CENTRO UNIVERSITRIO UNA

DIRETORIA DE EDUCAO CONTINUADA, PESQUISA E EXTENSO

CURSO DE PS-GRADUAO MBA EM GESTO PBLICA











OTIMIZAO NO GERENCIAMENTO DE RECURSOS MATERIAIS DO
MUNICPIO DE BELO HORIZONTE/MG







ALUNO: EVANDRO FAGUNDES DOS SANTOS
PROFESSOR ORIENTADOR: DAVI LEONARD BARBIERI






BELO HORIZONTE
2012/1SEMESTRE
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OTIMIZAO NO GERENCIAMENTO DE RECURSOS MATERIAIS
DO MUNICPIO DE BELO HORIZONTE/MG

Sumrio: 1. Resumo; 2. Introduo; 3. Referencial Terico; 4.
Procedimentos Metodolgicos; 5. Estudo de Caso: O Municpio; 6.
Consideraes finais; 7. Referncias.

01. Resumo
Atualmente a Gesto Pblica vem mudando seu escopo de atuao de uma gesto burocrtica
para uma gerencial, introduzindo a lgica de reduo das despesas, da desburocratizao, da
accountability, da flexibilidade administrativa, do aumento da produtividade, melhorando a
eficincia do processo, da eficcia dos objetivos almejados e do controle de resultados.
Portanto, o objetivo deste estudo avaliar o processo de gesto de estoque de materiais, via
estudo de caso, da Prefeitura de Belo Horizonte. Para isto, foram analisadas as estruturas
atuais dos almoxarifados do municpio, visando proporcionar conhecimento aos gerentes
participantes do processo decisrio, auxiliando na tomada de decises gerenciais relativas
melhoria de processos e satisfao dos usurios e participantes do processo. O trabalho
apresenta um levantamento bibliogrfico sobre logstica, planejamento, almoxarifado e uma
descrio do contexto sobre a gesto de materiais. Ao seu final, so apresentadas
consideraes provindas da anlise realizada durante o estudo.

Palavras Chave: logstica, almoxarifado, gesto pblica.

02. Introduo
2.1. Tema e justificativa
A Gesto Pblica Burocrtica surgiu na segunda metade do sculo XIX, na poca do Estado
Liberal, como forma de combater a corrupo e o nepotismo patrimonialista. Era baseada na
impessoalidade, profissionalismo e racionalidade tcnica. Findou devido ao corporativismo
fechado s mudanas, tornando-se governos inflexveis e centralizadores, voltados ao
cumprimento dos regulamentos e procedimentos administrativos, tornando-se ineficientes.

A partir da segunda metade do sculo XX, surgiu em resposta a essas disfuncionalidades, um
conjunto considervel de pases movidos, no sentido de redefinir o papel e as funes do
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Estado, que se materializou em programas planejados de mudana e ajuste fiscal. As essas
mudanas convencionou-se a chamar de Reforma do Estado executada por meio de uma
nova Gesto Administrativa: A Gerencial.

Assim, a Gesto Pblica Gerencial caracteriza-se por uma mudana de paradigma na
Administrao Pblica. Segundo Bresser-Pereira (2008) ela baseada na reduo da nfase
do controle burocrtico, baseado em regras e hierarquia rgida. A gesto pblica gerencial
acoplou-se um processo de defesa da modernizao do setor pblico. A nova Administrao
Pblica orienta-se para a descentralizao, a avaliao de desempenho, as novas formas de
controlar o oramento e servios pblicos com foco nos resultados.

Apesar de obras bibliogrficas abordarem estoques sob uma perspectiva de mercado privado,
muitos conceitos podem ser aplicados em instituies pblicas, que ao invs de focarem
aumento dos lucros, focam na boa utilizao dos recursos pblicos. Analisando-se esse
ambiente e com base nas teorias de Gesto de Materiais, tais como: previso de demanda,
polticas de localizao de almoxarifados, estoque e de atendimento, o presente artigo ir se
estruturar, com base no estudo de caso da gesto de materiais da Prefeitura de Belo Horizonte.

Essa pesquisa foi realizada, com dados fornecidos pela Secretaria Municipal de
Administrao, por meio da Gerncia de Movimentao de Materiais - GEMOMA e pelos
almoxarifados do municpio. Como objetos de estudo foram utilizados: anlise de relatrios,
entrevistas, questionrios e visitas in loco por amostragem dos almoxarifados do municpio.

2.2. Problematizao
O municpio est implantando a gesto gerencial, com o Projeto BH Metas e Resultados.
Visando maximizar gastos, eficincia e eficcia do trabalho, pergunto: vivel manter
estruturas de almoxarifados distintas e semelhantes para cada unidade municipal? As
estruturas fsicas dos almoxarifados so eficazes? Existe conhecimento dos custos das
estruturas?

