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GUIDE DES PROCEDURES ET DE LORGANISATION COMPTABLE

Avertissement : Ce guide dtaille les procdures dorganisation de votre comptabilit. Il doit tre
adapt votre activit et fait en collaboration avec votre expert comptable. Il ne peut pas tre utilis
en ltat.

SOMMAIRE

I. Traitement du courrier5
i. Courrier reu5
ii. Courrier envoy6
II. Cycle de trsorerie6
1. Les rgles de bases6
ii. Comptabilisation6
iii. Rapprochement bancaire8
III. Cycle des achats9
1. Les rgles de base9
ii. Les commandes9
iii. Rception des commandes10
iv. Comptabilisation des factures10
v. Rglement12
vi. Retours de marchandises12
IV. Cycle de vente13
1. Rgles de base13
ii. Commandes13
iii. Livraison14
iv. Facturation15
v. Comptabilisation15
vi. Retour des marchandises17
V. La TVA17
1. Oprations imposables18
ii. Oprations exonres18
iii. Exigibilit et Dductibilit19
iv. Dclaration et paiement19
1. La franchise en base de TVA 19
2. Le rgime rel simplifi d'imposition (RSI)20
ii. Les acomptes de TVA20
iii. La dclaration annuelle20
1. Le rgime rel normal (RN)21
iv. CA3 trimestrielles21
v. Comptabilisation21
VI. Traitement du personnel et de la paie22
1. Formalits lies lembauche22
ii. Les documents remettre au salari22
iii. Le registre unique du personnel23
iv. Visite mdicale dembauche 24
v. Comptabilisation24
VII. Traitement de linventaire26
1. Phase 1 : Linventaire physique ou inventaire extra-comptable27
ii. Phase 2 : Les critures dinventaire27
iii. Phase 3 : Etablissement des comptes annuels28
VIII. Archivage28
1. Rgles de base28
ii. Dlais de conservation28











Ce guide dcrit les procdures dorganisation comptable dune manire gnrale. Il doit tre adapt
votre activit et votre entreprise. Vous pouvez vous faire aider par votre expert comptable pour
adapter et personnaliser ce guide.
Pensez supprimer les parties qui ne correspondent pas votre faon de travailler.
Attention : Son utilisation en ltat ne prsente aucun intrt pour votre entreprise.

Traitement du courrier
Si vous tes une petite structure, il est important de classer vos documents importants dans un
classeur perfor et de les trier par date.
Si vous tes une PME, cela peut se faire sur un registre. Ce registre peut tre remplac par un outil
informatique, tel quun tableur de type Excel ou une base de donnes Access.
Conservez une photocopie de vos courriers dans un classeur class chronologiquement.

i.Courrier reu
Au sein de lentreprise M. ou Mme. procde l'archivage des courriers importants
reus.
Pour chaque courrier reu, les informations suivantes doivent tre portes sur le registre :
Numro darrive
Date darrive du courrier
Date de la lettre
Rfrences de lexpditeur
Objet (description succincte)
Destinataire
Le document reu doit port la mention Original . Sil y a deux exemplaires, le second portera la
mention Double .

ii.Courrier envoy
Une copie du courrier envoy doit tre conserve et classe. Chaque courrier doit porter les
mentions suivantes :
Date dmission
Une rfrence interne, permettant son identification
Qualit et nom du signataire
Nom et adresse du destinataire
Objet du document
Le courrier doit tre obligatoirement sign par M ou Mme responsable du service, qui
paraphe les doubles.

Cycle de trsorerie
1.Les rgles de bases
Tout rglement ou paiement doit tre accompagn dune pice justificative, et doit tre soumis
lapprobation de M ou Mme .. responsable du service. Les chques, les ordres de
virements, les acceptations deffets sont signs par le reponsable du service.
La caisse doit tre contrle priodiquement soit hebdomadairement soit mensuellement. Son solde
comptable doit correspondre au solde physique des espces dtenues. Ce solde est report sur un
imprim qui doit tre sign, aprs vrification par un responsable habilit.
ii.Comptabilisation
La comptabilisation des encaissements et des dcaissements se fait soit par le journal de caisse soit
par le journal de banque.

