Connect To Outlook Online-Help

PDF de la ayuda en lnea
Connect to Outlook
- Client
DocuWare 5.1c SP1
2011

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- 2 -

Contenido
Introduccin a CONNECT to Outlook 3
Acceso a los mensajes de correo electrnico en DocuWare mediante la
bsqueda rpida ......................................................................................................... 4
Archivado del correo electrnico ............................................................................... 5
Configuracin de CONNECT to Outlook .................................................................... 6
Instalacin de CONNECT to Outlook ......................................................................... 7
Requisitos del sistema para CONNECT to Outlook .................................................. 8
Utilizacin de CONNECT to Outlook 9
Barra de mens de DocuWare en Outlook .............................................................. 10
Men contextual ........................................................................................................ 13
Dilogo de almacenamiento ..................................................................................... 14
Seccin Bsqueda rpida ......................................................................................... 15
Dilogo de inicio de sesin ...................................................................................... 16
Configuracin de CONNECT to Outlook .................................................................. 18
Categora "DocuWare" en Outlook .......................................................................... 22
ndice 23

- 3 -

Introduccin a CONNECT to Outlook

CONNECT to Outlook proporciona una conexin entre
Microsoft Outlook y DocuWare para administrar el
correo electrnico de manera sencilla.
Por un lado, con CONNECT to Outlook puede
archivar fcilmente los mensajes de correo
electrnico de Outlook en DocuWare (mire
"Archivado del correo electrnico" en la pagina
5); por otro, tambin puede acceder al correo
electrnico archivado directamente desde Outlook
(mire "Acceso a los mensajes de correo
electrnico en DocuWare mediante la bsqueda
rpida" en la pagina 4).
La aplicacin de CONNECT to Outlook se basa en
configuraciones (mire "Configuracin de CONNECT
to Outlook" en la pagina 6) que se crean de forma
centralizada o personalizada en la Configuracin
del Web Client.
En algunos aspectos, CONNECT to Outlook es el
equivalente de ACTIVE IMPORT en el DocuWare
Windows Client para el DocuWare Web Client.
En este captulo
Acceso a los mensajes de correo
electrnico en DocuWare mediante
la bsqueda rpida ................... 4
Archivado del correo electrnico ..... 5
Configuracin de CONNECT to Outlook .. 6
Instalacin de CONNECT to Outlook .... 7
Requisitos del sistema para
CONNECT to Outlook ................... 8

C A P T U L O 1
Introduccin a CONNECT to
Outlook
- 4 -


Acceso a los mensajes de
correo electrnico en
DocuWare mediante la
bsqueda rpida
La bsqueda rpida permite efectuar bsquedas en
DocuWare desde un determinado mensaje de correo
electrnico. Utiliza una configuracin definida
previamente que contiene los criterios de
bsqueda. De esta forma, por ejemplo, con solo
hacer clic en un botn, desde un mensaje de
correo electrnico puede buscar todos los
mensajes archivados enviados por el mismo
remitente durante los ltimos 30 das. Los
mensajes encontrados se muestran en una lista de
resultados de DocuWare en Outlook y se ordenan de
manera que los ms recientes se colocan en la
parte superior.

- 5 -


Archivado del correo
electrnico
CONNECT to Outlook permite guardar los mensajes
de correo mediante configuraciones previamente
definidas. Solo hay que marcar los mensajes de
correo electrnico deseados y seleccionar la
configuracin correspondiente en Outlook desde el
men contextual Avanzada de DocuWare o la barra
de mens Avanzada de DocuWare.
Entre otros aspectos, esta configuracin
especifica el archivador y las palabras clave que
se utilizarn para archivar el correo
electrnico. Las palabras clave pueden ser de
clases muy distintas:
Valores fijos
Propiedades del correo electrnico (remitente,
asunto, etc.)
Entradas predefinidas (CURRENTDATE, etc.)
Informacin sobre el remitente o el
destinatario del contacto de Outlook (nombre,
compaa, etc.)
Informacin de otros campos de ndice de
DocuWare
Informacin de otras bases de datos
consultadas a travs de SQL
- 6 -


