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Treinamento SEED

Processo proposto
Relembrando a descrio do processo mostrado durante o treinamento
Um colaborador solicita a compra de materiais;
Seu gerente aprova a solicitao da compra;
O Administrativo realiza 3 cotaes;
O Solicitante avalia as cotaes e escolhe um fornecedor;
O Administrativo faz a compra;
O Financeiro efetua o pagamento;
O Solicitante recebe o material;
Documentao do processo
Na primeira etapa do curso, fizemos o desenho e a documentao do processo de compras
proposto. Lembre-se que todos os passos aqui descritos sero feitos na aba Modelagem do
sistema, ento, aps o login, acesse essa aba:

Figura 1 Acesso modelagem de processos
Grupo de processos
Crie um novo grupo de processos. Clique na aba Grupo de processos, na seo esquerda da
tela e depois no boto de adio. D a ele o nome Suprimentos.



Figura 2 Criao de grupo de processo
Processo
Crie um novo processo. Clique na aba Processos, na seo esquerda da tela e depois no
boto de adio. D a ele o nome de Compras e selecione o grupo Suprimentos.

Figura 3 Criao do processo
Para vermos a documentao do processo antes de sua automatizao, clique na aba Verso
do processo e marque que a documentao ser pblica.



Figura 4 Marcando documentao como pblica
Diagrama do processo
O sistema automaticamente cria uma raia e um papel chamados Solicitante. O papel ser
importante para a automatizao que ser feita mais adiante. Crie duas novas raias de nomes
Gerente e Administrativo, deixando a opo de Papel executor na opo Nenhum papel
associado, como na figura 6.

Figura 5 Criar nova raia


Figura 6 Propriedades da nova raia






Figura 7 Raias criadas

Coloque um evento inicial simples na raia Solicitante. Voc pode clicar no boto de eventos
iniciais na barra de ferramentas e depois em um espao em branco da raia ou clicar com o
boto direito em um espao em branco da raia e selecionar o evento do menu que ser
exibido.

Figura 8 Evento inicial criado
Desenhe os demais elementos do processo. Para inserir novos elementos, selecione o
elemento de origem, clique na seta ao lado direito do elemento, arraste at o local onde
deseja inserir o novo elemento e selecione o tipo de novo elemento que deseja inserir do
menu que ser exibido.
No final, seu diagrama deve semelhante a esse:



Figura 9 Processo final
Para o sub processo Realizar compra, escolha o tipo de atividade Sub processo embutido.
Uma janela ser exibida. Como no h itens na lista (ainda no foi criado nenhum sub processo
embutido para o nosso processo) clique no boto de adio e preencha os dados:

Figura 10 Criar novo sub processo embutido


Figura 11 Dados do sub processo


Para inserir o evento de erro intermedirio na borda do sub processo Realizar Compra,
clique com o boto direito no sub processo e escolha a opo de evento de erro intermedirio:

Figura 12 Inserir evento de erro na borda
O evento de erro de borda no possui uma seta de conexo, ento para conect-lo ao evento
de mensagem, primeiro crie o evento de mensagem (como criou o evento inicial desse


processo), depois escolha o elemento de conexo na barra de ferramentas, clique no evento
de borda e depois no evento de mensagem.

Figura 13 Conexo na barra de ferramentas
Clique no boto + do sub processo, insira as raias e faa o desenho, de forma que fique
semelhante ao abaixo. No momento de criao das raias, deixe o campo de papel executor
com o valor Nenhum papel associado. Para renomear a raia Raia 1 que j ser criada junto
ao sub processo, pressione o boto F2 ou clique com o boto direito na raia e escolha a
opo Renomear do menu.

Figura 14 Sub processo "Realizar compra"
Documentao das atividades
Aps o desenho, pode-se documentar o processo e cada uma das suas atividades. Para isso,
clique duas vezes na atividade, clique no boto de edio na aba Propriedades, localizada
direita da tela e finalmente na aba Documentao da janela que ser exibida:



