MODELO DESCRIPTIVO DEL SISTEMA DE GESTIN DE CONTRATACIN PBLICA DE FF.AA. (T/N/A)
PROYECTO DE REESTRUCTURACIN DE FUERZAS ARMADAS
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INDICE
CONTENIDOS Pg. INTRODUCCIN 3 1. MARCO JURDICO 3 2. MISIN DEL MODELO DE GESTION DEL SISTEMA DE COMPRAS PUBLICAS FF.AA 3 3. OBJETIVOS DEL MODELO DE GESTIN 3 4. INTERRELACIONAMIENTO 5 5. ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES 7 6. PROCESOS, SUBPROCESOS Y PRODUCTOS / SERVICIOS 13 7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR CADA NIVEL 16 8. IMPLEMENTACIN DEL MODELO 17 9. ANEXOS 17
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INTRODUCCIN
La presencia de factores como la globalizacin de la economa, la internacionalizacin de la informacin, la descentralizacin de la gestin institucional, las polticas de gobierno referentes a la modernizacin de las entidades pblicas, el rol de las Fuerzas Armadas (FF.AA) en concepto de desarrollo de la sociedad Ecuatoriana, inciden para que las organizaciones del Estado, tengan la necesidad de modernizar y estandarizar los procesos de contratacin Pblica, en base a los principios de legalidad, trato justo, igualdad, calidad, vigencia tecnolgica, oportunidad, concurrencia, transparencia, publicidad; y, participacin nacional que les permita constituirse en entes generadores de bienes y servicios de calidad en beneficio de la sociedad.
La Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador fue expedida en el Registro Oficial No. 449 de 20 de octubre del 2008, su artculo 204 dispone: "El pueblo es el mandante y primer fiscalizador del poder pblico, en ejercicio de su derecho a la participacin.
La Funcin de Transparencia y Control Social promover e impulsar el control de las entidades y organismos del sector pblico, y de las personas naturales o jurdicas del sector privado que presten servicios o desarrollen actividades de inters pblico, para que los realicen con responsabilidad, transparencia y equidad; fomentar e incentivar la participacin ciudadana.
El alto Mando de las Fuerzas Armadas con la finalidad que los procedimientos determinados en la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica y su Reglamento, sean giles y transparentes, consider necesario la creacin de una Direccin de compras pblicas que permita efectuar la adquisicin de bienes de las Fuerzas en forma conjunta.
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1. MARCO JURDICO
a. Normativa Legal
1) Constitucin de la Repblica del Ecuador
El artculo 204 de la Constitucin de la Repblica del Ecuador dispone: "El pueblo es el mandante y primer fiscalizador del poder pblico, en ejercicio de su derecho a la participacin.
2) Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Publica
El artculo 1.- objeto y mbito establece el Sistema Nacional de Contratacin Pblica y determina los principios y normas para regular los procedimientos de Contratacin para la adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios, incluido los de consultora.
El artculo 4.- Principios para la aplicacin de esta Ley y de los contratos que de ella deriven se observaran los principios de legalidad, trato justo, igualdad, calidad, vigencia tecnolgica, oportunidad, concurrencia, transparencia, publicidad; y, participacin nacional.
3) Reglamento General de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. 2. MISIN DEL MODELO DE GESTIN DE COMPRAS PBLICAS DE FF.AA Gestionar los procedimientos de contratacin para la adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios, incluidos los de consultora, a fin de contribuir al fortalecimiento institucional. . 3. OBJETIVOS DEL MODELO DE GESTIN
a. Objetivo general
Disponer de un modelo de gestin de Compras Pblicas estandarizado, para FF.AA. y ejecutar los procesos precontractuales para la adquisicin de obras, bienes, servicios, arrendamiento de bienes inmuebles y consultora.
b. Objetivos especficos
Establecer un modelo de organizacin basado en procesos. Establecer procedimientos internos de acuerdo con las condiciones y necesidades de la Institucin. Desarrollar y administrar las Compras a travs del Portal Buscar y adquirir los bienes, servicios, arrendamiento de bienes inmuebles y consultora, con el precio justo dentro de menor tiempo posible con capacidad, disponibilidad y cumplimiento honesto. Mantener capacitado al personal, para el manejo de las herramientas tcnicas del portal. PROYECTO DE REESTRUCTURACIN DE FUERZAS ARMADAS
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4. INTERRELACIONAMIENTO
a. Modelo grfico
Este modelo describe el flujo de atribuciones que le competen a cada una de las entidades involucradas en el sector de la Defensa, as como los productos que entrega el sub-sistema de Gestin de Compras Pblicas.
