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LIVRO CAIXA - PESSOA FSICA

O profissional que percebe remunerao sem vnculo empregatcio, assim como os titulares de
servios notariais e de registro e os leiloeiros, poder deduzir da receita recebida no exerccio de
suas funes as despesas necessrias manuteno de suas atividades, desde que
devidamente escrituradas no livro Caixa.
A seguir, examinamos as normas a serem observadas na escriturao do livro Caixa.
1. LIVRO CAIXA
o livro no qual so relacionadas, mensalmente, as receitas e despesas relativas prestao
de servios sem vnculo empregatcio. A sua escriturao torna-se obrigatria para o contribuinte
que pleitear deduzir as despesas pertinentes s receitas da respectiva atividade. O livro Caixa
independe de registro.
1.1. TERMOS DE ABERTURA E ENCERRAMENTO
O livro Caixa dever ter suas folhas numeradas seqencial e tipograficamente e conter termo
de abertura na primeira pgina e termo de encerramento na ltima pgina do respectivo livro.
No termo de abertura, devero constar a finalidade a que se destina o livro, o nmero de folhas,
o nome do contribuinte, local onde desempenha as atividades e o nmero da inscrio no
Cadastro de Pessoas Fsicas (CPF).
O termo de encerramento deve indicar o fim a que se destinou o livro, o nmero de folhas e o
respectivo nome do contribuinte.
Os termos de abertura e encerramento devem ser datados e assinados pelo contribuinte ou por
seu procurador, ou ainda por contabilista legalmente habilitado.
2. ESCRITURAO
A escriturao deve ser efetuada por receita e despesa, individualmente, em ordem cronolgica
de dia, ms e ano, no podendo conter rasuras, emendas ou borres.
Nas pginas do livro Caixa, onde constam as expresses DEVE e HAVER ou DBITO e
CRDITO, so lanados, respectivamente, os recebimentos e os pagamentos.
2.1. INDIVIDUALIZAO DOS LANAMENTOS
Os lanamentos das receitas e despesas, qualquer que seja a natureza da fonte pagadora ou
recebedora, devem ser obrigatoriamente individualizados uma vez que a legislao do Imposto
de Renda exige a demonstrao da veracidade do total dos rendimentos auferidos e das
despesas efetuadas no ano-calendrio.
Todavia, no basta a correta escriturao, sendo necessrio, tambm, que os documentos que
deram origem aos lanamentos efetuados estejam disposio do Fisco, para conferncia e
comprovao, pelo perodo decadencial e prescricional.
2.2. ESCRITURAO POR PROCESSAMENTO ELETRNICO
permitida a escriturao do livro Caixa pelo sistema de processamento eletrnico, em
formulrios contnuos, com suas subdivises numeradas em ordem seqencial ou
tipograficamente. Aps o processamento, os impressos sero destacados e encadernados em
forma de livro, lavrados os termos de abertura e encerramento, devendo constar, no termo de
abertura, o nmero de folhas j escrituradas, no contendo intervalo em branco, nem
entrelinhas, borraduras, raspaduras ou emendas.
2.2.1. Programa Carn-Leo
Se preferir, o contribuinte pode utilizar a escriturao do livro Caixa por meio de aplicativo
contido no programa Carn-Leo, disponibilizado pela Secretaria da Receita Federal na internet
no endereo http://www.receita.fazenda.gov.br.
O programa permite a escriturao eletrnica do livro Caixa, possibilitando, entre outros:
a) clculo do limite mensal de deduo;
b) transporte do excesso de despesas para o ms seguinte, at dezembro;
c) plano de contas bsico e ajustvel atividade profissional do contribuinte;
d) impresso do referido livro, contendo termos de abertura e de encerramento;
e) importao dos dados cadastrais do livro Caixa e do plano de contas de um exerccio para o
outro.
3. DEDUO DE DESPESAS NO CLCULO DO IMPOSTO
Os contribuintes que receberem rendimentos do trabalho no assalariado, inclusive titulares dos
servios notariais e de registro e os leiloeiros, para fins de clculo do imposto, podero deduzir
do valor da receita decorrente do exerccio da respectiva atividade profissional, as despesas a
seguir, desde que escrituradas no livro Caixa:
a) remunerao paga a terceiros, com vnculo empregatcio, inclusive encargos trabalhistas e
previdencirios;
b) emolumentos pagos a terceiros, assim considerados os valores referentes retribuio pela
execuo por serventurios pblicos, de atos cartorrios, judiciais e extrajudiciais;
c) as despesas de custeio pagas, necessrias percepo da receita e manuteno da fonte
produtora, tais como aluguel, gua, luz, telefone, material de expediente ou de consumo.
