UNIVERSIDAD TCNICA DE MACHALA

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA


EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DE
INVENTARIOS


AUDITORA FINANCIERA II









CATEDRTICO: ING. HUGO TAMAYO
MACHALA - ECUADOR



AUTOR:


CRDOVA ROGEL KLINTON JAMES
2014
AUDITORA FINANCIERA II / FCE

Evaluacin del Control Interno Inventarios
1

NDICE DE CONTENIDOS
INTRODUCCIN ........................................................................................................................ 2
CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS ................................................................................. 3
MANUAL DE AUDITORIA. ................................................................................................................ 4
Ventajas ........................................................................................................................................... 4
Mtodo de Control de los Inventarios ............................................................................................ 4
Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: ................................... 5
METODOS PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO ..................................................................... 7
CUESTIONARIO ................................................................................................................................ 8
FLUJOGRAMAS .............................................................................................................................. 10
NARRATIVA .................................................................................................................................... 14
BIBLIOGRAFIA ......................................................................................................................... 16














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INTRODUCCIN
El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de
una empresa. Esto asegura que tan confiables son sus estados contables, frente
a los fraudes y la eficiencia y eficacia operativa.
El control interno implica la difusin de la responsabilidad a todos los individuos
de una organizacin para la prevencin de riesgos y evitar el azar en la actuacin
administrativa, esto requiere de un alta y clara comunicacin entre los miembros y
el aseguramiento de una adecuada coordinacin y lo ms importante la
responsabilidad y compromiso de todos.
Seguido de la evaluacin de control se procede a la evaluacin de los riesgos
inherentes, de control, y deteccin (riesgos de auditora), para cumplir con el
objetivo de auditora que es eliminar los errores importantes ya sean operativos,
financieros o administrativos.
Y de esta manera obtener ideas claras de las debilidades y amenazas que existen
para dar a conocer a la administracin los resultados para que se tomen las
medidas necesarias.
Por otro lado tenemos un activo muy importante dentro de la empresa al que
llamamos, segn NIIF Inventarios, esta cuenta posee la razn de la actividad en
una compaa, siendo la principal fuente de ingreso dentro de las empresas
comerciales e industriales.
El control de inventarios debe llevarse rigurosamente, cumpliendo con las polticas
de la empresa y siguiendo el hilo del sistema de control que se implementase
dentro de la sociedad, si no existiere un sistema de control o el mismo se
quebrantase existirn problemas que pueden llevar a la liquidacin de la empresa,
por ello presentamos a continuacin los procesos que un Auditor realiza para
obtener informacin de cmo se encuentra la situacin del sistema de control de
inventarios y si este se aplica debidamente.




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CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS
La importancia de tener un sistema de control interno en las organizaciones se ha venido
incrementando con el paso del tiempo, ya que es una herramienta de gran utilidad que
comprende el plan de organizacin en todos los mtodos y procedimientos que en forma
coordinada se adoptan en un negocio, para proteger y resguardar los activos, verificar la
exactitud y confiabilidad de los datos contables, as como tambin llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesin a las exigencias
ordenadas por la administracin.
Uno de los activos ms importantes para las empresas que requiere de un adecuado
sistema de control interno es el rubro de inventarios, el cual representa los bienes
destinados para la venta o produccin para su posterior venta, en el ciclo normal de
operaciones. (MORRUGARES, 2012).
El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato
circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas tienen gran
cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los
inventarios incluyen:
Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual sistema
se utilice
Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao o descomposicin.
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros
contables
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo unitario.
Comprar el inventario en cantidades econmicas.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo cual
conduce a prdidas en ventas.
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de
tener dinero restringido en artculos innecesarios. (Maangs, 2009)
El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de
verificacin automtica que se producen por la coincidencia de los datos reportados por
diversos departamentos o centros operativos.



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MANUAL DE AUDITORIA.

(http://wwwisis.ufg.edu.sv/, 2012)
El rengln de inventarios es generalmente el de mayor significacin dentro del activo
corriente, no solo en su cuanta, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la
empresa; de ah la importancia que tiene la implantacin de un adecuado sistema de
control interno para este rengln, el cual tiene las siguientes ventajas:
Ventajas
Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas
de inventarios
Reduce el riesgo de fraudes, robos o daos fsicos
Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancas
Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios
Reduce el costo de la toma del inventario fsico anual.
Mtodo de Control de los Inventarios
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista:
Control Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en
trminos cuantitativos como cualitativos, de donde es lgico pensar que el control
empieza a ejercerse con antelacin a las operaciones mimas, debido a que si compra si
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ningn criterio, nunca se podr controlar el nivel de los inventarios. A este control pre-
operativo es que se conoce como Control Preventivo.
El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando
acumulacin excesiva.
La auditora, el anlisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del
control preventivo y seala puntos dbiles que merecen una accin correctiva. No hay que
olvidar que los registros y la tcnica del control contable se utilizan como herramientas
valiosas en el control preventivo.
Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual
sistema se utilice.
Hacer conteos peridicos o permanentes para verificar las prdidas de material.
Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas
computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artculos. El
sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener
actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.
Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancas al almacn,
informes de recepcin para las mercancas compradas e informes de produccin
para las fabricadas por la empresa. Las mercancas saldrn del almacn
nicamente si estn respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales
han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrn el destino
deseado.
Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros
fsicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de
almacn debidamente autorizado.
Trate de responsabilizar al Jefe de Almacn de informar sobre la existencia de
mercancas deterioradas. Tambin deber responsabilizarle de no mezclar los
inventarios de propiedad de la compaa con las mercancas recibidas en
consignacin o en depsito.

Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao
descomposicin.
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de alto costo
unitario.
Comprar el inventario en cantidades econmicas.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo
cual conduce a prdidas en ventas.
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.
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Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y
concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los
resultados de los inventarios, en lo que a prdidas se refiere y sobre todo, hacerle
sentirse parte importante de la organizacin.
Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables.
Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que se
eviten los robos.
Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas.
Proteger los inventarios con una pliza de seguro.
Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no est integrado
computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en
valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacn y los
registrados por contabilidad.
Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de
responsabilidad material, que garanticen su control y recuperacin antes faltante o
deterioros por negligencia.
El almacn debe contar con la relacin de cargos y nombres de las personas
autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios
autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.
Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado
por la persona que entrega y por la que recibe.
Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacn, ni estos,
tener acceso a los mismos.
Cantidad Mnima: Es importante determinar la cantidad mnima de existencia de u
artculo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.
Cantidad Mxima: La cantidad mxima, ser la que, sin interferir en el espacio del
almacn, sin perjudicar con su inversin la composicin del capital de trabajo,
pueda soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir
ciertas circunstancias para que, en un poca determinada, se aumente la cantidad
mxima.
Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan
los inventarios, al observar que algn artculo est llegando al lmite mnimo de
existencias, cubrir una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacn.
Este le devolver una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo
y comprobara la cantidad fsica de existencia real, la cual anotara en la solicitud de
compras. De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran con la
existencia real.
Entrada de mercancas: El Jefe de almacn deber saber la fecha aproximada en
que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su
almacenamiento. Al llegar las mercancas las pasara, contar o medir, segn los
casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepcin de
mercancas. Este departamento comprobara si los datos suministrados en el
informe estn de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay
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conformidad entre ambos dar su aprobacin a la factura y la pasara al
departamento de contabilidad el cual aadir al importe de la factura, todos los
gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por artculo.
Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de
ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de
inmediato o bien quedan a disposicin del cliente el cual indicara la fecha en que
debemos envirselas. En estos casos, aunque la mercanca no haya salido del
almacn, se dar de baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarn en
existencias pero no disponibles. El Departamento de ventas pasara informacin al
encargado del registro de control de inventarios para que la operacin sea anotada
en la columna de cantidades reservadas y se modifique el saldo disponible. Al
enviar las mercancas al cliente se registraran en la columna de salidas, pero
aunque salen mercancas, no se modificara el saldo disponible, pues este ya fue
regularizado al registrarse las cantidades reservadas.
Salida de mercancas del almacn: El control de salida de inventarios del almacn
debe ser sumamente estricto. Las mercancas podrn salir del almacn
nicamente si estn respaldadas por las correspondientes notas de despacho o
requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar
que tendrn el destino deseado. (Canelo, 2013).

METODOS PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO
1. CUESTIONARIO
2. FLUJOGRAMAS
3. NARRATIVAS










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CUESTIONARIO

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JEFE DE DEPARTAMENTO AUDITORIA EXTERNA
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FLUJOGRAMAS
Los flujo gramas consisten en revelar y describir objetivamente la estructura orgnica de
las reas relacionadas al proceso de control interno, as como los procedimientos a
travs de sus distintos departamentos y actividades. Este mtodo de flujo grama es el
ms tcnico y presenta mayores ventajas de aplicacin desde luego manteniendo una
secuencia lgica y ordenada, para observar un circuito de conjuntos de controles.
Las Simbologas utilizada generalmente en el flujo gramas es:

Inicio del proceso

Archivo

Proceso de control

Desplazar
documentos

Toma de decisin

Actualizar
informacin

Documentos

Se toma informacin


Documentos pre
numerados

Distribucin de
documentos

Tarjeta perforada

Conector



Fin

(ZAMBRAO, 2007)
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(VIVIENDA, 2009)
JEFE DE DEPARTAMENTO AUDITORIA EXTERNA
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NARRATIVA