Pour chaque compte bancaire, il est utilis une subdivision distincte du compte 512 Banques .
Aucune compensation ne peut tre opre entre les comptes solde crditeur et les comptes
solde dbiteur.

Les comptes 58 Virements internes sont des comptes de passage utiliss pour la comptabilisation
pratique doprations au terme desquelles ils sont solds. Ces comptes sont notamment destins
permettre la centralisation, sans risque de double emploi :
des virements de fonds dun compte de caisse ou de banque un autre compte de banque ou de
caisse,
et, plus gnralement, de toute opration faisant lobjet dun enregistrement dans plusieurs
journaux auxiliaires.

Le compte 53 Caisse est dbit du montant des espces encaisses. Il est crdit du montant des
espces dcaisses. Son solde est soit dbiteur soit nul.

Toute criture dachat doit comporter les lments suivants :
Code du journal de banque
Date encaissement ou dcaissement
Numro de pice
Compte de tiers
Libell de lcriture
Montant du rglement ou paiement
Compte de banque


iii.Rapprochement bancaire
Cette opration permet de vrifier, mensuellement, lexistence des carts entre le relev de compte
et le journal de banque. Celle-ci peut se faire soit sur papier, soit sur informatique.
Le rapprochement bancaire doit tre dit et conserv. Il doit tre dat, numrot et class dans un
classeur.


Cycle des achats
1.Les rgles de base
Les achats sont classs en fonction dune nomenclature propre lentreprise. Le cycle des achats se
dcompose comme suit (vous pouvez ladapter selon votre fonctionnement) :







ii.Les commandes
Chaque commande doit tre valide par le responsable et doit faire lobjet dun bon de commande,
aprs vrification des conditions gnrales de vente. Le bon de commande doit tre tabli au moins
en deux exemplaires (un exemplaire tant remis au client, l'autre tant conserv). Il doit comporter
les informations suivantes :
N de commande
Date de commande
Nom et adresse du fournisseur
La dsignation complte des articles
Le mode de paiement si un acompte est exig la commande
Toute commande doit tre suivie quant aux dlais de livraison. Le suivi des commandes est fait par
M. ou Mme

iii.Rception des commandes
Les achats sont rceptionns par M. ou Mme .. et contrls la rception avec le bon de
commande et le bon de rception.
Le bon de rception doit reprendre les caractristiques des produits livrs :
les rfrences des produits,
les quantits commandes,
les quantits reues,
la dsignation des produits,
la date de rception.
Le bon de rception doit tre tabli au moins en deux exemplaires.

iv.Comptabilisation des factures
Les factures reues doivent tre traites selon la procdure du traitement du courrier reu. Celles-ci
doivent tre comptabilises ds leur rception. Vous devez aussi vrifier que les factures sont
conformes aux conditions gnrales de vente.
Les achats sont inscrits au dbit des comptes 601 Achats stocks . Matires premires (et
fournitures) , 602 Achats stocks . Autres approvisionnements , 604 Achats dtudes et
prestations de services , 605 Achats de matriel, quipements et travaux , 606 Achats non
stocks de matires et fournitures et 607 Achats de marchandises au prix dachat, droits de
douane inclus.
Des subdivisions des comptes dachat peuvent tre ouvertes pour identifier :
les achats en France et ltranger,
les achats faits par lentit auprs dentits lies ou avec lesquelles elle a un lien de participation.

Les frais accessoires dachat pays des tiers peuvent tre comptabiliss, par exemple les transports,
les commissions et les assurances lun des comptes dachats de 601 607 et non aux comptes de
charges par nature, si ces charges peuvent tre affectes de faon certaine telle ou telle catgorie
de marchandises ou dapprovisionnements.
Pour fournir plus facilement le dtail des frais accessoires incorpors aux achats de lexercice, le
compte 608 peut tre utilis pour regrouper ces frais par catgorie tout en maintenant dans des
subdivisions de ce compte leur classement par nature.