Configuracin de CONNECT
to Outlook
Para que se pueda usar CONNECT to Outlook en su
organizacin, primero deben crearse las
configuraciones de CONNECT to Outlook en la
configuracin del Web Client (Configuraciones de
almacenamiento o Configuraciones de bsqueda
rpida). Estas configuraciones las pueden
realizar todos los usuarios de DocuWare que
tengan el derecho Administrar la configuracin de
CONNECT to Outlook (asignado en DocuWare
Administration > Usuarios/Perfiles >
Configuracin de funcin).
En cada configuracin se especifica quin puede
usar la configuracin individual de CONNECT to
Outlook. Por lo tanto, es posible crear
configuraciones centralmente y hacer que estn
disponibles para usuarios o grupos concretos. Si
desea establecer configuraciones de CONNECT to
Outlook no solo para usted, sino tambin para
otros usuarios de DocuWare, tambin necesita el
derecho Administracin de usuarios, que se asigna
desde la misma ubicacin.

- 7 -


Instalacin de CONNECT to
Outlook
CONNECT to Outlook se instala fcilmente en los
ordenadores cliente desde el DocuWare Web Client.
Abra el dilogo My DocuWare y seleccione Instalar
como aplicacin de escritorio en la ficha Inicio.
Cuando se le pregunte qu producto desea
instalar, seleccione CONNECT to Outlook. Cuando
haya finalizado la instalacin, reinicie Outlook
para que muestre la barra de mens de DocuWare en
la pantalla de Outlook. Una vez est abierto,
haga clic en Inicio de sesin para conectarse con
el sistema DocuWare. Si ya se han creado
configuraciones para usted, puede utilizar
CONNECT to Outlook de manera inmediata.

- 8 -


CONNECT to Outlook
Sistemas operativos
Windows XP con SP 2 como mnimo (32 bits/64
bits)
Windows Server 2003 (32 bits/64 bits)
Windows Vista (32 bits/64 bits)
Windows Server 2008 (32 bits/64 bits)
Windows 7 (32 bits/64 bits)
Windows Server 2008 R2 (solo existe la versin
de 64 bits)
Versiones de Outlook
Microsoft Outlook 2007
Microsoft Outlook 2010 (32 bits)
Navegador web para la Configuracin del Web Client.
Internet Explorer 7
Internet Explorer 8
Internet Explorer 9
Firefox 3.0
Firefox 3.5
Firefox 4.0
Firefox 5.0
Firefox 6.0
Firefox 7.0

- 9 -

Utilizacin de CONNECT to Outlook

Despus de instalar CONNECT to Outlook y
reiniciar Outlook, en Outlook aparece un nuevo
men de DocuWare (mire "Barra de mens de
DocuWare en Outlook" en la pagina 10).
Si ya se han creado configuraciones para usted,
puede utilizar CONNECT to Outlook de manera
inmediata.
En este captulo
Barra de mens de DocuWare en Outlook 10
Men contextual ...................... 13
Dilogo de almacenamiento ............ 14
Seccin Bsqueda rpida .............. 15
Dilogo de inicio de sesin .......... 16
Configuracin de CONNECT to Outlook .. 18
Categora "DocuWare" en Outlook ...... 22

C A P T U L O 2
Utilizacin de CONNECT to
Outlook
- 10 -


Barra de mens de
DocuWare en Outlook
En la barra de mens se pueden ejecutar todas las
acciones relacionadas con CONNECT to Outlook:
iniciar la sesin en DocuWare, archivar mensajes
de correo electrnico, efectuar bsquedas rpidas
y realizar configuraciones del cliente.
La barra de mens se divide en cuatro secciones.
De izquierda a derecha:
1 Inicio o cierre de sesin
2 Archivado del correo electrnico
3 Ejecucin de la bsqueda rpida
4 Configuracin y otras funciones

