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CMO REDUCIR COSTOS EN EPOCAS DE CRISIS

Por: Manuel Ponce Polanco
manuelponce@partnerconsulting.com.pe

Que duda cabe que la inestabilidad financiera internacional est afectando a todas
las empresa en el mundo entero y que tomar tiempo recuperar la estabilidad y los
niveles de ventas y rentabilidad alcanzados en aos anteriores.

En la situacin actual, empresas de todo tipo se enfrentan a un escenario
dinmico, hipercompetitivo, turbulento, incierto y complicado. La reduccin del
crecimiento mundial ha contrado la produccin y las ventas y por ende las
exportaciones de nuestras empresas y el consumo interno; por ello ser necesario
realizar los ajustes respectivos con el fin de equilibrar los flujos de caja.

Investigaciones realizadas sobre el tema muestran que la gran preocupacin de
las empresas es como hacer para ajustar rpidamente los flujos de caja a los
nuevos niveles de ventas e ingresos. Este proceso requiere una serie de
decisiones relacionadas con el entorno y el interior de la empresa.

Con relacin al entorno externo habr que tomar decisiones conjuntas con
clientes y proveedores a fin de agregar valor a nuestros negocios. El propsito de
una relacin de largo plazo compete a todos los actores del sistema de cadenas
de valor; las empresas deben jalar en su crecimiento o ajuste a clientes y
proveedores.

En el aspecto interno la preocupacin mayor ser como ajustamos los gastos al
nuevo nivel de ventas y sin afectar la calidad y la operatividad del negocio.

Hasta donde tendremos que reducir los costos y gastos?
En qu reas de la empresa primero?
Es posible tomar decisiones sin afectar la operatividad del negocio?
Es posible hacerlo sin afectar a nuestros colaboradores?.

Estas son clsicas dudas que surgen a la hora de buscar la eficiencia en
momentos difciles.

En pocas de crisis la mayora de las empresas, ya sean grandes, medianas o
pequeas, buscan hacer ms eficientes sus procesos recortando costos, con el fin
de ver su ltima lnea lo menos daada posible.


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Es en esa prctica habitual donde muchas empresas pueden desorientarse y
cometer errores, pues si bien en un comienzo pueden quitar la grasa muchas
veces terminan reduciendo su "masa muscular".

Estudios realizados por especialistas revelan que la mejor forma de reducir
costos y gastos es hacerlo de manera continua en el tiempo, que sea parte de
la estrategia de la empresa, es decir hay que crear la cultura del control de los
costos y la seccin que debe tener la direccin de aquella estrategia es la
gerencia de la empresa. Cmo creamos esta cultura? Se crea esta cultura con
un memorando?

La mayora de las veces las empresas tratan de reducir costos slo mediante
recorte de gastos y entre las acciones tpicas se encuentran el despido de
personal, reestructuracin y disminucin de proveedores. Este tipo de acciones
pueden ser contraproducentes, pues interrumpe el proceso de calidad y se
deteriora la calidad de los productos y/o servicios.

Para varios especialistas, las pocas de inestabilidad son una oportunidad para
que las compaas revisen sus estrategias, modelos de negocio y verifiquen si las
estructuras estn alineadas a estos dos elementos antes mencionados. En
momentos de apuros, las sociedades en general disminuyen sus expectativas de
crecimiento y por ende tratan de bajar los gastos centrndose en costos indirectos,
ya sea en los productos, procesos o mano de obra.

Por lo tanto, muchas empresas a travs de la reduccin errnea, cortan los
incentivos en reas claves relacionadas con la expansin e innovacin.

Dnde debemos recortar costos?

Saber hacia dnde dirigirse para reducir costos, cuando la empresa atraviesa un
momento de crisis financiera internacional, es sin duda para los especialistas, uno
de los mayores desafos que tienen que enfrentar. Esto ltimo es ms complicado
en empresas que tienen altos grados de apalancamiento financiero y requieren de
mayores lneas de crdito.

Comparto con algunos especialistas la idea de que los costos deben reducirse
considerando lo siguiente:

1. Se deben recortar costos variables que no afecten al producto y/o la calidad del
servicio.


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2. El recorte de costos y gastos debe darse en reas que no sean crticas dentro
del negocio, debiendo planificar cmo volver a armarlas a futuro y considerar si
se requiere incluso fortalecer. "Puede resultar difcil volver a formar equipos de
personas especializadas y eso puede transformarse en una limitacin para el
crecimiento futuro de la compaa".