Lorsque les marchandises ou les approvisionnements sont reus sans la facture correspondante, il
convient de dbiter les comptes dachats susviss par le crdit du compte 408 Fournisseurs -
Factures non parvenues .

Chaque criture doit comporter les lments suivants :
Date de la facture
Date dchance
N de la pice justificative
N du compte fournisseur mouvement
Libell du compte fournisseur ou son nom
Montant TTC
Charges ventiles par nature
TVA rcuprable
Les factures doivent tre enregistres chronologiquement dans le journal dachat. Sur chaque pice
justificative vous indiquerez le N du mouvement comptable correspondant.


v.Rglement
Voir le cycle de trsorerie (Cycle de trsorerie)

vi.Retours de marchandises
En cas de retour de marchandises, un bon de retour doit tre tabli au moins en deux exemplaires et
doit tre valid par M. ou Mme responsable du service. Le bon de retour doit
faire apparatre les informations suivantes :
Date
Nos rfrences
N facture du fournisseur
Motifs du retour
Produit ferm ou Produit ouvert
Rfrence et description des produits
Si un avoir est tabli, il doit tre rapproch du bon de retour afin de vrifier lexactitude des donnes
qui y figurent. Celui-ci doit tre comptabilis ds sa rception.

Cycle de vente
1.Rgles de base
Le cycle de vente se prsente ainsi (ce schma doit tre adapt par rapport votre activit) :







Les ventes sont classes en fonction dune nomenclature propre lentit. Des subdivisions des
comptes de ventes peuvent tre ouvertes pour identifier :
les ventes en France et ltranger,
les ventes faites par lentit des entits lies ou avec lesquelles elle a un lien de participation,
les cessions prix cotant.

ii.Commandes
Les commandes sont reues soit par courrier, soit par tlphone, soit par fax, soit par e-mail, soit par
les reprsentants. Les commandes reues par courrier, fax et e-mail suivent la procdure du
traitement de courrier reu (ex. : classeur thmatique avec les devis de 2006). Quel que soit le mode
de rception, les commandes sont valides par le responsable quant la possibilit de son excution
(conditions de prix, de rglement, solvabilit du client, etc..).

En option : un accus de rception est tabli au moins en deux exemplaires et un exemplaire est
envoy au client en rappelant les conditions gnrales de vente et les clauses de rserve de
proprit.

iii.Livraison
M. ou Mme .. prpare les commandes avant la livraison. Pour toute livraison, un bon de
livraison doit tre tabli en deux exemplaires au moins (selon les usages de lentreprise). Le bon de
livraison doit faire apparatre les informations suivantes :
N du bon de livraison
Date de livraison
Nom et adresse du client
Adresse de livraison si diffrente de ladresse de facturation
Nom du reprsentant, ventuellement
Rfrence du bon de commande
Dsignation des articles livrs
Quantits livres
Quantits commandes
Prix unitaires des articles
Montant des acomptes, sil y a eu versement lors de la commande
Montant payer
Le bon de livraison est transfr la comptabilit avec la mention A facturer .

iv.Facturation
Les factures sont tablies par le service de comptabilit. Chaque facture doit tre mise en deux
exemplaires au moins (selon les usages de lentreprise). Toute facture doit porter obligatoirement les
mentions suivantes :
Raison sociale de lentreprise
Dnomination sociale suivie ou prcde de la forme juridique ( SA, SARL, EURL, etc..)
Adresse de lentreprise
Capital social
N dimmatriculation au registre du commerce
Nom et adresse de lacheteur
Date de vente
Quantits, dnomination des produits vendus ou services rendus
Prix unitaires
Frais de facturation imputs lacheteur
Taux de TVA appliqu
Montant global de la TVA
Rabais, remises, ristournes accords
Option exerce en matire dexigibilit de la TVA
N dordre interne
N de TVA intracommunautaire
Conditions gnrales de vente

