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Estrutura e Comunicao Organizacional

Curso EFA Tcnico Administrativo













Objectivos Gerais



Pretende-se que no final do mdulo os formandos sejam capazes de:

Classificar a organizao.
Interpretar a estrutura organizacional.
Reconhecer os princpios da comunicao organizacional.
Identificar e caracterizar as fun!es internas " organizao.
#efinir conceitos de qualidade.




Contedos


Organizao


$ Conceito e tipos


Empresa


$ Conceito
$ %&jecti'os e papel na sociedade
$ (lementos constituti'os
$ )o!es de qualidade
* +esto da qualidade
* Certificao
* Princpios da qualidade
* ,istema de gesto da qualidade segundo a )orma )P () I,% -../: 0...1
* ,egurana2 3igiene e ,a4de
* %rganizao do posto de tra&alho
* +esto do espao e do tempo

Classificar a organizao


$ #imenso
$ Propriedade
$ Ramo de acti'idade








Estrutura organizacional


$ Conceito e tipos
$ Representao gr5fica e an5lise



Comunicao organizacional

$ Conceito2 tipos e inter'enientes
$ 6 comunicao eficaz: regras e efeitos

Funes


$ Produo
$ Comercial
$ Pessoal
$ 7inanceira
$ Planeamento (strat8gico







Organizao




Conjunto de duas ou mais pessoas tra&alhando juntas e de modo estruturado para alcanar um
o&jecti'o especfico ou um conjunto de o&jecti'os.





Tipos de Organizaes




Organizaes Empresariais

9:m como o&jecti'o a ma;imizao do lucro para os seus propriet5rios conseguida atra'8s da
produo e<ou distri&uio de &ens materiais e ser'ios afim de satisfazer necessidades dos seus
consumidores.

(;: empresas de com8rcio2 ind4strias e outras


Organizaes no Empresariais

9:m como o&jecti'o a satisfao de necessidades ou a defesa de interesses de um conjunto
particular de pessoas ou da sociedade em geral.



/ - %rganiza!es de religiosos = que satisfazem as necessidades de culto dos seus mem&ros .
(;: igrejas2 sinagogas

0 - %rganiza!es de proteco = que protegem as pessoas contra o risco da 'ida em sociedade.
(;: polcia2 foras militares e militarizadas2 &om&eiros

> - %rganiza!es go'ernamentais = que prestam ser'ios p4&licos di'ersos ?so custeadas pelo
go'erno para atendimento dos mem&ros da comunidade@.
(;: escolas2 hospitais2 museu2 &i&lioteca


A - %rganiza!es sociais <,er'ios= 7ornecem ser'ios sem fins lucrati'os e satisfazem as
necessidades sociais e;perimentadas pelas pessoas quanto " con'i':ncia2 cultura2 recreio e apoio m4tuo
(;: clu&es2 associa!es de socorros m4tuosB sindicatosB Institui!es particulares de solidariedade
social2 museus2 &i&liotecasB organiza!es de caridadeB 6CIB Danco alimentar contra a fomeB jardins
zoolgicos2 %)+







Empresa


Conjunto organizado de meios com 'ista a e;ercer uma acti'idade particular2 p4&lica ou de
economia mista2 que produz e oferece &ens e<ou ser'ios com o o&jecti'o de satisfazer necessidades
humanas e orientada para o lucro.




Objectivos principais das Empresas

$ ,o&re'i':ncia
$ Crescimento ,ustentado - 8 uma forma de crescimento constante e duradouro em que 8
assugurado a manuteno do fator que faz com que haja sempre crescimento.
$ Eucro
$ Produti'idade
$ Fualidade nos Produtos <
,er'ios que desen'ol'em
$ Reduo de Custos
$ Participao no Cercado
$ )o'os Cercados ?Conquistar@
$ )o'os Clientes
$ Competiti'idade
$ Imagem no Cercado




!apel "as Empresas na #ociedade


6s empresas so mem&ros respons5'eis e influenciadores da sociedade
pelo que se tornam respons5'eis por ajudar a criar condi!es para o &em-estar dessa mesma
sociedade.







,e 8 certo que qualquer in'estimento tem como o&jecti'o prim5rio a o&teno de lucro2 tam&8m 8 certo
que face ao desgaste do planeta e aos a&usos la&orais que chegam ao nosso conhecimento diariamente2
torna-se cada 'ez mais premente a necessidade de encontrar 'alores que orientem os negcios no sentido
da sustenta&ilidade e do respeito pela dignidade humana. G necess5rio assumir a responsa&ilidade das
nossas ac!es2 transformando as nossas o&riga!es legais e morais em mais 'alias para os negcios e para
a sociedade.



G neste conte;to que surge a Responsa&ilidade ,ocial das (mpresas - R,( = a qual reflecte pu&licamente
o compromisso2 por parte das empresas em desen'ol'er e implementar estrat8gias de responsa&ilidade
social a&rangente2 en'iando uma forte mensagem a todas as partes interessadas na sua acti'idade:
tra&alhadores2 accionistas2 consumidores2 fornecedores2 sociedade e administrao p4&lica.

#e acordo com o li'ro 'erde da Comisso (uropeia so&re a Responsa&ilidade ,ocial das empresas: HG
cada 'ez maior o n4mero de empresas europeias que promo'em estrat8gias de responsa&ilidade social
como reaco a di'ersas press!es de natureza social2 am&iental e econmica. Pretendem2 assim2 dar um
sinal "s di'ersas partes interessadas com as quais interagem: tra&alhadores2 accionistas2 consumidores2
poderes polticos e %)+. 6o procederem desta forma2 as empresas esto a in'estir no seu futuro e
esperam que este compromisso 'olunt5rio contri&ua para um aumento da sua rendi&ilidade.I.
,endo este um compromisso 'olunt5rio2 pois os n'eis de e;ig:ncia so muito superiores aos dos
requisitos legais2 ca&e " empresa a responsa&ilidade de tomar a iniciati'a de a'anar com este tipo de
e;ig:ncias de uma forma integrada2 coordenada e am&iciosa.

(st5 nas mos de cada um contri&uir eficazmente na construo de uma sociedade mais justa para todos.









"imenses da $#E

%&TE$&' (Endomar)eting*
(st5 'oltada para o corpo funcional da empresa2 para o &em-estar dos tra&alhadores.

