GUA DE APRENDIZAJE N* 3

Liliana Lpez





DOCUMENTAL EN LA ARCHIVSTICA












COMPLEJO TECNOLGICO MNERO AGROEMPRESARIAL
TECNLOGO EN GESTIN ADMINISTRATIVA (632026)
PUERTO BERRIO - ANTIOQUIA
Junio 2014






ACTIVIDAD

Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos
necesarios para el aprendizaje

La normatividad vigente y la caracterizacin de diferentes trminos de la temtica
del cuarto contenido de estudio son indispensables para una adecuada
comprensin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas.
Por lo anterior, el aprendiz deber realizar la lectura detallada de los siguientes
documentos:
Archivo General de la Nacin- Acuerdo 060 / 2001
Procedimiento para la gestin de la correspondencia

Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y
Teorizacin)

Teniendo en cuenta las lecturas indicadas en la actividad de contextualizacin y la
informacin descrita para esta actividad, el aprendiz deber identificar y analizar
diferentes procesos de un contexto laboral, a travs del siguiente ejercicio:

Inicialmente, el aprendiz identificar una empresa que tenga bien definida la
unidad de correspondencia o una oficina en donde se evidencie la clasificacin de
las comunicaciones oficiales recibidas y despachadas.

La empresa seleccionada por el aprendiz puede ser el propio lugar de trabajo o
una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.
Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales en el
material de estudio, es momento que el aprendiz consulte en la oficina o unidad
que seleccion, los siguientes aspectos:

1. Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un
documento?
2. Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.
3. Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa
determinada el aprendiz deber mencionar cules son los pasos a seguir para
llegar a su destino?
4. Finalmente, el aprendiz elaborar un mapa conceptual donde organice la
informacin obtenida en esta actividad.

DESARROLLO





1. Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de
un documento?
El artculo 21 del ttulo quinto de la Ley General de Archivos de Colombia seala
que las entidades debern elaborar programas de gestin de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes en cuyas
aplicaciones debern observarse los principios y los procesos archivsticos.
PROCESO DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTO
RECEPCIN clasificacin apertura revisin radicacin- registro reparto-
DEPENDENCIA.
Recepcin: consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas
fuentes y diversos conductos, estos conductos pueden ser directos o
indirectos. Ah se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo
anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y
registr con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.
Clasificacin: consiste en separar los documentos recibidos en los siguientes
grupos:
- comunicaciones oficiales: segn el articulo 2 del acuerdo 060/2001: Son
todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Este grupo
es conocido con el nombre de documento radicables.
- Comunicaciones personales: en el articulo 2 del acuerdo 060/2001 las
definen como: correspondencia, y son: todas las comunicaciones de carcter
privado que llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del
funcionario. No generan tramites para las instituciones. Es importante anotar
que cada entidad por norma interna, autoriza o prohbe el trmite de
comunicaciones personales.
- Documentos contables
- Folletos, revistas y publicaciones
- propaganda
Estos ltimos grupos reciben el nombre de documentos no radicables.

En Puerto Berrio Antioquia, el Concejo Municipal es un organismo de carcter normativo,
resolutivo y fiscalizador, encargado de hacer efectiva la participacin de la comunidad local y
de ejercer las atribuciones que le seala la Ley Orgnica Constitucional de Municipalidades y
otros cuerpos normativos vigentes. Maneja archivos como actas, contratos y proyectos y se
clasifican cumpliendo la normatividad vigente.

NOMBRE DE LA ENTIDAD: Concejo Municipal


APERTURA: se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones
oficiales, para la extraccin del documento y de sus anexos.
REVISIN: articulo 10 de acuerdo 060-2001: las comunicaciones oficiales que
ingresen a las instituciones debern ser revisadas, para verificar la competencia,
los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las
remite, direccin donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es
competencia de la entidad, se proceder a la radicaciones del mismo.
RADICACIN: es ubicar. Decimos por ejemplo, que una persona est radicada en
Bogot cuando vive en Bogot, o en Medelln cuando vive en Medelln.
Para efecto de correspondencia, radicar un documento es situarlo en la empresa.
Segn el articulo 2 del acuerdo 060/2001: radicacin es el procedimiento por
medio del cual, las entidades asignan un nmero consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envi, con el propsito de oficializar su tramite y cumplir con los
trminos de vencimiento que establezca la ley.
REGISTRO: una vez se han radicado las comunicaciones oficiales, se produce el
registro que consiste en la anotacin de los datos mas significativos de la
comunicacin en un formato de registro para su control y tramite dentro de la
entidad.
DISTRIBUCIN O REPARTO: una vez registradas las comunicaciones oficiales,
se produce al reparto y distribucin de las mismas, a las oficinas que deben
atenderlas o tramitarlas.


2. Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.
Segn el destinatario las comunicaciones se clasifican en:

Comunicaciones externas: son las que cruzan entre las entidades o
instituciones y entre estas y personas naturales o viceversa.
Comunicaciones internas: son las que se cruzan entre las dependencias
de la misma entidad o entre funcionarios, dentro de la misma sede o fuera
de ella, el cumplimiento de sus funciones o para cumplir alguna instruccin.
3. Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la
empresa determinada el aprendiz deber mencionar cules son los pasos a
seguir para llegar a su destino?

NOMBRE DE LA ENTIDAD: Concejo Municipal es un organismo de carcter
normativo, resolutivo y fiscalizador, encargado de hacer efectiva la participacin de
la comunidad local y de ejercer las atribuciones que le seala la Ley Orgnica
Constitucional de Municipalidades y otros cuerpos normativos vigentes. Por ende
maneja un proceso de distribucin de documento establecido por El artculo 21 del
ttulo quinto de la Ley General de Archivos de Colombia.
PROCESO DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTO
Recepcin
Clasificacin
Apertura
Revisin
Radicacin
Registro
Reparto
Dependencia.

4. Finalmente, el aprendiz elaborar un mapa conceptual donde organice la
informacin obtenida en esta actividad.


A.D.













Recepcin
Clasificacin
Apertura
Revisin
Radicacin
Registro
Reparto
Bibliografa
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2010
http://www.slideshare.net/PItsalom/gestin-de-la-correspondencia-13252681
http://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-
de-documentos.pdf
http://www.slideshare.net/sergioaus/programa-de-gestin-documental
http://www.youtube.com/watch?v=dJwObQTi038