compendio de trucos y consejos de Excel que debe ser distribuido lo ms posible. No temas, diunde este libro y ha! eli! a la gente que necesita ms Excel en su "ida. #rucos de Excel y $%& Ms de 50 trucos para usar diariamente Enrique &rran! 'in copyright ( ( )**+ ,iundible TRUCOS DE EXCEL Y VBA
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NDICE Atajos del teclado .......................................................................................... 2 Frmlas ....................................................................................................... ! Trcos "ara #acer $os %r&'(cos "ro'es(o$ales .............................................12 )($( macros *t(les "ara el so d(ar(o ............................................................1+
Este manual es uno de esos manuales que la comunidad de internautas abrica para su diusin y uso diario. Con este manual estars unos pasitos ms cerca de ser un maestro de Excel. Eso signiica que t "ida mejorar sustancialmente0 #e "as a aburrir menos pues hars menos tareas repetiti"as $as a trabajar ms rpido as1 que te "as a ahorrar muchas horas de trabajo # jee te "a a "alorar ms # te "as a "alorar ms #e "as a con"ertir en una persona de reerencia en la oicina $as a empe!ar a admirarte con lo que se puede hacer con una hoja de Excel /or lo tanto, como esto es una buena noticia, dindela222, no tengas miedo, en"1a este documento a tus contactos y "ers cmo te lo agradecern.
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ATA,OS DEL TECLADO 1. F(jar e$ $a 'rmla los -alores de '(la o colm$a 3a tecla 3a tecla 45 nos permite ijar los "alores de ila y6o columna, esto es, aadir los s1mbolos de dlar 789 en una uncin cuando "amos a arrastrarla 7o copiarla9 y queremos que haya ciertos "alores que hagan reerencia slo a unas celdas 7por ejemplo9, si arrastramos hacia abajo un conjunto de celdas qui!s queremos que hagan reerencia a una slo.
En la imagen superior "emos como hemos ijado la celda C: para que al arrastrar la celda con la rmula, el "alor de la celda C: se quede ijo y siempre tengamos un "alor de rase que es0 ;Esta -eb es<=
2. Selecc(o$ar $a '(la 3a combinacin de estas dos teclas nos permite seleccionar la ila en la cual estemos seleccionondo una celda. .. Selecc(o$ar $a colm$$a 'in copyright ( ( )**+ ,iundible TRUCOS DE EXCEL Y VBA
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3a combinacin de estas dos teclas nos permite seleccionar la columna en la cual estemos seleccionondo una celda. +. )o-erse e$ $a colm$a 3a combinacin de las teclas Control > 4lecha &rriba o &bajo permiten mo"erse por una columna desde el principio hasta el inal o "ice"ersa. En la siguiente imagen "emos un listado que usaremos como ejemplo.
En la lista de la imagen de arriba el cursor est colocado en el nombre Narciso. 'i quisi?ramos ir a Enrique sin usar el ratn usar1amos la combinacin de teclas 7el atajo9 Ctrl > 4lecha &rriba. En cambio, si quisi?ramos ir al ltimo nombre de la columna usar1amos Ctrl > 4lecha &bajo. /. )o-erse "or $a '(la 3a combinacin de las teclas Control > 4lecha ,erecha o @!quierda permiten mo"erse por una ila hasta el inal o el principio respecti"amente. Esta combinacin de teclas unciona de manera similar al ejemplo anterior pero con la sal"edad de que en "e! de hacerlo "erticalmente lo hace hori!ontalmente. !. Selecc(o$ar $a '(la Esta triple combinacin de teclas compuesta por Ctrl > 'hit > 4lecha ,erecha6i!quierda nos permite hacer una seleccin de "arias celdas hasta e principio6inal de la ila. En el siguiente ejemplo "eremos como podremos usar esta combinacin.
