CONTROL

Nombre de la empresa: DATOYS

Tipo de organizacin: Manufacturera
Sector: Secundario/industrial
Lder de grupo: Mara Alejandra Patio Muoz
Integrantes: Laura Rojas Zabaleta, David Alberto Santamara
Objetivo del Proyecto de ciclo: Observar, describir y contrastar en una organizacin real
con base en la teora, la ejecucin de alguno de los elementos del proceso de gestin
control.
COMPONENTES DE LA ORGANIZACIN COMO SISTEMA ABIERTO
ENTRADAS:
Recursos Humanos: Empacadores, operarios de mquinas, contador (staff), supervisor,
gerente de ventas, gerente financiero, gerente administrativo, vendedores, distribuidores.
Materia prima: Poliestireno cristal, Poliestireno de alto impacto, polietileno de baja
densidad, polietileno de alta densidad para soplado, polietileno de alta densidad para
inyeccin, polipropileno, pigmentos o colorantes.
Otros Recursos
Tangibles: Bodega en el sector Industriales, maquinara (Inyectoras, struder para soplado,
molinos para recuperar excedentes, sistema de refrigeracin compuestos por Chiler, Torre
de enfriamiento y motobomba, tubera), empaques, etiquetas, papelera, escritorios,
recipientes de almacenamiento, vitrinas, moldes o matrices, taladro, pulidora, motortool,
esmeril, bistur, alicate, pinza pequea para desgranar.
Intangibles: Servicios pblicos (luz, energa), conocimiento sobre los procesos industriales
y la manipulacin del material, reputacin (reconocimiento que tienen los clientes de la
marca), polticas y normativas en cuanto a la ejecucin del proceso productivo y la
convivencia dentro de la empresa, software para el almacenamiento de datos.
Financieros: Capital inicial 45`000.000
PROCESOS:
Proceso de diseo de los productos o juguetes: Hay una persona que se encarga de hacer
bocetos acerca de las figuras y piezas que lleva cada juguete.
Proceso de elaboracin de los moldes: Se elaboran los moldes en acero de tal forma que
el material pueda depositarse en ellos para la produccin en serie
Proceso de seleccin de la materia prima: De acuerdo al tipo de producto, y las cualidades
requeridas por la poltica institucional, se elige la materia prima apropiada.
Proceso de solicitud de la materia prima a los proveedores ms confiables para la
empresa.
Proceso de distribucin de la materia prima a las mquinas
Proceso de inyeccin o soplado: De acuerdo con el tipo de producto, se realiza el proceso
de inyeccin en el cul introduce a presin el plstico y est toma la forma del molde, o el
de soplado en el que el plstico se dispone entre dos cavidades y luego mediante presin
de aire se obliga a que el material se adhiera a las paredes del molde tomando su misma
forma.
Proceso de pulido del producto y control de calidad: Se eliminan los excesos de plstico o
las imperfecciones y se verifica que el producto cumpla las condiciones de calidad para ser
comercializado
Proceso de conteo de piezas para llevar un registro del volumen de produccin
Proceso de empaque de los juguetes: De acuerdo al nmero de juguetes de cada tipo que
est establecido por empaque, de acuerdo a su tamao y precio
Proceso de venta del producto: Se contactan los clientes, se llega a un acuerdo de precio y
se toma el pedido
Proceso de distribucin del producto a los diversos puntos de venta a nivel nacional por va
terrestre.
SALIDAS:
MATERIAL (TIPO DE PLSTICO) PRODUCTO
POLIETILENO DE BAJA DENSIDAD BOLAS (PARA PISCINA DE BOLAS), JUEGO
DE HERRAMIENTAS (DESTORNILLADOR,
MARTILLO, LLAVE BOCA FIJA, ALICATE),
VAJILLA DE T, JUEGOS DE CATAPIS,
PELOTA MEDIANA DE FTBOL, RELOJ
PARA PIATA
POLIETILENO DE ALTA DENSIDAD RAQUETAS, JUEGOS DE OLLAS,
CHAROLES, ARTICULOS PARA RELLENOS
DE PIATAS (MARRANOS, TORTUGAS,
PESCADOS, CABALLOS DE MAR, CONOS)
POLIESTIRENO PINPONES, FICHAS DE PARQUS, DADOSA
POLIPROPILENO TUERCA, TORNILLO, CARROS PEQUEOS
POLIESTIRENO CRISTAL PULSERAS, PITOS