Inicio o cierre de sesin
Inicio de sesin
Haga clic en este campo para iniciar la sesin en
el sistema DocuWare. Solo puede archivar mensajes
de correo electrnico y ejecutar bsquedas
rpidas con CONNECT to Outlook tras haber
iniciado la sesin.
En el inicio de sesin, se utiliza la conexin
seleccionada en la lista desplegable Conexiones.
Si no hay disponible ninguna conexin, vaya a
Configuracin, abra el dilogo Configuracin de
Connect to Outlook (en la pagina 18) y configure
una conexin.
Este campo solo aparece si no se ha iniciado la
sesin en el sistema DocuWare.
Cerrar sesin
Haga clic en este campo para cerrar la sesin del
sistema DocuWare.
Esta seccin solo aparece si ha iniciado la
sesin en el sistema DocuWare.
Conexiones
Se puede seleccionar una conexin a un sistema
DocuWare para iniciar la sesin. La conexin
contiene los nombres de la organizacin DocuWare,
- 11 -


el Authentication Server que debe utilizarse y,
segn la opcin definida en el dilogo Inicio de
sesin (mire "Dilogo de inicio de sesin" en la
pagina 16), el ID de usuario.
En el dilogo Configuracin de CONNECT to Outlook
(en la pagina 18) puede crear conexiones nuevas.
Archivado del correo electrnico
Esta seccin solo est activa si ya ha iniciado
la sesin en DocuWare.
Archivar
Si ha seleccionado uno o ms mensajes de correo
electrnico y ha hecho clic en este campo, los
mensajes de correo electrnico se indexan
conforme a la configuracin de almacenamiento
seleccionada en Configuracin y se archivan en
DocuWare.
Si no hay disponible ninguna configuracin de
almacenamiento, primero debe crear una
configuracin correspondiente o se debe asignar
una (mire "Configuracin de CONNECT to Outlook"
en la pagina 6).
Si est activada la opcin Marque el mensaje de
correo electrnico archivado en Outlook cuando se
crea una configuracin de almacenamiento, la
categora DocuWare (mire "Categora "DocuWare" en
Outlook" en la pagina 22) se aade despus de
haber archivado correctamente el mensaje de
correo electrnico.
Configuracin
En la lista desplegable, seleccione la
configuracin de almacenamiento que desea
utilizar para archivar los mensajes de correo
electrnico en DocuWare. Entre otros aspectos,
esta configuracin especifica el archivador y las
palabras clave que se utilizarn para archivar el
correo electrnico.
- 12 -


Ejecucin de la bsqueda rpida
Buscar
Si ha seleccionado un mensaje de correo
electrnico y hace clic en este campo, se efecta
una bsqueda rpida respecto al correo
electrnico utilizando la configuracin
establecida en Bsqueda rpida. El resultado de
la bsqueda rpida se muestra en un rea especial
(mire "Seccin Bsqueda rpida" en la pagina 15)
en Outlook.
Si no hay disponible ninguna configuracin de
bsqueda rpida, primero debe crear una
configuracin correspondiente o se debe asignar
una (mire "Configuracin de CONNECT to Outlook"
en la pagina 6).
Bsqueda rpida
Seleccione la configuracin de bsqueda rpida
que desea en la lista desplegable.
especifica el archivador y los criterios de
bsqueda que se usan al ejecutarse la bsqueda.
Configuracin y otras funciones
Mostrar bsqueda rpida u Ocultar bsqueda rpida
Haga clic para mostrar u ocultar el rea para
mostrar los resultados de la bsqueda rpida
(mire "Seccin Bsqueda rpida" en la pagina 15).
Configuracin
Si hace clic en esta rea, se abre un dilogo
(mire "Configuracin de CONNECT to Outlook" en la
pagina 18) especial en el que puede definir la
configuracin del cliente para CONNECT to
Outlook, en concreto opciones para las conexiones
con DocuWare.
Ayuda
Hacer clic en esta rea abre la Ayuda de la
aplicacin cliente de CONNECT to Outlook.

