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EDUCACENSO 2014

1º PASSO EXPORTAÇÃO PARA A MIGRAÇÃO

O objetivo básico desta etapa é a obtenção do Código de Identificação Única (ID) de alunos e

docentes junto ao INEP, ou seja, para evitar a duplicidade de dados no banco do INEP é atribuído por eles

um código de identificação para os Alunos e Docentes que já foram cadastrados nas coletas de dados de anos anteriores. Este código (ID) INEP é disponibilizado por eles para exportação em um arquivo, que será utilizado na importação dos identificadores para o sistema Gennera antes da geração do arquivo para validação e transmissão dos dados ao INEP. A exportação poderá ser efetuada pelo sistema ‘Educacenso’ ou por solicitação formal ao INEP. Para saber maiores detalhes sobre os procedimentos de exportação, favor consultar o documento “Instrução para exportação”, disponível no site do Educacenso - http://sitio.educacenso.inep.gov.br. Como somente os ‘Gestores’ das Instituições possuem os dados de login para o acesso a exportação

e como esta opção já está disponível, pedimos que façam a solicitação de exportação imediatamente, pois o INEP entrega por ordem de solicitação. Após receber os arquivos, nos enviem até o dia 06/06/2014 o arquivo baixado, para que possamos importar os identificadores (Id) para o sistema Gennera. Após este período, os mesmos não serão mais tratados.

2º PASSO ATUALIZAÇÃO DOS DADOS NO SISTEMA

Os dados de exportação solicitados pelo usuário serão utilizados para atualizar os dados de Código de Identificação Única Inep de alunos e docentes (ID) no sistema Gennera. Para os alunos que restarem sem o Código de Identificação Única Inep, provavelmente alunos novos e vindos de outras redes de ensino,

o usuário deverá solicitar a identificação deles ao Inep, conforme descrito no próximo passo.

3º PASSO PREPARAÇÃO E ENVIO DE ARQUIVO PARA LOCALIZAÇÃO DE ALUNOS SEM ID NO INEP

É importante que todos os alunos que já possuam Identificação Única - Inep na base sejam

encaminhados com esse código. Com isso, a performance da migração é otimizada e reduz-se a possibilidade de criação de cadastros duplos na base de dados do Educacenso. Assim, após a atualização do sistema, mencionada no 2º passo, se persistir alunos sem o Código de Identificação Única Inep, o usuário deverá preparar e encaminhar um arquivo com todas as informações necessárias para a identificação de pessoas na base de dados do Inep. Se existirem registros na base de dados do Educacenso com dados iguais ou semelhantes, será possível identificá-los e retornar ao usuário o Código de Identificação Única Inep de alunos localizados.

IMPORTANTE: Este passo somente será efetuado para as Instituições que solicitarem o arquivo contendo relação de alunos sem os identificadores INEP cadastrados.

4º PASSO IDENTIFICAÇÃO DE ALUNOS E DOCENTES NO INEP

O Inep possui um programa de identificação de alunos na base de dados do Educacenso. Com o

arquivo gerado e encaminhado, será possível localizar pelo menos uma parte dos alunos sem IDs. Como resultado, o INEP disponibilizará arquivos com categorias e situações diferentes, a saber:

· Alunos identificados: O Inep encaminha o arquivo RESULTADO_CERTO contendo os alunos identificados.

Os códigos dos alunos constantes neste arquivo poderão ser cadastrados diretamente no ASP.

· Prováveis alunos identificados: O Inep encaminha o arquivo RESULTADO_MAIS_PROVÁVEIS. Esse arquivo é

encaminhado para que o usuário faça uma análise e identifique, dentre os listados, se algum deles está vinculado à escola e corresponde ao mesmo aluno enviado, pois há diferenças entre o cadastro que não permitiu identificá-los que se tratam da mesma pessoa com segurança.

· Alunos não identificados: O Inep encaminha o arquivo RESULTADO_SEMID contendo os alunos que não

foram identificados pelo procedimento, nem como prováveis. Os alunos que não forem identificados no

Inep, após pesquisa manual no sistema on-line, deverão ser enviados no arquivo sem o Código de Identificação Única Inep.

