Gestin de Repuestos

La inadecuada gestin de los repuestos es an uno de los inconvenientes frecuentes en

las empresas para garantizar el oportuno mantenimiento y por tal la continuidad operativa de
sus equipos, plantas y/o instalaciones, problema que se evidencia con ms frecuencia en el
pas en la pequea y mediana empresa en tanto muchos de sus directivos subestiman la
importancia de la adecuada gestin de inventarios y permiten, de entre otros casos, que recin
en los mantenimientos correctivos se identifiquen fallas para tomar decisiones, si es que lo
hacen, de tener programas de mantenimiento y niveles aceptables de repuestos que los
respalden.
El planteamiento correcto del mantenimiento de instalaciones y/o equipos, sea ste
predictivo, preventivo, correctivo, etc. contribuye en dimensionar correctamente los niveles
de inventario de repuestos a mantener, una vez con este input el gestionar los repuestos
correctamente ayudar a tener capacidad de respuesta ante los inconvenientes que puedan
aparecer en la operacin y uso de las instalaciones y equipos.
Previo tambin a la gestin de inventarios es importante contar con proveedores
correctamente seleccionados en funcin de su capacidad para atendernos oportunamente y
que garanticen la disponibilidad de repuestos, tal como lo recomienda la Norma ISO 9001
Versin 2008 en la sub-sub-clusula 7.4.1 Proceso de Compras La Organizacin debe
evaluar y seleccionar proveedores en funcin de su capacidad para suministrar productos de
acuerdo con los requisitos de la organizacin.
Tener una perspectiva de Satisfaccin al Cliente al momento de tomar nuestras
decisiones es crucial en el servicio de repuestos tal como refieren Ren Botter and Leonard
Fortuin en su caso de estudio: Stocking strategy for service parts.
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El proceso de seleccin de proveedores debe ayudarnos en el propsito sealado
anteriormente, y ste es un problema tpico multicriterio que involucra factores tanto
cualitativos como cuantitativos segn exponen Juan Carlos Osorio; Diana Carolina
Arango; Christian Ernesto Ruales, en su publicacin Seleccin de proveedores usando el
despliegue de la funcin de calidad Difusa.
Recordemos que las personas y organizaciones no somos autosuficientes para auto-
abastecernos de las necesidades que tenemos, por tal nos vemos en la imperiosa necesidad de
que otros nos den bienes y servicios, all aparecen los proveedores de repuestos y su
propsito es justo entregarnos esos productos esperando satisfacer expectativas de plazo,
calidad, precio, etc. de sus clientes. Si no se es consciente de esto es posible que la rotura de
stock de repuestos por falta de abastecimiento sea latente. As:

Segn Fortuin & Martin, en general tres situaciones de gestin de repuestos se distinguen:
1. Servicio de repuestos para mantener las propias instalaciones.
2. Servicio de repuestos para atender los sistemas en los sitios donde estn los clientes.
3. Servicio de Repuestos para reparar productos del consumidor final.
Para cualquier situacin de gestin y control de inventarios de repuestos, algunas
preguntas bsicas como las siguientes deben ser resueltas para apoyarnos en el propsito de
gestionar adecuadamente estos inventarios:
P
r
o
v
e
e
d
o
r

-Tiene o ha desarrollado
las capacidades para
entregarnos los repuestos
de manera oportuna en
tanto cuenta con una
visin enfocada a
satisfacer al Cliente
(Organizacin)
O
r
g
a
n
i
z
a
c
i

n

-No se afecta por roturas
de stock de repuestos
debido a que su proveedor
tiene la capacidad para
atender oportunamente.
-Gestiona correctamente
los niveles de inventario
de repuestos para
garantizar la continuidad
operativa de sus equipos,
planta y/o instalaciones y
as no efectar al producto
que elabora para el Cliente
Final.
C
l
i
e
n
t
e

F
i
n
a
l

No se ve afectado por
alteraciones en la calidad
del producto o en los
plazos ofrecidos por parte
de su Proveedor (La
Organizacin) al no tener
ste ltimo inconvenientes
en la operacion de sus
equipos, plantas y/o
instalaciones.
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1. Qu repuestos deben almacenarse?
2. Dnde los repuestos deben almacenarse?
3. Cunto stock debe haber por cada repuesto (punto de re-orden y cantidad a
comprar)?

