ESQUEMA DE LAS NORMAS ESTANDAR DE LOS SISTEMAS DE GERENCIA

INTEGRAL

POR: SERGIO DAVID SOTELO RAMIREZ
ISO 9001:2008
Toda organizacin puede mejorar su manera de trabajar, lo cual significa un
incremento de sus clientes y gestionar el riesgo de la mejor manera posible,
reduciendo costes y mejorando la calidad del servicio ofrecido. La gestin de un
sistema de calidad aporta el marco que se necesita para supervisar y mejorar la
produccin en el trabajo. Con mucha diferencia, en cuanto a calidad se refiere, la
normativa ms establecida y conocida es la ISO 9001, la cual establece una
norma no slo para la Gestin de Sistemas de Calidad sino para cualquier sistema
en general. La ISO 9001 est ayudando a todo tipo de organizaciones a tener
xito, a travs de un incremento de la satisfaccin del cliente y de la motivacin
del departamento.
La ISO 9001:2008 es vlida para cualquier organizacin, independientemente
de su tamao o sector, que busque mejorar la manera en que se trabaja y
funciona. Adems, los mejores retornos en la inversin, vienen de compaas
preparadas para implantar la citada normativa en cualquier parte de su
organizacin, pero sin especificar cmo se debe desarrollar e implantar en cada
empresa en particular.
ENFOQUE
La norma ISO 9001:2008 adopta un enfoque basado en procesos
considerando que para que una organizacin funcione tiene que identificar y
conocer las interacciones entre todos los procesos existentes en la misma.
REQUISITOS
Los requisitos generales de la norma ISO 9001:2008 se basan en definir y
determinar la interaccin entre los procesos necesarios para el sistema de
gestin de la calidad sirviendo este ltimo como una herramienta para cumplir
con la satisfaccin del cliente.
Los requisitos de documentacin de la norma ISO 9001:2008 incluyen
declaraciones documentales de la poltica de calidad, un manual de calidad, y
documentacin sobre los procedimientos de la organizacin.
ESTRUCTURA
La norma ISO 9001:2008 est estructurada en ocho captulos, refirindose los
TRES primeros a declaraciones de principios, estructura y descripcin de la
empresa, requisitos generales, etc., es decir, son de carcter introductorio. Los
captulos CUATRO a OCHO estn orientados a procesos y en ellos se agrupan los
requisitos para la implantacin del sistema de calidad.
Los aspectos claves de la norma ISO 9001 son:
1. Guas y descripciones generales.
a. Generalidades.
b. Reduccin en el alcance.
2. Normativas de referencia.
3. Trminos y definiciones.
4. Sistema de gestin: Contiene los requisitos generales y los requisitos para
gestionar la documentacin.
a. Requisitos generales.
b. Requisitos de documentacin.
5. Responsabilidades de la Direccin: Contiene los requisitos que debe cumplir
la direccin de la organizacin, tales como definir la poltica, asegurar que las
responsabilidades y autoridades estn definidas, aprobar objetivos, el compromiso
de la direccin con la calidad, etc.
a. Requisitos generales.
b. Requisitos del cliente.
c. Poltica de calidad.
d. Planeacin.
e. Responsabilidad, autoridad y comunicacin.
f. Revisin gerencial.
6. Gestin de los recursos: La Norma distingue 3 tipos de recursos sobre los
cuales se debe actuar: RRHH, infraestructura, y ambiente de trabajo. Aqu se
contienen los requisitos exigidos en su gestin.
a. Requisitos generales.
b. Recursos humanos.
c. Infraestructura.
d. Ambiente de trabajo.
7. Realizacin del producto: Aqu estn contenidos los requisitos puramente
productivos, desde la atencin al cliente, hasta la entrega del producto o el
servicio.
a. Planeacin de la realizacin del producto y/o servicio.
a. Procesos relacionados con el cliente.
b. Diseo y desarrollo.
c. Compras.
d. Operaciones de produccin y servicio.
e. Control de equipos de medicin, inspeccin y monitoreo
8. Medicin, anlisis y mejora: Aqu se sitan los requisitos para los procesos
que recopilan informacin, la analizan, y que actan en consecuencia. El objetivo
es mejorar continuamente la capacidad de la organizacin para suministrar
productos que cumplan los requisitos. El objetivo declarado en la Norma, es que la
organizacin busque sin descanso la satisfaccin del cliente a travs del
cumplimiento de los requisitos.
a. Requisitos generales.
b. Seguimiento y medicin.
c. Control de producto no conforme.
PRINCIPIOS
Existen ocho principios bsicos en la norma ISO 9001:2008:
- Atencin a la satisfaccin del cliente.
- Liderazgo y compromiso de la direccin con la calidad.
- Participacin y compromiso de los miembros de la organizacin.
- Enfoque basado en procesos.
- Enfoque de sistema para la gestin.
- Mejora continua de los conocimientos, procesos, productos y servicios.
- Enfoque de la direccin.
- Proveedores.
Estos 8 puntos permiten establecer un sistema de gestin de la calidad de tal
manera que su actualizacin y/o adaptacin al entorno cambiante sea factible.
La norma ISO 9001:2008 tiene muchas semejanzas con el famoso Crculo de
Deming o PDCA; acrnimo de Plan, Do, Check, Act (Planificar, Hacer, Verificar,
Actuar). Est estructurada en cuatro grandes bloques, completamente lgicos, y
esto significa que con el modelo de sistema de gestin de calidad basado en ISO
se puede desarrollar en su seno cualquier actividad. La ISO 9000:2008 se va a
presentar con una estructura vlida para disear e implantar cualquier sistema de
gestin, no solo el de calidad, e incluso, para integrar diferentes sistemas.

