MA-GGO-MGP Rev.0 Manual de Gestión de Proyectos PDF

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES
Manual de Gestin de Proyectos Cdigo: MA-GGO-MGP Pgina: 1 de 79

CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS
Rev.N Fecha Descripcin Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
A 19-08-11 Emisin para Revisin
Carlos Martnez
Luis Gotelli
Ing. de Gestin de
Operaciones
Csar Coloma
Gerente de Gestin
de Operaciones
Csar Coloma
Gerente de Gestin
de Operaciones
0 25-01-12 Emisin
Mery Carrasco Daz
Luis Gotelli
Ing. de Gestin de
Operaciones
Melquiades Damin
Jara
Gerente de Gestin
de Operaciones
Melquiades Damin
Jara
Gerente de Gestin
de Operaciones
Firmas de la revisin vigente

Manual de Gestin de Proyectos



Tabla de Contenido

1. Introduccin al Manual de Gestin de Proyectos ................................................................................ 6
1.1. Propsito .............................................................................................................................................. 6
1.2. Alcance ................................................................................................................................................. 6
1.3. Definiciones .......................................................................................................................................... 6
2. Modelo Conceptual del Manual de Gestin de Proyectos ................................................................... 7
3. Reunin de Transferencia .................................................................................................................... 8
4. Reunin de Coordinacin ..................................................................................................................... 8
5. Procura de Recursos para el Arranque ................................................................................................ 8
6. Movilizacin de Recursos al Proyecto ................................................................................................. 9
7. Gestin por reas del Proyecto ........................................................................................................... 9
7.1. Gerencia del Proyecto ........................................................................................................................ 10
7.1.1. Objetivos ..................................................................................................................................... 10
7.1.2. Flujograma de Gerencia del Proyecto ........................................................................................ 10
7.1.2.1. Revisin de la Documentacin Contractual del Proyecto ....................................................... 10
7.1.2.2. Gestin de la Procura de Recursos para el Arranque ............................................................ 10
7.1.2.3. Gestin de la Movilizacin de Recursos al Proyecto .............................................................. 12
7.1.2.4. Direccin y Supervisin de la Adaptacin del Manual de Gestin del Proyecto..................... 12
7.1.2.5. Organizacin y Direccin del Proyecto por reas ................................................................... 12
7.1.2.6. Direccin y Supervisin de la Administracin del Contrato Principal del Proyecto ................ 13
7.1.2.7. Direccin, Integracin y Desarrollo del Equipo de Proyecto ................................................... 13
7.1.2.8. Gestin de Involucrados (Stakeholders) ................................................................................. 14
7.1.2.9. Anlisis del Desempeo del Proyecto ..................................................................................... 14
7.1.2.10. Direccin del Cierre del Proyecto ............................................................................................ 14
7.2. Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ............................................................................. 15
7.2.1. Objetivo ....................................................................................................................................... 15
7.2.2. Flujograma de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ............................................. 15
7.2.2.2. Emisin de los Planes de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ........................ 17
7.2.2.3. Adaptacin del Anlisis de Riesgo y Ficha de Identificacin y Evaluacin de Aspectos
Ambientales ............................................................................................................................................... 17
7.2.2.4. Adaptacin del Programa de Capacitacin y Charlas SSOMA............................................... 17
7.2.2.5. Charlas de Induccin ............................................................................................................... 18
7.2.2.6. Participacin en la Elaboracin de Planes, Procedimientos e Instructivos de Trabajo Seguro y
Medio Ambiental ........................................................................................................................................ 18
7.2.2.7. Gestin, Asesoramiento y Participacin en Actividades Proactivas de SSOMA .................... 19
7.2.2.8. Investigacin de Accidentes e Incidentes Potenciales ............................................................ 19
7.2.2.9. Elaboracin de Reportes ......................................................................................................... 20
7.2.2.11. Cierre del Proyecto .................................................................................................................. 20
7.3. Administracin de Contratos .............................................................................................................. 21
7.3.1. Objetivo ....................................................................................................................................... 21
7.3.2. Flujograma de la Administracin de Contratos ........................................................................... 21
7.3.2.2. Asignacin de Responsabilidades .......................................................................................... 21
7.3.2.3. Establecimiento de la Lnea Base del Contrato ...................................................................... 21
7.3.2.4. Elaboracin del Listado de Requerimientos del Contrato ....................................................... 23
7.3.2.5. Elaboracin del Programa de Mitigacin de Riesgos ............................................................. 23
7.3.2.6. Concurso, Seleccin y Adjudicacin de Subcontratos ............................................................ 23
7.3.2.7. Seguimiento de los Requerimientos del Contrato y los Objetivos del Proyecto ..................... 24



7.3.2.8. Seguimiento de las Comunicaciones con el Cliente ............................................................... 24
7.3.2.9. Gestin de Riesgos ................................................................................................................. 24
7.3.2.10. Gestin de Cambios ................................................................................................................ 25
7.3.2.11. Administracin de Subcontratos .............................................................................................. 25
7.3.2.12. Recepcin de Obra .................................................................................................................. 25
7.3.2.13. Solucin de Controversias ...................................................................................................... 25
7.3.2.14. Liquidacin de Obra y Finiquito ............................................................................................... 26
7.3.2.15. Cierre de Subcontratos............................................................................................................ 26
7.3.2.16. Seguimiento al Cierre Administrativo y Documentario ............................................................ 26
7.4. Administracin de Obra ...................................................................................................................... 26
7.4.1. Objetivo ....................................................................................................................................... 26
7.4.2. Flujograma de la Administracin de la Obra ............................................................................... 27
7.4.2.2. Arranque Administrativo .......................................................................................................... 27
7.4.2.3. Instalaciones Temporales ....................................................................................................... 27
7.4.2.4. Administracin del Almacn .................................................................................................... 29
7.4.2.5. Procesos Administrativos de RR.HH. ...................................................................................... 29
7.4.2.6. Administracin de Instalaciones Temporales .......................................................................... 30
7.4.2.7. Gestin de Compras ................................................................................................................ 31
7.4.2.8. Tesorera ................................................................................................................................. 31
7.4.2.9. Relaciones Pblicas ................................................................................................................ 31
7.4.2.10. Procesos Administrativos de Equipos y Transportes .............................................................. 32
7.4.2.11. Procesos Administrativos de Subcontratos de Obra ............................................................... 32
7.4.2.12. Cierre Administrativo ............................................................................................................... 32
7.5. Produccin.......................................................................................................................................... 33
7.5.1. Objetivo ....................................................................................................................................... 33
7.5.2. Flujograma de Produccin .......................................................................................................... 33
7.5.2.2. Direccin de la Elaboracin del Plan de Ejecucin de la Construccin .................................. 35
7.5.2.3. Definicin y Validacin de Recursos, Responsables y Medios para la Toma de Datos ......... 35
7.5.2.4. Elaboracin de Planes, Procedimientos e Instructivos de Construccin ................................ 35
7.5.2.5. Direccin de la Elaboracin e Integracin de Planes Intermedios y Semanales .................... 36
7.5.2.6. Direccin y Supervisin de Actividades Constructivas ........................................................... 37
7.5.2.7. Direccin y Supervisin de la Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente .... 37
7.6. Oficina Tcnica ................................................................................................................................... 38
7.6.1. Objetivo ....................................................................................................................................... 38
7.6.2. Flujograma de Oficina Tcnica ................................................................................................... 38
7.6.2.2. Adaptacin del Manual de Oficina Tcnica ............................................................................. 40
7.6.2.3. Revisin del Expediente Tcnico ............................................................................................ 40
7.6.2.4. Actualizacin del Presupuesto Venta ...................................................................................... 40
7.6.2.5. Topografa ............................................................................................................................... 41
7.6.2.6. Compatibilizacin de la Informacin del Expediente Tcnico con otros Documentos
Contractuales ............................................................................................................................................. 42
7.6.2.7. Control Documentario.............................................................................................................. 42
7.6.2.8. Conciliacin de la Informacin del Expediente Tcnico y Documentacin Contractual ......... 42
7.6.2.9. Estudio del Expediente Tcnico para Optimizar Procesos ..................................................... 42
7.6.2.10. Solicitud de Materiales ............................................................................................................ 43
7.6.2.11. Elaboracin de Planos para Construccin y/o Fabricacin..................................................... 43
7.6.2.12. Elaboracin de Expedientes de Presupuestos Adicionales .................................................... 44



7.6.2.13. Metrados y Valorizaciones ...................................................................................................... 44
7.7. Calidad ............................................................................................................................................... 45
7.7.1. Objetivo ....................................................................................................................................... 45
7.7.2. Flujograma de Calidad ................................................................................................................ 45
7.7.2.2. Adaptacin del Programa de Implementacin de Calidad ...................................................... 45
7.7.2.3. Emisin del Plan de Calidad del Proyecto .............................................................................. 45
7.7.2.4. Elaboracin del Plan de Puntos de Inspeccin ....................................................................... 47
7.7.2.5. Elaboracin de la Matriz de Calidad ........................................................................................ 47
7.7.2.6. Implementacin y Mantenimiento del Sistema de Calidad ..................................................... 47
7.7.2.7. Aseguramiento de la Calidad: Coordinacin de la Elaboracin de Planes, Procedimientos,
Instrucciones de Trabajo y su Divulgacin ................................................................................................ 48
7.7.2.8. Participacin en la Definicin de Recursos, Responsables y Medios para la Toma de Datos48
7.7.2.9. Control de Calidad: Materiales y Producto .............................................................................. 49
7.7.2.10. Consolidacin de Datos........................................................................................................... 50
7.7.2.12. Anlisis de Desempeo del Proyecto ...................................................................................... 51
7.7.2.13. Punch List ................................................................................................................................ 51
7.7.2.14. Dossier de Calidad .................................................................................................................. 52
7.8. Planeamiento ..................................................................................................................................... 52
7.8.1. Objetivo ....................................................................................................................................... 52
7.8.2. Flujograma de Planeamiento ...................................................................................................... 52
7.8.2.1. Revisin de la Documentacin Contractual ............................................................................ 52
7.8.2.2. Coordinacin para la Elaboracin del WBS ............................................................................ 54
7.8.2.3. Coordinacin para la Elaboracin del Cronograma General del Proyecto ............................. 54
7.8.2.4. Elaboracin de Programas de Uso y Adquisicin de Recursos .............................................. 54
7.8.2.6. Elaboracin e Integracin de Programas Intermedios y Semanales ...................................... 55
7.9. Costos ................................................................................................................................................ 57
7.9.1. Objetivo ....................................................................................................................................... 57
7.9.2. Flujograma de Costos ................................................................................................................. 58
7.9.2.2. Participacin en la Elaboracin del WBS ................................................................................ 58
7.9.2.3. Generacin y Distribucin del Plan de Fases ......................................................................... 58
7.9.2.4. Reagrupacin del Presupuesto segn Fases (Venta y Costo) ............................................... 60
7.9.2.5. Generacin de la Lnea Base Inicial ........................................................................................ 60
7.9.2.10. Gestin de Valorizaciones de Servicios de Terceros .............................................................. 62
7.9.2.11. Cierre del Costo ....................................................................................................................... 62
7.10. Productividad .............................................................................................................................. 63
7.10.1. Objetivo ................................................................................................................................... 63
7.10.2. Flujograma de Productividad ................................................................................................... 63
7.10.2.2. Revisin del WBS y Plan de Fases ......................................................................................... 63



7.10.2.3. Coordinacin del Plan de Capacitacin de Obreros y Empleados ......................................... 63
7.10.2.4. Participacin en la Elaboracin e Integracin de los Programas Intermedios y Semanales .. 65
7.10.2.5. Seguimiento y Control de Procesos Constructivos ................................................................. 65
7.10.2.6. Identificacin de Procesos Constructivos a Estudiar .............................................................. 66
7.10.2.7. Estudio de Procesos Constructivos ......................................................................................... 66
7.10.2.8. Participacin en la Implementacin de Mejoras en Procesos Constructivos .......................... 66
7.10.2.9. Consolidacin de Rendimientos y Mejoras ............................................................................. 67
7.11. Equipos ....................................................................................................................................... 67
7.11.1. Objetivo ................................................................................................................................... 67
7.11.2. Flujograma de Equipos............................................................................................................ 67
7.11.2.2. Apertura del Taller ................................................................................................................... 69
7.11.2.3. Elaboracin del Programa de Mantenimiento Preventivo ....................................................... 69
7.11.2.4. Elaboracin del Programa de Capacitacin de Operadores ................................................... 70
7.11.2.5. Revisin Tcnica de Equipos en su Recepcin y Devolucin ................................................ 70
7.11.2.6. Direccin y Supervisin del Mantenimiento de Equipos ......................................................... 70
7.11.2.8. Anlisis del Desempeo de los Equipos ................................................................................. 71
7.11.2.9. Cierre del Taller ....................................................................................................................... 72
7.12. Almacn ...................................................................................................................................... 72
7.12.1. Objetivo ................................................................................................................................... 72
7.12.2. Flujograma de Almacn........................................................................................................... 72
7.12.2.2. Apertura del Almacn .............................................................................................................. 74
7.12.2.3. Recepcin e Inspeccin .......................................................................................................... 74
7.12.2.4. Manipulacin, Almacenamiento y Preservacin ..................................................................... 75
7.12.2.5. Despacho ................................................................................................................................ 75
7.12.2.6. Administracin de Activos del Proyecto .................................................................................. 76
7.12.2.8. Cierre del Almacn .................................................................................................................. 77
8. Lecciones Aprendidas ........................................................................................................................ 78
8.1. Sistema de Lecciones Aprendidas ..................................................................................................... 78
8.2. Taller de Lecciones Aprendidas ......................................................................................................... 78
9. Anexos ................................................................................................................................................ 79
9.1. Listado de Documentos del Manual de Gestin de Proyectos .......................................................... 79
9.2. Organigrama Tpico de los Proyectos de Construccin ..................................................................... 79
9.3. Flujogramas del Manual de Gestin de Proyectos ............................................................................ 79
9.4. Acrnimos del Manual de Gestin de Proyectos ............................................................................... 79
9.5. Glosario del Manual de Gestin de Proyectos ................................................................................... 79
9.6. Modelo Conceptual del Manual de Gestin de Proyectos ................................................................. 79



1. Introduccin al Manual de Gestin de Proyectos
1.1. Propsito
Definir un estndar para la ejecucin de los proyectos de construccin de Cosapi, el cual brinda
una hoja de ruta de los procesos a ejecutarse por el Equipo del Proyecto y las reas funcionales
de Sede Central desde la adjudicacin de un proyecto hasta su cierre, con la finalidad de
mejorar el desempeo de los proyectos.
1.2. Alcance
El presente plan es aplicable a todos los proyectos de Construccin que Cosapi ejecuta con la
responsabilidad directa de los Gerentes de las Unidades de Negocio, Gerente de Gestin de
Operaciones y el Gerente de Proyecto o Jefe de Obra.
1.3. Definiciones
reas del Proyecto: corresponde a las reas en las que se divide la organizacin de un
proyecto de construccin, las cuales corresponden a: Gerencia de Proyectos, Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA), Administracin de Contratos,
Administracin de Obra, Produccin, Oficina Tcnica, Calidad, Control de Proyectos
(Planeamiento, Costos y Productividad), Equipos y Almacn.
reas Funcionales: comprende a las Gerencias y Jefaturas de Cosapi Sede Central que
brindan soporte a la ejecucin de los proyectos de construccin proporcionando recursos,
elaborando procedimientos, y realizando capacitaciones y coordinaciones. Tambin son
conocidas como reas de soporte reas de apoyo a los proyectos Cosapi.
Entre otras reas funcionales tenemos: Gerencia de Presupuestos y Licitaciones, Gerencia
de Administracin y Finanzas, Gerencia de SSOMA, Gerencia de Gestin de Operaciones,
Gerencia de Procura, Gerencia de Recursos Humanos, Gerencia Legal.
Equipo de Direccin del Proyecto (EDP): es el equipo conformado por los jefes de las
reas del proyecto.
Flujograma: representacin grfica que muestra en el tiempo los principales procesos que
ejecutan las reas del proyecto; as como, sus entradas, herramientas y entregables.
Manual de Gestin de Proyectos (MGP): es un documento que define como un proyecto
de construccin adjudicado a Cosapi ser planificado, ejecutado, monitoreado y cerrado.



Aspectos Econmicos, Legales, Tcnicos y de Gestin
Gerencia, Seguridad, Administracin de Contratos, Administracin de Obra,
Produccin, Oficina Tcnica, Calidad, Control de Proyectos, Equipos, Almacn

PLANEAMIENTO
(Procesos y actividades
del proyecto)
CIERRE
(Procesos y actividades del
proyecto)
2. Modelo Conceptual del Manual de Gestin de Proyectos

Gestin por reas del Proyecto
(incluye flujogramas)
PROYECTO
Procura de
Recursos para el
Arranque
Movilizacin de
Recursos al
Proyecto
Lecciones
Aprendidas
EJECUCIN,
SEGUIMIENTO y
CONTROL
Registro
continuo
ADJUDICACIN
DE NUEVO
PROYECTO
Reunin de
Transferencia
Reunin de
Coordinacin
SEDE
CENTRAL



3. Reunin de Transferencia
El propsito de la reunin de transferencia es asegurar que la informacin de la etapa de licitacin
sea transferida ordenada y apropiadamente del Equipo Comercial y de Presupuestos al equipo que
ejecutar el proyecto.
Los alcances de esta reunin se encuentran descritos en el Procedimiento para la Reunin de
Transferencia; entre sus principales entregables se encuentran:
- Acta de Entrega de Documentacin Transferida
- Acta de Reunin de Transferencia
- Registro de Riesgos del Proyecto
- Listado de Planos de la Oferta
- Listado de Comunicaciones
- Acta de Constitucin del Proyecto
4. Reunin de Coordinacin
La reunin de coordinacin es el medio por el cual la organizacin brinda soporte a un proyecto
nuevo a travs de recursos, procedimientos, herramientas y coordinaciones de las reas de
Funcionales para iniciar su ejecucin con prontitud y eficiencia.
Los alcances de la Reunin de Coordinacin se encuentran descritos en el Procedimiento para la
Reunin de Coordinacin. Dicho documento entre otros cuenta con las siguientes herramientas de
apoyo:
- Acta de Reunin de Coordinacin
- Listado de Puntos a Tratar en Reunin de Coordinacin vs. Herramientas de
Soporte

Adicionalmente, se han consolidado plantillas y/o formatos de ayuda entre los cuales se tienen los
siguientes:
- Anlisis de Involucrados del Proyecto
- Plan de Firmas
Dada la importancia de la procura de recursos para el arranque y la movilizacin al proyecto, el
presente Manual de Gestin de Proyectos brinda herramientas de apoyo para ejecutar dichas
actividades; dichos elementos se describen en los ttulos 5 y 6.
5. Procura de Recursos para el Arranque
Corresponde a la identificacin y adquisicin de los recursos necesarios para el arranque del
proyecto, entre los cuales tenemos:



- Equipos de Produccin Directa (EPD) y Equipos de Inspeccin, Medicin y Ensayo
(IME)
- Facilidades Temporales: Contenedores para Oficinas y Campamentos
- Personal Empleado y Obrero
- Materiales y Servicios Crticos, entre otros
Referirse al Procedimiento para la Reunin de Coordinacin y a las siguientes herramientas para
facilitar la identificacin y/o adquisicin de recursos.
- Checklist de Arranque de Proyectos de Cosapi
- Relacin de Materiales y Servicios Crticos
- Formato de Programa de Adquisicin de Recursos
- Tarifario de Equipos Cosapi y Horas Mnimas
- Formato de Programa de Adquisicin de Equipos
- Checklist de Equipos de Inspeccin Medicin y Ensayo (IME) por tipo de laboratorio
- Formato de Solicitudes de Hardware y Software Informtico
- Formato de Solicitud de Equipos de Comunicacin y Digitales Listado de Recursos
para el Montaje de Campamentos
6. Movilizacin de Recursos al Proyecto
Corresponde a las actividades que deben realizarse para una correcta movilizacin de recursos al
proyecto, entre las cuales tenemos:
- Identificacin y anlisis de accesos y rutas para el transporte de materiales, equipos
y personal
- Anlisis de requisitos/regulaciones del cliente para la movilizacin de recursos
- Definicin de medios de transporte para movilizacin de materiales, equipos y
personal
- Visita y reconocimiento de la zona del Proyecto, entre otros
Para organizar la movilizacin de los recursos el gerente de proyecto podr referirse a los siguientes
documentos:
- Procedimiento para establecer tarifas de transporte
- Checklist de condiciones generales para la movilizacin de recursos de arranque
- Hoja de Ruta para el ingreso al personal al proyecto
- Procedimiento para transporte de mercancas
7. Gestin por reas del Proyecto
Corresponde a los procesos a ser ejecutados el Equipo del Proyecto (EP) organizados por reas del
Proyecto desde el inicio hasta el cierre del proyecto. A continuacin se presenta el alcance de cada
uno de ellos:



