Você está na página 1de 5

30/7/2014 Como fazer um Plano de Ao Gesto de Projetos na prtica

http://www.elirodrigues.com/2013/06/03/como-fazer-um-plano-de-acao/ 1/5
Como fazer um Plano de Ao
By Eli Rodrigues / 2013/06/03 / 15 Comments
Este post faz parte da srie Como gerenciar a comunicao de um projeto (http://www.el i rodri gues.com/seri e-como-gerenci ar-a-comuni cacao-de-um-proj eto/)
Se voc busca ferramentas online acesse: Como fazer um Plano de Ao Online (http://www.el i rodri gues.com/2014/04/21/como-fazer-um-pl ano-de-acao-onl i ne/)

O Plano de Ao uma ferramenta para acompanhamento de atividades amplamente utilizada no mundo inteiro. Auxilia na coordenao das equipes, pois
explicita quem responsvel por cada atividade, as datas de entrega e anotaes /comentrios sobre o progresso.
Com um Plano de Ao em mos possvel apresentar facil e rapidamente o andamento de atividades, as tticas utilizadas, quem executou, quando, enfim,
todo o histrico das aes executadas ou previstas no mbito aplicado.
Aplicao
O Plano de Ao pode ser aplicado em vrios mbitos, por exemplo:
Planejamento Estratgico - Registra as aes estratgicas e permite o acompanhamento nas reunies mensais / bimestrais / trimestrais. Neste caso se
podem adicionar indicadores estratgicos e manter o histrico de seu progresso.
Fora-tarefa - Em casos de emergncias, problemas ou iniciativas que necessitam de coordenao consistente, pode-se aplicar um modelo de Plano de
Ao. Neste caso
Atividades de um grupo / departamento - Atividades no-rotineiras como iniciativas, melhorias, correes, problemas, podem ser gerenciados pelo
Plano de Ao. Para atividades rotineiras melhor usar apenas um calendrio.
Atividades de um Projeto - Projetos simples e com caracterstica sequencial (que totalmente uma fase antes de iniciar a prxima) podem ser suportados
pela ferramenta.
Status
Antes de comear a utilizar um dos modelos apresentados abaixo, importante que voc defina os Status ,que representam os possveis ESTADOS que uma
tarefa pode tomar. A lista que uso :
Pendente - No foi iniciada
Em andamento - A tarefa est sendo trabalhada
Finalizada - A atividade foi totalmente concluda
Em alguns casos preciso adicionar estados intermedirios como:
Atrasada - A tarefa no foi concluda na data planejada e voc precisa explicitar isto.
Parada - Mostra que foi necessrio paralisar a tarefa. Pode, por exemplo, estar aguardando uma autorizao do cliente ou depender da resoluo de outra
30/7/2014 Como fazer um Plano de Ao Gesto de Projetos na prtica
http://www.elirodrigues.com/2013/06/03/como-fazer-um-plano-de-acao/ 2/5
atividade.
Postergada / Replanejada - A tarefa teve sua data de concluso renegociada com o cliente.
Comentrios
Independente do modelo a ser utilizado, preciso registrar o andamento e a evoluo da tarefa ao longo do tempo. Desta forma se pode guardar todo o
histrico desde o incio da execuo at a completude da tarefa e assim responder a questionamentos sobre o status sem dificuldade.
Recomendo a utilizao do padro: [DATA] Fato Ocorrido / Atualizao [(Responsvel)]
Um exemplo aplicado seria: [04/04/13] Tutorial de Plano de ao publicado (Eli Rodrigues).
Modelos de Plano de Ao
Abaixo apresento alguns exemplos de Plano de ao e seus templates para download.
1. Modelo Simples
(http://www.di namusgp.com/el i rodri guesbl og/wp-
content/upl oads/2013/04/pl ano-de-acao-si mpl es.png)
Este modelo simplifcado apresenta apenas as informaes mais bsicas, que so as seguintes: Tarefa (o que fazer), Data, Nome do Responsvel, Status e
Comentrios.
Aplicao: Livre
Vantagens:
Simplicidade
Pode ser montado rapidamente por qualquer pessoa
Desvantagens:
Possui poucas informaes
Download: (http://www.el i rodri gues.com/wp-content/upl oads/2013/06/pl ano-de-acao-si mpl es.xl sx)
2. Plano de Ao com tabela RACI
(http://www.di namusgp.com/el i rodri guesbl og/wp-
content/upl oads/2013/04/pl ano-de-acao-com-raci .png)
Este modelo combina a lista de tarefas clssica (modelo 1) com uma tabela RACI. Permitindo que alm do Responsvel sejam identificados todos os demais
envolvidos em cada tarefa.
Aplicao: Situaes em que possa haver risco de mal entendimento de como as partes interessadas ( stakeholders) devem se envolver.
Vantagens:
Mostra o envolvimento das partes interessadas
Desvantagens:
Se os stakeholders no forem listados, no h sentido em usar
No se aplica a situaes em que h apenas o executor (responsvel) da tarefa
30/7/2014 Como fazer um Plano de Ao Gesto de Projetos na prtica
http://www.elirodrigues.com/2013/06/03/como-fazer-um-plano-de-acao/ 3/5
Download: (http://www.el i rodri gues.com/wp-content/upl oads/2013/06/pl ano-de-acao-com-raci .xl sx) (verso portugus) (http://www.el i rodri gues.com/wp-
content/upl oads/2013/06/pl ano-de-acao-com-raci -i ngl es.xl sx) (verso ingls)
3. Plano de Ao com data efetiva
(http://www.di namusgp.com/el i rodri guesbl og/wp-
content/upl oads/2013/04/pl ano-de-acao-data-efeti va.png)
Este modelo adiciona os campos Data Efetiva e %,
Vantagens:
Permite a criao de frmulas e formatao automtica que preencham o status automaticamente, como: tarefa completa, atrasada ou em andamento.
Tambm se pode adicionar alarmes de dias, como: faltam 10 dias, faltam 5 dias, nos prximos 3 dias etc.
Com boa formatao pode mostrar profissionalismo
Desvantagens:
No tolera muito bem excees como replanejamentos e criao de novos status.
Download: (http://www.el i rodri gues.com/wp-content/upl oads/2013/06/pl ano-de-acao-data-efeti va.xl sx)
4. Plano de Ao com tabela dinmica
(http://www.el i rodri gues.com/wp-content/upl oads/2013/06/PLANO-DE-
ACAO-TAREFAS.png)