E+TE$&' (,ar)eting #ocial*
Cooperao com a comunidade
Ceio am&iente





$esponsabilidade #ocial Empresarial ($#E* - uma forma de alcanar o sucesso comercial
sem perder de vista os valores -ticos e o respeito pelo #er .umano/ pela comunidade e pelo
ambiente0



O# T$1# !2s O3 T$%!4E 5OTTO, 4%&E 6 (trip- de sustentabilidade* 7 uma gesto
norteada por o&jecti'os relacionados no s com os pro'eitos2 tal como era antigamente2 mas tam&8m
com uma preocupao com o planeta e com as pessoas.

!EO!4E 7 5rea social ?6 dimenso social2 para as empresas2 diz respeito ao seu impacto
no sistema social onde operam. cola&oradores2 fornecedores2 consumidores<clientes comunidade2 go'erno
e sociedade em geral - a n'el local2 nacional e glo&al.@
!4'&ET 7 5rea am&iental ?Para as empresas2 a dimenso am&iental est5 relacionada com
os seus impactos so&re os sistemas naturais 'i'os e no 'i'os2 incluindo ecossistemas2 solos2 ar e 5gua.@
!$OF%T 7 5rea econmica ?6 dimenso econmica da sustenta&ilidade diz respeito ao
impacto das empresas so&re as condi!es econmicas das suas partes interessadas e so&re o sistema
econmico a todos os n'eis@





Poderemos dizer ento que as empresas t:m responsa&ilidade social em diferentes 5reas: 6o n'el
dos Consumidores2 dos Clientes2 do 6m&iente e da ,ociedade em +eral.












'o n8vel dos Consumidores9clientes



/. #e'em zelar pela segurana dos produtos e ser'ios comercializados

0. Proporcionar preos competiti'os e justos

>. Fualidade nos produtos

A. Produtos personalizados que 'o ao encontro das e;pectati'as do cliente2 etc.

J. 9er uma &oa assist:ncia ao cliente no ser'io ps-'enda.



% en'ol'imento cria uma imagem positi'a que atrai os clientes2 empregados e in'estidores
6 ,ociedade est5 cada 'ez mais atenta ao comportamento 8tico das empresas









Colaboradores

/. Igualdade de oportunidades

0. 3igiene e segurana no tra&alho

>. 6poio " formao

A. Respeito pelos direitos dos tra&alhadores

J. Incenti'o " participao dos tra&alhadores nos sindicatos

K . 6ssist:ncia m8dica2 social e familiar

L. Pagamento de remunera!es justas2 etc.



6 :ualificao dos recursos humanos 8 um dos maiores garantes de sucesso do negcio. G
igualmente importante manter os tra&alhadores moti'ados2 com a formao o mais actualizada e orientada
poss'el para as necessidades.














'mbiente



/. Com&ater a poluio ?reduo na e;plorao de recursos2 nas emiss!es poluentes ou na
produo de resduos contri&ui para atenuar o impacto am&iental@
0. Incenti'ar o uso de materiais recicl5'eis ?li;os2 papel2 tinteiros2 componentes etc.@
>. 9ratamento dos produtos perigosos para a sociedade
A. 6dopo de sistemas de poupana de energia
J. Mso de energias amigas do am&iente








#ociedade em geral


/. Promo'er a justia social
0. 6primoramento cultural
>. Com&ater o desemprego
A. ,er'ios sociais em geral
J. 6poios " sa4de2 " educao e comunit5rios

6s organiza!es Hrespons5'eisI tra&alham para o &em-estar da sua gerao e das gera!es futuras.

Fuando cumprem a sua responsa&ilidade social2 as entidades esto a zelar e a respeitar os interesses de
todos.




;' $#E constitui um meio de defender a solidariedade/ a coeso e a
igualdade de oportunidades no conte<to de uma concorr=ncia mundial
cada vez maior0 ;
7onte: Comit8 (conmico e ,ocial (uropeu ?M(@








Empresas com preocupaes ao n8vel social/ so empresas :ue tendem a ter maior lucro a longo
prazo e uma maior competitividade0


Gan>os !otenciais da $#E


? %pinio P4&lica ?melhor imagem@

? Posio no Cercado ?melhores resultados@

? Coti'ao 9ra&alhadores<as ?a&sentismoB rotao@

? Conformidade Eegal ?diminuio<controlo de riscos legais)

? ,ustenta&ilidade ?retorno<in'estimento<crescimento@



Responsabilidade Social Empresarial no um novo conceito, mas sim uma forma de estar no mercado,
uma forma de agir. De dia para dia, as empresas preocupa-me cada vez mais com a sociedade, com as
suas fragilidades, e os seus interesses j no esto apenas centrados em promover um servio ou
produto, mas cada vez mais criar laos de confiana com o seu p!blico.




A este tipo de relacionamento chama-se Responsabilidade Social Empresarial (RSE), um termo que tem ganho
fora em Portugal, e que reflecte a atitude das empresas, que j comeam a agir perante os problemas e
fragilidades da sociedade, e comeam a incluir nas suas estrat!gias maneiras de enfrentar esses mesmos
problemas"


A responsabilidade social ! uma forma de inter#ir no meio ambiente, na pobre$a, na #iol%ncia, entre outros
problemas que enfrenta actualmente a sociedade portuguesa" Este ! um tema de e&trema import'ncia para as
empresas que operam em franchising, ou que pretendem iniciar um neg(cio segundo este sistema" A mensagem
que uma empresa transmite ao seu p)blico, de sucesso, de responsabilidade, de confiana, n*o passa apenas
com meras campanhas publicitrias, com rostos conhecidos, mas sim com a ajuda dos pr(prios actos da empresa"


As empresas que iniciam a sua e&pans*o segundo o modelo de franchising de#em incluir no perfil do seu
franchisado n*o s( a inten*o de con#erter as suas ac+es em #alores lucrati#os, mas tamb!m a capacidade que
este de#e ter para continuar o trabalho de SER que a empresa encetou"


" #ue se entende por Responsabilidade Social Empresarial$







,, antes de mais, a capacidade de resposta que uma empresa tem para melhorar as rela+es com diferentes
grupos ou organi$a+es, segundo um sistema de gest*o onde s*o consideradas as e&pectati#as desses grupos
de interesse, o impacto econ(mico, social e ambiental causado pela acti#idade empresarial"


