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CRM Gestin de Oportunidades

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Tabla de Contenido
CRM- Gestin de Oportunidades de Venta ...................................................... 4
Descripcin ................................................................................................................................................... 4
Principales Factores en la Construccin del Proceso .................................... 5
Modelo de Datos ........................................................................................................................................ 5
Personalizar Valores de las Entidades Paramtricas ..................................................................... 6
Lead Sources .......................................................................................................................................... 6
Etapas de Venta y Puntuacin ........................................................................................................ 7
Razones de Cierre ................................................................................................................................ 8
Adicionar valores a Tablas Paramtricas desde el Portal de Trabajo ................................... 9
Reglas Importantes .................................................................................................................................. 10
Reprogramar o Finalizar Tarea ...................................................................................................... 10
Reasignar Tareas................................................................................................................................. 11
Alertas de las tareas .......................................................................................................................... 11
Reportes ....................................................................................................................................................... 12
Embudo de Ventas ............................................................................................................................ 12
Proyeccin de Ventas ....................................................................................................................... 14
Desempeo del Equipo de Ventas .............................................................................................. 17
Monto de las Oportunidades por Cliente ................................................................................ 20





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La gestin de oportunidades es un proceso vital en la operacin de los departamentos de
marketing y ventas. Es muy importante ofrecer el mejor servicio posible a las compaas que se
interesan en lo que usted ofrece. Esto es posible si usted conoce las necesidades de sus clientes y
sus fortalezas frente a la competencia.
Una gran cantidad de informacin fluye entre sus potenciales clientes y su equipo de marketing y
ventas, y usted puede estar desperdicindola si no tiene definido una adecuado proceso de gestin
de oportunidades. Por qu no tomar toda esa informacin y utilizarla para definir sus estrategias
de mercadeo?
Adems usted debe ser capaz de responder oportunamente a las preguntas, necesidades y
solicitudes de sus clientes, desde el primer momento en que ellos demuestran inters en sus
productos o servicios, para cerrar negocios exitosamente.
Este proceso necesita estar soportado por herramientas de tecnologa que le permitan tener la
informacin necesaria para apoyar la toma de decisiones.
Bizagi ha desarrollado esta plantilla para ayudarle en la definicin y automatizacin de su propia
metodologa de gestin de oportunidades. Usted estar en capacidad de:
Definir las etapas y ponderacin de sus ventas para calificar sus oportunidades.
Acceder a la informacin necesaria para dar seguimiento a cada oportunidad.
Configurar tareas y recibir recordatorios va correo electrnico en el momento en que
necesiten ser ejecutadas, de manera que pueda ofrecer respuestas ms rpidas a los
requerimientos de sus potenciales clientes.
Integrar sus equipos para gestionar oportunidades y garantizar que sean atendidas por la
persona indicada en cada una de las etapas de venta que usted defini.
Capturar la informacin necesaria para generar tiles reportes sobre el desempeo de sus
ventas.

Mejore sus niveles de servicio y no le d chance a su competencia de reducir sus ventas.









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Descripcin

El propsito de este proceso es dar seguimiento y gestionar las actividades necesarias para
convertir oportunidades de negocio en negocios reales. Cuando una oportunidad ha sido
detectada, un agente del rea de marketing ingresa la informacin relacionada a ella para crear el
registro en el sistema. A partir de este momento, el agente de marketing podr actualizar la
informacin de la oportunidad a lo largo del proceso de evaluacin y compra del cliente. Esta
plantilla le permite configurar tareas (correos electrnicos, llamadas, envo de faxes) para asegurar
su ejecucin.
Las oportunidades pueden fluir entre los distintos miembros del equipo de marketing y ventas. Su
respectivo dueo tiene la posibilidad de reasignarlas en cualquier momento. De esta manera, el
seguimiento cada oportunidad puede ser llevado a cabo por distintas personas. Finalmente, cuando
se conoce la decisin del cliente, la oportunidad se cierra como ganada o perdida.



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Principales Factores en la Construccin del
Proceso

Modelo de Datos


La entidad Oportunidad de Negocio es la entidad principal de este proceso y aloja todos los
atributos y relaciones necesarios para gestionar y dar seguimiento a una nueva oportunidad de
negocio.

