que os documen
tos de um determinado funcionrio devem ser preservados depende da au
toridade substancial por ele exercida, e no da autoridade aparente; se real
mente planeja, dirige e administra o trabalho de sua unidade ou se mero
agente de comunicao de ordens vindas de superiores. Os documentos de
funcionrios-chave podem incluir seus arquivos de correspondncia, atas
de conferncias e reunies de funcionrios, dirios (se existirem), memo
randos, ordens e vrias provas da ao oficial.
Ligados aos gabinetes da maioria dos chefes de rgos do governo en-
contram-se vrias unidades organizacionais empenhadas em pesquisas e in
vestigaes decorrentes da formulao de planos, diretrizes e normas, ou
empenhadas em problemas jurdicos, matria oramentria, relaes pbli
cas ou administrao interna. Os documentos de pesquisa e investigao
so de importncia incontestvel, pois freqentemente contm a explicao
dos programas do governo as razes do aparecimento dos mesmos e o
porqu de seu tratamento dessa forma. Podem incluir estudos feitos pelos
funcionrios de stajfe relatrios especiais que analisam os trabalhos reali
zados e a realizar ou desenvolvem planos, diretrizes ou normas. At mesmo
os papis que servem de base aos trabalhos de pesquisa e investigao
podem ter valor e devem ser examinados cuidadosamente. Em assuntos j u
rdicos o arquivista deve normalmente preservar os arquivos de correspon
dncia do principal funcionrio em matria jurdica, pareceres e interpreta
es, memorandos, delegaes de autoridade e outros documentos que do
informao bsica sobre as decises legais do rgo. No que concerne a
matria oramentria o arquivista deve normalmente preservar cpias dos
oramentes submetidos ao Bureau de Oramento e Cmara dos Deputa
dos, e papis afins, como estimativas de crditos pedidos e justificativas.
Os funcionrios encarregados das relaes pblicas cuidam principal
mente das publicaes que muitas vezes apenas distribuem e dos materiais
de publicidade por eles preparados. A forma desse material no constitui
fator determinante ao se considerar se devem ou no ser conservados num
arquivo de custdia permanente, pois incluem-se livros entre as formas de
material documentrio abrangidas na definio do termo arquivos
(archives]). As publicaes produzidas no cumprimento das funes subs
tantivas devem, geralmente, ser preservadas de preferncia em bibliotecas
do que em arquivos. Esse o caso dos boletins, folhetos, circulares e demais
publicaes de rgos que se ocupam de atividades cientficas, estatsticas
ou de pesquisa. H, entretanto, excees a essa regra. As colees de publi
caes de carter administrativo criadas por um rgo, bsicas para a com
preenso de suas funes ou organizao, e as publicaes acumuladas por
um rgo, bsicas para a formulao de suas prprias diretrizes, devem ser
conservadas num arquivo de custdia. As publicaes contidas em docu
mentos que dizem respeito criao dos rgos podem tambm ser consi
deradas conservveis, especialmente se os documentos contm os rascunhos
de sucessivas redaes de publicaes importantes que refletem mudanas
substanciais no contedo.
Material de publicidade produzido em conexo com atividades infor
mativas e de promoo deve ser preservado num arquivo de custdia, e no
em bibliotecas. Esse material fornece a documentao mais importante dos
programas que certos rgos so obrigados a realizar para dar a conhecer ao
pblico suas atividades. Materiais de publicidade podem existir na forma de
comunicados imprensa e ao rdio, boletins, folhetos, grficos, cartazes etc.
So produzidos muitas vezes em grandes quantidades, mas geralmente de
saparecem quase to rapidamente quanto foram criados, pois so freqen
temente considerados no abrangidos na definio de documentos
(records). O problema em relao ao material de publicidade o de se orga
nizar colees (master files) preservando-se um exemplar e eliminar todas
as duplicatas. Essas sries devem ser mantidas pelo setor onde se origina
ram os documentos. Os recortes de jornais, se necessrios para registrar ati
vidades informativas ou funes substantivas de um rgo, na falta de ma
terial documentrio mais adequado, e se organizados de modo a que possam
ser utilizados, devem ser guardados. A procedncia dos recortes deve tam
bm ser levada em considerao. Os recortes extrados de jornais e revistas
no sindicalizados, especializados e menores devem ter preferncia sobre os
dos jornais de grandes metrpoles, que podem ser facilmente encontrados,
por exemplo, na Biblioteca do Congresso dos Estados Unidos.
Sobre a administrao interna ou atividades de housekeeping tais como
atividades de pessoal, propriedade, material e viagens, relativamente pou
cos documentos precisam ser guardados para fins arquivsticos. Ao avaliar
certos tipos de tais documentos deve-se levar em considerao a reteno,
pela Contadoria Geral (General Accounting Office), pelo Tesouro e pela Co
misso de Servio Pblico (Civil Service Commission), de documentos
correlatos. O valor dos documentos de contabilidade de determinados servi
os para estudo das prticas contbeis do governo federal, por exemplo,
afetado pelo trabalho da Contadoria Geral desde 1921, atravs da progressi
va normalizao dos sistemas contbeis do governo. Antes dessa poca, os
documentos sobre tais prticas eram encontrados em vrios rgos e nas
comisses que investigavam as prticas contemporneas; os relativos ao
perodo posterior encontram-se nos arquivos da Contadoria Geral. O valor
dos documentos de certos servios de pessoal, igualmente, vem sendo, nos
ltimos anos, afetado pela padronizao progressiva das normas de pessoal
da Comisso de Servio Pblico. Os documentos centrais sobre recrutamen
to, treinamento, promoes, aposentadorias e coisas semelhantes so, por
conseguinte, adequados para guarda; os documentos de rgos relaciona
dos com administrao de pessoal s devem ser preservados se refletem ati
vidades especiais ou distintas. Os mtodos que so seguidos em matria de
propriedade e material so tambm praticamente os mesmos em todos os
rgos, e os documentos que lhes so relativos no contm, em geral, muito
de essencial compreenso do funcionamento de um rgo especfico. Ge
ralmente, ento, os documentos concernentes a atividades de administra
o interna que se distinguem, que diferem do padro normal, ou que dizem
respeito a problemas peculiares a um rgo especfico devem ser preserva
dos; os pertinentes a atividades de administrao interna normal no o de
vem ser.
Documentos relativos execuo de programas de governo so difceis
de gerir do ponto de vista arquivstico. Esses documentos no s compreen
dem a maior massa, mas tambm apresentam os mais srios problemas de
avaliao. Alinha divisria entre a direo executiva e a execuo de progra
mas de governo no muito definida. Os documentos que comprovam mat
ria genuinamente importante, relativa quer direo quer execuo, tm
valor permanente. Conquanto no se possa fazer uma distino precisa en
tre os documentos relativos execuo detalhada dos programas de um r
go e os relativos direo de um modo geral, a diferena entre os dois
perceptvel. Normalmente, num programa tpico de governo, ocorrem di
versas atividades inter-relacionadas que dizem respeito a questes tanto mais
detalhadas quanto mais se desce na escala administrativa. Nessa escala, o
nvel inferior compreende atividades que se referem a relaes do governo
com pessoas, coisas ou fatos especficos e o mais alto compreende atividades
que se relacionam com a administrao e as diretrizes que se refletem nos
relatrios sumrios das realizaes e nos documentos mais gerais relativos a
tais assuntos. De modo geral, a prova do programa de um rgo diz-se sufi
cientemente demonstrada se fornecida em forma de: a) sumrios (estatsti
cos ou narrativos) das operaes de natureza especfica; b) uma seleo de
documentos sobre transaes particularmente importantes; e c) uma sele
o de documentos sobre operaes representativas de todas ou da maioria
das operaes de uma determinada espcie.
A extenso da documentao exigida sobre as operaes especficas de
um rgo depende da eficincia do seu sistema de relatar. Num sistema efi
caz as realizaes sero registradas em relatrios narrativos e estatsticos
para fins administrativos, ou seja, para avaliar o progresso, formular ou re
ver diretrizes e normas etc.; tais relatrios, muitas vezes, servem como um
bom substitutivo de vasta quantidade de documentos detalhados sobre ope
raes de rotina. Ocasionalmente, podem assumir a forma de histrico das
atividades, como os das juntas locais do Servio de Administrao de Preos
(Office of Price Administration) durante a II Guerrra Mundial. Na maioria
dos rgos, inclusive nos mal administrados, os padres de atividades e as
realizaes nos nveis administrativos inferiores esto, geralmente, suficien
temente representados por uma quantidade limitada de documentos de uma
ou outra espcie. Em geral, tais atividades so realizadas de acordo com or
dens, regulamentos, manuais de servio e outras determinaes baixadas
pelos escales superiores. Em um dos Staff Information Papers do Arquivo
Nacional de Washington intitulado The appraisal o f current and recent
records, o doutor G. Philip Bauer observou que variaes significativas de
diretrizes, mtodos ou normas e ocorrncias notveis geralmente se con
cretizam nos escales superiores, atravs de relatrios, correspondncias e
queixas, ou ento deixam de constar dos documentos da seo subordinada.
Ocasionalmente, os sumrios necessitam ser suplementados por docu
mentos sobre aes especficas que tm um significado especial para a hist
ria de um rgo. Sobre o cumprimento das regulamentaes de preo, racio
namento e aluguis do Office of Price Administration, por exemplo, foram
selecionados alguns processos a serem conservados: a) com a finalidade de
ilustrar a aplicao de vrias sanes, tanto judiciais quanto administrati
vas, nos nveis federal, estadual e municipal; b) para ilustrar as particulari
dades jurdicas mais interessantes no cumprimento de tais sanes; e c) para
documentar importantes acontecimentos na histria dos litgios do rgo.
Um dos critrios para a seleo de processos foi, assim, o significado das
aes a que diziam respeito. As aes iniciais empreendidas em novos r
gos ou em novos programas podem tambm merecer farta e completa do
cumentao mesmo no nvel inferior das operaes. Igualmente, aes que
fogem nitidamente das normas usuais, quando no registradas no nvel em
que se tomam as decises, devem ficar consignadas em documentos preser
vados, a ttulo de amostras, como prova da deciso poltica e do mtodo ado
tado.