Pagamentos Efetuados a Terceiros sem Vnculo Empregatcio
Podero tambm ser deduzidos os pagamentos efetuados a terceiros sem vnculo empregatcio,
desde que caracterizem despesa necessria percepo da receita e manuteno da fonte
produtora.
Os pagamentos efetuados pelo profissional autnomo a terceiros so dedutveis no ms de sua
quitao, ainda que correspondentes a servios prestados em ms ou meses anteriores do
mesmo ano, ou em anos anteriores.
3.1. CARN-LEO
Para fins de apurao da base de clculo do carn-leo incidente sobre os rendimentos do
trabalho no assalariado, podero ser deduzidas, mensalmente, as despesas escrituradas no
livro Caixa, consideradas dedutveis na forma do item 3 anterior.
A deduo das despesas relacionadas no livro Caixa est limitada ao valor do rendimento
recebido no ms, de pessoa fsica, de pessoa jurdica e do exterior decorrentes da prestao de
servios sem vnculo empregatcio.
Se o valor das despesas dedutveis ultrapassar o valor total da receita mensal, o excesso
apurado em um ms poder ser deduzido nos meses subseqentes at dezembro do respectivo
ano-calendrio.
No entanto, o excesso de despesas porventura existente no final do ano-calendrio no poder
ser utilizado para reduzir rendimentos recebidos no ano seguinte.
3.2. SERVIOS PRESTADOS EXCLUSIVAMENTE A PESSOA JURDICA
A pessoa fsica que presta servios relativos ao trabalho no assalariado exclusivamente a
pessoa jurdica poder escriturar no livro Caixa as despesas dessa prestao de servios para
deduzi-las da base de clculo do imposto, na Declarao de Ajuste Anual.
3.3. DESPESAS INDEDUTVEIS
No sero consideradas dedutveis, ainda que escrituradas no livro Caixa:
as quotas de depreciao de instalaes, mquinas e equipamentos, bem como as despesas
de arrendamento;
as despesas de locomoo e transporte, salvo no caso de representante comercial autnomo,
quando correrem por conta destes;
as despesas relativas a rendimentos mencionados no item 16 deste trabalho.
4. DESPESAS COM LIVROS TCNICOS E ROUPAS ESPECIAIS
O profissional autnomo que exercer funes e atribuies que o obriguem a comprar roupas
especiais e livros tcnicos necessrios ao desempenho de suas atividades poder deduzir as
respectivas despesas, desde que estejam escrituradas no livro Caixa.
5. HONORRIOS PAGOS A CONTABILISTA
admitida a deduo dos honorrios efetivamente pagos pelo profissional autnomo a
contabilista legalmente habilitado, pela escriturao do livro Caixa.
6. DESPESAS COM ENCONTROS CIENTFICOS
As despesas efetuadas para comparecimento a encontros cientficos como congressos,
seminrios, simpsios, se necessrias ao desempenho da funo desenvolvida pelo contribuinte,
observada, ainda, a sua especializao profissional, podem ser deduzidas do rendimento bruto
desde que esses gastos estejam escriturados em livro Caixa, comprovados por documentao
hbil e idnea e no sejam reembolsados ou ressarcidos.
Todavia, somente so admitidos os gastos diretamente vinculados aos estudos e trabalhos, tais
como:
a) taxas de inscrio e comparecimento a encontros cientficos;
b) aquisio de impressos e livros;
c) materiais de estudo e trabalho;
d) hospedagem e transporte.
Para fins de comprovao, o contribuinte dever ainda guardar o certificado de comparecimento
dado pelos organizadores desses encontros pelo prazo decadencial ou prescricional.
7. DESPESAS COM MATERIAIS DE CONSUMO
So integralmente dedutveis do rendimento bruto, quando realizadas no ano-calendrio
considerado, as quantias despendidas na aquisio de bens prprios para consumo, tais como:
material de escritrio, material de conservao e limpeza, materiais e produtos de qualquer
natureza usados e consumidos nos tratamentos, reparos, consertos, recuperaes ou outras,
desde que observados os requisitos examinados no item 3 deste comentrio.
8. DESPESAS DE PROPAGANDA
Os gastos com propaganda, efetuados pelo profissional liberal, so dedutveis desde que
escriturados em livro Caixa e devidamente comprovados e que a propaganda se relacione com a
respectiva atividade.