Ya en la gestin del inventario de repuestos, errores administrativos como los listados a
continuacin pueden afectar el mantenimiento y por tal la operacin:

Atrasos de material:
Espera por materiales
Tiempo de viajes para obtener materiales
Tiempo requerido para transportar materiales
Tiempo requerido para identificar materiales
Tiempo requerido para encontrar materiales sustitutos
Tiempo requerido para encontrar los materiales en los almacenes
Tiempo requerido para tramitar una orden de compra

Prdida de tiempo debido a:
Otras actividades con retraso debido a los materiales
Materiales equivocados planificados y entregados
rdenes de compra con materiales equivocados
Materiales fuera de stock

La Planificacin es un elemento importante que permitir que la gestin de inventarios
se desarrolle convenientemente y sea eficaz. El asegurar el stock y disponibilidad de todos los
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materiales necesarios para realizar un trabajo de mantenimiento ayudar a que los retrasos
mencionados anteriormente sean eliminados, la pregunta se reduce a qu es lo que se
necesita de inventario y de adquisiciones para ser eficaz en la gestin? La siguiente
informacin es la mnima requerida que puede ayudar en dicho propsito:
1. Informacin en tiempo real de los repuestos
2. Catlogo de inventario
3. Listado de los equipo dnde se utiliza el repuesto
4. Piezas con orden de compra por centro de costo, departamento, equipamiento, etc.
5. Las cantidades disponibles que se precisan
6. Las fechas de entrega previstas

Otros puntos a considerar:
Saldos actualizados de todos los elementos, incluidos los repuestos, las reservas y las
devoluciones
Mantener un listado de piezas para cada equipo
Los costos de los repuestos y el historial del movimiento
Referencia cruzada de piezas de recambio con alternativos
Tener la capacidad de reserva de artculos para un trabajo
Poder notificar a un solicitante, cuando se recibe un tem para un trabajo
Poder generar una orden de trabajo para fabricar o reparar un elemento
Tener la capacidad de notificar cuando es necesario reorganizar el tem y hacer un
seguimiento de la recepcin de reabastecimiento
Poder rastrear los pedidos, rdenes de compra, recibos y pedidos especiales
Tener la capacidad de producir informes de rendimiento, tales como la exactitud del
inventario, el volumen de movimientos, y agotamiento de las existencias
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La organizacin de los almacenes donde se tendr los inventarios de repuestos tambin es
crtico para la productividad del mantenimiento y por tal de la operacin, y tiene las
siguientes implicancias:

Almacenes Centralizados
Reduccin de actualizacin de informacin en almacenes
Reduccin de los costos laborales del personal
Aumento de viajes de operarios de Mantenimiento
Prdida de productividad

Almacenes Descentralizadas
Reducido nmero de viajes para buscar repuestos
Aumento de la productividad
Aumento de actualizacin de informacin en almacenes
Aumento de costos laborales por almacn
Aumento de los niveles de inventario

Hay muchos tipos de repuestos que deben ser controlados a travs de la Gestin del
inventario. Estas es una lista de algunas de las categoras ms comunes, donde el anlisis de
stas ayudar a asegurar que los controles correctos se coloquen sobre los tems ms
importantes, mientras que los de menos importancia tienen menos controles:

Repuestos de libre uso, son materiales que tienen poco valor individual con gran
volumen de uso.
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Stock de tems controlados, son similares a los elementos de tem libre, a excepcin
que su acceso es limitado, por tal requieren una aprobacin previa con solicitud o el
nmero de orden de trabajo para el tem
Repuestos crticos o piezas de recambio seguros, son los elementos que no tienen
mucho uso, pero debido al tipo de orden, la fabricacin y los plazos de entrega se
debe mantener en stock en caso de que se necesitan
Piezas de recambio reparables, incluira aqu elementos como bombas, motores, u
otros elementos que el costo de reparacin (materiales y mano de obra) es menor que
el costo de reconstruirla. Estos artculos tambin son generalmente caros y estos
repuestos deben mantenerse en buenas condiciones ambientales
Consumibles, son elementos que se toman de los almacenes son usados y desechados
despus de un perodo de tiempo de uso. Estos elementos pueden incluir bateras,
jabn, trapos, aceites, etc. No se realiza un seguimiento de uso.
Herramientas y equipos, en algunas empresas, herramientas y equipos se mantienen
en la ubicacin de los almacenes o en un depsito de herramientas y anotados como
artculos de inventario. Slo se rastrean las herramientas con un valor concreto alto o
donde hay relativamente pocas en toda la compaa. No se debe rastrear las
herramientas de mano comn
Clasificacin de los repuestos mediante el anlisis ABC
1. tems A son el 20% del stock de tems y 80% del total del inventario valorado
2. tems B son el 30% del stock de tem de repuestos y 15% del total del valor del
inventario
3. tems C son el 50% del stock de repuestos y 5% del costo total del inventario

