Manual de Usuario GL

Manual de Usuario
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Contabilidad
MANUAL DE USUARIO
CONTABILIDAD
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Manual de Usuario FI
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Contabilidad
INDICE
INDICE..............................................................................................................................................................2
INTRODUCCIN..............................................................................................................................................4
1.1.
EL SISTEMA SAP.................................................................................................................................4
1.2.
COMO UTILIZAR LA VERSIN 6.0 ECC (ERP CENTRAL COMPONENT) DE SAP?.........................7
1.3.
ENTRANDO AL SISTEMA SAP...........................................................................................................10
1.4.
ENTRAR AL SISTEMA POR PRIMERA VEZ...........................................................................................11
Encabezado de pantalla.....................................................................................................................14
1.5.
CAMBIOS GRFICOS EN LA PANTALLA DEL SISTEMA.......................................................................14
1.5.1.
La Barra de herramientas y los iconos......................................................................14
1.6.
MEN SAP........................................................................................................................................16
1.6.1.
Bsqueda.............................................................................................................................19
1.6.2.
Limitar mbito de valores..............................................................................................20
1.6.3.
Uso de Calendario.............................................................................................................21
1.7.
CAMBIOS FUNCIONALES EN LA PANTALLA DEL SISTEMA................................................................22
DATOS MAESTROS.....................................................................................................................................28
CREACIN DE UNA CUENTA DE MAYOR........................................................................................................28
MODIFICACIN DE CUENTA DE MAYOR..........................................................................................................32
VISUALIZACIN DE CUENTA DE MAYOR.........................................................................................................33
BLOQUEO DE CUENTA DE MAYOR..................................................................................................................34
BORRADO DE CUENTA DE MAYOR..................................................................................................................36
MOVIMIENTOS CONTABLES..................................................................................................................39
CONTABILIZAR DOCUMENTO (PLIZA MANUAL)...........................................................................................39
CREACIN DE UN MODELO DE IMPUTACIN..................................................................................................47
Creacin de documentos preliminares.........................................................................................51
Modificacin y contabilizacin de documentos preliminares..............................................52
MODIFICACIN DE UN DOCUMENTO..............................................................................................................56
VISUALIZAR DOCUMENTO...............................................................................................................................60
IMPRIMIR DOCUMENTO....................................................................................................................................64
ANULAR DOCUMENTO.....................................................................................................................................67
COMPENSACIN DE CUENTA DE MAYOR........................................................................................................71
ANULACIN DE LA COMPENSACIN...............................................................................................................76
REPORTES.......................................................................................................................................................79
VISUALIZAR SALDO..........................................................................................................................................79
VISUALIZAR PARTIDA.......................................................................................................................................82
SALDOS Y MOVIMIENTOS DE CUENTA DE MAYOR.........................................................................................88
CATLOGO DE CUENTAS.................................................................................................................................91
BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS...........................................................................................96
EJECUCIN DEL JUEGO DE DATOS..................................................................................................................99
EJECUCIN DE PROGRAMAS EN FONDO......................................................................................................102
VISUALIZACIN DE JOBS................................................................................................................................104
IMPRIMIR PLIZAS..........................................................................................................................................107
PROCESOS DE CIERRE MENSUAL Y ANUAL................................................................................110
CIERRE DEL DA..............................................................................................................................................110
CIERRE DEL MES.............................................................................................................................................111
CIERRE DEL EJERCICIO....................................................................................................................................111
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Contabilidad
TRASLADO DE IVA.........................................................................................................................................112
VALORACION DE MONEDA EXTRANJERA (NUEVO)......................................................................................115
Condiciones previas...........................................................................................................................115
CIERRE DE EJERCICIO.....................................................................................................................................118
ARRASTRE DE SALDOS DEUDORES Y ACREEDORES...................................................................................121
CIERRE DE PERIODO......................................................................................................................................123
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Contabilidad
Introduccin.
1.1.
El sistema SAP.
El Sistema SAP R/3 ofrece una solucin integrada que incluye solicitudes de negocios
para todas las reas de la compaa.
El mdulo de Contabilidad con sus respectivas aplicaciones: Contabilidad, Cuentas por
Pagar, Cuantas por Cobrar y Controlling, integrndolos con los componentes de Logstica
y Comercializacin, todas estas partes conforman la herramienta de negocios ideal para
todos los departamentos de la compaa.
Las principales partes del componente de contabilidad del Sistema SAP R/3 para GMD
Grupo Mexicano de Desarrollo S.A. de C. V. incluyen:
Contabilidad financiera (FI) la cual incluye:

Libro Mayor (GL)
Cuentas por pagar (AP)
Cuentas por Cobrar (AR)
Tesorera (TR)
Controlling (CO)
Modulo de Controlling (CO)

Este mdulo se encarga de efectuar las operaciones relacionadas con el control y
anlisis de gastos realizados por diversas reas y/o departamentos pertenecientes a la
compaa.
La mayora de operaciones recibidas en este mdulo provienen de transacciones
realizadas en otros mdulos (SD, PP, MM, etc.), principalmente del Financiero (FI),
aunque tambin existen operaciones propias como traspasos, prorrateos, liquidaciones,
facturacin interna de actividades, etc.
Este mdulo requiere la definicin de una Sociedad CO, entidad encargada de controlar
los gastos de una o varias sociedades financieras (Sociedades FI). Los datos que se
definen en esta Sociedad CO estarn disponibles para todas las Sociedades FI que le
estn ligadas.
Tambin se requieren definir los datos maestros, informacin propia de la compaa que
debe ser incorporada a R/3 para que ste funcione de acuerdo a sus necesidades. Los
datos maestros de Controlling que se utilizan para el proyecto de GMD son:
Los Grupos o Jerarquas de Centros de Costo, estn basados en la organizacin de
GMD de acuerdo a su Organigrama.
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En Controlling se debe tener disponible la informacin de las cuentas de gastos e
ingresos, pero no slo como cuentas de mayor dentro del catlogo, sino mediante su
definicin en este mdulo (CO). Las clases de costo primarias son las entidades de CO
que corresponden a las cuentas de gastos de FI. Por cuestin de notacin, a las cuentas
de gastos se les denomina clases de costo primario. Asimismo, tambin pueden existir
clases de costo secundarias, las cuales son definidas para operaciones propias de este
mdulo (CO) y que no tienen correspondencia con una cuenta de mayor.
Las operaciones contables donde se efectan gastos requieren identificar el centro de
costo (unidad organizacional - departamento/rea - dentro de la empresa responsable
del gasto), principalmente con la finalidad de dar seguimiento, controlar y analizar la
forma en que distribuyen el gasto real y el presupuesto.
La informacin de los gastos puede obtenerse a nivel de cada centro de costo o a travs
de grupos de stos definidos previamente basados en una estructura jerrquica, lo que
ofrece al usuario una gran flexibilidad en los reportes y consultas que puede realizar.
En el caso particular de GMD se han definido la Sociedades FI:
1001
1003
1006
1007
1008
1009
1010
1011
1021
1028
1029
1030
1031
1032
1034
1035
1038
1040
1046
1047
1056
1060
1062
1067
1071
1072
1102
1176
1178
1179
1190
GMD SAB
DEIL
Dinfra
DEIN
DETEC
DEUR
OPSA
GMI
Operadora
IMET
AGM
COCOMSA
TECSISA
AGSA
ESCORPION
Europlaza Mexico
Promotora Majahua
GMD Energia y Puertos
GMT
DHI
Cooper
AGUA
GMDAOTOP
SERVICIOS
Proyectos y Construccion
Corporativo GMD
GMD OPASA
GMD Resorts SAB
Desarr Resid La Punta
La Punta
GMD Administracin
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Las cuales se encuentran ligadas a la Sociedad CO GMD1 - rea de Control Grupo GMD.
Libro Mayor (GL)

El mdulo de Libro Mayor proporciona las estrategias contables definidas por el usuario
para el registro de su contabilidad, la elaboracin de reportes y consultas de saldos.
El libro mayor es uno de los elementos claves del mdulo ya que es aqu donde se
registran los datos maestros de la contabilidad financiera que son, el nmero de cuenta,
a que sociedad pertenece la cuenta, nombre, si es una cuenta de balance o de
resultados, a que grupo de cuentas pertenece, entre otros. Estos datos aplican para
todas las cuentas de mayor de bancos, activo fijo, proveedores, clientes, materiales,
ingresos, gastos, etc.
Las principales funciones del Libro Mayor son:
Creacin, visualizacin y modificacin de cuentas contables.

Contabilizacin directa las cuentas de mayor (creacin de plizas)
Modificacin anulacin y visualizacin de documentos creados (plizas).
Visualizacin de los saldos de las cuentas de mayor.
Valoraciones en moneda extranjera (Registro de la utilidad o prdida cambiaria de las
partidas en moneda extranjera al tipo de cambio de cierre).
Cierres contables ( por perodos semanales, mensuales, anuales o por rangos de
cuentas)
Emisin de Informes ( Catlogo de Cuentas, Balance, Estado de Resultados, Saldos
por
cuenta etc.)
La funcin del Libro Mayor en relacin con los dems mdulos del sistema es Slo la de
recibir la informacin resultante de los procesos realizados en los diferentes mdulos
ejemplo:
Los movimientos de generados en el sistema Explorer se ven reflejados en el Libro
Mayor en la afectacin de cuentas contables en un documento financiero (pliza), el cual
como ya mencionamos se puede consultar desde Libro Mayor.
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1.2.
Como utilizar la versin 6.0 ECC (ERP Central Component) de SAP?
Objetivo
El siguiente manual cubre los aspectos generales ms importantes sobre los cambios
grficos y funcionales de la nueva versin del sistema SAP para facilitar al usuario la
utilizacin del mismo.
Las ventajas
La nueva versin de SAP contiene una nueva presentacin en pantalla con grficos
ms amigables para el usuario.
Pantallas de entrada rpida que facilitan la captura de la informacin.
Un nuevo men en forma de rbol para un acceso ms rpido a cada transaccin.
Ms iconos que facilitan las acciones a seguir.
Estructura de la pantalla principal

La nueva versin de SAP tiene tres reas en la pantalla principal.
Encabezado de pantalla
Contiene:
Ttulo
Men
Barra de herramientas
Aplicaciones
Cuerpo de pantalla
Es el rea que se encuentra despus del encabezado y termina en donde empieza la
barra de estado, contiene el men de acceso en forma de rbol.
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Encabezado de pantalla
Barra de Harramientas
Barra de aplicaciones
Cuerpo de la pantalla
Barra de Estado
Provee informacin general del sistema y la transaccin en que se est trabajando. A la
izquierda muestra mensajes:
Este icono identifica mensajes de error.
Este icono identifica mensajes de aceptacin.
A la derecha de la barra de estado se encuentran tres campos uno muestra informacin

del servidor y los otros dos informacin del estado del sistema.
El primer campo muestra informacin del sistema en el que se est trabajando y al

hacer clic en el icono ms informacin
el sistema despliega una pequea pantalla
indicando los siguientes datos actuales:
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El segundo campo muestra el mandante al cual se est conectado.
El tercer campo indica la clave del usuario con el cual se est conectado a la sesin.
El cuarto muestra el programa de SAP en el que se encuentra en el momento de la

consulta.
El quinto es la transaccin donde se est trabajando.
A continuacin vienen los tiempos de respuesta del sistema para replicar las
solicitudes que haga el usuario, como abrir modos o transacciones.
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1.3.
Entrando al Sistema SAP
Para empezar se debe seleccionar el icono SAP logon

Aparecer la pantalla: SAP Logon 710
y hacer doble clic en l.
En donde se debe de hacer clic en el mandante deseado. Aparecer la siguiente pantalla:
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En est pantalla hay que capturar:

