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1.0.

CONTROL DE VEHICULOS


Versin 1.0 Documentacin de Procesos
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1.0. Procedimiento control de vehculos.



Aprobado por: Gerente General


CONTROL DE VERSIONES Y CAMBIOS

Versin
Fecha
aprobacin
Nota de cambio Firma
1.0 03-feb-2014 Primera versin

















1.0. CONTROL DE VEHICULOS


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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el control de vehculos, teniendo en cuenta los horarios de
trabajo, los destinos y los mantenimientos.

2. ALCANCE

Aplica para la solicitud, entrega, asignacin de actividades, desplazamientos y facturacin, para
el parque automotor de la empresa.

3. ENTRADAS

Pase de campo:
Hoja de vida del vehiculo:

Cronograma de mantenimiento: cronograma el cual indica las actividades realizadas en
los hitos del proyecto (inicio, planeacin, ejecucin y control, cierre).


4. SALIDAS

Control de vehculos: formato el cual registra los desplazamientos, horas trabajadas,
conductores u operarios, actividades imprevistas y mantenimientos, de los vehculos de
pasajeros, carga y maquinaria amarilla.














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5. FLUJOGRAMA Y DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO


Flujograma (ver anexo).















Descripcin Actividades Responsable Control
Adquisicin del Vehculos.

Teniendo en cuenta el cronograma del proyecto y segn
los requerimientos de cada rea, se expresa la
necesidad de compra o contratacin de servicio de
vehculos para el transporte de pasajeros o carga
(incluyendo maquinaria amarilla), con el fin de apoyar
los procesos operativos internos.


Gerente de
planeacin y
operaciones;
Planador de
inventarios y
transporte;
Lder o
coordinador de
rea



1. Asignacin de vehculos a la respectiva
rea.

Ya evaluada la necesidad de vehculos por la parte
gerencial, este asignara el responsable segn el rea
seleccionada.

Gerente de
planeacin y
operaciones;
Lder o
coordinador de
rea
Acta
2. El vehculo es propiedad de la empresa?

Si el vehculo es propiedad de integrasun latinoamerica
sas, pase a 2.1.

Si el vehculo es propiedad de otra empresa y solo se
contratan los servicios de este, pase 2.2.

2.1 Documentacin del Vehculo.

El rea encargada designada por gerencia, solicitara los
documentos pertinentes de ley y/o norma establecida
segn las disposiciones del cliente, igualmente la
adquisicin de equipamiento (equipo de seguridad vial,
gps y controles de velocidad) para el correcto
rodamiento de estos vehculos.

Matricula o traspaso del vehculo
Licencia de trnsito.
Revisin tecnicomecanica
Seguro obligatorio SOAT.
Pliza contractual (servicio pblico).
Pliza extracontractual (servicio pblico).
Pago de impuestos (servicio particular).


2.2 Documentacin del vehculo por parte del
contratista.

El contratista debe entregar el vehculo con la
documentacin establecida por la ley y/o normas segn
las disposiciones del cliente
.

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Licencia de trnsito.
Revisin tecnicomecanica
Seguro obligatorio SOAT.
Pliza contractual (servicio pblico).
Pliza extracontractual (servicio pblico).
Pago de impuestos (servicio particular).

Igualmente el vehculo debe entregarse en ptimas
condiciones para la prestacin del servicio.

3. Envi del vehculo al rea de trabajo

l envi o transporte del vehculo segn donde se
requiera, lo coordinara el planeador de inventarios y
transporte junto con el lder del rea al cual fue
asignado.
Planeador de
inventarios y
transporte;
Admon campo;
Lder o
coordinador del
rea.
Remisin
4. Revisin y aprobacin por parte del cliente.

El cliente someter el vehculo a una revisin
tecnicomecanica, la cual avalara la aprobacin de
trabajo de este, en el sito especificado.

5. Asignacin del conductor u operador y su
relevo.

El operador o conductor y su relevo, deber cumplir con
los siguientes aspectos.

Curso manejo defensivo.
Licencia de conduccin vigente, acorde al
tiempo establecido por el cliente.
No tener comparendos vigentes al momento de
su contratacin.
Certificado de operacin y experiencia
(maquinaria amarilla).
Estar inscrito en bases de datos del registro
nico nacional de trnsito (RUNT).


Coordinador de
Recurso
humano

6. El conductor ser contratado por
integrasun latinoamerica sas o sera
asignado el contratista?

Si la contratacin es directa con integrasun
Latinoamrica sas, pase a 6.1.

Si la contratacin en por parte de otra empresa y solo se
contratan los servicios de este, pase 6.2.
Planeador
general de
operaciones.

