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Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
Direccin de Gobierno en lnea.
Alta Consejera para el Buen Gobierno y la Eciencia Administrativa.
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
Archivo General de la Nacin.
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I(I-(861.'3. "7
3
PG.
En el marco de la iniciativa Cero Papel en la Administracin Pblica se han
elaborado las presentes guas cuyo objetivo es brindar a las entidades
orientaciones que les permita avanzar en la implementacin de estrategias
que contribuyan a obtener una mayor eciencia y reducir el consumo de
papel.
Cmo se elaboraron las guas?
Las guas son el resultado de un proceso de adaptacin, revisin y ajustes
realizados por un grupo de profesionales del Ministerio de las Tecnologas
de la Informacin y las Comunicaciones y el Archivo General de la Nacin,
a partir de los documentos desarrollados en el marco de la Convocato-
ria 564 de 2011 de Colciencias cuyo objeto es Desarrollar el modelo
de administracin electrnica cero papel para la Administracin Pblica,
proyecto llevado a cabo por la rma Informtica el Corte Ingls S.A.
Ha sido particularmente importante la revisin llevada a cabo por el Comit
Tcnico de Gestin Documental del Sistema Nacional de Archivos y el
aporte de expertos de cerca de 99 organizaciones entre universidades,
entidades y empresas privadas, que participaron en los foros de discusin
pblica presenciales y en el foro virtual en los que se recibieron comentar-
ios, crticas y sugerencias, que esperamos, se reejen en estas versiones
de los documentos.
I
N
T
R
O
D
U
C
C
I

N
4
PG.
1.1. Denicin
Documento Electrnico
Es la informacin generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios
electrnicos, pticos o similares
1
.
Documento Electrnico de Archivo
Es el registro de informacin generada, recibida, almacenada y comunicada por medios
electrnicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por
una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivsticos
2
.
1.2. Clases
Los documentos electrnicos pueden clasicarse de acuerdo con ciertos criterios, por
ejemplo:
1 Congreso de Colombia. Ley 527 de 2009. Artculo 2. La denicin de documento electrnico corresponde con la de Mensaje de .
2

Colombia. Archivo General de la Nacion (30 de octubre de 2001). Acuerdo N. 060 -

Archivo General de la Nacin.
1. Documento Electrnico
Por su forma de creacin, que se divide en documentos nativos electrnicos,
cuando han sido elaborados desde un principio en medios electrnicos y
permanecen en estos durante toda su vida o documentos electrnicos digitalizados,
cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se
convierten o escanean para su utilizacin en medios electrnicos.
Por su origen, ya que pueden ser hechos por la administracin pblica o
presentados por los ciudadanos, empresas u organizaciones.
Datos
5
PG.
Tabla 1. Recomendaciones para documentos electrnicos segn su forma y formato:
Clasicacin Descripcin Recomendacin
Documentos
omticos
Documentos de procesadores de texto, hojas de
clculo, grficos, etctera, que son producidos con
distintos programas o paquetes de software y en
diferentes versiones de un mismo software.
Denir polticas para su conversin
a formatos y lenguajes estables,
de tal manera que no se corrompa
la informacin.
Cartogrcos
Mapas y planos, algunos de ellos con valores
histricos y en muchos casos artstico.
Estos documentos, debido a su naturaleza y origen,
deben ser tratados de manera especca (utilizar
un escner especial, metadatos particulares, entre
otros).
Denir polticas para garantizar su
lectura a mediano y largo plazo
de manera que no estn sujetos
a la evolucin del software con
el que se produjeron, es decir,
que la versin siguiente del
programa permita ver los archivos
generados en la versin anterior.
Correos
electrnicos
(comunicaciones
ociales)
El correo electrnico (e-mail) es uno de los servicios
ms usados en Internet que permite el intercambio
de mensajes entre las personas conectadas a la
red, de manera similar a como funcionaba el correo
tradicional. Bsicamente es un servicio que nos
permite enviar mensajes a otras personas de una
forma rpida y econmica, facilitando el intercambio
de todo tipo de archivos, dando clic en el link
adjuntar que aparece en pantalla.
Los documentos que se adjuntan comienzan a ser
nombrados como documentos electrnicos de
archivo, debido a que incorporan informacin de
alto valor que sirve de soporte y evidencia para las
entidades. Constituye un tipo de documento en el
que con mayor frecuencia se incluyen datos de gran
valor documental.