ISO 14001:2004
La norma ISO 14001 es la norma internacionalmente reconocida para la Gestin
de Sistemas Medioambientales (EMS). Dicha norma proporciona orientacin
respecto a cmo gestionar los aspectos medioambientales de sus actividades,
productos y servicios de una forma ms efectiva, teniendo en consideracin la
proteccin del Medioambiente, la prevencin de la contaminacin y las
necesidades socio-econmicas.
Demostrar su compromiso con el Medio Ambiente y el desarrollo sustentable
impactar positivamente en el xito de su organizacin tanto a corto como largo
plazo y proporcionar los siguientes beneficios:
Mejorar su imagen corporativa y la de su cliente, as como sus relaciones
tanto con la opinin pblica como con las administraciones y autoridades de
su comunidad local.
Un mejor uso de la energa y la conservacin del agua, una cuidadosa
seleccin de las materias primas y un reciclaje controlado de los residuos,
todo ello contribuye sustancialmente a un ahorro en costes que incrementa
su ventaja competitiva.
Reduce la carga financiera consecuencia de la aplicacin de estrategias
reactivas de gestin, tales como recuperacin, limpieza y el pago de
penalizaciones por infringir la legislacin.
Asegura el respeto a la legislacin medioambiental y reduce el riesgo de
multas y de posibles litigios.
Mejora la calidad de los lugares de trabajo, la moral del empleado y su
adhesin a los valores corporativos.
Puede abrir nuevas oportunidades de negocio en mercados donde la
implantacin de procesos productivos respetuosos con el Medio Ambiente
son importantes.
Los clientes concienciados con el respeto al Medio Ambiente preferirn
trabajar con empresas de pensamiento similar al de su organizacin, que
demuestren su compromiso de proteger el medio ambiente.
CMO FUNCIONA LA NORMA ISO 14001
El sentido de ISO 14001 es puntualizar los requisitos para un sistema de
gestin ambiental, y se aplica a aquellos aspectos ambientales que la
organizacin puede controlar y sobre los cuales puede esperarse que tenga
influencia. Como esto cambia de caso en caso, no se establecen criterios
especficos de desempeo ambiental uniformes para todo el mundo, sino que
aquellos ligados a la legislacin vigente donde son implementados.

