Material Teoria Contabilidad

Prepar/recopilo (de varios autores): Oswaldo Acosta Gutirrez Asignatura: Contabilidad Gerencial 1
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Nota del autor: El presente material solo pretende exponer un resumen global tomado de diversos
autores y no pretende abarcar todo el temario existente en la actualidad; el lector puede profundizar en
cada una de las herramientas presentadas en este documento, con base por ejemplo en la bibliografa
sugerida en el programa. Se acompaa otro archivo con los proformas de los talleres a realizar dentro
del mdulo

FUNCIN FINANCIERA EN LA EMPRESA:
Normalmente en toda Empresa se han identificado cuatro reas bsicas en las cuales se
agrupan la totalidad de funciones que se requieren para su manejo. Ellas son: Mercadeo,
Produccin, Personal y Finanzas. El xito de una Empresa depende en gran medida de que
en las mencionadas reas funcionales se alcancen unos objetivos bsicos y
complementarios, por lo que sus directores deben responder y para cuyo cumplimiento
toman decisiones apoyadas en una serie de herramientas y tcnicas propias de cada rea.
MERCADEO - Objetivo bsico: Satisfaccin de las necesidades de los consumidores
Complementarios: Metas de Ventas, Canales de Distribucin, posicionamiento en el
mercado. etc.
Herramientas: Tcnicas de Ventas, Sistemas de distribucin y promocin, Publicidad, e
Investigacin de Mercados entre otras.
Usuario final: los consumidores.
PRODUCCION - Objetivo bsico: Elaborar la cantidad optima de unidades al menor costo,
con la mejor calidad y en el momento oportuno.
Complementarios: Logro nivel de eficiencia tanto de personas como de maquinas, Niveles
mnimos de desperdicio. etc.
Herramientas: Estudios de tiempos y movimientos, Programacin lineal, Diseo y
desarrollo de productos, Estadsticas, Indicadores de gestin etc.
Usuario final: los consumidores.
PERSONAL (RR.HH.) - Objetivo bsico: Satisfaccin necesidades de los trabajadores.
Complementarios: Capacitacin, Recreacin, Bienestar social. etc.
Herramientas: Tcnicas de motivacin, Estudios de salarios, Crculos de Calidad. etc.
Usuario final: los trabajadores, el Recurso Humano.
FINANCIERA- Objetivo Bsico.- Todo el esfuerzo desarrollado por la gestin Financiera
debe tender hacia un fin: Maximizar el valor de la empresa como consecuencia de
estrategias planificadas. Ese fin corresponde, por lo general, al propsito de los
accionistas, inversionistas o dueos, de incrementar su propia riqueza, es decir, su
inversin. Por excepcin, cuando las acciones estn muy diversificadas, el funcionario
financiero puede, hasta cierto punto, sentirse con relativa libertad y trabajar para solamente
mantener la riqueza de los inversionistas, dedicando parte del esfuerzo a otros propsitos
personales, de carcter social o de beneficio para los trabajadores.

Complementarios: Liquidez vs. Rentabilidad (Dilema en el Corto Plazo)
Usuario final: Los propietarios o accionistas.

HERRAMIENTAS DE MANEJO FINANCIERO:
1. Estados Financieros Bsicos y Contabilidad Administrativa.- Para los
primeros los publicados por la empresa con el fin primordial de atender requerimiento
externos y de Ley; respecto a la Contabilidad Administrativa se hace una utilizacin ms
racional de la informacin contable en la medida en que deja de lado la consideracin de
algunos principios y tcnicas contables que a veces impiden aplicar criterios lgicos en los
anlisis de la informacin contable con propsitos de evaluacin de gestin y toma de
decisiones.
2. Diagnostico Financiero:
2.1 Anlisis Vertical y Horizontal
2.2 Indicadores Financieros.- Tambin llamados ndices Financieros y que al ser
comparados con medidas ideales de comportamiento financiero de la empresa, permiten,
por un lado, formarse una idea acerca de su fortaleza o debilidad Financiera, y por el otro,
tomar acciones correctivas para ajustarse a los objetivos.
3. Estado de Fuentes y Aplicacin de Fondos.- Permite evaluar la calidad de las
decisiones gerenciales, en la medida en que confronta la utilizacin que se ha dado a los
recursos de la empresa, con la forma en que estos fueron provedos.
4. Matemticas Financieras.- Facilitan al administrador financiero el manejo de un
concepto que est presente en la mayora de las decisiones que toma: La Tasa de inters.
Alrededor de este concepto existen tcnicas de anlisis que l puede utilizar, por ejemplo
entre otras: Calcular rendimientos (o costos) efectivos, determinar formas de amortizar
prstamos, tomar decisiones de compra o arrendamiento financiero, calcular el costo de
capital, evaluar fusiones y adquisiciones, evaluar el valor de una empresa, etc.
5. Tcnicas de Administracin del Activo Corriente y el Pasivo Corriente.- Estos
dos bloques conforman la denominada estructura corriente de la empresa y son una serie
de principios o normas que guan al ejecutivo financiero en el manejo del efectivo, las
cuentas por cobrar, los inventarios y las cuentas por pagar a los proveedores de bienes y
servicios.
6. Costos y Presupuestos.- Su utilizacin ayuda a determinar por anticipado el
efecto que los planes propuestos tendrn sobre la liquidez y rentabilidad de la empresa.
Tambin permiten el control de todas las operaciones y la evaluacin de la gestin
administrativa. La planeacin y control de la liquidez a corto plazo se hace mediante el
Presupuesto de efectivo; la proyeccin de estados financieros es un mtodo simplificado
de presupuestacin que ayuda a la gerencia a evaluar y tomar decisiones en forma gil y
oportuna.
7. Planeacin Financiera.- Cuyos pilares son la proyeccin de estados financieros,
el presupuesto de efectivo y el proceso general de presupuestacin. Que son la base de la
informacin necesaria para el adecuado control y toma de decisiones.
8. Evaluacin de Proyectos.- : combina los conceptos de matemticas financieras,
presupuestos y entorno empresarial con el fin de permitir la seleccin de las alternativas de
inversin que mejor contribuyan con el alcance del objetivo bsico financiero. All se

involucran conceptos que permiten adems determinar criterios de inversin por ejemplo el
Valor presente neto, Tasa interna de retorno TIR, TIR modificada, Costo anual uniforme
equivalente CAUE. etc.
9. Valor econmico agregado EVA. - es un indicador que permite determinar si una
empresa esta creando o por el contrario destruyendo su valor econmico a travs del
tiempo.
10. Costeo basado en actividades (ABC).- (por sus iniciales en ingles Activity Based
Costing), ayuda a los gerentes a identificar oportunidades de reduccin de costos mediante
el suministro de informacin ms precisa sobre los costos unitarios.

MARCO CONCEPTUAL DE LA CONTABILIDAD
Definicin de Contabilidad. La contabilidad, como cuerpo de conocimiento, es una
ciencia emprica, de naturaleza econmica, cuyo objeto es la descripcin y prediccin,
cualitativa y cuantitativa, del estado y la evolucin econmica de una entidad especfica,
realizada a travs de mtodos propios de captacin, medida, valoracin, representacin e
interpretacin, con el fin de poder comunicar a sus usuarios informacin, econmica y
social, objetiva, relevante y vlida para la toma de decisiones.
Usuarios y sus necesidades de informacin. Entre los usuarios de los estados
financieros se encuentran los inversores presentes y potenciales, los empleados, los
prestamistas, los proveedores y otros acreedores comerciales, los clientes, los gobiernos y
sus organismos pblicos, as como el pblico en general. Estos usan los estados
financieros para satisfacer algunas de sus variadas necesidades de informacin. Entre las
citadas necesidades se encuentran las siguientes:
a) Inversores. Los suministradores de capital-riesgo y sus asesores estn preocupados
por el riesgo inherente y por la rentabilidad que van a proporcionar sus inversiones.
Necesitan informacin que les ayuda a determinar si deben comprar, mantener o vender
las participaciones. Los accionistas estn tambin interesados en la informacin que les
permita evaluar la capacidad de la empresa para pagar dividendos.
b) Empleados. Los empleados y los sindicatos estn interesados en la informacin
acerca de la estabilidad y rentabilidad de sus empleadores. Tambin estn interesados en
la informacin que les permita valorar la capacidad de la empresa para afrontar las
remuneraciones, los compromisos de jubilacin y otras ventajas obtenidas de la empresa.
c) Prestamistas. Los proveedores de prstamos estn interesados en la informacin que
les permita determinar si sus prstamos, as como el inters asociado a los mismos, sern
pagados al vencimiento.
d) Proveedores y otros acreedores comerciales. Los proveedores y dems
acreedores comerciales, estn interesados en la informacin que les permita determinar si
las cantidades que se les adeudan sern pagadas cuando llegue su vencimiento.
Probablemente, los acreedores comerciales estn interesados en la empresa por perodos
ms cortos que los prestamistas, a menos que dependan de la continuidad de la empresa
por ser un cliente importante.
e) Clientes. Los clientes tienen inters en la informacin acerca de la continuidad de la
empresa, especialmente cuando tienen compromisos a largo plazo, o dependen
comercialmente de ella.