9. AQUISIES DE BENS DE CAPITAL
No admitido deduzir do rendimento bruto os dispndios com aquisies de bens de capital, ou
seja, aqueles necessrios manuteno da fonte produtora, cuja vida til ultrapasse o perodo
de um exerccio, e que no sejam consumveis, isto , no se extingam com sua mera utilizao,
tais como os valores dispendidos:
a) na instalao de escritrios ou consultrios;
b) na aquisio e instalao de mquinas, equipamentos, aparelhos, instrumentos, utenslios,
mobilirios, dentre outros, indispensveis ao exerccio de cada atividade profissional em
particular.
9.1. DECLARAO DE BENS
Os bens de capital devem ser informados na Declarao de Bens da pessoa fsica pelo preo de
aquisio e, quando alienados, deve ser apurado o ganho de capital.
10. IMVEL OCUPADO POR VRIOS PROFISSIONAIS
Quando dois ou mais profissionais ocupam um mesmo imvel, havendo despesas comuns ou
individuais, mas com receitas totalmente independentes, no perdem a condio de pessoas
fsicas perante a legislao do Imposto de Renda, pois o que pesa na caracterizao a
independncia de receitas.
Ocorrendo essa hiptese, as despesas em comum devem ser escrituradas no livro Caixa, da
seguinte forma:
a) o profissional que tiver o comprovante da despesa em seu nome deve contabilizar o dispndio
pelo valor pago;
b) o detentor do comprovante a que se refere a letra anterior deve fornecer aos demais
profissionais um recibo mensal devidamente autenticado, correspondente ao ressarcimento que
lhe cabe de cada um, escriturando como receita o valor total dos ressarcimentos recebidos;
c) os demais profissionais devem considerar como despesa mensal o valor do ressarcimento,
constante do comprovante recebido, que servir como documento comprobatrio do dispndio.
11. IMVEIS LOCADOS
Quando o imvel utilizado for alugado e destinar-se exclusivamente ao exerccio da atividade
produtora dos rendimentos, o total do aluguel correspondente pode ser deduzido como despesa.
11.1. BENFEITORIAS EM IMVEIS LOCADOS
As despesas com benfeitorias e melhoramentos efetuados pelo locatrio profissional autnomo,
que contratualmente fizerem parte como compensao pelo uso do imvel locado, sero
dedutveis no ms de seu dispndio, como valor locativo, desde que tais gastos sejam
comprovados com documentao hbil e idnea e estejam escriturados em livro Caixa.
11.2. IMVEL UTILIZADO COMO RESIDNCIA E PARA O EXERCCIO DA ATIVIDADE
PROFISSIONAL
Na hiptese de imvel locado, que seja concomitantemente utilizado como residncia e para o
exerccio da atividade profissional, admitida a deduo da quinta parte do aluguel bem como
das despesas com o referido imvel, tais como: energia, gua, gs, taxas, impostos, telefone,
condomnio e outras, desde que efetivamente suportadas pelo contribuinte.
Admite-se tambm a mesma parcela de deduo, ou seja, a quinta parte, quando o imvel for de
propriedade do contribuinte. Porm, neste caso, no so dedutveis os dispndios com reparos,
conservao, e recuperao do imvel.
Condies para Deduo
A deduo da quinta parte das despesas mencionadas no subitem 11.2 somente admitida
quando for impossvel comprovar, separadamente, as despesas oriundas da atividade
profissional exercida.
12. CONTRIBUIES PARA A PREVIDNCIA SOCIAL
As contribuies previdencirias do prprio profissional autnomo podem ser integralmente
deduzidas do seu rendimento bruto recebido no ms.
No entanto, para fins fiscais, essas contribuies no fazem parte das despesas escrituradas no
livro Caixa.
12.1. CONTRIBUIES PARA A PREVIDNCIA PRIVADA
Desde 1-1-96, as contribuies para as entidades de previdncia privada domiciliadas no Pas,
cujo nus tenha sido do contribuinte, destinadas a custear benefcios complementares
assemelhados aos da Previdncia Social, passaram a ser dedutveis no clculo do Imposto de
Renda da pessoa fsica.
No entanto, os profissionais autnomos sujeitos ao pagamento do carn-leo no podero
efetuar essa deduo no clculo do imposto mensal, sendo assegurada somente por ocasio da
apurao da base de clculo do imposto devido no ano-calendrio, na Declarao de Ajuste
Anual. Esta deduo no depende de escriturao no livro Caixa.