1. El mandante deseado,
2. El usuario proporcionado por el administrador del sistema,
3. La clave de acceso que se seleccion al entrar al sistema por primera vez, y
4. El idioma en el que desea el sistema (Espaol). Al dejar en blanco este ltimo campo,
por default se toma el idioma espaol.
Una vez capturados estos datos se debe hacer clic en el icono Enter
tecla Enter para acceder al sistema.
1.4.
o presionar la
Entrar al sistema por primera vez
Antes de entrar al sistema por primera vez el administrador del sistema debe de dar un
nombre de usuario.
Durante el proceso de entrada se debe de crear la clave de acceso la cual ser confidencial
y se debe de recordar cada vez que se desea ingresar al sistema.
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Para seleccionar por primera vez la nueva clave de acceso se debe de teclear el mandante,
el nombre de usuario y la clave de acceso, luego se debe hacer clic en el icono clave de
acceso nueva o presionar la tecla [F5].
Aparece la siguiente pantalla:
Si no apareciera esta pantalla se debe revisar la barra de estado para verificar si hay algn
mensaje de error como podra ser teclear incorrectamente algn dato, es ese caso se debe
volver a capturar todos los campos de la pantalla.
En estos campos se debe de teclear la clave de acceso que se utilizar siempre para entrar
al sistema, debe de teclearse idnticamente en los dos campos para verificar la informacin.
Al teclear la nueva clave los asteriscos permanecern en los campos slo se ir recorriendo
el cursor, ya que por seguridad el sistema no mostrar en ningn momento la clave.
NOTA:
Es importante memorizar la clave de acceso tal como se escribi al entrar al sistema por
primera vez ya que sin ella es imposible acceder al sistema.
Hacer clic en el icono Continuar
o presionar la tecla Enter. Si la barra de estado no
muestra algn error aparecer la siguiente pantalla:
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NOTA:
Es posible que antes de entrar a esta pantalla aparezca un mensaje de sistema al cual es
informativo en ese caso despus de leer dicho mensaje se debe hacer clic en el icono
Continuar
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o presionar la tecla Enter.
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Encabezado de pantalla.
Se encuentra conformado por:
Men
Barra de
herramientas
Barra de
Aplicaciones
1.5.
Cambios Grficos en la pantalla del sistema
La pantalla tiene un nuevo diseo.
Los iconos contenidos en la barra de herramientas cambian
El men del sistema se encuentra en forma de rbol vertical.

1.5.1. La Barra de herramientas y los iconos
Los iconos se detallan a continuacin indicando el icono utilizado anteriormente:

Nombre
Enter
Actual
Teclas
Descripcin
[Enter]
Sirve para verificar que la informacin desplegada o

capturada en la pantalla es correcta y en ese caso
que el sistema la registre.
Campo de
comandos
Campo donde se ingresa un cdigo de transaccin

que nos lleve a una operacin de forma directa.
Grabar -
[F11]
Back
[F3]
Finalizar
[Shift]+
[F3]
Abandona la aplicacin en proceso y regresa a la

aplicacin anterior o lleva a cancelar completamente
todas las pantallas de la transaccin y a salir de la
misma.
Cancelar
[F12]
Sale de la transaccin en proceso sin grabar la

informacin.
Continuar
[Enter]
Es una respuesta afirmativa de algn mensaje que

enva el sistema.
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Graba el registro con el que se este trabajando en

ese momento. Si algn dato falt por ingresar, el
sistema lo indica inmediatamente.
Retoma la pantalla anterior sin grabar los datos.
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Nombre
Actual
Teclas
Descripcin
Imprimir
[Shift]+
[F1]
Buscar
[Shift]+
[F4]
Imprime la informacin de la pantalla en la cual se

est trabajando.
Realiza una bsqueda de informacin, tanto de
textos como de datos numricos.
Buscar
siguiente
Realiza una bsqueda de la siguiente ocurrencia

de informacin previamente indicada en la
transaccin.
Coloca en la pantalla la primera pgina de un
reporte, cuando la transaccin tiene ms de 1
pgina.
Coloca en la pantalla la pgina anterior de un
reporte, cuando la transaccin tiene ms de 1
pgina.
Primera pgina
Pgina anterior
Coloca en la siguiente pgina de un reporte,

cuando la transaccin tiene ms de 1 pgina.
Pgina
siguiente
Coloca en la ltima pgina de un reporte, cuando

la transaccin tiene ms de 1 pgina.
ltima pgina
Crea otra sesin de trabajo.
Crear modo
Crea un acceso directo.
Crear acceso
directo
Ayuda
[F1]
Despliega la definicin de un campo, o describe el

proceso que se est efectuando.
Modifica la pantalla del sistema en fuente de letra,
colores, etc.
Diseo de
pantalla
Otros iconos
Nombre
Otra ayuda
bsqueda
Actual
Teclas
[F5]
Resumen
Borrar
selecciones
[Shift] +
[F4]
Visualiza la pantalla siguiente.
Imagen
siguiente
Totalizar
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Permite visualizar el resumen de un documento

que se desea contabilizar.
Borra los campos seleccionados.
Visualiza la pantalla anterior.
Imagen anterior
Clasificar
Descripcin
Permite seleccionar una nueva pantalla con
criterios de bsqueda diferentes.
[F9]
Suma la informacin y los agrupa de acuerdo al

campo en donde est posicionado el cursor.
Clasifica las columnas de una manera
ascendente.
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Contabilidad
ascendente
Seleccionar
[Ctrl] +
[Shift] +
[F3]
Ejecutar
[F8]
Cabecera
[F5]
Modificar
[Ctrl] +
[Shift] +
[F8]
Visualizar.
[Shift] +
[F2]
.Anlisis ABC
Ejecuta o corre una transaccin o reporte.

Visualiza los datos bsicos, o de cabecera de un
documento
Modifica los datos que estn en tratamiento.
Visualiza la informacin solicitada

Anlisis ABC
Columna
izquierda
Columna
derecha
Destinatario de
mail
Nombre
Fichero local
Selecciona detalle, obtiene informacin ms

especfica sobre el dato donde se encuentra
posicionado el cursor.
[Ctrl] +
[F2]
[Ctrl] +
[F3]
[Shift] +
[F8]
Actual
Teclas
[F9]
Desplazarse a la columna anterior del reporte

Desplazarse a la columna siguiente del reporte
Mandar a un destinatario de mail
Descripcin
Mandar el reporte al fichero local
Informacin
[Shift] +
[F2]
Muestra ayuda ms especfica sobre la pantalla

que se est visualizando.
Funcin grfica
[Ctrl] +
[Shift] +
[F11]
[Ctrl] +
[F9]
[Ctrl] +
[F8]
[Ctrl] +
[F7]
[Ctrl] +
[Shift] +
[F10]
[Ctrl] +
[F5]
[Ctrl] +
[F9]
[Ctrl] +
[F1]
[Shift] +
[F5]
[Ctrl] +
[F4]
Crea una grfica del reporte
Grabar
disposicin
Modificar
disposicin
Microsoft Excel
Otros informes
Primera
columna
Seleccionar
disposicin
Subtotal
Tratamiento de
textos
ltima columna
Fecha de Versin:
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Graba la nueva disposicin de las columnas del

reporte
Modificar la disposicin de las columnas del
reporte
Genera un archivo en excel del reporte
Genera otros informes
Desplazarse a la primera columna del reporte
Selecciona la disposicin de una columna del
reporte
Subtotal de columna seleccionada (solo
numrica)
Genera un archivo en Word del reporte
Desplazarse a la ltima columna.
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Contabilidad
Presentacin
preliminar
Muestra la presentacin preliminar del reporte
1.6. Men SAP

El men cuenta con iconos carpeta en forma de rbol las cuales contienen todas las
transacciones, reportes y direcciones Web necesarias. El men puede variar dependiendo de
las necesidades de cada persona.
Navegando en la estructura de rbol

Es posible expandir y reducir los mens del rbol haciendo clic sobre las carpetas
correspondientes, como por ejemplo:
Para abrir una aplicacin en la estructura de rbol puede hacerse de cualquiera de las
siguientes formas:
Hacer doble clic sobre la carpeta deseada.
Hacer un clic sobre la carpeta deseada y presionar la tecla Enter
Hacer un clic en el signo de ms que aparece del lado izquierdo de la carpeta deseada.
Para cerrar una aplicacin de la estructura:
Hacer clic en el signo menos que aparece al lado izquierdo de la carpeta deseada.
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Contabilidad
Para ejecutar una aplicacin se puede hacer de cualquiera de las siguientes formas:
Hacer clic sobre la aplicacin deseada y seguir la ruta: Tratar Ejecutar.
Hacer clic sobre la aplicacin deseada y presionar la tecla [F2].
Hacer doble clic sobre la aplicacin deseada.
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Contabilidad
1.6.1. Bsqueda.
Si al hacer clic sobre la flecha del campo aparece una lista de registros como una pantalla
con el ttulo del campo a capturar, significa que es una lista de bsqueda.
La lista de bsqueda contiene todos los registros posibles para el campo.
Si al lado derecho de la pantalla aparece una barra de desplazamiento con una flecha en
cada uno de sus extremos es porque la lista de registros contina.
Se debe hacer clic en la flecha con direccin hacia abajo

posicin.
Se hace clic en la flecha con direccin hacia arriba
para avanzar la lista una
si se quiere regresar una posicin.
Para que el sistema coloque automticamente el registro deseado en el campo se puede

seguir cualquiera de los siguientes pasos:
Seleccionar el registro con un clic y presionar el icono Enter

herramientas de la pantalla,
Seleccionar el registro con un clic y presionar [Enter],
Hacer doble clic en el registro.
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de la barra de
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Contabilidad
Ejemplo de una Lista de bsqueda
La lista de bsqueda contiene todos los registros posibles para el campo.
Para que el sistema coloque automticamente el registro deseado en el campo, se puede

hacer de cualquiera de las siguientes formas:
1.6.2. Limitar mbito de valores
Si el sistema muestra una pantalla que incluye en su ttulo las palabras Limitar mbito de
valores, este es el tipo de ayuda que proporcionar.
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Este tipo de ayuda se utiliza cuando la cantidad de registros posibles, para el campo es
demasiado grande.
Es necesario limitar los registros posibles por medio de caractersticas conocidas del registro
a buscar para que el sistema pueda mostrar una lista de bsqueda.
Las pantallas de Limitar mbito de valores variarn en nmero y nombres de opciones
dependiendo del campo a capturar.
Ejemplo:
Siguiendo la ruta: Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Contabilizacin
Registrar doc. Cuenta de Mayor. En el campo: Cta. Mayor al hacer clic en la flecha del
campo, aparece la siguiente pantalla:
El ttulo de la pantalla que limita el mbito de valores puede variar.

Esta pantalla contiene campos a capturar los cuales no son de carcter obligatorio, sin
embargo, entre ms datos se capturen, ms se reducir la lista de registros que mostrar la
consulta.
Una vez que se capturaron los datos deseados se debe hacer clic en el icono Continuar
de la pantalla.
El sistema muestra una Lista de aciertos conteniendo los registros que corresponden a las
caractersticas seleccionadas.
La pantalla Lista de aciertos se utiliza de la misma manera que la Lista de Bsqueda.
1.6.3. Uso de Calendario.
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Contabilidad
Si el sistema muestra una pantalla que muestra un calendario, este es el tipo de ayuda que
proporcionar.
El tipo de datos que se requiere es el de una fecha en especfico con el formato
dd.mm.aaaa.
Ejemplo de la pantalla calendario:
El calendario aparecer mostrando la fecha actual, es posible modificar la fecha

posicionndose en el da y el mes que se desee.
Para poder utilizar los meses posteriores que no estn visibles se debe hacer clic en la flecha
con direccin hacia abajo
regresar una posicin.
o clic en la flecha con direccin hacia arriba
si se quiere
Para que el sistema coloque automticamente la fecha deseada en el campo se puede hacer
de cualquiera de las siguientes formas:
Seleccionar con un clic el nmero del da deseado y presionar [Enter],
Hacer doble en el nmero del da deseado.

