MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA

Captulo 4
DIAGRAMA DE FLUJO:
REPRESENTACIN GRFICA DEL PROCESO
Un diagrama de flujo, tambin diagramacin lgica o de flujo, es una herramienta de
gran valor para entender el funcionamiento interno y las relaciones entre los procesos de
la empresa, para describir grficamente un proceso existente o uno nuevo propuesto
mediante la utilizacin de smbolos, lneas y palabras simples Los objetivos de este
capitulo son
!" #omprender algunas tcnicas disponibles sobre el diagrama de flujo"
$" %plicar estas tcnicas para comprender los procesos de la empresa"
QUE SON LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
&epresentan grficamente las actividades 'ue conforman un proceso, muestran cmo se
adaptan en forma conjunta los diferentes elementos" ej
(sta breve visin de las principales actividades 'ue forman parte del proceso les
permite, comparar rpidamente las similitudes y diferencias entre el proceso de
contratacin 'ue se realiza entre una empresa y otra"
)tra ventaja consiste en 'ue la construccin de los diagramas de flujo nos sirve para
disciplinar nuestro modo de pensar" La comparacin del diagrama de flujo con las
actividades del proceso real har resaltar a'uellas reas en las cuales las normas o
polticas no son claras o se estn violando" Los diagramas de flujo son un elemento muy
importante en el mejoramiento de los procesos de la empresa *+,(- cuales los
procedimientos confusos interrumpen la calidad y la productividad"
!ISIN GENERAL DEL DIAGRAMA DE FLUJO
(laborar un diagrama de flujo para la totalidad del proceso hasta llegar al nivel de
tareas, es la base para analizar y mejorar el proceso" #ada situacin y.o proceso
presentar problemas /nicos de diagramacin" (l e'uipo deber enfrentarlos a medida
'ue se vayan presentando" ,ara obtener efectividad en el (+,, usted debe comprender
al menos cuatro de las tcnicas, a saber
!" 0iagramas de blo'ue, 'ue proporcionan una visin rpida de un proceso"
$" 0iagramas de flujo del 1nstituto 2acional (stadounidense de (standarizacin
*%merican 2ational 3tandards 1nstitute 4 %nsi-, 'ue analizan las interrelaciones
detalladas de un proceso"
5" 0iagramas de flujo funcional, 'ue muestran el flujo del proceso entre
organizaciones o reas"
6" 0iagramas geogrficos de flujo, los cuales muestran el flujo del proceso entre
locaciones"
DIAGRAMAS DE "LOQUE
(s el tipo ms sencillo y frecuente de los diagramas de flujo" " La figura 6"! es un
diagrama de flujo de blo'ue 'ue proporciona una visin general del proceso de
contratacin" Utilice los diagramas de blo'ue para simplificar los procesos prolongados
y complejos o para documentar tareas individuales" #olo'ue una frase corta dentro de
cada rectngulo para describir la actividad 'ue se realiza" Las frases estandarizadas
aceleran la comprensin para el lector"
Los diagramas de blo'ue pueden fluir horizontal o verticalmente *6"!vertical y 6"5
horizontal-" 2ormalmente, stos se elaboran en primer lugar para documentar la
magnitud del proceso7 luego, se utiliza otro tipo de diagrama de flujo para analizar el
proceso en forma pormenorizada"
2o se detallan muchas actividades e inputs, en forma intencional, en un diagrama de
blo'ue7 por tanto, puede tenerse una grafica muy simple de todo el proceso"
(n el diagrama de blo'ues es fcil observar como pueden desagregarse los blo'ues para
tener una grafica detallada de la forma como se realiza la actividad" Las actividades
detalladas se expondrn mas adelante en el proceso del diagrama de blo'ue"
Smbolo de notacin, 'ue se utiliza para suministrar informacin adicional sobre la
actividad"
(l propsito de los diagramas de flujo es tener una grafica 'ue su e'uipo pueda
comprender y utilizar con facilidad"
(s una buena prctica iniciar el diagrama de flujo de su proceso de la empresa
elaborando un diagrama de blo'ue del proceso" (ste puede utilizarse para ayudar a