Figura 15 Documentar atividade
Acrescente os textos abaixo nas documentaes das atividades:
- Atividade Solicitar compra de materiais
O colaborador indica a quantidade de itens que deseja comprar e
sua descrio e informa, opcionalmente, a data desejada de
recebimento dos itens. Aps realizar o pedido, o colaborador
pode acompanhar o processo de cotao e compra do pedido.
- Atividade Aprovar solicitao
O gerente analisa os itens a serem comprados indicados pelo
colaborador, podendo aprovar ou no o pedido. Caso seja
aprovado, o pedido segue para o Administrativo que realizar a
cotao. Caso contrrio, o gerente dever obrigatoriamente
justificar a negativa e o pedido retorna ao solicitante que
poder refazer o pedido, ou cancel-lo.
- Atividade Realizar cotao
O administrativo, a partir do pedido j aprovado pelo gerente,
realiza trs cotaes dos itens, que ser analisada
posteriormente pelo solicitante. Ele dever indicar o fornecedor
selecionado e o valor total previsto para a compra.
- Atividade Refazer solicitao ou cancelar
Uma vez que o gerente no aprovou a solicitao de compra, o
colaborador pode refaz-la ou cancel-la, indicando novamente a
quantidade de itens que deseja comprar e sua descrio.
- Atividade Selecionar fornecedor


O solicitante, a partir da lista de trs fornecedores cotados
pelo administrativo, escolhe apenas uma opo, que seguir para
a efetiva compra.
- Atividade Receber material
Aps realizada a compra pelo administrativo, e passado o tempo
da previso de entrega, o solicitante dever confirmar o
recebimento do material, para que o processo seja finalizado.
- Atividade Efetuar compra
O executor deve contactar o fornecedor e fechar a compra de
acordo com o valor enviado na cotao anteriormente, informando
a data prevista para a entrega.

Caso haja algum problema, como o valor no poder mais ser
cumprido, a compra no deve ser realizada.
- Atividade Efetuar pagamento
O executor deve realizar o pagamento do material de acordo com o
valor para o fornecedor.
Uma vez que todas as atividades e processos estiverem documentadas, a mesma pode ser
visualizada no mdulo Processos.

Figura 16 Documentao no mdulo "Processos"
Automao do processo
Agora que o processo j foi definido e documentado, vamos comear a automao do mesmo.
Controle de usurios
O primeiro passo ser criar as funes e os grupos de usurios. Isso ser feito no mdulo
Usurios:



Figura 17 Acesso ao mdulo de usurios
Crie os grupos de usurios necessrios. Para simplificar, iremos criar um para cada papel do
processo, mas no necessrio que seja assim. Clique na aba Grupos localizada esquerda
da tela e no boto de adicionar para incluir um novo grupo. Crie os grupos Administrativo,
Colaborador, Financeiro e Gerente.

Figura 18 Criao de grupos
Se desejar, voc pode criar novas funes e associ-las com os grupos. As funes so
normalmente equivalentes aos cargos das pessoas nas empresas, enquanto que os grupos tem
a ver com a funo das pessoas nos processos. Para simplificar, vamos utilizar a funo j
existente (Administrador de Processos) e associar todos os grupos a ela, marcando-os como
obrigatrios. Isso far com que seu usurio seja includo em todos esses grupos e possa
desempenhar todos os papis no nosso processo. Clique na aba Funes e ento na funo
Administrador de Processos. Associe todos os grupos e marque-os como obrigatrios:

Figura 19 Editando uma funo
Papis
Vamos criar agora os papis que fazem parte do nosso processo. Sero quatro papis, de
acordo com a tabela abaixo:


Nome Grupos e Usurios Nvel de autorizao
Administrativo Administrativo Gerenciar os seeds
Financeiro Financeiro Ver os seeds
Gerente Gerente Ver os seeds
Solicitante Colaborador Ver os seeds

Para adicionar um papel, clique na aba Papis que fica direita da tela (dentro da aba
Processo) e ento no boto de adio. Para esse processo de exemplo, vamos utilizar apenas
grupos predefinidos. Para o papel de solicitante, marcaremos tambm a opo Restringir o
papel automaticamente a apenas um participante. Dessa forma apenas o usurio que abriu a
instncia de processo poder executar as atividades desse papel.

Figura 20 Criao de papis
Depois que os papis foram criados, configure as raias de forma que cada raia tenha um papel
executor. Para configurar o papel executor das raias, clique com o boto direito no nome da
raia e escolha a opo Propriedades e ento clique no boto de edio na aba
Propriedades, localizada direita da tela. Escolha o papel cujo nome o mesmo da raia. Essa
configurao far com que todas as atividades humanas tenham o mesmo papel executor da
raia na qual esto inseridas.