RSE ! um fio condutor, segundo o qual de#e seguir um projecto corporati#o, e ao qual de#e ser dada a m&ima
import'ncia" -*o de#e ser um trabalho, ou um esforo pontual, inconstante, mas sim cont.nuo, na medida em que
as necessidades da sociedade tamb!m o s*o, merecendo assim uma participa*o acti#a das empresas"


Ainda que muitas empresas j funcionem conforme este conceito, h ainda muitas outras que n*o sabem como
concreti$-lo" E&istem di#ersas formas de contribuir para o desen#ol#imento social e econ(mico" -este quadro,
podem ser enumeradas algumas estrat!gias a ter em conta"


/omo primeira, podia definir-se RSE como uma pol.tica empresarial, e ter em conta que o p)blico n*o se encontra
apenas da porta para fora do centro de produ*o, ou da sede administrati#a" E&iste igualmente um p)blico interno"
, importante n*o descurar este )ltimo, pois um trabalhador feli$ ! um trabalhador mais produti#o" A empresa de#e
interessar-se n*o s( por cumprir os seus objecti#os organi$acionais, mas fa$er uma liga*o entre estes e os
objecti#os pessoais dos seus colaboradores"


0utras estrat!gias passam por e&emplo pela participa*o acti#a dos trabalhadores de uma empresa em ac+es de
caridade, pela doa*o de #alores ou dinheiro a institui+es que acolhem pessoas carenciadas, pelo financiamento
de projectos educati#os, de infra-estrutura, recolha e redistribui*o de recursos 1s popula+es mais carenciadas
em alturas mais dif.ceis, como o in#erno, ou em alturas em que estas precisam de um conforto, como o -atal, Ano
-o#o, ou Pscoa"


%m caso e&emplar de RSE em 'ortugal


A rede 2otaminuto, um conceito nacional que opera nos ser#ios de
conserto de calado e malas, c(pia de cha#es e comandos,
impress*o de carimbos e cart+es, ! um e&emplo de RSE reconhecido
pelo mundo de franchising portugu%s, e foi em 3445 distinguida com o
pr!mio de 6Responsabilidade Social7 nos Pr!mios de 8ranchising
3445, pelo trabalho que desen#ol#eu na campanha 60ferea um
sapato, receba um sorriso7"


Esta campanha consistiu na iniciati#a da empresa em recolher o
maior n)mero de calado, em bom estado, junto da popula*o, para
ser posteriormente redistribu.do pelas pessoas mais carenciadas por todo o pa.s"









0s pontos de Recolha 2otaminuto conseguiram um total de 9544 pares de sapatos, e depois de uma triagem dos
mesmos, entregaram :3;< pares, em bom estado, a di#ersas institui+es, como a Associa*o =ntegrar ou o grupo
Esp.rita 2atu.ra, que fi$eram posteriormente a redistribui*o"


>m e&emplo de como se pode ter um papel cada #e$ mais inter#enti#o na sociedade, de forma cont.nua, como o
confirma esta empresa, que pretende reali$ar a campanha todos os anos, estando pre#ista a pr(&ima entre ;? de
@aneiro e ;? de 8e#ereiro de 344<"





Elementos de uma Empresa


@0 .umanos = ,o as pessoas que integram a empresa que se distri&uem em hierarquia.
)'el Institucional = #ireco ?Propriet5rios2 6dministradores@B
)'el Interm8dio = +er:ncia e 6ssessores ?+erentes2 su&-gerentes2 chefes@B
)'el %peracional = oper5rios e t8cnicos.
G o elemento mais importante para que a empresa alcance os seus o&jecti'os

A0 ,ateriais e F8sicos - so as m5quinas que se destinam a produzir &ens: ferramentas2 'eculos2
computadores2 m5quinas2 mat8rias -primas etc. (difcios2 terrenos2 instala!es.

B0 T-cnicos - as ha&ilidades para desen'ol'er o o&jecto social da empresa2 ou seja2 sa&er lidar com o que
se prop!e a fazer.

C0 Financeiros = de fundamental importNncia2 8 o capital empregado na produo dos &ens2 na acti'idade
comercial e<ou ser'ios ?(mpr8stimos2 cr8ditos2 financiamentos2 in'estimentos etc@.

D0 "e ,ercado = Pesquisa e an5lise do mercado de clientes2 consumidores2 utilizadores?marOeting da
empresa@.

E 0 "e 'dministrao = !laneamento ?linha de conduta a seguir2 etapas a 'encer e meios a empregar@2
organizao ?foca a importNncia da construo de uma estrutura das acti'idades a realizar2 como realizar
e quem realizar@2 "ireco ?forma como se imitem as instru!es2 os processos de tomada de deciso e o
modo de en'ol'imento e mo&ilizao do factor humano@2 Coordenao ?unir todos os esforos no
sentido do fim a alcanar@ Controle do tra&alho ?instrumento para a'aliar e ajustar os resultados o&tidos 2
tendo em conta o planeamento traado@.













Classificao da Organizao




6nalisada a e'oluo da empresa ao longo dos tempos e as 'ari5'eis que condicionam ou podem
condicionar a sua acti'idade2 8 preciso enquadra-la com diferentes crit8rios.
#e entre os poss'eis crit8rios classificati'os foram escolhidos:










"imenso










!ropriedade








!rivadas


Pertencem a particulares que gerem um patrimnio com o o&jecti'o de repartirem entre si os
lucros que resultarem dessa gesto.
(;emplo: ,onaeB Para PortugalB #eltaB DPIB ,ecuritasB etcQ






!blicas


,o propriedade do (stado ou outros entes p4&licos sendo dirigidas por interm8dio de gestores
por eles nomeados
(;emplo: 6na 6eroportosB ReferB CPB C+#B R9PB (melB etcQ












Economia ,ista


,o empresas cuja propriedade pertence ao estado e a particulares2 sendo a gesto repartida
por estas entidades.
(;emplo: +alp2 (dp2 PtB 3ospitais p4&lico-pri'ados.









Cooperativas


Pertencem a pessoas que se juntaram com o o&jecti'o de produzir2 distri&uir ou consumir &ens
e ser'ios2 no com o o&jecti'o de o&terem ganhos monet5rios mas de prestarem o m5;imo de ser'ios
aos seus associados.
(;emplo: RnicolasB cooperati'as de ha&itao etcQ







#ector de 'ctividade



#ector primFrio inclui todas as acti'idades que
permitem e;trair produtos da natureza. ,o
empresas que se dedicam " agricultura2
sil'icultura2 pescas2 pecu5ria e acti'idades
e;tracti'as.



