- 13 -


Men contextual
En el men contextual tambin puede llevar a cabo
las acciones ms importantes de CONNECT to
Outlook.
DocuWare > Archivar
Este men contiene todas las configuraciones de
almacenamiento que se pueden utilizar.
Elija la configuracin que se va a utilizar para
archivar en DocuWare los mensajes de correo
electrnico seleccionados.
especifica el archivador y las palabras clave que
se utilizarn para archivar el correo
electrnico.
Si est activada la opcin Marque el mensaje de
correo electrnico archivado en Outlook cuando se
crea una configuracin de almacenamiento, la
categora DocuWare (mire "Categora "DocuWare" en
Outlook" en la pagina 22) se aade despus de
haber archivado correctamente el mensaje de
correo electrnico.
DocuWare > Bsqueda rpida
Este men contiene todas las configuraciones de
bsqueda rpida que se pueden utilizar.
Elija la configuracin que se aplicar para
ejecutar una bsqueda rpida en el mensaje de
correo electrnico seleccionado.
especifica el archivador y los criterios de
bsqueda que se usan al ejecutarse la bsqueda.
DocuWare > Inicio de sesin
Inicie la sesin en el sistema DocuWare con este
comando de men. Solo puede archivar mensajes de
correo electrnico y ejecutar bsquedas rpidas
con CONNECT to Outlook tras haber iniciado la
sesin.
Se utiliza la conexin seleccionada en la barra
de mens (mire "Barra de mens de DocuWare en
Outlook" en la pagina 10) de la seccin Inicio o
cierre de sesin en Conexiones.
DocuWare > Cerrar sesin
Cierre la sesin en el sistema DocuWare con este
comando de men.

- 14 -


Dilogo de almacenamiento
Segn la configuracin de almacenamiento que se
haya definido (Destino de almacenamiento), el
dilogo Archivar se mostrar o no cuando se
archiven los mensajes de correo electrnico.
El dilogo Archivar contiene los campos de ndice
de DocuWare. En dichos campos se especifican las
palabras clave de los mensajes de correo
electrnico que se archivarn. Estas palabras
clave permiten recuperar posteriormente el
mensaje de correo electrnico guardado en el
archivador DocuWare.
Algunos campos se pueden completar mediante la
configuracin de almacenamiento. Estas entradas
se pueden aadir o cambiar. Puede agregar
palabras clave en los campos que todava estn
vacos.
Restablecer
Haga clic aqu para cancelar los cambios o las
incorporaciones en las palabras clave. Los campos
de ndice se rellenarn conforme a lo que se haya
definido en la configuracin de almacenamiento.

- 15 -


Seccin Bsqueda rpida
En Outlook, en la seccin que contiene la lista
de mensajes de correo electrnico, se encuentra
una seccin para ver los resultados generados por
una bsqueda rpida. Las flechas permiten
ampliar y reducir el tamao de la seccin.
Para efectuar una bsqueda rpida, primero
seleccione un mensaje de correo electrnico; a
continuacin, en la barra de mens o el men
contextual seleccione una configuracin de
bsqueda rpida. En la configuracin se definen
tanto los criterios de bsqueda como la lista de
resultados. En la lista de resultados se muestran
los mensajes de correo electrnico archivados en
DocuWare, ordenados de manera que los ms
recientes se colocan en la parte superior.
Si desea ordenar de otra manera los resultados,
puede hacerlo desde el men contextual o desde el
icono de archivador que hay en la parte superior
izquierda de la lista de resultados.

- 16 -


Dilogo de inicio de sesin
Proporcione la informacin necesaria para iniciar
la sesin en un sistema DocuWare. Solo puede
archivar mensajes de correo electrnico y
efectuar bsquedas rpidas con CONNECT to Outlook
despus de haber iniciado la sesin.
Tipo de inicio de sesin
Elija entre Autenticacin DocuWare y
Autenticacin de Windows.
En el caso de Autenticacin DocuWare, inicie la
sesin en un sistema DocuWare mediante su ID de
usuario de DocuWare (nombre de usuario y
contrasea de DocuWare). Ahora bien, en
Autenticacin de Windows, de forma automtica se
utiliza el ID de usuario de Windows. Por lo
tanto, en la parte inferior de este dilogo no
hace falta proporcionar ningn ID de usuario.
Nombre de conexin
Muestra el nombre de la conexin.
Aqu no puede cambiarse la entrada, sino en el
dilogo Configuracin de CONNECT to Outlook (en
la pagina 18).
Organizacin DocuWare
Muestra la organizacin DocuWare como se
especific en la conexin seleccionada.
la pagina 18).
Servidor de DocuWare
Muestra el DocuWare Authentication Server como se
especific en la conexin seleccionada.
la pagina 18).
Nombre de usuario de DocuWare
Si como tipo de inicio de sesin se selecciona
Autenticacin DocuWare, indique aqu su nombre de
usuario de DocuWare.
- 17 -