f) Gobierno y sus organismos pblicos. Los gobiernos y sus organismos pblicos
estn interesados en l a distribucin de los recursos, y por tanto, en la actividad de las
empresas. Tambin recaban informacin para regular la actividad de las empresas, fijar
polticas fiscales y como base para la construccin de las estadsticas de la renta nacional
y otras similares.
Finalidad y Usuarios de la Contabilidad. La finalidad principal de la contabilidad es
suministrar informacin a las partes interesadas, respecto a la naturaleza e importancia de
las operaciones econmicas. Los usuarios de la informacin contable necesitan
frecuentemente informacin de diversos tipos para fines distintos. As, podemos distinguir
dos clases de usuarios.
1. Internos (relacin directa) y 2. Externos (indirecta)
En el primer caso, la informacin comprende toda la empresa y concierne al consejo de
administracin de directores, administradores, gerentes, supervisores, jefes de
departamento y al personal que cubra alguna responsabilidad en su actividad rutinaria. Por
regla general, el responsable de tomar decisiones es quien debe valorar la marcha de las
operaciones para decidir, en consecuencia, si debe conservar su inversin o bien retirarla.
En el segundo caso, interesa a elementos externos que en forma indirecta tienen relacin
con la empresa, como las instituciones gubernamentales, autoridades fiscales,
profesionales de diversas reas, instituciones bancarias, proveedores, acreedores, etc.
Muchas instituciones externas precisan obtener informacin de una empresa tambin para
conocer resultados aunque con finalidades distintas, ya que se sirven de las cifras no para
medir realizaciones ocurridas, sino ms bien para garantizar el pago correcto de cierto tipo
de obligaciones. Los acreedores pueden tener una idea distinta acerca de los beneficios de
este servicio puesto que ms les interesa que la empresa disponga de suficiente capacidad
de pago
Bsicamente existen tres tipos de informes: en el primer tipo se encuentran los que se
presentan a personas e instituciones ajenas a la empresa. Estos reportes se conocen
como informes no administrativos y se publican en perodos estandarizados de tiempo:
semestrales, mensuales. Estn regidos por las normas contables y no cuentan con el
detalle diario de las operaciones del negocio. Son el resumen de las actividades de la
organizacin para un perodo y se caracterizan por mostrar informacin de acontecimientos
que tuvieron lugar en ese lapso. Este proceso de generacin de informacin se conoce
con el nombre de contabilidad Financiera y se ha diseado para preparar los estados
financieros bsicos, representados con el numeral 1o. del esquema.
El segundo tipo de informes que presenta la contabilidad, indicados con el numeral 2o., son
los ms importantes desde el punto de vista administrativo, pues apuntan a satisfacer las
necesidades de informacin internas de la empresa. No estn regidos necesariamente por
las normas contables, siendo su caracterstica ms importante la oportunidad de su
presentacin. Como se requiere bsicamente para tomar decisiones, prima sobre su
exactitud la oportunidad en la presentacin. Estos reportes se conocen como informes
administrativos y los prepara el Departamento Contable , o el rea designado para tal fin,
por ej. presupuestos, para uso eminentemente interno. A esta rama contable se la conoce
como contabilidad administrativa o gerencial.
La contabilidad tambin elabora otro tipo de informes especiales, sealados con el numeral
3o., los cuales se requieren para desarrollar estudios econmicos en las organizaciones o
para presentarlos a instituciones gubernamentales o agremiaciones, como cmaras de
comercio.

El fin de la contabilidad no es tan slo generar la informacin, sino que sta sea
aprovechada para lograr la misin del negocio y para realizar los objetivos, planes y
proyectos de los diferentes usuarios de la misma, tanto internos como externos.
Slo as se puede dar a la contabilidad un sentido y un uso verdaderamente til, un uso
estratgico. Tan pronto como se le d este tipo de uso a la contabilidad, se percibir
inmediatamente que la contabilidad estar apoyando o ser de hecho una clara herramienta
de competitividad para los negocios. La magnitud del valor de la informacin es
incalculable, ya que aquellas empresas que cuenten con la mayor cantidad y calidad de
datos, podrn tomar las mejores decisiones. Es decir, la informacin es una herramienta
de competencia que marca la diferencia, a la hora de realizar acciones que impactarn en
la salud Financiera de una organizacin.
CONCEPTO DE CONTABILIDAD FINANCIERA: Ya se ha mencionado que el objetivo
general de la contabilidad es generar informacin til y oportuna para la toma de decisiones
de los diferentes usuarios. Es un sistema de informacin que expresa, en trminos
cuantitativos y monetarios, las transacciones financieras que realiza una entidad
econmica, as como ciertos acontecimientos econmicos que la afectan, con el fin de
proporcionar informacin til, confiable y oportuna a usuarios externos a la organizacin.
CONCEPTO DE CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA: Sistema de informacin al servicio
de las necesidades de la administracin, destinada a facilitar las funciones de planeacin,
control y la toma de decisiones. Se basa principalmente en los Costos y Presupuestos ya
que sus funciones se basan en planear y controlar.
Principales diferencias existentes entre ambos sistemas:
1) La Contabilidad Administrativa esta enfocada hacia el futuro, a diferencia de la
Contabilidad Financiera que genera informacin del pasado o hechos histricos de la
organizacin; pero claro esta que esta ultima informacin es utilizada por la primera como
punto de referencia o de partida con vistas al futuro.
2) La Contabilidad Administrativa no est regulada por los principios de
Contabilidad generalmente aceptados, situacin que si ocurre con la Contabilidad
Financiera, por que la informacin que se genere para fines externos tiene que ser
producida con los mismos principios o reglas, de tal forma que cualquier usuario est
plenamente seguro de que los estados financieros son uniformes en cuanto a su
presentacin y, por tanto, puedan ser comparables: por esto la Contabilidad Financiera
debe estar regulada. En cambio la informacin utilizada en la Contabilidad Administrativa se
ajusta a las necesidades de cada empresa.
3) La Contabilidad Financiera es obligatoria segn leyes y normas legales;
mientras que la Contabilidad Administrativa no lo es, es a criterio de las empresas.
4) La Contabilidad Administrativa no est dirigida a determinar la utilidad con
mucha precisin, como la Contabilidad Financiera. La primera otorga ms relevancia a
datos cualitativos y costos necesarios en el anlisis de las decisiones que, en algunos
casos, son estimaciones que se efectan para predecir el futuro de la empresa, no siendo
necesario preocuparse por la exactitud y precisin que regula la Contabilidad Financiera
para determinar correctamente la utilidad.
5) La Contabilidad Administrativa hace nfasis en las reas de la empresa como
centros de costos, divisiones, lneas de productos, etc. Para tomar decisiones sobre cada
una de las partes que la componen, ms que de toda la empresa vista globalmente, tarea

que tiene a su cargo la Contabilidad Financiera al informar sobre los eventos ocurridos en la
empresa.
6) La Contabilidad Administrativa, como sistema de informacin administrativo,
recurre a otras disciplinas como la Estadstica, la Economa, la investigacin de
operaciones, las Finanzas etc.. Para completar los datos presentados con el fin de aportar
soluciones a los problemas de organizacin; de ah que exista una gran relacin con otras
disciplinas, circunstancia que normalmente no sucede con la Contabilidad Financiera.
7) Las cifras en la Contabilidad Administrativa se trabajan en miles de pesos;
mientras que en la Contabilidad Financiera, por aspectos regulatorios, no se debe hacer.
EL PAPEL DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA EN LA PLANEACION.-
Esta actividad de planeacin ha ganado actualmente gran importancia, originada en el
permanente desarrollo de la tecnologa, la economa cambiante, el crecimiento acelerado
de algunas empresas, la globalizacin, la competitividad, la productividad, las alianzas
estratgicas, el libre comercio, el valor agregado y la reingeniera de procesos
administrativos que se posee actualmente en las empresas.
La planeacin se hace necesaria por diversos aspectos:
1. Permite prevenir los cambios del medio ambiente, ya que si se anticipan ser
ms fcil la adaptacin de las organizaciones.
2. Con el fin de integrar los objetivos y decisiones de las organizaciones.
3. Como medio de coordinacin, comunicacin y cooperacin de las diversos
reas que integran la empresa.
Cuando una empresa planea o disea acciones a corto plazo se denomina planeacin de
operacin y surge de la Contabilidad Administrativa, y consiste en el diseo de acciones
cuya misin es alcanzar los objetivos que se desean en un perodo determinado,
fundamentalmente en lo referente a la operacin de la empresa, usando diversas
herramientas y en donde sobresalen los presupuestos y el modelo costo-volumen-
actividad. Respecto al presupuesto, es una herramienta que traduce en un lenguaje
cuantitativo las acciones que formula la alta administracin.
Cuando se planea o disea acciones en el largo plazo se inicia el proceso de la planeacin
estratgica y recurre tambin a la herramienta costo volumen - actividad; este modelo
permite utilizar el mtodo de simulacin sobre las variables: costos - precios y volumen, lo
cual facilita la eleccin de un correcto curso de accin, pues esta tcnica permite analizar
los posibles efectos en las utilidades al tomar la empresa determinada decisin, y poder
realizar proyecciones a largo plazo con modelos economtricos. El hecho de pensar en un
incremento o disminucin de los precios, o modificar la estructura de costos, o el volumen
a producir o vender, implica una anlisis profundo de su repercusin en las utilidades
futuras

CONCEPTOS BSICOS DE INFORMACIN FINANCIERA: La estructura bsica de la
contabilidad en todos los sistemas es sencilla. Hay varios conceptos, definiciones de
trminos, clasificaciones, principios de contabilidad generalmente aceptados y
disposiciones gubernamentales que rigen las partes de un sistema contable y cmo se
relacionan entre s. El conocimiento de los conceptos, las definiciones y las reglas que
gobiernan una parte de la estructura contable es esencial para comprender las otras y
cmo trabajan en conjunto. Elaborar un sistema contable es similar a construir un edificio.

Al principio puede ser difcil darse una idea de cmo lucir ya terminado, pero si se siguen
con cuidado los planos y las instrucciones, todas las partes del proyecto quedarn en el
lugar correcto. Esto tambin es cierto en un sistema contable bien elaborado. La
estructura contable tiene cinco clasificaciones bsicas:
1. Activo
2. Pasivo
3. Patrimonio
4. Ingresos
5. Costos y/o Gastos
Las tres primeras forman la ecuacin contable bsica: Activo = Pasivo + Patrimonio.
Las dos ltimas forman la Ecuacin de la Utilidad Neta.
Activo: Es un recurso econmico propiedad de una entidad, del cual se espera que rinda
beneficios en el futuro. El valor del activo se determina por el costo de adquisicin del
artculo, ms todas las erogaciones necesarias para su traslado, instalacin y arranque de
operacin. Los tipos de activos de un negocio varan de acuerdo con la naturaleza de la
empresa. Un pequeo negocio de servicio puede tener slo un camin, materiales y una
oficina en la propia casa del dueo. Una gran Empresa puede tener edificios, mobiliario,
mquinas y equipos. Algunos ejemplos de activos son:
? El efectivo que una entidad tiene en su poder o depositado en alguna institucin
bancaria.
? Las cuentas por cobrar que tiene pendientes con sus clientes o con sus empleados.
? Los documentos por cobrar.
? Los productos o mercancas disponibles para su manufactura o comercializacin.
(denominados Inventarios)
? Las instalaciones fsicas donde estn los almacenes, oficinas y plantas productivas.
? El terreno donde estn construidas dichas instalaciones.
? El equipo de transporte para movilizar la mercanca o el personal de la entidad.
? El mobiliario y equipo de las oficinas administrativas, de ventas y productivas.
? La maquinaria del rea de produccin.
Pasivo: Representa lo que el negocio debe a otras personas o entidades conocidas como
acreedores. Tienen derecho prioritario sobre los activos del negocio, antecediendo a los
dueos, quienes siempre vendrn en un ltimo lugar. En caso de disolucin o cierre de un
negocio, con el producto de la venta de los activos se debe pagar primero a los
trabajadores; en segundo lugar a los acreedores legales, y el remanente queda para los
dueos. Como ejemplos de pasivos pueden mencionarse:
? Las cuentas por pagar a los proveedores, provenientes de compras efectuadas a
crdito.
? Los documentos por pagar (pagars).
? Los sueldos o salarios pendientes de pago a empleados.
? Los impuestos por pagar.
? Los prstamos bancarios a corto y a largo plazo efectuados para la adquisicin de
activos.
Patrimonio: Es la aportacin de los dueos conocidos como accionistas. Representa la
parte de los activos que pertenece a los dueos del negocio. Es la diferencia entre el
monto de los activos que posee el negocio y los pasivos que debe. La participacin de los
dueos, o capital contable, puede aumentar en dos formas: (forma tradicional)
1. Por el Capital: Por la aportacin en efectivo o por la aportacin de otros bienes al
negocio .

