Excel Basico

Excel XP-Nivel Bsico
Expositor: Daniel Alvarez Bravo

dab.consultas@ gmail.com

CONCEPTOS GENERALES

INTRODUCCIN
El presente manual ha sido preparado haciendo hincapi sobre todo en los procedimientos, sin embargo
usted encontrar el suficiente marco terico de cada tema, el que ser ampliado por el instructor mediante
las Prctica Dirigidas.

PRESENTACIN
Microsoft Excel para Windows es una hoja electrnica de clculo diseada para trabajar en un ambiente
grfico combinando tres tipos de programas: Hoja de Clculo, Grficos y Gestin de Base de Datos. Es una
herramienta de pronstico empresarial y anlisis financiero que le permitir tomar decisiones basndose en
la evaluacin de resultados obtenidos.

INICIO DE TRABAJO EN MICROSOFT EXCEL
Prender la computadora, se cargar el programa MS-Windows.
Hacer un Clic en INICIO, seleccionar la opcin Programas, luego hacer un Clic en la opcin Microsoft
Excel. (Si est en red, deber ingresar nombre, contrasea y dominio)

PANTALLA PRINCIPAL DE MICROSOFT EXCEL

Men de Control de Programa
Utilice este Men para mover, cambiar el tamao, restaurar, maximizar, minimizar y cerrar la ventana, as
como tambin para cambiar de aplicacin.

Barra de Ttulos
Barra situada en la parte superior de la ventana de Excel, presenta el nombre de la aplicacin y de la hoja
activa. Despus de cargar Excel, se leer por primera vez Microsoft Excel-Libro 1. Como la hoja no tiene
nombre todava, Excel lo llamar por ahora Libro1.

Barra de Men Principal
Es el Men Principal de Excel, contiene las diferentes opciones que puede usar (8 opciones). Cada una
tiene una lista de opciones que cae como una persiana en la pantalla.

Manual Excel Bsico Pgina 1
dab.consultas@gmail.com

Botones de Minimizar, Maximizar y Restaurar
Permiten cambiar el tamao de la ventana activa utilizando el Mouse. La flecha haca arriba maximiza la
ventana, la flecha haca abajo la minimiza y ambas flechas restaura la ventana.

Barras de Herramientas
Barras con botones que permiten el acceso rpido e instantneo a los comandos ms frecuentes de Excel
utilizando el Mouse. Tiene disponible las siguientes barras: Estndar, Formato, Query y Tabla Dinmica,
Grfico, Dibujo, Asistente de Ideas, Dilogo, Finalizar Grabacin, Visual Basic para Excel, Auditora,
Grupo de Trabajo, Aplicaciones de Microsoft y Pantalla Completa.Las Barras Estndar y Formato
aparecern cada vez que se trabaje con Excel, las dems se podrn activar segn propias necesidades.
Adems podr crear su propia Barra de Herramientas.

Indicador de Columna o Fila
Indicador visual de columnas o filas. Permite determinar cual es la columna o fila sobre la que se encuentra
la celda activa. Con el Mouse se puede utilizar para cambiar el ancho y alto de una o ms columnas o filas.

Celda activa
Es la celda donde esta ubicado el cursor. Su denominacin es la composicin de la columna (1 2 letras
desde la A a la IV) y la fila (nmero entre 1 y 65,536) sobre la que se encuentra ubicada.

Barras de Desplazamiento Horizontal y Vertical
Situadas en el lado derecho y en la parte inferior de una ventana. Se utilizan para desplazarse a las
diferentes secciones de un archivo haciendo Clic en las flechas de la Barra o arrastrando el cuadro de
desplazamiento. Para desplazarse grandes trechos utilice la tecla [SHIFT] mientras arrastra el cuadro de
desplazamiento.

Cuadro de Divisin Horizontal y Vertical
Permite dividir una hoja en dos secciones separadas en forma horizontal o vertical. Sirve para ver dos
partes de una hoja en forma simultnea.

Barra de Estado
Situada en la parte inferior, presenta informacin acerca de un comando seleccionado o una operacin en
curso. El lado derecho de la barra de estado muestra si las teclas como [CAPS LOCK], [SCROLL LOCK] o
[NUM LOCK] estn activadas.

Barra de Frmulas
Situada en la parte superior de la ventana, muestra el valor constante o la frmula utilizada en la celda
activa. Cuenta adems con botones para ingresar o cancelar una entrada y el Asistente de Funciones. En
el lado izquierdo se encuentra el "Cuadro de Nombres" que se usa para identificar una celda seleccionada,
un elemento de un grfico o un objeto de dibujo. Podr utilizar este cuadro para asignar un nombre a una
celda o rango previamente seleccionado, y para ir haca una celda o rango con un nombre asignado
previamente.

Etiqueta de la Hoja
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Etiquetas ubicadas en la parte inferior de una ventana del libro de trabajo. Haga un Clic en una etiqueta de
la hoja y esta se transformar en la hoja activa.

Barra de Divisin Horizontal
Barra que se encuentra entre las etiquetas de la hoja y la barra de desplazamiento horizontal, permite
mostrar ms etiquetas de la hoja o un porcentaje mayor de la barra de desplazamiento horizontal.

Botn Seleccionar Todo
Rectngulo gris que se encuentra en la esquina superior izquierda de una hoja de clculo, en la interseccin
de los encabezados de filas y columnas. Cuando hace Clic en este botn, selecciona todas las celdas de la
hoja de clculo.

Botones para desplazar Etiquetas
Situadas en la parte inferior, se utilizan para desplazarse entre una etiqueta y otra, tambin para ir haca la
ltima hoja o la primera en forma directa.

USO DEL MOUSE
El Mouse es un dispositivo manual con botones que se utiliza para introducir datos. Por medio de l, es
posible sealar una zona de la pantalla y seleccionar o ejecutar un comando. Un Mouse tiene
generalmente 2 botones (si el Mouse tiene 3, ignore el botn central). El botn izquierdo se ha fijado como
Primario y el derecho como Secundario.

VENTANAS DE DILOGO
Se utilizan para obtener informacin complementaria de un comando. Permiten seleccionar opciones
excluyentes o complementarias, agrupando en una sola pantalla informacin vinculada entre si. Cada
ventana tiene un ttulo y puede ser cambiada de posicin. Aunque las ventanas de dilogo son ms fciles
de utilizar con el Mouse, tambin es posible seleccionar opciones o especificar informacin con el teclado.
Por ejemplo para desplazarse de una opcin a otra, utilice la tecla [TAB], para elegir el botn ACEPTAR use
la tecla [ENTER] y para elegir el botn CANCELAR use la tecla [ESC].