2.3. Objetivos
2.3.1. Geral
O objetivo proposto descrever e avaliar a gesto e as estruturas fsicas dos almoxarifados,
para realizar comparaes com as teorias e sugerir adequaes. Para alcanar o objetivo foram
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utilizados mtodos como a observao visual, contato com o sistema de trabalhado, entrevista
e pesquisa documental.
2.3.2. Especficos
Aps avaliao recomendar a implantao de uma nova gesto de materiais e um novo
arranjo logstico apropriado para o municpio.

3. Referencial terico
3.1. Fundamentao Terica
A seguir sero elencados fundamentos que viabilizara o estudo de caso. Sero apresentadas
ideias sobre: Logstica; Planejamento: localizao das instalaes, estoques e compras;
Almoxarifado: layout, segurana e transporte, focados na importncia da gesto de materiais.
3.1.1. Logstica
O termo logstica, de acordo com o Dicionrio Aurlio, vem do francs Logistique e tem como uma de suas
definies "a parte da arte da guerra que trata do planejamento e da realizao de: projeto e
desenvolvimento, obteno, armazenamento, transporte, distribuio, reparao, manuteno e
evacuao de material para fins operativos ou administrativos". Assim podemos afirmar que:
logstica um ramo da gesto responsvel por prover recursos, equipamentos e informaes
para a execuo das atividades de uma organizao ao menor custo possvel.

A logstica como aponta Lambert (1998, p.4 e 5) possui uma viso organizacional holstica,
onde a instituio administra servios ao cliente interno e ou externo, planeja, compra e
controla estoque de produtos, analisa e escolhe locais para a armazenagem, objetivando a
otimizao dos recursos materiais e financeiros disponibilizados pela organizao.

O conceito nos remete a esfera privada quanto pblica, uma vez que a pblica tambm
possui o seu fluxo de suprimentos. No entanto, as atividades empresariais diferem das
operaes de empresas privadas. A privada busca a lucratividade, e a pblica busca a
efetividade e equidade do Estado na execuo de polticas publicas ao cidado com eficincia
e eficcia. Implantar na esfera pblica, aes que maximizem os processos logsticos exige
um conhecimento que deve estar alinhado concepo existente na esfera privada a realidade
e operacionalidade na esfera pblica.

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Segundo Ballou (2006, p.28), ofertar o abastecimento de materiais no lugar certo, na hora
certa e na quantidade certa requer planejamento alinhado aos parmetros legais e culturais
vivenciados nas organizaes. Hoje, devido aos avanos na gesto, na legislao e na
tecnologia, ferramentas como: terceirizao de servios, prego eletrnico, software, entre
outros, auxiliam o planejamento e reduzem significativamente o tempo das operaes de
aquisio de materiais e da prestao de servios.

Para Ortolani (2003), os problemas mais comuns encontrados na Logstica do Setor Pblico
so: falta de nvel de servio (no conseguem enxergar o funcionrio como um cliente
interno), falta de agilidade de picking - separao e preparao de pedidos, viso separada
entre etapas de compra, recebimento, estocagem e ausncia de cultura gerencial focada em
resultados. Para os rgos pblicos comum perceber que vrias operaes logsticas
possuem um carter emprico, cujas aes rotineiras e estratgicas so realizadas sem
conhecimento tcnico e um estudo prvio no conflito de escolhas. Da a existncia de
inmeros gargalos no desempenho logstico do Setor Pblico.

3.1.2 Planejamento: Localizao das instalaes, estoques e compras
Planejamento um instrumento gerencial que viabiliza perceber a realidade e determina
diretrizes e aes futuras, levando em conta as condies internas e externas, visando
aumentar a probabilidade de alcanar resultados desejados.

O planejamento logstico, segundo Ballou (2006, p.52) desenvolve em trs nveis: o
operacional, o tcito e o estratgico. O operacional o processo decisrio de curto prazo, com
decises normalmente tomadas a todo instante, ou diariamente. O ttico tem um horizonte
temporal intermedirio, normalmente inferior a um ano. J o estratgico considerado de
longo prazo, com o horizonte superior a um ano. Neste artigo, a ateno se voltar para o
planejamento estratgico, uma vez que ele pode ser discutido utilizando-se uma abordagem
geral. O planejamento procura resolver grandes reas de problemas como a localizao das
instalaes e decises sobre estoques. O mesmo autor (2006 p.54) afirma que a localizao
geogrfica dos almoxarifados e de seus clientes deve criar o esboo do plano logstico. pela
definio do nmero, localizaes e tamanho das instalaes e pelo conhecimento da fatia de
demanda que se estabelecem os trajetos pelos quais os materiais so direcionados aos
solicitantes. O escopo adequado da localizao dos almoxarifados se dar ao abranger os
custos de toda a movimentao de produtos a partir da instalao at a entrega ao cliente.
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Assim, encontrar alocao de custo mais baixo ou a alternativa de maior lucratividade a
essncia de localizao dos almoxarifados.