MIDENA CC.FF.AA FUERZAS ESTADO PLANIFICACIN PRECONTRACTUAL PAC Fuerzas T/N/A PAC Consolidado de FF.AA Polticas administrativas del sistema de compras publicas. Plan Nacional de Compras Publicas (SENPLADES)) Establecimiento de normas administrativas, manuales e instructivos . (INCOP) Control, Monitoreo y Evaluacin del Sistema Nacional de Contratacin Publica. (INCIOP) Adquisicin de Bienes, Ejecucin de Obras , prestacin de servicios y bienes estratgicos Polticas especificas administrativas del sistema de compras publicas. Manual de procedimientos de ejecucin precontractual y contractual. Delegaciones CONTRACTUAL Planos y clculos aprobados (obras) Especificaciones tcnicas aprobadas. Estudios de mercado y determinacin del proceso a seguir. Resolucin de aprobacin de pliegos. Designacin comisin tcnica Pliegos publicados en el portal Informe de la revisin de documentacin que habilita la ejecucin del proceso de compra Resolucin de adjudicacin/ declaratoria de desierto. Resolucin de adjudicatario fallido Informes de publicacin de resoluciones. MODELO GRFICO DEL SISTEMA DE COMPRAS PUBLICAS DE FF.AA ORGANOS DE MANIOBRA ADMINISTRACIN CONTRACTUAL Contrato Elaborado Contrato legalizado Expedientes del proceso. Informe de contratos suscritos Informes de contratos complementarios (obras y servicios) Informe de garantas presentadas Informe de devolucin, efectivizacin o renovacin de garantas Informe del cumplimiento del objeto del contrato. Informes de Fiscalizacin de obras Actas de Entrega recepcin de bienes, obras, servicios y consultora. Informe de liquidacin del contrato Notificacindel termino del contrato. Informes de aplicacin de multas y sanciones.
b. Descripcin el modelo grfico.
El Gobierno a travs de los rganos correspondientes dispone o entrega al Ministerio de la Defensa lo siguiente:
Polticas administrativas del sistema de compras pblicas. Plan Nacional de Compras Pblicas (SENPLADES)) Establecimiento de normas administrativas, manuales e instructivos. (INCOP) Control, Monitoreo y Evaluacin del Sistema Nacional de Contratacin Pblica. (INCIOP)
Con estos insumos, el Ministerio de la Defensa Nacional emite al Comando Conjunto de la FF.AA y Fuerzas (T/N/A), las Polticas y Normas Administrativas en lo concerniente a los Procedimientos de Contratacin Pblica, por lo que al Comando Conjunto de las FF.AA, le corresponde elaborar los siguientes entregables: Adquisicin de Bienes, Ejecucin de Obras , prestacin de servicios y bienes estratgicos PROYECTO DE REESTRUCTURACIN DE FUERZAS ARMADAS
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Polticas especificas administrativas del sistema de compras pblicas. Manual de procedimientos de ejecucin precontractual y contractual. Delegaciones.
c. Actores de interrelaciona miento (Unidades Administrativas u Operativas)
Los actores externos que se interrelacionan con la Gestin de Compras Pblicas son: El Instituto Nacional de Contratacin Pblica (INCOP), El Ministerio de Finanzas, La Contralora General del Estado, La Procuradura General del Estado. Los actores internos que tienen relacin con la Gestin de Compras Pblicas son: Ministerio de Defensa Nacional, COMACO (Direcciones de Logstica y Finanzas) y FF.AA. En el siguiente grfico se aprecia el interrelacionamiento entre cada uno de los actores internos y externos:
5. ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES
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a. Ministerio de Defensa Nacional
a) Realizar las compras de rgimen especial calificadas por el Presidente de la Repblica como necesarias para la seguridad interna y externa del estado y cuya ejecucin est a cargo de las Fuerzas Armadas o de la Polica Nacional. b) Realizar los controles posteriores a los procedimientos de contratacin efectuados por las Entidades Contratantes. c) Formular el Plan Anual de Contratacin con el presupuesto correspondiente, de conformidad a la planificacin plurianual de la Institucin, asociados al Plan Nacional de Desarrollo y a los presupuestos del Estado. d) Delegar la suscripcin de los contratos a funcionarios o empleados de la entidad u organismos adscritos. e) Emitir resolucin motivada que declare la emergencia, para la contratacin de obras, bienes o servicios, incluido consultora en situaciones de emergencia. f) Declarar de utilidad pblica o de inters social, bienes inmuebles que sean de inters para la institucin.
b. Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas
a. Elaborar la certificacin de la disponibilidad presupuestaria y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratacin. b. Exigir garantas incondicional, irrevocable y de cobro inmediato. c. Exigir la garanta de fiel cumplimiento previa la firma o suscripcin del contrato. d. Entregar garantas por igual valor del anticipo, misma que debe estar establecida en el contrato. e. Exigir garanta tcnica para asegurar la calidad y funcionamiento del objeto del contrato. f. Supervisar y fiscalizar el estricto cumplimiento de las clausulas, plazos, y costos previstos en el contrato g. Receptar en forma definitiva bienes, servicios y consultora de acuerdo a lo establecido en el contrato. h. Receptar en forma provisional y definitiva contratos de ejecucin de obra, e integrales. i. Reajustar precios unitarios en los contratos de ejecucin de obras, adquisicin de bienes o prestacin de servicios de acuerdo a lo establecido en el Reglamento a esta ley. j. Celebrar con el mismo contratista sin licitacin o concurso la ampliacin, modificacin o complementacin de una obra o servicio debidamente motivada. k. Celebrar contratos complementarios en la ejecucin de una obra o prestacin de un servicio por motivos tcnicos. l. Determinar precios referenciales actualizados de mutuo acuerdo entre las partes. m. Ordenar directamente el pago sin necesidad del contrato complementario cuando existan diferencias entre las cantidades reales. n. Suscribir contrato complementario si el monto sobrepasa lo estipulado en la ley. o. Contar con la respectiva certificacin de recursos para satisfacer obligaciones. p. Informar a la autoridad competente la disolucin del contrato. q. Convenir en la extincin de las obligaciones contractuales por circunstancias imprevistas, tcnicas o econmicas. r. Declarar terminada, anticipada y unilateralmente los contratos que se refieren a esta ley. s. Notificar al contratista la decisin de terminarlo unilateralmente por incumplimiento o mora que ha incurrido. t. Registrar informacin de contratos requerida por el Instituto Nacional de Contratacin Pblica. PROYECTO DE REESTRUCTURACIN DE FUERZAS ARMADAS
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u. Remitir en forma obligatoria al INCOP nomina de contratistas incumplidos en obligaciones contractuales. v. Publicar obligatoriamente el Plan Anual de Contratacin en la pgina Web de la Entidad Contratante dentro de los quince (15) das del mes de enero de cada ao. w. Realizar los estudios y diseos completos, definitivos y actualizados, planos y clculos, especificaciones tcnicas, debidamente aprobados por las instancias correspondientes, vinculados al Plan Anual de Contratacin de la entidad. x. Adjudicar los contratos de acuerdo al proceso a seguir en base al tipo de contratacin. y. Declarar desierto el procedimiento de manera total o parcial; y podr disponer su archivo o su reapertura. z. Declarar cancelado el procedimiento, en cualquier momento entre la convocatoria y 24 horas antes de la fecha de presentacin de las ofertas, sin que d lugar a ningn tipo de reparacin o indemnizacin, mediante acto administrativo motivado. aa. Declarar fallido al oferente o a los oferentes y notificar de esta condicin al INCOP, si el adjudicatario o los adjudicatarios no celebraren el contrato por causas que les sean imputables. bb. Formar y mantener un expediente por cada contratacin en el que constarn los documentos referentes a los hechos y aspectos ms relevantes de sus etapas de preparacin, seleccin, contratacin, ejecucin, as como en la fase pos contractual. cc. Receptar las ofertas de consultora presentadas en dos sobres separados: oferta tcnica y oferta econmica. dd. Calificar la calidad de las propuestas de consultora, se realizara sobre la base de lo previsto en los pliegos respectivos. ee. Negociar con el proveedor de los servicios de consultora los trminos tcnicos y contractuales; y, adjudicar el contrato. ff. Conformar la Comisin Tcnica para la realizacin de Concursos Pblicos y contratacin por Lista Corta, la que deber actuar de conformidad con los pliegos aprobados para el efecto. gg. Convocar al concurso de consultora, aprobar los pliegos, trminos de referencia, presupuesto referencial y dems documentos del concurso. hh. Calificar, seleccionar y negociar con los consultores oferentes. ii. Consultar el catalogo electrnico, previo al proceso de adquisicin de bienes y servicios. jj. Informar al INCOP sobre las ofertas de mejor costo que las que consten publicadas en catalogo electrnico. kk. Realizar subastas inversas, en acto publico o a travs del portal de compras publicas. ll. Publicar en el portal de compras pblicas los resultados de los procesos de adjudicacin por subasta inversa. mm. Realizar la fase preparatoria de un procedimiento Licitatorio, que comprende la conformacin de la Comisin Tcnica y la elaboracin de los pliegos. nn. Realizar la fase precontractual que comprende la publicacin de la convocatoria, el procedimiento de aclaratoria, observaciones y respuestas, contenido y anlisis de las ofertas, informes de evaluacin y notificacin de los resultados. oo. Invitar a la presentacin de ofertas a un mnimo de cinco proveedores, mismos que deben estar registrados en el RUP. pp. Informar al INCOP, cuando no exista el nmero mnimo de proveedores para su verificacin de ser el caso. qq. Aprobar los pliegos de acuerdo a los modelos establecidos por el INCOP rr. Realizar contrataciones de Menor Cuanta de bienes y servicios no normalizados y cuando sea imposible aplicar los procedimientos dinmicos o cuando estos hubiesen sido declarados desiertos; y, Contrataciones de obras De acuerdo a lo establecido en la LOSNCP PROYECTO DE REESTRUCTURACIN DE FUERZAS ARMADAS