RETROALIMENTACIN:
AJUSTES: Cierre de periodo contable (cada mes) en l se evala si los objetivos se
estn cumpliendo a cabalidad.
INVENTARIO
EVALUACIN CONTABLE
ESTNDARES DE PRODUCCIN
CONTROL DE CALIDAD: A travs de la rectificacin del buen estado de las
materias primas y de la evaluacin del acabado del producto por parte de el
supervisor

CUESTIONARIO APLICADO:

ENTREVISTA AL EMPRESARIO PROCESO DE CONTROL

1. Qu mtodos de control tienen en su empresa? Qu patrones controlan?
R// Estndares de desempeo en los que se controla calidad de la materia prima y el
producto finalizado, Estndares del tiempo requerido en la fabricacin del producto,
Verificacin de que se cumplan las condiciones que requiere el cliente para la
distribucin del producto, Control del volumen de produccin, control del horario
laboral, Contabilidad de costos, elaborado por una contadora (staff), Control de
presupuestos, acciones correctivas mediante llamados de atencin cuando no se
cumplen los estndares establecidos.

2. Utilizan el control preliminar?
R// Si, ya que se cumplen las polticas determinadas por la gerencia y se seleccionan
las materias primas para que cumplan con los estndares de calidad.
3. Cules son los patrones o polticas de ejecucin y calidad que identifican a su
empresa?
R// La empresa tiene varios patrones, los cuales son:
De calidad, tiempo, cantidad y costos y estos patrones estn orientados a lograr
las expectativas de la empresa mediante una ptima utilizacin de los recursos
de la empresa.

4. Emplean con frecuencia la supervisin directa de sus empleados y de los
procedimientos?
R//Si, ya que hay estndares de tiempo que se han determinado y tanto la
administracin como los trabajadores tienen un conocimiento acerca del tiempo
requerido para la elaboracin del producto por lo que al final de la jornada, despus de
la observacin directa del proceso si se concluye que no se ha cumplido con dichos
objetivos se hace un llamado de atencin a los trabajadores.

5. Manejan el control de retroalimentacin en el que evalan los resultados de acuerdo
a las metas visionadas?
R//Si, mediante reuniones mensuales en las que se observan las problemticas y las
fortalezas en el cumplimiento de los objetivos, mediante un anlisis situacional de la
organizacin. Adems se realizan sondeos para identificar la satisfaccin del cliente
con el producto.

6. Existe una o varias reas en su empresa que se encarguen de controlar las
actividades de la misma? Cules son?
R// No existen reas especficas destinadas al control, el supervisor se encarga de
evaluar, observar y establecer un seguimiento continuo en los procesos y de informar
al gerente el desempeo global de la empresa, adems la contadora presenta un
informe a la gerencia a nivel financiero proporcionando la informacin necesaria para
mantener la estabilidad econmica de la organizacin

7. Qu instrumentos de control financiero utilizan para mantener el equilibrio econmico
de la empresa?
R//Contadora: Se encarga de hacer el estado de prdidas y ganancias, inventarios,
legalizar los procesos de la empresa.
Asesoras Externas: Por parte de funcionarios de instituciones financieras.

8. Qu beneficios trae mantener un control permanente en la compaa?
R//
Evaluar el desempeo del personal en la ejecucin de las tareas.
Garantizar una satisfaccin en el cliente con el producto.
Prever posibles amenazas que puedan afectar a la empresa, para corregirlas
con anterioridad.
Optimizar los procesos y aumentar la productividad.
Evaluar el cumplimiento de objetivos.
Mantener una estabilidad institucional, estratgica, y operacional en los
procesos.

9. Qu tipos de informes emplean para regular el desempeo de su empresa?
R//Se entregan reportes a la gerencia del desempeo semanal, se emplean informes
contables en los que se evidencian la situacin econmica de la empresa.