2. Por las utilidades retenidas provenientes de la operacin del negocio y que an no
han sido repartidas (ganado).
El Patrimonio puede disminuir en dos formas: (forma tradicional)
1. Por el retiro de efectivo u otros activos del negocio por parte de los accionistas. Dicho
retiro puede ser un reembolso del capital aportado o una reparticin de las utilidades
obtenidas, llamndose en este caso dividendos. Es decir, los dividendos representan
la distribucin de las utilidades obtenidas por la empresa a los accionistas. Los dividendos
no son un gasto, sino reparticin de utilidades obtenidas. Las distribuciones suelen tener
lugar en la forma de efectivo, o acciones adicionales a favor de los accionistas.
2. Por las prdidas provenientes de la operacin del negocio.
Ingresos: Representan recursos que recibe el negocio por la venta de un servicio o
producto, en efectivo o a crdito. Cuando el cliente no paga en efectivo por el servicio o
producto, se produce una venta a crdito y se conoce como cuenta por cobrar. Los
ingresos se consideran como tales en el momento en que se presta el servicio o se
vende el producto, y no en el que se recibe el efectivo. Esto se explicar con ms
detalle ms adelante. Los ingresos aumentan el capital del negocio. algunos ejemplos de
ingresos son:
? Ventas. Ingresos percibidos por la venta de un producto a un cliente.
? Ingresos por honorarios. Los ingresos obtenidos por servicios profesionales que
presta un mdico, abogado, dentista, arquitecto, contador, ingeniero, etc., o los
honorarios percibidos a cambio de proporcionar cualquier otro servicio.
Costos y/o Gastos: Se refieren a partidas que se han usado o consumido en el negocio
con el fin de obtener ingresos. Los gastos disminuyen el capital del negocio cuando son
mayores que los ingresos. Algunos tipos de gastos son:
? Los sueldos, salarios y Prestaciones Sociales, legales y extralegales, que se pagan
a los empleados del negocio, junto a los respectivos aportes de Ley (patronales y de
Seguridad social)
? Las primas de seguro que se paga para diferentes ramos (incendio, robo, daos
elctricos, etc.)
? Mantenimiento equipos (computo, maquinaria ).
? Los servicios pblicos ( telfono, luz, agua, gas, etc)
? Las comisiones sobre Ventas que se acuerdan con los empleados por vender
cierta cantidad de mercancas.
? La publicidad que efecta la empresa.
Algunas empresas los agrupan como gastos de: venta, administracin, financieros y otros.
Como consecuencia de enfrentar los ingresos contra los gastos se genera una utilidad o
una prdida. Dichos conceptos se definen a continuacin.
La utilidad es la diferencia entre los ingresos obtenidos por un negocio y todos los gastos
incurridos en la generacin de dichos ingresos. Obviamente, lo anterior implica que los
ingresos superen a los gastos para que pueda registrarse una utilidad. Una prdida es el
resultado de que los ingresos obtenidos por un negocio sean inferiores a sus gastos. Otra
interpretacin a este concepto describe la prdida como una erogacin efectuada que no
gener ningn ingreso, transformndose de esa manera de un gasto en una prdida.
Hasta aqu se han resumido las cinco cuentas o clasificaciones bsicas que forman la
estructura de todo el sistema contable: el activo, el pasivo, el Patrimonio, los ingresos y los
gastos. A continuacin, se proceder a definir otros trminos que tambin son importantes
para determinar los resultados de operacin de un negocio.

BASE CAUSADA: PIEDRA ANGULAR DE LA TEORA CONTABLE - Base causada o
devengada vs base efectivo o caja. - La forma ms sencilla de mantener el registro de
las operaciones mercantiles es anotarlas en el momento en que se produce un cambio de
efectivo. Este es el sistema de contabilidad con base en el efectivo. Por ejemplo,
cuando un negocio vende servicios a sus clientes, el ingreso que se obtiene debera
registrarse en el momento en que se recibiera el efectivo. Por tanto, slo se deberan
considerar como ingresos del periodo las ventas de contado, mientras que las ventas a
crdito se registraran hasta que el cliente pagase la cuenta. Un mtodo con ms sentido y
sobre el cual se basa el registro contable de todas las transacciones se denomina sistema
de contabilidad base devengada o causada. En este sistema se reconocen como
obtenidos los ingresos en el momento en que se ganan, sin tomar en cuenta cundo se
recibe el pago en efectivo.
Periodo contable: Los resultados de las operaciones efectuadas por un negocio se
resumen y presentan a los dueos, al final de un periodo determinado que se conoce como
periodo contable. El periodo contable ms usual es el que abarca doce meses y puede
coincidir con el ao normal (Dic/9x). Tambin se acostumbra contabilizar un periodo
menor que un ao, como un mes (mensual) o tres meses (trimestral). Cada entidad
determina sus propias necesidades de informacin Financiera as como su periodicidad.
Sistema de partida doble: El sistema de partida doble para registrar las transacciones
del negocio, significa el registro de los dos componentes de la operacin mercantil. Por
ejemplo, si se compran materiales a crdito en $2000.000, el negocio posee $2000.000
de materiales y al mismo tiempo debe $2000.000 al proveedor por la compra a crdito.
Deben registrarse ambas partes de la operacin, para mostrar el aumento de los
materiales (activo) y el aumento de las cuentas por pagar (pasivo), originadas por la
compra.
LA ECUACIN CONTABLE BSICA: Hasta este punto ya se han cubierto los diferentes
elementos que forman parte de la ecuacin contable bsica: el activo, el pasivo y el capital
contable.
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
Adicionalmente, con los conceptos aprendidos es posible descomponer el Patrimonio en
sus principales elementos (se mencionan los principales): El Capital, las Reservas (
obligatorias y estatutarias), y los Resultados del presente ejercicio y
anteriores.(denominadas Utilidades Retenidas).
Patrimonio = Capital Social + Reservas + Resultados Ejercicio o anteriores (o
Prdidas)
Dentro de las reservas mencionaremos la Reserva Legal que en nuestro medio es de
carcter obligatoria; equivale al 10% de la Utilidad del Ejercicio despus de Impuestos, y su
calculo se hace anualmente.
La utilidad del perodo actual esta dado por los ingresos menos los gastos.
Utilidad del ejercicio actual antes de impuestos = INGRESOS - COSTOS y/o
GASTOS


CONTABILIDAD POR PARTIDA DOBLE:
? Para las cuentas de: ACTIVO (reflejadas en el Balance General) y de COSTOS y
GASTOS (reflejadas en el Estado de Ganancias y Prdidas) sus Saldos son de
naturaleza DBITO; es decir estas cuentas AUMENTAN cuando se DEBITAN y
DISMINUYEN cuando se ACREDITAN.-
? Para las cuentas de: PASIVO y PATRIMONIO (reflejadas en el Balance General) y
de INGRESOS (reflejados en el Estado de Ganancias y Prdidas) sus Saldos
son de naturaleza CRDITO; es decir estas cuentas AUMENTAN cuando se
ACREDITAN y DISMINUYEN cuando se DEBITAN.-
Primero se prepara el estado de resultados, pues para determinar el importe del capital final
en el estado de situacin Financiera o balance general, es necesario tener la cifra de la
utilidad neta.
En segundo lugar, despus de elaborar el estado de resultados, se debe preparar el estado
de situacin Financiera o Balance General. Toda la informacin que se necesita para este
estado se encuentra bajo los encabezados de activo, pasivo y capital. En ambos estados
financieros se pueden identificar con claridad cada una de las cinco cuentas bsicas o
clasificaciones de la estructura contable.
Las cifras en pesos se colocan en forma ordenada para facilitar al lector la informacin
deseada. Debemos observar que el signo de pesos se coloca al inicio de cada columna de
cifras y en la cantidad final, o sea, el total. El subrayado tambin es muy importante, ya que
una sola lnea indica que las cifras que se encuentran arriba de ella se suman o restan, en
tanto que la doble lnea indica una cantidad final o total.

GENERALIDADES SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Objetivo: Revisar el contenido de los estados financieros, as como de algunos conceptos
contables bsicos tales como: depreciacin amortizacin reserva y provisin, los cuales
deben ser conocidos para comprender y manejar las herramientas financieras.
Concepto de Estado Financiero: En trminos generales es una relacin de cifras
monetarias vinculadas con uno o varios aspectos especficos del negocio y
presentados con un ordenamiento determinado. Su objetivo fundamental es presentar
informacin que permita, a quienes la utilizan, tomar decisiones que de alguna manera
afecten la Empresa.
Los Estados Financieros deben ser confiables, equitativos y comprensibles.
Confiables: Quienes toman decisiones esperan que la informacin analizada minimice la
posibilidad de error.
Equitativos: Es decir que no permita poner en ventaja a un grupo de usuarios
respecto a otro(s); sino que permitan alcanzar los objetivos especficos a cada uno
de ellos.
Comprensibles: Ya que no todos los usuarios estn en condiciones de descifrar
muchos aspectos complejos que involucran los negocios; deben contener
aclaraciones completas sobre aquellos hechos que a simple vista las solas cifras no
permiten entender con facilidad.