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ss. Adjudicar las contrataciones de obras a un proveedor, seleccionado por sorteo publico. tt. Aprobar los pliegos de acuerdo a los modelos establecidos por el INCOP. uu. Celebrar contratos integrales de obra por precio fijo, previo estudios completos, definitivos y actualizados sin que exista modificaciones en el plazo de ejecucin. vv. Declarar la terminacin unilateral y anticipada de contratos por incumplimiento del contratista o por circunstancias de fuerza mayor. ww. Supervisar que el contratista se rija a las especificaciones tcnicas y de calidad, establecidas en el contrato. xx. Publicar en el portal de compras pblicas el informe y el presupuesto resultado de las adquisiciones bajo el criterio de emergencia. yy. Declarar en forma anticipada y unilateral la terminacin del contrato, cuando exista prohibicin expresa de esta ley, sin reconocimiento de indemnizacin alguna al contratista. zz. Formalizar y Protocolizar los contratos que por su naturaleza o por mandato de la ley as lo requieran. aaa. Declarar adjudicatario fallido cuando el contrato no sea suscrito dentro del trmino correspondiente, disponiendo la suspensin en el RUP. bbb. Adjudicar el contrato al oferente que presente oferta al mejor costo. ccc. Celebrar contratos modificatorios cuando existan errores manifiestos de hecho, de transcripcin o de clculo producidos de buena fe. ddd. Regular el monto del anticipo considerando la naturaleza de la contratacin. eee. Determinar responsabilidades a funcionarios que intervienen en procedimientos precontractuales para el cumplimiento de esta Ley. fff. Determinar responsabilidades a consultores que determinan informacin bsica y conocimiento cientfico y tecnolgico. ggg. Determinar una resolucin sobre reclamos de los oferentes hhh. Utilizar procesos de mediacin y arbitraje
c. Fuerzas Armadas (T/N/A)
a. Realizar las compras de rgimen especial, adquisiciones de repuestos o accesorios que se requieran para el mantenimiento de equipos y maquinarias a cargo de las Entidades Contratantes, siempre que los mismos no se encuentren incluidos en el Catlogo Electrnico del Portal de COMPRAS PUBLICAS. b. Publicar obligatoriamente el Plan Anual de Contratacin en la pgina Web de la Entidad Contratante dentro de los quince (15) das del mes de enero de cada ao. c. Realizar los estudios y diseos completos, definitivos y actualizados, planos y clculos, especificaciones tcnicas, debidamente aprobados por las instancias correspondientes, vinculados al Plan Anual de Contratacin de la entidad. d. Adjudicar los contratos de acuerdo al proceso a seguir en base al tipo de contratacin. e. Declarar desierto el procedimiento de manera total o parcial; y podr disponer su archivo o su reapertura. f. Declarar cancelado el procedimiento, en cualquier momento entre la convocatoria y 24 horas antes de la fecha de presentacin de las ofertas, sin que d lugar a ningn tipo de reparacin o indemnizacin, mediante acto administrativo motivado. g. Declarar fallido al oferente o a los oferentes y notificar de esta condicin al INCOP, si el adjudicatario o los adjudicatarios no celebraren el contrato por causas que les sean imputables. PROYECTO DE REESTRUCTURACIN DE FUERZAS ARMADAS
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h. Formar y mantener un expediente por cada contratacin en el que constarn los documentos referentes a los hechos y aspectos ms relevantes de sus etapas de preparacin, seleccin, contratacin, ejecucin, as como en la fase pos contractual. i. Receptar las ofertas de consultora presentadas en dos sobres separados: oferta tcnica y oferta econmica. j. Calificar la calidad de las propuestas de consultora, se realizara sobre la base de lo previsto en los pliegos respectivos. k. Negociar con el proveedor de los servicios de consultora los trminos tcnicos y contractuales; y, adjudicar el contrato. l. Conformar la Comisin Tcnica para la realizacin de Concursos Pblicos y contratacin por Lista Corta, la que deber actuar de conformidad con los pliego aprobados para el efecto. m. Convocar al concurso de consultora, aprobar los pliegos, trminos de referencia, presupuesto referencial y dems documentos del concurso. n. Calificar, seleccionar y negociar con los consultores oferentes. o. Consultar el catalogo electrnico, previo al proceso de adquisicin de bienes y servicios. p. Informar al INCOP sobre las ofertas de mejor costo que las que consten publicadas en catalogo electrnico. q. Realizar subastas inversas, en acto pblico o a travs del portal de compras pblicas . r. Publicar en el portal de compras pblicas los resultados de los procesos