Existe um grande nmero de bibliografias que abordam sobre os estoques, assunto relevante
dentro das organizaes. Uma das funes mais importantes da Administrao de Materiais
a de garantir a existncia, em estoque, de suprimentos de consumo habitual na organizao.
No h dvida que o xito ou o insucesso de um projeto depende de um fornecimento
garantido de materiais, a tempo e a hora, em funo de um estoque bem calculado, para
atendimento das necessidades constantes de uma organizao. Neste mesmo raciocnio Arajo
(1971, p.54, 122, 123, 124) relata a importncia de prever o material para o fornecimento do
mesmo com segurana, pela fixao oportuna e conscenciosa de estoques regularmente
procurados. Dias (1993 p.62) refora esta ideia apresentando formulas de calculo, para
estoques de segurana ou mnimos e estoques mximos, para as aquisies dos produtos. Os
mesmos devero estar baseados em dados estatsticos de consumo e tem de estar
absolutamente de acordo com os planos e necessidades da organizao. Ressalto que quanto
maior o estoque mnimo, maior segurana, menor risco de faltar material, porm, maior o
custo de capital estocado, maior custo de armazenamento e maior os riscos de deteriorao,
desvios ou perdas. O dimensionamento do estoque mnimo deve ser realizado
preferentemente a partir do consumo mdio por perodos.

de competncia da Administrao de Materiais a funo de controlar o estoque. Por meio das
informaes do sistema de estoque que se orienta o fluxo de compras, em ritmo adequado s
necessidades da unidade. Segundo VIANA (2000 p.248) no caso do rgo pblico as aquisies
de qualquer natureza obedecem Lei Federal n 8.666/93. A Lei estabelece uma serie de
procedimentos e limites dificultando muitas vezes o fluxo da logstica. As aquisies no rgo
pblico ocorrem por meio de licitao, que segundo o autor possui o seguinte conceito:
o procedimento administrativo pelo qual a Administrao Pblica, em qualquer de
seus nveis, prevendo comprar materiais e servios, realizar obras, alienar ou locar
bens, segundo condies estipuladas previamente, convoca interessados para
apresentao de propostas, a fim de selecionar a que se revele mais conveniente em
funo de parmetros preestabelecidos e divulgados (VIANA, 2000, p. 250).

A licitao destina-se a garantir a observncia do principio constitucional em avaliar e
selecionar a proposta mais vantajosa para a Administrao e ser processada em
conformidade com os princpios da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da
igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculao do instrumento
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convocatrio, do julgamento objetivo e dos que lhe forem correlatos. A Lei n 8.666/93 exige
a adequada caracterizao do objeto da compra e a indicao dos recursos financeiros para
seu pagamento, adotando, ainda, alm das vantagens semelhantes s do setor privado, o
princpio da padronizao e o sistema de registro de preo. Existem vrias modalidades de
contrataes na esfera publica determinadas em lei, a saber: carta convite, tomada de preos,
concorrncia, leilo, inexigibilidade e dispensa de licitao em casos previstos em lei e a mais
recente o prego eletrnico ou presencial.

Com referencia ao volume do estoque x custos, os autores, Balou (2006 p.279) e Dias (1993
p.46) demonstram que os estoques geram necessidades de espao fsico, implicam custos
operacionais, geram custos do financiamento do capital de investimento e elevam as despesas
administrativas. Por representarem custos, os estoques devem ser mantidos sob rgido
controle. Pois alm de representarem custos, tambm representam ativos tangveis.