10. Cul es la clave para que haya un equilibrio entre los resultados obtenidos y los
esperados originalmente?
R//
Trazar los objetivos y enfocarse en la visin de la empresa.
Destinar todos los recursos disponibles al cumplimiento de las metas.
Realizar un control permanente del desempeo organizacional.
Evaluar la eficiencia y productividad.
Formular acciones correctivas en caso de que sean necesarias.

11. Por qu es tan importante tener claros los objetivos, la misin y visin de la empresa
en el proceso de control?
R//Para mantener claro el horizonte de la empresa y no desviarse de la funcin
principal que tiene la organizacin.

12. Qu dificultades a nivel de control se presentan en la empresa?
R//
Falta de rigidez en el control
Imprevistos que pueden afectar directa o indirectamente los estndares en el
control.
Falta de reas especializadas que se encarguen de ejercer un control activo
sobre los procesos.

13. Qu caractersticas debe tener el control en la organizacin?
R//
Centralizado.
Eficiente.
Slido
Certero.

14. Qu tipo de control de calidad es usado a nivel de produccin total, por muestreo o
aleatorio?
R//Por muestreo, se toma una pieza aleatoriamente del lote, y si es aprobada, todo el
lote es aprobado.

15. Cul es el objetivo central de su empresa?
R//Crear, producir y comercializar productos didcticos en plstico en las diferentes
regiones del pas.

16. Cul es el principal mtodo que utiliza su empresa para controlar sus presupuestos?
R//Mediante un control de prdidas y ganancias, el cual permite hacer reajustes
presupuestales conforme a los ingresos y gastos, ya sea salariales, de produccin, de
ventas, de publicidad, en materias primas, mantenimiento de las mquinas.

17. Cmo regulan el equilibrio entre los insumos o entradas y la produccin o salida?
R//Se compra la materia prima para hacer el proceso, y se reutiliza el excedente para
generar mayor aprovechamiento de los recursos, adems hay un control de la
produccin conforme a la demanda del mercado.

18. Qu seguimiento hacen a sus medidas correctivas para garantizar su xito en la
empresa y prevenir la reaparicin de errores?
R//
Verificar que la maquinaria se encuentre en excelente estado.
Observar continuamente las reas en las que se hayan visto falencias para
corregirlas y evitar su reaparicin.
Evaluar el estado de la materia prima al momento de su adquisicin.
Favorecer una armona de trabajo que garantice el sentido de pertenencia del
trabajador con la institucin y su compromiso con los objetivos institucionales.

19. Cmo se desarrolla la accin disciplinaria en el control operacional de su empresa?
R//
De forma positiva: mediante reconocimiento a los trabajadores ms eficientes,
estmulos como facilidad de prstamos, bonificaciones.
De forma correctiva: se utilizan llamados de atencin, memorandos.
20. Qu tcnicas utiliza en la inspeccin de los procesos organizacionales?
R//Principalmente se utiliza la observacin, en la cual se vigila el desempeo de los
trabajadores, se indaga la conformidad de los clientes con nuestros productos, y se
tienen presentes siempre las variables externas que afectan el desarrollo normal y
eficiente de los procesos, se analizan las relaciones con los proveedores y se
mantiene una interaccin confiable con el personal que permita la evaluacin de
inconformismo por parte de ellos, falencias e irregularidades en el procedimiento.