de adjudicacin por subasta inversa. s. Realizar la fase preparatoria de un procedimiento Licitatorio, que comprende la conformacin de la Comisin Tcnica y la elaboracin de los pliegos. t. Realizar la fase precontractual que comprende la publicacin de la convocatoria, el procedimiento de aclaratoria, observaciones y respuestas, contenido y anlisis de las ofertas, informes de evaluacin y notificacin de los resultados. u. Invitar a la presentacin de ofertas a un mnimo de cinco proveedores, mismos que deben estar registrados en el RUP. v. Informar al INCOP, cuando no exista el nmero mnimo de proveedores para su verificacin de ser el caso. w. Aprobar los pliegos de acuerdo a los modelos establecidos por el INCOP x. Realizar contrataciones de Menor Cuanta de bienes y servicios no normalizados y cuando sea imposible aplicar los procedimientos dinmicos o cuando estos hubiesen sido declarados desiertos; y, Contrataciones de obras De acuerdo a lo establecido en la LOSNCP y. Adjudicar las contrataciones de obras a un proveedor, seleccionado por sorteo pblico. z. Aprobar los pliegos de acuerdo a los modelos establecidos por el INCOP. aa. Celebrar contratos integrales de obra por precio fijo, previo estudios completos, definitivos y actualizados sin que exista modificaciones en el plazo de ejecucin. bb. Declarar la terminacin unilateral y anticipada de contratos por incumplimiento del contratista o por circunstancias de fuerza mayor. cc. Supervisar que el contratista se rija a las especificaciones tcnicas y de calidad, establecidas en el contrato. dd. Publicar en el portal de compras pblicas el informe y el presupuesto resultado de las adquisiciones bajo el criterio de emergencia. ee. Declarar de utilidad pblica o de inters social, bienes inmuebles que sean de inters para la institucin. ff. Formalizar y Protocolizar los contratos que por su naturaleza o por mandato de la ley as lo requieran. gg. Declarar adjudicatario fallido cuando el contrato no sea suscrito dentro del termino correspondiente, disponiendo la suspensin en el RUP. PROYECTO DE REESTRUCTURACIN DE FUERZAS ARMADAS
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hh. Adjudicar el contrato al oferente que presente oferta al mejor costo. ii. Celebrar contratos modificatorios cuando existan errores manifiestos de hecho, de transcripcin o de clculo producidos de buena fe. jj. Regular el monto del anticipo considerando la naturaleza de la contratacin. kk. Determinar responsabilidades a funcionarios que intervienen en procedimientos precontractuales para el cumplimiento de esta Ley. ll. Determinar responsabilidades a consultores que determinan informacin bsica y conocimiento cientfico y tecnolgico mm. Determinar una resolucin sobre reclamos de los oferentes nn. Utilizar procesos de mediacin y arbitraje
d. rganos de Maniobra de las Fuerzas Armadas (T/N/A)
a. Realizar las compras de rgimen especial, adquisiciones de repuestos o accesorios que se requieran para el mantenimiento de equipos y maquinarias a cargo de las Entidades Contratantes, siempre que los mismos no se encuentren incluidos en el Catlogo Electrnico del Portal de COMPRAS PUBLICAS. b. Publicar obligatoriamente el Plan Anual de Contratacin en la pgina Web de la Entidad Contratante dentro de los quince (15) das del mes de enero de cada ao. c. Realizar los estudios y diseos completos, definitivos y actualizados, planos y clculos, especificaciones tcnicas, debidamente aprobados por las instancias correspondientes, vinculados al Plan Anual de Contratacin de la entidad. d. Adjudicar los contratos de acuerdo al proceso a seguir en base al tipo de contratacin. e. Declarar desierto el procedimiento de manera total o parcial; y podr disponer su archivo o su reapertura. f. Declarar cancelado el procedimiento, en cualquier momento entre la convocatoria y 24 horas antes de la fecha de presentacin de las ofertas, sin que d lugar a ningn tipo de reparacin o indemnizacin, mediante acto administrativo motivado. g. Declarar fallido al oferente o a los oferentes y notificar de esta condicin al INCOP, si el adjudicatario o los adjudicatarios no celebraren el contrato por causas que les sean imputables. h. Formar y mantener un expediente por cada contratacin en el que constarn los documentos referentes a los hechos y aspectos ms relevantes de sus etapas de preparacin, seleccin, contratacin, ejecucin, as como en la fase pos contractual. i. Receptar las ofertas de consultora presentadas en dos sobres separados: oferta tcnica y oferta econmica. j. Calificar la calidad de las propuestas de consultora, se realizara sobre la base de lo previsto en los pliegos respectivos. k. Negociar con el proveedor de los servicios de consultora los trminos tcnicos y contractuales; y, adjudicar el contrato. l. Conformar la Comisin Tcnica para la realizacin de Concursos Pblicos y contratacin por Lista Corta, la que deber actuar de conformidad con los pliegos aprobados para el efecto. m. Convocar al concurso de consultora, aprobar los pliegos, trminos de referencia, presupuesto referencial y dems documentos del concurso. n. Calificar, seleccionar y negociar con los consultores oferentes. o. Consultar el catalogo electrnico, previo al proceso de adquisicin de bienes y servicios. p. Informar al INCOP sobre las ofertas de mejor costo que las que consten publicadas en catalogo electrnico. q. Realizar subastas inversas, en acto pblico o a travs del portal de compras pblicas. PROYECTO DE REESTRUCTURACIN DE FUERZAS ARMADAS
