Manual de Protocolo

MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS DE
PROTOCOLO PARA A ADMINISTRAO PBLICA

ESTADUAL PAULISTA

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SUMRIO

1. Poltica Estadual de Arquivos e Gesto de Documentos . 2
2. Documentos de Arquivo .4
3. Recebimento ..6
4. Registro 13
5. Abertura de Expediente20
6. Autuao de Processo23
7. Encerramento e Abertura de Volume... 32
8. Tramitao36
9. Expedio . 40
10. Juntada . 43
11. Desentranhamento .. 47
12. Apensamento 50
13. Desapensamento 53
14. Incorporao . 55
15. Encerramento 58
16. Reconstituio . 62
17. Regularizao 67
18. Consulta 72
19. Pedido de Vista 75
20. Reativao .. 79
21. Recomendaes de Conservao 81

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1. Poltica Estadual de Arquivos e Gesto de Documentos

o conjunto de diretrizes, normas, mtodos e procedimentos de organizao e funcionamento das
atividades de protocolo e arquivo visando assegurar a gesto, a preservao e o acesso de documentos e
informaes pblicas estaduais.

Toda rotina administrativa registrada em documentos, sendo dever dos rgos/entidades da
Administrao Pblica Estadual a gesto de documentos como instrumento de apoio administrao,
cultura e ao desenvolvimento cientfico (Decreto estadual n 48.897/2004).

Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente (Lei federal n 8.159/1991 e Decreto estadual n
48.897/2004).

1.1 Integram a poltica estadual de arquivos e gesto de documentos:

1.1.1 Servios de protocolo: unidades tcnicas responsveis pelo recebimento, registro, distribuio,
tramitao e controle de documentos.

1.1.2 Servios de arquivo: unidades tcnicas responsveis por reunir, ordenar, guardar, preservar e dar
acesso aos documentos sob sua custdia, segundo os princpios e tcnicas de arquivo.

1.1.3 Comisses de Avaliao de Documentos e Acesso CADA: grupos permanentes e
multidisciplinares institudos e vinculados ao Gabinete da autoridade mxima dos rgos e entidades da
Administrao Pblica Estadual, responsveis pela elaborao e aplicao de Planos de Classificao e
Quaisquer aes que impliquem em destruio, inutilizao
ou deteriorao do patrimnio documental pblico so
consideradas crime contra o patrimnio cultural, com penas
previstas na legislao.
Constituio Federal de 1988, artigo 216, 1
Lei federal n 9.605/1998, artigo 62, inciso II
Decreto federal n 3.179/1999, artigo 49, inciso II
Cdigo Penal, artigo 305

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de Tabelas de Temporalidade de Documentos, bem como por orientar a gesto transparente dos
documentos, dados e informaes do rgo ou entidade, visando assegurar seu amplo acesso e
divulgao (Decreto estadual n 29.838/1989, artigo 1; Decreto estadual n 48.897/2004, artigo 34;
Decreto estadual n 58.052/2012, artigos 11 e 12).

1.1.4 Servios Servio de Informaes ao Cidado SIC: unidades de atendimento institudas nos
rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual, diretamente subordinada ao seu titular, com a
finalidade de assegurar aos cidados o acesso pleno aos documentos, dados e informaes pblicas.

1.2 So instrumentos da gesto de documentos:

1.2.1 Plano de Classificao de Documentos: instrumento utilizado para classificar todo e qualquer
documento de arquivo (Decreto estadual n 48.897/2004, artigo 10).

1.2.1.1 A aplicao do Plano de Classificao garantir a padronizao da denominao dos
documentos em toda a Administrao Pblica Estadual, bem como a recuperao do seu contexto
original de produo, ou seja, a identificao da funo, subfuno e atividade que determinaram a
sua produo ou acumulao.

1.2.2 Tabela de Temporalidade de Documentos: instrumento resultante da avaliao documental,
aprovado por autoridade competente, que define os prazos de guarda e a destinao final de cada srie
documental (Decreto estadual n 48.897/2004, artigo 19).

1.2.3 Tabela de Documentos, Dados e Informaes Sigilosas e Pessoais: relao exaustiva de
documentos, dados e informaes com quaisquer restries de acesso, com a indicao do grau de
sigilo, decorrentes de estudos promovidos pelas Comisses de Avaliao de Documentos e Acesso
CADA e publicadas pelas autoridades mximas dos rgos e entidades (Decreto estadual n
58.052/2012, artigo 3, inciso XXIV).

1.2.4 Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos e Informaes: conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas da gesto arquivstica de documentos processado eletronicamente
e aplicvel em ambientes digitais ou em ambientes hbridos, isto , documentos digitais e no digitais ao
mesmo tempo (Instruo Normativa APE/SAESP n1/2009).

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2. Documentos de Arquivo

So todos os registros de informao, em qualquer suporte, inclusive o magntico ou ptico, produzidos,
recebidos ou acumulados por rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual, no exerccio de suas
funes e atividades (Decreto estadual n 48.897/2004, artigo 3 e Decreto estadual n 58.052/2012, artigo
3).

Os documentos de arquivo produzidos, recebidos ou acumulados pelos rgos/entidades so variados,
como, por exemplo: formulrios, livros, fichas, cartazes, mapas, fotografias, plantas, atas, certides, ofcios,
telegramas, pareceres, processos, pronturios, relatrios etc.

2.1 Quanto sua constituio, os documentos de arquivo podem ser considerados:

2.1.1 Simples: So os documentos formados por um nico item. Exemplo: ofcio, relatrio, memorando,
relao de remessa etc.

2.1.2 Compostos: So os documentos que, ao longo de sua trajetria, acumulam vrios documentos
simples. Exemplos: processo, pronturio, expediente e dossi.

2.1.2.1 Dossi a unidade documental que no tramita em que se renem documentos de
natureza diversa, para uma finalidade especfica.

2.1.2.2 Expediente a unidade documental que tramita para informar e/ou acolher manifestaes,
podendo estar ou no acompanhado de outros documentos de natureza diversa, reunidos em
torno de uma atividade, demanda ou interessado.

2.1.2.3 Processo a unidade documental, de carter decisrio, em que se renem, por solicitao
de autoridade competente, documentos de natureza diversa, que tramitam no decurso de uma
ao administrativa.

2.1.2.4 Pronturio a unidade documental que no tramita em que se renem documentos de
natureza diversa relativos a uma pessoa fsica ou jurdica.

2.2 So propriedades dos documentos de arquivo:

2.2.1 Imparcialidade: Os documentos de arquivo so produzidos para atender determinadas
demandas e trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e aes que manifestam e para cuja
realizao contribuem.
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2.2.2 Autenticidade: Os documentos so autnticos porque so criados, mantidos e conservados
sob custdia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados.

2.2.3 Naturalidade: Os documentos de arquivo so acumulados de maneira contnua e
progressiva, como sedimentos de estratificaes geolgicas, o que os dota de um elemento de
coeso espontnea, ainda que estruturada.

2.2.4 Inter-relacionamento: Os documentos de arquivo esto ligados entre si por um elo que
criado no momento em que so produzidos ou recebidos, que determinado pela razo de sua
produo e que necessrio sua prpria existncia, capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu
significado, confiabilidade e autenticidade.

2.2.5 Unicidade: Cada documento de arquivo assume um lugar nico na estrutura documental do
grupo ao qual pertence e no universo documental.

Fonte: DURANTI, Luciana, Registros documentais contemporneos como provas de ao in Estudos histricos, Rio de
Janeiro, v.7, n 13, 1994, pp 49-64 (extrado da apostila Introduo poltica e ao tratamento dos arquivos. Apostila
01/2002 Classificao e Ordenao Janice Gonalves p 80)

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3. Recebimento

a entrada de documentos na Unidade com atribuies de Protocolo ou nas demais unidades do
rgo/entidade.

Os documentos recebidos nas Unidades com atribuies de Protocolo dos rgos/entidades da
Administrao Pblica Estadual podem ter origem:

Interna: quando provenientes do prprio rgo/entidade. Neste caso, o recebimento de
documentos poder ser efetuado pelas Unidades com atribuies de Protocolo ou diretamente
pelas unidades de destino, desde que essas unidades estejam interligadas por sistema
informatizado de gesto arquivstica de documentos e informaes.

Externa: quando provenientes de outros rgos/entidades da Administrao Estadual, da
sociedade civil, de rgos pblicos de outros Poderes (Legislativo e Judicirio), de outros entes da
Federao ou provenientes do exterior. Neste caso, o recebimento de documentos de procedncia
externa dever ser efetuado exclusivamente pelas Unidades com atribuies de Protocolo.

Os documentos de arquivo podero ser entregues ou enviados das seguintes maneiras:

Mensageiro: por meio de servidor/funcionrio do rgo/entidade ou por empresa contratada para
prestar este servio;
Correio: por meio de Sedex, carta, malote, telegrama, encomenda etc.

3.1 Rotina de Recebimento

3.1.1 Conferir os documentos e as relaes de remessa: o servidor/funcionrio da Unidade com
atribuies de Protocolo dever conferir se o documento destinado ao rgo/entidade ou a algum
servidor/funcionrio e se contm os dados do remetente.

3.1.1.1 No caso do documento estar acompanhado de Relao de remessa (ver p. 10), deve-se
conferir tambm:

a) se h correspondncia entre os documentos recebidos e as informaes contidas em
suas respectivas relaes de remessa;
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b) se a quantidade de itens indicados na relao de remessa incluindo volumes est de
acordo com os itens recebidos.

3.1.1.2 Os documentos encaminhados pelos rgos/entidades da Administrao Pblica Estadual
devero, obrigatoriamente, estar acompanhados de relao de remessa com numerao
sequencial, reiniciada a cada ano. Para os documentos provenientes da sociedade civil, de rgos
de outros Poderes, de outros entes da Federao ou do exterior, no existe essa obrigatoriedade.

3.1.1.3 A impresso da relao de remessa facultativa no trmite entre unidades do mesmo
rgo/entidade interligadas por sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e
informaes.

3.1.2 Identificar os documentos: o servidor/funcionrio da Unidade com atribuies de Protocolo dever
identificar dentre os documentos recebidos: os documentos oficiais sem restrio de acesso (ostensivos),
os documentos oficiais com restrio de acesso (sigilosos ou pessoais) e os documentos particulares.

3.1.2.1 Documentos particulares no devero ser encaminhados aos rgos/entidades da
Administrao Pblica Estadual. Caso a Unidade com atribuies de Protocolo receba algum
documento particular, dever entrar em contato com o servidor/funcionrio para solicitar a
retirada do documento no balco.

3.1.3 Abrir os documentos: todos os documentos recebidos devero ser abertos, com exceo de
correspondncia particular e de documentos oficiais classificados como sigilosos ou pessoais. Tambm
no devero ser abertos pela Unidade com atribuies de Protocolo os documentos recebidos via malote
que estejam destinados s unidades descentralizadas do rgo/entidade.

O agente pblico que tiver acesso a documento, dados ou
informaes, nos termos deste decreto, responsvel pela
preservao de seu sigilo, ficando sujeito s sanes
administrativas, civis e penais previstas na legislao, em caso
de eventual divulgao no autorizada.

Os agentes responsveis pela custdia de documentos e
informaes sigilosas sujeitam-se s normas referentes ao
sigilo profissional, em razo do ofcio, e ao seu cdigo de tica
profissional, sem prejuzo das sanes legais.

Decreto estadual 58.052/2012, artigos 72 e 73

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3.1.4 Receber, recusar ou devolver os documentos:

3.1.4.1 Receber os documentos: quando no houver nenhuma irregularidade com as informaes
dos documentos e de suas respectivas relaes de remessa. Neste caso, o servidor/funcionrio
dever atestar o recebimento pela aposio de relgio datador, carimbo datador, anotao
caneta ou registro em sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e informaes.
Em todos os casos, a anotao dever conter: a sigla do rgo/entidade, a data e hora do
recebimento e o nome legvel do servidor/funcionrio responsvel pelo recebimento. O
recebimento dever ser atestado no documento e tambm na relao de remessa ou na guia da
Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos - EBCT (ou equivalente).

3.1.4.1.1 Caber ao rgo/entidade atestar por qualquer meio, sempre que solicitado, o
recebimento de documentos de origem externa para garantir, ao interessado, a comprovao
da entrega do documento.

3.1.4.1.2 O recebimento de documentos sigilosos e pessoais dever ser atestado nos seus
envelopes.

3.1.4.1.3 Quando houver alguma irregularidade que no inviabilize o recebimento, como por
exemplo a irregular numerao das folhas, a Unidade com atribuies de Protocolo dever
receber o documento e indicar a irregularidade no verso da relao de remessa e no documento
por meio do Termo de indicao de irregularidade (ver p. 12). Este termo dever ser inserido ao
final do documento, devidamente numerado.

3.1.4.2 Recusar os documentos: quando o documento no houver sido enviado fisicamente.

3.1.4.3 Devolver os documentos: quando houver alguma irregularidade que no seja passvel de
regularizao pela prpria Unidade com atribuies de Protocolo. Exemplos: dano fsico ao
documento, ausncia de identificao do remetente e/ou destinatrio, ausncia do nmero de
processo etc.

3.1.4.3.1 A devoluo dever ser sempre justificada e anotada na relao de remessa que ser
devolvida ao interessado/entregador, podendo a Unidade com atribuies de Protocolo guardar
uma cpia se considerar necessrio.

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3.1.4.3.2 Quando da devoluo de documentos, devero ser adotados os seguintes
procedimentos:

a) Balco da Unidade com atribuies de Protocolo: devolver o documento ao
interessado/entregador no ato de seu recebimento.

b) Correio: devolver o documento por meio da Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos
EBCT ou comunicar ao remetente para que retire o documento no rgo/entidade.

3.1.5 Encaminhar os documentos

3.1.5.1 para o registro, quando se tratar de documentos oficiais, inclusive os sigilosos.

3.1.5.2 para o destinatrio, sem serem registrados, quando se tratar de panfletos, folders, revistas,
livros e jornais, recebidos em decorrncia do exerccio das funes do rgo/entidade, que no
sejam anexos de algum tipo de documento oficial (memorando, ofcio etc.).

Fica vedada, na recepo de documentos por rgos e
entidades da Administrao direta, autrquica e
fundacional, a exigncia de reconhecimento de firmas ou
de autenticao de cpias.
Decreto estadual n 52.658/2008, artigo 1

O disposto no artigo 1 deste decreto no se aplica quando
haja determinao legal expressa em sentido contrrio.
1 - Na hiptese de que trata o caput deste artigo, o
servidor dever proceder ao cotejo, respectivamente, com
a cdula de identidade do interessado ou com o respectivo
documento original e, somente se houver dvida fundada,
exigir o reconhecimento da firma ou a autenticao da
cpia.

Cabe aos agentes pblicos credenciados responsveis pelo
recebimento de documentos sigilosos verificarem a
integridade na correspondncia recebida e registrar
indcios de violao ou de qualquer irregularidade, dando
cincia do fato ao seu superior hierrquico e ao
destinatrio, o qual informar imediatamente ao
remetente.

Decreto estadual n 58.052/2012, artigo 43, inciso I
10

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO
(Nome do rgo ou entidade)

RELAO DE REMESSA (frente)

Relao de remessa: n/ano
Data da emisso: dia/ms/ano
Remetente: nome e cargo ou unidade
Destinatrio: nome e cargo ou unidade
Endereo do destinatrio:

N
item
Documento
Quantidade
(volumes)
Situao
(marque um X)
Recebido
Recebido
com
ressalva
Recusado Devolvido

Expedido por: nome, cargo e assinatura

Recebido por: nome, cargo, assinatura e unidade

Data do recebimento

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RELAO DE REMESSA (verso)

Justificativa do recebimento comressalva
N item Justificativa

Justificativa da devoluo
N item Justificativa

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TERMO DE INDICAO DE IRREGULARIDADE

Nesta data, procedeu-se ao recebimento do documento ...................................................(indicar a
sigla/n/ano do documento), apresentando a(s) seguinte(s)
irregularidade(s):...................................................................................................................................
................................................................(indicar a irregularidade).

Local e Data

Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionrio que realizou o procedimento

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4. Registro

a insero sistemtica e padronizada dos dados de documentos produzidos, recebidos ou acumulados
pelo rgo/entidade em sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e informaes, com o
objetivo de indicar sua existncia oficial, controlar o seu trmite e a sua localizao, desde a sua produo
ou recebimento at a sua destinao final: eliminao ou guarda permanente.

Todos os documentos pblicos, independente do suporte e do seu grau de sigilo, devero ser registrados
para garantir a eficincia da gesto documental e os benefcios dela decorrentes.

O registro dever ser realizado por servidor/funcionrio da Unidade Produtora, que tenha previamente
recebido atribuio de registrar documentos na sua esfera de atuao, ou servidor/funcionrio da Unidade
com atribuies de Protocolo.

Os documentos produzidos para serem juntados a documentos compostos (processos, expedientes, dossis
e pronturios) no devero receber nmero de protocolo.

4.1 Rotina de Registro

4.1.1 Pesquisar antecedentes: o servidor/funcionrio dever realizar pesquisa no sistema informatizado
de gesto arquivstica de documentos e informaes visando encontrar informaes que possam ter
conexo com o documento. Possveis informaes devero ser encaminhadas, juntamente com o
documento, autoridade competente. Somente a autoridade competente poder avaliar a relevncia da
vinculao do novo documento ao documento antecedente e solicitar o seu apensamento (ver p. 50) ou
incorporao (ver p.55).

4.1.2 Atribuir nmero de protocolo: o servidor/funcionrio dever atribuir nmero de protocolo para
cada documento recebido, registrando-o no prprio documento, por meio de anotao caneta, pela
utilizao de etiqueta impressa ou anexando ao documento o comprovante de protocolo emitido por
sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e informaes.

4.1.2.1 O nmero de protocolo dever ser:

a) composto pela sigla do rgo/entidade, pelo nmero e pelo ano. Exemplo: SSP/114/2011;
b) sequencial e reiniciar a cada ano;
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c) exclusivo, no podendo ser atribudo a mais de um documento.

4.1.2.2 Quando do recebimento de processos e expedientes provenientes de outro rgo/entidade,
a Unidade com atribuies de Protocolo dever:

a) atribuir nmero de protocolo prprio e referenciar, no sistema informatizado de gesto
arquivstica de documentos e informaes, o nmero de origem do expediente ou processo
recebido;

b) utilizar o nmero de origem do processo ou expediente acrescentando as informaes que
julgar necessrias para o controle e recuperao do documento.

4.1.2.3 O nmero de protocolo acompanhar o documento at a sua destinao final,
independentemente de haver qualquer outro nmero de controle, como por exemplo, nmero de
ofcio, nmero de processo, nmero de memorando etc.

4.1.2.4 O nmero de protocolo do documento dever ser fornecido ao interessado sempre que
solicitado.

4.1.3 Cadastrar os documentos: o servidor/funcionrio dever cadastrar no sistema informatizado de
gesto arquivstica de documentos e informaes, os seguintes dados do documento:

4.1.3.1 Nmero do protocolo: indica a sigla do rgo/entidade, o nmero/ano atribudo ao
documento no momento do seu recebimento ou o nmero/ano gerado pelo sistema informatizado
de gesto arquivstica de documentos e informaes quando da sua produo;

4.1.3.2 Nmero de origem de expedientes e processos: indica o nmero de origem de expedientes
ou processos recebidos de rgos/entidades externos.

4.1.3.3 Documento inicial: quando se tratar de documento composto (processo, expediente,
pronturio e dossi), indica a espcie documental e outras informaes necessrias identificao
e controle do primeiro documento do conjunto.

Exemplos:
- Carta: data (dd/mm/aaaa)
- Requerimento: data (dd/mm/aaaa)
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- Memorando: sigla-nmero-ano
- Ofcio: sigla-nmero-ano

4.1.3.4 Data do documento: indica a data da produo do documento e dever ser expressa no
formato dd/mm/aaaa.

4.1.3.5 Solicitante: indica a(s) pessoa(s) fsica ou jurdica, pblica ou privada, que est enviando o
documento. O solicitante no necessariamente o interessado.

4.1.3.6 Interessado: indica a pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada beneficiada ou
diretamente ligada atividade ou demanda veiculada no documento. Em algumas situaes,
interessado e solicitante podem ser os mesmos. So informaes necessrias identificao do
interessado:

4.1.3.6.1 Havendo vrios interessados, poder se optar pelo cadastramento, em sistema
informatizado de gesto arquivstica de documentos e informaes, de apenas um deles,
acrescentando-se a expresso e outros.

4.1.3.7 Destinatrio: indica a unidade ou servidor/funcionrio para o qual o documento est
destinado.

4.1.3.8 Classificao: indica o cdigo referencial numrico que associa a srie documental ao seu
contexto de produo e composto das seguintes unidades de informao (Decreto estadual n
48.897/2004, artigo 13):

PESSOA FSICA PESSOA JURDICA

Nmero do RG e Estado expedidor

Razo social
Nmero do CPF

Nmero do CNPJ
028.03.03.01.08
rgo produtor
funo
subfuno
atividade
documento
16

4.1.3.8.1 rgo produtor: instituio ou entidade juridicamente constituda e organizada,
responsvel pela execuo de funes do Estado.

4.1.3.8.2 Funo: conjunto de atividades que o Estado exerce para a consecuo de seus
objetivos, que pode ser identificada como direta ou essencial e indireta ou auxiliar.

4.1.3.8.3 Subfuno: agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfuno a
uma modalidade da respectiva funo.

4.1.3.8.4 Atividade: ao, encargo ou servio decorrente do exerccio de uma funo, que
pode ser identificada como atividade-meio ou atividade-fim.

Atividade-meio: ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para auxiliar e
viabilizar o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo
e acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio.

Atividade-fim: ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para o efetivo
desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo e
acumulao de documentos de carter substantivo e essencial para o seu
funcionamento.

4.1.3.8.5 Srie documental: conjunto de documentos do mesmo tipo documental
produzido por um mesmo rgo, em decorrncia do exerccio da mesma funo, subfuno
e atividade e que resultam de idntica forma de produo e tramitao e obedecem
mesma temporalidade e destinao.

a) os documentos devero ser classificados, no ato da sua produo ou
recebimento, em conformidade com o Plano de Classificao de Documentos
Exemplo:
028.03.03.01.08
Casa Civil
Gesto de Recursos Humanos
Expediente de pessoal
Elaborao e registro de atos relativos vida funcional
Pronturio funcional
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da Administrao Pblica do Estado de So Paulo: Atividades-Meio (Decreto
estadual n 48.898/2004) ou com o Plano de Classificao de Documentos das
Atividades-Fim, que dever ser elaborado pela Comisso de Avaliao de
Documentos e Acesso CADA do rgo/entidade e aprovado pelo Arquivo
Pblico do Estado, antes de sua oficializao (Decreto estadual n 48.897/2004,
artigo 18).

b) Devero sempre ser identificados os tipos documentais e nunca os assuntos dos
documentos, pois para um mesmo assunto podero existir tipos documentais
diferentes, com prazos de guarda e destinao final diferenciados. Exemplo:

Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade de Documentos da Administrao Pblica do
Estado de So Paulo: Atividades-Meio (Decreto estadual n 48.898/2004)

c) A classificao dos documentos poder ser realizada com o auxlio do ndice
Alfabtico, Remissivo e Permutado, que serve como instrumento auxiliar dos
Planos de Classificao de Documentos na recuperao das informaes. Pelo
ndice possvel localizar o documento no Plano, bem como estabelecer a ligao
entre os diversos nomes possveis para um mesmo documento e a forma
padronizada indicada no Plano de Classificao de Documentos e que deve ser
adotada pela Administrao Pblica Estadual. Exemplo:

ndice (Decreto estadual n 48.898/2004)

1
assunto

3 tipos
documentais
Prazos de guarda Destinao
Unidade
Produtora
Unidade com
atribuies de
Arquivo
Eliminao
Guarda
permanente
Frias
03.03.04.02
Escala de frias
1 -

03.03.04.30
Solicitao de
abono de frias
1 5

03.05.01.19
Processo de
pagamento de
frias e licena-
prmio em
pecnia
Vigncia 10

NDICE
CDIGO DO
DOCUMENTO
Doao de bens imveis USE Processo de alienao de bens patrimoniais 04.02.04.02
Doao de bens patrimoniais USEProcesso de alienao de bens patrimoniais 04.02.04.02
Doao de bens permanentes USE Processo de alienao de bens patrimoniais 04.02.04.02
Processo de pagamento de contas de utilidade pblica 05.02.08.07
Processo de pagamento de dirias e ajuda de custo 05.02.08.08
Pronturio do empregado USE Pronturio funcional 03.03.01.08
Pronturio do servidor USE Pronturio funcional 03.03.01.08
18

d) Ao receber documentos sem classificao ou com classificao em
desconformidade com os Planos de Classificao de Documentos oficializados, a
Unidade com atribuies de Protocolo dever:

No caso de documentos de origem interna, devolv-lo para a Unidade
Produtora classific-lo ou reclassific-lo.

No caso de documentos de origem externa que permanecero no
rgo/entidade, providenciar a sua correta classificao ou encaminh-lo
para a unidade, dentro do rgo/entidade, que tenha competncia tcnica
para classific-lo.

No caso de documentos de origem externa que retornaro ao seu
rgo/entidade, registr-lo com a sua denominao de origem.

4.1.3.9 Restrio de acesso: indica se atribudo grau e prazo de sigilo ao documento e se h
restrio de acesso a documentos pessoais, de acordo com as Tabelas de Documentos, Dados e
Informaes Sigilosas e Pessoais, oficializadas ou com a anlise dos casos concretos (Decreto
estadual n 58.052/2012, artigo 32).

4.1.3.9.1 Os documentos sigilosos devero ser registrados no momento de sua produo,
prioritariamente em sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e
informaes (Decreto estadual n 58.052/2012, artigo 40, inciso I).

4.1.3.10 Descrio do assunto: indica as informaes necessrias e suficientes para descrever o
contedo especfico de cada documento.

4.1.3.11 Quantidade de volumes: indica a quantidade de volumes de um documento.

4.1.3.12 Suporte: indica o material sobre o qual as informaes so registradas. Exemplos: papel,
fita magntica, disco tico etc.

4.1.3.13 Outros itens podero ser includos no cadastro para atender as especificidades de cada
rgo/entidade.

19

4.1.4 Distribuir os documentos: quando o registro tiver sido realizado pela Unidade com atribuies de
Protocolo, os documentos registrados devero ser prontamente distribudos aos seus destinatrios, salvo
aqueles recebidos ao final do expediente.

4.1.4.1 Documentos com indicao de urgncia e com prazo de resposta determinado tm preferncia
no registro e no encaminhamento, como por exemplo, os Expedientes de atendimento de solicitao de
informao, que devem ser atendidos em prazo no superior a 20 dias (Decreto estadual n
58.052/2012, artigo 15, 1).

4.1.4.2 A comprovao da entrega dever ser atestada, no ato do recebimento, por meio de relao de
remessa ou por registro em sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e informaes
que interligue as unidades.

20

5. Abertura de Expediente

Entende-se por expediente a unidade documental que tramita para informar e/ou acolher manifestaes,
podendo estar ou no acompanhado de outros documentos de natureza diversa, reunidos em torno de
uma atividade, demanda ou interessado.

A abertura de expediente poder ser realizada pela unidade que identificar esta necessidade, mediante
solicitao de autoridade competente.

Apenas devero ser abertos os expedientes previstos no Plano de Classificao de Documentos da
Administrao Pblica Estadual do Estado de So Paulo: Atividades-Meio (Decreto estadual n
48.898/2004) ou nos Planos de Classificao de Documentos das Atividades-Fim dos rgos/entidades,
devidamente aprovados pelo Arquivo Pblico do Estado e oficializados.

O desentranhamento (ver p. 47) de documentos de um expediente poder ser executado por qualquer
unidade que identificar esta necessidade, bem como o apensamento (ver p. 50) e a incorporao (ver p. 55)
entre expedientes. Em todos os casos, devero ser seguidas as normas estabelecidas nos respectivos
tpicos deste Manual.

5.1Rotina de abertura de expediente

5.1.1 Cadastrar o expediente: o expediente dever ter as suas principais informaes cadastradas em
sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e informaes, a fim de permitir a sua
localizao e acesso. Devero ser cadastradas as seguintes informaes do expediente (ver Registro p.
13):

a) Nmero do expediente (sigla /n/ano);
b) Interessado(s);
c) Classificao;
d) Descrio do Assunto;
e) Documento inicial;
f) Localidade;
g) Data;
h) Volume;
i) Restrio de acesso:
21

sigiloso (grau e prazo)
pessoal (prazo)

5.1.2 Emitir folha lder: concludo o registro, dever ser emitida a Folha lder (ver p. 22) contendo o
registro impresso das informaes sobre o expediente.

5.1.3 Ordenar os documentos: os documentos devero ser reunidos sequencialmente em um nico
conjunto com a capa presa documentao com trilho plstico (tipo Romeu e Julieta ou macho e
fmea). Com vistas preservao dos documentos, trilhos metlicos no devero ser utilizados,
conforme orientao da Instruo Normativa APE/SAESP n 2/ 2010.

5.1.4 Numerar os documentos: as folhas do expediente devero ser numeradas em ordem crescente,
no canto superior direito, sem rasuras, pela aposio de anotao caneta (azul ou preta) ou de
carimbo especfico para registro de numerao e rubricadas pelo servidor/funcionrio que as inserir.

5.1.4.1 A folha lder ser considerada a folha n 1 e o documento inicial a folha n 2.

22


FOLHA LDER

N DO EXPEDIENTE (SIGLA/N/ANO):

INTERESSADO:

CLASSIFICAO:

DESCRIO DO ASSUNTO:

LOCALIDADE:

DATA:

VOLUME:

RESTRIO DE ACESSO:

Local e Data


Sigilo Grau ____________________
Prazo ___________________

Pessoal Prazo ___________________
23

6. Autuao de Processo

a sequncia de operaes tcnicas que tem por finalidade dar forma processual ao conjunto de
documentos acumulados no decorrer de uma ao administrativa, visando encaminhamento, manifestao
e deciso.

Somente podero ser autuados os processos indicados nos Planos de Classificao de Documentos,
devidamente oficializados.

O procedimento de autuao de competncia exclusiva da Unidade com atribuies de Protocolo e s
poder ser efetuado mediante solicitao formal de autoridade competente.

Os documentos encaminhados para autuao com a recomendao URGENTE, ou com prazos para
atendimento, instruo ou deciso, tero tratamento prioritrio.

A autuao de documentos identificados com restrio de acesso dever ser realizada por
servidor/funcionrio da Unidade com atribuies de Protocolo devidamente credenciado para o
recebimento de documentos sigilosos e pessoais.

Cada processo formado dever tratar exclusivamente de um nico assunto. Caso o processo trate de mais
de um assunto ou dependa de mais de um ato decisrio dever ser desdobrado em tantos processos
quantos necessrios.

Caso haja documento de diversos interessados, de mesma natureza e dependentes de conformidade
decisria dever ser aberto processo para cada interessado, que tramitar apensado (ver p. 50) aos demais
at o ato decisrio. Caber s unidades responsveis orientar a Unidade com atribuies de Protocolo, nos
casos em que seja necessria a abertura de processo nico para diversos interessados.

No sero permitidos os seguintes procedimentos:

Autuao de documentos destinados, exclusivamente, ao acompanhamento de processos, salvo
aqueles indicados em Planos de Classificao de Documentos, devidamente oficializados;
Reautuao de processo, ou seja, atribuio de novo nmero de processo ao documento;
Formao de mais de um processo sobre o mesmo assunto e mesmo interessado.

24

No caso de autuao indevida, o processo dever ser encerrado e arquivado mediante justificativa da
autoridade competente que solicitou a autuao.

6.1Rotina de Autuao

6.1.1 Conferir a solicitao de autuao: para autuar um processo, a unidade dever formalizar Termo de
solicitao de autuao (ver p. 30) e encaminh-lo Unidade com atribuies de Protocolo. O termo
dever conter a indicao da classificao do processo conforme os Planos de Classificao de
Documentos, devidamente aprovados e oficializados.

6.1.1.1 O termo de solicitao de autuao dever ser assinado por autoridade competente. So
autoridades competentes para solicitar a autuao de processo:

a) Governador;
b) Secretrio de Estado;
c) Secretrio Adjunto;
d) Chefe de Gabinete;
e) Coordenador;
f) Autoridade at o nvel hierrquico de Diretoria de Servio;
g) Outros casos em que houver delegao em norma interna.

6.1.1.2 A Unidade com atribuies de Protocolo dever conferir se a classificao est em
conformidade com os Planos de Classificao, devidamente aprovados e oficializados. Em caso de
irregularidade, a unidade solicitante dever ser notificada para providenciar as devidas correes.

6.1.2 Conferir os documentos: o processo dever ser formado, preferencialmente, por documentos
originais. No entanto, podero ser formados processos a partir de cpia autenticada por tabelio, ou
ainda, cpia autenticada por servidor/funcionrio pblico mediante cotejo da cpia com o documento
original, certificada com carimbo ou com anotao caneta (azul ou preta) CONFERE COM O ORIGINAL,
contendo a data da autenticao e a assinatura do servidor/funcionrio (Decreto n 52.658/2008).

6.1.2.1 Os documentos resultantes de transmisso via fax e de impresses termogrficas
(procedimento de impresso, por exemplo, de extratos bancrios e cupons fiscais) devero ser
fotocopiados para se constiturem em peas do processo.

25

6.1.3 Pesquisar antecedentes: ao receber um documento para autuao, a Unidade com atribuies de
Protocolo dever efetuar pesquisa para verificar a existncia de processo anterior sobre o mesmo assunto
e com o(s) mesmo(s) interessado(s). Constatada a existncia de processo anterior, o documento dever
ser juntado (ver p. 43) a ele, conforme as regras deste manual.

6.1.4 Cadastrar o processo: todos os processos devero ter suas principais informaes cadastradas em
sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e informaes, a fim de permitir a sua
localizao e acesso. Devero ser cadastradas as seguintes informaes do processo (ver Registro p. 13):

a) Nmero do processo (sigla/n/ano);
b) Interessado (s);
c) Classificao;
d) Descrio do Assunto;
e) Documento inicial;
f) Localidade;
g) Data;
h) Volume;
i) Restrio de acesso:
sigiloso (grau e prazo)
pessoal (prazo)

6.1.4.1 Com a autuao, o documento inicial passar a integrar o processo. Para fins de localizao
e acesso, o nmero de protocolo poder ser mantido e registrado na folha lder.

6.1.5 Emitir folha lder: concludo o registro, dever ser emitida a Folha lder (ver p. 31) contendo o
registro impresso das informaes sobre o processo.

6.1.6 Ordenar os documentos: os documentos devero ser reunidos sequencialmente em um nico
conjunto com a capa presa documentao com trilho plstico (tipo Romeu e Julieta ou macho e
fmea). Com vistas preservao dos documentos, trilhos metlicos no devero ser utilizados,
conforme orientao da Instruo Normativa APE/SAESP n 2/ 2010.

6.1.6.1 Os documentos devero ser organizados seguindo a ordem cronolgica de sua emisso (os
mais antigos sero os primeiros), de modo a evidenciar o percurso do trmite.

26

6.1.6.2 Dever ser utilizado o modelo de capa de processo com visor que permita a leitura das
informaes cadastrais registradas na folha lder.

6.1.7 Numerar as folhas: as folhas do processo devero ser numeradas em ordem crescente, no canto
superior direito, sem rasuras, pela aposio de anotao caneta (azul ou preta) ou de carimbo especfico
para registro de numerao e rubricadas pelo servidor/funcionrio que as inserir no processo.

6.1.7.1 A capa de processo no receber numerao. Com a utilizao do modelo de capa de
processo com visor, a capa deixa de ser pea do processo e passa a ser somente sua proteo.

6.1.7.2 A folha lder ser considerada a folha n 1, o termo de solicitao de autuao a folha n 2 e o
documento inicial a folha n 3.

6.1.7.3 Quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade de correo da numerao de
qualquer folha do processo, deve-se inutilizar a numerao anterior apondo-lhe um X e
acrescentar ao lado uma nova anotao caneta (azul ou preta) ou um novo carimbo com a
numerao correta.

6.1.7.3.1 No caso de correo da numerao, o funcionrio responsvel dever registrar a
ao corretiva, apondo-se rubrica e datao em espao visvel e imediatamente prximo
informao acrescida ou em espao previsto na configurao do carimbo.
27

9 8

6.1.7.3.2 A numerao no dever ser corrigida por meio de corretivos ou etiquetas adesivas.

6.1.7.3.3 Depois de tramitado o processo, a numerao das suas folhas no poder ser alterada.
Em caso de irregularidade, esta dever ser indicada por meio de Termo de indicao de
irregularidade (ver p. 12), inserido ao final do processo.

6.1.8 Colar os documentos: documentos de tamanho reduzido, como por exemplo comprovantes de
pagamento, cartes de embarque, fotos etc. devero ter sua margem esquerda ou superior colada em
folha de papel A4, para permitir a leitura de possveis informaes existentes no seu verso. Neste caso, a
numerao dever ser registrada no canto superior direito do documento.

6.1.8.1 Os documentos devero ser colados com cola neutra para no danificar o documento.

6.1.8.2 Os documentos no devero ser fixados com materiais metlicos ou com fitas adesivas,
conforme orientao da Instruo Normativa APE/SAESP n 2/2010.

6.1.8.3 Dever ser anotado, na parte inferior da folha de papel, qual(ais) documento(s) foi(ram)
colado(s), para evitar perda da informao, caso o(s) documento(s) seja(m) extraviado(s).

28

Foi(ram) colado(s) nesta folha: mencionar o(s)
documento(s)

Foi(ram) colado(s) nesta folha: mencionar o(s)
documento(s)

6.1.9 Inutilizar os espaos em branco: todos os espaos das folhas que no contenham informaes
devero ser inutilizados pela aposio de um trao transversal, exceto os espaos da ltima folha, onde
podero ser registrados os despachos.

29

6.1.10 Conferir o cadastro e a numerao de folhas: antes de encaminhar o processo para a unidade de
destino, o servidor/funcionrio dever conferir o cadastro das informaes e a numerao de folhas.

6.1.11 Encaminhar o processo: Aps a autuao, o processo dever ser encaminhado, fisicamente, para
a unidade de destino indicada na solicitao de autuao.

30


TERMO DE SOLICITAO DE AUTUAO

Nesta data, solicito Unidade com atribuies de Protocolo a autuao do processo
................................................................................(indicar a classificao conforme o Plano de
Classificao de Documentos das Atividades-Meio, oficializado pelo Decreto estadual n
48.898/2004, ou o Plano de Classificao de Documentos das Atividades-Fim, devidamente
oficializado), de interesse de .................................................................................(indicar o
interessado), referente a............................... (indicar o assunto) que dever ser encaminhado
a.................... (indicar o destinatrio aps a autuao).

Local e Data

Nome, cargo e assinatura da autoridade competente que solicitou a autuao do documento

31


FOLHA LDER

N DO PROCESSO (SIGLA/N/ANO):

INTERESSADO:

CLASSIFICAO:

DESCRIO DO ASSUNTO:
Visor
LOCALIDADE:

DATA:

VOLUME:

RESTRIO DE ACESSO:

Local e Data


Sigilo Grau ____________________
Prazo ___________________

Pessoal Prazo ___________________

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7. Encerramento e Abertura de Volume

o procedimento de desdobrar documentos volumosos, em tantos volumes quantos necessrios, com o
objetivo de facilitar o seu manuseio.

Quando o documento atingir o limite de 200 folhas, as unidades devero providenciar o seu encerramento
e a abertura de novo volume.

O encerramento e abertura de novo volume de processo dever ser executado exclusivamente pela
Unidade com atribuies de Protocolo, mediante solicitao de autoridade competente.

Nos demais casos, o encerramento e abertura de novo volume poder ser executado pela unidade que
identificar a necessidade de faz-lo, mediante solicitao de autoridade competente.

S podero ser encerrados e abertos volumes de documentos pertencentes ao prprio rgo/entidade.

Em caso de documento externo que retornar ao seu rgo/entidade, a juntada dever ser realizada
mesmo que supere o limite mximo de 200 folhas, no podendo ser aberto novo volume. Quando o
documento retornar sua origem, caber Unidade Produtora regulariz-lo.

7.1 Rotina de Encerramento e Abertura de Volume

7.1.1 Conferir a solicitao de encerramento e abertura de novo volume: o servidor/funcionrio dever
verificar a existncia de solicitao para a realizao do procedimento.

7.1.1.1 Caber a autoridade competente analisar a formao de volume, com menor ou maior
nmero de folhas do que o limite estabelecido, para evitar a quebra de pginas de documentos que
no poderiam ser desmembrados.

7.1.2 Formalizar o encerramento do volume: ao final de cada volume encerrado dever ser inserido
Termo de encerramento de volume (p. 34), devidamente numerado, aps o qual nenhum despacho
poder ser acrescido e nenhum documento poder ser juntado.

7.1.3 Emitir nova folha lder: para cada novo volume aberto dever ser preenchida nova folha lder
(Expediente, ver p. 22, e Processo, ver p. 31). A nova folha lder dever conter numerao sequencial a do
33

termo de encerramento e os mesmos dados cadastrais da folha lder do volume inicial, diferenciando-se
apenas pela identificao do nmero de volume a que se refere.

7.1.4 Formalizar a abertura do novo volume: cada novo volume dever conter Termo de abertura de
volume (ver p. 35), inserido aps a folha lder, devidamente numerado.

7.1.4.1. Independentemente do ano em que se proceda abertura de novo volume, a identificao
(sigla/n/ano) do expediente permanecer a mesma.

34


TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

Nesta data, em atendimento solicitao de...............................................................................
(indicar o nome, o cargo e a unidade da autoridade que solicitou o encerramento do volume
do processo), procedeu-se ao encerramento do volume n........................................do
documento............................................. (indicar a sigla/n/ano do documento), que se
encerra com este Termo, numerado sequencialmente como folha n ...........

Observao: nenhum despacho poder ser acrescido e nenhum documento poder ser
juntado a este volume.

Local e Data


35


TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Nesta data, procedeu-se a abertura do volume n............................. do documento
.................................................(indicar a sigla/n/ano do documento) que se inicia com a
Folha lder, numerada sequencialmente como folha n .............

Local e Data


36

8. Tramitao

a movimentao de documentos pelas unidades do prprio rgo/entidade ou entre unidades de
rgos/entidades distintos, para dar conhecimento, bem como para acolher manifestaes, instrues e
informaes necessrias tomada de decises.

As unidades (Coordenadorias, Conselhos, Departamentos, Divises, Ncleos, Setores etc.) por onde
circulam os documentos so denominadas pontos ou locais de tramitao.

Na tramitao podem ser movimentados documentos simples (ofcio, memorando etc.) ou compostos
(processos e expedientes).

No podero tramitar:

Processos e expedientes com capa ou folha lder dilaceradas, cabendo a substituio, no caso dos
processos, Unidade com atribuies de Protocolo e no caso dos expedientes, Unidade
Produtora;
Processos que no estejam com todas as suas folhas devidamente numeradas e rubricadas e os
espaos em branco inutilizados;
Processos e expedientes com mais de 200 folhas por volume;
Processos e expedientes sem o devido registro de sua tramitao no sistema informatizado de
gesto arquivstica de documentos e informaes.

Podero tramitar, temporariamente, na contracapa de processos:

originais de certides a serem fornecidas pela unidade;
originais de atos administrativos para publicaes;
outros documentos que, por sua natureza, devam ser posteriormente retirados.

Qualquer documento inserido na contracapa dever ser juntado ou retirado do processo pela unidade que
o inseriu, antes de seu encerramento e arquivamento.

A tramitao de documentos dever ser realizada com a maior agilidade possvel e com rigorosa
observncia da indicao de urgncia e/ou de prazos especiais que estiverem fixados para cada caso pelas
37

autoridades competentes, de acordo com a natureza da matria, ou de prazos previstos em legislao
especfica.

8.1Rotina de tramitao na unidade emissora

8.1.1 Conferir o despacho/instruo: os documentos s podero tramitar mediante solicitao de
autoridade competente, por meio de despacho/instruo.

8.1.1.1 Todo despacho/instruo dever conter:
a) unidade/autoridade de destino;
b) deciso adotada e/ou providncia solicitada;
c) nome, cargo, assinatura e unidade da autoridade que realizou o despacho;
c) data.

8.1.1.2 O registro do despacho poder ser realizado na ltima folha do prprio documento ou em
Folha para despacho (ver p. 39) a ser inserida ao processo ou expediente, devidamente numerada.

8.1.2 Conferir a numerao de folhas e a inutilizao de espaos embranco: todas as folhas devero
estar devidamente numeradas, rubricadas e com os espaos em branco inutilizados (ver Autuao p. 23),
devendo a unidade emissora providenciar as adequaes, quando necessrias.

8.1.3 Registrar o encaminhamento: o encaminhamento do documento dever ser registrado em sistema

8.1.4 Emitir relao de remessa: dever ser emitida Relao de remessa (ver p. 10) para acompanhar o
encaminhamento de documentos.

8.1.4.1 A impresso da relao de remessa facultativa no trmite entre unidades do mesmo
rgo/entidade interligadas por sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e
informaes.
A expedio, tramitao e entrega de documento
ultrassecreto e secreto dever ser efetuada pessoalmente por
agente pblico credenciado, sendo vedada a sua postagem.
Decreto Estadual n 58.052/2012, artigo 41

38

8.1.5 Tramitar o documento

8.1.5.1 Na tramitao entre unidades do mesmo rgo/entidade, situadas no mesmo local, o
documento poder tramitar diretamente da unidade emissora para a unidade de destino, sem passar
pela Unidade com atribuies de Protocolo.

8.1.5.2 Na tramitao entre unidades descentralizadas do mesmo rgo/entidade, o documento
dever ser encaminhado unidade de destino pela Unidade com atribuies de Protocolo ou de
Expedio. Entretanto, quando as unidades estiverem interligadas por sistema informatizado de
gesto arquivstica de documentos e informaes, o documento poder tramitar diretamente da
unidade emissora para a unidade de destino.

8.1.5.3 Na tramitao entre unidades de rgos/entidades distintos, o documento dever ser
enviado e recebido pelas Unidades com atribuies de Protocolo ou de Expedio.

8.1.5.4 Os documentos de natureza sigilosa tramitaro em envelopes duplos, fechados e lacrados
contendo em ambos o nome do remetente e do destinatrio. O nmero do registro e o grau de sigilo
devero estar indicados apenas no envelope interno (Decreto estadual n 58.052/2012).

8.2Rotina de tramitao na unidade receptora

8.2.1 Conferir o documento e sua respectiva relao de remessa: o documento e a relao de remessa
devero ser conferidos, segundo as regras constantes do tpico Recebimento deste Manual (ver p. 6).

8.2.1.1 Documentos com indcio de adulterao devero ser encaminhados autoridade competente
da Unidade Produtora do documento ou da Unidade com atribuies de Protocolo, por meio de
despacho, expondo as circunstncias verificadas.

8.2.1.1.1 Caber autoridade competente promover, quando necessrio, apurao preliminar, de
natureza investigativa, quando a infrao no estiver suficientemente caracterizada ou definida a
sua autoria, para averiguar se houve o ato lesivo contra o patrimnio pblico, de acordo com os
procedimentos previstos na legislao vigente (Lei estadual n 10.261/1968).

8.2.2 Atestar o recebimento do documento: o recebimento dever ser atestado na relao de remessa,
na guia da Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos - EBCT (ou equivalente) e/ou por registro em
39

sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e informaes no ato da entrega do
documento.

40


FOLHA PARA DESPACHO/INSTRUO

NMERO DO PROCESSO OU EXPEDIENTE (SIGLA/NMERO/ANO)

INTERESSADO:

UNIDADE/AUTORIDADE DE DESTINO:

DECISO/ PROVIDNCIA:

Local e Data

Nome, assinatura, cargo e unidade da autoridade competente que realizou o despacho

41

9. Expedio

o conjunto de rotinas que dever ser observado para garantir o controle de sada dos documentos do
rgo/entidade para unidades descentralizadas ou para unidades de outros rgos/entidades.

9.1 Rotina de expedio na unidade emissora

9.1.1 Conferir o registro do documento: a unidade emissora dever verificar se o documento a ser
expedido est devidamente cadastrado no sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e
informaes.

9.1.2 Registrar a expedio: a expedio do documento dever ser registrada em sistema informatizado
de gesto arquivstica de documentos e informaes.

9.1.3 Providenciar cpia do documento: a Unidade Produtora poder, por precauo, providenciar cpia
do documento original (ofcio, parecer etc.) antes de expedi-lo, com o objetivo de recuperar informaes
e/ou de comprovar as atividades executadas, caso necessrio.

9.1.3.1 No devero ser realizadas cpias de processos e expedientes que retornaro Unidade
Produtora aps tramitao por outras unidades para acolher manifestaes e/ou providncias.

9.1.4 Emitir relao de remessa: a unidade emissora dever emitir Relao de remessa (ver p. 10) para
acompanhar o documento que ser expedido.

9.1.4.1 Caso o documento seja expedido pela Unidade com atribuies de Protocolo ou de
Expedio, a unidade produtora poder emitir outra via da relao de remessa e solicitar que esta
unidade ateste o recebimento do documento em trnsito.

9.1.5 Acondicionar o documento: o documento dever ser acondicionado em envelope para proteg-lo
durante a tramitao.

9.1.5.1 Os documentos de natureza sigilosa devero ser acondicionados em envelopes duplos,
fechados e lacrados, contendo em ambos o nome do remetente e do destinatrio. O nmero do
registro e o grau de sigilo devero estar indicados apenas no envelope interno (Decreto estadual
n 58.052/2012, artigo 40).
42

9.1.5.2 O envelope externo dever indicar:

a) O remetente no lado que possui a aba de fechamento do envelope, mencionando nome,
cargo ou funo, unidade, rgo, endereo e CEP;
b) O destinatrio no outro lado do envelope, mencionando pronome de tratamento, nome,
cargo ou funo, unidade, rgo, endereo e CEP.

9.1.6 Expedir o documento: a expedio do documento dever ser realizada pela Unidade com
atribuies de Protocolo ou de Expedio.

9.1.6.1 O documento poder ser expedido diretamente, quando as unidades emissoras e de destino
pertencerem ao mesmo rgo/entidade e estiverem interligadas por meio de sistema informatizado

9.2 Rotina de expedio na Unidade comatribuies de Protocolo ou de Expedio

9.2.1 Conferir o remetente e o destinatrio: a Unidade com atribuies de Protocolo ou de Expedio, ao
receber documentos para expedio, dever verificar se o envelope possui indicao do remetente, do
destinatrio e se est com o endereamento completo, devendo devolv-lo unidade emissora para
adequaes, caso necessrio.

9.2.2 Conferir o registro do documento: a Unidade com atribuies de Protocolo ou de Expedio dever
verificar se o registro do documento que ser expedido consta em sistema informatizado de gesto
arquivstica de documentos e informaes. Caso o documento no esteja cadastrado, a Unidade com
atribuies de Protocolo dever devolv-lo unidade emissora para a regularizao no sistema.

43

9.2.3 Atestar o recebimento do documento em trnsito: caso seja solicitada, a Unidade com atribuies
de Protocolo ou de Expedio dever atestar o recebimento do documento em trnsito na relao de
remessa produzida pela Unidade emissora.

9.2.4 Expedir o documento: os documentos podero ser expedidos por mensageiro ou correio:

Mensageiro: os documentos sero entregues por servidor/funcionrio do rgo/entidade ou
por empresa contratada para prestar este servio;
Correio: os documentos sero enviados por meio dos servios prestados pela Empresa
Brasileira de Correios e Telgrafos EBCT (Sedex, carta, malote, telegrama, encomenda etc).

9.2.5 Devolver a relao de remessa: a relao de remessa assinada pela unidade de destino dever ser
devolvida para a unidade emissora.

A expedio, tramitao e entrega de documento
ultrassecreto e secreto dever ser efetuada pessoalmente,
por agente pblico credenciado, sendo vedada a sua
postagem (Decreto estadual n 58.052/2012, artigo 41).
44

10. Juntada

o procedimento de insero de documento avulso em documento composto que dele far parte
integrante.

Documentos produzidos para serem juntados a documento composto no devero receber nmero de
protocolo. Caso o documento tenha sido protocolado, a unidade dever realizar o procedimento de
incorporao (ver p. 55).

A juntada no um procedimento exclusivo da Unidade com atribuies de Protocolo. Os documentos
devero ser inseridos pelas prprias unidades que estiverem de posse do documento, sempre que a
informao neles contida seja fundamental para o encaminhamento de aes ou para a tomada de
decises necessrias resoluo da demanda.

Cabe chefia da unidade envolvida a responsabilidade de exercer o controle sobre o procedimento de
juntada de documentos.

10. Rotina de juntada

10.1.1 Conferir a numerao das folhas: antes de inserir os documentos, o servidor/funcionrio dever
conferir a numerao das folhas do documento composto.

10.1.1.1 Quando for constatada irregularidade na numerao cometida pela ltima unidade de posse
do documento composto, pertencente ao mesmo rgo/entidade e situada no mesmo local, a
unidade dever devolv-lo para a regularizao. Nos demais casos, a unidade dever encaminhar o
documento composto Unidade com atribuies de Protocolo para que seja elaborado e inserido
Termo de indicao de irregularidade (p. 12).

10.1.2 Inserir os documentos: os documentos devero ser inseridos aps a ltima folha do documento
composto obedecendo ordem cronolgica de sua apresentao.

10.1.2.2 Documentos de tamanho reduzido devero ser juntados conforme as orientaes do tpico
Autuao de processos (ver p. 23).

45

10.1.2.3 A juntada de documentos com restrio de acesso dever ser formalizada por meio de
Termo para juntada de documentos com restrio de acesso (p. 47), que preceder os documentos
juntados.

10.1.2.3.1 Todas as pginas inseridas devero receber marcao com a indicao da categoria
(pessoal ou sigiloso), do prazo de restrio de acesso atribudo ao documento e, caso seja sigiloso,
do grau de sigilo (ultrassecreto, secreto ou reservado).

10.1.2.3.2 A marcao dever ser registrada por anotao caneta (azul ou preta) ou por
aposio de carimbo especfico em local visvel, que possibilite sua reproduo em eventuais
cpias, e estar necessariamente datada (Decreto estadual n 58.052/2012, artigo 48, 2).

10.1.2.3.3 O documento sigiloso que contenha diferentes marcaes de graus de sigilo
(ultrasecreto, secreto e reservado) deve receber diferentes marcaes, mas no seu todo, ser
tratado nos termos de seu grau de sigilo mais elevado (Decreto estadual n 58.052/2012, artigo
48, 1).

10.1.2.3.4 Caso seja juntado documento com grau de sigilo mais elevado do que o registrado em
sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e informaes e indicado na folha
lder, o processo dever ser encaminhado Unidade com atribuies de Protocolo para a
regularizao da indicao de restrio de acesso.

10.1.3 Numerar as folhas: a numerao das folhas juntadas ser realizada na unidade que as inserir e
seguir a ordem sequencial da ltima folha do documento.

10.1.3.1 Cada folha juntada dever ser certificada manualmente com a rubrica do
servidor/funcionrio responsvel pela realizao da juntada.

10.1.3.2 Quando a juntada ocasionar a superao do limite de 200 folhas ou dificultar o manuseio do
documento, novo volume dever ser aberto (ver Encerrar e Abrir Volume p. 32).

10.1.3.2.1 Em se tratando de processo, caber autoridade competente da unidade que estiver
de posse do documento solicitar Unidade com atribuies de Protocolo, por meio de despacho,
a abertura de novo volume.

46

10.1.3.2.2 Em se tratando de outros documentos compostos, caber unidade que estiver de
posse do documento a abertura de novo volume.

10.1.3.2.3 Em caso de documento externo que retornar ao seu rgo/entidade, a juntada dever
ser realizada mesmo que supere o limite mximo de 200 folhas, no podendo ser aberto novo
volume. Quando o documento retornar a sua origem, caber Unidade Produtora regulariz-lo.

10.1.4 Inutilizar os espaos em branco: os espaos em branco das folhas inseridas devero ser inutilizados
pela aposio de um trao transversal, exceto os da ltima pgina inserida, onde podero ser registrados os
despachos (ver p. 29).

10.1.5 Registrar o procedimento: a juntada dever ser registrada em sistema informatizado de gesto
arquivstica de documentos e informaes e no documento, pela aposio de carimbo especfico ou
anotao caneta (azul ou preta) contendo as seguintes informaes: nmero ou intervalo de folhas
inseridas, data da juntada, nome legvel, assinatura, cargo e unidade do servidor/funcionrio que realizou a
juntada.

47


TERMO PARA JUNTADA DE DOCUMENTOS
COM RESTRIO DE ACESSO

Nesta data, procedeu-se juntada no documento.......................................... (indicar a sigla /
n/ano do documento) de documentos com restrio de acesso (indicar a categoria: pessoal
ou sigiloso)......................................, (indicar o grau de sigilo: ultrassecreto, secreto ou
reservado)..........................................., com prazo de restrio de acesso
de....................................(indicar prazo de restrio de acesso: no mximo 100 anos para
pessoal, no mximo 25 anos para ultrassecreto, 15 anos para secreto ou 5 anos para
reservado)..............................da folha.............a(Decreto estadual n 58.052/2012).

Local e Data


48

11. Desentranhamento

o procedimento que consiste na retirada de um ou mais documentos avulsos de um documento
composto.

O desentranhamento de documentos avulsos de um processo dever ser executado exclusivamente pela
Unidade com atribuies de Protocolo, mediante solicitao de autoridade competente.

Nos demais casos, o desentranhamento poder ser executado por qualquer unidade que identificar esta
necessidade, mediante solicitao de autoridade competente.

Poder ocorrer desentranhamento de documentos sempre que houver necessidade de:

formar novo documento composto;
eliminar cpias de documentos juntadas em duplicidade;
retirar documentos juntados indevidamente;
devolver, para o interessado, via original de documento(s).

11.1 Rotina de desentranhamento

11.1.1 Conferir a solicitao de desentranhamento: antes de desentranhar o(s) documento(s), o
servidor/funcionrio dever conferir o despacho da autoridade competente.

11.1.1.1 Caso a solicitao tenha sido realizada por meio de requerimento do interessado, este
dever ser encaminhado para autoridade competente para anlise e autorizao. Se autorizado o
desentranhamento, o requerimento dever ser juntado aps a ltima folha do documento
composto, devidamente numerado.

11.1.2 Retirar o(s) documento(s) solicitado(s): aps a conferncia do despacho e/ou do requerimento, o
servidor/funcionrio dever retirar o(s) documento(s) solicitado(s).

11.1.2.1 Em caso de devoluo de documentos originais ao interessado ou de retirada para a
formao de novo documento composto, a Unidade com atribuies de Protocolo (no caso de
processos) ou a unidade de posse do documento (nos demais casos) dever providenciar cpias para
substituir o original retirado.

49

11.1.3 Formalizar o desentranhamento: a informao do desentranhamento de documento(s) dever ser
formalizada por meio do Termo de desentranhamento (p. 49).

11.1.3.1 No caso da substituio de documentos originais por cpias, o Termo dever ser inserido ao
final do processo ou expediente e devidamente numerado.

11.1.3.2 No caso de documentos juntados indevidamente ou em duplicidade, o Termo dever ser
inserido no local onde a(s) folha(s) foi(ram) retirada(s) e receber a numerao correspondente
folha ou ao intervalo de folhas desentranhadas.

11.1.4 Registrar o desentranhamento: o desentranhamento dever ser registrado em sistema

11.1.5 Encaminhar o(s) documento(s) desentranhado(s): o(s) documento(s) desentranhado(s)
dever(o) ser encaminhado(s) conforme determinado pela autoridade competente.

50


TERMO DE DESENTRANHAMENTO

Nesta data, atendendo solicitao de .............................................................................(indicar
o nome, o cargo e a unidade da autoridade que solicitou o desentranhamento do
documento), desentranhou-se deste documento.............................................................(indicar
a sigla/n/ano do documento), o(s)
documento(s)..............................................................................(indicar o(s) documento(s))
constante(s) (s) folha(s) de nmero(s)...................

Motivo do desentranhamento:
[ ] formar novo documento;
[ ] eliminar cpias de documentos juntadas em duplicidade;
[ ] retirar documentos juntados indevidamente;
[ ] devolver, para o interessado, via original do(s) documento(s).

Encaminhamento dado ao(s) documento(s)
desentranhado(s):..

Local e Data


51

12. Apensamento

o procedimento que consiste em unir documentos, em carter temporrio, quando as informaes
contidas em um servir de elemento elucidativo ou subsidirio para a instruo de outro ou com vistas
uniformizao de tratamento em matrias semelhantes.

Poder ocorrer apensamento:
entre processos;
entre expedientes;
de expediente a processo;
de processo a expediente.

No poder ocorrer apensamento:

de processo a documento avulso;
de expediente a documento avulso.

O apensamento entre expedientes poder ser executado pela unidade que identificar a necessidade de
faz-lo, mediante solicitao de autoridade competente.

Os demais casos de apensamento devero ser executados exclusivamente pela Unidade com atribuies
de Protocolo, mediante solicitao de autoridade competente.

O documento que receber o apensamento de outro documento ser denominado documento principal.

Enquanto durar o apensamento, o(s) documento(s) apensado(s) tramitar(o) com o principal.

Quando o apensamento ocorrer apenas para subsidiar a instruo do documento principal, no devero
ser registradas manifestaes, despachos e juntadas no(s) documento(s) apensado(s).

Quando o apensamento ocorrer para uniformizao de tratamento em matrias semelhantes, dever ser
reproduzido no(s) documento(s) apensado(s) as manifestaes, despachos e juntadas do documento
principal ou apenas a deciso final, conforme o caso.

O apensamento no dever ser realizado:
quando desse ato resultar prejuzo para o trmite do documento a ser apensado;
52

quando a juntada de cpia do documento for suficiente para o esclarecimento do assunto;
em documento j apensado a outro documento.

Documentos encerrados no podero ser apensados a outros. Caso o apensamento seja necessrio, o
documento dever ser reativado (ver p. 79).

Processos e expedientes apensados no podero ser encerrados ou arquivados sem que antes sejam
desapensados.

12.1 Rotina de apensamento

12.1.1 Conferir a solicitao de apensamento: a solicitao de apensamento dever ser realizada por
meio de despacho de autoridade competente para deciso na matria.

12.1.1.1 O despacho dever ser realizado no documento principal contendo a indicao de qual(is)
documento(s) ser(o) apensado(s).

12.1.2 Formalizar o apensamento: a informao do apensamento dever ser formalizada por meio de
Termo de apensamento (ver p.52): uma via ser inserida aps a ltima folha do documento principal e
outra aps a ltima folha de cada documento a ser apensado, devidamente numeradas.

12.1.3 Apensar os documentos: os documentos devero ser mantidos superpostos, presos por meio de
cadaro de algodo, ficando o documento principal frente do(s) documento(s) apensado(s).

12.1.3.1 Durante o apensamento, cada documento manter a sua individualidade e a sua numerao
de folhas.

12.1.4 Registrar o apensamento: o apensamento dever ser registrado em sistema informatizado de

53


TERMO DE APENSAMENTO

Nesta data, atendendo solicitao de ........................................................................(indicar o
nome, o cargo e a unidade da autoridade que solicitou o apensamento), foi(ram) apensado(s)
ao processo ou expediente.........................................................(indicar a sigla/ n/ano do
processo ou expediente), o(s) processo(s) ou expediente(s)
.........................................................................................................(indicar a sigla/n/ano do(s)
processo(s) ou expediente(s)).

Local e Data


54

13. Desapensamento

o ato de separar um ou mais documentos apensados, sempre que for solucionada a questo que
justificou a sua unio temporria.

O desapensamento entre expedientes poder ser executado pela unidade que identificar a necessidade de
faz-lo, mediante solicitao de autoridade competente.

Os demais casos de desapensamento devero ser executados exclusivamente pela Unidade com
atribuies de Protocolo, mediante solicitao de autoridade competente.

Processos e expedientes devero ser desapensados antes de serem encerrados e arquivados.

Documentos externos apensados a documentos do rgo/entidade devero ser desapensados antes de sua
devoluo ao rgo/entidade de origem.

13.1 Rotina de desapensamento

13.1.1 Conferir a solicitao de desapensamento: a solicitao de desapensamento dever ser realizada
por meio de despacho de autoridade competente para deciso na matria.

13.1.1.1 O despacho dever ser realizado no documento principal, contendo a indicao de qual(is)
documento(s) ser(o) desapensado(s).

13.1.2 Formalizar o desapensamento: a informao do desapensamento dever ser formalizada por meio
de Termo de desapensamento (ver p.54): uma via ser inserida aps a ltima folha do documento
principal e outra, aps a ltima folha de cada documento a ser desapensado, devidamente numeradas.

13.1.3 Desapensar os documentos: os documentos devero ser fisicamente separados.

13.1.4 Registrar o desapensamento: o desapensamento dever ser registrado em sistema informatizado

55


TERMO DE DESAPENSAMENTO

Nesta data, atendendo solicitao de.............................................................................(indicar o
nome, o cargo e a unidade da autoridade que solicitou o desapensamento), foi(ram)
desapensado(s) do processo ou expediente....................................................(indicar a sigla do
rgo ou entidade/ n/ano do processo ou expediente), o(s) processo(s) ou expediente(s)
........................................................(indicar a sigla/ n/ano do(s) processo(s) ou expediente(s).

Local e Data


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14. Incorporao

o procedimento que consiste em unir, em carter definitivo, documentos de um mesmo rgo/entidade
quando tratarem do mesmo assunto e tiverem as mesmas partes interessadas.

Poder ocorrer incorporao:

entre documentos compostos de mesma espcie (entre processos, entre expedientes, entre
pronturios e entre dossis);
de expediente a processo;
de documento avulso protocolado a documento composto. Observao: caso o documento avulso
no possua nmero de protocolo, a unidade dever realizar o procedimento de juntada (ver p. 43).

A incorporao entre processos, de expediente a processo e de documento avulso protocolado a processo
dever ser executada exclusivamente pela Unidade com atribuies de Protocolo, mediante solicitao de
autoridade competente. Nos demais casos, a incorporao poder ser executada pela unidade que
identificar a necessidade de faz-la, mediante solicitao de autoridade competente.

14.1 Rotina de Incorporao

14.1.1 Conferir a solicitao de incorporao: a solicitao de incorporao dever ser realizada por meio
de despacho da autoridade competente para deciso na matria.

14.1.1.1 O despacho dever ser realizado no documento principal contendo a indicao de qual(is))
documentos ser(o) incorporado(s).

14.1.2 Incorporar os documentos: todas as folhas do documento a ser incorporado - inclusive a folha
lder - devero ser juntadas aps a ltima folha do documento principal, devidamente renumeradas e
rubricadas.

14.1.2.1 No caso de processo incorporado, a sua capa no dever ser juntada ao processo principal.
Caso a capa contenha o registro dos dados cadastrais do processo, as informaes nela contidas
devero ser transcritas para uma Folha lder (ver p.31).

57

14.1.3 Formalizar a incorporao: a incorporao dever ser formalizada por meio de Termo de
incorporao (ver p.57), inserido aps a ltima folha do documento incorporado e devidamente
numerado.

14.1.4 Registrar a incorporao: a incorporao dever ser registrada em sistema informatizado de

14.1.4.1 Para fins de controle e acesso, prevalecer o nmero do documento principal.

14.1.4.2 O(s) nmero(s) do(s) documento(s) incorporado(s) dever(o) ser registrado(s) no sistema
informatizado de gesto arquivstica de documentos e informaes e no Termo de incorporao.

58


TERMO DE INCORPORAO

Nesta data, atendendo solicitao de..........................................................................(indicar o
nome, o cargo e a unidade da autoridade que solicitou a incorporao), foi(ram)
incorporado(s) ao documento......................................................(indicar a sigla/ n /ano do
documento) o(s)documento(s)...................................................................................(indicar a
sigla/n/ano do(s) documento(s), a partir da folha de n...............................(indicar o n da
folha).

Local e Data


59

15. Encerramento

o ato expresso por meio de despacho de autoridade competente, atestando que todas as decises e
providncias esperadas em relao ao objeto do documento tenham sido tomadas e registradas.

Devero ser encerrados:

Documentos compostos (processos, expediente etc.) que devido a sua natureza, dependam do
encerramento para o incio da contagem de seu prazo de guarda na Unidade Produtora, definido
em anos;
Exemplo: Processo de transferncia de bens patrimoniais (04.02.04.04/TTD Meio).

Documentos que tenham o prazo de guarda na Unidade Produtora definido como Vigncia.
Neste caso, o encerramento se dar com o trmino da vigncia.
Exemplo: Processo de sindicncia relativa defesa de bens patrimoniais (04.02.02.03/TTD Meio).

Documentos que tenham o prazo de guarda na Unidade Produtora definido como At aprovao
das contas. Neste caso, o encerramento se dar com a aprovao das contas.
Exemplo: Processo de arrolamento de bens excedentes, inservveis ou em desuso (04.02.05.02/TTD
Meio).

O documento s dever ser encaminhado para a sua destinao final (eliminao ou guarda permanente),
conforme determinado nas tabelas de temporalidade de documentos, devidamente aprovadas e
oficializadas, aps o seu encerramento e o cumprimento de seus prazos de guarda na Unidade Produtora
e/ou na Unidade com atribuies de Arquivo.

Encerrado o documento, no ser permitida a juntada de novos documentos ou o registro de novas
decises e providncias. Ocorrendo esta necessidade, o documento dever ser reativado.

Com a reativao do documento composto, a contagem do prazo de guarda ser interrompida (anulada),
passando a se contar o prazo novamente quando ocorrer novo encerramento.

Os documentos desarquivados apenas para consultas ou vista que no resultem na sua reativao, no
tero o seu o prazo de guarda interrompido ou suspenso.

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No podero ser encerrados documentos que:

tenham um ou mais de seus volumes extraviados;
no estejam acompanhados de todos os seus volumes;
contenham documentos apensados;
contenham providncias administrativas pendentes;
dependam da aprovao do Tribunal de Contas, conforme determinado nas tabelas de
temporalidade de documentos.

15.1 Rotina de encerramento

15.1.1 Verificar o despacho: o servidor/funcionrio da unidade que formalizar o encerramento dever
verificar a existncia de despacho de autoridade competente determinando o encerramento do
documento, constando nome, cargo, assinatura, unidade da autoridade competente e a data.

15.1.1.1 Para fins de contagem de prazos de guarda de documentos, em conformidade com as
tabelas de temporalidade de documentos, ser considerada a data do despacho de autoridade
competente que determinou o encerramento do documento.

15.1.1.2 Os danos causados Administrao em decorrncia do encerramento e arquivamento de
documentos com solues pendentes so de responsabilidade da autoridade que determinou os
referidos atos.

15.1.2 Verificar a regularidade do documento: antes de formalizar o encerramento, o
servidor/funcionrio dever conferir a inutilizao de espaos em branco, a inexistncia de documentos
na contracapa do processo ou expediente (anexos), a classificao, em conformidade com os planos de
classificao, devidamente aprovados e oficializados e a regular numerao das folhas.

15.1.2.1 Em caso de irregularidade na numerao, caber ao servidor/funcionrio:

a) corrigir a numerao, se a irregularidade houver sido cometida em sua unidade;
b) devolver para regularizao, quando a irregularidade tiver sido cometida pela ltima unidade
de posse do documento, pertencente ao mesmo rgo/entidade e situada no mesmo local;
c) indicar a irregularidade no Termo de encerramento (ver p.61), nos demais casos.

61

15.1.3 Formalizar o encerramento: o encerramento dever ser formalizado por meio de Termo de
encerramento (ver p.61), inserido aps a ltima folha do ltimo volume do documento, devidamente
numerado.

15.1.3.1 Somente podero ser juntados documentos avulsos ao documento composto em caso de
sua reativao.

15.1.4 Registrar o encerramento: o encerramento dever ser registrado em sistema informatizado de

15.1.5 Cumprir prazos de guarda e destinao final: formalizado o encerramento, o documento dever
cumprir seus prazos de guarda e/ou sua destinao final (eliminao ou guarda permanente) na Unidade
Produtora e/ou na Unidade com atribuies de Arquivo, conforme determinado nas tabelas de
temporalidade de documentos, devidamente aprovadas e oficializadas.

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TERMO DE ENCERRAMENTO

Nesta data, atendendo solicitao de.................................................................... (indicar o
nome, o cargo e a unidade da autoridade que determinou o encerramento do documento),
registrada na folha de n .............................. (indicar o n da folha), em.......................(indicar
data do despacho de encerramento), encerrou-se o
documento................................................................(indicar a sigla/n/ano do documento).

Observao: consta neste documento irregularidade na numerao de folha(s)
..............................................................................indicar a folha ou o intervalo de folhas).
(indicar essa informao no termo apenas quando houver irregularidade na numerao de
folhas)

Observao: Somente podero ser juntados documentos avulsos a este documento composto
em caso de sua reativao.

Local e Data


63

16. Reconstituio

Reconstituio o procedimento administrativo de recompor, com a maior fidelidade possvel, um
documento extraviado ou deteriorado/danificado que no possa ser restaurado.

O extravio de documento dever ser prontamente comunicado, pelo servidor/funcionrio que constatar o
fato, autoridade competente de sua unidade.

A Unidade Produtora do documento dever ser notificada, caso o documento no tenha sido extraviado na
sua posse, para que sejam tomadas as medidas necessrias sua localizao.

Caso o documento no seja localizado, a autoridade que, por qualquer meio, tiver conhecimento do
extravio dever promover apurao preliminar, de natureza investigativa, quando a infrao no estiver
suficientemente caracterizada ou definida a sua autoria, para averiguar se houve o ato lesivo contra o
patrimnio pblico, de acordo com os procedimentos previstos na legislao vigente.

Caber tambm, autoridade competente, providenciar a reconstituio do documento e registrar o seu
extravio em sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e informaes.

A reconstituio de documento extraviado dever ser realizada a partir de cpias de documentos que o
compunham, disponveis nas unidades por onde o documento tramitou.

Os documentos deteriorados/danificados por ao do fogo, gua, infestao por cupins ou brocas,
incidncia excessiva de radiao solar etc, quando possvel, devero ser restaurados.

Informado do extravio da informao solicitada, poder o
interessado requerer autoridade competente a imediata
instaurao de apurao preliminar para investigar o
desaparecimento da respectiva documentao.
Decreto estadual n 58.052/2012, artigo 10, inciso VII, 5

64

16.1 Rotina de reconstituio

16.1.1 Registrar o extravio: as informaes do extravio do documento (data, unidade onde foi constatado
o extravio etc.) devero ser registradas em sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e
informaes.

16.1.2 Solicitar cpias s unidades: o servidor/funcionrio da Unidade Produtora do documento dever
solicitar s unidades por onde o documento extraviado tramitou segundas vias ou cpias reprogrficas de
documentos juntados, possivelmente disponveis nessas unidades que devero ser idnticas aos originais.

16.1.3 Reconstituir o documento: no caso de documentos simples, a reconstituio encerra-se com a
obteno de segunda via ou cpia. Em se tratando de documentos compostos, as segundas vias ou cpias
reprogrficas devero ser ordenadas de modo a reproduzir a composio original do documento
extraviado.

16.1.3.1 No caso de processos, caber Unidade com atribuies de Protocolo, mediante solicitao
de autoridade competente, dar forma processual s segundas vias ou cpias reprogrficas
encaminhadas pela Unidade Produtora. Esta solicitao dever ser juntada aps a folha lder.

16.1.3.2 Em todos os casos, dever ser mantida a numerao original do documento (nmero de
protocolo e/ou nmero de processo/expediente).

16.1.4 Formalizar a reconstituio: a reconstituio dever ser formalizada por meio de Termo de
reconstituio (ver p.65), inserido ao final do processo ou expediente reconstitudo e devidamente
numerado.

16.1.4.1 Caso o documento original seja encontrado, caber unidade que procedeu a
reconstituio realizar a comparao entre o documento original e o documento reconstitudo para
identificar quais documentos da segunda via esto em duplicidade.

16.1.4.1.1 Os documentos que estiverem em duplicidade devero ser eliminados, conforme as
determinaes do Decreto estadual n 48.897/2004 e da Instruo Normativa APE/SAESP n
2/2010. Os demais documentos devero ser juntados ao documento original.

65

16.1.4.1.2 O procedimento dever ser formalizado por meio do Termo de localizao de
documento extraviado (ver p.66), inserido aps a ltima folha do processo ou expediente original,
devidamente numerado.

16.1.5 Registrar a reconstituio: a reconstituio dever ser registrada em sistema informatizado de

16.1.5.1 Em se tratando de processos ou expedientes, a reconstituio dever ser registrada no
campo observaes da Folha lder (ver Folha lder Expediente p.22 e Folha lder Processo p.31).

66


TERMO DE RECONSTITUIO

Nesta data, atendendo solicitao de..........................................(o nome, o cargo e a unidade
da autoridade que solicitou a reconstituio do documento), procedeu-se reconstituio do
documento extraviado...........................................................................(indicar a sigla/n/ano
do documento extraviado), em............................................... (indicar a data do extravio).

Local e Data


67


TERMO DE LOCALIZAO DE DOCUMENTO EXTRAVIADO

Nesta data, foi localizado o documento...................................................................
........................................................ (indicar a sigla/n/ano do documento), que se encontrava
extraviado.

Foi(ram) juntada(s) folha(s) de n..........a..........(indicar intervalo de folhas), a(s) qual(is)
foi(ram) retirada(s) do documento reconstitudo.

Local e Data


68

17. Regularizao

o procedimento de corrigir ou atualizar informaes cadastrais de um documento, sempre que houver
necessidade.

No caso de processos, a regularizao de competncia exclusiva da Unidade com atribuies de
Protocolo.

A atualizao do interessado permitida nos casos de:

alterao de nome, quando se tratar de pessoa fsica;
alterao de razo social, quando se tratar de pessoa jurdica;
alterao do nome do rgo/entidade, quando ocorrer reestruturao administrativa.

A regularizao da classificao dever ser realizada sempre que for constatado erro na definio da srie
documental.

A regularizao da indicao da restrio de acesso dever ser realizada sempre que houver
desclassificao ou reavaliao de documentos, dados e informaes sigilosas ou pessoais. No caso de
reavaliao de documento, dado ou informao sigilosa, somente poder ocorrer a reduo do prazo de
restrio de acesso (Decreto estadual n 58.052/2012).

Em nenhum caso permitida a alterao de nmero de protocolo, de nmero de processo ou de nmero
de expediente.

17.1 Rotina de regularizao da identificao

17.1.1 Conferir a solicitao de regularizao: a solicitao de regularizao dever ser realizada por
meio de despacho de autoridade competente.

17.1.1.1 Em se tratando de alterao de classificao de documentos, a solicitao dever indicar a
classificao correta, em conformidade com a denominao adotada no Plano de Classificao das
Atividades-Meio, aprovado pelo Decreto estadual n 48.898/2004, ou em conformidade com o Plano
de Classificao das Atividades-Fim do rgo/entidade, devidamente aprovado e oficializado.

69

17.1.1.2 Em se tratando de alterao de interessado, a solicitao dever estar acompanhada de
documento comprobatrio da alterao ocorrida, cujo original ou cpia possa ser juntado ao
documento.

17.2.1.3 Em se tratando da alterao de indicao de restrio de acesso, a solicitao dever
conter a categoria (sigiloso ou pessoal), o grau de sigilo do documento (ultrassecreto, secreto ou
reservado) e o prazo mximo de restrio de acesso: pessoal (at 100 anos), ultrassecreto (at 25
anos), secreto (at 15 anos) e reservado (at 5 anos), em conformidade com a Tabela de
Documentos, Dados e Informaes Sigilosas e pessoais ou com a anlise dos casos concretos.

17.1.2 Emitir nova Folha lder: no caso de regularizao do cadastro do processo ou expediente, nova
Folha lder (ver Folha lder Expediente p.22 e Folha lder Processo p.31) dever ser emitida em
substituio da anterior.

17.1.3 Formalizar a regularizao: a regularizao dever ser formalizada por meio de Termo de
regularizao (ver p.69) inserido ao final do processo ou expediente, devidamente numerado.

17.1.4 Registrar a regularizao: a regularizao dever ser registrada em sistema informatizado de

70


TERMO DE REGULARIZAO DE INTERESSADO

Nesta data, atendendo ao despacho de...............................................................(indicar o nome,
o cargo e a unidade da autoridade que solicitou a regularizao), procedeu-se alterao da
denominao do interessado de...................................................................................
....................................................para............................................................................................

Local e Data


71


TERMO DE REGULARIZAO DE CLASSIFICAO

o cargo e a unidade da autoridade que solicitou a regularizao), procedeu-se alterao
da classificao do documento de .........................................................................para
............................................................................................., em conformidade com a
denominao adotada no Plano de Classificao da Administrao Pblica do Estado de So
Paulo: Atividades-Meio, aprovado pelo Decreto estadual n 48.898/2004 ou do Plano de
Classificao das Atividades-Fim do rgo/entidade, aprovado pelo Arquivo Pblico do Estado
e oficializado ........................................(indicar o ato normativo que aprovou o Plano de
Classificao).

Local e Data


72


TERMO DE REGULARIZAO DA INDICAO
DE RESTRIO DE ACESSO

o cargo e a unidade da autoridade que solicitou a regularizao), procedeu-se neste
documento.....................................................(indicar sigla/nmero/ano do documento):

alterao da categoria de............................para a categoria...........................(indicar a
antiga e a nova categoria de restrio de acesso: sigiloso ou pessoal);

alterao da classificao de sigilo (reclassificao) de
.......................para..................(indicar, o antigo e o novo grau de sigilo: ultrassecreto,
secreto ou reservado);

alterao do prazo de restrio de acesso de.......................................
.......................para......................(indicar o antigo e o novo prazo de restrio de
acesso: at 100 anos para pessoal, at 25 anos para ultrassecreto, at 15 anos para
secreto, at 5 ano para reservado);

desclassificao da categoria de sigilo.................................................................
............................................................................... (indicar a classificao de grau de
sigilo e o prazo de restrio de acesso), tornando irrestrito o acesso a este documento
(Decreto estadual n 58.052/2012).

Observao: Conforme a alterao realizada, poder ser marcada mais de uma opo deste
termo.

Local e Data


73

18. Consulta

o procedimento de dar acesso aos documentos produzidos, recebidos e/ou acumulados pelo
orgo/entidade aos seus gestores, dirigentes, servidores/funcionrios e aos demais cidados interessados.

As solicitaes de consulta podero ter origem:

Interna, quando provenientes de gestores, dirigentes, servidores/funcionrios do prprio
rgo/entidade. Neste caso, os documentos pblicos devero ser consultados no local de
arquivamento (Unidade Produtora ou Unidade com atribuies de Arquivo) ou retirados para
consulta em sua unidade, conforme procedimentos internos;

Externa, quando provenientes de:

a) gestores, dirigentes, servidores/funcionrios de outros rgos/entidades da Administrao
Estadual Paulista, de rgos pblicos de outros poderes (Legislativo e Judicirio), de outros
entes da Federao;
b) cidados em geral;
c) advogado legalmente constitudo (ver Pedido de vista, p.75).

Para evitar extravio e tramitaes desnecessrias, os documentos devero ser consultados no local onde
estiverem arquivados (Unidade Produtora ou Unidade com atribuies de Arquivo).

A solicitao de consulta dever ser encaminhada:

Diretamente unidade onde o documento estiver arquivado, quando se tratar de solicitao
interna;
Para Unidade com atribuies de Protocolo ou para o Servio de Informaes ao Cidado SIC (ver
Decreto estadual 58.052/2012), quando se tratar de solicitao externa.

Sero indeferidas as solicitaes de consulta:

A documentos pessoais que no sejam relacionados pessoa do interessado;

74

A documentos sigilosos que contenham restrio de acesso em sua totalidade. Nos casos de
documentos parcialmente classificados como sigilosos, ser assegurado acesso parte no sigilosa
por meio de certido, extrato ou cpia com ocultao da parte sob sigilo.

Documentos encaminhados para consulta no podero receber despachos ou juntada de novos
documentos. Havendo esta necessidade o documento dever ser reativado (ver p.79), mediante solicitao
de autoridade competente.

18.1 Rotina de consulta interna

18.1.1 Verificar a solicitao de consulta: o servidor/funcionrio da unidade onde o documento estiver
arquivado dever verificar a existncia de solicitao de consulta.

18.1.2 Cadastrar a solicitao de consulta: o servidor/funcionrio da unidade onde o documento estiver
arquivado dever registrar a solicitao de consulta em sistema informatizado de gesto arquivstica de
documentos e informaes.

18.1.2.1 No registro da solicitao de consulta dever constar o nome, cargo e unidade do solicitante
e a data da solicitao. Caso o documento seja consultado fora da unidade de arquivamento dever
tambm ser registrada a unidade para qual o documento ser encaminhado e a data de sua
devoluo.

18.1.3 Localizar o documento: quando a solicitao for recebida pela Unidade com atribuies de
Protocolo, caber ao servidor/funcionrio desta unidade realizar pesquisa no sistema informatizado de
gesto arquivstica de documentos e informaes para localizar o documento desejado.

18.1.4 Atender a solicitao de consulta

18.1.4.1 O servidor/funcionrio da unidade em que o documento estiver arquivado poder atender a
solicitao de imediato ou entrar em contato com o solicitante para agendar a consulta.

18.1.4.2 Em caso de consulta fora da unidade de arquivamento, o documento dever ser
encaminhado unidade solicitante, acompanhado de relao de remessa (ver p.10).

75

18.1.4.3 A emisso da relao de remessa facultativa no trmite entre unidades do mesmo
rgo/entidade, interligadas por sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e
informaes.

18.1.4.4 Dever ser registrado no sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e
informaes a data do atendimento da solicitao de consulta e a data de devoluo do documento,
quando se tratar de consulta fora da unidade de arquivamento.

18.2 Rotina de consulta externa

18.2.1 Atestar o recebimento da solicitao de consulta: o servidor/funcionrio da Unidade com
atribuies de Protocolo dever atestar por qualquer meio, sempre que solicitado, o recebimento da
solicitao para garantir, ao interessado, a comprovao da entrega do pedido.

18.2.2 Encaminhar a solicitao de consulta: o servidor/funcionrio da Unidade com atribuies de
Protocolo dever realizar pesquisa no sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e
informaes para localizar a unidade onde o documento est arquivado e encaminhar a solicitao de
consulta.

18.2.3 Para atender a solicitao de consulta a unidade em que o documento estiver arquivado dever
seguir os procedimentos da Rotina de consulta interna.

76

19. Pedido de Vista

o procedimento de consulta a documento realizado pelo interessado ou por advogado legalmente
constitudo.

Os documentos podero ser consultados no rgo/entidade ou retirados por advogado, conforme
legislao vigente.

O documento dever ser devolvido pelo advogado conforme os prazos previstos em legislao especfica,
ou na ausncia destes, definidos pelo rgo/entidade.

O pedido de vista e a retirada de documento devero ser solicitados autoridade competente para devida
autorizao, de acordo com a legislao vigente.

Documentos encaminhados para vista no podero receber despachos ou juntada de novos documentos.
Havendo esta necessidade, o documento dever ser reativado (ver , p.79), mediante solicitao de
autoridade competente.

19.1 Rotina de pedido de vista

19.1.1 Atestar o recebimento da solicitao de pedido de vista: o servidor/funcionrio da Unidade com
atribuies de Protocolo dever atestar por qualquer meio, sempre que solicitado, o recebimento da
IMPORTANTE!
Sero indeferidos os pedidos de vista:
a documentos pessoais que no sejam relacionados
pessoa do interessado;
a documentos sigilosos que contenham restrio de acesso
em sua totalidade. Nos casos de documentos parcialmente
classificados como sigilosos, ser assegurado acesso parte
no sigilosa por meio de certido, extrato ou cpia com
ocultao da parte sob sigilo.
Decreto estadual n 58.052/2012

77

solicitao para garantir, ao interessado, a comprovao da entrega do a comprovao da entrega do
pedido.

19.1.2 Localizar o documento: o servidor/funcionrio da Unidade com atribuies de Protocolo dever
realizar pesquisa em sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e informaes para
localizar o documento.

19.1.3 Encaminhar a solicitao unidade de posse do documento: a solicitao dever ser
encaminhada para a devida autorizao da autoridade competente, de acordo com a legislao vigente.

19.1.4 Cadastrar a solicitao de pedido de vista: a unidade de posse do documento dever registrar as
principais informaes da solicitao em sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e
informaes.

19.1.5 Conceder vista: o servidor/funcionrio da unidade de posse do documento que conceder vista ao
processo ou expediente poder entrar em contato com o solicitante para informar o local, o horrio e o
prazo para a vista ou a retirada do documento ou publicar a concesso no Dirio Oficial do Estado.

19.1.5.1 O servidor/funcionrio da unidade que conceder vista ao documento dever acompanhar o
solicitante durante a consulta.

19.1.5.2 Caso o solicitante necessite de cpia(s) de folha(s) do documento, a reproduo ser
cobrada segundo os valores estabelecidos em legislao vigente.

19.1.5.3 No caso de retirada de documento, o advogado dever preencher e assinar Termo de
emprstimo de documentos para vista (ver p.78).

19.1.5.4 Dever ser informado ao advogado o prazo para a devoluo do documento.

19.1.6 Juntar ou arquivar a solicitao de pedido de vista

19.1.6.1 Em se tratando de processo ou expediente em tramitao, a solicitao dever ser juntada
ao final do documento e devidamente numerada.

19.1.6.2 Em se tratando de documento encerrado, a solicitao dever ser arquivada em separado.

78

19.1.6.3 Para evitar extravio e tramitaes desnecessrias, os documentos devero ser consultados
no local onde estiverem arquivados.

IMPORTANTE!
Constitui infrao disciplinar reter, abusivamente, ou
extraviar autos recebidos com vistas ou em confiana.
Lei federal n 8.906/1994 artigo 34, inciso XXII

A infrao ser punida com suspenso. A sano disciplinar
acarreta ao infrator a interdio do exerccio profissional, em
todo o territrio nacional, pelo prazo de trinta dias a doze
meses, de acordo com os critrios de individualizao.
Lei federal n 8.906/1994, artigo 37, inciso I, pargrafo 1

A concesso de vista ser obrigatria, no prazo para
manifestao do interessado ou para apresentao de
recursos, mediante publicao no Dirio Oficial do Estado.
Lei estadual n 10.177/1998, artigo 35, pargrafo nico

79


TERMO DE EMPRSTIMO DE DOCUMENTO PARA VISTA

Nesta data, retiro da..........................................................(indicar nome da unidade),
pelo prazo de...................................(indicar o prazo em dias), o documento
..................................................................................(indicar a sigla/ n /ano do
documento).

Nome do solicitante:
N OAB:
Endereo:
Telefone: Ramal:
E-mail:
Quantidade de Volumes: [ ]
Nmero de folhas: [ ]
Prazo de devoluo: [ ] dias

Obs.: As informaes prestadas so de inteira responsabilidade do solicitante.

Local e Data

Assinatura do solicitante


80

20. Reativao

a retomada da tramitao de um documento encerrado, para acolher novas instrues, manifestaes ou
decises, quando surgirem novos fatos ou documentos.
A reativao de um documento dever ser realizada pela unidade que estiver de posse do documento
(Unidade Produtora ou Unidade com atribuies de Arquivo), por interesse da Administrao ou a pedido
do interessado, mediante anlise e determinao de autoridade competente.
Com a reativao do documento, a contagem dos prazos prescricionais e precaucionais previstos nas
tabelas de temporalidade de documentos interrompida (anulada), iniciando-se nova contagem quando
do novo encerramento.
No devero ser reativados documentos solicitados apenas para consulta ou vista.
20.1 Rotina de reativao

20.1.1 Conferir a solicitao de reativao: o servidor/funcionrio da unidade que estiver de posse do
documento dever verificar a existncia de solicitao de reativao, encaminhada por autoridade
competente.

20.1.2 Formalizar a reativao: a reativao deve ser formalizada por meio de Termo de reativao (ver
p.80), inserido aps a ltima folha do documento e devidamente numerado.

20.1.3 Registrar a reativao: a unidade que estiver de posse do documento dever registrar a sua
reativao em sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e informaes.

20.1.4 Encaminhar o documento: o documento solicitado dever ser encaminhado unidade solicitante,
acompanhado de relao de remessa.

20.1.4.1 A emisso da relao de remessa facultativa no trmite entre unidades do mesmo
rgo/entidade, interligadas por sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos e
informaes.

81


TERMO DE REATIVAO

Nesta data, atendendo solicitao de..........................................(indicar o nome, o
cargo e a unidade da autoridade que solicitou a reativao do documento), procedeu-
se reativao do documento
............................................................................................................ (indicar a
sigla/n/ano do documento).

Local e Data

Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionrio que realizou o expediente

82

21. Recomendaes de conservao

21.1 Para a melhor conservao dos documentos pblicos recomenda-se:

21.1.1 Utilizar capas com visor e substitu-las sempre que necessrio, evitando-se tramitar documentos
com capas sujas ou dilaceradas.

21.1.2 Utilizar trilhos (tipo Romeu e Julieta ou macho e fmea) grampos ou clipes plsticos, evitando-
se o uso de materiais metlicos que provocam manchas de ferrugem nos documentos.

21.1.3 Utilizar cadaros de algodo para apensar os documentos.

21.1.4 Utilizar cola metilcelulose (a base de gua), que neutra e reversvel, sempre que for necessrio
colar documentos de tamanhos menores em folhas em branco. No utilizar colas plsticas e em basto,
que favorecem a degradao dos documentos, nem fitas adesivas ou gomadas de qualquer espcie, que
se alteram e provocam manchas permanentes, bem como a fragilizao do suporte.

21.1.5 Utilizar embalagens produzidas com material de qualidade arquivstica adequada, como por
exemplo, as caixas de polipropileno corrugado (plsticas) para proteger os documentos das aes nocivas
do ambiente. Caixas ou pastas de papelo no devem ser utilizadas.

21.1.6 Utilizar mobilirio adequado para armazenar os documentos. Os mveis mais indicados so os de
metal esmaltado. Mveis de madeira, frmica ou ferro no so recomendados, pois podem atrair insetos
e pragas e/ou emitir produtos volteis cidos no ambiente.

21.1.7 Utilizar a microfilmagem, digitalizao ou fotografia para reproduzir, se necessrio, documentos
com suporte fragilizado, evitando-se, nesses casos, realizar cpias reprogrficas que exigem manuseio
constante do documento contribuindo com sua degradao.

21.1.7.1 Para fins de preservao do Meio Ambiente e reduo de gastos com material, recomenda-
se a reproduo e a impresso no modo frente e verso.

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