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I CICLO DE PALESTRAS SOBRE ARQUIVOS E GESTO DOCUMENTAL:

Aperfeioamento e Atualizao Profissional


21 a 25 de maro de 2011




PROMOO
Arquivo Pblico do Estado/Casa Civil
Tribunal de Justia do Estado de So Paulo

ORGANIZAO
Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo/Centro de
Gesto Documental/Ncleo de Formao e Treinamento

Coordenadoria de Arquivos - TJSP






Governo do Estado de So Paulo
Casa Civil
Arquivo Pblico do Estado
Av. Cruzeiro do Sul, 1.777
02031-000 - So Paulo
Tel.: (11) 2089-8139
www.arquivoestado.sp.gov.br
I Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gesto Documental
Aperfeioamento e Atualizao Profissional

Currculos resumidos dos palestrantes

Dia 21
9h20 Conferncia inaugural
Arquivos: histrico e teoria das trs idades
Prof. Dr. Ana Maria de Almeida Camargo
Doutora em Histria pela Universidade de So Paulo, leciona as disciplinas de
Metodologia e Teoria da Histria no curso de graduao do Departamento de Histria da
Faculdade de Filosofia, Letras e Cincias Humanas da Universidade de So Paulo, e a
disciplina de Histria Social no curso de ps-graduao do mesmo departamento, com a
consequente orientao de dissertaes de mestrado e teses de doutorado. No campo da
Arquivstica, tem coordenado projetos e prestado assessoria em instituies diversas, no
Brasil e no exterior. Dentre os trabalhos publicados, a par de artigos em peridicos
especializados, citam-se: A imprensa peridica como objeto de instrumento de trabalho:
catlogo da Hemeroteca Jlio Mesquita do Instituto Histrico e Geogrfico de So Paulo
(So Paulo, 1976); O Polichinello: edio fac-similar do jornal (So Paulo, 1981); So
Paulo, 1932: edio fac-similar de jornais, folhas volantes, cartazes, cartes postais,
partituras e folhetos do perodo da Revoluo de 1932 (So Paulo, 1982); Os primeiros
almanaques de So Paulo: edio fac-similar dos almanaques de 1857 e 1858 (So
Paulo, 1983); Diagnstico da situao dos arquivos do Governo do Estado de So Paulo
(So Paulo, 1987, em colaborao); Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica (So
Paulo, 1990, em colaborao); Diretrizes para a modernizao dos arquivos municipais
(So Paulo, 1990, em colaborao com Helena Corra Machado); Bibliografia da
Impresso Rgia do Rio de Janeiro: 1808-1822 (So Paulo, 1993, em colaborao com
Rubens Borba de Moraes); Dicionrio de terminologia arquivstica (So Paulo, 1996, em
colaborao); Roteiro para implantao de arquivos municipais (So Paulo, 1996, em
colaborao com Helena Corra Machado); Diagnstico dos arquivos da Faculdade de
Filosofia, Letras e Cincias Humanas da Universidade de So Paulo (So Paulo, 1996,
coordenao); Como implantar arquivos pblicos municipais (So Paulo, 1999, em
colaborao com Helena Corra Machado); A Secretaria da Fazenda do Estado de So
Paulo: razes e trajetria (So Paulo, 2000); So Paulo: uma longa histria (So Paulo,
2004, coordenao); Diabo Coxo: So Paulo, 1864-1865: edio fac-similar (So Paulo,
2005, coordenao); So Paulo: uma viagem no tempo (So Paulo, 2005, coordenao);
Revista Dramatica: So Paulo, 1869: edio fac-similar (So Paulo, 2007, coordenao);
Tempo e circunstncia: a abordagem contextual dos arquivos pessoais (So Paulo, 2008,
em colaborao com Silvana Goulart); So Paulo, metrpole em mosaico (So Paulo,
2010, coordenao).

14h Aspectos jurdicos de documentos pblicos digitais
Dr. Patrcia Peck Pinheiro e Dr. Sandra Paula Tomazi Weber
Dr. Patrcia Peck Pinheiro especialista em Direito Digital pela Universidade de So
Paulo, autora do livro Direito Digital e co-autora do udio-livro e do pocket book Direito
Digital no Dia-a-Dia, ambos publicados pela Editora Saraiva, j foi premiada e
condecorada por seus servios educacionais referentes segurana da informao e
tica digital. Possui experincia como docente em diversas instituies de ensino, como o
SENAC/SP, a Impacta Certificao e Treinamento, a Faculdade de Tecnologia Ibta e a
Faculdade de Tecnologia de So Paulo-FATEC/SP. Ministrou palestras e treinamentos in
company para diversas instituies pblicas e privadas.
Dr. Sandra Paula Tomazi Weber advogada, especialista em Direito Digital, formada
pela Faculdade de Direito de Joinville. Ps-graduanda em Direito Contratual pela PUC-
SP. Possui ps-graduao em Direito Civil e Empresarial pela PUC-PR, extenso em
Direito da Tecnologia da Informao pela FGV-RJ, extenso em Contratos de Consumo e
Atividade Econmica pela FGV-SP, alm de formao em informtica pela Escola Tcnica
Tupy. scia do escritrio Patricia Peck Pinheiros Advogados e co-autora do audiolivro
Direito Digital Corporativo, pela editora Saraiva.


Dia 22
9h Instituies e profissionais de documentao
Prof. Dr. Johanna Wilhelmina Smit
Possui graduao em biblioteconomia pela Universidade de So Paulo (1970), mestrado
em Documentao - cole Pratique des Hautes tudes (Paris, 1973) e doutorado em
Anlise do Discurso pela Universidade de Paris-I (1977). Representou a Cincia da
Informao junto CAPES por dois mandatos (2002-2007). Atua como docente de
graduao e ps-graduao junto ao Departamento de Biblioteconomia e Documentao
da ECA/USP e dirige o Arquivo Geral da Universidade de So Paulo. Tem experincia na
rea de Cincia da Informao, atuando principalmente nos seguintes temas: cincia da
informao, arquivologia, arquivo fotogrfico, vocabulrio controlado e organizao da
informao.

14h Trajetria e situao da cincia arquivstica contempornea
Prof. Dr. Jos Maria Jardim
Possui graduao em Histria pela UFF e mestre e doutor em Cincia da Informao
pelo IBICT/ECO/UFRJ. Foi professor do curso de graduao em Arquivologia do
Departamento de Cincia da Informao da UFF e do programa de ps-graduao do
IBICT/UFF. , atualmente, docente na escola de Arquivologia da UNIRIO. autor de
obras sobre polticas pblicas de informao e arquivos no Brasil.

Dia 23
9h Arquivos e gesto do conhecimento
Prof. Dr. Valria Martins Valls
Doutora e Mestre em Cincias da Comunicao e Bacharel em Biblioteconomia pela
Escola de Comunicaes e Artes da Universidade de So Paulo (ECA-USP).
Coordenadora e docente do curso de graduao em Biblioteconomia e Cincia da
Informao da Fundao Escola de Sociologia e Poltica de So Paulo (FaBCI/FESPSP)
e Coordenadora de curso e docente de ps-graduao da Escola Ps-Graduada da
FESPSP (Ncleo de Cincia da Informao).
Docente externa do Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao (PPGCI) da
ECA/USP, ministrando a disciplina de Gesto do Conhecimento e da Inovao.
Consultora e palestrante na rea de Gesto (Informao, Conhecimento e Qualidade).
Exerceu funes executivas nas reas de Gesto da Informao e Gesto da Qualidade,
especialmente atuando como Representante da Direo (ISO 9001), responsvel por
implementar e certificar Sistemas de Gesto da Qualidade. Tem artigos sobre
Biblioteconomia e Gesto da Qualidade em Servios de Informao publicados em
peridicos especializados do Brasil, Portugal e Inglaterra.

14h - Legislao arquivstica, patrimnio documental e cidadania
Dr. Paulo Penteado Teixeira Junior
Promotor de Justia do Ministrio Pblico do Estado de So Paulo

Dia 24
9h Poltica de gesto documental
Prof. Ieda Pimenta Bernardes
Diretora tcnica do Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So
Paulo, do Arquivo Pblico do Estado, Unidade da Casa Civil. Possui graduao em
Histria pela USP e especializao em Organizao de Arquivos pelo IEB/ECA/USP.
Coordenou o projeto de elaborao do Plano de Classificao e Tabela de
Temporalidade dos Documentos da Administrao Pblica do Estado de So Paulo:
Atividades-Meio (1999-2002). autora das minutas dos Decretos estaduais n
48.897/2004 e n 48.898/2004 que definem normas para avaliao, guarda e eliminao
de documentos pblicos estaduais. Elaborou propostas de criao e estruturao do
Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo, aprovadas
nos Decretos n 50.941/2006 e n 54.276/2006. Coordenou grupo de trabalho que
elaborou a Instruo Normativa APE/SAESP 1, de 10/3/2009, que definiu normas e
procedimentos para a gesto, preservao e acesso contnuo aos documentos
arquivsticos digitais. membro do Comit Gestor do SPdoc, sistema corporativo do
Governo do Estado desenvolvido para administrar os documentos pblicos estaduais.
Integrou o Grupo Especial de estudo que elaborou minuta de Decreto sobre os nveis de
acesso e sigilo de documentos pblicos estaduais (2005). Foi membro do Conselho
Nacional de Arquivos, representando os Arquivos Pblicos Estaduais (2005-2007).
autora do livro "Como avaliar documentos de arquivo" (1998), co-autora de Gesto
documental aplicada (2008), e coordenadora de inmeras publicaes digitais sobre
gesto documental, disponveis no stio
www.arquivoestado.sp.gov.br/publicacoestecnicas.php. Foi coordenadora de cursos da
Associao de Arquivistas de So Paulo-ARQ-SP (1997-2007) e professora do Curso de
Especializao em Organizao de Arquivos do IEB/USP (2001-2006). professora do
Curso de Introduo Poltica e ao Tratamento de Arquivos da PUC-SP, desde 1997.

14h - Gesto e preservao de documentos digitais
Prof. Humberto Celeste Innarelli
Possui graduao em Tecnologia em Processamento de Dados pela Faculdade de
Tecnologia Americana (1998), especializao em Educao, Interdisciplinaridade e Novas
Tecnologias pela ACTA Cursos de Ps-Graduao (2001), mestrado em Engenharia
Mecnica pela Universidade Estadual de Campinas (2006) e doutorando do curso de
Cincia da Informao da Escola de Comunicaes e Artes da Universidade de So
Paulo. Atualmente analista de sistemas do Arquivo Edgard Leuenroth do Instituto de
Filosofia e Cincias Humanas da Universidade Estadual de Campinas, professor
associado da Faculdade de Tecnologia de Americana, professor convidado do curso de
extenso de Introduo Poltica e ao Tratamento dos Arquivos da Pontifcia
Universidade Catlica de So Paulo e membro correspondente da Cmara Tcnica de
Documentos Eletrnicos do Conselho Nacional de Arquivos. Atuou como analista de
sistemas e administrador de rede do Arquivo Central do Sistema de Arquivos da
Universidade Estadual de Campinas, como membro do Grupo de Trabalho de
Documentos Arquivsticos Digitais do Governo do Estado de So Paulo, como membro do
Conselho Educacional do Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da
Informao e como professor da Universidade Paulista. Publicou em 2007, juntamente
com Santos, B. V. e Sousa, R. T., o livro Arquivstica: temas contemporneos, onde
aborda o tema preservao digital. Tem experincia na rea de Cincia da Computao,
com nfase em Sistemas de Informao, Redes e Documentao Digital, atuando
principalmente nos seguintes temas: arquivo permanente, preservao de documentos,
gesto documental, tecnologia da informao, documento digital e confiabilidade de
mdias digitais.

Dia 25
9h Poltica de preservao de documentos arquivsticos
Prof. Norma Cianflone Cassares
Graduao em Letras e com formao em qumica industrial com especializao em
restaurao de acervos bibliogrficos no Conservation Office of Preservation Directorate
da Biblioteca do Congresso USA. Atuao em conservao/preservao/restauro de
acervos bibliogrficos. Elaborao e execuo de projetos de conservao preventiva e
restauro. Presidente em exerccio da Associao Brasileira de Encadernao e Restauro-
ABER.


14h - Polticas de reproduo de documentos pblicos
Alex Ricardo Brasil
Bacharel e licenciado em Histria pela Universidade de So Paulo e especialista em
organizao de arquivos pela mesma instituio. Foi Chefe do Setor de Arquivo do
Tribunal Regional Eleitoral de So Paulo de 1997 a 2007. Atualmente, no TRE, membro
do Centro de Memria Eleitoral, ocupa o cargo de Assistente de Arquivo, preside a
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos e coordena o projeto de digitalizao
de documentos no Arquivo Geral. Integra, tambm, comisso nacional do Tribunal
Superior Eleitoral para definir polticas de gesto documental para a Justia Eleitoral. Por
conta de sua experincia na rea, tem proferido palestras e ministrado cursos sobre
gesto documental, digitalizao de documentos, preservao digital e memria
institucional.

ARQUIVSTICA: OBJETOS, PRINCPIOS E RUMOS*

Helosa Liberalli Bellotto

Objetos e objetivo

A arquivstica, ainda hoje discutida vivamente se cincia, tcnica ou disciplina, por apresentar caractersticas
prprias de todas elas, sem enquadrar-se exatamente nas premissas necessrias a cada uma, preferivelmente
definida, na bibliografia especializada e no dicionrio de terminologia arquivstica do Conselho Internacional
de Arquivos, como disciplina.

Assim, mesmo que possamos aceit-la como cincia ou tcnica, pois realmente contm elementos para isso,
a conceituamos como disciplina que se ocupa da teoria, da metodologia e da prtica relativa aos arquivos,
assim como se ocupa da sua natureza, suas funes e da especificidade de seus documentos/informaes.

O objeto intelectual da arquivstica a informao, ou, mais precisamente, os dados que possibilitam a
informao.

Por outro lado, possvel considerar trs objetos fsicos:

1. O arquivo, isto , os conjuntos documentais produzidos/recebidos/acumulados pelas entidades pblicas ou
privadas no exerccio de suas funes, conjuntos documentos sobre os quais a arquivstica vai aplicar sua
teoria, metodologia e praxis para chegar a seus objetivos.
2. O documento em si mesmo, como indivduo, ainda que isso possa parecer paradoxal, porque a arquivstica
trabalha, sobretudo, com conjuntos orgnicos de documentos. A verdade que, sem que se conheam, em
sua natureza e elementos, os integrantes dos conjuntos, isto , os documentos-indivduos, no se poder
compreender a totalidade.
3. O arquivo como entidade. A arquivstica tem tambm como objeto a instituio, metodologias prprias e
pontuais para a administrao dos seus recursos humanos, financeiros, materiais e documentais (Bellotto,
1989).

O objetivo da arquivstica, em relao a todos estes objetos, por meio de suas teorias, metodologias e
aplicaes prticas, dar acesso informao. No informao em geral, mas informao arquivstica, de
cunho jurdico e/ou administrativo, que indispensvel ao processo decisrio e para o funcionamento das
atividades governamentais ou das empresas privadas e pessoas fsicas, assim como a que atua como
testemunho dos direitos dos cidados, at esta mesma informao, quando utilizada pelos historiadores para
a crtica e explicao das sociedades passadas e que, inclusive, independentemente destes usos, permanece
como componente de um corpus informacional que permita a transmisso cultural de gerao a gerao.

A natureza da arquivstica como rea de conhecimento est limitada por seu objeto principal, o arquivo, e
pode compreender a histria dos arquivos, as legislaes arquivsticas, a profisso, a terminologia, a teoria
(que envolve profundamente a sua ligao com a administrao, o direito e a histria), a metodologia e o
estudo da gerao das informaes e a produo dos documentos arquivsticos, assim como o estudo dos
procedimentos tcnicos referentes aos arquivos.

Ser arquivista compreender esta natureza, aprender a teoria e metodologias da arquivstica e saber
empregar os conhecimentos adquiridos e aplic-los no desempenho das funes arquivsticas da
classificao, avaliao, descrio e difuso, no s na sua formao universitria de base, mas tambm no
deixando de percorrer todos os meandros da educao continuada. E imprescindvel entender que a
profisso exige os conhecimentos bsicos nas reas da administrao, do direito, da pesquisa histrica,
diplomtica e paleografia, alm do adestramento tcnico em informtica e a compreenso da integrao do
arquivista na sociedade, tudo isso que lhe pode dar a universidade, tanto quanto exige a atualizao e
reciclagem constantes.


A consolidao da arquivstica como rea de conhecimento e como profisso torna-se possvel na medida em
que estejam perfeitamente definidas, individualizadas e em vigor pleno a sua teoria, sua metodologia, sua
prtica, assim como sua terminologia, legislao e formao profissional.

A arquivstica considerada por alguns especialistas no contexto das cincias da informao, porque os
arquivos no deixam de ser sistemas de informao, apesar da especificidade da informao arquivstica, e,
por outros especialistas e tericos, como cincia/disciplina que se ocupa, antes de tudo, da prova.

A verdade que o documento de arquivo, graas a seus elementos substanciais, fortemente ancorados nos
princpios da provenincia, da organicidade, da unicidade e da indivisibilidade (que sero analisados mais
adiante), , indubitavelmente, prova do exerccio das funes/atividades da entidade produtora/acumuladora
do documento. E este pertence a uma cadeia orgnica formada por outros documentos, isto , outras provas.
O significado pleno de cada documento evidencia-se somente atravs do vnculo com todos os documentos
do mesmo arquivo, o que interessa conhecer como este documento foi produzido, no curso de que
procedimento administrativo e com que validade/vigncia jurdico-administrativa (Lodolini, 1991).

A relao dos arquivos com a administrao pblica e privada evidente, j que os documentos so os
registros das atividades exercidas pelos rgos pblicos ou pelas organizaes privadas. Documentos de
arquivo so testemunhos inequvocos da vida de uma instituio. Informaes sobre o estabelecimento, a
competncia, as atribuies, as funes, as operaes e as atuaes exercidas por uma entidade pblica ou
privada no decurso de sua existncia esto registradas nos arquivos.

Por outro lado, tambm demonstram como se produzem e/ou produziram as relaes administrativas,
econmicas, polticas e sociais mantidas por aquela entidade, tanto no mbito interno como externo, como
com outras entidades do mesmo nvel ou com as que lhes so hierarquicamente superiores ou inferiores. Os
documentos esto na raiz de todos os atos de causa, efeito e resultados, do para qu, do como, do porqu, do
quando e do quanto, sob todos os pontos de vista, do ser e do existir desta mesma entidade.

Nascidos como instrumentos essenciais para o funcionamento dos rgos pblicos e das organizaes, os
documentos de arquivo por eles produzidos/acumulados, passada a utilizao vinculada s estritas razes que
lhes deram origem, depois de avaliados criteriosamente, segundo tabelas de temporalidade, sero
preservados, em tipologias e quantidades limitadas por aquela avaliao, para que sejam destinados
pesquisa cientfica, herana cultural e ao testemunho social.

A arquivstica relaciona-se com o direito, desde suas origens histricas. Os arquivos pblicos tm
representado, desde sempre, os armazns da legislao, onde, nas pocas remotas, o Estado conservava seu
arsenal informativo diante de seus vassalos e, a partir da Revoluo Francesa, o arsenal no somente dos
direitos do Estado, mas tambm os dos cidados, assim como os registros das obrigaes recprocas.

Ademais, como bem afirma Antonia Heredia, a aproximao com a gnese do documento, nos ser
facilitada pelo conhecimento dos conceitos fundamentais do direito administrativo e as linhas gerais do
procedimento administrativo. Nesse sentido, tal parte da cincia jurdica ser tambm um elemento auxiliar
importante para a arquivstica, porque nos ajudar a estudar a tipologia documental dos testemunhos ou
processos que se produzem hoje e que nos levaro delimitao das diferentes sries que se formam em
cada subdiviso de qualquer instituio (Heredia Herrera, 1988).

A relao da arquivstica com a pesquisa histrica evidencia-se no uso que os historiadores fazem dos
arquivos. Os documentos dos arquivos representam fontes fidedignas, nicas e, se adequadamente
compreendido o seu contexto de produo, podem esclarecer fatos, situaes e aes. Como j disse o
arquivista francs, Charles Braibant, os arquivos so o arsenal da administrao e o celeiro da histria. O
documento arquivstico nasce por razes administrativas, jurdicas, funcionais. Seu uso primeiro est
diretamente ligado a tais razes. O interesse que pode apresentar nesta sua primeira idade est diretamente
relacionado com os produtores, os destinatrios ou os implicados e interessados diretamente no seu
contedo. Cumprida a funo que motivou sua criao e estabelecida sua permanncia atravs dos corretos
procedimentos de avaliao, alguns documentos sero recolhidos ao arquivo histrico, por conter

informaes de valor informativo desvinculado do primitivo valor primrio, passando a adquirir, assim, o
valor secundrio. Este ser vlido para efeitos de pesquisa histrica e testemunho sociocultural. Os arquivos
histricos destino final da documentao de valor permanente no tm somente os historiadores como
usurios, mas os cientistas, os jornalistas, os juristas etc. interessados nos fatos passados, assim como outros
frequentadores do arquivo, que so os estudantes e os cidados comuns.

A especificidade da arquivstica relativamente s outras cincias da informao, tais como a
biblioteconomia, a museologia e a prpria documentao, reside, justamente, na peculiaridade da origem e
formao de seus objetos: o arquivo e os documentos de arquivo. Ainda que todas aquelas reas trabalhem
com documentos, os da biblioteconomia tm de ver com o sentido de coleo que tem uma biblioteca (seja
em forma tradicional ou virtual) onde so reunidos, segundo suas temticas, livros, revistas, jornais, folhetos,
material iconogrfico ou sonoro. As finalidades da produo desses documentos so cientficas, tcnicas,
educativas, didticas, de entretenimento etc. Tambm os documentos de museus, em geral objetos, so
reunidos em colees artificiais, segundo a finalidade do museu, e seus documentos foram produzidos com
finalidades artsticas ou de entretenimento, ainda que possam ter sido funcionais em sua origem, como
aqueles objetos que testemunham a vida material de certas comunidades ou agrupamentos humanos. Os
centros de documentao e os bancos de dados trabalham tambm com documentos ou referncias a
documentos de forma real ou virtual , mas so reunidos e/ou reproduzidos por razes de pesquisa. O
sentido da funcionalidade e da organicidade, qualidades tpicas dos arquivos em formao ou dos fundos de
arquivos histricos, no existe para essas colees. Delas se ocupam as outras disciplinas ou cincias
documentrias, que no a arquivstica.

O campo de atuao da arquivstica , naturalmente, o arquivo, enquanto conjunto documental, assim como
os documentos de arquivo, se considerados isoladamente. Alm disso, tambm podemos considerar que
constituem parte de seu campo de atuao as instituies arquivsticas, as associaes
locais/nacionais/internacionais de classe, as entidades de ensino arquivstico. Mas todas elas, se bem que
pertenam arquivstica, no representam, diferentemente dos arquivos e dos documentos de arquivo, o
verdadeiro campo de atuao de sua teoria, metodologia e prtica.

Essa abordagem da arquivstica em por base Luciana Duranti, no seu livro Archival Science, traduzido para o
espanhol por Manuel Vzquez, com o ttulo: Ciencia archivstica (cuja equivalncia pode ser, perfeitamente,
Arquivstica). Aquela autora assim define o objeto de seu livro: Cincia arquivstica o conjunto de
conhecimentos acerca da natureza e caractersticas dos arquivos e do trabalho arquivstico, organizado
sistematicamente em teoria, metodologia e prtica (Duranti, 1995).

Teoria o corpo de ideia s que os arquivistas tm sobre o que o material de arquivo. Cabe um
esclarecimento. Talvez se devesse dizer, de forma mais objetiva e clara, que a teoria arquivstica seria o
corpo de ideias que os arquivistas devem ter sobre o material de arquivos, reiterando-se que necessrio que
os arquivistas conheam perfeitamente a teoria ou as teorias que fundamentam as metodologias que guiam as
suas tarefas. Com o termo ideias, a autora, provavelmente, quer fazer referncia aos saberes tericos
bsicos. A teoria estabelece os princpios fundamentais da arquivstica (os quais sero abordados adiante).
Tambm as teorias da informao e da comunicao devem ser objeto de conhecimento por parte dos
arquivistas, porque o universo da comunicao informacional o seu universo de trabalho.

O que se quer dizer com o que o material de arquivo, ao menos no contexto desta definio, no se refere
sua identificao diplomtica ou identificao formal de seu suporte, e sim ao conhecimento de suas
caractersticas essenciais: o vnculo da provenincia, da organicidade e da funcionalidade, vis--vis a seu
contexto de criao e de autoridade.

Metodologia arquivstica o conjunto de ideias que os arquivistas tm (ou devem ter) sobre como tratar o
material de arquivos. Sobre a base da teoria arquivstica, sero usados diferentes mtodos para classificar e
ordenar documentos, segundo suas especificidades. Para essas escolhas, os arquivos devero conhecer muito
bem seu material de trabalho, sua provenincia, organicidade e caractersticas administrativas e diplomticas.
A aplicao correta da metodologia surge do conhecimento da teoria arquivstica, aliado ao conhecimento do
material, justamente iluminado pela prpria teoria.


Prtica arquivstica a aplicao das ideias tericas e metodolgicas s situaes reais e concretas. A
prtica o dia a dia do arquivista em suas tarefas documentrias. E evidente que a ele compete, alm da sua
prtica propriamente arquivstica, outros labores, tais como a gesto de seu arquivo, seus recursos humanos,
financeiros e materiais, assim como o atendimento ao pblico e aos administradores, afinal, os produtores da
documentao. Cabe-lhe ainda exercer a representao poltica, social, cientfica e educativa da instituio.

Terminologia e histria

A terminologia o meio de expresso e de comunicao tcnicas, enquanto que a lngua o meio de
expresso e de comunicao de uma ou mais naes, sendo a linguagem o meio de expresso e de
comunicao de um determinado meio social. Assim, a terminologia restringe-se a determinadas profisses
ou a determinadas reas de trabalho.

Por meio de glossrios e dicionrios terminolgicos ou de terminologia definem-se os termos especializados
por meio das palavras usadas no senso comum, na lngua, enfim. Um dicionrio de terminologia um
instrumento de controle terminolgico, cuja funo especfica reside em traduzir os termos tcnicos e
cientficos para uma linguagem sistmica, proporcionando uma relao entre eles e a lngua corrente.

A vantagem da terminologia que, sem ela, h dificuldades de entendimento entre os profissionais, h
reduo da qualidade tcnica dos trabalhos e falta um instrumento que bsico para a formao e
treinamento de profissionais, capaz de estabelecer uniformidade e harmonia no enunciado dos conceitos.

Profisses, ainda que antigas, mas de consolidao e entendimento universal recentes, necessitam lxicos
nacionais e internacionais para a otimizao daquela consolidao e daquele entendimento.

A arquivstica brasileira conta com termos vindos, principalmente, das lnguas inglesa e francesa e que,
muitas vezes, recebem distintas tradues para o mesmo vocbulo, diferenciaes que a prtica vai
consolidando e fazendo alastrar. H tambm, em alguns casos, disparidades conceituais.

O dicionrio de terminologia arquivstica do Conselho Internacional de Arquivos e as suas diversas
tradues nacionais, juntos, buscam ao menos estabelecer uma terminologia bsica e as suas indispensveis
equivalncias. No Brasil, as tentativas de estabelecer uma terminologia arquivstica nacional foram
corporificadas, desde finais dos anos 80 e incio dos 90, nas propostas apresentadas pelo Arquivo Nacional,
pela Universidade Federal da Bahia e pelo ento ncleo de So Paulo da Associao dos Arquivistas
Brasileiros. O dicionrio de terminologia arquivstica brasileira, resultante desta ltima proposta j se
encontra em sua segunda edio e, tal como o semelhante dicionrio publicado pela Associao dos
Bibliotecrios e Arquivistas de Portugal, vem divulgando a terminologia em lngua portuguesa nos pases
lusfonos de frica e nos pases do Mercosul.

A histria dos arquivos no mundo ocidental vem desde o que se convencionou chamar de Antiguidade
Oriental (3000 a 500 AC) quando, entre os povos sumrios, egpcios, assrios e babilnios, os arquivos
estavam exclusivamente a servio das autoridades, eram arquivos reais, religiosos, diplomticos, onde se
achavam leis, tratados, normas e preceitos, tendo sido encontrados, nas escavaes arqueolgicas, tambm
documentos privados como contas, receitas teraputicas etc. Na Antiguidade Clssica (gregos, de 1500 AC a
146 AD, e romanos, de 753 AC a 476 DC), os arquivos continuavam a servio das autoridades, mas os
cidados comeavam a j poder ter alguma aproximao com seus registros, ao menos atravs dos arquivos
notariais. O direito romano vai imprimir grande importncia aos arquivos, por causa do peso, na sua
normativa, do ato escrito.

Na Idade Mdia (476 a 1453), com a vinda dos povos brbaros para a Europa ocidental, a decadncia da
vigncia do direito romano e das autoridades centralizadas, os arquivos circunscrevem-se s autoridades
feudais. No sculo XII, passa a haver certo renascimento das provas documentais escritos, surgindo os ttulos
e registros como armas jurdicas, sobretudo relativamente aos direitos sobre as propriedades de terras, dando
origem aos arquivos de autoridades feudais.


Com a criao e evoluo dos estados modernos na Europa, na Idade Moderna (1453-1889), surge a
centralizao do poder e passam a existir grandes arquivos reais (os chamados tesouros do rei) e tambm
os arquivos notariais organizados. O uso dos arquivos ainda totalmente jurdico-administrativo, no
havendo a utilizao para a pesquisa histrica. Os pases da Europa ocidental, dos quais vai derivar a
arquivstica na Amrica, tais como Frana, Itlia, Espanha, Portugal, Vaticano, Alemanha, Holanda e outros,
nesta poca j tm uma organizao arquivstica, que inclui legislao.

O incio da Idade Contempornea, em 1789, com a Revoluo Francesa, uma baliza na histria dos
arquivos. Isto porque ocorre certa abertura dos arquivos pblicos aos cidados e se procede reunio da
documentao oficial dispersa, em Paris, criando-se um arquivo nacional. O uso, no entanto, prosseguia
sendo o jurdico-administrativo, isto , os documentos servindo somente como instrumentos de informao
administrativa e como arsenal de testemunhos das relaes Estado-cidado.

Na segunda metade do sculo XIX, surge, nos arquivos, a pesquisa feita por historiadores, na esteira da
histria cientfica, da histria positivista, cujas prticas ento se iniciavam e, nas quais, era dado um valor
excessivo e nico aos dados contidos nos documentos de arquivo. Hoje em dia, a historiografia tomou outros
e mais amplos rumos e a pesquisa cientfica mais exigente no sentido do alargamento da abordagem que se
faz dos documentos de arquivo, sendo que eles, entretanto, permanecem ainda como ferramentas essenciais
para o historiador. Durante o sculo XIX, foram nascendo os arquivos nacionais, nos distintos pases
(inclusive o nacional brasileiro, em 1828, ento imperial), todos destinados a recolher e organizar a
documentao inativa existente as diversas dependncias governamentais.

No sculo XX, pouco a pouco, vai se desenvolvendo, em paralelo, o aperfeioamento dos arquivos
administrativos, correntes, ligados rea da administrao pblica e da privada, e o dos arquivos histricos,
ligados pesquisa. Somente em 1946, nos Estados Unidos, foi viabilizada uma aproximao entre o valor
primrio e o valor secundrio dos documentos, isto , entre a fase do primeiro uso, o jurdico-administrativo,
e a fase do uso pela pesquisa, dos documentos j inativos do ponto de vista jurdico. Estudava-se, no interior
de uma comisso especialmente designada para tratar desta questo, a Comisso Hoover, a possibilidade de
um fluxo contnuo entre eles. Surgiu, ento, naquele pas, a melhor definio da atuao das duas reas: de
um lado, records management (gesto de documentos), e, de outro, archives administration (administrao
de arquivos histricos). Deveria a primeira ocupar-se pontualmente da criao, planificao, controle,
organizao (classificao, arquivamento, armazenamento), utilizao primria (pela administrao) e
destinao (avaliao, eliminao e/ou transferncias e recolhimentos aos arquivos intermedirios e/ou
histricos); e a segunda, do arranjo (adaptao da classificao), descrio, difuso e utilizao secundria
(pela pesquisa) dos documentos chamados permanentes ou histricos. As duas reas j no atuariam
isoladamente, mas, antes, buscando ambas a possibilidade do fluxo. Institucionalmente isso se tornou
possvel, primeiramente, nos Estados Unidos (em sistemtica logo adotada por outros pases), com a criao
formal dos chamados arquivos intermedirios, que se encarregavam de gerir o desejado fluxo, como se ver
melhor mais adiante. E os profissionais arquivistas, antes com uma formao/capacitao que visava uma
rea ou outra, passaram a ser instrudos de forma a poder levar a cabo as tarefas tcnicas, indiferentemente,
tanto nos arquivos correntes como nos permanentes (histricos).

A atualidade representa a quase consolidao desse fluxo, que a arquivstica cientfica persegue, desde seus
primeiros passos, nos meados do sculo XX. Os pontos essenciais para que se concretize definitivamente tal
consolidao dependem, no que se refere a questes como legislao, teoria e metodologia, terminologia e
formao superior, de termos independncia e individualidade. E necessrio que, em cada pas, se delimite
bem a nossa rea de jurisdio e atuao. No nos serve legislao atinente aos servios pblicos em geral,
nas quais tenhamos um nfimo pargrafo; no nos cabem uma teoria e uma metodologia emprestadas da
biblioteconomia e do direito administrativo; no nos interessa uma terminologia tambm adaptada e (mal)
traduzida de lnguas estrangeiras, confundindo conceitos, prticas e entendimento profissional; no podemos
ser apndice de cursos de biblioteconomia, documentao, cincias da informao ou histria. Nossa
formao superior tem de ser especfica, tanto quanto nossa teoria, metodologia, legislao e terminologia.