Um controle amplamente utilizado o inventrio fsico. Sugerido por Viana (2000 p.381), o
inventrio um conjunto especfico de aes de controle para verificao dos materiais
existentes em estoque, para efeito de comparao com os estoques registrados e
contabilizados da instituio, a fim de se comprovar sua existncia e exatido. Com a sua
realizao, fica vivel efetuar as conciliaes necessrias e identificar as possveis falhas de
rotina ou de sistema, corrigindo-as. Para a realizao do inventrio utiliza-se o sistema
tradicional (peridico) ou o rotativo. A prtica mais utilizada o tradicional, este mtodo
exige a paralizao das atividades durante o transcorrer da contagem, normalmente ocorre no
encerramento dos exerccios fiscais, faz-se a contagem de todos os itens do estoque. Em
organizaes de grande porte, tal mtodo impraticvel, sendo tambm invivel a realizao
contnua das verificaes a cada entrada ou sada do estoque. Assim, resta a opo pelo
inventrio rotativo. O inventrio rotativo quando permanentemente se contam os itens em
estoque. Nesse caso faz-se se um programa de trabalho de tal forma que todos os itens sejam
contados pelo menos uma vez no decorrer do perodo fiscal. Ainda segundo Viana (2000,
p.384 e 285), o sistema rotativo de inventrio pode ser classificado em trs tipos: o inventrio
automtico, o programado e o a pedido. O inventrio automtico trata-se de conferencia de
item a item, mediante a ocorrncia de qualquer evento indicado de possvel divergncia e/ou
que tambm vise garantir a confiabilidade de estoque de materiais vitais. O inventrio
programado trata-se de solicitao para inventrio por amostragem de itens, em perodos
estabelecidos. O inventrio a pedido trata-se de input para solicitao em sistema de todos os
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itens por interesse dos rgos de administrao e de controladoria. Na oportunidade do
inventrio orienta-se verificar os itens com pequena rotatividade, no sentido de avaliar a
pertinncia da manuteno como itens de estoque. A deciso poder ser a retirada do item do
rol de materiais estocados em razo do seu pouco uso, a sua pouca importncia no processo de
oferta do servio e a sua relativa facilidade de obteno quando for necessrio. De qualquer
forma, deve ser planejado para ser eficiente. Uma forma de amenizar os transtornos do
processo de inventrio a sua assimilao de realizao na rotina diria, monitorando
pequenos grupos de materiais de cada vez.

Lambert (1998 p.35) defende o controle de estoques automatizado e declara que
indispensvel utilizao da tecnologia da informao, as organizaes devem se modernizar
passando os sistemas de controles manuais para sistemas computadorizados. Para Viana
(2000 p.406) a tecnologia da informao se apresenta como fator de grande importncia uma
vez que as organizaes devem aperfeioar o controle sob seus estoques. Segundo o autor por
meio desse recurso, a previso de demanda e mais gil e apurada. Todos esses autores crem
que os sistemas informatizados oferecem uma variedade de relatrios que so gerados sem
esforo, como por exemplos a posio atual do estoque, os valores dos inventrios, os
estoques obsoletos ou mesmo itens abaixo da quantidade mnima.

3.1.3. Almoxarifado: Layout, segurana e transporte
Almoxarifado um importante setor das organizaes sejam pblicas ou privadas, o local
devidamente apropriado armazenagem em condies adequadas de produtos at o consumo
final. Segundo Viana (2000 p.272), depositar materiais no almoxarifado o mesmo que
depositar dinheiro em banco. Sendo assim, o almoxarifado deve assegurar condies para que
o material adequado esteja no local certo, quando necessrio, por meio de armazenagem de
materiais, de acordo com normas adequadas, objetivando resguardar e preservar a qualidade e
as devidas quantidades. Mas para que o almoxarifado seja eficaz, ele necessita primeiro
atingir sua eficincia interna. De acordo com o autor, isso depende fundamentalmente da
realizao de cargas e descargas de veculos rpidas; agilidade dos fluxos de materiais quanto
de informao; melhor utilizao de sua capacidade volumtrica; acesso fcil a todos os itens;
segurana do pessoal e do armazm. Em busca dessa eficincia interna, necessrio um bom
layout do armazm, bem como verificar a efetiva utilizao dos recursos disponveis (mo-de-
obra e equipamentos).
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Atualmente concebe que no se pode obter eficincia nas operaes logsticas, sem layout
bem planejado da rea do armazm (Dias 1993 p.137). Porm no Setor Pblico, essa
concepo ainda no bem evidente, pois em muitos deles, o layout do armazm no possui
projeto de instalao para ser um armazm, e so apenas locais adaptados para tal funo.

Quanto segurana dos produtos no almoxarifado, Viana (2000, p.313) possui critrios a
serem considerados no armazenamento. Uma caracterstica importante a natureza dos
materiais quanto fragilidade, combustibilidade, volatilidade, oxidao, explosibilidade entre
outros. Dessa forma, materiais complexos necessitam de preservao, equipamentos, meio
ambiente e estruturas especiais. Outro fator a ser considerado a perecibilidade dos produtos,
que devem atender ao critrio PEPS (primeiro que entra primeiro que sai) e enfatizar
principalmente o controle do vencimento do produto. Ainda no mesmo raciocnio, o autor
chega a creditar que o principal problema da armazenagem nos almoxarifados seja a
conservao, e que por isso alguns critrios devem ser considerados, como a proteo,
embalagem, preservao e verificaes das condies ambientais. Um produto estocado sem
segurana ou movimentado/transportado estiver sem a devida proteo, mesmo antes de sua
utilizao, poder ocorrer a sua inutilizao, acarretando desperdcio e aumentado o custo da
organizao. Viana (2000 p.363) afirma:
A distribuio a atividade por meio da qual a empresa efetua as entregas de seus
produtos. A necessidade de se possuir um bom sistema de controle de custo na
distribuio fsica consequente de duas determinantes bsicas:
a) a distribuio fsica representa uma despesa, ou seja, no agrega nenhuma melhoria
ou valor no produto;
b) a distribuio fsica um custo que consome certa percentagem do valor das
vendas.

