Unidad N6

Tema 3. Grficos, Tcnicas de Pareto, Ciclo PHVA y Cinco

W y un H
Los sistemas de calidad se asientan sobre herramientas estadsticas que
permiten el manejo sistemtico de la documentacin y de los indicadores
de gestin.
Particularmente, la norma ISO 9000 sostiene expresamente que la
empresa debe identificar la necesidad de uso de tcnicas estadsticas
adecuadas para establecer, controlar y verificar la capacidad de los
procesos y las caractersticas de los productos.
Concretamente, las tcnicas de Pareto consisten en el anlisis ordenado y
sistemtico de datos recopilados en uno o ms puntos de la lnea de
produccin, en sta se puede evaluar y ponderar la importancia relativa de
los distintos factores que inciden en un proceso.

Mediante el diagrama de Pareto se pueden detectar los problemas que
tienen ms relevancia mediante la aplicacin del principio de Pareto (pocos
vitales, muchos triviales) que dice que hay muchos problemas sin
importancia frente a slo unos graves, ya que por lo general el 80% de los
resultados totales se originan en el 20% de los elementos.

Algunos ejemplos de tales minoras vitales son:

La minora de clientes que representen la mayora de las ventas.
La minora de productos, procesos, caractersticas de calidad
causantes del grueso de desperdicio o de los costos de
reelaboracin.
La minora de rechazos que representa la mayora de quejas de la
clientela.
La minora de vendedores que est vinculada a la mayora de partes
rechazadas.
La minora de problemas causantes del grueso del retraso de un
proceso.
La minora de productos que representan la mayora de las
ganancias obtenidas.
La minora de elementos que representan al grueso del costo de un
inventario.
Como tal, este instrumento es aplicable a cualquier actividad de calidad
que se desarrolle dentro de la empresa, siempre y cuando se cuente con


un sistema de registro que permita contar con la base de datos inicial, a
partir de la cual se aplican las herramientas estadsticas.
En ese sentido, los grficos y tcnicas de Pareto sirven tanto para analizar
de manera cientfica indicadores de control, como para verificar la
evolucin de puntos de calibraciones, revisiones de contratos, ndices de
satisfaccin, de cumplimiento, entre otros.
Por ejemplo, se puede aplicar esta herramienta para ponderar la
importancia relativa de las causas que provocan tiempos muertos en la
produccin. En ese caso, la tcnica consistir en relevar cada una de las
paradas innecesarias que se detecten en la lnea durante un perodo
determinado, consignando las razones de cada anomala en la produccin.
Al cruzar mediante una herramienta estadstica los datos cuantitativos de
los tiempos muertos verificados por cada una de las causas relevadas, los
grficos y tcnicas de Pareto permitirn establecer el orden de importancia
de los puntos sobre los que habr que actuar para hacer ms eficiente el
proceso.
Naturalmente, en este ejemplo puntual, las tcnicas de Pareto son de vital
importancia para un sistema de mantenimiento productivo total (TPM); o
ms especficamente, para la aplicacin de un Proceso de Solucin de
Problemas (PSP) para la solucin de un problema de eficiencia de una
tarea, ya que ayuda a discriminar las anomalas vitales de las triviales en la
generacin de los tiempos muertos.
De la misma manera se puede utilizar esta herramienta estadstica para la
deteccin de incumplimientos en la calidad de los productos o en los plazos
de entrega dentro de un programa de evaluacin de proveedores; o en la
gravitacin de los factores ambientales en un sistema ISO 14000; o en la
deteccin y ponderacin de las desviaciones de los estndares de calidad
del producto final.
Como los grficos de Pareto traducen los datos relevados en cualquier
punto del proceso a indicadores estadsticos cuantitativos, tambin sirven
para evaluar la evolucin del desempeo de un rea determinada en un
lapso de tiempo. Por la misma razn, se utiliza esta tcnica para comparar
los indicadores de gestin entre distintas lneas de produccin, o entre
equipos que realizan una determinada tarea.
En suma, esta herramienta se puede emplear para cualquier actividad que
requiera un fundamento estadstico, sea para tomar una decisin (por
ejemplo, determinar sobre qu proveedores va a concentrar las compras de
acuerdo a la performance de cumplimiento), sea para solucionar un
problema (concentrando acciones en las anomalas que, de acuerdo a las


estadsticas, son las ms gravitantes); o simplemente para saber dnde se
est parado (evaluando la calidad del proceso en funcin de la
comparacin de los registros estadsticos a travs del tiempo).
Tradicionalmente, lo que hoy aportan las tcnicas de Pareto se haca de
manera informal. El encargado de compras calificaba a ojo el
comportamiento de los proveedores; el operario conoca por experiencia
propia todas las maas de la mquina que manejaba; el gerente de rea
saba por oficio sobre qu sector de la planta confiar las tareas ms
delicadas.
Pero las empresas modernas requieren precisin para trabajar con calidad,
y eso se logra con las bases cientficas de las tcnicas estadsticas.
Como ya se ha dicho varias veces, en los sistemas de aseguramiento de
calidad no basta con hacer las cosas bien, tambin hay que tener las
evidencias documentadas para demostrarlo.
Ms an, un sistema de calidad puede funcionar en un momento dado de
manera perfecta, pero eso no quiere decir que est bajo control.
El control total se logra con un seguimiento permanente y sistemtico de
los resultados de gestin, y para ello no alcanza el oficio o el buen ojo de
un gerente.
Concepto
El Diagrama de Pareto es una grfica en donde se organizan diversas
clasificaciones de datos por orden descendente, de izquierda a derecha por
medio de barras sencillas despus de haber reunido los datos para calificar
las causas. De modo que se pueda asignar un orden de prioridades.
Qu es?
El nombre de Pareto fue dado por el doctor Joseph Juran en honor al
economista italiano Vilfredo Pareto (1848-1923) quien realiz un estudio
sobre la distribucin de la riqueza, en el cual descubri que la minora de la
poblacin posea la mayor parte de la riqueza y la mayora de la poblacin
posea la menor parte de la riqueza. Con esto estableci la llamada "Ley de
Pareto" segn la cual la desigualdad econmica es inevitable en cualquier
sociedad.
El doctor Juran aplic este concepto a la calidad, obtenindose lo que hoy
se conoce como la regla 80/20.



Segn este concepto, si se tiene un problema con muchas causas, se
puede decir que el 20% de las causas resuelven el 80% del problema y el
80% de las causas solo resuelven el 20% del problema.

Por lo tanto, el anlisis de Pareto es una tcnica que separa los pocos
vitales de los muchos triviales. Una grfica de Pareto es utilizada para
separar esquemticamente los aspectos significativos de un problema
desde los triviales, de manera que un equipo sepa dnde dirigir sus
esfuerzos para mejorar. Reducir los problemas ms significativos (las
barras ms largas en una grfica de Pareto) servir ms para una mejora
general que reducir los ms pequeos. Con frecuencia, un aspecto tendr
el 80% de los problemas, en el resto de los casos, entre dos y tres
aspectos sern responsables por el 80% de los problemas.

En relacin con los estilos gerenciales de resolucin de problemas y toma
de decisiones (Conservador, Bombero, Oportunista e Integrador), se ve
como la utilizacin de esta herramienta puede resultar una alternativa
excelente para un gerente de estilo Bombero, quien constantemente a la
hora de resolver problemas, slo apaga incendios, es decir, pone todo su
esfuerzo en los muchos triviales.

Cundo se utiliza?

Al identificar un producto o servicio para el anlisis de mejorar su
calidad.
Cuando existe la necesidad de llamar la atencin a los problemas o
causas de una forma sistemtica.
Al identificar oportunidades para mejorar.
Al analizar las diferentes agrupaciones de datos (ejemplo: por
producto, por segmento del mercado, rea geogrfica, entre otras).
Al buscar las causas principales de los problemas y establecer la
prioridad de las soluciones.
Al evaluar los resultados de los cambios efectuados a un proceso
(antes y despus).
Cuando los datos puedan clasificarse en categoras.
Cuando el rango de cada categora es importante.

Pareto es una herramienta de anlisis de datos ampliamente utilizada y es
por lo tanto til en la determinacin de la causa principal durante un
esfuerzo de resolucin de problemas. Esta permite ver cules son los
problemas ms grandes, posibilitando a los grupos establecer prioridades.
En casos tpicos, los pocos (pasos, servicios, tems, problemas, causas)
son responsables por la mayor parte del impacto negativo sobre la calidad.
Si se enfoca la atencin en estos pocos vitales, se puede obtener la mayor
ganancia potencial de los esfuerzos por mejorar la calidad.



Un equipo puede utilizar la grfica de Pareto para varios propsitos durante
un proyecto para lograr mejoras:

Para analizar las causas.
Para estudiar los resultados.
Para planear una mejora continua.

Las Grficas de Pareto son especialmente valiosas como fotos de antes y
despus para demostrar qu progreso se ha logrado. Como tal, la Grfica
de Pareto es una herramienta sencilla pero poderosa.

Cmo se utiliza?

1. Seleccionar categoras lgicas para el tpico de anlisis identificado
(incluir el periodo de tiempo).
2. Reunir datos. La utilizacin de un Checklist puede ser de mucha
ayuda en este paso.
3. Ordenar datos de mayor a menor categora.
4. Totalizar los datos para todas las categoras.
5. Calcular el porcentaje del total que cada categora representa.
6. Trazar los ejes horizontales (x) y verticales (y primario - y
secundario).
7. Trazar la escala del eje vertical izquierdo para frecuencia (de 0 al
total, segn se calcul anteriormente).
8. De izquierda a derecha trazar las barras para cada categora en
orden descendente. Si existe una categora otros, debe ser
colocada al final, sin importar su valor, es decir, que no debe tenerse
en cuenta al momento de ordenar de mayor a menor la frecuencia
de las categoras.
9. Trazar la escala del eje vertical derecho para el porcentaje
acumulativo, comenzando por el 0 y hasta el 100%.
10. Trazar el grfico lineal para el porcentaje acumulado, comenzando
en la parte superior de la barra de la primera categora (la ms alta).
11. Dar un ttulo al grfico, agregar las fechas de cuando los datos
fueron reunidos y citar la fuente de los datos.
12. Analizar la grfica para determinar los pocos vitales.

Caso prctico
Para comprender mejor la dinmica de trabajo que imponen las tcnicas de
Pareto, se describir a continuacin un ejemplo concreto de aplicacin de
este instrumento estadstico en un sistema de aseguramiento de la calidad.
Un fabricante de accesorios plsticos desea analizar cules son los
defectos ms frecuentes que aparecen en las unidades al salir de la lnea


de produccin. Para esto, empez por clasificar todos los defectos posibles
en diversos tipos:

Tipo de
Defecto
Detalle del Problema
Mal color
El color no se ajusta a lo requerido por
el cliente.
Fuera de
medida
Ovalizacin mayor a la admitida.
Mal terminacin Aparicin de rebabas.
Rotura
El accesorio se quiebra durante la
instalacin.
Desbalanceo
El accesorio requiere contrapesos
adicionales.
Aplastamiento
El accesorio se aplasta durante la
instalacin.
Incompleto Falta alguno de los insertos metlicos.
Mal alabeo Nivel de alabeo no aceptable.
Otros Otros defectos.
Posteriormente, un inspector revisa cada accesorio a medida que sale de
produccin, registrando sus defectos de acuerdo con dichos tipos. Al
finalizar la jornada, se obtuvo una tabla como esta:
Tipo de
defecto
Detalle del
problema
Frecuencia
Frecuencia
porcentual
Acumulado
porcentual
Aplastamiento
El accesorio
se aplasta
durante la
instalacin.
40 42.6 % 42.6 %
Rotura
El accesorio
se quiebra
durante la
instalacin.
35 37.2 % 79.8 %
Fuera de
medida
Ovalizacin
mayor a la
admitida.
8 8.5 % 88.3 %
Mal color
El color no
se ajusta a
3 3.2 % 91.5 %


lo requerido
por el
cliente.
Mal alabeo
Nivel de
alabeo no
aceptable.
3 3.2 % 94.7%
Mal
terminacin
Aparicin
de rebabas.
2 2.1 % 96.8 %
Incompleto
Falta
alguno de
los insertos
metlicos.
2 2.1 % 98.9 %
Desbalanceo
El accesorio
requiere
contrapesos
adicionales.
1 1.1 % 100 %
Otros
Otros
defectos
0 0 % 100 %
TOTAL 94 100 %
La tercera columna muestra el nmero de accesorios que presentaban
cada tipo de defecto, es decir, la frecuencia con que se presenta cada
defecto. En lugar de la frecuencia numrica se puede utilizar la frecuencia
porcentual, es decir, el porcentaje de accesorios en cada tipo de defecto, lo
cual se indica en la cuarta columna. En la ltima columna se van
acumulando los porcentajes
Para hacer ms evidentes los defectos que aparecen con mayor frecuencia,
se han ordenado los datos de la tabla en orden decreciente de frecuencia.
Se puede ver que la categora "otros" siempre debe ir al final, sin importar
su valor. De esta manera, si hubiese tenido un valor ms alto, igual debera
haberse ubicado en la ltima fila.
Despus, es posible representar los datos en un histograma como el
siguiente:



Ahora resulta evidente cuales son los tipos de defectos ms frecuentes. Se
observa que los dos primeros tipos de defectos se presentan en el 79,8 %
de los accesorios con fallas. Por el Principio de Pareto, se concluye que: La
mayor parte de los defectos encontrados en el lote pertenece slo a dos
tipos de defectos (los "pocos vitales"), de manera que si se eliminan las
causas que los provocan, desaparecera la mayor parte de los defectos.
Otro anlisis complementario y sumamente til e interesante es calcular los
costos de cada problema, con lo cual se podra construir un diagrama
similar, ordenando las causas por sus costos.
Este anlisis combinado de causas y costos permite obtener la mayor
efectividad en la solucin de problemas, aplicando recursos en aquellos
temas que son relevantes y alcanzando una mejora significativa.
Recuerde que no es slo una herramienta para manufactura, los problemas
se presentan por igual en servicios.






El Ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar)

Es una concepcin gerencial que dinamiza la relacin entre el hombre y los
procesos, busca controlarlos con base en el establecimiento,
mantenimiento y mejora de los estndares, tarea que se adelanta mediante
la definicin de especificaciones de proyectos (estndares de calidad),
especificaciones tcnicas de procesos y procedimientos de operacin. Este
ciclo ayuda de manera efectiva a adoptar y monitorear los procesos de una
empresa, siempre y cuando se constituya en un procedimiento sin fin, es
decir, planeado, tomando una accin, verificando que los resultados si
fueran los esperados y actuando sobre dichos resultados para volver a
iniciar el ciclo.
Dentro de un sistema de gestin de la calidad, el PHVA es un ciclo
dinmico que puede desarrollarse dentro de cada procedimiento de la
organizacin, y en el sistema de procesos como un todo. Est ntimamente
asociado con la planificacin, implementacin, control y mejora continua,
tanto en la realizacin del producto como en otros procesos del sistema de
gestin de calidad.

Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para
conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las
polticas de la organizacin.
Metodologa 1. Ciclo PHVA
A
Actuar
Qu?
Quin?
Cmo?
Cundo?
Dnde?
Diga lo que hace
Hace lo que
dice?
Correccin de
desviaciones
P
Planificar
V
Verificar
H
Hacer


o Identificar la situacin y definirla concretamente, determinando el
grado de importancia de la misma.
o Observar las caractersticas del problema, teniendo en cuenta
diferentes puntos de vista.
o Buscar las causas que conducen al efecto indeseado. En este
anlisis es til la aplicacin de un "rbol de Realidad Actual" o un
diagrama de "Espina de Pescado".
o Elaborar un Plan de accin para bloquear las causas y solucionar
el problema.
o Crear indicadores para evaluar la situacin especfica
posteriormente.

Hacer: poner en prctica el Plan de Accin diseado.

Verificar: realizar el seguimiento y medicin de los procesos y
productos con respecto a las polticas, objetivos y requisitos para el
producto, e informar sobre los resultados.

Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente.
o Tomar decisiones con base en la verificacin.
o Implementar estndares para monitorear y prevenir situaciones
indeseadas.


Metodologa 2. Cinco W y un H

Esta metodologa para el anlisis, desarrollo y mejoramiento de los
procedimientos consiste en responder una serie de preguntas con el fin de
no pasar por alto aspectos importantes para la eficiencia y eficacia de las
actividades de la organizacin. Entre las preguntas a responder estn:
Qu?, Por qu?, Quin?, Cundo?, Dnde?, y Cmo?


What?

Qu se hace?, qu operacin, paso o actividad es necesaria realizar para
obtener el resultado esperado.





Why?

Por qu se hace? Explica los pasos, la finalidad de cada uno y los hechos
circunstanciales. Es necesario hacer una descripcin completa y certera de
los detalles.

Por qu razones es indispensable este paso? Es importante establecer si
influye realmente en el resultado final del proceso y si se constituye en una
necesidad absoluta. Hay que cerciorarse de la finalidad til de cada paso.

When?

Cundo? En qu momento se debe desarrollar la actividad u operacin.

Where?

Dnde debe realizarse este paso? Debe hacerse algn cambio de sitio
de realizacin o ubicacin? La adecuada disposicin ahorra pasos, tiempo
y esfuerzos.

How?

Cmo se est realizando el paso?, Cmo debe realizarse el paso?
Corresponde el paso a una secuencia lgica? Puede ejecutarse de una
manera ms simple y fcil?

Debe anotarse la forma y equipo utilizado y hacer referencia a las normas
que aplica cuando se requiera.

Who?

Quin debe realizar esa labor? Hay alguien que lo pueda hacer en forma
ms fcil y prctica?

A menos que se trate de un proceso nuevo, se parte de la existencia de
procedimientos escritos o seguidos por la costumbre; sin embargo, el
anlisis de los procedimientos formales no es suficiente; es necesario
seguir nuevamente paso a paso el procedimiento. Esto porque lo escrito
puede no corresponder con lo que realmente se hace en la prctica, en
ste caso el equipo deber describir los procedimientos que se estn
realizando.


Control del documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha
Revisin
Lina Lorien
Rivera Cruces
Instructor
virtual


Centro
Agroempresarial
del Oriente -
Vlez
Regional
Santander

Diciembre
de 2012
Adaptacin Rachman
Bustillo
Martnez
Guionista
Lnea de
Produccin
Centro
Agroindustrial.
Regional Quindo
Abril de
2013
Andrs Felipe
Velandia
Espitia
Guionista
Lnea de
Produccin
Centro
Agroindustrial.
Regional Quindo
Abril de
2013