LOS ESTADOS FINANCIEROS BSICOS: El producto final del proceso contable es la
informacin Financiera para que los diversos usuarios puedan tomar decisiones. La
informacin Financiera que dichos usuarios requieren se centra primordialmente en:
? Evaluacin de la situacin Financiera.
? Evaluacin de la rentabilidad.
? Evaluacin de la liquidez.
Tomando en cuenta las necesidades de informacin de los usuarios, la contabilidad
considera tres informes bsicos que debe presentar todo negocio. De tal manera, existe el
Estado de situacin Financiera o Balance General, cuyo fin es presentar una relacin
de recursos (activos) de un negocio, as como de las fuentes de financiamiento (pasivo y
capital) de dichos recursos; el Estado de Resultados que informa sobre la rentabilidad del
mismo negocio, y el Estado de flujo de efectivo , cuyo objetivo es dar informacin
acerca de la liquidez del negocio, es decir, presentar una lista de las fuentes de efectivo y
de los desembolsos del mismo. Esto constituye una base para estimar las futuras
necesidades de efectivo y sus probables fuentes.
A continuacin analizaremos en detalle cada estado financiero bsico, principiando por el
estado de situacin Financiera o Balance General. Dichos estados se presentan a un nivel
de desglose tal, que permita al lector conocer detenidamente tanto la forma como el
contenido del producto final del ciclo contable: los estados financieros. Lo anterior tiene
como objetivo que el lector visualice, desde el inicio, hacia dnde conduce todo el esfuerzo
que se realiza para elaborar informacin Financiera.
Cabe aclarar que slo se pretende hacer ver la necesidad de elaborar el estado de
situacin Financiera, el estado de resultados, as como el estado de flujo de efectivo, ya que
satisfacen diferentes necesidades de informacin.
Estado de situacin Financiera (Balance General): El estado de situacin Financiera,
tambin conocido como Balance General, presenta en un mismo reporte la informacin
necesaria para tomar decisiones en las reas de inversin y de financiamiento. Dicho
estado incluye en el mismo informe ambos aspectos, porque parte de la idea de que los
recursos con que cuenta el negocio deben estar correspondidos directamente con las
fuentes necesarias para adquirirlos. El estado de situacin Financiera o Balance
General es un estado financiero que muestra el monto del activo, pasivo y capital en una
fecha especfica. En otras palabras, dicho estado financiero muestra los recursos que
posee el negocio, lo que debe y el capital aportado por los dueos.
Las primeras tres clasificaciones de la estructura contable: activo, pasivo y patrimonio
forman la ecuacin bsica. El sistema de partida doble es el resultado directo de la
ecuacin contable bsica. Cuando se anotan ambos aspectos de una operacin contable,
se mantienen en balance los recursos con las fuentes de los mismos. Esta ecuacin
muestra cmo se divide la propiedad de los activos entre los derechos de los acreedores,
quienes tienen prioridad sobre los activos (estos derechos son los pasivos) y los derechos
del dueo, quien va en segundo lugar en el orden de reclamacin (estos derechos son el
capital).

Contenido del estado de situacin Financiera (Balance General)
Las cuentas de activo se presentan de acuerdo con la disposicin para su realizacin. Las
partidas que se presentan en primer trmino corresponden al activo circulante, que
representa todos aquellos activos que se han de convertir en efectivo en un ao (o dentro
del ciclo normal de operaciones de la empresa), mientras que el activo no circulante no es
convertible con facilidad en efectivo. En la prctica, la costumbre es listar, a continuacin
del circulante, los dems activos que la empresa posee. Con fines didcticos, se utiliza
dicho encabezado para separar el activo circulante del no circulante.
Clasificacin de los Activos: Se presentan de acuerdo con su grado de liquidez; primero
se colocarn aquellos cuya convertibilidad en efectivo es ms inmediata hasta terminar con
aquellos de lenta realizacin.
1) Activos Corrientes o Circulantes: Efectivo, Inversiones Temporales, Cuentas por
Cobrar, Provisiones de Cartera o de Cuentas por cobrar y los Inventarios
2) Activos Fijos o Propiedad Planta y Equipo: Caractersticas:
Que tenga relativa larga duracin, Que se utilice en las operaciones de la Empresa y Que
no se tenga para la venta
Clasificacin:
Tangibles (depreciables, no depreciables y agotables)
Intangibles ( Good will pagado, patentes, marcas, tc.)
Concepto de Depreciacin: reconocimiento de un costo o de un gasto como
consecuencia del deterioro u obsolescencia de los Activos Fijos. Para su clculo se
requiere conocer su vida til.

CONCEPTO
Vida
til

C o s t o
Depreciac.
Acumulada
Ao

Valor Neto
en Libros
Edificios y similares 20 200,000 10,000 190,000
Maquin., muebles y enseres 10 80,000 8,000 72,000
Automotores/Equip. Computo 5 10,000 2,000 8,000

Totales:

290,000

20,000

270.000
Existen diversos mtodos o sistemas de depreciacin: lnea recta (utilizado en el cuadro
anterior), el de reduccin de saldos u otro sistema tcnico autorizado por la Direccin de
Impuestos Nacionales.
3) Otros Activos: Se agrupan todos los dems activos siempre y cuando no se utilicen en
la operacin del negocio (Prstamos a socios a Largo plazo; Inversin en un lote con
opcin de venta etc.)
Efectivo en caja y bancos: Algunas partidas ameritan ciertos comentarios para entender
mejor su contenido. La primera partida que enlista la seccin de los activos circulantes es
el Efectivo, ya que es la ms lquida. Dicha partida deber mostrarse bajo un solo
rubro en el cuerpo del balance general, y se supone disponible para uso inmediato sin

restricciones. Las existencias en efectivo estn constituidas por el total de moneda,
depsitos en cuenta corriente, etc., siempre y cuando sean propiedad de la empresa.
Muchas empresas la designan como Caja y bancos.
Inversiones temporales: constituyen inversiones de efectivo en exceso que
momentneamente no se requieren para las transacciones normales del negocio. Dicha
partida es convertible en efectivo en el instante en que lo requiera la empresa adems de
ser fcilmente negociable. ejs: CDTs, acciones etc.
Cuentas por cobrar: representan los derechos del negocio contra deudores, que
normalmente surgen de las ventas de mercanca o por la prestacin de servicios dentro de
las operaciones normales de la empresa. Las cuentas por cobrar a clientes incluyen una
provisin para cuentas malas o incobrables para determinar el valor que se espera cobrar:
Cuentas por cobrar $ 20,000,00
- Provisin de Cartera $ 1,800,00
= Cuentas por cobrar netas $ 18,200,00

La condicin para que sea considerada cuenta por cobrar, consiste en que sea cobrable
dentro de un periodo de un ao o dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa.
Los documentos por cobrar, importes por cobrar por la venta de activo no circulante y otras
partidas cuyo vencimiento sea mayor de un ao o del ciclo de operaciones normales,
debern presentarse inmediatamente despus de la seccin de activo circulante, dentro de
la seccin de activo no circulante.
La partida de Inventarios, incluye el valor de las mercancas disponibles para venderse
directamente o para ser usadas en la prestacin de servicios. Es una partida de suma
importancia para la administracin Financiera de un negocio.
Los Gastos pagados por anticipado representan futuras partidas de gastos que ya han
sido pagadas, ya que constituyen bienes y/o servicios que se van a consumir dentro de un
ao ejs.: seguros, arriendos, ints. etc..
Dentro de la seccin de activo no circulante cabe mencionar los Activos fijos
(Propiedad, Planta y Equipo). Representan la propiedad de la empresa respecto a
unidades fsicamente tangibles, las cuales contribuyen en la produccin y/o distribucin de
los servicios y bienes que se dedican al giro normal de operaciones de la empresa. Todos
los activos fijos se presentan al costo original, actualizado por inflacin menos su
depreciacin acumulada, a excepcin del terreno que es el nico activo fijo que no se
deprecia. La Depreciacin acumulada representa la suma de todos los cargos por
depreciacin tanto del pasado como del presente ao sobre los activos que actualmente se
poseen. No debe confundirse dicha partida con la de Gasto por depreciacin que se
encuentra en el estado de resultados, la cual se tratar ms adelante. Entre los activos
fijos ms relevantes se pueden considerar: terrenos, edificios, maquinaria y equipo,
equipos de ofc., equipos de computo y vehculos (equipo de transporte en gral.).
Los Activos diferidos, a semejanza de los gastos pagados por anticipado, son bienes
que se utilizarn para generar ingresos en periodos futuros. Los cargos diferidos son
gastos pagados por anticipado a largo plazo y, en consecuencia, no se les puede clasificar
como parte del activo circulante. Tambin se les llama cargos diferidos. ejs. : Costos en
etapas de organizacin, instalacin y montaje, estudios de factibilidad etc.

Dentro de la clasificacin de los activos no circulantes cabe mencionar los Activos
intangibles, los cuales sin ser materiales, son aprovechables en el negocio. Como
ejemplos de activos intangibles cabe citar: patentes, derechos de autor, marcas
registradas, franquicias, entre otros.
Los activos pueden financiarse ya sea a travs de pasivos o a travs de capital. El pasivo
se clasifica conforme a su fecha de vencimiento en pasivo a corto plazo y en pasivo a largo
plazo.
Clasificacin de los Pasivos: Se presentan de acuerdo a su grado de exigibilidad.
1) Pasivos Corrientes: Obligaciones Financieras, Proveedores, Cuentas por pagar
(dividendos, Retencin en la Fuente etc), Impuestos por pagar (Renta, IVA, Industria y
Comercio, vehculos, predial etc) , Obligaciones laborales (salarios, Prestac. Sociales etc).
2) Pasivos Largo Plazo: Obligaciones Bancarias, Prstamos de Socios a Compaas
Asociadas. Considerando el Pasivo a largo plazo, algunas de las partidas que se
incluyen dentro de esta categora son los prstamos bancarios, con el fin de financiar la
expansin del negocio, o con el objeto de liquidar alguna otra deuda de corto o largo plazo.
Las obligaciones por pagar a largo plazo, como otro ejemplo, representan pagars a largo
plazo emitidos por una empresa y representan la participacin individual de los
obligacionistas en un crdito colectivo otorgado a dicha empresa.