Pode-se dizer que h, hoje, certa uniformidade de entendimentos entre os distintos pases da Europa,
Amrica, frica e sia, incluindo tambm Oceania, vis--vis organizao arquivstica, s normas de
descrio, ao ensino e aos movimentos profissionais.

Grande parte dos xitos desses esforos se deve ao surgimento, em 1948, do Conselho Internacional de
Arquivos (CIA/ICA), que nesses quase cinquenta e cinco anos, com seus projetos, congressos, reunies e
publicaes, alm da atuao dos seus vrios comits, trouxe nova mentalidade para a profisso.

O CIA/ICAfoi instalado pela UNESCO, a partir de uma reunio de especialistas que pretendia a criao de
um organismo internacional para os arquivos de todo o mundo. Sentia-se a necessidade de uma entidade que
buscasse a coordenao e comunicao entre os arquivos em todo o mundo, para que se chegasse a uma
sistemtica e a um entendimento arquivsticos. Em 1950, realizou-se o primeiro congresso internacional de
arquivos e fundou-se definitivamente o Conselho.

Seus objetivos so apoiar, normalizar, congregar arquivos e arquivistas por meio de seus distintos comits,
sees regionais, grupos de trabalho, publicaes e reunies. Seus congressos, desde 1950, realizam-se a
cada quatro anos em diferentes pases e, com suas publicaes, mesas redondas anuais, seminrios
especializados e as revistas tradicionais Archivum e Janus, agora substitudas pela revista Comma, alm de
boletins, atas e estudos especializados (como os celebrados Estudos RAMP), so de grande utilidade e
proveito para os arquivistas.

Hoje em dia, cresce, cada vez mais, a cooperao internacional de especialistas e professores em cursos,
congressos, mesas de debates, pareceres, percias e observaes tcnicas. Os arquivos nacionais, estaduais e
municipais, juntamente com as associaes de classe e as universidades, buscam um entendimento e uma
harmonizao nas metodologias arquivsticas. Quanto mais a arquivstica se afastar dos sectarismos,
coorporativismos e regionalismos, mais ganharo os arquivistas e seu labor.

Seria interessante retomar agora a questo da conceituao de arquivo e de documento, abordando toda a
problemtica que ela envolve.

Arquivos so conjuntos orgnicos de documentos produzidos/recebidos/acumulados por um rgo pblico,
uma organizao privada ou uma pessoa, no curso de suas atividades, independentemente do seu suporte, e
que, passada sua utilizao ligada s razes pelas quais foram criados, podem ser preservados, por seu valor
informativo, para fins de pesquisa cientfica ou testemunho sociocultural.

Na palavra de um dos mais importantes arquivistas italianos, Elio Lodolini, arquivo a sedimentao
documentria das atividades administrativas, cujos documentos esto ligados por um vnculo original,
necessrio e determinado (Lodolini, 1991).

Se analisado, esse conceito de arquivo pode ser aplicado ao arquivo em formao, que o de gesto,
administrativo, de primeira idade, como ao arquivo permanente, definitivo, histrico, pois, afinal, so os
mesmos documentos, com a diferena de que, no acervo dos ltimos, s se acham os de valor permanente,
no sendo mais submetidos a qualquer forma de descarte ou de eliminao.

A naturalidade, a organicidade e outras qualidades dos documentos de arquivo, que esto na prpria raiz dos
princpios arquivsticos (como veremos adiante), aparecem em quase todas as definies de arquivo feitas
por tericos da arquivstica de distintos pases, de forma mais explcita em uns, em outras menos:

1. Arquivo o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, so reunidos
por acumulao ao longo das atividades de pessoas fsicas ou jurdicas, pblicas ou privadas (Dicionrio de
terminologia arquivstica, 1996).
2. (A formao) dos arquivos um processo natural, isto , o destino dos documentos que marca sua
origem. De modo que no so produto de reunio erudita, de coleo programada, nem de acumulao
caprichosa de documentos (Corts Alonso, 1980).

3. Arquivo um sistema (semi-)cerrado de informao social materializada em qualquer tipo de suporte,
configurado por dois fatores essenciais a natureza orgnica (estrutura) e a natureza funcional (servio/uso)
s quais se associa um terceiro: a memria, imbricada nos anteriores (Silva, 1998).
4. Arquivo a acumulao ordenada dos documentos criados por uma instituio ou pessoa no curso de sua
atividade e preservados para a realizao dos fins polticos, legais e culturais daquela instituio ou
pessoa(Casanova, 1928).
5 Arquivo (histrico) o formado de documentos de qualquer instituio pblica ou privada, que tenham
sido considerados de valor, merecendo preservao permanente para fins de referncia e de investigao, e
que tenham sido avaliados para recolhimento em um arquivo permanente(Schellenberg, 1973).

A natureza dos arquivos administrativa, jurdica, informacional, probatria, orgnica, serial,
contnua, cumulativa. E esta natureza, soma de todas estas caractersticas, que faz do arquivo uma
instituio nica e inconfundvel.

Finalidades, meios e funes dos arquivos foram muito bem estudados por Manuel Vzquez, que considera
esse conhecimento essencial, para que o profissional compreenda o sentido do labor arquivstico (Vzquez,
s.d.).

As finalidades dos arquivos, se considerados como as etapas operacionais para que se alcance o objetivo de
dar acesso informao, so recolher, organizar, custodiar, difundir e disponibilizar os
documentos/informaes, em qualquer suporte ou gnero. Se, como se diz, arquivos so arsenal da
administrao e celeiro da histria, ambos, arsenal e celeiro, tm seu sentido de depsito, armazm,
repositrio, ainda que hoje tal depsito possa ser virtual (o que no nega o fato de ser arquivo). No primeiro
caso, a finalidade do arquivo de gesto servir ao processo decisrio e ao funcionamento das entidades; e,
no segundo, a finalidade servir pesquisa cientfica e memria social.

Os meios, aos quais os arquivos recorrem para seu funcionamento, so os recursos proporcionados pelos
administradores aos quais pertencem: recursos financeiros, humanos, materiais, os de comunicao e os
documentais.

As funes dos arquivos, todas elas em torno de sua funo bsica a de dar acesso s informaes contidas
nos documentos que ele custodia so, no que toca parte tcnica: registrar, classificar, avaliar, eliminar
(quando chegada a data estabelecida pela avaliao), descrever, dar consulta e divulgar (no caso dos
arquivos histricos) seus documentos. Quanto funo cidad, social e cientfica, cabe aos arquivos
preservar a memria social, atender aos direitos dos cidados, facilitar a investigao histrica. Em tudo isso,
h uma enorme carga de responsabilidade por parte dos arquivistas, seja como cidados, seja como
profissionais.

Princpios arquivsticos

Quanto aos princpios arquivsticos, eles esto na base da teoria arquivstica e constituem o marco principal
da diferena entre a arquivstica e as outras cincias documentrias. So eles:

1. Princpio da provenincia: fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este
princpio, os arquivos devem ser organizados em obedincia competncia e s atividades da instituio ou
pessoa legitimamente responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos. Arquivos
originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, dentro de seu contexto
orgnico de produo, no devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
2. Princpio da organicidade: as relaes administrativas orgnicas se refletem nos conjuntos documentais. A
organicidade a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funes e as atividades da
entidade produtora/acumuladora em suas relaes internas e externas.
3. Princpio da unicidade no obstante forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam
seu carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos.

4. Princpio da indivisibilidade ou integridade arquivstica: os fundos de arquivo devem ser preservados sem
disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida. Este princpio derivado do
princpio da provenincia.
5 - Princpio da cumulatividade: o arquivo uma formao (a sedimentao, de Lodolini) progressiva,
natural e orgnica.

Todos esses princpios devem estar na raiz da organizao e do funcionamento dos arquivos. Com isso, e
tendo sua organizao direcionada por uma teoria e metodologias corretas, que deem a base adequada s
suas prticas, o arquivo cumprir as finalidades de sua existncia.

Enfim, pode-se afirmar, como Romero Tallafigo, que a finalidade do arquivo positiva, palpvel e tica:
possibilitar informao e testemunho de prova s instituies, sociedade ou s pessoas que o solicitem.
permitir o acesso, com o instrumento documental, a memria/registro de direitos e obrigaes, coletivas e
pessoais. E permitir o acesso tambm histria: o arquivo um espetculo da vida dos homens, um dos
registros de memria permanente e coletiva dos mais completos para sustentar, com eficcia, a trama jurdica
(direitos e obrigaes) do tecido social, por um lado, e para guardar a memria histrica, por outro. Sem
essas finalidades sociais no teria sentido a acumulao e conservao de documentos em forma
arquivstica. (Romero Tallafigo, 1994)

Documento e informao

Documento de toda a expresso em linguagem natural ou convencional ou qualquer outra expresso
grfica, sonora ou em imagem, fixada em qualquer tipo de suporte material, inclusive o suporte diplomtico
.(Lei do Patrimnio Histrico Espanhol)

A palavra documento vem do latim, docere, que quer dizer ensinar, e de documentum, o que ensina. Assim,
o documento um suporte com uma informao, que poder ensinar algo a algum. De forma simples,
podemos dizer que o documento uma informao, de qualquer tipo, sobre um suporte de qualquer tipo,
ou, se colocarmos a definio ao contrrio, documento um suporte modificado por uma informao
(Vzquez, s.d. e Lodolini, 1991).

Informao ao e tambm efeito de comunicar dados, qualquer atributo do pensamento humano sobre a
natureza e a sociedade, desde que verbalizada ou registrada (LOPES, 1996). A informao passa por um
processo de comunicao, at chegar ao receptor que toma conhecimento dela, a usa e a consome. A
informao registrada constitui-se em documento.

As informaes arquivsticas tm a peculiaridade de ser produzidas no universo das funes/objetivos a que
se propem as entidades. Nesse sentido que as informaes so orgnicas, por guardarem entre si as
mesmas relaes que se formam entre as competncias e as atividades das entidades. A distino entre a
informao arquivstica e o documento arquivstico est em que o segundo forma sempre uma unidade entre
informao e suporte, seja este tradicional, como o papel, ou informtico, virtual.

O Conselho Internacional de Arquivos aponta para a informao arquivstica uma dupla funo: a primeira,
no interesse da eficcia administrativa, ser produzida, organizada, conservada, utilizada e, em parte,
eliminada; a segunda, no interesse da investigao, seja a relativa evoluo das entidades acumuladoras,
seja a relativa histria do contexto social que a produziu e conservou. Mas no se pode esquecer uma
terceira funo: a que se liga aos interesses dos cidados, seus direitos e obrigaes para com as instituies
civis ou para com o Estado.

Portanto, documento de arquivo pode ser definido como um suporte que contm uma informao
arquivstica ou como um suporte modificado por um texto a ele aderido que surge como resultado de uma
atividade administrativa e tem como finalidade comunicar uma ordem, provar algo ou transmitir uma
informao til para um trmite(Vzquez, s.d.); ou como um suporte que contm um texto (escrito,
grafado, gravado) que resultado da atividade administrativa de uma entidade, efetuada para cumprir seus
objetivos e finalidades (Tanodi, 1961).


Numa viso ampla do conceito de documento arquivstico, pode-se dizer que todo documento possui uma
funo esttica e uma funo dinmica; cumpre uma funo e passa uma mensagem. No arquivo interessa o
documento em todas as dimenses como expresso da memria coletiva, como evidncia de um ato jurdico,
administrativo ou de outra natureza, como suporte informativo que necessrio processar, armazenar e ao
qual preciso disponibilizar; e como unidade fsica ou suporte material que deve ser preservado (Vega de
Deza, 1996).

Os elementos ou caracteres constitutivos dos documentos podem ser externos e internos, e constituem o que
alguns tericos chamam de estrutura e substncia, respectivamente. A estas modalidades possvel juntar,
ainda, elementos intermedirios e os de utilizao.

Os elementos ou caracteres externos u extrnsecos, tambm chamados de estruturais ou de estrutura, tm a
ver com o que fsico, formal, palpvel, desde o espao que o documento ocupa no arquivo, at sua forma
(se pr-original, original ou ps-original) e gnero (se textual, iconogrfico, sonoro, informtico). Esses
elementos so: espao, volume, suporte, formato, forma e gnero.

Os elementos ou caracteres internos ou intrnsecos, tambm chamados de substanciais ou de substncia, tm
a ver com o que o que intelectual, ideogrfico, de contedo. Tais elementos so: procedncia, as
funes/atividades relacionadas ao documento, a natureza do tema, o grau de concentrao da informao, as
datas tpica e cronolgica.

Os elementos intermedirios, que, em geral, so classificados por alguns tericos como externos ou como
internos, no apresentam, na realidade, caractersticas propriamente fsicas, nem contextuais, nem pontuais,
em relao ao tema do documento. Por isso, tais elementos devem ser preferivelmente tomados como
intermedirios. So eles: a lngua, a categoria documental (segundo sua natureza jurdica, se dispositivo,
testemunhal ou informativo) e o tipo documental (segundo sua natureza jurdico-administrativa e sua
finalidade).

Os documentos tm, ademais, seus elementos de utilizao: o uso primrio e o uso secundrio. O uso
primrio ser dispositivo, comprobatrio, testemunhal, segundo as razes da criao do documento. O uso
secundrio sempre informativo, nas modalidades requisitadas pela pesquisa.

Quanto s qualidades dos documentos, so elas que lhes conferem sua fora probatria:

1. Imparcialidade (em sua criao): derivada do fato de que no foram criados para dar contas
posteridade. Os documentos administrativos so meios de ao e relativos a determinadas funes. Sua
imparcialidade explica-se pelo fato de que so relativos a determinadas funes; caso contrrio, os
procedimentos aos quais os documentos se referem no funcionaro, no tero validade.
2. Autenticidade (nos procedimentos): ligada ao continuum da criao, tramitao, uso e guarda. Os
documentos so criados dentro dos procedimentos regulares estabelecidos pelo direito administrativo; se
assim no fosse, no seriam adequadamente cumpridas as razes que lhes deram origem.
3. Naturalidade (na acumulao): os documentos no so colecionados e sim acumulados, naturalmente, no
curso das aes, de maneira contnua e progressiva.
4. Organicidade (em seu relacionamento com os outros documentos do conjunto): devido interdependncia
entre os documentos do mesmo conjunto e suas relaes com seu contexto de produo.
5. Unicidade (no conjunto): deriva de que cada documento assume um lugar nico na estrutura documental
do conjunto (indissolvel) ao qual pertence.

Teoria das trs idades

No obstante as grandes transformaes trazidas pela informtica para a rea dos arquivos, por meio da
recuperao otimizada da informao arquivstica sobre os documentos em suportes tradicionais ou por meio
dos novos suportes eletrnicos, as idades arquivsticas ainda que os documentos possam ser virtuais
seguem obedecendo evoluo que leva a informao/documento desde sua criao at sua eliminao ou

custdia permanente. A teoria das trs idades, sistematizada pelos norte-americanos nos anos 70 do sculo
XX, um ponto de chegada natural dos estudos arquivsticos que, desde o sculo XIX, tentavam estabelecer
uma ponte entre a documentao de gesto e a destinada a ser preservada para fins de pesquisa.

A teoria das trs idades a sistematizao do ciclo vital dos documentos de arquivo. Este ciclo compreende
trs idades que, desde o ponto de vista da administrao, seriam a dos documentos ativos, a dos semiativos e
a dos inativos. Mas a denominao mais difundida a que corresponde aos usos desses documentos:
correntes, ou de gesto, ou setoriais; intermedirios ou semicorrentes; e permanentes ou histricos (ou de
idade histrica). Alguns tericos veem , no entanto, uma idade a mais: a dos arquivos centrais, onde se
juntariam, ainda em idade corrente, os documentos originados dos setoriais.

A primeira idade arquivstica corresponde produo do documento, sua tramitao, a finalizao de seu
objetivo, conforme o caso, e a sua primeira guarda. O contedo desse documento, o chamado valor primrio,
coincide com as razes de sua criao. Os documentos, nessa idade, esto nos arquivos administrativos,
ativos, correntes ou de gesto. A informao contida de valor primrio, isto , vigente, em uso, e o
documento valer pela razo estrita do seu contedo. As funes ou tarefas arquivsticas dessa fase so o
apoio produo e tramitao, a classificao, o servir consulta administrativa (que frequente), a
primeira guarda, a conexo do documento com seus prazos de destinao, estabelecidos pelas tabelas de
temporalidade.

A passagem do documento da primeira segunda idade denomina-se transferncia e indica o fim do seu
valor primrio mximo, sua vigncia; quando j terminaram os direitos produzidos por sua criao. Os
documentos passam, ento, a semiativos, podendo, entretanto, ser usados dentro de seu valor primrio, mas
por razes mais jurdicas que administrativas. E uma reteno temporria esta, a que se d nos arquivos
intermedirios, por razes de precauo e para aguardar os prazos indicados pelas tabelas de reteno. Nessa
idade pode haver uma gradual abertura para a pesquisa, desde que autorizada.

Da segunda idade arquivstica para a terceira, a passagem denomina-se recolhimento. E os documentos
passam reteno permanente. As funes arquivsticas so o registro, a adaptao da classificao (o
arranjo), depois das eliminaes ditadas pelas tabelas de temporalidade, descrio e difuso. Esses
documentos no servem mais administrao, e sim pesquisa. Esta pode ser feita por historiadores,
jornalistas, juristas, profissionais em geral e pelos cidados, com fins culturais ou pessoais. Nos arquivos
histricos, a tarefa arquivstica inclui ainda a funo sociocultural, realizada por meio de exposies,
conferncias, e a ao educativa, junto s escolas (Bellotto, 1991).

Se o futuro aponta para uma arquivstica sem papel, implantando sistemas virtuais de informaes
arquivsticas, esta verdade, a das trs idades, no desaparece, ainda que os suportes documentais sejam
eletrnicos. Isto porque, as estruturas e o funcionamento dos rgos pblicos e das empresas privadas
seguem com o cumprimento de suas funes, atividades, que evidentemente no podero lograr xito sem
registros documentais, eletrnicos que sejam. Ainda que prescinda de edifcios, salas e estantes ou armrios
deslizantes, haver, da mesma forma, informaes em sua fase gestionria, intermediria/precaucional e
histrica.

Fundamentalmente, no h mais do que duas categorias de arquivos: os pblicos e os privados. O mais so
idades (arquivo corrente, arquivo intermedirio, arquivo histrico) ou so modalidades, dentro daquelas duas
categorias: arquivos econmicos, sociais, notariais, militares, religiosos etc.

Os arquivos pblicos ou estatais so dos rgos governamentais, e suas modalidades obedecem aos regimes
polticos, podendo ser federais, estaduais e municipais; podem tambm pertencer ao poder executivo, ao
poder legislativo ou ao poder judicirio. Os considerados representativos de cada pas so os arquivos
histricos do poder executivo (ou englobando tambm outros poderes): trata-se dos arquivos nacionais. H
tambm os arquivos finais de estados (estaduais) e municpios (municipais).

Os arquivos privados so do domnio do direito privado e correspondem a entidades das mais distintas reas,
tais como econmicas, sociais (com fins de lucro ou no), de entretenimento e lazer, agremiaes polticas,

entidades de classe, religiosas etc. Ademais, h tambm os arquivos familiares e os pessoais. Algumas
entidades, quando encerradas, podem ter seus arquivos custodiados por arquivos pblicos. Com isso no se
tornam pblicos, continuam sendo privados, com seus acervos disponibilizados para a pesquisa, em uma
instituio pblica.

Apesar de a teoria arquivstica no admitir arquivos temticos, corrente falar-se em arquivos militares,
arquivos religiosos, arquivos de arte etc. O sentido dessas denominaes , antes, o de um coletivo, para
designar vrios arquivos de vrias entidades militares, religiosas e de arte, respectivamente.

As polticas arquivsticas representam as estratgias que os governos e/ou os responsveis pela gesto das
instituies arquivsticas devem desenvolver com a finalidade de otimizar o funcionamento delas, de suas
instalaes, e de servir administrao e pesquisa. As distintas facetas destas polticas, como mostra
Manuel Vzquez, devem voltar-se para a vertente administrativa, para a racionalizao e utilizao dos
recursos documentais, assim como para a vertente do patrimnio documental. Como recursos potentes para
as polticas arquivsticas, pode-se considerar a organizao da informao e a boa formao e desempenho
eficiente, tico, eficiente e produtivo dos arquivistas (Vzquez, 1993).

Os sistemas integrados de arquivos so arquivos de um mesmo governo ou setor governamental ou de uma
organizao privada, coordenados entre si e tendo uma comisso diretora que possa administrar a produo
arquivstica, desde a sua gerao ou recepo at sua destinao final, com nfase na preservao,
distribuio e difuso das informaes geradas pelas relaes internas e externas da entidade. Os sistemas,
em geral, compreendem subsistemas, que correspondem aos arquivos setoriais das subdivises de
determinado governo ou instituio.

Os elementos que compem um sistema so a legislao, os arquivos, os documentos e a informao. No
sistema de arquivos estabelece-se um fluxo de baixo para cima, de cima para baixo, ou radial, ou horizontal
de informaes e de documentos. De cima para baixo, circulam as diretivas normalizadoras e as solues
para as diferentes questes.

Todas essas demonstraes, conjeturas e reflexes na rea do tratamento dos arquivos so, hoje, eivadas da
grande questo em torno do uso da informtica na arquivstica. preciso, antes de tudo, abordar a
pertinncia e a permanncia dos princpios arquivsticos na era digital.

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VZQUEZ, Manuel. Poltica arquivstica. Trad. E notas de H. Bellotto. Arquivo Rio Claro, Rio Claro, n. 19-
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VEGA DE DEZA, Aurora de la. Archivos e informacin. Nuestra palabra: textos archivsticos
panamericanos. Lima (Peru): Instituto Panamericano de Geografa e Historia, 1996. p. 17-182.


* Texto originalmente publicado pela Associao de Arquivistas de So Paulo, em 2002, na coleo Scripta:
textos de interesse para os profissionais de arquivo e reas afins, sob nmero 1.



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1
Autora: Patricia Peck Pinheiro e Sandra Paula Tomazi Weber

Da validade e dos Aspectos Jurdicos da Gesto e Digitalizao Documental

1.1. Documento Eletrnico

O embasamento para a validade do documento eletrnico comea pelo fato de que um
documento original no est intrinsecamente ligado idia de documento em papel, mas
diretamente associado sua capacidade de percia e de comprovao da manifestao de
vontade das partes, isto , da prova de autoria
1
e integridade
2
do documento, quer seja ele
fsico ou eletrnico.

Para Stringher
3
, compreende-se por documento, qualquer que seja o suporte utilizado, o
conjunto de informaes que registre o conhecimento humano, de forma que possa ser
utilizado como elemento de consulta, estudo e prova.

Assim, v-se que o suporte em papel apenas uma das possveis espcies do gnero
documento, sendo este ltimo mais abrangente, alcanando diversos suportes, inclusive, o
digital.

Para o direito brasileiro, documento qualquer escrito capaz de ter compreenso humana
(Arts. 231 a 238 do CPP; Arts. 212, inciso II e 215 a 226 do Cdigo Civil; Arts. 364 a 399 do
Cdigo de Processo Civil). Nesse sentido, destaca-se o artigo 232 do Cdigo de Processo
Penal:

Art. 232. Consideram-se documentos quaisquer escritos ou papis,
pblicos ou particulares.
Pargrafo nico: fotografia do documento, devidamente
autenticada, se dar o mesmo valor do original.


1
Certeza de que o documento provm do autor nele indicado. (Moacyr Amaral Santos, Primeiras Linhas de
Direito Processual Civil, 2 vol., 3 edio, p. 341).
2
Certeza de que o documento no foi objeto de qualquer alterao em sua configurao original.
3
STRINGHER, Ademar. Aspectos Legais da Documentao em Meios Microgrficos, Digitais e Eletrnicos.
So Paulo: CENADEM, 2003, p. 133.



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2
Cabe ainda lembrar que no Direito Civil Brasileiro, a regra geral a liberdade de forma,
conforme previsto no artigo 107 do Cdigo Civil:

Art. 107. A validade da declarao de vontade no depender de
forma especial, seno quando a lei expressamente a exigir.

O Tribunal de Justia de Santa Catarina, ao analisar o Agravo de Instrumento 2003.024687-8,
entendeu por documento eletrnico o registro pblico ou particular - de dados produzidos
por meios no convencionais - cuja leitura feita atravs de computador.

Segundo o Tribunal de Justia do Estado de So Paulo, a informatizao e as inovaes por
ela trazidas, como o documento eletrnico, so um avano para o Judicirio. Seno veja-se o
trecho retirado do acrdo lavrado por este Tribunal:

Ementa: Agravo provido para livrar processo de inventrio de
exigncias desnecessrias, como reconhecimento de firma de
procurao ad judicia, de juntada de originais de xerocpias com
eficcia probatria inquestionvel e de substituio de certido da
Receita Federal emitida por meio eletrnico (Internet), atualizando o
procedimento em termos de futuro (art. 5%,XXXV, da CF).
[...]
A r. deliberao, ao negar o valor probante do documento eletrnico,
elimina a vantagem que o computador oferece ao Estadojuiz para a
misso de pacificar conflitos com rapidez e segurana, um retrocesso,
data venia. Essa e todas as outras exigncias comprometem a funo
instrumental do processo (art. 5o, XXXV, da CF) e cumpre elimin-
las. (TJSP, Ag 1439244500, 3 Cmara de Direito Privado, Relator
Enio Zuliani, julgado em 09/05/2000)


Outrossim, a utilizao de documento originalmente eletrnico ou at mesmo digitalizado
possibilita a significativa reduo do volume de papel utilizado e armazenado pelas
instituies privadas e pblicas, dando causa a uma srie de outras conseqncias, tais como:
a) a reduo do risco de deteriorao e perda de documentos que so nicos, principalmente
em decorrncia de desastres naturais
4
; b) a celeridade na localizao dos documentos e no

4
Em Alagoas, aps as fortes chuvas e enchentes que assolaram o estado no primeiro semestre de 2010, os relatos
de destruio de documentos eram inmeros: (...) As enchentes tambm destruram prdios e documentos da
Justia (...). A situao levou o Tribunal de Justia a suspender, na segunda-feira, os prazos processuais em 13
municpios onde os fruns foram atingidos (...). O TJ est contratando uma empresa especializada na
recuperao de documentos. O que no for possvel reparar, vamos convocar as partes para que apresentem
novas provas e documentos (Alagoas ter mutires para emitir documentos destrudos pelas enchentes.



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3
transporte (pois a transmisso pode ser por meio eletrnico; c) maior nvel de segurana e
confidencialidade, ao restringir o acesso s informaes; d) maior celeridade aos
procedimentos da iniciativa pblica, como o fisco e o judicirio; entre outros.

A polmica quanto aos efeitos jurdicos de um dado documento ocorre quando h
migrao de um suporte para o outro, ou seja, quando o documento em sua origem era
fsico e passou a ser eletrnico (exemplo, digitalizao) ou era eletrnico e passou a ser
fsico.

A transferncia do suporte fsico para o eletrnico j tratada pela ONU, mais
especificamente pela UNCITRAL - Comisso da ONU para leis de comrcio internacional -
que props Lei Modelo baseado no princpio de equivalncia entre suporte fsico e digital.
5


No Brasil, desde 1968 o Legislador possibilitou a transferncia de suportes quando autorizou
a microfilmagem em todo o territrio brasileiro, por meio da Lei 5.433.

O que se deve observar o procedimento adotado para fazer a transferncia. importante que
este procedimento permita comprovar que no houve alterao do contedo do documento
durante a mudana de suporte (ou seja, quebra de integridade).

A forma de armazenamento do documento tambm importante, pois a autenticidade do
documento deve ser mantida.

Os cuidados acima so relevantes, pois se presumem verdadeiros os documentos que no
sofrerem impugnao quanto a sua exatido.


Disponvel em: http://noticias.uol.com.br/especiais/enchentes-no-nordeste/ultimas-noticias/2010/07/14/alagoas-
tera-mutiroes-para-emitir-documentos-destruidos-pelas-enchentes.jhtm. Acessado em 10/11/2010, s 10h41).

5
Nesse sentido, destacam-se os seguintes artigos da Lei Modelo da UNCITRAL:
Art. 6 Quando a lei requeira que certa informao conste por escrito, este requisito considerar-se- preenchido
por uma mensagem eletrnica se a Informao nela contida seja acessvel para consulta posterior.
Art. 7 - Quando a lei requeira assinatura de uma pessoa, este requisito considerar-se- preenchido por uma
mensagem eletrnica quando: a) for utilizado algum mtodo para identificar a pessoa e indicar sua aprovao
para a informao contida na mensagem eletrnica.
Art. 8 - Existir garantia fidedigna de que se preservou a integridade da informao desde o momento de sua
gerao em sua forma final e for acessvel pessoa qual ela deva ser apresentada.



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4
1.2. Do Uso de Certificao Digital

No Brasil, a MP 2.200-002/01, que Instituiu a Infra-Estrutura de Chaves Pblicas Brasileira -
ICP-Brasil, atribuiu aos documentos certificados eletronicamente a natureza pblica ou
particular, e a presuno de veracidade em relao aos seus respectivos signatrios. Vejamos:

Art. 10 Consideram-se documentos pblicos ou particulares, para
todos os fins legais, os documentos eletrnicos de que trata esta
Medida Provisria.

1 As declaraes constantes dos documentos em forma eletrnica
produzidos com a utilizao de processo de certificao
disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relao
aos signatrios, na forma do art.131 da Lei n 3.071, de 1 de janeiro
de 1916 - Cdigo Civil.
6


O dispositivo em questo indica que os documentos eletronicamente assinados presumem-se
verdadeiros em relao aos signatrios, consubstanciado na disposio do artigo 219 do
Cdigo Civil de 2002, ad litteram:

Art. 219. As declaraes constantes de documentos assinados
presumem-se verdadeiras em relao aos signatrios.

A assinatura eletrnica em um documento eletrnico que seja feita em consonncia com as
disposies da MP 2.200-002/01, equipara-se a uma assinatura feita de prprio punho em um
documento em papel.
7


Porm, vale lembrar que um documento eletrnico para ser verdadeiro no precisa
necessariamente ser certificado pela ICP-Brasil. Nesse sentido, est prpria MP 2.200-
002/01, ao dispor no artigo 10, 2, que:

O disposto nesta Medida Provisria no obsta a utilizao de outro
meio de comprovao da autoria e integridade de documentos em
forma eletrnica, inclusive os que utilizem certificados no emitidos
pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como vlido ou
aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.


6
Art. 219 do Cdigo Civil de 2002.
7
Fonte: https://www.oficioeletronico.com.br/Downloads/CartilhaCertificacaoDigital.pdf



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5
Contudo, aqueles produzidos com certificados emitidos pela ICP-Brasil produzem
efeitos perante terceiros, independentemente da concordncia prvia destes (1 do Art.
10 da MP 2.200-002/01), por isso a maioria das empresas, entidades e organizaes
utilizam certificados ICP- Brasil.

1.3. Sociedade Paperless x Gesto Documental

A cada dia que passa nos deparamos com um judicirio cada vez mais digital (processo
eletrnico), com um fisco rumo ao mesmo caminho (SPED) e com relaes no presenciais
(contratos eletrnicos). Isso significa que estamos quebrando o PARADIGMA DA
SOCIEDADE DO SEM PAPEL (PAPERLESS), que uma evoluo natural e inevitvel
diante de uma sociedade cada vez mais digital.

Logo, tal cenrio exige uma profunda mudana de comportamento das pessoas em relao ao
manuseio, guarda e descarte dos documentos. Para se ter um exemplo da mudana que
estamos falando, veja que a maioria das pessoas que recebe uma nota fiscal eletrnica, mesmo
um boleto eletrnico, tem como hbito, imprimir o mesmo em papel, a utiliza para pagar no
Internet Banking e depois imprime o comprovante eletrnico para ter mais um papel, junta os
dois e guarda. Qual o risco deste procedimento? A pessoa guardou as cpias, no os originais.

Claro que isso traz uma nova forma de se fazer a gesto documental, visto que o original
agora no mais o impresso e sim o digital.

Precisamos entender que samos da pedra talhada para o papel e agora do papel para a
independncia de suporte, para a prova escrita eletrnica
8
. Mas ser que estamos preparados
para fazer a gesto do documento eletrnico?

8
Encontra-se referncia a possibilidade de utilizao da prova eletrnica no artigo 225 do Cdigo Civil: As
reprodues fotogrficas, cinematogrficas, os registros fotogrficos e, em geral, quaisquer outras reprodues
mecnicas ou eletrnicas de fatos ou coisas fazem prova plena destes, se a parte, contra quem forem exibidos,
no lhes impugnar a exatido. No menos importante o artigo 332 do Cdigo de Processo Civil, segundo o
qual: Art. 332 - Todos os meios legais, bem como os moralmente legtimos, ainda que no especificados neste
Cdigo, so hbeis a provar a verdade dos fatos, em que se funda a ao ou defesa.




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6

A Administrao Pblica no pode esquecer que entre os seus deveres est o da gesto
documental, seja para apoio a administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico ou
ainda para constituio de prova e informao.
9


E atualmente a gesto documental exige a viso de 3 cenrios:

Documentos: Fsico, Digitalizado e Eletrnico;
Postura da equipe durante todo o ciclo de vida do documento;
Melhores prticas para contratao de terceiros que iro executar servios
relacionados a gesto de documentos. Ex: digitalizao, indexao, guarda, transporte,
etc.