Las empresas que reciben esta certificacin deben asegurar que cumplirn con la
normativa establecida y se comprometen a contaminar cada da menos. Esta
norma fue instaurada en el mundo a partir de octubre de 1996.

Al inicio del proceso de postulacin, la organizacin debe hacer una declaracin
de sus intenciones y principios en relacin con su desempeo ambiental. A partir
de esta especie de declaracin se establece y mantiene el Sistema de
Gestin Ambiental, SGA, a travs de cinco aspectos:
a) Poltica ambiental: de acceso pblico y definido por la alta gerencia, debe ser
acorde al tamao y a las posibilidades de la empresa, cumplir con la ley vigente e
incluir los conceptos de mejoramiento continuo y prevencin de la contaminacin.
Debe ser comunicada a todos los empleados, proporciona el marco para
el desarrollo del sistema de gestin ambiental.
b) Planificacin: debe buscar la forma de identificar los aspectos ambientales que
pueda controlar, con el fin de determinar cules tienen o pueden tener impactos
significativos sobre el medio ambiente. Esta informacin debe estar actualizada.
Adems, debe establecer un procedimiento para incorporar la normativa vigente y
sus posteriores modificaciones a su SGA. Finalmente, debe establecer objetivos y
metas permanentes en cada funcin y nivel de la organizacin, lo cual demanda la
responsabilidad individual en el xito de la organizacin.
c) Implementacin y operacin: se deben registrar y comunicar las
responsabilidades de cada actor en la implementacin del plan y la gerencia debe
entregar a cada persona o seccin los recursos fsicos e intelectuales necesarios
para cumplir con lo establecido. Se exige la implementacin de polticas
comunicacionales entre los distintos niveles y funciones de la organizacin, pero
adems se deben considerar procesos para la comunicacin externa a los actores
interesados. Se debe llevar la documentacin y registro del sistema, el control de
las operaciones del SGA y la preparacin ante eventuales emergencias.
d) Verificacin y accin correctiva: se deben establecer y documentar
procedimientos para medir regularmente el cumplimiento de lo planeado. Tambin
se deben establecer responsabilidades y autoridades que permitan tomar las
medidas oportunas para corregir aspectos no cumplidos.
e) Revisin de la gerencia: la alta gerencia debe revisar el sistema de gestin
ambiental peridicamente, en un proceso que asegure contar con la informacin
requerida, y considerar cambios a la luz de los resultados, en caso de ser
necesario.
QU ORGANIZACIONES O EMPRESAS PUEDEN BENEFICIARSE DE ISO
14001
La Norma puede ser solicitada por todas aquellas organizaciones o empresas que
deseen:
Implementar, mantener y mejorar un sistema de gestin ambiental
Asegurarse que su SGA, conforme a la poltica ambiental establecida en su
propia empresa, est siendo aplicado correctamente
Obtener credibilidad en la difusin de logros ambientales
Que su sistema de gestin ambiental sea certificado y registrado por esta
organizacin externa a nivel mundial
IMPORTANCIA DE LA ISO 14001
La certificacin ISO 14001 ofrece una gama de beneficios para su organizacin:
Reducir los costos: como la norma ISO 14001 requiere un compromiso
con la mejora continua del SGA, el establecimiento de objetivos de mejora
ayuda a la organizacin a un uso ms eficiente de las materias primas,
ayudando as a reducir los costos.
Gestin del cumplimiento de la legislacin: la certificacin ISO 14001
puede ayudar a reducir el esfuerzo necesario para gestionar el
cumplimiento legal y a la gestin de sus riesgos ambientales.
Reducir la duplicacin de esfuerzos: su sistema de gestin permite
integrar los requisitos de sta y otras normas de gestin en un nico
sistema de negocio para reducir la duplicacin de esfuerzos y los costes.
Gestionar su reputacin: la certificacin ISO 14001 le ayuda a reducir los
riesgos asociados a cualquier coste o dao a su reputacin asociada a
sanciones, y construye su imagen pblica hacia sus clientes, organismos
reguladores y principales partes interesadas.
Ser el proveedor elegido y aumentar su ventaja competitiva: le permite
trabajar con las empresas que valoran las organizaciones que son
respetuosas con el medio ambiente.
Facilidad de integracin con otras normas de sistemas de gestin con
la norma ISO 9001(Calidad), OHSAS 18001 (Seguridad y Salud laboral),
ISO 50001 (Energa), y otras normas basadas en sistemas de gestin.



