El presupuesto es el documento o la plantilla que recoge las estimaciones de
ingresos y gastos para un determinado periodo temporal. Por lo general, un presupuesto se utiliza para realizar el clculo de cunto dinero costar concretar un proyecto o desarrollar una actividad. Produccin, por su parte, es un concepto que se emplea para nombrar al proceso de producir (crear, fabricar) algo e incluso para denominar a aquello que se ha producido. Esto nos permite acercarnos a la nocin de presupuesto de produccin, que se utiliza en el mbito de las empresas e industrias. El presupuesto de produccin se vincula al presupuesto de venta, ya que consiste en calcular cunto costar fabricar la cantidad de productos que una firma prev vender. Esto permite analizar los costos y cotejarlos con los ingresos y las ganancias que se esperan obtener. La finalidad del presupuesto de produccin, por lo tanto, es ayudar a que se alcance un equilibrio entre lo que se produce y lo que se vende. Este presupuesto recoge cuntas unidades de un producto deben ser fabricadas para cubrir las ventas previstas y las necesidades del inventario. El presupuesto de produccin, por lo tanto, desarrolla el siguiente clculo: unidades que se prevn vender + las unidades que se pretenden tener en el inventario final las unidades que se esperan en el inventario final = cantidad de total de unidades que deben producirse. Para estimar el costo en s de aquello que debe fabricarse, se deben considerar los costos de las materias primas y de su transformacin, incluyendo el uso de recursos tecnolgicos y de recursos humanos. Generalidades
Una vez que ha sido elaborado el presupuesto de ingresos se procede a trabajar el presupuesto de produccin o el de compras segn sea una empresa industrial o comercial. Dicho presupuesto es sumamente importante ya que de este se derivarn una serie de parmetros para todos los dems presupuestos que se elaborarn posteriormente.
Toda vez que ventas ha efectuado sus estudios de mercado, el estudio del entorno externo y el anlisis interno, con los objetivos y las metas fijadas y determinado la demanda a cubrir se presentar el presupuesto al comit presupuestal para que produccin determine la posibilidad de cubrir con los requerimientos y elabore su propio programa.
Los planes de ventas, produccin y las polticas de inventarios deben estar coordinados para lograr una combinacin adecuada entre el volumen de produccin y el costo de la misma (lotes econmicos). Observe el diagrama 5-1
Un plan de produccin entraa a su vez, el desarrollo de polticas sobre los niveles eficientes de produccin, uso de las instalaciones fabriles y niveles de los inventarios (artculos terminados y produccin en proceso). Welsch (p.224)
Dependiendo de este programa de produccin se fijar por ejemplo; la mejor temporada para otorgar las vacaciones y los cursos de capacitacin, el perodo en que se requerir de personal eventual o del pago de horas extras, la necesidad de ampliar el mercado para utilizar capacidad de produccin excedente, o por el contrario el fraccionamiento del mercado por falta de capacidad productiva para cubrirlo, etc.
Existen diferentes criterios respecto al manejo de la capacidad productiva en las industrias de transformacin, intervienen muchas veces no slo la capacidad instalada y utilizada de la planta sino tambin el tipo de proceso de fabricacin, la tecnologa aplicada, y hasta el estilo de la gerencia..
Bsicamente contamos con dos tendencias respecto al manejo de la capacidad productiva, por un lado se puede fabricar slo lo que se necesita para cubrir el mercado y mantener una existencia preestablecida en inventarios, (presupuesto de produccin flexible) y por otro lado se puede fabricar a un ritmo constante, continuo, manteniendo al personal siempre en un ritmo de trabajo establecido (presupuesto de produccin rgido) permitiendo que en el inventario exista un movimiento hacia arriba o hacia abajo segn sea la temporalidad de las ventas.
Existe una reciprocidad en el manejo de los inventarios y de la produccin en donde si se elige trabajar con produccin flexible tenemos que predeterminar el inventario requerido lo que constituira un inventario rgido, en tanto que si se desea que la produccin sea rgida entonces el inventario se comportar de una manera flexible para absorber o cubrir segn sea el caso el diferencial entre lo producido y lo vendido.
Produccin Rgida Inventario Flexible
Produccin Flexible Inventario Rgido
Ejemplifiquemos para que se comprenda mejor.
Supongamos que una industria produce 50 unidades diarias, y que en un perodo de 20 das laborables las ventas estimadas son de 900 unidades.
Si se trabaja sobre la base de produccin rgida, esta compaa fabricar 1,000 unidades en estos 20 das (20x50), independientemente de las ventas estimadas. Por lo tanto el diferencial entre las unidades producidas y las unidades vendidas quedar en el inventario, en este caso el inventario final ser de 100 unidades (1,000-900). El inventario simplemente queda determinado por la diferencia entre lo producido y lo vendido.