Ocasionalmente, tambm, os documentos sumrios podem exigir uma
suplementao atravs de uma seleo de documentos que ilustrem o pa
dro ou norma de ao. Aqui a nfase no est no inusitado ou significativo
mas no usual ou normal. As operaes nos nveis inferiores da organizao
podem ser ilustradas pela reteno, quer de todos os documentos de deter
minados servios, quer de determinados documentos desses servios. Du
rante a II Guerra Mundial, um certo nmero de juntas locais (local boards)
de preo e racionamento do Office of Price Administration foram considera
das records boards, cujos documentos eram preservados na sua totalidade
para ilustrar como vrios problemas foram tratados no nvel da junta local.
Essa documentao das atividades das juntas locais suplementada pelos j
mencionados histricos e por determinadas classes de documentos admi
nistrativos, selecionados de vrias juntas; provavelmente essa documenta
o ultrapassa o necessrio. Mesmo os documentos de uma repartio lo
cal, preservados para exemplificar os processos administrativos nos nveis
mais inferiores, diz Bauer no seu trabalho, provavelmente causaro desa
pontamento quando atentamente examinados em relao aos documentos
dos servios centrais. Em geral, no seria necessria a preservao de todos
os documentos de determinados servios; alguns grupos ou sries de docu
mentos provenientes de um ou mais servios contm, geralmente, toda a
prova de que se necessita sobre a norma ou o padro. Alguns processos rela
tivos soluo de questes trabalhistas, por exemplo, bastam como docu
mentos das normas adotadas. Habitualmente, se existe algum interesse per
manente quanto aos atos individuais de um rgo, esse se prende mais
natureza desses atos do que ao processo governamental utilizado.
Valores informativos
Os valores informativos, como se pode deduzir da prpria expresso,
derivam da informao contida nos documentos oficiais relativa aos assun
tos de que tratam as reparties pblicas e no da informao ali existente
sobre as prprias reparties. A maioria dos documentos oficiais modernos
preservados em arquivos de custdia valiosa, menos pela prova que ofere
cem da ao do governo, do que pela informao que apresentam sobre pes
soas determinadas, situaes, eventos, condies, problemas, coisas e pro
priedades que deram origem a competente ao. Muitas das maiores sries
de documentos dos National Archives, por exemplo, foram recolhidas mais
em razo da informao que contm sobre outros assuntos, do que mesmo
pela prpria ao do governo. Entre tais sries encontram-se as volumosas
tabelas de recenseamentos, os documentos sobre servio militar, penses,
listas de passageiros, ttulos de propriedade e vrias espcies de processos
individuais. Na maioria dos exemplos tais sries esclarecem a atividade dos
rgos do governo, mas, em proporo mnima em relao ao seu volume,
no constituindo, por isso mesmo, fator de importncia na seleo para pre
servao; presume-se que outros documentos mostrem mais eficazmente as
atividades das reparties.
Teste dos valores informativos
Na apreciao do valor informativo existente nos documentos oficiais o
arquivista no leva em grande considerao a origem dos documentos
que rgo os produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui
reside na informao que contm. H alguns testes pelos quais se pode jul
gar dos valores informativos dos documentos oficiais. So eles: a) unicidade;
b) forma; e c) importncia.
Unicidade
O teste de unicidade deve ser cuidadosamente definido para ter expres
so. Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da
informao, quanto a unicidade dos documentos que contm a informao.
O termo unicidade, aplicado a informao, significa que a informao
contida em determinados documentos oficiais no ser encontrada em ou
tras fontes documentrias de forma to completa e utilizvel. A informao
obviamente nica se no pode ser encontrada em outro lugar. Mas a infor
mao em documentos pblicos raramente de todo nica, pois em geral
tais documentos se relacionam a assuntos tambm tratados em outras fon
tes documentrias e a informao que contm pode ser idntica, ou quase
idntica, contida em outras fontes. A fim de ser considerada nica para
fins de avaliao, a informao no precisa ser completamente diferente de
todas as demais, porm deve dizer respeito a assunto sobre o qual no exista
outra informao documentria to completa ou to conveniente quanto nos
documentos oficiais.
Ao aplicar o teste da unicidade informao contida em documentos, o
arquivista deve examinar todas as outras fontes de informao sobre o as
sunto objeto de considerao. Essas fontes tanto compreendem material
produzido fora quanto dentro do governo. Os materiais estranhos ao gover
no podem ser publicados ou inditos; podem consistir em manuscritos pri
vados, jornais, livros, near prints ou qualquer outra forma de documenta
o. Os materiais do governo so as vrias sries de documentos relativas ao
assunto em considerao. O arquivista deve compreender a relao existen
te entre tais sries e ser capaz de identificar as sries especficas que mere
cem ser preservadas. Para determinar se um corpo de documentos a nica
boa fonte de informao sobre um dado assunto, preciso ser um verdadei
ro perito no mesmo familiarizado com todos os recursos externos, com os
trabalhos de pesquisa, bem como com os outros documentos do governo
que tratam do assunto em questo. O arquivista federal deve conhecer toda
a documentao significativa que se relacione com seu campo de especiali
zao; o arquivista estadual deve, comumente, conhecer toda a documenta
o significativa para a histria do seu estado.
Ao aplicar o teste da unicidade forma dos documentos e no infor
mao neles contida, o que o arquivista tem a considerar a duplicao fsi
ca dos documentos oficiais. No governo federal dos Estados Unidos, como
bem sabido, h uma grande e talvez desnecessria proliferao de documen
tos. No apenas se duplicam os documentos de um nvel administrativo para
o outro, mas podem existir diversas cpias de um documento dentro de um
determinado servio. Embora no haja tanta probabilidade de se encontrar
documentos que contenham valores informativos em tantas formas ou s
ries quanto os documentos que tm valores probatrios, h necessidade, con
tudo, de comparar-se cuidadosamente os documentos que contm informa
es sobre determinada matria, a fim de evitar que se preserve mais de
uma cpia dos mesmos. Ilustrando esse ponto: os documentos que contm
dados econmicos apresentados pelas vrias firmas comerciais ao Office of
Price Administration para obter reajustamentos de preos foram duplica
dos, at certo ponto pelo menos, nos servios regionais, no central e nos
escritrios nacionais dos departamentos de fiscalizao e de preo
(enforcement and price departments) daquele rgo. Um cotejo dos docu
mentos de reajustamento de preos foi necessrio para evitar a guarda de
cpias em duplicatas.
Devido s maiores dificuldades tcnicas que nossos ancestrais encon
traram na publicao e duplicao de informaes e devido inevitvel per
da de muitos documentos atravs dos sculos antes que se generalizasse o
zelo pelos arquivos, os documentos do passado remoto possivelmente sero
a nica fonte remanescente de informao sobre muitas matrias de que
tratam. Isso levou o arquivista alemo Meissner a formular a mxima a
idade avanada deve ser respeitada79 nos documentos. Os arquivistas de
diversos pases estabeleceram datas-limite antes das quais propem que to
dos os documentos sejam conservados. Na Alemanha o ano de 1700; na
Inglaterra, 1750; na Frana, 1830, e na Itlia, 1861. A data italiana
corresponde aproximadamente, por coincidncia histrica, adotada pelo
Arquivo Nacional dos Estados Unidos, onde se preservam quase todos os
documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil, iniciada em 1861.
79Brenneke, 1953, cap. 2, p. 40.
Enquanto os documentos oficiais tm probabilidade de ser mais valio
sos como fonte de informao quando rareiam outras fontes de material
documentrio, o inverso desse princpio tambm verdadeiro. A proporo
de documentos oficiais que merece preservao permanente diminui me
dida que outras espcies de material documentrio aumentam em quanti
dade. duvidoso que os governos possam justificar, em face de outras for
mas de documentao recente, a guarda de mais do que uma pequena
proporo dos volumosos documentos oficiais contemporneos. Mas a tare
fa de avaliao do arquivista torna-se mais difcil medida que a documen
tao da sociedade aumenta em quantidade. Este deve aplicar padres de
seleo com discriminao tanto maior quanto mais recentes sejam os do
cumentos com que trata e deve, sobretudo, aplicar-lhes o teste da unicidade
com grande severidade, pois, no se pe termo em multiplicar muitos li
vros e muitos outros tipos de material documentrio, parafraseando o
pregador (Ec. 12,12).
Forma
Ao aplicar o teste da forma, o arquivista deve novamente levar em con
ta: a) a forma da informao nos documentos, e b) a forma dos documentos.
Aplicado informao, o termo forma refere-se principalmente ao grau
de concentrao da informao. A informao pode ser concentrada em do
cumentos no sentido de que: a) uns poucos fatos so apresentados em dado
documento sobre muitas pessoas, coisas ou fenmenos; b) muitos fatos so
apresentados sobre algumas pessoas, coisas ou fenmenos; ou, c) muitos
fatos so apresentados sobre matrias diversas pessoas, coisas e fenme
nos. No primeiro caso a informao pode ser dita extensa, no segundo, in
tensa e no terceiro, diversa. As tabelas de recenseamentos e as listas de pas
sageiros, por exemplo, fornecem informao extensa, no sentido de que cada
tabela ou lista diz respeito a muitas pessoas. Os processos de vrias juntas
trabalhistas ou outros rgos julgadores, investigadores ou regulamentadores
servem como exemplos de documentos que contm informao intensa so
bre um nmero limitado de assuntos especficos. Os relatrios dos agentes
regionais do Servio de Extenso Agrcola e de agentes consulares e diplo
mticos do Departamento de Estado servem como exemplos de documentos
que contm informao sobre matria diversa. Os arquivistas britnicos ex
pressaram, no seu folheto, suas idias sobre a concentrao de informao
em documentos pelo critrio advogado de que se devem preservar os docu
mentos comerciais que afetam, nomeiem ou abordem por inferncia um
grande nmero de pessoas e/ou coisas ou tpicos" e, particularmente, se
pessoas e coisas so envolvidas em quantidade. Em geral, os documentos
que representam concentrao de informao so os que mais se prestam
preservao arquivstica, pois os arquivos quase sempre tm problemas de
espao para a guarda de documentos.
O termo forma aplicado aos documentos e no informao neles con
tida refere-se condio fsica dos documentos oficiais. A condio fsica
importante, pois, se os documentos vo ser preservados num arquivo, de
vem apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que no os prprios
criadores, us-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendioso equipamen
to mecnico ou eletrnico. Cadernos de notas de qumica, por exemplo, pos
sivelmente no sero inteligveis a outros que no os qumicos que neles
registraram os resultados de suas experincias, e fichas perfuradas ou fitas
gravadas comumente s so utilizveis com o concurso de equipamento de
alto custo.