1.7.
Cambios funcionales en la Pantalla del sistema
Las pantallas del sistema contienen diferentes elementos que se muestran a continuacin:
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Contabilidad
Pestaas
Cuadro
Superior
Semforo
Cuadro
Inferior
Pestaas:
Generalmente en el cuadro superior aparecen campos de captura los cuales se encuentran
acomodados en diferentes carpetas, para poder acceder a estas carpetas se utilizan las
pestaas de cada una de ellas, basta con hacer clic sobre la pestaa correspondiente a la
carpeta deseada y aparecern los datos contenidos en est.
Semforo:
El color del semforo indica el estado del proceso:
Amarillo: El sistema est en espera de que se le indique que realice algn proceso a realizar.
Rojo: El sistema est realizando un proceso o existe algn error de captura.
Verde: Indica que el proceso realizado termin correctamente.
Crear variante de pantalla

En la pantalla generalmente aparecen diferentes campos de los cuales no todos se utilizan.
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Contabilidad
Es posible dejar de manera visible o acomodar los campos en el orden deseado y omitir los
campos que no son de inters para determinada transaccin.
Tambin es posible guardar diferentes mscaras de entrada o variantes para tener los
formatos de pantalla requeridos dependiendo de las necesidades de captura.
Si se coloca el cursor sobre una de las lneas de divisin de columnas y se arrastra al lugar
deseado es posible aumentar o disminuir el ancho de la columna, de igual manera es
posible ocultarlos totalmente.
Cursor
Lnea de divisin
Para ordenar columnas se hace un clic en el ttulo de la columna que se desea acomodar,
esta se rellenar de color, se arrastra la columna hacia donde se desea colocar y quedar
acomodada en donde se indic.
Fecha de Versin:
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Contabilidad
cono Parametrizar
Tablas
Una vez acomodada la pantalla como se desea utilizar se debe hacer clic en el icono
Parametrizar Tablas que aparece sobre la barra de desplazamiento del lado derecho.
Aparece la pantalla: Parametrizar Tablas
Se captura un nombre relacionado con el proceso en el campo variante y se hace clic en el

icono Crear
Fecha de Versin:
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Contabilidad
La siguiente vez que requiera utilizar ese formato de pantalla debe de hacer clic en el icono
Parametrizar Tablas y aparecer la pantalla Parametrizar Tablas
En seleccionar variantes se debe teclear el nombre de la variante deseada o seleccionarla
haciendo clic en la flecha que aparece en el lado derecho del campo y hacer clic en el icono
Tomar o presionar la tecla F8. Aparecer la pantalla con el formato solicitado.
Definir sociedad
Antes de comenzar a capturar se debe de verificar si la sociedad en la que se trabaja es la
deseada. Para ello es necesario desplazarse hacia abajo con la barra de la pantalla del
cuadro superior:
Campo
Sociedad
Barra de
desplazamiento
Si se desea otra sociedad ser necesario hacer clic en el icono Modificar sociedad principal
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Enero, 2008
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239972686.doc
Contabilidad
Se debe hacer clic en el icono S. Aparece la pantalla: Introducir sociedad
En el campo Sociedad debe de teclearse la sociedad deseada ya sea 1001, 1003, 1006,
1007, etc. Una vez tecleada la sociedad hacer clic en el icono Continuar
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239972686.doc
Contabilidad
Datos Maestros.
Creacin de una Cuenta de Mayor.
Va de
acceso
Cdigo de
Transaccin
Actual
Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Datos Maestros

Tratamiento Individual Central.
FS00
Una vez que accese a la transaccin aparecer la siguiente pantalla:
En esta pantalla ingrese los siguientes datos.

Campo
Fecha de Versin:
Enero, 2008
Captura
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Contabilidad
Cta. Mayor
Sociedad
Oprima el icono de Crear
Fecha de Versin:
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En este campo ingrese el nmero de cuenta de mayor

asignado de ocho caracteres
Ingrese a la Sociedad de GDM donde se desee trabajar,
opciones: 1001, 1003, 1006, 1007, etc.
y se activarn los campos de la pantalla.
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239972686.doc
Contabilidad
Ingrese ahora los siguientes datos:
Campo
Grupo de Cuentas
Tp. Cta.Beneficios
Texto breve
Texto Explicativo
Captura
Control del Plan de Cuentas
Con el grupo de cuentas se determinan los campos para las
pantallas de entrada cuando crea o modifica una sociedad
FI. Adicionalmente puede indicarse el rango de nmeros en
el cual ha de estar el nmero de cuenta.
Control Detallado ctas. Beneficio.
Este campo se utiliza para definir si se tuviera mas de una
cuenta de remanente (donde se enva el resultado de
prdida o ganancia al finalizar el ejercicio) en el caso de
GDM utilizaremos una sola, por lo cual no aparece la opcin.
Denominacin
Ingrese un texto breve explicativo de la cuenta de mayor. El
texto breve de cuenta de mayor se emplea en
visualizaciones online y evaluaciones cuando no se dispone
de sitio suficiente para el texto explicativo. (ej. Util. Camb.
Realiza).
Ingrese un texto explicativo de la cuenta de mayor. El texto
explicativo de la cuenta de mayor se emplea en
visualizaciones online y en evaluaciones cuando se dispone
de espacio suficiente. (ej. Utilidad en Cambio Realizada)
En la pestaa "Datos de Control" ingrese lo siguiente:
Campo
Fecha de Versin:
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Captura
Control de cuentas en sociedad
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239972686.doc
Contabilidad
Moneda de la Cuenta
Categora Fiscal
Ingrese el tipo de moneda MXP.

Al ser una cuenta de Ingresos solo acepta IVA Trasladado y
se le permite contabilizar sin IVA para operaciones que no lo
requieran.
Gestin de una cuenta en sociedad
Visualizacin part.indiv
Indique con
si la cuenta permitir visualizar partidas
individuales de la cuenta
En la pestaa de "Entrada/ Banco/ Inte" ingrese lo siguiente:
Campo
Captura
Control de entrada de documentos en sociedad.
Grupo Status-Campo
Determina el formato de imagen en la entrada de
documentos en una pliza. (ej. Y001 que determinar los
campos a llenar para una cuenta de Contabilidad General).
Una vez que tenga los datos de la cuenta grbelos,
Para finalizar oprima el siguiente
icono
Si lo prefiere, puede generar las cuentas de mayor mediante modelos de cuentas ya
creadas. Para tal efecto oprima el icono de "crear con modelo"
cuando oprima el icono aparecer la siguiente ventana.
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239972686.doc
Contabilidad
Ingrese los siguientes datos:

Campo
Cta. Mayor
Sociedad
Captura
Ingrese el nmero de la cuenta de mayor a tomar como
modelo
Ingrese la sociedad de GMD de donde se va a tomar el
modelo.
Ingresados estos datos oprima continuar

Aparecern los datos ingresados en la cuenta
modelo. Para tal efecto slo modifique los datos para la cuenta que se esta creando de
acuerdo con los campos obligatorios descritos anteriormente. En este caso una vez que
halla hecho las adecuaciones pertinentes grbelos los datos de la nueva cuenta
Para
finalizar oprima el siguiente icono
Modificacin de Cuenta de Mayor.
Va de
acceso
Cdigo de
Transaccin
Actual
Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Datos Maestros

FS00
Una vez que acceda a la transaccin aparecer la siguiente pantalla:
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239972686.doc
Contabilidad
Ingrese los datos de cuenta de mayor y sociedad de acuerdo a lo siguiente:

Campo
Cta. Mayor
Sociedad
Captura
En este campo ingrese el nmero de cuenta de mayor a
modificar
Ingrese la sociedad de GMD de donde se va a realizar la
modificacin
Oprima ahora el icono de modificar
Se activarn los campos que son susceptibles de
modificacin tal y como se muestra en la siguiente pantalla y que se determinaron en su

creacin.
Una vez vez realizados los cambios en los campos permitidos grbelos con el icono de
"guardar"
el sistema le mostrar el mensaje "Grabacin efectuada". Para salir oprima el
icono de "finalizar"
Visualizacin de Cuenta de Mayor.
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239972686.doc
Contabilidad
Va de
acceso
Cdigo de
Transaccin
Actual
Finanzas Gestin Financiera Libro Mayor Datos Maestro

FS00
Oprima ahora el icono de "visualizar"

aparecer el detalle de los datos capturados para
dicha cuenta tal y como se muestra en esta pantalla.
Para salir, slo oprima el icono de "finalizar"
Bloqueo de Cuenta de Mayor.
Va de
acceso
Cdigo de
Transaccin
Actual
Fecha de Versin:
Enero, 2008

FS00
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Ingrese los datos de cuenta de mayor y sociedad de acuerdo a la entidad a afectar.

Oprima ahora el icono de "bloquear"
Fecha de Versin:
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aparecer la siguiente pantalla:
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239972686.doc
Contabilidad
Seleccione los campos de acuerdo a lo siguiente:

Campo
Bloqueada para creacin
Bloqueada p. contabil
Bloqueado para planif
Bloqueada p. contabil
Captura
Bloqueo plan cuentas
Bloqueada para creacin: Este indicador tiene como efecto
que la cuenta quede bloqueada para la creacin en la
sociedad.
Hace que la cuenta se bloquee para contabilizacin, es
decir, que no pueda contabilizarse. En todo en plan de
cuentas cuando existen varias sociedades.
Tiene como efecto que la cuenta quede bloqueada para la
planificacin.
Bloqueo en sociedad
Hace que la cuenta se bloquee para contabilizacin, es
decir, que no pueda contabilizarse. Solo en la sociedad
indicada
Una vez hechos los bloqueos pertinentes grabe los datos

el sistema le enviar el
mensaje de que "Grabacin ha sido efectuada". Si desea quitar el bloqueo a la cuenta
ingrese nuevamente a la transaccin y oprima nuevamente el icono de "bloquear" y quite
los bloqueos y guarde nuevamente Para salir slo oprima el icono de "finalizar"
Borrado de Cuenta de Mayor.
Fecha de Versin:
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239972686.doc
Contabilidad
Va de
acceso
Cdigo de
Transaccin
Actual

FS00
Ingrese los datos de cuenta de mayor y sociedad de acuerdo a la entidad a afectar.