Cumplir con todas las propiedades
de un documento electrnico
destacando que se garantice su
autenticidad, fecha y hora en que
se produjo y se recibi, as como
su procedencia, garantizando que
el autor de este documento es la
persona que dice ser y que tiene
la competencia para rmarlo.
Por su forma y formato, ya que encontramos documentos omticos,
cartogrcos, correos electrnicos, imgenes, videos, audio, mensajes de datos de
redes sociales, formularios electrnicos, bases de datos, entre otros.
Respecto a estos formatos se presentan a continuacin una serie de
recomendaciones para su buen manejo.
6
PG.
Imagen, videos y
audio digital
Los archivos creados en estos tipos de formatos
se admiten como pruebas en el sistema judicial
colombiano.
Cumplir con las normas que es-
tablezca el Gobierno Nacional y la
entidad en sus normas internas,
para garantizar su preservacin y
valor como prueba aceptada.
Mensajes de
datos generados
mediante redes
sociales
En algunos casos este tipo de mensajes pueden
ser utilizados dentro de algn proceso llevado a
cabo por la administracin (Twitter, Facebook, entre
otros).
Emitir las polticas por las que se
establezcan los procedimientos
vlidos para la toma de los datos
necesarios y su transformacin a
formatos que no alteren la validez
de los documentos.
Formularios
electrnicos
Formatos que pueden ser diligenciados por los
ciudadanos para realizar trmites en lnea. Por
ejemplo: Formularios de contacto o Formularios
para peticiones, quejas y reclamos.
Tratarlos como herramientas que
los usuarios pueden utilizar, que
se integran a la informacin que
se maneja electrnicamente, sin
olvidar que su almacenamiento y
gestin debe ser llevada a cabo
por el programa que procesa la
entrada al Sistema de Gestin
de Documentos Electrnicos.
Emitir las polticas para establecer
los procedimientos vlidos para
la toma de los datos necesarios
y su transformacin a formatos
que no alteren la validez de los
documentos.
Tabla 2. Otras clases a tomar en cuenta.
Tipos Descripcin Recomendacin
Bases de datos
Coleccin datos anes, relacionados entre s
y estructurados de forma tal que permiten el
rpido acceso, manipulacin y extraccin de
ciertos subconjuntos de esos datos por parte de
programas creados para tal efecto o lenguajes de
bsqueda rpida .
Establecer cortes de informacin
para seleccionar de ellos la
que deba conservarse a largo
plazo o de forma permanente y
transferirlos al Sistema de Gestin
de Documentos Electrnicos de
Archivo - SGDEA. Los criterios
a seguir para el establecimiento
de los cortes variarn de acuerdo
al contenido de la base de datos
y de la informacin que deba
conservarse.
3
3 Glosario Interpares En lnea http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip3_mx_glosario_interpares_v1-2.pdf
[Consulta 27 de septiembre de 2012].
7
PG.
Pginas web
Una pgina web est compuesta principalmente
por informacin (texto y/o mdulos multimedia), as
como por hipervnculos. Adems, puede contener
o asociar datos sobre el estilo que debe tener y
cmo debe visualizarse y tambin aplicaciones
embebidas con las que se puede interactuar
para hacerlas dinmicas.
Deben denirse polticas para
establecer el tipo de contenido que
se publica, la periodicidad de su
actualizacin, y el responsable de
producir y aprobar la publicacin.
As mismo, se debe tener en cuenta
la conservacin de informacin,
datos y documentos de archivo
publicado, de forma que se cuente
con un historial de publicaciones
en el sitio web.
1.3. Caractersticas del documento electrnico
De acuerdo con la Norma NTC/ISO 15489-1 para que sirvan de apoyo a la gestin de las
entidades y puedan servir de prueba, los documentos electrnicos deben poseer ciertas
caractersticas:
Autenticidad. Que pueda demostrarse que el documento es lo que arma ser, que ha sido
creado o enviado por la persona que arma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado
o enviado en el momento que se arma.
Para garantizar la autenticidad de los documentos, las entidades deben implantar y documentar
polticas y procedimientos para el control de la creacin, recepcin, transmisin, mantenimiento
y disposicin de los documentos, de manera que se asegure que los creadores de los
mismos estn autorizados e identicados y que los documentos estn protegidos frente a
cualquier adicin, supresin, modicacin, utilizacin u ocultacin no autorizadas.
Integridad. Hace referencia al carcter completo e inalterado del documento electrnico.
Es necesario que un documento est protegido contra modicaciones no autorizadas.