7.1. Gerencia del Proyecto
7.1.1. Objetivos
La Gerencia del Proyecto tiene propsito velar por el cumplimiento de los objetivos del
proyecto. Para este fin se apoya directamente en su Equipo de Direccin del Proyecto
conformado por las reas del Proyecto. Entre las funciones y responsabilidades ms
importantes del Gerente de Proyecto se encuentran las siguientes:
- Organizar y dirigir el proyecto por reas del Proyecto
- Dirigir y supervisar la administracin del contrato del proyecto
- Dirigir, integrar y desarrollar al Equipo de Direccin del Proyecto
- Gestionar a los involucrados, entre otros
7.1.2. Flujograma de Gerencia del Proyecto
(Ver siguiente hoja o MGP/ Anexo 3)

7.1.2.1. Revisin de la Documentacin Contractual del Proyecto
Para tomar un adecuado conocimiento de los alcances del proyecto y los
compromisos asumidos con el cliente, el Gerente de Proyecto se respaldar en la
Gua para la Revisin del Contrato Principal (MACP / Anexo 33). En caso de ser
necesario, el Gerente del Proyecto podr emplear documentos u entregables
adicionales obtenidos durante la reunin de transferencia.
El Gerente de Proyecto recibir del Gerente de las Unidades de Negocio sus
responsabilidades y funciones. Adicionalmente, el Gerente de Proyecto coordinar
el apoyo que requiera por parte de las reas Funcionales de la organizacin para la
ejecucin del proyecto.
7.1.2.2. Gestin de la Procura de Recursos para el Arranque
Respaldndose en su Equipo de Proyecto y las Gerencias y Jefaturas de Apoyo de
Cosapi, el Gerente de Proyecto gestionar la Procura de Recursos para el
Arranque. Para identificar los recursos para arranque, el Gerente de Proyecto podr
utilizar las herramientas de los elementos del Manual de Gestin de Proyectos que
corresponden a la Reunin de Coordinacin y Procura de Recursos para el
Arranque, as como los documentos de la oferta, los cuales incluyen entre otros:
- Campamentos de Obra, Mobiliario de Oficina
- Equipos de Cmputo, Comunicaciones
- Equipos de Produccin (EP) y Equipos de Inspeccin, Medicin y Ensayo (IME)

7.1.2. FLUJOGRAMA DE GERENCIA DEL PROYECTO
Gerencia de Gestin de Operaciones, 2012 Cosapi S.A.
ENTRADAS Y HERRAMIENTAS PROCESOS Y DURACIN DEL PROYECTO ENTREGABLES
1. REVISIN DE LA
DOCUMENTACIN
CONTRACTUAL DEL
PROYECTO
INICIO
FIN
2. GESTIN DE LA PROCURA DE
RECURSOS PARA EL
ARRANQUE
(EDP, FACILIDADES TEMPORALES,
etc)
3. GESTIN DE LA
MOVILIZACIN DE RECURSOS
AL PROYECTO (EDP, FACILIDADES
TEMPORALES, etc)
6. DIRECCIN Y SUPERVISIN DE LA ADMINISTRACIN DEL CONTRATO PRINCIPAL DEL
PROYECTO
** HERRAMIENTAS DE PARA
LA MOVILIZACIN DE
RECURSOS AL PROYECTO
*** FLUJOGRAMAS DEL
MANUAL DE GESTIN DE
PROYECTOS
- REPORTES DE OBRA
* PROC. GESTIN DE
COMUNICACIONES
7. DIRECCIN, INTEGRACIN Y DESARROLLO DEL EQUIPO DEL PROYECTO
* FORMATOS DE
EVALUACIN DEL DESEPEO
(PORTAL DESARROLLO
HUMANO)
** REGISTRO DE EVALUACIN DE L
DESEMPEO
- ACCIONES PREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
** MATRIZ DE COMUNIC. INTERNAS
** CALENDARIO ENTREGA
REPORTES
** PLAN DE COMUNIC.
5. ORGANIZACIN Y DIRECCIN DEL PROYECTO POR REAS
- ACUERDOS CON EL CLIENTE
- ACCIONESPREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
- CONTRATODE OBRA
** HERRAMIENTAS DE LA
ADMINISTRACIN DEL
CONTRATOS PRINCIPAL
10. DIRECCIN DEL CIERRE DEL
PROYECTO
* GUA PARA LA
PLANIFICACIN DEL CIERRE
DEL PROYECTO
* PROC. ARCHIVAR DOC. Y
REGISTROSEN PROYECTOS
- CIERRE CONTRACTUAL,
ADMINISTRATIVOY DOCUMENTARIO
*** ORGANIGRAMATPICODE
PROYECTOS
** HERRAMIENTAS DE
PROCURA DE RECURSOS
PARA EL ARRANQUE
- ORGANIGRAMA OFERTA
- PLAN DE FUNCIONES
ESTNDAR
- PROGRAMA DE USO Y ADQ.
DE RECURSOS (OFERTA)
** ACTA DE CONSTITUCIN
DEL PROYECTO
*** GUAPARA LA REVISIN
DEL CONTRATO PRINCIPAL
(MACP / ANEXO 33)
** ORGANIGRAMA DEL PROYECTO
** PLAN DE FUNCIONES
- ASIGNACIN DEL EDP
** DEFINICIN DE INST. TEMPORALES
4. DIRECCIN Y SUPERVISIN
DE LA ADAPTACIN DEL
MANUAL DE GESTIN DEL
PROYECTO
*** MANUAL DE GESTINDE
PROYECTOS (ESTNDAR)
** MANUAL DE GESTIN DEL PROYECTO:
ROLES, RESPONSABILIDADES,
ACTIVIDADES, PROCEDIMIENTOS,
HERRAMIENTAS Y TCNICAS POR CADA
REA FUNCIONAL
- FACILIDADES TEMPORALES
- EQUIPO DE DIRECCIN DEL PROYECTO
9. ANLISIS DEL DESEMPEO DEL PROYECTO
** REPORTES DE
DESEMPEO DEL PROYECTO
** EVAL. SATISFACCIN DEL
CORRECTIVAS
8. GESTIN DE INVOLUCRADOS (STAKEHOLDERS)
** ANLISIS DE
INVOLUCRADOS
** PLAN DE
COMUNICACIONES
- ATENCIN DE INVOLUCRADOS
Notas:
(-) Documento externo de la of erta o elaborado por un rea f uncional de
Cosapi o intangible del proyecto
(*) Documento general y nico
(**) Documento especf ico del proyecto (salida de un proceso)
(***) Documento general y repetido de otro proceso (ver Anexo 3
del Manual de Gestin de Proyectos)



- Organigrama Oferta
- Plan de Funciones Estndar
- Programa de Uso y Adquisicin de Recursos (Oferta)
- Organigrama tpico de proyectos
Para mayor informacin respecto a la Procura de Recursos para el Arranque
revisar el Ttulo 5 del Manual de Gestin de Proyectos (MGP/ Ttulo 5).
7.1.2.3. Gestin de la Movilizacin de Recursos al Proyecto
Habiendo realizado las coordinaciones necesarias con las Gerencias y Jefaturas de
Cosapi para la procura de recursos de arranque, el Gerente de Proyecto debe
realizar todas las coordinaciones necesarias para su movilizacin de recursos al
proyecto. Entre otras actividades a realizar tenemos:
- Identificacin y anlisis de accesos y rutas para el transporte de materiales,
equipos y personal
- Anlisis de requisitos/regulaciones del cliente para la movilizacin de recursos
- Definicin de medios de transporte para movilizacin de materiales, equipos y
personal
- Visita y reconocimiento de la zona del proyecto, etc.
Para identificar las coordinaciones necesarias durante la movilizacin, el Gerente
de Proyecto consultar los documentos del Manual de Gestin de Proyectos (MGP)
que corresponden a la Movilizacin de Recursos al Proyecto (MGP/ Ttulo 6.):
7.1.2.4. Direccin y Supervisin de la Adaptacin del Manual de Gestin del Proyecto
El Manual de Gestin de Proyectos define los procesos a ser ejecutados por las
reas del proyecto; sin embargo, ste debe ser adaptado a las condiciones de obra.
El Gerente de Proyecto distribuir el Manual de Gestin de Proyectos a su Equipo
de Direccin para dirigir y supervisar la adaptacin del mismo a las condiciones del
proyecto y a la organizacin prevista para su ejecucin.
7.1.2.5. Organizacin y Direccin del Proyecto por reas
El Gerente de Proyecto es el ltimo responsable de los resultados de la gestin del
proyecto. Organiza y dirige el proyecto por reas con la finalidad de asegurar una
correcta gestin del mismo, delegando responsabilidades e integrando el trabajo de
las diferentes reas del proyecto.
Para organizar y dirigir el proyecto por reas, el Gerente de Proyecto podr
apoyarse en las siguientes herramientas:



- Manual de Gestin de Proyectos (Adaptacin)
- Procedimiento para la Gestin de Comunicaciones
Las herramientas antes mencionadas servirn para elaborar un Plan de
Comunicaciones del Proyecto, el cual incluir entre otros documentos una Matriz de
Comunicaciones Internas (reuniones) y un Calendario de Entrega de Reportes, los
cuales ayudaran para que el Gerente de Proyectos en conjunto con su Equipo de
Direccin de Proyectos tome acciones preventivas y correctivas para asegurar el
desarrollo del proyecto.
Para una mayor referencia en las comunicaciones, consultar en la seccin de
Oficina Tcnica donde existen otros procedimientos e instructivos para el control de
informacin en aspectos tales como: codificacin de documentos, registro de
cartas, request for information (RFI), submittals, transmittals, actas de reuniones,
entre otros. Tambin se recomienda consultar la Matriz de Asignacin de
Responsabilidades para Administracin del Contrato Principal (MACP / Anexo 2).
7.1.2.6. Direccin y Supervisin de la Administracin del Contrato Principal del
Proyecto
La ejecucin del proyecto se encuentra enmarcada dentro de un contrato, el cual es
un documento que crea, regula, modifica o extingue nuestra relacin con el cliente.
Dada la importancia del contrato, el Gerente de Proyecto es responsable de dirigir y
supervisar la administracin del mismo.
El Gerente de Proyecto debe asegurarse que Cosapi cumpla con los
requerimientos del cliente y se identifiquen los riesgos y cambios en el proyecto; as
como, que el cliente retribuya econmicamente los trabajos que Cosapi ejecuta.
Para este fin, el Gerente de Proyecto se apoyar en:
- Herramientas de la Administracin de Contratos
- Contrato de Obra
7.1.2.7. Direccin, Integracin y Desarrollo del Equipo de Proyecto
En la ejecucin del proyecto participan muchos profesionales que realizan labores
muy importantes para el proyecto en cada una de sus reas. Dado que el proyecto
requiere del mejor desempeo de cada uno de stos profesionales, el Gerente de
Proyecto debe promover un ambiente laboral agradable y dar el reconocimiento
respectivo por las labores realizadas.
Adems, debe promover actividades que permitan la integracin de su equipo de
proyecto con la finalidad de mejorar la comunicacin entre los mismos y formar
equipos de trabajo integrados. Para este fin, el Gerente de Proyecto se apoyar en



los entregables del proceso 7.1.2.5. tales como la Matriz de Comunicaciones
Internas y Calendario de entrega de Reportes.
7.1.2.8. Gestin de Involucrados (Stakeholders)
El Gerente de Proyecto debe asegurarse que todos los involucrados del proyecto
han sido identificados y atendidos. Si bien el Gerente de Proyecto participa directa
y activamente en la relacin con el Cliente, no debe descuidar otros involucrados
en el proyecto que son importantes para el mismo tales como: Supervisin,
Comunidades, Autoridades Locales, Sindicatos, etc.
Para la gestin de involucrados el Gerente de Proyecto cuenta con los siguientes
documentos:
- Formato de Anlisis de Involucrados del Proyecto
- Plan de Comunicaciones (salida del punto 7.1.2.8)
7.1.2.9. Anlisis del Desempeo del Proyecto
El desempeo del proyecto debe ser monitoreado permanentemente por el Gerente
de Proyecto con la finalidad de tomar acciones correctivas y preventivas que
permitan alcanzar los objetivos del proyecto.
El Gerente de Proyecto recibe de todas las reas del proyecto reportes de
desempeo del proyecto a travs de su Equipo de Direccin y en coordinacin con
ste equipo toma las decisiones para corregir, mantener o mejorar el desempeo
del proyecto en Seguridad, Calidad y Productividad entre otros aspectos.
Adicionalmente, el Gerente recibir del rea de Calidad el resultado de la
Evaluacin de Satisfaccin del Cliente cuando esta sea realizada en el proyecto.
7.1.2.10. Direccin del Cierre del Proyecto
El Gerente de Proyecto debe identificar con anticipacin y liderar todas las labores
correspondientes al cierre del proyecto apoyndose en su Equipo de Direccin para
realizarlo de forma coordinada y eficiente. En el cierre del proyecto su labor deber
centrarse principalmente en el cierre econmico de los servicios prestados al
cliente.
Entre otros aspectos el cierre del proyecto comprende:
- Cierre administrativo (incluye el cierre del almacn)
- Cierre Contractual
- Cierre de Subcontratos
- Desmovilizacin de recursos (personal, equipos, materiales remanentes)



- Levantamiento de observaciones y recepcin de obra
- Elaboracin del paquete de liquidacin al cliente (dossier de calidad, planos
as-built, etc.)
- Resolucin de conflictos con el cliente respecto a reclamos
- Liquidacin de los servicios de construccin
- Elaboracin del Informe Final del Proyecto
El Gerente de Proyecto cuenta con los siguientes documentos para dirigir el cierre
del proyecto:
- Gua para la Planificacin del Cierre del Proyecto
- Procedimiento para archivar documentos y registros en proyectos
7.2. Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
7.2.1. Objetivo
El objetivo del rea de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA) es
evitar o reducir las lesiones personales, enfermedades ocupacionales e incidentes medio
ambientales en el proyecto a travs de la coordinacin, supervisin, asesoramiento y
participacin en actividades proactivas y correctivas que aseguren el cumplimiento de los
estndares de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente del Cliente, Cosapi y la
legislacin vigente.
El rea de SSOMA coordina directamente con el Equipo de Direccin del Proyecto la
ejecucin de las actividades de SSOMA.
7.2.2. Flujograma de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

La revisin de la documentacin contractual tiene como finalidad conocer los
principales alcances del proyecto; as como, obtener un conocimiento adecuado de
las clusulas y documentos del contrato. As, el rea de SSOMA requiere conocer
los estndares que se aplicarn en el proyecto, las polticas del cliente respecto a la
seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, el tipo de actividades a ejecutarse,
entre otros.
Para este fin, cuenta con la Gua para la Revisin del Contrato Principal (Manual de
Administracin del Contrato Principal / Anexo 33).



7.2.2.2. Emisin de los Planes de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
La finalidad de este proceso es emitir los Planes de Seguridad, Salud Ocupacional
y Medio Ambiente, los cuales servirn como guas para dirigir los esfuerzos del
equipo del proyecto para evitar y reducir accidentes/ incidentes en seguridad y
medio ambiente; as como, prevenir la ocurrencia de enfermedades de salud
ocupacional.
El rea de SSOMA genera los planes considerando los requisitos del cliente y la
legislacin aplicable; basndose en los planes generales elaborados en la etapa de
la oferta.
Los Planes definen entre otros los siguientes puntos:
- Actividades proactivas y correctivas en Seguridad y Medio Ambiente
- Capacitaciones
- Personal involucrado y responsabilidades
- Canales de comunicacin, entre otros
7.2.2.3. Adaptacin del Anlisis de Riesgo y Ficha de Identificacin y Evaluacin de
Aspectos Ambientales
El rea de SSOMA en coordinacin con el rea de produccin, es responsable de
adaptar la Plantilla de Anlisis de Riesgo y la Ficha de Identificacin y Evaluacin
de Aspectos Ambientales a la realidad del proyecto, tomando como referencia la
Plantilla de Anlisis de Riesgo y la Ficha de Identificacin y Evaluacin de Aspectos
Ambientales generadas durante el periodo de la oferta.
Ambos documentos describen los principales peligros en seguridad y aspectos
ambientales del proyecto, evalan sus riesgos, y sugieren acciones para su control
durante la ejecucin del proyecto.
7.2.2.4. Adaptacin del Programa de Capacitacin y Charlas SSOMA
El programa de capacitacin y charlas SSOMA tiene por finalidad disminuir los
incidentes de seguridad y medio ambiente por fallas humanas; as como, prevenir
la ocurrencia de enfermedades ocupacionales, a travs de capacitaciones
generales del personal en temas de seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente (charlas de induccin, de cinco minutos y de 30 minutos - semanales) y
capacitaciones en temas especficos. Algunos de los temas a tratar incluyen:
- Polticas de SSOMA y legislacin vigente
- Procedimientos y herramientas de seguridad: Anlisis de Seguridad del Trabajo
(AST), observacin planeada de tareas (OPT), inspecciones planeadas,



verificacin comportamental (VC), reporte de actos y condiciones sub estndar
(RACS)
- Segregacin de deshechos y reciclaje
- Respuesta ante emergencia
- Uso de EPP, cdigo de colores, entre otros
Las capacitaciones y charlas permiten sensibilizar a los trabajadores en la
importancia de los temas de SSOMA para su propio bienestar, y para alcanzar los
objetivos del proyecto.
El rea de SSOMA adapta el programa de capacitacin empleando las plantillas
estndar. El Gerente de Proyecto y/o Jefe de Obra promueve la participacin del
personal en las capacitaciones y charlas.
7.2.2.5. Charlas de Induccin
La finalidad de estas charlas es inducir a los nuevos trabajadores en la normativa
SSOMA de aplicacin en el proyecto (uso de EPP, cdigo de colores, uso de
tarjetas para andamios, permisos, sealizacin, etc.), y en conceptos generales de
seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, tales como: identificacin de
peligros y evaluacin de riesgos, medidas de mitigacin existentes para los
peligros, uso de herramientas de SSOMA, segregacin y reciclaje, entre otros.
El rea de SSOMA organizar las charlas de induccin para todos los trabajadores
nuevos del proyecto; en cumplimiento con los estndares de Cosapi, requisitos del
cliente y la normativa vigente. En caso el cliente lo solicite o disponga, las charlas
de induccin podran ser dictados por l mismo o en su defecto por Cosapi u otra
empresa.
7.2.2.6. Participacin en la Elaboracin de Planes, Procedimientos e Instructivos de
Trabajo Seguro y Medio Ambiental
Este proceso tiene por finalidad participar en la elaboracin de procedimientos de
construccin, lo cual se traduce en las siguientes actividades:
- Verificar que las tcnicas constructivas elegidas por el rea de construccin se
vayan a ejecutar en cumplimiento de los estndares de seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente del proyecto. Si no fuera as, se recomendarn
las acciones correctivas para su adaptacin.
- Realizar los anlisis de riesgos que formarn parte de los procedimientos de
construccin, donde se identifican peligros, se valoran sus riesgos, y se
sugieren medidas de mitigacin para reducir o eliminar su impacto.