6.1 Contratacin directa con integrasun
latinoamerica sas.

El conductor que cumpla con la condiciones de
Coordinador de
Recurso
humano.
Admon campo
Contrato
laboral.
Registro
ingreso de
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seleccin y reclutamiento, firmara contrato laboral con la
empresa y se planeara su transporte al rea donde
laborara.
personal (r-
seg-21)
6.2 Conductor designado por el subcontratista.

El conductor deber cumplir con todos los aspectos
legales de contratacin y con los expuesto en el
numeral 5, para su posterior envi al rea de trabajo

Representante
del contrato de
servicio;
coordinador de
recurso
humano;
Admon campo

7. Planeacin de labores y tareas

El lder o coordinador del rea, planeara diariamente las
labores a realizar por vehculo (pasajeros, carga y maq.
Amarilla), teniendo en cuenta.


Los destinos o desplazamientos: se
registrara las rutas, destinos o rea en la que el
vehculo est operando o se desplazara.

Actividades a realizar: el coordinador o lder
de rea planeara las actividades del vehculo
segn conveniencia buscando as la
optimizacin del recurso.

Horario o jornada laboral del conductor u
operador: las tareas se ajustan segn la
necesidades y las horas a trabajar por el
operario o conductor, estas se registraran para
sumar el tiempo trabajado ya sea regular o en
horario extra.

Mantenimientos preventivos: los cuales se
encuentran programados en el cronograma de
mantenimiento que cada vehculo.

Los datos y los dems registros sern consignados
diariamente en el formato de control de vehculos.
Igualmente las eventualidades mecnicas o de los
conductores.

Esta planeacin estar sujeta a cambios, dada la
presencia de actividades de contingencia o
eventualidades que amerite reprogramar al instante las
actividades propuestas

Coordinador o
lder de rea
Control de
vehculos.

Cronograma
de
mantenimient
os.
8. Ejecucin de actividades.

El lder o coordinador de rea le dar a conocer las
actividades y destinos al operador o conductor.



Coordinador o
lder de rea,
.
Control de
vehculos

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9. se present algn imprevisto, o actividad
de contingencia ?.

Si se presenta una eventualidad con el conductor o con
el vehculo, pase al numeral 10.

Si no, siga al numeral 12.
Coordinador o
lder de rea;
Conductor u
operario.
.
Control de
vehculos

10. el imprevisto presentado es por dao
mecnico?

Si el imprevisto es por un dao mecnico, pase al
numeral 11

Si el imprevisto presentado es por otro motivo, pase al
numeral 7

Coordinador o
lder de rea;
Conductor u
operario.

Control de
vehculos

11. Mantenimientos correctivos y preventivos
de vehculos (pasajeros, carga, Maq.
Amarilla).

Si el vehculo tiene programado un mantenimiento
preventivo o se encuentra en reparaciones por dao
mecnico, elctrico, etc. El encargado del rea de
mantenimiento deber informar sobre los repuestos y
tiempo de reparacin que se llevara para solucionar las
averas presentadas por el vehculos

Los mantenimientos se deben registrar en la hoja de
vida de cada vehculo, para su control

Si el vehculo es propiedad de un subcontratista, solo se
le realizar una inspeccin la cual pueda determinar
cul es el dao y se le comunicara por parte del lder o
coordinador de rea, al subcontratista para la reposicin
o reparacin temprana de este vehculo.
Coordinador o
lder de rea,
Coordinador de
mantenimiento.
Coordinador de
almacn.
Control de
vehculos;
Hoja de vida;
Requerimient
o de
repuestos.
12. Envi mensual de informes.

Los coordinadores o lderes de rea, enviaran al rea de
recurso humano y compras en los 5 primeros dias das
de cada mes, el formato control de vehculos
completamente diligenciado para la facturacin de la
prestacin del servicio del vehculo o para el pago de las
horas trabajadas por el conductor u operario.
Coordinador o
lder de rea,

Control de
vehculos





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6. NORMAS Y ACLARACIONES


6.1 MUESTRO DE VERIFICACIN DE INVENTARIO.

Tcnica para la seleccin de una muestra representativa a partir de una poblacin (lotes de
productos, etc.), y de esta manera se verificara las cantidades de material que cumplan con las
especificaciones requeridas por la obra o labor.

6.2 NORMAS.

Con este proceso se da cumplimiento al numeral 7.5 Produccin y prestacin del servicio de la
norma ISO 9001:2008.

Determinar la secuencia e interaccin de estos procesos.
Determinar los criterios y mtodos para asegurar que la operacin y el
control de estos procesos sea eficaz.
Asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para
apoyar la operacin y el seguimiento de estos procesos.
Documentacin en Procedimientos e instrucciones






Elabor:

Gustavo Andrs Garca Maldonado
Gustavo De la Cruz Pereira
Coord. Almacenes y Logstica

Revis:

Jorge Acua Perdomo
Planeador General de Almacenes y
Logistica
Aprob:





FIN DEL DOCUMENTO

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