Campo
Cta. Mayor
Sociedad
Captura
En este campo ingrese el nmero de cuenta de mayor a
modificar.
Ingrese la Sociedad de GMD donde se har la modificacin.
Oprima ahora el icono de "borrar"
aparecer la siguiente pantalla:
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239972686.doc
Contabilidad
Seleccione los campos de acuerdo a lo siguiente:

Campo
Marcar para borrado
Marcar para borrado
Captura
Posicin borrado plan de cuentas
Este indicador seala que deben borrarse datos del registro
maestro en el Plan de cuentas.
El borrado debe realizarse con el programa para el archivo
de datos maestros de cuentas de mayor. Este programa
archiva los registros maestros marcados previamente para
borrado, en tanto no existan datos dependientes.
Posicin borrado en la sociedad
Este indicador seala que deben borrarse datos del registro
maestro slo en la sociedad.
El borrado debe realizarse con el programa para el archivo
de datos maestros de cuentas de mayor. Este programa
archiva los registros maestros marcados previamente para
borrado, en tanto no existan datos dependientes.
Una vez hechos esto grabe la seleccin de marcado para borrar

el sistema le enviar el
mensaje de que "Grabacin ha sido efectuada". Si desea quitar el marcado para borrado de
la cuenta ingrese nuevamente a la transaccin y oprima nuevamente el icono de "borrar" y
quite los marcados para borrar y guarde nuevamente Para salir slo oprima el icono de
"finalizar"
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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239972686.doc
Contabilidad
Movimientos Contables.
Contabilizar Documento (Pliza Manual)
Descripcin del Proceso

El proceso de creacin de un documento se refiere a la forma como habr de
efectuarse la captura de una pliza contable en el sistema R/3.
Durante dicha captura se encontrarn campos que OBLIGATORIAMENTE habrn de ser
complementados tales como: fecha del documento, sociedad, cuenta, moneda,
divisin, centro de beneficio, centro de costo, en casos muy especficos los campos de
Referencia, texto de cabecera y asignacin.
Todos estos campos contienen informacin clave para nuestra Empresa por lo que ser
muy importante que sean completados de manera correcta y completa.
Cdigo
Transaccin
Ruta de Acceso
F-02
Men SAP Gestin Financiera Libro Mayor
Contabilizacin Contabilizacin General
Una vez que se sigue la ruta aparece la pantalla: Entrar apunte de cuenta de mayor:
Datos cabecera.
Fecha de Versin:
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239972686.doc
Contabilidad
A continuacin se detallan los campos solicitados en el cuadro superior:
Campo
Fecha doc.
Fecha contab.
Moneda
Perodo
Ref.
Tx. Brv.
Clase doc.
No. multisoc.
Captura
Se asigna la fecha del documento y es obligatoria
Asignada. El sistema asigna automticamente la fecha actual.
Obligatorio. Tipo de moneda: MXP.
Opcional. Indica el perodo del mes contable dentro del ejercicio.
Datos adicionales como: No. de factura, folio, comprobante, etc.
Dependiendo la Clase de Documento, es obligatorio u opcional.
Descripcin de la operacin realizada.
Obligatorio. Clave del tipo de operacin realizada
No aplicable.
Nota: Se debe utilizar la barra de desplazamiento para ver todos los campos.
A continuacin se detallan los campos solicitados en el cuadro inferior:
Campo
Cta. Mayor
CLvCT
Importe moneda
doc.
Ind. Impuestos
Divisin
Ce. Benef.
Centro coste
Elem. PEP
Texto
Sociedad
Captura
Obligatorio. Cuenta en la que se contabilizar la partida.
Obligatorio. Por lo regular 40 si es cargo o 50 si es abono.
Obligatorio. Importe que se ha de contabilizar.
Opcional. Indicador de impuestos que ha de registrarse.
Obligatorio. Divisin que ser afectada con la partida.
En cuentas de Haber es obligatorio.
En cuentas de costo.
Sin uso.
Opcional Texto breve explicativo de la partida.
Obligatorio. Teclear la sociedad requerida: 1001, 1003, 1006, etc.
Los dems campos no son necesarios para la transaccin.

En cada rengln se teclea una partida con los datos necesarios y debe de hacerse clic en el
cono Enter
El sistema ir poniendo una paloma en el campo status para indicar que estn bien los datos
o, de lo contrario, enviar un mensaje de error indicando los datos equivocados o faltantes
Ejemplo, se desea contabilizar un fondeo hecho a una tienda para sus fondo de caja.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Al dar un Enter la pantalla cambia por la siguiente:
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Al anotarse la cuenta de donde sale el dinero, se completan el resto de datos obligatorios.

Es importante hacer notar que los campos obligatorios varan de acuerdo al grupo de
cuentas que se est afectando.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Una vez capturados los datos se deber ir al men de arriba y darle la ruta Documento
Simular, como se muestra en la siguiente pantalla.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
La pantalla cambia por la siguiente:
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
SAP muestra los apuntes contables, solo ser posible contabilizar si los cargos y abonos
suman 0, esto es que tengan el mismo importe.
Finalmente se da un clic en el icono de Contabilizar
El sistema indica el nmero de documento creado.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Fecha de Versin:
Enero, 2008
46/125
Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Creacin de un modelo de Imputacin.

El proceso de creacin de un modelo de imputacin de documento nos permite
mantener un documento para usarlo como modelo para futuras contabilizaciones lo
cual permite hacer ms gil la operacin de libro mayor. Este modelo de imputacin
sirve especialmente para aquellos documentos que son similares o iguales pero que
varan muy poco entre si y que requiere de generarse varias veces.
Cdigo
Transaccin
Ruta de Acceso
FB50
Contabilizacin Registrar doc. cuenta de Mayor
Una vez que se sigue la ruta aparece la pantalla: Registrar doc. cuenta de mayor.
Realice todos los pasos del punto 3.1. de este manual, y revise que su documento sea
correcto. Tal y como aparece en esta pantalla.
Una vez terminados los registros, en el men de esta pantalla elija, Tratar -> Modelos de
Imputacin -> Grabar Modelos de Imputacin, como se muestra e la pantalla.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Aparece una pantalla donde se grabar el nombre que le queramos dar al modelo.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Ingrese el nombre con el que denominar el modelo de imputacin y oprima el icono de

"continuar". Y quedar grabado el modelo de imputacin. Como se muestra en la siguiente
pantalla.
Para llamarlo para posteriores operaciones usando este modelo, oprima el icono de
y aparecer en la parte izquierda de la pantalla inicial de esta transaccin
la lista con los modelos de trabajo que tenga guardados tal y como aparece en esta
pantalla.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Haga los cambios pertinentes a la Pliza y contabilice como cualquier documento contable.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Documentos preliminares
El proceso de documento preliminar se refiere a la posibilidad de generar un
documento que no afecte cifras contables hasta que sea realmente contabilizado.
Esta funcionalidad nos permite grabar en forma preliminar documentos que an no han
sido completados, autorizados o se encuentran detenidos por algn motivo.
Un documento preliminar puede modificarse cuantas veces se requiera antes de ser
contabilizado.
Creacin de documentos preliminares
Cdigo
Transaccin
Ruta de Acceso
FB50
Contabilizacin Registrar documento cuenta de mayor
Se debe registrar un documento contable y llegar hasta la pantalla de simulacin, como se

muestra a continuacin.
Una vez que se tienen todos los datos que se conocen para el documento y se desea
guardar sin contabilizar se debe hacer clic en el icono Registrar de forma preliminar
.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
EL sistema enviar un mensaje en la parte inferior de la pantalla indicando el nmero del

documento preliminar.
NOTA: Es muy importante tomar nota de este nmero para su futura modificacin o
contabilizacin.
Modificacin y contabilizacin de documentos preliminares
Cdigo
Transaccin
Ruta de Acceso
Fecha de Versin:
Enero, 2008
FV50
Contabilizacin Registrar previamente o tratar docum.
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
cuenta de mayor
Una vez tecleada la transaccin aparece la pantalla: Registrar prelim. Documento
cuenta de mayor/ Tratar documento cuenta de en donde se sigue la ruta: Documento
Seleccionar documento preliminar o presionar las teclas [Ctrl] + [Shift] + [F9]
Aparece la pantalla: Seleccionar documento preliminar
Fecha de Versin:
Enero, 2008
53/125
Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
En esta pantalla deben de teclearse los datos correspondientes al documento preliminar al

que se desea accesar. Una vez que se capturaron los datos se debe hacer clic en el icono
Continuar. Aparece la pantalla: Tratar cuenta de mayor reg. De forma preliminar
En esta pantalla se pueden hacer todas las modificaciones necesarias o anexar los
movimientos contables deseados.
Si no se desea contabilizar el documento si no seguirlo guardando se debe de hacer clic en
el cono Grabar completamente
el mismo documento.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
y el sistema guardar los cambios en
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Si ya se desea contabilizar el documento, entonces hay que hacer clic en el icono
Contabilizar
Aparece la pantalla: Registrar prelim. Documento cuenta de mayor/ Tratar

documento cuenta de, mostrando un mensaje en la parte inferior indicando el nmero de
documento que se contabiliz, como se muestra a continuacin:
Es importante tomar nota de este nmero para identificar el documento.

Una vez terminado el proceso hacer clic en el icono Finalizar
[Shift] + [F3].
Fecha de Versin:
Enero, 2008
o presionar las teclas
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Modificacin de un Documento.

Esta transaccin nos permite cambiar SOLAMENTE la informacin contenida en los
campos de referencia, asignacin y texto de los documentos contabilizados
con anterioridad.
Durante este proceso NO es posible agregar partidas adicionales al documento.
Cdigo de Transaccin
FB02
Ruta de Acceso

Documento Modificar
Una vez tecleada la transaccin aparece la pantalla: Modificar doc. Acceso.
A continuacin se detallan los campos requeridos para el proceso:

Campo
No de documento
Fecha de Versin:
Enero, 2008
Captura
Obligatorio. Nmero del documento que se desea
modificar.
Teclear el nmero de documento deseado.
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Sociedad
Ejercicio
Seleccione el icono Enter
Obligatorio. Sociedad en la que se contabiliz el

documento. Existen cuatro sociedades para GMD:
1001, 1003, 1006, ETC
Teclear la sociedad deseada.
Obligatorio. Perodo en que se contabiliz el ejercicio.
Teclear el perodo deseado.
. Aparece la pantalla Resumen de documentos
En el resumen de documento se debe hacer doble clic en la posicin de documento que se

desea modificar. Por ejemplo si se desea modificar la posicin 1
Hacer doble clic en cualquier parte del rengln. Aparece la pantalla: Modificar doc.:
Posicin 001
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
nicamente se podrn modificar los campos que tienen fondo blanco y letras de color rojo,
en el caso de esta pantalla los campos Asignacin y Texto.
NOTA: Los campos a modificar variarn dependiendo de la pantalla que se desea modificar.
Para regresar al resumen del documento se debe hacer clic en el icono Resumen de
documentos
o presionar la tecla [F9]. Aparece la pantalla: Modificar doc.: Resumen.
En donde se puede seleccionar cualquier otra posicin que se desee modificar. Si se desea
modificar datos contenidos en la cabecera del documento se debe hacer clic en el icono
Cabecera documento
Fecha de Versin:
Enero, 2008
. Aparece la pantalla: Cab. de doc. documento:
58/125
Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
en el caso de esta pantalla los campos Texto cab. y Referencia Para regresar a la
pantalla anterior hacer clic en el icono Continuar.
Una vez hechas las modificaciones
requeridas se debe hacer clic en el icono Grabar

las modificaciones.
o presionar la tecla [F11] para grabar
Aparecer la pantalla: Modificar doc.: Acceso mostrando un mensaje en la parte inferior

indicando que las modificaciones han sido grabadas.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Visualizar Documento

Mediante esta transaccin podemos consultar los detalles de las partidas que
conforman un documento.
NO es posible modificar ningn campo ni agregar partidas adicionales. Es slo
visualizacin.
Cdigo de
Transaccin
Ruta de Acceso
FB03
Documento Visualizar
Una vez tecleada la transaccin: aparece la pantalla: Visualizar documento: Acceso.

