DESCRIPCIN Y ANLISIS DE CARGO

1. DEFINICIN DE DESCRIPCIN DE CARGO:

La descripcin de cargo es una de las principales reas de aplicacin de un
sistema por competencias. La descripcin de cargo de trabajo tiene por objeto
el conocimiento exacto de la estructura de la organizacin, de su organizacin
jerrquica con las consiguientes responsabilidades y dependencias, de los
cometidos que se abordan en los diferentes elementos que la componen y de
los requisitos necesarios para el adecuado desempeo de tales tareas y
responsabilidades.

Muestra la relacin de las tareas, obligaciones, condiciones de trabajo, y
responsabilidades de supervisin de un puesto producto de un anlisis de
cargo, tiene que ver con los requisitos que el ocupante necesita cumplir.

El ocupante del cargo debe tener caractersticas compatibles con las
especificaciones del cargo, en tanto que el rol que deber desempear es el
contenido del cargo registrado en la descripcin, entonces se podra decir que
descripcin de cargo vendra hacer un proceso que consiste en enumerar las
tareas y funciones que lo conforman y lo diferencian de los dems cargos de la
empresa, por consiguiente un cargo puede ser descrito como una unidad de la
organizacin, cuyo conjunto de deberes y responsabilidades lo distinguen; en
donde los deberes y responsabilidades de un cargo proporcionan los medios
para que los empleados contribuyan al logro de los objetivos de una
organizacin. Por otro lado las tareas y funciones seran elementos que
conforman el rol del trabajo que debe cumplir el ocupante del cargo.

2. DEFINICIN DE ANLISIS DE CARGO:

El anlisis de cargo pretender estudiar y determinar los requisitos,
responsabilidades y condiciones que el cargo exige para su adecuado
desempeo. Por medio del anlisis los cargos posteriormente se valoran y se
clasifican para efectos de comparacin.

Es un procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de
los cargos y los tipos de personas. Proporcionan datos sobre los requerimientos
del cargo que ms tarde se utilizarn para desarrollar las descripciones de los
puestos y las especificaciones del cargo.

Es el proceso para determinar y ponderar los elementos y las tareas que
integran un puesto dado. Evala la complejidad del cargo, parte por parte y
permite conocer con algn grado de certeza las caractersticas que una persona
debe cumplir para desarrollarlo normalmente.

Responde a una necesidad de las empresas para organizar eficazmente los
trabajos de stas, conociendo con precisin lo que cada trabajador hace y las
aptitudes que requiere para hacerlo bien.

Es importante resaltar que esta funcin tiene como meta el anlisis de cada
puesto de trabajo y no de las personas que lo desempean.

2.1 BENEFICIOS PARA RRHH

Define funciones
Reconoce estructura y jerarqua de departamentos
Equidad salarial funcional
Facilita la funcin del departamento de seleccin
Detecta necesidades de formacin de cada puesto
Claridad en promociones o cambios internos
Optimizacin de productividad
Desarrollos de planes de carrera (preparacin y creacin
de puestos)

2.2 BENEFICIOS PARA EL TRABAJADOR

Claridad de funciones
Organizacin del tiempo y trabajo.
Reduccin de efectos negativos psicolgicos y clima.
Desarrollo de carrera
Reconocimiento
Conocimiento de los recursos que se dispone
Gua para el auto desarrollo y trabajo en base a objetivos
para posterior Evaluacin de desempeo.

- TRMINOS COMNMENTE UTILIZADOS EN EL ANLISIS Y DESCRIPCIN DE
PUESTOS DE TRABAJO:

Elemento: Es la unidad mnima indivisible del trabajo.

Tarea: Actividad individualizada e identificable como diferente
del resto.
Funcin: conjunto de tareas, realizadas por una persona, que
forman un rea definida de trabajo. Suelen mantener entre s
una relacin de proximidad fsica o tcnica.

Obligacin: se le denomina as a los diversos compromisos que
puede desarrollar una persona en una organizacin.

Puesto: Se trata de una o ms funciones que se organizan
constituyendo una nueva unidad de orden superior y adoptan
una posicin jerrquica en la organizacin. Tambin puede
definirse como "una unidad de organizacin que conlleva un
grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y
distinto de los otros".