v.Comptabilisation
Les montants des ventes, des prestations de services, des produits affrents aux activits annexes
sont enregistrs au crdit des comptes 701 Ventes de produits finis , 702 Ventes de produits
intermdiaires , 703 Ventes de produits rsiduels , 704 Travaux , 705 Etudes , 706
Prestations de services , 707 Ventes de marchandises et 708 Produits des activits annexes .
Les rabais, remises et ristournes accords hors facture ou qui ne sont pas rattachables une vente
dtermine sont ports au dbit du compte 709 Rabais, remises et ristournes accords par
lentreprise .
Les crances lies la vente de biens ou services rattachs au cycle dexploitation sont enregistres
au compte 41 Clients et comptes rattachs . Le compte 411
Clients est dbit du montant des factures de ventes de biens ou de prestations de services par le
crdit :
- de lune des subdivisions du compte 70 Ventes de produits fabriqus,
prestations de services, marchandises pour le montant hors taxes collectes
- du compte 4196 Clients - Dettes pour emballages et matriel consigns
- du compte 4457 Taxes sur le chiffre daffaires collectes par lentreprise
Le compte 411 est crdit par le dbit :
dun compte de trsorerie lors des rglements reus des clients,
de lune des subdivisions du compte 70 pour le montant des factures davoir tablies lors du retour
de marchandises par les clients,
du compte 413 Clients - Effets recevoir lors de lacceptation par les clients dune lettre de
change ou de la rception dun billet ordre,
du compte 709 Rabais, remises et ristournes accords par lentreprise pour le montant des
rductions sur ventes accordes aux clients hors factures,
du compte 4191 Clients - Avances et acomptes reus sur commandes pour solde de ce dernier.

Chaque criture doit comporter les lments suivants :
La date de la facture,
Le N de la pice justificative,
Le N de compte du client,
Le libell du compte client,
Le montant TTC,
La ventilation du montant HT,
Le montant de la TVA collecte,
La date dchance.

Une balance ge doit tre dite chaque mois afin de suivre les comptes clients. En cas de retard de
paiement, une lettre de relance et un relev de compte doivent tre envoys. Ce suivi est ralis par
M. ou Mme ..

vi.Retour des marchandises
En cas de retour de marchandises clients, un avoir doit tre tabli. Il doit comporter les mentions
suivantes :
N dordre interne
Date
Rfrence de la facture initiale
Nom et adresse du client
Rfrence, dsignation, quantit et prix unitaire des articles
Montant TTC
Motif du retour
Produit ouvert / Produit ferm
Lavoir doit tre rapproch de la facture dorigine.

La TVA
Le rgime de TVA : ( indiquez ici votre rgime de TVA et supprimez le paragraphe ci-dessous )
Il existe trois rgimes dimposition la TVA selon la nature de votre activit et selon le montant de
votre chiffre d'affaires :
rgime de la franchise en base de TVA ( rgime des micro-entreprises ),
rgime du rel simplifi,
rgime du rel normal.

1.Oprations imposables
On distingue trois types doprations ( supprimez les oprations que vous ne ralisez pas) :
Oprations effectues titre onreux dans le cadre dune activit conomique.
Livraisons soi-mme, importations en provenance dautres pays que lUnion Europenne.
Les acquisitions intracommunautaires ( provenant de pays de lU.E. )
Oprations normalement non-soumises TVA, pour lesquelles le contribuable demande tre
assujetti ( ex. : locations de locaux vides usage professionnel, industriel et commercial ).
ii.Oprations exonres
Oprations normalement passibles de la TVA, mais exonres par une disposition lgislative :
Exportations hors U.E.
Livraisons intracommunautaires (en direction de pays de lU.E.)
Prestations mdicales, loyers dhabitation.
Bancaires ou financires, assurance ou rassurance.