COMANDOS DE MICROSOFT EXCEL
Un comando es una instruccin que indica a Excel lo que debe hacer. Para elegir un comando puede:
Hacer un clic en un botn de la Barra de Herramientas. Las Barras de Herramientas proporcionan
acceso instantneo a muchas tareas, bastar hacer un clic en un botn para ejecutar una determinada
accin.
Usar un Men Contextual, para activarlo haga un clic con el botn derecho o pulse las teclas [SHIFT] +
[F10].
Usar las teclas de Mtodo Abreviado, que proporcionan acceso rpido a los comandos ms comunes.

Elegir un comando de un Men.

Para seleccionar una opcin del Men:
1. Coloque el puntero del Mouse sobre la Barra de Men Principal y haga un clic sobre la opcin que desea
ejecutar. Tambin podr pulsar la tecla [ALT] ms la letra subrayada correspondiente a la opcin que
desee ejecutar.
2. Aparecer una persiana con la lista de opciones disponibles.
3. Coloque el puntero sobre la opcin que desea ejecutar y haga un clic.

Para cancelar una opcin del Men:
Haga un clic sobre cualquier rea fuera del Men.

USO DE LA AYUDA

Mediante el Men de Ayuda se puede obtener de manera rpida informacin acerca de cualquier comando,
opcin de un comando y sus alternativas. Puede obtener la definicin de trminos que no entienda, obtener
informacin si aparece un mensaje de error, obtener ms informacin sobre una opcin en una Ventana de
Dilogo o sobre alguna parte de la pantalla de Excel.

El nuevo Asistente para Ayuda le permitir determinar el tipo de ayuda necesaria. Podr preguntar con
sus propias palabras en la ficha Asistente para Ayuda, quin le ofrecer respuestas que le ayudarn a
concluir ms rpido su trabajo. Podr utilizar el botn INTERROGACIN para averiguar que hace cada
elemento de una ventana de dilogo. En la ventana AYUDA podr obtener asistencia con las fichas
Contenido e ndice, y, para encontrar palabras o expresiones especficas podr utilizar la ficha
Buscar.

Para visualizar alguna sugerencia acerca de un comando o elemento de la pantalla, podr hacer Clic en el
botn AYUDA de la Barra Estndar o pulsar la tecla [F1]. Contar adems con explicaciones y respuestas
visuales que le informarn los tipos de documentos que se pueden crear. Tambin con una seccin
llamada Procedimientos del Asistente donde encontrar sencillas instrucciones que le mostrarn la
mejor forma de completar una tarea.

CONFIGURAR LA PANTALLA DE MICROSOFT EXCEL

MOSTRAR LA BARRA DE FRMULAS
1. Seleccione la secuencia VER, BARRA DE FRMULAS.
2. Si desea ocultar la Barra de Frmulas seleccione la misma secuencia nuevamente.

MOSTRAR LA BARRA DE ESTADO
1. Seleccione la secuencia VER, BARRA DE ESTADO.
2. Si desea ocultar la Barra de Estado seleccione la misma secuencia nuevamente.

VISUALIZACIN DEL DOCUMENTO
1. Seleccione la secuencia VER, ZOOM o haga un Clic en el botn ZOOM de la Barra Estndar.
2. Aparecer una ventana de dilogo con las siguientes opciones:

Ampliacin

200%..........................Permite visualizar la hoja al doble de su tamao normal.
100%..........................Permite visualizar la hoja al tamao normal.
75%............................Permite visualizar la hoja a 3/4 de su tamao normal.
50%............................Permite visualizar la hoja 1/2 de su tamao normal.
25%............................Permite visualizar la hoja a 1/4 de su tamao normal.

Haga un Clic en el botn ACEPTAR una vez hechos todos los cambios.

SALIR DE MICROSOFT EXCEL
Seleccione la secuencia ARCHIVO, SALIR.
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INGRESO Y CORRECCIN DE DATOS

INTRODUCCIN DE DATOS

1. Hacer un Clic o colocar el cursor sobre la celda donde desea ingresar la informacin.
2. Escribir la informacin correspondiente. Si comete algn error utilizar la tecla [BACKSPACE] para
corregir.
3. Hacer un Clic sobre el smbolo , pulsar la tecla [ENTER] o una de las teclas del cursor. Si hace un
Clic sobre el smbolo , la informacin ingresar y el indicador se quedar en dicha celda. Si pulsa la
tecla [ENTER] o una de las teclas del cursor, la informacin ingresar y el indicador se desplazar a
la siguiente celda en direccin de la flecha.

Para evitar el movimiento del cursor despus de la tecla ENTER

1. Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la Ficha Editar.
2. Haga un Clic en la casilla de verificacin "Mover seleccin despus de ENTRAR" y luego en el botn
ACEPTAR.
3. Si desea cancelar un ingreso antes de pulsar la tecla [ENTER], pulse la tecla [ESC] o bien haga un
Clic sobre el smbolo x.
4. Podr efectuar clculos antes de ingresarlos. Tipee la frmula en la Barra de Frmulas y pulse la
tecla [F9]. El resultado aparecer sobre la Barra de Frmulas, finalice haciendo un Clic sobre el
smbolo o pulse la tecla [ENTER].

TIPOS DE DATOS
En una celda se pueden introducir bsicamente dos tipos de datos: Constantes y Frmulas.

Valor Constante: Se refiere a los datos que se introducen directamente en una celda; ya sea un valor
numrico, una fecha, una hora, un valor de moneda, un porcentaje, una fraccin, una notacin cientfica, un
valor lgico o un texto. Los valores constantes no cambian a menos que seleccione la celda y edite el valor
directamente. Los valores constantes ms frecuentes son los valores y los literales.

Un Valor es cualquier informacin que pueda ser evaluada numricamente, incluyendo
nmeros, fechas y frmulas matemticas. La fechas se consideran valores porque se
almacenan como tal, y Excel puede llevar a cabo operaciones aritmticas con ellas.

Una expresin literal es una cadena de caracteres que generalmente se usa como un texto
descriptivo, tales como ttulos de informes, cabeceras de columnas o nombres de tems. Se
puede incluir cualquier combinacin de letras, nmeros y signos especiales hasta un mximo
de 255 caracteres.

Frmula: Es la secuencia de valores constantes, referencias de celdas, nombres, funciones u operadores,
que producen valores nuevos de valores ya existentes. Un valor que es producido como resultado de una
frmula puede cambiar cuando cambian los valores de las celdas que se incluyen en la frmula.

Las frmulas siempre comenzarn con el signo = (igual).