Campo
No de documento
Fecha de Versin:
Enero, 2008
Captura
Obligatorio. Nmero del documento que se desea
modificar.
Teclear el nmero de documento deseado.
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Sociedad
Ejercicio
Seleecione el icono Enter

documento. Existen cuatro sociedades para GMD:
1001, 1003, 1006, ETC
Obligatorio. Perodo en que se contabiliz el ejercicio.
Teclear el perodo deseado.
. Aparece la pantalla Resumen de documentos
En esta pantalla se puede visualizar el resumen del documento. Si se desea visualizar los
datos contenidos en una de las posiciones se debe hacer doble clic en la posicin de
documento que se deseada.
Por ejemplo si se desea visualizar la posicin 001
Aparece la pantalla: Visualizar documento: Posicin 001
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
nicamente se podrn visualizar los datos no podr hacerse ninguna modificacin. Para
regresar al resumen del documento se debe hacer clic en el icono Resumen documento
o presionar la tecla [F9].
Aparece la pantalla: Resumen de documentos. En donde se puede seleccionar cualquier
otra posicin que se desee visualizar. Si se desea visualizar datos contenidos en la cabecera
del documento se debe hacer clic en el icono Cabecera documento
Cab. doc. documento:
. Aparece la pantalla:
Fecha de Versin:
Enero, 2008
62/125
Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
nicamente se podrn visualizar los datos no podr hacerse ninguna modificacin. Para
regresar ala pantalla anterior hacer clic en el icono Continuar
Una vez terminada la visualizacin se debe hacer clic en el icono Back

tecla [F3].
Para terminar hacer clic en el icono Finalizar
Fecha de Versin:
Enero, 2008
o presionar la
o presionar las teclas [Shift] + [F3].
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Imprimir Documento

En la transaccin FB03 podemos visualizar todo tipo de documento Financiero en
esta misma transaccin la utilizaremos para imprimir la pliza o documento.
Cdigo de
Transaccin
Ruta de Acceso
FB03
Documento Visualizar
Cuando visualizamos algn documento en la FB03 como se muestra en el men se va a

Doc.--> presentacin Preliminar:
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
y nos enviar a al siguiente pantalla:
en el men seleccionamos Documento Imprimir:
Nos mostrar la siguiente pantalla donde le daremos en el Match para buscar nuestra
impresora:
F4 y nos mandara esta pantalla:

Fecha de Versin:
Enero, 2008
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239972686.doc
Contabilidad
Le damos en el icono de la palomita verde
Tomamos la impresora determinada a nuestra rea y le damos en el icono

la pantalla le daremos
y otra vez en
, esto mandara un siguiente mensaje al cual le daremos de
nuevo en el icono
y esta nos mandar un mensaje en la parte inferior de la pantalla
como se muestra a continuacin:
En este momento se mand el documento al spool.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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239972686.doc
Contabilidad
Anular Documento

Existen ocasiones en que una vez que se ha contabilizado un documento nos percatamos
que se realizaron ciertos errores durante la captura o que los datos no eran correctos
desde el origen, por lo que se requiere cancelar ese documento. En R/3 el proceso de
eliminar o borrar documentos se realiza mediante la anulacin, que no es ms que la
generacin automtica de los movimientos que presenta el documento con signo
contrario; es decir, los cargos se hacen abonos y los abonos cargos.
Cdigo de
Transaccin
Ruta de Acceso
FB08
Documento Anular Anulacin individual
Una vez tecleada la transaccin aparece la pantalla: Anular documento: Datos de

cabecera
A continuacin se detallan los siguientes campos:

Campo
Fecha de Versin:
Enero, 2008
Captura
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239972686.doc
Contabilidad
Nmero de documento
Sociedad
Ejercicio
Motiv. anulacin
Fecha contabilizacin
Periodo contable
Causa de invalidez
Obligatorio. Clave con la cual se accede a un

documento contable.
Teclear el documento que se desea anular.
documento.
Teclear la sociedad en la que se contabiliz el
documento a anular.
Obligatorio. Ejercicio en el que se contabiliz el
documento que se desea anular.
Teclear el ejercicio en el que se contabilizo el
documento a anular.
Obligatorio. Clave de la razn por la cual se esta
anulando el documento seleccionado.
Teclear la clave de la razn si se conoce o utilizar la
lista de bsqueda
Opcional. Fecha en la cual se est anulando el
documento.
Teclear la fecha actual con el siguiente formato:
dd.mm.aaaa
Opcional. Periodo en el que se esta anulando el
documento.
Teclear el periodo en actual.
Opcional. Clave de la causa por la cual se esta
anulando el documento seleccionado.
Teclear la causa si se conoce o utilizar la lista de
bsqueda
Si desea visualizar el documento que seleccion para su anulacin se debe de hacer clic en
el cono Visualizar antes de anular
y aparecer el resumen del documentos
Aparecer la pantalla: Resumen de documentos
Fecha de Versin:
Enero, 2008
68/125
Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Una vez que se verific que es el documento que se desea anular se regresa a la pantalla de
inicio de la transaccin y se da un clic en el icono de Grabar
.
El sistema regresa a la pantalla: Resumen de documentos mostrando un mensaje

indicando que el documento se contabiliz y el nmero de la anulacin.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
69/125
Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Contabilidad
Compensacin de Cuenta de Mayor.

Procedimiento mediante el cual se compensan los movimientos de la caja para obtener
el saldo en efectivo y en vales provisionales.
Va de acceso
Men SAP Finanzas Gestin Financiera

Libro Mayor Cuenta Compensar
Cdigo de Transaccin Actual
F-03
F-03
Cdigo de Transaccin
Anterior
Aparece la pantalla: Compensar cta. mayor: Datos cabecera.

Campo
Fecha de Versin:
Enero, 2008
Captura
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Contabilidad
Cuenta
Sociedad
Fecha compens.
Moneda
Obligatorio. Indica la cuenta de mayor. Teclear el nmero de la Cuenta

de Caja que corresponda.
Asignada. Indica la Sociedad a la que pertenece el movimiento
contable. Se recomienda no modificar este campo.
Asignada. Fecha en la cual se corre la compensacin. Se recomienda
no modificar este campo.
Asignada. Clave de moneda en la cual se gestionan los importes en el
sistema. Se recomienda no modificar este campo.
Una vez capturados los datos necesarios hacer clic en el icono Tratar PAs
barra de herramientas de la pantalla. Aparece la pantalla: Compensar. cta. mayor:
Procesar partidas abiertas.
de la
Para navegar a travs de las partidas utilizar las barras de desplazamiento de la pantalla,
aparecen todos los registros de partidas abiertas. Para hacer el corte de caja primero
desactive la partidas que no desea compensar haciendo doble clic sobre el importe del
registro hasta que est de color negro, esto lo excluir de la compensacin. Cuando estn
activos solo el efectivo y los abonos seleccione la pestaa Partidas resto.
En este cuadro, de doble clic en el campo Contabs. diferencias. En esta pantalla se
muestra en la parte inferior derecho la compensacin en ceros y el total del efectivo que
debe haber en caja.
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Enero, 2008
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Contabilidad
Hacer clic en el icono Resumen documento

para visualizar los datos del movimiento
que se ha capturado y revisarlos antes de contabilizar. Aparece la pantalla Compensar Cta.
de Mayor: Visualizar Resumen. Seguir la ruta: Documento Simular para visualizar la
pantalla de contabilizacin.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Contabilidad
Finalmente se muestra el documento de compensacin generado.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Contabilidad
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Contabilidad
Anulacin de la Compensacin.

La anulacin
Va de Acceso
Men SAP Finanzas Gestin Financiera Libro

Mayor Documento Anular Compensacin
Cdigo de Transaccin Actual
FBRA
Cdigo de Transaccin Anterior
FBRA
Una vez tecleada la transaccin. Aparece la pantalla: Anulacin de Compensaciones.
A continuacin se detallan los campos obligatorios requeridos para el proceso:

Campo
Fecha de Versin:
Enero, 2008
Captura
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Contabilidad
Documento
Sociedad
Ejercicio.
Obligatorio. Ingresar el nmero de documento al cual se quiere

anular la compensacin. En el caso de que exista saldo el sistema
crear un documento de compensacin, el caso contrario tomar el
nmero de los nmeros compensados.
Obligatorio. Ingrese la sociedad a la que pertenezca el documento.
Obligatorio. Ingrese el ao de ejercicio fiscal del documento.
Una vez ingresados los datos oprima el icono de Partidas para visualizar todas los
movimientos que se ingresaron en la compensacin. Esto es til en el corte de caja ya que
permite tener un control de los documentos que se compensaron sobre todo cuando ya
existen en la contabilizacin documentos del da siguiente lo que evita que se mezclen en el
siguiente corte. Esto se muestra en la siguiente pantalla:
Si desea, puede imprimir esta pantalla para una verificacin posterior de lo documentos que
se compensaron. Una vez que se visulizaron las partidas relacionadas oprima el icono de
back
y oprima el icono de Contabilizar
Aparecer la siguiente pantalla.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
para anular la compensacin.
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Contabilidad
Seleccione el icono de
1. Slo Anulacin de la s slo desea anular la correspondencia y dejar abierto el
documento de compensacin. Esta opcin sirve cuando se desea anular compensaciones
con saldo cero. Cuando escoge esta opcin el sistema le enviar el mensaje de que la
compensacin ha sido anulada.
2. Anulacin de la comp cuando adems de anular la compensacin desea anular el

documento de Compensacin (como en el caso de un corte de caja). Cuando escoge esta
opcin el sistema le enviar un mensaje con el nmero de anulacin del documento de
compensacin. Por lo general se utilizar siempre esta opcin.
3. Cancelar cuando desee anular la operacin y no desea anular la compensacin.
Para terminar el proceso hacer clic en el icono Finalizar
[F3].
Fecha de Versin:
Enero, 2008
o presionar las teclas [Shift] +
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Contabilidad
Reportes.
Visualizar Saldo
En esta transaccin es posible conocer el total de cargos, abonos y saldos por periodo
contable que se han registrado para una cuenta en particular. La informacin que se
presenta es susceptible de ordenar o desplegar en base a ciertos criterios, que pueden
ser: seleccin, bsqueda, clasificacin, sumarizacin y adicin.
Adems, por medio de la funcionalidad de R/3 -Drilldown, se puede visualizar el
documento contable origen de cada uno de los movimientos que presente dicha cuenta.
Cdigo de
Transaccin
Ruta de Acceso
FAGLB03
Men SAP Gestin Financiera Libro Mayor Cuenta
Visualizar saldos (nuevo)
Una vez tecleada la transaccin aparecer la pantalla: Visualizacin de saldos: Cuenta

de mayor

Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Contabilidad
Campo
No. de Cuenta
Sociedad
Ejercicio
Captura
Obligatorio. Nmero de cuenta en la que se va a visualizar el
saldo.
Teclear el nmero de cuenta deseado o utilizar la ayuda de
bsqueda del campo.
Obligatorio. Sociedad en la que se contabilizaron los saldos a
visualizar. GMD tiene cuatro sociedades: 1001, 1003, 1006, etc.
Teclear la sociedad deseada o utilizar la lista de bsqueda.
Obligatorio. Perodo en el que se contabilizaron los saldos a
visualizar.
Teclear el ejercicio deseado.
Seleccione el icono Ejecutar

o presionar la tecla [F8]. Aparecer la pantalla: Visualizar
saldos (nombre de la cuenta indicada):
En esta pantalla se pueden visualizar los saldos de la cuenta indicada si se desea visualizar
un saldo en especial se debe dar un doble clic a la columna donde se desee observar el
detalle de la informacin.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Contabilidad
En esta pantalla aparecen las divisiones posibles para visualizar saldos, para utilizar la
deseada se debe seleccionar con un clic y presionar el icono Seleccionar
. Si se desea
visualizar todas las divisiones se debe seleccionar la opcin: Divisiones [todas].
Nuevamente, para salir oprima el icono de finalizar
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Contabilidad
Visualizar Partida
Por medio de esta transaccin se listan las partidas abiertas , compensadas o
preliminares de una cuenta en particular. Dicha informacin puede ordenarse o
presentarse en base a ciertos criterios de seleccin, bsqueda, clasificacin,
sumarizacin y adicin; lo anterior con el objetivo de facilitar el anlisis de la
informacin.
Adems, por medio de la funcionalidad de R/3 -Drilldown, se puede visualizar el
documento contable origen de cada uno de los movimientos que presente dicha cuenta.
Cdigo de
Transaccin
Ruta de Acceso
FAGLL03
Men SAP Gestin Financiera Libro Mayor Cuenta
Visualizar/Modificar partidas (nuevo)
Una vez tecleada la transaccin aparecer la pantalla: Visualizar partidas indv. cta.
mayor: Acceso.
A continuacin se explicarn nicamente los campos necesarios para el proceso:

