Formulacin de un Sistema de informacin Logstico para una
ferretera
Curso: Proyecto de ingeniera I Alumno: Alfredo Sosa Dordn Cdigo: 1012367 Asesor: MBA Ing. Carlos Zorrilla Vargas
2012 - I
Dedicatoria Este trabajo de investigacin lo dedico a los casi tres aos que llevo en el camino de la universidad, a todo este tiempo en que no hubo otra opcin de ver lo bueno de una realidad que suele ser poco justa y hasta absurda. Dedico esto al esfuerzo fsico, econmico y sobretodo emocional que conlleva el ser alumno de la UTP.
Agradecimiento Un agradecimiento al seor Jos Lpez que muy amablemente Hizo de contacto con la empresa del proyecto en cuestin. Tambin a mi madre por estar siempre alentndome a seguir adelante.
INDICE
RESUMEN EJECUTIVO CAPTULO 1: EL PROBLEMA 1.1 Planteamiento del problema 1.2 Formulacin del problema 1.3 Objetivos 1.4 Justificacin de la Investigacin 1.5 Limitaciones
CAPTULO 2: MARCO TERICO 2.1. Antecedentes de la Investigacin 2.2. Bases Tericas 2.3. Definicin de Trminos 2.4. Sistemas de hiptesis (de ser necesarias) 2.5. Sistemas de Variables
CAPTULO 3: MARCO METODOLGICO 3.1. Nivel de Investigacin 3 2. Diseo de la Investigacin 3.3. Poblacin y Muestra* 3.4. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos 3.5. Tcnicas de Procesamiento y Anlisis de Datos
CAPTULO 4: ASPECTOS ADMINISTRATIVOS 4.1. Recursos: Humanos, Materiales, Financieros 4.2. Cronograma de Actividades. Diagrama de Gantt 4.3. Anlisis econmico-financiero del proyecto
BIBLIOGRAFA ANEXOS
RESUMEN EJECUTIVO Se plantea la revisin de los procesos y la forma de operacin de la empresa en lo concerniente a la logstica. De acuerdo al resultado del anlisis de la situacin actual se plantearan nuevas formas de operar adems del desarrollo de un sistema informtico para el control de las existencias en el almacn. Siendo los recursos de la empresa limitados se planteara empezar por el control de las existencias del almacn. Para esto se har un planteamiento del problema y de su detalle. Se describirn que herramientas sern usadas para el anlisis y formulacin de este sistema. As mismo se describir la teora en la cual nos basaremos para dicha formulacin.
CAPITULO 1: EL PROBLEMA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El problema es el control de existencias en el almacn.
1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA El principal problema que tiene la empresa es el manejo de las existencias en el almacn. A ciencia cierta no se sabe cunto de cada producto hay o debera haber almacenado por efecto de compras y ventas. Para vender se guan al ojo si hay o no mercadera suficiente, de igual manera para comprar muchas veces no saben que se estn quedando sin algn producto hasta cuando vienen los clientes y resulta que escasea lo solicitado. Si bien es cierto se manejan comprobantes como facturas y guas de remisin, muchas veces se traspapelan y se vuelve problemtico y tedioso poner orden mientras se continua con la labor comercial. No hay la ms mnima capacitacin, sin embargo los trabajadores terminan haciendo todos de vendedores, cajeros y almaceneros a la vez y cuando la situacin lo requiere.
1.3 OBJETIVOS Objetivo general Formular un sistema de informacin para el control de las existencias en el almacn. Objetivo especficos Tener 4 mdulos: productos, movimientos, empleados y proveedores. Lograr una consulta rpida del inventario de los productos. Identificar rpidamente los productos que sea necesario comprar. Tener informacin confiable del verdadero stock de los productos en el almacn. Identificar perfiles de trabajador para asignar tareas especficas en vez de ser todistas. Contar con un kardex por producto. Tener un mantenimiento de productos. Tener un mantenimiento de proveedores. Permitir el registro de guas de remisin de entrada y salida.