O arranjo tambm importante. Certas sries de documentos por vezes
so preservadas pelo arquivista simplesmente porque se apresentam de
maneira particularmente utilizvel. Se lhe dado escolher entre diversas
sries relativas a um certo assunto, optar por preservar as sries cujo ar
ranjo mais facilite a obteno da informao. Por exemplo, os relatrios dos
agentes e adidos agrcolas americanos, embora duplicados nos arquivos do
Departamento de Estado, esto sendo preservados como uma srie separa
da, acumulada pelo Servio Agrcola Estrangeiro (Foreign Agricultural
Service), do Ministrio da Agricultura, porque o arranjo em que so manti
dos facilita mais o seu uso do que as cpias dos relatrios incorporados ao
sistema classificado de arquivamento do Departamento de Estado.
Importncia
Ao aplicar o teste da importncia o arquivista encontra-se no domnio
do impondervel, pois quem pode dizer de maneira definitiva se um certo
corpo de documentos importante, para que fim e para quem? O arquivista
presume que sua primeira obrigao conservar os documentos que conte
nham informao que satisfar as necessidades do prprio governo, e de
pois disso, por mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e do pbli
co em geral.
O arquivista h que levar em considerao os mtodos correntes de pes
quisa de vrias classes de pessoas e a probabilidade de que, em circunstn
cias ordinrias, faro uso efetivo de materiais arquivsticos. Dar, normal
mente, prioridade s necessidades do historiador e de outros estudiosos de
cincias sociais, mas bvio, deve tambm preservar documentos de vital
interesse para o genealogista, o pesquisador de histria local e o antiqurio.
Entretanto, preservar documentos para usurios pouco provveis, tais como
pessoas interessadas em campos tcnicos altamente especializados e em cam
pos cientficos, que no fazem amplo uso de documentos no exerccio nor
mal de suas profisses, e que, possivelmente, no usaro materiais arquivs
ticos a eles relativos.
Os documentos oficiais tanto podem ter significao coletiva quanto in
dividual. O valor de pesquisa em geral deriva da importncia da informao
num conjunto de documentos, e no da informao contida em peas isola
das. Os documentos tm significao coletiva se a informao que contm
til para estudos de fenmenos sociais, econmicos, polticos ou outros, dis
tintos de fenmenos relativos a pessoas ou coisas. Os documentos da Repar
tio Geral de Terras (General Land Office), por exemplo, coletivamente,
mostram como as terras do domnio pblico passaram para mos particula
res e como o Oeste foi colonizado; individualmente, os ttulos de proprieda
de tm tambm valor para estudos biogrficos e para estudos da histria das
famlias. No seu artigo The selection of records for preservation, o dr. Philip
C. Brooks observou, com muita propriedade, que ...na sua maioria, os do
cumentos que tm valor histrico possuem-no no como documentos sepa
rados, mas como grupos, que, considerados em conjunto, refletem as ativi
dades de alguma organizao ou pessoa, ou retratam os acontecimentos e
condies quotidianas de trabalho, antes que os acontecimentos e condi
es que se do uma nica vez.
Os documentos relativos a pessoas e coisas podem, lgico, ter um va
lor de pesquisa individual em relao a pessoas ou coisas especficas. Nor
malmente, quanto mais importante a pessoa ou a coisa, mais importante o
documento que lhe diz respeito. Tais documentos podem tambm ter valo
res sentimentais, devido associao dos mesmos a heris, episdios dra
mticos, ou a lugares onde se passaram acontecimentos importantes. Em
geral, tais valores esto em peas de documentos avulsos, tais como a Pro
clamao de Independncia, embora sentimentalistas extremados os atri
buam a todos os documentos relativos a assuntos objetos de sua reverncia,
no importa quo volumosos ou insignificantes possam ser. Para tais pes
soas, a utilidade de determinar fatos significativos apenas uma considera
o secundria. Mas os arquivistas devem exercitar seu senso de proporo
ao julgar o valor sentimental.
Antes de aplicar o teste da importncia, o arquivista deve estar certo de
que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. O teste da
importncia relaciona-se, como j vimos, a fatores imponderveis a mat
rias que no podem ser avaliadas com real certeza. Os testes de unicidade e
forma, ao contrrio, referem-se a fatores ponderveis a assuntos que so
passveis de ser avaliados na base de fatos que no deixam dvidas.
O arquivista, normalmente, traz para o desempenho de sua tarefa um
conhecimento geral adquirido durante sua formao acadmica, sobre as
fontes e os resultados das pesquisas. No cumprimento de suas atribuies, o
arquivista adquire, normalmente, um conhecimento especializado de cam
pos de assuntos pertinentes aos documentos com que trabalha. E ao mesmo
tempo que executa o servio de referncia, toma conhecimento das verda
deiras necessidades da pesquisa. Adquire tambm um conhecimento da do
cumentao produzida pelos rgos com que trata, de modo que pode redu
zir a propores manuseveis a quantidade de documentos a serem usados
para pesquisa. Mas, se no possui tal conhecimento, h que, deliberadamente,
procurar adquiri-lo, pesquisando e comparando a documentao existente
sobre os diversos assuntos e, se a sua investigao no der resultado, no
hesitar em consultar especialistas no assunto.
Aplicao do teste dos valores informativos
Vejamos agora como os testes de unicidade, forma e importncia foram
aplicados aos grupos de documentos dos National Archives que contm in
formaes sobre: a) pessoas; b) coisas; ou c) fatos (phenomena). Ao estudar
a informao relativa a esses trs elementos, no se presume que os docu
mentos se refiram exclusivamente a um ou a outro; pode acontecer, e acon
tece muitas vezes, que se refiram a mais de um deles.
Documentos reiativos a pessoos
O termo pessoa, devemos lembrar, foi definido como incluindo tanto
pessoas fsicas quanto jurdicas. Os valores dos documentos relativos a pes
soas sero tratados com referncia informao que contm sobre as pr
prias pessoas, no com referncia s suas informaes sobre as condies,
os problemas, as situaes e coisas que o valham que afetam as pessoas.
Os governos modernos produzem documentos relativos a pessoas em
grandes quantidades. Certos tipos de documentos, como tabelas de recen
seamento, pretendem incluir todos os indivduos de um pas; outros, relati
vos a classes especficas, muitas vezes representam grandes segmentos da
populao, tais como trabalhadores, fazendeiros, soldados e beneficirios
de servios de assistncia social; outros ainda referem-se a classes ainda mais
especializadas, tais como trabalhadores temporrios mexicanos ou porto-
riquenhos, ndios e outros grupos nacionais. medida que se amplia o con
trole do governo sobre seus cidados, mais documentos so criados em rela
o a eles. Com o servio militar universal, por exemplo, criam-se documentos
para a totalidade da populao masculina de certo limite de idade, docu
mentos esses que podem, ao menos parcialmente, duplicar as informaes
contidas nas tabelas de recenseamento. Os documentos sobre um determi
nado soldado podem, ainda, ser criados em relao a vrias fases de sua vida
militar seu servio prestado nas foras armadas, seu pronturio mdico,
sua reforma e penso. E esses documentos, por sua vez, podem ser
suplementados por documentos de sua vida civil, tais como a tributao de
sua propriedade, relao com programas de assistncia do governo, contro
le de seu negcio, se do tipo sujeito a fiscalizao do governo e vrias outras
atividades que o podem colocar em contato com o governo. As atividades de
assistncia social, em particular, resultam na produo de volumosos docu
mentos pertinentes a pobreza e dependncia, crimes e delinqncia, doen
as e problemas sanitrios etc.
O problema de decidir que documentos sobre seres humanos devem ser
guardados particularmente difcil. Os documentos, bvio, so muitos em
quantidade e duplicados em contedo. A informao que apresentam sobre
pessoas , em grande parte, de carter impessoal, particularmente nos anos
mais recentes, quando as relaes entre governo e cidados se tornaram mais
formais e impessoais. A informao sobre qualquer pessoa em particular,
alm disso, no extensa e muitas vezes consiste to-somente em simples
fatos necessrios ao estabelecimento de sua identidade. Os documentos con
tm poucos detalhes ntimos, que se encontram em dirios ou correspon
dncia pessoal.
Se considerados isoladamente e apenas em referncia informao pes
soal que contm, os documentos relativos a pessoas, em sua maioria, apre
sentam pouco valor de pesquisa. Do ponto de vista de sua significao para
estudos demogrficos, sociolgicos ou econmicos so, em geral, importan
tes apenas no conjunto. Para tais estudos tm valor somente se usados cole
tivamente e devido informao sobre fatos que atingem certo nmero de
pessoas e no devido informao que contm sobre as pessoas individual
mente. E, em geral, encontram-se sinopses estatsticas dos dados que con
tm, em enumeraes e tabelas estatsticas, publicadas ou no. Do ponto de
vista do significado histrico ou biogrfico apresentam importncia indivi
dual apenas at o ponto em que as pessoas a que dizem respeito so impor
tantes. O arquivista, bvio, preservar todos os documentos, qualquer que
seja o carter dos mesmos, relativos a pessoas notveis que hajam vivido no
passado; mas, como poder saber quem se tornar notvel entre os milhes
sobre os quais esto se criando documentos agora?
Entre as grandes sries de documentos dos National Archives pertinen
tes a pessoas encontram-se os censos demogrficos; servem para ilustrar a
maioria dos problemas que surgem na avaliao de documentos pessoais.
Considerando que os formulrios originais so muito volumosos, justi
fica-se que o arquivista pergunte, pelo menos momentaneamente, se as
sinopses estatsticas impressas do contedo daqueles no atenderiam, sa
tisfatoriamente, s necessidades dos pesquisadores. Uma boa parte da in
formao geral contida nos originais encontra-se nos relatrios finais. O
Statistical abstract o f the United States, publicado periodicamente pelo
Bureau of the Census, contm, igualmente, grande riqueza de dados estats
ticos. Foi suplementado pelo Historical statistics ofthe United States, 1789-
1945, publicado pelo mesmo servio em 1949, com novo suplemento em 1954.
As publicaes estatsticas do Bureau so to numerosas que a lista das mes
mas forma um livro de tamanho bem razovel o Catalog of the United
States censuspublications, 1790-1945, publicado pelo Bureau em 1950.