#ector terciFrio incluem-se todas as acti'idades
no includas no sector prim5rio e secund5rio.
9rata-se de acti'idades prestadoras de ser'ios
tais como2 com8rcio2 transportes e
comunica!es2 &ancos etc






#ector secundFrio as empresas dedicadas 5s
acti'idades transformadoras ?Ind4stria@2ou seja2
as ind4strias que a partir das mat8rias-primas
criam no'os produtos2 " electricidade2 g5s e
5gua e " construo ci'il e o&ras p4&licas.










Porque classificar as %rganiza!es em sectores de acti'idadeS

P(RCI9( 9(R MC6 P(R,P(C9IR6 #6 (C%)%CI6 6 C6#6 C%C()9%2 6)6EI,6R 6
,M6 (R%EMTU% ( (7(C9M6R C%CP6R6TV(, C%C %M9R%, P6W,(,. #X R(,P%,96 6
FM(,9V(, C%C%:

Fuais as acti'idade mais dinNmicasS
Fuais as acti'idades mais produti'asS
Fuais as acti'idades com mais tra&alhadores@S
(m que sector diminui a populao acti'aS




$amo de 'ctividade

9odas as empresas pertencentes ao mesmo ramo t:m caractersticas comuns ?so homog8neas
entre si@2 produzindo &ens e<ou ser'ios semelhantes2 por processos de produo similares
?em&ora possam e;istir diferenas tecnolgicas su&stanciais@.







% $amo de actividade de uma determinada empresa 8 a 5rea do mercado em que ela se insere ou
actua. Para se esta&elecer de qual ramo as empresas fazem parte2 de'e-se antes analis5-las em
macro-escala e2 a partir de uma 'iso a&rangente.


$amo de 'ctividade

' 7 'gricultura/ produo animal/ caa/ floresta e pesca
5 7 7 %ndstrias E<tractivas
C 7 %ndstrias Transformadoras
" 6 Electricidade/ gFs/ vapor/ Fgua :uente e fria e ar frio
E 7 Captao/ tratamento e distribuio de FguaG saneamento gesto de res8duos e
despoluio
F 7 Construo
G 7 Com-rcio por grosso e a retal>oG reparao de ve8culos automHveis e motociclos
. 7 Transportes e armazenagem
% 7 'lojamento/ restaurao e similares
I 7 'ctividades de informao e de comunicao
J 7 'ctividades financeiras e de seguros
4 7 'ctividades %mobiliFrias
, 7 'ctividades de consultoria/ cient8ficas/ t-cnicas e similares
& 7 'ctividades administrativas e dos servios de apoio
O 7 'dministrao !blica e "efesaG #egurana #ocial ObrigatHria
! 7 Educao
K 7 'ctividades de sade >umana e apoio social
$ 7 'ctividades art8sticas/ de espectFculos/ desportivas e recreativas
# 7 Outras 'ctividades de servios
T 7 'ctividades das fam8lias empregadoras de pessoal dom-stico e actividades de produo
das fam8lias para uso prHprio
3 7 'ctividades dos organismos internacionais e outras instituies e<traterritoriais







Estrutura Organizacional

(struturas:
G o esqueleto da %rganizao
Conjunto dos elementos constituintes da empresa e das rela!es formais2 quer
horizontais2 quer 'erticais2 que entre esses elementos se esta&elecem.
(;iste para assegurar a coordenao das acti'idades

6 estrutura organizacional pode ser definida como a forma como a autoridade 8 atri&uda
atra'8s das rela!es de hierarquia2 a forma como as acti'idades so especificadas e distri&udas e ainda a
forma como so esta&elecidos os sistemas de comunicao no interior das organiza!es.

6 estrutura organizacional pode ser di'idida em macroestrutura - est5 relacionada com a
totalidade das di'is!es da organizao2 e microestrutura - est5 relacionada com a organizao das
acti'idades e das rela!es hier5rquicas dentro de um determinado departamento da organizao.

Para esta&elecer a estrutura organizacional 8 necess5rio que sejam definidos um conjunto de
aspectos2 nomeadamente a #epartamentalizao que 8 o processo de di'iso da organizao em 5reas
com caractersticas comuns.


Tipos de departamentalizao


Por 7un!es : 6grupam as acti'idades da organizao de acordo com as grandes fun!es
desempenhadas.

Por Produtos ou ,er'ios: Mma departamentalizao orientada para as 'endas e que le'a a uma
descentralizao do poder de deciso.

Por Clientes: a di'iso das tarefas 8 feita em funo das acti'idades que t:m por o&ejecti'o o
mesmo segmento de mercado

Por 6r8a +eogr5fica : Consiste em agrupar as tarefas da %rganizao em departamentos
correspondentes "s regi!es onde 'o actuar.

Por Projectos : 6plica-se em situa!es onde o empreendimento 8 de grande en'ergadura e quando
e;iste necessidade de criar equipas de projecto para planos especficos.






Objectivos da Estrutura Organizacional


Promo'er a efici:ncia organizacionalB
Proporcionar um sentido de direcoB
7ornecer um sistema de coordenaoB
,er'ir de rede de informaoB
#ar esta&ilidade organizacional.

6 edificao de uma estrutura %rganizacional de'e apoiar-se em algumas regras gerais que
permitam assegurar as condi!es necess5rias ao &om funcionamento da organizao:

/.Mnidade de comando = ,egundo este prncipio2 para uma determinada aco2 todo e qualquer indi'duo
de'e rece&er ordens e;clusi'amente de uma 4nica chefia. 6 pluralidade de comando dificulta e impede a
aco e que&ra a disciplina.

0. Mnidade de comunicao = Corresponde ao emprego de uma linguagem comum na organizao2 de
forma a que os elementos de uma unidade de tra&alho pensem no mesmo uni'erso sim&lico e possuam
os mesmos quadros de refer:ncia.

>. Mnidade de Controle = (sta&elecimento de um sistema que permita assegurar que o tra&alho das
diferentes unidades se desen'ol'a de modo uniforme. ,im&olicamente2 corresponde a todas as pessoas
acertarem os relgios.