INGRESO DE NMEROS
Caractersticas


1. Un nmero no podr empezar con ningn carcter que no sea un dgito entre 0 y 9, un punto decimal,
un signo ms (+) o un signo menos (-). El signo ms (+) delante ser ignorado.
2. El nmero podr terminar con un signo de porcentaje (%) el cual aparecer junto al nmero ingresado
y Excel configurar automticamente la celda con dicho formato y el nmero ser dividido por 100.
3. En Microsoft Excel, un nmero slo puede contener los siguientes caracteres: 1 2 3 4 5 6 7 8 9
+ - ( ) , / $ % . E e y estarn alineados a la derecha.
4. Podr anteponer un signo monetario el cual aparecer en la celda junto al nmero ingresado y Excel
configurar automticamente la celda con dicho formato.
5. Para ingresar nmeros negativos podr utilizar el signo menos (-) o bien los parntesis ().
6. Se podr introducir un nmero configurado en notacin cientfica.
7. Podr incluir comas (,) o puntos (.) en el ingreso de nmeros constantes como separador de miles y
millones y Excel configurar automticamente la celda con dicho formato.
8. Excel justificar automticamente a la derecha todos los nmeros que se introduzcan en una celda, y
no permitir utilizar ningn carcter de alineacin (cualquier carcter de alineacin lo convertir en un
literal).
9. Se deber tener cuidado de no sustituir la letra "i" mayscula o la letra "l" (ele) minscula por el
nmero 1, as como la letra "o" mayscula por el nmero 0. Si sucede Excel lo interpretar como
texto.
10. Si algn dato contiene algn carcter que no sea un nmero o carcter especial anteriormente
nombrado, Excel lo interpretar como texto.
11. Un nmero no podr tener ms de 255 dgitos de largo. Sin embargo si un nmero no cabe dentro de
los lmites de una celda, lo visualizar en notacin cientfica, o bien con signos de nmero (#####),
dependiendo del formato que tenga la celda.
12. Excel almacena los nmeros con 15 dgitos de precisin, los clculos se hacen en base a estos
dgitos, y no con los que presenta la celda. Al realizar clculos con estos nmeros, se utilizar el
nmero almacenado, independientemente de la cantidad de decimales que se muestre en pantalla. Si
desea que Excel calcule de acuerdo a la cantidad de decimales que visualiza en pantalla, seleccione
la celda o bloque de celdas y luego de la barra de mens, seleccione Herramientas / Opciones /
calcular / Precisin de pantalla.
13. Para ingresar fracciones anteponga al nmero el signo igual. Ejemplo : =3/4. Si ingresa , el Excel
asignar automticamente el formato de fecha a esta celda.
14. Al crear una nueva hoja de trabajo, todas las celdas utilizan el formato numrico "General". En este
formato, Excel despliega los nmeros tan precisamente como sea posible.
15. Para dar formato de texto a nmeros como cdigos postales y nmeros de serie, cambie el formato
de nmero de la celda por el de texto. Puede resultar conveniente, por ejemplo, para ordenar una
columna de datos que incluye nmeros y texto. Para asegurar el orden correcto, d formato de texto
a todas las celdas de la columna.
16. Tambin puede situar un apstrofo (') delante del nmero. Sin embargo, esta tcnica no es muy
recomendable si va a usar los datos de Microsoft Excel con otras aplicaciones.

Para establecer el nmero fijo de decimales:

1. Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la Ficha Modificar.
2. Haga un Clic en la casilla de verificacin "Nmero Fijo de Decimales", especifique el nmero de
decimales que desea y haga un Clic en el botn ACEPTAR.
3. Inmediatamente proceda a ingresar los valores utilizando el teclado numrico.
4. Para trabajar con los valores en pantalla en lugar de los valores almacenados:
5. Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la Ficha Calcular.
6. Haga un Clic en la casilla de verificacin "Precisin de Pantalla" y luego en el botn ACEPTAR.
7. En adelante Excel efectuar los clculos considerando solamente los valores en pantalla. Cuando se
desactive esta casilla no reaparecern los valores originales.

INGRESO DE LITERALES Y ALFANUMRICOS
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Un texto estar compuesto de letras o cualquier combinacin de nmeros y letras hasta 255 caracteres. Un
conjunto de caracteres introducidos en una celda y que Excel no interprete como nmero, frmula, fecha,
hora, valor lgico o de error, ser interpretado como texto.
Si el literal es demasiado largo para encajar dentro de una celda, para efectos de despliegue, el literal
continuar a travs de las celdas ubicadas hacia la derecha (siempre y cuando estn vacas), hasta que su
visualizacin sea completa. Si las celdas ubicadas a la derecha contienen informacin, la visualizacin
quedar truncada.

Para evitar tener largar hileras de caracteres que sobrepasen el ancho de la celda, se podr desplegar el
texto en varias lneas dentro de la misma celda. Excel permite alinear o justificar los literales a la izquierda,
al centro, o a la derecha de cada celda. Por definicin cuando se introduce un texto, Excel los alinea a la
izquierda dentro de la celda. Podr introducir un nmero como texto, por ejemplo una lista de cdigos
postales, aplicando primero el formato de texto a las celdas en blanco o bien poniendo un apstrofe delante
de la entrada. Tambin podr introducir textos en frmulas, grficos y cuadros de texto. Para introducir un
texto en las frmulas, deber poner los caracteres entre comillas. Los rtulos que aparecen en los grficos
sern considerados como texto. Los cuadros de texto son objetos grficos que contienen texto.

INGRESO DE FECHAS Y HORAS
En Excel una fecha o una hora se considera como nmero y se podr mostrar en alguno de los formatos
proporcionados por Excel. Para introducir fechas, utilice una barra diagonal (/) o un guin (-).

Aunque es posible mostrar las fechas y las horas con varios formatos estndar, Excel almacena todas
las fechas como nmeros de serie y todas las horas como fracciones decimales. Dado que las fechas y
las horas se consideran nmeros, se pueden sumar, restar y agregar a otros clculos.
Podr escribir una fecha y una hora en la misma celda separados con un espacio.
No se podr ingresar directamente en las frmulas nmeros en formatos de fecha u hora, se tendrn que
ingresar como texto encerrados entre comillas. Excel convertir el texto al nmero correspondiente
cuando calcule la frmula.
Si desea mostrar la hora usando el formato de 12 horas, escriba a.m. o p.m., de lo contrario Excel
mostrar automticamente la hora con el formato de las 24 horas
Para ingresar una fecha como literal introduzca en primer lugar un prefijo de alineacin. Este mtodo es
perfecto cuando se desea utilizar la fecha simplemente como un texto descriptivo.
Excel le permitir efectuar clculos aritmticos con las fechas y horas, tales como aadir un nmero de
das a una fecha o determinar el tiempo transcurrido entre dos fechas.
La fecha actual se podr ingresar en una celda pulsando las teclas [CTRL] +[SHIFT] +[;]. La hora
actual pulsando las teclas [CTRL] +[SHIFT] +[:].

INGRESO DE FRMULAS
Una Frmula es un conjunto de instrucciones que determinan el contenido de una celda. Combina valores y
operadores, que calculan un nico resultado final (conjunto de clculos que dicta la frmula) que se
visualiza en la celda. Una frmula puede ayudarle a analizar datos en la hoja de clculo. Utilice una
frmula cuando desee introducir valores calculados en una hoja de clculo.