Ocupacin: clases de puestos que pueden ser hallados en
diferentes organizaciones y que presentan una gran similitud
entre s. Este trmino est relacionado con la calificacin
profesional de los individuos, que le capacita para el desempeo
de determinados puestos de trabajo.



- DIFERENCIAS ENTRE DESCRIPCIN Y ANLISIS DE CARGO:

- Aunque la descripcin y el anlisis de cargos estn estrechamente
relacionados en sus finalidades y en el proceso de obtencin de
datos, se diferencian en que la descripcin se orienta al contenido
del cargo: qu hace?, cundo lo hace?, cmo lo hace?, y porque
lo hace?; en tanto que el anlisis pretende estudiar y determinar los
requisitos de calificacin, las responsabilidades implcitas y las
condiciones que el cargo exige para ser desempeado de manera
adecuada.

- Como diferencia podemos citar que la descripcin de cargo se
encarga de este mismo como tal, sin dar importancia a otros
factores externos, mientras que el anlisis de cargo se fija
nicamente en las cualidades con las que debe cumplir el futuro
ocupante para desarrollar las tareas y aceptar las responsabilidades
antes descritas.

- El anlisis de cargo es un procedimiento de obtencin de
informacin acerca de los puestos: su contenido y los aspectos y
condiciones que los rodean. Elorduy Mota (1993)

3. MTODOS DE RECOLECCIN DE DATOS:

3.1. ENTREVISTA:

El enfoque ms flexible y productivo en el anlisis de cargos es la entrevista que el
analista hace al ocupante del cargo. Si est bien estructurada, puede obtenerse
informacin acerca de todos los aspectos del cargo, la naturaleza y la secuencia de las
diversas tareas que comprende el cargo, y de los porqus y los cundo. Puede hacerse
con relacin a las habilidades requeridas para ocupar el cargo, permite intercambiar
informacin obtenida de los ocupantes de otros cargos semejantes, verificar la
incoherencia en los informes y, si es necesario, consultar al supervisor inmediato para
asegurarse de que los detalles obtenidos son vlidos. Garantiza una interaccin frente
a frente entre el analista y el empleado, lo cual permite la eliminacin de dudas y
desconfianzas, principalmente frente a empleados obstructores y obstinados. En la
actualidad, los responsables de elaborar los planes de anlisis de cargos prefieren este
mtodo basado en el contacto directo y en los mecanismos de colaboracin y
participacin.

El mtodo de la entrevista directa consiste en recolectar los elementos relacionados
con el cargo que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con
el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno de ellos o con ambos,
juntos o separados.
Caractersticas:
La recoleccin de datos se lleva a cabo mediante una
entrevista del analista con el ocupante del cargo, en la que se
hacen preguntas y se dan respuestas verbales.
La participacin del analista y del ocupante del cargo es
activa.
Existen tres tipos de entrevistas que pueden utilizar para obtener
datos por el anlisis de puestos:
Entrevistas individuales con cada empleado.

Entrevistas colectivas con grupos de empleados que
desempeen en el mismo trabajo.
Entrevistas con uno o ms supervisores que tengan un del
desarrollo conocimiento fondo del puesto que se est
analizando.

Ventajas:

Los datos relativos a un cargo se obtienen de quienes lo conocen
mejor.
Hay posibilidades de analizar y aclarar todas las dudas.
Este mtodo es el de mejor calidad y el que proporciona mayor
rendimiento en el anlisis, debido a la manera racional de reunir
los datos.
No tiene contraindicaciones, Puede aplicarse a cualquier tipo o
nivel.

Desventajas:

Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal
reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte sus
objetivos.
Puede generar confusin entre opiniones y hechos.
Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargos no se
prepara bien para realizarla.
Costo operativo elevado: exige analistas expertos y parlisis del
trabajo del ocupante del cargo.

4. CUESTIONARIO:

Otro medio eficaz para obtener informacin en el anlisis del puesto es
que los empleados respondan cuestionarios en los que describan los
deberes, responsabilidades relacionadas con su empleo.

Lo que hay que decidir en este caso es que tan estructurado debe ser el
cuestionario y las preguntas que se tienen que incluir.

El cuestionario puede ser abierto y slo pedir el empleado que
describo las actividades principales o con listas de verificacin muy
estructuradas. En la prctica, el mejor cuestionario suele estar a la mitad
de estos extremos. Un cuestionario tpico de anlisis de puestos puede
tener varias preguntas abiertas as como preguntas estructuradas.