4. Procedimentos metodolgicos
Diante do objetivo proposto, apresentar um estudo para avaliar e melhorar os desempenhos
logsticos dos almoxarifados classifica-se esta pesquisa como: qualitativa e descritiva, sendo
abordado o estudo de caso. Enquadra-se na definio do estudo de caso, na qual o estudo a
descrio e a compreenso do assunto investigado, relatando a sistemtica das coisas que
ocorrem.
O estudo descritivo, pois no tem a pretenso de explicar, mas sim, de descrever os
acontecimentos; pois se estuda as relaes existentes entre os fatos sem manipul-los,
constatando e avaliando essas relaes medida que as variveis se manifestam
espontaneamente.

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O estudo tambm qualitativo visto no ter a inteno de formular caractersticas
experimentalmente determinveis. Objetiva-se a apurao das condies de recebimento,
armazenagem e distribuio.

A pesquisa classifica-se tambm como raciocnio lgico indutivo, pois parte dos registros de
fatos singulares, estudo de vrios almoxarifados, para se chegar a uma sistematizao que
atenda a todas as unidades de armazenagem.

O universo analisado foi os almoxarifados dos rgos municipais no perodo de julho de 2011
a junho de 2012; sendo que as melhores tcnicas utilizadas no estudo para a coleta de dados
foram analises de relatrios, aplicao de questionrios, entrevistas e a observao.

5. Estudo de Caso
O estudo de caso foi realizado nos almoxarifados da Prefeitura de Belo Horizonte/MG. Ser
apresentado inicialmente o Municpio, a estrutura organizacional para ento focar na gesto
dos materiais.
5.1. O Municpio
Criado e instalado em 12 de dezembro de 1897 o municpio de Belo Horizonte ocupa uma
rea de 331 km com 2,3 milhes de habitantes. Para a implantao e execuo de polticas
pblicas composto pelos seguintes rgos: 20 secretarias temticas e correlatos, 03
fundaes, 09 secretarias de administrao regional e 07 empresas e autarquias.

Para suprir as necessidades de materiais o municpio dispe de uma Estrutura Organizacional
de 01 almoxarifado terceirizado para atender a Secretaria Municipal de Educao e 80
almoxarifados prprios onde trabalham aproximadamente 240 funcionrios efetivos e 100
funcionrios terceirizados. Deste total de almoxarifados, 56 esto compreendidos na regio
central. Entende-se como regio central a rea compreendida de um raio de at 04 km da
Praa Sete de Setembro. Este nmero corresponde a 70% do total dos almoxarifados e
justificado tendo em vista que cada rgo possui sua prpria estrutura administrativa. Como a
maioria dos rgos municipais est instalada no centro e s vezes na mesma edificao ocorre
um nmero elevado de estruturas semelhantes muito prximas umas das outras, s vezes, no
prprio endereo em andares diferentes. Os almoxarifados no possuem objetivos ou misso
formal, procuram atender de forma informal e voluntria demanda diria.
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Em entrevista e consulta documental, verificou-se que para todos os rgos da prefeitura os
materiais de uso comum so licitados pela Secretaria Municipal de Administrao, via
Registro de Preo. Atualmente o municpio possui 18 atas vigentes de preos registros, para
fornecimento de: suprimentos de informtica, material eltrico, material de higiene e limpeza,
gneros alimentcios, material de escritrio, divisrias, gua mineral, gs, formulrios
padronizados, servios de reprografia e telefonia e microcomputadores. Os rgos,
trimestralmente e conforme disponibilidade financeira e cronograma/quantidades pr-
estabelecidas so autorizados a providenciarem empenho dos materiais constantes nas atas
dos Registros de Preos. Todo material entregue pelos fornecedores diretamente nos
almoxarifados dos rgos solicitantes, possuindo os mesmos poderes para conferncia,
lanamento no sistema, estocagem e atendimento das solicitaes. Essa conferncia feita
observando, os seguintes elementos: especificao do material; quantidade; preo unitrio e
total, conforme Nota de Empenho. Caso seja detectado algum problema nessa conferncia o
almoxarifado solicita a regularizao, junto ao fornecedor, que aps a regularizao o
funcionrio da unidade atesta a devida nota fiscal e, na sequncia, so registrados os produtos
no sistema informatizado; atividades descritas por Viana (2000, p. 276). importante
ressaltar que o quantitativo adquirido est condicionado primeiramente disponibilidade
financeira e no na real necessidade. Assim, foi apurado em alguns casos, compras sem
planejamento. O objetivo garantir estoque para quando houver a necessidade.