Si se trabajara sobre la base de produccin flexible se tendra que determinar cul es el inventario que la compaa requiere mantener en existencia para final de ese perodo, o lo que es lo mismo para principio del perodo siguiente. Supongamos que el inventario determinado fue de 85 unidades, la produccin a realizar ser; 900 unidades que se esperan vender ms 85 unidades que deseo mantener en el inventario al final del perodo, o sea 985 unidades. Produccin deber contemplar su capacidad productiva, su tiempo de produccin, el tipo de proceso empleado, as como el tipo de artculo en cuestin ya sea que se trate de artculos de temporada o de artculos sin estacionalidad en su demanda, si se trata de artculos sujetos a moda o a tecnologa, as como todos aqullas causas que influyen en la modificacin de su mercado y en el cambio de tecnologa aplicada en la produccin para poder determinar el tipo de poltica que le es conveniente para el manejo del almacn de artculos terminados.
Desde luego resulta obvio que los artculos sujetos a moda o tecnologa no deben tener grandes inventarios por el contrario se deben manejar con inventario lo ms reducidos posibles porque estn en un constante riesgo de convertirse en inventarios obsoletos o de lento movimiento, por el contrario los artculos que no tienen esta caracterstica que tienen cierta estabilidad en el mercado posiblemente sea conveniente realizar la produccin de manera masiva para ahorrar costos.
Como se mencion en el captulo III las empresas deben buscar el equilibrio entre el punto ptimo de ventas y el punto ptimo de produccin.
Es sumamente importante no perder de vista al definir la poltica de inventarios a implementar lo que implica el costo de oportunidad de mantener inventarios excesivos as como el costo mismo del manejo del inventario.
El costo de oportunidad se refiere a la prdida sufrida por no invertir los recursos de la empresa en una mejor opcin que la de mantener dicha inversin en mercanca en el almacn, adems de los costos adicionales que esta existencia acarreara como es el costo de manejo del inventario por los sueldos del personal de almacn y el uso del equipo (montacargas, estantes, etc.) el cul ser mayor en tanto tengan que mover ms existencias en el almacn adems del espacio ocupado por el almacn que podra servir a otras reas de produccin en vez de servir para zona de almacenamiento.
Requerimiento de materia prima Son todos los insumos necesarios que utiliza el producto o servicio, su especificacin se hace en unidades, y se multiplica por el volumen de produccin de cada perodo. Las comprar se realiza de acuerdo al volumen de produccin estipulado. Para ello se debe conocer quines son nuestros proveedores, si existen polticas establecidas de precio en los insumos, facilidad en la consecucin de las materias primas, distancias, fletes, etc.
Presupuesto de compra PRESUPUESTO DE COMPRA Este presupuesto se refiere exclusivamente a las compras de materia prima para la elaboracin de los productos, pero antes hay que hacer el presupuesto de materiales con elobjeto de determinar cuntas unidades de materiales se requiere para producir el volumen indicado y con esto se sacara el presupuesto de compras. Es el presupuesto que prev las compras de materiasprimas y/o mercancas que se harn durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos. IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE COMPRA Es importante pues de l depende el presupuesto deproduccin, ventas e ingresos. Para su elaboracin se requiere el presupuesto de produccin, el de ventas y el consumo de materias primas e insumos por unidad OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO DE COMPRAS Susobjetivos se refieren bsicamente: Garantizar el abastecimiento oportuno de la demanda interna de materias primas, materiales, artculos de consumo e inventarios para su venta en caso de una entidadcomercial; Obtener adecuados precios de adquisicin, lo cual incluira el mximo aprovechamiento de descuentos por pronto pago y bonificaciones sobre volumen y, en su caso, rebajas sobre compras;y Coordinadamente con lo anterior evitar en lo posible la sobreinversin en inventarios. Los requisitos bsicos para su formulacin son: Que est perfectamente coordinado con el de produccin, considerando al respecto las mismas especulaciones y alternativas que se comentaron en el apartado correspondiente al presupuesto de ventas, en cuanto a que pueda estar ligado o desligado al de produccin, sobre la base de una cuota estndar mensual o como un programa de compras concentrado, todo ello con la suficiente flexibilidad y considerando las caractersticas de la entidad, sus proveedores y las necesidades especficas del caso. ELABORACION DEL PRESUPUESTO DE COMPRAS El presupuesto de compras se va elaborar tomando como base el presupuesto de materiales, el inventario inicial de materia prima y el inventario final de materia prima que se desea. Ejemplos de presupuestos de compras: PRESUPUESTO DE COMPRAS DE MATERIA PRIMA Materia A Periodo Mes 1 Unidades a consumir 15 + Inventario final deseado 15 = Necesidades de produccin 165 - Inventario Inicial 8 = Presupuesto de materias primas en unidades 85 * Valor por unidad $1300 = Valor presupuestado en materias primas $110500 PRESUPUESTO DE COMPRAS DE INSUMOS Materia A Periodo Mes 1 Unidades a utilizar 330 + Inventario final deseado 50 = Necesidades de insumos 380 - Inventario Inicial 10 = Presupuesto en unidades de insumos 280 * Valor por unidad $1000 = Valor presupuesto de insumos $280000