Campo
Cta. de mayor
Fecha de Versin:
Enero, 2008
Captura
Obligatorio. Cuenta de mayor en la que se contabiliz la partida.
Teclear la Cuenta de mayor deseada.
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Contabilidad
Sociedad
Obligatorio. Sociedad en la que se contabiliz la partida. existen 4

sociedades para GMD: 1001, 1003, 1006, Etc.
De los indicadores contenidos en Seleccin de partidas ninguno es de carcter obligatorio,

pero es necesario que se seleccione por lo menos uno de ellos.
Campo
Partidas
abiertas
Abiertas en fe.
clv.
Partidas
compensadas
Fecha de
compensacin
Abiertas en fe.
Clv.
Partidas
preliminares
Disposicin
Captura
Opcional. Este indicador hace que el sistema incluya en la lista los
registros que no han sido cancelados o compensados y que permiten
integrar el saldo de una cuenta.
Si se desea activar la opcin se debe hacer clic en el campo, la
paloma ndica que esta activada.
Opcional. Se puede indicar una fecha clave para seleccionar las
partidas abiertas. Teclear la fecha deseada.
Opcional. Este indicador hace que el sistema incluya en la lista los
registros que han sido cancelados y que integran los movimientos de
una cuenta.
Opcional. Se puede indicar una fecha clave para seleccionar las
partidas abiertas.
Teclear la fecha deseada.
Opcional. Si se indica una fecha en este campo es posible incluir
tambin partidas abiertas incluidas en una fecha clave.
Teclear la fecha deseada.
Opcional. Se visualiza las partidas que an no se encuentran
contabilizadas de manera real sino apartadas dentro del sistema.
Obligatorio. Estructura de lnea con la que se visualizarn las partidas.
Teclear la disposicin deseada.
Si desea seleccionar las partidas a modificar por otros criterios se debe hacer clic en el icono
Delimitaciones opcionales
. Aparecer un recuadro en la parte superior izquierda de la
pantalla para anexar campos en las opciones de seleccin, como se muestra a continuacin:
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Contabilidad
Se debe de hacer clic en las opciones deseadas y aparecern del lado derecho de la
pantalla. Se pueden anexar cuanto s campos se deseen. Una vez capturados los datos de
seleccin, hacer clic en el icono Ejecutar
Indiv.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
Aparece la pantalla Ctas. May lista part.
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Contabilidad
Si se desea visualizar algn documento se debe hacer clic en la partida deseada y luego se
hace clic en el icono Visualizar Documento
o se presionan las teclas [Shift] + [F2]
Aparece la pantalla: Visualizar documento: Posicin, Ocurre la misma accin si se hace
doble clic en la partida deseada. Aparece la pantalla:
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Contabilidad
Si se desea ver los documentos de las siguientes partidas se puede avanzar o retroceder
utilizando los iconos de lnea en la lista siguiente
o presionar las teclas [Shift] + [F7] o
bien lnea en la lista anterior
[Shift] + [F6]. Para ver la cabecera del documento se debe
hacer clic en el icono Cabecera documento
Para regresar a la pantalla anterior se hace clic en el icono Back
Si desea modificar el documento se debe hacer clic en el icono Moifi. doc.

o presionar
las teclas [Ctrl] + [Shift] + [F8]. Aparecer la pantalla: Modificar doc.: Posicin
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Contabilidad
en el caso de esta pantalla los campos Asignacin y Texto.
NOTA: Los campos a modificar variarn dependiendo de la pantalla que se desea modificar.
Una vez modificado el documento se debe hacer clic en el icono Grabar o presionar las
teclas [Ctrl] + [S]
Los iconos Grabar + lnea en lista siguiente y Grabar + lnea en lista anterior sirven para
grabar la partida actual y presentar en pantalla la lnea correspondiente para su
modificacin.
Para terminar la visualizacin hacer clic en el icono Finalizar
+ [F3].
Fecha de Versin:
Enero, 2008
o presionar las teclas [Shift]
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Contabilidad
Saldos y movimientos de Cuenta de Mayor.

Esta opcin, semejante a una balanza permite observar los saldos de cuentas de mayor
a una fecha determinada.
Cdigo de
Transaccin
F.08
Ruta de Acceso
Men SAP Sistemas de Informacin Finanzas

Gestin Financiera Libro Mayor Sistemas de
Informacin Lista de Saldos.
Una vez tecleada la transaccin aparecer la pantalla: Visualizar partidas indv. cta.
mayor: Acceso.
Si se utiliza la barra de desplazamiento que se encuentra al lado derecho de la pantalla se

puede recorrer la pantalla para ver los campos completos.
A continuacin se explicarn nicamente los campos necesarios para el proceso:
Campo
Fecha de Versin:
Enero, 2008
Captura
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Contabilidad
Plan de Ctas.
Cuenta de
Mayor
Sociedad
Ejercicio
Divisin
Periodos del
Informe
Opcional. Ingrese el Plan de Cuentas definido, PCGM

Obligatorio. Ingrese el nmero de la cuenta de mayor que desea
Obligatorio. Ingrese la sociedad FI de GMD que se requiera
Periodificacin cifras movimiento
Obligatorio. Ingrese el ao del ejercicio
Opcional. Ingrese el nmero de la divisin que quiera visualizar
Otras delimitaciones
Opcional. Ingrese el rango de meses que quiera visualizar del 01 al
16.
Aparece la pantalla Saldos de Cuenta de Mayor.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Contabilidad
Si se desea ver los documentos de las siguientes partidas se puede avanzar o retroceder
utilizando los iconos de lnea en la lista siguiente
o presionar las teclas [Shift] + [F7] o
bien lnea en la lista anterior
[Shift] + [F6]. Para ver la cabecera del documento se debe
hacer clic en el icono Cabecera documento

+ [F3].
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Contabilidad
Catlogo de Cuentas.
Este reporte tiene la funcin de presentar la composicin del catlogo de cuentas en su
completa extensin.
Cdigo
Transaccin
Ruta de Acceso
F.10
Men SAP Sistemas Info Finanzas Gestin Financiera Libro
Mayor Sistemas de Informacin Plan de Cuentas.
Una vez que se sigui la ruta aparecer la siguiente pantalla.

Campo
Cuenta de
Mayor
Fecha de Versin:
Enero, 2008
Captura
Obligatorio. Ingrese el nmero de la cuenta de mayor que desea
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Contabilidad
Plan de Ctas.
Periodificaciones generales
Fecha de Versin:
Enero, 2008
. Aparecer la siguiente pantalla.
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Contabilidad
Estos datos los podemos enviar a un archivo Excel para uso del usuario de la siguiente
forma:
En el rea de Men nos vamos a Lista Exportar Fichero Local, como se muestra en la
imagen
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
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Contabilidad
Esta opcin nos mandara la siguiente pantalla en la cual seleccionaremos Hoja de clculo de
coste:
Damos un clic en la palomita verde
y nos mandara la siguiente pantalla:
En esta pantalla en el campo de Fichero asignaremos un nombre con el cual se guardara el archivo en la
ruta que nos menciona en el campo de Directorio, le damos un clic en el botn de Crear
aparecer en la parte inferior un mensaje donde nos notifica que se ha generado el archivo:

+ [F3].
Abrir archivo XLS

El archivo se ejecuta desde el Explorer de Windows dando doble clic o seleccionndolo y
Enter:
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Contabilidad
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
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Contabilidad
Balance General y Estado de Resultados.

Cdigo
Transaccin
Ruta de Acceso
F.01
Men SAP Sistemas Info Finanzas Gestin Financiera Libro
Mayor Sistemas de Informacin Balance.

Campo
Plan de Ctas.
Cuenta de
Mayor
Sociedad
Captura
Ingrese el nmero de la cuenta de mayor que desea
Ingrese la sociedad de GDM que desee revisar
Ingrese ahora los siguientes datos en la pestaa de "Otras delimitaciones"

Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
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Contabilidad
Campo
Estructura
balance PyG
Ao de Informe
Periodos del
Informe
Ao de
comparacin
Periodos de
comparacin
Captura
Ingrese GMD1 o la estructura correspondiente para la versin de
Balance
Ingrese el ao del ejercicio actual para el informe de algn ejercicio
anterior
Ingrese los meses contables que quiera que se muestren en el
informe (del o1 al 16)
Ingrese el ao del ejercicio a comparar con el del ao del informe.
Ingrese los meses contables de comparacin que quiera que se
muestren en el informe (del o1 al 16)
Fecha de Versin:
Enero, 2008
. Aparecer la siguiente pantalla.
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Manual de Usuario
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Contabilidad

+ [F3].
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Manual de Usuario
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Contabilidad
Ejecucin del Juego de Datos.

Cdigo
Transaccin
Ruta de Acceso
SM35
Desde el Men de la cabecera estando en cualquier transaccin
Sistema Servicios Batch Input Carpetas
Para ejecutar un juego de datos los campos que sirven como filtros para localizar el juego de
datos son:
Campo
J. Dat
De
Fecha de Versin:
Enero, 2008
Captura
Ingrese el nombre de juego de datos con el que se grabo la
ejecucin de la pliza de diario. Ponga un asterisco para mostrar
todos los juegos de datos
Ingrese la fecha inicial en la que se gener el juego juegos de
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Manual de Usuario
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Contabilidad
datos. Ponga un asterisco para mostrar todos los juegos de datos
Ingrese la fecha final del rango de fechas en la que se gener el
juego o juegos de datos. Ponga un asterisco para mostrar todos
los juegos de datos
Autor
Ingrese el nombre del usuario SAP que gener los juegos de datos
Oprima "enter" para realizar el filtro.
A
Seleccione del resumen de juegos de datos filtrados y oprima el icono de Ejecutar

Aparecer la siguiente ventana:
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Contabilidad
Una vez terminado el proceso hacer clic en el icono Finalizar

+ [F3].
Fecha de Versin:
Enero, 2008
o presione las teclas [Shift]
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Contabilidad
Ejecucin de Programas en Fondo.