Reglas para el ingreso de una frmula:
Toda frmula podr empezar con alguno de los siguientes smbolos:

Un signo ms (+) o un signo menos (-).
Un dgito entre 0 y 9.
Un punto decimal.
Un parntesis abierto (.
Un carcter =.

Una frmula podr tener hasta 1024 caracteres de longitud. Si se escribe una funcin en minsculas,
Excel lo convertir a maysculas.

Las frmulas podrn incluir nmeros, operadores, valores, direcciones de celdas nicas, rangos de
celda, nombres de rango y funciones. No se permiten espacios en blanco.
Los nmeros de las frmulas pueden ser positivos o negativos, pueden estar escritos como nmeros
enteros, decimales o en forma exponencial.
Cuando la Barra de Frmulas est activa, se podr digitar una frmula, pegar funciones y nombres
dentro de la frmula o insertar referencias seleccionando las celdas.
Excel tiene capacidad de Reclculo Automtico, esto significa que un cambio en una celda incluida en
una frmula, modificar automticamente el resultado final de la frmula.

Para controlar la manera en que aparecern las frmulas:
1. Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la Ficha Ver.
2. Haga un Clic en la casilla de verificacin "Frmulas" y luego en el botn ACEPTAR.

FRMULAS QUE PRODUCEN VALORES DE ERROR
#DIV/0! Esta tratando de dividir entre cero.
#N/A Se refiere a un valor que no est disponible.
#NOMBRE? Usa un nombre que Excel no reconoce.
#NULO! Especifica una interseccin invlida de 2 reas.
#REF! Se refiere a una celda que no es vlida.
#VALOR! Usa un argumento u operando equivocado.
##### Produce un resultado que es demasiado largo para
la celda. Tambin ocurre cuando un valor numrico
constante es demasiado largo.

OPERADORES ARITMTICOS
Son caracteres que indican a Excel el tipo de clculo que debe realizar. Son los siguientes:
+ Adicin.
- Sustraccin.
* Multiplicacin.
/ Divisin.
% Porcentaje.
^ Potenciacin.

OPERADORES DE COMPARACIN
Comparan dos o ms valores mediante una condicin determinada con el fin de producir un valor lgico de
verdadero o falso. Son los siguientes:
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o Igual que
<= Menor o Igual que
= Igual que
<> diferente de

OPERADOR DE TEXTOS
Concatena (junta) dos valores de texto para producir uno solo. Si un operando es una referencia a una
celda y la celda referenciada contiene una frmula, este operador une el valor producido por la frmula en la
celda referenciada como un valor de texto.

& Concatenar (J untar dos o ms valores).

Excel calcula de izquierda a derecha, y efecta las multiplicaciones y divisiones antes que las sumas y
restas.
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Las frmulas que contienen ms de un operador estn sujetas a reglas estrictas que deciden el orden en
que se van a calcular. En algunos casos esas reglas harn que Excel evale una frmula en una
secuencia distinta a la esperada, pero sujeto a las reglas aritmticas.
Cuando una frmula incluye ms de un operador de la misma prioridad, se evalan de izquierda a
derecha.
Para que las operaciones que haya en una frmula se lleven a cabo en una secuencia distinta, se deben
utilizar los parntesis para agrupar conjuntos de nmeros y operadores.
Los parntesis siempre tienen prioridad sobre cualquiera de los operadores aritmticos. Cualquier
expresin entre parntesis se evala primero. Si tiene conjuntos de parntesis dentro de otros
parntesis, se evala primero el conjunto ms interno.

REFERENCIAS DE UNA CELDA
Excel permite referirse a una celda como Relativa, Absoluta o Mixta. Una vez definida una celda en uno de
los tres modos, Excel se ocupar automticamente de su tratamiento correcto en los comandos copiar o
mover. Esto quiere decir que cuando usted copie una frmula hacia la derecha o izquierda, cambias las
letras de las columnas, y si las copia hacia arriba o hacia abajo, cambia automticamente el nmero de las
filas.

REFERENCIA RELATIVA
Todos los libros de clculo estn diseados bajo la teora de Matrices, lo cual nos permite manipular
independientemente cada elemento de la matriz al crear y copiar frmulas.

Veamos el siguiente ejemplo :

Slo deber ingresar la frmula de la celda E4, las dems frmulas debern ser copiadas.
Observe que cuando usted copia las frmulas, automticamente cambia el nmero de fila en orden
ascendente de la frmula original, esto en la prctica se denomina referencia relativa.

REFERENCIA ABSOLUTA
Se utiliza cuando se desea hacer referencia a una celda y no se desea que esta vare cuando la frmula a
la que pertenece sea copiada. Para convertir una celda en absoluta anteponga el smbolo de dlar ($)
delante de la columna y/o delante de la fila.
Veamos el siguiente ejemplo:


Si en la celda F4, ingresamos: =E4*$F$3 y la copiamos hacia abajo, observe que la referencia a la celda F3
no vara. Esto es lo que justamente deseamos.

CELDA MIXTA
Una Celda Mixta es aquella que combina referencias relativas y absolutas, de modo que la columna es
relativa y la fila absoluta o viceversa. Los ingresos posibles son: $ColumnaFila o Columna$Fila. Para
modificar el tipo de referencia de una celda:

Coloque el cursor sobre la celda cuya referencia desea modificar.
Haga un Clic sobre la Barra de Frmulas o bien pulse la tecla [F2].
Coloque el cursor sobre la direccin de celda que desea modificar y pulse la tecla [F4] para pasar por las
referencias absoluta, relativa y mixta hasta que encuentre la que desea.
Haga un Clic sobre el smbolo o pulse la tecla [ENTER].

FUNCIONES
Una funcin es una frmula especial preescrita que toma un valor o conjunto de valores, realiza una
operacin y retorna un valor o conjunto de valores. Las funciones pueden ser utilizadas en forma individual
o como un bloque en otras frmulas. Excel proporciona ms de 100 funciones que se pueden utilizar en
diferentes operaciones. Todas las funciones tienen la siguiente sintaxis:
Nombre de la Funcin(Arg1,Arg2,Arg3,...,ArgN)

Los valores que se den a una funcin se llaman Argumentos. Los valores que regresa la funcin se llaman
Resultados de la Funcin. Los parntesis informan al programa del comienzo y fin de los argumentos. Los
argumentos pueden ser nmeros, textos, valores lgicos, valores de error o referencias. Adems los
argumentos pueden ser constantes o frmulas, las cuales pueden contener otras funciones, lo que se
conoce como Funciones Anidadas (se pueden anidar hasta 7 niveles).
USO DEL ASISTENTE PARA FUNCIONES