1.4 JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION El proyecto de investigacin es necesario para poder resolver los problemas que tiene la empresa empezando con el control de stock de las existencias en el almacn. El proyecto conllevara una inversin econmica y de tiempo, sin embargo se espera que dicha inversin sea pequea en comparacin con las ventajas que traer a la empresa el proyecto y que se reflejara en el aumento de la rentabilidad por ejemplo.
1.5 LIMITACIONES Culturales y sociales. Las personas que manejan un negocio no siempre estn abiertos a escuchar mejoras e ideas de cambio por ignorancia sobre todo, sin embargo sera posible con vencerlos con una buena propuesta. Econmicas. La empresa es una ferretera pequea que no podra costear la automatizacin de todos sus procesos pero si empezar de a pocos. Por ejemplo primero cambiando su forma de operar. Tiempo. Este proyecto consta de 3 meses aproximadamente por lo que se tratara de dar solucin al principal problema de la empresa. Un riesgo es el del rechazo de la propuesta. Posiblemente el cliente no este de acuerdo con el proyecto propuesto.
CAPITULO 2: MARCO TEORICO
2.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION 2.1.1 Antecedentes de la empresa Razn social: FERRETERIA J&H HERMANOS Giro del negocio: Esta empresa es de tipo comercial, ms especficamente de productos ferreteros. Fecha de inicio de actividades: 22/09/2003 La empresa en cuestin tiene como giro de negocio la comercializacin, ms especficamente de productos ferreteros. Actualmente no cuenta con sistema automatizado alguno por lo que todas sus operaciones son realizadas de forma manual. La situacin de la empresa financieramente hablando es estable, aun no factura mucho dinero aunque est creciendo poco a poco. Cuenta con algunos clientes frecuentes de alguna forma fidelizados pero la mayora son eventuales. Se podra decir que es el ejemplo de una PYME que hoy en da se vuelve la opcin de muchos que prefieren tener algo propio a estar trabajando para alguien ms. Es de magnitud pequea y su facturacin que su vez es equivalente a dicha dimensin con u solo local. 2.1.2 Antecedentes del entorno Se encuentra en Jr. Washington Lima la cual es una zona donde se pueden observar una que otra ferretera mas como competidores, la zona es transitada medianamente sobre todo por compradores de otros productos que ocasionalmente consumen productos ferreteros. Con respecto al entorno por ahora tiene solo un par de clientes fijos pero por lo general no es una ferretera reconocida.
2.2 BASES TEORICAS Planificacin Para la planificacin se utilizara un diagrama de Gantt. Es un diagrama que permite mostrar el cronograma de las tareas a realizar en un proyecto con la posibilidad de detallarlo en tareas mas puntuales si as se desea. El este diagrama se muestran las tareas, los tiempos de duracin de las tareas, costos de los recursos y responsables para un determinado proyecto. Se utilizaran el programa Microsoft Proyect 2007 para crear el Diagrama de Gantt. Anlisis Para el anlisis del negocio y del sistema a formular se utilizara: Entrevistas (Workshop) Mediante entrevistas a los empleados de la ferretera se puede determinar los requerimientos, necesidades y problemas de la empresa. Esto se utilizo para determinar la situacin actual de la empresa y poder dar un diagnostico oportuno. Casos de Uso (CU) Los casos de uso son representacin de funcionalidades o procesos de aquel sistema o negocio que se observa y del cual se desea hacer el anlisis. Los casos de uso debern estar acompaados de una especificacin, la cual es el detalle narrado del comportamiento del mismo, es decir la secuencia de las actividades que se deben realizar dentro del proceso, casos alternativos existentes y por supuesto el orden en el que deben suceder. Diagramas