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O Microsoft Access nas organizações: uma visão estratégica

Há muitos anos atuo com o desenvolvimento de aplicações em Microsoft Access e vejo que há muita confusão acerca de
seu uso nas empresas. Existe um grupo grande de pessoas para quem o Access é um ilustre desconhecido que vêm junto
com o pacote Office. Um grupo menor de entusiastas que utilizam o Access para automatizar grande parte de suas
tarefas. E há um grupo pequeno e influente que procura barrar qualquer desenvolvimento em access em suas
organizações: a maior parte dos gerentes de TI.

Mas vamos observar antes de mais nada a evolução dos bancos de dados. Milhões de bancos de dados são criados
anualmente em Microsoft Excel. Em algumas empresas o Excel é declarado esporte nacional, com redes de planilhas
interligadas e consolidadas como uma teia de aranha de fórmulas e vínculos.

Depois de um determinado ponto, estas aplicações-planilha podem se tornar aplicativos Access, se tornando aplicações
mais consistentes em termos de interface, segurança, distribuição racional de informações e apresentação de relatórios.
E da mesma forma, as aplicações access podem evoluir para se tornar soluções mais sofisticadas.

No inicio as aplicações excel são excelentes, assim como as aplicações Access. E não só no início: planilhas bem
preparadas assim como bancos de dados bem estruturados podem muito bem suprir as necessidades a que se destinam
indefinidamente.

O desafio da administração de tecnologia da organização é utilizar o Access taticamente dentro de uma estratégia maior
de bancos de dados, antecipando quais das aplicações access vão evoluir para aplicações mais complexas e planejado
estas migrações. Mesmo porque não faz sentido investir altas somas quando um projeto mais simples e menos arriscado
pode ser executado mais rapidamente e a um custo mais baixo.

Necessidades de bancos de dados


Alguns bancos de dados são críticos para a sobrevivência das organizações enquanto outros são aplicações rápidas
montadas para análises especificas. Alguns bancos de dados duram apenas o tempo da análise ou operação, como um
banco de dados comprado para uma ação de mala direta.

Não importa o quanto seja grande ou pequena, existem niveis diferentes de bancos de dados, refletindo os diferentes
níveis de necessidade:

Nivel de empresa
Existem aplicações que a empresa precisa para sobreviver. Exemplos são os sistemas de gestão, atendimento, estoque e
logistica, que processam grandes volumes de dados ou outros processos fundamentais para a sobrevivência da empresa.
As atividades críticas envolvem a proteção dos dados, armazenamento de registros históricos, avaliação da precisão dos
dados e auditoria, etc.

Nível de departamento
Aplicações construidas para um departamento são menos criticas para a sobrevivencia de uma organizações. Apesar de
envolverem muitas vezes dados importantes do datacenter, outras aplicações podem ser adminitradas dentro do próprio
departamento. O desenvolvimento destas aplicações pode ser realizado por desenvolvedores profissionais e mantidos pela
equipe interna, mesmo havendo comunicação ocasional de dados com as aplicações principais da companhia. Exemplos
de aplicações como esta são sistemas de controle juridico, engenharia, qualidade e importação.

Nível de equipe ou grupo de trabalho


Aplicações para equipes são focalizadas no apoio a grupos especificos e suas atividades. Estas aplicações podem ser
modificadas rapidamente para refletir as mudanças do trabalho e os desafios que o grupo enfrenta. Estas aplicações são
geralmente baseadas em PCs ao invés de servidores e é controlada pela área de negócios que utiliza. Estas aplicações são
elaboradas por desenvolvedores profissionais, embora sejam encontradas nas empresas aplicações desenvolvidas pelos
usuários experientes (power users). Embora frequentemente trabalhem a partir de dados extraidos do datacenter, é raro
que eles envie informações de volta (quando existe esta necessidade, os resultados das análises são redigitados na
aplicação)
Nível individual
Em PCs individuais muitas pessoas criam seus próprios bancos de dados utilzando o Access, o Excel e o
Outlook. São peqenas aplicações com um tempo de vida bastante curto, cujo propósito é simplificar o trabalho do
usuário que o criou. Geralmente são criados por pessoas que não tem como principal atividade o desenvolvimento de
aplicações.

A grande maioria das soluções de bancos de dados são simples. À medida em que os sistemas solucionam problemas cada
vez mais complexos, a quantidade destes sistemas diminui.