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Tipo A son de costo alto, elementos de este tipo con seguridad deben estar en el almacn.
Es bueno contar con polticas de inventario riguroso en el uso y circulacin de estos artculos.
Dado que hay relativamente pocos tems A, el control de stos no es difcil. Los del tipo
B son ms numerosos que los A, pero no tan costosos. Estos elementos tambin deben
ser controlados con un mtodo de seguimiento estricto.
Mediante el control de los artculos A y B, se est controlando slo aproximadamente el
50% del total de los artculos del inventario, pero alrededor del 95% de los costos.
La clase C, representa alrededor del 50% del nmero total de los elementos, pero slo
alrededor del 5% de los costos. Es un desperdicio de tiempo y energa para tratar de controlar
elementos C para el nivel que hace con A y B.

Costos comunes en el inventario:
Costo de capital asociado en la pieza de recambio, 15%
Costo de funcionamiento del espacio de almacenamiento, alquiler, impuestos el costo de la
energa, agua, seguros, gastos de mantenimiento, 5%
Costo de la ocupacin de espacio, alquiler y amortizacin, 8%
Costo de la contraccin del inventario, obsolescencia, deterioro, robo, contaminacin, 5-10%
Como consecuencia el costo real total de administrar los artculo de inventario por ao, puede
llegar entre el 30 al 40% del valor del tem.
Dado que los costos de los inventarios son tan altos, ayudar tener algunas
consideraciones para disminuir costos. Qu otras actividades se pueden hacer para reducir o
controlar estos costos? :
Estandarizacin de equipos de la planta
Estandarizacin de los proveedores
Alianzas con proveedores
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Localizacin de almacenes en reas clave
Especificacin precisa de los repuestos y de proveedores
Reducir o eliminar piezas de repuesto obsoletas
Reducir la cantidad de desperdicio
Control de piezas de repuesto desaparecidas

El planeamiento y control del inventario apropiado de las piezas de repuesto es un
componente crtico de un programa eficaz de la gestin de los activos. Si las piezas correctas
no estn al alcance cuando son necesitadas para el mantenimiento rutinario o las reparaciones
el tiempo muerto se prolongar ms all de lo necesario. Si muchas piezas estn disponibles
en almacn, la empresa incurre en costos excesivos adems de los gastos indirectos de llevar
el inventario, corresponde por tal implementar estrategias adecuadas para manejar el
inventario de repuesto para ayudar a la gerencia eficaz de los activos.
El stock de seguridad depender de dos factores que el responsable de gestionar el
inventario de repuestos deber equilibrar.
De un lado est el riesgo de no tener el repuesto durante el perodo de abastecimiento
Por otro el costo que significa tener un inventario alto de repuestos.
El stock de seguridad est destinado para ser usado en caso que se produzca un alza en la
demanda media durante el perodo de espera por reposicin del repuesto.
Para determinar el nivel del inventario de seguridad se usa el concepto del nivel de servicio.

Clasificacin de los repuestos:
Los repuestos necesitan ser evaluados en trminos de costos y criticidad. El anlisis
ABC de Pareto entrega una buena alternativa para clasificar los repuestos de acuerdo a su
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costo. Para definir el criterio para la criticidad del repuesto puede analizarse de la siguiente
forma:

1. Criticidad Alta, CA. Repuestos que son esenciales para la operacin.
2. Criticidad moderada, CB. Repuestos que podran tener un impacto leve a moderado
negativamente en la operatividad si ellos no estn disponibles.
3. Criticidad Baja, CC. Repuestos que no son absolutamente esenciales para la continuidad
operacional del equipo, planta o instalaciones.