La seleccin de informacin de listas desplegables en las formas de las distintas actividades del
proceso, se hace posible gracias a la definicin de relaciones de la entidad del principal con distintas
entidades paramtricas. Estas entidades son:

Lead Source: Medio por el cual la oportunidad se gener.
Etapa de Venta: Reprsesenta la evolucin de la oportunidad. Cada etapa tiene asociada
una probabilidad o peso.s



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Estado: Identifica si la oportunidad esta abierta o cerrada.
Cerrar como: Identifica el tipo de cierre de la oportunidad (Ganada o Perdida)
Razones: Lista de razones por las cuales se cierra una oportunidad como perdida.
Estado de las TareasTask Status: Identifica si una tarea se encuentra abierta, completada o
cancelada.
Mes estimado de cierre:Mes relacionado a la fecha estimada de cierre.
Ao estimado de cierre: Ao relacionado a la fecha estimada de cierre.


El proceso posee relaciones con la entidad del sistema WFUSER para permitir la identificacin de los
ejecutantes de las distintas tareas y la informacin relacionada a ellos.

Las siguientes entidades maestras estn relacionadas a la entidad de proceso para definir,
almacenar y dar seguimiento a la informacin necesaria, a lo largo de la evolucin de una
oportunidad.
Cliente: Esta entidad contiene la informacin relacionada al cliente asociado a la
oportunidad.
Partner: Esta entidad contienen la informacion relacionada al Partner que gener la
oportunidad.
Contactos de la Oportunidad: Almacena la informaccion de las personas con las que se
debe establecer comunicacin, tanto en el Cliente como en el Partner, para tratar temas
relacionados a la oportunidad.
Notas: Permite que el usuario ingrese notas sobre la oportunidad, en las formas de las
actividades.
Tareas: Permite que el usuario configure tareas tales como envo de correos electrnicos,
llamadas y envo de faxes,
Documentos: Permite que el usuario agregue docuemtnos relacionados a la oportunidad,
en las formas de las actividades.


Personalizar Valores de las Entidades Paramtricas
En este proceso, algunas tablas paramtricas son totalmente personalizables de acuerdo a sus
necesidades y polticas, tal como se observa a continuacin:
Lead Sources
El lead Source es una informacin til para obtener reportes acerca de los principales orgenes de
las oportunidades. Esta plantilla de proceso trae algunos valores por defecto. Sin embargo, si usted
desea definir sus propios lead sources de acuerdo a la forma como usted clasifica los orgenes de
sus oportunidades, dirjase al men de Mdulos y seleccione la opcin Entidades. Busque las



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entidades paramtricas y de clic en la entidad Lead Source. De clic en Valores y agregue o edite
los registros de la tabla segn lo requiera.


Etapas de Venta y Puntuacin
La etapa de venta representa el nivel de madurez de una oportunidad. Permite al equipo de
marketing y ventas la ejecucin de las acciones necesarias para cerrar negocios exitosamente. Cada
etapa tiene asociada una probabilidad o peso que es usado para calcular la proyeccin de ventas.
Para definir sus propias etapas de venta y sus pesos relacionados, dirjase al men de Mdulos y
seleccione la opcin Entidades. Busque las entidades paramtricas y seleccione la entidad Etapa.
De clic en Valores. Usted encontrar los siguientes campos:
Etapa: Nombre de la etapa de venta.
Peso: Valor entre 0 y 1. Es utilizado para calcular los ingresos ponderados.
Porcentaje: Valores entre 0% y 100%. Unicamente se utilizan para mostrar los pesos de
cada etapa en las formas de las actividades.

Agregue o edite registros de la tabla segn lo requiera.




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Razones de Cierre
Esta entidad paramtrica identifica las razones por las cuales la oportunidad no se concret y es
muy til para detectar las causas de prdida de oportunidades. Usted deberpia definir las razones
de perdida de acuerdo al ambiente de su negocio.