Na base da piramide, aplicações muito flexíveis e rápidas são usadas, em ciclos de vida curtos, sem burocracia ou
necessidade de infra-estrutura. Erros nestas aplicações não ameaçam a existência da organização e os custos são
relativamente baixos.

Subindo pela pirâmide, as soluções se tornam mais e mais sofisticadas, assim como sua importância para a organização, a
quantidade de usuários e a segurança dos dados e a conviabilidade vão aumentando. Neste momento é necessário escalar
a aplicação. A manutenção se torna mais importante porque as aplicações são construidas por muitas pessoas e passa a
existir além de sua particiação. Um tempo maior é dedicado ao planejamento porque a aplicação passa a ter maior
impacto na organização e departamentos. Quando as mudanças são realizadas, a complexidade exige mais tempo para
implementação das mudanças, testes e documentação. Por isto os custos sobem, assim como os erros se tornam mais e
mais caros e a empresa passa a ser mais e mais dependente deles.

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Evolução dos Bancos de dados

Aplicações simples podem se tornar aplicações sofisticadas


A maioria das aplicações nasce na base da pirâmide. Alguém cria uma planilha de controle ou banco de dados, acha
prático o seu uso e passa a usar juntamente com outras pessoas. As pessoas gostam da planilha e começam a acrescentar
novos recursos. Mais e mais pessoas passam a depender dos dados e processos da planilha ou do banco de dados e, ao
longo do tempo, uma solução que alguem criou para seu próprio uso tornou-se crítica para o departamento ou para a
empresa.

Poucas apliações passam para o próximo nível


É umportante lembrar que esta é a exceção e não a regra. Para cada aplicação que passa para um próximo nível,
centenas permanecem no mesmo estágio ou são descartadas por não terem mais utilidade ou por mudanças no ambiente
de negócios. Além disto, as aplicações que vão de um nivel para o outro geralmente assimilam as funções de muitas
outras.

Hardware também evolui


Os problemas que as empresas enfrenta são razoavelmente estáticos se comparados com a evolução de hardware que
seguem a lei de Moore (segundo a qual os computadores dobram de velocidade a cada 2 anos). Assim, problemas que
precisavam de mainframes a dois anos atrás funcionam confortavelmente em laptops.

A evolução das aplicações é imprevisível


Naturalmente, seria melhor e mais barato desenvolver corretamente hoje as aplicações que serão criticas amanhã. Mas
dificilmente isto é possivel, já que é muito dificil prever entre as dezenas de aplicações que funcionam na empresa quais
se tornarão criticas daqui a alguns anos, até porque as funções de uma aplicação no seu momento de criação podem não
ser as mesmas depois de algum tempo.

Os desafios da organização
Todas as organizações, qualquer que seja o seu tamanho, enfrentam alguns desafios relacionados aos bancos de dados e
aplicações.

Retorno do Investimento
Aumentar o ROI é uma das mais importantes questões, sobretudo nas empresas de capital aberto. Administrar exige
resultados tangíveis para os investimentos em desenvolvimento de aplicações. E muitos esforços de desenvolvimento não
apresentam os resultados que prometeram. Escolher a tecnologia e abordagem corretas para cada nivel da organização é
fundamental para maximizar o ROI. Isto significa escolher o caminho que traga o melhor resultado, o que não significa
escolher a solução inicial mais barata. Esta é a mais importante decisão dos gestores de informática.

Administrar Recursos Humanos


Administração de pessoal é uma tarefa complexa: quanto mais sofisticada a tecnologia ou aplicação, menor é a
quantidade de pessoas qualificadas para seu uso e maiores são os custos de contratação. O turnover de pessoal (sejam os
usuários ou desenvolvedores) também é uma questão sempre presente, de modo que a utilização dos padrões corretos e a
documentação se tornam fundamentais.

Desenvolvimento rápido
A capacidade de desenvolver aplicações rapidamente é importante não apenas para a redução de custos, mas também
para atender às demandas internas ou externas, afinal existem custos relacionados ao não atendimento das necessidades
dos clientes, assim como à realização de tarefas com baixo desempenho pela falta de aplicações especializadas.

A habilidade de criar aplicações rapidamente também traz vantagens competitivas significantes. A gerência de tecnologia
é responsável por oferecer alternativas e realizar negociações para atender às necessidades da empresa. Utilizando
diferentes tecnologias, é possivel oferecer aos decisores escolhas como atender a 60% das necessidades em três meses,
90% das necessidades em 12 meses ou 99% das necessidades em 24 meses. Ao invés de tempo, a escolha poderia ser
apresentada em valores. Às vezes, o tempo de desenvolvimento é mais importante, em outras pode ser o custo, e em
outras podem ser os recursos disponíveis ou questões como segurança ou performance.