Os dados de interesse social inditos produzidos pelo Bureau so, en
tretanto, tambm muito valiosos, segundo C. Luther Fiy, que h alguns anos
escreveu um artigo intitulado Making use of census data, publicado no
Journal o f the American Statistical Association de junho de 1930. Fry assi
nala que os dados sobre populao contidos em relaes e tabelas inditas
de anos recentes so classificados de acordo com o sexo, a cor ou a raa, a
naturalidade e a descendncia, que mostram vrios fenmenos tais como a
populao rural por localidades, o estado civil das classes de populao e
fatos relativos s condies de vida, e que em geral so mais indicveis para
fins de pesquisa do que as estatsticas publicadas, devido ao fato de serem
divididos por localidades menores.
Os originais dos recenseamentos demogrficos de 1790 a 1880 so, no
obstante, preservados nos National Archives, um dos poucos grandes arqui
vos do mundo que preservam esse tipo de documento. Conquanto as sinop
ses estatsticas, publicadas ou inditas, aparentem conter a maior parte da
informao necessria aos pesquisadores, tais sinopses, ocasionalmente, so
consideradas inadequadas. Este , por exemplo, o caso de estudos sobre a
fixao ou movimentao dos grupos nacionais que s podem ser identifica
dos observando-se os nomes dos indivduos. Aqui os formulrios originais
tm que ser usados. Os formulrios so tambm usados ocasionalmente pe
los pesquisadores que desejam obter ou certificar-se de fatos bsicos sobre
pessoas, para estudos histricos ou biogrficos. Entretanto, so usados mais
amplamente para pesquisas genealgicas e para a confirmao de fatos que
so ordinariamente derivados de documentos vitais quando existem tais do
cumentos sobre pessoas. At certo ponto, ento, os censos demogrficos res
pondem aos testes de unicidade e importncia.
A informao sobre a populao dos Estados Unidos fornecida nos
formulrios dos censos exaustiva, tanto em perodo de tempo, quanto em
rea. Os formulrios do cobertura quase total acerca da populao do pas
a cada 10 anos e representam uma concentrao de informaes sobre indi
vduos, pois contm muitos fatos pessoais, em espao relativamente reduzido
(embora os formulrios do ltimo censo fossem to volumosos que foram
reduzidos a microfilme). Comeando com o censo de 1850, os formulrios
usualmente indicam o nome, a idade, o estado, o territrio ou o pas de nas
cimento de todo cidado livre dos Estados Unidos. Conquanto o contedo
dos formulrios varie de pas para pas, e num mesmo pas, de um recensea
mento para outro, comumente contm informaes relativas a caractersti
cas pessoais (famlia, sexo, estado civil, idade), status poltico (lugar de nas
cimento, nacionalidade, lngua e raa), status social (educao, religio) e
status econmico (ocupao, rendimentos) dos cidados. Devido ao seu ar
ranjo e forma concentrada de suas informaes, os formulrios censitrios
atendem tambm ao teste da forma.
Existem numerosos outros grupos de documentos dos National Archives
que contm dados pessoais sobre indivduos. Alguns desses so valiosos de
vido informao individual que contm. So exemplos os requerimentos
de propriedade, de passaportes, de penses, as listas de passageiros, os do
cumentos de antigos funcionrios (tanto militares como civis) e os docu
mentos de imigrao e naturalizao. Em outros, embora uma vez mais con
tendo informao sobre indivduos, o seu valor no est nesse fato, mas sim
no de tratarem de uma classe de pessoas. Como exemplos temos os proces
sos de fazendeiros que participaram da Administrao de Reajustamento
Agrcola (Agricultural Adjustment Administration) e dos programas de rea
bilitao rural durante a depresso econmica de 1930, meeiros sulistas, tra
balhadores migrantes, trabalhadores temporrios mexicanos e porto-
riquenhos, ndios, criminosos e outros. Nesse caso os documentos tm valor
devido informao que prestam sobre uma classe de pessoas, e no devido
a informaes sobre pessoas especficas. Em tais classes a informao no
exclusiva ou mesmo primordialmente de natureza pessoal, pode referir-se a
fenmenos econmicos, geogrficos ou outros. Isso nos leva dos valores pes
soais aos valores para estudos de fatos. Trataremos destes nos pargrafos
seguintes, onde sero considerados os documentos sobre vrios tipos de fe
nmenos.
Na seleo de documentos, tendo em vista a informao que contm
sobre pessoas, dois critrios so possveis. O primeiro selecionar aqueles
que representam concentraes de informaes, tais como formulrios de
recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informao extensa,
intensa ou diversa, em forma concentrada. O segundo selecionar um certo
nmero de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos
do todo, ou que sejam suficientes para esclarecer os fenmenos investigados.
Na ltima alternativa, isto , naquela de selecionar, para reteno, um
nmero limitado de processos sobre indivduos, dois princpios podem ser
adotados: a) o de seleo especial; e b) o de amostra estatstica. O princpio
de seleo especial pode ser ilustrado pela reteno, nos National Archives,
de um nmero limitado de pastas de assentamentos pessoais de servidores
civis federais. Em relao aos primeiros anos, tais pastas esto repletas de
documentos de natureza informativa que vm sendo conservados. Em rela
o aos ltimos anos, somente so selecionados para preservao as de em-
pregados-chave que serviram ao governo ocupando uma posio adminis
trativa, executiva ou supervisora. Aqui as pessoas so individualmente
importantes, de modo que a seleo feita em relao a indivduos e no em
relao a assuntos de natureza social. O princpio da seleo especial pode
tambm ser aplicado para se obter uma documentao sobre fenmenos
sociais ou de outra natureza. O princpio da amostragem estatstica aplica-
se apenas quando os documentos so selecionados para estudo de fenme
nos coletivos e no individuais. Trataremos de tais aplicaes em pargrafos
posteriores, onde sero considerados os documentos sobre vrios tipos de
fenmenos.
Antes de terminar a discusso sobre os documentos que contm infor
maes sobre pessoas, dedicaremos um pouco mais de ateno ao problema
do uso, para fins pessoais, de tais documentos. Os usos aqui considerados
sero os que se referem aos direitos financeiros, legais ou civis dos indiv
duos. Resumindo-se, at que ponto vai a obrigao, por parte do arquivo, de
preservar documentos para usos puramente pessoais?
Os documentos oficiais so a ltima prova de todos os direitos e privil
gios permanentes do cidado e a prova imediata de todos os direitos tempo
rrios de propriedade e financeiros que derivam das relaes do cidado
com o governo ou a elas esto ligados. Certos direitos de propriedade e fi
nanceiros so de longa durao, outros so de natureza passageira.
Entre os mais importantes documentos relativos a pessoas encontram-
se os que firmam os fatos de sua existncia, identidade e estado civil. Esses
fatos so essenciais ao estabelecimento de toda uma srie de direitos
colaterais, como direitos de propriedade, privilgios de cidadania e para fins
de benefcios sociais de vrias espcies. Os National Archives preservam um
certo nmero de grandes grupos de documentos que contm atos vitais so
bre pessoas e compilaram uma lista dos mesmos para os que procuram in
formaes relativas a idade e cidadania. Os formulrios de recenseamento,
dos quais j nos ocupamos bastante, constituem o mais importante grupo
de tais documentos e so amplamente usados para determinar fatos sobre
pessoas, os quais, comumente, derivam de documentos vitais, quando exis
tem. O prprio Bureau of the Census criou uma unidade organizacional que
se ocupa exclusivamente de fornecer dados vitais extrados dos formulrios
dos recenseamentos de 1880, 1900 e 1920. Seus servios so idnticos aos
executados pelos registros civis.
Em toda sociedade adiantada, o Estado tem-se ocupado da manuteno
de documentos vitais de nascimentos, casamentos e bitos. A histria da
manuteno desses muito longa. 0 registro formal de informaes sobre
nascimentos, casamentos e bitos, no mundo de lngua inglesa, comeou
em 1538, quando Henrique VIII ordenou que os responsveis pelas igrejas
paroquiais de toda a Inglaterra registrassem em livros todo batismo, casa
mento ou enterro que ocorresse na parquia. Essa prtica estendeu-se a ou
tros pases cristos, de modo que no sculo XVIII havia-se generalizado o
registro legal de dados vitais pelos ministros protestantes e catlicos. Em
1789, durante a Revoluo Francesa, a responsabilidade pelos registros fran
ceses transferiu-se dos ministros da Igreja para os funcionrios municipais
em todo o pas. No sculo seguinte outros pases europeus adotaram a prti
ca da Frana, tornando tais registros uma responsabilidade do Estado, e no
da Igreja. Na Inglaterra foi promulgada uma lei de registro civil em 1836,
criando um oficial de registro central responsvel pelos documentos e esta
tsticas de nascimento, casamentos e bitos, segundo a causa, em toda a In
glaterra e Pas de Gales. Essa lei de 1836 foi o prottipo das leis de registro
para as colnias britnicas, incluindo-se a da Austrlia e de certos estados
americanos, notadamente Massachusetts, que promulgou a primeira Lei de
Registro Civil na Amrica em 1842. Em meados do sculo XIX, diversos es
tados americanos aprovaram leis exigindo que se fizessem registros pbli
cos de nascimentos, casamentos e bitos e que se enviassem cpias de tais
documentos a uma agncia central de estatsticas vitais na capital do estado.
O estado de Nova Jersey iniciou essa prtica em 1848 e os de Rhode Island e
Virgnia em 1853. Em grande parte devido agitao da Associao Ameri
cana de Sade Pblica (American Public Health Association), fundada em
1872, vrios outros estados adotaram o sistema de registro civil, de modo
que ein 1919 todos os estados tinham um registro central de estatsticas vi
tais.80
Os documentos vitais relativos a nascimentos, bitos e casamentos de
veriam ser, e de fato so, permanentemente conservados pelos respectivos
80 United States, National Office of Vital Statistics, 1954, v. 1, p. 2-12.
estados. O governo federal no futuro ficar, por conseguinte, desobrigado de
qualquer necessidade de guardar grandes corpos de documentos por conte
rem casualmente informao sobre nascimentos, casamentos e bitos, como
faz agora em relao aos primeiros perodos da histria norte-americana.