En la imagen superior "emos una ila con "arios nombres. 'ituados sobre Narciso y presionando las teclas Ctrl > 'hit > 4lecha derecha el resultado ser el siguiente0 'in copyright ( ( )**+ ,iundible TRUCOS DE EXCEL Y VBA
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Es decir, hemos seleccionado lo que quedaba de ila hasta el inal de la misma. 'i nos hubi?ramos colocado en la celda ;Enrique= podr1amos haber seleccionado toda las celdas de la ila que hubieran estado ocupadas, es decir, desde Enrique hasta Aos?. 0. Selecc(o$ar $a colm$a &l igual que en el ejemplo anterior, la combinacin de Ctrl > 'hit > 4lecha abajo nos permitir mo"ernos y seleccionar las celdas de una columna adyacentes a la celda acti"a inicialmente. 1. Des"le%ar -alores de celdas Este atajo del teclado es poco conocido pero puede ser muy til en "arias ocasiones. 3o que conseguiremos es desplegar los "alores de un iltro o poder seleccionar todos los "alores de las celdas superiores. En la siguiente imagen "emos un ejemplo de cmo desplegar "alores en una columna.
Como puede "erse, en la celda a continuacin de Aos? hemos hecho clicB en <> 4lecha abajo y el resultado es un desplegable por el que nos podremos mo"er mediante las lechas para seleccionar uno de los "alores superiores. 2. 3r a $a celda4 $ $om5re6 'in copyright ( ( )**+ ,iundible TRUCOS DE EXCEL Y VBA
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&pretando el botn de 4C aparecer la "entana de ;@r a=. Esta "entana nos permite escribir una celda 7DEE por ejemplo9 o el nombre de un rango o seleccionar algn "alor especial.
17. Selecc(o$ar todo 3a combinacin de teclas Ctrl>E te permite seleccionar todas las celdas de un rango siempre y cuando est?s situado en alguna celda ocupada de dicho rango. 'i repites la combinacin de teclas Ctrl>E dos "eces seleccionars todas las celdas de una hoja.
/uedes encontrar algunos trucos ms en el siguiente enlace0 "er ms trucos
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F8R)ULAS En este apartado "amos a considerar siempre estos datos0
11. E$cade$ar te9to /ara encadenar texto podemos usar el s1mbolo F. $er ms Frmla: =Hola & & A todos Resltado: Hola A todos 12. Formatear 'ec#as /ara modiicar el ormato de texto de una celda Frmla: =TEXTO("12/6/1986";"-dd-/-mm-/-aaaa-") Resltado: -12-/-06-/-1986- 1.. O5te$er $a "arte del te9to a la derec#a /ara obtener una p arte del texto de una celda empe!ando por la derecha. $er ms Frmla: =DERECHA(Excel y VBA;3) Resltado: VBA 1+. O5te$er $a "arte del te9to a la (;<(erda /ara obtener una parte del texto de una celda empe!ando por la derecha. Frmla: =IZQUIERDA(Excel y VBA;5) 'in copyright ( ( )**+ ,iundible TRUCOS DE EXCEL Y VBA
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Resltado: Excel 1/. O5te$er $a "arte del te9to de$tro del te9to /ara obtener una parte del texto dentro de una cadena teniendo en cuenta donde empe!ar y cuando ;quedarse=. Frmla: =EXTRAE(www.Excelyvba.com;5;9) Resltado: excelyvba 1!. =(tar los es"ac(os de $a "ala5ra de a$tes > des"?s Frmla: =ESPACIOS( Excel ;3) Resltado: Excel (no tendra los espacios ni de delante ni de detrs) 10. Lo$%(td de $ te9to Frmla: =LARGO(www.excelyvba.com) Resltado: 17 11. @asar $ te9to a ma>*sclas Frmla: =MAYUSC(www.excelyVBA.com) Resltado: WWW.EXCELYVBA.COM 12. @asar $ te9to a m($*sclas Frmla: =MINUSC(www.excelyVBA.com) Resltado: 'in copyright ( ( )**+ ,iundible TRUCOS DE EXCEL Y VBA