Figura 21 Configurando papel na atividade


Tipos de atributos
O prximo passo inserir os campos no nosso processo. Sem eles os processos sero apenas
caixas e no ser possvel tomar as decises necessrias no fluxo. Primeiro, vamos definir dois
tipos de atributos para as tabelas que existiro no nosso processo: A tabela de materiais e a
tabela com a lista de fornecedores a serem escolhidos, cujos nomes sero Lista de materiais
e Lista de cotaes, respectivamente.
Para isso, clique na aba Tipos de atributos esquerda da tela e ento no boto de adio. Na
tela apresentada, preencha o nome do atributo e escolha o tipo de dado atributo composto.
Clique em salvar para habilitar as demais abas da janela.

Figura 22 Insero de tipo de atributo
Na aba Avanado, escolha tabela como componente visual de entrada e sada. Na aba
Atributos, clique no boto de adio para inserir dois atributos de acordo com a tabela
abaixo:
Tipo de atributo Rtulo Identificador Somente Leitura Obrigatrio
nmero inteiro Quantidade quantidade No Sim
texto Descrio descrio No Sim




Figura 23 Insero de atributos
Insira tambm um tipo de atributo para a lista de fornecedores, de acordo com a tabela
abaixo:
Tipo de atributo Rtulo Identificador Somente Leitura Obrigatrio
texto Fornecedor fornecedor Sim No
dinheiro Valor total valorTotal Sim No
sim ou no Escolhido? escolhido No Sim

Agora podemos adicionar os atributos do processo. Para isso clique na aba Atributos,
localizada direita da tela, dentro da aba Processo e ento no boto de adio. Insira os
atributos de acordo com a tabela abaixo:
Tipo de atributo Rtulo Identificador
Lista de materiais Lista de Materiais listaDeMateriais
data Data desejada dataDesejada
sim ou no Aprovado? aprovado
texto longo Justificativa da reprovao justificativaDaReprovacao
sim ou no Cancelar solicitao? cancelarSolicitacao
data e hora Previso de entrega previsaoDeEntrega
texto Fornecedor escolhido Fornecedor Escolhido
dinheiro Valor da compra valorDaCompra
Lista de cotaes Lista de cotaes listaDeCotacoes
sim ou no Compra realizada? compraRealizada

O prximo passo colocar os atributos em cada atividade para que sejam preenchidos ou
visualizados na execuo das mesmas. Para isso, clique duas vezes na atividade, na aba de


atributos direita da tela e ento no boto de adio. Deixe a opo Utilizar atributo do
processo marcada e escolham os atributos na lista, para cada atividade.

Figura 24 Inserir atributo do processo na atividade
Atividade Atributo Somente leitura Obrigatrio
Solicitar compra de
materiais
Lista de materiais No No
Data desejada No No
Aprovar solicitao Lista de materiais Sim No
Data desejada Sim No
Aprovado? No Sim
Justificativa da reprovao No No
Refazer solicitao ou
cancelar
Justificativa da reprovao No No
Lista de materiais No No
Data desejada No No
Cancelar solicitao? No Sim
Realizar a cotao Lista de materiais Sim No
Selecionar fornecedor Lista de cotaes No No
Efetuar compra Fornecedor escolhido Sim No
Valor da compra Sim No
Previso de entrega No Sim
Compra realizada? No Sim
Efetuar pagamento Fornecedor escolhido Sim No
Valor da compra Sim No

Para a atividade Realizar cotao, vamos criar atributos especficos da atividade, pois ela
ser executada trs vezes para cada instncia e isso evitar que uma atividade interfira na
outra. As instrues so as mesmas para a insero dos atributos do processo, mas ao invs de
deixar marcada a opo Utilizar atributo do processo, marque Criar atributo para essa
atividade. Crie os dois atributos necessrios de acordo com a tabela abaixo:
Tipo de atributo Rtulo Identificador Somente Leitura Obrigatrio
texto Fornecedor fornecedor No Sim


dinheiro Valor total valorTotal No Sim

Validaes e manipulaes
Vamos preencher as validaes das atividades em que no basta indicar que um campo ou
no obrigatrio e os scripts que iro manipular os dados dos processos.
Aprovar solicitao
Precisamos inserir a validao para que o executor no reprove o pedido sem fornecer uma
justificativa. Clique duas vezes na atividade e na aba Propriedades, clique no boto de
edio. Acesse a aba Validao da janela que ser exibida e insira o cdigo abaixo.