5º PASSO GERAÇÃO DOS DADOS PARA VALIDAÇÃO AMBIENTE DE TREINAMENTO

Após a atualização dos identificadores dos alunos e professores, poderão ser gerados os arquivos de migração dos dados para o Educacenso 2014. A data de referência do Censo Escolar para este ano, é a última quarta-feira do mês de maio, dia 28/05/2014. Inicialmente, os arquivos deverão ser postados no ambiente de treinamento disponibilizado pelo INEP. Neste momento, o sistema do INEP apontará as inconsistências existentes no arquivo e permitirá que a Instituição faça todos os ajustes necessários antes de transmiti-los no ambiente definitivo do INEP, ou seja, durante o processo de validação/teste, os dados importados no ambiente de treinamento poderão ser desconsiderados e uma nova importação poderá ser feita sempre que for necessário. O endereço de acesso ao ambiente de treinamento é: http://treinamento.educacenso.inep.gov.br/.

6º PASSO IMPORTAÇÃO DOS DADOS EM PRODUÇÃO

Após validar os dados do arquivo no ambiente de treinamento do INEP, os dados poderão ser validados e transmitidos no ambiente de produção. Neste ambiente, em hipótese alguma, os dados importados poderão ser desconsiderados ou removidos para realização de nova importação. Por este motivo, a transmissão definitiva dos dados deve ser efetuada somente quando tiver passado em completo pelo ambiente de testes/validação e se tiver certeza de que poderão ser importados normalmente no ambiente de produção. Após a transmissão dos dados, é necessário acompanhar o processamento do arquivo até que o mesmo seja importado em completo.

7º PASSO ACOMPANHAMENTO DA MIGRAÇÃO

Realizada a importação dos dados, o usuário deverá acessar o sistema Educacenso para verificar os dados migrados. As informações prestadas poderão ser verificadas no módulo de Relatórios e Relatórios Gerenciais, disponíveis no sistema Educacenso. Se a escola for Importada, a escola passará para a condição fechada (censo encerrado) no ambiente on-line e o usuário deverá acessar o sistema e emitir o Recibo de Fechamento do Censo. Se a escola for importada com erros, o usuário deverá acessar o sistema, corrigir os erros de validação cruzada e, após a correção, solicitar o Fechamento do Censo e emitir Recibo de Fechamento do Censo.

Se a escola for importada parcialmente, o usuário deverá verificar no relatório da migração os dados não importados e a adequação deles deverá ser feita através do sistema on-line. Se houver alunos não importados por motivo de duplo vínculo, a escola deverá buscar a adequação dessa situação junto à escola

que informou o primeiro vínculo e caso realmente seja aluno da escola migrada, deverá informá-lo pelo sistema on-line após a outra escola proceder a desvinculação. Após esse processo, deverá solicitar o fechamento da escola. De outra forma, se o aluno não estiver mais vinculado à escola migrada, basta entrar no sistema e solicitar o fechamento dessa escola. Se alguma correção for feita após a verificação dos dados, uma nova solicitação de Fechamento e Emissão de Recibo deverá ser realizada. Lembrando que para a correção de dados de escolas fechadas, o usuário deverá solicitar antes a abertura da escola.

(Fonte:http://download.inep.gov.br/educacao_basica/educacenso/migracao/2013/etapas_instrucoes_gerais_migracao_educacenso_2013.pdf)

DICAS

Grande parte dos dados cadastrais dos alunos pode ser atualizada diretamente via ‘Portal Aluno’ pelo próprio aluno. Para tanto, liberar em “Cadastro\ Segurança\ Acesso módulo agregado” o acesso dos alunos às opções:

Meus Dados - Dados Cadastrais

Meus Dados - Dados Comerciais

Meus Dados - Endereço

Meus Dados - Identificação

Meus Dados - Dados Censo

Alguns dados dos professores também estão disponíveis para atualização pelo próprio professor via ‘Portal’. Para tanto, liberar em “Cadastro\ Segurança\ Acesso módulo agregado” o acesso dos professores à opção:

Meus Dados

DEMAIS INFORMAÇÕES

Menu para geração do arquivo no ASP: Gerencial\ Administrativo\ Censo Escolar\ CadMec

Endereço do ambiente de Treinamento:

Perguntas Frequentes:

(Fonte: http://portal.inep.gov.br/web/educacenso/perguntas-frequentes)

1. Qual é a data de referência do Censo Escolar?

De acordo com a Portaria nº 264 de 26 de março de 2007, a data de referência do Censo Escolar é a última quarta-feira do mês de maio. Neste ano, dia 29/05/2013. Dessa forma, os dados informados ao sistema

Educacenso devem refletir a realidade da escola nessa data.

