PROCEDIMIENTO DE

EVALUACIN DE PROVEEDORES


ELABORADO POR:
WILLIAM JAVIER AMEZQUITA
GARCIA
ADMINISTRADOR SGI
REVISADO POR:
MAURICIO GALINDO
COORDINADOR DE COMPRAS
APROBADO POR:
FERNANDO ECHEVERRY
CARDONA
GERENTE ADMINISTRATIVO
CDIGO AL-PR-05 VIGENCIA: 1 DE SEPTIEMBRE DE 2010 VERSIN 01 PGINA 1 DE 7

1. OBJETIVO

Analizar y evaluar el desempeo de los proveedores de acuerdo a los criterios identificados, con
las condiciones de compra establecidas con los mismos, con el fin de calificarlos y tomar
cualquier medida pertinente para el mejoramiento continuo de su desempeo y del proceso.

2. ALCANCE

Aplica a todos los proveedores que brindan servicios o venden bienes a las empresas y agencias
de la organizacin, incluyendo los servicios relacionados con Seguridad Industrial, Salud
Ocupacional, Ambiente y los de recoleccin, transporte y disposicin final de residuos peligrosos
y no peligrosos.

3. DEFINICIONES

3.1 Evaluacin

Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficiencia de los proveedores.

3.2 Proveedor

Persona natural o jurdica, legalmente capacitada para participar presentando oferta o propuesta
en las licitaciones de bienes, obras, servicios o concesiones.

3.3 Bien

Es todo objeto corporal o tangible que satisface alguna necesidad, sea individual o colectiva, a
travs de su uso o consumo.

3.4 Servicio

Es el equivalente no tangible de un bien. Es la actividad o labor que realiza una persona natural
o jurdica ajena a la Entidad contratante, para satisfacer una necesidad de esta ltima, pudiendo
estar sujeta a resultados especficos para considerar terminadas las prestaciones del contratista.
Ref.: Art. 16, Ley 340-06 y modificaciones.


PROCEDIMIENTO DE
EVALUACIN DE PROVEEDORES


CDIGO AL-PR-05 VIGENCIA: 1 DE SEPTIEMBRE DE 2010 VERSIN 01 PGINA 2 DE 7

4. Descripcin de actividades

ACTIVIDAD DETALLE
REGISTROS
RELACIONADOS
DOCUMENTO
REFERENCIA
RESPONSABLE
Programacin
La programacin para evaluacin de proveedores se realizara
teniendo en cuenta su impacto y clasificacin segn formato de
seleccin as:
Proveedores Tipo 1: Trimestral (Marzo junio
Septiembre Diciembre)
Proveedor Tipo 2: Semestral (Junio Diciembre)
Proveedor Tipo 3: Anual (Diciembre)
Cronograma de de
evaluacin
Base de datos
proveedores
Almacenista
No conformidad
producto
La identificacin de una no conformidad de producto como:
Calidad del producto o servicio
Cumplimiento en la entrega
Cuantidad solicitada vs cuantidad entregada
Problemas de empaque
Aspectos control de mercancas
Garantas y atencin a reclamos
Asistencia tcnica
Incidentes, accidentes
Elementos de proteccin personal
En cualquier momento del ciclo del bien o servicio, se aplica el
formato de No conformidad de proveedor, en el cual se define
el tipo de no conformidad, y es enviada a almacn, para que
este inicie la aplicacin del formato de evaluacin de
proveedores, iniciando con seleccionar SI en la primera casilla
LA EVALUACIN PARTE POR UNA NO CONFORMIDAD.
No Conformidad
producto
Requisicin almacn
Factura
Orden de compra
Orden de servicio
Ficha Tcnica
Almacenista
Solicitante

PROCEDIMIENTO DE
EVALUACIN DE PROVEEDORES


CDIGO AL-PR-05 VIGENCIA: 1 DE SEPTIEMBRE DE 2010 VERSIN 01 PGINA 3 DE 7

ACTIVIDAD DETALLE
REGISTROS
RELACIONADOS
DOCUMENTO
REFERENCIA
RESPONSABLE
Aplicacin
Formatos
Se aplica el formato de evaluacin de proveedores, segn la
programacin establecida, o la no conformidad detectada
Nota: solo se aplicara evaluacin a los proveedores que se les
haya comprado durante el periodo a evaluar
Evaluacin de
proveedores
Cronograma de
evaluacin
No conformidad de
proveedor
Almacenista
Clasificacin
El porcentaje o valor obtenido determina el estado de
evaluacin as:
Excelente
Bueno
Condicionado
Descartado
Los porcentajes ponderacin cambian segn el tipo de
proveedor evaluado.
Evaluacin de
proveedores
Almacn
Comunicacin
resultado
Se comunica a los proveedores cuyo resultado de la evaluacin
lo determino como Condicionado o descartado
Correo electrnico
Evaluacin de
proveedores
Almacenista
Seguimiento
Como mtodo de reevaluacin se define el seguimiento de los
proveedores determinados como condicionados,
determinndolos como descartados en el momento que
presenten la calificacin e condicionado durante tres periodos
consecutivos.

Nota: se debe solicitar al proveedor un plan de accin para
subir los criterios que contribuyeron a la baja calificacin
obtenida
plan de accin
proveedor
Evaluacin de
proveedores
Almacenista


PROCEDIMIENTO DE
EVALUACIN DE PROVEEDORES


CDIGO AL-PR-05 VIGENCIA: 1 DE SEPTIEMBRE DE 2010 VERSIN 01 PGINA 4 DE 7

5. Diagrama de flujo

Procedimiento de evaluacin de proveedores
Proveedor Solicitante Almacenista
Inicio Programacin
No conformidad
proveedores
Aplicacin Formatos
Clasificacin
El resultado de la
clasificacin fue
Comunicacin resultado
Seguimiento
Seguimiento
Fin
Condicionado
Descartado
Excelente