Anlisis del control respecto a la realidad organizacional
Control Estratgico:
La empresa tiene establecidos ciertos estndares de desempeo que le permiten ejercer
un control ms preciso sobre las diferentes reas que conforman la organizacin, de esta
forma, se tiene un campo de accin ms amplio en cuento a prevencin y correccin de
inconvenientes.
La empresa busca convertirse en un ente diferenciador en el mercado mediante una
excelente calidad en sus productos y capacita al personal para que realice las actividades
de acuerdo a sus polticas establecidas.
La organizacin busca generar un ambiente laboral ameno, que optimice el factor humano,
a la vez que se hace una observacin continua de los diferentes procesos que conforman
la produccin, mediante una supervisin directa a los trabajadores y a los procedimientos
que se ejecutan.
Siempre se tiene presente tanto el ambiente interno como externo de la empresa para
mantener un control eficaz sobre las diferentes variables que puedan afectar el
cumplimiento de los objetivos propuestos y formular acciones correctivas conforme se
requiera.
En la organizacin se tienen en cuenta estndares que incluyen patrones como:
Se tiene una cantidad de produccin establecida con anterioridad conforme a
las capacidades humanas y el factor tecnolgico de la empresa, as mismo,
respecto a la demanda que el mercado disponga.
La organizacin cuenta con unos estndares definidos en cuanto a la calidad
del producto, ya que esta es su principal factor competitivo adems hay una
supervisin constante de la maquinaria para garantizar su buen funcionamiento.
Fijacin de horarios tanto laborales refirindose a permanencia, descansos,
temporada de vacaciones, as mismo existen tiempos de produccin, variando
estos en cuanto a complejidad y cantidad de procesos que conlleve el crear un
artculo; y de distribucin para llevarlo a su destino final.
Se elabora un presupuesto a nivel de costos de fabricacin, adquisicin de
materia prima, mantenimiento de las mquinas, pago de mano de obra, gastos
de funcionamiento (servicios, infraestructura)
Existen unos patrones de desempeo en el que la empresa determina
normativas para la ejecucin de sus procesos y se compara continuamente el
resultado con los objetivos o metas propuestas para identificar su conformidad
con los mismos.
A nivel institucional, la empresa mide la eficiencia mediante la razn entre
entradas y salidas, los informes contables, y el control de prdidas y ganancias
Control tctico:
La empresa utiliza la retroalimentacin, en la que el supervisor evala si los
objetivos departamentales se estn cumpliendo de la mejor manera, y en caso
de no ser as, se formulan y aplican acciones correctivas al respecto para
solucionar las desviaciones.
Se observan las actividades y hay informes narrativos, estadsticos y peridicos
de las diferentes variables presentes en la organizacin, gracias a esto, es
posible realizar acciones correctivas conforme sea el caso.
Existe un control presupuestal y una contabilidad de costos, tanto fijos (nomina,
servicios, mantenimiento de la maquinaria, arriendo) y variables (compra de
materia prima, costos de distribucin)

Control Operacional:
Se tienen estndares respecto a las diferentes reas que conforman la
organizacin, estos incluyen: Tiempos, calidad, coste de produccin, cantidad
de artculos a producir. Para lograr estos estndares se hace una observacin
efectiva y contina tanto en el material humano como tecnolgico y el cmo se
realizan las tareas dentro de la organizacin, para corregir falencias, optimizar
tiempos e incrementar la eficiencia.
Dado que la falencia sea humana, se toman acciones correctivas disciplinarias,
en cuyo caso, ya se ha hecho un llamado de atencin con anterioridad, por lo
que finalmente, se procede a realizar sanciones, si el factor humano logra un
objetivo propuesto, se bonifica y se elogia.
En la empresa existen diferentes tipos de control operacional, prestando
atencin especial a aspectos como tareas, el tiempo que demora realizarlas, el
espacio de trabajo, en general, el ambiente sobre el que se ejecutan dichas
tareas. La automatizacin de los procesos es un factor que permite un mayor
volumen de produccin, as como una optimizacin en su calidad. Finalmente,
cuando el producto est terminado, se pasa a realizar un control por muestreo,
en el cual se selecciona una pieza de un lote y se examina, si dicha pieza
cumple con los estndares de calidad, se aprueba el lote entero.

Identificacin de las Problemticas de la Empresa respecto al Control:
Falta de rigidez en el control, ya que se pueden presentar problemas que no
estn cubiertos al tener un control que se basa en la confianza mutua entre el
operario y el supervisor.
Imprevistos que pueden afectar directa o indirectamente los estndares en el
control (temporadas invernales, devaluacin del dlar, fallas elctricas, daos
en la maquinaria, etc.) en cuyo caso afectan el correcto desempeo de la
empresa.
Falta de reas especializadas que se encarguen de ejercer un control activo
sobre los procesos, ya que la falta de una supervisin en procesos varios puede
llevar a desconocer falencias que podran ser desastrosas a la hora de producir
los diferentes artculos que hacen parte de la lnea de la empresa.









PROYECTO DE CICLO


POR

LAURA ROJAS ZABALETA
DAVID SANTAMARIA
MARIA ALEJANDRA PATIO


PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO
EDGAR HOLGUN
MAYO



UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA
MEDELLN
2011