Guia N. 2 Base de Datos I

CENTRO DE ESTUDIOS EMSSANAR
CETEM
Resolución 0136 de 2007, 26 enero de 2007
Secretara de Educación Municipal
FORMACION PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO
Explicar manejo de los tipos de datos en base de datos:

Numericos(enteros – reales ) Alfanumericos (cadenas y caracteres y fechas) Logicos (falso y
verdadero 1)
Completar ejercicio 3 de la guía 1 con los tipos de datos.
GUIA DE AULA No. 2 – OPERACIONES CON TABLAS
PROGRAMA: Sistemas y computación I.H.S 4 T.H 64

MATERIA : Bases de Datos I
SEMESTRE: Segundo
Responsables: Juan Agreda y Francisco Caicedo
ESTANDARES
• Identificar las diferentes formas de crear una tabla en Access 2003.

• Conocer como se introduce y modifican los datos en una tabla
RECUPERACION DE SABERES Y EXPERIENCIAS PREVIAS
Elementos básicos de Access 2003:
Lo primero que se debe tener en cuenta es la ubicación de Microsoft Acces 2003. Como
primera opción puede haber un icono tanto en el escritorio como en el inicio rápido
(ubicado en la barra de tareas) que permita abrir el programa instantáneamente. Como
segunda opción nos ubicamos en Inicio Programas Microsoft Office Microsoft
Access 2003.
Una vez iniciado Access 2003 podemos efectuar el cierre del programa de tres formas:
1. Clic en el botón cerrar, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.

2. Clic en el menú archivo y escoger la opción salir.
3. Pulsando conjuntamente las teclas ALT + F4
Para el desarrollo de esta guía es necesario tener previo conocimiento de los elementos
básicos de Access 2003. Así como también la creación, apertura y cierre de una base de
datos.
INCORPORACION DE NUEVA INFORMACION
Crear una tabla de datos
Para crear una tabla de datos es necesario tener abierta una base de datos. Posicionarse en
el objeto tablas, y hacer clic en el icono . Inmediatamente se abre una ventana
con las distintas formas que existentes para crear una tabla:
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Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el
valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la
columna.
Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creación de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.
Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base
de datos.
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Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de
datos.
Vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla es decir definir las
distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves etc...
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En la barra de título se observa el nombre de la tabla, y debajo los campos donde se

definen las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna.
En la parte inferior izquierda se encuentran dos fichas (General y Búsqueda) para definir
propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que se está
definiendo. Y a la derecha hay un recuadro con un texto que brinda algún tipo de ayuda
sobre lo que hay que hacer.
Clave Principal: La potencia de un sistema de base de datos relacional como Microsoft

Access reside en su capacidad para encontrar y reunir rápidamente información
almacenada en tablas independientes mediante consultas, formularios e informes. Para
ello, cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifican
exclusivamente cada registro almacenado en la tabla. Esta información se denomina clave
principal de la tabla. Una vez designada una clave principal para una tabla, Access impedirá
que se incluyan valores duplicados o Nulo en los campos de la clave principal.
Clases de Claves:
• Claves de Auto numérico
• Claves de Campo Simple
• Claves de Campos Múltiples

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Modificar el diseño de una tabla
Si una vez creada una tabla, se quiere cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir
una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) se
tiene que realizar una modificación en su diseño:
1. Seleccionar la tabla a modificar, haciendo clic sobre ésta para que su nombre
aparezca remarcado.
2. Hacer clic sobre el botón Diseño de la ventana de la base de datos.
3. Aparecerá la ventana de diseño de tablas.
Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a

modificar y realizar las sustituciones necesarias.
Para añadir un nuevo campo, ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo
campo, o bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el icono de la
barra Diseño de tabla, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que
estamos posicionados.
Para eliminar un campo, posicionarse en el campo y hacer clic en el icono de la

barra Diseño de tabla, o bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo
haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o
Del. Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campo
también desaparecerán.
Introducir y modificar datos en una tabla.
Para introducir datos en una tabla existen dos opciones:
1. Desde la ventana Base de Datos seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre
ésta para que su nombre aparezca remarcado. Hacer clic sobre el botón Abrir de la
ventana Base de datos.
2. Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en la ventana Base de Datos.
En los dos casos aparecerá la ventana Hoja de datos:

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Cada fila sirve para introducir un registro.
En el momento en que se cambie de registro, el registro que introducido anteriormente se

almacenará, no haciendo necesario guardar los registros de la tabla.
Para borrar un registro entero, se debe seleccionar el registro a eliminar haciendo clic
sobre el cuadro de la izquierda del registro. Posteriormente pulsar la tecla SUPR, o el
icono de la barra de la hoja de datos.
Para Modificar un registro hay que posesionarse en el valor a modificar y cambiarlo.
Propiedades de los campos.
Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un
control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en
la parte inferior izquierda de la ventana Diseño de tabla cuando tenemos un campo
seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las
características generales del campo y la ficha Búsqueda en la que podemos definir una
lista de valores válidos para el campo.
Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras
que las propiedades de la ficha Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al
campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de
haber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.
Propiedades de los Campos: Según el tipo de campo se tiene las siguientes
propiedades.
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Tamaño del campo: Para los campos Texto; el número máximo de caracteres que se
pueden introducir en el campo es de 255. Siendo por defecto de 50 caracteres.
Para los campos Numérico, las opciones son:
Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45
para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-
324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324
para valores positivos.
Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Decimal para almacenar valores comprendidos -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una
base de datos .mdb)
Los campos Autonumérico son Entero largo.
Formato del campo: Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los
datos en pantalla o en un informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y
Autonumérico.
• Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:
Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo
monetario asignado en Windows como puede ser €.
Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estándar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
Científico: presenta el número con notación científica.
• Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es
sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores
de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo:
Lunes 21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo:
01/08/00.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
CETEM
Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm.
Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
• Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y

Activado/Desactivado.
Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y
Desactivado.
Lugares decimales: Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que
queremos asignar a un tipo de dato Numérico o Moneda.
Máscara de entrada: Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y

para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear
una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente
cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____.
Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el
establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón que
aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.
Título: Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera
del campo.
Valor predeterminado: El valor predeterminado es el valor que se almacenará

automáticamente en el campo si no introducimos ningún valor.
Regla de validación: Esta propiedad permite controlar la entrada de datos según el

criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido
en el campo para que sea introducido correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000, se
puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
CETEM
Texto de validación: En esta propiedad escribiremos el texto que se quiere dar a conocer
cuando no se ingresa correctamente la información.
Requerido: Elegir Sí i para volver un campo Obligatorio, y No en caso contrario,
Permitir longitud cero: Lo campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para
controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres o
estén vacíos.
Indexado: Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los
índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y
también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.
Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes

crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.
Esta propiedad dispone de tres valores:
No: Sin índice.

CETEM
Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores

duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).
Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados
TRABAJO PRÁCTICO
1. Tomar el ejercicio No 3 de la guía No.1 que corresponde al trabajo práctico, y crear

las tablas correspondientes, definiendo los tipos de datos para cada campo, además
de las propiedades de cada uno, según lo amerite.
2. Dos
3. tres
APLICACIÓN CREATIVA
Identificar las tablas, campos y propiedades de los mismos de un almacén de discos, que
tiene toda su discografía completamente organizada para que sus clientes tengan facilidad
de acceso a la misma.
AMPLIACION, PROFUNDIZACION Y GESTION DE CONOCIMIENTOS
Consultar la funcionalidad de las relaciones en el área de las bases de datos.

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• Identificar las diferentes formas de crear una tabla en Access 2003.

RECUPERACION DE SABERES Y EXPERIENCIAS PREVIAS

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Crear una tabla de datos

En la barra de título se observa el nombre de la tabla, y debajo los campos donde se

Clave Principal: La potencia de un sistema de base de datos relacional como Microsoft

• Claves de Auto numérico

• Claves de Campo Simple

• Claves de Campos Múltiples

Modificar el diseño de una tabla

2. Hacer clic sobre el botón Diseño de la ventana de la base de datos.

3. Aparecerá la ventana de diseño de tablas.

Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a

Para eliminar un campo, posicionarse en el campo y hacer clic en el icono de la

Introducir y modificar datos en una tabla.

Para introducir datos en una tabla existen dos opciones:

2. Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en la ventana Base de Datos.

En los dos casos aparecerá la ventana Hoja de datos:

Cada fila sirve para introducir un registro.

En el momento en que se cambie de registro, el registro que introducido anteriormente se

Para Modificar un registro hay que posesionarse en el valor a modificar y cambiarlo.

Propiedades de los campos.

Para los campos Numérico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

• Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:

Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

• Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

• Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y

Máscara de entrada: Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y

Valor predeterminado: El valor predeterminado es el valor que se almacenará

Regla de validación: Esta propiedad permite controlar la entrada de datos según el

Requerido: Elegir Sí i para volver un campo Obligatorio, y No en caso contrario,

Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes

Esta propiedad dispone de tres valores:

No: Sin índice.

Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores

1. Tomar el ejercicio No 3 de la guía No.1 que corresponde al trabajo práctico, y crear

AMPLIACION, PROFUNDIZACION Y GESTION DE CONOCIMIENTOS

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