Para definir sus razones de prdida de oportunidades, dirjase al men de Mdulos y seleccione la
opcin Entidades. Busque las entidades paramtricas y seleccione la entidad Etapa. De clic en
Valores. Agregue o edite registros de la tabla segn lo requiera.




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Adicionar valores a Tablas Paramtricas desde el
Portal de Trabajo
Los procesos con Bizagi deben tener un administrador encargado de la parametrizacin, para
asegurar que los datos manejados por el proceso con correctos. En ambiente de desarrollo estas
tablas pueden administrarse desde Bizagi Studio, sin embargo cuando los proyectos en estn en
produccin deben ser administrados desde el Portal de Trabajo.

Para adicionar valores a las tablas paramtricas desde el Portal de Trabajo vaya a la opcin Admin,
Entidades. All usted ver un listado completo de todas las entidades involucradas en el proceso,
seleccione la tabla a la cul desea agregar valores




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Una vez seleccionada la tabla usted podr ingresar o editar los valores que desee.

Reglas Importantes
Reprogramar o Finalizar Tarea
El dueo de la oportunidad puede configurar tareas para asegurar un correcto seguimiento del
cliente potencial. Cuando se crea una tarea, se ingresa una fecha de vencimiento de la misma para
que un recordatorio le sea enviado una vez se cumpla. Un sub-proceso mltiple se abre por cada
tarea configurada para gestionar el envo de recordatorios como se muestra a continuacin:




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El evento de "Esperar fecha de alerta" se activa cuando la fecha de vencimiento de la tarea se
cumple y habilita la actividad que enviar una notificacin va correo electrnico, al dueo de la
oportunidad. Sin embargo, el usuario puede cambiar la fecha de vencimiento de la tarea en
cualquier momento o incluso, cancelar la tarea por completo. Para ello, se habilitan los siguientes
eventos con la utilizacin de una compuerta basada en eventos:
Reprogramar Tarea: Este evento se activa cuando el usuario cambia la fecha de
vencimiento de la tarea, en la forma de configuracin de tareas. El evento de "Esperar
fecha de alerta" se reactiva y su fecha estimada de solucin es la nueva fecha de
vencimiento de la tarea.
Finalizar Tarea: Este evento se activa cuando el usuario cambia el estado de la tarea a
"Completa" o "Cancelada", en la forma de configuracin de tareas, y finaliza el sub-
proceso de programacin de tareas.


Para identificar s la fecha de vencimiento de la tarea fue modificada, la expresin "Actualizar tareas"
se ejecuta en las expresiones de validacin de la tabla de tareas, en la forma del evento "Actualizar
Oportunidad"

Reasignar Tareas
El dueo de la oportunidad puede reasignarla simplemente cambiando el valor del atributo
"Dueo" en la forma del evento "Actualizar oportunidad". La expresin "Reasignar tarea, identifica
si el valor del dueo fue modificado y asigna un valor al atributo booleano "Reasignar", el cual es
evaluado en la compuerta "Oportunidad Reasignada? y permitir el envo de una notificacin al
nuevo dueo de la oportunidad, en caso de ser necesario.
Alertas de las tareas
La fecha de vencimiento de una tarea se establece cuando la tarea es configurada. Usted puede
configurar recordatorios que se enviarn cierto tiempo antes de la fecha de vencimiento a travs de
la seleccin de un valor en el atributo "Recordarme". De esta manera la notificacin se enviar con
anterioridad para avisarle que la tarea esta prxima a vencer.
Una expresin se utiliza para determinar la duracin del evento "Esperar fecha de alerta". El valor
ingresado en el campo "Recordarme" se resta de la fecha de vencimiento y el valor resultante se
establece como la fecha de solucin estimada del evento.






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Reportes
Esta plantilla de proceso le ayudar a controlar el desempeo de sus ventas a travs de tiles
consultas y anlisis grficos. Los siguientes reportes se incluyen, sin embargo, usted puede
configurar los reportes que desee de acuerdo a sus necesidades.

Embudo de Ventas
Este reporte le ofrece una visin general del monto de los ingresos potenciales de las
oportunidades clasificados por la etapa de venta en la que se encuentran.
Dirjase a la aplicacin web de Bizagi y de clic en la opcin Consultas Bizagi. Seleccione la
aplicacin Gestin de Oportunidades y de clic en Consulta General.