CLASIFICACIN DEL PATRIMONIO: En general cuatro grupos de cuentas conforman el
Patrimonio de una Empresa.
CAPITAL
Capital: Annima = autorizado, suscrito y pagado; Limitada = Cuotas partes

SUPERVIT DE CAPITAL
Prima colocacin de acciones
Donaciones
Valorizaciones (Propiedad, planta y equipos)

UTILIDADES RETENIDAS
Reservas (obligatorias/legales, estatutarias y ocasionales)
Resultados (presente ejercicio, ejercicios anteriores)

Algunos conceptos claves en un Balance General:

PROVISIN: Una provisin es el reconocimiento de un costo o un gasto, que tiene como
propsito:
1) La proteccin de un Activo
2) El registro de una perdida conocida
3) El registro de un pasivo incurrido


Ejemplo primer caso: establecimiento de provisiones para proteger activos, proteccin que
se hace para aquellos que por su naturaleza son susceptibles de perder valor; tales como
las Cuentas por Cobrar e Inventarios.
Saldo de Cuentas por Cobrar (B/G) $ 6.000.000
Menos Provisin de Cartera (B/G) $ 600.000
Saldo de Cuentas por cobrar netas $ 5.400.000

Saldo de Inventarios (B/G) $ 9.000.000
Menos Provisin por obsolescencia (B/G) $ 810.000
Saldo de Inventarios netos $ 8.190.000

Ejemplo segundo caso: generalmente se utiliza para disminuir el valor de aquellos activos
que como consecuencia de una baja en su valor de mercado producen una perdida para la
Empresa. Supongamos el caso de una Empresa que tiene una Inversin de 1.000
acciones de otra Empresa, las cuales adquiri a $2.000 cada una y al final del perodo
contable su valor de mercado es de $1.800.

Inversin en acciones (B/G) $ 2.000.000
Menos Provisin por perdida de valor (B/G) $ 200.000
Valor neto Inversin en acciones $ 1.800.000

Ejemplo tercer caso: Caben todos aquellos pasivos que al final del perodo contable la
Empresa sabe que ha incurrido pero que no se han registrado por no existir documentos al
respecto y por lo tanto se deben hacer una estimacin de estos, afectando el Estado de
Resultados del perodo, es decir, aumentando los gastos o costos y aumentando tambin
los Pasivos. Las Prestaciones Sociales y los Impuestos son dos de los casos ms
comunes en los que se aplica este criterio.

DEPRECIACIN: Es el reconocimiento de un costo o un gasto como consecuencia del
deterioro o la obsolescencia de aquellos activos que son depreciables. Por lo tanto,
perodo tras perodo deber afectarse o castigarse la utilidad con una parte proporcional del
costo de dichos activos, con lo que su valor en libros para efectos de presentacin en el
Balance General disminuir. La Contabilidad ha adoptado los trminos de duracin a los
cuales se les denomina vida til. La depreciacin puede ser costo o gasto en la medida en
que afecte los activos destinados a la produccin o a aquellos que se utilizan en las
actividades administrativas y de ventas.

AMORTIZACIN: Para comprender este concepto es indispensable mencionar los
Activos Diferidos que son erogaciones que hace la Empresa y cuyo efecto cubre ms de
un periodo, es decir, gastos que la Empresa paga por anticipado y que en algunos casos
pueden ser recuperables (ej. intereses trimestrales pagados por anticipado, seguros
pagados por anticipado). Como ejemplo en el caso de que los Activos diferidos no sean
recuperables tenemos las siguientes situaciones: Organizacin y gastos preoperativos,
Estudios e Investigaciones y Proyectos, Remodelaciones etc.

A la primera clasificacin se le denominan Gastos pagados por anticipado (corto plazo)
A la segunda clasificacin se le denominan Cargos Diferidos (largo plazo)

RESERVAS: Son apropiaciones de las utilidades retenidas con algn propsito especifica.
Dicho propsito puede adoptar tres formas: Legal, Estatutario u ocasional.
Carcter Legal: la denominada Reserva Legal la cual se debe apropiar el 10% anual de las
utilidades despus de impuestos hasta cubrir como mnimo el 50% del capital aportado.

Carcter estatutario: son aquellas estipuladas por los socios al momento de crear la
empresa y son de obligatorio cumplimiento hasta que la Asamblea General determine lo
contrario (debe reformarse escritura de constitucin) Por ej. se puede estipular que con el
30% de las utilidades se constituya una reserva para futuros ensanches de fabrica (o
ampliacin) y
Carcter ocasional: se constituyen en un momento determinado con un fin especial. Por ej.
al finalizar el ao la asamblea podr determinar que se apropie el 5% de las utilidades
despus de impuestos con el fin de patrocinar actos culturales para celebrar el dcimo
aniversario de creacin de la empresa.

ESTADO DE RESULTADOS, O GANANCIAS Y PERDIDAS. El segundo de los estados
financieros bsicos es el estado de resultados. Dicho estado financiero trata de
determinar el monto por el cual los ingresos contables superan a los costos y/o gastos
contables. Al remanente se le llama resultado, el cual puede ser positivo o negativo. Si es
positivo se le llama utilidad, y si es negativo se le denomina prdida.
Las ltimas dos clasificaciones de las cuentas bsicas (ingresos y costos y/o gastos) se
encuentran en un estado financiero llamado estado de resultados, el cual resume los
resultados de las operaciones de la compaa durante un periodo. La diferencia entre los
ingresos y los costos y/o gastos se determina en este estado financiero y se refleja
posteriormente en la seccin de capital dentro del balance general. En ocasiones se
originan partidas de ingresos y de gastos que no corresponden al giro normal de la
empresa. algunas ganancias o prdidas son tan poco usuales que es necesario mostrar
en el estado de resultados cul hubiera sido la utilidad neta del ejercicio de no haberse
presentado dichas partidas. Se denominan Ingresos y/o Egresos no operacionales;
principalmente estn dados por los Ingresos o Rendimientos Financieros y Gastos
Financieros respectivamente.
La diferencia entre las dos ltimas clasificaciones bsicas, ingresos y costos y/o gastos,
constituye la base de la frmula de la utilidad neta. Esta combinacin da como resultado un
aumento o una disminucin en la cuenta de capital. Si los ingresos son mayores que los
costos y/o gastos, la diferencia se llama utilidad neta, la cual aumenta el capital. Pero si
los gastos son mayores que los ingresos, la compaa habra incurrido en una prdida
neta, consecuentemente habr una disminucin en el capital.
Contenido del estado de resultados.- El estado de resultados es el principal medio para
medir la rentabilidad de la empresa a travs de un periodo, ya sea de un mes, tres meses o
un ao etc. El estado se muestra en etapas, ya que al restar a los ingresos los costos y/o
gastos del periodo se obtienen diferentes utilidades hasta llegar a la utilidad neta. Su
formato depende del tipo de Empresa: Servicios, Comercial y Manufacturero.
EMPRESAS DE SERVICIOS: Los Ingresos Operacionales surgen de transacciones
ordinarias del negocio por la venta o prestacin de servicios que ofrecen al pblico ej.:
Honorarios, Servicios (dependiendo del giro de negocios que sea - Mdicos, Publicitarios
etc).
Los Gastos operacionales se dividen entre Gastos de Administracin y Gastos de Ventas; a
continuacin se mencionan los principales (no todos) gastos que conforman cada uno de
estos rubros:
Personal: sueldos, horas extras, comisiones, auxilio transporte, Prestaciones Sociales
Legales y extralegales, dotaciones, capacitacin, aportes patronales y Ley 100.
Honorarios: Revisora Fiscal, Auditoria externa, avalos, asesoras etc.

Impuestos: Industria y Comercio, Predial, Vehculos, valorizacin etc.
Arriendos: Terrenos , edificios, bodegas, maquinaria y equipos en general.
Seguros: Manejo, Cumplimiento, Incendio y Terremoto, Sustracc., Transp., Automviles,
corriente dbil. etc.
Mantenimiento y Reparaciones: Maquinaria y equipo, equipo de computo, vehculos etc.
Depreciaciones: Edificios, Maquinaria y equipo, Equipo de Ofc., Equipo de computo,
vehculos.
La apropiada clasificacin de cada gasto entre Administracin y Ventas se hace en el
momento de cada operacin.
Los Ingresos Operacionales menos los Gastos Operacionales dan como resultado la
denominada : Utilidad Operativa u Operacional o tambin llamada Utilidad antes de
Intereses e Impuestos U.A.I.I. ( as la abreviaremos de aqu en adelante). Se
denomina as porque esta es precisamente la Utilidad que una Empresa genera como
negocio y de acuerdo a sus actividades normales de operacin, independientemente de su
Estructura Financiera.
A la U.A.I.I., cuando aplique, se le adicionan los Ingresos no Operacionales y se le deducen
los Gastos no Operacionales, que normalmente son resultados de operaciones financieras;
es decir Ingresos Financieros (producto de rendimientos en Inversiones en CDTs por ej.) y
Gastos Financieros ( producto de los intereses que se generan por prestamos que se
obtienen) respectivamente. El resultado es la denominada Utilidad antes de Impuestos -
U.A.I. que es la que sirve de base para el calculo del Impuesto sobre la Renta (que
actualmente su tarifa es del 35%).
Al restarle a la U.A.I. la provisin de Imporrenta da el resultado final que es la Utilidad Neta
que es la base para determinar las Utilidades a distribuir (una vez calculada la Reserva
Legal)
EMPRESAS COMERCIALES : El primer aspecto a destacar es la forma de obtener el
Costo de la mercanca vendida (que involucra los Inventarios Iniciales y Finales de
mercanca con sus respectivas compras). Esta forma de calcular el Costo de Ventas se
denomina juego de inventarios y supone la elaboracin de un inventario fsico de las
mercancas al final del perodo contable (Inventario final) cifra que combinada con el valor
del inventario al inicio del perodo y las compras netas, determina el Costo de la Mercanca
vendida.
A las Ventas netas del perodo se les resta o deduce el Costo de la mercanca vendida y da
como resultado la Utilidad Bruta en Ventas . Que se define como la utilidad que queda
disponible para cubrir los gastos de operacin y financieros del negocio. A esta Utilidad
Bruta en Ventas se le restan los Gastos Operacionales (Administracin y Ventas vistos
anteriormente) y da como resultado la denominada Utilidad Operativa u Operacional,
tambin llamada Utilidad antes de Intereses e Impuestos U.A.I.I.; la depuracin de aqu
en adelante es similar a lo explicado anteriormente, para las Empresas de Servicio.


NOTA: A continuacin se presenta un Resumen del Plan Unico de Cuentas (PUC),
estructurado por Grupos y por Cuentas Mayores tanto del Balance General, como del Estado
de Resultados (Fuente: Rgimen Contable Colombiano Legis).

