REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD POLITCNICA TERRITORIAL DEL ESTADO ARAGUA
"FEDERICO BRITO FIGUEROA"
LA VICTORIA - ESTADO ARAGUA

PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTAS Y
PRESUPUESTO DE GASTOS DE ADMINISTRACIN
Autores:
Borges Erika
Martnez Oriana
Matos Francisca


La Victoria, febrero 10 de 2014

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I N D I C E
PG.
INTRODUCCIN 1
DESARROLLO
Presupuesto de Gastos de Ventas 4
- Definicin, caractersticas, desventajas 4
- Descripcin e importancia de los Gastos de Ventas 5
- Objetivos 6
- Cmo elaborar el Presupuesto de Gastos de Ventas? 6
- Factores especficos que afectan los Gastos de Ventas 8
Presupuestos de Gastos de Administracin 10
- Definicin, Caractersticas 10
- Descripcin e importancia de los gastos de administracin 10
- Objetivos 11
- Cmo elaborar el Presupuesto de Gastos de Administracin? 12
- Factores que afectan el Presupuesto Administrativo 13
- Ejemplo de Presupuesto de Ventas y Gastos Administrativos 14
CONCLUSIONES 15
BIBLIOGRAFA 16




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INTRODUCCIN
El presupuesto es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista,
expresada en valores y trminos financieros que, debe cumplirse en determinado
tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro
de responsabilidad de la organizacin. La principal funcin de los presupuestos se
relaciona con el Control financiero de la organizacin.
A ciertas funciones de servicios que forman parte de la organizacin se les
asignan cantidades especficas, para limitar la extensin de sus actividades. Estas
actividades se pueden llevar a cabo en grande o pequea escala, de acuerdo con
lo que la empresa quiera financiar. En cada caso la administracin establece la
cantidad mxima que est dispuesta a erogar para esas funciones. La cantidad
mxima que se asigna a cada departamento de servicio se da a conocer con
frecuencia mediante un programa llamado presupuesto de gastos.
En esta oportunidad estudiaremos dos componentes que forman parte del
Presupuesto de Gastos. Estos son: El Presupuesto de Gastos de Ventas y el
Presupuesto de Gastos de Administracin.

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DESARROLLO

Presupuesto de Gastos de Ventas
Definicin
Presupuesto de gasto de ventas (PGV) Es el detalle de gastos necesarios
para asegurar la distribucin de los productos comercializados de forma ordenada
que incluye sueldos, comisiones, seguros, almacenamiento y distribucin,
embalaje, transportes de salida, servicios, mantenimiento, garanta.
Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y
su influencia en el gasto financiero. Se le considera como estimados proyectados
que se origina durante todo el proceso de comercializacin para asegurar la
colocacin y adquisicin del mismo en los mercados de consumo.
Caractersticas
- Comprende toda la mercadotecnia.
- Es base para calcular el margen de utilidad.
- Es permanente y costoso.
- Asegura la colocacin de un producto.
- Ampla mercado de consumidores.
- Se realiza a todo costo.

Desventajas
- No genera rentabilidad.
- Puede ser mal utilizado.
- No considera imprevistos.
- Desequilibrio financiero