iii.Exigibilit et Dductibilit

Vente / Achat de biens
Prestations de services / Travaux immobiliers
TVA sur Encaissements
TVA sur les dbits
Acomptes
H.T : Pas de TVA comptabiliser
T.T.C : TVA exigible de suite pour le fournisseur et dductible pour le client
T.T.C : TVA exigible de suite pour le fournisseur et dductible pour le client
Facture
T.T.C. : TVA exigible pour le fournisseur et dductible pour le client
T.T.C. : TVA en attente pour le fournisseur et pour le client
T.T.C. : TVA exigible pour le fournisseur et dductible pour le client
Rglement facture
Pas de TVA comptabiliser
TVA exigible pour le fournisseur et dductible pour le client
Pas de TVA comptabiliser

iv.Dclaration et paiement
Cette dclaration est fonction de votre rgime ( Supprimez les paragraphes ne correspondant pas
votre rgime ).
1.La franchise en base de TVA
Si vous relevez de la franchise en base, vous n'tes pas redevable de la TVA : vous n'avez donc
aucune dclaration dposer.
Sur chaque facture que vous dlivrez vos clients :
vous devez inscrire la mention "TVA non applicable - article 293 B du CGI" ;
vous ne devez jamais faire apparatre un montant de TVA : toute TVA facture vous serait rclame.
En contrepartie de l'absence de dclaration, vous ne pouvez pas dduire la TVA que vous payez sur
les achats raliss pour les besoins de votre activit.

2.Le rgime rel simplifi d'imposition (RSI)
Le RSI en TVA se caractrise par le paiement de 4 acomptes au cours de l'anne ou de l'exercice et le
dpt d'une dclaration annuelle CA12/CA12E.
ii.Les acomptes de TVA
Ils doivent tre pays en avril, juillet, octobre et dcembre, l'aide des avis d'acomptes qui vous sont
directement adresss chaque trimestre. Ils sont automatiquement calculs sur la base de votre TVA
due l'anne prcdente (avant dduction de la TVA relative aux biens constituant des
immobilisations). Les acomptes d'avril, juillet et octobre s'lvent 1/4 de cette base, et celui de
dcembre 1/5.
Lorsque la base de calcul de vos acomptes est infrieure 1 000 euros, vous tes dispens du
versement d'acomptes : vous ne payez votre TVA pour l'anne entire qu'au moment du dpt de la
dclaration CA12/CA12E.
iii.La dclaration annuelle
Vous devez dposer la dclaration annuelle :
CA12 avant le 30 avril de chaque anne si votre exercice correspond l'anne civile.
CA12 E dans les 3 mois de la clture de votre exercice, quand il ne concide pas avec l'anne civile et
que vous avez opt pour cette formule de dpt.
La dclaration CA 12 ou CA12 E rcapitule l'ensemble de la TVA due pour l'anne, et fixe la base de
calcul des acomptes de l'anne suivante. Elle vous sert aussi dterminer le solde de TVA ventuel
qu'il vous reste payer, aprs dduction des acomptes verss durant l'anne ou l'exercice.

1.Le rgime rel normal (RN)
Lorsque vous tes plac sous ce rgime, vous devez dposer chaque mois une dclaration CA3 qui
vous permet de calculer la TVA due pour le mois prcdent.
iv.CA3 trimestrielles
Le montant de votre TVA exigible annuellement ne dpasse pas 4 000 euros dans l'anne. Pour
faciliter vos dmarches, vous pouvez choisir de dposer vos dclarations CA3 non pas chaque mois,
mais chaque trimestre civil. Il vous suffit d'en faire la demande votre centre des impts, au cours du
premier trimestre de l'anne, ds que vous avez connaissance du montant de la TVA due l'anne
prcdente. Vous dposez alors une dclaration trimestrielle ds le 1er trimestre de l'anne.

v.Comptabilisation
Le compte 445 Etat - Taxes sur le chiffre daffaires reoit dune part le montant des taxes
collectes pour le compte de lEtat, dautre part, le montant des taxes rcuprer. Un compte
spcifique 4452 TVA due intracommunautaire enregistre la TVA intracommunautaire.
La TVA collecte par lentreprise constitue une dette envers le Trsor public. Elle est enregistre au
crdit du compte 4457 Taxes sur le chiffre daffaires collectes par lentreprise .
La TVA dductible sur achats de biens et services constitue une crance sur le Trsor public
enregistre au dbit du compte 4456 Taxes sur le chiffre daffaires dductibles . Les sous-comptes
suivant peuvent tre ouverts pour tenir compte des modalits particulires de rcupration :
44562 TVA sur immobilisations ,
44566 TVA sur autres biens et services ,
44568 Taxes assimiles la TVA .
La TVA verser au Trsor public au titre du mois ou du trimestre est constate au crdit du compte
4455 Taxes sur le chiffre daffaires dcaisser , en dbitant le compte 4457 et en crditant le
compte 4456.