A. Princpio escalar e cadeia de comando = 6 autoridade da chefia de'e passar na cadeia de comando
atra'8s da linha hier5rquica de modo claro e ininterrupto ?contnuo2 constante@.
6 linha hier5rquica2 do escalo mais ele'ado at8 aos e;ecutantes2 no de'e ter um n4mero
demasiado de escal!es ? o n'el de deciso de'e estar to pr;imo quanto poss'el do local onde se
ela&oram as informa!es que o justificam de forma a e'itar deformao na transmisso de informao@.

J. (quil&rio entre autoridade e responsa&ilidade = ,egundo este principio a responsa&ilidade e;igida a
um mem&ro da organizao no de'e ser superior " que est5 implcita no grau de autoridade atri&uda ao
cargo. G um principio importante de forma a contri&uir para a efici:ncia2 o desen'ol'imento e
empenhamento dos titulares do cargo.


K. (sfera de controle ou amplitude de su&ordinao = Refere-se ao n4mero de su&ordinados que um
chefe pode super'isionar2 pessoalmente2 de maneira efecti'a e adequada. % n4mero de su&ordinados no
de'e ser demasiado grande para uma chefia.






(m termos metodolgicos apontam-se quatro fases para a construo da estrutura da organizao

/. #efinir por escrito os o&jecti'os desejados para a empresaB
0. #eterminar as grandes acti'idades necess5rias para atingir os o&jecti'osB
>. Reagrupar as acti'idades em grandes fun!es estritamente ligadas ?produo2 apro'isionamento2
comercial2 financeira etc.@ numa hierarquia de responsa&ilidades e de fun!es directas e precisasB
A. Mnificar sistematicamente as grandes fun!es com um 4nico respons5'el por cada acti'idade2
nomeando as pessoas para os respecti'os cargos.




Organigrama


+r5fico est5tico2 constitudo por rectNngulos2 quadrados ou crculos2 ligados entre si por linhas
horizontais e<ou 'erticais2 que permite 'er rapidamente a posio de cada sector e<ou indi'duo dentro da
empresa.
% organigrama 8 uma representao gr5fica da estrutura organizacional2 atra'8s da qual 8 poss'el
identificar o tipo de departamentalizao e as rela!es de hierarquia esta&elecidas na organizao.


















$egras para elaborao de Organigramas


a@ )o plano superior de'em ser colocadas as autoridades deli&erati'as.
&@ )o plano interm8dio so colocados os rgos de gesto.
c@ )o plano inferior so colocados os rgos e;ecuti'os<operacionais.

d@ Yrgos que tenham a mesma responsa&ilidade de'em ser colocados ao mesmo n'el.
e@ 6 ligao entre os rgos 8 feita por linhas rectas ou cur'as.
f@ #e'em ser:
Z ,implesB
Z %&jecti'osB
Z Claros.



Lantagens


Indicam a posio de cada funo na estrutura
Indicam as liga!es entre rgos e as suas rela!es de depend:ncia
7acilitam as comunica!es formais
,o de f5cil 'isualizao ?7otogr5fica@





"esvantagens


)o indicam2 na 'ertical2 o grau de descentralizao de responsa&ilidades
)o indicam o grau de delegao de autoridade
)o indicam todas as rela!es esta&elecidas:
- Rela!es 7uncionais ?entre os departamentos@
- Comunica!es informais ?transmitem informa!es em todas as direc!es ?laterais2 diagonais e2
Hem ga'inhaI@ e espontNneas.








$elaes de autoridade/ lin>a e assessoria


'utoridade de lin>a

- G representada pela cadeia de comando2 comeando no gestor de n'el mais
ele'ado e descendo pelos '5rios n'eis hier5rquicos at8 ao 4ltimo elo da cadeia.

'utoridade de 'ssessoria ou #taff

- G a autoridade dos departamentos2 grupos ou ind'iduos que apoiam os gestores de
linha com aconselhamento e assist:ncia em 5reas especializadas.
- (;istem tr:s tipos de fun!es de staff: Consulta ou aconselhamentoB ser'iosB
controle.

'utoridade Funcional

- G o direito que 8 conferido a uma pessoa ou a um departamento de staff para:
controlar processos especficos2 praticas2 politicas ou outros aspectos relati'os a
acti'idades e;ecutadas por outros departamentos.


Tipos de Estruturas




Estrutura #imples


Caracter8sticas
+eralmente adoptada por pequenas empresas geridas pelo prprio empres5rio
fundador ou por um s gestor2 que super'isiona directamente as acti'idades de
todos os funcion5rios e tra&alhadoresB
G uma estrutura de gesto dom8stica2 com pouco planeamento e controloB
#elimitao clara das responsa&ilidadesB
(specializao reduzidaB
G funcional quando o n4mero de efecti'os 8 reduzido
Com o crescimento da organizao mostra-se inadequado2 por ser difcil manter a
super'iso directa como mecanismo de coordenao.











Estrutura Funcional


Caracter8sticas
6dequada a m8dias empresas com uma gama de produtos mais e;tensa
?do que a estrutura simples@B
6s acti'idades so agrupadas por funoB
Institucionaliza a comunicao 'erticalB
Ine;ist:ncia de comunicao interdepartamentalB
%s gestores indi'iduais responsa&ilizam-se pela e;ecuo de fun!es especficas
como a produo2 'endas2 etcB
Centralizao dos processos de controlo e deciso












"efinio de Funes

6s acti'idades das empresas so realizadas de acordo com a t8cnica especfica de que a
sua natureza se re'este2 por e;emplo a conta&ilidade 8 uma t8cnica2 a electrnica 8 outra e
am&as contri&uem para a realizao dos o&jecti'os das empresas.

As principais funes especficas so!

Funo !roduo = assegura o conjunto de m8todos e processos tecnolgicos2
actualizados e eficientes2 com o o&jecti'o de2 com &ai;os custos de transformao2
proporcionar os produtos ou ser'ios na qualidade desejada.
Funo !essoal = garantir o apro'eitamento das qualidades profissionais e
humanas dos seus cola&oradores e proceder de modo a que reine2 entre todos2 um clima
harmonioso e cordial.