El rea de Calidad coordina la elaboracin de los procedimientos con el rea de
Produccin y el rea de SSOMA. Este proceso se realiza continuamente durante la
ejecucin del proyecto, toda vez que se planifique ejecutar una nueva actividad.
Se cuenta con diversas herramientas para su elaboracin, tales como plantillas
estndares de anlisis de riesgos, un compendio de procedimientos de proyectos
anteriores, el manual integrado de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
y la normativa vigente.
7.2.2.7. Gestin, Asesoramiento y Participacin en Actividades Proactivas de SSOMA
Las actividades proactivas de SSOMA son todas aquellas que acciones orientadas
a prevenir incidentes/ accidentes de seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente en el proyecto; entre las cuales tenemos:
- Programa de Actividades de Liderazgo (PAL)
- Observaciones Planificadas de Tareas (OPT)
- Anlisis de Seguridad del Trabajo (AST)
- Inspecciones y auditoras
- Verificacin Comportamental
- Investigacin de cuasi accidentes
- Capacitacin al personal, entre otros
El rea de SSOMA se encarga de coordinar la implementacin de las actividades
proactivas en el proyecto, brindar capacitacin y asesora en su ejecucin, y
participar en su ejecucin cuando sea necesario.
7.2.2.8. Investigacin de Accidentes e Incidentes Potenciales
Toda vez que ocurra un accidente e incidentes potenciales en el proyecto, el rea
de SSOMA es responsable de comunicar lo sucedido a las instancias competentes
(gerencia del proyecto, gerencia de Sede Central, cliente) y a conducir las
investigaciones para identificar las causas raz del mismo, para as sugerir medidas
correctivas inmediatas en el proyecto.
Esta investigacin es conducida en coordinacin con el Gerente de Proyecto, Jefe
de Obra y el cliente; para su ejecucin se cuenta con el Procedimiento para
reportar, investigar y elaborar informes de accidentes/ incidentes de SSOMA.
De acuerdo a los requisitos del proyecto, la investigacin de accidentes podra ser
conducida directamente por el mismo cliente o por una tercera parte que ellos
designen; sin embargo, el rea de SSOMA siempre participar activamente en el
proceso.



7.2.2.9. Elaboracin de Reportes
El rea de SSOMA elabora reportes peridicamente, donde se describen la
ejecucin de las actividades proactivas en el proyecto, y presentan indicadores y
estadsticas que permiten analizar el desempeo actual de la seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente. Estos reportes se basan en los diferentes registros
de las actividades proactivas, y son transmitidos al proyecto, Sede Central y al
Cliente. Algunos de los reportes son:
- Reporte de incidentes
- Informe Mensual
- Reporte Semanal de actividades y Estadstica Semanal
- Cumplimiento Programa de Actividades de Liderazgo, entre otros
El anlisis del desempeo del proyecto en temas de SSOMA tiene por finalidad
detectar y corregir problemas antes que ocurra algn incidente, identificar la
causa de incidentes para corregirlos y evitar repetirlos; as como, recomendar
medidas correctivas al proyecto en temas de seguridad, salud ocupacional y
medio ambiente.
Para el anlisis se emplean los reportes de SSOMA, que incluyen el clculo de
estadsticas, indicadores y sus tendencias. Adems el Jefe de SSOMA
coordinar directamente con el Gerente de Proyecto y/o Jefe de Obra las
acciones correctivas y preventivas que fueran necesarias para mejorar el
desempeo del proyecto.
7.2.2.11. Cierre del Proyecto
El rea de SSOMA participa del cierre del proyecto realizando las siguientes
actividades principales:
- Genera estadsticas finales del proyecto de SSOMA (capacitacin,
indicadores de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente) para
transmisin a Sede Central y al cliente.
- Participa en la elaboracin del informe final del proyecto y en el paquete de
liquidacin del proyecto a travs de estadsticas de seguridad, compilacin
de informes de accidentes y registros de capacitacin, entre otros.
- Compila y enva a Archivo - Sede Central los registros de ASTs, permisos
de trabajo, boletas de amonestacin, registros de capacitacin u otros
documentos resaltantes en la gestin de SSOMA del proyecto para archivo.



7.3. Administracin de Contratos
7.3.1. Objetivo
El rea de Administracin de Contratos tiene como objetivo que los proyectos logren una
eficiente gestin de la relacin contractual con el cliente durante la ejecucin del proyecto.
Para esto se aplicaran herramientas orientadas a asegurar el cumplimiento adecuado y
oportuno de las disposiciones del contrato por ambas partes, minimizando la ocurrencia de
conflictos y maximizando el beneficio y satisfaccin de las partes involucradas.
7.3.2. Flujograma de la Administracin de Contratos

La revisin de la documentacin contractual tiene como finalidad poner en
conocimiento del EDP el alcance general del proyecto, plazos, plan de ejecucin,
as como las principales clusulas y documentos del contrato.
Para este fin, el administrador de contratos cuenta con la Gua para la Revisin del
Contrato Principal que se encuentra ubicada en el Anexo 33 del Manual de
Administracin del Contrato Principal (MACP).
7.3.2.2. Asignacin de Responsabilidades
La administracin del contrato requiere de la participacin de todo el equipo del
proyecto; el Gerente de Proyecto contar con el apoyo del Administrador de
Contratos para distribuir responsabilidades referidas a la Administracin de
Contratos al Equipo de Proyecto y auditar el cumplimiento de las mismas. Para este
fin, se podr emplear la Matriz Estndar de Responsabilidades que se encuentra
ubicada en el Anexo 1 y 2 del MACP.
Este proceso es descrito en detalle en la Parte 2 del MACP.
7.3.2.3. Establecimiento de la Lnea Base del Contrato
La Lnea Base del Contrato Principal es la denominacin que se le da al conjunto
de condiciones (derechos, obligaciones e informacin referencial) originalmente
pactadas por las partes y plasmadas en el paquete contractual (contrato y sus
anexos) al momento de la firma del mismo. Se le da esa denominacin en virtud
que dichas condiciones son tomadas como punto de referencia al momento de que
alguna de las partes considere que se requiere se ha generado un cambio en
dichas condiciones.

7.3.2. FLUJOGRAMA DE ADMINISTRACIN DE CONTRATOS
INICIO
FIN
3. ESTABLECIMIENTO DE LA LINEA BASE DEL
CONTRATO
1. REVISIN DE LA
DOCUMENTACIN
CONTRACTUAL DEL
PROYECTO
** ACTA DE CONST. DEL PROYECTO
* GUA PARA LA REVISIN DEL CONTRATO
PRINCIPAL (MACP / ANEXO 33)
* MANUAL DE ADMINISTRACIN DEL
CONTRATO PRINCIPAL (MACP / PARTE 2)
*** MANUAL RESPONS. DEL ADM.
CONTRATO PRINC. (MACP - ANEXO 1)
*** MATRIZ ASIGNACIN DE RESPON. PARA
LA ADM. CONT. PRINC. (ANEXO 2)
** MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
** LINEA BASEDEL CONTRATO
PRINCIPAL
*** MANUAL DE ADMINISTRACIN DEL
CONTRATO PRINCIPAL (MACP / PARTE 3.2)
*** CUADRO DE LA LINEA BASE DEL
CONTRATO (ANEXO 3)
** DOCUMENTACIN CONTRACTUAL
ACTUALIZADA
** LISTADO REQ. CONTRATO PRINC.
*** MACP/ PARTE 3.3
CONTRATO PRINCIPAL (MACP/ PARTE
6.3 y 6.4)
4. ELABORACIN DEL LISTADO DE REQUERIMIENTOS
DEL CONTRATO
5. ELABORACIN DEL PROGRAMA DE MITIGACIN DE
RIESGOS
ANALISIS DEL CONTRATO PRINCIPAL Y SUBCONTRATACIN
** LISTADO DE REQUERIMIENTOS DEL
CONTRATO PRINCIPAL
** PROGRAMA DE MITIGACIN DE
RIESGOS
7. SEGUIMIENTODE LOS REQUERIMIENTOS DEL CONTRATO Y LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO
8. SEGUIMIENTO DE LAS COMUNICACIONES CON EL CLIENTE
9. GESTIN DE RIESGOS
** PLAN DE SUBCONTRATACIN
- SUBCONTRATOS
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CONTRATOS
** ACTUALIZACIONES DEL PROGRAMADE
MITIGACIN DE RIESGOS
** REPORTES DE ESTADO DE
SUBCONTRATOS
12. RECEPCIN DE OBRA
6. CONCURSO, SELECCIN Y ADJUDICACIN DE
SUBCONTRATOS
11. ADMINISTRACIN DE SUBCONTRATOS
13. SOLUCIN DE CONTROVERSIAS
14. LIQUIDACIN DE OBRA Y FINIQUITO
15. CIERRE DE SUBCONTRATOS
16. SEGUIMIENTO AL CIERRE ADMINISTRATIVO Y
DOCUMENTARIO
CIERRE DE CONTRATOS
** ACTADE RECEPCIN DE OBRA
** EXPEDIENTES DE RECLAMOS
- FINIQUITO DEL CONTRATO PRINCIPAL
** REPORTES ESTADODE REQ.
CONTRATO
** REPORTES ESTADO DEL PROYECTO
- FINIQUITO DE SUBCONTRATOS
10. GESTIN DE CAMBIOS
** ACTUALIZACIONES DEL FORMATO DE
ASUNTOS PENDIENTES
** REPORTES DE ESTADO DEL CIERRE
ADMINISTRATIVO Y DOCUMENTARIO
* MANUAL DE FORMACIN DE
SUBCONTRATOS
*** LISTADO DE REQ. DEL CONT. PRINC
(ANEXO 4)
*** MANUAL ADM. CONT. PRINCIPAL
(MACP / PARTE 3.5)
*** CHECKLIST IDENT. RIESGOS (ANEXO 5)
*** PROG. MIT. DE RIESGOS (ANEXO 6)
* MASC/ PARTE EJECUCIN
*** MACP/ PARTE 3.6, 3.8, 3.9 y 3.10)
** PROG. DE MITIGACIN DE RIESGOS
*** MET. GESTIN RIESGOS (ANEXO 31)
*** MACP / PARTE 3.7 y 4)
*** PRD. ASUNTOS PEND. (ANEXO 14)
*** REGIST. ASUNTOS PEND. (ANEXO 15)
*** MET. GESTIN CAMBIOS (ANEXO 32)
*** MANUAL ADMINISTRACIN CONT.
PRINCIPAL (MACP/ PARTE 4.13)
*** GUIA ELAB. RECLAMOS (ANEXO 34)
CONTRATO PRINCIPAL (MACP/ PARTE
6.5 y 6.6)
*** PROC. PARAEL CIERRE ADMINISTRATIVO
ENUNAOBRA
*** PROC. ARCHIVARDOC. Y REGISTROS EN
PROYECTOS
*** MACP / PARTE 6.8 Y 6.9
*** MANUAL DE ADMINISTRACIN DE
SUBCONTRATOS (MASC/ PARTE CIERRE)
2. ASIGNACIN DE
RESPONSABILIDADES
Notas:



Para poder llevar un adecuado control de las mismas, estas son reflejadas en un
documento que sintetiza y muestra en forma estructurada la informacin del
paquete contractual y facilita la identificacin de los cambios efectuados.
El formato empleado para este fin se denomina Lnea Base del Contrato Principal y
se encuentra en el Anexo 3 del MACP.
El detalle de este proceso se describe en la Parte 3.2 del MACP.
7.3.2.4. Elaboracin del Listado de Requerimientos del Contrato
El Listado de Requerimientos del Contrato es un documento que muestra un
resumen de las acciones, gestiones y notificaciones especficas requeridas a cada
una de las partes en virtud del contrato y las responsabilidades del Equipo del
Proyecto respecto a stas, de tal forma que se facilite su seguimiento y
cumplimiento. El formato empleado para este fin se le conoce como Listado de
Requerimientos del Contrato Principal el cual se encuentra ubicado en el Anexo 4
del MACP.
La Parte 3.3 del Manual de Administracin del Contrato Principal muestra el detalle
de este proceso (MACP / Parte 3.3).
7.3.2.5. Elaboracin del Programa de Mitigacin de Riesgos
El Programa de Mitigacin de Riesgos es un esfuerzo emprendido para identificar,
evaluar, responder y hacer seguimiento a las medidas propuestas en dicho
programa para cada uno de los riesgos identificados en el proyecto. Para este fin
se cuenta con las siguientes herramientas: Metodologa para la Gestin de Riesgos
(MACP / Anexo 31), Checklist de Riesgos (MACP / Anexo 5) y el Programa de
Mitigacin de Riesgos (MACP / Anexo 6).
Este proceso es descrito en detalle en la Parte 3.5 del MACP.
7.3.2.6. Concurso, Seleccin y Adjudicacin de Subcontratos
Este proceso consiste en la divisin del trabajo total del proyecto en paquetes de
ejecucin, la identificacin de aquellos que sern subcontratados, la elaboracin
de bases de concurso, y la seleccin y adjudicacin de los mismos. Las actividades
referidas a este proceso se encuentran detalladas en el Manual de Formacin de
Subcontratos (MFSC).
Otra herramienta empleada para este proceso es el Procedimiento Administrativo
para la Elaboracin de Subcontratos de Obras/Proyectos.



7.3.2.7. Seguimiento de los Requerimientos del Contrato y los Objetivos del Proyecto
Este proceso consiste en la supervisin del cumplimiento de las actividades
relacionadas con los requerimientos del contrato. Estas actividades son de
competencia de todo el EDP y son supervisadas por el Administrador de Contratos.
Para este fin se emplear como herramienta el Listado de Requerimientos del
Contrato Principal (MACP / Anexo 4) el cual representa un entregable elaborado
previamente en el proceso 7.3.2.4 del presente Plan de Gestin de Proyectos.
La utilizacin de dicha herramienta esta descrita a detalle en la Parte 3.3 del
MACP.
7.3.2.8. Seguimiento de las Comunicaciones con el Cliente
El seguimiento de las comunicaciones es un proceso medular en la administracin
del contrato (comunicaciones escritas y orales) debido a que son el medio de
interaccin con el cliente y tienen el potencial de introducir modificaciones al
contrato y a la relacin contractual.
Para este proceso se emplear como referencia la Parte 3.6, 3.8, 3.9 y 3.10 del
MACP. Adems otras herramientas referidas a este proceso se pueden encontrar
en la Parte 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.6 y 5.7 del mencionado MACP, las cuales aborda
una serie de tpicos referidos al manejo de las comunicaciones con el cliente
durante el contrato.
Adicionalmente, para orientar al EDP en el manejo de las comunicaciones se
cuenta con otras herramientas tales detalladas en los siguientes documentos:
- Procedimiento para la Gestin de las Comunicaciones
- Procedimiento para Archivar Documentos y Registros en los Proyectos
- Instructivo para Emitir y recibir Cartas en los Proyectos
7.3.2.9. Gestin de Riesgos
Este proceso consiste en asegurar el cumplimiento del Programa de Mitigacin de
Riesgos elaborado previamente en el proceso 7.3.2.5 del presente Plan de Gestin
de Proyectos. Para este fin se cuenta con las siguientes herramientas: Metodologa
para la Gestin de Riesgos (MACP / Anexo 31), Checklist para Identificacin de
Riesgos (MACP / Anexo 5) y el Programa de Mitigacin de Riesgos (MACP / Anexo
6).
Este proceso es descrito a detalle en la Parte 3.5 del MACP.



7.3.2.10. Gestin de Cambios
La gestin de cambios consiste en la identificacin, evaluacin, implementacin,
seguimiento y control de los cambios que se generen en el proyecto. Para este fin
se cuenta con las siguientes herramientas: Requerimientos de Cambio (MACP /
Parte 3.7), Procedimiento de Asuntos Pendientes (MACP / Anexo 14), Registro de
Asuntos Pendientes (MACP / Anexo 15) y Metodologa para la Gestin de
Cambios (MACP / Anexo 32).
Este proceso es descrito a detalle en la Parte 3.7 y 4 del MACP.
7.3.2.11. Administracin de Subcontratos
Este proceso consiste en la supervisin del cumplimiento de las obligaciones de
los subcontratistas. Las actividades referidas a este proceso se encuentran
detalladas en el Manual de Administracin de Subcontratos (MASC).
Para este proceso tambin se cuenta con la herramienta denominada Control de
Subcontratos de Obra/Proyecto.
7.3.2.12. Recepcin de Obra
Este proceso, supervisado por el Administrador de Contratos, permite dejar
constancia que se ha cumplido con el objetivo del contrato mediante la obtencin
del documento u certificado de Recepcin de Obra que certifique que se han
cumplido con las obligaciones asumidas en virtud del contrato y que no existirn
reclamos posteriores.
Para este proceso de usaran como referencia los siguientes captulos del Manual
de Administracin del Contrato Principal: Recepcin Final de Obra (MACP / Parte
6.3) y Recepcin Parcial de Obra (MACP / Parte 6.4).
7.3.2.13. Solucin de Controversias
Las controversias surgidas entre Cosapi y el cliente o sus representantes durante
la ejecucin de la obra generalmente tienen implicancias econmicas. El proceso
de solucin de controversias consiste en una serie de acciones orientadas a
lograr un acuerdo con el cliente respecto a los puntos controversiales que fueron
solicitados como cambios que no fueron aprobados por el cliente en primera
instancia, por tanto, se constituyen en reclamos. Para este fin se cuenta con las
siguientes herramientas: Gua para la elaboracin de reclamos (MACP / Anexo
34) y el Manejo de Reclamos (MACP / Parte 4.13).



7.3.2.14. Liquidacin de Obra y Finiquito
Este proceso, que es supervisado por el Administrador de Contratos, tiene por
objeto definir con el cliente las cantidades y montos finales correspondientes a
trabajos contractuales ejecutados, trabajos por uso de recursos, adicionales,
reclamos, adelantos, garantas, etc. El objetivo final es la obtencin del Certificado
de Libre Adeudo u otro documento equivalente que certifique que ambas partes
han cumplido con las obligaciones asumidas en virtud del contrato y que no
existirn reclamos posteriores.
Este proceso es descrito a detalle en la Parte 6.5 y Parte 6.6 del Manual de
Administracin del Contrato Principal.
7.3.2.15. Cierre de Subcontratos
Este proceso consiste en la supervisin del cumplimiento de las obligaciones de
los subcontratistas, referidas al cierre de sus subcontratos. Las actividades
referidas a este proceso se encuentran detalladas en el Manual de Administracin
de Subcontratos (MASC) y Control de Subcontrato de Obra/Proyecto.
7.3.2.16. Seguimiento al Cierre Administrativo y Documentario
Este proceso, que es supervisado por el Administrador de Contratos, tiene por
objeto que el proyecto cierre en forma adecuada las relaciones contractuales
establecidas durante la ejecucin del proyecto y almacene la documentacin
relevante generada durante la duracin de las mismas.
Este proceso es descrito en detalle en el Manual de Administracin del Contrato
Principal (MACP / Parte 6.8 y Parte 6.9). Para este fin tambin se cuenta con los
siguientes documentos: Procedimiento para el Cierre Administrativo (PG-ADM-
03) y Procedimiento para Archivar Documentos y Registros en Proyectos (PG-
AIG-ALM).
7.4. Administracin de Obra
7.4.1. Objetivo
La administracin de obra tiene como objetivo representar a Cosapi en la zona del
proyecto, y administrar los recursos humanos, financieros, materiales, equipos y servicios
que la empresa usa para la ejecucin del proyecto.
Entre las principales funciones de la administracin tenemos: la administracin del
almacn, la administracin del personal empleado y obrero, la administracin del
campamento y sus servicios, la administracin de polticas de bienestar y recreacin del
proyecto, la gestin de la compras locales y seguimiento de los materiales y servicios



crticos del proyecto (en coordinacin con Sede Central), la administracin de los ingresos
y egresos (tesorera), y las relaciones pblicas.
7.4.2. Flujograma de la Administracin de la Obra

las clusulas y documentos del contrato. Para este fin, el administrador de obra
cuenta la Gua para la Revisin del Contrato Principal (MACP / Anexo 33)
7.4.2.2. Arranque Administrativo
El arranque administrativo inicia con la designacin del Administrador de Obra y
comprende todas las actividades que la Administracin de Obra debe realizar para
iniciar la ejecucin del proyecto. Entre las principales actividades tenemos:
- Establecer junto con la Gerencia de Proyecto y Recursos Humanos las polticas
de obra (porcentaje de permanencia en obra, rgimen de descansos, medios
de transporte, campamentos y alimentacin, etc.).
- Prever el ingreso y reclutamiento del personal de acuerdo al organigrama del
proyecto.
- Inscribir la obra como establecimiento anexo ante la SUNAT
- Legalizar el Cuaderno de Obra y Libro de Actas
- Determinar la necesidades del proyecto para el arranque
o Mobiliario, equipos de cmputo, medios y equipos de comunicacin,
economato, formatos, etc.
- Visitar la zona del proyecto para
o Contactar proveedores de materiales y equipos, servicios de transporte,
alojamiento, alimentacin, etc.
o Gestionar licencia municipal de funcionamiento de oficinas, etc.
o Identificar a las autoridades locales (Polica Nacional, Ministerio de
Trabajo y Alcalda o Juez de Paz).
o Identificar al sindicato de la zona y/o representantes de las comunidades
con la finalidad de anticiparse a la constitucin del Comit de Obra.
Respecto al Arranque del Proyecto, el administrador se respaldar en el
Procedimiento para el Arranque Administrativo de una Obra / Proyecto.
7.4.2.3. Instalaciones Temporales
Corresponden a aquellas actividades que se realizan al inicio del proyecto para
establecerse en el lugar del proyecto por un tiempo determinado.

