LOS 10 ERRORES MS COMUNES EN LOS EVENTOS DEPORTIVOS

Hoy voy a explicar el qu he observado como resultado de trabajar con mis clientes en la
organizacin de sus eventos deportivos. Todos ellos tienen en comn unos mismos patrones y
dificultades a la hora de organizar un evento deportivo que expongo a continuacin a modo de
conclusin para que te ayude a identificar cul es tu situacin:
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1. Falta de objetivos claros.
Cuando empezamos cualquier proyecto, debemos saber la direccin que va a tomar
nuestro esfuerzo y trabajo. Si no, se pierde el rumbo y se invierte ms tiempo de lo
necesario, con la sensacin de perder el tiempo y la consiguiente desmotivacin.
Los objetivos son clave para saber por qu haces las cosas y qu quieres conseguir con
cada tarea.
El error: Convertir la lista de tareas en nuestro objetivo, en lugar de convertir los
objetivos en tareas.
La clave: Antes de realizar ninguna tarea o empezar con cualquier proceso de
planificacin, debemos destinar un tiempo, el que sea necesario, a determinar los
objetivos a alcanzar.

Tienes claro los objetivos? Qu queremos conseguir en este evento deportivo?
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1. Ms corazn que cabeza.
Detrs de todo evento deportivo, carrera o competicin, siempre hay una motivacin
que te llev a esta decisin. Motivos como: promover el deporte que practicas, la
ilusin, el orgullo de hacer o tener algo propio, el reconocimiento social, dar a conocer
tu club o asociacin, etc. Si bien el factor del retorno econmico es muy valorado, pero
nunca debe ser el principal objetivo o motivacin a no ser que seas una empresa que
se dedique a ello. I si eres una empresa o tienes un producto, tambin como accin de
marketing.
Debemos tener en cuenta que ms all de la parte emocional, hace falta un elevado
porcentaje de gestin y organizacin, que nada tendr que ver con las ganas que
pongamos sino con la capacidad de tomar decisiones, tomar la accin y con nuestras
capacidades y habilidades.

Un evento deportivo es como un producto o servicio de una empresa y debe tratarse
con orden y profesionalidad.
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2. Falta de imagen.
Lo primero que el pblico ve de un evento es LA IMAGEN. Un logotipo, unos colores,
una tipografa Una imagen que nos trasmita qu es y cmo es este evento deportivo,
nuestro producto. En definitiva, para que sea atractivo.
Y todo los medios dnde lo vamos a mostrar; redes sociales, blog, web, material
grfico y dems, deben de tener una coherencia entre s, una misma lnea homognea
y nica.
Antes de mostrar nuestra imagen, debemos preguntarnos;
Cmo es nuestro evento? Qu queremos que transmita nuestra imagen del evento?
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3. Ignorar el presupuesto.
Cuando planeamos una gran compra (un coche, una casa) o un viaje, tenemos en
cuenta de qu presupuesto disponemos para esta finalidad, verdad? As sabemos qu
decisiones tomar, a qu productos, viajes o servicios podemos optar.
Para los eventos deportivos debe ser igual.
Debemos asegurarnos cul ser el coste del evento y el presupuesto mximo del que
disponemos, para no llevarnos sorpresas desagradables y, y cules sern nuestras
fuentes de financiacin e ingresos.
La ignorancia afecta a cuestiones de planeacin y administracin, pues se desconocen
muchos parmetros y, cuando se reciben propuestas de proveedores, no se valoran
adecuadamente los presupuestos y sobredimensionan muchos costes.
Demasiado a menudo, no se es consciente de las propias posibilidades y de los costes
finales del evento hasta que ya es tarde y, despus del evento y nos preguntamos:

Nos ha salido a cuenta?
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4. No difundir el evento.
Por difusin y promocin nos referimos a CMO vamos a dar a conocer nuestro
evento, cmo van a saber, los corredores, de la existencia de este evento.
Lo ms bsico seria distribuir carteles. En la actualidad, con el aumento de eventos
deportivos, ya no es suficiente.
El error: Empezar la difusin i la publicidad una semana o15 das antes del
acontecimiento.
Un evento deportivo empieza muchos meses antes de la realizacin del mismo. Lo
ideal sera a 1 ao vista.