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Descripcin e importancia de los Gastos de Ventas
Los gastos de ventas o comercializacin: Se generan cuando se debita el
valor actualizado del conjunto de bienes o esfuerzos en que ha incurrido o va a
incurrir una empresa desde el momento en que los productos terminados ingresan
en el almacn, hasta que salen con destino al cliente o llegan a su poder,
incluyndose la gestin de cobranzas pertinente.
Los gastos de ventas o comercializacin existen en cualquier tipo de empresa,
sea esta comercial, fabril o de servicios y su monto en muchos es significativo y
tanto o mayor que el costo de produccin. De ah la importancia de esta clase de
erogaciones y desembolsos, cuya relevancia en el mundo actual de los negocios
ha provocado estudios especiales para su mejor anlisis y control, que permiten
conocer su monto en unidad de moneda-valor vendidos, dato que tambin facilita
llegar a cifras predeterminadas en relacin a distinto volumen de negocios. La
conveniencia de reducir su incidencia en los precios de venta no es la meta ideal,
puesto que su disminucin puede producir un efecto adverso en la ganancia neta.
Una tasa nfima de gastos es una serie de circunstancias que hoy difcilmente
se presenten: venta al contado, entrega de las mercaderas al pie de las
mquinas, publicidad nula, sin servicio ni garanta de devolucin posible. A medida
que se acrecientan las comodidades y exigencias de los clientes y consumidores,
los gastos aumentan. Y ese aumento es mayor cuando ms alto sea el nivel de
vida de la poblacin. Tampoco tiene sentido relacionar su importancia cuantitativa
con los costos de produccin y deducir de ello que una de las dos reas
empresarias es ms eficiente que la otra. Los costos no pueden tomarse, aqu,
como medida de eficiencia:
- Porque los grandes volmenes a que dio origen la produccin en masa
disminuyeron los insumos fabriles a expensas del gran esfuerzo que exigi del
sector comercial volcarlos al pblico.
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- Porque ambos campos son completamente dismiles En cuanto a su difcil
control, cabe reconocer que los planes comerciales estn afectados por
factores externos que impiden implementar adecuados mtodos de medicin y
control de eficiencia.
- El diseo de los productos, la poltica de precios, la publicidad, los canales
de distribucin, el comportamiento de los clientes y competidores, son
variables que cambian continuamente.

Objetivos
Junto con ese control de los gastos, tienen que llevarse a cabo continuos
estudios de la situacin presente y fuera de los negocios. El propsito es mejorar
los sistemas comerciales existentes y, por ende, aumentar las utilidades, esto
obliga a analizar los gastos reales y permite medir actuaciones, comparndolas
con los objetivos previamente determinados. Se destacan as las lneas de
productos, zonas, canales de distribucin y pedidos no lucrativos. Se destacan
asimismo, las razones por las que se producen las prdidas o las bajas
rentabilidades, estimulan a encontrar mejores alternativas de comercializacin.
Para concretar tanto el control como el anlisis de los gastos hay que
disponer de su adecuado ordenamiento por funcin y por naturaleza y hallar
mtodos que permitan asignarlos a las restantes clasificaciones comerciales.

Cmo elaborar el Presupuesto de Gastos de Ventas?
Este presupuesto englobar todos los gastos que por promocin,
administracin comercial, venta directa o costos de la seccin de entregas se
produzcan en la distribucin de los productos.
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El objetivo es definir de forma apriorstica, para el perodo de la proyeccin,
los gastos que demandar la gestin de ventas en todas las etapas del ciclo de
comercializacin.
Los elementos componentes de los gastos de comercializacin se han de
determinar de la siguiente manera:
Gastos variables Gastos fijos
Monto de ventas Sueldos
x % de variabilidad Cargas sociales
= Gastos variables Amortizaciones
Comisiones.
Cargas sociales.
Material de embalaje.
Fletes ____________
Gastos variables " Gastos fijos
" Gastos variables + "Gastos fijos = "Gastos de Ventas
Estos gastos se han de ajustar clasificando las distintas partidas que los
conforman segn el perodo o mes en el cual se estime se han de originar. Luego,
se han de aplicar los coeficientes representativos de las variaciones en el poder
adquisitivo de la moneda a ocurrir desde el perodo o mes estimado hasta la fecha
del cierre del perodo de la proyeccin.