Gestin del Inventario:
La clasificacin eficiente de los productos apoya el establecimiento de los niveles de
existencias de seguridad. El correcto nivel de inventario de seguridad de cada producto
depende, entre otras cosas, del pronstico de su demanda, su tiempo de entrega, as como
riesgo de la obsolescencia. Alcanzar el punto ptimo de los niveles de inventario especfico
no es posible cuando la gestin de productos es en grupos.

Debido a la gran cantidad de repuestos de recambio, la gestin manual de los parmetros de
control de inventario para cada artculo y la ubicacin de tems no es factible. Esto significa
que al menos un cierto nivel de automatizacin se debe aplicar a la gestin de inventario. Los
mtodos para el clculo de los niveles de existencias especfico de seguridad para piezas de
repuesto, deben ser analizados y adecuados para cada situacin.

Para determinar los puntos de re-ordenamiento de los niveles de existencias y de seguridad
para las piezas de repuesto lo ms adecuado es la ayuda de la simulacin:
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Bsicamente, un modelo de simulacin para replicar el proceso de reposicin de
inventario se crea teniendo, por ejemplo, los plazos de entrega y las limitaciones de
tamao del lote.
Datos de la demanda real, con sus alzas naturales y los perodos, se utiliza como datos
de entrada cuando el software lleva a cabo numerosas simulaciones para encontrar el
punto ms eficiente de los parmetros de control de inventario que cumplan los
objetivos de nivel de servicio deseado.
As pues, la naturaleza del proceso de reposicin, el patrn de la demanda individual
de cada elemento, as como el plazo real pueden tenerse en cuenta en la optimizacin
de los parmetros.

Las decisiones de Inventariar:
Las limitaciones del tiempo de demora en la entrega y la criticidad de los elementos
especficos hacen que sea necesario almacenar determinados repuestos para el usuario. Sin
embargo, para la mayora de los artculos, es posible elegir la ms rentable entre varias
opciones de entrega. La opcin de entrega ms eficiente depende de la demanda del
elemento, su valor, y los costos de la entrega o las opciones de almacenamiento.
La regla general es que almacenan tems con bajo valor econmico y con altos
volmenes de uso, mientras que los artculos caros y que rara vez se usan se ordenan slo
cuando hay demanda. Sin embargo, los costos especficos del producto y del proveedor a
menudo varan considerablemente y por lo tanto tienen un impacto sobre la opcin de entrega
ms eficiente para cada uno de los tems especficos. Los costos y la demanda tambin
pueden cambiar con el tiempo, lo que hace necesario re-evaluar peridicamente las
decisiones de inventariar.
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Resumiendo, es posible minimizar el capital invertido en el inventario sin poner en
riesgo los equipos y el tiempo de inactividad de produccin o de las interrupciones
ocasionadas por el mantenimiento, para lograr esto se debe:
1. Aislar las fuentes de demanda de piezas de repuesto.
2. Mejorar los procesos para la creacin de un inventario de las necesidades previstas.
3. Mejorar el clculo del stock seguridad.
4. Mejorar los procesos de necesidades de partes no previstas.
5. Optimizar pedido de partes y piezas.

1.- Aislar las fuentes de la demanda:
Existen dos tipos principales de demanda que impulsan el inventario de piezas de repuestos:
a) Los requerimientos planificados, que incluyen:
Piezas utilizadas durante el mantenimiento programado, la limpieza o la inspeccin de
calidad de los procesos de. La mayora de estos artculos son de consumo, y los
requisitos para ellos son predecibles en el tiempo.
Las piezas de recambio cuya necesidad se puede predecir por la edad y condicin de
los equipos y el tiempo medio entre fallos cuyos datos son proporcionados por el
fabricante.
b) Los requisitos no planificados, que se derivan de fallos imprevistos en el equipo o
accidentes.

2. Mejorar los procesos de planificacin de requerimientos:
Los tpicos inventarios de piezas de repuesto previstos pueden ser minimizados a travs de:
El cumplimiento riguroso de los procesos de control de inventario.
Datos exactos sobre la cantidad en inventario.
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Datos con precisin sobre los tiempos de abastecimiento.
Datos precisos sobre tiempo medio entre fallos.
Ciclos de mantenimiento programado conocidos.
Listas de piezas con precisin para los requisitos de las de rdenes de trabajo de
mantenimiento preventivo.
Flexibilidad del sistema de inventario para hacer la actualizacin y sustituir las piezas
en forma oportuna a travs del sistema formal.