Catalogo de Cuentas segn el PUC del Balance General, estructurado por Grupos.
1
ACTIVO
2
PASIVO
11
Disponible
21
Obligaciones Financieras

22
Proveedores
12
Inversiones
23
Cuentas por Pagar
24 Impuestos, Gravmenes
13
Deudores
25
Obligaciones Laborales

26
Pasivos estimados y Provisiones
14 Inventarios 27 Diferidos

28
Otros Pasivos
15
Propiedad Planta y Equipo
29
Bonos y papeles Comerciales

16
Intangibles
3
PATRIMONIO

31
Capital Social
17
Diferidos
32
Supervit de Capital

33
Reservas (Utilidades Retenidas)
18
Otros Activos
34
Revalorizacin Patrimonio

36
Resultados del ejercicio (Utilidades.
Retenidas)
19 Valorizaciones 37 Resultados ejercicios anteriores
(Utilidades. Retenidas)

38
Supervit por Valorizaciones

Catalogo de Cuentas, segn el PUC, del Estado de Resultados estructurado por Grupos
4
INGRESOS

41
Operacionales (por actividad/sector)

42
No Operacionales

Otras Ventas, Financieros, Arrendamientos Utilidad Venta de Inversiones / P.P.y equipo

Recuperaciones deudas malas, Diversos

47
Ajustes por Inflacin

5
GASTOS

51
Operacionales de Administracin

52
Operacionales de Ventas

53
No Operacionales

Financieros, Perdida Venta Inversiones Perdida Venta P.P. y equipos, Diversos
6
COSTO DE VENTAS

Por sectores / actividades


Catalogo de Cuentas Balance General, segn el PUC, estructurado por Cuentas Mayores
1 ACTIVO 2 PASIVO
11 Disponible 21 Obligaciones Financieras
Caja - Bancos Bancos, Corporaciones
Cuentas de Ahorro 22 Proveedores
Fondos Nacionales; del Exterior
12 Inversiones 23 Cuentas por Pagar
Acciones, Certificados, Titulos Costos y Gastos por Pagar
Provisiones Retencin en la Fuente
13 Deudores Aportes de Nomina, Acreedores Varios
Clientes Comerciales 24 Impuestos, Gravmenes
Cuentas por Cobrar Empleados Renta y Complementarios
Cuentas por Cobrar Socios Impuesto de Ventas por Pagar
Anticipos y Avances De Vehculos
Anticipos de Impuestos 25 Obligaciones Laborales
Deudores Varios Salarios por pagar
Provisiones Cesantas Consolidadas; Intereses
s/Cesantas
14 Inventarios Prima de Servicios; Vacaciones
Materias Primas 26 Pasivos estimados y Provisiones
Productos en Proceso Para Costos y Gastos
Productos Terminados Para Obligaciones Laborales / Fiscales
Provisiones 28 Otros Pasivos
Nota: subcuenta ajustes x inflacin Anticipos Recibidos de Clientes
15 Propiedad Planta y Equipo 29 Bonos y papeles Comerciales
Terrenos
Construcciones y edificaciones
Maquinaria y Equipo 3 PATRIMONIO
Equipo de Oficina 31 Capital Social
Equipo de Computo Capital suscrito y pagado
Nota: subcuenta ajustes x inflacin Aportes Sociales
16 Intangibles Capital personas naturales
Crdito Mercantil 32 Supervit de Capital
Marcas, Patentes, Franquicias Prima Colocacin acciones
Know how Donaciones; Crdito mercantil; Know How
Nota: subcuenta ajustes x inflacin 33 Reservas ( Utilidades Retenidas)
17 Diferidos Obligatorias; Estatutarias y Ocasionales
Gastos pagados por anticipado 34 Revalorizacin Patrimonio
Cargos Diferidos Ajustes por Inflacin
18 Otros Activos 36 Resultados del ejercicio (Utilidades
Retenidas)
Bienes de Arte, Diversos 37 Resultados ejercicios anteriores (Utilidades
Retenidas)
19 Valorizaciones 38 Supervit por Valorizaciones
De Inversiones De Inversiones
De Propiedad Planta y Equipo De Propiedad Planta y Equipo
Fuente: Rgimen Contable Colombiano Legis; se presentan las mas relevantes

Catalogo de Cuentas Estado de Resultados, segn el PUC, estructurado por
Cuentas Mayores
4 INGRESOS
41 Operacionales (por actividad/sector)
42 No Operacionales
Otras Ventas, Financieros, Arrendamientos Utilidad Venta de Inversiones / Propied.
Planta y equipo Recuperaciones deudas malas, Diversos.
47 Ajustes por Inflacin
5 GASTOS
51 Operacionales de Administracin
Gastos de Personal
Honorarios
Impuestos (diferentes a Impuesto de Renta)
Arrendamientos
Seguros
Servicios
Gastos legales
Mantenimiento y Reparaciones
Gastos de Viaje
Depreciaciones
Amortizaciones
Diversos ( suscripciones, aseo cafetera, Utiles de
papelera, Taxis, Otros)
Provisiones
52 Operacionales de Ventas
Pueden aplicar (todas o algunas) expuestas para Gastos de Administracin
53 No Operacionales
Financieros, Perdida Venta Inversiones
Perdida Venta P.P. y equipos
Diversos
6 COSTO DE VENTAS
Por sectores / actividades
Fuente: Rgimen Contable Colombiano Legis; se
presentan las mas relevantes


ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO.- Anteriormente se coment que el proceso de
registro contable se hace con base acumulativo (o devengada) y no con base en efectivo.
Para entender esta aseveracin, es necesario precisar que bajo este punto de vista, un
ingreso no es necesariamente una entrada de efectivo ni tampoco un gasto implica
forzosamente una salida de efectivo. Por este motivo existen separadamente dos estados
financieros adicionales al balance general: el estado de resultados y el estado de flujo
de efectivo. El primero, mencionado anteriormente, es un informe que incluye los ingresos
y los gastos para determinar la utilidad o prdida del negocio con el fin de evaluar la
rentabilidad del mismo. El estado de flujo de efectivo, a diferencia del estado de resultados
es un informe que incluye las entradas y salidas de efectivo para determinar el saldo final o
el flujo neto de efectivo, factor decisivo en la evaluacin de la liquidez de un negocio.
Resumiendo, para evaluar la operacin de un negocio es necesario analizar conjuntamente
los aspectos de rentabilidad (utilidad o prdida) y la liquidez de resultados como el estado
de flujo de efectivo. El estado de flujo de efectivo es un estado financiero bsico que , junto
con el estado de situacin Financiera o balance general y el estado de resultados,
proporciona informacin acerca de la situacin Financiera de un negocio.
Las entradas de efectivo, como su nombre lo dice, son recursos en efectivo provenientes
de transacciones tales como ventas al contado, cobranza de cuentas por cobrar, venta de
equipo al contado y aportaciones de los accionistas.
Las salidas de efectivo, por su parte, son desembolsos que se realizan al efectuar
transacciones tales como compras de mercanca al contado, pago de cuentas por pagar,
adquisicin de equipo de contado, pago de gastos y retiro de capital de parte de los
accionistas.

Adicionalmente cuando en este Estado Financiero se clasifican los diversos flujos de
efectivo en las siguientes categoras: de OPERACIN, de INVERSION y de
FINANCIACION, permite a los Inversionistas, acreedores y otros usuarios cumplir con los
siguientes objetivos:
1) Examinar la capacidad de la Empresa para generar flujos futuros de efectivo.
2) Evaluar la capacidad del negocio para cumplir con sus obligaciones, pagar dividendos o
utilidades y determinar el financiamiento interno o externo necesario.
3) Analizar los cambios experimentados en el efectivo derivados de las actividades de
operacin, inversin y financiacin y
4) Establecer las diferencias entre la Utilidad Neta y los recaudos y desembolsos de
efectivo asociados.

Veamos que incluyen cada una de estas categoras:
Los flujos de efectivo de actividades de OPERACIN son los efectos del efectivo de las
transacciones de ingresos y costos y gastos que estn incluidas en el estado de
resultados.
Los flujos de efectivo de actividades de INVERSION son los efectos de efectivo de comprar
y vender activos y
Los flujos de efectivo de actividades de FINANCIACION son los efectos del efectivo de los
propietarios que invierten en la compaa y los acreedores que prestan dinero, as como el
pago de cualquiera o de ambos.


COSTOS Y PRESUPUESTOS
CONCEPTO DE COSTO.- El concepto de costo es uno de los elementos ms
importantes para realizar la planeacin, el control y la toma de decisiones; por Costo
entendemos la suma de erogaciones en que incurre una persona natural o jurdica para la
adquisicin de un bien o un servicio, con la intencin de generar ingresos en el futuro. Un
costo puede transformarse en diferentes situaciones, dependiendo del producto que
genere:
Costo-Activo. cuando se incurre en un costo cuyo potencial de ingresos va ms all de un
periodo (ej. edificio, maquinaria, vehculos, etc.)
Costo-Gasto. es la porcin del activo o desembolso de efectivo que ha contribuido en el
esfuerzo productivo de un periodo, que comparado con los ingresos que gener da por
resultado la utilidad realizada en dicho periodo; por ej. sueldos, prestaciones sociales y
aportes correspondientes a personal del rea administrativa, o bien, la depreciacin del
edificio de la empresa correspondiente a ese ao. El termino Costo se identifica con la
elaboracin directa del producto o servicio, mientras el Gasto en aquellas erogaciones que
no intervinieron directamente en dicha elaboracin.
Costo-Prdida. es la suma de erogaciones que se efecto, pero que no genero los
ingresos esperados, por lo que no existe un ingreso con el cual se pueda comparar. Por
ejemplo, cuando se incendia una maquinaria que no estaba asegurada.
CLASIFICACION DE LOS COSTOS:
Los Costos pueden ser clasificados de acuerdo con el enfoque que se les de. A
continuacin se comentaran los mas utilizados.
A. De acuerdo con la Funcin en la que se incurren:
1. Costos de Produccin. Son los que se generan en el proceso de transformar la
materia prima en productos terminados y detallados a continuacin:
Materia Prima: es el costo de materiales integrados al producto o servicio; por ej. la malta
utilizada para producir cerveza, papel pelcula para producir catlogos, etc.
Mano de Obra Directa (M.O.D.): es el costo que interviene directamente en la
transformacin del producto o servicio; por ej. los salarios, prestaciones y aportes
de Ley de los operarios (torneros, soldadores, mecnicos, etc.). los sueldos de los
diseadores.
2. Costos Indirectos de Fabricacin (C.I.F.): son los costos que intervienen indirectamente
en la transformacin de los productos o servicios; por ejemplo salarios, prestaciones
sociales y aportes de Ley del Supervisor del Taller o del Jefe del Departamento de Diseo
Grafico, mantenimientos de equipos, depreciacin de equipos o maquinarias, materiales de
consumo, servicios pblicos, arriendos de la bodega, seguros del rea de produccin etc.
3. Gastos de distribucin y ventas. Son los que se incurren en el rea en que se
encarga de llevar el producto o servicio, hasta el consumidor. Por ej. Salarios,
prestaciones y aportes de Ley del personal de esta rea (gerente de Ventas, vendedores,
etc.), comisiones, Publicidad, papelera, etc.