Mientras la participacin del analista de puestos en la obtencin de los
datos (llenado del cuestionario) es pasiva, la participacin del ocupante
es activa (quien lo contesta).

Ventajas:

a. El cuestionario puede ser contestado, por los ocupantes del puesto o
por sus jefes directos, de manera conjunta o secuencial, con ello se
obtiene una visin ms amplia del contenido de sus caractersticas,
adems de contar con la participacin de vari s niveles.

b. Es el mtodo ms econmico para el anlisis de puestos.

c. Es el mtodo ms completo; el cuestionario puede ser distribuido a
todos los ocupantes de los puestos, contestando por ellos y devuelto
con la relativa rapidez. Esto no ocurre con los dems mtodos para
el anlisis de puestos.

d. Es el mtodo ideal para analizar puestos de alto nivel, si afectar el
tiempo y las actividades delos ejecutivos.

Desventajas:

a. El cuestionario est contraindicado para puesto de bajo nivel de los
cuales los ocupantes pueden tener dificultad para interpretarlo y
responderlo por escrito.

b. Exige planeacin y realizacin cuidadosa.

c. Tiende a ser superficial y distorsionada.

4.1. OBSERVACIN:

Observacin Directa
Es uno de los mtodos mas utilizados, tanto por ser el mas antiguo
histricamente como por su eficiencia. Su aplicacin resulta mucho mas
eficaz cuando se consideran estudios de micromovimientos, y de
tiempos y mtodos. El anlisis del cargo se efecta observando al
ocupante del cargo, de manera directa y dinmica, en pleno ejercicio de
sus funciones mientras el analista de cargos anota los datos clave de su
observacin en la hoja de anlisis de cargos. Es mas recomendable para
aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que
sean sencillos repetitivos. Algunos cargos rutinarios permiten la
observacin directa, pues el volumen de contenido manual puede
verificarse con facilidad mediante la observacin. Dado que no es todos
los casos la observacin responde a todas las preguntas ni disipa todas
las dudas, por lo general va acompaada de entrevistas y anlisis con el
ocupante del cargo o con el supervisor.
Caractersticas:
Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en
una sola fuente (analista de cargos) y al hecho de que esta sea
ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo.
No requiere que el ocupante del cargo deje de realizar sus
labores.
Mtodo ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.
Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la
formula bsica del anlisis de cargos (que hace, como lo hace y
por qu lo hace).
Ventajas:
Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en
una sola fuente (analista de cargos) y al hecho de que esta sea
ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo.
No requiere que el ocupante del cargo deje de realizar sus
labores.
Mtodo ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.
Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la
formula bsica de cargos (que hace, como lo hace y por qu lo
hace).
Desventajas:
Costo elevado porque el analista de cargos requiere invertir
bastante tiempo para que el mtodo sea completo.
La simple observacin, sin el contacto directo y verbal con el
ocupante del cargo, no permite obtener datos importantes para
el anlisis.
No se recomienda aplicarlo en argos que no sean sencillos ni
repetitivos.
Se aconseja que este mtodo se aplique en combinacin con
otros para que el anlisis sea ms completo y preciso.