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r. Publicar en el portal de compras pblicas los resultados de los procesos de adjudicacin por subasta inversa. s. Realizar la fase preparatoria de un procedimiento Licitatorio, que comprende la conformacin de la Comisin Tcnica y la elaboracin de los pliegos. t. Realizar la fase precontractual que comprende la publicacin de la convocatoria, el procedimiento de aclaratoria, observaciones y respuestas, contenido y anlisis de las ofertas, informes de evaluacin y notificacin de los resultados. u. Invitar a la presentacin de ofertas a un mnimo de cinco proveedores, mismos que deben estar registrados en el RUP. v. Informar al INCOP, cuando no exista el nmero mnimo de proveedores para su verificacin de ser el caso. w. Aprobar los pliegos de acuerdo a los modelos establecidos por el INCOP x. Realizar contrataciones de Menor Cuanta de bienes y servicios no normalizados y cuando sea imposible aplicar los procedimientos dinmicos o cuando estos hubiesen sido declarados desiertos; y, Contrataciones de obras De acuerdo a lo establecido en la LOSNCP y. Adjudicar las contrataciones de obras a un proveedor, seleccionado por sorteo pblico. z. Aprobar los pliegos de acuerdo a los modelos establecidos por el INCOP. aa. Celebrar contratos integrales de obra por precio fijo, previo estudios completos, definitivos y actualizados sin que exista modificaciones en el plazo de ejecucin. bb. Declarar la terminacin unilateral y anticipada de contratos por incumplimiento del contratista o por circunstancias de fuerza mayor. cc. Supervisar que el contratista se rija a las especificaciones tcnicas y de calidad, establecidas en el contrato. dd. Publicar en el portal de compras pblicas el informe y el presupuesto resultado de las adquisiciones bajo el criterio de emergencia. ee. Declarar en forma anticipada y unilateral la terminacin del contrato, cuando exista prohibicin expresa de esta ley, sin reconocimiento de indemnizacin alguna al contratista. ff. Formalizar y Protocolizar los contratos que por su naturaleza o por mandato de la ley as lo requieran. gg. Declarar adjudicatario fallido cuando el contrato no sea suscrito dentro del trmino correspondiente, disponiendo la suspensin en el RUP. hh. Adjudicar el contrato al oferente que presente oferta al mejor costo. ii. Celebrar contratos modificatorios cuando existan errores manifiestos de hecho, de transcripcin o de clculo producidos de buena fe. jj. Regular el monto del anticipo considerando la naturaleza de la contratacin. kk. Determinar responsabilidades a funcionarios que intervienen en procedimientos precontractuales para el cumplimiento de esta Ley. ll. Determinar responsabilidades a consultores que determinan informacin bsica y conocimiento cientfico y tecnolgico mm. Determinar una resolucin sobre reclamos de los oferentes nn. Utilizar procesos de mediacin y arbitraje
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6. PROCESOS, SUBPROCESOS Y PRODUCTOS / SERVICIOS
a. Mapa De Procesos
Describe la misin del subsistema de gestin de Compras Pblicas de FF.AA y la representacin grfica de los procesos gobernantes, agregadores de valor y habilitantes (de asesora y apoyo); as como los insumos y los productos.
INSUMOS ENTREGABLES PLANIFICACIN PRECONTRACTUAL CONTRACTUAL DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO INSTITUCIONAL PROCESOS HABILITANTES MAPA DE PROCESOS DEL MODELO DE GESTIN DEL SISTEMA DE COMPRAS PUBLICAS DE FF.AA MISION: Gestionar los procedimientos de contratacin para la adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios, incluidos los de consultora, a fin de contribuir al fortalecimiento institucional. PAC DE T/N/A REQUIRIMIENTO INFORME DE NECESIDAD CERTIFICACION PRESUPUESTARIA. PLIEGOS RESOLUCION DE APROBACION DE PLIEGOS. PAC CONSOLIDADO ACTA DE RECOMENDACIN DE ADJUDICACION RESOLUCION DE ADJUDICACION / DESIERTO / CANCELACION. CONTRATO LEGALIZADO ACTAS DE RECEPCIN LIQUIDACIN DEL CONTRATO. ADM. CONTRACTUAL
b. Procesos agregadores de valor y Sub-Procesos
Describe el primer nivel de desagregacin de los procesos agregadores de valor del subsistema de Gestin de Compras Publicas COMACO.
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Despliegue de procesos en subprocesos del Modelo del Sistema de Compras Publicas FF.AA. A.1 ELABORACIN PAC C.1 ELABORACIN DEL CONTRATO ORDEN DE COMPRA B. PRECONTRACTUAL B.3 EJECUCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIN C. CONTRACTUAL A. PLANIFICACIN B.1 ESTUDIO PREPARATORIO D.1 ADMINISTRACIN DEL EXPEDIENTE D. ADMINISTRACIN CONTRACTUAL D.2 ADMINISTRACIN DE GARANTAS B.2 REVISIN PREVIA A.2 CONSOLIDACIN C.2 LEGALIZACIN DEL CONTRATO ORDEN DE COMPRA D.3 SUPERVISIN Y SEGUIMIENTO DEL CONTRATO
1) Planificacin (PROCESOS)
a) Elaboracin PAC Fuerzas T/N/A
P.A.C. Fuerzas T/N/A de la Publicacin del PAC Registro electrnico
b) Consolidacin Plan Anual de Compras
PAC Consolidado de FF.AA.