OHSAS 18001:2008
La norma OHSAS 18001 es la especificacin del estndar reconocido
internacionalmente para sistemas de gestin de la salud y la seguridad en el
trabajo. Una seleccin de los organismos ms importantes de comercio,
organismos internacionales de normas y de certificacin la han concebido para
cubrir los vacos en los que no existe ninguna norma internacional certificable por
un tercero independiente.
Las OHSAS 18001 se han concebido de manera que pueda ser compatible con
ISO 9001 e ISO 14001 a fin de apoyar a las organizaciones a cumplir de forma
eficaz con sus obligaciones relativas a la salud y la seguridad. Haciendo la
comparacin con otras normas por ejemplo cuando una Empresa quiere
demostrar su capacidad en el cumplimiento de requisitos y dentro de una gestin
de calidad, busca la certificacin en la norma ISO 9001. Cuando lo que quiere
demostrar la gestin ambiental, busca la obtencin de la certificacin ISO 14001, y
finalmente las OHSAS referido al tema de la seguridad y salud del personal de
una organizacin.

Analizando ms profundamente el trmino OHSAS es el acrnimo de
Occupational Health and Safety Assessment Series y dentro de la norma siempre
se habla de OH&S (Occupational Health and Safety) o lo que es lo mismo Salud y
Seguridad Laboral.
De un tiempo a esta parte esta norma se est convirtiendo en un punto de
referencia para todos los pases que no disponen de reglamentos especficos de
prevencin de riesgos as por ejemplo en Alemania ya hace mucho tiempo que
hay obligacin por parte de la construccin y de las refineras de pasar
determinadas auditoras, es as que las OHSAS est teniendo una implantacin
lenta, sin embargo, en pases como el nuestro se est tomando como base de la
prevencin, este mismo criterio se est repitiendo en muchos otros pases en
Latinoamrica y adems empieza a ser un requisito ya establecido por algunas
multinacionales, esto implica que se est convirtiendo en la referencia
internacional de prevencin de riesgos, siempre aprovechando la flexibilidad de
esta norma, donde exige seguir los parmetros establecidos por el marco legal
vigente de cada pas.
La norma OHSAS 18001 trata las siguientes reas clave:
Planificacin para identificar, evaluar y controlar los riesgos
Programa de gestin de OHSAS
Estructura y responsabilidad
Formacin, concienciacin y competencia
Consultora y comunicacin
Control de funcionamiento
Preparacin y respuesta ante emergencias
Medicin, supervisin y mejora del rendimiento
QU BENEFICIOS TRAE SU IMPLEMENTACIN?
Consolida la imagen de prevencin de riesgos ante colaboradores, clientes,
proveedores, entidades gubernamentales y la comunidad.
Otorga una posicin privilegiada frente a la autoridad competente, porque
demuestra el cumplimiento de la reglamentacin vigente y de los
compromisos adquiridos.
Da mayor poder de negociacin con las compaas aseguradoras, gracias a
la garanta de la gestin del riesgo de la empresa.
Asegura la credibilidad centrada en el control de la seguridad y la salud
ocupacional.
Mejora el manejo de los riesgos en seguridad y salud ocupacional, ahora y
en el futuro.
Facilita la implementacin de un sistema integrado de gestin.
De forma resumida, los aspectos claves en la implantacin de un sistema de
gestin OHSAS son:
1. Llevar a cabo una evaluacin inicial que permita comparar las prcticas
existentes con las prcticas requeridas por la norma OHSAS 18001.
2. Realizar un Manual de Gestin de Seguridad y Salud en sintona con los
requisitos de la norma y si es posible integrarlo como parte del Manual de
Gestin de Calidad y Medio Ambiente de la empresa.