Las polticas y los procedimientos de gestin de documentos deben decir qu posibles
anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el mismo despus de su creacin y en qu
circunstancias se pueden realizar. No obstante, cualquier modicacin que se realiza debe
dejar constancia para hacerle su seguimiento.
Fiabilidad. Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en l. Es una
representacin completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a l para
demostrarlo. Los documentos de archivo deben ser creados en el momento o poco despus
en que tiene lugar la operacin o actividad que reejan, por individuos que dispongan de un
conocimiento directo de los hechos o automticamente por los instrumentos que se usen
habitualmente para realizar las operaciones.
Disponibilidad. Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentacin
debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los documentos debe ser
8
PG.
sucientemente claro y contener la informacin necesaria para la comprensin de las
operaciones que los crearon y usaron. Debe ser posible identicar un documento en el
contexto amplio de las actividades y las funciones de la organizacin. Se deben mantener los
vnculos existentes entre los documentos que reejan una secuencia de actividades.
Figura 1. Caractersticas del documento electrnico
AUTENTICIDAD INTEGRIDAD FIABILIDAD DISPONIBILIDAD
Es lo que arma
ser; ha sido creado
o enviado por la
persona de la cual
se arma que lo ha
creado o enviado.
Ha sido creado
o enviado en el
momento en que
se arma.
El documento est
completo y no ha
sido alterado.
Se deben limitar
las adiciones
o anotaciones
posteriores a su
creacin.
Cualquier
anotacin, adicin
o supresin
autorizada debe
dejar evidencia.
Su contenido es
una representacin
completa y precisa
de las operaciones,
actividades o los
hechos de los que
da testimonio y
al que se puede
recurrir en el curso
de posteriores
operaciones o
actividades.
Puede ser localizado,
recuperado, presentado
e interpretado.
Su presentacin debe
mostrar la actividad
u operacin que lo
produjo.
Identicar en el
contexto amplio de
las actividades y
las funciones de la
organizacin.
Mantener vnculos
entre documentos que
reejan secuencias de
actividades.
Los documentos que poseen estas caractersticas tendrn el contenido, la estructura y el
contexto suciente para ofrecer una visin completa de las actividades y las operaciones a
las que se reeren, y tambin reejarn las decisiones, acciones y competencias, Si tales
documentos se mantienen de forma que sean accesibles, inteligibles y utilizables, podrn servir
de apoyo a la gestin y utilizarse a efectos de justicar alguna decisin a lo largo del tiempo .
4
1.4. Estructura lgica
El concepto de estructura est relacionado con la forma en que se registra el documento,
lo que incluye la utilizacin de signos, el diseo, el formato, el soporte, etc. En el caso de
los documentos electrnicos, se distingue entre una estructura fsica y una estructura lgica,
la estructura fsica de un documento electrnico es variable y depende del hardware y del
software, es decir del equipo que se utiliz y el programa en el que se cre; su estructura
lgica (es decir, la relacin entre las partes que lo componen) lo hace inteligible .
En la presente gua la estructura lgica del documento electrnico se presenta como un
bloque de datos formado por:
-

Datos o contenido.
-

Datos de identicacin para la autenticacin y validacin del documento.
-

Bloque de metadatos.
4 Consejo Internacional de Archivos. Comit de Archivos de Gestin en Entorno Electrnico.
Documentos electrnicos: Manual para Archiveros. Abril de 2005. P. 20.
5 Ibid.; p.21.
5
9
PG.
!"#$%& () Estructura lgica del documento electrnico.
*+,-. */
0-1,/12*-
!234+ 4/,+*+,-.
1.4.1. Contenido
Es la materia del documento electrnico, es decir el conjunto de datos e informacin del
documento. Dependiendo del formato en el que se cree ser la forma denitiva del documento.
1.4.2. Firma del documento electrnico
El artculo 7 de la Ley 527 de 1999 establece que cuando cualquier norma exija la presencia
de una rma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relacin con
un mensaje de datos, se entender satisfecho dicho requerimiento si a) Se ha utilizado un
mtodo que permita identicar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el
contenido cuenta con su aprobacin; b) Que el mtodo sea tanto conable como apropiado
para el propsito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.
En Colombia se han reglamentado dos mecanismos de rma: la rma electrnica y la rma
digital.