Seleccione los atributos Ingreso convertido, etapas y ao. Ingrese el valor del ao por el cual
desea filtrar las oportunidades. Si usted ingresa un valor especfico para alguno de los atributos
seleccionados, la consulta filtrara los registros de acuerdo a ese valor. De clic en el botn Buscar





El resultado de los casos que cumplen con los criterios seleccionados se mostrar. D clic en la
opcin Anlisis Grfico



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Seleccione la medida Ingreso Convertido y active el cuadro de Sumatoria. D click en siguiente.














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Arrastre la dimensin Etapas al cuadro de Dimensiones seleccinadas y d clic en siguiente.



El grfico del embudo de ventas se mostrar.




Proyeccin de Ventas
Este reporte le permite obtener aproximaciones a lo que sern sus flujos de caja a lo largo de un
periodo y es la base para establecer futuras comparaciones entre el desempeo potencial y real de
las ventas.
Dirjase a la aplicacin web de Bizagi y de clic en la opcin Consultas Bizagi. Seleccione la
aplicacin Gestin de Oportunidades y de clic en Consulta General.



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Seleccione los atributos Ingreso ponderado convertido, mes y ao. Ingrese el valor del ao
por el cual desea filtrar las oportunidades. Si usted ingresa un valor especfico para alguno de los
atributos seleccionados, la consulta filtrara los registros de acuerdo a ese valor. D clic en el botn
Buscar




El resultado de los casos que cumplen con los criterios seleccionados se mostrar. De clic en la
opcin Anlisis Grfico







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Seleccione la medida Ingreso ponderado convertido y active el cuadro de Sumatoria. D click en
siguiente.



Arrastre la dimensin Mes al cuadro de Dimensiones seleccinadas y de clic en siguiente.











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El grfico de Proyeccin de ventas para el ao seleccionado, se mostrar.




Desempeo del Equipo de Ventas
Este reporte es til para establecer un control interno a travs de la evaluacin del desempeo de
los agentes de ventas con base en el monto de sus oportunidades.
Dirjase a la aplicacin web de Bizagi y de clic en la opcin Consultas Bizagi. Seleccione la
aplicacin Gestin de Oportunidades y de clic en Consulta General.

Seleccione los atributos Dueo, Ingreso ponderado convertido y Estado de la Oportunidad.
Seleccione el valor Abierto para el estado de las oportunidades. Si usted ingresa un valor
especfico para alguno de los atributos seleccionados, la consulta filtrara los registros de acuerdo a
ese valor. De clic en el botn Buscar




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El resultado de los casos que cumplen con los criterios seleccionados se mostrar. De clic en la
opcin Anlisis Grfico














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Seleccione la medida Ingreso ponderado convertido y active el cuadro de Sumatoria. De click en
siguiente.



Arrastre la dimensin Dueo al cuadro de Dimensiones seleccinadas y d clic en siguiente.










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El grfico del Desempeo del equipo de ventas se mostrar.




Monto de las Oportunidades por Cliente
Este reporte permite identificar el monto total de las oportunidades abiertas para cada uno de los
clientes. De esta manera, usted puede concentrar esfuerzos en sus clientes ms importantes.
Dirjase a la aplicacin web de Bizagi y de clic en la opcin Consultas Bizagi. Seleccione la opcin
Otras entidades y de clic en Consulta de Cliente.

Seleccione los atributos Nombre del Cliente y Monto Total. Ingrese el valor del ao por el cual
desea filtrar las oportunidades. Si usted ingresa un valor especfico para alguno de los atributos
seleccionados, la consulta filtrara los registros de acuerdo a ese valor. De clic en el botn Buscar








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Los registros de cada cliente se mostrarn. De clic en la opcin Anlisis Grfico




Seleccione la medida Monto Total y active el cuadro de Sumatoria. D click en siguiente.




Arrastre la dimensin Nombre del Cliente al cuadro de Dimensiones seleccinadas y d clic en
siguiente.




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Confidential



El grfico del monto total de las oportunidades abiertas para cada cliente, se mostrar.