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Flexibilidade e manutenção são importantes
Mesmo com o melhor projeto, ao longo do tempo que a aplicação leva para ser concluidas, mudanças
serão necessarias. Versão após versão um sistema projetado para ser flexível e acomodar as mudanças pode significar a
diferença entre o sucesso da aplicação e da empresa.

Escalabilidade é necessária sim, mas geralmente é questão secundária


Todas as aplicações a principio deveriam ser projetadas para gerenciar os dados esperados e mais. Mas muitos sistemas
não chegam sequer a ser completados, sendo descartados pouco tempo após o uso, ou mudam tanto ao longo do tempo
que as premissas iniciais passam se tornam inválidas. Escalabilidade é uma vantagem, mas é sempre menos imporrtante
que ter uma aplicação concluida mais rapidamente. Se a aplicação precisar crescer, os caminhos para o crescimento
podem ser traçados posteriormente, quando for financeiramente justificável.

Escolha da tecnologia correta para cada solução


Uma das funções importantes da área de tecnologia é definir os padrões de sistemas utilizados na empresa. Utilizar, por
exemplo, um conjunto de ferramentas baseados em arquitetura microsoft (Um ERP baseado no SQL server, aplicações
médias desenvolvidas em Visual basic, interfaces externas utilizando ASP.Net, transações baseadas em webservices e xml
e aplicações menores criadas em Access e Excel) cria um cenário com transições e integrações muito mais tranquilas.

Uma analogia interessante é pensar na gerencia de tecnologia como um general. Ele precisa simultaneamente enfrentar
diversas batalhas com um conjunto variável de armas e ferramentas. Sem um conjunto bem orquestrado de artilharia,
força aérea, tanques e infantaria, sua eficiência pode ser prejudicada. E como cada batalha é única e os recursos são
limitados, é preciso ser cuidadoso nas escolhas. Algumas missões exigem grupos pequenos de infantaria ou espionagem,
outros exigem grandes deslocamentos e operações logisticas.

Access preenche um importante segmento

Muitos dados são armazenados em planilhas


Apesar de não ser um banco de dados, o excel é utilizado por muitas pessoas para armazenar seus dados.
Frequentemente é a plataforma que contém a maior parte dos dados das empresas. É enlouquecedor para o pessoal de
TI, mas funciona. Os usuários precisam analizar dados e conhecem bem o uso do Excel, um dos maiores benefícios da era
da computação pessoal. Em algumas empresas que conheço o Excel chega ao status de esporte nacional.

E mais, algumas necessidades simples de armazenamento de dados são completamente solucionadas com o excel. Apenas
uma pequena parte das aplicações atinge os limites do excel. Quando isto ocorre, deveriam ser migradas para o Access.

Alguns exemplos onde isto ocorre são as planilhas que se inter-relacionam, com o uso de funções de busca e vinculo de
dados, ou as situações em que dados são extraídos de um ERP periodicamente para a elaboração de relatórios ou gráficos
que se repetem.

Access preenche um grande e importante segmento


O sucesso do Access como o banco de dados mais popular do mundo é um testemunho de suas capacidades e a
permanente necessidade de soluções de produtividade para os funcionários. Acces é a primeira escolha quando se trata
de bases de dados relacionais por conta de sua habilidade de criação rápida de soluções.

Pode não possuir todas as características de escalabilidade, performance, segurança que possuem as aplicações mais
sofisticadas, mas para muitas situações, estas características são irrelevantes ou secundárias, comparadas ao que o
Access têm a oferecer. Access oferece uma excelente solução para indivíduos ou grupos de trabalho em ambiente de
rede.

A quantidade de desafios que um banco de dados access pode atender é muito maior que aqueles atendidos pelas
soluções complexas e caras. E com a queda em custos de equipamento e o aumento de sua performance ao longo do
tempo, mais e mais situações podem ser solucionadas com o Access.

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Custo das soluções
Diferentes problemas, diferentes soluções. Se a única resposta de uma empresa de software é uma solução de R$ 80.000
ou mais, provavelmente não será capaz de administrar de forma lucrativa oportunidades com valor inferior a este. Isto
pode ou não ser um problema, mas dá aos competidores uma vantagem se eles possuirem soluções mais econômicas. E ao
longo do tempo algumas destas pequenas oportunidades podem se tornar grandes.