La rma electrnica corresponde a mtodos tales como cdigos, contraseas, datos
biomtricos o claves criptogrcas privadas, que permitan identicar a una persona en
relacin con un mensaje, siempre y cuando el mismo sea conable y apropiado respecto de
los nes para los que se utiliza la rma, teniendo en cuenta todas las circunstancias del caso,
as como cualquier acuerdo pertinente
6
.
6 COLOMBIA. MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y COMERCIO. Decreto 2364. (22, noviembre, 2012). Por medio del cual se
10
PG.
De conformidad con el principio de equivalencia funcional, en los casos que se
exija rma manuscrita en los documentos elaborados en fsico, es decir, en papel,
los documentos electrnicos deben satisfacer el mismo requisito.
La rma electrnica permite proporcionar al documento rmado:
1. Identicacin: avalar la identidad del rmante de manera nica, demostrando
que es l, y nadie ms, quien ha rmado el documento.
Existen dos tipos de nalidades de la autenticacin:
1.1. Identicacin del origen de los datos: el identicado tiene
relacin con los datos consignados, le pertenecen y lo vinculan con el
mensaje enviado.
1.2. Identicacin de entidades: permite comparar los datos
enviados con los datos almacenados en las bases y que han sido
enviados anteriormente.
2. Integridad: asegurar que el contenido de un mensaje de datos ha
permanecido completo e inalterado, independiente de los cambios que
hubiera podido sufrir el medio en el que est contenido como resultado del
proceso de su transmisin, archivo o presentacin.
3. No Repudio: es la garanta de que no puedan ser negados los mensajes
en una comunicacin electrnica.
Existen dos tipos:
3.1. No repudio en origen, de tal manera que el emisor no pueda
negar el mensaje que ha enviado as quiera negar tal comunicacin.

3.2. No repudio en destino, que garantiza al emisor que su comunicacin
ha sido recibida sin que el receptor pueda negar tal comunicacin.
El concepto general de rma electrnica incluye cualquier mtodo o smbolo basado
en medios electrnicos que tuviera por nalidad identicar a una persona, sin que
tenga que dar integridad al mensaje que acompaa.
Dentro de las rmas electrnicas encontramos la rma digital, que corresponde al
nivel ms alto de seguridad.
11
PG.
La firma digital es un valor numrico que se adhiere a un mensaje de datos y que utilizando
un procedimiento matemtico conocido, vinculado a la clave de quien origina el mensaje y
al texto que contiene, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con
la clave iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modicado despus de efectuada la
transformacin
7
.

Esta rma digital est basada en un certicado reconocido y generada mediante un dispositivo
seguro de creacin.
La rma digital tiene, respecto de los datos consignados en forma electrnica, el mismo valor
que la rma manuscrita en relacin con los consignados en papel.
1.4.2.1. Las partes que intevienen
Las partes que intervienen en la creacin y vericacin de una rma electrnica son:
Es la entidad encargada de elaborar, generar y gestionar el documento de poltica de rma,
por el cual debern regirse los procesos de generacin y validacin de la misma.
La poltica de rma electrnica y certicados est constituida por las directrices y normas
tcnicas aplicables a la utilizacin de certicados y rma electrnica cuando son requeridos.

Esta poltica de rma electrnica y de certicados sirve para la autenticacin y el reconocimiento
mutuo de rmas electrnicas donde sean utilizadas. Tambin establece que dicha poltica
podr ser utilizada como referencia por otras entidades para denir las polticas de certicados
y rmas a reconocer dentro de sus mbitos donde sean requeridas.

En trminos generales, una poltica de rma electrnica contiene una serie de normas relativas,
organizadas alrededor de los conceptos de generacin y validacin de rma, en una situacin
particular (contractual, jurdico, legal, etctera), deniendo las reglas y obligaciones de todos
los actores involucrados en el proceso.
El objetivo es determinar la validez de dicha rma, para una transaccin en particular,
7
12
PG.
especicando la informacin que debiera incluir el rmante en el proceso de generacin de
la misma y la informacin que debiera comprobar el vericador en el proceso de validacin.
Entidad de certicacin
8
(prestador de servicios de rma
electrnica)
Es la entidad que presta servicios en relacin con la rma digital, como la generacin y la
vericacin de la rma
9
. En la presente gua no se har la diferencia entre entidades de certifi-
cacin abierta o cerrada, dado que sus funciones generales resultan similares.
Firmante
Es la persona que rma en nombre propio o representacin de una persona natural o jurdica.
Debe disponer de un certicado electrnico reconocido y un dispositivo para la creacin de
la rma.