Verificando o fluxo foi constatada a utilizao de cadastro nico de fornecedores (SUCAF-
Sistema nico de Cadastro de Fornecedores), de um sistema de cadastro de materiais
(SICAM - Sistema de Cadastro de Materiais) e um sistema informatizado de controle de
estoque (SIEST - Sistema Integrado de Estoque), conforme recomendao do autor VIANA
(2000). Todos os sistemas so gerenciados pela Secretaria Municipal de Administrao. Os
materiais no pertencentes aos Registros de Preo so licitados pelos prprios rgos ou pela
Secretaria Administrativa e recebidos nos prprios almoxarifados.

Merece destaque tambm no que diz respeito aos itens que no possuem tramitao pelos
almoxarifados. Pela sua natureza e visando agilidade e reduo de custos, so entregues
diretamente aos usurios, nos seguintes casos:
a) Papel A4 adquirido via registro de preo e entregue diretamente as 180 escolas
Municipais e as 64 UMEIs Unidade Municipal de Educao Infantil;
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b) Produtos perecveis (alimentcios) adquiridos via registro de preo pela Secretaria de
abastecimento, com entrega diretamente nos restaurantes populares, escolas
municipais e creches conveniadas;
c) Alguns Medicamentos - entregue nos 147 postos de sade;
d) Materiais utilizados na construo civil, adquiridos pela secretaria responsvel e
entregues no local da obra;
e) Material didtico, escolar, higiene, limpeza e manuteno utilizados nas escolas
municipais. Os mesmos so adquiridos via caixas escolares de cada escola e entregues
e estocados nas prprias unidades escolares;
f) Suprimentos e equipamentos de informtica adquiridos pela PRODABEL - empresa
responsvel pela Tecnologia e Informao do municpio, a mesma possui sistema
prprio de compras e estocagem;
g) A materialidade utilizada pela URBEL empresa responsvel pela implementao da
Poltica de Habitao Popular, a mesma alega usar material especfico e possui
software prprio para o controle de estoques.
Saliento que quando tratarmos de valores estes produtos no sero considerados.

Em visitao fsica in loco nos almoxarifados, realizada por amostragem, num percentual
de 30%, verificou-se:
a) Ausncia de local apropriado para o recebimento, estocagem e despacho dos materiais.
Os almoxarifados esto instalados em locais imprprios, no possuindo estruturas e
layout satisfatrios. Grande parte esta localizada no centro da cidade, possuindo
restries quanto ao horrio de carga e descarga de mercadorias bem como limitao
dos transportes a serem utilizados. A ausncia de plataformas e a utilizao de
elevadores para a descarga de mercadorias produz insatisfao perante fornecedores e
funcionrios envolvidos. No h uma rea exclusiva para recebimento, separao e
expedio de mercadorias. Tambm no h demarcao de corredores e locais para
estocagem, h corredores obstrudos e muito estreitos, acontecendo o cruzamento de
fluxo de materiais no havendo um sistema de endereamento de materiais. No h
praticamente estruturas para a ocupao volumtrica do espao. A situao encontrada
diverge das condies necessrias de armazenagem descritas por Viana (2000 captulo
14 p.308). A exceo o almoxarifado terceirizado da Educao que ganhou premio
de qualidade no 1 semestre do corrente ano;
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b) O princpio da segregao de funes est sendo violado, pois os mesmos servidores
que recebem os materiais, so os mesmos que do entrada e baixa no sistema de
estoque e tambm os que realizam o inventrio. Para um melhor controle do sistema e
dos bens pblicos, faz-se necessria a separao das funes, at mesmo, para evitar a
perpetuao de erros, j que um ato praticado por um servidor, consequentemente, ser
revisado por outro, em uma fase posterior. Tal princpio derivado do principio da
moralidade, contido no art. 37, caput, da Constituio Federal/88;
c) Analisando o estoque, conforme tabela abaixo se observa o valor da mdia de produtos
requisitados no ltimo ano pelos diversos setores, valor este de R$ 10.466.506,52
enquanto o valor mdio de produtos estocados de R$ 37.006.393,43, representado
um estoque de aproximadamente 353,56%, porcentagem muito superior ao que
necessrio para a manuteno das atividades deste Poder. No h um enfoque na
questo dos custos, existe apenas a preocupao por parte dos funcionrios da
viabilidade de se ter determinado produto em estoque em relao demanda;

