"Speed Management" y Matriz "Eisenhower"

La Matriz Eisenhower constituye uno de los instrumentos del llamado "Speed

Management" - gestin en situaciones de apremio. Su utilidad radica en
distinguir lo importante de lo aparentemente urgente, y sirve as para
contrarrestar la tendencia que se formula en el dicho "Los asuntos que
apremian impiden ver lo importante".

La seleccin de esos asuntos aparentemente urgentes puede estar
condicionada por intereses y aficiones propias, por sentirse ms competente en
este que en aquel terreno, por presin del jefe, etc. Y cuando se procede as, al
final se tiene la sensacin de que uno es mero juguete del torrente de
acontecimientos que uno no domina. Una reduccin selectiva de complejidad
deber sin embargo realizarse de forma metdica, estableciendo prioridades de
forma racional.

El diagrama Eisenhower ayuda a ordenar distintos grados de urgencia, de
importancia y a poder delegar ciertas tareas a colaboradores internos, o a
subcontratar fuera. Se la puede emplear tambin en "horas punta" de trabajo,
cuando las capacidades existentes apenas si parecen bastar para cumplir las
tareas de direccin.

La matriz slo "visualiza", no responde a la pregunta sobre "qu" es lo
realmente urgente o importante. Por eso debe emplersela slo como medio
auxiliar para ayudar a la reflexin.

En el caso de premuras de trabajo en produccin, la cuestin ser establecer
preferencias en la distribucin de tareas a personas y mquinas sin prejudicar
posteriores desarrollos.


Matriz Eisenhower para evaluacin de tareas importantes o urgentes





Las prioridades de importancia y urgencia deben determinarse en tales casos
atendiendo a criterios como los siguientes:

empeoramiento del rendimiento ocasionado por acumulacin de fallos o
errores,

prdida de ingresos por sobrecarga de trabajo no realizable,

alargamiento de plazos de entrega,

falta de control ante afluencia masiva de obra,

defectos de los medios de produccin que se necesitaran para cumplir
encargos,

decreciente sentimiento de responsabilidad ante el trabajo, etc.

En la fijacin de esas prioridades hay que atender adems a una jerarquizacin
de objetivos, en que se decidir (una pre-decisin de carcter de "poltica y
estrategia global de empresa") sobre los grados de importancia de factores
como:

- reduccin de costes de fabricacin

- cumplimiento puntual de plazos de entrega

- calidad del serducto producido

- cumplimiento de objetivos estratgicos a largo plazo

etc.

Puede ser una ayuda en cuanto permite inventariar:

v Actividades necesarias y exigidas

v Zonas propensas a sobrecarga de trabajo, y de posibles problemas

v Medios y colaboradores que podran ser dedicados a puestos con elevadas
exigencias al rendimiento.

Pero la tarea bsica del Speed Management consistir ante todo en determinar
qu posibles fluctuaciones puede experimentar el flujo de trabajo (nuevos
encargos, pasos del trabajo), y cuantificar de alguna forma las capacidades
existentes y las que seran necesarias.

En general, un sistema socio-tcnico productivo tiene tres posibilidades para
equilibrar la calidad de sus rendimientos y el acortamiento de los tiempos de
obra en curso:

v Clasificar los pedidos y deseos del cliente con el objetivo de cumplir en
primer lugar los ms urgentes e importantes

v Equilibrar flujos de tareas y posibilidades de actuacin; repartir en un
perodo mayor o distribuir entre varios puestos ciertos procesos ms complejos
- pero evitando en lo posible recurrir a crear nuevas capacidades

v Utilizar la filosofa del "just-in-time" - cuando se trata de tareas repetitivas o
cuando el trabajo se debe realizar en secuencia lineal temporal.

Limitaciones

La matriz Eisenhower no considera los medios para cumplir objetivos (como s
los considera la matriz del Hoshin-Kanri), p.ej., no permitira relacionar medidas
como incremento de motivacin del personal con ciertos incentivos, o
contratacin de ciertos servicios externos etc.

Asimismo, la formulacin de prioridades slo con esta matriz puede inducir a
proceder sacrificando posibilidades abiertas a largo plazo, a la solucin de
problemas a corto plazo.



Diagrama Eisenhower