Traitement du personnel et de la paie
Lorsque le candidat est slectionn, il convient de lui formuler soit une promesse dembauche, soit
lui faire signer un contrat de travail. Le choix du contrat doit correspondre la situation de
lentreprise et de son activit.

1.Formalits lies lembauche
Le candidat recrut doit faire lobjet dune dclaration auprs des organismes comptents. Depuis le
dcret du 1er Avril 1998, les dclarations dembauche sont dsormais unifies par une dclaration
unique dembauche : D.U.E., qui est adresse lURSSAF. LURSSAF est charge de transmettre
toutes les informations aux diffrents interlocuteurs concerns. La D.U.E. est adresse lURSSAF au
plus tt huit jours avant lembauche et au plus tard le dernier jour ouvrable prcdant lentre
effective du salari dans lentreprise.
La D.U.E. peut tre transmise par diffrents moyens :
par courrier, de prfrence en recommand, en renvoyant le formulaire dat et sign par
lemployeur,
par tlcopie,
par minitel (3614 code EMBAUCHEXX. XX reprsente le N du dpartement o est localise
lentreprise),
par Internet : www.due.fr

ii.Les documents remettre au salari
Lors de l'embauche, l'employeur doit remettre au salari :
le document crit reprenant les informations contenues dans sa dclaration pralable l'embauche
et mentionnant l'identit de l'URSSAF ou de la MSA destinataire de la dclaration,
le volet dtachable de l'accus de rception adress par l'URSSAF ou par la MSA, lors de la
dclaration pralable l'embauche.

iii.Le registre unique du personnel
Le chef dentreprise, quel que soit leffectif de lentreprise, doit tenir jour un registre du personnel
pour chaque tablissement. Ce registre mentionne, dans lordre dembauchage, lensemble des
salaris employs par lentreprise. Ce registre doit tre rempli de faon indlbile (en utilisant par
exemple un stylo bille), et doit tre conserv pendant 5 ans compter de la date du dpart des
salaris. Les informations contenues dans ce registre sont les suivantes :
Ordre dembauchage
Noms et prnoms du salari
Nationalit du salari
Date de naissance
Sexe
Emploi
Qualification
Date dentre et date de sortie (ajoute au jour du dpart du salari)
Les traitements informatiss des registres obligatoires (notamment du registre unique du personnel)
sont dispenss de dclaration auprs de la Commission Nationale Informatique et Liberts (CNIL)
lorsqu'ils rpondent aux conditions fixes par la Dlibration CNIL n2004-097 du 9 dcembre 2004.

iv.Visite mdicale dembauche
Tout salari doit obligatoirement faire lobjet dun examen mdical avant son embauche ou, au plus
tard, avant lexpiration de la priode dessai.
Dans certains cas, la visite doit avoir obligatoirement lieu avant lembauche lorsquelle concerne
notamment une personne handicape, une femme enceinte, une mre dun enfant de moins de 2
ans, un travailleur de moins de 18 ans ou lorsquelle concerne un salari affect certains travaux
comportant des exigences ou des risques particuliers. Les formalits lies cette premire visite
mdicale doivent tre effectues par le biais de la D.U.E.

v.Comptabilisation
Le compte 421 Personnel - Rmunrations dues est crdit des rmunrations brutes payer au
personnel par le dbit des comptes de charges intresss. Il est dbit :
du montant des avances et acomptes verss au personnel par le crdit du compte 425 Personnel .
Avances et acomptes ,
du montant des oppositions notifies lentit lencontre des membres de son personnel par le
crdit du compte 427 Personnel . Oppositions ,
de la quote-part des charges sociales incombant au personnel par le crdit du compte 43 Scurit
sociale et autres organismes sociaux ,
du montant des rglements effectus au personnel par le crdit dun compte de trsorerie.