3. Asegurar que la evaluacin de riesgos obligatoria por la Ley de
Prevencin de Riesgos Laborales, es una herramienta til para identificar
los peligros, evaluar la importancia de los riesgos, identificar las medidas de
control existentes y las que adicionalmente deben implantarse para reducir
o eliminar los riesgos.
4. Identificar bien las obligaciones legales, no solo del conjunto bsico de
legislacin de prevencin de riesgos laborales, sino tambin la legislacin
de seguridad industrial, sustancias peligrosas, medidas de autoproteccin,
mercancas peligrosas, etc.
5. Los resultados de las evaluaciones de riesgos y de la evaluacin del
cumplimiento legal deben servir para elaborar un programa o plan
preventivo, con metas a alcanzar y un calendario con acciones,
responsables y recursos necesarios.
6. Los objetivos generales, en sintona con la Poltica de Seguridad y Salud,
deben ser medibles y alcanzables. Puede ser muy loable plantear un
objetivo de "cero accidentes" pero si partimos de un ndice medio de
accidentabilidad, puede ser ms prctico plantear un objetivo a corto plazo
ms realista.
7. Los riesgos significativos deben estar controlados. Hay varios tipos
de medidas de control y tenemos que tener en cuenta la jerarqua de
controles en la prevencin de riesgos:
1. medidas de control de ingeniera sobre el diseo y sobre el origen de
los peligros
2. medidas de proteccin colectiva
3. medidas de proteccin individual
4. procedimiento de trabajo seguro
8. Aunque hay muchas actividades preventivas que la empresa puede estar
realizando como consecuencia del cumplimiento de la legislacin, no
siempre estn bien documentadas ni planificadas ni las responsabilidades
claramente atribuidas. Por ello ser necesario elaborar procedimientos o
instrucciones de control operacional que recojan y completen las
actuaciones preventivas que la empresa lleva a cabo.
9. Los planes de emergencia o de autoproteccin deben ser un
instrumento vivo que se mantenga adecuadamente, se proporcione
formacin al personal y se ensayen los procedimientos de actuacin de
forma peridica, como mnimo una vez al ao.
10. La competencia y formacin del personal que est expuesto a riesgos
en el trabajo es un pilar bsico en la poltica de prevencin de riesgos. De
nada sirve un sistema bien documentado sino existe una preparacin
adecuada del personal o el nivel de concienciacin de jefes y empleados no
es suficiente.
11. Por ltimo, otro pilar importante es la participacin del personal en el
sistema de gestin. El sistema de gestin no puede ser una herramienta de
un Jefe de Seguridad (y lo digo con la experiencia que proporciona el haber
sido Jefe de Riesgos y Medio Ambiente durante cuatro aos en una
empresa qumica de alto riesgo), sino que debe permear en todos los
departamentos de la empresa. La participacin de los jefes de reas en el
establecimiento de controles y medidas de mejora, la de los trabajadores en
la implantacin de los procedimientos de seguridad y la consideracin de
sus opiniones a la hora de establecer dichos controles, es una prioridad en
la gestin de los riesgos.
12. Por ltimo, la empresa debe disponer de herramientas de medicin y
seguimiento del cumplimiento de sus objetivos, metas y programas y de
sus procedimientos. Las inspecciones, las evaluaciones peridicas del
cumplimiento o del comportamiento seguro, la investigacin de los
incidentes (incluyendo accidentes y cuasi-accidentes), son imprescindibles
para poder valorar la eficacia del sistema de gestin y valorar en las
revisiones por la direccin los resultados e introducir mejoras.