O custo de soluções variam significativamente de acordo com a plataforma escolhida. Aqui estão alguns números
genéricos:

Plataforma Custo Médio

Excel R$ 500
Access, aplicação individual R$ 3.000
Access simples Multi-usuário R$ 10.000
Access em um departamento R$ 50.000
Visual Basic, base Access R$ 80.000
VB/VS.NET/Java e SQL Server R$ 120.000
Oracle, IBM db2 R$ 300.000
SAP, Tandem, etc. R$ 1.000.000+

Pode-se argumentar a existência de aplicações caríssimas em access e projetos de 20 mil reais em VB.Net. Mas este não é
o ponto, estes números – baseados unicamente na experiência pratica - mostram as escalas de grandeza para
desenvolvimento de aplicações em grandes companhias, e o quanto elas gastam em cada plataforma. Outro ponto que é
importante ressaltar: consideramos os custos de desenvolvimento de aplicações de bancos de dados não sendo
considerados os pacotes prontos, como sistemas de RH ou contabilidade, cujos custos são afetados pela economia de
escala e pela concorrência.

Vale lembrar que as aplicações criadas nas três primeiras categorias (Excel e aplicações simples em access) são
frequentemente criadas por usuários. Gerentes, analistas ou administradores criam estas aplicações sem utilizar o
orçamento de TI – e também sem sua orientação. É simplesmente parte de seu trabalho. Muitas destas soluções fariam
mais sentido, do ponto de vista organizacional e economico, se fossem realizadas ou pelo menos administradas pela área
de tecnologia. O que não ocorre por conta da permantente sobrecarga de trabalho da área de tecnologia, falta de
pessoas capacitadas para o desenvolvimento destas aplicações ou por conta de burocracia ou dificuldades de
comunicação com a área. E por isto, estas aplicações criadas por usuários não-técnicos sofrem por falta de planejamento
e manutenção.

Uma vez que se chega ao nivel de aplicações para departamentos, orçamentos definidos, processos desenhados e esforços
de desenvolvimento mais estruturados ocorrem e pessoal especializado em programação é envolvido. Mas mesmo neste
ponto, os custos variam muito conforme a plataforma selecionada.

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Quantidade de aplicações
Como foi ilustrado na pirâmide, há muito mais aplicações em plataformas simples do que em plataformas mais
sofisticadas. No entanto, no Brasil existe uma resistência a aplicações Access, que começa com a instaçação do pacote
office na versão standard para o usuários. Isto, junto com a limitada oferta de cursos e de incentivos, cria uma
deformação em relação às estimativas realizadas por especialistas internacionais, aumentando a quantidade de soluções
em excel e visual basic.

Uma estimativa da quantidade de aplicações por plataforma em uma grande organização:

Plataforma Quantidade

Excel 50.000
Access, aplicação individual 1.000
Access simples Multi-usuário 100
Access em um departamento 30
Visual Basic, base Access 200
VB/VS.NET/Java e SQL Server 50
Oracle, IBM db2 25
SAP, Tandem, etc. 5

Quantidade versus custo


Quando comparamos quantidade com custo, há uma relação exponencial entre as soluções e o custo médio. Abaixo a
comparação em escala logarítmica

1000000

100000

10000

1000

100

10

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Vantagens do Access
Access é o banco de dados mais popular porque usuários não-técnicos podem resolver com baixo
investimento de tempo uma gama extensa de problemas e os profissionais de desenvolvimento podem construir soluções
multiusuário sofisticadas.

ROI
Se pode ser resolvido com access, é provavelmente mais bararo que qualquer outra solução, proporcionando um
excelente retorno do investimento.

Desenvolvimento Rápido
O ambiente de desenvolvimento permite obter resultados muito rápidos. As soluções access exigem muito menos código
que as alternativas. É portanto uma grande plataforma também para o desenvolvimento de protótipos.

Integração com o Office


Access, como parte do pacote Office é integrado aos outros aplicativos e facilita o aprendizado, uso e integração de
informações.

Excelente para entrada de dados


Por alguma razão, os usuários web aceitam comportamentos e lentidão nas aplicações que os fariam reclamar em
aplicações windows. Por exemplo, mudar uma quantidade e pressionar um botão para recalcular toda a tela em uma tela
de check-out. Access permite copiar e colar registros, exibir formulários e Subformuários além de oferecer outras funções
acessórias (como verificação ortográfica) que oferecem uma experiência de uso muito mais pratica e interativa que as
aplicações Web.