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www.excelyvba.com 27. @o$er $ $om5re co$ ss ($(c(ales e$ ma>*sclas Frmla: =MINUSC(juanito prez) Resltado: Juanito Prez 21. Crear $ $*mero aleator(o Esta uncin no necesita de ningn argumento y los "alores creados sern entre * y ). $er ms Frmla: =ALEATORIO() Resltado: 0,2049774 22. Crear $ $*mero aleator(o e$tre dos -alores Esta uncin no necesita de ningn argumento y los "alores creados sern entre * y ). Frmla: =ALEATORIO()*(100-1)+1 Resltado: 28,098888 2.. DAa de la sema$a de $a 'ec#a /or ejemplo para saber el d1a de la semana de mi nacimiento. En el ejemplo combinamos dos rmulas y usamos un array para deinir los d1as de la semana. Frmla: =INDICE({"Lunes";"Martes";"Mircoles";"Jueves";"Viernes";"Sbado";"Domingo "},DIASEM("12/06/1986",2)) Resltado: Jueves 'in copyright ( ( )**+ ,iundible TRUCOS DE EXCEL Y VBA
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2+. Co$-ert(r $ dec(mal e$ e$tero /or ejemplo usaremos la uncin mostrada en ;crear un nmero aleatorio entre dos "alores= Frmla: = ENTERO(ALEATORIO()*(100-1)+1) Resltado: 28 2/. Crear %r&'(co de 5arras co$ $a '$c($ Esto nos puede ser"ir para crear gricos rpidamente acerca de unos "alores cuando no podemos usar la opcin de ormato condicional. #ambi?n puede ser"irnos para rellenar las celdas dependiendo de la longitud de la misma. Frmla: =REPT("> + ",6) Resltado: > + > + > + > + > + > + 2!. E$co$trar el BCD -alor m&s %ra$de de $a ser(e 'upongamos que tenemos una serie que es0 *, 5G HG EG I de la que queremos encontrar el :J "alor ms grande Frmla: =K.ESIMO.MAYOR(nuestra serie;2) Resltado: 7 20. E$co$trar el BCD -alor m&s "e<eEo de $a ser(e Con la misma serie que en el apartado anterior "amos a buscar el E "alor ms pequeo Frmla: =K.ESIMO.MENOR(nuestra serie;3) Resltado: 4 21. Calclar la edad de $a "erso$a 5asado e$ s 'ec#a de $ac(m(e$to Frmla: 'in copyright ( ( )**+ ,iundible TRUCOS DE EXCEL Y VBA
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=TEXTO(HOY()-12706/1986; aa) Resltado: 27 22. O5te$er la 'ec#a > #ora del dAa de #o> e$ el mome$to e$ el <e estamos Frmla: =AHORA() Resltado: 11/01/2014 15:39 .7. Redo$dear $ $*mero a "ar Frmla: =REDONDEA.PAR(23) Resltado: 24 .1. O5te$er la ca$t(dad de sema$as <e #a> e$tre dos 'ec#as del m(smo aEo Frmla: =NUM.DE.SEMANA(12/06/2014)-NUM.DE.SEMANA(HOY()) Resltado: 22 .2. O5te$er los dAas la5ora5les e$tre dos 'ec#as Frmla: =DIAS.LAB(12/06/2013;HOY()) Resltado: 153 ... Do5le com"ro5ac($ co$ $a sola '$c($ S3 Frmla: =SI(Y(1>2;2>3);OK;NOK) 'in copyright ( ( )**+ ,iundible TRUCOS DE EXCEL Y VBA
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Resltado: OK .+. Redo$dear $ $*mero "ara <e te$%a 2 dec(males Frmla: =REDONDEAR(0,23564;2) Resltado: 0,24 ./. Co$tar las "ala5ras de $a 'rase 'upongamos la siguiente rase0 ;3a -eb ---.xcely"ba.com es una pasada=. Frmla: = ESPACIOS(LONGITUD(mi_frase)-LONGITUD(SUSTITUIR(mi_frase;" ";""))+1) Resltado: 6
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TRUCOS @ARA FACER UGOS HRIF3COS @ROFES3OGALES 3a siguiente imagen nos muestra un grico tal cual sale de Excel con alguna pequea modiicacin que he "isto hacer y que creo que no son muy ;pros=.