definir cul de los diagramas de flujo ofrece la mejor comprensin detallada de las
tareas 'ue forman parte del proceso"
6"5 0iagrama de flujo de blo'ue para preparar una barbacoa"
ACTI!IDADES DE DIAGRAMACION DE "LOQUE E INFORMACIN
8ambin es probable 'ue un proceso tenga su sistema de comunicacin, con su propio
flujo separado y diferente, superpuesto al flujo de actividades"
(l organigrama de la empresa es un tipo de diagrama de blo'ue" (n este caso, la
estructura de informacin tiene la forma de grfica" Un buen sistema de comunicacin
fluye en forma ascendente, descendente y lateral"
S#M"OLOS ESTANDARES PARA EL DIAGRAMA DE FLUJO
Los diagramas de flujos ms efectivos solo utilizan smbolos estndares, ampliamente
conocidos"
Operacin: Rectngulo" Utilice
este smbolo cada vez 'ue ocurra
un cambio en un tem" 3e usa para
detonar cual'uier clase de
actividad" 0ebe incluir en el
rectngulo una breve descripcin
de la actividad"
Movimiento / transporte: Para
indicar el movimiento del output
entre locaciones"
nspeccin: !rculo grande utilice
un crculo grande para indicar 'ue
el flujo del proceso se ha detenido,
de manera 'ue pueda evaluarse la
calidad del output" ,uede
representar el punto en el cual se
re'uiere una firma de aprobacin
"ocumentacin: smbolo para
indicar 'ue el output de una
actividad incluy informacin
registrada en papel"
#spera$ Rectngulo obtuso: cuando
un tem o persona debe esperar o
cuando un tem se coloca en un
almacenamiento provisional antes
de 'ue se realice la siguiente
actividad"
"

%lmacenamiento: &ringulo
#uando exista una condicin de
almacenamiento controlado y se
re'uiera una orden o solicitud
para 'ue el tem pase a la
siguiente actividad programada"
se usa con mayor frecuencia
para mostrar 'ue el output se
encuentra almacenado,
esperando al cliente" Lo ideal es
eliminar este"
'otacin: Rectngulo abierto
Utilice un rectngulo abierto
conectado al diagrama de flujo
por medio de una lnea punteada
para registrar informacin
adicional sobre el smbolo al
cual esta conectado"
"ireccin del flujo: (lec)a$
Utilice una flecha para detonar
la direccin y el orden 'ue
corresponden a los pasos del
proceso" ,ara indicar el
movimiento de un smbolo a
otro"
&ransmisin: (lec)a *uebrada"
,ara identificar a'uellos casos
donde ocurre la transmisin
inmediata de la informacin" ej
9ax"
!onector: !irculo pe*ue+o" con
una letra dentro del mismo al
final de cada diagrama de flujo
para indicar 'ue el output de
esta parte del diagrama de flujo
servir como el input para otro
diagrama de flujo"
DIAGRAMA DE FLUJO ESTNDAR DE LA ANSI
,roporciona una comprensin detallada de un proceso 'ue excede, en gran parte, el del
diagrama de blo'ue" (n efecto, el diagrama de blo'ue constituye frecuentemente el
punto de partida7 el diagrama de flujo estndar se utiliza para ampliar las actividades
dentro de cada blo'ue al nivel de detalle deseado" ,ara la mayor parte de las actividades
de +,(, este tipo de detalle se lleva a cabo /nicamente con carcter de excepcin
durante la etapa de mejoramiento"
(l diagrama de flujo estndar de la figura 6": contiene diamantes como smbolos de
decisin 'ue representan puntos en los cuales es posible seguir diferentes caminos"
Lmites !irculo alargado"
Utilice un crculo alargado para
indicar el inicio y el fin del
proceso
DIAGRAMA DE FLUJO SIMPLE PARA EL PROCESO DE LA EMPRESA
"8omemos al gerente de una gran tienda minorista en una ciudad grande" Los
procedimientos 'ue debe seguir pueden ser bastante complejos" 0ebe tener un personal
numeroso, delegar autoridad, supervisar varios departamentos, etc" #ada supervisor
tiene 'ue completar y revisar informes de ventas versus cambios en el inventario" (l
gerente debe dar a cada supervisor instrucciones para ayudar a aliviar la carga de trabajo
y promover la uniformidad entre los diferentes departamentos, lo 'ue, a su vez, sirve de
ayuda para el departamento de contabilidad"