Coloque el cursor en la celda donde desea ingresar la funcin.
Seleccione la secuencia INSERTAR, FUNCIN o haga un Clic en el botn ASISTENTE PARA FUNCIONES
de la Barra Estndar. Tambin puede pulsar las teclas [SHIFT] +[F3].
Seleccione la categora de la funcin que desea utilizar en el cuadro "Categoras de Funciones".
Seleccione el "Nombre de la Funcin" que desea utilizar y haga un Clic en el botn SIGUIENTE.
Introduzca los valores para los argumentos (puede introducir valores, referencias, nombres, frmulas y otras
funciones). Si requiere ms de un argumento utilice el punto y coma (;) para separarlos. Luego haga un
Clic en el botn TERMINAR.
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FUNCIONES MS UTILIZADAS EN MICROSOFT EXCEL
Funcin Realiza lo siguiente :
SUMA(nmero1; nmero2; ...) Devuelve la suma de todos los nmeros en la lista de
argumentos.
PROMEDIO(nmero1; nmero2; ...) Devuelve el promedio (media aritmtica) de los
argumentos. Puede tener de 1 a 30 argumentos.
MAX(nmero1;nmero2; ...) Devuelve el valor mximo de una lista de
MIN(nmero1; nmero2; ...) Devuelve el valor mnimo de una lista de
MODA( rango) Devuelve el valor mas frecuente en un rango de
celdas
MEDIANA(rango) Devuelve el valor central de un rango de celdas
CONTAR.SI(rango ; criterio) Cuenta las celdas en el rango que coinciden con el
argumento criterio.
SUMAR.SI(rango;criterio;rango suma) Suma las celdas que coincidan en el rango criterio.
CONTARA(valor1; valor2; ...) Cuenta los valores que hay en la lista de
CONTAR(ref1; ref2; ...) Cuenta los nmeros que hay en la lista de
SI(prueba_lgica; valor_si_verdadero; valor_si_falso) Devuelve un valor si el argumento Prueba_lgica es
VERDADERO y otro valor si dicho argumento es
FALSO. Ser posible anidar hasta 7 funciones SI
para pruebas ms elaboradas.
HOY( ) Devuelve el nmero de serie de la fecha actual.

CREACIN DE TOTALES AUTOMTICAMENTE
Excel incluye el botn AutoSuma en la Barra Estndar que le permite calcular sumatorias rpidamente tanto
de columnas como de filas de valores. Podr utilizarlo para calcular totales de una o ms columnas o filas.
1. Coloque el cursor inmediatamente debajo del rango de celdas que desea totalizar.
2. Haga un Clic en el botn AUTOSUMA de la Barra Estndar o pulse las teclas [ALT] +[=] y pulse la tecla
[ENTER].
3. Para agregar la frmula de sumatoria automticamente seleccione el rango de celdas que desea
totalizar ms una celda en blanco.

EDICIN DEL CONTENIDO DE UNA CELDA

INGRESAR INFORMACIN NUEVA
1. Coloque el cursor sobre la celda cuyo valor desea modificar.
2. Ingrese el nuevo dato y pulse la tecla [ENTER].
3. El nuevo dato reemplazar el dato anterior.

MODIFICAR LA INFORMACIN EXISTENTE
1. Coloque el cursor sobre la celda cuyo valor desea modificar.
2. Pulse la tecla [F2]. La informacin aparecer en la Barra de Frmulas. En la Lnea de Estado aparecer
el indicador EDITAR. Tambin hacer Doble-Clic sobre la celda.
3. Efecte las modificaciones que desea y termine pulsando la tecla [ENTER].

GRABAR Y CERRAR UN LIBRO DE TRABAJO


FUNCIONAMIENTO DE UN LIBRO DE TRABAJO
Se denomina Libro de Trabajo al archivo donde se trabaja y se almacenan datos. Cada libro contiene
muchas hojas y es posible tener distintos tipos de hojas en un libro. El libro de trabajo predeterminado se
abre con 16 hojas tituladas del 1 al 16. Los nombres de las hojas aparecen en la etiquetas situadas en la
parte inferior de la ventana del libro. Podr desplazarse de una hoja a otra haciendo Clic en las etiquetas o
bien con las teclas [CTRL] +[PGDN] y [CTRL] +[PGUP].

Para modificar el nmero de hojas:
1. Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la Ficha General.
2. Ingrese el nmero de hojas que desea en la casilla "Nmero de Hojas en Libro Nuevo" y haga un Clic en
el botn ACEPTAR.
3. Si las etiquetas no aparecen en el libro de trabajo:
4. Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la Ficha Ver.
5. Haga un Clic en la casilla de verificacin "Etiquetas de Hojas" y luego en el botn ACEPTAR.

GRABAR UN LIBRO POR PRIMERA VEZ
Seleccione la secuencia ARCHIVO, GUARDAR COMO o pulse la tecla [F12]. Tambin podr pulsar las
teclas [ALT] +[F2].

Aparecer una ventana de dilogo con las siguientes opciones:

Nombre de Archivo
Escriba un nombre o acepte el nombre propuesto, Excel le agregar la extensin .XLS.
Guardar en
Utilice esta opcin para seleccionar la unidad y carpeta en la que desea guardar el libro de trabajo.
Guardar como tipo
Mostrar los formatos de archivo disponibles que le permiten guardar un libro de trabajo de modo que se
pueda usar en otra aplicacin.

Herramientas
Permite abrir una ventana de dilogo donde se podr elegir que se haga la copia de seguridad de un
archivo, se proteja un archivo mediante una contrasea o se establezca que un archivo sea de slo lectura.
Para grabar las modificaciones efectuadas:
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Seleccione la secuencia ARCHIVO, GUARDAR o pulse las teclas [CTRL] +[G]. Tambin podr hacer un
Clic en el botn GUARDAR de la Barra Estndar.

Nota:
Podr configurar Excel para que guarde el trabajo automticamente en intervalos de tiempo determinados.
Para ello seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, GUARDADO AUTOMTICO. Si no esta disponible,
deber instalar la macro automtica Guardado Automtico.
CERRAR UN LIBRO DE TRABAJO
Seleccione la secuencia ARCHIVO, CERRAR.

SELECCIN DE CELDAS Y RANGOS
Rango se llama al conjunto de celdas sobre las que se pueden efectuar modificaciones de algn tipo. Para
realizar algn cambio MS-Excel necesita seleccionar la celda, rango, rangos, hoja u hojas correspondientes.

SELECCIONAR UNA CELDA
Haga un Clic sobre la celda que desea seleccionar o pulse una de las teclas del cursor para ir hasta ella.

SELECCIONAR UN RANGO DE CELDAS
1. Coloque el cursor sobre la primera celda del rango que desea seleccionar.
2. Haga un Clic y sin soltar arrastre hasta la ltima celda de dicho rango. Si desea utilizar el teclado pulse
la tecla [SHIFT] y una de las teclas del cursor.