3. Si es necesario reducir costos en materiales o procesos, es indispensable
medir el impacto que pueda tener para el producto final que es entregado al
cliente y cmo puede afectar a la demanda evitando "auto boicoteamos".

4. Es prudente recortar los costos "hasta el punto en que uno teme perder
clientes". Por ello sugiero no dirigirse de inmediato a la reduccin de personal -
como muchas empresas lo hacen-, pero si las dems medidas no han causado
efecto el primer segmento que cae es el de ventas, luego el de operaciones o
produccin, finalizando con los empleados de la administracin.

5. Cuando se llega al lmite de tocar al personal existen dos formas de hacerlo:

La primera, la ms complicada a juicio de los entendidos, es el despido
propiamente dicho, pues a esa persona en una crisis le va a costar mucho
encontrar otro trabajo. Es necesario revisar previamente que la ejecucin
de los procesos y la operacin estn garantizados y no se interrumpan;
para no tener que resolver problemas operativos a un mayor costo. Esto se
lograr con una adecuada revisin de los procesos claves del negocio.

La segunda, que es ms compleja de lograr pues requiere planificacin, es
"decirle a la gente: en vez de reducir el 10% de la gente, mejor hagamos un
esfuerzo todos y reduzcamos los salarios un 10%".

Recomendaciones para pasar la ola

1. Las crisis, si bien no son de los mejores momentos para las empresas, s son
una oportunidad para revisar el modelo de negocio y hacer apuestas en torno a
ella. Recuerden que junto a las crisis vienen nuevas oportunidades; hay que
realizar en equipo un anlisis de los escenarios y revisar las estrategias para
ver cmo y cunto podra ser el impacto tanto positivo como negativo.

2. Lo primero que se le recomienda a una empresa cuando est en medio de
crisis, sea cual sea, es "juntarse con el personal y decirle que vienen tiempos
duros, que las ventas van a ir cayendo para que la gente se prepare, para que
las personas al igual que las empresas reduzcan su nivel de endeudamiento".


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3. Tambin deben tener un plan B, es decir poder achicarse a lo mnimo y que
permita que la compaa pueda manejarse de la mejor forma, "significa
transformarse en una compaa ms pequea, pero en costo fijo".

4. Reduccin o suspensin de cualquier proyecto que genere incertidumbre frente
a una eventual cada de la demanda, es otra sugerencia.

5. "Lo que falta es un plan que se ejecute al decir, estamos en crisis", pues es la
nica forma de estar preparado porque puede ser ms profunda de lo que se
crea.

Errores que se cometen a la hora de reducir costos

1. Retrazar la toma de decisiones en espera de la llegada de las nuevas ventas
y de la recuperacin del mercado.
2. Privilegiar la mantencin, en cargos claves, de ejecutivos o empleados que no
logran cumplir con los requerimientos de la organizacin ni del mercado, por
sobre los ejecutivos que s lo hacen slo por mantener la unidad amical o
familiar, perjudicando el desempeo de la compaa.
3. Reduccin indiscriminada de personal lo que no garantiza la ejecucin de la
operacin y que luego se traduce en mayores costos.
4. Tomar decisiones aceleradas sin considerar en su anlisis a todos los actores
claves involucrados.
5. No involucrar a los accionistas familiares quienes deben estar alineados con
las estrategias que desarrollar la empresa para sobre llevar la crisis.

La reduccin de costos requiere una metodologa!

La reduccin de costos es un proyecto que requiere liderazgo,
trabajo en equipo y mucha comunicacin!

Manuel Ponce Polanco; Profesional con slida experiencia en gerencia, administracin,
procesos, finanzas, costos, y recursos humanos. MBA en Administracin y Finanzas,
Universidad del Pacifico; Master en Direccin Estratgica Financiera, Escuela de Negocios
EOI Espaa; Programa de Alta Direccin Comercial PADC, Universidad de Piura;
Certificacin Internacional cmo experto en Planeamiento Estratgico, Balanced Scorecard y
Gestin por Competencias; UTN Argentina; Lder Certificado en Servicio al Cliente CCSL y
Entrenador Certificado en Servicio al cliente CCST, por el SERVICE QUALITY INSTITUTE;
Especializacin en Coaching Sistmico, MORE GLOBAL de Mxico; Curso de Especializacin
en Gestin del Capital Humano, Universidad del Pacifico; Diplomado de Especializacin en
Finanzas Avanzadas, UPC; Curso de Especializacin en Administracin de Pequeas y
Mediana Empresas, IPAE; V Curso de Especializacin en Finanzas y Desarrollo, COFIDE;
Ingeniero Industrial, UNT.