7.4.2. FLUJOGRAMA DE ADMINISTRACIN DE OBRA / PROYECTO
1. REVISIN DE LA
DOCUMENTACIN
CONTRACTUAL DEL
PROYECTO
INICIO
FIN
2. ARRANQUE
ADMINISTRATIVO
3. INSTALACIONES
TEMPORALES
8. TESORERA
7. GESTION DE COMPRAS
** COTIZACIONES
** ORDENES DE COMPRA
* PG-ADM-02, PG-ADM-07,
PG-, ADM-08, PG-RRHH-07
6. ADMINISTRACIN DE INSTALACIONES TEMPORALES
** REGLAMENTO DE CAMPAMENTOS
* PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO DE
INSTALACIONES TEMPORALES
(VER DEL FLUJOGRAMA DE
ALMACN)
*** PROCEDIMIENTOSPARA
LA GESTIN DE ALMACENES
5. PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE RR.HH.
* PG-RRHH-01, PG-RRHH-03,
PG-RRHH-04, PG-RRHH-08,
PG-RRHH-09, PG-RRHH-10,
PG-RRHH-13
** INFORMES DE PERMANENCIA DE
PERSONAL EMPLEADO Y OBRERO
DE RGIMEN COMN
** POLTICAS DE PERSONAL
** PLANILLA DE JORNALES
(VER FLUJOGRAMA DE ALMACN)
** DOCUMENTOS ESPECFICOS DE
ALMACN
12. CIERRE ADMINISTRATIVO
** ACTA DE CIERRE DE FONDO FIJO
** LIBRES ADEUDOS EN GENERAL
** LIQUID. DE PERSONAL Y TRANSF.
- CIERRE DEL ALMACN
- DESMOVILIZACIN DE
CAMPAMENTOS, EQUIPOS Y
VEHCULOS.
(MACP / ANEXO 33)
** REGISTRO DE PEDIDO DE
FONDOS
** CAJA CHICA
* PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO PARA EL
MANEJO DE SUMINISTRO DE
ALIMENTOS Y COMEDORES
* PG-CON-01, PG-CON-02,
PG-CON-03, PG-TES-01,
PG-TES-02, PG-TES-03,
PG-TES-05
* PRD. PARA LA COMPRA DE
MERCANCA
** RELACIN DE MAT. Y/ O
SERVICIOS CRTICOS
* PROCED. VENTA DE
CHATARRA Y MATERIAL
SOBRANTE
* PROCED. PARA EL CIERRE
ADMINISTRATIVO DE UNA OBRA
11. PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE SUBCONTRATOS DE OBRA
- FACILIDADES TEMPORALES
OPERATIVAS
** FORMATO ARRANQUE DE OBRA
** ACTA DE APERTURA FONDO FIJO
** ACTA DE COMITE DE OBRA
** INFORME DE VISITA INICIAL OBRA
** CUADERNO DE OBRA
Notas:
4. ADMINISTRACIN DEL ALMACEN
* PROCED. CARTA FIANZA
SUBCONTRATOS
* CONTROL SUBCONTRATOS
DE OBRA
* PG-ETRA-01, PG-ETRA-02
*** PG-ETRA-03
10. PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE EQUIPOS Y TRANSPORTES
9. RELACIONES PBLICAS



Es responsabilidad del Gerente de Proyecto y el Administrador de Obra realizar las
coordinaciones necesarias con las gerencias y jefaturas de apoyo de la empresa
para adquirir y movilizar los recursos necesarios para las Instalaciones Temporales
en la zona del proyecto.
El Gerente del Proyecto y el administrador de obra podrn respaldarse en el
Procedimiento Administrativo para las Instalaciones Temporales y entre otras
actividades tenemos:
- Ubicar un rea especfica en el proyecto para la instalacin de oficinas,
almacenes, comedores y reas de recreacin.
- Buscar fuentes de abastecimiento de agua, energa elctrica, etc.
- Solicitar lneas telefnicas y equipo satelital dependiendo de la ubicacin del
proyecto, etc.
7.4.2.4. Administracin del Almacn
La administracin de obra tiene bajo su responsabilidad la administracin del
almacn de obra, para este fin implementa un almacn de obra con recursos
asignados al mismo (personal e infraestructura). Es responsabilidad de la
administracin de obra auditar el funcionamiento del almacn mediante
inspecciones rutinarias e inopinadas cuando lo considere necesario.
Para auditar el funcionamiento del almacn, el administrador podr respaldarse
entre otros documentos en:
- Procedimiento para la Apertura y Cierre del Almacn
- Procedimiento para la Manipulacin, Almacenamiento y Preservacin de
Materiales Crticos en Almacenes Cosapi
- Procedimiento para la Recepcin, Despacho y Transporte de Materiales y
Equipos al Almacn Central
- Procedimiento para Recepcin Control y Despacho de Combustible
7.4.2.5. Procesos Administrativos de RR.HH.
Los Procesos Administrativos de RR.HH. comprenden entre otras las siguientes
actividades:
- Los trmites de Ingreso del Personal al Proyecto
- Entrega de Reglamentos Cosapi
- La asignacin y control de viticos
- Elaboracin y Renovacin de Contratos de Trabajo
- El control de asistencia, permisos, sanciones y licencias de trabajo.



- La coordinacin con el Gerente del Proyecto y el Equipo de Direccin del
Proyecto para la realizacin de las Evaluaciones de Desempeo
- Liquidacin de personal del proyecto
- Coordinacin con RR.HH. sobre la transferencia de personal a otros proyectos
- Las actividades relacionadas a la Asistencia Social (subsidios, descansos
mdicos, accidentes de trabajo, etc.), polticas de bienestar y recreativas
La Administracin deber tomar en cuenta las polticas de la empresa; as como,
las regulaciones legales respecto a tres tipos de regmenes de trabajo, las cuales
son:
- Rgimen Comn Empleados: Ingenieros, Tcnicos, Administradores, etc.
- Rgimen de Construccin Civil: Jefe Grupo, Operarios, Oficiales y Ayudantes
- Rgimen Comn Obreros: Vigas, Conductores de Vehculos, Auxiliares de
servicios generales, etc.
7.4.2.6. Administracin de Instalaciones Temporales
La Administracin de Obra tiene bajo su responsabilidad proveer, regular y
controlar los servicios provistos por Cosapi en las Instalaciones Temporales del
proyecto. Entre los servicios que la administracin regula y controla tenemos:
- Servicio de Alimentacin y Lavandera
- Servicio de Limpieza y Guardiana de Oficinas y Campamentos
- Servicio de Comunicaciones (Internet, correo electrnico, Telfono y Radios)
- Servicio de Suministro de Agua Potable y Energa Elctrica
- Servicio de Desage (Baos Porttiles)
- Servicio de recreacin (canchas de fulbito, sala de juegos, gimnasio, etc.)
- Desecho de Residuos (Combustibles, Plsticos, Orgnicos, Basura Comn,
etc.), en coordinacin con el rea de SSOMA (Medio Ambiente)
- Transporte Interno (dentro de la zona del proyecto) y Externo (para ir y regresar
al proyecto)
- Atencin Mdica, etc.
Segn las caractersticas del proyecto y los acuerdos suscritos con el cliente, los
servicios anteriormente mencionados sern provistos directamente por Cosapi o el
Cliente. En el caso los servicios sean otorgados por el cliente, la administracin
tendr la responsabilidad de divulgar las polticas del cliente respecto al uso de
dichos servicios; as como, controlar su cumplimiento.
Uno de los documentos de referencia para este Proceso es el Procedimiento
Administrativo para el Manejo de Suministro de Alimentos y Comedores.



7.4.2.7. Gestin de Compras
Respecto a la Gestin de Compras, la Administracin de Obra se encarga de:
- Gestionar Compras Locales: en coordinacin con el Jefe de Obra o Gerente de
Proyecto, la administracin de obra se encarga de realizar compras locales.
Esto segn lo descrito en el procedimiento Cosapi Procedimiento para la
compra de Materiales y Servicios Crticos.
- Seguimiento de Materiales y Servicios Crticos atendidos a travs del rea de
Procura Sede Central: dada la importancia de los materiales y servicios crticos
para el proyecto, la administracin realiza el seguimiento al suministro de los
materiales y servicios crticos. Adems, coordina entre otros: los adelantos,
cartas fianzas y seguros necesarios para su suministro al proyecto.
7.4.2.8. Tesorera
La tesorera gestiona los flujos de dinero en el proyecto (ingresos y egresos); la
administracin de obra es responsable de controlar estos flujos de tal forma que
advierta con anticipacin al Gerente del Proyecto o Jefe de Obra de un posible
desbalance econmico del proyecto. Para este fin, la Administracin de Obra se
encarga entre otras actividades de:
- Coordinar con el rea de Control de Proyectos y el Gerente del Proyecto el
Pedido de Fondos semanal.
- Coordinar el Pago a Proveedores y Subcontratistas.
- Manejar la caja chica.
- Coordinar el pago de sueldos y jornales.
- Coordinar con el rea de Control de Proyectos la Elaboracin de Flujo de Caja.
7.4.2.9. Relaciones Pblicas
La Administracin de Obra representa a Cosapi en la zona del proyecto y es el
medio de comunicacin formal entre la empresa y:
- Proveedores, Subcontratistas, etc.
- Sindicatos
- Autoridades Locales y Comunidades (siempre y cuando as lo permita el
contrato de obra)
- Ministerio de Trabajo y Polica Nacional



7.4.2.10. Procesos Administrativos de Equipos y Transportes
Este proceso busca normar las actividades relacionadas al alquiler de equipos y
vehculos en los proyectos, luego de haber determinado que el Almacn Central de
Cosapi no los tiene en stock, el uso adecuado de vehculos menores (camionetas,
furgonetas, entre otros), as como la baja de activos fijos en proyectos por razones
de venta, donacin, siniestro o robo y obsolescencia del activo fijo.
Para la ejecucin de este proceso, el administrador podr respaldarse entre otros
documentos en:
- Procedimiento administrativo para alquiler de equipos y vehculos para obras /
proyectos
- Procedimiento para el uso de camionetas, vehculos y similares
- Procedimiento para la baja de activos
7.4.2.11. Procesos Administrativos de Subcontratos de Obra
El objetivo de este proceso es establecer controles administrativos en los
Subcontratos de obra, con la finalidad de asegurarnos que los subcontratistas
cumplan las obligaciones laborales, aportes y contribuciones sociales conforme a
ley y seguros del personal a su cargo. Para la ejecucin de este proceso, el
administrador podr respaldarse en el Procedimiento para Control de Subcontratos
de Obra /Proyecto.
7.4.2.12. Cierre Administrativo
El cierre administrativo comprende la liquidacin y/o desmovilizacin de los
recursos humanos, financieros, materiales equipos y servicios que la empresa ha
empleado en la zona para la ejecucin del proyecto. Entre las principales
actividades del cierre administrativo tenemos las siguientes:
- Liquidar a todo el personal obrero y empleado de la obra (con libre adeudo).
- Informar a Recursos Humanos el trmino de labores del personal empleado.
- De haber demandas laborales, emitir informe explicando la situacin y enviarlo
al Jefe de Relaciones Laborales con copia al rea Legal de Sede Central.
- Informar a los proveedores el trmino de la obra.
- Coordinar con el rea de Tesorera cualquier pago pendiente a proveedores y
subcontratistas y obtener sus libres adeudos.
- Participa en el cierre administrativo de Subcontratos, en coordinacin con las
reas de Oficina Tcnica y Administracin de Contratos.
- Solicitar con anticipacin la revisin de las cuentas contables de:
o Adelantos al personal, prstamos, fondos de garanta, adelantos de
viaje, adelantos a proveedores y subcontratistas, etc.



- Cierre de caja chica del proyecto.
- Cierre del Almacn del Proyecto y obtencin del Libre Adeudo del Almacn
Central de Villa El Salvador.
- Desmovilizacin de campamentos, equipos y vehculos.
Para la ejecucin de este proceso, el Administrador de Obra se respaldar en el
Procedimiento para el Cierre Administrativo de una Obra / Proyecto.
7.5. Produccin
7.5.1. Objetivo
El objetivo del rea de Produccin es la ejecucin de las actividades constructivas dentro
los plazos, costos y calidad previstos en el contrato, en cumplimiento de los estndares de
seguridad, salud ocupacional y medio ambiente exigidos por el Cliente, Cosapi y las leyes
vigentes.
Para alcanzar este objetivo, el rea de produccin planifica, dirige y supervisa la
construccin del proyecto, y el resto de reas le brindan soporte a travs de la gestin de
recursos, coordinaciones, sugerencias de acciones preventivas y correctivas, informacin
oportuna, y labores administrativas para facilitar la ejecucin del proyecto.
7.5.2. Flujograma de Produccin

principales alcances del proyecto, as como obtener un conocimiento adecuado de
las clusulas y documentos del contrato. Para este fin, el rea de Produccin
cuenta con la Gua para la Revisin del Contrato Principal (Manual de
Administracin del Contrato Principal / Anexo 33).



7.5.2.2. Direccin de la Elaboracin del Plan de Ejecucin de la Construccin
El Plan de Ejecucin de la Construccin corresponde a la planificacin inicial de la
construccin del proyecto, y sus componentes principales son: WBS, Cronograma
General y Organigrama del Equipo de Construccin. El Jefe del rea de Produccin
lidera su elaboracin y posee poder de decisin sobre l, mientras que el resto del
Equipo de Direccin del Proyecto (EDP) participa en su elaboracin.
El Plan describe el alcance del proyecto, las reas/frentes de trabajo, organizacin
de campo y responsabilidades, principales tcnicas constructivas, orden,
prioridades y metas en la ejecucin, y los recursos que se requerirn.
A pesar que este plan se elabora antes del inicio de la construccin, se actualizar
continuamente durante la ejecucin del proyecto. Se cuenta con las siguientes
herramientas para su elaboracin:
- Gua para la elaboracin de Planes de Ejecucin de la Construccin
- Procedimiento para la elaboracin del WBS
- Procedimiento para la elaboracin del Cronograma General
- Procedimiento para elaboracin del Programa de Uso y Adquisicin de
recursos
7.5.2.3. Definicin y Validacin de Recursos, Responsables y Medios para la Toma de
Datos
Todas las reas del proyecto requieren de datos para elaborar reportes y analizar el
desempeo del proyecto. Es as que el Equipo de Direccin del Proyecto define los
recursos, responsables y medios para la toma estos datos.
Para los datos que se obtiene directamente de campo, el rea de Produccin en
coordinacin con el resto de reas valida y define para cada rea/frente de trabajo
el tipo de datos, forma de recoleccin, registro y transmisin, responsables y sus
relevos, frecuencia de entrega, entre otros puntos. Se cuenta con un Plan estndar
para la toma de datos en campo como referencia para su elaboracin.
7.5.2.4. Elaboracin de Planes, Procedimientos e Instructivos de Construccin
Este proceso tiene por finalidad generar los procedimientos de construccin que
servirn para la ejecucin de los trabajos en el proyecto con seguridad, calidad,
productividad y respeto al medio ambiente. El Jefe del rea Produccin y su equipo
elaboran los procedimientos definiendo y/o validando las tcnicas constructivas en
base a su experiencia y de la organizacin, considerando requerimientos de los
estndares de aplicacin al proyecto en coordinacin con las reas de Calidad y
SSOMA.



El rea de Calidad coordina la elaboracin de los procedimientos con el rea de
Produccin, y a su vez la elaboracin del anlisis de riesgos con el rea de
SSOMA, para finalmente codificar el documento y enviarlo a travs del control
documentario. El procedimiento debe ser aprobado por el Gerente de Proyecto y/o
Jefe de Obra antes de su envo al cliente.
Adicionalmente, el rea de Produccin elaborar los Procedimientos de los
Procesos Constructivos Crticos del Proyecto, los cuales registran con mayor
detalle el proceso constructivo y condiciones de su ejecucin en el proyecto.
Este proceso se realiza continuamente durante la ejecucin del proyecto, toda vez
que se planifique iniciar la ejecucin de una nueva actividad. El Jefe del rea
Produccin y su equipo cuentan como referencia para su elaboracin con los
siguientes documentos: Procedimiento para la Elaboracin de Documentos del
Sistema de Gestin de la Calidad, Plantillas estndares de Planes, Procedimientos
e Instructivos de Trabajo, Plantilla de Procedimiento de Procesos de Construccin
Crticos y un compendio de procedimientos de proyectos anteriores (Intranet
Cosapi, Informacin de Calidad).
7.5.2.5. Direccin de la Elaboracin e Integracin de Planes Intermedios y Semanales
El rea de produccin dirige la elaboracin de los Planes Intermedios y Semanales
de todas las reas/frentes de trabajo en coordinacin con el rea de Planeamiento
Los planes intermedios se obtienen a travs de la expansin del cronograma
general en un mayor nivel de detalle para una ventana de tiempo de 3 a 6
semanas, y son usados como un checklist para comprobar que cada actividad
planificada cuente con recursos, informacin y todo lo necesario para cuando sea
requerido en campo; las tareas pendientes son asignadas en forma coordinada y
anticipada a las reas del proyecto para su atencin.
El Plan de Trabajo Semanal posee un mayor nivel de detalle y es usado para
asignar el trabajo a las cuadrillas en terreno. Corresponde a un listado de
actividades libres de restricciones para su ejecucin que los ejecutores se han
comprometido a realizar en una semana.
Para la elaboracin de los Planes Intermedios y Semanales se cuenta como
referencia con los siguientes documentos:
- Procedimiento para la Implementacin del Sistema del ltimo Planificador
- Procedimiento para la elaboracin de Planes Intermedios y Semanales



7.5.2.6. Direccin y Supervisin de Actividades Constructivas
El rea de Produccin dirige las actividades constructivas comunicando la
planificacin de la construccin al personal de campo (supervisores, jefes de grupo,
topgrafos, tareadores, obreros, etc.) y dando directivas claras para su
cumplimiento.
As mismo, supervisa la ejecucin de las actividades constructivas usando como
referencia los Planes Intermedios y Semanales, procedimientos de construccin,
as como los distintos reportes de las reas del proyecto para plantear acciones
preventivas y correctivas con la finalidad de alcanzar los objetivos del proyecto.
7.5.2.7. Direccin y Supervisin de la Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente
El rea de Produccin es responsable de cumplir con los estndares de calidad,
seguridad, salud ocupacional y medio ambiente durante la ejecucin de la
construccin. El Jefe del rea de Produccin dirige el proceso dando directivas al
personal de campo para su cumplimiento, e impulsando programas de capacitacin
y sensibilizacin en temas de calidad, seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente en coordinacin con las reas de Calidad y SSOMA.
El rea de Produccin supervisa este proceso usando los procedimientos
constructivos, reportes de Calidad y SSOMA para definir las acciones preventivas y
correctivas necesarias en campo.
El rea de produccin analiza el desempeo de las actividades constructivas
mediante los diferentes reportes de las reas del proyecto; los que incluirn
comentarios y sugerencias para implementar acciones preventivas y correctivas
con la finalidad de alcanzar los objetivos del proyecto.
Entre las actividades de anlisis de desempeo que realiza el rea de produccin
tenemos:
- Verificacin de uso de horas mnimas de equipos de terceros y propios
- Anlisis de causas de no cumplimiento
- Seguimiento a las estadsticas de seguridad y calidad (no conformidades)
- Seguimiento a los indicadores de costos, planeamiento y productividad, etc.