Contrasea DocuWare
Si como tipo de inicio de sesin se selecciona
Autenticacin DocuWare, indique aqu su
contrasea de DocuWare.
Recordar credenciales
Si activa esta opcin, el sistema guarda la
informacin sobre el tipo de inicio de sesin y
el ID de usuario de DocuWare. La prxima vez que
se inicie la sesin, los valores se aplicarn
automticamente, por lo que el dilogo no volver
a aparecer.
Si es necesario, esta informacin se puede
modificar en el dilogo Configuracin de CONNECT
to Outlook (en la pagina 18).

- 18 -


Configuracin de CONNECT
to Outlook
Este dilogo permite especificar la configuracin
del cliente, en especial los parmetros de
conexin del sistema DocuWare.
Este dilogo se abre desde la barra de mens de
DocuWare en Outlook (en la pagina 10) o bien
desde las opciones de Outlook (Outlook 2007:
Herramientas > Opciones > Registrar DocuWare;
Outlook 2010: Archivo > Opciones > Complementos
>CONNECT to Outlook en la lista > haga clic en el
botn Opciones del complemento en la parte
superior.
Configuracin de conexin
Conexiones
En el campo de lista aparecen todas las
conexiones con DocuWare que se han establecido
con el cliente de Outlook.
Las entradas presentan la estructura siguiente:
Marca de verificacin: conexiones disponibles
para iniciar la sesin en la barra de mens de
CONNECT to Outlook
[A]: conexiones con inicio de sesin automtico
Nombre de conexin
(Organizacin DocuWare - Servidor de DocuWare:
puerto)
Si desea modificar o eliminar una conexin,
seleccinela en la lista y haga clic en el botn
correspondiente.
Editar conexin
Haga clic en este botn para cambiar una conexin
que hubiera seleccionado antes en la lista. Los
datos de conexin aparecen en los campos de la
parte inferior. Aqu puede efectuar los cambios.
Si desea aceptar los cambios, haga clic en
Guardar y, a continuacin, en Aceptar. Si se
cierra el dilogo haciendo clic solamente en
Aceptar, no se aplicarn los cambios en los datos
de conexin.
- 19 -


Eliminar conexin
Haga clic en este botn para eliminar una
conexin que hubiera seleccionado antes en la
lista. La eliminacin se aplica solamente al
cerrar el dilogo haciendo clic en Aceptar. Haga
clic en Cancelar para no ejecutar la accin de
eliminacin.
Nueva conexin de DocuWare
Si desea crear una nueva conexin con un sistema
DocuWare, complete los campos siguientes.
Si desea cambiar una conexin ya establecida,
seleccinela en la lista y haga clic en Editar
conexin. Los datos de conexin aparecen en los
campos siguientes. Aqu puede efectuar los
cambios.
Si desea aceptar los cambios o las entradas
nuevas, haga clic en Guardar y, a continuacin,
en Aceptar. Si se cierra el dilogo haciendo clic
solamente en Aceptar, no se aceptar ninguna
conexin nueva ni se aceptarn los cambios en los
datos de conexin.
Nombre de conexin
Escriba un nombre para la conexin.
Si cambia el nombre de una conexin ya
establecida, se crea un duplicado de dicha
conexin con el nuevo nombre en lugar de cambiar
el nombre de la conexin original.
Servidor de DocuWare
Especifique el nombre del Authentication Server
del sistema DocuWare con el que desea establecer
una conexin.
Puerto
Indique el puerto a travs del cual tendr lugar
la comunicacin con el Authentication Server.
Organizacin DocuWare
Especifique la organizacin DocuWare con la que
desea crear una conexin.
- 20 -