Vericador
Es la entidad (persona natural o jurdica) que valida o verica una rma electrnica segn las
condiciones establecidas en la poltica de la rma. Puede ser una entidad validadora o una
tercera parte que est interesada en la validez de una rma.
8 Es aquella persona jurdica que est facultada para emitir certi cados en relacin con las rmas digitales de las personas, ofrecer
o facilitar los servicios de registro y estampado cronolgico de la transmisin y recepcin de mensajes de datos, as como cumplir
otras funciones relativas a la seguridad de comunicaciones y al archivo y conservacin de las mismas en cumplimiento de estndares
internacionales. Decreto Numero 1747 de 2000. Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 527 de 1999.
9 Reguladas por la Ley 527 de 1999. PARTE III.
Entidad Certicadora
Prestador de servicios de rma electrnica
Firmante
Vericador
13
PG.
1.4.3. Metadatos del documento electrnico
Los metadatos son los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los
documentos del archivo y su gestin a lo largo del tiempo
10
.
10 ISO. (2001). Norma Internacional ISO 15489-1.
Clases de metadatos
-
goras:
Metadatos de informacin
la entidad o del documento, como puede ser el procedimiento al que pertenece o
el organismo asociado.
Metadatos de gestin con informacin sobre el documento que facilita la
gestin del mismo, tanto dentro del expediente administrativo como de forma in-
dependiente. Dentro de este grupo est la informacin de la radicacin, el tipo de
documento o los datos del interesado.
Metadatos de seguridad -
mento que tengan relacin con el control, seguridad y acceso del documento.
Entre estos metadatos estn los de control de acceso y podran encontrarse los
relativos a la futura ley de proteccin de datos.
Metadatos de trazabilidad que informan acerca de todas las acciones que
se han realizado sobre el documento. Tambin permiten la localizacin fsica del
documento.
entre los que se encuentran los metadatos que guardan la
-
Metadatos de estampado cronolgico que son los encargados de guardar
toda la informacin relacionada con el estampado cronolgico aplicado al docu-
estampado son algunos de los metadatos de esta categora.
14
PG.
1.5. Formato de documento electrnico
1.5.1. Consideraciones
Se entiende por formato la manera en que los datos estn contenidos en un documento
electrnico en el momento de su creacin y la forma en que han sido codicados
11
.
Es recomendable que los formatos de los documentoselectrnicosse ajusten a los formatos
establecidos en las normas internacionales.
La determinacin de formatos idneos para la conservacin a largo plazo de informacin,
pasa por evaluar el nivel de cumplimiento de los siguientes aspectos:
Cifrado: un formato de conservacin no debe contener datos cifrados,cuya interpretacin
y buena lectura dependa de algoritmos o claves externas al propio documento.
Compresin: los algoritmos de compresin deben ser pblicos, gratuitos y no estar
sujetos al pago por uso.
Contenido multimedia: no es recomendable el uso de audio y video, cuya reproduccin
implique el uso de programas externos o de dispositivos y equipos especcos.
Referencias a contenido externo: no debe haber referencias a contenido externo, ya
que la modicacin del contenido o de la propia referencia puede alterar el documento o
hacerlo poco entendible.
Cdigo ejecutable: no se debe admitir la ejecucin de cdigo JavaScript o de cualquier
otro tipo de chero o programa.
Fuentes: las fuentes de representacin de los caracteres o tipo de letra del documento
deben estar en el mismo, siendo fuentes abiertas que no requieran de ningn tipo de
licencia.
La eleccin del formato se realizar de acuerdo al tipo de informacin que se vaya a manejar,
primando la nalidad para la cual fue denido cada uno.
Se podrn utilizar otros formatos cuando existan particularidades que lo justiquen o sea
necesario para asegurar el valor como prueba a presentar del documento electrnico y su
conabiliadad como evidencia electrnica de las actividades y procedimientos, en caso de
tener que convetirlo a otro formato.
Para la eleccin del formato a utilizar debe tenerse en cuenta que cada uno de ellos podr ser
11 LATORRE TAFANELL, Roser, El glossari comparat darxivistica. En lnea http://www.santboi.cat/Publi077.nsf/
BE5C52B9D8E5462BC125754500420D40/$FILE/Glossari_comparat_2011.pdf. [Consulta 18 de agosto de 2012]
15
PG.
usado de acuerdo al tipo de informacin que se vaya a consignar, debiendo primar la nalidad
para la cual cada uno de ellos fueron denidos.