El rea de Produccin participa del cierre del proyecto a travs de dos actividades
principales: el levantamiento de observaciones y la direccin de la desmovilizacin
de recursos de obra.
Una vez se ha definido el Punch List del proyecto, el rea de produccin es
responsable del levantamiento de observaciones para la entrega final de la obra al
cliente. El rea de Calidad coordina el levantamiento de observaciones con el rea
de Produccin y el cliente. Para la elaboracin del Punch List se cuenta con
formatos estndar.
Adems, el rea de Produccin es responsable de dirigir la desmovilizacin de
recursos de obra:
- La desmovilizacin de equipos, se coordina con el rea de equipos y el
almacn de obra.
- La desmovilizacin de materiales remanentes, se coordina con el almacn de
obra.
- La desmovilizacin de personal se coordinar con la Administracin del
proyecto.
Para la ejecucin de este Proceso, el rea de Equipos cuenta con el
Procedimiento Gua para la Planificacin del Cierre del Proyecto y el Formato
de Punch List.
7.6. Oficina Tcnica
7.6.1. Objetivo
El rea de Oficina Tcnica tiene como objetivo asegurar que el proyecto se ejecute de
acuerdo al Expediente Tcnico y normas tcnicas vigentes, considerando las buenas
prcticas, por medio de la compatibilizacin y conciliacin de la informacin tcnica,
coordinacin de la topografa, la administracin de la informacin en el proyecto y la
asistencia tcnica al rea de Produccin.
Adems, la Oficina Tcnica brinda soporte a la ejecucin del proyecto en otros temas que
incluyen la solicitud de materiales permanentes, elaboracin de planos para construccin
y/o fabricacin, elaboracin de expedientes de presupuestos adicionales, metrados y
valorizaciones de obra.
7.6.2. Flujograma de Oficina Tcnica



La revisin de la documentacin contractual tiene como finalidad conocer el
alcance del proyecto; as como, obtener un conocimiento adecuado de las
clusulas y documentos del contrato. Para este fin, el personal de Oficina Tcnica
podr usar la Gua para la Revisin del Contrato Principal (MACP / Anexo 33).
7.6.2.2. Adaptacin del Manual de Oficina Tcnica
Corresponde a la adaptacin del Manual de Oficina Tcnica Estndar de Cosapi a
las condiciones reales y alcances del proyecto.
La adaptacin del manual consiste en seleccionar y personalizar los planes,
procedimientos, instructivos, formatos, normas y aplicativos tecnolgicos que sern
empleados en el proyecto por el personal de oficina tcnica y los otros miembros
del equipo del proyecto. Para la ejecucin de este Proceso se cuenta con el
Manual de Oficina Tcnica Estndar.
7.6.2.3. Revisin del Expediente Tcnico
Este proceso tiene por finalidad identificar los requisitos tcnicos, responsabilidades
y obligaciones de Cosapi en el proyecto, as como definir el marco contractual y el
orden de prelacin de documentos.
Para cumplir con este proceso, oficina tcnica usar como principal herramienta el
Expediente Tcnico. En caso de no tenerlo, el documento deber ser solicitado al
rea de Presupuestos de Sede Central.
Para la revisin del expediente tcnico se podr utilizar entre otros documentos el
Procedimiento para la revisin del Expediente Tcnico posterior a la firma del
Contrato y el Checklist para la revisin del Expediente Tcnico.
7.6.2.4. Actualizacin del Presupuesto Venta
La actualizacin del presupuesto venta corresponde a un proceso interno de
Cosapi que consiste en verificar si el monto de la venta con el cual el proyecto fue
adjudicado, ser alcanzado durante la ejecucin del mismo de acuerdo a las
condiciones reales de ejecucin del proyecto. Para este fin, la Oficina Tcnica se
encarga de:
- Cuantificar los metrados reales
- Compatibilizar el anlisis de precio unitario de cada partida con su respectivo
alcance



- Identificar, analizar y cuantificar los trabajos necesarios no contemplados en el
expediente tcnico y presupuesto
- Verificar que el presupuesto est de acuerdo a las condiciones del contrato
Para cumplir con el proceso de la actualizacin de la venta, la oficina tcnica podr
respaldarse en el Instructivo para elaborar los metrados en un Proyecto y en el
Instructivo para elaborar valorizaciones en un Proyecto.
En proyectos donde la ingeniera no se encuentre completamente desarrollada al
inicio del proyecto, este proceso se desarrollar segn el desarrollo de la ingeniera
y los expedientes correspondientes.
A pesar que este proceso requiere ser ejecutado principalmente al inicio del
proyecto, la actualizacin del Presupuesto Venta podr ser realizada tambin
7.6.2.5. Topografa
Comprende todas las actividades realizadas por la Oficina Tcnica para coordinar
los trabajos de topografa en el proyecto, los cuales incluyen: realizar
levantamientos topogrficos, establecer benchmarks (BMs), controlar niveles,
replantear, etc. Dependiendo de la magnitud y complejidad del proyecto, la oficina
tcnica podra contar con un jefe de topografa y asistentes para que entre otras
actividades se encarguen de:
- Planificar y coordinar los trabajos de topografa
- Distribuir las cuadrillas de topografa en campo
- Descargar y procesar datos topogrficos
- Elaborar planos topogrficos, etc.
En caso la oficina tcnica no cuente con un jefe de topografa; el jefe de la oficina
tcnica asume la responsabilidad de coordinar todas las labores de topografa de
oficina y campo respaldado por sus asistentes, topgrafos, auxiliares y ayudantes
de topografa.
Para la ejecucin de este proceso, se cuenta como referencia con el Procedimiento
Para la Gestin de Topografa.
Adicionalmente, se cuenta con procedimientos especficos para la ejecucin de
labores de topografa dentro de la base de datos de procesos constructivos
administrados por el rea de Gestin de Calidad de Sede Central.



7.6.2.6. Compatibilizacin de la Informacin del Expediente Tcnico con otros
Documentos Contractuales
La compatibilizacin tiene por finalidad comparar en forma detallada la informacin
contenida en el Expediente Tcnico con los dems documentos contractuales, los
cuales incluyen: excepciones, consideraciones de la oferta, ronda de consultas,
trminos de referencia, adendas al contrato, entre otros; considerando los aspectos
tcnicos, constructivos, legales y sociales del proyecto. Adems, los documentos
de las distintas especialidades tambin sern compatibilizados.
Para la compatibilizacin de la informacin se podr emplear como referencia el
Procedimiento para la revisin del Expediente Tcnico posterior a la firma del
Contrato y el Checklist para la revisin del Expediente Tcnico.
7.6.2.7. Control Documentario
El control documentario tiene por finalidad administrar la documentacin e
informacin del proyecto mediante una metodologa de registro y almacenamiento
de los documentos emitidos y recibidos durante la ejecucin del proyecto. Para
realizar un adecuado control documentario se podrn emplear los siguientes
documentos y herramientas:
- Procedimiento para Codificacin de Documentos y Registros
- Procedimiento para Archivar Documentos en los proyectos
- Acta de Reunin del EDP
- Acta de Reunin del Proyecto
- Tecnologa de la Informacin (Oracle Primavera Contract Management)
7.6.2.8. Conciliacin de la Informacin del Expediente Tcnico y Documentacin
Contractual
Una vez finalizada la compatibilizacin de la informacin tcnica en las diversas
especialidades, todo aquello que no ha sido resuelto deber ser conciliado con el
Cliente o su representante de conformidad con el procedimiento establecido en el
Contrato. Complementariamente, la oficina tcnica realizar la evaluacin de los
posibles impactos que puedan producirse en el alcance considerando los diversos
escenarios antes y despus de la conciliacin, y coordinar con las reas de
Control de Proyectos (Costos, Planeamiento y Productividad) para calcular los
impactos en costo y tiempo en el proyecto.
7.6.2.9. Estudio del Expediente Tcnico para Optimizar Procesos
La finalidad de este proceso es identificar oportunidades para optimizar los
procesos de construccin del proyecto con el objetivo de obtener un menor costo y



plazo de ejecucin. Para este fin, se emplear el conocimiento y experiencia en
construccin del equipo de direccin del proyecto en planificacin, diseo,
adquisiciones y en el manejo de las operaciones en construccin. La oficina
Tcnica liderar este esfuerzo en el proyecto.
Para la optimizacin de Procesos Constructivos, se puede usar como referencia la
Base de datos de Lecciones Aprendidas de Cosapi y el Juicio Experto del personal
de Obra.
7.6.2.10. Solicitud de Materiales
Consiste en realizar la lista de materiales permanentes y/o servicios requeridos
por el proyecto, para ser solicitados por un integrante de la Oficina Tcnica del
proyecto a la Gerencia de Procura en Sede Central, indicando las cantidades,
caractersticas y especificaciones de los mismos; as como, el cronograma de
entrega.
Para la solicitud de los materiales se podr emplear los siguientes documentos:
- Procedimiento para el Ingreso y Seguimiento de rdenes de Suministro
- Manual de Ingreso de OS al sistema Oracle
- Procedimiento para la compra de materiales y servicios crticos
7.6.2.11. Elaboracin de Planos para Construccin y/o Fabricacin
Consiste en elaborar clculos, planos y esquemas detallados complementarios
para la construccin y/o fabricacin de elementos, empleando la informacin
bsica del proyecto.
Para la elaboracin de los planos para construccin y/o fabricacin se podrn
emplear los siguientes documentos de referencia:
- Procedimientos para el desarrollo de la Ingeniera de Campo de un Proyecto
- Instructivo para Elaborar Planos para Construccin
- Instructivo para el desarrollo del despiece del acero de refuerzo
- Instructivo para el desarrollo del sistema de andamios y encofrados
- Instructivo para el desarrollo del esquema de juntas en obras de concreto
- Instructivo para la elaboracin de esquemas para la instalacin de insertos y
embebidos en obras de concreto
- Instructivo para el desarrollo de perfiles longitudinales y secciones
transversales para obras lineales



7.6.2.12. Elaboracin de Expedientes de Presupuestos Adicionales
Este proceso tiene por finalidad elaborar los expedientes de Presupuestos
Adicionales del proyecto para sustentar ante el cliente o su representante el
mayor costo y/o tiempo originado por la ejecucin de trabajos adicionales y/o
mayores metrados no considerados en las bases de licitacin o en el contrato
respectivo, y que son indispensables para alcanzar el objetivo del proyecto y la
finalidad del contrato.
Para la elaboracin de los expedientes de presupuestos adicionales se podr
utilizar como referencia el Procedimiento para la Elaboracin de Expedientes
Adicionales. Adicionalmente, el rea de Oficina Tcnica puede emplear los
siguientes documentos como referencia:
- Instructivo para elaborar los metrados en un Proyecto
- Instructivo para elaborar valorizaciones en un Proyecto
- Procedimiento para la revisin del Expediente Tcnico posterior a la firma del
Contrato
- Check List para la revisin del Expediente Tcnico
7.6.2.13. Metrados y Valorizaciones
Este proceso tiene por finalidad elaborar los metrados y las valorizaciones del
proyecto, que sern usadas para solicitar al cliente la compensacin econmica
por la ejecucin de los servicios de construccin prestados.
Los metrados son la cuantificacin por cada partida de la cantidad de obra
ejecutada o por ejecutar. La valorizacin es el documento donde se muestra la
cuantificacin monetaria de los trabajos ejecutados en un periodo especfico de
tiempo.
Para la elaboracin de los metrados y valorizaciones se podr utilizar los
siguientes documentos:
- Instructivo para elaborar los metrados en un Proyecto
- Instructivo para elaborar valorizaciones en un Proyecto
Dentro del Cierre del Proyecto, la Oficina Tcnica liderar el proceso de
Liquidacin de Obra, el cual tiene como finalidad determinar y sustentar la venta
total del proyecto ejecutado. Mediante este proceso se efecta un ajuste formal y
final del monto de la venta, teniendo en consideracin intereses, reajustes,
deducciones, gastos generales y/o reclamo segn corresponda. Para su



ejecucin, se cuenta con la Gua para la Liquidacin de un Proyecto como
referencia.
As mismo, el rea de Oficina Tcnica proceder con el archivo de todos los
documentos producidos por el proyecto (fsicos y electrnicos) para transmitirlos a
la Sede Central al cierre del proyecto. Se cuenta como referencia con el
Procedimiento para Archivar Documentos y Registros en Proyectos.
7.7. Calidad
7.7.1. Objetivo
Liderar el cumplimiento de los requisitos de calidad del Cliente y de Cosapi mediante la
implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad (SGC) que comprende los procesos
de Planificacin, Aseguramiento, Control y Mejora de la Calidad; contenidos en el Plan de
Gestin de Calidad del Proyecto.
7.7.2. Flujograma de Calidad

las clusulas y documentos del contrato. Para este fin, el Jefe de Calidad podr
usar la Gua para la Revisin del Contrato Principal (MACP / Anexo 33).
7.7.2.2. Adaptacin del Programa de Implementacin de Calidad
Corresponde a la adaptacin del Programa de Implementacin del Sistema de
Calidad de Cosapi; la cual considera la duracin y el alcance del proyecto.
El programa de implementacin adaptado define las actividades y plazos mnimos
en los que el Sistema de Calidad ser implementado; para esta actividad el Jefe de
Calidad cuenta con un Programa de Implementacin Estndar y el soporte del rea
de Calidad de Sede Central.
7.7.2.3. Emisin del Plan de Calidad del Proyecto
El plan de calidad describe los planes, procedimientos y herramientas que Cosapi
utilizar para cumplir con los requisitos del cliente basados en la norma ISO
9001:2008. Para la elaboracin del Plan de Calidad del Proyecto, el Jefe de Calidad
podr utilizar el Plan de Calidad de la Oferta.

7.7.2. FLUJOGRAMA DE CALIDAD
1. REVISIN DE LA
DOCUMENTACIN
CONTRACTUAL DEL
PROYECTO
INICIO
FIN
3. EMISIN DEL PLAN DE
CALIDAD DEL
PROYECTO
4. ELABORACIN DEL
PLAN DE PUNTOS DE
INSPECCIN
14. DOSSIER DE CALIDAD
9. CONTROL DE CALIDAD: MATERIALES Y PRODUCTO
** PLAN DE PUNTOS DE INSPECCIN
** MATRIZ DE CALIDAD
- ACCIONESPREVENTIVAS Y
CORRECTIVAS
** EVAL. SATISFACCIN DEL CLIENTE
11. ELABORACIN DE REPORTES
** REPORTES AL CLIENTE, PROYECTO Y
SEDE CENTRAL
* PLANTILLA PLAN CALIDAD
- PLAN DE CALIDAD OFERTA
* PLANTILLAS PLAN DE
PUNTOS DE INSPECCIN
- EXPEDIENTE TCNICO
* PLANTILLA MATRIZ DE
CALIDAD
- EXPEDIENTE TCNICO
- BASE DE DATOS CALIDAD
ACTUALIZADA
* PLANTILLA DEL INFORME
** REPORTES DE CALIDAD
* PRD. ACCIONES PREVENT. Y
CORRECTIVAS
* FTO. EVAL. SATISFACCIN
DEL CLIENTE
* INDICE ESTNDAR PARA
DOSSIERDE CALIDAD
* PRESENTACIN DOSSIER
DE CALIDAD
- PLANTILLAS PLANES,
PROC., INST. DE TRABAJO
* PRD. TRATAMIENTO PROD.
NO CONFORME
* PRD. PLANIF. Y EJECUCIN
DE AUDITORAS INTERNAS
* PRD. ELAB DOCS DEL SGC
* PLANTILLA DE PROC.
PROCESOS CONST. CRTICOS
10. CONSOLIDACIN DE DATOS
* PLANTILLAS ESTNDAR
PARA CONSOLID. DE DATOS
- BASE DE DATOS CALIDAD
ACTUALIZADA
** PLANES, PROCEDIMIENTOS E
INSTRUCTIVOS
** LOG DE NO CONFORMIDADES
** PROGRAMA DE AUDITORAS INTERNAS
7. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD: COORDINACIN DE LA ELABORACIN DE PLANES,
PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS DE TRABAJO Y SU DIVULGACIN
** REGISTROS DE INSP. Y ENSAYO
** REGISTRO TRAT. PROD. NO
CONFORME
* PRD. Y PLANTILLAS INSP. Y
ENSAYO
** PLANES, PRD E
INSTRUCTIVOS DE CONT.
- ESPEC. TCNICAS
- NORMAS TCNICAS
** PLAN PTS INSPECCIN
*** PRD. TRATAMIENTO
PROD. NO CONFORME
13. PUNCH LIST
* FORMATO DEL PUNCH LIST ** PUNCH LIST SUPERADO
2. ADAPTACIN DEL
PROGRAMA DE
IMPLEMENTACIN DE
CALIDAD
** PROGRAMA DE IMPLEMENTACIN DE
CALIDAD (ADAPTADO)
* PROC. IMPLEMENTACIN
DEL SISTEMA DE GESTIN DE
CALIDAD (SGC)
* PLANTILLA DEL PROG.
IMPLEMENTACIN DE
CALIDAD
*** GUA PARA LA REVISIN
(MACP/ Anexo 33)
** PLAN DE CALIDAD
** DOSSIER DE CALIDAD DE PROYECTO
8. PARTICIPACIN EN LA DEFINICIN DE RECURSOS, RESPONSABLES Y MEDIOS PARA LA
TOMA DE DATOS
** PLAN PARA LA TOMA DE DATOS
*** PLAN ESTNDAR PARA
LA TOMA DE DATOS EN
CAMPO
6. IMPLEMENTACIN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE CALIDAD
* PLAN DE MANTENIMIENTO Y
MEJORA DEL SGC
** PROGRAMA DE
IMPLEMENTACIN DE
CALIDAD (ADAPTADO)
** DOC., HERRAMIENTAS, REQUISITOS DE
CALIDAD IMPLEMENTADOS
Notas:
5. ELABORACIN DE LA
MATRIZ DE CALIDAD