2. Qual é o período de preenchimento do Censo Escolar 2012?

De 29 de maio à 31 de julho de 2013.

3. Como proceder, caso seja constatado erro na informação após o dia 31 de julho?

Após o período de coleta, os dados serão publicados preliminarmente no Diário Oficial da União e o sistema

Educacenso será reaberto para retificações durante 30 dias. Os usuários deverão, após a conferência dos dados, realizar as correções necessárias. Nesse período, somente as escolas que preencheram o Censo Escolar no período de coleta (29/5 a 31/07/2013) poderão realizar as alterações no sistema Educacenso.

4. Como cadastrar uma escola nova?

A escola deve entrar em contato com a Secretaria Estadual de Educação, por meio dos telefones disponíveis na página 07 do Caderno de Instruções, solicitar um formulário de escola nova e preenchê-lo.

A Secretaria será responsável pelo cadastro da escola nova no sistema Educacenso que emitirá o Código Inep da escola e de cadastrar um usuário responsável por informar os dados ao Censo Escolar.

5. O que é "Remanejamento"?

Remanejamento é um procedimento para trocar de turma os alunos e os profissionais escolares cadastrados

e vinculados no Censo Escolar 2012. Será disponibilizada a relação dos alunos e profissionais escolares nas turmas de 2012 para que o usuário possa remanejá-los para as turmas de 2013. Através desse menu, também é possível remanejar os dados das turmas de 2012 para 2013, ou seja, o sistema cadastrará as turmas em 2013 com os mesmos dados de 2012, apenas gerando um novo código de

turma.

6.

Como remanejar os alunos informados ao Censo Escolar 2012 para uma turma de 2013?

O

usuário deverá acessar o menu "Remanejamento", clicar no submenu "Aluno". Em seguida, na lista de

turmas apresentada, escolha a turma que contém os alunos que deseja remanejar e clique em "Visualizar alunos". Selecione os alunos e escolha a nova turma para a qual os alunos serão remanejados. Clique em "Remanejar".

7. Os alunos que, no Módulo "Situação do Aluno 2012", foram informados como transferidos, deixaram de

frequentar ou falecidos estarão disponíveis para o remanejamento?

Não. Os alunos informados como transferidos ou que deixaram de frequentar não estarão presentes na lista de alunos para remanejamento na turma em que estavam vinculados em 2012. Caso essa informação seja incorreta ou esses alunos tenham retornado à escola em 2013, pesquise-os e vincule-os na turma desejada.

Já o aluno informado como falecido no Módulo "Situação do Aluno 2012" não estará disponível para ser

vinculado, em 2013.

8.

Como remanejar os alunos admitidos após no Módulo "Situação do Aluno"?

O

usuário deverá acessar o menu "Remanejamento" e clicar no submenu "Admitidos após o Censo". Em

seguida, na lista de turmas ou modalidade/ etapa apresentada, escolha a turma ou modalidade/etapa que contém os alunos que deseja remanejar e clique em "Visualizar alunos". Selecione os alunos e escolha a turma para qual serão remanejados. Clique em "Remanejar".

9. Como remanejar os Profissionais escolares informados ao Censo Escolar 2012 para uma turma de 2013?

O usuário deverá acessar o menu "Remanejamento", clicar no submenu "Profissional Escolar". Em seguida,

na lista de turmas apresentada, escolha a turma que contém o profissional escolar desejado e clique em "Visualizar Profissional escolar". Selecione o profissional escolar e escolha a nova turma para qual deverá ser remanejado. Clique em "Remanejar". Somente será permitido remanejar um profissional escolar de cada vez para que sejam informadas as disciplinas em que atua e a Situação Funcional/ Regime de contratação (apenas para escolas públicas), ao ser remanejado para uma turma, o profissional escolar continuará na lista para que possa ser remanejado para outras turmas.

10. Como cadastrar turmas na escola?

Para cadastrar turma na escola, selecione no menu a opção cadastrar turma. Preencha as informações de cadastro e clique em enviar. As informações para o cadastro de turma estão relacionadas às informações declaradas nos Dados Educacionais da escola, ou seja, somente poderão ser cadastradas turmas de acordo com as modalidades/etapas informadas no cadastro de escola.

11. Como proceder para cadastrar um novo aluno?

Antes de cadastrar um novo aluno é necessário realizar uma pesquisa minuciosa no Sistema para verificar se

o aluno já está cadastrado. Não havendo nenhum registro, aparecerá uma lista de prováveis alunos. Se o

aluno pesquisado não fizer parte dessa lista, clique em "Cadastrar aluno" e faça a inclusão do aluno.