.!. =(tar las lA$eas de cadrAcla -ert(cales4 $o a"orta$ $ada.
.0. =(tar el color del 'o$do > $o seas #ortera "o$(e$do $a (ma%e$.
.1. AEad(r -alores al %r&'(co
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.2. =(tar ejes -ert(cales.
+7. Cam5(ar las lA$eas de cadrAcla #or(;o$tales a %r(s m> clar(to o <(tarlas.
+1. Ajstar tamaEo de 'e$te del tAtlo > los -alores.
+2. Cal(5rar colores "ara <e desta<e$ "ero com5($e$. Ksa t imaginacin y no copies los colores por deecto 7siempre parecer que hay ms trabajo por detrs9
/ara "er ms sobre gricos ha! clicB en el siguiente enlace0 "er ms 'in copyright ( ( )**+ ,iundible TRUCOS DE EXCEL Y VBA
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)3G3 )ACROS JT3LES @ARA EL USO D3AR3O +.. 3r a la "r(mera #oja del l(5ro al %ardar ,e esta manera, cuando abramos el libro, siempre aparecer en la primera hoja 7o una hoja espec1ica del mismo9. Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean) 'donde Hoja Inicio es la hoja inicial del libro Sheets("Hoja Inicio").Select End Sub ++. 3r a la "r(mera #oja del l(5ro a la celda A1 Con esta subrutina, al guardar, el libro se colocar en la Loja @nicio en la celda &). 3gicamente, podemos hacer las modiicaciones que queramos para poder colocarlo en la celda y hoja que queramos. Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean) Sheets("Hoja Inicio").Select Range("A1").Select End Sub +/. Al %ardar4 #acer <e e$ todas las #ojas el crsor est? e$ A1 Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean) Dim Sht As Worksheet For Each Sht In Worksheets Range("A1").Select Next End Sub +!. Al a5r(r el l(5ro4 dar $ me$saje Esta macro nos permite, al abrir el libro, dar un mensaje personali!ado de tipo a"iso o saludo o indicacin. Private Sub Workbook_Open()
MsgBox "Este libro no est protegido con contrasea", vbOKOnly,_ "Mensaje inicial"
End Sub
+0. Al cerrar el l(5ro4 ajstar el ;oom de todas las #ojas a lo m(smo Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)
Dim Sht As Worksheet For Each Sht In Worksheets 'in copyright ( ( )**+ ,iundible TRUCOS DE EXCEL Y VBA
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ActiveWindow.Zoom = 100 Next
End Sub +1. Al cerrar el l(5ro4 <(tar todos los '(ltros de las #ojas Ks( los #5(eraL Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)
Dim Sht As Worksheet For Each Sht In Worksheets If ActiveSheet.FilterMode = True Then ActiveSheet.ShowAllData Next
End Sub +2. =(tar las lA$eas de cadrAcla de todas las #ojas de $ l(5ro Private Sub Quitar_Cuadrcula()
Dim Sht As Worksheet For Each Sht In Worksheets ActiveWindow.DisplayGridlines = False Next
End Sub /7. @rote%er todas las #ojas de $ l(5ro de E9cel Private Sub Proteger_Hojas() Dim Sht As Worksheet For Each Sht In Worksheets ActiveSheet.Protect _ Contents:=True, _ Scenarios:=True, _ AllowFormattingCells:=True, _ AllowFormattingColumns:=True, _ AllowFormattingRows:=True, _ AllowInsertingColumns:=True, _ AllowInsertingRows:=True, _ AllowInsertingHyperlinks:=True, _ AllowDeletingColumns:=True, _ AllowDeletingRows:=True, _ AllowUsingPivotTables:=True Next End Sub
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