Outra classe importante de documentos relativos a pessoas a que esta
belece fatos relativos a propriedade. A maioria de tais documentos refere-se
a direitos de propriedade de natureza puramente temporria, tais como os
que nascem de contratos com o governo, acordos de emprstimos e coisas
semelhantes. Estes tm valor apenas na vigncia dos compromissos entre o
governo e as pessoas implicadas no caso. H, entretanto, certos direitos de
propriedade, como assinalou o arquivista alemo Meissner, que se referem
a matrias substanciais, tais como ttulos de propriedade de terras, outrora
propriedade do Estado. Nos National Archives, essa classe de documentos
mais bem exemplicada pelos documentos que se relacionam com a transfe
rncia de ttulos de terras do domnio pblico para pessoas privadas, do
General Land Office.
Outra classe importante de documentos relativos a pessoas a que esta
belece fatos a respeito de servios prestados ao governo, como militares ou
civis. Esses fatos so tambm essenciais no estabelecimento de vrios direi
tos colaterais, tais como o direito a penses e a outros benefcios. Os docu
mentos de carter pessoal dos servidores civis do governo federal so muito
sucintos nos ltimos anos. Contm apenas a informao necessria para es
tabelecer os direitos dos servidores e, por conseguinte, esto sendo guarda
dos no centro intermedirio de documentos (Records Center) de St. Louis,
estado de Missouri, apenas enquanto persistem tais direitos.
H inmeras outras classes de documentos que so de importncia para
os indivduos na comprovao de seus direitos. A lista destas intermin
vel. Surgem cada vez que um indivduo tem qualquer espcie de relao com
o governo. A extenso, o prazo e o lugar no qual o governo deve preservar
tais documentos so assuntos de poltica do governo. Para os documentos
que se referem a relaes de carter puramente transitrio entre o cidado e
a administrao pblica, so vlidas as concluses de Bauer no seu trabalho:
primeiro, um rgo criado para proteger ou regulamentar certos interesses
privados deve, lgico, manter os documentos adequados e preserv-los
enquanto os interesses primordialmente afetados por eles subsistem e, se
gundo, um bom princpio para fixar o perodo de reteno de tais doeu-
mentos deve ser o de consider-los em relao queles interesses abrangi
dos na jurisdio da repartio criadora ou acumuladora e no em relao a
todos os direitos e interesses ilimitados que possam ser defendidos pelo uso
colateral dos mesmos.
Alm dos documentos que se referem a pessoas, individualmente, h
inmeros grupos de documentos nos National Archives que contm dados
sobre entidades coletivas. Tais documentos existem, em geral, na forma de
processos (case files) que dizem respeito a relaes do governo com entida
des particulares ou, na forma de declaraes (ou relatrios) prestadas ao
governo por entidades de determinado tipo. Entre os processos h os relati
vos a casos de falncia, concordatas e de aes perante tribunais distritais e
de reclamaes, a causas trabalhistas nas diversas juntas trabalhistas, fa
bricao e colocao no mercado de alimentos e drogas e regulamenta
o do comrcio interestadual, dos transportes e das comunicaes. Entre
as declaraes e os relatrios h os apresentados ao Bureau de Minas pelas
indstrias de minerao sobre vendas, produo, emprego etc.; a Adminis
trao de Troca de Mercadorias (Commodity Exchange) sobre comrcio na
Junta de Comrcio de Chicago (Chicago Board of Trade); a Comisso de T
tulos e Cmbio (Securities and Exchange Commission) sobre entidades que
emitem aplices de seguros; a Comisso de Comrcio Federal (Federal Trade
Commission) e a outras reparties regulamentadoras e fiscalizadoras do
governo federal. Em geral, tais declaraes ou relatrios so submetidos ao
governo em obedincia a regulamentos ou por fora de citao judicial pre
vista em lei e o uso dos mesmos restrito durante perodos de tempo relati
vamente longos. So conservados devido informao que contm sobre os
negcios e as condies financeiras em geral, no pela informao sobre de
terminadas firmas.
Entretanto, h exemplos excepcionais, em que os documentos so con
servados para estudo de determinadas firmas. o caso dos papis da
Chesapeake and Ohio Canal Company relativos aos anos de 1785 a 1939, que
foram adquiridos pelo governo e que, bvio, so de valor para o estudo da
histria dos negcios bem como para o estudo das melhorias internas. Se os
documentos sobre determinadas firmas merecem preservao, os critrios
de seleo de documentos desse gnero, sugeridos pelos arquivistas britni
cos, so to bons quanto quaisquer outros. Os arquivistas britnicos, no seu
folheto sobre os princpios de eliminao, sugeriram, relembremos, que se
devem preservar documentos de firmas pertencentes a uma categoria cujos
documentos raramente hajam sido preservados, ou que sejam de impor
tncia incomum em comparao com outros da mesma categoria, ou ainda
que pertenam a uma categoria cuja histria geral e evoluo apenas possa
ser acompanhada pelo uso de prova coletiva. Como a maioria dos docu
mentos sobre indivduos, entretanto, os documentos sobre entidades coleti
vas so preservados sobretudo pelo seu significado coletivo, no pelo valor
dos mesmos no estudo de firmas, individualmente. Desse modo, tm valor
para estudos de vrios fenmenos econmicos e sociais e sero tratados em
pargrafos posteriores.
Documentos relativos a coisas
O termo coisas, recordemos, foi definido como incluindo lugares, edi
fcios e outros objetos materiais. No estudo dos documentos sobre coisas, os
valores a serem considerados so os que derivam da informao que contm
sobre as prprias coisas e no da informao sobre o que acontece s coisas.
Entre as coisas, o ser humano se preocupa, fundamentalmente, com a
terra na qual vive. Os National Archives preservam muitas sries de docu
mentos relacionadas com terra; documentos sobre recursos minerais, pro
duzidos pelo Bureau de Minas; sobre a classificao dos solos, produzidos
pelo Bureau de Solos; sobre pesquisa e explorao, produzidos pelo Geological
Survey; sobre as propriedades de terras que hajam sido parte do domnio
pblico, produzidos pelo Servio Geral de Terras (General Land Office) e
sobre vrios outros de seus aspectos topogrficos, geolgicos e geogrficos.
Os documentos relativos a terras, outrora parte do domnio pblico, ser
viro para ilustrar a maioria dos problemas de avaliao que aparecem em
relao a documentos sobre coisas. Trata-se dos papis de posse de terra do
Servio Geral de Terras, dos quais existem cerca de 19 mil ps cbicos (538m3)
nos National Archives e entre os quais se encontram muitos requerimentos
para a constituio de bens de famlia (homestead lands), durante os anos
de 1862 a 1950. Os papis de posse da terra contm descries das terras por
subdiviso, seo, vila e lugar. Desde que o ttulo de propriedade da terra
baseia-se nos documentos que a transferem do domnio pblico para o pri
vado, esses so retidos principalmente pela prova que contm os direitos
legais ou o direito de propriedade dos indivduos que detm agora a posse
T. R. S c h e l l e n b e r g 215
da terra. Os documentos tero que ser conservados para esse fim enquanto
existir o presente sistema de registro de ttulos de bens imveis. Se estivesse
em uso o sistema Torrens de registro de ttulos de propriedade da terra, a
guarda da inteira cadeia de documentos sobre escrituras de transaes, a
partir do ttulo original, seria desnecessria.81Os papis de posse da terra de
cada requerente de um bem de famlia do domnio pblico, como frisado
anteriormente, contm informaes pessoais, como idade, lugar de nasci
mento e, conforme o caso, informaes sobre naturalizao. So, pois, usa
dos com bastante freqncia para fins genealgicos. Conquanto os papis de
posse da terra, como um todo, possam ser usados para estudos da coloniza
o do Oeste e para estudos relativos alienao de terras pblicas, rara
mente so usados para esse fim. A informao que contm sobre o carter
das terras propriamente dito insignificante. Esses papis, considerando o
seu volume e arranjo, dificilmente atendem ao teste da forma e mal atendem
ao teste da importncia, mas os valores primrios que ainda possuem so
tais que, pelo sistema atual de transmisso de ttulos de terras, nenhum fun
cionrio do governo ousaria recomendar a sua destruio.
No Arquivo Nacional dos Estados Unidos, os documentos relativos, de
um modo mais geral, s terras do pas incluem exploraes geogrficas mili
tares, ou no, e levantamentos como os de Lewis e Clark em 1803-06; levan
tamentos geolgicos como os de Hayden (1667-79), King (1867-80), Powell
(1869-79) e Wheeler (1869-79); levantamentos do domnio pblico pelo Ser
vio Geral de Terras e levantamentos de limites e de ferrovias. Esses docu
mentos contm informaes geogrficas, topogrficas, geolgicas, botni
cas e etnogrficas. Essas informaes so importantes. As fontes onde se
apresentam so nicas e conquanto estejam grandemente dispersas e, oca
sionalmente, hajam sido removidas da custdia pblica, so perfeitamente
trabalhveis e mais o seriam se pudessem ser reunidas.
Entre outras coisas sobre as quais se conservam documentos no Arqui
vo Nacional esto as feitas pelo homem coisas, de modo geral, relativa
mente transitrias e os documentos relativos s mesmas, portanto, tm
menor probabilidade de apresentar valor permanente. Entre tais documen
tos incluem-se os relativos aos melhoramentos internos do pas, como docu-
81Ver verbete sobre Sistema Torrens na Encyclopedia americana, 1936, v. 26, p.
708-9.
mentos da Chesapeake and Ohio Canal Company, anteriormente menciona
dos, de estradas de ferro, sobre as quais se encontram documentos em di
versos grupos, e de construes. Os documentos sobre edificaes podem
servir para ilustrar os problemas de avaliao de documentos relativos a coi
sas artificiais. bvio que no h necessidade de conservar documentos so
bre a maioria das edificaes, privadas ou pblicas, e que nem mesmo se faz
mister a conservao, por exemplo, dos relativos a detalhes arquitetnicos e
estruturais, pois existe informao impressa sobre tais aspectos. Os docu
mentos sobre edificaes so arquivisticamente importantes apenas se os
prprios prdios so importantes e se adquirem importncia devido s liga
es que com eles se estabelecem, por se identificarem com importantes per
sonagens, ou acontecimentos histricos, ou por serem exemplos represen
tativos das construes de determinado perodo. As casas de nossos
presidentes Mount Vernon, Monticello, The Hermitage e os prdios
onde se passaram importantes fatos histricos Independence Hall, Casa
Branca, Capitlio so importantes por suas associaes e praticamente
todos os documentos relativos aos mesmos so, pois, importantes. Na ava
liao de documentos sobre tais estruturas, o lema para documentos do s
culo XIX deveria ser guardar tudo. Para os documentos de origem bem
mais recente, entretanto, bvio que, mesmo no caso dos relativos aos luga
res de maior importncia, no se pode guardar tudo, pois muitos documen
tos provavelmente se relacionam com assuntos de menor importncia, de
economia domstica.
