Guia No.2 Base de Datos I

CENTRO DE ESTUDIOS EMSSANAR
CETEM
Resolución 0136 de 2007, 26 enero de 2007
Secretara de Educación Municipal
FORMACION PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO
GUIA DE AULA No. 2 – OPERACIONES CON TABLAS
PROGRAMA: Sistemas y computación I.H.S 4 T.H 64

MATERIA : Bases de Datos I
SEMESTRE: Segundo
RESPONSABLES: Juan Agreda y Francisco Caicedo N.
ESTANDARES
 Identificar las diferentes formas de crear una tabla en Access 2003.

 Conocer como se introduce y modifican los datos en una tabla
RECUPERACION DE SABERES Y EXPERIENCIAS PREVIAS
Elementos básicos de Access 2003:
Lo primero que se debe tener en cuenta es la ubicación de Microsoft Access 2003. Como primera opción puede
haber un icono tanto en el escritorio como en el inicio rápido (ubicado en la barra de tareas) que permita abrir el
programa instantáneamente. Como segunda opción nos ubicamos en InicioProgramasMicrosoft
OfficeMicrosoft Access 2003.
Una vez iniciado Access 2003 podemos efectuar el cierre del programa de tres formas:
1. Clic en el botón cerrar, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.

2. Clic en el menú archivo y escoger la opción salir.
3. Pulsando conjuntamente las teclas ALT + F4
Para el desarrollo de esta guía es necesario tener previo conocimiento de los elementos básicos de Access 2003.
Así como también la creación, apertura y cierre de una base de datos.
INCORPORACION DE NUEVA INFORMACION
Crear una tabla de datos
Para crear una tabla de datos es necesario tener abierta una base de datos. Posicionarse en el objeto tablas, y
hacer clic en el icono . Inmediatamente se abre una ventana con las distintas formas que existentes para
crear una tabla:
Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que
introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
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Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de la tabla utilizando
un juego de tablas que tiene ya predefinidas.
Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos.
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Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos.
Vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla es decir definir las distintas columnas que
esta tendrá y otras consideraciones como claves etc...
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En la barra de título se observa el nombre de la tabla, y debajo los campos donde se definen las columnas que
componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna.
En la parte inferior izquierda se encuentran dos fichas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo
es decir características adicionales de la columna que se está definiendo. Y a la derecha hay un recuadro con un
texto que brinda algún tipo de ayuda sobre lo que hay que hacer.
Clave Principal: La potencia de un sistema de base de datos relacional como Microsoft Access reside en su
capacidad para encontrar y reunir rápidamente información almacenada en tablas independientes mediante
consultas, formularios e informes. Para ello, cada tabla debe incluir un campo o un conjunto de campos que
identifican exclusivamente cada registro almacenado en la tabla. Esta información se denomina clave principal de
la tabla. Una vez designada una clave principal para una tabla, Access impedirá que se incluyan valores duplicados
o Nulo en los campos de la clave principal.
Clases de Claves:
 Claves de Auto numérico
 Claves de Campo Simple
 Claves de Campos Múltiples

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Modificar el diseño de una tabla
Si una vez creada una tabla, se quiere cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna,
ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) se tiene que realizar una modificación en su
diseño:
1. Seleccionar la tabla a modificar, haciendo clic sobre ésta para que su nombre aparezca remarcado.
2. Hacer clic sobre el botón Diseño de la ventana de la base de datos.
3. Aparecerá la ventana de diseño de tablas.
Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar las
sustituciones necesarias.
Para añadir un nuevo campo, ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo, o bien, situarse en
uno de los campos ya creados y hacer clic en el icono de la barra Diseño de tabla, en este último caso el
nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados.
Para eliminar un campo, posicionarse en el campo y hacer clic en el icono de la barra Diseño de tabla, o
bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté
remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados
en el campo también desaparecerán.
Introducir y modificar datos en una tabla.
Para introducir datos en una tabla existen dos opciones:
1. Desde la ventana Base de Datos seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre ésta para que su
nombre aparezca remarcado. Hacer clic sobre el botón Abrir de la ventana Base de datos.
2. Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en la ventana Base de Datos.
En los dos casos aparecerá la ventana Hoja de datos:
Cada fila sirve para introducir un registro.

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En el momento en que se cambie de registro, el registro que introducido anteriormente se almacenará, no

haciendo necesario guardar los registros de la tabla.
Para borrar un registro entero, se debe seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la
izquierda del registro. Posteriormente pulsar la tecla SUPR, o el icono de la barra de la hoja de datos.
Para Modificar un registro hay que posesionarse en el valor a modificar y cambiarlo.
Propiedades de los campos.
Cada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional sobre la
forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la ventana Diseño de
tabla cuando tenemos un campo seleccionado.
Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las características generales del
campo y la ficha Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo.
Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades de
la ficha Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos
en él se pueden perder estos datos introducidos.
Propiedades de los Campos: Según el tipo de campo se tiene las siguientes propiedades.
Tamaño del campo: Para los campos Texto; el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el
campo es de 255. Siendo por defecto de 50 caracteres.
Para los campos Numérico, las opciones son:
Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos,
y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores
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negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.

Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.
Decimal para almacenar valores comprendidos -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .mdb)
Los campos Autonumérico son Entero largo.
Formato del campo: Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en
un informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico.
 Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:
Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolo monetario asignado en
Windows como puede ser €.
Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estándar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).
Científico: presenta el número con notación científica.
 Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:
Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se
muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos:
3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo: 01/08/00.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm.
Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
 Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y

Activado/Desactivado.
Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.
Lugares decimales: Esta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo
de dato Numérico o Moneda.
Máscara de entrada: Se utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores
que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara de entrada para un campo Número
de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: (___) ___-____.
Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita el establecer esta propiedad, y al cual
accederemos al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez
activada dicha propiedad.
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Título: Se utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera del campo.
Valor predeterminado: El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si

no introducimos ningún valor.
Regla de validación: Esta propiedad permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique.
Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido
correctamente.
Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en
esta propiedad >=100 Y <=2000.
Texto de validación: En esta propiedad escribiremos el texto que se quiere dar a conocer cuando no se ingresa
correctamente la información.
Requerido: Elegir Sí i para volver un campo Obligatorio, y No en caso contrario,

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Permitir longitud cero: Lo campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan
introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.
Indexado: Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las
consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación
y agrupación.
Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice sobre este
campo para hacer más rápida la búsqueda.
Esta propiedad dispone de tres valores:
No: Sin índice.
Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos filas con el
mismo valor en el campo).
Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados
TRABAJO PRÁCTICO
1. Tomar el ejercicio No 3 de la guía No.1 que corresponde al trabajo práctico, y crear las tablas
correspondientes, definiendo los tipos de datos para cada campo, además de las propiedades de cada
uno, según lo amerite.
2. Una empresa vende productos a varios clientes. Se necesita conocer los datos personales de los clientes
(nombre, apellidos, dni, dirección y fecha de nacimiento). Cada producto tiene un nombre y un código,
así como un precio unitario. Un cliente puede comprar varios productos a la empresa, y un mismo
producto puede ser comprado por varios clientes. Los productos son suministrados por diferentes
proveedores. Se debe tener en cuenta que un producto sólo puede ser suministrado por un proveedor, y
que un proveedor puede suministrar diferentes productos. De cada proveedor se desea conocer el NIT,
nombre y dirección.
3. Se desea diseñar la base de datos de un Instituto. En la base de datos se desea guardar los datos de los
profesores del Instituto (DNI, nombre, dirección y teléfono). Los profesores imparten módulos, y cada
módulo tiene un código y un nombre. Cada alumno está matriculado en uno o varios módulos. De cada
alumno se desea guardar el nº de expediente, nombre, apellidos y fecha de nacimiento. Los profesores
pueden impartir varios módulos, pero un módulo sólo puede ser impartido por un profesor. Cada curso
tiene un grupo de alumnos, uno de los cuales es el delegado del grupo.
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APLICACIÓN CREATIVA
Identificar las tablas, campos y propiedades de los mismos de un almacén de discos, que tiene toda su discografía
completamente organizada para que sus clientes tengan facilidad de acceso a la misma.
AMPLIACION, PROFUNDIZACION Y GESTION DE CONOCIMIENTOS
Consultar la funcionalidad de las relaciones en el área de las bases de datos.

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GUIA DE AULA No. 2 – OPERACIONES CON TABLAS

PROGRAMA: Sistemas y computación I.H.S 4 T.H 64

 Identificar las diferentes formas de crear una tabla en Access 2003.

RECUPERACION DE SABERES Y EXPERIENCIAS PREVIAS

Elementos básicos de Access 2003:

1. Clic en el botón cerrar, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.

INCORPORACION DE NUEVA INFORMACION

Crear una tabla de datos

 Claves de Auto numérico

 Claves de Campo Simple

 Claves de Campos Múltiples

Modificar el diseño de una tabla

2. Hacer clic sobre el botón Diseño de la ventana de la base de datos.

3. Aparecerá la ventana de diseño de tablas.

Introducir y modificar datos en una tabla.

Para introducir datos en una tabla existen dos opciones:

2. Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en la ventana Base de Datos.

En los dos casos aparecerá la ventana Hoja de datos:

Cada fila sirve para introducir un registro.

En el momento en que se cambie de registro, el registro que introducido anteriormente se almacenará, no

Para Modificar un registro hay que posesionarse en el valor a modificar y cambiarlo.

Propiedades de los campos.

Para los campos Numérico, las opciones son:

Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.

negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.

 Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:

Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.

 Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:

 Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y

Valor predeterminado: El valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo si

Requerido: Elegir Sí i para volver un campo Obligatorio, y No en caso contrario,

Esta propiedad dispone de tres valores:

No: Sin índice.

AMPLIACION, PROFUNDIZACION Y GESTION DE CONOCIMIENTOS

Consultar la funcionalidad de las relaciones en el área de las bases de datos.

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