El Jefe de Calidad adaptar el plan de calidad de la oferta a las condiciones del
proyecto en ejecucin empleando la Plantilla del Plan de Calidad y generar entre
otros los siguientes documentos:
- Plan de Firmas Autorizadas
- Lista Maestra de Documentos de Origen Interno
- Lista de Documentos de Origen Externo
- Plan de Calibracin de Equipos de Inspeccin Medicin y Ensayo
- Encuestas de Satisfaccin al Cliente
- Plan de Auditora Internas (Emitido desde Sede Central), etc.
7.7.2.4. Elaboracin del Plan de Puntos de Inspeccin
El Plan de Puntos de Inspeccin PPI (tambin denominado Plan de Puntos de
Control o Plan de Inspeccin y Ensayo) describe las actividades que Cosapi
realizar para asegurar que la obra cumpla con los requisitos exigidos por el cliente
referido a la construccin.
El PPI cubre todas las actividades asociadas a la construccin e identifica las
caractersticas que sern inspeccionadas y ensayadas; as como, procedimientos,
los criterios de aceptacin, normas, y frecuencia de ensayos aplicables a las
mismas. El Jefe de Calidad adaptar el plan de puntos de inspeccin a su proyecto
tomando en cuenta los Formatos de Plan de Puntos de Inspeccin.
7.7.2.5. Elaboracin de la Matriz de Calidad
La Matriz de Calidad es una tabla de doble entrada que se elabora a partir de la
identificacin de los entregables de la obra y todos los protocolos asociados a cada
entregable.
Por medio de esta matriz se estima desde el inicio del proyecto la cantidad de
protocolos a ser generados durante la ejecucin del mismo, permitiendo planificar
mejor el uso de los recursos del rea de calidad, el seguimiento de su generacin y
la conformidad del cliente de cada protocolo del proyecto. Para su elaboracin se
cuenta con la Plantillas de la Matriz de Calidad por tipo de proyecto.
7.7.2.6. Implementacin y Mantenimiento del Sistema de Calidad
Corresponde a la ejecucin de todas las actividades por medio de las cuales se da
cumplimiento al programa de Implementacin de Calidad, entre las cuales tenemos:
- Difusin de Polticas y Objetivos de Calidad
- Difusin de los Objetivos del Proyecto
- Programa de Capacitacin



- Tratamiento de producto No Conforme, etc.
El mantenimiento del Sistema de Calidad implementado se inicia tan pronto se
haya alcanzado un 90% de la implementacin medido a travs de una Curva S de
seguimiento.
Tanto la implementacin como el mantenimiento del Sistema de Calidad son
soportados por la jefatura de Gestin de Calidad de Sede Central, la cual brinda
capacitaciones y auditoras en obra. Para la ejecucin de este proceso se cuenta
como referencia con el Plan de Mantenimiento y Mejora del SGC.
7.7.2.7. Aseguramiento de la Calidad: Coordinacin de la Elaboracin de Planes,
Procedimientos, Instrucciones de Trabajo y su Divulgacin
El Jefe de Calidad es responsable de coordinar la elaboracin de los
procedimientos de construccin necesarios para la ejecucin del proyecto y de su
divulgacin. El rea de Calidad actuar como rea integradora para que en los
procedimientos de construccin describan los siguientes aspectos:
- Plan de Ejecucin: descripcin de los pasos a seguir y los recursos necesarios
para la ejecucin de las actividades constructivas (a cargo del rea de
produccin).
- Anlisis de Riesgos: identificacin de peligros, riesgos, y medidas de control
asociadas a la ejecucin de los trabajos (a cargo del rea de Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente).
Para su elaboracin se cuenta como referencia con los siguientes documentos:
- Procedimiento para elaborar documentos del SGC
- Plantilla de Procedimientos de Procesos Constructivos Crticos
Adicionalmente, el rea de Calidad es responsable de realizar auditoras internas
en el proyecto para verificar el cumplimiento de los requisitos del SGC. Toda vez
que se identifique un incumplimiento de un requisito, se registrar una No
Conformidad. Para su desarrollo se dispone de los siguientes documentos:
- Procedimiento para la Planificacin y Ejecucin de Auditoras Internas
- Procedimiento para el Tratamiento del Producto No conforme
7.7.2.8. Participacin en la Definicin de Recursos, Responsables y Medios para la
Toma de Datos



El rea de Calidad requiere de datos del proyecto para elaborar reportes y analizar
el desempeo del proyecto. Es as que en coordinacin con el equipo de direccin
del proyecto define los recursos, responsables y medios para la toma estos datos.
El siguiente cuadro debe servir como gua para que el Jefe de Calidad coordine
permanentemente con el Equipo de Direccin del Proyecto (EDP) los datos que
requiere del mismo y as pueda contar con informacin que le permita
posteriormente analizar el desempeo del proyecto.
Informes,
Reportes,
Registros
Datos o
Informacin
Requerida
Medios Responsables Frecuencia
No
Conformidades
Registro de
incumplimiento
de requisitos del
cliente
Registro de No
Conformidades
Personal
Empleado y
Obrero
Semanal
Protocolos
Cumplimiento de
requisitos del
cliente
Protocolos
Jefes de Grupo /
Ingenieros de
Calidad y
Produccin
Por actividad
inspeccionad
a
Plan de
Calibracin
Certificado de
calibracin
Orden de
Suministro
Responsable de
Ingreso de OS
Por equipo
Plan de Firmas
Definicin de
responsabilidade
s para revisar y
aprobar
documentos
Reuniones
Gerente de
Proyecto / Jefe
de Obra
A definir en
el proyecto
Matriz de
Accesos al
Servidor
Definicin de
carpetas y
permisos al
servidor
Reuniones
Equipo de
Direccin del
Proyecto
A definir en
el proyecto
Encuesta de
Satisfaccin del
Cliente
Formato Cosapi
para Encuesta
Comunicacin al
cliente
Jefe de Calidad
/ Gerente de
Proyecto
A definir en
el proyecto
coordinacin con el Equipo de Direccin del Proyecto definir en cada rea/frente
de trabajo el tipo de datos, forma de recoleccin, registro y transmisin,
responsables y sus relevos, frecuencia de entrega, entre otros puntos. Se cuenta
con un Plan estndar para la toma de datos en campo como referencia para su
elaboracin.
7.7.2.9. Control de Calidad: Materiales y Producto
Comprende todas las actividades que se llevan a cabo para verificar que la obra
cumpla con los requisitos previstos por el cliente. Para este fin, se emplea el plan



de puntos de inspeccin; documento que especifica los controles de calidad de los
materiales y el producto.
El control de los materiales se realiza antes de cada tarea o sub proceso de
construccin, para lo cual se:
- Verifican las condiciones de recepcin y almacenamiento
- Verifican los certificados de calidad de los materiales
- Realizan ensayo de materiales
El control de calidad del producto se realiza durante y al finalizar cada tarea o sub
proceso de construccin, para lo cual se:
- Elaboran protocolos de construccin
- Verifican las calibraciones de los equipos IME
Para la elaboracin de este proceso se cuenta con Plantillas para Inspecciones y
Ensayo y el Procedimiento para el Tratamiento del Producto No Conforme.
7.7.2.10. Consolidacin de Datos
Habindose definido todos los datos necesarios para la elaboracin de registros,
reportes e informes, as como los medios y responsables para su recoleccin; es
responsabilidad del Jefe de Calidad la consolidacin de los mismos.
Entre los diversos datos a consolidarse tenemos:
- Resultados de Ensayos de Pruebas de Laboratorio
- Protocolos
- No Conformidades
- Certificados de Calibracin
- Certificados de Calidad de Materiales, etc.
El Jefe de Calidad es responsable tambin de la custodia de todos los registros
fsicos reportados al rea con la finalidad de posteriormente preparar el Dossier de
Calidad del Proyecto.
Para la ejecucin de este proceso, se cuenta como referencia con Plantillas
Estndar para la Consolidacin de Datos.
Los reportes de calidad son aprobados por el Jefe de Calidad y stos son
enviados a:



- El cliente / Supervisin: segn lo previsto en el contrato de obra o acuerdos
establecidos con el cliente durante la ejecucin del proyecto.
- Sede Central: reportado al Jefe de Gestin de Calidad.
- Gerente de Proyecto: de acuerdo a lo definido por el Gerente del Proyecto.
Entre algunos de los reportes elaborados por el rea de calidad tenemos:
- Estadsticas de No Conformidades
- Informe Mensual de Calidad
- Reporte de Implementacin del Sistema de Gestin de Calidad
- Tablero de Comando de Calidad, etc.
7.7.2.12. Anlisis de Desempeo del Proyecto
El Jefe de Calidad es responsable de analizar el desempeo del proyecto, para lo
cual tomar en cuenta:
- El nivel de Implementacin del Sistema de Gestin de Calidad
- Los reportes del rea (Ejemplo: Registro de Tratamiento Prod. No Conforme)
- El seguimiento que realiza a las actividades constructivas.
El resultado del anlisis de desempeo que realiza el Jefe de Calidad, motivar la
toma de acciones correctivas y preventivas que mejoren el desempeo del
proyecto.
Un punto importante dentro de este proceso es la Evaluacin de la Satisfaccin
del Cliente, la cual se realizar en dos oportunidades: Una a la mitad y la otra al
cierre del Proyecto. Las fechas exactas se deben especificar en el Plan de
Calidad. Para su realizacin se cuenta con el Formato de Evaluacin de
Satisfaccin del Cliente.
7.7.2.13. Punch List
El Punch List o Lista de Observaciones es un documento donde el Cliente o
Supervisin anota todas las observaciones encontradas en la entrega parcial o
total de la obra.
El rea de Calidad acta como un facilitador para el registro de las observaciones
del cliente o supervisin, mientras que el rea de Produccin es responsable de
levantar estas observaciones.
Dada la importancia del levantamiento de observaciones para la entrega parcial o
total de la obra a la supervisin o cliente; el Jefe de Calidad es responsable de
involucrar al Jefe de Oficina Tcnica, Administrador de Contratos, Jefe de Obra y



Gerente de Proyecto en las actividades necesarias para el levantamiento de
observaciones del cliente o supervisin. Se cuenta con un Formato Estndar para
el Punch List como referencia.
7.7.2.14. Dossier de Calidad
Corresponde a un expediente que se le entrega al cliente con la documentacin
que sustenta las actividades de control y aseguramiento de calidad ejecutadas en
el proyecto. El dossier de calidad contiene entre otros documentos los siguientes:
- Certificados de Calidad (materiales permanentes del entregable final)
- Certificados de calibracin
- Procedimientos y Protocolos de construccin
- Protocolos de pruebas e Informes de laboratorio
- Otros informes de calidad relevantes para el desarrollo del proyecto
- No Conformidades (Por el cliente) cerradas, con todos las evidencias de cierre
- Punch List (Superado)
- Otros
El dossier de calidad se elaborar empleando el ndice planteado por el Cliente y
en su defecto el planteado por el rea de calidad en el proyecto. Como referencia
se cuenta con un ndice Estndar del Dossier de Calidad.
7.8. Planeamiento
7.8.1. Objetivo
El rea de Planeamiento tiene como objetivo integrar, representar y controlar la
planificacin de la construccin del proyecto en directa coordinacin con el rea de
produccin, y en concordancia con los requisitos del proyecto.
El rea de Produccin dirige la planificacin de la construccin, mientras que el rea de
Planificacin le brinda soporte a travs de la elaboracin y seguimiento del Cronograma
General, Planes Intermedios y Semanales, entre otros. Adems, se encarga de generar
indicadores para el anlisis del desempeo de los plazos en el proyecto.
7.8.2. Flujograma de Planeamiento

7.8.2.1. Revisin de la Documentacin Contractual
las clusulas y documentos del contrato. Para este fin, el Ingeniero de
Planeamiento cuenta con la Gua para la Revisin del Contrato Principal (MACP /
Anexo 33).

7.8.2. FLUJOGRAMA DE PLANEAMIENTO
1. REVISIN DE LA
DOCUMENTACIN
CONTRACTUAL DEL
PROYECTO
INICIO
FIN
2. COORDINACIN PARA
LA ELABORACIN DEL
WBS
3. COORDINACIN PARA
LA ELABORACIN DEL
CRONOGRAMA GENERAL
DEL PROYECTO
4. ELABORACIN DE
PROGRAMAS DE USO Y
ADQUISICIN DE
RECURSOS
5. PARTICIPACIN EN LA DEFINICIN DE RECURSOS, RESPONSABLES Y MEDIOS PARA LA TOMA DE
DATOS
** PROG. ADQ. Y USO DE MATERIALES
- ** PROG. ADQ. Y USO DE EQUIPOS
** REPORTES AL CLIENTE, PROYECTO Y
SEDE CENTRAL.
* PRD. ELAB. WBS
6. ELABORACIN E INTEGRACIN DE PROGRAMAS INTERMEDIOSY SEMANALES ** PROGRAMASINTERMEDIOSY
SEMANALES
* PRDELAB CRONOGRAMA
* MANUAL PRIMAVERA P6
* PRD. PLN. CARRETERAS
* PRD. ELAB DIAG. TIEMPO-
CAMINO
* PRD. ELAB. PRG. ADQ. Y
USO DE RECURSOS (PAUR).
* PRD. PARA ELAB. DE
PROG INTERM. Y SEM
* PROC. PARA IMPLEM. SIST.
LTIMO PLANIFICADOR
* PRD. ELAB. CURVA S.
* FTO. RESUMEN EJECUTIVO
SEMANAL (RES)
- BASEDE DATOS
PLANEAMIENTO ACTUALIZADA
* GUA PARA EL ANLISIS DEL
DESEMPEO
** REPORTE AL CLIENTE,
PROYECTO Y SEDE CENTRAL
*** PLAN ESTNDAR PARA LA
TOMA DE DATOS EN CAMPO.
* INST. CONSOLD. DATOS. DE
PLANEAMIENTO
- BASE DE DATOS PLANEAMIENTO
ACTUALIZADA
** PLAN PARA LA TOMA DE DATOS DE
CAMPO
10. CIERRE DEL PROYECTO
* FORMATO PLANIFICACIN
SEMANAL (PAC Y CAUSAS DE
NO CUMPLIMIENTO)
* RESUMEN EJECUTIVO
SEMANAL DE CIERRE (RESC)
* SEGUIMIENTO AL PAC Y CAUSAS DE
NO CUMPLIMIENTO
** RESUMEN EJECUTIVO SEMANAL DE
CIERRE (RESC)
** WBS DEL PROYECTO
** CRONOGRAMA GENERAL DEL PROYECTO
*** GUA PARA LA REVISIN
(MACP / ANEXO 33)
CORRECTIVAS
Notas:



7.8.2.2. Coordinacin para la Elaboracin del WBS
El Ingeniero de Planeamiento coordina la elaboracin del WBS con el equipo de
direccin del proyecto, siendo el Jefe del rea de Produccin el responsable de su
elaboracin.
El WBS es una representacin grfica del alcance del proyecto, el cual es dividido
por reas o disciplinas para realizar una mejor planificacin, seguimiento y control
del proyecto. Para su elaboracin, el ingeniero de planeamiento y los involucrados
pueden respaldarse en el Procedimiento para la Elaboracin del Work Breakdown
Structure.
Para la ejecucin de este proceso se cuenta como referencia el Procedimiento para
la Elaboracin del WBS.
7.8.2.3. Coordinacin para la Elaboracin del Cronograma General del Proyecto
El ingeniero de planeamiento es el responsable de coordinar la elaboracin del
Cronograma General, en directa coordinacin con el rea de Produccin.
El cronograma general del proyecto refleja la fecha inicial y final del proyecto, sus
hitos principales y los plazos previstos para el proyecto. El cronograma general
emplea el WBS como estructura de referencia para asignar actividades, secuencias
lgicas, duraciones y recursos necesarios para la ejecucin del proyecto. Los
involucrados en su elaboracin pueden respaldarse en el Procedimiento para la
Elaboracin del Cronograma.
7.8.2.4. Elaboracin de Programas de Uso y Adquisicin de Recursos
Los Programas de Uso y Adquisicin de recursos son elaborados a partir del
cronograma general del proyecto por el ingeniero de planeamiento, en coordinacin
con el rea de Produccin. En ellos se reflejan las cantidades y fechas requeridas
de los principales recursos a emplearse en el proyecto.
Se elaborar un programa para los materiales ms incidentes en coordinacin con
la oficina tcnica, identificando las cantidades totales esperadas y fechas
requeridas para que su adquisicin pueda ser gestionada oportunamente por el
rea de Procura de Sede Central. Asimismo, se elaborar un programa de uso de
equipos, identificando cantidades y permanencia en obra de los equipos en el
proyecto.
Para su elaboracin, se cuenta el Procedimiento para la Elaboracin del Programa
de Adquisicin y Uso de Recursos.



Toma de Datos
El rea de Planeamiento requiere de datos del proyecto para elaborar reportes y
analizar el desempeo del proyecto. Es as que en coordinacin con el equipo de
direccin del proyecto define los recursos, responsables y medios para la toma
estos datos.
responsables y sus relevos, frecuencia de entrega, entre otros puntos. Se cuenta
con un Plan estndar para la toma de datos en campo como referencia para su
elaboracin.
7.8.2.6. Elaboracin e Integracin de Programas Intermedios y Semanales
El rea de Planeamiento coordina la elaboracin e integra los Planes Intermedios y
Semanales de todas las reas/frentes de trabajo en coordinacin con el rea de
Produccin durante la ejecucin del proyecto. As, se puede identificar el uso de
reas/frentes y/o recursos compartidos para coordinar su uso eficientemente.
Los planes intermedios se obtienen a travs de la expansin del cronograma
general en un mayor nivel de detalle para una ventana de tiempo de 3 a 6
semanas, y son usados como un checklist para comprobar que cada actividad
planificada cuente con recursos, informacin y todo lo necesario para cuando sea
requerido en campo.
El Plan de Trabajo Semanal posee un mayor nivel de detalle y es usado para
asignar el trabajo a las cuadrillas en terreno. Corresponde a un listado de
actividades libres de restricciones para su ejecucin que los ejecutores se han
comprometido a realizar en una semana.
Para la elaboracin de los Planes Intermedios y Semanales se cuenta con los
siguientes documentos:
- Procedimiento para la Elaboracin de Programas Intermedios y Semanales
- Procedimiento para la Implementacin del Sistema del ltimo Planificador
Los datos de campo son recopilados y consolidados durante la ejecucin del
proyecto, y son empleados para el clculo de indicadores de desempeo del plazo
para el control del proyecto. Para la ejecucin de este proceso se requiere usar una



base de datos para almacenar eficientemente la informacin. Para la ejecucin de
este proceso se cuenta con los siguientes documentos:
- Instructivo para la consolidacin de datos de Planeamiento
- Formato de Consolidacin de Datos estndar
Este proceso tiene por finalidad elaborar los diferentes reportes a cargo del rea de
Planificacin. Su contenido y frecuencia sern definidos de acuerdo a los
estndares de Cosapi y lo requerido por el Cliente. Estos reportes pueden ser
elaborados para:
- El Cliente: Reportes diarios y semanales, estado de fabricaciones, programas
intermedios, cronogramas de ejecucin de trabajos adicionales, Curva S entre
otros.
- Cosapi Sede Central: Resumen Ejecutivo Semanal, actualizaciones de la Curva
S, actualizaciones y revisiones de las actualizaciones de Cronograma, entre
otros.
- Entre reas del proyecto: Cronograma actualizado y proyeccin de HH para el
saldo del proyecto, estado de adicionales y fabricaciones, entre otros.
Se cuenta para su elaboracin con los Procedimientos para la elaboracin de
reportes del rea de Planeamiento, entre los cuales tenemos:
- Instructivo para la elaboracin del Resumen Ejecutivo Semanal (RES)
- Procedimiento para la elaboracin de la curva S, etc.
El anlisis del desempeo del proyecto tiene por finalidad detectar problemas y
sugerir medidas preventivas antes que ocurra algn retraso, e identificar las causas
que generaron los retrasos para evitar repetirlos recomendando medidas
correctivas. Las medidas preventivas y correctivas son reportadas al rea de
produccin para tomar las acciones pertinentes en el proyecto.
Para el anlisis se emplearn los reportes del rea de Planificacin que incluyen
indicadores, sus tendencias y otra informacin tal como:
- Porcentaje de Actividades Completadas (PAC): Confiabilidad de la planificacin
- Indicador del desempeo del cronograma (SPI): Para identificar el estado de la
programacin con respecto a lo planificado.
- Causas de No Cumplimiento: Referidas a la planificacin