Funo Comercial e ,ar)eting 6 oferecer &ens e ser'ios que os clientes desejam
comprar2 identificando pre'iamente as suas necessidades2 prefer:ncias e e;ig:ncias.
6ctuar no mercado procurando criar e manter 'antagens so&re a concorr:ncia.
Funo Financeira e Contabil8stica = assegura o processo de deteco de recursos
financeiros em condi!es 'antajosas2 que permitam " empresa alcanar o n'el de
renta&ilidade pretendido.
Funo 'provisionamento = conjunto de opera!es que concorrem para assegurar
aos ser'ios utilizadores da empresa o fornecimento de mat8rias-primas2 materiais ou
acessrios. 6dquiridos no e;terior2 na quantidade e com os requisitos de qualidade
necess5rios2 nas datas de utilizao pre'istas e por um custo total mnimo.
Funo !laneamento estrat-gico - Constitui uma das mais importantes fun!es
administrati'as e 8 atra'8s dele que o gestor e sua equipe esta&elecem os parNmetros que
'o direccionar a organizao da empresa2 a conduo da liderana2 assim como o
controle das acti'idades. % o&jecti'o do planeamento 8 fornecer aos gestores e suas
equipes uma ferramenta que os municie de informa!es para a tomada de deciso2
ajudando-os a actuar de forma pr-acti'a2 antecipando-se "s mudanas que ocorrem no
mercado em que actuam""


Estrutura "ivisional


Caracter8sticas
6dequada a empresas de grandes dimens!es2 com uma e;tensa gama de produtos
ou uma grande 'ariedade de mercados ?Cultinacionais@B
6s di'is!es so relati'amente independentes<autnomosB podem ser feitas por
produto ?e;. Pode ser utilizada num departamento comercial2 atra'8s da criao de
di'is!es comerciais para cada grupo de produtos@2 5rea geogr5fica ?e;. )orte2 centro e sul@
ou por cliente ?e;. criao de departamentos comerciais por tipo de cliente2 grandes
empresas2 pequenas empresas e m8dias empresas@B
Permite decis!es mais r5pidas2 'isto que as linhas de autoridade con'ergem para
um n'el hier5rquico inferiorB ?descentraliza a tomada de decis!es@
Cada di'iso tem os seus prprios especialistas funcionais2 que geralmente esto
organizados em departamentos e que so respons5'eis pelos seus lucros ou prejuzos.
Implica uma forte coordenao interdepartamental.























Estrutura ,atricial

Caracter8sticas
9ende a ser adoptada por empresas de grande dimenso2 que oferecem um grande
conjunto de produtos similares2 em muitos mercadosB
Com&inao da (strutura 7uncional com a (strutura #i'isional2 tornando-se por isso
uma estrutura comple;a e am&guaB ?desen'ol'imento funcional e por produto@
Risa um estado de efici:ncia el5stica2 usando para o efeito um sistema m4ltiplo de
comandosB
6utoridade dual ?7uncion5rios com 0 superiores hier5rquicos@ e equil&rio de poder
?o poder dos 0 super'isores de'e ser semelhante@B
,e for &em implementado permite a e;ist:ncia2 de comunicao lateral2 circulao de
informao e n'eis de coordenao superiores " estrutura di'isional e funcionalB













Estrutura Em $ede

Caracter8sticas
6dequada a grandes empresas2 com uma grande 'ariedade de opera!es integradas
em muitos mercadosB
#esaparece a lgica hier5rquica tradicionalB
6tra'8s de alianas estrat8gicas e outras formas de cola&orao2 a organizao a&dica
de manter ser'ios que podem ser assegurados2 pro'a'elmente com melhor qualidade2
preo e prazo2 no e;terior ?%utsourcing@
Permite "s organiza!es uma grande fle;i&ilidade e capacidade de adaptao2 em
conte;to de r5pida mudana de mercados e tecnologias
6 organizao passa a ser um pequeno centro actuando ligado a di'is!es prprias ou
su&sidi5rias detidas parcialmente2 outras empresas independentes2 atra'8s de um
sistema de informao que permite o #esign2 produo e marOeting dos produtos e
ser'ios.













Comunicao organizacional

Comunicar 82 como sa&emos2 tornar comum uma realidade2 uma informao2 uma ideia2
um pensamento ou uma atitude2 atra'8s de um qualquer meio efecti'o. Como tal e;ige a
presena de um conjunto de elementos: um emissor ou fonte2 um receptor ou destinat5rio2
uma mensagem2 um canal2 uma situao ou circunstNncia e uma inteno2 propsito ou
necessidade.
% emissor 8 o iniciador do processo comunicati'o. 6 este ca&e preparar a mensagem2
con'ertendo-a num cdigo capaz de ser perce&ido pelo receptor - a que se designa de
codificao -2 de forma a que este 4ltimo lhe atri&ua um significado. % receptor2 que se
encontra no outro e;tremo do processo2 8 o destinat5rio da mensagem. G este que
determina o sucesso de qualquer comunicao2 ao "levar em considerao# ?9ha[er2
/-LK@ aquilo que lhe 8 en'iado. G ainda respons5'el pela operao de descodificao2 que
consiste na recon'erso dos sinais rece&idos atra'8s do canal e sua interpretao. % canal
8 o meio usado para fazer passar a mensagem da fonte para o receptor e ainda para
transmitir o feed$ac%2 que no 8 mais do que a resposta do destinat5rio " comunicao
rece&ida. 6 mensagem 8 o conte4do da comunicao2 que sempre acontece numa situao
ou circunst&ncia que relaciona2 intencional ou acidentalmente2 o emissor e o receptor.
Importa ainda referir que a comunicao acontece sempre que por parte dos inter'enientes
haja uma inteno' prop(sito ou necessidade.













Podemos ento dizer que o processo de comunicao 8 essencial para que duas ou mais
pessoas se entendam2 para que as pessoas interajam umas com as outras e para que a
sociedade tenha um sentido de conhecimento do que 8 e do que tem de fazer.
)o quadro desta realidade desen'ol'eu-se nos 4ltimos anos o conceito de Comunicao
%rganizacional que 'isa desen'ol'er o quadro de refer:ncia comum da organizao2
'isando a promoo e consolidao da identidade da organizao2 por um lado2 e criar e
definir uma imagem e;terna da mesma2 promo'endo-a e consolidando o posicionamento
identificati'o da organizao -o logotipo2 a marca2 entre outros2 por outro lado.

Comunicao %rganizacional 8 a troca de informa!es no ambiente interno
e e<terno da organizao.













