SISTEMA DE ARCHIVO

Concepto

El sistema de archivos o ficheros es el componente del sistema operativo
encargado de administrar y facilitar el uso de las memorias perifricas, ya sean
secundarias o terciarias. Sus principales funciones son la asignacin de espacio a
los archivos, la administracin del espacio libre, y la administracin del acceso a
los datos resguardados. Estructuran la informacin guardada en una unidad de
almacenamiento (normalmente un disco duro de una computadora), que luego
ser representada ya sea textual o grficamente utilizando un gestor de archivos.
La mayora de los sistemas operativos manejan su propio sistema de archivos.

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma
importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. El tiempo que no se
dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles all donde se encuentran.
Importancia
La importancia de los sistemas de archivo es:
Normar, organizar, uniformar y coordinar el funcionamiento de los archivos.
Defensa, conservacin, organizacin y servicio.
Promover la accesibilidad a la informacin existente en los documentos.
Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre
positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus
documentos localizados. De ah la importancia de que esta labor sea organizada
por un profesional.
Clasificacin y reglas de los sistemas
Los sistemas de archivo ms usuales son:
El Alfabtico
Cronolgico
Geogrfico
Por asuntos
El numrico
El decimal
Sistema alfabtico
El uso de este sistema es el ms frecuente y fcil de entender; se puede llevar a
cabo sin dificultad. Como su nombre lo indica es ordenar alfabticamente los
nombres. Estos los dividiremos en personas fsicas y personas morales.
Personas fsicas
1.- Colocaremos el apellido paterno, materno y el nombre o inicial del
mismo:

2.- En apellidos compuestos, stos se tomarn como una sola palabra:

3.- Cuando nos encontremos personas con igual apellido, el orden
alfabtico nos lo dar el primer nombre:

4.- En los apellidos y nombres iguales, el orden alfabtico se determinar
por el apellido materno o, en su caso, los nombres.

5.- En el caso de que la mujer lleve el apellido de casada:

6.- Cuando las personas tienen ttulo o grado, ste se colocar al final del
nombre:

7.- Cuando nos encontremos con nombres extranjeros, los ordenaremos de
la siguiente manera:

Personas Morales
1.- Los nombres se escribirn tal como aparecen en el orden en que estn
escritos:



2.- Cuando en una razn social se incluyan artculos o preposiciones
iniciales, stos se escribirn pero no se tomarn en cuenta para la alfabetizacin:

3.- Cuando se trate de siglas, se alfabetizarn de acuerdo con la inicial del
primer nombre:



Sistema Geogrfico
En este sistema la clasificacin es muy sencilla ya que se realiza con base en un
ordenamiento alfabtico de regiones, territorios, estados, provincias, etc.
Los documentos se ordenan siguiendo un orden decreciente de importancia con
respecto al lugar:
1. Estado
2. Ciudad
3. Provincia
4. Municipio
Sistema Cronolgico
Este sistema se lleva tomando en consideracin la fecha de expedicin de los
documentos.
En el caso de papeles con la misma fecha, ser necesario recurrir a la ayuda del
sistema alfabtico. Los documentos se ordenan tomando en cuenta primero el
ao, despus el mes y por ltimo, el da.
Sistema de archivo por asuntos
La clasificacin que se hace por este sistema es tomando en cuenta el asunto
tratado en los documentos y no tomando en consideracin el nombre de la
empresa remitente.

IDAAN INSTITUTO DE ACUEDUCTO YALCANTARILLADOS
NACIONALES
MIDA MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO
Sistema de archivo numrico
El sistema de archivo numrico es uno de los mtodos ms recomendables a la
hora de archivar los documentos, si los corresponsales son numricos y es
semejante la forma de archivar, en este caso es ms difcil mantener el orden
numrico, este sistemas se ordena segn su nmero, este nmero es asignado
por los corresponsales, este sistema tiene diferentes usos en las oficinas. Es un
sistema indirecto, porque para localizar un documento primero hay que consultar
un tarjetero y determinar su ubicacin.
Permite clasificar documentos asignando a stos un nmero correlativo de n
cifras, para ello, cada documento deber llevar una ficha informativa donde se
refleje el contenido del expediente. Podrn utilizarse colores, ndices auxiliares u
otros elementos que faciliten la clasificacin.
Este sistema tiene una ventaja sobre el resto de ellos y es la posibilidad de
archivar de forma ilimitada, ya que disponemos de infinitos nmeros. Como
inconveniente destacaremos que siempre se deber disponer y consultar un ndice
auxiliar que nos informe qu corresponde a cada nmero.
Sistema decimal
Publicado por primera vez en lengua francesa entre 1904 y 1907 con el nombre de
Clasificacin Decimal Universal. Desde entonces ha sido continuamente revisado
y desarrollado y ha demostrado ser un sistema muy flexible y efectivo para
clasificar y ordenar fondos bibliogrficos. La ltima edicin es del ao 2004. Se
basa en la ordenacin del conocimiento a travs de dgitos. A un grupo principal
se le asigna un dgito, del 0 al 9, y a cada nivel que deba ser creado dentro del
grupo se le aade un nuevo dgito. Un ejemplo de tres niveles es el siguiente:
3 - Ciencias sociales
34 - Derecho
341 - Derecho internacional.
Microfilmacin