12. Como cadastrar um novo profissional escolar?

Antes de cadastrar um novo profissional escolar é necessário realizar uma pesquisa minuciosa no Sistema para verificar se o profissional escolar já está cadastrado. Não havendo nenhum registro, clique em "Cadastrar Profissional escolar".

13. Quais são os profissionais escolares em sala de aula que podem ser informados no Censo Escolar?

No sistema Educacenso poderão ser cadastrados e vinculados às turmas os seguintes profissionais escolares

que exerçam as seguintes funções:

Docente: Professor responsável pela regência de classe Auxiliar/Assistente Educacional: Profissional que presta apoio ao docente nas turmas de escolarização Profissional/Monitor de atividade complementar: Profissional ou monitor responsável pelo desenvolvimento das atividades complementares. Tradutor-intérprete de Libras: Profissional que atua na tradução e interpretação da Língua Portuguesa para Libras e vice-versa, em sala de aula comum ou em sala de recursos multifuncionais.

14. Caso o aluno ou o profissional escolar seja cadastrado por engano o que devo fazer?

O usuário deverá entrar em contato com o Inep ou com a Coordenação Estadual do Censo e informar o código de identificação única (ID) e os dados do aluno ou do profissional escolar que deverá ser excluído. Se for constatada duplicação de cadastro, o Inep fará a exclusão. O procedimento de excluir informações do

banco de dados só poderá ser realizado pelo Inep.

15. O que é NIS?

É o número de identificação social de cada pessoa cadastrada no Cadastro Único. O número de identificação

social (NIS) é de caráter único, pessoal e intransferível. No Censo Escolar 2013 deve ser informado o NIS do aluno. Atenção! Não pode ser inserido o NIS da mãe, do pai ou de responsável legal.

16. Como obter o número de NIS das crianças entre 0 a 48 meses que recebem o benefício do Bolsa Família

e frequentam as creches?

Para obter o número de NIS das crianças de 0 a 48 meses que recebem o benefício do Bolsa Família e frequentam as creches, é necessário que entre em contato com o setor responsável pelo Bolsa Família em seu município ou a secretaria municipal da assistência social.

A lista das crianças com seus respectivos NIS também estará disponível no link

http://aplicacoes.mds.gov.br/sagirmps/sistemas/inep/lista_resumo.php

É possível localizar o gestor do programa no seu município por meio do portal do MDS/Bolsa Família, pelo

link: http://www.mds.gov.br/sistemagestaobolsafamilia. Após esse procedimento, clique em Estados e Municípios e em seguida Municípios > Informações dos Municípios. Basta selecionar a UF, digitar o nome do município e clicar em pesquisar.

17. O usuário vinculou um aluno ou um profissional escolar a uma turma incorretamente. Como proceder?

O usuário deverá clicar no menu "Aluno" ou "Profissional escolar" e realizar uma pesquisa. Assim, terá acesso

aos vínculos do aluno/ profissional escolar, podendo editar as informações ou desvinculá-los, por meio dos respectivos botões, "Editar vínculo" e "Desvincular".

18. Como fazer se na turma ou disciplina não havia docente lecionando na data de referência do Censo?

Para turmas de escolarização, o usuário poderá confirmar que não havia docente lecionando na turma ou disciplina. Para isso, deverá pesquisar a turma e nos registros encontrados terá a opção "detalhar turma/disciplina". Ao clicar nesse botão, o usuário deverá confirmar as disciplinas que estão sem docente.

19. Será possível vincular docentes em turmas/ disciplinas que confirmaram estar sem docente?

Sim. O Sistema permite o vínculo do docente na turma/disciplina. No entanto, ao vincular o docente, a informação anteriormente confirmada de turma ou disciplina sem docente é, automaticamente, desconsiderada.

20. Como proceder para vincular um Profissional escolar em mais de uma turma?

O usuário deverá acessar no menu o item "Profissional Escolar" e, em seguida, pesquisar o Profissional

Escolar. Selecione-o, clique em "Vincular", preencha os dados solicitados e indique a turma em que leciona. O

sistema emitirá uma mensagem perguntando se deseja vincular esse profissional escolar em outra turma. Clique em Ok e o vincule às demais turmas.