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Factores especficos que afectan los Gastos de Ventas
a) De Ajuste: Son aquellas situaciones que sucedieron por causas fortuitas o de
fuerza mayor que van a influir en la predeterminacin de las ventas. Esta
influencia pudo ser favorable, porque afectaron en beneficio de las ventas del
perodo anterior, o desfavorable, pues hicieron que disminuyeran. En ambos
casos, como lo sucedido es circunstancial, se debe tomar en cuenta qu hubiera
pasado en caso de que no se presentara dicha situacin.
b) De Cambio: Modificaciones que influirn en las ventas, tales como:
- Cambio de materiales o de presentacin de los productos.
- Cambio de produccin, ya sea en los programas o en las instalaciones de la
empresa.
- Cambio de mercados, haciendo estudios con el fin de conocer el gusto de los
clientes, la moda, la actividad econmica, etc.
- Cambio de mtodos de venta, por ejemplo, a travs de la publicidad,
mejorando los precios.
c) Corrientes de Crecimiento: Estos factores se refieren a la superacin en las
ventas tomando en cuenta el crecimiento del mercado y su demanda.
d) Fuerzas Econmicas Generales.
Son aquellos factores externos que van a influir en las ventas. Para
determinarlos se debern recopilar datos proporcionados por instituciones de
crdito, dependencias gubernamentales y organismos particulares que
preparan ndices de las fuerzas econmicas generales. Con base en dichos
datos se podr conocer la tendencia del ciclo econmico que pueda darse en la
empresa.
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e) Influencias Administrativas.
Este factor es de carcter interno y se refiere a las decisiones que deben tomar
los directivos de la empresa, despus de considerar los factores especficos de
ventas y las fuerzas econmicas generales que repercuten en forma directa
sobre las ventas, tales como cambiar la poltica de ventas, aplicar otra poltica
de publicidad, la creacin de un nuevo producto, dejar de producir un producto
que est ocasionando disminucin en las utilidades, etc.

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Presupuesto de Gastos de Administracin
Definicin
Presupuesto de gastos administrativos (PGA). Considerado como la parte
medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son
estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal
para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema.
Los gastos de administracin incluyen aquellas erogaciones que derivan
fundamentalmente de las funciones de direccin y control de las variadas
actividades de una empresa; su contenido es tan amplio que la determinacin de
su origen depende de la organizacin interna y del medio en que se desarrolla
cada negocio en particular, comprendiendo honorarios a consejeros, abogados,
gastos de representacin para los ejecutivos, sueldos del departamento de
contabilidad, etc.

Caractersticas
- Las remuneraciones se fijan segn la calidad econmica de la empresa y no en
forma paralela a la inflacin.
- Son gastos indirectos.
- Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio.
- Para calcular el total neto, se debe calcular el total la deduccin de las
retenciones y aportaciones por ley de cada pas.

Descripcin e importancia de los Gastos de Administracin
Representa los gastos devengados en el perodo, incurridos para el
desenvolvimiento administrativo de la entidad. Comprende los gastos de personal
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(retribuciones, cargas sociales, servicios al personal, etc.), servicios contratados a
terceros (computacin, seguridad, etc.), seguros, comunicaciones y traslados,
impuestos, mantenimiento y reparaciones, depreciacin de bienes de uso,
amortizacin de cargos diferidos y activos intangibles y otros gastos de
administracin (gastos notariales y judiciales, alquileres, energa elctrica, agua y
calefaccin, papelera, tiles y materiales de servicio, etc.)
Es importante para todo empresario conocer y analizar los costos de un
producto o servicio, porque proporciona la informacin necesaria para el
planeamiento institucional, el estudio de alternativas, la toma de decisiones o
medidas que eviten la actuacin negativa de los factores que generan
desviaciones entre los costos reales y los planificados y el ejercicio de las
funciones de control y evolucin de la gestin. Desde un punto de vista gerencial,
el conocimiento y anlisis de los costos, suministra la informacin de retorno
(retroalimentacin), es posible medir el comportamiento sobre la eficiencia y la
eficacia de la institucin y sus dependencias, permitiendo las decisiones
administrativas.
Partidas que lo componen: Las partidas integrantes de los gastos de
administracin, se han de determinar de acuerdo a las necesidades derivadas de
la estructura organizativa y de la administracin de venta.