Los diagramas explicativos de los distintos procesos del negocio y del sistema formulado estarn hechos de acuerdo a ciertos diagramas del Lenguaje de Modelamiento Unificado (UML) El UML es actualmente es el lenguaje de modelamiento de sistemas mas utilizado y que mas fcil es comprendido por las personas. - Diagrama de secuencias. Se observa el envo de mensajes entre componentes del sistema o negocio a modelar. Es como la conversacin de ida y vuelta entre partes del sistema. - Diagrama de actividades. Se ven las actividades de forma secuencias as como los casos alternativos o excepcionales pueden ocurrir durante el ciclo de vida de un proceso. - Diagrama de clases. Describe la estructura del sistema, mostrando clases (entidades), atributos y la relacin entre ellos. Previamente se utilizara la Tcnica de Modelamiento IDEF Significa Integracin y Definicin de Funciones organizacionales. Esta tcnica provee un gran soporte para la administracin de un negocio y permite conocer los requerimientos de un sistema para su posterior desarrollo. Con ella se realizara un diagrama de contexto (con IDEF0) y un diagrama de flujo de datos con (con DFD), para el diagnostico funcional del negocio y para visualizar las relaciones que existen entre los componentes del sistema y los repositorios, respectivamente. Arquitectura Se propone una arquitectura cliente servidor donde el servidor no tenga que ser una maquina muy potente puesto que la aplicacin no requiere una capacidad muy elevada para ejecutarse de forma adecuada. Adems incluso este llamado servidor puede ser un computador mas puesto que la compra de un servidor propiamente dicho seria un gasto innecesario como ya mencionamos. Caractersticas recomendadas del servidor - Procesador Intel Pentium Dual-Core - Velocidad del procesador: 2,60 GHz - Memoria RAM: 2 GB - Disco Duro: 500 GB Base de datos Para el diseo de la Base de datos se plantea formular un modelo entidad relacin totalmente normalizado debido a la naturaleza del sistema a desarrollar. Este tipo de modelos de base de datos relacionales son empleados para modelar problemas reales y administrar dinmicamente los datos que contienen. Para el desarrollo de la Base de datos se recomienda utilizar el software Microsoft Access 2007 puesto que la empresa ya cuenta con licencia de Microsoft Office 2007 y este programa es lo suficientemente potente para la base de datos en cuestin.
Lenguaje de programacin Se recomienda que el desarrollo del sistema sea con Visual Basic de Visual Studio 2005 puesto que es ms compatible con la Base de Datos adems del hecho de que el proceso de programacin es rpido. El lenguaje VB.NET o Visual Basic 2005 es un lenguaje orientado a objetos que busca facilitar el desarrollo de aplicaciones avanzadas con menor esfuerzo y herramientas modernas.
2.3 DEFINICION DE TERMINOS Fidelizado. Cliente que se encuentra identificado con nuestra marca y siempre nos compra. Existencia. Producto o activo que poseemos pero que es objeto de venta. Software. Un programa o sistema informtico. Workshop. Entrevistas hechas en el lugar de trabajo. Clase. Representacin de un tipo de estructura o clasificacin a la que pertenecen objetos del mundo real. Entidad. Objeto del mundo real. Atributo. Caracterstica o propiedad de un determinado objeto. Servidor. Componente dentro de una red cuya misin es la de brindar servicios a otros componentes denominados clientes. Intel Pentium Dual-Core. Modelo de procesador de la marca Intel que consta fsicamente de un ncleo pero lgicamente de dos. RAM. Random Access Memory, es una memoria de acceso aleatorio y voltil que contienen un computador. Disco Duro. Es una unidad de almacenamiento de datos no voltil comnmente utilizada en computadores. Base de Datos. Coleccin de datos organizada en tablas relacionadas entre ellas.