Le compte 422 Comits dentreprise, dtablissement est crdit du montant des sommes mises
la disposition des comits dentreprise, dtablissement ou autres, par le dbit des subdivisions du
compte 647 intitul Versements aux comits dentreprise et dtablissement , Versements aux
comits dhygine et de scurit . Il est dbit du montant des versements effectus aux comits
par le crdit dun compte de trsorerie.
Le compte 425 Personnel . Avances et acomptes est dbit du montant des avances et acomptes
verss au personnel par le crdit dun compte de trsorerie. Il est crdit, pour solde, par le dbit du
compte 421. Le compte 426 Personnel - Dpts est crdit du montant des sommes confies en
dpt lentit par les membres de son personnel, par le dbit dun compte de trsorerie. Il est
dbit, lors du remboursement au personnel des sommes ainsi dposes, par le crdit dun compte
de trsorerie. Le compte 427 Personnel - Oppositions est crdit du montant des sommes faisant
lobjet doppositions obtenues par des tiers lencontre de membres du personnel de lentit, par le
dbit du compte 421 Personnel - Rmunrations dues . Il est dbit du montant des dites
sommes, lors de leur versement aux tiers bnficiaires de lopposition, par le crdit dun compte de
trsorerie.
A la fin de lexercice, au moment des critures dinventaire qui ont notamment pour objet
lenregistrement des charges et des produits affrents la gestion de lexercice clos, vous :
crditez les subdivisions du compte 428 Personnel - Charges payer et produits recevoir
correspondant notamment au montant des dettes potentielles relatives aux congs payer et la
participation des salaris aux rsultats par le dbit de la subdivision du compte 641 intitule
Congs pays et du compte 691 Participation des salaris aux rsultats ,
dbitez les subdivisions ventuelles du compte 428 par le crdit des comptes de produits intresss.

Les comptes 431 Scurit sociale et 437 Autres organismes sociaux sont crdits
respectivement du montant :
des sommes dues par lentit la Scurit sociale ainsi quaux diffrents organismes sociaux au titre
des cotisations patronales dassurances sociales, dallocations familiales, daccidents du travail, de
retraites du personnel par le dbit des comptes de charges par nature intresss,
des sommes rgler aux organismes susviss pour le compte du personnel par le dbit du compte
421 Personnel - Rmunrations dues .
Ils sont dbits des rglements effectus ces organismes par le crdit dun compte de trsorerie.

En fin dexercice, le montant brut des droits congs pays acquis en cours dexercice par les salaris
et non encore pris est enregistr au dbit du compte 6412 Congs pays par le crdit du compte
4282 Personnel dettes provisionnes pour congs pays . Les charges sociales et fiscales lies
aux congs pays sont portes au dbit des comptes 645 Charges de SS et prvoyance et 631 et
633 Impts et taxes assis sur rmunrations par le crdit des comptes 4382 Charges sociales sur
congs payer et 4482 Charges fiscales sur congs payer .


Traitement de linventaire
La saisie de linventaire peut se faire sur des feuilles de comptage qui se prsente ainsi :
Fait par :
Fiche dinventaire
Lieu :
Date :
Heure :
Dsignation
Valeur dentre
Valeur dinventaire







1.Phase 1 : Linventaire physique ou inventaire extra-comptable
Il sagit de dnombrer et dvaluer la date de clture de lexercice les lments du patrimoine (
immobilisations corporelles et incorporelles, stocks, titres, crances, disponibilits et dettes) par
rapport leurs valeurs.
Pour le respect du principe de prudence, seules les moins-values sont comptabilises.
Elments du patrimoine
Valeur dentre
Valeur dinventaire
Immobilisations incorporelles et corporelles :
Acquisitions titre onreux
Production de lentreprise
Acquisitions titre gratuit

Cot dacquisition
Cot de production
Valeur vnale

Valeur actuelle
Valeur actuelle
Valeur actuelle
Titres
Prix dachat
Valeur actuelle
Stocks :
Matires, autres approvisionnements, marchandises
Produits finis
En-cours de production