O interesse do Servio Nacional de Parques (National Park Service), do
Ministrio do Interior, por documentos sobre lugares verdadeiramente his
tricos importante. Cada fragmento de informao sobre tais lugares pode
ser importante para os historiadores do Servio de Parques e, portanto, me
rece ser preservado para os mesmos. De modo geral, verdadeira a observa
o do arquivista alemo Meissner, relativa a documentos sobre edificaes,
qual seja, a de se conservarem os documentos relativos a bens imveis se
fixam os direitos do Estado quanto a tais bens, ou se se relacionam admi
nistrao de propriedade que seja de interesse especial ou histrico.
Outra classe de documentos relativos a objetos feitos pela mo do ho
mem dos quais se encontram numerosos exemplos nos fundos do Arquivo
Nacional consiste em documentos sobre navios. Existem sries muito gran
des de tais documentos, como planos, incluindo desenhos, projetos, plan-
T . R . S C H E L L E N B E R G 2 1 7
tas etc. de vasos de guerra, entre os documentos do Ministrio da Marinha,
e de navios mercantes, entre os documentos do Ministrio do Comrcio. Os
primeiros navios construdos nos Estados Unidos despertam interesse, tan
to de antigidade como de erudio, que se refletem, perfeitamente, no The
American Neptune, peridico trimestral devotado aos vrios aspectos da
pesquisa naval. Um exame de suas pginas mostra que os documentos con
tendo informaes sobre desenho, construo e operao de vrios tipos de
navios em diferentes pocas so de real interesse para um grande grupo de
pessoas. Mas duvidoso que o mesmo interesse de pesquisa, ocorrido prati
camente em relao a todos os documentos dos antigos, se verifique em re
lao maioria dos documentos de novos navios, e que, por conseguinte, o
arquivista encontre justificativa para guardar nada mais do que algumas clas
ses selecionadas de documentos sobre navios relativamente novos.
Outro tipo de documento sobre objetos feitos pelo homem encontrado
nos National Archives o relativo concesso de patentes pelo governo dos
Estados Unidos. Esse grupo de documentos ilustra a razo pela qual certos
documentos tm valor, antes pela informao neles contida sobre objetos,
do que por refletirem no processo administrativo do governo, embora, l
gico, documentos de patentes possam tambm servir a este ltimo caso. A
patente concedida a Galileu pelo doge de Veneza, em 1594, por inventar uma
mquina de puxar gua e irrigar terra,82por exemplo, esclarece de maneira
interessante o sistema de patentes existente naquele tempo, assim como
mostra os progressos tecnolgicos do perodo. Os monoplios e patentes
concedidos pelas colnias americanas, antes do governo federal, esclarecem
quanto vida industrial do perodo colonial. A primeira patente concedida
na Amrica para maquinaria pertenceu, naturalmente, a equipamento agr
cola. Foi concedida por Massachusetts, em 1646, a Joseph Jenks. Trata-se
de um engenho para fazer foices e diversas espcies de ferramentas cortan
tes.83 Outros direitos de manufatura durante o perodo colonial dizem res
peito fabricao de sal, potassa, piche, melao, velas, leo de linhaa, brim,
papel e pregos. As patentes concedidas por Thomas Jefferson, quando mi
nistro de Estado, incluem as de John Fitch por sua inveno do navio a va
por e a de Eli Whitney por seu invento para descaroar algodo. Tambm
82 Frederico, 1929b:294.
83 Frederico, 1929a:360.
mostram incidentalmente a contribuio de Jefferson no estabelecimento
do sistema de patentes. Os primeiros arquivos de patentes com seus reque
rimentos e respectivos planos, desenhos e esquemas so importantes pela
informao que contm quanto ao desenvolvimento tecnolgico do pas.
Mas, enquanto os arquivos de patentes mais antigas tm indubitvel
interesse para a pesquisa, isso menos certo nos mais recentes. medida
que o pas se desenvolveu tecnologicamente, as patentes relativas a seus pro
cessos e invenes industriais e mecnicas tornaram-se progressivamente
mais especializadas. Os arquivos recentes, sobretudo os posteriores a 1900,
em geral referem-se a pequenas partes de processos ou mquinas altamente
complicadas e raramente a uma descoberta mecnica inteiramente nova que
haja tido ou possa ter um impacto maior na vida econmica do pas. Assim,
so menos significativos, individualmente, do que os arquivos mais antigos.
E a informao que contm encontra-se, em grande parte, nos anos recen
tes, em fontes documentrias publicadas. As prprias patentes impressas
contm a maior parte das informaes cuja guarda, pelo governo, seria jus
tificvel para mostrar o desenvolvimento da tecnologia, do ponto de vista
das patentes. Apenas um nmero muito limitado de arquivos de patentes
individuais relativos aos mais significativos progressos tecnolgicos pare
ceu merecer preservao no perodo posterior a 1900.
Documentos relativos a fenmenos
O termo fenmeno, relembraremos, refere-se aqui ao que ocorre com
pessoas ou coisas as condies, atividades, programas, fatos, episdios, e
coisas semelhantes. Os fenmenos registrados em documentos oficiais so
de interesse principalmente para os cientistas sociais, mas alguns podem
ser de interesse para os naturalistas. Se os fenmenos so antigos, interes
sam principalmente aos historiadores; se novos, aos socilogos, economis
tas ou estudiosos de administrao.
Desde que a maioria dos documentos que passam custdia do arqui
vista relativamente antiga, os interesses da pesquisa histrica so para ele
os mais importantes. Um arquivista, no importa qual seja sua experincia,
ordinariamente apreciar os documentos principalmente por seu valor ou
interesse histrico. Esta foi a base pela qual Armando Gaston Camus (1740-
1804) e Pierre Claude Franois Daunou (1761-1840), os primeiros diretores
T . R . S C H E L L E N B E R G 2 1 9
dos Archives Nationales, avaliaram os documentos pr-revolucionrios da
Frana.
Os arquivistas modernos, em geral, tm experincia como historiadores
e pode-se, pois, presumir que sejam bastante competentes para apreciar o
valor dos documentos oficiais, com vistas pesquisa histrica. A maioria
dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de
maneira significativa a pessoas, episdios ou acontecimentos importantes.
Nenhum arquivista americano, por exemplo, destruiria, em s conscincia,
algo de valor relativo a um episdio como a Rebelio do Whisky, a um acon
tecimento como a compra da Lousiana ou a um personagem como Abraham
Lincoln. E se o conhecimento de histria do arquivista for amplo, provavel
mente preservar documentos relativos a pessoas e episdios cuja influn
cia no curso dos acontecimentos, embora menos conhecida, haja sido digna
de considerao. A maioria dos arquivistas, provvel, conservar as fontes
materiais bsicas para estudos da histria diplomtica, poltica e militar,
que outrora constituram o principal interesse dos historiadores. Os National
Archives, por exemplo, conservam os despachos oficiais, relatrios e instru
es do Departamento de Estado necessrios ao estudo das relaes exterio
res, os arquivos de comisses, relatrios e dirios da Cmara e do Senado
necessrios ao estudo de assuntos polticos e as vrias sries necessrias ao
estudo de comando de guerra, produzidas pelos ministrios da Guerra e da
Marinha. Mas o objetivo ter um quadro completo dos negcios diplomti
cos e militares. Essas fontes bsicas devem ser suplementadas por muitas
outras sries de documentos de natureza especializada. As sries sobre ma
tria diplomtica, por exemplo, devem ser suplementadas por documentos
relativos a assuntos econmicos, particularmente documentos produzidos
pelas reparties do governo que tratam de comrcio internacional, assim
como pelos documentos relativos opinio pblica, como comunicados de
imprensa, notcias radiofnicas, filmes e discos.
A avaliao de documentos do ponto de vista do interesse histrico tor-
na-se difcil quando os documentos se referem a grandes movimentos hist
ricos, causas histricas etc. Aqui pode tornar-se necessria uma escolha
discriminatria entre os documentos existentes. Um movimento como a ex
panso para o Oeste dos Estados Unidos, por exemplo, pode ser seguido em
diversos grupos de documentos nos National Archives, incluindo-se os do
Servio de ndios (Bureau of Indian Affairs), Servio de Administrao de
Terras (Bureau of Land Management) e de vrios outros servios do governo.
Quando os documentos se referem a assuntos sociais ou econmicos
recentes, faz-se necessrio, para sua avaliao, maior grau de conhecimento
especializado do que o possudo ordinariamente pelos historiadores. Aqui
entra em jogo o conhecimento dos economistas, socilogos e estudiosos de
outras disciplinas. Documentos oficiais recentes, de interesse para tais estu
diosos, surgem especialmente das atividades reguladoras e de assistncia
social dos governos modernos. Podem ser de real significao para os estu
dos de vrios aspectos de sociologia moderna. Podem ser usados, por exem
plo, para estudar as conseqncias das atividades de assistncia pblica o
que aconteceu a organizaes de economia privada sob controle do governo
ou os padres rurais e urbanos que esto se desenvolvendo no pas, ten
dncias sociais etc.
medida que se retroage no tempo, a informao sobre assuntos so
ciais e econmicos torna-se menos completa. Os documentos sobre neg
cios so quase to escassos para o sculo XIX como so abundantes para o
sculo XX e quase todos os que ainda existem, relativos a perodo mais anti
go, devem, pois, ser preservados. Documentos oficiais, em geral, relativos a
assuntos sociais e econmicos anteriores I Guerra Mundial devem ser cui
dadosamente comparados com outras fontes documentrias para determi
nar se contm informao nica.