SELECCIONAR CELDAS O RANGOS NO ADYACENTES
1. Seleccione la secuencia EDICIN, IR A o pulse las teclas [CTRL] +[I].
2. Aparecer una ventana de dilogo, en la opcin: "Referencia" ingrese las celdas o rangos que desea
seleccionar separados por punto y coma (;) y luego haga un Clic en el botn ACEPTAR.

Mtodo Abreviado:
Seleccione la primera celda o rango. Pulse la tecla [CTRL] y sin soltar haga un Clic con el Mouse y arrastre
por las celdas que desea seleccionar.

Para Seleccionar un rango grande de celdas:
Haga un Clic en la primera celda del rango.
Pulse la tecla [SHIFT] mientras hace Clic en la ltima celda del rango.

SELECCIONAR UNA FILA O COLUMNA
1. Haga un Clic sobre el encabezado de la fila o columna que desea seleccionar. Puede pulsar las teclas
[SHIFT] +[SPACEBAR] para seleccionar una fila completa o las teclas [CTRL] +[SHIFT] +
[SPACEBAR] para una columna completa.
2. Para filas o columnas adyacentes arrastre por los encabezados de fila o columna.

SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS DE UNA HOJA
Haga un Clic sobre el botn SELECCIONAR TODO (rectngulo de la esquina superior izquierda de la hoja
de clculo). Tambin puede pulsar las teclas [CTRL] +[SHIFT] +[T]. T

BORRAR INFORMACIN DE CELDAS Y RANGOS

BORRAR CELDAS Y RANGOS
1. Seleccione la celda o rango que desea borrar. Si desea eliminar la informacin de toda la hoja, haga un
Clic en el botn "Seleccionar Todo".
2. Seleccione la secuencia EDICIN, BORRAR, TODO para borrar el contenido, el formato aplicado y las
notas de la celda o rango seleccionado.
3. Seleccione la secuencia EDICIN, BORRAR, CONTENIDO para borrar solamente el contenido de la
celda o rango seleccionado. Tambin podr pulsar la tecla [].


4. Seleccione la secuencia EDICIN, BORRAR, FORMATOS para borrar solamente el formato asignado a
la celda o rango seleccionado.
5. Seleccione la secuencia EDICIN, BORRAR, NOTAS para borrar solamente las notas de la celda o
rango seleccionado.

BORRAR ARRASTRANDO
1. Seleccione la celda o el rango que desea borrar.
2. Para borrar solamente el contenido, haga un Clic sobre el "Cuadro de Llenado" y soltar arrastre haca
adentro hasta que la celda o rango quede de color gris.
3. Si desea borrar el contenido, los formatos aplicados y las notas, pulse la tecla [CTRL] mientras arrastra
el Mouse.

ELIMINAR CELDAS
Seleccione la celda o rango que desee eliminar.
Seleccione la secuencia EDICIN, ELIMINAR o pulse las teclas [CTRL] +[-].
Haga un Clic en la opcin "Desplazar las Celdas haca la Izquierda" o "Desplazar las Celdas haca
Arriba" y luego en el botn ACEPTAR.

ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS
Seleccione las filas o columnas que desea eliminar y seleccione la secuencia EDICIN, ELIMINAR.

COPIAR Y MOVER INFORMACIN

COPIAR INFORMACIN DE UNA CELDA O RANGO
1. Coloque el cursor sobre la celda respectiva o seleccione el rango.
2. Seleccione la secuencia EDICIN, COPIAR o pulse las teclas [CTRL] +[C]. Tambin podr hacer un
Clic en el botn COPIAR de la Barra Estndar.
3. Las celdas quedarn circundadas con un borde mvil. Coloque el cursor en la posicin donde desea
ubicar la copia.
4. Seleccione la secuencia EDICIN, PEGAR o pulse las teclas [CTRL] +[V]. Tambin podr hacer un
Clic en el botn PEGAR de la Barra Estndar.
5. Pulse la tecla [ESC] para desactivar el borde mvil.

Si desea copiar celdas o rangos a distancias cortas, coloque el cursor en el " Cuadro de Llenado" y
arrastre el Mouse.

MOVER INFORMACIN DE UNA CELDA O RANGO
2. Seleccione la secuencia EDICIN, CORTAR o pulse las teclas [CTRL] +[X]. Tambin podr hacer un
Clic en el botn CORTAR de la Barra Estndar.
3. Coloque el cursor en la posicin donde desea ubicar la informacin.
4. Seleccione la secuencia EDICIN, PEGAR o pulse las teclas [CTRL] +[V]. Tambin podr hacer un
Clic en el botn PEGAR de la Barra Estndar.

Si desea mover celdas o rangos a distancias cortas, coloque el cursor en el borde de la seleccin y
arrastre el Mouse.

COPIAR SLO CELDAS VISIBLES
2. Seleccione la secuencia EDICIN, IR A o pulse las teclas [CTRL] +[I].
3. Haga un Clic en el botn "Especial", luego en la opcin "Celdas Visibles Solamente".
4. Haga un Clic en el botn ACEPTAR.
5. Seleccione la secuencia EDICIN, COPIAR o pulse las teclas [CTRL] +[C].
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6. Coloque el cursor en la celda donde desea ubicar la copia.
7. Seleccione la secuencia EDICIN, PEGAR o pulse las teclas [CTRL] +[V].

COPIAR SLO CELDAS CON CONTENIDO
1. Coloque el cursor en la celda que contenga la informacin que desea copiar o seleccione el rango.
2. Seleccione la secuencia EDICIN, COPIAR o pulse las teclas [CTRL] +[C].
3. Coloque el cursor en la celda donde desea ubicar la copia.
4. Seleccione la secuencia EDICIN, PEGADO ESPECIAL.
5. Haga un Clic en el botn "Saltar Blancos" y luego en el botn ACEPTAR.

DESHACER Y REPETIR EL LTIMO COMANDO

Para deshacer un comando recin ejecutado:
Seleccione la secuencia EDICIN, DESHACER o pulse las teclas [CTRL] +[Z]. Tambin podr hacer un
Clic en el botn DESHACER de la Barra Estndar.
Para repetir un comando:
Seleccione la secuencia EDICIN, REPETIR o pulse la tecla [F4]. Tambin podr hacer un Clic en el
botn REPETIR de la Barra Estndar.

INSERTAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

INSERTAR FILAS O COLUMNAS
1. Coloque el cursor en la fila o columna donde desea insertar. Si son varias seleccione el nmero de filas
o columnas que desee insertar.
2. Seleccione la secuencia INSERTAR, FILAS para insertar una o ms filas.
3. Seleccione la secuencia INSERTAR, COLUMNAS para insertar una o ms columnas.

INSERTAR CELDAS
1. Coloque el cursor en la celda donde desea insertar. Si son varias deber seleccionarlas.
2. Seleccione la secuencia INSERTAR, CELDAS.