Encontrndose en la pantalla principal del proceso, seguir la ruta:
Ruta de Acceso
Programa Ejecutar en proceso fondo
Una vez ejecutada la ruta. Aparece la ventana de dilogo: Parmetros para Impresin de
Fondo.
A continuacin se detallan los campos necesarios para esta pantalla:

Campo
Dispositivo salida
Impresora Windows
Cantidad de Impresiones
Captura
Opcional. Teclear algn nombre de impresora o algn otro
dispositivo de salida.
Opcional. Se elige en que impresora se realizar la impresin
Opcional. No. de copias a imprimir, valor por default 1
Una vez capturados los datos, hacer clic en el icono Continuar

Fecha de Inicio
. Aparece la ventana:
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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Contabilidad
Hacer clic en el icono Inmediato

y despus en el icono Grabar
guardar la peticin de trabajo en el SPOOL.
El sistema regresa a la pantalla original, para que contine con su proceso.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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y se
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Contabilidad
Visualizacin de Jobs
Ruta de Acceso
Sistema Servicios Jobs resumen jobs
Cdigo de
Transaccin
SM37
Una vez tecleada la transaccin. Aparece la pantalla: Seleccin de Jobs Simple.
A continuacin se detallan los necesarios:

Campo
Job
Condicin de inicio de job
De
A
Captura
Obligatorio. Teclear el nombre del job del cual desea visualizar
su resultado o dejar el asterisco para visualizar todos los jobs
que se haya ejecutado.
Obligatorio.
Teclear la fecha mas tarda para limitar el resumen de jobs.
Teclear la fecha mas temprana para limitar el resumen de jobs.
Hacer clic en el icono Ejecutar
Fecha de Versin:
Enero, 2008
. Aparece la pantalla: Resumen de Jobs
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Manual de Usuario
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Contabilidad
Esta pantalla muestra los parmetros con los cuales se solicit el resumen y la lista de los
jobs que fueron localizados con su respectivo status de procesamiento.
Cuando el job tenga status determinado, marque el recuadro que aparece en el extremo
izquierdo de las columnas de la lista para seleccionar el Job que desea visualizar.
A continuacin hacer clic en el icono Spool
Salida: Resumen de rdenes SPOOL
Fecha de Versin:
Enero, 2008
. Aparece la pantalla: Control de
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Manual de Usuario
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Contabilidad
Marcar el recuadro que aparece en el extremo izquierdo de las columnas de la lista y hacer
clic en el icono Visualizar Contenido
o presionar [F6].
Aparece la pantalla: Visualizacin grfica orden SPOOL <nm. de orden> en sistema
<nombre del ambiente del sistema actual de trabajo>
Fecha de Versin:
Enero, 2008
106/125
Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Para desplazarse pantalla por pantalla hasta la pantalla principal, hacer clic en el icono
Back
y para salir por completo de esta transaccin, hacer clic en el icono Finalizar
Imprimir Plizas
Ruta de Acceso
Sistema rdenes de SPOOL propias
Cdigo de
Transaccin
SP02
En la barra de men tomamos Sistema rdenes de SPOOL propias, o en campo de

comandos se da la transaccin SP02 y Enter o el icono de la palomita verde
Fecha de Versin:
Enero, 2008
107/125
Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Este proceso nos mandar a la siguiente pantalla:
Se selecciona el spool a imprimir marcndolo del lado izquierdo como se muestra
Fecha de Versin:
Enero, 2008
108/125
Manual de Usuario
239972686.doc
Contabilidad
Y se da un clic en el icono
se muestra a continuacin.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
, al ejecutar este icono mostrara una pantalla informativa como
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Manual de Usuario
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Contabilidad
PROCESOS DE CIERRE MENSUAL Y ANUAL

Las operaciones de cierre son tareas peridicas y pueden ser subdivididas en FI de la
siguiente manera:
Cierre del Da
Cierre del Mes
Cierre del Ejercicio
Puede utilizar el componente de tareas de cierre como ayuda para la preparacin y la
realizacin de las actividades necesarias para el cierre. Con este propsito, el sistema
proporciona varios informes estndar que se pueden utilizar para crear evaluaciones y
anlisis directamente desde la lista de saldos contabilizados. El sistema soporta las tareas
de cierre siguientes:
Las operaciones de cierre le ayudan a preparar y realizar las actividades necesarias para el
cierre del da, del mes y del ejercicio. Con este propsito, el sistema proporciona varios
informes estndar que se pueden utilizar para crear evaluaciones y anlisis directamente
desde los saldo de cuentas. El sistema le ayuda a realizar lo siguiente:
(Basado en el tiempo) Periodificacin de cuentas de gastos e ingresos
Creacin de los estados financieros (Balance y Estado de Resultados)
Documentacin de los datos contables
Para efectuar las tareas de cierre en la contabilidad general, antes debe realizarlas en las
reas de contabilidad auxiliar que est utilizando. stas incluyen:
Deudores y acreedores
Gestin de inventarios
Activos fijos
Clculo de la nmina
Cierre del Da
El cierre del da incluye todas las actividades necesarias al final del da para verificar si las
operaciones empresariales contabilizadas en ese da se han procesado correctamente.
No se requiere ninguna contabilizacin adicional para el cierre del da.
Se pueden utilizar las valoraciones siguientes para el cierre del da y para documentar los
datos contabilizados:
Correspondencia con interlocutores comerciales
Diario de documentos
Evaluacin de los documentos que no han sido contabilizados
Diario Compacto
Fecha de Versin:
Enero, 2008
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GMD Manual de Usuario

ID del proyecto
Versin: 1.0
Cierre del Mes

El cierre del mes comprende todas las actividades relacionadas con el cierre de un perodo
contable.
Usted puede llevar a cabo las siguientes actividades como parte de cierre del mes:
Abrir y cerrar perodos contables.
Usted cierra uno o ms perodos contables del pasado para la contabilizacin, y permite que se
realice la contabilizacin en uno o ms perodos de contabilizacin actuales o futuros.
Crear informes externos.

Usted puede utilizar programas de informe para crear, por ejemplo, los informes siguientes:
Balance y Estado de Resultados
Traslado de IVA
Documentacin de los datos de contabilizacin

Esto incluye los informes siguientes:
o
Diario Compacto
Historial de cuenta
Reconciliacin Contable
Saldos de Cuentas
Lista de Partidas Abiertas
Realizacin de Evaluaciones Internas, tales como extractos para diferentes aplicaciones.
Reorganizar y archivar documentos.
Cierre del Ejercicio

El cierre del ejercicio esta dividido en dos fases:
Al inicio del nuevo ao fiscal, se abren nuevos perodos contables y se arrastran los saldos del
ejercicio anterior.
Entonces, se preparan y crean los estados financieros, se documentan las operaciones de la

empresa utilizando el historial de cuenta, y archivan aquellos documentos que ya no se
necesiten online.
La primera contabilizacin en el nuevo ejercicio inicia ese ejercicio. De todas formas, es necesario
abrir primero el perodo contable relevante.
El Sistema R/3 de SAP ofrece un conjunto de informes con los cuales usted identificar los saldos
para el nuevo ejercicio. Durante este proceso las cuentas de PyG se arrastran a una de Balance
para utilidades retenidas (de ejercicios anteriores). Los saldos de las cuentas de balance se
Fecha de Versin:
Enero, 2008
111/125

ID del proyecto
Versin: 1.0
arrastran sobre s mismas hacia el nuevo ejercicio. Usted no necesita crear balances especiales de
apertura.
Cualquier contabilizacin que usted efecte en el ejercicio anterior actualiza automticamente el
saldo de arrastre relevante. Usted no necesita cerrar el ejercicio anterior y efectuar otras
contabilizaciones de cierre antes de abrir el nuevo ejercicio.
Al igual que con el cierre del mes, usted puede crear todos los informes externos necesarios,
documentar los datos de contabilizacin y realizar evaluaciones internas.
Traslado de IVA
Por lo general, el IVA se declara en el momento de la facturacin y se compensa
calculando el cargo de impuestos como saldo del IVA soportado y del IVA repercutido en el
perodo siguiente. Sin embargo, existen operaciones que no son deducibles o pagaderas
hasta el momento del pago.
El traslado automtico del IVA se efecta peridicamente mediante este report. La
declaracin debe realizarse dentro de un plazo determinado, una vez efectuado el pago
de la factura. El report RFUMSV25 crea en primer lugar un log de las facturas de deudor o
de acreedor compensadas en el perodo y que se contabilizaron con impuesto sobre el
volumen de negocios diferido. Los importes del impuesto con sus bases imponibles se
toman de los apuntes de IVA de los documentos. Los datos de acreedor o de deudor y la
correspondiente fecha de compensacin se toman de las posiciones de contrapartida. Las
posiciones de IVA slo se compensan una vez se han compensado todas las posiciones
correspondientes. Para trasladar pagos parciales se forma una posicin de compensacin.
El report diferencia entre pagos parciales y abonos. Los importes del impuesto que recaen
proporcionalmente sobre los abonos no se trasladan hasta que las partidas de factura
afectadas estn completamente compensadas.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
112/125

ID del proyecto
Versin: 1.0
Cdigo de
Transaccin
Ruta de Acceso
Fecha de Versin:
Enero, 2008
F.38
Men SAP Finanzas Gestion Financiera Libro Mayor
Operaciones peridicas Cierre Notificarr F.38
Traslado de IVA Diferido
113/125

ID del proyecto
Versin: 1.0

Campo
Plan de Cuenta
Captura
Obligatorio. Identifica unvocamente el plan de cuentasen este
caso PCGM
Cuenta de Mayor
Sociedad
Partida. Abierta en fecha
clave
Fecha de Compensacin
Indicador de IVA
Compensar Cheques
Ejecutar batch input (Ej.

Act.)
Fecha de Versin:
Enero, 2008
Obligatorio. Cuenta de IVA Diferido a trasladar, puede

ser soportado acreditado.
Obligatorio. Sociedad FI a aplicar.
Obligatorio. Rango hasta de partidas abireta de
acrredores deudores a considerar
Opcional.
Rango
de
fechas
de
documentos
compensandos, este aplica cuando se van a trasladar
las partidas de cheques compensados.
Opcional. Se puede delimitar el traslado por indicador
de iva.
Opcional. Este check box se activa cuando se quieren
trasladar las partidas que ya estan pagadas y el cheque
esta compensado con el banco, en el caso de que la
compensacion del pago se haya hecho de otra forma,
el check box debe estar apagado.
Opcional. Este check box cuando esta encendido
ejecuta el programa, genera un batch input con las
poliza contables del traslado del iva. NOTA
IMPORTANTE. Para correr el programa en test el
check box debe esta apagado.
114/125

ID del proyecto
Versin: 1.0
Valoracion de Moneda Extranjera (Nuevo)

Con este programa se efecta la valoracin de moneda extranjera para poder crear sus
balances.
Condiciones previas
Antes de que pueda efectuar una valoracin de moneda extranjera deben efectuarse las
siguientes parametrizaciones en el Customizing de la gestin financiera (nuevo).
Debe haberse definido un mtodo de valoracin.

Utilice para ello la actividad IMG Definir mtodos de valoracin.
Debe haberse definido un rea de valoracin y haberse asignado al mtodo de

valoracin.
Utilice a este fin la actividad IMG Definir reas de valoracin.
Deben estar efectuadas las parametrizaciones para las contabilizaciones

automticas.
Utilice a este fin la actividad IMG. Preparar contabilizaciones automticas para la
valoracin de moneda extranjera.
o
Para las diferencias de cambio, que aparezcan al evaluar saldos en moneda

extranjera debe haber cuentas de gastos y de ganacias almacenadas.
Al evaluar partidas abiertas el sistema contabiliza una cuenta de

regularizacin de balance y una cuenta para diferencias de cambio
resultantes de la valoracin. Los nmeros de cuenta deben almacenarse.
Si desea utilizan una determinacin de cuentas diferente para el rea de

valoracin, debe estar la determinacin de cuentas definida en el nivel de
rea de valoracin.
Cdigo de
Transaccin
Ruta de Acceso
Fecha de Versin:
Enero, 2008
FAGL_FC_VAL
Operaciones peridicas Cierre Valorar FAGL_FC_VAL
Valoracion de Moneda Extranjera (nuevo)
115/125

ID del proyecto
Versin: 1.0

Campo
Sociedad
Fecha clave de la
valoracion
Generar
Contabilizaciones
Captura
Obligatorio. Sociedad en la que se
llevara acabo la valoracion. Puede
ser una o varias sociedades.
Obligatorio. Fecha de la valoracion
(fin de mes)
Opcional. Si esta prendido genera la
valoracion, si esta apagado corre en
test.
Pantallas Part. Abiertas.