Figura 25 Insero de validao
validacao = true;

if (!aprovado && (justificativaDaReprovacao == null ||
justificativaDaReprovacao == "")) {
Utils.addErrorMessage("Voc deve fornecer uma justificativa
se reprovar a compra.");
validacao = false;
}

return validacao;

Realizar a cotao
Podemos realizar vrias cotaes para um mesmo produto, por isso essa atividade mltipla.
Nesse processo de compras, assumimos que sempre teremos trs cotaes e que a cotao
ser feita para todos os produtos solicitados. Para incluir a multiplicidade na atividade, clique
duas vezes na atividade, em seguida no boto editar. Na aba Multiplicidade, selecione a
opo mltiplas instancias, o tipo de sincronizao deve ser Todas (para aguardar que
todas as cotaes sejam realizadas antes de prosseguir com a compra) e o nmero de
instancias da atividade deve ser 3.



Figura 26 Insero de multiplicidade da atividade
Se a compra no for realizada por algum motivo, o fluxo volta a essa atividade. Se isso
acontecer, temos que limpar nossa lista de cotaes feita anteriormente para que novas
possam ser realizadas. Clique duas vezes na atividade e ento no boto de adio da aba
Atribuies de entrada direita da tela. Coloque o script abaixo.

Figura 27 Insero de atribuio de entrada
listaDeCotacoes.clear();

Na atribuio de sada temos que colocar os valores inseridos na lista de cotaes. Para isso,
siga as instrues para a atribuio de entrada, mas utilizando a aba Atribuies de sada e
insera o seguinte script:
listaDeCotacoes.add(["fornecedor": fornecedor, "valorTotal":
valorTotal]);




Selecionar fornecedor
preciso garantir que apenas um fornecedor seja escolhido nessa atividade. Para isso, insira o
seguinte script na validao:
escolhido = false;
validacao = true;

foreach(cotacao : listaDeCotacoes) {
if (cotacao.escolhido) {
if (escolhido && validacao) {
Utils.addErrorMessage("Apenas um fornecedor deve ser
escolhido.");
validacao = false;
} else if (!escolhido) {
escolhido = true;
}
}
}


return validacao;

Uma vez selecionado, os dados do fornecedor e o valor da compra devem ser copiados para os
atributos criados no processo para isso. Ento, na atribuio de sada dessa atividade, insira o
script:
foreach(cotacao : listaDeCotacoes) {
if (cotacao.escolhido) {
fornecedorEscolhido = cotacao.fornecedor;
valorDaCompra = cotacao.valorTotal;
}
}

Aguarda previso de entrega
Para esse evento de tempo intermedirio, o processo ir esperar a previso de entrega
preenchida em uma atividade do sub processo Realizar compra. Clique no boto de edio
da aba Propriedades, direita da tela e insira o script:
return previsaoDeEntrega;

Envio de e-mail para compra bem sucedida
No fluxo em que a compra no d erro, configure o evento de envio de mensagem, clicando no
boto de edio da aba Propriedades. Siga os valores da tabela abaixo.



Figura 28 Edio de propriedades de evento de mensagem
Campo Contedo
De:
return "treinamento@sydle.com";
Para:
return seed.requestor.email;
Assunto:
return "Compra " + seed.id + " realizada";
Mensagem:
return "Ol, " + seed.requestor.name + " sua
solicitao de compra nmero " + seed.id + " foi
realizada. A previso para a entrega dos materiais
no dia " + Utils.formatDate(previsaoDeEntrega) + ".";

Para a mensagem quando a compra no for realizada, mudam apenas os campos assunto e
mensagem:
Campo Contedo
De:
return "treinamento@sydle.com";
Para:
return seed.requestor.email;
Assunto:
return "Compra " + seed.id + " no realizada";
Mensagem:
return "Ol, " + seed.requestor.name + ". A
solicitao de compra nmero " + seed.id + " no foi
realizada e uma nova cotao ser providenciada.";

Decises
Todas as atividades tem seus atributos e as devidas validaes, ento o passo final inserir as
condies de deciso nos gateways do processo. Marque o caminho feliz (o mais comum)
como padro e insira a condio no outro caminho. Clique duas vezes na bola do fluxo que
deseja configurar.


Aprovar solicitao
Insira a seguinte condio no fluxo de reprovao:
aprovado == false


Figura 29 Fluxo de reprovao
Cancelamento do pedido
Insira a seguinte condio no fluxo de cancelamento do pedido:
cancelarSolicitacao == true


Figura 30 Fluxo de cancelamento do pedido
Compra no realizada
Insira a seguinte condio no fluxo de compra no realizada, do sub processo Realizar
compra:
compraRealizada == false


Figura 31 Fluxo de compra no realizada
Agora o processo j pode ser executado! Lembre-se, para que todos os usurios vejam o
processo, publique-o, seno apenas os que estiverem na equipe de teste podero v-lo.