Aparecer una ventana de dilogo con las siguientes opciones:

Desplazar celdas a la derecha
Desplaza las celdas existentes a la derecha cuando inserta celdas.
Desplazar celdas hacia abajo
Desplaza las celdas existentes hacia abajo cuando inserta celdas.
Toda la fila
Inserta una fila completa sobre la seleccin.
Toda la columna
Inserta una columna completa a la izquierda de la seleccin.

Haga un Clic en el botn ACEPTAR.

INSERTAR CELDAS EN BLANCO ARRASTRANDO
1. Seleccione una celda o rango por encima o a la izquierda de donde desea insertar las nuevas celdas en
blanco.
2. Coloque el cursor en el "Cuadro de Llenado", pulse la tecla [SHIFT] y arrastre haca abajo o haca la
derecha.

Nota :
MS-Excel incorpora la accin de animacin durante la insercin o eliminacin de filas y columnas.
Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la ficha Editar. Luego haga
un Clic en la casilla de verificacin Animar insercin y eliminacin y luego en el botn ACEPTAR.


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FORMATO DE LA HOJA DE CLCULO

FORMATOS PARA INFORMACIN NUMRICA

Seleccione la celda, rango o rangos que contienen la informacin que desea formatear.
Seleccione la secuencia FORMATO, CELDAS o pulse las teclas [CTRL] +[1].
Haga un Clic en la ficha "Nmero" y seleccione el formato que desea en el cuadro "Cdigos de Formato".
Luego haga un Clic en el botn ACEPTAR.

CDIGOS DE FORMATO PARA NMEROS
Smbolo Significado
GENERAL Presenta el nmero en formato General.
# Marcador de lugar para dgitos. Si el nmero tiene
ms dgitos a la derecha de la coma decimal que la
cantidad de nmeros a la derecha en el formato, MS-
Excel redondear el nmero agregando lugares
decimales segn la cantidad de nmeros que haya a
la derecha. Si el nmero tiene ms dgitos a la
izquierda de la coma decimal que la cantidad de
nmeros a la izquierda en el formato, MS-Excel
mostrar los dgitos adicionales.
0 (CERO) Marcador de lugar para dgitos. Sigue las mismas
reglas definidas anteriormente para el marcador #,
excepto si el nmero tiene menos dgitos que la
cantidad de ceros en el formato, MS-Excel mostrar
los ceros adicionales.
? Marcador de lugar para dgitos. Sigue las mismas
reglas definidas anteriormente para el marcador 0,
excepto que MS-Excel colocar un espacio para los
ceros no significativos a cualquiera de los lados de la
coma decimal, para que las comas decimales
queden alineadas. Tambin se puede utilizar este
smbolo para fracciones que tengan cantidades
variables de dgitos.
COMA (,) Coma decimal. Este smbolo determina cuntos
dgitos (ceros o nmeros) mostrar MS-Excel a la
derecha y a la izquierda de la coma decimal. Si el
formato contiene slo nmeros a la izquierda de este
smbolo, MS-Excel iniciar los nmeros menores que
1 con una coma decimal. Para evitar que esto
ocurra, use 0 como primer marcador de lugar para
dgitos a la izquierda de la coma decimal en lugar del
nmero. Tambin se puede usar la coma decimal
para crear formatos de hora con fracciones de
segundo.
% Porcentaje. MS-Excel multiplica por 100 y agrega el
carcter %.
PUNTO (.) Separador de millares. MS-Excel separa los
millares con puntos, si el formato contiene un punto
rodeado de nmeros o ceros. Un punto despus del
marcador de lugar para dgitos mide al nmero por
un millar.


Con el smbolo [Condicin Valor], se puede establecer un criterio propio para cada seccin de un formato de
nmero.

GRFICOS
DEFINICIN DE GRFICO
Un grfico es una representacin grfica de datos de una hoja de clculo. Los valores de las celdas
(puntos de datos) aparecern en el grfico en forma de barras, lneas, columnas, secciones o como otras
formas. Los puntos de datos se agruparn en series de datos que se podrn distinguir con diferentes
colores o diseos. Un grfico le ayudar a evaluar los datos pues se podrn presentar en forma clara e
interesante y adems podr comparar entre los distintos valores de la hoja.

TERMINOLOGA UTILIZADA EN LA GESTIN DE GRFICOS

Grfico Flotante
Es un grfico insertado en la hoja de clculo, que est en lazado dinmicamente con los datos de la hoja de
clculo. Si se modifican los datos de donde se gener el grfico, el grfico cambiar, esto implica un en lace
dinmico.
Serie de datos
Es un conjunto de nmeros que pertenecen a un mismo grupo. Ejemplo : las ventas realizadas en el mes de
Enero es una primera serie, las ventas realizadas en el mes de Febrero es una segunda serie de datos, etc.
Punto de datos
Cada uno de los datos de una serie de datos. Un punto de datos es la interseccin de un valor y una
categora (grupo).

TIPOS DE GRFICO
Grfico de reas

Grfico de Barras
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Grfico de Columnas

Grficos circulares y de anillo


Grfico de lneas

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Pgina 21 Manual Excel Bsico
Grficos XY (Dispersin)

Subtipos Mx-Min-Cierre


Grfico Radar

Grfico Superficie 3D

ASISTENTE PARA GRFICOS
Est formado por una serie de ventanas de dilogo cuya finalidad es simplificar la creacin de un grfico.
Le guiar paso a paso permitiendo que pueda elegir el tipo de grfico, aadir otros elementos como los
ttulos y la leyenda. Al finalizar mostrar un ejemplo del grfico para que pueda realizar los cambios que
sean necesarios.
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Podr crear un Grfico Incrustado (como un objeto) en una hoja de clculo cuando desee mostrar el
grfico junto con los datos a los que est asociado.

Podr crear un Grfico en una Hoja Individual de un Libro cuando desee mostrar el grfico separado
de los datos a los que est asociado.

En cualquiera de las dos formas, los datos del grfico se vinculan automticamente a la hoja de clculo
utilizada para su creacin, de tal manera que siempre que cambie los datos de la hoja, dichos cambios
se reflejarn en el grfico.