5. ETAPAS DEL PROCESO DE ANLISIS DE CARGOS:
4.1 PROCESOS:
El proceso de Anlisis y Descripcin de puestos de trabajo utilizado debe
brindarle informacin detallada y abarcadora a la Organizacin de todos los
puestos de trabajo, para su estudio y al grupo de experto que una vez
procesada dicha informacin decidirn los aspectos claves que debe estar en el
profesiograma de cargos, teniendo en cuenta la repercusin e importancia de
estos en el desenvolvimiento del ocupante del puesto.
En el proceso de anlisis y descripcin de cargos se han identificado los pasos
siguientes:
- Determinar los objetivos del empleo del anlisis de cargos: el anlisis
de cargos tiene diferentes finalidades por lo que resulta importante
determinar con qu objetivos se realizar el mismo para definir los
mtodos, tcnicas e instrumentos a emplear y la informacin de salida
que se pretende obtener, as como orientarlos en funcin de delimitar
los requerimientos humanos del cargo como base para desarrollar el
proceso de seleccin.
- Elaboracin del modelo terico del anlisis: un paso metodolgico vital
en el desarrollo de una investigacin es la modelacin del objeto, pues
la misma refleja las concepciones tericas sobre las que se basa el
investigador y sus conocimientos respecto al objeto. Por ello es
necesario determinar los elementos, aspectos, factores o dimensiones
que se valorarn en el desarrollo del anlisis del cargo, lo que
determinar de forma directa la confeccin de los mtodos, tcnicas e
instrumentos a emplear.
- 3Preparacin del personal que efectuar el anlisis: un elemento de
vital importancia desde el punto de vista metodolgico, es la
preparacin del personal que realizar el estudio, de ello depende en
gran medida la calidad del trabajo.
- Definir los cargos que sern objeto de anlisis: es necesario, en funcin
de la planificacin y organizacin del anlisis de cargos, definir aquellos
que sern objeto de estudio, la cantidad de cargos y de ocupantes de
los mismos, el tipo de cargo y fuerza necesaria, pues esta informacin
condiciona los mtodos, tcnicas e instrumentos a emplear.
- Definir las fuentes de informacin a emplear: otro elemento que tiene
incidencia directa en los mtodos, tcnicas e instrumentos a emplear en
la obtencin de la informacin, son las fuentes que brindarn esta.
Entre las principales fuentes a emplear se encuentran las siguientes:
ocupantes de los cargos; jefes de los ocupantes de los cargos; ocupantes
de cargos vinculados con el cargo objeto de estudio; expertos y la
documentacin existente del cargo u otros similares y los manuales de
normas y procedimientos, de funciones, calificadores.
- Involucrar a los participantes: el anlisis de cargos es un proceso donde
la informacin se obtiene por personas y por las interrelaciones entre
estas fundamentalmente. En esto desempean un papel central los
ejecutores directos de la actividad, ya que son portadores de un gran
cmulo de experiencias e informacin.
- Reunir la informacin existente sobre los cargos: es difcil que surja un
cargo que no tenga un antecedente en otro cargo, o que no exista al
menos uno similar en otras empresas. Por eso se hace necesario
estudiar las experiencias y la informacin existente sobre los mismos,
ubicndolo en la estructura de la organizacin dentro del conjunto de
interrelaciones que sostiene con otros.
- Definir los mtodos, tcnicas e instrumentos a emplear en la
obtencin de la informacin: el valor del proceso de anlisis,
descripcin, especificacin y elaboracin de los perfiles de
competencias de los cargos depende del grado de adecuacin en el
empleo de los diferentes mtodos, tcnicas e instrumentos. Entre los
principales mtodos y tcnicas empleados se encuentran: mtodo de
observacin directa, mediante una serie de tcnicas e instrumentos
como son las fotografas del da, guas de observacin y listas de
comprobacin; la autobservacin a travs de los denominados diarios
de trabajo; anlisis de documentos tales como manuales de trabajo,
calificadores y otros; cuestionarios.
- Recogida de la informacin: en este aspecto es importante el rigor, la
tica y la seriedad en la aplicacin y en el registro sistemtico de la
informacin.
- Organizacin y procesamiento de la informacin: una vez aplicados los
instrumentos y recogida la informacin, se procede a organizar la
informacin obtenida y se computa la misma en una tabla de
frecuencias
- Bsqueda de consenso sobre las descripciones: El anlisis de cargos
debe dejar definido qu aspectos quedarn reflejados en las
descripciones, valorando los acuerdos existentes sobre los criterios
propuestos en la informacin obtenida.
- Confeccin de la descripcin del cargo: luego de haber concordancia
sobre los principales objetivos, funciones, caractersticas del trabajo,
valores organizacionales y exigencias de un cargo como elementos
estructurales de las competencias se elabora sobre esa base la
descripcin del mismo.
- Aspectos a reflejar:
Nombre del cargo u ocupacin.
Objetivos
Principales funciones y tareas a desempear
Principales acciones y operaciones a desarrollar
Condiciones de trabajo
Principales riesgos
Responsabilidades
Valores organizacionales Requerimientos humanos obtenidos de
forma directa

- En la descripcin se detallan:

"Que hacen" los trabajadores: Tareas, funciones o actividades que
ejecutan en el desempeo del puesto.
"Como lo hacen": Recursos que utilizan, mtodos que emplean, manera
como ejecutan cada tarea.
"Para qu lo hacen": Objetivos que pretenden conseguir, propsito de
cada tarea.
Junto a esto se han de especificar los requisitos y cualificaciones
necesarias para que el trabajador realice las tareas con una cierta
garanta de xito.
- Descripcin de cargos
La descripcin de cargos es un proceso que consiste en enumerar las
tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de
los dems cargos que existen en la empresa. Bsicamente es hacer un
inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las
responsabilidades que comprende:
- Nombre del Cargo
Posicin del cargo en el Organigrama (nivel del cargo, subordinacin,
supervisin, comunicaciones colaterales) Tareas o Atribuciones del
Cargo (diarias, semanales, mensuales, anuales, espordicas)
- Anlisis del cargo
Requisitos intelectuales (instruccin bsica, experiencia anterior,
iniciativa necesaria, y aptitudes necesarias)
Requisitos Fsicos (esfuerzo, concentracin y complexin necesaria)
Responsabilidades incluidas (por supervisin de personal, materiales y
equipos, mtodos y procesos, dinero, ttulos o documentos,
informacin confidencial y por seguridad de terceros)
Condiciones de trabajo (ambiente de trabajo, riesgos inherentes.


4.2 ETAPAS
4.2.1 Etapa de Planeacin
- Fase en que se planea cuidadosamente todo el trabajo de el anlisis de
cargos; es una fase de oficina y de laboratorio. La planeacin de el
Anlisis de cargos requiere los siguientes pasos:
- Determinacin de los cargos que deben describirse, analizarse e
incluirse en el programa de anlisis, as como de sus caractersticas,
naturaleza, tipologa, etc.
- Elaboracin del organigrama de cargos y ubicacin de los cargos en el
mismo. Al ubicar un cargo en el organigrama se logran definir los
siguientes aspectos: Nivel jerrquico, autoridad, responsabilidad y rea
de actuacin.
- Elaboracin del cronograma de trabajo. Que especifica por dnde se
iniciar el programa de anlisis, el cual podr comenzar en las escalas
superiores y descender gradualmente hasta las inferiores, o viceversa.
- Eleccin de los mtodos de anlisis que van a aplicarse. En general, se
eligen varios mtodos de anlisis porque es difcil que los cargos tengan
naturaleza y caractersticas semejantes. La eleccin recaer en los
mtodos que presenten las mayores ventajas.
- Seleccin de los factores de especificaciones que se utilizarn en el
anlisis, basada en dos criterios: Criterio de Universalidad y Criterio de
Discriminacin.
- Dimensionamiento de los factores de especificaciones. Determinar el
campo o actitud de variacin de cada factor dentro de el conjunto de
cargos que se pretendan analizar. La actitud de variacin corresponde a
la distancia comprendida entre el lmite inferior y superior que un factor
presenta en un conjunto de cargos.
- Gradacin de los factores de especificaciones. Consiste en
transformarlos de variable continua en variable discreta o discontinua.
Un factor de especificaciones se grada para facilitar y simplificar su
aplicacin.
4.2 Etapa de Preparacin
- En esta fase se aprestan las personas, los esquemas y los materiales de
trabajo:
- Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de los analistas de cargos
que conformarn el equipo de trabajo.
- Preparacin del material de trabajo (formularios, folletos, materiales,
etc.).
- Disposicin del ambiente (informes a la direccin, a la gerencia, a la
supervisin y a todo el personal incluido e el anlisis de cargos).
- Recoleccin previa de datos(nombres de los ocupantes de los cargos
que se analizarn, elaboracin de una relacin de los equipos,
herramientas, materiales, formularios, etc., utilizado por los ocupantes
de los cargos).
4.3 Etapa de Ejecucin
- En esta fase se recolectan los datos relativo a los cargos que van a
analizarse y se redacta el anlisis.
- Recoleccin de datos sobre los cargos mediante el mtodo de anlisis
elegido.
- Seleccin de los datos obtenidos.
- Redaccin provisional del anlisis, hecha por el analista de cargos.
- Presentacin de la redaccin provisional del anlisis al supervisor
inmediato para que la ratifique o la rectifique.
- Redaccin definitiva del anlisis del cargo.
- Presentacin de la redaccin definitiva del anlisis del cargo para la
aprobacin (al comit de cargos y salarios al ejecutivo o al organismo
responsable de oficializarlo en la organizacin).

6. EMPLEOS DE LA DESCRIPCIN DE CARGOS: