Manual de Access 2010

I.E.S.T.P.
Jhalebet - ICA MANUAL DE ACCESS 2010

Lic. Arroyo Lovera Javier Pgina 1

INTRODUCCION

Hoy en da, en un mundo globalizado, de alta incertidumbre y competitivo, la gestin de la
informacin se convierte en una forma de marcar la diferencia y hacer ventaja competitiva.
En este sentido, simples formatos y registros son calificados como herramientas bsicas de
recopilacin de informacin, en especial de necesidades de clientes, de quejas, reclamos e
incluso de nuevos servicios solicitados. Esto ayuda tambin a la incorporacin de factores
de innovacin en las empresas.

Por otro lado, es relevante sealar que las nuevas tecnologas de la informacin y de la
comunicacin hacen ms sencillo la incorporacin de bases de datos, que hacen posible
llevar a cabo tanto procesos de mejoramiento internos como de inteligencia competitiva. Un
ejemplo palpable de esto lo constituye un simple formato de registro de llamadas, visitas de
clientes y envos de e-mails de clientes potenciales los cuales tienen inquietud por algn
servicio de la empresa. Si se acumulan estos clientes, con el levantamiento adecuado de
sus datos, se realiza un procesamiento y anlisis, constituyndose entonces en informacin
de alto valor, que se puede gestionar con el fin de obtener la venta de los servicios ofrecidos
por la empresa. Estos clientes potenciales e incluso los clientes actuales pueden manifestar
inquietudes sobre servicios existentes, opinar sobre su calidad. Por otro lado, la empresa
puede optar por aumentar su portafolio de servicios, ya que algunos clientes potenciales o
actuales coadyuvan en este proceso.

Finalmente hay que mencionar que una de las formas de gestionar esos datos recolectados
es mediante el telemercadeo o el e-marketing que consiste bsicamente en realizar contacto
con los clientes por telfono y por e-mail, respectivamente. Dicho contacto debe ir
encaminado bsicamente a recordar que la empresa cuenta con los servicios para satisfacer
sus necesidades. Este recordatorio genera el aumento de la cuota de mercado y la
fidelizacin de los clientes actuales.

I.E.S.T.P. Jhalebet - ICA MANUAL DE ACCESS 2010


Qu es una base de datos?
Una base de datos (cuya abreviatura es BD) es una entidad en la cual se pueden almacenar
datos de manera estructurada, con la menor redundancia posible. Diferentes programas y
diferentes usuarios deben poder utilizar estos datos. Por lo tanto, el concepto de base de
datos generalmente est relacionado con el de red ya que se debe poder compartir esta
informacin. De all el trmino base. "Sistema de informacin" es el trmino general utilizado
para la estructura global que incluye todos los mecanismos para compartir datos que se han
instalado.

Por qu utilizar una base de datos?
Una base de datos proporciona a los usuarios el acceso a datos, que pueden
visualizar, ingresar o actualizar, en concordancia con los derechos de acceso que se
les hayan otorgado. Se convierte ms til a medida que la cantidad de datos
almacenados crece.
Una base de datos puede ser local, es
decir que puede utilizarla slo un usuario
en un equipo, o puede ser distribuida, es
decir que la informacin se almacena en
equipos remotos y se puede acceder a ella
a travs de una red.
La principal ventaja de utilizar bases de
datos es que mltiples usuarios pueden
acceder a ellas al mismo tiempo.



ADMINISTRACIN DE BASES DE DATOS
Rpidamente surgi la necesidad de
contar con un sistema de administracin
para controlar tanto los datos como los
usuarios. La administracin de bases de
datos se realiza con un sistema llamado
DBMS (Database management system
[Sistema de administracin de bases de
datos]). El DBMS es un conjunto de
servicios (aplicaciones de software)
para administrar bases de datos, que
permite:
un fcil acceso a los datos
el acceso a la informacin por
parte de mltiples usuarios
la manipulacin de los datos
encontrados en la base de datos
(insertar, eliminar, editar)

El DBMS puede dividirse en tres subsistemas:
El sistema de administracin de archivos:
para almacenar informacin en un medio fsico
El DBMS interno:
para ubicar la informacin en orden
El DBMS externo:
representa la interfaz del usuario
Los DBMS principales
Los principales sistemas de administracin de bases de datos son:
Microsoft Access
Microsoft Foxpro
Microsoft Sql server
MySQL
Oracle
Sybase



BASE DE DATOS RELACIONALES
En una computadora existen diferentes formas de almacenar informacin. Esto da lugar a
distintos modelos de organizacin de la base de datos: jerrquico, red, relacional y orientada a
objeto.
Los sistemas relacionales son importantes porque ofrecen muchos tipos de procesosde datos,
como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el usuario final, perodos cortos de
aprendizaje y las consultas de informacin se especifican de forma sencilla.
Las tablas son un medio de representar la informacin de una forma ms compacta y es posible
acceder a la informacin contenida en dos o ms tablas. Ms adelante explicaremos que son las
tablas.
Las bases de datos relacionales estn constituidas por una o ms tablas que contienen la
informacin ordenada de una forma organizada. Cumplen las siguientes leyes bsicas:
Generalmente, contendrn muchas tablas.
Una tabla slo contiene un nmero fijo de campos.
El nombre de los campos de una tabla es distinto.
Cada registro de la tabla es nico.
El orden de los registros y de los campos no est determinados.
Para cada campo existe un conjunto de valores posible.
Diseo de las bases de datos relacionales
El primer paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de informacin que se quiere
almacenar en la misma, teniendo en cuenta dos aspectos: la informacin disponible y la
informacin que necesitamos.
La planificacin de la estructura de la base de datos, en particular de las tablas, es vital para la
gestinefectiva de la misma. El diseo de la estructura de una tabla consiste en una
descripcinde cada uno de los campos que componen el registro y los valores o datos que
contendr cada uno de esos campos.
Los campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo: nombre,
apellido, domicilio. La definicin de un campo requiere: el nombre del campo, el tipo de campo, el
ancho del campo, etc.
Los registros constituyen la informacin que va contenida en los campos de la tabla, por ejemplo:
el nombre del paciente, el apellido del paciente y la direccin de este. Generalmente los diferente
tispos de campos que su pueden almacenar son los siguientes: Texto (caracteres), Numrico
(nmeros), Fecha / Hora, Lgico (informaciones lgicas si/no, verdadero/falso, etc., imgenes.
En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta durante el diseo de una tabla es determinar
claramente los campos necesarios, definirlos en forma adecuada con un nombre especificando
su tipo y su longitud.



Tipos de Base de Datos:
Bases de datos estticas
stas son bases de datos de slo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar
datos histricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el
comportamiento de un conjunto de datos a travs del tiempo, realizar proyecciones y
tomar decisiones.
Bases de datos dinmicas
stas son bases de datos donde la informacin almacenada se modifica con el
tiempo, permitiendo operaciones como actualizacin, borrado y adicin de datos,
adems de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede
ser la base de datos utilizada en un sistema de informacin de una tienda de
abarrotes, una farmacia, un videoclub.

PROGRAMA PARA CREAR UN MODELAMIENTO DE BASE DE
DATOS
UML
UML es un popularlenguaje de modelado de sistemas de software. Se trata de un
lenguajegrficoparaconstruir, documentar, visualizar y especificar un sistema de software.
Entre otras palabras, UML se utiliza paradefinir un sistema de software.

Posee la riquezasuficientecomoparacrear un modelo del sistema, pudiendo modelar los
procesos de negocios, funciones, esquemas de bases de datos, expresiones de lenguajes
de programacin, etc. Para ello utiliza varios tipos diferentes de diagramas, por ejemplo:
Diagramas de caso de uso, de secuencia, de estado, de clase, etc.
ANTES DE CREAR UNA BASE DE DATOS PARA EMPRESAS CONSIDERAR ESTE
PUNTO:
No podemos crear una base de datos correcta sin antes realizar un modelamiento de base
de datos, que permita ver la organizacin de la empresa para que de ah deducir cuales son
las tablas que se van a utilizar.
MODELADO DE BASE DE DATOS
Un modelo de datos para las bases de datos es una
coleccin de conceptos que se emplean paradescribir
la estructura de una base de datos. Esa coleccin de
conceptos incluye entidades, atributos y relaciones.

La mayora de los modelos de datos poseen un
conjunto de operaciones bsicas paraespecificar
consultas y actualizaciones de labase de datos.


INGRESAR A ACCESS
1. Presionar la combinacin de teclas Windows + R

Ingresa a la ventana de Access 2010

Escribir y luego enter


CREAR UNA BASE DE DATOS LLAMADA FARMA_ICA
Hacer clic sobre la opcin Nuevo de la pestaa Archivo.
Se mostrarn las distintas opciones para nuevos archivos en la zona de la derecha. La
opcin Base de datos en blanco es la que debe estar seleccionada si queremos partir de
cero, aunque tambin podramos partir de una base existente o de una plantilla.

Elijas la opcin que elijas, un poco ms a la derecha vers un panel con una vista previa y
las opciones necesarias para especificar el Nombre de archivo y Ubicacin de la nueva
base de datos. sto es as porque, al contrario que en otros programas como Word, Access
necesita crear y guardar el archivo antes de empezar a trabajar. No se puede ir realizando la
base de datos y guardarla cuando est lista.

CREAR UNA BASE DE DATOS
Para crear una nueva base de datos debemos:

En esta ventana de
guardar, elegir donde
se va a guardar, el
nombre que se le va
dar a la base de
datos, y por ultimo
aceptar.

Clic en la carpeta y luego
mostrara una ventana para
guardar la base de datos



Regresa a la ventana

LAS TABLAS
Una tabla es un conjunto de datos que se refieren a un determinado argumento. Los datos se
subdividen en columnas (campos) y filas (registros); cada campo contiene un nico dato relativo, por
ejemplo, a una persona, mientras que un registro contiene todas las informaciones relativas a la
misma persona.
Crear una tabla de datos

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa
Crear. En el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:

El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla
y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad didctica
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint
desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras
personas con acceso al mismo sitio.
Desde el grupo Plantillas tambin podemos acceder a Elementos de aplicacin,
que permite crear una tabla de entre las plantillas disponibles. Slo tendrs que
rellenarla con sus datos.

Otra forma rpida de llegar a la Vista Diseo es haciendo clic en el botn de la
barra de estado inferior. Tambin en caso de estar editando una tabla,
encontraremos el botn Ver>Vista Diseo, en la pestaa Campos de las
Herramientas de tabla.

Clic en el botn para
crear la base de datos
guardada


Muestra la ventana de vista de diseo

A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla,
se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos
la primera columna de la tabla y as sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestaas (General y Bsqueda) para definir
las propiedades del campo, es decir, caractersticas adicionales de la columna que
estamos definiendo.
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algn tipo de ayuda sobre lo
que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera
fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el recuadro inferior derecho Access nos
indica que el tipo de datos determina la clase de valores que admitir el campo.

Escribir el nombre de la
tabla


La primera de las tablas sera la que contiene los productos que vende la empresa. Podra
ser algo parecido a esto.

INTRODUCIR DATOS
Para introducir datos en una base de datos tenemos dos
formas de hacerlo: La primera es la opcin formulario de la
ventana base de datos, y la otra forma es introducir datos a
travs de la "Hoja de datos".

Doble clic
Aqu ir llenando los registros


NOCIONES ELEMENTALES PARA CREAR LA TABLA:
Campos y registros:
Cada tabla se compone de campos y registros. A pesar de que a primera vista casi la
podramos confundir con una hoja de Excel, existen unas diferencias fundamentales:

en Access, cada columna en una tabla es un campo y cada fila de una tabla representa un
nico registro que rene la informacin de un elemento de la tabla. Cada campo de Access
slo puede tener un tipo de datos: o slo texto, o slo nmeros, etc.

Los tipos de datos ms utilizados son los nmeros, el texto, la fecha y la moneda pero el
Access no se limita a esto: podemos insertar tambin hipervnculos y adems los los objetos
OLE, por ejemplo, imgenes, sonidos e incluso los video clips.
Tamao del campo:
Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero
mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo.
Siendo por defecto de 50 caracteres y valor mximo de 255.

Para los campos Numrico, las opciones son:
Byte (equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y
2.147.483.647.
Simple para la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -
1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y
3,402823E38 para valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -
4,94065645841247E-324
Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.
Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si
estamos en una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1
y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb)
Los campos Autonumeracin son Entero largo.
A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.



Tipos de datos
Es importante establecer correctamente el tipo de dato asignado a cada campo, que ir en
relacin a la informacin almacenada en l y al uso que se va a hacer de la misma
posteriormente.
Los tipos de datos con los que trabaja Access son los que se explican a continuacin.
TEXTO: Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuacin o nmeros
que no vayan a ser utilizados en operaciones matemticas. Como mximo se
podrn introducir 255 caracteres en cada campo. Por ejemplo un nombre, una
direccin, un cargo, una familia, un telfono (no lo vamos a operar).
MEMO: Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de informacin. Se pueden
almacenar hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de
inters, el argumento de una pelcula...
NUMRICO: En estos campos se almacenan datos de tipo numrico. Con ellos se
podrn realizar operaciones matemticas. Ejemplos de ste tipo seran, el nmero
de empleados de una empresa, el nmero de hijos, los das de pago, los minutos
de duracin de una pelcula en una tabla de pelculas...
FECHA/HORA: Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo
fecha de alta, fecha de estreno, fecha de nacimiento, hora de entrada...
MONEDA: Se utilizan para almacenar datos numricos de tipo monetario. Admite
hasta cuatro decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen
de compras...
AUTONUMERICO: Este campo almacena datos numricos que sern generados
automticamente por Access al introducir un nuevo registro, asignando a cada
registro el valor numrico del registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3,
...). Se garantiza la no repeticin de valores para toda la tabla. nicamente puede
haber un campo de estas caractersticas en cada tabla. De existir, siempre
comienza con el valor 1. Se puede aprovechar esta numeracin para codificar
elementos de la tabla tales como cdigos de empleado, nmeros de pedido,
nmeros de orden...
S/NO: Este tipo de campos slo admite valores lgicos como son: S (con acento) o
No, Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecern como tales slo
aquellos campos en los cuales nicamente se afirme o niegue algo. Por ejemplo
moroso (S/No), casado (S/No), pagado (S/No)...
OBJETO OLE: Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de clculo de Excel,
dibujos, imgenes, ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los
empleados, introducir en un campo de ste tipo la foto del empleado. Se asociar
al campo un archivo .jpg nicamente.
HIPERVNCULO: Son campos de acceso directo a objetos, documentos o
direcciones Web, estableciendo hipervnculos con estos objetos. Por ejemplo, la
direccin URL que lleva a la pgina web de la empresa, en registros de pisos en
una inmobiliaria, enlaces con archivos documentales respecto a cada piso.



Caracteres fijos y de mscara
Carcter de mscara Significado en el patrn
0 Obliga a introducir un nmero.
9 Se puede introducir un nmero, un espacio o
nada.
# Se puede introducir un nmero, espacio, +, - o
nada.
L Obliga a introducir una letra.
? Se puede introducir una letra o nada.
A Obliga a introducir una letra o nmero.
a Se puede introducir una letra, un nmero o nada.
& Obliga a introducir un carcter cualquiera o un
espacio.
C Se puede introducir cualquier carcter, un espacio
o nada.
, . : - / Se utilizan como separadores decimales, miles,
horas y fechas
< Convierte a minsculas los caracteres situados
por la derecha del smbolo
> Convierte en maysculas los caracteres situados
por la derecha del smbolo
! La mscara se rellena de derecha a izquierda,
cuando se definen caracteres opcionales en el
extremo izquierdo de la mscara. El smbolo
puede situarse en cualquier parte de la mscara
\ El carcter situado a su derecha se convierte en
un carcter fijo

Ejemplos de mscaras de entrada:
Mscara Valores correctos
#99 +50, -2, 250, 5....
>L<??????????????
Palabras de 15 o menos letras, la primera
obligatoria y el resto no. Se escriba como
se escriba la primera letra estar en
maysculas y el resto en minsculas.
DNI 00000000->L
Se introducirn ocho nmeros y una letra
de forma obligatoria, esta ltima siempre
estar en maysculas. Delante de los datos
introducidos aparecer DNI.
99\->L<LL\-00
Habr que introducir dos nmeros de forma
no obligatoria, tres letras de forma
obligatoria y dos nmeros de forma


obligatoria. El formato ser 30-Jun-99, 15-
Abr-68, ....

Propiedades generales de los campos
Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan
un control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades
aparecen en la parte inferior izquierda de la ventana Diseo de tabla cuando tenemos
un campo seleccionado.

Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las
caractersticas generales del campo y la ficha Bsqueda en la que podemos definir una
lista de valores vlidos para el campo, esta ltima ficha est explicada en el tema 3 junto
con el asistente de bsqueda.
Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro
mientras que las propiedades de la ficha Bsqueda cambian segn el tipo de control
asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus
de haber introducido datos en l se pueden perder estos datos introducidos.

Establecer una clave principal
Una clave principal consta de uno o varios campos que identifican de forma exclusiva cada
uno de los registros de la tabla. Los valores de los campos de una clave principal no se
repetirn a lo largo de la tabla nunca.
Establecer una clave principal presenta las siguientes ventajas:
Acelera las consultas.
Al visualizar los registros de una tabla, aparecern inicialmente ordenados por los
valores de la clave principal.
Access impide introducir un registro con la misma clave principal que otro ya
existente, lo que impide duplicaciones.


Las relaciones entre tablas precisan de una clave principal. El concepto de
relaciones es un concepto avanzado de Access.
Para establecer una clave principal en una tabla los pasos a seguir son:
1. Seleccionar la fila o filas de los campos cuyo valor o combinacin de ellos se desea
utilizar como clave principal. Para ello hay que hacer clic sobre el selector de fila,
situado a la izquierda de la columna Nombre del campo, y, si fuese necesario,
mantener pulsada la tecla Ctrl para seleccionar ms de una fila.
2. Seleccionar la opcin Clave principal del men Edicin, o bien hacer clic
sobre el botn Clave principal de la barra de herramientas. En el selector
de las filas seleccionadas se visualizar un icono en forma de llave, identificando los
campos que constituyen como clave principal.
Si cuando se ha terminado de definir la estructura de una tabla desde el panel de diseo de
tabla, se realiza la operacin de cerrar, Access pregunta al usuario si se desea definir una
clave principal mediante el mensaje: "No hay ninguna clave principal definida". Si se dispone
de un campo ya definido como indexado s sin duplicados, ese puede ser el campo idneo
para designar como clave principal. En la siguiente pantalla Access pregunta al usuario si
desea que Access cree la clave principal. Al responder que s a dicha pregunta, asignar a
dicho campo como clave principal: y de no existir ningn campo como indexado s con
duplicados, Access crea un campo llamado ID (de identificador), lo define como indexado s
sin duplicados y le atribuye el "marchamo" de clave principal.



EJERCICIO 1: Creacin de tablas

Supongamos que queremos disear e implementar una base de datos para gestionar una
empresa de venta al pblico.
La empresa dispone de varias tiendas distribuidas por distintas ciudades espaolas y
se abastece de unos almacenes igualmente ubicados en diferentes ciudades. Adems,
necesitamos conocer las existencias de los productos tanto en las tiendas como en los
almacenes. Por ltimo, debemos guardar informacin sobre los pedidos que las tiendas
realizan a los almacenes. Para ello necesitaremos una serie de tablas que mantengan dicha
informacin.

Crear las siguientes tablas:




Introducir los datos correspondientes a las tablas creadas en el ejercicio anterior. Comprobar que las reglas
de validaciones definidas funcionan correctamente intentando introducir valores ilegales, dejar campos
vacos, etc.



RELACIONES EN ACCESS
Uno de los objetivos de un buen diseo de base de datos es eliminar la redundancia de los
datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en
muchas tablas basadas en temas para que cada hecho est representado slo una vez. A
continuacin, se debe proporcionar a Microsoft Office Access 2010 los medios para recopilar
de nuevo la informacin desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas
que estn relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero
deber comprender las relaciones existentes entre las tablas.
Tipos de relaciones de tabla:
Una relacin uno a uno
En una relacin uno a uno, cada registro de la primera tabla slo puede tener un
registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relacin no es
comn porque, muy a menudo, la informacin relacionada de este modo se almacena
en la misma tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con
muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para
almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.
Cuando identifique esta relacin, ambas tablas deben compartir un campo comn.
Una relacin uno a varios
Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla
Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier nmero de pedidos.
Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber
representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relacin
entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relacin de uno a varios.
Para representar una relacin de uno a varios en el diseo de la base de datos, tome
la clave principal del lado "uno" de la relacin y agrguela como un campo o campos
adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relacin. En este caso, por ejemplo,
agregara un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le
denominara Id. de cliente. Access utilizara entonces el nmero de identificador del
cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto.
Una relacin de varios a varios
Considere la relacin entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido
puede incluir varios productos. Por otro lado, un nico producto puede aparecer en
muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios
registros en la tabla Productos. Adems, para cada registro de la tabla Productos
puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relacin se denomina
relacin de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y
para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las
relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere
ambas partes de la relacin.
Para representar una relacin de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a
menudo denominada tabla de unin, que divide la relacin de varios a varios en dos
relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas
en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de


la relacin. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relacin
varios a varios que se define mediante la creacin de dos relaciones uno a varios con
la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada
producto puede aparecer en muchos pedidos.
Por qu crear relaciones de tabla?
Puede crear relaciones de tabla explcitamente mediante la ventana Relaciones, o
arrastrando un campo desde el panel Lista de campos. Office Access 2007 usa
relaciones de tabla para combinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de
datos. Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tabla antes de
crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes.
Descripcin de la integridad referencial
Al disear una base de datos, se divide la informacin en muchas tablas basadas en temas
para minimizar la redundancia de los datos. A continuacin, se proporciona a Office Access
2007 los medios para recopilar de nuevo la informacin, colocando campos comunes en
tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relacin de uno a varios se toma la
clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios".
Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor
correspondiente en la tabla "uno". De este modo los valores de la tabla "varios" hacen
referencia a los valores correspondientes de la tabla "uno".
Suponga que tiene una relacin de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y
desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla
Pedidos, dichos pedidos quedarn "hurfanos" si elimina el registro Transportista. Los
pedidos todava contendrn un Id.de transportista, pero el Id. ya no ser vlido, porque el
registro al que hace referencia ya no existe.
El propsito de la integridad referencial es evitar los registros hurfanos y mantener las
referencias sincronizadas para que esta situacin hipottica no ocurra nunca.


PASOS PARA CREAR LA RELACION DE UNO A VARIOS: este tipo de relacin es el que
ms se utiliza
Crear una base de datos llamada expo_sur, guardada en la unidad del USB para una
empresa encargada a la exportacin de productos agrcolas.
1.- Crear las siguientes tablas:
Tabla cliente:
NOMBRE DE CAMPO TIPO DE DATOS TAMAO O FORMATO
Id_clie nota(ponerle la clave
Principal)
Texto 10
Nombre Texto 30
Apellido Texto 30
Sexo Texto 1
Edad Numero Byte
Direccin Texto 30
Telfono Texto 10
Dni Texto 8
Tabla productos:
Id_product nota(ponerle la
llave)
Texto 10
Nomb_pro Texto 20
Tipo_prod Texto 10
Calidad Texto 10
Descrip Texto 30
Precio_unit Moneda Moneda en soles
Tabla ventas:
NNOMBRE DE CAMPO TIPO DE DATOS TAMAO O FORMATO
Id_venta nota(ponerle la
llave)
Texto 10
Id_clie Texto 10
Id_prod Texto 10
Fec_vent Fecha y hora Fecha general
Cantidad Numrico Enter largo
Producto Texto 20
Prec_pagado Moneda moneda
Agregarle propiedades a los campos de la tabla como mascaras de entrada, regla de
validaciones, etc.
2.- Luego de haber creado las tablas tienen que estar cerradas.
3.- Ir al men herramientas de base de datos y hacer clic en el botn
relaciones



4.- Muestra una ventana donde hay que agregar las tablas creadas para las relaciones
respectivas.

5.- Despues de agregar debe de cerrar la ventana de mostrar tabla.
6.- muestra la ventana de relaciones con las tablas agregadas.



7.- Arrastrar de id_clien de la tabla cliente a id_clien de la tabla ventas, para formar la
relacin de uno a varios y mostrara una ventana.

8.- Fijarse que los campos sean los correctos y el tipo de relacin de uno a varios, eso se da
porque el cdigo de la tabla cliente tiene clave principal y el otro no tiene, eso es lo correcto
para ese tipo de relacin, de ah marcar las opciones de integridad referencial.

9.- Debe quedar as.

10.- Para el otro es
igualito



11.- Al ltimo ya debe quedar con las relaciones terminadas entre estas tres tablas,
sabiendo que pueden existir ms tablas en una base de datos, pero esto es solo un ejemplo.

12.- Lo nico que queda ya es cerrar la ventana de relaciones. Listo ya se tiene creada las
relaciones de uno varios
Ejemplo:



RELACION DE UNO A UNO
1.- Crear las siguientes tablas
Tabla empresa:
Id_empresa (ponerle clave
principal)
texto 10
Nomb_empresa Texto 20
Direc Texto 20
Prestamista Texto 30

Tabla Cliente:
Id_cliente (sin clave p.) texto 10
Id_empresa (ponerle clave
principal)
Texto 10
Nom_clie Texto 30
Ape_clie Texto 30
dni texto 8
monto moneda moneda

Aqu el id_empresa en ambas tablas tienen que tener claves principales, pero el id_cliente
no tiene que tener clave principal, para que la relacin se de: uno a uno, en este caso la
empresa solo puede hacer un solo prstamo.
2.- Cerrar las tablas.
3.- Menu herramientas de base de datos, clic en el
botn relaciones.
4.- agregar las tablas y luego cerrar la ventana de
mostrar tabla
5.- Arrastrar de id_empresa de la tabla empresa a
id_empresa de la tabla cliente, luego marcar las
opciones de integridad referencial y debe quedar as.



EJERCICIO 2
Crear una base de datos para una empresa encargada de la venta de productos medicinales
(farmacia) y crearle sus tablas correspondientes, considerar los siguientes puntos:
1.- Como mnimo 5 tablas.
2.- Como mnimo 5 campos para cada tabla.
3.- Entre las relaciones de las tablas que se hagan tiene que haber relaciones de uno a
varios y uno a uno.
4.- Llenar 7 registros como mnimo para todas las tablas.

FORMULARIOS

Los formularios permiten organizar los datos de manera anloga a las fichas en los
documentos a rellenar, introducir los datos en la base de datos, verlos e imprimirlos.
Los formularios constituyen pantallas para la entrada y presentacin de informaciones. El
layout de estas pantallas es determinado por el proyectista de la Base de Datos y puede
comprender alguna sofisticacin tal como el uso de colores, letras de diversos tipos y
tamaos, figuras, botones, etc. En los formularios es posible presentar resultados de
clculos y efectuar consistencias sobre datos alimentados. Eventualmente se puede imprimir
un formulario a pesar de que el Access posee un recurso especfico para la presentacin de
informaciones impresas Informes.

Pasos para crear los formularios
1.- Crear la base de datos llamada Instituto
2.- Disear la siguiente tabla llamada alumno
Nombre de Campo Tipo de Datos Tamao de Campo
Id_alumno (clave principal) texto 10
Nombre Texto 30
Apellidos Texto 30
Edad Numero Byte
Sexo Texto 10
Direccion Texto 30
Telefono Numero Entero largo
Foto Objeto ole



3.- No ingresar registro y cerrar la tabla
4.- Ir al men crear y elegir el botn diseo del formulario.
5.- Muestra la siguiente ventana

6.- Con las herramientas que tiene se pueden conseguir grandes diseos, todo va depender
de la creatividad y lgica del programador.
7.- En medio de la cuadricula, clic derecho
8.- Elegir encabezado o pie de
formulario

Las herramientas para
disear el formulario
E botn para
mostrar las tablas
La cuadricula para
disear la interfaz del
formulario
El panel donde estn las tablas y los
campos para arrastrar a la ventana
de diseo del formulario


9.- Disear el encabezado del formulario, utilizando la herramienta etiqueta del cuadro de
herramientas luego la dibujas en el encabezado para despus escribir el texto.

10.- Utilizar los nodos del cuadro de la etiqueta dibujada en el encabezado, en especial el mas
grande los nodos.

11.- Seleccionar el cuadro para utilizar la barra de formato y cambiarle algunos aspectos al
texto y al fondo.

12.- Trabajar ahora con la parte del detalle, para ello hay que enlazar los campos con la
tabla de la base de datos.
13.- Arrastrar los campos a la parte del detalle de la ventana.
14.- Ir alinendolo con los nodos que contiene, en especial el ms grande. Ponerle un color
de fondo o aadir una imagen.



15.- Aadir los botones de comando: En la caja de herramientas ah esta el boton de comando,
seleccionarlo y dibujarlo en la ventana del detalle y cuando sueltas aparece una ventana.

18.- Elegir si en el botn va un texto o una imagen. Tambin se puede personalizar el texto o
la imagen

19.- Siguiente.

20.- Finalizar.

16.- Elegir la categora
17.- Elegir una accin del
botn de comando
17.- Clic
Los botones de
comando creados
dentro de su
formulario


21.- Ahora modificar el pie del formulario.
22.- Utilizar el cuadro de texto que esta en la caja de herramientas. Y luego dibujarlo
23.- Escribir la siguiente formula dentro del cuadro de texto. =FECHA()
24.- Adaptar el siguiente Diseo.

25.- Probar el formulario, para ello es ir al men ver y elegir vista de formulario y si quiero seguir
modificando es men ver y vista de diseo.

Es el punto final del formulario, ahora as como se ha creado este formulario se puede crear
otros con diferente diseo y se pueden hacer el enlace entre ellos.
Es aqu donde se va llenando los datos a las tablas. En otras palabras este es la interfaz y el
otro es la tabla de la base de datos, en la que ambos forman parte de lo que es un sistema

Herram. etiqueta
Herram. Cuadro de texto Herram. Etiqueta
10/11/2010


LAS CONSULTAS
Las consultas en Access nos permiten 'filtrar' la informacin proveniente de una tabla o
varias tablas. Por ejemplo, en el caso de trabajar con una tabla que contuviera una agenda
telefnica, podramos, mediante una consulta, hacer que aparecieran en pantalla solo los
telfonos de las personas que fueran de una determinada ciudad, o los que tuvieran unos
apellidos determinados.
Crear una consulta
Primeramente Crear la base de datos llamada Lidercompy luego la tablapoblacino las
tablas
1.- Realizar la siguiente tabla
Nombre Apellidos Ciudad Telfono
Antonio Garca Cdiz 8422597
Ana Lpez Miln 7798542
Antonio Fernndez Cdiz 2971102
Ana Garca Londres 0524457
2.- Ir al men crear y luego clic en el botn Diseo de consulta.
3.- Luego te muestra una pequea ventana.

4.- Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botn Agregar.


4.- Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las dems
tablas.
5.- Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.
Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.
La vista Diseo.

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen
las tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada
cuadrcula QBE definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante
iremos profundizando en la explicacin:
Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a
visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo
calculado.
Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos ser til cuando definamos
consultas basadas en varias tablas.
Orden: sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el
resultado
Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una
condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta.
Por lo tanto est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los
operadores Y (AND) y O (OR).


AADIR CAMPOS
Para aadir campos a la cuadrcula podemos:
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas,
este se colocar en la primera columna libre de la cuadrcula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin
soltar el botn del ratn arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn
cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo
que estamos aadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a
la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las
tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias
tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila
Tabla:, as en la lista desplegable slo aparecern campos de la tabla
seleccionada.
Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila
Campo: de una columna vaca de la cuadrcula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la
consulta podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').
DEFINIR CAMPOS CALCULADOS
Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresin o de
una funcin.
ENCABEZADOS DE COLUMNA
Podemos cambiar el encabezado de las columnas del resultado de la consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna el nombre de la columna, si
queremos cambiar ese encabezado lo indicamos en la fila Campo: escribindolo
delante del nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobre
todo para los campos calculados. En la consulta que aparece ms arriba tienes el
ejemplo de la segunda columna, esta tendr en el encabezado mes_nacimiento y en
la columna se visualizar el mes de la fecha de nacimiento (tenemos un campo
calculado que utiliza la funcin mes( ), funcin que obtiene el mes de una fecha).



GUARDAR LA CONSULTA
Podemos Guardar la consulta
haciendo clic sobre el botn de la barra de herramientas,o bien,
Seleccionando la opcin Guardar del men Archivo.
Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecer el cuadro de dilogo para
darle un nombre.
Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.
A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar.

EJECUTAR LA CONSULTA

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de consulta o bien desde
la ventana Base de datos.
Desde la ventana Base de datos:
Primero seleccionar la consulta a ejecutar haciendo clic sobre ella.
A continuacin hacer clic sobre el botn de la ventana de la base de datos.

Desde la vista diseo de la consulta:
Haciendo clic sobre el botn de la barra de herramientas.
Cuando la consulta es de seleccin para visualizar el resultado tambin podemos
hacer clic sobre el botn (Vista Hoja de Datos)
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente
es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto si
modificamos algn dato de los que aparecen en la consulta estaremos modificando el
dato en la tabla (excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).
NOTA.- TRABAJAR CON LA CONSULTA DE ACTUALIZACION CON EL DISEO
DE UNA FACTURA CONJUNTAMENTE CON EL DOCENTE DE AULA.



EJERCICIO 3
De las tablas y relaciones que se ha creado en el ejercicio 2, de ah crear un formulario
para cada tabla de diferente diseo.
Los formularios deben estar enlazados por medio de un botn de comando (que vaya de
un formulario a otro y viceversa).
De esas mismas tablas crear 10 consultas diferentes
2 de las consultas guardadas deben ingresar con contrasea.
3 de las consultas deben tener campos combinados de ambas tablas.
2 de las consultas deben de tener consulta de actualizacin.

INFORMES
Los informes constituyen un recurso especfico para la presentacin de informaciones en
papel impreso. El origen de estas informaciones puede ser una tabla o consulta. Adems
de eso, es posible incluir en el informe elementos grficos para hacerlo mas atractivo.
Como ser visto, los informes tambin incluyen medios para agrupar y agregar datos.
PASOS:
Partimos de la tabla poblacin que ya est creada y tambin con datos.
1.- Ir al men crear y luego clic en el botn Informe

2.- Muestra la siguiente ventana. En esta ventana se puede cambiar el diseo, y tambin
se puede crear informes a partir desde diseo igual que el formulario, aqu queda listo para
su impresion.



EJERCICIO 4
Crear una base de datos llamada tecnologa
Crear una tabla llamada inventario.
Sus campos de la tabla inventario son:
Categora, nombre, situacin, unidades, fecha. Llenar datos
EJERCICIO 1
A partir de la base de datos Tecnologa.mdb realizar un informe que muestre la
categora, nombre, situacin y unidades de todos los elementos de la tabla
Inventario, agrupados por categora y ordenados por nombre. El informe debe
mostrar tambin la suma de los elementos de cada categora.
EJERCICIO 2
A partir de la base de datos Tecnologa.mdb realizar un informe que muestre la
categora, nombre, situacin y unidades de todos los elementos de la tabla
Inventario, agrupados por situacin y ordenados por nombre. El informe debe
mostrar tambin la suma de los elementos que hay en cada situacin.



EJERCICIO 3
A partir de la base de datos Tecnologa.mdb realizar un informe que muestra la
categora, nombre, situacin y unidades de todos aquellos elementos de la tabla
Inventario adquiridos a lo largo del ao 2001. Dicho informe ir agrupado por fecha y
ordenado por nombre. El aspecto del informe ser como el que se muestra a
continuacin. Para realizar este ejercicio debes realizar antes una consulta para
obtener los objetos adquiridos a lo largo del ao 2010 y despus realizar el informe a
partir de esa consulta. La distribucin a utilizar ser por bloques.

IMPORTAR DATOS DE EXCEL A ACCESS
Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rpidamente.
Para ello, slo tendremos que acudir a la pestaa Datos externos, una vez all
seleccionar la opcin adecuada en el grupo Importar y vincular.
Aqu podemos seleccionar qu tipo de
archivo contiene los datos que queremos
importar.Si quieres importar objetos de una
base de datos a otra slo tienes que hacer clic
en el botn Excel.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:


Para importar unhoja de excel, hacer clic en examinar y buscar el archivo y luego
clic en siguiente, muestra la siguiente ventana

Elegir dndeest la hoja a importar hay que seleccionarlo y luego Clic en siguiente.



Marcar la casilla que muestra.

Muestra la siguiente ventana, hay que elegir con qu tipo de datos va a importarse


Muestra la siguiente ventana, hay que elegir la clave principal.

Muestra la siguiente ventana, en donde ya se finaliza. Hay que ponerle un nombre.

En la ltima parte, muestra una ventana ms, pero a esa ventana se le hace clic en
cerrar. Y eso es todo, tema muy importante porque hay personas que quieren
emigrar de Excel a Access, por muchas razones.

ESO ES TODO CON RESPECTO A ACCESS 2010. GRACIAS

Manual de Access 2010

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I.E.S.T.P.

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