2) Precontractual
a) Estudio Preparatorio
Planos y clculos aprobados (obras) Especificaciones tcnicas aprobadas. Estudios de mercado y determinacin del proceso a seguir
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b) Revisin previa
Resolucin de aprobacin de pliegos. Designacin Comisin Tcnica Pliegos publicados en el portal Informe de la revisin de documentacin que habilita la ejecucin del proceso de compra.
c) Ejecucin de los procedimientos de contratacin
Resolucin de adjudicacin / declaratoria de desierto. Resolucin de adjudicatario fallido Informes de publicacin de resoluciones
3) Contractual
a) Elaboracin del contrato orden de compra
Contrato elaborado
b) Legalizacin del contrato orden de compra
Contrato Legalizado
4) Administracin Contractual
a) Administracin del expediente
Expedientes del proceso Informe de contratos suscritos Informes de contratos complementarios (obras y servicios)
b) Administracin de garantas
Informe de garantas presentadas Informe de devolucin, efectivizacin o renovacin de garantas
c) Supervisin y seguimiento del contrato
Informe del cumplimiento del objeto del contrato. Informes de Fiscalizacin de obras Actas de Entrega recepcin de bienes, obras, servicios y consultora. Informe de liquidacin del contrato Notificacin del trmino del contrato. Informes de aplicacin de multas y sanciones.
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7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR CADA NIVEL
Los procesos descritos en el mapa de procesos, del sistema de Gestin de Compras Publicas de FF.AA, se ejecutarn en el COMACO, como se detalla a continuacin:
a. Estructura Orgnica de la Direccin de Compras Pblicas de FF.AA.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD DE COMPRAS COMACO MIDENA Compras estratgicas para la defensa Dependiente de la Mxima Autoridad o su Delegado Adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios comunes para FF.AA. Compras propias para el COMACO. VICEMINISTRO SUBSECRETARIA DE PLANIFICACION Y ECONOMIA DE DEFENSA UNIDAD DE COMPRAS PUBLICAS UNIDAD DE COMPRAS PUBLICAS Dependiente de la Mxima Autoridad o su Delegado
COMACO FUERZAS T/N/A UNIDAD DE COMPRAS PUBLICAS COMANDO DE OPERACIONES (T/N/A) C.E.D ( T/N/A) UNIDAD DE COMPRAS PUBLICAS UNIDADES OPERATIVAS ESCUELAS E INSTITUTOS UNIDAD DE COMPRAS PUBLICAS UNIDAD DE COMPRAS PUBLICAS UNIDAD DE COMPRAS PUBLICAS Dependiente de la Mxima Autoridad o su Delegado Dependiente de la Mxima Autoridad o su Delegado Adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras y prestacin de servicios, a fin al monto facultado. Dependiente de la Mxima Autoridad o su Delegado
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8. IMPLEMENTACIN DEL MODELO
El Sistema de Gestin de Compras Publicas iniciar la implantacin de sus procesos, subprocesos, gobernantes, agregadores de valor y habilitantes; as como la estructura orgnica y el modelo de evaluacin en los diferentes niveles de la estructura de FF.AA, (COMACO y Fuerzas).
Una vez aprobado el presente modelo, se elaborar la matriz de implementacin del modelo de gestin del sistema de compras pblicas, con sus niveles, fases, responsables, tiempos y RR.HH
a. Listado de participantes
TNNV-AD ROSA CESPEDES NAVAL (C. PBLICAS) SUBS. MILTON MORETA NAVAL (C. PUBLICAS) SGOP. MARIO SANDOVAL F.T. (DDIE) SGOS. JUAN GUEVARA N. FAE (CONTRATOS) S.P. DRA. XIMENA CONTRERAS F.T. (IGM) S.P. CECILIA NARVEZ F.T. (LOGISTICA) S.P. MNICA BENALCAZAR FAE (C. PBLICAS)
b. Autoridad que revisa y aprueba
CALM. GUSTAVO PAEZ GUAMAN
9. ANEXOS
a. Matriz de Normatividad
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b. GLOSARIO DE TRMINOS:
1) Actividad.- Es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestin. La secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un proceso. Normalmente se desarrolla en un departamento o funcin.
2) Atribucin.- Es la facultad o poder que corresponden a cada una de las partes de una organizacin pblica o privada segn las normas que las ordenen.
3) Base legal.- Son todas las disposiciones legales que tengan relacin con la creacin de la entidad, con la cual se procede a la revisin del contenido de cada artculo y se identifica el mbito de accin reflejado en productos.
4) Control y Evaluacin.- Es una de las tareas fundamentales del trabajo propio de cualquier administrador. Controlar significa hacer que las cosas sucedan de la manera en que se plane que sucediera; el control supone hacer un seguimiento de la marcha de la organizacin e introducir modificaciones cuando sean necesarias para asegurar el objetivo.
5) Competencia.- Es la capacidad concreta que pueden ejercer los rganos de una entidad pblica o privada.
6) Desarrollo Institucional.- Es el proceso dinmico mediante el cual una organizacin fortalece su estructura y comportamiento, orientado a aumentar la eficiencia y la eficacia en el funcionamiento institucional, para lo cual aplica principios, polticas, normas, tcnicas, estrategias y se fundamenta en la especializacin de su misin para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes y usuarios.
7) Direccionamiento Estratgico.- Orienta a la Institucin, para elaborar productos estratgicos que permitan alcanzar los objetivos y el mximo desempeo institucional. Contiene varios elementos entre otros se encuentran la misin, visin y objetivos estratgicos de la institucin, los mismos que servirn para obtener productos usuarios y prioridades.