Movimentao do Estoque dos almoxarifados no Municpio
Ms/Ano

Estoques no fim
do perodo (R$)
Sadas de materiais de
consumo (R$)
Sadas de materiais
permanentes (R$)
Total de sadas
no perodo (R$)
Jul/11
34.284.783,65 7.275.162,16 1.089.125,18 8.364.287,35
Ago/11 37.999.768,22 8.522.051,87 1.084.678,71 9.606.730,58
Set/11 36.178.190,21 7.310.323,35 863.206,14 8.173.529,49
Out/11 38.848.267,44 6.410.060,46 891.292,84 7.301.353,30
Nov/11 41.752.412,70 7.629.738,59 629.131,59 8.258.870,18
Dez/11 43.331.857,60 10.219.551,50 1.026.066,00 11.245.617,50
Jan/12 38.597.413,93 18.093.700,72 1.267.535,63 19.361.236,35
Fev/12 36.844.010,38 8.981.903,84 604.956,47 9.586.860,31
Mar/12 33.886.257,51 6.709.611,05 1.664.082,36 8.373.693,41
Abr/12 35.002.389,97 7.221.365,54 2.863.076,61 10.084.442,14
Mai/12 34.826.519,05 12.241.325,07 982.315,99 13.223.641,05
Jun/12 32.524.850,53 11.426.652,53 591.152,06 12.017.804,60
Total geral 444.076.721,19 112.041.446,68 13.556.619,58 125.598.066,26
Mdia 37.006.393,43 9.336.787,22 1.129.718,30 10.466.506,52
Fonte: Gerncia de Movimentao de Materiais GEMOMA

d) Os inventrios so realizados anualmente pelos prprios setores. No final de cada
exerccio publicada uma portaria especfica destinada aos procedimentos a serem
executados pela rea de estocagem. Somente a Secretaria de Sade utiliza o sistema
rotativo de inventrio, relatado por Viana (2000, p.382);
e) Outro ponto que merece destaque diz respeito compatibilidade de marca e qualidade
de um produto licitado e o efetivamente recebido pelo almoxarifado. Foi detectado no
recebimento da mercadoria divergncias na especificao e na qualidade do material
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entre os almoxarifados. Detentores das Atas de Registro de Preo no fornecem o
mesmo produto em todos os almoxarifados;
f) Existncia de um sistema informatizado nico e controlado pela Secretaria de
Administrao. O sistema permite, conforme sugere ARAJO (1971 p.149), que as
transaes de materiais sejam processadas por meio de requisies, na qual cada
usurio devidamente cadastrado e autorizado emite uma solicitao ao setor de
almoxarifado, permitindo-o assim a retirada do material desejado. Porm por serem
tratados como unidades autnomas e distintas, no raro de verificar ausncia de um
determinado item em algum rgo e excesso do mesmo item em outro rgo. O
mesmo fornece relatrios gerencias e relatrios que auxiliam as tarefas dirias;
g) Ausncia de gesto na distribuio/localizao geogrfica dos almoxarifados bem
como o desconhecimento do custo da utilizao do metro quadrado das instalaes.
Apresento, abaixo, levantamento realizado da referida distribuio geogrfica,
agrupadas por regionais pr-estabelecidas pelo municpio bem como o valor estimado
do aluguel pela utilizao dos imveis;

















Fontes: SIEST Sistema Integrado de Estoques e Mercado de Imveis BH

h) Por estarem instalados dentro das prprias secretarias a necessidade de utilizao de
veculos para transporte de mercadorias pequena. Quando se faz necessrio o
atendimento de transporte e realizado pela Secretaria Administrativa. Somente as
Secretarias de Educao, Sade e Abastecimento utilizam o transporte terceirizado
para entrega de materiais;
i) Os almoxarifados possuem poucos equipamentos de movimentao de mercadorias e
equipamentos de seguranas, tambm no possuem seguros de qualquer natureza;

rea Total Utilizada
Descrio
Regionalizada
Quantidade de
almoxarifados
Total
m
Valor Mensal
m
Valor Mensal
Total
Regional CS

56

6.000 17,55 105.300,00
Regional B

3

400 23,32 9.328,00
Regional NO

2

6.200 13,33 82.646,00
Regional NE

4

4.900 13,03 63.847,00
Regional N

5

500 10,92 5.460,00
Regional O

2

200 13,75 2.750,00
Regional L

2

200 14,17 2.834,00
Regional P

2

200 14,88 2.976,00
Regional VN

4

500 10,16 5.080,00
Total Geral 280.221,00
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j) Os funcionrios dos almoxarifados no recebem capacitao na rea em que atuam,
todos os seus conhecimentos so de carter eminentemente tcito.