Interface com diversos tipos de bancos de dados


Access integra-se nativamente a bancos de dados legados como dbase, paradox e foxpro, arquivos texto e planilhas, além
de se conextar com bases SQL, Oracle, MySQL e muitos outros através do ODBC, permitindo criar interfaces de uso ou
análise destes dados.

Gerador de Relatórios
O gerador de relatórios do Access é provavelmente o melhor existente entre todas as aplicações de bancos de dados. Com
recursos como subrelatórios e gráficos, programação de eventos, recursos de design e facilidade de uso.

Combine isto com a facilidade de integração com outras fontes de dados e teremos uma grande ferramenta de geração de
relatórios, ainda mais se considerarmos que os relatórios gerados por aplicações em web ainda deixam muito a desejar.

Menos código
Quanto menos código for necessário para uma aplicação, melhor. A aplicação é mais facil de cirar e de manter. As
aplicações em 3 camada definitivamente não são de rápido desenvolvimento.

Ideal para ambientes de rede


Access é projetado para soluções baseadas em arquivos em rede.

Grande performance
Aplicações Access bem estruradas chegam a ter maior performance do que aplicações cliente-servidor, que possumem
muito mais overhead (naturalmente, estas executam muitas outras funções). Atualmente os computadores possibilitam a
leitura de indices e tabelas inteiras para a memória local e às vezes todo o banco de dados pode ser lido também.

Permite uso offlne


Access suporta laptops e usuarios desconectados, que não são suportados por aplicações web. Aplicações access e dados
parciais podem ser facilmente enviados por e-mail para outros. Em situações em que haja pouca colisão de dados, a
replicação de dados é apropriada para compartilhamento de bancos de dados.

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Limitações do Access
Naturalmente, Access tem suas limitações, que em alguns casos impedem o seu uso.

Não é feito para web


Access simplesmente não é projetado para a criação de websites. As páginas de acesso a dados são funcionais para alguns
usos em intranets, mas não fucionam na Internet. O mecanismo de banco de dados do access, o Jet engine não é
recomendado exceto quando o numero de usuários é pequeno.

Questões de instalação e atualização


As aplicações em access exigem que os usuários tenham não apenas o banco de dados, mas também a aplicação Access ou
o Access Runtime (uma versão gratuita do access desenvolvida que impede o desenvolvimento de aplicações, mas permite
o uso pleno das existentes). No entanto, é preciso que a versão do Access ou Runtime sejam adequadas ao banco.

A atualização de aplicações para novas versões é uma tarefa com certo nivel de complexidade, uma vez que os usuários
precisam estar desconectados do sistema nos momentos de atualização.

Neste sentido a aplicação web tem a vantagem de ser centralizada. Não é necessária nenhuma instalação ou preocupação
de atualização. As atualizações são feitas em um unico local e ficam imediatamente disponíveis a todos os usuários.

Segurança e integridade
Embora as aplicações Access/Jet possam ser protegidas e criptografadas, elas não têm o mesmo nivel de segurança de um
servidor SQL ou mainframe.

Da mesma forma, a integração e recuperação de dados não é tão robusta em sistemas baseados em arquivos com
Access/Jet quando comparados ao SQL server com suas Triggers e logs de transação.

Escalabilidade Limitada
Um banco de dados Access está limitado a 2 Gb. Se um banco de dados for maior do que isto, a solução não pode ser
resolvida apenas com o Access. O access também não é recomendado para situações com muitos usuários simultâneos. O
numero exato depende das atividades realizadas pelos usuários.

Porque o access é importante?

O melhor naquilo que faz


Access é a melor solução para os segmentos entre as planilhas excel e as aplicações mais sofisticadas. Na pirâmide, esta é
a seção entre as soluções individuais e os grupos de trabalho ou departamentos.

Muitos problemas são solucionados completamente pelo Access. Aplicações sofisticadas ofereceriam na maioria dos casos
muito pouco além do que o access oferece.

ROI
Access é uma ferramenta RAD (Rapid application development). Soluções em access precisam de muito menos código que
outras plataformas. Algumas necessiades não justificam o desenvolvimento em outras plataformas. Por exemplo, uma
oportunidade de negócio de R$ 40.000 pode suportar o investimento de R$ 5.000 em uma aplicação access. Mas se as
unicas soluções apresentadas não têm custo inferior a R$ 50.000, a escolha é simples: a oportunidade não pode ser aceita
por trazer resultados negativos para a organização.