De acuerdo a la informacin proporcionada se pudo conocer que este departamento
cuenta con cinco personas (Jefe de Almacn y cuatro Auxiliares), encargadas de recibir,
revisar, ordenar y entregar la mercadera en custodia.
El Departamento de Almacn presta servicio a los dems departamentos que conforman
la empresa, pero principalmente al Departamento de Compras y Ventas, porque aqu se
guardan y controlan las existencias hasta el momento de entregar los pedidos.
Esta empresa tiene como poltica establecida la utilizacin del mtodo de promedio
ponderado para la valuacin de sus inventarios.
Las existencias de Almacn estn conformadas aproximadamente por 155 estilos de
calzado y son almacenadas en cajas pequeas cerradas que contienen un par de
zapatos cada una.
Cada almacenista tiene asignada su responsabilidad en el manejo de ciertas clases de
mercadera, pero al recinto del Almacn tienen acceso adems de los encargados, los
vendedores, quienes constantemente se encuentran revisando qu mercadera hay en
existencia para ofrecerla a los diferentes clientes, y de cul se necesita comprar ms
para cubrir los pedidos, segn indicaciones del jefe de almacn, los vendedores tienen
acceso, porque no tienen un horario de trabajo establecido y algunas veces les solicitan
pedidos cuando el personal del Almacn ya ha cumplido con su horario normal de trabajo
y por lo tanto son los vendedores los que preparan y despachan estas mercaderas
solicitadas.
Se pudo observar que adems dos de los Auxiliares de Almacn desempean el puesto
de
Auxiliares en el Departamento de Contabilidad cuando se pregunt al Jefe de Almacn
sobre esta situacin, respondi que estas dos personas nicamente colaboraban en el
Departamento de
Contabilidad porque en la empresa no hay suficiente personal.
Procedimiento de Ingreso de Mercaderas al Almacn.
El Jefe de Almacn recibe la factura de la mercadera a ingresar en bodega, los Auxiliares
de Almacn proceden a iniciar el desempaque de la misma, verificando conforme a la
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factura, que los datos contenidos en ella coincidan con la mercadera que se ingresa, as
como en qu condiciones se recibe.
Al finalizar el conteo y revisin de la mercadera, uno de los auxiliares toma la factura y
anota en un cuaderno de Entradas y Salidas de Almacn, la cantidad de existencias
que se han recibido, sin que el registro sea firmado por la persona que lo realiza,
posteriormente devuelve la factura al Jefe de Almacn quien la traslada al Departamento
de Contabilidad para que se inicie el trmite de pago.
Si resulta alguna mercadera defectuosa o equivocada, se anota en la factura y se manda
al proveedor para su reposicin, avisando inmediatamente al Departamento de
Contabilidad, de forma oral.
Procedimiento de Salida de Mercaderas del Almacn.
El personal a cargo del Departamento de Ventas, conforme a los pedidos solicitados por
los clientes, le entrega una copia de la factura a este departamento para que sea
preparada la mercadera.
En el momento de recibir la copia de la factura, uno de los auxiliares procede a preparar la
mercadera solicitada para luego ser revisada por el Jefe de Almacn, quien coteja que
las mercaderas despachadas cumplan con la cantidad y caractersticas solicitadas. Si el
pedido no est completo se traslada nuevamente al Auxiliar para su correccin y si est
completo el pedido es entregado al portador de la factura, quien debe firmar que recibi
el producto, en la copia de la factura que quedar en custodia del Departamento de
Almacn, en la misma el Jefe de dicho departamento estampa un sello con la frase
Producto Entregado, por ltimo el personal de
Almacn anota las mercaderas despachadas en el cuaderno de Entradas y Salidas de
Almacn sin que cuente con una firma y nombre de la persona que efecto dicho
registro.

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(RAMOS, 2011)

JEFE DEPARTAMENTO AUDITORA EXTERNA

BIBLIOGRAFIA
Canelo, E. T. (2013). http://www.auditool.org/. Recuperado el Jueves de Julio de 2014, de
http://www.auditool.org/travel-mainmenu-32/hotels-mainmenu-56/939-control-interno-de-los-
inventarios
http://wwwisis.ufg.edu.sv/. (2012). DISEO DE UN MANUELA DE AUDITORIA PARA EVALUAR EL CONTROL
INTERNO. MUNICIPIO DE COLON (EL SALVADOR).
Maangs. (17 de Julio de 2009). http://es.slideshare.net/. Recuperado el 03 de Julio de 2014, de
http://es.slideshare.net/maangs/control-interno-de-inventarios
MORRUGARES, N. R. (2012). CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS. Veracruz.
RAMOS, H. E. (2011). SISTEMATIZACIN PARA EL MANEJO DEL REA DE INVENTARIOS EN UNA EMPRESA .
GUATEMALA.
VIVIENDA, M. D. (2009). Flujograma de proceso de inventarios.
ZAMBRAO, Z. T. (2007). EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO . Manta, Ecuador.