4. Gastos de Administracin. son los que se originan en el rea administrativa, como
pueden ser: salarios, prestaciones y aportes de Ley del Gerente, del rea Financiero, del
rea Contable; gastos financieros, papelera, honorarios, impuestos. etc.
Esta clasificacin tiene como finalidad agrupar los costos por funciones lo cual facilita
cualquier anlisis que se pretenda realizar con ellas.
B. De acuerdo con su identificacin con una actividad, departamento o producto.
1. Costos Directos: son los que se identifican plenamente con una actividad,
departamento o producto; el salario correspondiente a la secretaria del director de ventas
es un costo directo para el departamento de ventas; la materia prima es un costo directa
para el producto o servicio, etc.
2. Costo Indirecto: son los que no se pueden identificar con una actividad determinada.
Por ej.: la depreciacin de la maquinaria, o el salario del Director de Produccin, para el
producto.
Algunos costos son duales: es decir, son directos e indirectos al mismo tiempo: el salario
del Director de Produccin es directo para los costos del rea de produccin, pero es
indirecto para el producto. Como se observa todo depende de la actividad que se este
analizando. Esta clasificacin guarda relacin directa con la mencionada anteriormente,
como veremos posteriormente.
C. De acuerdo con el tiempo en que fueron calculados.
1. Costos histricos: Son los que se incurrieron en un determinado periodo; los costos
de los productos vendidos por ej. Estos costos son de gran ayuda para predecir el
comportamiento de los costos predeterminados.
2. Costos predetermi nados: son los que se estiman con base estadstica y cifras
histricas y se utilizan para elaborar presupuestos.
D. De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan a los ingresos.
1. Costos del periodo: son los que se identifican con los intervalos de tiempo y no con
los productos o servicios; por ej.: arriendo de las oficinas, cuyo costo se causa en el
periodo en que se utilicen las oficinas, sin importar cuando se venden los productos.
2. Costos del producto: son los que se confrontan contra los ingresos nicamente
cuando han contribuido a generarlos en forma directa; es decir son los costos de los
productos que se han vendido, sin importar el tipo de venta (crdito o contado), de tal suerte
que los costos que no contribuyeron a generar ingresos en un periodo determinado,
quedaran como inventariados.
E. De acuerdo con su comportamiento.
1. Costos variables: son aquellos que cambian o fluctan en relacin directa a una
actividad o volumen dado. Dicha actividad puede ser referida a produccin, o ventas: la
materia prima cambia de acuerdo con la Funcin de produccin, y las comisiones de
acuerdo con las ventas.

Principales caractersticas:
? Son controlables en el corto plazo.
? Son proporcionales a una actividad; es decir fluctan en proporcin a una actividad,
ms que a un periodo especifico. Tienen un comportamiento lineal relacionado con alguna
medida de actividad.
? Son regulados por la administracin: muchos pueden ser modificados por
decisiones de la gerencia.
? Se expresan en trminos unitarios.
2. Costos fijos: son los que permanecen constantes dentro de un periodo determinado,
sin importar si cambia el volumen de produccin o ventas; por ej. los salarios, la
depreciacin en lnea recta, los arrendamientos etc.

Principales caractersticas:
? Estn relacionados estrechamente con la capacidad instalada: resultan del
establecimiento de la capacidad para producir algo, o para realizar alguna actividad. Lo
importante es que dichos costos no son afectados por cambios de la actividad dentro de
rango relevante.
? Deben estar relacionados con un intervalo relevante de actividad. Permanecen
constantes en un amplio intervalo que puede ir desde cero hasta el total de la actividad.
para cualquier tipo de anlisis sobre el comportamiento, es necesario establecer el nivel
adecuado.
? La estimacin de muchos costos fijos son fruto de las decisiones de la
administracin; pero pueden variar dependiendo de dichas decisiones. Cuando se pueden
controlar se denominan fijos discrecionales y cuando no se les llama fijos comprometidos.
? Estn relacionados con el factor tiempo: muchos de los costos fijos se
identifican con el transcurso del tiempo y se relacionan con un periodo contable.
F. De acuerdo al control que se tenga sobre la ocurrencia de un costo:
Costos Controlables: son aquellos sobre los cuales una persona, de determinado nivel,
tiene autoridad para realizarlos o no. Ej. Sueldos directores de ventas son controlables por
el director general de ventas. Observese que a medida que se asciende a niveles altos de
la organizacin, los costos son mas controlables. En otras palabras la mayora de los
costos no son controlables en niveles inferiores. Estos costos controlables, son el
fundamento para disear contabilidad por reas de responsabilidad.
Costos no Controlables: en ocasiones no se tiene autoridad sobre los costos en que
se incurre; tal es el caso de la depreciacin.


G. De acuerdo con su importancia en la toma de decisiones.
Costos Relevantes: cambian de acuerdo con la opcin que se adopte; por ej. Cuando se
produce la demanda de un pedido especial y existe capacidad ociosa; en este caso los
nicos costos que cambian, si se acepta el pedido son la materia prima, energa.
Costos No Relevantes: son aquellos que permanecen inmutables, sin importar el curso
de accin elegido; volviendo al ejemplo anterior la depreciacin permanece constante.
H. De acuerdo con el tipo de sacrificio en que se ha incurrido
Costos Desembolsables: implican una salida de efectivo.
Costos de Oportunidad: se originan al tomar una decisin que provoca la renuncia a otro
tipo de alternativa que pudiera ser considerada al llevar a cabo la decisin. Ej. Aceptar o no
el descuento por pronto pago que conceden los proveedores de materia prima.
Las clasificaciones vistas, que no son todas, son las mas importantes; pero sin duda
alguna la mas relevante es la que clasifica los costos en Funcin de su comportamiento, ya
que las funciones de planeacin y control administrativo, ni la toma de decisiones podran
realizarse con xito si se desconoce el comportamiento de los costos.

PROPSITOS BSICOS DE LOS SISTEMAS DE COSTOS:
1. Determinar el Costo de lo que se vende y valorar los inventarios a efectos de poderlos
presentar en el Estado de P y G y Balance General (Propsito Contable)
2. Permitir evaluar, controlar y tomar decisiones oportunamente y as poder generar
estrategias competitivas que ayuden a la administracin en el proceso de mejoramiento
continuo, eliminando actividades o procesos que no generan valor.
Sistemas de Costeo.- Dentro de las muchas clasificaciones que tienen los costos,
haremos nfasis solamente en la distincin que existe entre los denominados Costos
Directos e Indirectos (Base del Sistema de Costeo Total) y los Costos Variables y Fijos
(Base del Sistema de Costeo Variable).
Costeo Total: En este sistema los Costos Directos (Materia Prima y Mano de Obra
Directa), e Indirectos (MOI, Material Indirecto, y otros costos indirectos relacionados con la
produccin) se identifican en trminos de su relacin con el producto.
? Bajo este sistema los resultados obtenidos dependen de la produccin
? Los Costos Fijos son costos del producto, quiere decir que para diferentes
volmenes de produccin el costo unitario no ser siempre el mismo y por lo tanto para un
mismo volumen de ventas dichos volmenes de produccin darn como resultado
diferentes valores de la utilidad.
? Los costos fijos se capitalizan en los Inventarios

? Los costos fijos de produccin son distribuidos entre las unidades producidas.
? La forma de presentacin en el estado de Ganancias y Perdidas difiere al
sistema de costeo variable
Costeo Variable: Bajo ste sistema los costos variables fluctan en relacin directa al
volumen de ventas
? Los costos fijos permanecen constantes durante un perodo determinado y para
una escala determinada de Produccin.
? Bajo este sistema los resultados obtenidos dependen de las ventas
? Los costos fijos no se consideran como costos del producto sino como costos
del perodo
? Los costos fijos se confrontan en su totalidad con los ingresos del perodo y no
se capitalizan en los inventarios evitando que se trasladen o afecten perodos posteriores.
? Tiene diversas aplicaciones, que no tiene el costeo total; ej.:
a) Punto de equilibrio tanto en unidades como valores.
b) Conceptos de margen de contribucin e ndice de contribucin unitaria.
c) Permite efectuar anlisis de sensibilidad
d) Permite calcular grados de apalancamiento: operativo, financiero y total.
Conclusiones
1) El sistema de costeo total cumple con el primer propsito bsico (contable), que es el
de valorar los inventarios y presentarlos razonablemente en el estado de Prdidas y
Ganancias y en el Balance General. Ms no cumple con el segundo objetivo que es
permitir evaluar la gestin, controlar operaciones y la planeacin en la toma de decisiones.
2) De todas formas este procedimiento de utilizar el sistema de costeo total es
universalmente aceptado y en muchos pases es el nico sistema permitido para dar valor
a los inventarios y calcular la utilidad fiscal sobre la cual se pagan impuestos.
3) El sistema de costeo variable cumple con el objetivo de evaluacin, control y toma de
decisiones; facilitando una adecuada planeacin.
4) Este sistema de costeo variable no ha tenido mucha aceptacin por los siguientes
motivos principalmente:
a) En muchos pases las leyes tributarias lo prohiben
b) En Empresas cuyos ingresos estn sometidos al factor estacional, las utilidades
presentaran grandes fluctuaciones que no reflejan necesariamente la realidad, pues en los
meses de baja estacin presentar grandes prdidas, a cambio de mostrar
desproporcionadas utilidades en los meses de alta temporada (hoteles, fbricas de
juguetes)

c) Excluir los costos fijos del inventario puede implicar una reduccin sustancial de los
activos corrientes presentados en el Balance General, lo cual puede limitar las
conclusiones que las entidades de crdito o propietarios tomen a efectos de decidir
posibles otorgamientos de crditos o aportes de capital
d) Los costos variables no siempre son perfectamente variables (ej. M.P. a > volumen
comprado normalmente otorgan descuentos) y los fijos no siempre son perfectamente fijos
(ej. costo de energa vara dependiendo niveles de consumo, hora da, etc.).
Ocasionalmente la separacin de costos en variables y fijos es una tarea compleja
CONCEPTOS CLAVES DEL SISTEMA DE COSTEO VARIABLE
Margen de contribucin: porcin de los ingresos que queda disponible para cubrir los
costos y gastos fijos y producir una utilidad. Expresado por unidad, da una idea clara de la
aportacin de cada unidad vendida al cubrimiento de los costos y gastos fijos totales y se
denomina Margen de contribucin unitaria y se calcula as:
1. Margen de Contribucin Unitaria = Margen de Contribucin / Nro. Unidades a
Vender
Expresado como un ndice, significa la contribucin de cada peso vendido, al cubrimiento
de los mencionados costos y gastos fijos (ndice de contribucin) y se expresa:
Margen de Contribucin Unitaria
2. ndice de Contribucin Unitaria =