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Mitos acerca das limitações do access
Access é frequentemente criticado por suas limitações de escalabilidade e migração, mas o peso destas declarações deve
ser reconsiderado, por algumas razões:

A maioria das aplicações é constituida de pequenas bases


A grande maioria dos problemas adminitram pequenas quantidades de dados, frequentemente bem abaixo de 50Mb. Isto
está bem abaixo do poder de fogo do access e a utilização de aplicações como SQL Server pode ser matar uma mosca com
uma bala de canhão (naturalmente, o SQL Server oferece recursos importantes além de sua capacidade de
armazenamento).

Access suporte bancos de até 2Gb. E como pode acessar diversas bases, o Access pode gerenciar grandes quantidades de
dados. São poucas as aplicações de nivel departamental que utilizam este volume de dados.

SQL Server elimina o problema de escalabilidade


A Microsoft projetou o access para escalabilidade em direção ao SQL server. Aplicações Access podem ler informações
diretamente do banco de dados SQL, eliminando as questões de escalabilidade e quantidade de usuários. Assim, uma
aplicação access pode ser escalada para o SQL server com pouco esforço de conversão, preservando grande parte do
investimento.

Soluções hibridas
Se uma aplicação excede a capacidade do Access, é sempre possivel criar uma solução hibrida em que atividades
especializadas são realizadas em aplicações desenvolvidas em Visual Basic .Net ou mesmo em ASP.Net, mantendo o
access para funções administrativas e relatórios.

O uso do access nos lugares certos aumenta o retorno de investimento de um projeto.

Impacto do ato Sarbanes-Oxley


O Ato Sarbanes-Oxley é uma questão imensa dentro das grandes companhias de capital aberto que exige a realização de
auditorias detalhadasem todos os sistemas que tenham impacto nas declarações financeiras. Isto resultou em uma revisão
detalhada de todos os dados armazenados e manipulados e tem implicações não apenas sobre o Access, mas também
sobre o Excel, Word, Outlook e outros documentos e sistemas utilizados pelos profissionais que lidam com informações. O
resultado é a necessidade de se certificar de que todas as aplicações são devidamente documentadas, controladas e
revisadas em seu impacto sobre as declarações financeiras.

Uma reação em algumas organizações foi banir todos os bancos de dados Access. Não foi oferecida nenhuma alternativa
para resolver as questões atendidas pelo Access, elas simplesmente removeram o access. Isto naturalmente é uma visão
estreita, já que não resolvia o problema de documentação e controle de sistemas nem as necessidades de bancos de
dados. Além disto, este ato isolado não ajuda em nada, já que não é possivel remover o Excel.

Naturalmente a contínua avaliação dos locais onde os dados são armazenados, como são modificados e distibuidos, bem
como o controle de acesso e proteção contra roubo de dados armazenados em computadores e laptops são todos
objetivos válidos.

Os departamentos de TI já são naturalmente sobrecarregados e não podem criar todas as aplicações que os funcionários
precisam de uma forma efetiva em termos de tempo e custo. A chave é estabelecer os protocolos adequados de como os
dados são administrados pelos indivíduos. Ainda é preciso balancear o custo e beneficio entre aplicações rápidas que
tenham impacto limitado sobre as declarações financeiras versus sistemas mais importantes que exijam investimento
adicional para garantir a integridade de seus dados.

Enquanto os custos e contratempos são compreendidos, a organização pode tomar decisões razoáveis. Decisões cegas de
banir uma tecnologia intermediária como o access sem oferecer alternativas são atitudes que levam as organizações a
enfrentar problemas. Banir o access apenas leva os usuários a buscar alternativas, seja a utilização mais avançada de
planilhas excel ou o uso de outras ferramentas como o FileMaker. As necessidades não desaparecem e as questões da SOX
continuam.

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Porque os departamentos de TI odeiam o Access
Em alguns departamentos de TI, há uma grande resistência ao uso do Access. Enquanto sempre houve uma relação de
amor e odio entre os usuários e a equipe de informática, quanto o assunto é access, muitos desejam proibir seu uso nas
empresas. São duas as principais razões:

1. Os bancos de dados são empurrados para a área de TI que se vê obrigada a dar suporte a eles.
2. Os bancos de dados são pobremente planejados e não podem passar por manutenção sem o empenho de recursos
de tempo significativos.

O banco de dados pode vir de uma linha de negócios importante, onde o gerente da unidade de negócios é superior ao
departamento de TI na hierarquia da empresa, criando além das dificuldades técnicas dificuldades de ordem política.