Para la ejecucin de este proceso se cuenta con la Gua para el Anlisis de
Desempeo del rea de Planeamiento.
Una actividad principal del rea de Planeamiento en el Cierre del Proyecto es la
Consolidacin del Seguimiento del Porcentaje de Asignaciones Completadas
(PAC) y las Causas de No Cumplimiento (CNC).
La consolidacin del PAC tiene por finalidad registrar el estado de la confiabilidad
de la planificacin durante el desarrollo del proyecto, a travs del contraste del
nmero de actividades programadas con lo realmente ejecutado y programado.
Como complemento, se registran tambin las Causas de No Cumplimiento (CNC)
para identificar las razones ms frecuentes para el incumplimiento de la
planificacin en el proyecto.
El Seguimiento al PAC y las Causas de No Cumplimiento histricas permitirn
alimentar nuestro Sistema de Lecciones Aprendidas.
Adicionalmente, el rea de Planeamiento emitir el Resumen Ejecutivo Semanal
de Cierre (RESC) al rea de Control de Proyectos de Sede Central una vez la
ejecucin real haya sido finalizada (100% Avance Fsico) hasta la recepcin
oficial por el cliente y cierre definitivo del proyecto.
Para la ejecucin de este proceso se cuenta como referencia con los siguientes
documentos:
- Formato de Planificacin Semanal
- Instructivo del Resumen Ejecutivo Semanal de Cierre (RESC)
7.9. Costos
7.9.1. Objetivo
El objetivo principal del rea de costos es cuantificar y reportar los costos y margen del
proyecto peridicamente para detectar desviaciones en el resultado econmico con
respecto a la lnea base actualizada, analizar sus causas y brindar alertas en forma
oportuna para que el equipo del proyecto tome las acciones pertinentes.
Las principales funciones del rea de costos son las siguientes:
- Elaborar el Plan de Fases del proyecto
- Cuantificar los costos reales incurridos en el proyecto
- Elaborar la proyeccin de costos hasta el trmino del proyecto, en coordinacin con
las reas de produccin, planificacin y gerencia del proyecto



- Integrar reportes que incluyan la venta, costo y margen del proyecto para el proyecto
y Cosapi Sede Central
7.9.2. Flujograma de Costos

las clusulas y documentos del contrato. Para este fin, el Responsable de Costos
cuenta con la Gua para la Revisin del Contrato Principal (MACP / Anexo 33).
7.9.2.2. Participacin en la Elaboracin del WBS
El responsable de costos participa en la elaboracin del WBS del proyecto, siendo
el ingeniero de planeamiento el responsable de coordinar su elaboracin, y el Jefe
del rea de construccin el responsable de su elaboracin.
El WBS es una representacin grfica del alcance del proyecto, el cual es dividido
por reas o disciplinas para realizar una mejor planificacin, seguimiento y control
del proyecto. Para su elaboracin, el equipo del proyecto puede respaldarse en el
Procedimiento para la Elaboracin del Work Breakdown Structure (WBS).
7.9.2.3. Generacin y Distribucin del Plan de Fases
Comprende la generacin del Plan de Fases del proyecto, su distribucin y difusin
a todas las reas del proyecto.
El Plan de Fases es el listado de fases del proyecto. En Cosapi se denomina Fase
a la agrupacin de partidas actividades afines para su seguimiento, control y
reporte.
El Plan de Fases ser elaborado a partir del WBS para adaptar el control del costo
a la forma cmo el proyecto ser ejecutado.
Se emplearn como referencia los siguientes documentos para su elaboracin:
- Procedimiento para la Elaboracin del Plan de Fases
- Plan Maestro de Fases de Cosapi, el cual define la clasificacin estndar de
fases de los proyectos Cosapi

7.9.2. FLUJOGRAMA DE COSTOS
5. GENERACIN DE LA
LNEA BASE INICIAL
(COSTO CERO)
1.REVISIN DE LA
DOCUMENTACIN
CONTRACTUAL DEL
PROYECTO
INICIO
FIN
2.PARTICIPACIN EN LA
ELABORACIN DEL WBS
3.GENERACIN Y
DISTRIBUCINDEL PLAN
DE FASES
4.REAGRUPACIN
PRESUPUESTOSEGN
FASES
(VENTA Y COSTO)
11. CIERRE DEL
COSTO
6. PARTICIPACIN EN LA DEFINICIN DE RECURSOS, RESPONSABLES Y MEDIOS PARA LA
TOMA DE DATOS
** VENTA Y COSTO AGRUPADO POR FASES
CORRECTIVAS
*** PROCEDIMIENTO PARA
LA ELABORACIN DEL WBS
** REPORTES PARA EL CLIENTE,
PROYECTO YSEDE CENTRAL:
RO, FLUJO DE CAJA, COMPATIBILIZACIN
RO vs. DFG (OBRA Y EQUIPOS)
* PROCEDIMIENTO DE PLAN
DE FASES
* PLAN MAESTRO DE FASES
** WBS DEL PROYECTO
** PLAN DE FASES DEL
PROYECTO
- PRESUPUESTOOFERTA
** BASE DE DATOS DE
COSTOS ACTUALIZADA
* PLANT. Y PRD PARA
ELABORAR REPORTES DE
COSTOS
* FORMATO PRES. COMITE
SEDE CENTRAL
** REPORTES CLIENTE,
PROYECTO Y SEDE CENTRAL:
RO, FLUJO DE CAJA,
COMPATILIZACIN RO vs DFG
(OBRA Y EQUIPOS)
*** PLAN ESTANDAR PARA
TOMA DE DATOS EN CAMPO
* PLAN ESTANDAR PARA
TOMA DE DATOS EN OFICINA
* PROCEDIMIENTOSPARA LA
CONSOLIDACIN DE DATOS
DE COSTOS
** BASE DE DATOS COSTOS ACTUALIZADA
** PLAN PARA TOMA DE DATOS DE CAMPO
** PLAN PARA TOMA DE DATOS OFICINA
** COSTO CERO
** FLUJO DE CAJA CERO
** VENTA Y COSTO
AGRUPADO PORFASES
** CRONOGRAMAGENERAL
DEL PROYECTO
* PRD DETER. COSTO CERO
(MACP/ Anexo 33)
* PROCEDIMIENTO PARAEL
CIERRE DEL COSTO DEL
PROYECTO
** PLAN DE FASES DEL PROYECTO
** WBS DEL PROYECTO
** RO AL CIERRE DEL PROYECTO
** REGISTRO VENTAS PEND. DE PAGO
** COMPATIB. RO vs DFG
** CONSTANCIA DE LIBRE ADEUDOS PARA
PROVEEDORES
** VERIFICACIN DE LIBERACIN DE
RECURSOS
10. GESTIN DE VALORIZACIONES DE SERVICIOS DE TERCEROS
** VALORIZACIN DE TERCEROS
* PRD. VALORIZACIN
SUBCONTRATOS
Notas:



7.9.2.4. Reagrupacin del Presupuesto segn Fases (Venta y Costo)
Una vez aprobado el Plan de Fases, el responsable de costos agrupar el
presupuesto del proyecto segn las fases definidas, considerando las partidas de
Venta y Costo.
El responsable de costos debe asegurarse que todos los recursos de los anlisis y
sub-anlisis de precios unitarios han sido asignados a una fase, verificando que el
monto total del presupuesto coincide con el monto total de las fases del proyecto.
Para su elaboracin, se emplear el Plan de Fases del Proyecto y el Presupuesto
de la Oferta.
7.9.2.5. Generacin de la Lnea Base Inicial
La lnea base inicial (tambin conocida como costo cero) corresponde a la
proyeccin en periodos mensuales de la venta y costo presupuestados en funcin a
la planificacin inicial de la construccin. Esta lnea base define el objetivo
econmico del proyecto en forma integral y por fases, y es comparada con el
resultado de cada periodo para medir el desempeo del proyecto.
El responsable de costos generar la lnea base inicial en coordinacin con las
reas de produccin, planificacin y gerencia del proyecto. Se cuenta con el
Procedimiento para Determinar el Costo Cero como referencia para su elaboracin.
Toma de Datos
El rea de costos requiere de datos del proyecto para elaborar reportes y analizar
el desempeo del proyecto. Es as que en coordinacin con el equipo de direccin
del proyecto define los recursos, responsables y medios para la toma estos datos.
responsables y sus relevos, frecuencia de entrega, entre otros puntos.
Se cuenta con los siguientes documentos para la ejecucin de este proceso:
- Plan estndar para la toma de datos en campo
- Plan estndar para la toma de datos en oficina



Durante la ejecucin del proyecto, el responsable de costos recopila y consolida
datos de campo y otras reas del proyecto, los cuales son empleados para la
elaboracin de sus reportes.
Para la ejecucin de este proceso se requiere definir una base de datos para
administrar eficientemente la informacin, para lo cual se cuenta con plantillas
estndar como referencia para su elaboracin.
Este proceso tiene por finalidad elaborar los diferentes reportes a cargo del rea de
Costos. Estos reportes son elaborados para uso del proyecto y Cosapi Sede
Central, considerndose como los principales los siguientes:
- Resultado Operativo (RO) del proyecto y equipos: donde se registra la venta,
costo y margen acumulado y proyectado actual del proyecto para contrastarlos
con lo planificado (lnea base).
- Flujo de Caja del proyecto, donde se registran los ingresos y egresos reales de
la caja del proyecto para identificar posibles problemas financieros.
- Compatibilizacin del Resultado Operativo (RO) vs. Detalle de Facturacin y
Gastos (DFG) del proyecto y equipos, donde se contrasta la informacin
contable con el control econmico del proyecto para identificar diferencias y
sustentarlas.
- Informe Mensual, documento que muestra el estado actual del proyecto, en
forma integral y por cada una de sus reas, que permite al equipo del proyecto
y sede central analizar su desempeo. En este documento se plantearn
estrategias de solucin para los problemas identificados.
Para la elaboracin de reportes se cuenta con distintos Procedimientos para la
elaboracin de reportes del rea de Costos.
El anlisis del desempeo tiene por finalidad detectar desviaciones en el costo y
margen del proyecto para identificar las causas que las generaron y as corregirlas
oportunamente.
Las desviaciones y sus medidas correctivas son reportadas a la Gerencia del
Proyecto peridicamente para la toma de acciones que finalmente son reflejadas en
el informe mensual del proyecto.



Para la ejecucin de este proceso se emplearn todos los reportes emitidos por el
rea de Costos.
7.9.2.10. Gestin de Valorizaciones de Servicios de Terceros
El rea de Costos se encarga de gestionar las valorizaciones de servicios de
terceros durante la ejecucin del proyecto, los cuales incluyen proveedores de
equipos y vehculos, subcontratistas, servicios de campamentos (alimentacin,
limpieza, etc.), entre otros; realizando las siguientes actividades:
- Revisar y validar las valorizaciones mensuales de los proveedores de
servicios, en concordancia con las condiciones pactadas en las rdenes de
compra.
- Cuantificar las deducciones aplicables a las valorizaciones, de acuerdo a las
condiciones pactadas en las rdenes de compra.
- Participacin en la resolucin de controversias relacionadas a
reconocimientos econmicos a los proveedores, en coordinacin con el rea
de administracin de Contratos y la Gerencia del Proyecto.
- Realizar la liquidacin econmica de los servicios de los proveedores de
servicios.
Para su ejecucin, el responsable de costos usar como referencia el
Procedimiento de Valorizacin de Subcontratos.
7.9.2.11. Cierre del Costo
El responsable de costos realiza el cierre del costo del proyecto, ejecutando las
siguientes actividades principales:
- Generacin del Resultado Operativo final, que incluye la Venta, Costo y
Margen al cierre del proyecto.
- Compatibilizacin del RO vs. DFG final.
- Generacin de listado de valorizaciones por cobrar.
- Proyeccin de costos por incurrir en el proyecto, posteriores al cierre
(permanencia de personal del proyecto para gestiones de reclamos ante el
cliente, gastos por asesora legal, costos indirectos, etc.), en coordinacin
con el Gerente de Proyecto.
- Emisin de constancia de libre adeudo para proveedores de equipos.
El responsable de costos usar como referencia el Procedimiento para el Cierre
del Costo.



7.10. Productividad
7.10.1. Objetivo
El rea de Productividad del proyecto tiene como objetivos:
- Identificar y proponer acciones para mejorar el desempeo de los principales
procesos constructivos.
- Documentar el desempeo real de los procesos constructivos considerados crticos
por la organizacin y el equipo del proyecto, para mejorar la retroalimentacin de
los proyectos al resto de la organizacin.
7.10.2. Flujograma de Productividad

La revisin de la documentacin contractual del proyecto tiene como finalidad
conocer los alcances del proyecto, e identificar las clusulas y documentos del
contrato relacionados con la planificacin, seguimiento y control del proyecto.
Para esta actividad, se puede emplear la Gua para la Revisin del Contrato
Principal (Anexo 33).
7.10.2.2. Revisin del WBS y Plan de Fases
La revisin del WBS y el Plan de Fases del proyecto tiene como finalidad conocer
los entregables, frentes y procesos en los que ha sido dividido el alcance del
proyecto, para realizar una adecuada planificacin de las actividades del rea de
Productividad en el proyecto.
7.10.2.3. Coordinacin del Plan de Capacitacin de Obreros y Empleados
La coordinacin del plan de capacitacin de obreros tiene como finalidad que el
equipo del proyecto establezca un plan para la capacitacin del personal obrero
sobre temas especficos de planificacin, seguimiento, control y mejora de
procesos constructivos. El xito del proyecto depende en gran medida de la
participacin activa del personal de campo en las actividades de planificacin y
control, por ello es necesario motivar, sensibilizar y capacitar al personal obrero
para asegurar su respaldo durante la implementacin de las metodologas y
herramientas de planificacin, control de costos y mejora de productividad.
Por otro lado, la coordinacin del plan de capacitacin de empleados tiene como
finalidad que el equipo del proyecto establezca un plan para la capacitacin
cruzada sobre las funciones especficas de cada rea del proyecto. Esta
capacitacin permite mejorar la coordinacin entre las reas del proyecto, lo que



a su vez permite mejorar el soporte que stas brindan a la ejecucin de procesos
constructivos.
Para esta actividad, se puede emplear la Gua para la Elaboracin del Plan de
Capacitacin de Personal Obrero y Empleado.
7.10.2.4. Participacin en la Elaboracin e Integracin de los Programas Intermedios
y Semanales
La participacin en la elaboracin y seguimiento de los programas intermedios y
semanales tiene como finalidad brindar soporte a la planificacin del proyecto, a
travs de las siguientes acciones:
- Medir en campo los rendimientos reales de las actividades incluidas en los
programas intermedios.
- Brindar soporte al Ingeniero de Produccin en la identificacin de
restricciones para la ejecucin de procesos constructivos.
- Brindar soporte al Ing. de Planeamiento en la verificacin del cumplimiento
de las actividades programadas en los programas semanales, clculo y
seguimiento del Porcentaje de Asignaciones Completadas (PAC), e
identificacin de causas de no cumplimiento.
Para la ejecucin de este proceso, se puede emplear el Procedimiento para la
Elaboracin Programas Intermedios y Semanales.
7.10.2.5. Seguimiento y Control de Procesos Constructivos
El seguimiento y control de los procesos constructivos tiene como finalidad:
- Identificar desviaciones no aceptables en el avance y los rendimientos de los
procesos constructivos en forma oportuna.
- Verificar si las acciones implementadas lograron mejorar el desempeo de
los procesos constructivos intervenidos, cuantificando su impacto.
Es funcin del rea de Productividad implementar el sistema de seguimiento y
control de los procesos constructivos del proyecto a travs del Informe Semanal
de Produccin (ISP), que es el documento en el que se consolidan los avances y
rendimientos de cada proceso, para que el equipo del proyecto analice el nivel de
desempeo actual y determine si es necesario tomar accin para mejorarlo.
Para la ejecucin de este proceso se puede emplear el Procedimiento para la
Elaboracin del Informe Semanal de Produccin.



7.10.2.6. Identificacin de Procesos Constructivos a Estudiar
La identificacin de procesos constructivos a estudiar tiene como finalidad que el
equipo del proyecto seleccione los procesos constructivos que sern estudiados
para identificar oportunidades de mejora en su desempeo. La seleccin se
puede basar en criterios tales como:
- Criticidad: el proceso pertenece a la Ruta Crtica del Proyecto.
- Incidencia: el procesos es incidente en cantidad a ejecutar y/o costo.
- Ciclicidad: el proceso se ejecuta repetitivamente durante la duracin del
Proyecto.
- Desempeo actual: el proceso posee un desempeo actual pobre o su
tendencia es negativa.
Los procesos constructivos seleccionados deben registrarse en el Plan de
Productividad del proyecto, el cual se actualizar cada vez que se identifique
algn proceso constructivo nuevo a estudiar.
Para la ejecucin de este proceso se pueden emplear el Procedimiento para la
Mejora de Procesos Constructivos y el Instructivo para la Elaboracin de
Documentos de Productividad.
7.10.2.7. Estudio de Procesos Constructivos
El estudio de procesos constructivos tiene como finalidad:
- Identificar las causas de un mal desempeo.
- Identificar posibles oportunidades de mejora.
- Proponer acciones para mejorar el desempeo de los procesos
constructivos.
Los resultados de los estudios y las propuestas de mejora deben registrarse en
los Informes de Productividad del proyecto.
Para esta actividad, se pueden emplear el Procedimiento para la Mejora de
Procesos Constructivos y el Instructivo para la Elaboracin de Documentos de
Productividad.
7.10.2.8. Participacin en la Implementacin de Mejoras en Procesos Constructivos
El rea de Productividad participa no slo en la propuesta sino tambin en la
implementacin de acciones para mejorar el desempeo de los procesos
constructivos del proyecto, esfuerzo que debe ser liderado por el rea de
Produccin. La finalidad de su participacin es facilitar el proceso de



implementacin en obra de las propuestas de mejora, verificando la efectividad de
las acciones tomadas y asegurando que las mismas se mantengan en el tiempo.
Como resultado de la implementacin de mejoras en los procesos constructivos
del proyecto, se deben actualizar los respectivos procedimientos constructivos.
7.10.2.9. Consolidacin de Rendimientos y Mejoras
La consolidacin de rendimientos tiene como finalidad documentar la
productividad real de los principales procesos constructivos durante el desarrollo
del proyecto, registrando no slo los avances y rendimientos obtenidos, sino
tambin las condiciones reales de ejecucin del proceso. Esta informacin debe
registrarse en la revisin final de los procedimientos de los procesos constructivos
crticos y en la ltima actualizacin del Informe Semanal de Produccin.
La consolidacin de mejoras tiene como finalidad registrar todas aquellas
decisiones tomadas por el equipo del proyecto para mejorar el desempeo de los
procesos constructivos, documentando tanto las propias acciones implementadas,
como la efectividad de las mismas. Esta informacin debe registrarse en la
revisin final de los procedimientos de los procesos constructivos crticos y/o en la
Base de Datos de Lecciones Aprendidas de Cosapi.
Para esta actividad, se puede emplear la Plantilla para el Procedimiento de
Procesos Constructivos Crticos.
7.11. Equipos
7.11.1. Objetivo
El objetivo del rea de equipos es administrar eficientemente los activos de Cosapi,
evitando, reduciendo y corrigiendo las fallas de los equipos de produccin asignados al
proyecto a travs de la planificacin, direccin y supervisin de sus mantenimientos
preventivos, predictivos y correctivos. Adems, el rea de Equipos organiza programas
de capacitacin para los operadores para difundir buenas prcticas en su correcta
operacin y as reducir fallas humanas y tambin obtener mejores resultados en
productividad.
El rea de Equipos coordina directamente con el rea de Produccin cualquier
necesidad de mantenimiento en el proyecto y participa en el mantenimiento de equipos
de terceros en caso sea requerido por el proyecto o cuando tal responsabilidad est
contemplada en los trminos de su alquiler.
7.11.2. Flujograma de Equipos



principales alcances del proyecto, as como obtener un conocimiento adecuado
de las clusulas y documentos del contrato. Para este fin, los integrantes del
rea de Equipos cuentan con la Gua para la Revisin del Contrato Principal
(MACP / Anexo 33).
El Jefe de Equipos de un Proyecto deber conocer los requisitos del cliente
respecto al mantenimiento y reparacin de equipos; as como, las regulaciones
respecto a la disposicin de desechos contaminantes como aceites, petrleo,
etc.
7.11.2.2. Apertura del Taller
Este proceso comprende todas las actividades que el rea de Equipos debe
realizar para iniciar sus operaciones en obra. Entre las principales actividades
tenemos:
- Gestionar la aprobacin y apertura del fondo fijo del rea, en coordinacin
con la Gerencia de Equipos en Sede Central.
- Liderar la adquisicin y movilizacin de los recursos para la operacin del
rea de Equipos en obra en coordinacin con la Gerencia de Equipos en
Sede Central, tales como: personal empleado, tcnicos de mantenimiento,
equipos, herramientas, instrumentos y materiales.
- Coordinar con el Gerente de Proyecto la ubicacin y construccin de las
facilidades para el taller en obra.
- Visitar la zona del proyecto para contactar proveedores de repuestos,
servicios de mantenimiento, etc.
Para realizar estas actividades, el Jefe de Equipos se respaldar en los siguientes
documentos:
- Gua para el arranque del rea de Equipos del Proyecto
- Diseo Layout de Taller de Obra
- Organigrama estndar del rea de Equipos
- Plan de Funciones Estndar del rea de Equipos
7.11.2.3. Elaboracin del Programa de Mantenimiento Preventivo
El programa de mantenimiento preventivo tiene por finalidad definir una serie de
actividades tcnicas de mantenimiento en los equipos del proyecto por
recomendacin del fabricante para prevenir fallas y mejorar la disponibilidad
mecnica de los equipos.