3. Mejorar el clculo del stock de seguridad
El clculo de la cantidad del stock de seguridad implica mltiples variables, tales como:
Verificacin si el equipo de apoyo se encuentra todava en servicio.
Costo de la pieza.
El tiempo de entrega ms corto de todas las fuentes, incluyendo el almacenamiento
fuera del almacn, los puntos de distribucin de los proveedores, y otras instalaciones.
Tiempo medio entre fallos y desviacin estndar de la vida de la parte.
Criticidad de los equipos de la parte o repuesto que se usa.
Disponibilidad de piezas de sustitucin o de trabajo en torno a los procesos.

4: Mejora del proceso para requerimientos no planificados.
Es comn en los inventarios de repuestos a menudo tener componentes principales para la
misin de los equipos crticos en una cantidad adicional. Estos componentes con frecuencia
se adquieren al mismo tiempo que el equipo y que se capitalizaron como parte de la compra
total. En todas las instalaciones muy a menudo en varios sitios se duplican estos componentes
y rara vez es necesario usarlas hasta que se retiran los equipos, resultando en la necesidad de
descartar esencialmente componentes nuevos.
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La comparacin de las existencias de componentes disponibles en diferentes sitios y la
reduccin de los inventarios de componentes cuando el equipo se acerca a su fecha de
sustitucin puede reducir al mnimo esos gastos.
Para maximizar el intercambio entre mltiples sitios, el personal deber aplicar rigurosamente
un sistema comn de describir las partes de manera que las bsquedas de los inventarios de
los sitios devuelvan resultados correctos con rapidez.
Cada vez son ms eficaces los programas de mantenimiento para reducir la demanda de los
inventarios no planificados de partes y repuestos. La realidad indica, sin embargo, que nunca
la demanda de estos componentes se reduce a cero.

5. Optimizar el pedido
Idealmente, cada parte se ordena cuando la demanda proyectada generada a partir de un
programa para trabajos de mantenimiento excede a la cantidad en la mano, menos existencias
de seguridad.

La orden de compra con fecha de vencimiento se calcula como sigue:
Empezar con la fecha requerida por el mantenimiento preventivo programado.
Adelantar esta fecha por el tiempo necesario para la recoleccin y armado del material
para la orden de trabajo de mantenimiento.
Adelantar esta nueva fecha por la recepcin interna, la inspeccin, y el tiempo de
prueba.
Adelantar esta nueva fecha por el tiempo de entrega desde el sitio proveedor o punto
de distribucin para el punto de recepcin.
Adelantar esta nueva fecha exactamente al tiempo de abastecimiento del proveedor.
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Adelantar la nueva fecha por algn factor de seguridad de tiempo (en caso necesario
sobre la base de proveedor y la fiabilidad de transporte).
Adelantar la nueva fecha por el tiempo para el procesamiento interno de la orden de
compra y la aprobacin.

Las Oportunidades para la reduccin de costos incluyen:
Reduccin al mnimo de los requisitos de la orden negociados con el proveedor.
Introducir iniciativas en la cadena de suministro, tales como la consolidacin de
proveedores y pedidos electrnicos.
La eliminacin de tiempos de seguridad utilizados para garantizar la entrega oportuna
de las partes. Tiempo de seguridad (que no debe confundirse con el stock de
seguridad) con frecuencia puede ser reducido o eliminado cuando los programas y
comunicacin con el proveedor son buenos.









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Referencias
Traduccin oficial de la Norma ISO 9001 Versin 2008, de la Organizacin Internacional de
Normalizacin.
Juan Carlos Osorio ; Diana Carolina Arango ; Christian Ernesto Ruales, Seleccin de
proveedores usando el despliegue de la funcin de calidad Difusa,
Ren Botter and Leonard Fortuin: Eindhoven University of Technology, Faculty for
Technology Management, Paviljoen F.18, P.O. Box 513, NL 5600 MB Eindhoven, The
Netherlands (e-mail: L. Fortuin@tm.tue.nl)