É um fato que estas situações ocorrem e que os departamentos de TI são colocados em becos sem saída. Portanto é
compreensível que o Access seja tão desprezado. Entretanto, acreditamos que seja uma falha de direcionamento

Alternativas são piores


Se o Access é proibido em uma organização, a área de ti terá ainda de lidar com a necessidade de bancos de dados,
criando diversas aplicações ou os usuários encontrarão novas formas de solucionar suas necessidades – uma nova
tecnologia para dar problemas – ou as bases não serão criadas, prejudicando a produtividade dos profissionais e a
competitividade da empresa.

É também importante considerar que inumeros sistemas projetados por departamentos de TI ou consultores não chegam a
ser instalados ou usados totalmente por falta de planejamento, resistência de usuários ou mudanças nas estratégias de
negócio que levam a aplicação a se tornar impraticável.

Águas passadas
É comum ouvir reclamações hipotéticas de que “se esta aplicação fosse criada com a tecnologia XYZ há X anos atrás, não
teriamos este problema”. Enquanto esta afirmação seja uma boa hipótese, ela não é realista, pois há X anos atrás:

• Ninguém poderia prever que esta aplicação seria tão importante


• Ninguém poderia projetar a aplicação que existe atualmente, uma vez que ela existe em resposta à experiência
ao longo dos anos, não a partir de uma visão inicial.
• Ninguém conseguiria justificar o orçamento necessário para desenvolver a aplicação que existe atualmente de
uma tacada só.
• Sem os pequenos passos dados com Access, a oportunidade poderia ter sido perdica. Nem sempre há tempo de
construir a aplicação correta logo de inicio.

E uma aplicação access sempre constitui um excelente protótipo: a necessidade de negócio são claras, a interface com o
usuário já existe em uma forma adequada. Portanto, uma grande oportunidade de criar uma solução bem sucedida.

Além disto, é importante considerar que apenas uma pequena parcela das aplicações access chega ao ponto de precisar
ser redesenhada em outra plataforma. Não é fácil saber de imediato quais aplicações access se tornarão críticas em 5
anos. Seria um deperdicio de esforços criar todas as aplicações de usuários em estruturas de sistema formais.

A questão central não é a tecnologia, mas o processo e as pessoas envolvidas. Neste sentido um treinamento em
aplicações access e o apoio eventual de consultores pode trazer melhores resultados que a resistência permanente.

Níveis de serviço
Oferecer serviços aos gerentes de negócios em diferentes niveis e custos permitem que cada um saiba seus papéis e
responsabilidades. Isto permite aos gerentes decidir o que faz sentido em termos de riscos, necessidades e investimentos,
permitindo ao departamento de TI fora da mira caso problemas apareçam.

Por exemplo:

• Sem serviço: você está por conta própria. Se houver perda de dados, é problema seu.
• Nivel 1: A base de dados é armazenada em um servidor que realiza backups automáticos e mantem um histórico
de versões por m periodo. Problemas de aplicação são responsabilidade do usuário.
• Nivel 2: Suporte à criação da aplicação access. Ajuda aos usuários para otimizar o uso do access na solução de
seus problemas. Programação eventual de rotinas, recomendação de melhores práticas, etc.

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• Nivel 3: Criação e melhoria de aplicações Access. Disponibilização de um banco SQL
devidamente administrado e com backup automático para permitir a escalabilidade da
aplicação. Apoio técnico e treinamento para desenvolvimento eficiente.
• Nivel 4: Migração do Access para .Net / SQL com manutenção e suporte, integração com outros sistemas, etc.

Este é apenas um exemplo de como as organizações podem atender as necessidade de bancos de dados dos usuários. Cada
nivel tem custos crescentes que podem variar de projeto a projeto entre atividades ocasionais e custos mensais.

Access é uma ferramenta profissional?


Ao longo dos anos o Access ganhou uma reputação ruim em alguns círculos de ser um tipo de brinquedo, uma ferramenta
baseada em wizzards, inapropriada para desenvolvimento profissional. Isto é curioso, uma vez que o access permanece o
banco de dados mais popular do mundo, e absolutamente ridículo uma vez que aplicações sérias e muito poderosas são
desenvolvidas em access.

Estes equivocos são resultado de duas tendências. A mudança dos prodissionais e a mudança dos bancos de dados.