A documentao atual sobre assuntos sociais e econmicos entretanto
muito volumosa. S as publicaes do governo federal (o qual, de fato, se
tornou o maior editor do mundo) j fornecem grande riqueza de informao
de tais assuntos. Especialmente sobre a economia do pas, encontra-se uma
srie e um volume de informao sempre crescente em forma impressa que
se refere, entre outras coisas, produo agrcola e industrial da nao, ao
comrcio, consumo, desemprego, condies financeiras, preos, renda e custo
de vida. Entre os rgos do governo que imprimem dados estatsticos e in
formaes sobre as condies econmicas esto o Servio de Recenseamen
to (Bureau of the Census), o Servio de Comrcio Interno e Internacional
(Bureau of Foreign and Domestic Commerce), o Servio de Estatstica do
Trabalho (Bureau of Labor Statistics), o Servio de Economia de Negcios
(Office of Business Economics), o Servio de Economia Agrcola (Bureau of
Agricultural Economics), a Comisso de Tarifas (United States Tariff
Commission), a Comisso de Comrcio Federal (Federal Trade Commission),
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a Junta de Governadores do Sistema de Reserva Federal (Board of Governors
of the Federal Reserve System).
Na avaliao de documentos de assuntos sociais e econmicos, o arqui
vista deve aplicar com rigor o teste da unicidade. No National Archives and
Records Service esse teste foi recentemente aplicado a uma grande srie de
declaraes de impostos, apresentadas por certos tipos de empresas ao Ser
vio de Rendas Internas (Internai Revenue Service).84 Aquelas declaraes,
compreendendo cerca de 100 mil ps cbicos (2.832m3) do perodo de 1909
at hoje, reconhecidamente contm informao que, se no encontrada em
outro lugar, seria til para certos tipos de pesquisas. A anlise, entretanto,
mostrou que informao substancialmente semelhante sobre as empresas
que apresentaram declaraes, embora com algumas excees, encontrava-
se em algum outro lugar. O analista concluiu que fontes publicadas comer
cialmente e outras fontes oficiais seriam melhores do que a srie em questo
para um estudo da economia dos negcios em geral, e tambm para um es
tudo de qualquer empresa importante, em particular.
De modo geral, o pesquisador pode confiar na enorme massa de litera
tura publicada para efeito de informao sobre a evoluo dos problemas
sociais e econmicos quotidianos recentes nos EUA. As fontes publicadas
geralmente fornecem informao adequada sobre esses problemas. Os do
cumentos pblicos originais sobre os mesmos so demasiado volumosos para
serem preservados in extenso e principalmente com vistas ao anormal ou
inusitado que o arquivista deve preservar tais documentos. Ao preservar
quaisquer documentos sobre assuntos sociais e econmicos contemporneos
normais, h que ser em forma de sumrio ou seleo de amostra.
Vrias grandes sries de documentos esto sendo preservadas pelos
National Archives por conterem informao inusitada ou fora do normal
sobre condies econmicas ou sociais. Esse tipo de documentos pode ser
ilustrado pelos traslados das audincias da Administrao de Recuperao
Nacional (National Recovery Administration), que refletem as condies da
indstria durante a depresso econmica de 1930, e pelos documentos rela
tivos a preo e contabilidade do Servio de Administrao de Preos (Office
of Price Administration), que refletem a condio da indstria sob a econo
mia dirigida da II Guerra Mundial.
84Goebel, 1956.
Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econmi
cos, deve aplicar o princpio da seleo especial. Esse princpio significa, sim
plesmente, que alguns documentos so selecionados para preservao, por
que contm dados que so representativos ou ilustrativos do todo, porque
tratam de um acontecimento ou ao importante ou significativa, ou porque
contm dados considerados prprios para um estudo de condies sociais e
econmicas especficas. bom distinguir-se imediatamente esse princpio
do princpio de amostragem estatstica. Este ltimo, adotado no incio do
sculo XX, requer um conhecimento do mtodo que o arquivista, em geral,
no possui. As tcnicas de coleta, classificao e anlise estatstica, de corre
lao de dados, cmputo de mdias e probabilidades, previses, curvas e
compilao de nmeros-ndices so tcnicas altamente especializadas, par
te de uma disciplina distinta. E as tcnicas de amostragem estatstica, mes
mo que o arquivista as conhea, no podem ser aplicadas ordinariamente
seleo de documentos. O arquivista preserva documentos para usos desco
nhecidos; o estatstico deve conhecer, a priori, os modos especficos pelos
quais suas amostras sero usadas. O arquivista seleciona documentos que
tm caractersticas ilustrativas do todo; o estatstico, de acordo com frmu
las matemticas bem definidas, seleciona uma amostra que apresente infor
mao de fidedignidade mensurvel, sobre caractersticas particulares do
universo de onde tomada. Uma amostra estatstica mais exata do que o
corpo representativo ou ilustrativo de documentos preservados pelo arqui
vista.
Na seleo de dados sobre o programa de emprstimo de recuperao
da Administrao de Seguro Agrcola (Farm Security Administration), uma
repartio agrcola da ltima crise econmica dos Estados Unidos, foram
aplicados critrios baseados nos mtodos estatsticos ou que muito deles se
aproximam. Aqueles critrios foram descritos pelo dr. Cari J. Kulsrud em
artigo do The American Archivist de outubro de 1947, intitulado Sampling
rural rehabilitation records. Ao conceder financiamentos de recuperao
para auxiliar os clientes, a repartio preparou para cada cliente uma pasta
contendo relatrios, correspondncia e outros papis. Essas pastas so ricas
em informao sobre os fatores sociais, econmicos e humanos que levaram
ao programa de emprstimo de recuperao. So teis, portanto, para estu
dos sociais e estudo das condies econmicas no perodo de depresso, bem
como para estudo e avaliao dos processos, ideologias e tcnicas seguidas
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no programa. Considerando que os arquivos eram muito volumosos, prepa
rou-se uma amostra que preservou apenas 3% do total. A amostra inclua
todos os processos de condados tpicos em 134 reas rurais distintas, de acor
do com a classificao do Bureau de Economia Agrcola do Ministrio da
Agricultura.
O princpio da seleo especial mais tipicamente ilustrado pelo que se
faz nos National Archives na preservao de vrias espcies de causas traba
lhistas. Na seleo para reteno de processos da Junta Nacional de Rela
es Trabalhistas (National Labor Relations Board), por exemplo, determi-
nou-se a importncia de questes individuais em relao aos seguintes
padres: a) as concluses envolvidas no caso; b) a influncia do caso no de
senvolvimento de princpios, precedentes ou padres de julgamentos; c) a
contribuio do caso para o desenvolvimento de mtodos e de normas; d) o
efeito do caso na economia nacional ou local, ou na indstria, e e) as greves
de empregados, de patres etc. resultantes da questo.
Documentos que concentram dados sociais e econmicos, que podem
ser explorados estatisticamente, assemelham-se, em carter, aos que con
tm sinopses de dados pessoais. As tabelas produzidas pelos censos indus
triais e agrcolas, ao menos exteriormente, so semelhantes s tabelas dos
censos demogrficos. As tabelas de censos econmicos e agrcolas, contudo,
no possuem o mesmo valor que as tabelas dos censos demogrficos, princi
palmente porque a informao que contm quase sempre utilizada no seu
conjunto e no em relao a negcios individuais, ou unidades agrcolas, e
porque os conjuntos tm sido satisfatoriamente tabelados e enumerados.
Na avaliao de documentos, cujo contedo pode ser resumido estatis
ticamente, tais como formulrios administrativos, tabelas e questionrios
estatsticos, o arquivista aconselhado a agir cautelosamente. Se a reparti
o governamental que produziu os documentos para fins estatsticos no
os explorou completamente, pouco provvel que algum mais o faa, pois
os pesquisadores estranhos ao governo, em geral, no dispem de meios
para a dispendiosa explorao de tais documentos. Se os documentos no
foram criados para fins estatsticos, pouco provvel que forneam estats
ticas acuradas ou significativas. Durante a II Guerra Mundial (7 de janeiro
de 1944) realizou-se uma conferncia com um grupo de peritos e tcnicos de
negcios sobre o possvel uso dos formulrios de racionamento de gasolina,
pneus e automveis do Office of Price Administration. Depois de discutirem
o assunto ao mximo, os peritos concordaram que os formulrios no preci
savam ser conservados para fins de se compilar por eles quaisquer estatsti
cas nacionais. Os argumentos usados, segundo o dr. W. J. Wilson, pare
cem incluir os princpios capitais que regem a avaliao de documentos para
fins estatsticos.85 Foram eles:
massas de dados estatsticos originais no precisam ser preservadas
depois que a informao estatstica haja sido satisfatoriamente extra
da;
massas de dados no utilizveis no precisam ser retidas mais tempo
do que o necessrio para determinar o carter irremediavelmente fa
lho das mesmas;
massas de dados utilizveis raramente sero usadas de fato se no o
forem em prazo mais ou menos imediato;
massas de dados utilizveis no devem ser conservadas por perodos
indefinidos de tempo pela simples hiptese de que possam ser empre
gadas algum dia; e
todas essas consideraes se aplicam ainda de maneira mais convin
cente a dados reunidos em formulrios, registros e outras frmulas
administrativas do que a dados reunidos em questionrios comuns.
De modo geral, pois, o arquivo de custdia deve preservar apenas a in
formao resumida e no a grande massa de tabelas e questionrios nos
quais se baseiam os resumos.
Ao passo que os documentos de interesse para o cientista social se refe
rem, principalmente, a fenmenos que envolvem pessoas, os de interesse
para o cientista natural referem-se, em grande parte, a fenmenos que en
volvem coisas materiais.
Documentos cientficos apresentam problemas especiais de avaliao
para o arquivista. Estes surgem principalmente em relao a documentos
necessrios para pesquisas cientficas posteriores, no em relao a docu
mentos pertinentes histria das atividades cientficas no governo federal,
que se prestam claramente preservao arquivstica.
85Wilson, 1946:14.
T . R . S C H E L L E N B E R G 2 2 5
A documentao cientfica pode apresentar-se na forma de dados pu
ros, resultantes da observao e mensurao de vrios fenmenos, ou na
forma de tabelas e resumos de tais dados. O arquivista normalmente prefere
conservar apenas as tabelas e os resumos. No caso de investigaes cientfi
cas, entretanto, os documentos originais, ou matria-prima, podem tam
bm ter valor, pois muito do detalhe essencial em tais documentos pode per-
der-se, no curso de sua tabulao e sumarizao. As tabelas em geral
apresentam apenas as mdias e os resumos, apenas as mais importantes
caractersticas de cada tipo de medida.