Habilitar conexin
Si se activa esta opcin, la conexin est
disponible en la barra de mens (mire "Barra de
mens de DocuWare en Outlook" en la pagina 10) de
CONNECT to Outlook para iniciar la sesin en un
sistema DocuWare.
Inicio de sesin automtico
Si activa esta opcin, cuando se inicia Outlook,
CONNECT to Outlook se conecta automticamente con
el sistema DocuWare que se haya especificado.
Esta opcin puede seleccionarse para varias
conexiones, aun en el caso de que CONNECT to
Outlook pueda conectarse con un solo sistema
DocuWare.
Si esta opcin y Habilitar conexin se activan
para varias conexiones, CONNECT to Outlook
selecciona la conexin a travs de la cual se
inici la sesin automticamente la ltima vez.
Restablecer datos de inicio de sesin
Haga clic en este botn para restablecer los
datos guardados de la conexin a que se accedi
desde el dilogo Inicio de sesin. El dilogo
Inicio de sesin aparecer la prxima vez que se
inicie la sesin para poder introducir los nuevos
datos de inicio de sesin.
Ayuda
Haga clic en este botn para obtener ayuda para
el cliente relativa a CONNECT to Outlook.
Guardar
Haga clic para aceptar las entradas nuevas o los
cambios. A continuacin, cierre el dilogo con
Aceptar. Si lo cierra con Cancelar, no se
aceptarn los cambios, incluso si ya los hubiera
guardado antes.
Borrar campos
Haga clic para quitar las entradas de los campos
anteriores sin guardar.
- 21 -


Configuracin de las notificaciones
Cuando utilice CONNECT to Outlook, recibir una
serie de mensajes en el rea de notificaciones de
Windows, por ejemplo para informar del
almacenamiento correcto de un mensaje de correo
electrnico o sobre campos relacionados con el
archivado de correo electrnico.
Siempre se aplica esta configuracin, sea cual
sea la conexin que se haya seleccionado.
Duracin de las notificaciones
Indique el intervalo de tiempo durante el cual
debe mostrarse la notificacin.
No es posible impedir la visualizacin en
pantalla de las notificaciones. El valor
permisible ms pequeo es 1 segundo.
Reproducir sonido
Active esta opcin para que se reproduzca un
aviso sonoro cuando aparezcan en pantalla las
notificaciones.

- 22 -


Categora "DocuWare" en
Outlook
Si archiva mensajes de correo electrnico con
CONNECT to Outlook y no los elimina
simultneamente de Outlook, puede marcar los
mensajes de correo electrnico en Outlook
(configuracin de Consulta > Opciones de
almacenamiento). De este modo, se asigna la
categora DocuWare a estos mensajes de correo
electrnico en Outlook. Esta categora ya est
asignada en Outlook 2010. Como en Outlook 2007
solo es posible una categora por mensaje de
correo electrnico, se define esta categora y se
sustituye la categora que ya existiera, por
ejemplo Importante.
La categora DocuWare consiste solo en una
marca que se agrega a los mensajes de correo
electrnico para poder identificar con rapidez
qu mensajes ya se han archivado. Si
posteriormente elimina una categora de un
mensaje de correo electrnico, el mensaje se
conserva en DocuWare. Si solo agrega la
categora a un mensaje de correo electrnico en
Outlook mediante Categora > DocuWare, el
mensaje todava no se habr archivado en
DocuWare. Solo se puede archivar mediante la
barra de mens de DocuWare (mire "Barra de
mens de DocuWare en Outlook" en la pagina 10)
o el men contextual DocuWare (mire "Men
contextual" en la pagina 13) en Outlook.

- 23 -

A
Acceso a los mensajes de correo
electrnico en DocuWare
mediante la bsqueda rpida
3, 4
Archivado del correo
electrnico 3, 5
B
Barra de mens de DocuWare en
Outlook 9, 10, 13, 18, 20,
22
C
Categora 11, 13, 22
Configuracin de CONNECT to
Outlook 3, 6, 10, 11, 12,
16, 17, 18
D
Dilogo de almacenamiento 14
Dilogo de inicio de sesin
11, 16
I
Instalacin de CONNECT to
Outlook 7
Introduccin a CONNECT to
Outlook 3
M
Men contextual 13, 22
R
CONNECT to Outlook 8
S
Seccin Bsqueda rpida 12,
15
U
Utilizacin de CONNECT to
Outlook 9

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