Cot dachat

Cot de production
Cot de production

Valeur actuelle

Valeur actuelle
Valeur actuelle
Crances
Valeur nominale
Valeur actuelle
Disponibilits
Avoirs rels
Avoirs rels
Dettes
Valeur nominale
Valeur actuelle

ii.Phase 2 : Les critures dinventaire
Enregistrements comptables dcritures dajustements issus de linventaire physique.
Annulation du stock initial : Dbit VARIATION DE STOCKS (603 pour les stocks achets, 713 pour les
stocks produits) Crdit STOCKS (31-32-37 pour les stocks achets, 33-34-35 pour les stocks produits).
Le stock final : Dbit STOCKS (31-32-37 pour les stocks achets, 33-34-35 pour les stocks produits).
Crdit VARIATION DE STOCKS (603 pour les stocks achets, 713 pour les stocks produits).
Etablissement de la balance aprs inventaire.

iii.Phase 3 : Etablissement des comptes annuels
Compte de rsultat
Bilan
Annexe
Clture de lexercice

Archivage
1.Rgles de base
Larchivage est une obligation lgale en matire fiscale, comptable et sociale qui imposent la
conservation des documents pour une longue dure. La conservation des documents permettra de
prouver lexistence dun droit ou dune obligation. Larchivage lectronique de documents doit se
faire dans le respect des principes de la loi informatique et liberts, notamment le droit loubli et la
finalit. La dure de conservation des documents est lie au dlai de prescription.
ii.Dlais de conservation
Type de documents
Dlai de conservation
Documents sociaux
Statuts de la socit et pices modificatives. Article 2262 du Code Civil
30 ans compter de la date laquelle l'acte cesse de produire ses effets (dissolution, cessation des
relations contractuelles)
Registre des procs verbaux d'assembles et de conseils d'administration. Article 2262 du Code Civil
30 ans compter de la date laquelle l'acte cesse de produire ses effets
Documents relatifs aux parts sociales et aux actions
30 ans compter de la date laquelle l'acte cesse de produire ses effets
Rapport du grant ou du conseil d'administration, des commissaires aux comptes. Article L235-9 du
Code de Commerce
3 ans
Bilan, comptes de rsultats et annexes. Articles L123-22 du Code de Commerce.
10 ans compter de la clture de l'exercice comptable
Feuille de prsence et pouvoirs. Article L235-9 du Code de Commerce
3 ans
Documents commerciaux
Pices justificatives, bons de commande, bons de livraison. Article L123-22 du Code de Commerce
10 ans compter de la clture de l'exercice comptable
Correspondances commerciales. Article L123-22 du Code de Commerce
10 ans (lettres reues et copies des lettres envoyes)
Contrats commerciaux entre commerants. Article L110-4 du Code de Commerce
10 ans compter de leur terme
Contrats entre commerants et non commerants. Article L110-4 du Code de Commerce
10 ans
Contrats d'acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers. Article 2262 du Code Civil
30 ans
Documents bancaires (relevs bancaires, talons de chques, avis de dbit et de crdit)
10 ans
Factures clients et fournisseurs
10 ans compter de la clture de l'exercice comptable
Bail commercial
10 ans
Livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre d'inventaire). Article L123-22 du Code
de Commerce
10 ans compter de la clture du livre ou du registre
Documents relatifs au droit du travail
Registre du personnel. Articles L620-3 et R620-3 du code de travail.
5 ans compter de la clture du registre
Documents relatifs aux charges sociales. Article L244-3 du code de la scurit sociale.
3 ans compter du paiement
Documents concernant les salaires, primes ou indemnits (bulletin de paie, reu pour solde de tout
compte, etc.). Article 2277 du Code Civil et
L 143-14 du Code du Travail
5 ans
Registre des dlgus du personnel
3 ans
Registre des observations et mises en demeure de linspection du travail
5 ans compter de l'observation.
Documents relatifs la comptabilisation des horaires de travail de chaque salari. Article L611-9 du
code du travail.
1 an
Documents relatifs aux vrifications et aux contrles au titre de l'hygine et de la scurit. Articles
L620-4 et L620-6 du code du travail.
5 ans
Documents relatifs la liquidation de la socit
5 ans