Com base nesta viso, deve-se criar uma Norma de Gesto Documental e uma Tabela de
Temporalidade que j prevejam as trs modalidades (fsica, eletrnica e digitalizada) de
documentos. Somente assim consegue-se dar o tratamento adequado ao legado existente
(documentos fsicos) e tambm estabelecer os procedimentos de manuseio, guarda e descarte
dos documentos que j nascem digitais.

Como j mencionado, no incomum as pessoas eliminarem o documento original eletrnico
e ficarem apenas com uma cpia sem perceber, inclusive quando se trata de documentos da
organizao. Um exemplo disso o do executivo que recebe um e-mail importante e imprime
para guardar o mesmo, apagando o digital da mquina. importante fazer o armazenamento
adequado dos e-mails, logs de sistema, arquivos eletrnicos, entre outros, a fim de preservar a
sua autenticidade e integridade, elementos indispensveis para constituir prova em Juzo.
Apenas o original pode ser periciado, no caso do e-mail, o eletrnico. Lembrando que no
apenas guardar, tem que ser capaz de achar depois.

9
Art. 216,2, da CF: Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao
governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
Art. 1, da Lei 8.159/91: A Administrao Pblica no pode esquecer que entre os seus deveres est a gesto
documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao,
cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao.




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7

A norma de gesto documental deve abordar, entre outros aspectos, as regras relativas
Segurana da Informao em documentos, incluindo controles de preservao de integridade,
disponibilidade, confidencialidade e autenticidade, tais como trilhas de auditoria e cpias
de segurana (backups).

De acordo com a ISO 15489, Um sistema, ou programa, de gesto documental,
essencialmente, deve:
Determinar quais documentos devem ser criados em cada processo de negcio e
quais informaes devem ser includas em cada um destes documentos;
Decidir em que formatos e estruturas os documentos devero ser criados e
capturados e quais as tecnologias que sero empregadas;
Determinar quais metadados devero ser criados com o documento e durante os
processos de documentao e como estes metadados sero permanentemente
unidos e gerenciados;
Determinar os requisitos de recuperao, uso e transmisso de documentos entre os
processos de negcio e outros usurios; e por quanto tempo os mesmos devero ser
guardados para que satisfaam tais requisitos;
Decidir como organizar os documentos, assim como suportar os requisitos de uso;
Analisar os riscos que possam decorrer da falha de obteno de documentos
autorizadores de atividades;
Preservar os documentos e torn-los acessveis ao longo do tempo, para que seja
possvel atender aos requisitos de negcio e expectativas da comunidade;
Estar conforme aos requisitos legais e normativos, s normas aplicveis e polticas
organizacionais;
Garantir que os documentos sejam mantidos em um ambiente protegido e seguro;
Garantir que os documentos sejam retidos apenas pelo o tempo em que sejam
necessrios e exigveis; e
Identificar e avaliar as oportunidades para a melhoria da efetividade, eficincia e
qualidade dos processos, decises e aes da organizao, que possam resultar em
uma melhor criao ou gesto de documentos.




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8
Ressalta-se ainda que essencial contratar de forma adequada os profissionais que apoiaro
na gesto documental, para evitar problemas relacionados a vazamento de informao,
armazenamento inadequado do documento, indisponibilidade do documento, entre outros.
Isso exige a construo de um edital e contrato blindados, do tipo Bula de Remdio,
prevendo as situaes de risco e penalidades, com clusulas de confidencialidade, Acordo de
Nvel de Servio, Segurana da Informao, definio do local da execuo do servio (se os
documentos podero ou no sarem do permetro fsico da instituio), auditoria ( com
previso de realizao frequente, para verificar se o servio est sendo executado conforme o
contratado), entre outras relacionadas.

Por fim, no podemos esquecer que uma das maiores vulnerabilidades da segurana da
informao no ambiente corporativo o ser humano, pois ele quem manipula e decide as
aes a serem feitas. Logo, deve-se investir na conscientizao do usurio para que ele
entenda que documento no apenas o papelzinho, mas que pode ser tambm o conjunto de
informaes contidas em um arquivo eletrnico e orient-lo no correto manuseio, guarda e
descarte do mesmo.

Precisamos nos preparar para fazer a correta gesto dos documentos digitais, sejam eles
pblicos ou privados.

1.4. Disposies normativas sobre os Arquivos Pblicos Digitais

No Brasil, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) - rgo colegiado, vinculado ao
Arquivo Nacional do Ministrio da Justia
10
- responsvel por determinar a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados, bem como fornecer orientaes normativas visando gesto
documental e proteo especial aos documentos de arquivo.

O CONARQ j voltou os seus olhos para essa nova realidade e j est atuando na orientao
para a gesto arquivstica do documento eletrnico. Neste sentido nomeou em 2002 a

10
Decreto n. 7.430, de 17/01/2011 Dispes sobre a transferncia do Arquivo Nacional e do Conselho
Nacional de Arquivos-CONARQ da Casa Civil da Presidncia da Repblica para o Ministrio da Justia.




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9
Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos (CTDE), que tem por objetivo sugerir normas
e procedimentos tcnicos para gesto arquivstica e a preservao dos documentos eletrnicos
nas instituies pblicas e privadas.

Pensando em garantir a confidencialidade, autenticidade e acessibilidade dos documentos
digitais, o CONARQ disponibilizou
11
o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados
de Gesto Arquivstica de Documentos - e-ARQ Brasil, que tratou na Resoluo 25 de
27/04/2007.

Seus requisitos dirigem-se a todos que fazem uso de sistemas informatizados como parte
do seu trabalho rotineiro de produzir, receber, armazenar e acessar documentos arquivsticos.

Na Resoluo 32 do CONARQ, de 17/05/2010, so tratados dos metadados, que compem a
parte II do Modelo de Requisitos supracitado.

A digitalizao de documentos tambm um tema abordado pelo CONARQ, que traou suas
recomendaes para documentos arquivsticos permanentes na Resoluo n. 31 de
17/05/2010.

Para o CONARQ, o processo de digitalizao dever ser realizado, preferencialmente, nas
instalaes das instituies detentoras do acervo documental, evitando seu transporte e
manuseio inadequados, e a possibilidade de danos causados por questes ambientais, roubo
ou extravio.

Diante das recomendaes do CONARQ, muitos rgos esto abordando tambm a matria
para tratar do documento eletrnico, j que este tambm compe o acervo arquivstico.

O Arquivo Pblico do Estado de So Paulo trata na instruo Normativa APE/SAESP 1, de
10/03/2009, das diretrizes e define procedimentos para a gesto, a preservao e o acesso
contnuo aos documentos arquivsticos digitais da Administrao Pblica Estadual Direta e
Indireta.

11
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm



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10
1.5. Concluso

A sociedade de forma geral est preocupada com o que deve guardar, como e por quanto
tempo, bem como qual soluo implementar e, por fim, qual o formato a escolher para
garantir que o mesmo se manter acessvel e capaz de ser lido no futuro, mesmo com
mudana de hardwares e softwares.

essencial pensar todo o ciclo de vida da documentao para ento aplicar as ferramentas
necessrias, implementar a infra-estrutura mais adequada, que envolve no apenas o GED
(Gesto Eletrnica de Documentos), mas tambm relacionadas a gesto de caixas postais
(emails), digitalizao, segurana da informao (controle de acesso, guarda de logs,
criptografia, uso de certificado digital, outros).

O CONARQ j vem se manifestando sobre a gesto arquivstica de documentos digitais,
fornecendo as orientaes que entende necessrias para garantir a integridade e autenticidade
de documentos, elementos essenciais quando se fala em validade do documento eletrnico.

Referncias Bibliogrficas

International Organization of Standardization, ISO 15489-1:2001 (ISO 15489). Disponvel
em: <http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=31908>. Acessado em: 15/03/2011.

Moacyr Amaral Santos, Primeiras Linhas de Direito Processual Civil, 2 vol., 3 edio, p.
341.

O que certificao digital? Disponvel em:
https://www.oficioeletronico.com.br/Downloads/CartilhaCertificacaoDigital.pdf. Acessado
em: 07/03/2011.

PINHEIRO, Patricia Peck. Direito Digital. 4 ed. So Paulo: Saraiva, 2010.




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11
PINHEIRO, Patricia Peck. Como est a Gesto Documental e Guarda das Provas Eletrnicas
nas empresas?. Revista PartnerSales, fev. 2009, p. 14.

STRINGHER, Ademar. Aspectos Legais da Documentao em Meios Microgrficos, Digitais
e Eletrnicos. So Paulo: CENADEM, 2003, p. 133


1

INSTITUIES E PFOFISSIONAIS DE DOCUMENTAO
Johanna W. Smit

O termo documentao ocorre com diferentes significados, seja na
linguagem do cotidiano, seja em reas de especialidade, mas implicitamente sempre
remete a uma ao exercida sobre documentos, quer seja a reunio de documentos, sua
anlise ou ainda sua utilizao. Assim sendo, a documentao pode ser entendida como
uma ao operada com ou sobre os documentos, afirmao essa que pressupe uma
reflexo sobre o que seja um documento.

1 O CONCEITO DE DOCUMENTO
Tradicionalmente, o documento definido como resultante de uma
inscrio em um suporte, com nfase na inscrio textual em um suporte papel. Essa
definio associa o conceito de documento noo de registro, mas insuficiente diante
dos documentos produzidos por tecnologia digital e que atualizam antigas confuses
entre documentos e no-documentos.
possvel detectar duas correntes de pensamento que
conformaram, a partir de meados do sculo passado, o entendimento do que seja um
documento e, conseqentemente, do que possa ser entendido pelo termo documentao,
sendo uma corrente mais pragmtica e a outra se caracterizando por uma abordagem
funcionalista do documento.
A abordagem mais pragmtica do documento encontra importantes
representantes nos Estados Unidos, por exemplo nos trabalhos de Jesse Shera e Louis
Shores
1
. Shera, em 1972, limitou o documento a um registro grfico (graphic record),
primordialmente textual, mas podendo abarcar os documentos audiovisuais. De todo
modo, o carter intencional do documento, atravs do registro, foi muito enfatizado e
conserva um trao caracterstico do conceito de documento at hoje.
Do outro lado do Atlntico, uns 40 anos antes, Paul Otlet
considerado o pai da documentao - seguira por uma trilha bastante diferente, muito
abrangente, ao considerar praticamente tudo um documento, inclusive os objetos
encontrados na natureza. Diante da exploso informacional e do aumento exponencial
de documentos produzidos, em boa parte graas inveno da imprensa, Otlet
perseguiu uma outra viso do documento, menos relacionada sua materialidade
(pressuposta) e mais voltada discusso de sua funo. No incio do sculo 20 a funo
do documento era correntemente relacionada expresso do conhecimento humano, o
que tornava o documento uma fonte de um conhecimento fixado materialmente,
suscetvel de ser usado para referncia ou estudo, ou ainda como um argumento de
autoridade
2
. Nessa mesma poca Otlet, em seu Tratado de Documentao (1934),
define os documentos na condio de registros escritos, grficos ou tridimensionais que
representam idias ou objetos e que informam
3
. Nessa definio fica muito claro que o

1
Buckland, 1997, p.1 (foi consultada a verso eletrnica, razo pela qual a paginao no corresponde
paginao do artigo publicado em meio impresso).
2
Definio de 1937, sem autoria, citada por Buckland, 1997, p.3.
3
Otlet, 1934, p. 217.
2

documento deixa de ser concebido como um objeto auto-referenciado, passando
condio de representante de idias ou objetos.
Na tica adotada por Otlet o documento adquire uma maior
amplitude e de certa forma deixa de constituir um conceito distintivo j que em sua
tica literalmente tudo poderia ser considerado digno de guarda e preservao, pois
representante de alguma ao humana ou de algum detalhe da natureza
4
.
A expanso proposta por Otlet do conceito de documento para
praticamente qualquer objeto chamou a ateno para muitos documentos que, por no
serem textuais e registrados em suporte papel, nem por isto deixam de ser documentos.
Mas a abordagem funcional do documento ainda era vaga e carecia de uma definio
mais precisa: esta foi a proposta de Suzanne Briet, uma das trs primeiras bibliotecrias
atuando na Biblioteca Nacional da Frana. Muito envolvida nas atividades de
intercmbio de informaes entre bibliotecas, ela passa a atuar intensamente em prol da
recm-criada documentao e em 1951 lana uma espcie de manifesto, com o
sugestivo ttulo O que a documentao? Neste texto ela resgata o sentido da palavra
documento, qual seja, ensinamento ou prova, e afirma que o documento uma
evidncia que apia um fato
5
. Cumpre ressaltar a permanncia da idia do registro na
concepo de Briet, pois sem registro (seja em qualquer sistema de smbolos, suporte ou
tecnologia) no est garantida a evidncia, ou seja, a comprovao de um fato que, uma
vez registrado, pode ser preservado, garantindo sua permanncia no tempo. Detalhando
sua definio, Briet caracteriza o documento como qualquer ndice concreto ou
simblico, preservado e registrado para representar, reconstituir ou demonstrar um
fenmeno fsico ou intelectual
6
.
A importncia das colocaes de Briet ressaltada por Buckland,
ao apontar que a maior implicao de sua definio reside no fato que a documentao
no deveria ser limitada ao trato com os textos mas entendida pelo sua nfase no acesso
evidncia
7
.
A questo da evidncia ocupa uma parte importante do texto de
Briet, que enuncia algumas perguntas aparentemente singelas, mas portadoras de
profundos questionamentos para o futuro da documentao, ao propor uma distino
entre objetos e documentos, atribuindo aos ltimos o poder de evidenciar algo. Assim
sendo, Briet enumera alguns objetos e se pergunta se podem ser considerados na
qualidade de documentos:






4
Embora a importncia de Otlet seja inquestionvel no avano da concepo de uma documentao
pr-ativa, parte da bibliografia reconhece nela tambm um trao de loucura obsessiva, em sua vontade
de reunir tudo, guardar tudo, classificar tudo, para chegar a um conhecimento uno e perfeitamente
coerente sobre todos os assuntos possveis. Cf. Rayward, 1997 e Rieusset-Lemari, 1997.
5
Briet, 1951, p.7.
6
Briet, 1951, p.7.
7
Buckland, 1997, p.4.
3

Objeto Documento?
Estrela no cu No
Fotografia da estrela Sim
Pedra no rio No
Pedra no museu Sim
Animal na natureza No
Animal no zoolgico Sim
Quadro 1 o documento na proposta de Suzanne Briet
Deduz-se do questionamento de Briet duas afirmaes,
particularmente importantes para direcionar as reflexes atuais diante da dificuldade
para conceituar o documento que nasce e permanece registrado eletrnicamente:
o documento no mais caracterizado pelo seu suporte, mas pela
sua condio de registro, que garante tanto a permanncia
da informao no tempo como tambm sua portabilidade no
espao;
o documento, enquanto registro, pressupe, no senso comum, a
intencionalidade, o que leva Briet a formular nova questo:
como caracterizar a intencionalidade da pedra que foi tirada
do rio e entrou para o acervo de um museu?
Michael Buckland, que prestou um enorme servio Cincia da
Informao ao resgatar a obra entrementes esquecida de Otlet e difundi-la
internacionalmente, resgatou igualmente as propostas de Suzanne Briet, que tambm se
encontravam abandonadas face prevalncia de uma viso da Cincia da Informao
orientada pela tecnologia. Buckland, que estudou profundamente a obra de Briet e a
apelidou Madame Documentao, prope uma leitura das condies de Briet para
determinar quando um objeto se torna documento
8
:
Materialidade deve haver materialidade, ou seja, somente
objetos fsicos e sinais fsicos podem constituir documentos;
Intencionalidade deve haver a inteno de tratar o objeto como
evidncia de algo;
Processamento - os objetos devem ser processados, ou seja,
devem ser transformados em documentos;
Fenomenologia - os objetos devem ser percebidos na qualidade
de documentos.
Buckland resgatou o termo evidncia utilizado por Briet, segundo o
qual a intencionalidade atribuda ao documento pode ser resumida da seguinte maneira:
o documento aquilo que traz uma evidncia (Briet), sob forma de signos e esses signos
nunca so objetos naturais. Ou seja, os signos no constituem uma propriedade natural,
que pode ser procurada e encontrada nos objetos, mas uma propriedade atribuda aos
objetos (naturais ou artificiais).
Decorre da leitura que Buckland fez das propostas de Briet que o
documento constitui a evidncia de um fato, sublinhando, portanto, a nfase atribuda

8
Buckland, 1997, p. 4.
4

funo do documento, em detrimento de uma delimitao redutora do documento ao
aspecto material do registro. A percepo do carter evidencial do documento leva a
outra constatao, a saber, que a determinao se algo um documento depende de
um ponto de vista, ou seja, a adoo de um critrio situacional.
De acordo com esse histrico, o estatuto do documento foi melhor
determinado: inicialmente assimilado ao registro textual ou audiovisual (Shera), em
seguida abarcando todos os suportes, cdigos e objetos potencialmente teis para a
documentao (Otlet) para, finalmente, ser definido pela evidncia de um fato (Briet),
ou seja, uma propriedade atribuda aos objetos.

2 DOCUMENTAO
Em supondo aceita a definio situacional e relativista do
documento, possvel passar a detalhar o conceito de documentao.
A documentao nasceu como uma dissidncia da biblioteconomia,
considerada muito genrica em seus procedimentos de organizao da informao: a
documentao se prope, portanto, a tratar a informao de uma forma mais detalhada.
O movimento por um tratamento mais detalhado e, portanto, especializado, da
informao, levou ao surgimento, nos Estados Unidos, da biblioteconomia
especializada e na Europa documentao, termo adotado nos anos 20 do sculo
passado
9
. A partir dos anos 50 do sculo passado a terminologia muda, adotando-se
termos que enfatizam a informao tais como Cincia da Informao ou Sistema de
Informao.
A conscincia da quantidade, variedade e importncia das
informaes produzidas e circulando atravs do mundo originou a documentao.
Otlet era um pacifista convicto (perdera um filho na 1 Guerra
Mundial) e dedicou sua vida reunio e organizao de informaes que, em sua tica,
poderiam garantir a paz mundial na medida em que todos os povos tivessem acesso
informao de outros povos, de modo a poder dimensionar as diferenas culturais e a
aprender a conviver com elas. Esta preocupao soa estranhamente atual na
contemporaneidade, quando a aldeia global provoca o surgimento das tribos e dos
movimentos que ressaltam a identidade de grupos, culturas ou modos de vida
10
.
Atravs da amizade com Lafontaine, senador belga com grande influncia poltica
(Prmio Nobel da Paz em 1913) e acesso a vultosos meios financeiros, Otlet se dedicou
concepo de um sistema mundial de informao, apresentado em seu Trait de
Documentation. O Trait verborrgico, mais prescritivo do que terico, e traduz a
concepo otletiana em imensas listas de condies e procedimentos a cumprir
11
. Otlet
foi incansvel em seus propsitos e, apesar de ter sido considerado excessivamente
centralizador, utpico, ou ingnuo por alguns
12
, marcou profundamente a concepo do

9
Eduardo Wense Dias (2002) descreveu de forma muito clara a passagem da Biblioteconomia Cincia
da Informao.
10
Nestor Garcia Canclini, em 1998 e 2005, trata com muita propriedade os efeitos, na cultura, das
questes de perda de identidade causadas pela globalizao e o fenmeno inverso, de afirmao de
identidades locais, grupais, tnicas, culturais, etc.
11
Rayward, 1997.
12
Rieusset-Lemari, 1997.
5

que pode ser feito com a informao e os documentos, permanecendo atual em suas
grandes idias e seu ideal pacifista.
Importa ressaltar no iderio de Otlet a linha mestra de seus
objetivos, a saber, a sntese de informaes, sntese essa sempre produzida a partir da
anlise. Se at hoje impera um modelo analtico na documentao, segundo o qual as
informaes devem ser descritas a partir de sua anlise, ressaltando-se seus aspectos
mais pertinentes em relao aos objetivos de quem as analisa (instituio e/ou pessoa),
Otlet objetivava a sntese das informaes, ou seja, a elaborao de uma nova
informao, sinttica, baseada nas informaes disponveis e devidamente avaliadas
quanto sua correo. Para chegar sntese Otlet imaginou separar as informaes
presentes nos documentos, retirando-as de seu contexto original e juntando-as a outras
informaes sobre o mesmo tema. A sntese, possvel a partir da anlise, repousa no que
ele batizou de princpio monogrfico, ou seja, o isolamento de informaes sobre o
mesmo tema, reunindo-as de acordo com o tema (donde monogrfico, ou seja, tema
nico). O princpio monogrfico deixa claro que no se trata mais de organizar a
informao, na forma na qual apresentada, mas sintetizar uma nova informao, que
reunida, comporia um verbete de um livro universal da cincia, organizado sob forma
de enciclopdia.
Se o sonho de Otlet se mostrou completamente invivel, tanto em
funo de sua ingenuidade quanto tambm porque a tecnologia imaginada para
organizar a sntese de informaes (fichas mais cdigos e recursos propiciados pela
Classificao Decimal Universal - CDU) no era suficientemente potente para atender
aos objetivos propostos, at hoje as idias expostas em seu Trait continuam atuais,
quando o mesmo dizia que os procedimentos tpicos da documentao, sempre
determinados por objetivos institucionais, eram os seguintes:
Colecionar documentos;
Preservar documentos;
Organizar documentos;
Representar a informao presente em documentos;
Selecionar, ou recuperar, documentos de acordo
com a informao procurada;
Reproduzir documentos e
Disseminar documentos e informaes.
Deve-se salientar que a bibliografia tinha os mesmos objetivos,
mas foi concebida numa era na qual a erudio se impunha, em detrimento de um
tratamento eficaz de grandes volumes de informao. De todo modo, a documentao
herdou da bibliografia dois objetivos essenciais, a saber, a organizao da informao e
a preocupao com sua disseminao.

3 A DOCUMENTAO HOJE
A documentao e o produto de sua ao, ou seja, os sistemas de
informao, numa viso contempornea, podem ser esquematizados da seguinte
maneira:
6

Entrada no sistema de
informao
Sada do sistema de informao

Criao de documentos e
informaes
Gesto de documentos e
informaes, muitas vezes com
apoio das tecnologias da
informao e comunicao
(TICs)
Acesso informao


Apropriao da informao, gerao de conhecimento novo


Objetivo da documentao cuja mensurao, no entanto, lhe escapa totalmente,
sendo objeto de outras reas do conhecimento
Quadro 2 A documentao hoje adaptao a partir de Smit e Barreto

Embora a documentao seja caracterizada por sua condio de
apoio em relao s outras reas do conhecimento, hoje sua funo social
sistematicamente ressaltada, quando essa dispe o que j-se-sabe-sobre, tambm
denominado o estado-da-arte em determinado assunto, evitando o investimento em
questes j resolvidas e propiciando o avano do conhecimento a partir do que est
consolidado. A documentao continua perseguindo os objetivos enunciados por Otlet
h quase um sculo atrs, ao selecionar, colecionar, tratar, organizar e disseminar
informaes presentes em documentos, mas enfrenta um novo desafio, quando se
constata que muitas informaes hoje esto registradas em documentos eletrnicos
13
. A
imaterialidade do documento eletrnico obriga a uma nova reflexo, quando se
reconhece que o documento eletrnico no produto de uma inscrio em um suporte,
mas a associao de trs partes: estrutura lgica (que especifica a organizao de um
documento para indicar suas diferentes partes), o contedo do documento (formado pela
informao contida em cada parte) e a estrutura de apresentao (a forma como o
documento aparece na pgina, sua formatao)
14
. Muito embora a especificidade do
documento eletrnico ainda deva mover muitas discusses, foroso constatar que a
definio de Briet resiste s inovaes eletrnicas, pois o documento eletrnico continua
sendo percebido como evidncia de um fato.
A documentao oscila hoje entre dois plos complementares, na
medida em que esta deve conciliar
uma nfase no acervo (independentemente de suporte,
tecnologia e sistema de signos), ou seja, um cuidado com os
registros, sua organizao e preservao e

13
Buckland, 1998.
14
Santos, 2005, p.41.
7

uma nfase no acesso informao, o que particularmente
problemtico quando os registros so eletrnicos, dada a rpida
obsolescncia das diferentes tecnologias envolvidas. De toda
forma, o acesso informao pressupe sua organizao,
fornecendo evidncias que permitam a elaborao de novas
snteses, para retomar a terminologia de Otlet e Briet.

4 AS INSTITUIES DISPONIBILIZADORAS DE DOCUMENTOS E OS
RESPECTIVOS PROFISSIONAIS
Os arquivos e os centros de documentao no constituem as
nicas instituies que renem, organizam e disponibilizam documentos. Bibliotecas,
museus, centros de informao, centros ou projetos memria tambm cumprem essa
funo, cada uma a seu modo. possvel at ir alm e dizer que cartrios e escritrios
de contadores (e a lista certamente maior!) tambm tm nos documentos sua matria-
prima.
A distino entre as diferentes instituies no nada simples,
tendo em vista que as fronteiras so fluidas. J houve uma poca em o documento
presente nas instituies justificava (ou explicava) a distino: objetos vo para o
museu, livros para a biblioteca e documentos administrativos para o arquivo. Essa
diferenciao, que nunca foi muito convincente, mostrou toda sua fragilidade com o
surgimento dos documentos em meio digital e, antes disto, com a incorporao de
documentos audiovisuais aos diferentes acervos. No possvel, portanto, recorrer
distino entre os documentos para estabelecer as fronteiras entre as diferentes
instituies. Homulos, nos idos de 1990, desenhou um contnuo de instituies
coletoras de cultura, situando os museus e as bibliotecas nas duas pontas do contnuo e
os arquivos no centro:

Museus Arquivos Bibliotecas
Contnuo de instituies coletoras de cultura
Quadro 3 As instituies coletoras de cultura de acordo com Homulos

A argumentao de Homulos est em parte ultrapassada
15
mas ele
chamou a ateno para o que importa, a meu ver: a diferenciao entre as instituies
tendo por base a funo atribuda aos documentos por elas custodiados. Proponho, a
seguir, uma releitura do contnuo proposto por Homulos, no qual podemos enxergar
uma famlia de instituies disponibilizadoras de informao:




15
Refiro-me, a ttulo de exemplo, questo da informtica que, em 1990, estava muito presente em
bibliotecas e quase ausente em museus e arquivos.
8

Instituio Funo atribuda aos documentos
Bibliotecas
Centros de documentao
Servios de informao
O documento portador de informao, revelando um
ponto de vista ou uma informao sobre determinado
tema ou assunto
Arquivos O documento viabiliza e representa o funcionamento
institucional
Museus O documento (objeto) evidncia de algo (uma
civilizao, uma fruio esttica, uma tcnica, um
momento histrico, etc.)
Centros de Memria O documento portador de informao, ou evidncia de
algo ou ainda representa o funcionamento institucional
Quadro 4 A famlia de instituies disponibilizadoras de informao

A incluso dos centros de memria no quadro acima intencional
ao apontar para a relatividade da distino. Para simplificar a discusso, que no nada
simples, proponho um maior detalhamento da distino entre dois tipos de
instituies - os arquivos e os centros de documentao (que nesta tica trabalham de
forma mais detalhada do que as bibliotecas, mas atribuem a mesma funo aos
documentos).

5 A DOCUMENTAO E A ARQUIVOLOGIA
As duas reas tm nos documentos sua matria-prima, mas com
objetivos diferentes. A documentao se prope a organizar os documentos e a
informao neles contida para permitir snteses do estado-da-arte. A nfase recai,
portanto, sobre o assunto, ou rea do conhecimento, do qual se deseja saber algo a
mais. Os arquivos, por sua vez, tm por misso organizar os documentos de acordo com
a atividade para a qual so gerados e que os mesmos viabilizam. A nfase recai sobre o
funcionamento institucional, representado pelos documentos no arquivo e sua respectiva
organizao.
O que reter desta diferenciao? As diferentes reas trabalham com
documentos, mas os objetivos que presidem sua organizao so totalmente diferentes,
razo pela qual as lgicas que sustentam a organizao e descrio dos documentos
tambm so totalmente diferentes. O documento de arquivo tem ainda uma
temporalidade ditada por sua funo face administrao e histria, ao passo que na
documentao a obsolescncia de documentos determinada pelo desenvolvimento da
rea de conhecimento ou do tema especfico que est sendo documentado.
No entanto, e sei que a afirmao que segue no consensual,
parece-me tambm enriquecedor vislumbrar a proximidade entre as reas e no se
limitar somente distino entre elas. Tanto a documentao quanto os arquivos
preservam documentos e informaes tendo em vista sua utilidade (probatria,
informacional ou cultural), o que pressupe a organizao dos documentos e a
construo do acesso aos mesmos. Objetivos idnticos, ou muito prximos, mas lgicas
diametralmente opostas na gesto dos documentos tendo em vista que as funes
atribudas aos documentos so totalmente diferentes:
9

Na documentao o documento tem por funo informar
sobre algum aspecto da rea do conhecimento;
Na arquivologia o documento viabiliza e representa o
funcionamento institucional.

5 FINALMENTE
A ttulo de sntese sugiro as seguintes reflexes:
- o documento no corresponde a papel-com-inscrio mas a algo
que, contendo uma inscrio, considerado consensualmente um documento.
- a organizao intelectual dos documentos sempre necessria e
pressupe conhecimentos sobre suas variadas utilizaes e os respectivos usurios. Dito
de outro modo, a organizao intelectual dos documentos deve sempre estar
subordinada funo a eles atribuda pela instituio: se arquivo a funo uma, se
biblioteca/centro de documentao a funo outra;
- a discusso corporativa no ser aqui tratada pois diz respeito a
outro leque de questes, a saber, a reserva de mercado por vias legais para diferentes
profisses. Prefiro enfatizar o que importa, ou seja, a clareza que o profissional deve ter
para, de acordo com os objetivos institucionais, fazer a gesto dos documentos
(avaliao, organizao, descrio, disponibilizao);
- tanto na documentao como nos arquivos trabalhamos para
algum, cujas idiossincrasias no podem ser esquecidas. O nosso trabalho no se
justifica em si, mas pelo retorno que damos instituio, administrao pblica e
sociedade em geral.

Bibliografia
BRIET, S. Quest-ce la documentation? Paris: EDIT, 1951.
BUCKLAND, M. What is a document ? Journal of the American Society of
Information Science, vol. 48, n.9, p.804-809, 1997. Disponvel em:
http://people.ischool.berkeley.edu/~buckland/whatdoc.html. Acesso em: 1 maio
2008.
BUCKLAND, M. What is a digital document? Document Numrique, vol. 2, n.2,
p.221-230, 1998. Disponvel em :
http://people.ischool.berkeley.edu/~buckland/digdoc.html. Acesso em: 1 maio
2008.
DIAS, E. W. O especfico da Cincia da Informao. In: AQUINO, Miriam de
Albuquerque (org.). O campo da Cincia da Informao: gnese, conexes e
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modernidade. 2. ed. So Paulo: Editora da Universidade de So Paulo, 1998.
GARCIA CANCLINI, N. Diferentes, desiguais e desconectados. Rio de Janeiro:
Editora UFRJ, 2005.
HOMULOS, P. Museums to libraries: a family of collecting institutions. Art Libraries
Journal, v.15, n.1, p.11-13, 1990.
10

OTLET, P. Trait de documentation: le livre sur le livre. Bruxelas: Editiones
Mundaneum, 1934.
RAYWARD, W. B. The origins of Information Science als the International Institute of
Bibliography/International Federation for Information and Documentation (FID).
Journal of the American Society for Information Science, vol. 48, n.4, p.289-300,
1997.
RIEUSSET-LEMARI, I. P. Otlets Mundaneum and the international perspective in
the history of documentation and information science. Journal of the American
Society for Information Science, vol. 48, n.4, p.301-309, 1997.
SANTOS, V. B. dos. Gesto de documentos eletrnicos: uma viso arquivstica. 2 ed.
rev. aum. Braslia: ABARQ, 2005.
SMIT, J. W., BARRETO, A. de A. Cincia da informao: base conceitual para a
formao profissional. In: VALENTIM, M. L. (org.). Formao do profissional da
informao. So Paulo: Polis, 2002. p.9-23.












JARDIM, Jos Maria. As relaes interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA,
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008.
1

1
As relaes interdisciplinares da Arquivologia
III Congresso Nacional de Arquivologia Rio de Janeiro
Sntese da Transcrio da comunicao proferida pelo Prof. Dr. Jos Maria Jardim
Referncia:
JARDIM, Jos Maria. As relaes interdisciplinares da Arquivologia. In: II
CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 2008, Rio de Janeiro. Anais do III
CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008.
Bom dia a todos.
um prazer participar desse Congresso, especialmente desta primeira sesso, na
qual se aborda um tema que me to caro. Quero agradecer o convite dos organizadores
para estar aqui hoje e parabenizar a todos os organizadores e participantes deste
Congresso que certamente ser um sucesso
Vou abordar o tema As relaes interdisciplinares da Arquivologia, na perspectiva
de favorecer a discusso sobre as dimenses epistemolgicas da rea, bem como o seu o
impacto no ensino (na graduao e ps-graduao) e na pesquisa em Arquivologia.
Minha inteno enfatizar especialmente as chamadas dimenses interdisciplinares da
Arquivologia.
Reconhecer a Arquivologia como campo cientfico tambm identificar seus nveis
de dilogos com outros campos cientficos. Essa condio de disciplina vocacionada aos
dilogos com outras disciplinas parece-me um atributo no apenas reconhecido na
histria da Arquivologia como tambm constitui uma discusso inevitvel quando
pensamos no desenvolvimento cientfico da rea e seus desafios futuros.
O saber e o fazer arquivsticos vm se modificando profundamente nas duas
ltimas dcadas. Essas alteraes tm ocorrido de forma diferenciada em distintas partes
do mundo e em ritmos variados. Apesar dessas diferenas, possvel identificar certa
convergncia na percepo da comunidade arquivstica internacional sobre um novo
cenrio, marcado por uma dinmica complexa, caracteriza a Arquivologia
contempornea. Isso evidenciado nos congressos nacionais, internacionais e em boa
parte da literatura arquivstica. Alguns aspectos, a meu ver, expressam esse cenrio que
se modificou e segue em constante modificao:
- as novas configuraes na produo, uso e conservao da informao
arquivstica;
- os novos fazeres demandando novos saberes arquivsticos;
- as novas dinmicas organizacionais nos setores pblico e privado;
- as novas demandas informacionais por parte da sociedade;
JARDIM, Jos Maria. As relaes interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA,
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008.
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- as novas necessidades na formao dos arquivistas;
- as novas representaes sociais do que um arquivista;
- os questionamentos dos arquivistas sobre o que um arquivista nesse cenrio de
mudanas;
- as demandas de conhecimento arquivstico;
- os novos lcus de produo e difuso de conhecimento arquivstico;
- as novas agendas de pesquisa em Arquivologia; e
- as reflexes emergentes sobre o objeto da Arquivologia, as nossas teorias e
nossos mtodos neste cenrio de futuras modificaes.
O teor de inovaes nesse cenrio, logicamente, no o mesmo em todos esses
aspectos e nem tampouco as demandas emergentes surgem e so percebidas da mesma
forma e com a mesma sincronia em diversas realidades sociais. Por outro lado, esses
novos desafios no significam necessariamente rupturas e descontinuidades com a
Arquivologia estruturada na Europa no final do sculo XIX.
Com muita freqncia, as melhores e mais consistentes respostas ou hipteses
voltadas para esses novos desafios da Arquivologia nas duas ltimas dcadas, significam
um profundo e saudvel reconhecimento da histria da Arquivologia. fundamental,
num momento como esse, termos muito claro esse percurso histrico da Arquivologia,
em um plano internacional e em plano nacional.
A releitura e re-significados de princpios fundadores da Arquivologia, luz da
contemporaneidade, tem se revelado um exerccio saudvel no reconhecimento de novas
indagaes e no encontro de novas respostas. Essa atitude nada tem de conservadora. Ao
contrrio, altamente ousada do ponto de vista intelectual e, claro, muito delicada.
nessa dialtica, envolvendo a leitura contempornea do passado e os deslocamentos no
presente que as cincias - no nosso caso, a cincia arquivstica - constroem percursos
futuros.
Portanto, neste contexto em que estamos vivendo, a seduo por reduzir a
Arquivologia a adjetivos pode ser um equvoco. Sem excluir todos os mritos de
hipteses ricas que lhe so subjacentes, a Arquivologia no apenas ps-custodial, no
apenas ps-moderna, no apenas integrada. A Arquivologia ! Ponto! Gerar uma
espcie de auto-explicao, s vezes de forma imediatista e at banal, sobre a
Arquivologia e pretensamente refund-la minimizar o alcance das possibilidades
epistemolgicas da prpria rea, tendo em conta o seu prprio percurso histrico.
A Arquivologia no precisa ser refundada. A Arquivologia demanda, cada vez mais,
ser repensada constantemente nas nossas prticas diversas, para alm do conforto dos
manuais cujas perguntas e respostas foram suficientes durante tantos anos.
JARDIM, Jos Maria. As relaes interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA,
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008.
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Precisamos repensar a Arquivologia para reconhecermos novas perguntas e
buscarmos novas respostas. Isso mais relevante, do ponto de vista cientfico, do que a
classificao da Arquivologia, s vezes de forma apressada, pelo uso de etiquetas bem
intencionadas, porm em alguns casos, at mesmo ingnuas em termos epistemolgicos.
Portanto, refiro-me aqui Arquivologia enquanto disciplina cientfica que requer de
todos ns uma atitude cientfica sem, no entanto, resvalarmos em um cientificismo
barato ou numa Arquivologia que apenas interpretada como um conjunto de normas.
As normas so fundamentais, porm no podemos esquecer que as normas se
constituem em dispositivos de teor estritamente prescritivo e datado. S produziremos
normas consistentes e que cumpram os seus objetivos numa dada realidade e durante um
determinado tempo se tivermos respaldo na pesquisa cientfica e na educao de
qualidade. Se no soubermos disso, s saberemos o valor das normas, mas jamais o valor
de produzirmos conhecimentos em termos cientficos e, sobretudo, jamais saberemos o
valor dos desvios que resultam do que transcende a norma.
Um campo cientfico se faz tambm com seus desvios. Muitas vezes, a partir
do reconhecimento dos desvios que se produzem novas normas, como sempre e
inevitavelmente datadas. Elas no so produzidas para durarem eternamente,
especialmente se considerarmos que so irrigadas pela pesquisa e pela educao de
qualidade. Ou seja, o arquivista deve produzir conhecimento cientifico do qual resultam,
inclusive, mas no s, normas de qualidade. Ao atuar como um profissional que dispe
de conhecimentos cientficos, o arquivista produz a norma arquivstica, mas no deve
tornar-se refm dela. At porque, nem todo fenmeno arquivstico normatizvel. Da
mesma forma, nem todo fenmeno arquivstico era passvel de ser enquadrado nos
manuais que durante muitos anos nortearam a rea.
No pretendo minimizar o papel dos manuais, mas estes no sintetizavam
necessariamente, sobretudo nos ltimos vinte anos, o nosso elenco de perguntas e
respostas para a rea. Mais que isso, no expressavam uma nova lgica de produo de
questionamentos e hipteses. Ao reconhecermos isso, inevitavelmente nos defrontamos
com as dimenses interdisciplinares da Arquivologia. De imediato, sugiro algumas
questes. No tenho, porm, nenhuma pretenso de respond-las neste momento. Na
verdade, estou trazendo para vocs algumas inquietaes que me chamam a ateno.
Por que ns temos discutindo tanto as relaes interdisciplinares da Arquivologia
com outros campos nos ltimos anos, especialmente no caso brasileiro, com a Cincia da
Informao?
Esse debate, muito freqente no Brasil, reflexo de uma tendncia internacional?
Em outros pases de forte tradio arquivstica esse debate to evidente?
Essas co-relaes to debatidas no campo da Cincia da Informao so tambm alvo de
reflexes na Administrao, na Histria, na Cincia da Computao (reas que de
imediato vem tona como campos com os quais ns desenvolvemos relaes
interdisciplinares)?
JARDIM, Jos Maria. As relaes interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA,
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008.
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E essas outras dimenses interdisciplinares da Arquivologia, exteriores quelas com a
Cincia da Informao, que no so to discutidas no momento?
E as clssicas relaes da Arquivologia com a Administrao e a Histria? E os outros
campos das Cincias Sociais?
Ser que essa discusso est to resolvida ou naturalizada, ao ponto do debate a respeito
parecer dispensvel?
Essas questes, evidentemente, exigem investigaes sistemticas. uma agenda
de pesquisa que, acredito, pode ser interessante, at porque a literatura em Arquivologia
e nos demais campos que mencionei parece no dar conta, no momento, dessas questes.
H, no entanto, algumas pistas e indicadores que se no nos permitem respondermos a
essas perguntas em toda sua extenso, talvez nos ajudem a levantarmos aqui algumas
hipteses.
Para isso, gostaria antes de especificar alguns elementos do campo arquivstico,
estabelecer algumas consideraes sobre disciplina, disciplinaridade e
interdisciplinaridade.
Uma disciplina cientfica, segundo Heckhausen(1972), envolve sete critrios: o
domnio material ou objeto de estudo; o conjunto dos fenmenos que so observados; o
nvel de integrao terica; os mtodos; os instrumentos de anlise; as aplicaes
prticas; e as contingncias histricas.
Conforme Legendre apud Maheu (2008), em termos epistemolgicos, uma disciplina
o domnio estruturado do saber que possui um objeto de estudo prprio, um esquema
conceitual, um vocabulrio especializado e, ainda, um conjunto de postulados, conceitos,
fenmenos particulares, mtodos e leis. Refiro-me, neste caso, disciplina como um
ramo do saber e no como componente curricular.
Devemos considerar ainda que uma disciplina uma atividade socialmente
organizada, que pressupe um discurso e uma prtica que constitui um corpo de
conhecimento envolvendo uma comunidade de especialistas dessa cincia. Uma
disciplina cientfica envolve organizaes cientficas que reconhecem quem ou no
membro do corpo de cientistas, que definem regras deontolgicas e metodolgicas. Uma
disciplina cientfica pressupe a existncia de publicaes especializadas, regras de
qualidades para os trabalhos a serem publicados e apresentados nos congressos.
Tendo em vista esta disciplinaridade, gostaria de balizar um pouco mais alguns
elementos em torno da interdisciplinaridade.
A histria da Cincia revela, especialmente a partir do sculo XX, sob o
norteamento da racionalidade capitalista, uma forte tendncia daquilo que vrios autores
chamam de fragmentao do saber, ou seja, um quadro de excessiva especializao
cientfica.
JARDIM, Jos Maria. As relaes interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA,
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008.
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Se, de um lado, a fragmentao da cincia favoreceu diversas conquistas cientficas
em vrios momentos, a partir do sculo XX, por outro lado, este seria um obstculo a
novos avanos cientficos. Ou seja, o excesso de especializao impediria hoje uma
percepo mais ampla do real e diminuiria as possibilidades da cincia enquanto
conhecimento efetivamente a favor do desenvolvimento humano e social. Nesse cenrio,
o cientista convidado a um olhar no exclusivamente especializado, mas tambm
transversal.
Como menciona Olga Pombo (2005, p.9), ... o progresso da investigao faz-se,
cada vez mais, no tanto no interior dos adquiridos de uma disciplina especializada, mas
no cruzamento das suas hipteses e resultados com as hipteses e os resultados de outras
disciplinas.
Quando estamos aqui a falar de interdisciplinaridade, estamos a tentar o
mapeamento de possibilidades de cruzamento de hipteses da Arquivologia, de
resultados da Arquivologia com as hipteses e resultados de outros campos.
O projeto interdisciplinar ganhou bastante adeso do mundo cientfico. No h
dvidas de que se trata de uma perspectiva extremamente rica. A prpria professora Olga
Pombo menciona que a interdisciplinaridade segue um curso que, a essa altura,
independe em boa parte de uma deciso individual de um cientista ou de um grupo de
cientistas. Isso se d na medida em que passa a ser um imperativo de uma maneira
contempornea de pensar um conjunto de fenmenos que no so apenas objetos de um
determinado campo (POMBO, 2005). Paralelamente, esse reconhecimento parece
convidar a certa banalizao do termo, ou seja, tudo fica muito interdisciplinar no
discurso. Como que na prtica, efetivamente, conseguimos diferenciar a
interdisciplinaridade para alm da retrica sedutora, convidativa e, de imediato,
extremamente rica? E afinal de contas, o que isso? O que interdisciplinaridade?
A minha proposta muito simples. Passa por reconhecer que, por
detrs destas quatro palavras, multi, pluri, inter e transdisciplinaridade,
est uma mesma raiz a palavra disciplina (que ns falamos h pouco).
Ela est sempre presente em cada uma delas. O que nos permite
concluir que todas elas tratam de qualquer coisa que tem a ver com as
disciplinas. Disciplinas que se pretendem juntar: multi, pluri, a ideia a
mesma. Juntar muitas, p-las ao lado uma das outras. Ou ento
articular, p-las inter, em inter-relao, estabelecer entre elas uma
relao recproca... (POMBO, 2005, p.5)
Nesse quadro de transformao epistemolgica do plano cientfico, Pombo sugere-
nos que onde ns espervamos encontrar o simples, estamos encontrando o complexo,
o infinitamente complexo ... quanto mais fina a anlise, maior a complexidade que
se abre nossa frente (2005, p.10). E, portanto, que
o todo no a soma das partes. Sem interesse real, e isso
fundamental, por aquilo que o outro tem para dizer no se faz
interdisciplinaridade. S h interdisciplinaridade se somos capazes de
partilhar o nosso pequeno domnio do saber, se temos a coragem
necessria para abandonar o conforto da nossa linguagem tcnica e
JARDIM, Jos Maria. As relaes interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA,
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008.
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para nos aventurarmos num domnio que de todos e de que ningum
proprietrio exclusivo. (POMBO, 2005, p.10)
No caso da Arquivologia, sem me aprofundar aqui na histria do campo,
impossvel no levarmos em conta alguns momentos significativos para visualizarmos o
impacto desses marcos na construo de relaes da Arquivologia com outros campos.
Se a publicao do manual dos holandeses em 1898 um marco fundador da
Arquivologia, a sua configurao como rea est fortemente ligada inveno dos
arquivos pblicos como instituio, a partir da Revoluo Francesa e a um conjunto de
prticas na organizao dos arquivos do Estado moderno. A Arquivologia como saber de
Estado, filha do Estado moderno europeu, fortemente associada, naquele momento, ao
quadro de uma memria que identificada e que construda como referncia
nacionalidade dos Estados.
At meados do sculo XX, predomina o entendimento do arquivo histrico como
objeto da Arquivologia que se estrutura ento como cincia auxiliar da Histria.
Nesse momento, o fazer arquivstico exige do arquivista no apenas a teoria
arquivstica em seu estado de construo. Exige tambm conhecimentos da Histria e do
Direito.
A crescente interveno do Estado na vida social, sobretudo aps a II Guerra,
propiciam a emergncia dos princpios relacionados gesto de documentos
(especialmente no mundo anglo-saxo), idia de ciclo vital e reconfigurao das
instituies arquivsticas. As tradies administrativas dos Estados nacionais, associadas,
nesse quadro histrico, s condies de respostas, em cada caso, quilo que se
convencionou chamar de exploso documental, seguem influenciando fortemente as
concepes de Arquivologia (como rea voltada apenas para os arquivos histricos ou
como rea que inclui tambm os arquivos correntes e intermedirios). Influenciam
tambm as prticas arquivsticas e at mesmo, a partir da emergncia da gesto de
documentos, o entendimento do que um arquivista, no mundo anglo-saxo,
diferenciado do gestor de documentos, e de como educar um sujeito para que ele se torne
um arquivista. Ou seja, havia uma tendncia, naquele momento, ao menos no mundo
anglo-saxo, a uma maior proximidade com a administrao. O arquivista deixou de ser
um historiador, mas essa viso cede espao s perspectivas do arquivista como
administrador.
Nesse cenrio histrico, o fazer arquivstico exige do arquivista no apenas a teoria
arquivstica e os conhecimentos da Histria e do Direito, mas tambm profundos
conhecimentos da rea de Administrao.
Especialmente aps os anos 90 do sculo XX, as novas formas de produo e uso da
informao arquivstica provocam novas questes em torno de aspectos tericos e
prticos da rea. So questionados os nossos objetos, nossos mtodos, o documento
digital, a web, a perspectiva no custodial, o funcionamento das instituies e servios, a
identidade do arquivista, sua formao, a pesquisa. Discutia-se, naquele momento, de
uma maneira muito frequente a disciplinaridade e a interdisciplinaridade da
Arquivologia.
JARDIM, Jos Maria. As relaes interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA,
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008.
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Nesse contexto, o fazer arquivstico exige do arquivista no apenas a teoria
arquivstica, no apenas mais somente conhecimentos da Histria e do Direito e da
Administrao, mas tambm das tecnologias da informao, da Comunicao, da
Sociologia, da Antropologia, da Cincia da Informao.
Chegamos ao atual momento com todas essas demandas que passam a ser
inerentes ao trabalho do arquivista em diversos planos de sua atuao. A Arquivologia,
desde os seus marcos fundadores, uma disciplina com vocao multi, pluri e
interdisciplinar. Em todas as atividades arquivsticas, o arcabouo terico e os mtodos e
tcnicas da Arquivologia so acionados, evidentemente. No entanto, no gerenciamos os
arquivos apenas com os instrumentos tericos e metodolgicos da Arquivologia.
Necessitamos em diversos momentos e em graus variados, da Administrao, da
Histria, do Direito, da Sociologia, da Antropologia, da Cincia da Informao, da
Cincia da Computao e outros campos de conhecimento. Enfim, o trabalho
arquivstico de natureza, no mnimo, multidisciplinar.
Lindo, mas como que operamos essa interdisciplinaridade com qualidade?
Como podemos dar conta dessa interdisciplinaridade na nossa formao, na nossa
atualizao profissional, na nossa pesquisa?
A interdisciplinaridade ou outros graus de relao da Arquivologia com outros
campos tem sido pouco explorada, enquanto questo epistemolgica, pela prpria
Arquivologia. Ao longo de muitos anos, pelo menos at vinte anos atrs, essas relaes
faziam parte da Arquivologia, mas no eram problematizadas. A partir de um novo
quadro emergente aps o anos 90, a discusso da interdisciplinaridade entra na nossa
agenda de discusso, finalmente.
Supondo que, durante algum tempo ocorreu uma certa inrcia epistemolgica na
Arquivologia , esse cenrio foi realmente alterado nessas duas ltimas dcadas? H
indcios que sim.
Essa discusso tem sido ampliada em razo de vrios aspectos: as novas
configuraes da produo e uso da informao; o fenmeno informacional
contemporneo, marcado pela tecnologia da informao; os novos questionamentos
sobre a identidade do arquivista e a natureza do trabalho arquivstico e a produo de
conhecimento arquivstico que passa a ser tambm uma tarefa da universidade,
relativizando o domnio tcnico da rea a partir das instituies arquivsticas. Isso se d
porque a pesquisa em Arquivologia se faz necessria para alm das motivaes mais
imediatas da gesto arquivstica. No se trata mais somente de produzir conhecimento
para o programa de classificao arquivstica a ser estabelecido pelo arquivo nos
prximos dois anos. Agora preciso tambm investigar e obter respostas que reorientem
esses programas de classificao nos mdio e longo prazos, em um quadro das redes de
informao, face a usos remotos dos acervos, por exemplo. Isso tudo s se consegue com
pesquisa. Ao se fazer necessria a construo de agendas de pesquisa em Arquivologia
necessrio, portanto, discutir epistemologicamente a prpria terminologia, os nossos
mtodos, os nossos universos de atuao e estas questes interdisciplinares do campo.
JARDIM, Jos Maria. As relaes interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA,
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008.
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A essa altura, do ponto de vista da histria das cincias, ns podemos at afirmar
como uma hiptese bastante razovel, que a perspectiva interdisciplinar na rea de
Arquivologia, alcana graus de consolidao bastante ntidos. Um bom exemplo da
interdisciplinaridade est, por exemplo, no projeto de pesquisa que o InterPARES
(International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems ). O
InterPARES, envolve a Arquivologia, a Cincia da Computao, Filmes, Geografia,
Histria, Direito, Biblioteconomia e vrias outras reas.
Aos poucos, o campo vai assumindo mais claramente suas novas demandas e
desnaturalizando a co-relao com outras reas. Questiona-se sobretudo a naturalizao
que se deu a partir de uma perspectiva da Arquivologia como uma cincia auxiliar da
Histria ou uma espcie de cincia auxiliar da Administrao.
importante ressaltar que essa perspectiva interdisciplinar no , porm,
plenamente consolidada. uma vertente em construo que acolhe profissionais que dela
partilham, tanto quanto objeto de discordncia de outros. Esse, alis, um dos embates
do campo, expresso basicamente em trs vises que esto a:

- a viso da Arquivologia com um campo autnomo, com bases consolidadas e, de certa
forma, cincia auxiliar da Histria; (essa autonomia no significa, porm, insulamento
porque os dilogos com outras disciplinas so um imperativo do quadro cientfico atual)

- a viso da Arquivologia como uma disciplina que constitui uma sub-rea da Cincia da
Informao (uma viso que ganha espao especialmente no Brasil, sem maior veiculao
internacional);

- a viso de Arquivologia com uma disciplina cientfica em permanente construo,
dotada de autonomia, porm exercida (ou potencialmente) exercida em diversos aspectos
mediante relaes interdisciplinares com a Histria, a Administrao, a Cincia da
Informao, a Biblioteconomia, a Museologia, a Sociologia, etc. Essa hoje a minha
perspectiva.

Algumas questes merecem ser reconhecidas nesse debate entre as possveis
relaes envolvendo Arquivologia e Cincia da Informao.
Um equvoco a perspectiva, pelo menos em algumas interpretaes, de que a
Arquivologia uma modalidade pragmtica ou universo de aplicao da Cincia da
Informao. Essa perspectiva reduz a Arquivologia a um campo de aplicao da
Cincia da Informao, passando ao largo dos dispositivos tericos da rea. Ainda que os
dispositivos tericos da Cincia da Informao possam e devam ser aplicados no
universo emprico arquivstico, isso no equivale necessariamente a uma relao de
subordinao da Arquivologia em relao Cincia da Informao. Essa concepo vem
ganhando espao no Brasil, inclusive, de alguma forma, no campo arquivstico. Talvez
essa viso ganhe adeses em funo das necessidades de institucionalizao da Cincia
da Informao no Brasil.
JARDIM, Jos Maria. As relaes interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA,
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008.
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Um outro equvoco, a idia de que a Arquivologia, junto com a
Biblioteconomia e a Museologia, constituem-se na base da Cincia da Informao. Ao
menos em relao Arquivologia, basta analisar a histria da rea e tambm da Cincia
da Informao para verificar que essa afirmao inconsistente.
Da mesma forma, parece-me equivocada a perspectiva de que a autonomia da
Arquivologia incompatvel com o imperativo da sua interdisciplinaridade. Autonomia e
relaes interdisciplinares no so categorias excludentes. Um campo de conhecimento
pode manter relaes interdisciplinares com diversas outras reas sem que sua
autonomia, como um campo, seja diluda. Autonomia no significa insulamento.
Nesse cenrio, parece ter algum espao no Brasil a percepo de que as distines
entre Arquivologia e Biblioteconomia seriam artificiais. Ora, todos os recortes do campo
cientfico so artificiais. No so resultados naturais. Resultam de embates,
convergncias, divergncias, interpretaes e vrios fatores histricos. Ainda assim, o
reconhecimento de que as informaes que so objeto da Arquivologia no so as
mesmas que so objeto da Biblioteconomia e da Cincia da Informao parece-me fazer
sentido em termos tericos, empricos e metodolgicos. Isso no nos impede de
reconhecermos zonas de convergncia e uma agenda comum de interesses de
investigao com a Cincia da Informao, a Biblioteconomia e a Museologia.
Parece-me tambm inadequada a interpretao de que a Biblioteconomia teria, no
Brasil, estreitas relaes com a Arquivstica porque essas duas reas so contempladas
frequentemente, em nossas universidades, pelos Departamentos de Cincia da
Informao. Claro que o convvio de profissionais desses campos num mesmo recorte
institucional como um Departamento de Cincia da Informao pode propiciar um
ambiente favorvel a relaes entre as duas disciplinas, mas isso no , por si s, um
condicionante. Como sabemos, no se produz interdisciplinaridade apenas pelo fato de
um Departamento de Ensino ter arquivistas e bibliotecrios trabalhando lado a lado. Isso
uma caricatura de interdisciplinaridade. O fundamental so as interlocues na
pesquisa, no ensino, no reconhecimento das singularidades e especificidades nos
dilogos entre esses campos.
Um outro aspecto diz respeito ao nmero considervel de dissertaes e teses
produzidas nos programas de ps-graduao em Cincia da Informao, com temticas
voltadas ou pelo menos relacionadas Arquivstica.
A ausncia de um programa de Mestrado e Doutorado em Arquivologia, no
Brasil, nos ltimos 15 anos, levou a uma procura, por parte dos arquivistas, a programas
de ps-graduao em diversas reas. Essa demanda levou profissionais da Arquivologia
para a ps-graduao em Histria, Administrao, Educao, Engenharia de Produo,
sendo mais freqente o recurso ps-graduao em Cincia da Informao. Muitos
desses programas, zelosos das suas perspectivas interdisciplinares, acolheram essas
perspectivas mesmo sem contarem, na maioria absoluta dos casos, com um corpo
docente que tivesse proximidade com as inquietaes procedentes da Arquivologia.
Em nenhum desses casos, essa procura parece ter derivado de sinais evidentes de
uma perspectiva interdisciplinar por parte desses programas de Cincia da Informao
JARDIM, Jos Maria. As relaes interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA,
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008.
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em relao Arquivologia. Nenhum deles decidiu que bastaria ter relaes
interdisciplinares com a Arquivologia, at porque isso no uma deciso que nasce
dessa forma. Isso nasce no cotidiano, nos bastidores da pesquisa. No caso da Cincia da
Informao, s muito recentemente, ainda timidamente, alguns programas de ps-
graduao passaram a oferecer disciplinas sobre informao arquivstica.
muito interessante um levantamento recentemente feito pelo Eliezer Pires da
Silva na sua dissertao sobre A noo de informao arquivstica presente na
produo de conhecimento em Arquivologia no Brasil. Nesse levantamento, foram
identificados 97 trabalhos com temtica arquivstica produzidos em diferentes programas
de ps-graduao e reas do conhecimento entre 1996 e 2006. 43% desses trabalhos
esto na Cincia da Informao, em torno de 18% na Histria, 7% em Educao,
Comunicao, Memria Social. Ser necessrio uma anlise dessas teses e dissertaes
para podermos afirmar se efetivamente as relaes interdisciplinares comeam a se fazer
evidente.
42
17
7
7
6
5
4
2
2
2
1
1
1
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45
Cincia da Informao
Histria
Educao
Comunicao
Administrao
Memria Social e Documento
Engenharia de Produo
Artes
Letras
Sade Pblica
Arquitetura
Cincia Social
Tecnologia
Grfico 3 - Teses e dissertao com temtica arquivstica distribudas por reas do conhecimento do
programa.
Teses e Dissertaes

Fonte: SILVA, Eliezer Pires da Silva. A noo de informao arquivstica na produo de conhecimento
em Arquivologia no Brasil (1996-2006). 2009. Dissertao (Mestrado em Cincia da Informao) -
Universidade Federal Fluminense
possvel, nesse quadro, supor que um Mestrado em Arquivologia provocaria
uma alterao? Claro que provocaria! No tenho dvidas de que se ns conseguirmos
oferecer mestrados na nossa rea e, numa perspectiva a longo prazo, o doutorado,
absorveremos muito dessa demanda. Isso no exclui de forma nenhuma a legitimidade
do profissional de Arquivologia que continuar a procurar a sua ps-graduao em
Histria, em Administrao, ou em Cincia da Informao. Afinal, o nosso campo
interdisciplinar. Ns no estamos fadados a trabalhamos com pesquisa apenas numa ps-
graduao em Arquivologia, mas estamos condenados a uma posio perifrica como
JARDIM, Jos Maria. As relaes interdisciplinares da Arquivologia. In: II CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA,
2008, Rio de Janeiro. Anais do III CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA. Rio de Janeiro, 2008.
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11
campo de conhecimento se, alm da graduao, no criarmos a ps-graduao stricto
sensu em Arquivologia no Brasil.
Por ltimo, gostaria de mencionar que para visualizar um pouco mais esse cenrio,
analisei trs anos do Encontro Nacional de Pesquisa e Ps-graduao em Cincia da
Informao, um encontro realizado pela Associao Nacional de Pesquisa e Ps-
graduao em Cincia da Informao. Analisei 451 trabalhos apresentados em 2006,
2007 e 2008. Desses 451 trabalhos da rea de pesquisa em Cincia da Informao,
apenas 12( 4%), revelavam elementos que tinham como objeto de anlise, total ou
parcial, os arquivos. Ao menos quantitativamente, a interdisciplinaridade est longe de
ser evidente, no caso especfico.
Enfim, para concluir, penso que a interao da Arquivologia com outros campos
efetivamente rica. Ns temos que busc-la na nossa perspectiva, no fazer arquivstico, no
ensino, na produo de pesquisas. Os nveis de interao com alguns desses campos
ainda so precrios, de parte a parte. Espero que cada vez mais fique evidenciado a
importncia desse dilogo da nossa parte, como atitude do campo da Arquivologia. Mas
necessrio ns refletirmos um pouco mais sobre como esses dilogos so construdos,
os resultados, as hipteses, tanto na prtica profissional, como no ensino, como na
pesquisa. E ao faz-lo, ns certamente contribuiremos para ampliarmos a Arquivologia
como campo cientfico, reconhecendo a riqueza das suas possibilidades
interdisciplinares.
Muito obrigado e parabns a todos os colegas, professores e alunos da rea
arquivstica. Que venham mais anos de bons trabalhos e muitos xitos!
Bibliografia:

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ENCONTRO NACIONAL DE PESQUISA EM CIENCIA DA INFORMACAO, 8,
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http://www.enancib.ppgci.ufba.br/apres_anais.htm>. Acesso em: 22 ago. 2008

ENCONTRO NACIONAL DE PESQUISA EM CIENCIA DA INFORMACAO, 9,
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JAPIASSU, Hilton. Interdisciplinaridade e Patologia do Saber. Rio de Janeiro:
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<http://www.educ.fc.ul.pt/docentes/opombo/mathesis/vocabulario-interd.pdf>. Acesso
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conhecimento em Arquivologia no Brasil (1996-2006). 2009. Dissertao (Mestrado em
Cincia da Informao) - Universidade Federal Fluminense




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Arquivos e Gesto do Conhecimento
Profa. Dra. Valria Martin Valls
maro de 2011

Introduo

De forma acentuada, os temas relacionados Gesto do Conhecimento propagam-se pelas
Organizaes, independente de seu porte, rea de atuao, segmento, natureza, enfim, esto
mais presentes a cada dia. Como no poderia deixar de ser, exige-se que os profissionais
envolvidos no somente interem-se dos projetos e iniciativas de Gesto do Conhecimento,
mas assumam uma postura pr-ativa e engajada frente s diversas demandas, o que exige dos
profissionais a busca constante pela aprendizagem e pelo fomento de suas habilidades e
competncias. Em Gesto do Conhecimento no h reserva de mercado: o espao existe e ser
ocupado pelos profissionais que demonstrarem mais competncia.

Nesse sentido, os profissionais da informao que atuam em arquivos podem e devem fazer
parte das iniciativas de Gesto do Conhecimento Institucional! O presente trabalho tem a
inteno de apresentar conceitos bsicos e conexes entre a Gesto do Conhecimento e as
prticas e ferramentas da arquivologia, para instrumentalizar esses profissionais, apoiando e
incentivando diretamente sua viso crtica e principalmente oportunizando caminhos para que
o arquivo merea seu destaque nas Organizaes, como catalizador dos processos de
captao, organizao e disponibilizao do conhecimento explcito, contribuindo para a
aprendizagem organizacional e para a preservao da memria instituicional.

1. Aspectos conceituais da criao do conhecimento

O significado da palavra conhecimento na lngua portuguesa est relacionado ao ato de
conhecer, ter uma idia, noo, etc. Alm disso, muitas vezes utilizada como sinnimo de
informao e de experincia. Sob o enfoque administrativo, conhecimento uma das
entidades que compem a clssica trade: dado, informao e conhecimento. A caracterstica
bsica dessas entidades apresentada no quadro a seguir:

Quadro 1 Entidades: Dado / Informao / Conhecimento
Dado Informao Conhecimento
2

Simples observaes sobre o
estado do mundo

Dados dotados de relevncia
e propsito

Informao valiosa da mente
humana
Inclui reflexo, sntese,
contexto

Facilmente estruturado
Facilmente obtido por
mquinas
Freqentemente quantificado
Facilmente transfervel
Requer unidade de anlise
Exige consenso em relao
ao significado
Exige necessariamente a
mediao humana

De difcil estruturao
De difcil captura em
mquinas
Freqentemente tcito
De difcil transferncia

Organizados atravs dos
Bancos de Dados
Gerenciadas atravs dos
Sistemas ou Servios de
Informao

Gerenciados atravs da
Unidades de Conhecimento
Fonte: Adaptado de Davenport & Prusak (1998)

O processo de criao do conhecimento foi estudado e estruturado conceitualmente pelos
pesquisadores japoneses Nonaka e Takeuchi e, segundo eles, consiste na dinmica das
atividades proporcionada pela interao entre elos humanos, documentos, treinamentos,
reunies e decises que, essencialmente, constitui o processo sob o qual a Organizao retm,
utiliza e repassa o conhecimento. Nesse contexto, o conhecimento se baseia em dados e
informaes, porm ao contrrio deles, est sempre ligado as pessoas, que so os agentes
diretos que desencadeiam a transio de dados e informao para conhecimento.

Ainda segundo os autores japoneses, o conhecimento dividido em dois grandes tipos: o
conhecimento tcito e o conhecimento explcito. O conhecimento tcito, altamente subjetivo,
caracterizado pela experincia e pelo resultado obtido atravs da prtica; em razo dessa
caracterstica, dificilmente visvel e exprimvel; altamente pessoal e difcil de formalizar;
abrange idias, valores, emoes e ideais. Envolve fatores intangveis, sendo de difcil
articulao em linguagem formal, j que se baseia no ser humano a partir da interao de duas
dimenses: uma tcnica e a outra cognitiva. A dimenso tcnica se refere s habilidades do
indivduo (know-how), enquanto a dimenso cognitiva se refere aos modelos mentais, crenas,
intuio e percepes do indivduo, moldando sua forma de perceber o mundo. J o
conhecimento explcito objetivo e caracterizado pela racionalidade, pela seqncia e pela
teoria. sistemtico (palavras, nmeros, smbolos, etc). Refere-se quele conhecimento
articulado em linguagem formal, externalizado, objetivo, tangvel, documentado, que pode ser
encontrado em textos, livros, relatrios, documentos escritos em geral, sendo de fcil coleta,
3
codificao e recuperao. A criao do conhecimento est baseada na converso relacional
entre o conhecimento tcito e o explcito. A interao entre eles cria os quatro modos de
converso do conhecimento: Socializao, Externalizao, Combinao e Internalizao. O
detalhamento desses conceitos apresentado no quadro 2:

Quadro 2: Os modos de converso do conhecimento
Socializao

Externalizao Combinao Internalizao
Compartilhar

Conceituar Sistematizar Operacionalizar
Tcito a tcito

Tcito a explcito

Explcito a explcito

Explcito a tcito
Criao do
conhecimento a
partir da observao,
da prtica, do
compartilhamento de
experincias, do
fazer junto

Criao de
conhecimento pela
articulao do
conhecimento tcito
e sua transformao
em conhecimento
explcito, ato de
conceituao

Criao do
conhecimento pela
combinao de
dados, informaes e
conhecimentos
sistematizados e
articulados
formalmente
Criao de
conhecimento pela
comunicao de
conhecimentos
explcitos que,
quando absorvidos e
processados pelos
indivduos so
entendidos
intuitivamente e
traduzidos em
conhecimento tcito.

Fonte: Adaptado de Nonaka & Takeuchi (1997)

A construo do conhecimento um processo intrnseco, individual; duas pessoas produzem
conhecimentos diferentes a partir da mesma informao (objeto), principalmente porque
possuem conhecimento tcito diferente e a leitura que cada um faz de determinada situao
eminentemente pessoal. A maneira como cada um v e absorve a informao a relao do
indivduo com o objeto que determinar o conhecimento a ser construdo. J a
transferncia do conhecimento se d basicamente pela informao: transferido de forma
indireta por meio de veculos como palestras, apresentaes, aulas, e pela tradio: transferido
de forma direta, de pessoa para pessoa, por meio do aprendizado pela prtica. o clssico
caminho do aprender com os mais experientes ou mais velhos.

Diferente dos outros recursos disponveis, o conhecimento o nico recurso que aumenta
com o uso, ou seja, quanto mais utilizado, mais conhecimento gerado e assim
4
sucessivamente, em uma crescente exponencial. O ambiente tem um papel fundamental nesse
contexto, por possibilitar a conexo entre as pessoas.

2. A Gesto do Conhecimento

O conceito de Gesto do Conhecimento, assim como o prprio conhecimento nas
Organizaes, dinmico e envolve vrias abordagens. Entende-se que a gesto enquanto
processo envolve uma srie de etapas que visa identificar, captar, organizar, disseminar,
compartilhar e reutilizar o conhecimento de uma organizao; o conhecimento explcito,
registrado em diversos formatos e mdias e o conhecimento tcito, que envolve as
experincias, habilidades e competncias humanas.

Algumas definies clssicas de Gesto do Conhecimento complementam essa viso, como
podemos observar:

o processo pelo qual a organizao gera riqueza, a partir do seu conhecimento ou
capital intelectual (Bukowitz & Williams)
Conhecimento tem sido caracterizado como um ativo e o modelo implantado para
gerir o conhecimento nas Organizaes tem sido denominado como Gesto do
Conhecimento (Davenport & Prusak)
o processo sistemtico de procura, seleo, organizao, anlise e disponibilizao
da informao, de modo que se possibilite aos trabalhadores de uma Organizao a
compreenso necessria e suficiente numa rea de interesse especfico (Knowledge
Management Glossary)

Para que uma Organizao implante a Gesto do Conhecimento, vrios caminhos podem ser
trilhados:

Capturar, armazenar, recuperar e distribuir ativos tangveis de conhecimento, tais
como patentes, direitos autorais, documentos arquivsticos;
Coletar, organizar e disseminar conhecimentos intangveis, tais como know-how e
especializao profissional, experincia individual, solues criativas, etc.;
5
Criar um ambiente de aprendizado interativo, no qual as pessoas transfiram
prontamente o conhecimento, internalizem-no e apliquem-no para criar novos
conhecimentos.

Pode-se afirmar que somente as Organizaes que aprendem continuamente sobrevivero
principalmente considerando a dinmica dos negcios atuais onde a inovao e a excelncia
caminham lado a lado, exigindo processos dinmicos e eficazes. Embora todas as
Organizaes gerem e utilizem conhecimento, somente algumas poucas gerenciam de fato
este conhecimento como elemento crtico para a sua manuteno e evoluo. Certamente isso
as difere das demais.

Em relao aos objetivos e benefcios da Gesto do Conhecimento, segundo Davenport &
Prusak (1998), podemos citar:

Criar repositrios de conhecimento que renam tanto conhecimento quanto
informao, principalmente documentos escritos. Estes repositrios podem ser de trs
tipos: conhecimento externo (inteligncia competitiva); conhecimento interno
estrutural (documentos arquivsticos, relatrios, produtos, procedimentos e tcnicas);
conhecimento interno tcito ou informal;
Proporcionar ou aumentar o acesso informao e ao conhecimento, facilitando sua
difuso dentro da organizao. So enfatizados a conectividade, o acesso e a
transferncia de informao e conhecimento. A base para tais processos so as
tecnologias digitais que garantem a alimentao, o acesso e a transferncia em tempo
real. O estabelecimento de normas e padres so essenciais para organizar a memria
digital;
Criar um ambiente positivo onde a criao, transferncia e uso do conhecimento sejam
valorizados. Isso envolve viso, valores e comprometimento das lideranas dispostas a
encorajar a criatividade individual e o trabalho em equipes multifuncionais;
Reconhecer o conhecimento como um bem e enfatizar seu valor para a Organizao.

A Gesto do Conhecimento, alm disso, conta com alguns elementos essenciais para que seja
efetivamente implantada e, o que mais complexo, seja sustentvel:

6
Alta Direo e Lideranas: Sem o direcionamento e o apoio irrestrito dos dirigentes, as
iniciativas de Gesto do Conhecimento podem at ser implantadas mas dificilmente
sero mantidas a mdio e longo prazo. A Alta Direo assegura a manuteno do foco
e viabiliza o processo como um todo;
Tecnologia da Informao: O papel da tecnologia muito acentuado, principalmente
nos repositrios de conhecimento explcito, onde os conhecimentos registrados e
armazenados podem ser acessados prontamente por qualquer colaborador autorizado e
na implantao dos Mapas de Conhecimento (Listas e descries das competncias de
indivduos internos e externos Organizao), que objetivam facilitar o
compartilhamento de conhecimento ao permitir que as pessoas se encontrem
rapidamente e que sejam estabelecidos contatos;
Gesto de Pessoas: O conhecimento gerado atravs da interao humana seu papel
crucial nas iniciativas de Gesto do Conhecimento, principalmente se considerarmos
que somente um funcionrio motivado ter predisposio e interesse para compartilhar
seu conhecimento com os demais, tendo em vista os fatores que envolvem esse
processo (como poder, insegurana, polticas internas, dentre outros);
Servios de Informao (Bibliotecas e Arquivos): Responsveis pelos processos de
gesto da informao e documentao, tem papel fundamental na reteno,
organizao e disseminao do conhecimento e a cada dia ganham mais espao nas
Organizaes envolvidas estrategicamente com Gesto do Conhecimento.

3. O papel do arquivo na organizao do conhecimento e sua contribuio para a
implantao da Gesto do Conhecimento Institucional

Relembrando algumas definies de Arquivo:

Pode ser conceituado como uma acumulao ordenada de documentos, em sua maioria
textual, criada por uma instituio ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados
para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero oferecer no
futuro (Paes, 2004).
Acervos compostos por informaes orgnicas originais, contidas em documentos
registrados sobre qualquer suporte, e conjunto de documentos produzidos ou recebidos
por uma pessoa fsica ou jurdica, decorrentes do desenvolvimento de suas atividades,
7
sejam elas de carter administrativo, tcnico ou cientfico, independente de suas idades
ou valores intrnsecos (Lopes, 1997).

Um arquivo , basicamente, um espao onde so fsica ou eletronicamente retidos os
documentos gerados ou recebidos por uma pessoa ou organizao. Essa reteno prev
processos como: seleo, organizao, manuteno / guarda, conservao / preservao,
disponibilizao, acesso, etc. O arquivo atua como um espelho da Organizao, j que
atravs dele possvel demonstrar o passado, as prticas atuais e at mesmo antever o futuro,
atravs do acesso a relatrios, planejamentos e projetos estabelecidos.

A manuteno de um arquivo contempla uma iniciativa extremamente relevante da Gesto do
Conhecimento, que o repositrio de conhecimento explcito, tornando-se uma grande fonte
de conhecimento para a tomada de deciso e tambm mantendo acessvel conhecimento capaz
de apoiar atividades, reutilizando conhecimento j gerados, otimizando processos
operacionais, tticos e estratgicos e integrando a Organizao em relao s suas prticas
tcnicas, comerciais, administrativas, etc. O acesso aos documentos arquivsticos, portanto,
pode impulsionar o re-uso do conhecimento e a interao humana, fomentando o ambiente de
aprendizagem to difundido pelos defensores da Gesto do Conhecimento.

Alm disso, observando as prticas e iniciativas de Gesto do Conhecimento, possvel
observar uma grande sinergia com as ferramentas utilizadas no tratamento documental, como
por exemplo:

Atividades como classificao, avaliao e descrio arquivstica conceitualmente
podem ser relacionadas aos processos de organizao do conhecimento, com a
indexao de conhecimento explcito e disponibilizao em Portais ou repositrios;
A Tabela de Temporalidade Documental, instrumento clssico da arquivstica torna-
se elemento indispensvel na classificao e avaliao da extensa massa documental
disponvel nas Organizaes que gerenciam seu conhecimento de maneira integrada;
A manuteno do arquivo contempla a premissa bsica da Gesto do Conhecimento
que est relacionada com o acesso ao conhecimento por parte dos tomadores de
deciso. Documentos organizados promovem a democracia no acesso informao,
evitando conhecimento entesourado em uma rea ou pessoa, to comum nas
8
Organizaes, muitas vezes encarado como uma forma de reter poder e manipular
situaes;
A organizao do conhecimento prev outros suportes, alm do tradicional meio fsico
(papel). Os arquivistas devem ampliar seu campo de atuao, entendendo que na
Gesto do Conhecimento o conhecimento certamente encontrado em diferentes
suportes (mdias digitais, por exemplo) e que as tcnicas tradicionais podem e devem
ser customizadas;
A taxonomia, largamente propagada pelos profissionais de Tecnologia da Informao,
tem sua base conceitual muito prxima a da classificao arquivstica. H um espao
de atuao muito amplo nesse sentido, apoiando as equipes de tecnologia na
concepo e implantao de Portais de Conhecimento ou outras formas de acesso e
reteno de conhecimento;
A implantao das comunidades de prtica prev a participao de profissionais que
conheam a Organizao, seus funcionrios, suas atividades e os processos do
negcio. Muitas vezes o arquivista tem essa habilidade, podendo participar ativamente
desta iniciativa de Gesto do Conhecimento, atuando como mediador entre as
necessidades de conhecimento e as fontes disponveis, muitas vezes fontes humanas,
encontradas na prpria Organizao.

Resumindo, os arquivistas podem e devem se integrar aos projetos e iniciativas de Gesto do
Conhecimento em suas Organizaes. Mas, antes de tudo, preciso analisar suas prprias
atividades tcnicas e funcionais e buscar integr-las as demandas de organizao do
conhecimento, que certamente esto sendo criadas a cada dia, exigindo dos profissionais
maior flexibilidade e integrao com os demais processos do negcio. Uma das etapas
fundamentais conhecer e entender melhor os conceitos e fundamentos da Gesto do
Conhecimento, tentando desnudar os termos e conceitos utilizados, observando sua sinergia
com as prticas da prpria gesto arquivstica, que como pudermos observar, muito grande e
variada, o que abre novos nichos de atuao, podendo e devendo ser explorada pelos
profissionais da informao.

Referncias

1. ALVARENGA NETO, R.C.D. de; BARBOSA, R.R.; PEREIRA, H.J. Gesto do
conhecimento ou gesto de organizaes da era do conhecimento? um ensaio terico-
9
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Informao, Belo Horizonte, v. 12, n. 1, p. 5-24, jan./abr. 2007. Disponvel em:
<http://portaldeperiodicos.eci.ufmg.br/index.php/pci/article/viewFile/246/34>. Acesso
em 27 de fevereiro de 2011.
2. BUKOWITZ, W.R., WILLIAMS, R.L. Manual de gesto do conhecimento:
ferramentas e tcnicas que criam valor para a empresa. Porto Alegre: Bookman,
2002. (Traduo de The Knowledge Management Fieldbook).
3. CUNHA, M.V. Bibliotecrios e arquivistas: novos afazeres na sociedade do
conhecimento. PontodeAcesso, Salvador, v.1, n.1, p. 99-106, jun. 2007. Disponvel
em: <http://www.portalseer.ufba.br/index.php/revistaici/article/view/1395/877>.
Acesso em 27 de fevereiro de 2011.
4. DAVENPORT, T.H.; PRUSAK, L. Conhecimento empresarial: como as
organizaes gerenciam o seu capital intelectual. Rio de Janeiro: Campus, 1998.
5. GARVIN, D.A. Construindo a organizao que aprende. In: Gesto do
Conhecimento: Harvard Business Review. 5.ed. Rio de Janeiro : Campus, 2000. p. 50
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6. LOPES, L.C. A gesto da informao: as organizaes, os arquivos e a informtica.
Rio de Janeiro: APERJ, 1997.
7. LUZ, C. Arquivologia 2.0: a informao digital humana excertos de um arquivista 2.0
no mundo digital. Florianpolis : Bookess Editora, 2010.
8. ______. O papel do arquivista, profissional da informao, nos portais corporativos.
Disponvel em:
<http://www.enara.org.br/modules.php?name=News&file=article&sid=44>. Acesso
em 27 de fevereiro de 2011.
9. NONAKA, I. TAKEUCHI, H. Criao de conhecimento na Empresa: como as
empresas japonesas geram a dinmica da inovao. 9.ed. Rio de Janeiro : Campus,
1997.
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11. PROBST, G., RAUB, S., ROMHARDT, K. Gesto do conhecimento: os elementos
construtivos do sucesso. Porto Alegre : Bookman, 2002. (Traduo de Managing
Knowledge Building Blocks for Sucess).
12. SERRA JNIOR, L.R. O papel do arquivista na Gesto do Conhecimento. In:
CONGRESSO NACIONAL DE ARQUIVOLOGIA, 2., 2006, Porto Alegre.
Disponvel em:
10
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o%20arquivista%20na%20gest%C3%A3o%20do%20conhecimento.pdf>. Acesso em
27 de fevereiro de 2011.
13. SVEIBY, K. E. A nova riqueza das organizaes: gerenciando e avaliando
patrimnios de conhecimentos. Rio de Janeiro: Campus, 1998. (Traduo de The New
Organizational Wealth).
14. TERRA, J.C.C. Gesto do Conhecimento: o grande desafio empresarial. Rio de
Janeiro: Elsevier, 2005.
15. ______. Gesto do Conhecimento: as sete dimenses. So Paulo: Negcio editora,
2005.



Retirado de (15 set 2005):
http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm


OS ARQUIVOS, O MINISTRIO PBLICO E A DEMOCRACIA
1[1]



Jaqueline Mara Lorenzetti Martinelli
2[2]




I - INTRODUO


O Ministrio Pblico tem como uma de suas misses constitucionais a defesa do regime
democrtico
3[3]
.

Um dos pilares da democracia, talvez o mais importante e essencial a ela, o acesso
informao
4[4]
.

Bem por isso, nossa Constituio democrtica assegurou como direito fundamental de todo e
qualquer cidado o acesso informao
5[5]
.

Mas h que se perguntar de que adianta garantir o direito de acesso informao, se esta no
preservada, ou ainda, se preservada, no est disponvel ou em condies de ser acessada, por no estar
organizada de modo a possibilitar a sua localizao e a sua recuperao?

O constituinte estava atento a essas questes e no as deixou sem resposta, a fim de que o direito
de acesso informao pudesse efetivamente ser concretizado no dia-a-dia dos cidados.

1[1]
Esta tese foi apresentada no XIV Congresso Nacional do Ministrio Pblico realizado em Recife-PE, 17 a 20 de outubro de 2001,
contendo pequenas alteraes que sero indicadas nas notas abaixo
2[2]
A autora Promotora de Justia em So Paulo e Coordenadora da Comisso de Avaliao de Documentos do MPSP
3[3]
art. 127, CF - O Ministrio Pblico instituio permanente, essencial funo jurisdicional do Estado, incumbindo-lhe a defesa da
ordem jurdica, do regime democrtico e dos interesses sociais e individuais indisponveis.
4[4]
Norberto Bobbio, em O Futuro da Democracia, ed. Paz e Terra, conceitua a Democracia como o regime do poder visvel, pois a
Democracia no tolera o poder que oculta ou o poder que se oculta.
5[5]
art. 5, inc. XIV, CF - assegurado a todos o acesso informao e resguardado o sigilo da fonte, quando necessrio ao exerccio
profissional.
Retirado de (15 set 2005):
http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm



Assim que elevou os documentos (onde as informaes esto contidas) categoria de
patrimnio cultural brasileiro ao lado de outros bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente
ou em conjunto, portadores de referncia a identidade, a ao, a memria dos diferentes grupos formadores da
sociedade brasileira, determinando ao Poder Pblico a sua promoo e proteo.
6[6]


Tamanha a importncia do direito de acesso informao para o regime democrtico que o
constituinte no parou por a, tendo se preocupado em especificar a forma pela qual a proteo ao patrimnio
documental brasileiro deveria ser realizada.

Determinou, ento, caber administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao
governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitarem.
7[7]


E fez mais, previu que os danos e ameaas ao patrimnio cultural seriam punidos na forma da
lei
8[8]
, e desde logo, tombou todos os documentos detentores de reminiscncias histricas dos antigos
quilombos
9[9]
, no deixando nenhuma dvida quanto importncia que o constituinte conferiu aos documentos
enquanto fontes de informao e de memria histrica da sociedade brasileira, e quanto urgncia para a
tomada de medidas concretas para a sua preservao e para a sua acessibilidade .[N1]

O legislador ordinrio no se manteve indiferente s preocupaes do constituinte quanto
proteo do patrimnio documental brasileiro, enquanto garantia ao direito de acesso informao, e, em 08 de
janeiro de 1991, foi sancionada pelo Presidente da Repblica, a Lei n. 8.159, que disps sobre a poltica
nacional de arquivos pblicos e privados.

Esta lei veio a regulamentar o par. 2, do artigo 216, da Constituio Federal, no tocante gesto
documental governamental e as formas para a sua preservao e publicidade.


6[6]
art. 215, caput e art. 216, caput, inciso IV, par. 1, CF
7[7]
art. 216, par. 2, CF
8[8]
art. 216, par. 4, CF
9[9]
art. 216, par. 5, CF
Retirado de (15 set 2005):
http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm


A partir de ento, passou a ser dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial
a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico
e como elementos de prova e informao
10[10]
. De acordo com a lei, consideram-se como arquivos pblicos, os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos, em decorrncia do exerccio de suas atividades especficas,
por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes
administrativas, legislativas e judicirias, sendo igualmente pblicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por instituies de carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos
no exerccio de suas atividades
11[11]
.

Esta lei regulamentou tambm quais os documentos pblicos que devem ser guardados
definitivamente, a partir da identificao de seus valores enquanto correntes, intermedirios e permanentes.
12[12]


Assim, determinou a lei que os documentos pblicos de valor permanente, considerados como
tais os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo, so inalienveis e imprescritveis,
devendo ser definitivamente preservados.
13[13]


A lei previu tambm que a administrao da documentao pblica ou de carter pblico
compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal, municipais, cada qual na sua esfera
especfica de atribuio enquanto pertencente ao Poder Executivo, ao Poder Judicirio ou ao Poder
Legislativo
14[14]
. Com isso, a lei pretendeu dizer que em cada uma das esferas da administrao governamental,
h de ser constitudo Arquivo Pblico prprio (Arquivos Municipais, Arquivos Estaduais e Arquivos Federais)
para cada um dos poderes executivo, judicirio e legislativo.

Apenas para evitar objees precipitadas ao direito de amplo e pleno acesso aos documentos
pblicos assegurado pela Constituio e pela lei em debate, anota-se, neste ponto, que foi tambm previsto o
respeito ao sigilo a determinadas categorias de documentos, disciplinando a Lei n. 8159/91, desde logo, a

10[10]
art. 1, Lei 8.159/91
11[11]
art. 2, 7 e par. 1, Lei 8.159/91
12[12]
art. 8, Lei 8.159/91
13[13]
art. 8, par. 3, e art. 10, Lei 8.159/91
14[14]
art. 17 e par. seguintes, Lei 8.159/91
Retirado de (15 set 2005):
http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm


restrio ao seu acesso
15[15]
. Assim o fazendo, a lei harmonizou o direito fundamental de acesso informao ao
direito fundamental da inviolabilidade intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas.
16[16]


O legislador penal tambm foi sensvel ao tema e ao editar a lei que disps sobre sanes penais
para as atividades lesivas ao meio ambiente, considerou crime contra o patrimnio cultural a destruio,
inutilizao ou deteriorao de bem especialmente protegido por lei
17[17]
, bem como de arquivo, registro, museu,
biblioteca, dentre outros.
18[18]


inegvel, portanto, que atualmente o direito de acesso informao conta com uma ampla
legislao protetiva, que assegura no somente esse direito, mas principalmente impe ao Poder Pblico o dever
de preservar e gerir os documentos pblicos produzidos no exerccio de suas atividades, sem o que o acesso
informao, contida especialmente em documentos pblicos, no seria vivel.

II - OS DOCUMENTOS DO MINISTRIO PBLICO

Ainda que no vinculado a nenhum dos Poderes do Estado, o Ministrio Pblico uma
instituio de carter pblico e os documentos por ele produzidos e recebidos no exerccio de suas atividades
finalsticas ou administrativas (atividades-meio) so tambm pblicos e constituem parte do patrimnio
documental e cultural brasileiro.

Ademais, as relevantes funes constitucionais de que foi incumbido na defesa da ordem
jurdica, do regime democrtico e dos interesses sociais e individuais indisponveis, fez com que o Ministrio
Pblico passasse a ocupar papel de destaque no cenrio nacional, adquirindo crescente prestgio na sociedade,
cuja histria j no pode ser escrita sem o relato de sua atuao, sempre presente nos mais importantes
episdios da vida em comunidade, sejam de repercusso nacional, estadual ou mesmo municipal.


15[15]
art. 22, art. 23 e par. seguintes, Lei 8.159/91
16[16]
art. 5, inciso X, CF
17[17]
lembre-se que o documento pblico de valor permanente inalienvel e imprescritvel, segundo a Lei 8.159/91, art. 10, portanto
bem especialmente protegido por lei.
18[18]
art. 62, incisos I e II, da Lei. 9.605/98
Retirado de (15 set 2005):
http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm


Portanto, a preservao e perpetuao da memria institucional do Ministrio Pblico, sua
histria e sua trajetria, interessa (e pertence) a toda a sociedade e no somente aos seus integrantes.

Observe-se, contudo, que nada conta melhor sobre a histria e a trajetria de uma determinada
instituio, do que os documentos produzidos por ela prpria no exerccio de suas atividades finalsticas.

Bem por essas razes, que o Ministrio Pblico, enquanto instituio de carter pblico e
produtora/receptora de documentos pblicos, cujo conjunto documental constitui parte integrante do patrimnio
documental brasileiro, deve acatar o comando da Constituio Federal, no sentido de implantar a gesto de seus
documentos e adotar as providncias para franquear a sua consulta, na forma da Lei n. 8.159/91, que
regulamentou a poltica nacional de arquivos pblicos.

Assim, alm de implantar a gesto de seus documentos, deve cada Ministrio Pblico (Federal e
Estadual) instituir o seu Arquivo Pblico prprio, que se incumbir de gerir e administrar a documentao
produzida no exerccio de suas atividades, recolhendo e preservando, de forma definitiva, os documentos
considerados de valor permanente para a instituio, alm de possibilitar o acesso s informaes neles contidas
por todos aqueles que delas necessitarem.

Muitos, talvez, entendam no haver necessidade da criao de um Arquivo do Ministrio
Pblico, em razo, em grande parte, de um entendimento consolidado por certa tradio administrativa de que
os documentos produzidos no exerccio de sua atividade-fim, por integrarem processos judiciais, no
precisariam ser preservados pela prpria instituio, na medida em que o Poder Judicirio assumiria a sua
guarda.

Com todo o respeito, considero esse entendimento equivocado, sendo necessria a sua reviso.

Isto porque
19[19]
:


19[19]
as observaes dos itens 1, 2, 3 constam do Projeto Programa de Gesto Documental Para O Ministrio Pblico de So
Paulo elaborado pela autora desta tese em conjunto com a Profa. Ieda Pimenta Bernardes, Coordenadora do SAESP, j aprovado pela
Procuradoria-Geral de Justia de So Paulo
Retirado de (15 set 2005):
http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm


1. A delegao da responsabilidade pela guarda e preservao dos documentos produzidos pela
Instituio ao Poder Judicirio no condiz com a nova posio reservada ao Ministrio Pblico pela
Constituio de 1988, que lhe assegurou autonomia funcional e administrativa (art. 127, 2
o
). E mais, abrir mo
de tal prerrogativa implica em conceder ao Judicirio o poder de decidir sobre o destino dos documentos que
registram a atuao funcional e a prpria memria institucional do Ministrio Pblico.

2. A prpria Constituio Federal determina ser dever da administrao pblica a gesto da
documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem (art. 216,
2
o
). A Lei Federal n. 8.159/91, que regulamentou a poltica nacional de arquivos pblicos e privados (artigos
1
o
, 7
o
e 10), conceituou como arquivos pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos pelos
rgos pblicos no exerccio de suas funes e atividades, competindo, em princpio, ao prprio rgo produtor
a preservao dos documentos de valor permanente, pois estes so considerados inalienveis e imprescritveis.

3. No fossem todos os preceitos legais acima evocados, o raciocnio de considerar que a guarda
dos documentos do Ministrio Pblico estar assegurada pelo Poder Judicirio no leva em conta o fato de que
tais documentos, ao integrarem os processos judiciais, perdem sua individualidade e passam a compor
documentos mais complexos (os processos judiciais) que registraro as atividades do Poder Judicirio e no
mais as do Ministrio Pblico. L no Poder Judicirio, os processos sero produzidos e arquivados em ordem
seqencial numrica/cronolgica, significando que aqueles processos instrudos pelo Ministrio Pblico
misturar-se-o com todos os demais que no tenham qualquer relao com esta Instituio. Nesse caso, os
conjuntos documentais produzidos pelo Ministrio Pblico de valor permanente perdero a sua integridade por
serem distribudos por centenas de milhares de processos judiciais, cuja destinao ser, ento, de exclusiva
responsabilidade do Poder Judicirio, sem que o Ministrio Pblico possa exercer qualquer controle ou
ingerncia sobre a forma pela qual sero administrados.


III - O MINISTRIO PBLICO E A PROTEO AO PATRIMNIO DOCUMENTAL BRASILEIRO

No entanto, se por um lado cabe ao Ministrio Pblico, enquanto instituio de carter pblico autnoma
e independente, criar seu Arquivo Pblico, implantando a gesto integral de seus documentos, na forma da lei e
da Constituio Federal, por outro lado, dever do Ministrio Pblico, enquanto guardio do regime
Retirado de (15 set 2005):
http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm


democrtico e defensor do meio ambiente (no tocante a defesa do patrimnio cultural)
20[20]
, diligenciar e zelar
para que os outros rgos da administrao pblica respeitem e cumpram a legislao federal e estadual sobre
arquivos e documentos pblicos.

Conforme acima j mencionado, os documentos pblicos foram elevados categoria de patrimnio
cultural, dispensando-se-lhe ampla proteo legislativa civil e penal, dada a sua importncia para garantir o
direito de acesso informao e a preservao da memria histrica-cultural do povo brasileiro.

Nesse sentido, deve o Ministrio Pblico, no exerccio de suas funes institucionais, promover a
difuso dessa legislao, a fim de compelir as administraes pblicas a instituir seus Arquivos Pblicos e a
implantar a gesto de seus documentos, uma vez que se trata de dever imposto ao Poder Pblico pela prpria
Constituio Federal, j regulamentado por legislao ordinria federal.

Em especial e em primeiro lugar, o Ministrio Pblico poderia promover o cumprimento da legislao
arquivstica perante os Municpios, por serem as unidades administrativas governamentais de maior
proximidade dos cidados e cujas atividades mais afetam o cotidiano das comunidades, determinando mesmo a
sua trajetria histrica. A Constituio Federal, constatando a importncia do Municpio para a formao da
histria do Estado e por conseguinte da Nao, incumbiu-lhe do dever de promover a proteo do patrimnio
histrico-cultural local, observada a legislao e a ao fiscalizadora federal e estadual.
21[21]


IV - A EXPERINCIA PAULISTA
22[22]


Em maio de 1998 o Arquivo do Estado de So Paulo e o Ministrio Pblico Paulista iniciaram
tratativas no sentido de integrar essa instituio ao Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo
SAESP.


20[20]
art. 127 e art. 129, inciso III, CF
21[21]
art. 30, inciso IX, CF
22[22]
o texto foi extrado do Projeto Programa de Gesto Documental Para O Ministrio Pblico de So Paulo elaborado pela autora
desta tese em conjunto com a Profa. Ieda Pimenta Bernardes, Coordenadora do SAESP, j aprovado pela Procuradoria-Geral de
Justia de So Paulo
Retirado de (15 set 2005):
http://www.mp.sp.gov.br/caouma/doutrina/Amb/Teses/Arquivos%20P%C3%BAblicos%20-%20Jaqueline.htm


Naquela oportunidade, observava-se que a produo e o acmulo crescente de documentos causavam
preocupao pela insuficincia de espao fsico e que a ausncia de critrios para administrar os documentos e
as informaes prejudicava a instituio no cumprimento de suas atividades finalsticas. Verificou-se que o
ciclo de vida dos documentos no vinha sendo respeitado e grandes massas documentais de 2 e 3 idades
(intermediria e histrica, respectivamente) permaneciam sem avaliao nos arquivos correntes das Unidades
ou no impropriamente denominado arquivo morto. Nesse sentido, disputavam o mesmo espao volumes
considerveis de documentos que poderiam ser eliminados sem prejuzo para a instituio e para a sociedade, e
documentos de valor probatrio e histrico-cultural que deveriam ser preservados para sempre.

Constatou-se, tambm, que a integridade dos conjuntos documentais produzidos pelo MP no exerccio
de suas atividades-fim estavam se perdendo por prticas indiscriminadas de eliminao ou por acmulo
desordenado, acarretando prejuzo irreparvel memria institucional do Ministrio Pblico que no encontra
em seus inmeros arquivos os documentos de valor informativo relevante por ele produzidos desde o final do
sculo XIX.

No dispondo de pessoal qualificado na rea arquivstica nem de normas ou procedimentos
padronizados, os arquivos da instituio acabaram atuando como depsitos de emergncia para as enormes
massas documentais acumuladas (arquivos-mortos). A prtica de avaliao documental inexistia e as
eliminaes obedeciam a critrios subjetivos de valor.

Considerou-se, portanto, inadivel a implantao de um programa de gesto integral de documentos e
de informaes no Ministrio Pblico de So Paulo que garantisse a preservao de sua memria institucional,
a racionalizao do fluxo documental, a agilidade na recuperao das informaes necessrias ao
desenvolvimento de suas atividades, e a garantia da disponibilizao das informaes para a pesquisa histrica
e para o exerccio pleno da cidadania. O Arquivo do Estado de So Paulo, na condio de rgo central do
Sistema de Arquivos do Estado, institudo pelo Decreto n. 22.789, de 19 de outubro de 1984, props a
integrao do Ministrio Pblico de So Paulo ao Sistema, considerando que essa integrao encontrava pleno
amparo na legislao vigente, eis que, respeitada sua completa autonomia funcional e administrativa, vincula-se
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ao Poder Executivo Estadual e seu acervo documental integra o patrimnio arquivstico do Estado paulista (Lei
federal n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, artigos 7. e 17)

Nesse sentido, e considerando-se que seria de todo recomendvel a implantao de
processo de avaliao, visando a elaborao de tabela de temporalidade dos documentos mantidos
nos arquivos do Ministrio Pblico paulista; considerando-se, mais, a necessidade de liberao de
espaos, reduzindo-se ao mnimo a documentao acumulada, sem prejuzo Administrao e
comunidade; e, finalmente, levando-se em conta as vantagens que desse processo resultariam,
quais sejam, a agilidade nas comunicaes administrativas, racionalizao da produo de
documentos e normalizao do fluxo documental, o Arquivo do Estado de So Paulo sugeriu a
instituio de Comisso de Avaliao de Documentos no Ministrio Pblico paulista, nos moldes do
art. 2. do Decreto Estadual n. 29.838, de 18 de abril de 1989, e a celebrao de um Termo de
Cooperao Tcnica, o qual, alm de cuidar da referida integrao do Ministrio Pblico ao SAESP,
tem seus objetivos ampliados para atender tambm ao interesse maior de proteo ao patrimnio
documental do Estado de So Paulo.

A proposta foi acolhida com interesse pelo Ministrio Pblico de So Paulo e o referido
Termo de Cooperao Tcnica, foi firmado em 30 de agosto de 2000, entre o MPSP e a Secretaria
de Cultura do Estado de So Paulo, com a intervenincia do Arquivo do Estado.

Ainda nessa direo, visando a preservao de sua memria institucional, foi criado o Centro de
Pesquisa e Documentao Histrica do Ministrio Pblico de So Paulo pelo Ato Normativo n. 217/99-PGJ,
de 17 de dezembro de 1999, que entre outras atribuies, est encarregado de recolher e administrar os
documentos de valor permanente (Arquivo Permanente ou Histrico).

Outras medidas pontuais foram adotadas, chegando-se concluso de que o programa de
gerenciamento eletrnico de documentos e informaes (sistema de protocolo, comunicao interna,
sistema de rede, banco de dados, sistema de recuperao e acesso eletrnico s informaes) da
Instituio somente alcanar seus objetivos se for orientado previamente pelo Programa de Gesto
Documental, porque a este compete a elaborao do Plano de Classificao e da Tabela de
Temporalidade de Documentos.
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Assim, decidiu-se implantar o Programa de Gesto Integral de Documentos no Ministrio Pblico do
Estado de So Paulo, que tem como objetivos especficos:

1. Integrar o Ministrio Pblico ao Sistema de Arquivos do Estado de So Paulo, de acordo com
o previsto no Termo de Cooperao Tcnica celebrado entre o Ministrio Pblico e a
Secretaria de Estado da Cultura, com a intervenincia do Arquivo do Estado (D.O.E de 1. de
setembro de 2000).
2. Articular as diversas aes que vm sendo tomadas e executadas de forma isolada e pontual
pelo Ministrio Pblico para se garantir a implantao de um Programa de Gesto Integral de
Documentos.
3. Realizar diagnstico sobre a situao dos arquivos e da massa documental acumulada pela instituio.
4. Desenvolver trabalho tcnico de avaliao de documentos com o objetivo de reduzir a massa
documental, eliminando os documentos rotineiros desprovidos de valor para a Administrao e para a
sociedade, observados todos os prazos previstos na legislao vigente.
5. Implantar efetivamente o Centro de Pesquisa e Documentao Histrica do Ministrio Pblico, criado
pelo Ato Normativo n. 217/99-PGJ, de 17 de dezembro de 1999, a fim de assegurar a integridade,
guarda definitiva, conservao, processamento tcnico e acesso aos documentos de valor histrico-
cultural da instituio.
6. Criar e implantar o Arquivo Central do Ministrio Pblico, para administrar os documentos de 2
a
idade e
guarda temporria, esgotada a sua vigncia nos arquivos correntes das unidades.
7. Elaborar um Plano de Classificao de Documentos e Tabelas de Temporalidade das reas meio e fim
com fundamento na estrutura e na produo documental do Ministrio Pblico.
8. Propor normas e procedimentos tcnicos para a produo, tramitao, arquivamento, reproduo,
informatizao e eliminao de documentos.
9. Realizar cursos de treinamento para a Comisso de Avaliao e os Grupos Setoriais de Trabalho.

A equipe do SAESP fez algumas adaptaes ao programa eletrnico de gesto documental,
para adequ-lo s necessidades especficas do Ministrio Pblico. O referido programa vem sendo
instalado em todas as unidades produtoras/acumuladoras de documentos do Ministrio Pblico para
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que o trabalho possa ser realizado em meio eletrnico. Para consolidar todas as propostas, o
SAESP colocou disposio uma base de dados, criada com essa finalidade.

Por outro lado, o Arquivo do Estado props aes integradas com o Ministrio Pblico visando o
cumprimento da outra parte do ajuste, qual seja, a defesa e preservao do patrimnio documental do Estado de
So Paulo. Segundo dados oficiais, no Estado de So Paulo, dos 645 municpios, somente 18 deles criaram
legalmente seus arquivos pblicos municipais, evidenciando o descaso a que relegada a memria do povo
paulista, na medida em que os documentos pblicos municipais integram o patrimnio documental e cultural de
nosso Estado.

Nesse sentido, foram estudadas estratgias com os Centros de Apoio Operacional s
Promotorias de Defesa do Cidado e do Meio-Ambiente, no sentido de se institucionalizarem os
arquivos pblicos municipais em todo o Estado de So Paulo, condio sine qua non para se
garantir a aplicao efetiva da legislao referente aos arquivos pblicos e preservao do
patrimnio documental do Estado.

O Ministrio Pblico, por meio de seus Centros de Apoio Operacional, fornecer condies
tcnicas aos Promotores de Justia, instalados em cerca de 320 Comarcas do Estado, para
acionarem os Prefeitos e Presidentes de Cmaras Municipais a regulamentarem o art. 21 da Lei de
Arquivos n. 8.159/91, criando os seus respectivos arquivos pblicos municipais. A Secretaria de
Cultura, por meio do Arquivo do Estado, dever, ento, prestar orientao tcnica aos 645
municpios do Estado, na rea de sua especialidade.

Sensvel importncia da questo, o Centro de Apoio Operacional s Promotorias de Justia
do Meio Ambiente de So Paulo, ao analisar a representao formulada pelo Arquivo do Estado de
So Paulo, elaborou, por meio do seu ento Promotor de Justia-Assessor Roberto Carramenha,
parecer favorvel entendendo que seja no mbito constitucional, na esfera civil e na esfera penal, se
v a necessidade de proteo de todo e qualquer bem que se encerre ou venha a encerrar valor
histrico e cultural, alm de se verificar imprescindvel a preservao do direito conferido a todos de
acesso s informaes, contidas nos documentos pblicos, mostrando-se pertinentes as
preocupaes expendidas pela Diretoria do Arquivo do Estado, ...bem como razovel a orientao
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aos Promotores de Justia que atuam na defesa do meio ambiente no sentido de promoverem
medidas tendentes a compelir o Poder Pblico municipal, por meio de procedimento prprio das
Promotorias de Justia, a institucionalizarem os arquivos pblicos municipais para a tutela do
patrimnio histrico-cultural.
23[23]
, e sugeriu, desde logo, a adoo de algumas providncias
tendentes a atingir os objetivos propostos.
24[24]



V - CONCLUSES

1. O direito fundamental de acesso informao um dos pilares do regime democrtico.

2. O direito de acesso informao somente estar garantido se esta informao for preservada e, uma vez
preservada, se estiver organizada de modo a possibilitar a sua recuperao e o seu acesso.

3. Os documentos pblicos so fontes de informao, assegurando-se o direito de acesso pleno a eles,
ressalvadas as categorias de sigilo.

4. A Constituio Federal elevou os documentos (onde as informaes esto contidas) categoria de patrimnio
cultural brasileiro ao lado de outros bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em
conjunto, portadores de referncia a identidade, a ao, a memria dos diferentes grupos formadores da
sociedade brasileira, determinando ao Poder Pblico a sua promoo e proteo.
25[25]


5. O Ministrio Pblico, enquanto instituio de carter pblico, deve instituir seu ARQUIVO PBLICO e
implantar a gesto integral de seus documentos.

6. O Ministrio Pblico, no exerccio de suas funes institucionais como defensor do regime democrtico e do
meio ambiente (patrimnio cultural), deve zelar pelo cumprimento da legislao federal e estadual sobre

23[23]
parecer proferido no protocolado n. 0053/01-do CAOMeio Ambiente
24[24]
o pargrafo foi includo, pois as providncias pelo CAOMeio Ambiente foram tomadas e conhecidas aps a tese j ter sido
enviada para o Congresso Nacional do MP
25[25]
a concluso do item 4 foi includa para apresentao neste Congresso Estadual do Meio Ambiente
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arquivos e documentos pblicos, de modo a fomentar a instituio de Arquivos Pblicos em todas as esferas
administrativas governamentais e, em especial, em todos os Municpios dos Estados brasileiros.

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POLTICA DE GESTO DOCUMENTAL





Ieda Pimenta Bernardes










O documento, pois, no mais, para a histria, essa matria inerte
atravs da qual ela tenta reconstituir o que os homens fizeram ou disseram,
o que passado e o que deixa apenas rastros: ela procura definir, no
prprio tecido documental, unidades, conjuntos, sries, relaes. (...) O
documento no o feliz instrumento de uma histria que seria em si mesma,
e de pleno direito, memria; a histria , para uma sociedade, uma certa
maneira de dar status e elaborao massa documental de que ela no se
separa.
Michel Foucault A arqueologia do Saber













2

Gesto documental, democracia e modernizao da gesto pblica
As diretrizes traadas na Constituio Federal de 1988 e na Lei federal de arquivos n 8.159/1991,
tm orientado as administraes pblicas brasileiras, em todos os nveis, a formular polticas de
arquivo e gesto documental. A Lei n 8.159/1991 se constitui em marco jurdico de fundamental
importncia, pois regulamentou a Constituio e reafirmou princpios importantes quanto ao dever
do Estado em promover a gesto dos documentos pblicos, bem como o acesso s informaes.
No ambiente democrtico, os arquivos passaram a desempenhar uma funo social cada vez mais
relevante, responsveis que so, em grande medida, pela efetividade dos princpios constitucionais
da participao, transparncia, responsabilidade e controle social, bem como do direito social de
acesso informao.
Contudo, muitos ainda ignoram as interfaces entre as polticas de arquivo, a consolidao da
democracia e a modernizao da gesto pblica. Na perspectiva de uma retrica modernizante j
bastante desgastada, os arquivos e os documentos, de forma geral, so associados ao atraso,
lentido de procedimentos, burocracia e formalidades inteis. Nesse discurso, se propugna acabar
com a papelada, na mesma medida em que se promove a mistificao das tecnologias da
informao como soluo instantnea para os grandes volumes de documentos acumulados nos
depsitos, sem tratamento tcnico.
No mundo contemporneo, o resultado de diversas experincias vem demonstrando que as polticas
de arquivo se constituem em recursos estratgicos para a modernizao da gesto pblica e para o
fortalecimento de sociedades democrticas. As informaes registradas em documentos pblicos e
colocadas em circulao so, de fato, os insumos bsicos para as melhores decises, para a
celeridade dos processos de trabalho e para a qualidade dos servios pblicos.
inegvel que as tecnologias da informao tm sido fortes aliadas na busca da eficincia
organizacional, mas a informao pblica que se constitui em ferramenta gerencial aquela
registrada, dotada de contexto e rastreabilidade; e essa informao de qualidade tem a sua origem
nos arquivos e nos documentos pblicos. Logo, nenhum sistema informatizado, por melhor que
sejam as tcnicas utilizadas no seu desenvolvimento, dar conta da gesto, preservao, segurana e
disponibilidade das informaes ao longo do tempo se no for orientado por parmetros, critrios e
requisitos definidos pelo conhecimento arquivstico.
Nos ltimos tempos, o problema tornou-se mais complexo, pois as administraes pblicas esto
gerando cada vez mais arquivos hbridos, compostos de documentos convencionais, principalmente
em papel, e documentos digitais. Ainda assim, apesar de suas peculiaridades, os documentos digitais
preservam caractersticas inerentes a todos os documentos arquivsticos, uma vez que se originam no
exerccio de funes e atividades institucionais. Por essa razo, mesmo incorporando maciamente


3
as tecnologias da informao e gerando progressivamente documentos digitais, as administraes
pblicas precisam, necessariamente, formular e implementar polticas de arquivo e gesto
documental para resguardar a autenticidade, o valor de prova, a confiabilidade e a acessibilidade dos
documentos que geram, recebem e acumulam no decurso do tempo.
Vale ponderar que a alimentao de sistemas de informao para subsidiar a implementao de
polticas pblicas no depende somente de infra-estrutura tecnolgica, mas principalmente de
arquivos institucionalizados e de documentos organizados tecnicamente, acessveis e preservados.
Por isso, no restam dvidas: sem arquivos e documentos no h sistemas de informao
consistentes e confiveis, mesmo com o emprego de tecnologias sofisticadas. Razo pela qual, a
eficincia e eficcia dos servios de informao dependem de trabalho integrado e colaborativo de
profissionais com conhecimento arquivstico e de profissionais de informtica.
No entanto, o que se observa, em geral, a baixa confiabilidade de sistemas de informao
constitudos margem dos arquivos, o que compromete a qualidade das decises gerenciais, tomadas
a partir de um conjunto de dados e informaes pouco precisas sobre a realidade.
A propsito, os prprios administradores, que so os usurios preferenciais das informaes
registradas nos documentos, muitas vezes no percebem a importncia dos arquivos no processo
gerencial, como fundamento para suas decises. A sociedade como um todo, que involuntariamente
consome e reproduz o conceito distorcido de arquivos como depsitos de papis velhos sem
utilidade prtica, tambm tem suas dificuldades em reconhecer nos arquivos instrumentos
imprescindveis para a defesa de seus direitos, para fiscalizar e exercer controle social das aes do
poder pblico, para a construo de conhecimento e para a preservao da memria. Essas so, alis,
razes suficientes para que a atuao dos arquivos assuma contornos de atividades tpicas de Estado,
uma vez que tangenciam questes fundamentais como a construo de nossa identidade e a defesa de
nossa soberania.
A tradicional indisposio com os arquivos traduz-se, nas administraes pblicas brasileiras, de
forma geral, no descaso, no abandono, na falta de recursos e na ausncia de polticas pblicas para a
rea. Freqentemente, o gestor pblico se esfora por ocultar ou se esquecer da existncia dos
arquivos: eles so escondidos em pores escuros, depsitos abandonados, galpes afastados ou em
empresas terceirizadas, ainda que o custo dessa delegao seja elevado e comprometa o exerccio
pleno do direito fundamental do cidado de ter acesso s informaes pblicas.
A associao dos arquivos com o atraso e a burocracia, em seu pior sentido, inicialmente promovida
no campo da poltica, se consolidou e se reproduziu nos meandros da cultura organizacional e da
tradio administrativa, e continua a ser praticada pelas novas geraes. A distoro do conceito de
arquivo, por essa contaminao semntica, segue operando seus efeitos no campo das mentalidades,
dificultando a defesa de direitos individuais e coletivos, a apurao e punio de delitos, bem como


4
impedindo o acesso memria e a construo de identidades. Esse fenmeno explica, de certa
forma, a inclinao das instituies em utilizar, como eufemismo, em lugar de arquivo, a
denominao centro de documentao ou centro de memria.
Nesse contexto, a prtica arquivstica tem papel estratgico no campo das polticas pblicas, pois
deve desconstruir conceitos e valores consolidados por certa tradio administrativa que resiste em
atualizar-se. preciso demonstrar aos gestores e sociedade que os arquivos so instrumentos
essenciais para que o Poder Pblico cumpra o seu dever de transparncia, responsabilidade e
eficincia. Comprometidos com sua vocao original de facultar o acesso aos documentos e s
informaes pblicas, os arquivos se constituem em pilares do Estado Democrtico de Direito. Por
conseqncia, a formulao e implementao de polticas pblicas de arquivos e gesto documental
representam o passaporte da gesto pblica para a modernidade democrtica.

Os Arquivos e a gesto de documentos
O termo "gesto de documentos" ou "administrao de documentos" uma traduo do termo ingls
"records management". O primeiro uma traduo dos franco-canadenses gestin de documents e o
segundo uma verso iberoamericana do conceito ingls. Entre essas duas variantes, o primeiro
parece ser o mais difundido entre ns.
O Dicionrio de terminologia arquivstica editado pelo Conselho Internacional de Arquivos em
1984, define gesto de documentos como um aspecto da Administrao geral relacionado com a
busca de economia e eficcia na produo, manuteno, uso e destinao final dos documentos.
O Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado em So Paulo, em 1990, e reeditado em
1996, define gesto de documentos como o "Conjunto de medidas e rotinas visando racionalizao
e eficincia na criao, tramitao, classificao, uso primrio e avaliao de arquivos".
No ordenamento jurdico brasileiro, notamos que o conceito est consolidado:

Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as
providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem (Constituio Federal de
1988, art. 216, 2.)

" dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos,
como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como
elementos de prova e informao". (Lei federal n 8.159/91, art. 1)

"Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas
referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e
intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente" (Lei federal n
8.159/91, art. 3)

Considerando, portanto, que a gesto pressupe um efetivo controle do ciclo de vida dos documentos
desde sua produo at serem eliminados ou recolhidos para guarda definitiva, percebe-se que uma


5
poltica de gesto compreende todas as atividades inerentes s idades corrente e intermediria de
arquivamento, bem como os procedimentos que regulam as transferncias, recolhimentos para
guarda permanente e eliminaes de documentos.
No setor pblico, observa-se um certo padro na formulao e implementao de polticas no campo
da gesto documental, que prev a responsabilidade dos Arquivos Pblicos para exercerem, em nvel
central, a coordenao dos Sistemas de Arquivo, bem como para desempenharem atribuies
normativas. Nesse sentido, podemos observar dois processos distintos, porm integrados e
complementares e, muitas vezes, simultneos e interdependentes:
Processo de formulao
Compreende a realizao de pesquisas, diagnsticos e censos sobre a produo documental, a
estrutura e funcionamento de protocolos e arquivos. Nessa fase, fundamental a institucionalizao e
organizao dos Arquivos Pblicos e dos Sistemas de Arquivo, que tornem oficiais as atribuies
dos rgos e as competncias dos agentes. importante tambm a realizao de estudos para a
proposio de princpios, diretrizes, normas e mtodos sobre organizao e funcionamento das
atividades de protocolo e arquivo. Nessa fase, deve-se propor a edio de normas legais,
regulamentares e instrues normativas que se fizerem necessrias, visando disciplinar a recepo,
produo (convencional ou em meio digital), tramitao, arquivamento, avaliao, (transferncia,
recolhimento e eliminao) e acesso aos documentos pblicos. Importante tambm a definio de
requisitos, padres, normas e procedimentos arquivsticos a serem cumpridos por sistema
informatizado de gesto de documentos, a fim de garantir sua consistncia, segurana e
confiabilidade. Nesse sentido, a incorporao de modernas tecnologias da informao nas atividades
de protocolo e arquivo deve ser realizada em conformidade com a poltica de arquivos e gesto
documental.
A formulao de poltica pblica de gesto documental requer competncia tcnica dos agentes
envolvidos para redigir e propor os atos normativos, bem como habilidade poltica para sensibilizar a
superior administrao em apoiar e fazer aprovar o conjunto de normas disciplinadoras da gesto
sistmica de documentos. Vale lembrar que, normalmente, essas decises tm impacto oramentrio,
razo pela qual a habilidade de convencimento e negociao dos formuladores decisiva para o xito
das propostas.
Processo de implementao
Nesse processo, so indispensveis as aes de assistncia tcnica, capacitao de recursos humanos,
acompanhamento da execuo e ao fiscalizadora. A implementao deve ser orientada por um
plano de aes estratgicas que permita a efetiva resoluo de problemas ou, ento, o seu melhor
encaminhamento. No processo de implementao, a quantidade de mudanas propostas
proporcional ao grau de conflito ou consenso em torno de metas e objetivos. altamente desejvel a


6
participao dos formuladores no processo de implementao, pois o conhecimento e o compromisso
com cada uma das etapas do processo aumenta a clareza dos objetivos e reduz as resistncias.
Por essa razo, os Arquivos Pblicos devem contar com unidades tcnicas especficas para prestar
orientao aos rgos setoriais e subsetoriais do Sistema de Arquivos, analisar e propor adequaes
s propostas de planos de classificao e tabelas de temporalidade de documentos e acompanhar a
execuo dos procedimentos de eliminao, transferncia e recolhimento de documentos.
Nesse processo, de importncia estratgica que as instituies arquivsticas promovam cursos,
palestras e seminrios destinados aos responsveis pelos rgos setoriais/subsetoriais do Sistema de
Arquivos e para os integrantes das Comisses de Avaliao de Documentos. Tambm integra esse
trabalho pedaggico a elaborao de manuais tcnicos e manuais de normas e procedimentos,
visando disseminao do conhecimento.
O acompanhamento da execuo de atividades se faz com a realizao de visitas tcnicas, reunies
peridicas, bem como com anlise e elaborao de pareceres sobre trabalhos executados. A atividade
fiscalizadora essencial para assegurar que as normas e procedimentos oficiais sejam efetivamente
cumpridos. Nesse sentido, recomendvel a realizao peridica de avaliao documentada e
sistemtica das instalaes e prticas operacionais e de manuteno das unidades de protocolo e
arquivo. Igualmente importante, o monitoramento da implementao das diretrizes e normas
emanadas do rgo central do Sistema de Arquivos e da execuo de programas de gesto e
preservao documental, visando ao contnuo aperfeioamento das atividades de arquivo e protocolo.
Por fim, a atividade de fiscalizao deve contribuir na elaborao de dados gerenciais e para a
apurao e reparao de atos lesivos poltica de arquivos e gesto documental.
A fase de implementao deve contar com um amplo trabalho de difuso da legislao e normas
tcnicas, inclusive em pginas da Internet. Esse trabalho de comunicao essencial para demonstrar
a posio estratgica dos arquivos na administrao e a importncia dos documentos pblicos para a
anlise retrospectiva, o planejamento estratgico, bem como, para a eficincia e eficcia dos atos
administrativos. Por outro lado, previsvel, porm, de difcil mensurao, a economia de recursos
pblicos que a gesto de documentos pode proporcionar ao possibilitar acesso rpido s informaes,
localizao imediata de documentos para constituir prova em defesa dos interesses da
Administrao, gerao de sries histricas, preservao e disponibilidade de dados consistentes e
confiveis para realizar planejamento, transparncia e controle das finanas pblicas, agilidade no
processo decisrio e no atendimento ao cidado, reduo da massa documental acumulada e
otimizao dos espaos fsicos dos arquivos... Tudo isso, sem mencionar que incalculvel, pois
intangvel o valor do patrimnio documental constitudo pelos acervos permanentes que faculta
sociedade o acesso memria e lhe assegura o direito de construir e fortalecer a sua prpria
identidade.


7

Instrumentos da gesto documental
1

Os plano de classificao e as tabelas de temporalidade de documentos so os principais
instrumentos tcnicos da gesto documental, e para terem eficcia devem ser aprovados pelos
Arquivos Pblicos e oficializados pelos titulares de rgos pblicos.
O plano de classificao organiza de forma lgica (e fsica) a produo documental, de acordo com
as funes e atividades que determinaram a sua produo. A elaborao de planos de classificao
envolve estudos profundos sobre a estrutura e funcionamento do rgo produtor dos documentos a
serem classificados.
No plano, os documentos esto agrupados em conjuntos (sries documentais) e podem ser analisados
em seus respectivos contextos originais de produo, considerando-se sempre as relaes orgnicas
que mantm entre si e entre as sries do mesmo fundo. Uma importante contribuio do plano de
classificao exercer rigoroso controle de vocabulrio na nomeao dos documentos, evitando-se
redundncias e sinonmias. Com a efetiva aplicao de planos de classificao imprime-se agilidade
e preciso na recuperao das informaes.
A tabela de temporalidade um instrumento que consolida todos os critrios construdos durante o
longo e complexo processo de avaliao. Nela esto identificadas todas as sries documentais com
seus respectivos prazos de guarda e destinao (eliminao ou guarda permanente). A aplicao de
tabelas de temporalidade imprime racionalidade gesto sistmica, pois controla a passagem dos
documentos de uma para outra fase do ciclo vital, regula a permanncia dos documentos nos
depsitos, autoriza a eliminao de documentos dentro dos prazos previstos e protege os documentos
de guarda permanente, encaminhando-os para guarda definitiva.

Gesto documental e Sistemas de Arquivo
A concepo da gesto sistmica foi trazida da rea da Administrao para a Arquivologia para
promover a integrao dos arquivos, de modo a preservar sua autonomia administrativa, e ao mesmo
tempo, estabelecer um vnculo de natureza tcnica entre as partes, e das partes com um rgo
coordenador.
Para exercer suas atribuies referentes gesto documental, as instituies arquivsticas esto adotando o
modelo sistmico, que prev a criao de Sistemas de Arquivos com o objetivo de assegurar a

1
O Departamento de Gesto do SAESP, do Arquivo Pblico do Estado, aprovou junto FAPESP um projeto de pesquisa
dentro do Programa em Polticas Pblicas, para realizar as pesquisas e estudos necessrios elaborao desses
instrumentos de gesto. O projeto foi executado no perodo de 1999 a 2002, e o Decreto n 48.898/2004 aprovou o
Plano de Classificao e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do Estado de So
Paulo: Atividades-Meio. A mesma metodologia vem sendo utilizada para a elaborao de planos e tabelas das
atividades-fim dos rgos e entidades da administrao estadual paulista. Disponvel em
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp_publicacoes.php


8
integralidade do ciclo vital dos documentos (idades corrente, intermediria e permanente), a integrao das
atividades de protocolo e arquivo, a padronizao de normas e procedimentos tcnicos, bem como o pleno
acesso e proteo ao patrimnio arquivstico pblico. Essa abordagem prev a criao e estruturao de
um rgo central e de seus rgos setoriais/subsetoriais. O modelo conta, ainda, com a atuao de
Comisses de Avaliao de Documentos, grupos permanentes e multidisciplinares de trabalho, em cada
um dos rgos e entidades da administrao pblica. Da articulao e integrao do todo com as partes,
decorre a produo de conhecimento sobre os documentos pblicos e a elaborao de critrios aderentes,
consistentes e confiveis para a sua preservao ou eliminao. Nesse sentido, o pleno funcionamento dos
Sistemas de Arquivo condio ao pleno xito das polticas de gesto e preservao documental.
De forma geral, podemos afirmar que um sistema de arquivos se configura como um conjunto de
atividades articuladas atravs de uma rede de centros e servios tcnicos para estruturar a transferncia, o
recolhimento, depsito, arranjo, descrio e servio dos documentos( Heredia Herrera, A. p. 207).
Ou, como nos ensina o prof. Manuel Vsquez o sistema integrado de arquivos um conjunto orgnico de
arquivos, vinculados por uma direo central que normaliza os processos arquivsticos e focaliza a
informao em um ponto acessvel consulta interna e externa. Ainda nessa direo, podemos perceber
que "sistema de arquivos o conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou de uma
entidade privada que, independentemente da posio que ocupam nas respectivas estruturas
administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na consecuo de objetivos comuns"
(Camargo e Bellotto, 1996).
O modelo de gesto sistmica de documentos a opo adotada pelos profissionais da rea arquivstica,
porm, no est plenamente consolidado no mbito da administrao pblica brasileira. A gesto sistmica
se caracteriza, basicamente, pela existncia de um rgo central, unidade administrativa especializada que
coordena as atividades arquivsticas e exerce funo normativa; pela existncia nos rgos e entidades de
unidades setoriais e subsetoriais, que se vinculam do ponto de vista tcnico ao rgo central, porm sem
subordinao administrativa. Podemos citar como exemplos desse modelo de gesto sistmica, ainda que
guardem peculiaridades prprias, o Sistema Nacional de Arquivos - SINAR (criado em 1978,
reestruturado pela Lei n 8.159/1991e pelo Decreto n 4073/2002) e o Sistema de Arquivos do Estado de
So Paulo-SAESP (institudo pelo Decreto n 22.789/1984 e alterado pelo Decreto n 54.276/2009).
Como nos orienta a prof Vicenta Corts Alonso, para que "se possa desenvolver as atividades
arquivsticas necessrias ao cumprimento do que for estabelecido pelo rgo central do Sistema preciso
conectar-se com todas as unidades arquivsticas do Sistema orientando as aes que contribuam para seu
perfeito funcionamento e organizao". Nesse sentido, para que o documento "cumpra a finalidade para a
qual foi produzido, que ser o suporte de informao para a Administrao que o produziu, e
posteriormente ser testemunho histrico para a cultura e para a investigao cientfica (pesquisa)


9
necessrio que haja um sistema que permita a correta produo dos documentos e sua gesto nos seus trs
ciclos de vida: corrente, intermedirio e permanente" (Corts Alonso,V., 1978)
A regulagem dessa relao de interdependncia entre a unidade central e os rgo setoriais/subsetoriais
um ponto decisivo para o xito da gesto sistmica. Nesse sentido, fundamental a estruturao dessas
unidades setoriais nos rgos que integram o Sistema de Arquivos, com competncias bem definidas e
padronizadas, bem como a capacitao de profissionais para ocupar os cargos diretivos. A atuao dos
rgos setoriais/subsetoriais estratgica para o pleno funcionamento do Sistema, pois a eles cabem a
execuo direta das atividades tcnicas e a observncia das diretrizes, normas e procedimentos emanados
do rgo central.
De fato, a implementao da gesto sistmica de documentos encerra um grau elevado de complexidade,
considerando-se os seguintes aspectos: a) cultura administrativa resistente s mudanas ; b) extenso, uma
vez que preciso integrar as inmeras unidades dispersas e descentralizadas que devem executar as
mesmas atividades; c) a forma hbrida de relao entre as partes: autonomia administrativa e vinculao
tcnica; d) a padronizao em larga escala de normas e procedimentos tcnicos; e) as diferenas de
contexto poltico que prev prerrogativas para cada rgo ou entidade no planejamento e execuo de seus
respectivos programas de governo.
Como nos alerta o prof. Jos Maria Jardim "o alcance e sucesso de uma poltica arquivstica encontram-se
diretamente relacionados com a sua capacidade de contemplar a complexidade e cultura das organizaes"
(1995, p. 37). Por isso, para contornar resistncias culturais e impactos decorrentes das relaes de poder,
a implementao da gesto sistmica deve valer-se de metodologia participativa. O alcance e a
abrangncia das intervenes exigem que o trabalho seja realizado de forma multidisciplinar e com ampla
participao de todos os agentes envolvidos. Nesse sentido, de fundamental importncia manter o nvel
de motivao, coeso e comprometimento das equipes de trabalho, pois a qualidade e aderncia dos
resultados decorre de uma produo efetivamente coletiva de conhecimento.

Avaliao: instrumento para preservao de documentos
O principal objetivo da avaliao assegurar a preservao de conjuntos documentos que, por suas
caractersticas formais e de contedo, so considerados imprescindveis para a garantia de direitos e
a reconstituio da memria institucional. Nesse processo, a eliminao de documentos desprovidos
de valor atividade decorrente e residual, embora de grande impacto na racionalizao de espaos e
na reduo de custos operacionais.
Na avaliao, o eixo da reflexo deixa de ser como preservar, preocupao tradicional das
instituies de custdia, e se desloca para a questo o que deve ser preservado? Por essa razo, os
critrios formulados no processo de avaliao atuaro como vetores na formulao de polticas de
preservao documental.


10
Do ponto de vista jurdico, dever do Poder Pblico promover a gesto e assegurar a preservao
dos documentos de valor histrico e cultural. Contudo, a legislao define normas gerais, cabendo
aos rgos e entidades da administrao pblica, bem como s instituies arquivsticas realizarem
os estudos necessrios para responderem a essa pergunta: quais os documentos que o Poder Pblico
deve preservar? A matria torna-se mais complexa se considerarmos que no regime federativo os
critrios devem ser formulados e aprovados oficialmente por cada um dos Poderes da Unio
(Executivo, Legislativo e Judicirio), em todas as esferas (federal, estadual e municipal), por todos
os entes federados.
Os documentos de arquivo decorrem do exerccio de funes e atividades, e a continuidade natural
de tais atividades, no decurso do tempo, leva produo de documentos que so nicos e singulares,
porm, similares em sua formulao e muito parecidos quanto aos dados que registram, ocasionando
a seriao. dessa produo de conjuntos documentais repetitivos e semelhantes, com caractersticas
formais e de contedo comuns, que surge a possibilidade da avaliao documental (Heredia
Herrera, A., 1992, p. 117)
Os documentos de arquivo se tornam repetitivos exatamente por registrarem o exerccio rotineiro de
atividades institucionais. Essa redundncia na produo documental permite sua reduo ao mnimo
essencial, com racionalidade tcnica. O prof. Manuel Vsquez afirma que preciso deixar
informao reduzida, porm completa da realidade que nos cerca. Ele argumenta que a avaliao no
manipulao, e compara o processo de avaliao cura de um obeso, pois, nesse caso, a reduo de
peso realizada proporcionalmente, sem mutilao de nenhum dos membros do indivduo (Vsquez,
2006). Nesse sentido, a avaliao documental acionada como o recurso tcnico mais eficaz, e o
nico legitimado pela Arquivologia, para a seleo de documentos histricos, que devero integrar
o patrimnio documental de uma sociedade, em razo de sua capacidade para expressar a memria
coletiva. (Jardim, Cincia da Informao).
por essa razo que a avaliao a mais estratgica das atividades de gesto documental, pois
durante o processo de avaliao so construdos os critrios que devero orientar a constituio de
acervos permanentes. O processo de avaliao deve ser conduzido por Comisses de Avaliao de
Documentos, grupos permanentes e multidisciplinares, institudos oficialmente, responsveis pela
elaborao e aplicao de planos de classificao e tabelas de temporalidade de documentos. No
Brasil, por determinao legal, as propostas de prazos de guarda e destinao final de documentos
devem ser aprovadas pelas instituies arquivsticas pblicas (Lei federal de arquivos n 8.159/1991,
art. 9)
A reduo da documentao produzida se faz por meio da eliminao, em conformidade com
critrios tcnicos oficiais e parmetros legais, definidos durante o processo de avaliao, e com
ampla publicidade em veculos oficiais de comunicao. Nesse sentido, o processo revestido de


11
legalidade, legitimidade e cientificidade, e no guarda nenhuma semelhana com aes lesivas ao
patrimnio arquivstico, que devem ser apuradas e denunciadas pelo Ministrio Pblico por meio de
Inquritos Civis e Aes Civis Pblicas
2
.
Na literatura arquivstica, observa-se, com pequenas variantes, que os valores dos documentos
podem ser identificados como primrios ou secundrios. Os valores primrios ou imediatos
(administrativo, jurdico-legal, fiscal) so aqueles que decorrem das razes pelas quais o documento
foi gerado. Os valores secundrios ou mediatos so aqueles que qualificam o documento como fonte
de informao para a pesquisa em qualquer rea do conhecimento, como prova de direitos e
obrigaes, e tambm como testemunho do exerccio das atividades que registram.
Nota-se que so os valores que definem o tipo de guarda e a destinao final dos documentos de
arquivo. Aqueles que encerram apenas valores primrios tero guarda temporria e sero destinados
eliminao, aps o cumprimento de prazos definidos nas Tabelas de Temporalidade. Os
documentos que, alm das razes que justificaram a sua produo, encerram valor informativo
relevante ou probatrio, tero guarda definitiva e sero destinados preservao.

O que significa valor histrico?
A literatura arquivstica mais tradicional refere-se a esse valor secundrio dos documentos como
"valor histrico", da mesma maneira que a Lei federal n 8.159/1991, ao definir como permanentes
"os documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente
preservados" (art.8, parag. 3). Nota-se que a associao direta entre "valor secundrio" e "valor
histrico" tem causado alguns equvocos de entendimento. Um deles diz respeito suposio de que
os acervos permanentes servem preferencialmente aos historiadores e suas pesquisas, em detrimento
de pesquisadores de outras reas do conhecimento ou de cidados comuns. O outro equvoco diz
respeito idia pr-concebida de que se o valor histrico o historiador seria o profissional mais
capacitado para reconhec-lo e analis-lo.
Por essas distores, que podem acarretar graves prejuzos ao processo de avaliao, seria mais
apropriado que nos referssemos aos documentos secundrios como documentos de valor probatrio
e informativo relevante, fontes importantes para a cultura e o desenvolvimento cientfico.
Em verdade, no mundo todo, a anlise de valores primrios e secundrios realizada por equipes
multidisciplinares, inclusive com a colaborao de historiadores, e com a indispensvel participao
de arquivistas e profissionais que atuam nas reas-fim das instituies, a quem compete reconstituir e

2
A propsito, vale mencionar as aes integradas do Departamento de Gesto do Sistema de Arquivos do Estado de So
Paulo com as Promotorias de Justia para combater as aes lesivas aos documentos pblicos, efetivadas ou potenciais de
ocorrerem em todo o Estado de So Paulo. A parceria fruto da celebrao de Termo de Cooperao Tcnica entre o
Arquivo Pblico do Estado e o Ministrio Pblico Estadual no ano de 2000, renovado em 2009. O Termo est disponvel
em http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp_historico.php


12
analisar o contexto original de produo dos documentos, bem como a sua organicidade, ou seja, a
relao dos documentos com as atividades que registram, e o inter-relacionamento dos documentos
dentro de uma srie, bem como das sries dentro de um fundo.
A propsito, vale mencionar as observaes da prof Luciana Duranti de que os documentos de
arquivo so acumulados de maneira contnua e progressiva, como sedimentos de estratificaes
geolgicas, o que os dota de um elemento de coeso espontnea, ainda que estruturada. Para a
autora, os documentos de arquivo esto ligados entre si por um elo que criado no momento em
que so produzidos ou recebidos, que determinado pela razo de sua produo e que necessrio
sua prpria existncia, capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e
autenticidade. (Duranti, L., p.49-64)
No senso comum, o "valor histrico" vincula-se estreitamente ao antigo. Nessa perspectiva, a
antiguidade (conferida, geralmente, aos documentos com mais de trinta anos) e as caractersticas
materiais desses objetos fsicos, que comprovam o decurso do tempo (cor amarelada, manuscrito,
corrodo por insetos, com autgrafo de pessoas ilustres), parecem emprestar aos documentos um
valor (histrico) que, originalmente, eles no possuam.
Na perspectiva da Arquivologia, a identificao e anlise do valor histrico, probatrio ou
informativo" de documentos uma operao que deve ser conduzida com rigor cientfico durante a
avaliao documental. A expresso utilizada para designar o potencial informativo de um
determinado conjunto de documentos como prova das atividades que registram, e tambm como
fonte para a pesquisa retrospectiva e a produo de conhecimento. Esse potencial incide sempre
sobre conjuntos (sries) e no sobre documentos isolados, por mais valiosas que possam parecer as
informaes individualmente registradas.
A anlise mais eficaz quando incide sobre os documentos correntes, pois se tornam mais evidentes
as relaes entre eles e as atividades em curso, que so responsveis por sua produo. Nesse
sentido, o documento no precisa envelhecer para receber o atributo de histrico. Esse
reconhecimento se d na origem, no momento de sua produo, quando se confirmar o mencionado
potencial para a pesquisa.
Esse valor mediato pode ser previsvel e evidente quando os documentos evidenciam a organizao e
o funcionamento do rgo produtor ou no previsvel, que pode ser detectado por meio de critrios
de importncia e amostras complementares. O valor previsvel e evidente o que possui
determinadas sries documentais, consideradas imprescindveis ou vitais, que nos permite
antecipadamente (previamente), reconhecer o seu interesse para a pesquisa desde o momento de sua
identificao num plano de classificao e tabela de temporalidade, antes mesmo de sua produo e
tramitao (pois esclarecem sobre a origem, o funcionamento e eventual extino do rgo produtor)
(Vsquez, 2006, p. 60). O critrio de importncia o que supera o nvel comum de interesse ( a


13
pessoa muito conhecida, o fato extraordinrio, circunstncias que transformam o rotineiro em
anormal, repercusso no espao e no tempo) (Vsquez, 2006, p. 85-89)



Arquivos e representao:
No se pode representar o fluxo histrico em tempo real ou em tamanho natural (...). A representao da
realidade, da realidade do mundo natural ou da realidade histrica, no pode coincidir com esta realidade
(em primeiro lugar, porque ela de natureza simblica, transcrita em forma de signos, de palavras
significando conceitos ou de imagens que tm, no pensamento, a funo de representar esta realidade, mas
que so de uma natureza totalmente diferente). Os fatos que serviro de base s nossas representaes no
podem ser exaustivos e devem ser escolhidos, na histria como na cincia, pela significao de seus
contedos.
Michel Paty. I nteligibilidade racional e historicidade.

A propsito da representao do espao e do tempo so muito conhecidos dois contos de Jorge Luis
Borges. Quanto representao do espao, no conto Del rigor en la ciencia, Borges relata a
histria de um grande imperador que convoca os maiores cartgrafos do mundo para que fosse feito
um mapa perfeito de seu imprio. Ao final do trabalho lhes entregaram um mapa to exato que
coincidia com o tamanho do imprio e que, sem utilidade, exposto ao sol e ao frio, foi destrudo com
o passar do tempo. Tomado por um realismo extremo, os cartgrafos abandonam a idia da
representao do espao, pois desejam retratar a realidade em perfeita correspondncia, sem
nenhuma reduo. Por isso, quando concludo, o mapa acaba por recobrir exatamente a extenso
representada. O mapa tem a prpria dimenso do terreno.
Em relao representao do tempo, no conto Funes, o Memorioso, o personagem tinha uma
memria to perfeita que era capaz de reconstruir um dia inteiro em todos os seus pormenores, mas
cada reconstruo requeria tambm um dia inteiro. Dizia ele que sua memria era como um depsito
de lixo. Apesar de contar com uma memria prodigiosa, Borges demonstra por meio do absurdo, que
Funes no era muito capaz de pensar, pois "pensar esquecer diferenas, generalizar, abstrair,
classificar", e no mundo de Funes havia apenas detalhes, quase imediatos.
Observa-se nos dois contos, respectivamente, as complexas relaes entre a realidade natural e
histrica e sua representao. Para os nossos objetivos, o curioso perceber que a representao
uma operao que se faz com reduo, de um lado, e de outro, com um pouco de esquecimento.
Quando falamos em arquivos, de forma geral, nos permitido associ-los idia do "espelho", como
se houvesse uma perfeita coincidncia entre a instituio (sua estrutura e funcionamento) e sua
produo documental. O mesmo no ocorre quando tratamos de acervos permanentes, que resultam


14
de arquivos depurados. Nesse caso, a avaliao promove uma reduo da produo documental, e
a parcela preservada (acervo permanente) deve ser capaz de representar o todo em seus mais diversos
aspectos. Por isso, a avaliao documental pode ser compreendida como uma metodologia de
representao da realidade institucional, ou ento, apenas como uma das modalidades possveis de
representao social.
Ao pretender preservar todos os documentos de um arquivo, sem promover redues, se renuncia
representao, e tal como o mapa de Borges coincidia com o terreno, pretende-se que o arquivo
coincida perfeitamente com a realidade institucional. Nesse caso no falamos em escala, em
proporcionalidade, em critrios qualitativos e quantitativos e nem em valores para se construir a
representao. Tudo perfeita coincidncia, num fluxo contnuo e vazio do tempo, sem intervenes.
Assim como a representao do espao exige o uso de escala, smbolos convencionais e projees, a
representao do tempo tambm recorre a critrios e parmetros, vinculados a um espao e tempo
especficos, utilizados na construo da memria. Nesse processo, o sujeito est presente, com toda a
bagagem de sua poca (valores, viso de mundo, tradies).

Avaliao e historicidade: a objetividade possvel
A avaliao documental uma prtica, dotada de historicidade, que opera com valores. Nesse
processo, a construo do patrimnio documental uma operao que pressupe o manejo de valores
que so historicamente situados e que norteiam a formulao de polticas pblicas. Como diz o prof.
Ulpiano Bezerra de Menezes "o trabalho documental no uma atividade meramente especulativa,
cognitiva, mas concreta, prtica - poltica" (Meneses, U.B., 1992, p. 189)
Nesse sentido, a anlise deve ser empreendida com rigor e realizada dentro de parmetros
internacionalmente reconhecidos, a fim de assegurar ao processo de anlise a objetividade possvel,
bem como reduzir a nveis tolerveis as interferncias da subjetividade. Por isso, observa-se, de um
lado, a legalidade (a conformidade dos prazos de guarda com o ordenamento jurdico vigente) e, por
outro, a legitimidade (a elaborao multidisciplinar e coletiva de critrios, bem como a sua ampla
publicidade). Alm disso, como o trabalho almeja um estatuto cientfico, deve ser conduzido por
princpios, tcnicas, conceitos e prticas consagrados pela cincia arquivstica.
No mais, preciso admitir que nossas certezas so provisrias, e que fazemos o melhor que podemos
nos estreitos limites do conhecimento de nossa poca, que vai se ampliando e se (re)construindo no
fluxo dinmico do tempo. Alm do mais, os profissionais de qualquer rea atuam a partir do
conhecimento legado e de acordo com os valores e a viso de mundo predominantes em sua poca.
Nesse sentido, a avaliao permite a elaborao de critrios que podem e devem ser
permanentemente revisitados para possveis ajustes e aperfeioamentos.


15
Como dizia Walter Benjamin, a preservao inseparvel da anlise crtica do processo de seleo e
transmisso de bens culturais. Nesse sentido, as opes e escolhas presentes no processo de
avaliao podem e devem ser continuamente revistas numa perspectiva crtica, mesmo porque o
trabalho do historiador consiste em "escrever a histria a contrapelo", ou seja, rever criticamente o
processo de transmisso dos bens culturais. (Benjamin, W. p. 225).


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Os dez mandamentos da preservao digital:
uma brevssima introduo
Humberto Celeste Innarelli
Introduo
O tema preservao digital
1
ganha cada vez mais visibilidade e importncia no mundo
contemporneo, pois cada vez mais o homem depende das tecnologias de informao e
comunicao geradas neste e nos ltimos sculos. Como conseu!ncias dessas novas
tecnologias, teremos nesse processo o surgimento dos documentos digitais
"
, os uais v!m
ganhando um status altamente relevante como forma de registro e fonte de informao.
#o entanto, esses mesmos documentos ora referidos inauguraram uma nova
problem$tica em relao a sua preservao, pois como comum acontecer a ualuer
tecnologia ligada % produo hist&rico'cultural da humanidade, a manuteno ou pelo menos a
busca da fidedignidade na preservao da mem&ria do mundo em ue vivemos coloca'se
como um dos nossos dilemas centrais nesse estudo, ou se(a, este novo modelo de documento
)processo documental digital de manuteno e difuso de informa*es humanas+ deve ser
pensado uanto aos seus uesitos de acessibilidade a longo prazo )dcadas, sculos, mil!nios
etc+.
,endo em vista esse foro central, entendido ser fundamental o estudo do assim
chamado documento digital, como meio de fundamentao da hist&ria da humanidade.
#um mundo ue caminha cada vez mais para novos paradigmas de globalizao e
comunicao sem fronteiras, tendo como pano de fundo a inform$tica e as novas tecnologias
comunicacionais, o cidado atual depara com o desafio da preservao de sua mem&ria
coletiva e individual, pois, diante desse aparato tecnol&gico e sua -funcionalidade e utilidade.
em meio aos grandes sistemas informacionais, documentos digitais so perdidos com a
mesma facilidade ue so gerados/ isso no acontece somente em funo das m0dias digitais
ou dos usu$rios desses sistemas, mas tambm podemos nos uestionar sobre certa falta de
interesse mais direcionado dos profissionais oriundos da pr&pria $rea ue agrega as novas
tecnologias da informao.
1m meio a essas tend!ncias e poss0veis conflitos gerados pela magnitude iniciada pela
-revoluo digital., pode'se dei2ar assente uma certa mudana cultural nessa percepo, ue
passa a tornar os aruivistas colaboradores fundamentais e fundamentantes para a
preservao da mem&ria humana a partir dos novos modelos postos pelos sistemas
informatizados.
1
Aes destinadas a manter a integridade e a acessibilidade dos objetos digitais ao longo do tempo. Devem
alcanar todas as caractersticas essenciais do objeto digital: fsicas, lgicas e conceituais.
2
nforma!o registrada, codificada em dgitos bin"rios, acessvel por meio de sistema computacional
3ssim, este trabalho pretende, ao seu modo, levantar a discusso em relao %
preservao de documentos digitais a partir dos intitulados Dez Mandamentos da Preservao
Digital, bem como apontar para alguns aspectos fundamentais para ue esta preservao
acontea.
4 importante ressaltar ue este trabalho faz parte de um trabalho maior, o ual contm
de forma detalhada as fragilidades, modelos e orienta*es sobre como proceder em cada
situao indicada pelos Dez mandamentos da preservao digital. O trabalho completo
encontra'se publicado no livro 3ruiv0stica5 temas contemporneos )"667+.
Preservao digital
8iante da grande utilizao da ,ecnologia da 9nformao e Comunicao ),9C+ nas
$reas da Ci!ncia da 9nformao e uma tend!ncia cada vez maior de produo de documentos
e informa*es digitais, fundamental a iniciativa de se pesuisar temas relacionados %s
pol0ticas de preservao/ aos formatos f0sicos/ aos formatos l&gicos/ aos sistemas
gerenciadores/ aos processos de migrao
:
/ aos processos de replica*es/ ao li2o digital/ %
durabilidade/ % confiabilidade/ ao formato etc.
,endo em vista um pro(eto ue preve(a a preservao destes documentos e
informa*es, para ue no corramos o risco de viver em uma -sociedade sem mem&ria. e
conseuentemente sem parte de sua hist&ria, esta preocupao e2pressa pela ;nesco
<
em
sua resoluo sobre preservao digital ue tambm foi publicada no memorando informativo
da 3=>'?@
A
)"661+.
3 resoluo da ;nesco considera urgente a necessidade de salvaguardar os
patrimBnios culturais digitais, garantindo assim o acesso continuado aos contedos e %
funcionalidade dos registros eletrBnicos aut!nticos em prol da preservao e do acesso aos
documentos, para assegurar os direitos dos cidados.
O te2to de CoDell )"666+ tambm traz uma refle2o ue no podemos esuecer5 ele diz
ue temos " mil anos de e2peri!ncia na preservao de manuscritos, "66 anos na preservao
de documentos feitos por m$uinas, mas e2peri!ncias de preservao digital ainda so pouco
comprovadas e e2perimentadas. @ara ele, neste momento podemos somente prever e no
afirmar.
3 preocupao pela preservao dos documentos digitais tambm relatada por
=ondinelli )"66"+, ue considera ue -os documentos eletrnicos exigem mais, uma vez ue
so constantemente ameaados pela !ragilidade do suporte e pela obsolesc"ncia tecnol#gica..
1ste artigo de =ondinelli tambm leva em considerao ue no meio digital o suporte
E
e o
contedo so perfeitamente separ$veis, e esta separao permite a migrao cont0nua de
#
$onjunto de procedimentos e t%cnicas para assegurar a capacidade dos objetos digitais serem acessados face
&s mudanas tecnolgicas
'
(nited )ations *ducational +cientific and $ultural ,rgani-ation
.
Associa!o dos Ar/uivistas de +!o 0aulo
1
2ase fsica sobre a /ual a informa!o % registrada
m0dia, a ual acontece forosamente devido % fragilidade da m0dia e % obsolesc!ncia
tecnol&gica. @orm, ela tambm salienta ue esta migrao aumenta a possibilidade de
adulterao e a garantia da fidedignidade e autenticidade torna'se mais comple2a e
complicada.
1sta separao significa, na pr$tica, ue o documento digital possui um con(unto de bits
7
, os uais so mantidos e2atamente iguais no momento em ue so migrados para novos
suportes. O momento da migrao, porm, considerado cr0tico por -e2por. o con(unto de bits
a altera*es, se(a ela por uest*es tcnicas ou por interesses espec0ficos dos e2ecutores do
processo.
Fevando em considerao a preservao digital e manuteno de $nossa mem#ria%,
foram idealizados $&s dez mandamentos da preservao digital%, os uais levam em
considerao os princ0pios abordados pelo tema. 3 seguir, ser$ poss0vel conhecer e entender
de forma genrica cada um dos mandamentos.
Os dez mandamentos da preservao digital
Os dez mandamentos da preservao digital GHig. 61I foram idealizados mediante a
e2peri!ncia pr$tica vivida no 3ruivo Central do ?istema de 3ruivos da ;niversidade 1stadual
de Campinas )3CJ?iarJ;nicamp+ e mediante um estudo ue vem sendo desenvolvido desde
"661, o ual fundamenta teoricamente todos os mandamentos aui descritos, porm, como
nada definitivo, todos eles esto pass0veis de discusso.
4 importante salientar ue a idia de colocar t&picos da preservao digital na forma de
mandamentos nada tem haver com religio ou crena. Hoi apenas uma forma did$tica de fi2ar
os princ0pios da preservao digital, mas, assim como na religio, cabe a cada um a
interpretao e a aplicao dos mandamentos em conformidade com a realidade e a estrutura.
3
Dgitos bin"rios 4 5 ou 1
Fig. 01 Os dez mandamentos da preservao digital
@ara melhor interpretao dos mandamentos da preservao digital, apresentada
neste artigo uma brev0ssima introduo de cada um dos mandamentos. O livro ou o artigo
ampliado apresentar$ de forma detalhada as principais fragilidades, os modelos e as
orienta*es ue podem ser utilizadas no processo de preservao digital.
1 Manters uma poltica de preservao
3 primeira etapa e, com certeza, uma das mais dif0ceis, a definio e a
implementao de uma pol0tica de preservao digital na instituio, pois esta ue vai
garantir a preservao dos documentos digitais ao longo do tempo. 3ssim como e2istem
pol0ticas de preservao de documentos no'digitais nas diversas institui*es, o mesmo deve
acontecer com a documentao digital, ($ ue por princ0pio a mesma deve ser entendida de
igual forma.
2 No dependers de hardware especfico
O uso de hardDares espec0ficos pode causar uma depend!ncia tecnol&gica deste tipo
de hardDare e do pr&prio fabricante, esta depend!ncia perigosa no sentido de no ser
poss0vel manter e migrar documentos digitais sem a interfer!ncia dos fabricantes, pois %
medida ue os hardDares apresentam problemas eJou so migrados para novas tecnologias, o
detentor do documento digital no tem total autonomia para realizar estes procedimentos, os
uais so fundamentais para a preservao digital.
3 carta de Carta para a @reservao do @atrimBnio 3ruiv0stico 8igital, publicada pela
Cmara ,cnica de 8ocumentos 1letrBnicos do Conselho #acional de 3ruivos )"66:+,
relaciona o seguinte ponto5
$'(pida obsolesc"ncia da tecnologia digital) a preservao de longo prazo das
in!orma*es digitais est( seriamente ameaada pela vida curta das m+dias,
pelo ciclo cada vez mais r(pido de obsolesc"ncia dos euipamentos de
in!orm(tica, dos so!t,ares e dos !ormatos.%
3 No dependers de software especfico
3ssim como no mandamento anterior, o ual diz $-o depender(s de .ard,are
espec+!ico%, o mesmo acontece em relao ao softDare, pois o uso de softDares espec0ficos
tambm pode causar uma depend!ncia tecnol&gica deste tipo de softDare e do pr&prio
fabricante, esta depend!ncia perigosa no sentido de no ser poss0vel manter e migrar
documentos digitais sem a interfer!ncia dos fabricantes, pois o detentor do documento digital
no tem total autonomia para realizar os procedimentos fundamentais para a preservao
digital.
4 No confiars em sistemas gerenciadores como nica forma
de acesso ao documento digital
O mandamento /-o con!iar(s em sistemas gerenciadores como 0nica !orma de
acesso ao documento digital/ aborda uma preocupao ue est$ relacionada a um dos itens
abordados no terceiro mandamento, pois est$ diretamente ligado a $caixa preta% e a
depend!ncia do desenvolvedor.
;ma $caixa preta% no somente em relao ao softDare, mas tambm aos sistemas
gerenciadores de documentao digital, pois muitas vezes o usu$rio acredita ue
simplesmente por fazer a captura
K
neste tipo de sistema, os dados e o pr&prio documento
podem ser localizados a ualuer momento, mas importante entender ue ualuer sistema
est$ suscet0vel a falha e ue nem sempre podemos confiar nos sistemas gerenciadores.
6
A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento ar/uivstico por meio de aes
de: registro7 classifica!o7 inde8a!o7 atribui!o de outros metadados e7 ar/uivamento.
! Migrars seus documentos de suporte e formato
periodicamente
#os dias de ho(e a documentao digital faz parte dos acervos documentais, podendo
ser produzida, manipulada e visualizada de maneiras distintas, sofrendo modifica*es no seu
formato e suporte ao longo do tempo. 4 importante ue isso acontea, e de forma peri&dica,
pois, como pudemos observar no decorrer do te2to, os suportes e os formatos no duram para
sempre, ficando assim cess0veis % obsolesc!ncia tecnol&gica, % fragilidade e % perda de
confiabilidade.
" #eplicars os documentos em locais fisicamente separados
O fato de manter uma pol0tica de bac1up no necessariamente garante a recuperao
da documentao digital caso ha(a algum tipo de cat$strofe nos dep&sitos digitais, pois, se toda
a documentao digital e seu bac1up estiverem em um mesmo prdio, tudo pode ser perdido
em um inc!ndio, roubo, alagamento etc.
$ No confiars cegamente no suporte de arma%enamento
,endo em vista a confiabilidade dos suportes digitais, sua consider$vel fragilidade e
esta nova $con!igurao% do acervo digital, o ual no mais acess0vel de forma anal&gica e
passa a ser acess0vel somente por computadores, o aruivista tem como desafio a definio de
uma nova forma de preservao de seu acervo, pois a identificao da perda dos acervos
digitais torna'se mais dif0cil e sens0vel, ($ ue o mesmo considerado cr0tico no sentido de ue
ualuer perda no suporte de armazenamento, por menor ue se(a, pode significar a perda do
acervo como um todo. 1sta uma perda invis0vel L
3 carta de Carta para a @reservao do @atrimBnio 3ruiv0stico 8igital, publicada pela
Cmara ,cnica de 8ocumentos 1letrBnicos do Conselho #acional de 3ruivos )"66:+,
relaciona o seguinte ponto5
$2ragilidade intr+nseca do armazenamento digital) a tecnologia digital 3
comprovadamente um meio mais !r(gil e mais inst(vel de armazenamento,
comparado com os meios convencionais de registrar in!orma*es, tendo um
impacto pro!undo sobre a gesto dos documentos digitais no presente para
ue se ten.a garantia de acesso no !uturo.%
& No dei'ars de fa%er (ac)up e c*pias de segurana
3 pol0tica de bac1up o primeiro passo para a preservao dos documentos digitais,
pois ele garante de forma 0ntegra e confi$vel a restaurao dos documentos digitais, sistemas
informatizados e bases de dados. #o ponto de vista dos inform$ticos, o bacMup considerado
um dos pilares da segurana e confiabilidade da informao e uma ferramenta obrigat&ria
para todas as $reas de inform$tica. >ualuer instituio sria a ual utilize como ferramenta a
inform$tica t!m a sua pol0tica de bac1up.
3 pol0tica de bacMup permite a preservao digital do documento do passado no
presente, o ue fundamental para preservao do documento digital no futuro.
+ No preservars li'o digital
Com a facilidade de criao e conseuente proliferao da documentao digital, muito
li2o digital est$ sendo armazenado em servidores, microcomputadores e m0dias em geral,
porm, nem sempre os documentos digitais armazenados t!m algum valor. #a maioria das
vezes, parte desta documentao pode ser eliminada, assim como acontece com os
documentos tradicionais. O fato de os usu$rios no poderem visualizar diretamente o acmulo
dos documentos digitais e de teoricamente no perceberem a ocupao do espao, contribui
com a preservao e proliferao do li2o digital.
1, -arantirs a autenticidade dos documentos digitais
3 garantia da autenticidade dos documentos digitais fundamental para a ualidade da
documentao digital a ser preservada. ;m dos momentos cr0ticos para a garantia da
autenticidade no documento digital o momento da migrao, a ual e2p*e o documento
digital. 1sta preocupao relatada por =ondinelli )"66"+, a ual considera ue no meio digital
o suporte e o contedo so perfeitamente separ$veis.
1sta separao permite a migrao cont0nua de m0dia, a ual acontece forosamente
devido % fragilidade da m0dia e % obsolesc!ncia tecnol&gica, porm, esta migrao aumenta a
possibilidade de adulterao e a garantia da fidedignidade e da autenticidade torna'se mais
complicada.
Conlus!es
Horam apresentados neste artigo $&s dez mandamentos da preservao digital%, os
uais indicam os princ0pios para o estabelecimento da pol0tica de preservao de documentos
digitais, porm, a pol0tica deve ser estudada e definida pela instituio conforme suas
necessidades. Nale a pena lembrar ue documentos contam a vida de uma instituio e nem
sempre devem ser eliminados somente por no possu0rem valor legal.
"e#le$o
$4emos muito mais a discutir sobre documento digital antes de c.egarmos a ualuer
!#rmula ou resultado, por3m, 3 assustador imaginar ue enuanto discutimos, muitos
documentos !oram e esto sendo perdidos%, 9nnarelli )"66:+.
%gradeimentos
3gradeo % coordenadora do 3ruivo Central do ?istema de 3ruivos da ;nicamp
)?iar+, #eire do =ossio Oartins/ % analista de sistemas do 3ruivo Central do ?istema de
3ruivos da ;nicamp 3ndressa Cristiani @iconi/ ao professor'doutor da Haculdade de
1ngenharia Oecnica da ;nicamp @aulo ?ollero/ ao aruivista da Cmara dos 8eputados de
Pras0lia, Nanderlei Patista dos ?antos/ % aruivista do Ouseu do Qndio, =oselR Curi =ondinelli/ e
aos amigos do 3ruivo Central do ?istema de 3ruivos da ;nicamp.
&ibliogra#ia
3=>'?@. @reservao do patrimBnio digital. Oemorando 3=>'?@, n.<, ?et. "661.
Conselho #acional de 3ruivos. Carta para @reservao do @atrimBnio 3ruiv0stico 8igital. =io
de Saneiro, "66<.
Conselho #acional de 3ruivos. e'3r T Oodelo de reuisitos para sistemas informatizados de
gesto aruiv0stica de documentos. =io de Saneiro, "616.
Conselho #acional de 3ruivos. Uloss$rio de 8ocumentos 3ruiv0sticos 8igitais. =io de
Saneiro, "66<.
UilheanR, ?. @reserving information forever and a call for emulators. 9n5 8F3VK, 8igital Fibraries
3sia VK. ?ingapore, Oar. 1VVK.
CoDell, 3. @erfect one daR T digital the ne2t5 challenges in preserving digital information. 33=F,
pp.1"1'1<1, 8ec. "666.
9nnarelli, C. C. Os dez mandamentos da preservao digital. 9n5 '' / ?3#,O?, N. P./
9##3=1FF9, C. C./ ?O;?3, =. ,. P. 3ruiv0stica5 temas contemporneos. Pras0lia5
?1#3C, "667.
9nnarelli, C. C., @iconi, 3. @adr*es de formatos de documentos digitais adotados pelo aruivo
permanente do sistema de aruivos da ;nicamp para preservao e acesso. 9n5 N9
Congresso de 3ruivologia do Oercosul. Campos do Sordo5 CedicJ@;C'?@, "66A.
9nnarelli, C. C., ?ollero, @. @reservao de 8ocumentos 8igitais5 confiabilidade de m0dias C8'
=OO e C8'=. Campinas5 ;niversidade 1stadual de Campinas, "66E, 8issertao.
9nnarelli, C. C., ?ollero, @. =eliabilitR and durabilitR of C8'=OO and C8'= medias5 its fragilitR
related to digital preservation. 9n5 7
th
World Oulticonference on ?Rstemics, CRbernetics and
9nformatics. Orlando5 999?, "66:.
#ational 3rchives of 3ustralia #33. ?tandard for the @hRsical ?torage of CommonDealth
=ecords. #ational 3rchives of 3ustralia, "66".
=evista Ne(a . Pomba do ,empo. ?o @aulo5 1ditora 3bril, n. 1.A:<, pp. E1, Hev. 1VVK.
=ibeiro, H. O desafio da informao profissional5 novo paradigma, novo modelo formativo. 9n5 9
Congresso 9nternacional de 3ruivos, Pibliotecas, Centros de 8ocumentao e Ouseus.
?o @aulo5 9mprensa Oficial, "66". pp.<1V'<<6.
=ondinelli, =. C. Hidedignidade e autenticidade do documento eletrBnico5 uma abordagem
aruiv0stica. 9n5 9 Congresso 9nternacional de 3ruivos, Pibliotecas, Centros de
8ocumentao e Ouseus. ?o @aulo5 9mprensa Oficial, "66". pp.<71'<K:.
=ondinelli, =. C. Uerenciamento aruiv0stico de documentos eletrBnicos. =io de Saneiro5
1ditora HUN, "66".
=othenberg, S. 1nsuring the longevitR of digital documents. ?cientific 3merican, pp. "<'"V, San
1VVA.
?antos, N. P. Uesto de 8ocumentos 1letrBnicos5 uma viso aruiv0stica. Pras0lia5 3bar, "66A.
Waldman, C., Xacioub, O. 8. ,elecomunica*es5 princ0pios e tend!ncias. ?o @aulo5 1ditora
4rica, "666.
1
POLTICA DE PRESERVAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS

Norma Cianflone Cassares

Conservadora/restauradora de acervos bibliogrficos




I- Introduo

O que abrange uma Poltica de Preservao de Documentos?

Os depositrios de bens culturais no so s responsveis por aquisies, registro e
exposies de seus acervos, mas tambm pela preservao , segurana e acesso aos
materiais.

Estabelecer uma Poltica de Preservao significa elaborar um Plano de Preservao
onde estejam bem definidas as necessidades gerais e especficas, destinadas aos bons
procedimentos no trato das colees, embasados na identificao das prioridades e
dos recursos para a implementao do mesmo.

O principal objetivo de um Plano a definio de uma programao de aes de
preservao a longo prazo, que permita alcanar os objetivos e prioridades de maneira
lgica, eficiente e efetiva.
A integrao da Instituio como um todo o que permite alcanar os resultados
almejados.


II- Poltica de Preservao

A Poltica de Preservao deve ser elaborada tendo como referencia a Misso da
Instituio, e todas as suas aes focam um s alvo que a Preservao do seu
acervo, com a participao de todos os seus departamentos.

No caso do Arquivo Publico do ESP as suas finalidades so as de:
I - assegurar a proteo e a preservao dos documentos do Poder Pblico
Estadual, tendo em vista o seu valor administrativo e histrico e os interesses da
comunidade;
II - harmonizar as diversas fases da administrao dos documentos arquivsticos,
atendendo s peculiaridades dos rgos geradores da documentao;
III - facilitar o acesso ao patrimnio arquivstico pblico de acordo com as
necessidades da comunidade.

Para alcanar essa competncia com sucesso o APESP estabeleceu uma Poltica de
Preservao para o seu acervo . Foi elaborado e gerenciado pelo Centro de
Preservao, porm com a anuncia e colaborao de todos os setores que compem a
Instituio.
O Plano de Preservao tem que estar inserido no contexto de gerenciamento global
da Instituio. Isto : todas as aes so coordenadas e levam ao mesmo alvo.
2

III- Plano de Preservao
A elaborao de um Plano de Preservao requer tomada de deciso.
Precisa ser abrangente e deve incluir todos os acervos da Instituio, para que se
possa obter uma compreenso completa de prioridades a longo prazo. A integrao
permitir o enlace de atividades da Preservao com outras atividades previstas do
planejamento estratgico.

Cada Plano Institucional tem as suas especificidades. Alguns so de longa durao,
complexos e detalhados. Enquanto outros so curtos e simples. Todos entretanto
fluem e so baseados nas necessidades colhidas em avaliao de estado de
conservao das obras que compem as colees.


III-1- Levantamento do estado de Conservao das colees.

As avaliaes das necessidades das obras do acervo so essenciais elaborao do
Plano de Preservao e devem ser realizadas antes que um plano seja esboado e tem
que ir de encontro com as necessidades de uma Instituio e das aes requeridas para
alcanar essas necessidades

- O levantamento do estado de conservao do acervo deve avaliar as polticas,
as prticas e as condies de uma Instituio que afetam a preservao de
todas as colees.
- Deve se dirigir ao estado geral de todas as colees, s necessidades para
melhorar o estado em que se encontram, e como preservar as colees a longo
prazo.
- Deve identificar necessidades especficas da Preservao, recomendar aes
para alcanar essas necessidades e priorizar as aes recomendadas

III-2-Identificao de fatores de degradao : devem ser considerados no Relatrio do
estado de conservao das colees

O levantamento de dados deve ser elaborado com critrio, uma vez que ser a partir
desses resultados que se estabelecer as prioridades da Instituio.

Fatores ambientais
Fatores biolgicos : controle integrado de pragas
Acesso e manuseio
Transporte
Armazenagem
Segurana
Desastres : gua e fogo

Com base nos dados levantados que ser elaborado um plano de Preservao para
atender a Poltica de Preservao adotada pela Instituio.


III-3- Mtodos para Preservao: Conservao Preventiva e Conservao Interventiva

3

Conservao Preventiva

A maioria das atividades que podem ser agrupadas sob o ttulo de Preservao
Preventiva so as atividades que a Instituio normalmente j desenvolve: aquisio,
encadernao, armazenagem nas estantes; cuidados com a circulao de ar, limpeza
do ambiente e do acervo, processo de fotocpia; pequenos reparos. Porm esses
mesmos componentes num programa integrado de preservao devem ser vistos de
forma mais consciente sob o foco da sobrevivncia do acervo a longo prazo . So
aes que vo fazer parte integrante das operaes dirias dos integrantes da
Instituio
A Conservao Preventiva nem sempre requer grande volumes de dinheiro ou
estratgias complexas. Em muitos casos se pode fazer muito apenas com bom senso.
O que se requer para que ela realmente funcione, mudana de costumes e hbitos.
preciso fazer compreender o que significa Conservao Preventiva para toda a equipe.
Em seguida preciso que todos aceitem a Conservao Preventiva como uma
estratgia legtima para a boa conservao das colees . E por ltimo, quando a
Conservao Preventiva fizer parte integrante da conscientizao de todos e faa parte
da rotina da Instituio


Conservao Interventiva

Quando se trata de material bibliogrfico em processo de degradao cida
principalmente, a forma de salvamento da informao pode ser atravs de
intervenes de restauro ou apenas atravs da formatao.
No caso de restauro, consiste em aes diretas no bem cultural danificado ou
deteriorado com o objetivo de facilitar a sua percepo, apreciao e compreenso ,
respeitando suas propriedades estticas , histricas e fsicas. Neste caso tambm
necessrio buscar profissionais especializados neste tipo de tratamento.
Neste procedimento, todas as obras devem ser preparadas pela equipe de conservao
para que as obras possam ser manuseadas pelo operador da mquina sem correrem
risco de danos.


O objetivo deste contedo conscientizar os profissionais para a importncia e
abrangncia de uma Poltica de Preservao a ser adotada por uma Instituio.











1

A DIGITALIZAO EM UM PROGRAMA DE REPRODUO DE DOCUMENTOS
Professor Alex Ricardo Brasil

A digitalizao de documentos tem sido, num ritmo crescente, praticada, no Brasil e no
mundo, por instituies que investem nessa tecnologia devido s inmeras e inegveis van-
tagens de se manter um banco de dados com verses digitais dos documentos acumulados
em papel.
De fato, a verdadeira revoluo que a informtica trouxe consigo, particularmente nas duas
ltimas dcadas, proporcionou uma maior circulao e dinamizao da informao produzi-
da pelas instituies e pessoas. Arquivos, museus, bibliotecas, centros de documentao e
memria tm agora a possibilidade de utilizar um recurso extraordinariamente poderoso
para superar as barreiras do tempo e da distncia para o acesso ao documento anteriormente
armazenado em papel, proporcionando visualizaes remotas, rpidas e simultneas para
mltiplos consulentes, seja para fins administrativos, agilizando a tomada de decises insti-
tucionais, seja para assegurar uma ampla socializao de acervos documentais de interesse
pblico, possibilitando um maior alcance social da misso de cada instituio.
Contudo, a seduo fcil que a digitalizao traz resulta no desenvolvimento de aplicaes
no raras vezes mal planejadas acabando por trazer, a mdio e longo prazos, conseqncias
graves de manuteno, preservao e acesso aos documentos digitalizados, por conta da
fragilidade do documento digital decorrente de sua prpria natureza, causando prejuzos
irreparveis prpria instituio, ou, em se tratando de documentos de interesse pblico, at
mesmo sociedade.
Para a implantao de um programa bem sucedido de digitalizao de documentos arquivs-
ticos, alm de se buscar compreender as rotinas bsicas que envolvem os procedimentos de
converso de documentos analgicos em seus representantes digitais, essa ferramenta tecno-
lgica deve ser entendida como parte de um processo bem mais amplo em um contexto de
acumulao, processo este que se inicia com a prpria concepo do documento em seu su-
porte original (como no caso do papel para documentos textuais), passando por suas possibi-
lidades de uso, e termina com o seu derradeiro destino que pode ser a guarda permanente
ou a destruio definido com base no seu potencial informativo.
2

Ou seja, apenas se considerada como ferramenta em um programa de gesto de documentos
que a digitalizao prosperar como aplicao eficiente em um dado universo documental.
Classificao, avaliao, alm de cuidados com o acesso e a preservao, so elementos
essenciais, portanto, para o estabelecimento de um sistema gerencial eficiente, que deve ter
como meta manter os documentos de arquivo sob condies de guarda adequadas pelo tem-
po necessrio para que possam ser utilizados como elemento de prova e informao, assegu-
rando que as informaes neles existentes possam, no menor intervalo de tempo possvel,
ser disponibilizadas quando solicitadas.
Assim, o ideal, de fato, digitalizar conjuntos documentais devidamente organizados, com
as sries documentais necessariamente identificadas, classificadas, ordenadas, dimensiona-
das e avaliadas no sentido da definio dos seus prazos de guarda.
O conceito de srie documental definida pelo Dicionrio Brasileiro de Terminologia
Arquivstica como a subdiviso de um quadro de arranjo que corresponde a uma seqncia
de documentos relativos a uma mesma funo, atividade, tipo documental ou assunto. E-
xemplos de sries so: os cartes de ponto dos empregados de uma empresa; os processos de
julgamento de reclamao trabalhista, de uma Vara do Trabalho; os planos de vo de uma
companhia de aviao; etc.
Como exemplos de provveis conseqncias da no observncia s questes gerenciais que
necessitam ser consideradas podem ser citados: a digitalizao de sries documentais volu-
mosas, porm de limitado valor informativo, e com uma demanda de consulta praticamente
nula; a digitalizao de sries documentais incompletas porque a desorganizao do acervo
torna difcil a localizao dos segmentos faltantes; a digitalizao indiscriminada de docu-
mentos, mesclando diferentes sries documentais ou fragmentos de sries em uma nica
base dados, tornando difcil o seu gerenciamento; a manuteno desnecessria e custosa de
imagens de documentos base de dados que j tiveram esgotados os seus valores de uso, mas
que, pela ausncia de um programa de gesto no passaram por um processo de avaliao
que definisse o seu prazo de guarda; e a digitalizao equivocada de documentos que j po-
deriam ter sido descartados por no apresentarem valores relevantes de uso.
H uma mxima que deve ser sempre lembrada: digitalizar uma baguna produz uma ba-
guna digitallizada.
Tecnologias de reproduo de documentos de arquivo, como digitalizao, devem ser pen-
sadas, portanto, como solues que contribuam para atender misso institucional dos ar-
quivos, sendo mister, por conseguinte inseri-las num programa de gesto documental de
3

modo a permitir eficincia no uso e armazenagem das imagens e racionalidade necessria
para evitar desperdcios de recursos.
Estabelecidos, portanto, os pressupostos gerenciais para a adoo de um programa de digita-
lizao, o prximo passo agora compreender o conjunto de procedimentos ou etapas pre-
sentes na aplicao, levando-se em conta que a digitalizao em larga escala exige uma or-
ganizao do trabalho em linha de produo, que deve ser constituda por um nmero de
estaes suficiente para que as rotinas sejam simultaneamente realizadas por diferentes pes-
soas.
tambm fundamental observar que a criao de um ambiente arquivisticamente seguro
para a realizao de todo o processo exige que cada etapa seja rigorosamente documentada
com o registro dos metadados do contexto tecnolgico e do contexto de produo dos do-
cumentos.
Por metadados tecnolgicos devemos entender as informaes de descrio do ambiente e
do elementos tecnolgicos utilizado em todas as fases do sistema, os quais devem mencio-
nar, por exemplo: software de captura utilizado; modelo do equipamento de captura utiliza-
do; meio de armazenagem utilizado para preservao das imagens (ex.: fita magntica, CD-
R, DVD-R); formato de arquivo de imagens utilizado (pdf, jpeg, tiff); formato de arquivo
utilizado para preservao dos dados de indexao, quando armazenados separadamente s
imagens correspondentes (xml, txt, csv); e cdigo Hash de cada imagem.
Os metadados relacionados ao contexto de produo dos documentos referem-se ao tetrgo-
no onde-que-quem-quando referente realizao das rotinas, como por exemplo: identifica-
o da instituio e da unidade administrativa em que o servio foi realizado; identificao
do conjunto documental digitalizado e seu cdigo de classificao; identificao das pessoas
que realizaram cada etapa; registro das datas (com preciso de segundos) em que foram rea-
lizadas cada etapa do processo.
Um bom programa de computador que gerencie todo o processo deve registrar de forma
segura, tambm, esses metadados, pois eles so elementos essenciais para avaliar a confiabi-
lidade do sistema.
Analisemos, portanto, em que consiste cada etapa de uma aplicao de digitalizao de do-
cumentos:
Preparao
4

O objetivo da preparao deixar os documentos fisicamente aptos para serem processados
digitalmente. Para tanto, essencial que eles sejam agrupados por lotes que contenham uma
quantidade que no exceda a capacidade do alimentador automtico do scanner.
Os lotes de documentos devem, para facilitar a sua circulao na linha de trabalho, ser acon-
dicionados em pastas, cujo modelo a ser adotado tem de facilitar o mximo possvel o ma-
nuseio dos papis. Adicionalmente, as fichas de lote, com registros de controle sucintos do
lote, ajudam a organizar o fluxo do trabalho.
Nessa fase deve ser observado o seguinte:
- os documentos devem ser retirados das pastas, caixas ou dos outros invlucros originais de
acondicionamento;
- a conferncia do lote deve ser rigorosamente feita a fim de verificar se todos os itens do-
cumentais do intervalo esto presentes, sendo que a ausncia de alguma pea deve ser men-
cionada na ficha de lote;
- grampos, clipes e outros materiais estranhos ao documento devem ser retirados;
- sujidades devem ser removidas dos documentos;
- dobras e amassos necessitam ser desfeitos na medida do possvel, e itens documentais em
precrio estado de conservao que corram o risco de ser danificados durante a digitalizao
automtica, em decorrncia do tracionamento do documento, devem ser mencionados na
ficha de lote, indicando a necessidade de digitalizao manual, com o uso do flatbad e no
do alimentador;
- a interveno no documento deve se dar apenas para um reparo fsico, no devendo ser
feitas anotaes, alteraes, realces ou retoques, pois isso pode ser caracterizado como adul-
terao do contedo, comprometendo a sua confiabilidade.
- documentos constitudos de muitas folhas podero ser separados por uma folha em branco,
caso o software de captura utilizado possua o recurso de deteco automtica de incio e fim
do documento.

Digitalizao
A digitalizao, propriamente dita, o prprio processo de captura, momento em que, para o
caso de documentos em papel, o scanner converter a imagem nele impressa em um arquivo
digital, produzindo um representante digital que ser a matriz a partir da qual podero ser
geradas derivadas de acesso (normalmente com resoluo ptica e profundidade de bit me-
nor) e derivadas de navegao (thumbnails).
5

Em se tratando de documentos textuais em bom estado de preservao a digitalizao dever
ser feita pelo alimentador automtico, o que torna esta etapa a mais rpida do processo, con-
sumindo um tempo que, conforme a velocidade do scanner e tamanho do lote, pode variar
de 2 a 20 minutos.
recomendada uma resoluo de imagem de 300 dpi (pontos por polegada) para a obteno
de bons resultados para textos com caracteres a partir de tamanho 12. Mas, obviamente, tes-
tes devem sempre ser feitos para avaliar o resultado final, observando que resolues acima
de 400 dpi no traro ganho significativo de qualidade na imagem e resultaro em arquivos
que ocuparo sobrecarga desnecessria na unidade de armazenagem ou na rede por onde a
imagem poder trafegar.
Os formatos digitais a ser adotados em caso de documentos multipaginados, ou seja, com-
postos por mltiplas folhas, devero ser o TIFF ou o PDF.
Uma das tecnologias de compactao de imagem incorporadas pelos formatos TIFF e PDF
o chamado padro fax, tecnicamente conhecido como CCITT-G4, e que possibilita uma
compresso da ordem de 400 vezes menor que a imagem no compactada, resultando em
arquivos de imagem de 30 a 40 kb por pgina. Tal sistema de compresso, contudo, no
produz imagens em tons de cinza (e muito menos coloridas), mas sim em preto e branco,
sem tons intermedirios, o que significa que s pode ser empregado para digitalizao de
documentos cujas cores ou matizes de cinza, eventualmente presentes, no sejam necess-
rias para compreenso do seu contedo informacional.
Porm, caso o documento possua grficos coloridos ou fotografias, o padro JPEG dever
ser utilizado para gerao de arquivos com extenso JPG.
Os softwares de captura para aplicaes em gerenciamento de imagens normalmente traba-
lham com a possibilidade de agrupar em um nico arquivo PDF diversos arquivos de ima-
gem produzidos com diferentes algoritmos de compresso, como o CCITT-4, o JPEG ou o
TIFF, buscando otimizar a produo do documento digital.
Para o caso da criao de um banco de imagens fotogrficas que usualmente interessa a
museus e centros de documentao ou de memria , altamente recomendvel a produo
de matrizes digitais utilizando tecnologias de compresso (em TIFF ou PDF) que no impli-
quem perdas de qualidade da imagem (como o caso do JPEG).

Controle de qualidade (CQ)
6

Nesse momento as imagens sero analisadas para verificao tcnica da qualidade e, se ne-
cessrio, submetidas a tratamentos possveis para correo de defeitos que comprometam a
inteligibilidade do texto. Caso no seja possvel a recuperao por processamento digital de
uma dever ela retornar para uma nova digitalizao, com o devido apontamento na ficha de
lote.
O CQ feito tambm para limpeza da imagem, objetivando remover marcas provenien-
tes de sujeira, dobras, grampos, clipes e furos.
Um operador responsvel pelo CQ capaz, com a prtica, de aprovar uma imagem por visu-
alizao bem rpida no monitor, podendo levar poucos segundos a cada pgina, no sendo
compensador, portanto, numa relao custo/ benefcio, um CQ realizado por amostragem.

Indexao
Indexadores so um tipo de metadados que visam garantir a recuperao das imagens a par-
tir de palavras-chave extradas do seu contedo. Por exemplo: nome dos interessados, nme-
ro e ano do documento e assunto tratado.
Tal procedimento pode ser realizado de duas formas diferentes: por digitao manual ou
atravs de softwares de reconhecimento ptico de caracteres OCR (Optical Characters
Recognition), os quais convertem imagens de textos em textos vetoriais (pesquisveis, por-
tanto), com um ndice de acerto varivel conforme a qualidade da imagem, podendo chegar
a cerca de 97%.
A indexao manual exigir sempre, para fins de padronizao, o uso de um vocabulrio
controlado.

Armazenagem
O documento digital que a sua fragilidade exige, diferentemente do papel, o que pode se
chamar de uma atitude consciente para a sua preservao. E preservao digital muito
mais do que a mera conservao do suporte, o que significa, em primeiro lugar, que no
basta garantir condies de guarda ideais para o meio fsico que contm os dados (disco
ptico, disquete, carto de memria, fita magntica) o que por si s j um grande desafi-
o. necessrio tambm assegurar, por um lado, que os dados estejam sempre em suportes
que sejam comportados pelas unidades de leitura disponveis ao longo do tempo em que os
documentos precisarem ser consultados.
7

O exemplo dos discos flexveis de 5 polegadas permite uma compreenso clara da situa-
o: tais discos eram comuns nos anos 1980 e at meados de 1990, mas se tornaram obsole-
tos com o advento dos disquetes de 3 polegadas, dos pendrives e dos CDs. Contudo, no
raro encontrar disquetes de 5 em boas condies de guarda em instituies pblicas ou
privadas, sem que existam equipamentos de leitura para acesso aos dados neles inseridos.
A soluo, neste caso, uma constante vigilncia no sentido de que os dados sejam regu-
larmente migrados para um novo padro universalmente aceito, sempre quando o anterior
estiver em franco processo de descontinuidade.
Em segundo lugar, necessrio que, durante os seus prazos de guarda, os dados estejam
sempre em formatos de arquivo digital compatveis com os softwares de leitura disponveis.
Tais formatos, levando em considerao a possibilidade de obsolescncia destes, podem no
ser aqueles em que foram originalmente criados.
Novamente h que se promover, sempre que necessrio, a converso dos dados para forma-
tos compatveis com os softwares disponveis ao logo do perodo em que os documentos
precisarem ser preservados.
Por ltimo, h a questo da necessidade da criao de mecanismos de segurana para que a
autenticidade dos registros seja preservada, assegurando que os dados no sejam acidental
ou intencionalmente alterados durante o seu prazo de guarda. Isso se consegue com assinatu-
ras digitais ou validaes das imagens baseadas em cdigos hash, combinado com o esta-
belecimento de trilhas de auditoria que possibilitem a recuperao de todas as operaes
realizadas na aplicao.
Assim, podemos concluir nesse aspecto que preservao digital um conjunto de cuidados e
procedimentos que assegurem ao documento digital a sua acessibilidade e a sua integridade
ao longo do seu prazo de guarda, atravs das seguintes estratgias: preservao fsica ade-
quada do suporte; atualizao tecnolgica do suporte quando preciso; atualizao tecnolgi-
ca do formato digital dos dados quando preciso; e preservao da integridade dos dados.
Adicionalmente, fundamental que os servidores que armazenem as imagens sejam dotados
de discos rgidos agrupados em sistemas RAID (Redundant Array of Independent Drives),
que utilizam 2 ou mais discos com o propsito de dar maior segurana aos dados.
Alm disso, rotinas dirias de cpias de segurana dos dados devem, obrigatoriamente, ser
adotadas contra eventuais panes nos equipamentos, as quais podem causar perda de dados de
valor incalculvel. Em instituies de mdio e grande porte as rotinas de cpias de seguran-
a so realizadas em fitas magnticas, sendo atribuies das unidades de informtica que
8

gerenciam os servidores de dados, e altamente recomendvel em sistemas da digitalizao
que o servidor de imagens utilizado pela aplicao seja, tambm, integrado aos procedimen-
tos de backup dessa equipe.
Por sua vez, unidade de Arquivo da instituio deve caber, obrigatoriamente, a funo de
guarda, preferencialmente em ambiente climatizado, das imagens digitalizadas e dos dados
de indexao em formatos de aceitao universal para intercmbio de bancos de dados. Tal
custdia dos dados deve se dar preferencialmente em meios pticos de qualidade arquivsti-
ca, que so os mais capazes de assegurar longevidade e incorruptibilidade dos dados grava-
dos.
Mas um ambiente institucional arquivisticamente seguro que pratique a digitalizao de do-
cumentos jamais estar completo se no for acompanhado da existncia de um ato normati-
vo que oficialmente reconhea a aplicao, impondo as obrigaes necessrias para a sua
manuteno e a normalizao das rotinas atravs de manual de um procedimentos.

Finalizando, resta uma ltima questo, relativa capacidade jurdico-probatria de um re-
presentante digital do documento em papel.
Ocorre que, considerando que no h em nvel federal, no Brasil, um diploma legal que re-
conhea a autenticidade de imagens digitalizadas para fins probatrios em procedimentos
administrativos e judiciais, diferentemente da microfilmagem (devidamente regulamentada
atravs da Lei 5433/68 e do Decreto 1799/96) h, em geral, o entendimento de que no
vivel juridicamente o uso de verses digitalizadas de documentos em papel para instruo
processual. Tampouco, pela mesma razo, seria possvel o descarte de documentos de guar-
da temporria, aps digitalizados.
Contudo, h que se observar que, se o obstculo de lei por fazer impede o uso da digitali-
zao para tais finalidades por empresas privadas, empresas pblicas e sociedades de eco-
nomia mista, ele pode ser superado em se tratando de rgos da administrao pblica dire-
ta, autarquias e fundaes pblicas.
De fato, uma anlise atenta sobre o tema que leve em considerao elementos da principio-
logia do Direito, combinados com jurisprudncia j existente e dispositivos do Cdigo de
Processo Civil brasileiro, conduzir-nos- a um entendimento favorvel ao uso, para todos os
fins, do documento digitalizado pelos 3 tipos de entidades de direito pblico mencionadas.
Com efeito, o art. 384 do CPC estabelece que reprodues obtidas por qualquer processo de
repetio valem como certido quando o escrivo portar f pblica a sua conformidade
9

com o original, e o art. 389, inc. I, do mesmo cdigo, determina que o nus da prova
quando se tratar de falsidade de documento cabe parte que a argir. Isso significa que a
cpia de um documento declarada como autntica, em conformidade com o original, por um
agente da administrao dotado de f pblica, no poder ser recusada pela autoridade poli-
cial ou julgadora para instruo de processos administrativos, inquritos policiais e autos
judiciais, a no ser que a parte contrria demonstre a falsidade do documento.
Na esfera administrativa, a Portaria normativa n 5/2002 da Secretaria de Logstica e Tecno-
logia da Informao do Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto no deixa dvidas
quanto questo:
O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento origi-
nal; no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cpia de documento,
considerando-se que o servidor tem f pblica para autenticar documentos
e fazer reconhecimento de firmas.
No mbito judicial, o Acrdo de 17/03/1999, no Agravo de Instrumento n 105.464.4/7, do
Tribunal de Justia de SP, que discutiu validade jurdica de certido negativa de dbito fiscal
federal emitida pela Receita Federal, decidiu que
A prpria Receita Federal admite, mediante Portaria, a validade da certi-
do negativa obtida por meio eletrnico, no havendo razo jurdica rele-
vante para negar validade ao documento.
Isto quer dizer que, segundo o rgo julgador, as instituies pblicas tm plena competn-
cia para declarar como autnticos os documentos de seus arquivos ou mesmo declarar como
autnticas as cpias produzidas por elas mesmas de documentos pertencentes a seus arqui-
vos.
Tal assertiva vai ao encontro de um princpio bsico do Direito Administrativo, segundo o
qual o administrador pblico no Brasil dotado de poder regulamentador, exercido, na sua
esfera de atuao, por meio de diplomas infralegais como resolues, portarias, ordens de
servio e outras espcies e atos administrativos, cabendo a ele, portanto, disciplinar as ativi-
dades do rgo no mbito de suas competncias.
Assim sendo, perfeitamente lcito que o administrador regulamente aplicaes de digitali-
zao de documentos na sua esfera de atuao, estabelecendo as regras para um ambiente
arquivisticamente seguro. Alm disso, possvel, inclusive, autorizar o descarte dos docu-
mentos originais, desde que sejam de guarda provisria, aplicando por analogia o que dis-
pem os diplomas legais referentes microfilmagem.
10

Mais recentemente a Instruo Normativa n 1, de 10 de maro de 2009, do Sistema de Ar-
quivos do Estado de So Paulo SAESP disps, nos artigos 10 a 13 (Seo II: Da digitali-
zao de documentos) sobre a digitalizao, estabelecendo os critrios gerais para a sua im-
plantao nos rgos da administrao pblica estadual. H, tambm, a previso, no art. 11,
da possibilidade de eliminao dos originais em papel, desde que haja tal previso na Tabela
de Temporalidade do rgo, devidamente aprovada pela instituio arquvstica competente.
A Instruo Normativa n 1 do SAESP um excelente exemplo do uso do poder regulamen-
tador do administrador pblico por meio de um dispositivo infralegal para regulamentar uma
gesto documental que imprima uma segurana administrativa necessria para com o docu-
mento arquivstico.

BIBLIOGRAFIA BSICA:

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Eletrnico de Documentos. So Paulo, Editora rica: 2002.

BYERS, Fred R. Care and Handling of CDs and DVDs A Guide for Librarians and
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http://www.clir.org/pubs/reports/pub121/pub121.pdf >; acessado em fevereiro/2011.

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SANTOS, Vanderlei Batista dos. Gesto de documentos eletrnicos: uma viso arquivs-
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RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos. Rio
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WATERS, Donald J. Do microfilme imagem digital. Rio de Janeiro: Projeto Conserva-
o Preventiva em Bibliotecas e Arquivos; Arquivo Nacional, 2001. (Caderno Tcnico n
49). Disponvel em: < http://siarq49.siarq.unicamp.br/cpba > Acessado em fevereiro/ 2011
LEIN8.159,DE8DEJANEIRODE1991
Dispesobreapolticanacionaldearquivospblicoseprivadosed
outrasprovidncias.
Decreton2.942,de18.1.99,Regulamentaosarts.7,11e16(revogado)
Decreton4.073,de03.01.02,RegulamentaaLei8.159/91

OPRESIDENTEDAREPBLICA,faosaberqueoCongressoNacionaldecretaeeusancionoa
seguintelei:
CAPTULOI
DisposiesGerais
Art.1deverdoPoderPblicoagestodocumentaleadeproteoespecialadocumentosde
arquivos,comoinstrumentodeapoioadministrao,cultura,aodesenvolvimentocientficoecomo
elementosdeprovaeinformao.
Art.2Consideram-searquivos,paraosfinsdestalei,osconjuntosdedocumentosproduzidose
recebidosporrgospblicos,instituiesdecarterpblicoeentidadesprivadas,emdecorrnciado
exercciodeatividadesespecficas,bemcomoporpessoafsica,qualquerquesejaosuporteda
informaoouanaturezadosdocumentos.
Art.3Considera-segestodedocumentosoconjuntodeprocedimentoseoperaestcnicas
suaproduo,tramitao,uso,avaliaoearquivamentoemfasecorrenteeintermediria,visandoasua
eliminaoourecolhimentoparaguardapermanente.
Art.4Todostmdireitoareceberdosrgospblicosinformaesdeseuinteresseparticularou
deinteressecoletivoougeral,contidasemdocumentosdearquivos,queseroprestadasnoprazodalei,
sobpenaderesponsabilidade,ressalvadasaquelascujossigilosejaimprescindvelseguranada
sociedadeedoEstado,bemcomoinviolabilidadedaintimidade,davidaprivada,dahonraedaimagem
daspessoas.
Art.5AAdministraoPblicafranquearaconsultaaosdocumentospblicosnaformadestalei.
Art.6Ficaresguardadoodireitodeindenizaopelodanomaterialoumoraldecorrenteda
violaodosigilo,semprejuzodasaespenal,civileadministrativa.
CAPTULOII
DosArquivosPblicos
Art.7Osarquivospblicossoosconjuntosdedocumentosproduzidoserecebidos,noexerccio
desuasatividades,porrgospblicosdembitofederal,estadual,doDistritoFederalemunicipalem
decorrnciadesuasfunesadministrativas,legislativasejudicirias.
1Sotambmpblicososconjuntosdedocumentosproduzidoserecebidosporinstituiesde
carterpblico,porentidadesprivadasencarregadasdagestodeserviospblicosnoexercciodesuas
atividades.
2Acessaodeatividadesdeinstituiespblicasedecarterpblicoimplicaorecolhimentode
suadocumentaoinstituioarquivsticapblicaouasuatransfernciainstituiosucessora.
Art.8Osdocumentospblicossoidentificadoscomocorrentes,intermediriosepermanentes.
1Consideram-sedocumentoscorrentesaquelesemcursoouque,mesmosemmovimentao,
constituamdeconsultasfreqentes.
2Consideram-sedocumentosintermediriosaquelesque,nosendodeusocorrentenosrgos
produtores,porrazesdeinteresseadministrativo,aguardamasuaeliminaoourecolhimentopara
guardapermanente.
3Consideram-sepermanentesosconjuntosdedocumentosdevalorhistrico,probatrioe
informativoquedevemserdefinitivamentepreservados.
Art.9Aeliminaodedocumentosproduzidosporinstituiespblicasedecarterpblicoser
realizadamedianteautorizaodainstituioarquivsticapblica,nasuaespecficaesferade
competncia.
Art.10.Osdocumentosdevalorpermanentesoinalienveiseimprescritveis.
CAPTULOIII
DosArquivosPrivados
Art.11.Consideram-searquivosprivadososconjuntosdedocumentosproduzidosourecebidospor
pessoasfsicasoujurdicas,emdecorrnciadesuasatividades.
Art.12.OsarquivosprivadospodemseridentificadospeloPoderPblicocomodeinteressepblico
esocial,desdequesejamconsideradoscomoconjuntosdefontesrelevantesparaahistriae
desenvolvimentocientficonacional.
Art.13.Osarquivosprivadosidentificadoscomodeinteressepblicoesocialnopoderoser
alienadoscomdispersoouperdadaunidadedocumental,nemtransferidosparaoexterior.
Pargrafonico.NaalienaodessesarquivosoPoderPblicoexercerpreferncianaaquisio.
Art.14.Oacessoaosdocumentosdearquivosprivadosidentificadoscomodeinteressepblicoe
socialpoderserfranqueadomedianteautorizaodeseuproprietriooupossuidor.
Art.15.Osarquivosprivadosidentificadoscomodeinteressepblicoesocialpoderoser
depositadosattulorevogvel,oudoadosainstituiesarquivsticaspblicas.
Art.16.Osregistroscivisdearquivosdeentidadesreligiosasproduzidosanteriormentevigncia
doCdigoCivilficamidentificadoscomodeinteressepblicoesocial.
CAPTULOIV
DaOrganizaoeAdministraodeInstituiesArquivsticasPblicas
Art.17.Aadministraodadocumentaopblicaoudecarterpblicocompetesinstituies
arquivsticasfederais,estaduais,doDistritoFederalemunicipais.
1SoArquivosFederaisoArquivoNacionaldoPoderExecutivo,eosarquivosdoPoder
LegislativoedoPoderJudicirio.Soconsiderados,tambm,doPoderExecutivoosarquivosdo
MinistriodaMarinha,doMinistriodasRelaesExteriores,doMinistriodoExrcitoedoMinistrioda
Aeronutica.
2SoArquivosEstaduaisoarquivodoPoderExecutivo,oarquivodoPoderLegislativoeo
arquivodoPoderJudicirio.
3SoArquivosdoDistritoFederaloarquivodoPoderExecutivo,oArquivodoPoderLegislativoe
oarquivodoPoderJudicirio.
4SoArquivosMunicipaisoarquivodoPoderExecutivoeoarquivodoPoderLegislativo.
5OsarquivospblicosdosTerritriossoorganizadosdeacordocomsuaestruturapoltico-
jurdica.
Art.18.CompeteaoArquivoNacionalagestoeorecolhimentodosdocumentosproduzidose
recebidospeloPoderExecutivoFederal,bemcomopreservarefacultaroacessoaosdocumentossob
suaguarda,eacompanhareimplementarapolticanacionaldearquivos.
Pargrafonico.Paraoplenoexercciodesuasfunes,oArquivoNacionalpodercriarunidades
regionais.
Art.19.CompetemaosarquivosdoPoderLegislativoFederalagestoeorecolhimentodos
documentosproduzidoserecebidospeloPoderLegislativoFederalnoexercciodassuasfunes,bem
comopreservarefacultaroacessoaosdocumentossobsuaguarda.
Art.20.CompetemaosarquivosdoPoderJudicirioFederalagestoeorecolhimentodos
documentosproduzidoserecebidospeloPoderJudicirioFederalnoexercciodesuasfunes,
tramitadosemjuzoeoriundosdecartriosesecretarias,bemcomopreservarefacultaroacessoaos
documentossobsuaguarda.
Art.21.Legislaoestadual,doDistritoFederalemunicipaldefiniroscritriosdeorganizaoe
vinculaodosarquivosestaduaisemunicipais,bemcomoagestoeoacessoaosdocumentos,
observadoodispostonaConstituioFederalenestalei.
CAPTULOV
DoAcessoedoSigilodosDocumentosPblicos
Art.22.asseguradoodireitodeacessoplenoaosdocumentospblicos.
Art.23.Decretofixarascategoriasdesigiloquedeveroserobedecidaspelosrgospblicosna
classificaodosdocumentosporelesproduzidos.
1OsdocumentoscujadivulgaoponhaemriscoaseguranadasociedadeedoEstado,bem
comoaquelesnecessriosaoresguardodainviolabilidadedaintimidade,davidaprivada,dahonraeda
imagemdaspessoassooriginariamentesigilosos.
2OacessoaosdocumentossigilososreferentesseguranadasociedadeedoEstadoser
restritoporumprazomximode30(trinta)anos,acontardadatadesuaproduo,podendoesseprazo
serprorrogado,porumanicavez,porigualperodo.
3Oacessoaosdocumentossigilososreferentehonraeimagemdaspessoasserrestritopor
umprazomximode100(cem)anos,acontardasuadatadeproduo.
Art.24.PoderoPoderJudicirio,emqualquerinstncia,determinaraexibioreservadade
qualquerdocumentosigiloso,semprequeindispensveldefesadedireitoprprioouesclarecimentode
situaopessoaldaparte.
Pargrafonico.Nenhumanormadeorganizaoadministrativaserinterpretadademodoa,por
qualquerforma,restringirodispostonesteartigo.
DisposiesFinais
Art.25.Ficarsujeitoresponsabilidadepenal,civileadministrativa,naformadalegislaoem
vigor,aquelequedesfiguraroudestruirdocumentosdevalorpermanenteouconsideradocomode
interessepblicoesocial.
Art.26.FicacriadooConselhoNacionaldeArquivos(Conarq),rgovinculadoaoArquivo
Nacional,quedefinirapolticanacionaldearquivos,comorgocentraldeumSistemaNacionalde
Arquivos(Sinar).
1OConselhoNacionaldeArquivosserpresididopeloDiretor-GeraldoArquivoNacionale
integradoporrepresentantesdeinstituiesarquivsticaseacadmicas,pblicaseprivadas.
2Aestruturaefuncionamentodoconselhocriadonesteartigoseroestabelecidosem
regulamento.
Art.27.Estaleientraemvigornadatadesuapublicao.
Art.28.Revogam-seasdisposiesemcontrrio.
FERNANDOCOLLOR
JarbasPassarinho
[DirioOficialdaUnio,de09janeirode1991,epub.ret.em28dejaneirode1991]