2.4 SISTEMAS DE HIPOTESIS La empresa ferretera FERRETERIA J&H HERMANOS aumentara su rentabilidad con el control de sus existencias mediante la formulacin de un sistema logstico. 2.5 SISTEMAS DE VARIABLES Variables dependientes Ingresos Egresos Satisfaccin del cliente Disminucin del personal Tiempo de implementacin Costo de implementacin Variables independientes Demanda Cantidad de procesos para automatizar Cambio de gobierno Financiamiento Competencia Exigencia de calidad
CAPITULO 3: MARCO METODOLOGICO
3.1 NIVEL DE INVESTIGACION Para el proyecto de investigacin que se est formulando se plantea el tipo Descriptivo; porque se puede describir el comportamiento de las variables (Ingreso, Egreso, satisfaccin del cliente y tiempo real de comunicacin) por la implementacin hipottica de un sistema informtico de logstica que controle las existencias del almacn. No exploratoria porque el problema en cuestin no es nada desconocido, ni explicativa porque el problema es evidente y no necesita mayor explicacin de causa y efecto.
3.2 DISEO DE LA INVESTIGACION Se pretende tomar nota de cuando afecta la incertidumbre de no tener a mano la cantidad real de un determinado producto en las dems variables. A su vez se contrastara el resultado con datos hipotticos de cuando se cuente con una fuente de datos fiable de la cantidad de existencias en el almacn.
3.3 POBLACION Y MUESTRA La investigacin de centra en la empresa comercializadora de productos ferreteros FERRETERIA J&H HERMANOS por lo que la poblacin se considera esta misma y no tiene muestra.
3.4 TECNICAS E INTRUMENTOS DE RECOLECCION DE DATOS Para realizarla investigacin se contar con dos fuentes: La utilizacin de la informacin antigua de la empresa. Esto de forma secundaria. Principalmente se obtendrn los datos de las simulaciones que se hagan. Como tcnicas estarn la observacin y apunte de los tiempos y reacciones producidas relacionadas con el control de existencias en el almacn.
3.5 TECNICAS DE PROCESAMIENTO Y ANALISIS DE DATOS Diagrama de contexto IDEF0
Descomposicin de IDEF0
Diagrama de contexto DFD
Descomposicin de DFD
Diagrama de Casos de Uso de Negocio
RegistrarGuiaRemisionEntrada Empleado RegistrarGuiaRemisionSalida Diagrama de Casos de Uso del Sistema
BuscarProducto GenerarKardex Regi strarGui aSal i da <<i ncl ude>> <<i ncl ude>> Regi strarGui aEntrada <<i ncl ude>> <<i ncl ude>> Regi strarEmpl eado Regi strarProducto <<i ncl ude>> Vi sual i zarInventari o <<i ncl ude>> Al macenero Vi sual i zarKardex <<i ncl ude>> Admi ni strador Regi strarProveedor BuscarProveedor <<i ncl ude>> <<i ncl ude>> Diagrama de Clases
4.3. Anlisis econmico-financiero del proyecto TMAR (Tasa Mnima Aceptable de Rendimiento) = Tasa de Descuento = Inflacin + premio al riesgo
Inflacin 3.20%
Premio al Riesgo 8.50%
TMAR anual 11.70%
TMAR mensual 1.0636%
Periodo Mensual Flujo de caja
Desembolso 1 -11766.94
2 500.00
3 1000.00
4 2000.00
5 2300.00
6 3000.00
7 3900.00
8 4700.00
9 6000.00
TIR 13% mayor que TMAR
VAN S/. 10,232.15 mayor que cero (0)
CONCLUSIONES Conforme un negocio crece se vuelve cada vez ms necesario contar con informacin confiable. Un esfuerzo por sistematizar un rea puede generar grandes beneficios. RECOMENDACIONES A medida que la empresa siga creciendo convendra ir sistematizando ms reas como por ejemplo compras y ventas.
BIBLIOGRAFIA Para la parte financiera: o http://grupos.emagister.com/debate/tmar_anual_a_mensual/17304- 806819 o http://mauricionavarrozeledon.files.wordpress.com/2011/03/unidad- iv-mc3a9todos-de-evaluacic3b3n-de-proyectos.pdf o http://elcomercio.pe/economia/1455723/noticia-inflacion-superaria- rango-meta-bcr-prevista-este-ano Para lo dems solo los conocimientos y apuntes adquiridos durante la carrera universitaria y experiencia laboral.