6 comunicao organizacional ser'e para harmonizar a comunicao e;terna com a
interna2 em outro2 criar um clima moti'ador dentro de uma empresa onde educa2 constri
no'os 'alores e 'aloriza indi'duos. ,er'e2 tam&8m2 para produzir comunicao para o






mercado organizacional e criar 'alores no mercado consumidor atra'8s da propaganda
institucional.



6 comunicao 8 e;tremamente importante em qualquer relao humana 'isto que2 sem
ela seria praticamente imposs'el trocar informa!es2 transmitir pensamentos e
sentimentos2 enfim esta&elecer uma interao entre as pessoas..
Portanto2 nem sempre 8 f5cil esta&elecer uma comunicao completa e eficaz de'ido "s
in4meras 'ari5'eis que influenciam no processo de compreenso e transmisso de
informa!es.



Fuanto ao n'el de comple;idade as comunica!es podem ter as seguintes formas:


a@ Comunicao interpessoal: troca de informao pessoal entre indi'duos com
interaco um a umB entre colegas2 entre chefias2 entre chefias e su&ordinados

&@ Comunicao em grupo acontece entre indi'duos de um grupo2 normalmente so&
a forma de reuni!esB dentro das sec!es2 departamentos2 grupos de projecto2etc

c@ Comunicao intergrupal: acontece entre indi'duos de '5rios gruposB entre
departamentos2 entre sec!es

d@ Comunicao em toda a organizao: ocorre quando a informao parte da gesto
fluindo at8 todos os empregados da organizao. Risa disseminar informa!es so&re os
procedimentos e polticas da organizao





Comunicao %nterna: Conjunto de informa!es que circulam apenas entre os
funcion5rios da empresa

6 comunicao Interna tem uma importNncia crucial para o desen'ol'imento de um
quadro de refer:ncia comum a todos os tra&alhadores do que 8 a empresa e2
consequentemente2 na consolidao da entidade da organizao.

6 comunicao interna 8 um sistema de interac!es onde o HemissorI e HreceptorI se
interinfluenciam e partilham significados sim&licos. G atra'8s desta partilha de






significados2 em termos da Cisso2 Cultura e %&jecti'os da (mpresa que se desen'ol'e o
conceito do que 8 a empresa2 o qual ser'e de refer:ncia para o seu comportamento.
,a&e-se que se comunicar de forma eficaz no 8 tarefa f5cil de'ido " comple;idade do ser
humano2 sua histria de 'ida2 seus 'alores2 sua cultura2 enfim sua su&jecti'idade.
Fualquer comportamento 8 comunicao2 desta forma para al8m da comunicao escrita e
oral2 temos de estar tam&8m atentos ao comportamento no 'er&al ?gestos2 e;press!es
faciais2 etc.













Comunicao

Informal - Relacionado a aspectos no planeados pre'iamente2 mas que so
importantes para o ajustamento das acti'idades da organizao. ocorre
independentemente da estrutura formal e assume a forma oral.

7ormal - Referente a processos que so estruturados de acordo com as
necessidades operacionais da organizao2 em que os indi'duos diretamente
e;ecutam as tarefas2 fun!es ou cumprem o regulamento. 6ssume
normalmente a forma escrita.







(;iste uma di'ersidade de canais de comunicao " disposio das empresas e que
muitos deles tem su&stitudo o contato pessoal entre os cola&oradores2 ocultando a riqueza
da comunicao no 'er&al2 dos gestos2 do tom e entonao de 'oz2 do no dito.
6gora2 mais do que nunca2 se faz necess5rio tra&alhar tam&8m quest!es referentes "
adequada dos recursos e das in4meras informa!es dispon'eis com o a'ano tecnolgico.
G fundamental sa&er seleccionar estas informa!es utilizando os recursos de forma
saud5'el e eficaz.

Canais de comunicao


%ral = e;.: con'ersa2 aula e telefone
(scrito = e;.: carta2 memorando e &ilhete
#igital = e;.: e-mail2 &log2 site e msn
)o 'er&al = e;.: gestos e e;press!es faciais




% conjunto de meios que esto ao dispor das empresas para criar um sistema de
comunicao interna so: memorandos2 of8cios2 circulares2 notas de servio2 relatHrios
de actividade2 cartas de princ8pios2 manual de acol>imento2 fol>eto da empresa2
fi<ao de posters2 boletim informativo2 jornal da empresa2 mailings internos2 v8deo
institucional2 pain-is de fi<ao ou luminosos2 circuitos internos de TL e correio
electrHnico.




Tipos9Flu<os de Comunicao


% flu;o da comunicao dentro das empresas depende tanto da tecnologia utilizada como
de sua estrutura organizacional2 ou seja2 da forma que se d5s as rela!es de poder na
organizao ?organograma@.

%s tipos ou flu;os de comunicao so &aseados na direo em que esta 8 dada2 como
comunicao: para cima ?ascendente@2 para &ai;o ?descendente@ ou para os lados ?lateral@.

Comunicao 'scendente: a iniciati'a do comportamento de comunicao parte dos
n'eis hier5rquicos inferiores esta&elecendo-se com os n'eis hier5rquicos superiores. G a
partir da comunicao para cima que os dirigentes o&t:m informa!es2 geralmente atra'8s
de relatrios2 a respeito do desempenho de seus cola&oradores2 dados de produo e
controle de qualidade.






Comunicao "escendente: a iniciati'a do comportamento de comunicao parte dos
n'eis hier5rquicos superiores esta&elecendo-se com os n'eis hier5rquicos inferiores. (ste
tipo de comunicao 8 utilizado para dar um feed&acO para os cola&oradores informando-
os so&re o produto final de seu tra&alho.
Comunicao 4ateral9"iagonal: diz respeito a rela!es de comunicao que se
processam de forma no hier5rquica: comunicao entre departamentos2 no mesmo
departamento ou em diferentes n'eis hier5rquicos ?diagonal@.


$egras da Comunicao


Para que e;ista comunicao de'emos garantir um conjunto de princpios que nos
garantam a qualidade da mesma.
6ssim2 a comunicao de'e ser:

. Clara
Z coerente
Z adequada
Z oportuna
Z distri&u'el
Z adapt5'el
Z interessante
. ,imples



ObstFculos M comunicao

Para garantir estes princpios de'emo-nos preca'er relati'amente aos constantes rudos
que surgem no processo de comunicao e que afectam a qualidade da mesma. %s rudos
que surgem podem ocorrer em simultNneo ou de uma forma indi'idualizada em todos os
momentos do processo de comunicao2 na fonte da comunicao2 no emissor2 no
feed&acO da comunicao2 no conhecimento por parte do emissor que o receptor rece&eu a
informao.