Mudanças dos profissionais


Os desenvolvedores Access depois de um tempo adotam ferramentas de desenvolvimento ou ambientes integrados como o
Visual Studio, Java, Flex e outros. Deste momento em diante, passam a considerar o Access como uma ferramenta
inferior. Uma questão pessoal, mais do que uma questão técnica. Desenvolver todas as aplicações de bancos de dados em
Visual Basic ou em ASP não é uma escolha otimizada. O mesmo acontece com quem passa do visual basic para o
desenvolvimento em ASP.Net e C#, que considera a ferramenta anterior como ultrapassada.

Trata-se de uma questão da jornada profissional do indivíduo mais do que uma questão de tecnologia.

Evolução dos bancos de dados


Já foi comentado aqui que a evolução dos bancos de dados é um processo natural. O que dá ao access uma reputação
ruim é que as aplicações de evoluem caem sem aviso prévio no seu colo.

Quando uma aplicação access chega no departamento de TI é geralmente uma emergência ou um problema critico de
natureza parecida. O departamento não foi envolvido no planejamento ou desenvolvimento, nunca viu a aplicação antes
e agora é exigido que sejam feitas correções e melhorias em um sistema com um prazo impossível. Não há
documentação, o desenvolvedor original não está mais na empresa e o código é uma bagunça.

Numa situação dessas qualquer um ficaria ressentido, para dizer o mínimo. Mas não é culpa do Access.

Muitas das aplicações são criadas por novatos em bancos de dados e não desempenha suas funções adequadamente. Mas
culpar o access não é correto:

• Access não é uma ferramenta ruim, o autor da aplicação que não tinha as habilidades necessárias.
• Access inicialmente cumpriu sua função inicial. Agora é necessário apoio profissional, sendo que os custos podem
ser justificados.
• Esta é a evolução natural das aplicações, por isso profissionais de desenvolvimento têm seus empregos...
deveriam oferecer estes serviços aos seus clientes internos e levar suas aplicações ao próximo nivel.
• Sistemas ruins existem em qualquer plataforma, mesmo as “mais profissionais”

O que muitas vezes não é reconhecido é que para cada aplicação access que aparece como uma batata quente, há
dezenas de outras que cumprem suas funções corretamente ou que foram descartadas ao longo do caminho. Aplicações
que as áreas de TI provavelmente não teriam a mão de obra para realizar e os departamentos não teriam recursos para
pagar.

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Uso estratégico do Access
Agora que os prós e contras do Access foram apresentados, como esta ferramenta pode ser usada?

Porquê usar o Access


1. Uma organização tem várias necessidades de bancos de dados. E estes desafios evoluem ao longo do tempo.
2. Access resolve a maior parcela, quantitativamente, destes desafios.
3. Soluções Access oferecem um tremendo retorno sobre o investimento.
4. Se uma aplicação access já existe, implementá-la pode ser melhor que reescrevê-la.
5. Muitas soluções se tornam inviáveis financeiramente em plataformas mais caras.

Quando usar o Access


1. Aplicações windows mono ou multiusuário. O numero de usuários simultâneos depende das atividades realizadas.
Geralmente considermos 20 usuários simultaneos um numero razoável.
2. Para protótipos. Frequentemente o protótopo desenvolvido é suficiente para uso em produção.
3. Para aplicações conceituais, em que se busca a justificativa do investimento antes da compra ou inicio de
desenvolvimento de estruturas de alto custo.

Não se preocupe se o Access não é a solução definitiva, já que a maioria dos projetos não vai atingir este ponto.

Migração de Aplicações Access


Usar o Access, como qualquer banco de dados, exige preparativos para alternativas quando as limitações forem
encontradas. Apenas uma pequena parcela das aplicações vão realmente precisar ser migradas para um próximo nivel.
Opções incluem:

1. Otimizar e corrigir problemas na aplicação para mantê-la no Access. Certifique-se de que desenvolvedores
profissionais estarão disponíveis para dar suporte às aplicações Access que se tornam importantes.
2. Migrar os dados para o SQL Server
3. Convertes a aplicação para outra plataforma

Conclusões
Os bancos de dados evoluem com o tempo. Access não pode e nem foi desenvolvido para resolver todos os problemas de
bancos de dados. O que ele faz é oferecer uma solução de baixo custo, rápida e eficiente para uma grande quantidade de
problemas de bancos de dados comuns em ambiente windows.

Antecipe e aceite a evolução natural dos bancos de dados, e você terá um importante papel no access na estratégia geral
de bancos de dados de sua organização. Comparadao com as alternativas, Access pode trazer um excelente ROI e
vantagens competitivas às empresas que souberem usa-lo corretamente.

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