Objetivo
El objetivo es determinar en forma anticipada para el perodo de la
proyeccin todos los gastos del perodo que no correspondan directamente a la
financiacin o la gestin de ventas.


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Cmo elaborar el Presupuesto de Gastos de Administracin?
Para la preparacin del presupuesto de gastos de administracin es
importante efectuar un examen de los gastos incurridos en el pasado, con la
finalidad de aclarar cules sern los gastos fijos y cules los variables.
Las partidas integrantes de los gastos de administracin, se han de
determinar de acuerdo a las necesidades derivadas de la estructura organizativa y
de la administracin de ventas. Se clasificaran de la siguiente manera:
Sueldos
Cargas sociales
Amortizaciones
Seguros
Mantenimiento de oficinas
Papelera y tiles de librera
___________________
"gastos de administracin
Estos gastos se han de ajustar, clasificando las distintas partidas que los
conforman segn el perodo o mes en el cual se estime se han de originar. Luego,
se han de aplicar los coeficientes representativos de las variaciones del poder
adquisitivo de la moneda ocurrido desde perodo o mes de origen estimado hasta
la fecha del perodo de cierre de la proyeccin.

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Factores que afectan el presupuesto administrativo:
- Baja rentabilidad sobre los recursos puestos en manos de la administracin.
- Cambios significativos y no racionales del volumen de ventas.
- Cambios en la organizacin motivadas por diferentes decisiones que modifican
el comportamiento de la poltica de comercializacin.
- Modificaciones en la estructura de los costos

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Ejemplo de Presupuesto de Ventas y Gastos Administrativos

Accesorios Vista, S.A.
Presupuesto de Gastos de Ventas y Administrativos
Para el Ao a Terminar en Diciembre 31-2014
Gastos de ventas:

Salarios - Personal de ventas Bs.715,000

Publicidad 360,000

Viajes 115,000

Total de gastos de ventas

Bs.1.190.000
Gastos administrativos:

Salarios - Personal administrativo Bs.618.000

Renta de oficina 34,500

Artculos de oficina 17.500

Miscelneos 25.000

Total de gastos administrativos

Bs.695.000
Total de gastos de venta y administrativos

Bs.1,885,000

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CONCLUSIONES
El elemento base del xito en una empresa es la habilidad de la direccin
para planificar y controlar las actividades de la organizacin. Un presupuesto es un
plan de operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un
cierto perodo los objetivos propuestos y se expresa en trminos monetarios.
Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como
correctivos dentro de la organizacin y son de suma importancia en la mayora de
las organizaciones utilitaristas (compaas de negocios), noutilitaristas (agencias
gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeas
empresas. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo
en las operaciones de la organizacin, por medio de estos se mantiene el plan de
operaciones de la empresa en unos lmites razonables, tambin sirven como
mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y
direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.


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BIBLIOGRAFA
HORNGREN, CHARLES.
La Contabilidad de Costos en la Direccin de Empresas, 8va Edicin en espaol
1991. Editorial Prentice Hall
MATZ ADOLF USRY MILTON, Contabilidad de Costos, Planificacin y control , 6ta
Edicin en espaol 1980 . South-Western Publishing Co.
POLIMENI, FABOZZI Y ADELBERG, Contabilidad de Costos, conceptos
y aplicaciones para la toma de decisiones gerenciales, 2da. Edicin 1989. Editorial
Mc. Graw-Hill
HUMBERTO VARAS CONTRERAS, El control presupuestario de los Gastos de
Comercializacin, Chile-1993.
http://demo.dokeos.com/courses/IP001/document/PresupuestodeGasto.pdf?cidRe
q=IP001
http://www.monografias.com/trabajos90/definicion-presupuesto/definicion-
presupuesto.shtml#ixzz2shULTdOW
http://www.monografias.com/trabajos90/definicion-presupuesto/definicion-
presupuesto.shtml#ixzz2ssT9xPIm