8) Estrategia.- Es el patrn o plan que integra las principales metas y polticas de una organizacin y, a la vez, establece la secuencia coherente de las acciones a realizar.
9) Gestin Estratgica.- Es un Proceso continuo que integra en un esfuerzo global, los recursos y las funciones de la organizacin; y que demanda del compromiso e involucramiento de los ejecutivos.
10) Indicador.- Es un dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la evolucin de un proceso o de una actividad.
11) Manual de procesos.- Es el documento que contiene polticas, mtodos y procedimientos que permiten identificar y describir las entradas, actividades, salidas, controles, recursos e interrelacionamientos de las unidades y procesos de la institucin, en funcin del cliente. Para cada uno de los productos se disear el proceso y el procedimiento correspondiente.
12) Mapas de Procesos.- Define la organizacin como un sistema de procesos interrelacionados, mostrando cmo sus actividades estn relacionadas con los clientes PROYECTO DE REESTRUCTURACIN DE FUERZAS ARMADAS
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externos, proveedores y grupos de inters. Da la oportunidad de distinguir entre procesos claves, estratgicos y de soporte.
13) Modelo de Gestin.- Es la forma como se organizan y combinan los recursos de una Institucin con el propsito de cumplir su misin, polticas, objetivos y regulaciones jurdicas que rigen a sta.
14) Norma.- Constituye la regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc.
15) Organizacin.- Es un conjunto de elementos, compuesto principalmente por personas, que actan e interactan entre si bajo una estructura, ordenada y regulada por un conjunto de normas.
16) Producto.- Es cualquier bien o servicio que satisface las necesidades y expectativas de los clientes. Se debe considerar las denominaciones de los productos identificados en el portafolio de los productos
17) Proceso.- es un conjunto de actividades que emplea un insumo, le agregue valor a ste y suministre un producto a un cliente interno o externo.
18) Procesos gobernantes.- Tambin denominados gobernadores, estratgicos, de direccin, de regulacin o de gerenciamiento. Estos procesos son responsables de emitir polticas, directrices y planes estratgicos para el funcionamiento de la organizacin.
19) Procesos habilitantes.- Se clasifican en procesos habilitantes de asesora y procesos habilitantes de apoyo. Son responsables de brindar productos de asesora y apoyo.
20) Procesos agregadores de valor.- Tambin llamados productivos. Son responsables de generar el portafolio de productos y/o servicios que responden a la misin y objetivos estratgicos de la institucin.
21) Procedimiento.- Forma especfico para llevar a cabo una actividad o un proceso (ISO 9000-2001).
22) Proyecto.- Es una serie de actividades encaminadas a la consecucin de un objetivo, con un principio y final claramente definidos.
23) Plan Plurianual de Inversiones.- Es el conjunto de proyectos, cuyo plazo excede a un ejercicio fiscal. Los proyectos incluyen los estudios tcnicos que comprueben la adecuada programacin de los mismos y los cronogramas de su ejecucin.
24) Plan Anual de Inversiones.- Determina los proyectos de inversin a ejecutar durante una vigencia fiscal, identificando las posibles fuentes de financiacin y la entidad responsable de su ejecucin.
25) Programacin Indicativa Anual.- Es el instrumento a travs del cual se realiza la programacin financiera anual de la ejecucin, cuyo objetivo es guiar el cumplimiento de la PROYECTO DE REESTRUCTURACIN DE FUERZAS ARMADAS
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planificacin financiera institucional, de modo que los requerimientos que se generan concuerden con las disponibilidades de fondos establecidas en la programacin de caja.
26) Proyectos Plurianuales.- Constituyen los proyectos cuyo plazo de ejecucin excede al ejercicio fiscal.
27) Planificacin estratgica.- Es el arte o tcnica de racionalizacin en el empleo de medios y recursos en el proceso de toma de decisiones, con el fin de alcanzar determinados objetivos a travs de acciones a realizarse en un plazo determinado.
28) Responsables.- De conformidad a la terea identificada, se deber describir la denominacin del puesto del responsable de su ejecucin. Si la tarea descrita es ejecutada por varios responsables que tienen la misma denominacin del puesto, se deber describir el nmero de personas que intervienen en su desarrollo
29) Servicio.- Son actividades identificables, intangibles y perecederas que implican generalmente la participacin del cliente y que no es posible poseer fsicamente, ni transportarlos o almacenarlos, que permiten satisfacer las necesidades o deseos de los clientes.
30) Subproceso.- Son partes bien definidas en un proceso. Su identificacin puede resultar til para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso.
31) Tareas.- Es la descripcin al detalle de todos los pasos que deben ser realizados dentro de una actividad para obtencin de un determinado producto, los mismos que deben ser descritos en forma secuencial y cuya redaccin debe denotar accin. Para el levantamiento de un procedimiento se considera la situacin actual del mismo.
BIBLOGRAFIA:
1. LEY ORGANICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACION PUBLICA; Registro Oficial N 395 -- Lunes 4 de Agosto del 2008.
2. REGLAMENTO GENERAL DE LA LEY ORGANICA DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACION PUBLICA; (DECRETO 1700)