Indicador e meta
Agora que o processo est funcionando, adicione o indicador e crie a meta, para realizar a
gesto do nosso processo.
Indicador
Para incluir um indicador, clique no boto de adio na aba Indicadores localizado direita
da tela. Preencha os dados conforme a figura abaixo. Se preferir configure um intervalo de
atualizao menor para conseguir visualizar melhor a atualizao dos valores. Abaixo da figura
segue o cdigo da expresso de clculo. O indicador ir calcular o tempo que o processo est
ou ficou parado na atividade de reprovao.

Figura 32 Insero de indicador
prazo = 0.0;
endDate = currentDate;
if(aprovarSolicitacao != null){
if(aprovarSolicitacao.endDate != null) {
endDate = aprovarSolicitacao.endDate;
} else {
endDate = currentDate;
}
prazo = Utils.secondsDiff(endDate,
aprovarSolicitacao.creationDate )/3600.0;
}
return prazo;

Na aba Faixas insira os valores de cada um dos estados do indicador. Segue abaixo sugestes
de valores.
Estado Nome Valor inicial Valor final
OK Esperado 12
Alerta Prximo ao limite 12 16
Erro Passou o prazo 16



Na aba papis, insira os papis do processo que podero ver o indicador.
Meta
Nossa meta ser referente ao oramento da empresa e utilizar os valores das compras dos
processos finalizados. Clique na aba de Metas localizada esquerda da tela e ento no boto
de adio. Insira os dados conforme figura abaixo e o cdigo a seguir.

Figura 33 Insero de meta
despesaTotal = 0.0;
foreach(seed : Utils.getSeeds("CLOSED", beginDate, endDate,
["compras"])){
despesaTotal += seed.valorDaCompra;
}
return despesaTotal;

No se esquea de habilitar a prvia para que voc consiga ver o resultado mais facilmente.
Coloque um intervalo menor (em minutos) para que o clculo da meta seja feito e seja possvel
verificar o resultado.
Insira as faixas como foi feito nos indicadores. Segue abaixo sugestes de valores.
Estado Nome Valor inicial Valor final
OK OK 500
Alerta Alerta 500 1000
Erro Passou da meta 1000

Defina a equipe de testes que poder visualizar a meta e tambm os grupos de usurios nas
respectivas abas. Para visualizar a meta, insira um gadget do tipo Medidor de metas no
Dashboard.


Dashboard
O dashboard o mdulo em que se tem uma viso gerencial das instncias de processos. H 5
tipos de gadgets. Eles podem ser adicionados, clicando na seta no boto Novo gadget e
escolhendo o tipo desejado.

Figura 34 Inserir um novo gadget
Dependendo da opo escolhida, a configurao do gadget ser diferente.
Grfico de Pizza
Nesse grfico de pizza vamos ver a diviso de processos abertos entre os estados de
indicadores. D o nome de Indicadores de compras abertas para ele e clique no boto
prximo. Escolha o filtro Estado do seed e no mesmo a opo Aberto.

Figura 35 Configurao de filtros
Como agrupador, escolha a opo Estado do indicador e nos agregadores, a opo
Quantidade de seeds.



Figura 36 Escolha de agrupadores


Figura 37 Escolha de agregadores

O gadget ser exibido no seu dashboard. Ao clicar em uma das fatias voc poder ver quais
instncias fazem parte da mesma na aba Seeds.

Figura 38 Grfico de pizza
Tabela de seeds
A tabela de seeds tem a configurao muito semelhante configurao do grfico de pizza. A
nica diferena a possibilidade de escolher mais de um opo para agregadores e
agrupadores. Cada uma das opes resultar em uma coluna da tabela.



Figura 39 Agrupadores


Figura 40 Agregadores

A tabela ser exibida no seu dashboard. Clicando duas vezes em uma linha te levar ao mdulo
Seeds onde sero listados as instncias que compem aquela linha.

Figura 41 Tabela de seeds
Medidor de metas
A meta o gadget mais simples de ser configurado pois possui apenas uma tela de
configurao. D o nome de Oramento e escolha a meta que cadastramos anteriormente,
escolhendo exibir a prvia, j que o resultado consolidado demorar de acordo com a
configurao feita.

Figura 42 Configurao de medidor de metas


O medidor ser exibido no seu dashboard. A linha tracejada indica o valor configurado e as
diferentes cores, as faixas.

Figura 43 Medidor de meta