Debemos hacer publicidad, para mostrar y hacer llegar al pblico dnde y cundo se va
a desarrollar el acontecimiento por todos los medios de comunicacin y canales
posibles, siempre segn nuestros objetivos y posibilidades.
La clave: Evitar centrarse en una sola accin y diversificar los canales y medios de
comunicacin.
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5. El factor tiempo.
Organizar un evento deportivo requiere mucho, mucho, mucho tiempo y dedicacin.
Horas fuera de nuestro trabajo y responsabilidades habituales, horas de nuestro
tiempo de ocio, de descanso, tiempo con la familia y amigos El tiempo es limitado.
Si somos un club o asociacin quienes lo organizamos, debemos ser honestos y
realistas al tener en cuenta cunto tiempo podremos invertir en el proyecto y si
estamos dispuestos a dedicar este tiempo y esfuerzos para esta finalidad.
Tampoco debemos descuidar los tiempos de produccin de los proveedores! Las
decisiones de ltima hora y las prisas nos van a salir muy caras.
Quin dedicar su tiempo, trabajo y esfuerzos a la realizacin de este evento
deportivo? Tenemos suficiente equipo de trabajo para llevarlo a cabo?
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6. Mala organizacin.
Ya tenemos un grupo de personas van a llevar a cabo la planificacin y organizacin
del evento deportivo.
El error: Tomar todas las decisiones y hacerlo todo entre todos. En apariencia puede
parecer prctico y ms llevadero, pero al final, quedan tareas por hacer, aumenta el
descontrol, dedicas el doble de tiempo en todo, habr estrs y tensiones y, sobretodo,
la percepcin del corredor ser negativa.
Definir las reas de trabajo y quien llevar a cabo las tareas que conllevan des del
principio y ceirse a ello.
Se debe intentar profesionalizar reas de trabajo concretas y fundamentales para
una exitosa gestin deportiva.

Trata de agrupar en tu Club, municipio o ciudad, personas que renan distintas
capacidades. Constituye tu propio equipo de trabajo y si te sientes capacitado,
lidralo.

Disponemos de las capacidades necesarias y experiencia en nuestra organizacin?
Qu tipo de ayuda necesitamos?
S, necesito ayuda o Aydame(enllaar a la pestanya SERVEIS de Tannot)
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7. Falta de liderazgo.
Este grupo o equipo de trabajo deber tener una figura que lidere, guie, un director
que haga el seguimiento de las tareas asignadas y haga que se realicen.

La organizacin debe tener la figura del lder o director general, que disponga de
autoridad, para dirigir los esfuerzos del grupo con eficacia hacia el logro de los
objetivos, gestionar el proceso de planificacin y organizacin, establecer y delegar
tareas y, cuando es necesario, tomar decisiones para llevar el evento deportivo al
xito.
Sin esta figura, el caos y la desmotivacin van a permanecer en todo el proceso.

Disponemos de esta figura? S, Necesito ayuda(enllaar a la pestanya SERVEIS de
Tannot)

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8. Depender slo de voluntarios.
No dependas slo de voluntarios para las necesidades de personal para tu evento.
Aunque suelen estar muy dispuestos a ayudar, tambin necesitars un equipo de
profesionales con experiencia y de confianza a quien delegar las tareas ms delicadas y
de responsabilidad.
Debemos tener presente que un evento depende el 100% de las personas. Des del
equipo de planificacin y organizacin, los proveedores, el personal que ocupar todos
los puestos el da del acontecimiento in situ, hasta los participantes. Cuidemos el trato
que les damos.
El error: exigir a los voluntarios lo mismo que a los empleados u organizadores.
El tema del personal es muy delicado, es difcil de controlar y de gestionar, pues
depende de muchos factores, tantos como personas. Recomiendo que le dediquemos
un espacio importante de nuestro tiempo para planificarlo, prever los imprevistos y
para hacer formaciones y pequeas prcticas, as como valorar incorporar algn
profesional.
La clave: No dejar esta rea para el final.
Qu valor le damos al personal? Es una de nuestras prioridades?
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9. Despus de la cuesta, viene la bajada. El post-evento.
Se ha trabajado durante muchos meses e incluso un ao entero, se acerca el
acontecimiento y finalmente ya es el gran da. Nos vemos desmontando toda la
infraestructura y nos damos cuenta que todo termin, que todo ese esfuerzo y
dedicacin se ha acabado. Y nos preguntamos, Ya est? NO.
El evento deportivo no se termina al finalizar la prueba. Los das posteriores son tan
importantes como los previos.
Para terminar el ciclo de trabajo, nos queda hacer un resumen. Un resumen de las
opiniones de los participantes, lo que se dice en las redes sociales, publicar las fotos
del evento y una evaluacin de cmo ha ido todo. Cada punto, cada rea, lo que ha
ido bien, lo que no y de los porqus.
El error: Ignorar e infravalorar la ltima fase de la organizacin de un evento
deportivo.
La clave: Explicitar, poner por escrito toda la informacin que hemos acumulado en
todo el proceso.
Esta informacin es muy valiosa. Ya lo dicen, la informacin es poder. Poder de
mejorar, de no repetir errores, de gestionar y utilizar el conocimiento a nuestro favor.

Antes que se nos acaben las pilas, manos a la obra!


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