21. Como editar os dados cadastrais de Alunos/ Profissionais escolares?

O usuário deverá clicar no menu "Aluno" ou "Profissional escolar" e realizar uma pesquisa. O resultado da

pesquisa disponibilizará os botões "Editar identificação" e "Editar dados pessoais" os quais direcionam para o

cadastro do Aluno/ Profissional Escolar. É importante salientar que a alteração de cadastro é realizada apenas pela escola na qual o aluno/ profissional escolar está vinculado.

22. Quando solicitar o fechamento do Censo Escolar?

Após conferir se todos os dados de escola, turma, alunos, profissionais escolares foram informados, o usuário deverá solicitar o fechamento do Censo Escolar. Se os cadastros não possuírem erro, o usuário poderá fechar

o Censo e emitir o recibo, caso contrário, um relatório de erros é apresentado para correção. Somente após a correção de todos os erros é que a escola poderá fechar o Censo.

23. Após o fechamento do Censo Escolar os dados podem ser retificados?

Sim. Caso o usuário verifique a necessidade de alterar algum dado informado, ele poderá fazer as alterações

retificando os dados através da opção "Retificar", disponível junto ao recibo de fechamento.

24. A correção dos erros só poderá ser feita no fechamento do Censo?

Não. A correção poderá ser feita no momento em que forem aparecendo os erros no cadastro ou, ainda, quando o usuário solicitar salvar os dados informados. Esse é o melhor procedimento para não ocorrer acúmulo de erros no momento do fechamento do Censo.

25.

Como informar a escolaridade do profissional escolar que está cursando o nível superior?

O

docente que ainda não concluiu o curso superior, mas o está cursando, deverá ter a escolaridade

informada como "Superior" e a situação do curso como "Em andamento". O código do curso superior, o ano

de início e o nome da instituição de ensino superior deverão ser informados.

26. Quando o aluno será considerado em tempo integral?

O aluno será considerado em tempo integral, se o tempo de permanência diário na escola ou em atividades escolares totalizar, no mínimo, 7 (sete) horas. Será considerado nesse cálculo o horário da escolarização e da atividade complementar.

27. O que é atividade complementar?

Atividades de livre escolha da escola, que se enquadram como complementares ao currículo obrigatório, tais como: atividades recreativas, artesanais, artísticas, de esporte, lazer, culturais, de acompanhamento e reforço ao conteúdo escolar, aulas de informática, educação para a cidadania e direitos humanos, dentre

outras. São oferecidas no contraturno. Os alunos que se encontram em turmas de atividade complementar, obrigatoriamente, devem estar vinculados em turmas de escolarização (turmas regulares).

28. As turmas de atividade complementar necessitam de diário de classe?

Sim. Os dados informados ao Censo Escolar devem sempre ser declarados baseados em documentação que comprove sua veracidade. Dessa forma, é importante que as turmas de atividade complementar, assim como ocorre em turmas de escolarização, tenham algum documento que controle a frequência dos alunos nessas atividades. Esse documento facilitará a organização da escola e o preenchimento dos dados no Sistema Educacenso. Além disso, resguardará a escola de possíveis verificações de órgãos de controle e acompanhamento.

29. Como proceder quando o aluno possui dois vínculos de escolarização em horários diferentes?

Para os alunos que possuem dois vínculos de escolarização será necessário confirmar cada matrícula por meio do Módulo de Confirmação de Matrícula. O módulo de confirmação de matrícula está disponibilizado no menu do sistema Educacenso. Para informações de utilização do módulo, acesse a Navegação Guiada.

30. Se a escola "X" vinculou erroneamente um aluno que está na escola "Y" no mesmo horário. Como devo

proceder? Quando a escola "Y" tentar vincular o aluno no mesmo dia da semana e horário que o vínculo da escola "X", o sistema irá apresentar a mensagem: "Aluno já vinculado em outra escola no mesmo horário! (Identificação da outra escola Código - Nome - UF - Município - DDD/Telefone - Dia e Horário - Modalidade/Etapa ou tipo de atendimento (Atividade Complementar ou AEE)).", dessa forma, entre em contato com a outra escola e solicite que retire o vínculo do aluno.

31. Como conferir as informações que já declarei ao Censo Escolar?

Para acompanhar as informações que foram declaradas ao Censo Escolar, selecione o menu "Relatórios". O sistema apresentará uma lista de relatórios que possibilitarão os usuários verificarem as informações que já foram declaradas ao Censo Escolar e fazer a conferências necessárias.

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Quaisquer dúvidas, estamos a disposição.

Atenciosamente,

Equipe Gennera.