12.2. OUTRAS CONTRIBUIES
As contribuies que as pessoas fsicas pagam para os sindicatos e outras entidades de classes
profissionais a que esto filiadas, cujos valores sejam fixados pelas assemblias gerais ou
diretorias, com base nos respectivos estatutos, so admitidas como despesas, podendo ser
deduzidas do rendimento bruto auferido.
Desde que relacionadas com a atividade do profissional autnomo e escrituradas no livro Caixa,
sero dedutveis as seguintes contribuies:
a) a contribuio sindical e outras contribuies para o sindicato de classe;
b) as contribuies s associaes cientficas e para outras associaes, cujas atividades se
relacionem com as do contribuinte e que a este forneam subsdios para o exerccio da profisso
e percepo dos rendimentos;
c) contribuies para as autarquias federais que fiscalizam o exerccio das profisses liberais,
tais como a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), os Conselhos Federais e Regionais de
Medicina, Contabilidade, Estatstica, Biblioteconomia, Farmcia, Engenharia, Arquitetura,
Agronomia e outros.
13. IMPOSTO DE RENDA PAGO
O valor do Imposto de Renda pago mensalmente sob a forma de carn-leo e escriturado no
livro Caixa como despesa no poder ser considerado como deduo, por se tratar de
antecipao do imposto devido na Declarao de Ajuste Anual.
14. EXTRAVIO DO LIVRO CAIXA
No caso de extravio do livro Caixa, o contribuinte deve adotar um dos procedimentos
examinados a seguir, conforme o caso.
14.1. EXTRAVIO DO LIVRO CAIXA E COMPROVANTES
Ocorrendo o extravio do livro Caixa e tambm dos documentos comprobatrios dos lanamentos
efetuados, o contribuinte perde o direito deduo das despesas escrituradas no referido livro.
14.2. EXTRAVIO APENAS DO LIVRO CAIXA
Caso ocorra o extravio apenas do livro Caixa, o contribuinte deve providenciar novo livro, no qual
devem ser reconstitudos os lanamentos efetuados no ano-calendrio correspondente.
Essas providncias devem ser tomadas antes de qualquer procedimento do Fisco, para que
tenham plena validade.
15. GUARDA DE DOCUMENTOS
Os documentos que derem origem aos lanamentos efetuados no livro Caixa devem ser
mantidos em poder do contribuinte, disposio da fiscalizao, enquanto no ocorrer a
decadncia ou a prescrio.
16. TRANSPORTE DE CARGA OU PASSAGEIROS
O contribuinte que auferir rendimentos da prestao de servios de transporte de carga ou de
passageiros, em veculo prprio, locado, inclusive mediante arrendamento mercantil, ou
adquirido com reserva de domnio ou alienao fiduciria, no poder deduzir as despesas
escrituradas no livro Caixa, uma vez que a legislao do Imposto de Renda fixou os seguintes
percentuais do rendimento bruto, que constituem o rendimento mnimo a ser tributado:
a) transporte de carga 40% do rendimento total;
b) transporte de passageiros 60% do rendimento total.
O percentual mencionado na letra a aplica-se, tambm, no caso de servios prestados com
trator, mquina de terraplenagem, colheitadeira e assemelhados.
17. EXEMPLO PRTICO
A seguir, apresentamos a escriturao do livro Caixa de um arquiteto, relativa s operaes
efetuadas no ms de junho/2004.


17.1. LIVRO CAIXA ELETRNICO
Considerando os mesmos dados do exemplo anterior, apresentamos a seguir a escriturao do
livro Caixa eletrnico, obtido atravs do programa Carn-leo-2004, aprovado pela SRF.


FUNDAMENTAO LEGAL: Decreto 3.000, de 26-3-99 Regulamento do Imposto de Renda
artigos 75 e 76 (Portal COAD Tributrio & Contbil Regulamentos/Outros); Instruo
Normativa 15 SRF, de 6-2-2001 (Informativo 06/2001); Instruo Normativa 84 SRF, de 11-10-
2001 (Informativo 42/2001); Instruo Normativa 384 SRF, de 9-1-2004 (Informativo 02/2004);
Parecer Normativo 44 CST, de 30-6-76 (DO-U de 2-9-76); Parecer Normativo 60 CST, de 20-6-
78 (DO-U de 29-6-78); Parecer Normativo 133 CST, de 19-9-73 (DO-U de 27-9-73); Parecer
Normativo 358 CST, de 8-10-70 (DO-U de 29-10-70); Ato Declaratrio Normativo 16 CST, de 27-
7-79; Planto Fiscal Perguntas & Respostas IRPF/2004