O valor dos dados no seu estado original depende da natureza dos fen
menos que foram observados e medidos, e do grau em que as observaes e
medidas podem ser exploradas por outros que no os prprios que as levan
taram. Justifica-se, talvez, que um arquivista conserve os dados que deri
vam das medidas de fenmenos bsicos, como sejam os da terra, oceanos e
atmosfera. Nos National Archives os documentos que contm observaes
da terra so mais bem exemplificados pelos relatrios do Coast and Geodesic
Survey (1832-1942). Esses relatrios contm dados derivados de observa
es astronmicas, magnticas, sismogrficas, gravidade e de outras esp
cies. Em muitos casos constituem apenas a fonte autntica da qual se podem
deduzir modificaes naturais e artificiais nas condies fsicas da rea pes
quisada. Os documentos que contm observaes oceanogrficas incluem
os relatrios de vrias pesquisas feitas pelo Servio Hidrogrfico (Hydrographic
Office), bem como os dirios nuticos coligidos por Matthew Fontaine Maury
(1806-73) para compilar as suas cartas de ventos e de correntes ocenicas.
Os documentos contendo observaes atmosfricas so representados pelos
documentos climatolgicos e meteorolgicos recebidos do Servio de
Meteorologia (Weather Bureau) e devolvidos pelos National Archives que
le depois que passou a dispor de instalaes adequadas para cuidar dos mes
mos e explor-los, embora os National Archives conservem microfilmes dos
documentos anteriores a 1890.
Em geral, os documentos cientficos, como qualquer outro tipo de docu
mentos, devem apresentar valores outros, alm dos temporrios a que de
vem sua produo, para merecerem preservao permanente. Em geral, esse
no o caso quando dados cientficos originais se referem a mensuraes e
observaes levadas a efeito em experincias controladas de laboratrios,
que podem ser repetidas. Documentos de experincias qumicas e biolgi
cas no merecem assim, acredita-se, ser conservados num arquivo de cust
dia.
Os documentos cientficos, na sua forma original, podem tambm apre
sentar dificuldades para o arquivista devido a sua forma. So, em geral, muito
volumosos. Muitas vezes tm atributos que tornam seu uso ulterior imprati
cvel. Podem ser inteligveis apenas s pessoas que registram os dados. Como
no caso de fichas perfuradas produzidas no trabalho estatstico, podem apre
sentar-se numa forma difcil de interpretar sem se recorrer a meios mecni
cos ou eletrnicos. Podem apresentar-se em forma de registros feitos por
instrumentos em fitas ou filmes, ou chapas fotogrficas, grficos ou fichas. E
essas formas apresentam problemas especiais de armazenamento, bem como
de uso.
Concluses
Diversas observaes gerais podem agora ser feitas quanto avaliao
dos documentos oficiais modernos, a saber:
1. No se pode reduzir a padres exatos as consideraes a serem obser
vadas na determinao dos valores dos documentos. Nossos padres podem
ser pouco mais do que princpios gerais. Nunca se podem tornar exatos,
embora, claro, as sries ou tipos de documentos produzidos por determi
nada repartio pblica, que atendem a certos padres gerais, possam ser
precisamente identificados. Os padres no devem ser encarados como ab
solutos ou finais. Na melhor das hipteses, serviro to-somente como guias
para orientar o arquivista atravs dos traioeiros caminhos da avaliao.
2. Como os padres de avaliao no podem ser exatos ou precisos, no
precisam ser aplicados com absoluta consistncia. Os arquivistas podem fa
zer uso de diferentes critrios na avaliao de documentos de diferentes pe
rodos, pois o que tem valor para uma poca passada pode ser insignificante
para o presente. O historiador americano Justin H. Smith (1857-1930) ob
servou que algumas pessoas falam muito de material sem importncia, mas
o que um pesquisador considera droga pode ser precioso para outro, e o
que hoje em dia parece sem valor pode vir a ser considerado altamente im
portante amanh.86 Os arquivistas de diferentes arquivos de custdia po
86American Historical Association, 1910:312.
dem tambm usar diferentes critrios na avaliao de tipos semelhantes de
documentos, pois o que de valor para um pode no interessar ao outro.
Uma consistncia absoluta no julgamento dos valores informativos to in
desejvel quanto impossvel de ser obtida. Julgamentos diversos podem re
sultar em que documentos sobre determinados assuntos sejam preservados
em determinados lugares, embora no meream uma preservao total. Jul
gamentos diversos podem tambm distribuir o peso de preservar a docu
mentao de um pas entre seus vrios arquivos de custdia, fazendo com
que um preserve o que outro possa descartar. Certos documentos federais
podem assim ficar mais adequadamente preservados em depsitos regio
nais do que no Arquivo Nacional, devido a conterem informao de tal modo
detalhada que s pode ser preservada, no nvel nacional, em forma conden
sada, ou porque a informao que contm mais de interesse local ou regio
nal do que nacional.
3. Uma vez que os padres de avaliao no podem ser absolutos ou
finais, devem ser aplicados com moderao e bom-senso. O arquivista no
deve conservar nem demais, nem de menos. Deve seguir o preceito de
Aristteles: moderao em tudo, excesso em nada. Esse preceito, neste caso,
equivale a dois dos padres de Meissner que so evitar os extremos e abs
trao em demasia um perigo.
4. A avaliao de documentos no deve se basear em intuio ou em
suposies arbitrrias de valor. Deve ser, ao contrrio, baseada na anlise
total da documentao relativa ao assunto a que se referem os documentos
em questo. A anlise a essncia da avaliao arquivstica. Ao mesmo tem
po que aquilata os valores probatrios dos documentos, o arquivista deve
levar em conta o conjunto da documentao do rgo que os produziu. No
deve proceder a avaliaes baseando-se em partes, ou baseando-se nas uni
dades administrativas do rgo, separadamente. Deve relacionar o grupo
particular de documentos que est sendo considerado com outros grupos,
para entender-lhes o significado como prova da organizao e funo. Sua
apreciao, lgico, depende do grau da anlise das origens e inter-relaes
dos documentos. Igualmente, ao apreciar os valores informativos dos docu
mentos, o arquivista deve levar em considerao a documentao total em
conexo com o assunto a que se refere a informao. Deve determinar se
aquele grupo de documentos em questo contm informao nica e se apre
senta uma forma que o torne til como uma fonte de informao, e s depois
de feito isto dever entrar no reino do impondervel em questes de im
portncia para pesquisa. Sua avaliao dos documentos, mais uma vez, de
pende da profundidade com que houver analisado todas as outras fontes
documentrias sobre o assunto com que se relacionam os documentos.
5- Se a sua anlise no fornece a informao necessria avaliao dos
documentos, o arquivista deve procurar o auxlio de especialistas. lgico
que no se pode esperar que um arquivista conhea as necessidades da pes
quisa de todas as matrias de erudio. Ocasionalmente, ele poder ter que
avaliar documentos que envolvam conhecimentos alm de sua esfera. Na
avaliao de documentos necessrios a assuntos nos quais no tenha expe
rincia, dever, se necessrio, procurar o auxlio de especialistas naqueles
campos. Quando se trata de um grande arquivo, por certo se encontraro
alguns especialistas em assuntos vrios entre o seu pessoal, cujas aptides
especiais podem servir na avaliao de grupos especiais de documentos ofi
ciais modernos. Se o arquivo uma instituio de pequeno vulto, o nmero
de especialistas ser limitado e a necessidade de ajuda exterior ser maior.
Os National Archives tm lanado mo de um grupo de especialistas para
ajudar na avaliao de documentos da Contadoria Geral (General Accounting
Office), rgo do Poder Legislativo que faz a auditoria das operaes fiscais
dos rgos do Executivo.87Os documentos oferecidos por aquela repartio
abrangiam os anos de 1776-1900 e compreendiam mais de 65 mil ps cbi
cos (1.840m3). Essa documentao, lgico, apresentava muito pouco valor
pela prova que continham da organizao e funo, mas, uma vez que co
briam a totalidade da histria nacional dos EUA, provavelmente incluiriam
informaes incidentais, ou acidentes sobre importantes fenmenos hist
ricos, econmicos e sociais. A avaliao desses documentos foi uma tarefa
onerosa que no poderia ter sido bem executada por qualquer pessoa, por
maiores que fossem seus conhecimentos das fontes e das necessidades da
pesquisa. Depois que os documentos foram examinados por vrios especia
listas em diversos assuntos do prprio Arquivo Nacional, entretanto, recor-
reu-se ajuda de especialistas em histria militar, histria do Oeste e admi
nistrao pblica.
87 Holverstott, Lyle J. The General Accounting Office Accession: its history and
significance. National Archives Accessions 52:1- 11, Feb. 1956.
6. Antes de buscar a ajuda de especialistas o arquivista deve fazer o tra
balho bsico de anlise, preliminar avaliao de documentos. Deve, em
primeiro lugar, reunir os dados sobre os documentos em questo, que so
essenciais para se determinar a unicidade e a forma da informao neles
contida; descrever as vrias sries a serem apreciadas, indicando sua forma
e volume, tipos de informao que oferecem, sua relao para com outros
grupos ou sries que contm informao idntica, sua relao para com fon
tes j publicadas etc., a fim de que os especialistas consultados possam mais
rapidamente determinar que sries ou grupos particulares contm informa
o valiosa s investigaes de vrios assuntos e quais os que contm essa
informao na forma mais prpria ao uso e mais condensada.
7. Ao procurar determinar o interesse dos especialistas por determina
dos grupos de documentos, o arquivista deve exercer o papel de moderador.
O arquivista que lida com papis modernos sabe que nem todos podem ser
preservados, que alguns tero que ser destrudos e que, na realidade, uma
destruio discriminada de parte deles um servio prestado erudio.
Inclina-se, portanto, o arquivista a concordar com a observao de que abs
trao em demasia na apreciao dos documentos um perigo, pois sabe
que qualquer erudito com um pouco de ingenuidade intelectual pode en
contrar uma justificativa plausvel para conservar quase todo documento j
produzido. Ao avaliar certas grandes sries de documentos teis a estudos
sociais e econmicos, portanto, deve levar em conta as dificuldades prticas
acarretadas pela preservao das mesmas e chamar a ateno dos pesquisa
dores interessados em preserv-las. Deve mostrar que uma seleo cuida
dosa dos documentos produzidos por um governo moderno necessria se
no se quiser abarrotar suas estantes com material insignificante que far,
literalmente submergir o de valor. Deve chamar a ateno para o fato de que
um governo dispe apenas de uma quantia limitada de verbas para a preser
vao de suas fontes documentrias e que estas verbas devem ser aplicadas
judiciosamente para a preservao das mais importantes dessas fontes.

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