El rea de Equipos elabora este documento usando como entradas la hoja de
vida de los equipos, sus hormetros de ingreso al proyecto y los manuales del
fabricante de los equipos. El Jefe de Equipos utiliza el programa de
mantenimiento preventivo para programar las actividades de acuerdo al ritmo de
la produccin, as como para la gestin de las requisiciones de materiales y
repuestos necesarios para dichos mantenimientos. Como referencia, se puede
usar los siguientes documentos:
- Procedimiento para elaborar el Programa de Mantenimiento Preventivo de
los Equipos
- Plan de Control y Mantenimiento del Equipo de Produccin
7.11.2.4. Elaboracin del Programa de Capacitacin de Operadores
El programa de capacitacin de operadores tiene por finalidad disminuir las fallas
en los equipos causadas por errores humanos, a travs de la difusin de buenas
prcticas de operacin de equipos, de seguridad, calidad, productividad y respeto
al medio ambiente.
El rea de Equipos elabora el programa de capacitacin en coordinacin con el
rea de Produccin, empleando la Plantillas Estndar, procedimientos de
construccin y polticas de SSOMA. El rea de Produccin promueve la
participacin de los operadores de equipos en las capacitaciones en los
proyectos.
7.11.2.5. Revisin Tcnica de Equipos en su Recepcin y Devolucin
La finalidad de las revisiones tcnicas de los equipos de produccin en obra es
verificar que se encuentren en condiciones aceptables en su recepcin, e
identificar en qu condiciones se encuentran los equipos en su devolucin para
definir las diversas necesidades de mantenimiento futuras.
El rea de Equipos coordina con el rea de Produccin y el Almacn de Obra las
revisiones tcnicas, y cuenta con plantillas de checklist para facilitar su ejecucin
los cuales incluyen puntos tales como:
- Hormetros de ingreso/salida al/del proyecto
- Catlogos de operacin y mantenimiento
- Condiciones operativas, etc.
7.11.2.6. Direccin y Supervisin del Mantenimiento de Equipos
El rea de Equipos dirige las actividades de mantenimiento preventivo, predictivo
y correctivo dando directivas claras al personal a su cargo para su ejecucin y



coordinando directamente con los Responsables de Produccin. Las actividades
de mantenimiento son realizadas en los equipos de Cosapi asignados al proyecto
y de terceros cuando sea requerido por la obra.
As mismo, supervisa la ejecucin de las actividades de mantenimiento usando
como referencia los programas de mantenimiento recomendadas por los
fabricantes de equipos, reportes del rea de equipos, y los procedimientos de
servicio.
Para la ejecucin de este proceso se cuenta con el Procedimiento para la
Reparacin de Equipos.
El rea de equipos elabora reportes peridicamente donde se presentan
indicadores y/o parmetros que permiten analizar el uso y desempeo actual de
los equipos y/o sus componentes, y reconocer tendencias. Estos reportes son
transmitidos al proyecto y a la Sede Central. Algunos de los indicadores son:
- Horas de Uso Reales, Stand By, y en Taller
- Disponibilidad Mecnica y Utilizacin
- Tiempo promedio en fallas y Tiempo promedio en taller, etc.
El rea de Control de Proyectos ser la responsable de proveer de una copia del
parte diario de equipos al rea de Equipos. Se cuenta con los siguientes
documentos para la ejecucin de este proceso:
- Gua de Reportes de Equipos Sistema Oracle
- Gua para la Elaboracin de Reportes y Anlisis de Desempeo
- Manual de Uso del Sistema de Administracin de Equipos Sistema Oracle
Adicionalmente, al inicio del proyecto el Jefe de Equipos participa en la
Elaboracin del Plan para la Toma de Datos de Campo del proyecto, para definir
adecuadamente los datos, medios y responsables para la elaboracin de sus
reportes.
7.11.2.8. Anlisis del Desempeo de los Equipos
El anlisis del desempeo de los equipos tiene por finalidad detectar y corregir
problemas antes que ocurra alguna falla, identificar los problemas que causaron
fallas para evitar repetirlos, y recomendar medidas correctivas al rea de
Produccin en la operacin y uso de equipos. Para el anlisis se emplear la
Gua para la Elaboracin de Reportes y Anlisis de Desempeo y los diversos



reportes del rea de Equipos que incluyen el clculo de los indicadores de
equipos y sus tendencias.
7.11.2.9. Cierre del Taller
El rea de Equipos dirige el cierre de sus operaciones realizando las siguientes
actividades principales:
- Direccin de la desmovilizacin de tcnicos, personal empleado, materiales
remanentes y equipos del rea, en coordinacin con el almacn del proyecto,
administracin de obra y la Gerencia de Equipos de Sede Central.
- Clculo de la proyeccin de costos por reparaciones de equipos, en
coordinacin con la Gerencia de Equipos de Sede Central y el responsable
de costos del proyecto.
- Cierre de administrativo del rea de equipos, en coordinacin con la
Gerencia de Equipos de Sede Central, el cual incluir entre otras actividades:
liquidacin del personal del rea, cierre del fondo fijo, etc.
Para la ejecucin de este proceso se cuenta como referencia con la Gua para el
Cierre del rea de Equipos del Proyecto.
7.12. Almacn
7.12.1. Objetivo
El Almacn de Obra tiene como objetivo la recepcin, custodia, inspeccin, despacho y
control de los materiales, herramientas, equipos y activos de Cosapi en la zona del
proyecto. Entre otras responsabilidades el almacn se encarga de:
- Registrar todo material, herramienta y equipo que ingresa o sale del proyecto.
- Hacer seguimiento a las rdenes de suministro del proyecto, etc.
Organizativamente, el Almacn de Obra se encuentra bajo coordinacin de la
Administracin de Obra, la cual realiza auditoras peridicas durante la ejecucin del
proyecto para verificar el cumplimiento de las polticas del rea.
7.12.2. Flujograma de Almacn

7.12.2. FLUJOGRAMA DE ALMACN DE OBRA / PROYECTO
1. REVISIN DE LA
DOCUMENTACIN
CONTRACTUAL DEL
PROYECTO
INICIO
FIN
2. APERTURA DEL
ALMACN
3. RECEPCIN E INSPECCIN
- REPORTES AL CLIENTE, PROYECTO
Y SEDE CENTRAL (STOCK
VALORIZADOS, CONSUMO DE
COMBUSTIBLE, INGRESOS Y SALIDAS
DEL ALMACN, LISTADO DE
ACTIVOS, OTROS)
* PRD APERTURA Y CIERRE DEL
ALMACNEN OBRA/PROYECTO
- * PRD PARA USO DE GUAS DE
REMISIN
6. ADMINISTRACIN DE ACTIVOS DEL PROYECTO
(EQUIPOS, HERRAMIENTAS, OTROS ACTIVOS)
** REGISTROS ASIGNACIN ACTIVOS
** CONSTANCIAS DE LIBRE ADEUDO
BAJA DE ACTIVOS
** PLANDE FASES DEL PROYECTO
* PRDS. RECEPCIN, DESPACHO Y
CONTROL DE RECURSOS EN
ALMACENES
4. MANIPULACIN, ALMACENAMIENTO Y PRESERVACIN
* PRD MANIPULACIN,
ALMACENAMIENTO Y PRESERVACIN
DE MATERIALES CRTICOS ** REGISTRO CONDICIONES DE
MANIPULACIN, ALMACENAMIENTO Y
PRESERVACIN DE MATERIALES
CRTICOS
** REPORTE DE INSPECCIN
** DEVOLUCIN AL ALMACN
8. CIERRE DEL ALMACN
** INFORME DE CIERRE
** GUAS DE REMISIN
*** GUAPARA LA REVISIN DEL
CONTRATO PRINCIPAL (MACP/
Anexo 33)
* PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE
ACTIVOS
* MANUAL DE ALMACENES -
ORACLE
*** PRDAPERTURA Y CIERRE DEL
ALMACN EN OBRA/PROYECTO
* PRD RECEPCIN, DESPACHO Y
TRANSPORTE DE MATERIALES Y
EQUIPOS AL ALMACN CENTRAL
** ACTA DE ENTREGA DEL ALMACN
DE OBRA
5. DESPACHO
** PLAN DE FASES DEL PROYECTO
* FORMATODE SOLICITUD DE
MATERIALESAL ALMACEN
*** PRDS. RECEPCIN, DESPACHO Y
CONTROL DE RECURSOS EN
ALMACENES
** PEDIDO DE ALMACN
Notas:



El Almacn de Obra debe tomar conocimiento de los principales materiales y
equipos que sern empleados en el proyecto con la finalidad de considerar reas
de almacenamiento adecuados para los mismos.
Adems, el Jefe del Almacn solicitar al Jefe de la Oficina Tcnica y al Jefe de
Control de Proyectos la informacin que requiera. Para un mayor conocimiento de
los alcances del proyecto podr consultar la Gua para la Revisin del Contrato
Principal (MACP / Anexo 33).
7.12.2.2. Apertura del Almacn
Comprende todas las actividades realizadas por el Jefe del Almacn para contar
con la infraestructura y personal necesario para un adecuado funcionamiento del
almacn, entre las principales actividades para la apertura del almacn tenemos:
- Determinar y solicitar la cantidad de personal necesario para el almacn.
- Disear la distribucin en planta para los diferentes tipos de almacenaje,
considerando los estndares de seguridad y medio ambiente del proyecto:
o Almacenaje a la intemperie, elevado, bajo techo, climtico, etc.
- Sealizar el almacn: reas recepcin, despacho, circulacin, etc.
documentos:
- Procedimiento para la Apertura y Cierre del Almacn en Obra/Proyecto
- Procedimiento para el Uso de Guas de Remisin
7.12.2.3. Recepcin e Inspeccin
Todo material, herramienta, equipo y activo que ingrese al proyecto debe ser
recepcionado e inspeccionado por el almacn; el cual, de ser necesario en
coordinacin con las reas de Oficina Tcnica y Calidad, debe dar conformidad
que stos cumplen con las condiciones previstas para los mismos indicadas en
las guas de remisin, rdenes de suministro y rdenes de compra. El rea de
Calidad coordinar con el Almacn la recepcin de Certificados de Calidad, si
estos son requeridos por el Cliente.
De detectarse condiciones inapropiadas o distintas a las solicitadas, el almacn
en coordinacin con el Equipo de Direccin del proyecto proceder a su
devolucin o recepcin con observaciones comunicndose el hecho al rea de
Calidad.



Los materiales, herramientas, equipos y activos que ingresan al proyecto, podran
provenir del cliente, subcontratistas, u otros almacenes Cosapi; por lo que el Jefe
del Almacn deber conocer a travs del Equipo de Direccin del Proyecto las
responsabilidades que tiene Cosapi con respecto a stos (en particular respecto a
los suministros del cliente) para su adecuada recepcin y custodia.
Para la ejecucin de este proceso se cuenta con diversos Procedimientos para la
recepcin, despacho y control de los recursos en Almacn.
7.12.2.4. Manipulacin, Almacenamiento y Preservacin
Una vez recibidos e inspeccionados los materiales, herramientas, equipos y
activos en obra; el Jefe del Almacn es responsable de la custodia de los mismos,
para lo cual debe tomar las medidas necesarias para su manipulacin,
almacenamiento y preservacin. Entre las principales actividades que realiza el
Jefe del Almacn en este punto tenemos las siguientes:
- Identificar, asignar y registrar la ubicacin fsica de todos los recursos crticos
en custodia del almacn.
- Colocar advertencias para la prevencin de accidentes en las zonas del
almacn, etc.
Para la ejecucin de este proceso se cuenta con el Procedimiento para la
Manipulacin, Almacenamiento y Preservacin de Materiales Crticos.
7.12.2.5. Despacho
El Almacn es responsable del despacho de los materiales, herramientas,
equipos y activos del proyecto.
- Materiales: son entregados contra un Pedido de Almacn, el cual debe
especificar el material solicitado, la cantidad; as como, la fase con la cual el
almacn descargar el material.
- Herramientas y equipos menores: son asignadas y puestos en custodia del
personal obrero a travs de una Nota de Entrega de Herramientas y
Equipos. Estos incluyen: perforadoras manuales, vibropizones, martillos, etc.
- Equipos Mayores y otros Activos: una vez recibidos por el almacn son
entregados y puestos en custodia del rea de Equipos. Estos incluyen:
cargadores frontales, tractores, plantas industriales, etc.
- Combustible: el Jefe del Almacn es responsable de la distribucin del
combustible, para este fin coordinar con el rea de equipos la designacin
de un operador y despachador en el proyecto.



El Almacn deber recibir por parte del responsable de costos del proyecto el
Plan de Fases; as como, las actualizaciones que sern tomadas en cuenta por el
Jefe del Almacn al momento de registrar el despacho de materiales. Para la
ejecucin de este proceso se emplearn los siguientes procedimientos:
- Procedimiento para la recepcin, despacho y control de mat. de almacenes
- Procedimiento para la recepcin, control y despacho de combustible
- Procedimiento para la recepcin, control y despacho de andamios y
encofrados
7.12.2.6. Administracin de Activos del Proyecto
El Almacn de Obra tiene entre sus principales responsabilidades la custodia de
los activos de la empresa dentro y fuera de las instalaciones del almacn.
- Dentro del almacn: preserva en condiciones adecuadas los activos de la
empresa; coordinando con el rea de equipos el mantenimiento de los
mismos cuando sea necesario.
- Fuera del almacn: realizando visitas inopinadas a la zona del proyecto para
verificar que las herramientas y equipos son empleados y almacenados
adecuadamente.
El Jefe del Almacn en coordinacin con el Administrador de la Obra es
responsable de dar de baja a los activos de la empresa en caso de prdida, robo, o
deterioro. Para la ejecucin de este proceso se cuenta con el Procedimiento para la
Baja de Activos.
Respecto a la recepcin, almacenamiento, despacho y seguimiento a las rdenes
de suministro, el Jefe del Almacn elabora entre otros los siguientes reportes para
uso del proyecto empleando el sistema Oracle:
- Stock valorizado (mensual)
- Consumo de combustible por equipo (mensual)
- Reporte de la situacin de las rdenes de Suministro (semanal)
- Listados de equipos propios y de terceros (mensual)
- Reporte de ingresos y salidas del almacn (mensual), etc.
Estos Reportes son elaborados normalmente con una frecuencia mensual. Para
su elaboracin, se cuenta como referencia con el Manual de Almacenes del
Sistema Oracle.



7.12.2.8. Cierre del Almacn
Al trmino de la ejecucin del proyecto o cuando ya no sean requeridos; el Jefe
del Almacn proceder a la desmovilizacin de los activos y materiales
remanentes.
En el caso de materiales remanentes, la desmovilizacin podra corresponder a:
- Venta: para lo cual el Jefe del Almacn deber coordinar con el
Administrador de Obra los trmites que sean necesarios para venta de los
materiales remanentes.
- Transferencia a otro proyecto: para lo cual el Jefe del Almacn deber
coordinar con el Administrador de Obra y el Responsable de Costos de su
proyecto los cargos y abonos que apliquen a la transferencia.
- Transferencia a Almacn Central: en este caso, el Jefe del Almacn
coordinar con el Almacn Central de Cosapi la devolucin de los materiales
remanentes.
Las actividades para el cierre del Almacn deben ser planificadas y las
devoluciones programadas con anticipacin. Entre las principales actividades del
cierre del almacn tenemos las siguientes:
- Realizar un inventario final de todos los materiales remanentes para que el
Jefe de Obra / Gerente de Proyecto determine su devolucin, venta o
transferencia del proyecto.
- Inventario final de los activos asignados a Cosapi, incluyendo equipos de
terceros.
- Coordinar con la Gerencia de Equipos de sede central el transporte para la
devolucin de los materiales, herramientas y/o equipos a ser desmovilizados
del proyecto, etc.
documentos:
- Procedimiento para la apertura y cierre del almacn en Obra/Proyecto
- Procedimiento para la recepcin, despacho y transporte de materiales y
equipos al Almacn Central.



8. Lecciones Aprendidas
El propsito de las Lecciones Aprendidas (LA) es generar conocimiento de la experiencia ganada en
los proyectos, ya sea exitosa o no, para ser empleado en la mejora del desempeo de los proyectos
futuros de Cosapi.
Las Lecciones Aprendidas pueden registrarse desde el momento que un proyecto es adjudicado a
Cosapi hasta su cierre, contemplando experiencias relacionadas a:
- Reunin de Transferencia
- Reunin de Coordinacin
- Procura de Recursos para el Arranque
- Movilizacin de Recursos al Proyecto
- Gestin por reas del Proyecto
El Equipo de Direccin del Proyecto (EPD) coordinar el registro de las Lecciones Aprendidas en el
proyecto con todo el Equipo del Proyecto (EP) realizando las siguientes actividades:
- Asignar responsabilidades para la seleccin, consolidacin y registro de las LA
- Definir los criterios de seleccin de las LA
- Definir frecuencia de registro de las LA
- Definir mecanismo de supervisin para su cumplimiento
Para la ejecucin de este proceso, el EDP puede usar como referencia el Procedimiento para
Registro de Lecciones Aprendidas.
En la actualidad se cuenta con las siguientes herramientas para facilitar el registro y difusin de las
Lecciones Aprendidas a nivel organizacional:
8.1. Sistema de Lecciones Aprendidas
El Sistema de Lecciones Aprendidas es un conjunto de procedimientos, documentos, registros
y herramientas que definen como se identifica, registra, almacena y distribuye las LA en
Cosapi.
El Sistema de LA como base de datos compendio del registro de las LA est disponible en el
servidor del intranet Cosapi mediante un aplicativo que sirve como una fuente de consulta
durante el ciclo de vida de los proyectos.
8.2. Taller de Lecciones Aprendidas
Con el objeto de difundir las LA entre los miembros de los EDP de todos los proyectos, cada
ao se realizan dos talleres de LA. En estos talleres se analizan los casos de xito y



dificultades de un grupo de proyectos seleccionados, para discutir recomendaciones para
mejorar el manejo de los proyectos en ejecucin y para proyectos nuevos.
9. Anexos
9.1. Listado de Documentos del Manual de Gestin de Proyectos
9.2. Organigrama Tpico de los Proyectos de Construccin
9.3. Flujogramas del Manual de Gestin de Proyectos
9.4. Acrnimos del Manual de Gestin de Proyectos
9.5. Glosario del Manual de Gestin de Proyectos
9.6. Modelo Conceptual del Manual de Gestin de Proyectos

MA-GGO-MGP Rev.0 Manual de Gestión de Proyectos PDF

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

MA-GGO-MGP Rev.0 Manual de Gestión de Proyectos PDF

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

GERENCIA DE GESTIN DE OPERACIONES

Manual de Gestin de Proyectos Cdigo: MA-GGO-MGP Pgina: 1 de 79

Você também pode gostar