1.5.2. Formatos admitidos
En esta categora se recogen diferentes formatos dependiendo del tipo de chero objeto de
intercambio, contemplando los siguientes aspectos:
Imagen y/o texto.
Cartografa vectorial y sistemas de informacin geogrca.
Compresin de cheros.
Contenedores multimedia.
Sonido.
Video.
Escenarios de uso
Los principales escenarios de uso de los documentos electrnicos en el Gobierno de
Colombia pueden ser los siguientes:
Documentos electrnicos presentados por ciudadanos a las entidades.
Documentos electrnicos generados y utilizados por las entidades.
Documentos electrnicos enviados por las entidades, considerados como nales, a los
ciudadanos.
Documentos electrnicos almacenados en un Sistema de Gestin de Documentos
Electrnicos de Archivo - SGDEA.
Adems, pueden considerarse otros escenarios como:
Documentos electrnicos generados a partir de un soporte fsico para su almacenamiento
y/o envo a los ciudadanos.
Documentos electrnicos puestos a disposicin de la ciudadana a travs del portal
institucional de las entidades.
16
PG.
Tabla 3. Formato de documentos.
Escenario Formatos
Documentos
presentados por la
ciudadana
Texto
TXT
RTF
ODF
PDF
PDF/A
XML
HTML 4.01 /
XHTML 1.0
CSV
OOXML
MS Ofce
Imagen
JPG/JPEG
PDF
PDF/A
PNG
TIFF
Audio
AAC MP3 Ogg/Oga
Video y contenedor
MPEG-4
H.264 AVC
Ogg/Ogv
WMV
AVI
OGM
MKV
MP4
ASF
FLV
QuickTime
RealMedia
Documentos
generados por las
entidades
Texto
TXT
RTF
ODF
PDF
PDF/A
XML
HTML 4.01 /
XHTML 1.0
CSV
OOXML
MS Ofce
Imagen
JPG/JPEG
PDF
PDF/A
PNG
TIFF
Audio
AAC MP3 Ogg/Oga
Video y contenedor
MPEG-4
H.264 AVC
Ogg/Ogv
AVI
OGM
MKV
MP4
FLV
Documentos enviados
a la ciudadana
PDF/A
Documentos
almacenados en el
SGDEA
Los documentos debern guardarse en el formato en que se
reciben y generan.
Se recomienda utilizar PDF/A como formato de conservacin a
largo plazo.
Es importante que todas las entidades cuenten con polticas claras para el ciudadano y los
usuarios internos en donde se denan qu tipos de documentos electrnicos reciben, cmo
los recibe y en qu momento se convierten a formatos que permitan preservarlos a largo
plazo, etctera.
17
PG.
ACRNIMOS
ETSI: European Telecommunications Standards Institute.
ESI: Electronic Signatures and Infrastructures.
CAdES: CMS Advanced Electronic Signatures.
ICA: Consejo Internacional de Archivos.
IECISA: Informtica El Corte Ingls S.A.
METS: Metadata Encoding and Transmission Standard.
MOREQ: Model Requirements for the Management of Electronic Records.
PAdES: PDF Advanced Electronic Signatures.
RAVEC: Red de Alta Velocidad del Estado Colombiano. Es la red de alta velocidad
que provee a las entidades del Estado de canales con adecuados niveles de calidad
de servicio, disponibilidad y seguridad, para que sus sistemas de informacin puedan
interactuar de manera adecuada. Permite la conectividad por demanda entre las entidades
del Estado.
SGDEA: Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo.
TSA: Autoridad de Sellado de Tiempo.
URI: Uniforma Rezurce Identier o URI (en espaol identicador uniforme de recurso)
es una cadena de caracteres corta que identica inequvocamente un recurso (servicio,
pgina, documento, direccin de correo electrnico, enciclopedia, etctera). Normalmente
estos recursos son accesibles en una red o sistema. Los URI pueden ser localizadores
uniformes de recursos, Uniform Resource Name, o ambos.
XAdES: XML Advanced Electronic Signatures.
XML: eXtensible Markup Language.
XSD: XML Schema Denition.
18
PG.
BIBLIOGRAFA
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ISDIAH (International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings). http://
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INTERNATIONAL STANDARS ORGANIZATION. Producer-Archive Interface Methodology
Abstract Standard (PAIMAS) ISO 20652. 2006.
INTERNATIONAL STANDARS ORGANIZATION. Principles and functional requirements for
records in electronic ofce environments. ISO 16175.
Part 1: Overview and statement of principles.
Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management
systems.
Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems.
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