Fecha de Versin:
Enero, 2008
116/125

ID del proyecto
Versin: 1.0
Campo
Captura
Valorar PA. Cuentas de Obligatorio. Selecciona las partidas
mayor
abiertas de cuentas de mayor a
revaluar (se pueden revaluar por
rango de cuenta)
Valorar PA. Acreedores Obligatorio. Selecciona las partidas
abiertas de acreedores a revaluar (se
pueden revaluar por rango de
acreedores)
Fecha de Versin:
Enero, 2008
117/125

ID del proyecto
Versin: 1.0
Valorar PA. Deudores
Obligatorio. Selecciona las partidas

abiertas de deudores a revaluar (se
pueden revaluar por rango de
deudores)
Una vez capturado los campos obligatorio proecedemos a ejecutar la transaccin dando en el
icono
o en el men
Programa ejecutar
Cierre de ejercicio
Este programa se utiliza para arrastrar los saldos del libro mayor o de un ledger al nuevo
ejercicio.
El programa se puede repetir tantas veces como se desee.
Sin embargo, normalmente no es necesario repetir la ejecucin ya que, al contabilizar en
el ejercicio anterior, las contabilizaciones se arrastran automticamente al ejercicio
actual, siempre que el arrastre de saldos ya se haya ejecutado para el ejercicio actual.
Por defecto, el arrastre de saldos se realiza de la manera siguiente:
Las cuentas de balance se toman con todas sus imputaciones adicionales.

Las cuentas de beneficios se transfieren a la cuenta de arrastre de resultados.
Cdigo de
Transaccin
Ruta de Acceso
FAGLGVTR
Operaciones peridicas Cierre Arrastrar FAGLGVTR Arrastre de saldos (nuevo)
Una vez tecleada la transaccin aparece la pantalla: Arrastre de saldos
Fecha de Versin:
Enero, 2008
118/125

ID del proyecto
Versin: 1.0

Campo
Ledger
Captura
Obligatorio. Identifica unvocamente un ledger especial en este
caso ser 0L
Sociedad
Arrastre de ejercicio
Ejecucin de Test
Tratar cuentas p.Intervalos
Dar Sal.lista result.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
Obligatorio. Sociedad en la que se llevara acabo el

arrastre de saldos. Puede ser una o varias sociedades.
Obligatorio. Ejercicio en el que se realizar el arrastre,
Ejercicio actual.
Obligatorio. Se debe de ejecutar en modo de test para
validar informacin y revisar que NO haya errores, una
vez validado se desactiva esta casilla.
Opcional. Se activa solo en caso de que el sistema al
momento de ejecutar la transaccin nos cancele el
proceso por el exceso de informacin
Opcional. Esta casilla nos sirve si deseamos ver
informacin al final del proceso.
119/125

ID del proyecto
Versin: 1.0
Saldos Indiv.cta.remanente Opcional. Indicador que tiene como efecto que se

detallen individualmente para cada cuenta de
remanente los saldos de aquellas cuentas de resultados
que se arrastren a esta cuenta de remanente y aclaren
por tanto el arrastre de saldos de dicha cuenta
Una vez capturado los campos obligatorio proecedemos a ejecutar la transaccin dando en el
icono
o en el men
Programa ejecutar
Nos mostrar la siguiente pantalla:
Fecha de Versin:
Enero, 2008
120/125

ID del proyecto
Versin: 1.0
Una vez que tengamos los valores satisfactorios regresamos a la pantalla anterior y procedemos a
ejecutarlo en proceso de fondo oprimiendo la tecla F9 o dando en el men Programa Ejecutar en
proceso de fondo
el cual visualizaremos en nuestros propios Jobs.

Arrastre de Saldos Deudores y Acreedores
Este programa realiza el arrastre de saldos iniciales para deudores y/o acreedores.
Los saldos son arrastrados del ejercicio anterior al ejercicio nuevo. Si an no se han
efectuado contabilizaciones en la cuenta en el nuevo ao y tampoco se ha ejecutado el
programa de arrastre de saldo inicial para la misma, el sistema abrir la cuenta con el
primer arrastre de saldo inicial; de lo contrario, el saldo inicial de la cuenta se actualizar
cuando se produzcan modificaciones.
Cuando se efecta una contabilizacin a un ejercicio anterior, el sistema actualiza
automticamente el saldo del ejercicio actual. Esto sucede independientemente de si el
programa ya ha sido ejecutado o no. ('Contabilizar al ejercicio anterior' significa que la
fecha de contabilizacin del documento se encuentra en un ao anterior al de la fecha de
entrada.) Este arrastre automtico tambin tiene lugar en cascada para varios aos. Es
decir, un apunte que se efecte en enero 1993 con fecha de contabilizacin diciembre
1991 cambiar el arrastre de saldos para 1992 y 1993.
SAP recomienda la ejecucin del programa al inicio del ejercicio nuevo. Si el programa se ejecuta al
final del ejercicio anterior, las contabilizaciones que despus se realicen al ejercicio
anterior no llevarn a la adaptacin automtica del saldo arrastrado (porque no es
'Contabilizar al ejercicio anterior'). En este caso es necesario ejecutar nuevamente el
programa despus de haber efectuado las contabilizaciones, con el fin de arrastrar dichas
contabilizaciones posteriores.
Cdigo de
Transaccin
Ruta de Acceso
Fecha de Versin:
Enero, 2008
F.07 Arratre de Saldos (Deudores Acreedores)

Men SAP Gestin Financiera Deudores Acreedores
Operaciones Periodicas Cierres Arrastrar F.07
Arratre de Saldos.
121/125

ID del proyecto
Versin: 1.0
Campo
Sociedad
Arrastre al Ejercicio
Seleccionar Deudores
Seleccionar Acreedores
Indicador de IVA
Ejecucion Test
Fecha de Versin:
Enero, 2008
Captura
Obligatorio. Sociedad FI a aplicar.
Obligatorio. Ao del nuevo ejercicio.
Obligatorio. Para seleccionar los deudores
Obligatorio. Para seleccionar los acreedores
Opcional. Se puede delimitar el traslado por indicador
de iva.
Opcional. Si el Check Box esta apagado, ejecuta el
programa en vivo.
122/125

ID del proyecto
Versin: 1.0
Cierre de periodo
Este proceso se utiliza para abrir y cerrar periodos, una vez cerrado contablemente un
periodo se ejecuta esta transaccin para que no se pueda imputar algn otro valor, si
por alguna razn se requiere abrir periodos anteriores, mediante esta transaccin es
posible abrir los periodos requeridos y cerrarlos una vez realizada la operacin.
Cdigo de
Transaccin
Ruta de Acceso
S_ALR_87003642 - Abrir y cerrar perodos contables

Men SAP Gestin Financiera Libro Mayor Entorno
Opciones actuales S_ALR_87003642 - Abrir y cerrar
perodos contables
Una vez tecleada la transaccin aparece la pantalla: Modificar vista Periodos Contables:
Especificar periodos: Resumen
Fecha de Versin:
Enero, 2008
123/125

ID del proyecto
Versin: 1.0

Campo
Variante de periodos
contables
Clase de cuenta
De Cuenta
A Cuenta
De periodo
Hasta periodo
Ejercicio
Fecha de Versin:
Enero, 2008
Captura
Obligatorio. Identifica unvocamente la variante que asignada a las
sociedades. En este caso es GMD1
Obligatorio. Identifica que clase de cuentas Acreedores

proveedores. Libro Mayor, etc
Obligatorio. Se debe definir el inicio de rango de las
cuentas a configurar por lo general se deja en blanco.
Obligatorio. Se define hasta que rango de las cuentas a
configurar por lo general se ingresa ZZZ esto quiere
decir todas las cuentas como se muestra en pantalla
Obligatorio. Se define el periodo desde el cual se
requiere quede abierto
Obligatorio. Se define el periodo hasta el cual se
requiere quede abierto
Obligatorio. Se define el ejercicio en el cual se
necesitamos el o los periodos abiertos.
124/125

ID del proyecto
Versin: 1.0
Como vemos en la pantalla anterior tenemos la variante GMD1 y las clases de cuentas Activos
Fijos Acreedores Deudores Materiales y cuentas de mayor, todas las cuentas para estas, estn
abiertas Desde el primer periodo del ao 2000, Hasta el periodo 12 del ao 2010, y cuenta con
cuatro periodos especiales con el mismo rango de ejercicio como lo muestra en de periodo 13
Ejercicio 2000 hasta periodo 16 del ejercicio 2010
Una vez capturado le damos en el icono
para guardar los cambios. Y en este momento se pueden
contabilizar en los periodos marcado en la transaccin.
Fecha de Versin:
Enero, 2008
125/125

Manual de Usuario GL

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Contabilidad financiera (FI) la cual incluye:

Modulo de Controlling (CO)

Libro Mayor (GL)

Creacin, visualizacin y modificacin de cuentas contables.

Pantallas de entrada rpida que facilitan la captura de la informacin.

Un nuevo men en forma de rbol para un acceso ms rpido a cada transaccin.

Ms iconos que facilitan las acciones a seguir.

Estructura de la pantalla principal

Este icono identifica mensajes de error.

Este icono identifica mensajes de aceptacin.

A la derecha de la barra de estado se encuentran tres campos uno muestra informacin

El primer campo muestra informacin del sistema en el que se est trabajando y al

El segundo campo muestra el mandante al cual se est conectado.

El cuarto muestra el programa de SAP en el que se encuentra en el momento de la

El quinto es la transaccin donde se est trabajando.

Entrando al Sistema SAP

Para empezar se debe seleccionar el icono SAP logon

y hacer doble clic en l.

En donde se debe de hacer clic en el mandante deseado. Aparecer la siguiente pantalla:

En est pantalla hay que capturar:

Entrar al sistema por primera vez

o presionar la tecla Enter.

Cambios Grficos en la pantalla del sistema

La pantalla tiene un nuevo diseo.

Los iconos contenidos en la barra de herramientas cambian

El men del sistema se encuentra en forma de rbol vertical.

Los iconos se detallan a continuacin indicando el icono utilizado anteriormente:

Sirve para verificar que la informacin desplegada o

Campo donde se ingresa un cdigo de transaccin

Abandona la aplicacin en proceso y regresa a la

Sale de la transaccin en proceso sin grabar la

Es una respuesta afirmativa de algn mensaje que

Graba el registro con el que se este trabajando en

Imprime la informacin de la pantalla en la cual se

Realiza una bsqueda de la siguiente ocurrencia

Coloca en la siguiente pgina de un reporte,

Coloca en la ltima pgina de un reporte, cuando

Crea otra sesin de trabajo.

Crea un acceso directo.

Despliega la definicin de un campo, o describe el

Visualiza la pantalla siguiente.

Permite visualizar el resumen de un documento

Suma la informacin y los agrupa de acuerdo al

Prohibido su uso fuera de la Empresa

Ejecuta o corre una transaccin o reporte.

Visualiza la informacin solicitada

Selecciona detalle, obtiene informacin ms

Desplazarse a la columna anterior del reporte

Muestra ayuda ms especfica sobre la pantalla

Crea una grfica del reporte

Graba la nueva disposicin de las columnas del

Muestra la presentacin preliminar del reporte

1.6. Men SAP

Navegando en la estructura de rbol

Hacer doble clic sobre la carpeta deseada.

Hacer un clic sobre la carpeta deseada y presionar la tecla Enter

Para cerrar una aplicacin de la estructura:

Hacer clic sobre la aplicacin deseada y seguir la ruta: Tratar Ejecutar.

Hacer clic sobre la aplicacin deseada y presionar la tecla [F2].

Hacer doble clic sobre la aplicacin deseada.

Se debe hacer clic en la flecha con direccin hacia abajo

Se hace clic en la flecha con direccin hacia arriba

para avanzar la lista una