Precio Venta Unitario
Punto de Equilibrio: Se define como aquel punto o nivel de actividad en el cual los
ingresos igualan a los Costos y Gastos, es decir aquel punto en el que la U.A.I.I. es igual a
cero (0). Se calcula tanto en unidades como en valores:
Costos y Gastos Fijos totales
3. Punto Equilibrio ( en Unidades ) =

Margen de Contribucin Unitaria
Costos y Gastos Fijos Totales
4. Punto Equilibrio ( en Valores ) =

ndice de Contribucin
5. Margen de Seguridad: Muestra el % de disminucin de las ventas presupuestadas
que podra soportar la Empresa sin incurrir en prdidas, y se calcula as:
Ventas Punto Referencia Ventas Punto Equilibrio
Margen de Seguridad =

Ventas o Ingresos en Punto Referencia

A medida que este ndice es ms estrecho, el riesgo es mayor y si esa estrechez se da
como consecuencia de un alto nivel de costos y gastos fijos, quiere decir que el punto de
equilibrio y el margen de seguridad son el reflejo del riesgo operativo.
6. Apalancamiento Operativo: Capacidad de una Empresa de utilizar costos y gastos
fijos de operacin, con el fin de incrementar al mximo el efecto que un incremento en las
ventas pueda tener sobre las U.A.I.I. Como medida muestra el impacto de un cambio en
las ventas sobre las U.A.I.I. - La medida del apalancamiento operativo se denomina
Grado de Apalancamiento Operativo (
o
AO) y muestra la relacin de cambio de las U.A.I.I.
frente a un cambio determinado en ventas y para un determinado volumen de referencia (o
presupuesto).
% Cambio en las U.A.I.I .

o
AO =

% Cambio en las Ventas o Ingresos
Otra manera simplificada de calcularlo: Margen de Contribucin / U.A.I.I.
7. Apalancamiento Financiero: Surge de la existencia de las cargas financieras que
genera el endeudamiento y se define como la capacidad que tiene una Empresa de utilizar
dichas cargas financieras con el fin de incrementar al mximo el efecto que un incremento
en las U.A.I.I. pueda tener sobre la U.P.A. (Utilidad por Accin).
Por lo tanto el apalancamiento financiero como medida, muestra el impacto de un cambio
en las U.A.I.I. sobre la U.P.A. - La medida del apalancamiento financiero se denomina
Grado de Apalancamiento Financiero (
o
AF) y muestra la relacin de cambio de la U.P.A.
frente a un cambio determinado en la U.A.I.I., para un determinado volumen de referencia
(presupuesto).

o
AF = % Cambio en la U.P.A.
% Cambio en las U.A.I.I.
Otra manera simplificada de calcularlo es: U.A.I.I. / U.A.I.
8. Apalancamiento Total: el apalancamiento total como medida, muestra el impacto de
un cambio en las Ventas o Ingresos sobre la U.P.A.- La medida del apalancamiento total
se denomina Grado de Apalancamiento Total (
o
AT) y muestra la relacin de cambio de la
U.P.A. frente a un cambio determinado en los Ingresos o Ventas, para un determinado
volumen de referencia (presupuesto).
o
AT =
o
AO x
o
AF

DESARROLLO DEL PRESUPUESTO ANUAL (OPERACIN Y FINANCIERO)
Presupuesto de Ventas o Ingresos: La primera etapa que enfrentar la organizacin, ser
la de determinar el comportamiento de su demanda, es decir, conocer lo que se espera
que haga el mercado, de tal manera que una vez concluida esta etapa, se est capacitado
para elaborar un presupuesto de produccin propio. Esto es lo que normalmente se hace,
ya que la mayora de empresas tienen capacidad ociosa, es decir, la demanda es menor

que la capacidad instalada para producir, existen empresas que lo primero que hacen es su
presupuesto de produccin debido a que la demanda es mayor que su capacidad instalada;
esto ltimo es la excepcin: lo normal es que se inicie por el presupuesto de ventas.
Para desarrollar el presupuesto de ventas es recomendable la siguiente secuencia:
a) Determinar claramente en lugar en que desea posicionarse la empresa, respecto al
nivel de ventas en un perodo determinado, as como las estrategias que se desarrollarn
para lograrlo.
b) Realizar un estudio del futuro de la demanda, apoyado en ciertos mtodos que generen
objetividad en los datos, tales como anlisis de regresin y correlacin, anlisis de la
industria, anlisis de la economa, etc.
c) Basndose en los datos deseados para el futuro que genero el pronostico del inciso b),
y en el juicio profesional de los ejecutivos de ventas, se elabora el presupuesto de stas
tratando de dividirlo por zonas, divisiones, lneas, etc. de tal forma que se facilite la
ejecucin del mismo.
El Presupuesto de Produccin. Una vez que el presupuesto de ventas est determinado,
se debe elaborar el plan de produccin; ste es el ms importante ya que de l depender
todo el plan de requerimientos respecto a los diferentes insumos o recursos que se
utilizarn en el proceso productivo.
Para determinar la cantidad que se debe producir de cada una de las lneas que vende la
organizacin, hay que considerar las siguientes variables: las ventas presupuestadas de
cada lnea; los inventarios finales deseados para cada tipo de lnea (que pueden ser
determinados en Funcin de rotaciones que se deseen de los inventarios por lnea; dicha
rotacin deber ser la ptima para el caso especfico de que se trate) y los inventarios
iniciales con que se cuente para cada lnea.
Ppto. de Pccin por lnea = Ventas Pptadas. + Inv. Final deseado - Inv. Inicial de artculos.
La frmula anterior supone que los Inventarios en proceso tienen cambios poco
significativos.
Una situacin ideal es tener una produccin flexible, ajustada con los ciclos de ventas y a
los niveles de inventarios predeterminados.
Presupuesto de requerimiento de materia prima y de compras. El presupuesto de
produccin, una vez concluido, nos proporciona el marco de referencia para diagnosticar
las necesidades de los diferentes insumos. Bajo condiciones normales, cuando no se
espera escasez de materia prima, la cantidad estar en Funcin del estndar que se haya
determinado para cada tipo de ellas en cada producto, as como la cantidad presupuestada
para producir en cada lnea, indicando a la vez, el tiempo en que se requerir.
En este presupuesto se incluye nicamente el material directo, ya que los materiales
indirectos (lubricantes, herramientas fungibles, accesorios, etc.), se incorporan en el
presupuesto de costos indirectos de fabricacin. Junto con las polticas de inventario que
se establezcan para cada materia prima, se determinar el nmero de unidades y el tiempo
en que habrn de llevarse a cabo las compras y el costo en que se incurrir en realizar
dichas operaciones.

Presupuesto de Mano de Obra Directa. Este presupuesto trata de diagnosticar claramente
las necesidades de recursos humanos y como actuar, de acuerdo con dicho diagnstico,
para satisfacer los requerimientos de la produccin planeada. La metodologa a emplear
debe ser idnea para determinar el estndar en horas mano de obra para cada tipo de lnea
que produce la Empresa, as como por la calidad de mano de obra que se requiere; con lo
anterior podemos detectar si se necesitan ms recursos humanos, o si los actuales son
suficientes.
Presupuesto de Costos Indirectos de Fabricacin CIF: Este presupuesto debe elaborarse
con la participacin de todos los centros de responsabilidad del rea productiva que
efectan cualquier costo productivo indirecto. Es importante que al elaborar dicho
presupuesto, se detecte perfectamente el comportamiento de cada una de las partidas de
costos indirectos, de tal manera que los variables se presupuesten en Funcin del volumen
de produccin previamente determinado y los costos de fabricacin fijos, se planeen dentro
de un rango determinado de capacidad, independientemente del volumen de produccin
presupuestado
Ejemplos de costos indirectos de fabricacin: Materias primas indirectas, Costo de mano
de obra indirecta (supervisores, gerente planta, personal de mantenimiento maquinaria,
personal de diseo etc.), gastos indirectos de fabricacin que no pueden identificarsen
fcilmente a cada producto elaborado, depreciaciones de la maquinaria.
Presupuesto de Gastos de Operacin (administracin y de ventas): Este presupuesto tiene
como misin planear los gastos en que incurrirn las funciones de distribucin y
administracin de la empresa, para llevar a cabo las actividades propias de su naturaleza,
de igual manera que los costos indirectos de fabricacin, ambos gastos, de admn. y
ventas, deben ser separados en todas las partidas en variables y fijos, para la aplicacin del
presupuesto flexible a estas reas.
El volumen al cual cambiarn las partidas variables no ser el de produccin, sino el
adecuado a su Funcin, que en el caso concreto de la de ventas, ser el volumen de estas
ltimas lo que determinara la cantidad presupuestada por ejemplo, comisiones a los
vendedores. En el rea administrativa es importante que sus costos variables se
determinen en Funcin de las horas trabajadas por el personal de oficinas.
Con la anterior informacin puede elaborarse en principio el presupuesto de Operacin (o
de resultados); sin embargo quedan pendientes la elaboracin de:
? Las tablas de amortizacin, detalladas por mes y resumidas por ao, para
prestamos solicitados a entidades bancarias.
? Los cuadros resmenes de depreciacin mtodo lnea recta.
? El Estado de Costos Variables de productos vendidos .
? Por ultimo el calculo de ingresos financieros por excedentes de Caja y/o los gastos
financieros por faltantes de Caja, los cuales se determinan cuando se elabore el
Presupuesto de efectivo o Caja.

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Prepar/recopilo (de varios autores): Oswaldo Acosta Gutirrez Asignatura: Contabilidad Gerencial 1

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