6. Consideraes finais
Como j foi mencionado, inegvel a relevncia de um eficiente desempenho logstico para o
xito de qualquer organizao, j que ele uma ferramenta para uma boa prestao de
servios, e como consequncia, a reduo de custos. Entretanto, a Prefeitura de Belo
Horizonte ainda no percebeu tal importncia. O rgo v a atividade como um fator
secundrio dentro dos seus projetos. Diante desse fato, a necessidade de modernizao da
logstica torna imperativa a implantao de um sistema de gesto gerencial nos almoxarifados
do municpio. Os resultados demonstraram que a carncia do setor na questo de gesto de
custos e na mudana de valores e cultura da organizao. Verifica-se que os almoxarifados
apresentam algumas vezes procedimentos discordantes das doutrinas.

Com base nos materiais estocados, apurou-se que os almoxarifados fornecem principalmente
suporte s reas meio, atividades administrativas, que no caso basicamente suprir material
de informtica, de escritrio e computadores. No h preocupao do rgo quanto aos custos
dos estoques, a principal preocupao fornecer aos solicitantes algum material quando estes
o requisitam. Poderia haver preocupao com outros custos, como o de oportunidade, rea
utilizada para armazenagem e pessoal envolvido. As localizaes dos almoxarifados atendem
as necessidades das secretarias, porm foi apurado um nmero de unidades superior ao
necessrio. Quanto aos espaos fsicos os mesmos, no atentem satisfatoriamente. A proposta
de melhoria composta pelo rearranjo fsico dos almoxarifados. Os mesmos devem ser
regionalizados, possuindo layout planejado e consequentemente com reduo de custos.

A falta de manual das atividades realizadas no e recomendada, mesmo que o servio ocorra
de forma desejada. Sugere-se a formalizao do mesmo, bem como o estabelecimento de
planejamentos estratgicos, incluindo misso, viso, valores e objetivos a serem alcanados.

Quanto ao desempenho das atividades dirias, verifica-se falta de treinamento dos
funcionrios no recebimento dos produtos, ocasionando divergncias na marca e qualidade
dos produtos no estoque. Sugere-se que seja averiguada a qualidade dos mesmos e no apenas
os dados bsicos como validade e quantidade, sendo necessrios treinamentos adequados.
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Deve haver um controle mais rgido no momento do recebimento dos materiais. O setor de
compras dever fornecer amostras de produtos adquiridos para averiguao.

Referente ao planejamento de compras visvel inexistncia do mesmo, prevalecendo
disponibilidade oramentria e a experincia dos funcionrios. O sistema informatizado
fornece condies para o desempenho operacional das atividades, mas subutilizado.

Acredita-se que o processo de modernizao dos rgos pblicos ao mbito logstico
representa um movimento progressivo e logo que despertar a ateno dos administradores
pblicos, a atividade passar a ganhar relevncia nos programas do governo. inevitvel que
as organizaes pblicas necessitem das mesmas prticas de logstica aplicadas atualmente s
empresas privadas, pois somente assim ser possvel otimizar sistemas, reduzir custos e
aumentar a eficincia e eficcia em operaes logsticas da mquina pblica.

7. Referncias
ARAJO, Jorge Sequeira de. Administrao de Materiais. So Paulo: Atlas, 1971.

BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos/logstica empresarial.
Porto Alegre, Bookman, 2006.

BRESSER-PEREIRA, Luiz Carlos. O modelo estrutural de Gerncia Pblica. Revista de
Administrao Pblica-RAP, Rio de Janeiro, Fundao Getlio Vargas, vol.42 n. 2,
Maro/Abril 2008. Disponvel em <http://www.scielo.br/scielo.php?pid=S0034-
76122008000200009&script=sci_arttext>. Acesso em: 10 outubro 2012.

DIAS, Marco Aurlio P. Administrao de Materiais: uma abordagem logstica. So
Paulo: Atlas, 1993.

LAMBERT, Douglas M., STOCK, James R., VANTINE J. G. Administrao Estratgica da
logstica. So Paulo: Vantine Consultoria, 1998.

ORTOLANI, Luiz Fernando Ballin. Logstica: Gesto de estoques e sistemas de
informao, instrumentos imprescindveis para a eficincia. Florianpolis, 2001.
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Disponvel em
<http://www.batebyte.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo.php?conteudo=1572>. Acesso
em 12 de outubro de 2012.

VI CONVIBRA Congresso Virtual Brasileiro de Administrao Gesto de Materiais
Aplicada a um Centro de Distribuio de uma Rede Pblica de Sade
<http://www.convibra.com.br/2009/artigos/211_0.pdf>. Acesso em: 10 outubro 2012.

VIANA, J. J. Administrao de materiais: um enfoque prtico. So Paulo: Atlas, 2000.