El objeto de este proceso es el producir pelculas y microfichas de todos los
documentos de un archivo, de manera de conservar permanentemente las
imgenes contenidas en los rollos de microfilmacin.
Para ello, cada empresa utilizara sistemas apropiados a sus necesidades, con el
objeto de proporcionar seguridad y acceso inmediato a la informacin
microfilmada.
En cuanto a un archivo inactivo, es ventajoso este sistema porque permite la
destruccin de cantidades considerables de documentos, con el objeto de
economizar espacios; adems la microfilmacin de documentos importantes tiene
la ventaja de que se guardan en cajas de seguridad.

Procedimiento para archivar

Debes tener en cuenta:
Inspeccionar
Cercirate de que la correspondencia est aprobada y lista para
archivar.
Retira los ganchos de cosedora y clips de los documentos.
Verifica en el sello radicador de correspondencia recibida, si est
firmada por quien la tramita.
Clasificar
Es importante que determines el nombre, nmero o fecha con la cul
yentidad productora y con el sistema de organizacin que tengas en la empresa)
Distribuir
Despus de clasificarlos los colocas en los distribuidores, segn la
organizacin inicial.
Archivar
Finalmente las colocas en la carpeta interna correspondiente y esta, en
el archivador.

Soportes para el manejo de documentos
Son medios en los cuales se contiene informacin, segn los materiales
empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales,
fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.
Un sistema de informacin es un conjunto organizado de elementos, estos
elementos son de 4 tipos:
Personas.
Datos.
Actividades o tcnicas de trabajo.
Recursos materiales en general (tpicamente recursos informticos y de
comunicacin).
Todo ese conjunto de elementos interactan entre s para procesar los datos y la
informacin (incluyendo procesos manuales y automticos) y distribuirla de la
manera ms adecuada posible en una determinada organizacin en funcin de
sus objetivos. Normalmente el trmino es usado de manera errnea como
sinnimo de sistema de informacin informtico, estos son el campo de estudio de
la tecnologa de la informacin (IT), y aunque puedan formar parte de un sistema
de informacin (como recurso material), por s solos no se pueden considerar
como sistemas de informacin, este concepto es ms amplio que el de sistema de
informacin informtico. No obstante un sistema de informacin puede estar
basado en el uso de computadoras, este tipo de sistemas son:
Un medio implementado tecnolgicamente para grabar, almacenar y distribuir
expresiones lingsticas, as como para extraer conclusiones a partir de dichas
expresiones.
El mayor de los activos de una compaa hoy en da es su informacin,
representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes,
derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones
deben poseer una fuerte infraestructura de informacin, en cuyo corazn se sita
la infraestructura de la tecnologa de informacin. De tal manera que el sistema de
informacin se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnologa
que soporta el flujo de informacin dentro de la organizacin.
SOPORTES ELECTRNICOS
La irrupcin del documento electrnico utilizado por los productores documentales
en las instituciones ha provocado cambios en los trabajos archivsticos como en
los procesos de organizacin, descripcin y valoracin de los documentos No
obstante, en la utilizacin prctica de estos, los soportes hay que tener en cuenta
sus peculiaridades, caractersticas, utilizacin y conservacin. Los principales son:
Disquete: Fiabilidad nula, es fcil aadir y eliminar la informacin. Capacidad de
almacenamiento mnima de 1.5 Mb o 285 p. El tiempo de acceso a la informacin
es lento. Se puede tener cierto control de seguridad sobre la informacin
guardada, pero no es total. Por estas razones, el disquete es til slo para
conservar documentos a corto plazo, pero no sirve para la conservacin
permanente.
Discos Zip: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento hasta 250 Mb o
50,892 p. El tiempo de acceso es muy lento. Por ello, sirve para hacer copias de
seguridad pero no para consultar. Hay cierto control de seguridad en el
almacenamiento, pues se pueden introducir contraseas.
Disco Duro: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta
60 Gb o 12214,285.71 p. Tiempo de acceso muy rpido. Posibilidad de aadir y
eliminar ficheros muy fcilmente, pero se puede controlar a travs de contraseas.
Es el soporte ideal de cualquier tipo de fichero o documento.
CD-Roms: Gran fiabilidad para la conservacin de la documentacin en el caso
de CDs no modificables. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb
0 132,320.5p. Es til para conservar documentos con texto, sonidos e imgenes.
Tiempo de acceso rpido. Son tiles para conservar informacin que no se ha de
modificar y de consulta usual: instrumentos de descripcin del archivo. Existen
modificables, que ofrecen la posibilidad de aadir, borra y actualizar la
informacin. Los no modificables son tiles para conservar informacin definitiva.
DVD: Gran fiabilidad. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb o
132,320.5 p de documentos hipermediaticos. Tiempo de acceso muy rpido.
Permite controlar la posibilidad de aadir, modificar y eliminar. Es til para
conservar ficheros de texto, sonidos e imgenes.