MANEJO DE BASES DE DATOS
DEFINICIN Y CREACIN DE UNA BASE DE DATOS

Una base de datos es una coleccin de informacin agrupada por un tema comn. Para MS-Excel una
base de datos es una Lista que consta de filas con encabezados que contienen conjuntos de
informacin similares. La Lista se considera como una simple base de datos donde las filas son los
registros (conjunto de campos relacionados) y las columnas los campos (cada uno de los conceptos en
que se descompone un conjunto de informacin).
Para MS-Excel existen 2 tipos de bases de datos: Las externas, como Access, dBase, Paradox, FoxPro,
Approach, SQL Server, Oracle y las Internas, bases de datos que residen en las hojas de trabajo. El
presente manual mostrar como trabajar con bases de datos internas.
Muchos usuarios sienten indiferencia hacia las caractersticas relacionadas con bases de datos de MS-
Excel, sencillamente porque el trmino bases de datos implica algo complejo y difcil de aprender.
Esta percepcin fue reforzada por el hecho que las primeras versiones de MS-Excel eran realmente
complejas. A partir de MS-Excel para Windows, se han simplificado mucho las caractersticas de las
bases de datos convirtindose en una herramienta poderosa, a la vez que sencilla, para resolver, casos
verdaderamente complejos. Las siguientes son algunas razones por las que conviene conocer como
administra Excel sus bases de datos internas:
Buena parte de la funcionalidad de bases de datos en Excel se aprende con mucha facilidad.
Las caractersticas de bases de datos de Excel pueden ayudar a dividir, analizar y producir
informes aunque los datos estn almacenados en una base externa.
Casi todas las tablas de datos en las hojas de trabajo se pueden manejar como bases de datos.
LIMITACIONES
MS-Excel proporciona importantes facilidades para ingresar, modificar, analizar y manejar los datos,
sin embargo existen limitaciones inherentes a todos los programas de hojas de clculo de las que se
debe tomar nota antes de seleccionarlos (por ejemplo, Excel) como el sitio adecuado para almacenar
datos:
Una hoja de trabajo est limitada a 256 columnas y 65,536 filas.
Slo un usuario puede tener acceso a una base de datos interna, a la vez.
Lograr la integridad de datos (no permitir texto en columnas numricas) requiere de macros y
cajas de dilogo personalizadas.
Toda la base de datos debe estar en memoria (a menos que se est accesando a una base de datos
externa).


Los datos almacenados en hojas de trabajo tienden a consumir mucho ms espacio en disco que
los almacenados en bases de datos externas (una hoja de trabajo almacena frmulas, formatos,
grficos, etc.) mientras que los manejadores de bases de datos (DBMS - DataBase Manager
System) convencionales almacenan datos puros.
CREAR UNA LISTA EN LA HOJA DE CLCULO
MS-Excel cuenta con una serie de caractersticas automticas que facilitan la administracin y el
anlisis de los datos de una lista. Para aprovechar al mximo introduzca la informacin considerando
lo siguiente:
La lista puede tener como mximo 256 columnas y 65,536 filas.
Los ttulos de columna deben ser ingresados en la primera fila, MS-Excel utilizar dichos ttulos
para crear informes, buscar y organizar datos.
No se debe tener ms de una lista en la hoja de clculo ya que algunas caractersticas de
administracin como el filtrado slo pueden usar una sola lista.
Se debe dejar por lo menos una columna y una fila en blanco entre la lista y los dems datos de la
hoja, ello permitir que MS-Excel pueda seleccionar la lista automticamente cuando ordene, filtre
o inserte subtotales automticos.
Para obtener mejores resultados, evitar guardar datos importantes a la izquierda o derecha de la
lista ya que podran ocultarse al filtrarla.
Se debe utilizar bordes de celdas para insertar lneas debajo de los ttulos de columna, no filas en
blanco o filas que contengan lneas punteadas.
Utilice un formato para los ttulos de columna y otro para los datos.
La lista debe ser diseada de tal modo que todas las filas tengan elementos similares en la misma
columna.
No se debe agregar espacios extra al principio de una celda porque afectaran los procesos de
bsqueda y ordenamiento.

ORDENAR UNA BASE DE DATOS

MS-Excel permite reorganizar las filas de una lista segn el contenido de una o ms columnas.
Colocar el cursor en cualquier celda de la lista.
Seleccionar la secuencia DATOS, ORDENAR, MS-Excel seleccionar automticamente toda la lista.
En caso de que desee ordenar slo una parte de la lista deber seleccionar dicho rango.
Elija la columna que desea utilizar como "Primer Criterio" indicando si desea que el ordenamiento
sea ascendente o descendente.
Haga lo mismo para el "Segundo Criterio" y "Tercer Criterio".
Haga un Clic en el botn ACEPTAR.
Mtodo Abreviado:
Si solamente necesita ordenar por una sola columna, coloque el cursor en una celda de la
columna que desea ordenar y haga un Clic en el botn ORDEN ASCENDENTE o el botn
ORDEN DESCENDENTE.
CRITERIOS DE ORDENACIN
Podr ordenar una lista en orden ascendente, descendente o usando un criterio de ordenacin
personalizado. El contenido y los tipos de datos determinarn cmo se ordena un valor.
Criterio de Ordenacin Ascendente:
Nmeros, del menor nmero negativo al mayor nmero positivo; fechas y horas, de la ms
antigua a la ms reciente.
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Valores de Texto, se ordenan los nmeros introducidos como texto primero y luego el texto
normal.
Valores lgicos, FALSO y luego VERDADERO.
Valores de error, como #VALOR o #NOMBRE?, en el orden en que fueron encontrados.
En blanco.
Criterio de Ordenacin Descendente:
Cuando se seleccione el criterio de ordenacin descendente, MS-Excel ordenar los valores en el
orden contrario al ascendente, salvo en el caso de las celdas en blanco, que siempre se ordenan al
final.

FILTRAR DATOS DE UNA LISTA

El filtrado constituye un mtodo fcil y rpido para encontrar subconjuntos de datos en una lista y
trabajar con ellos. A diferencia de los ordenamientos, el filtrado no reorganiza los datos, slo oculta
provisionalmente las filas que no desea mostrar.
USO DE FILTROS AUTOMTICOS
Coloque el cursor dentro de la base de datos.
Seleccione la secuencia DATOS, FILTROS, FILTRO AUTOMTICO.
MS-Excel colocar flechas desplegables directamente en todos los ttulos de columna de la lista. Si
desea filtrar una lista usando ciertas columnas, deber seleccionarlas antes.
Haga un Clic en la flecha de una de las columnas y aparecer una lista de todos los elementos
nicos de la columna.
Seleccione un Elemento de la Lista (se llama "Criterio del Filtro"), MS-Excel ocultar todas las filas
que no contienen el valor seleccionado.
Para mostrar todos las filas ocultas de una lista seleccione la secuencia DATOS; FILTROS,
MOSTRAR TODO.
Para mostrar todas las filas ocultas y eliminar las flechas del filtro automtico seleccione la
secuencia DATOS, FILTROS, FILTRO AUTOMTICO.


USO DE CRITERIOS PERSONALIZADOS
Haga un Clic en la opcin "Personalizadas" de la lista desplegable.
Aparecer la ventana de dilogo "Filtros Personalizados", ingrese los criterios que desee especificar y
haga un Clic en el botn ACEPTAR.

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Expositor: Daniel Alvarez Bravo

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