SIMILITUDES Y DIFERENCIAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIN 14001-9001-
OHSAS
La integracin de los sistemas de gestin de calidad, medio ambiente y seguridad
en el trabajo se est imponiendo con mucha fuerza en las empresas de la
actualidad. Movidos por las ventajas que aporta poseer la certificacin de las
normas ISO 14001, 9001 y OHSAS 18001, cada vez ms empresarios quieren
integrar las tres en su negocio.
Pero, Cmo es esto posible? Supone trabajar por partida triple o la implantacin
de una norma me facilita la de otra? La respuesta a esta pregunta es que,
efectivamente, los sistemas de gestin de calidad, medio ambiente y seguridad en
el trabajo son lo suficientemente parecidos como para que puedan integrarse unas
a las otras.
Los tres sistemas tienen en comn tres principios bsicos:
Requieren una mejora continua. Los tres sistemas de gestin buscan que la
empresa en ningn momento deje de tratar de mejorar.
Se basan en la idea de prevencin. Desde la inclusin de los riesgos
laborales, hasta la actuacin preventiva para obtener la calidad, pasando
por evitar la contaminacin, estas tres normas se fundamentan en un
principio bsico de prevencin.
Implican un aumento de la eficacia y de la eficiencia. La tendencia de cada
una de estas normas es la de lograr una optimizacin de los recursos
empleados en la empresa, aunque cada una se refiere a recursos de
distinta ndole (Recursos humanos, materias primas, tiempo, dinero).
Dado que han surgido por en contextos distintos las tres normas poseen multitud
de factores que las diferencian, sin embargo son muchos los aspectos que tienen
en comn, lo cual lleva a que muchas empresas las integre en uno solo. Algunos
de esos aspectos son los siguientes:
Exigen la creacin de un comit de gestin del sistema y el reparto de
responsabilidades a los distintos miembros de la empresa para que formen
parte del mismo.
En los tres sistemas es necesario establecer de forma frecuente objetivos
de mejora continua.
Para su certificacin los tres sistemas requieren de la generacin de una
poltica de actuacin, unos procedimientos, un manual, instrucciones y
registros.
Adems, las tres normas coinciden en atribuir a la empresa que las integra
unas responsabilidades, como realizar auditoras externas e internas de
forma peridica, ejecutar una revisin por la direccin, seguir y gestionar las
desviaciones y elaborar un control operacional.
Por ltimo, es imprescindible para la correcta implantacin y el seguimiento
de los tres sistemas de gestin que los miembros de la empresa reciban
una formacin al respecto y que exista comunicacin interna y externa.
Pese a estas similitudes que permiten que las tres normas puedan integrarse entre
s, estos estndares internacionales guardan entre s, diferencias muy tangibles.
Es por esto que el proceso pueda parecer una barrera a atravesar por la empresa.

Las normas comparten un origen comn, desde la creacin de ISO 9001 en 1987,
en cuanto a conceptos como el PHVA, el aseguramiento, la gestin y el
mejoramiento continuo, son transversales a las tres normas.
Las diferencias se refieren a los procedimientos que exigen, a los registros, a los
requisitos especficos de cada tema (calidad, ambiental, siso), y a pequeos
matices de un mismo requisito aplicado en cada norma.


Diferencias en documentos:

Diferencias puntuales:
La gestin de procesos de ISO 9001 es mucho ms elaborada que lo que
requieren las normas ISO 14001 & OHSAS 18001.
En control de registros la ISO 9001 no requiere trazabilidad como la ISO
14001 & OHSAS 18001.
Para ISO 9001 se definen responsabilidades y autoridad, en ISO 14001 se
definen funciones, responsabilidad y autoridad, y en OHSAS 18001
funciones, responsabilidad, rendicin de cuentas y autoridad.
En ISO 14001 los objetivos requieren metas explcitas, en ISO 9001 y en
OHSAS 18001 no.
ISO 14001 & OHSAS 18001 requieren programas, ISO 9001 no.
En las normas ISO 14001 & OHSAS 18001 pueden haber ms de
un representante por la direccin en ISO 9001 solo un representante.
La ISO 9001 define de manera diferente la competencia, que en ISO 14001
& OHSAS 18001.
La norma OHSAS 18001 es especfica en solicitar que si se toma una
accin correctiva hay que cambiar la valoracin del riesgo mientras que ISO
9001 e ISO 14001 la documentacin se debe cambiar de manera genrica.