6ssim2 os ru8dos mais 'ulgares que encontramos em cada fase do processo de
comunicao so os seguintes:


Z na fonte (emissor*: am&iguidade na formulao da mensagem2 falta de
clareza2 codificao errada da mensagem e '5rias fontes concorrentes a en'iar mensagens
semelhantesB






Z na transmisso: distoro dos intermedi5rios2 canais so&recarregados2
prioridades em choque2 codificao no consentNnea com os sistemas de emisso e
recepoB
Z no receptor: a'aliao prematura2 desateno2 m5 interpretao2 informao
desinteressante e inoportunaB e
Z retroinformao (feed&acO*: o mesmo tipo de rudos que ocorre na transmisso.

#esta forma2 os principais obstFculos M comunicao2 como contraponto aos princpios
de qualidade da mesma2 podem ser resumidos nos seguintes aspectos:

Z emprego de cdigo no adequado
Z falta de clareza
Z mensagens no desejadas
Z '5rias fontes concorrentes
Z factores psicolgicos e sociais
Z limita!es da capacidade do receptor
Z distraco
Z m5 interpretao
Z canal inadequado
Z canais so&recarregados
Z distoro por intermedi5rios

Como podemos 'erificar e;istem sempre situa!es em que o rudo impede uma &oa
comunicao2 criando o&st5culos a uma &oa compreenso das decis!es e das ac!es que
so desen'ol'idas na empresa2 condicionando assim a interaco e a inter-influ:ncia
positi'a.








Comunicao E<terna Conjunto de informa!es que circulam entre a (mpresa e o Ceio
(n'ol'ente
6 comunicao e;terna compreende toda a informao que esteja relacionada com as
acti'idades que esta empresa desen'ol'e. (ssa informao 'ai no sentido de promo'er a
imagem da empresa2 nomeadamente atra'8s da di'ulgao na imprensa dos
acontecimentos que esta realiza. (ssas ac!es so desen'ol'idas em torno da gesto da sua
imagem institucional e esto associadas "s tem5ticas e aos conceitos que as formalizam.






A \ornalismo (mpresarial - = G o conjunto de formas jornalsticas ?jornais2 re'istas e
&oletins2 r5dio e 9R@ que re4ne as caractersticas &5sicas do jornalismo: atualidade2
periodicidade2 uni'ersalidade e difuso coleti'a.


A )otcia institucional - G a mensagem que enaltece2 pela informao jornalstica2 o
tra&alho de uma empresa2 desen'ol'endo a imagem da organizao.

A Rela!es P4&licas - 9ra&alha para ajustar o o&jeto da comunicao aos interesses
dos di'ersos p4&licos da organizao. 6tua de maneira mais o&jeti'a2com 'alores2
conceitos e princpios 'oltados para a construo da identidade e da imagem
organizacional.

A Propaganda - 9rata-se de direcionar o consumidor para a marca2 o que implica
estrat8gias de marOeting indi'idualizado2 criando formas de interao com o
consumidor.

A Propaganda Institucional - (strat8gia de diferenciao. 6s responsa&ilidades de uma
empresa ultrapassam as fun!es de fa&ricar e 'ender &ens e ser'ios2 contratar
pessoas e atender as demandas do mercado consumidor. #a o in'estimento em
Responsa&ilidade ,ocial.

A (ditorao e Identidade Risual - Conjunto de canais impressos e eletr]nicos que
funcionam como suportes dos programas.
Principais produtos: meios eletr]nicosB relatrios anuais2 HfoldersIB cartazesB
comunicadosB manuaisB cartilhasB folhetosB 'olantesB re'istasB 'deosB filmesB
ta&lidesB etc

A CarOeting ,ocial2 Cultural e (sporti'o- 6s empresas deslocam parcela de seus
programas e recursos para atender "s necessidades cotidianas de grupos pr;imos "s
f5&ricas e matrizes da organizao. Campanhas nas 5reas da sa4de2 saneamento2
educao2 esportes e lazer.
Para essas 5reas2 os recursos so destinados a patrocinar e'entos artsticos e
carreiras de atletas amadores e profissionais. 9rata-se de in'estimentos com alto
poder de retorno2 j5 que tais e'entos e perfis rece&em costumeiramente forte
co&ertura da mdia.






!roblemas da Comunicao E<terna









A Indefinio de o&jeti'os: aus:ncia de rumo e desperdcio de dinheiro
A Indefinio de responsa&ilidades: e;plicitar a responsa&ilidade pelo projeto
A #imenso: como atender p4&licos de unidades diferentes da empresaS
A Einguagem: como atender p4&licos com n'eis de linguagem diferentesS
A ,eleo dos meios: an5lise de custos2 operaciona&ilidade2 legi&ilidade2 atualidade2
facilidade de difuso2 etc
A Pu&licidade: )U% se de'e usar pu&licidade em pu&lica!es da empresa.
A





Objetivos da Comunicao Empresarial

/ - )o Nm&ito e;terno2 a comunicao empresarial o&jeti'a fazer conhecer e promo'er
uma empresa2 com 'istas " o&teno de atitudes fa'or5'eis por parte dos p4&licos
e;ternos.

0 - #i'ulgar a misso da organizao2 esta&elecendo correto e adequado posicionamento2
assegurando qualidade t8cnica que possa conferir " organizao o respeito e o
reconhecimento da sociedade. #espertar nos p4&licos e;ternos sentimentos positi'os so&re
a organizao.

> - Ralorizar recursos e potenciais humanos da organizao2 enaltecendo seu tra&alho e
reconhecendo2 quando for o caso2 sua efeti'a contri&uio para o aperfeioamento e
engrandecimento da organizao

Factores de Comunicao eficaz

(sclarecer as suas ideias e objectivos antes de comunicar.
9ente encontrar os meios de comunicao adequados.
,a&er escutar.
,a&er o&ter e fornecer feedback.
Mse linguagem directa e simples.
Contenha as emoes negati'as.
9enha em ateno os aspectos no verbais da comunicao.
Recorra " linguagem gestual.
9enha sensi&ilidade para o mundo do seu interlocutor.
,a&er gerir situa!es de boatos.






6ssegure-se de que as mensagens so congruentes com os seus actos.
,odo de estar com os outros