Um modelo de Plano de Ao que gosto muito este com tabela dinmica associada. Ele permite que se faa um acompanhamento estatstico das tarefas por
categoria, status, data, prioridade ou qualquer outro campo que voc prefira. O formato de relatrio exemplificado na figura abaixo.
(http://www.el i rodri gues.com/wp-content/upl oads/2013/06/PLANO-DE-ACAO-
TABELA-DINAMICA.png)
Aplicao: Controle individual de atividades com acompanhamento estatstico.
Vantagens:
30/7/2014 Como fazer um Plano de Ao Gesto de Projetos na prtica
http://www.elirodrigues.com/2013/06/03/como-fazer-um-plano-de-acao/ 4/5
Permite a coleta completa de informaes das tarefas
Acompanhamento dos status via tabela dinmica do Excel
Permite a gerao de relatrios de status com grficos
Desvantagens:
No funciona bem para mltiplos usurios
Exige preenchimento de todos os campos
Exige atualizao da tabela dinmica sempre que se desejar ver os dados (boto direito na tabela dinmica -> Atualizar)
Download: (http://www.el i rodri gues.com/wp-content/upl oads/2013/06/PLANILHA-PLANO-DE-ACAO-COM-TABELA-DINAMICA.xl sx)
5. Kanban simples
(http://www.di namusgp.com/el i rodri guesbl og/wp-
content/upl oads/2013/04/kanban_si mpl es.png)
O Kanban simples uma ferramenta muito poderosa e embora originalmente possua apenas trs colunas (Pendente, Em Andamento e Concluda), pode-se
adicionar colunas a vontade.
Aplicao: Aes contnuas ou com timebox definido, pois no possui campo de data.
Vantagens:
Simples e prtico
Pode ser feito fora do computador com post-its
D visibilidade em tempo real do andamento das aes
Desvantagens:
No controla datas
preciso construir fichas com descrio das atividades e nomes dos responsveis (tambm se pode usar post-its de cores diferentes)
No permite estatsticas
Download: (http://www.el i rodri gues.com/wp-content/upl oads/2013/06/kanban_si mpl es.xl sx)
5. Kanban para mltiplos projetos
(http://www.di namusgp.com/el i rodri guesbl og/wp-
content/upl oads/2013/04/kanban_vari osproj etos.png)
30/7/2014 Como fazer um Plano de Ao Gesto de Projetos na prtica
http://www.elirodrigues.com/2013/06/03/como-fazer-um-plano-de-acao/ 5/5
2014 Gesto de Proj etos na prti ca.
(http://www.di namusgp.com/el i rodri guesbl og/wp-content/upl oads/2013/04/pl ano-de-acao-data-efeti va.png) uma variao matricial do Kanban, que permite o
acompanhamento de mltiplas filas de trabalho (neste caso projetos).
(http://www.di namusgp.com/el i rodri guesbl og/wp-content/upl oads/2013/04/pl ano-de-acao-com-raci .png)
(http://www.di namusgp.com/el i rodri guesbl og/wp-content/upl oads/2013/04/pl ano-de-acao-si mpl es.png)
Aplicao: Quando se tem mltiplas filas
Vantagens:
Simplicidade e praticidade
Na rea de concludas se tem o histrico da fila
Desvantagens:
Embora sirva para o acompanhamento superficial de projetos, no possui indicadores, nem dependncias
No permite estatsticas
Download: (http://www.el i rodri gues.com/wp-content/upl oads/2013/06/kanban_vari osproj etos.xl sx)
Em breve mais modelos sero disponibilizados, acompanhe pelo twitter @elirodrigues.
Posts relacionados:
Como fazer relatrios de status (http://el i rodri gues.com/2011/03/30/statusreports/)
Como fazer cronogramas (http://el i rodri gues.com/gestao-de-proj etos/seri e-como-fazer-um-cronograma/)

Eli Rodrigues