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3442 UFCD

Acompanha
mento das
contas dos
clientes
Contedos
Night Auditor
1
Funes do Night Auditor 2
Encerramento dirio de contas 3
Controlo da situao dos quartos 4
Contedos
Elaborao de estatsticas 5
Taxa de ocupao hoteleira 6
Percentagem ocupao mltipla 7
Durao mdia da estadia 8
Night Auditor (Auditoria Noturna)
O night auditor um funcionrio do
departamento da receo que tem vrias

funes contabilisticas e administrativas.


Exerce funes entre as 00 - 8 horas,
aproveitando as horas tranquilas em que
os hspedes descansam.
Funes do Night Auditor
Encerramento de contas;
Anlise das contas dos hspedes;
Verificao de comprovativos e
relatrios de todos os pontos de
venda do hotel;
Controlo da situao dos quartos;
Controlo de crditos;
Funes do Night Auditor
Controlo de tarifas aplicadas;
Faturao e cobrana de no-shows;
Elaborao e distribuio de
relatrios e memorandos;
Elaborao de estatstica;
Backup do sistema de gesto do
hotel.
Encerramento dirio de contas
Todos os dias devem ser encerradas as
contas dos hspedes:
Cobrana do alojamento;
Extras gerados no dia anterior.
No sistema de gesto o alojamento
introduzido automaticamente na conta,
dia-a-dia.
Sistemas em rede: extras adicionados de
forma automtica tambm.
Anlise das contas dos hspedes
Verificar se as contas
foram iniciadas de forma
correta;
Verificar se a forma de
pagamento definida em
check-in est referenciada
nos comprovativos;
Comprovar se o valor da
garantia foi recebido e
informar quando o valor
gasto pelo cliente atingiu a
garantia entregue.
Verificao de comprovativos e relatrios
de todos os pontos de venda
Diariamente, na transio de turnos, todos os
pontos de venda emitem relatrios de venda que
enviam com as cpias dos vales de consumo ao
auditor noturno.
Os originais, assinados pelos hspedes, j
devero ter sido entregues na receo que, depois
de efetuar a manuteno das contas, os arquiva
no rack.
Verificao de comprovativos e relatrios
de todos os pontos de venda
Sistemas Manuais:
Registar a soma de
gastos em cada
seco na fatura do
hspede, com saldo
dirio a transitar para

o dia seguinte.
Preencher um registo
de consumo dirio do
hspede.
Verificao de comprovativos e relatrios
de todos os pontos de venda
Sistemas Informatizados em Rede:
Encargos dirios so diretamente
lanados na conta do cliente.
Confrontar os lanamentos com
os comprovativos de consumo;
Verificar se os lanamentos foram
inseridos na conta correta.
Controlo da situao dos quartos
Controlar toda a informao que
surgir dos arquivos e racks de
quartos;
Controlar todas as reservas;
Caso encontre irregularidades
dever modificar a situao e
comunicar ao chefe de receo, por
escrito, a operao realizada.
Controlo de crditos
O controlo de
crdito aplicado
segundo as polticas
internas de cada
hotel.
Nos
estabelecimentos
onde no so
garantidas as
estadias, o night
auditor deve enviar
para cobrana as
contas que
ultrapassem o
crdito concedido
pelo hotel aos seus
hspedes.
Controlo de tarifas aplicadas
O hotel fixa diferentes tarifas segundo
cada situao, como:
Tarifas empresariais,
Tarifas para hspedes especiais, etc.
Controlo de tarifas aplicadas
O night auditor controla se as
tarifas especiais esto a ser
aplicadas de forma correta para
evitar constrangimentos.
Exemplo: o hspede reclama um
desconto no concedido, que foi
aplicado em oportunidades
anteriores.
Faturao e cobrana de no-shows
Diariamente so anotadas e controladas as
reservas garantidas que no foram cumpridas,
sendo necessrio a faturao dos no-shows.
O auditor deve criar os registos de venda para o
carto de crdito (caso a reserva tenha sido
garantida desta forma), com os dados
disponveis e colocar no lugar da assinatura a
designao: no-show.
Estes registos sero
enviados para a
contabilidade onde ser
realizada a cobrana.
Faturao e cobrana de no-shows
Elaborao e distribuio de relatrios e
memorandos
Dependendo do
desenvolvimento da
organizao dos
diversos departamentos,
o auditor deve enviar
informao com
qualidade e com a
quantidade necessria
para a correta gesto.
Elaborao e distribuio de relatrios e
memorandos
O sistema informtico gere os relatrios
automaticamente com a qualidade e quantidade
necessrias para a distribuio por todos os
departamentos do hotel.

Relatrios da situao dos quartos;


Relatrios com a previso de ocupao;
Listagens de hspedes;
Listagens de check-in;
Lista de hspedes sem reservas;
Elaborao e distribuio de relatrios e
memorandos

Lista de check-outs previstos;


Lista de reservas com entrada para o dia corrente;
Lista de reservas provisrias com data de vencimento no
dia corrente;
Lista de reservas canceladas no dia anterior;
Lista de reservas confirmadas e encerradas s 18 horas
do dia anterior;
Totais de todos os pontos de venda do dia anterior;
Lista de no-shows do dia anterior;
Diversas informaes estatsticas.
Elaborao de estatsticas
Cada noite deve ser elaborada um
quadro estatstico com valores
importantes para a correta gesto
do
estabelecimento.
Taxa de ocupao;
Taxa de ocupao cama;
Taxa de ocupao rendimento;
ndice de ocupao mltipla;
Preo mdio por quarto;
Durao mdia da estadia
Mdia diria despesas do cliente
Percentagem de no-shows:
Taxa de ocupao hoteleira
Tambm conhecida por taxa de frequncia de alojamento.
Permite avaliar de que forma a oferta se est a adaptar
procura.
A taxa de ocupao, que pode determinar-se relativamente
a qualquer perodo de tempo (dia, ms, ano), mostra qual
a capacidade de alojamento que efetivamente esteve
ocupada.
Se a taxa de ocupao for baixa
porque h excesso de oferta
relativamente procura
dissuadindo a realizao de novos
investimentos em hotelaria.
Taxa de ocupao da capacidade

existente (taxa de frequncia bruta)


Taxa de ocupao disponvel (taxa de
frequncia lquida)
Taxa de ocupao hoteleira
Obtm-se pela relao entre o nmero de
dormidas totais registadas em todos os
meios de alojamento (ou apenas nos que se
pretende calcular) e a capacidade existente.
Taxa de frequncia bruta
Obtm-se pelo mesmo nmero de dormidas
e a capacidade efetivamente disponvel, em
que o nmero de dias corresponde aos dias
em que o estabelecimento esteve
efetivamente a funcionar.
Taxa de frequncia lquida
Taxa de ocupao quarto
Taxa de ocupao cama
Taxa de ocupao - rendimento
Em que:
v = volume de vendas realizadas no ano
p = preo de venda da unidade de alojamento
considerada (cama ou quarto)
c = capacidade do estabelecimento (camas ou
quartos)
Percentagem de ocupao mltipla
Preo mdio por quarto
Mdia diria de despesas do cliente
Durao mdia da estadia
Percentagem de clientes repetidos
Percentagem de no-shows
2014