ADMINISTRACIN DE GASTOS DE VIAJE: NUEVAS HERRAMIENTAS, NUEVOS AHORROS.

Preguntas del caso de estudio:

1. QUE TIPOS DE SISTEMAS SE DESCRIBEN AQU?
Los sistemas descritos es la implementacin de un Software que automatiza la elaboracin de
informes de gastos de viaje y entretenimiento.

QUE INFORMACION VALIOSA APORTAN A LOS EMPLEADOS Y GERENTES?
La informacin que aportan los empleados es el procesamiento de la informacin y la auditoria
manual de ms de 300 informes de gastos por semana, al implementar los sistemas los empleados
podan capturar los datos desde cualquier parte que estuvieran trabajando mediante un PC.

QUE DESICIONES APOYAN?
Los gerentes aprueban los informes con un solo click, reduciendo la mitad del tiempo,
fortaleciendo la productividad.

2. QUE PROBLEMAS AYUDAN A SOLUCIONAR, A LAS EMPRESAS LOS SISTEMAS
AUTOMATIZADOS DE ELABORACION DE INFORMES DE GASTOS?
Est herramienta logra minimizar los fraudes y maximizar las polticas de la compaa, ya que el
sistema plasma las reglas de negocio., esto ayuda a las empresas a identificar que empleados
cumplen con las reglas o aquellos que rellenan sus cuentas de gastos.

DE QUE MANERA AGREGAN VALOR A LAS EMPRESAS QUE LSO UTILIZAN?
Minizan tiempo en actividades, evitan fraudes, frena abusos por parte de proveedores, adicional
que el sistema concur se puede personalizar de acuerdo a la necesidad de cada empresa.








3. Compare el proceso manual de Marketstar para la elaboracin de informes de gastos
yentretenimiento con su nuevo proceso basado en el software concur expense service. Diagrame
ambos procesos.




4. Qu aspectos de administracin, organizacin y tecnologa enfrento MarketStar cuando
adopto Concur Expense Service?

Marketstar, al implementar el sistema concur logra mejorar administrativamente:

Los empleados mediante el sistema lograban entregar el informe y a la vez le permita a
marketstar tener una auditoria instantnea en un corto tiempo

Los empleados de marketstar obtuvieron mayor tiempo por lo tanto tenan ms oportunidades de
negocio y de atender ms clientes

Marketstar logra exactitud, productividad y control al implementar el sistema

Disminucin de nomina

Logra ms de un milln de dlares en ahorro

Rendimiento anual del 19 %.



5. Hay alguna desventaja al utilizar sistemas computarizados de procesamiento de gastos?

La nica desventaja seria en no realizar mantenimiento preventivo a los PC, no tener seguridad
informtica (por ello es necesario contar con personal calificado y altamente confiable) al igual
que no realizar actualizacin y compra de PC para obtener mayor capacidad en los sistemas.

Explore el sitio Web de Concur Technologies y responda las siguientes preguntas:
1. Qu tipos de servicios ofrece Concur technologies a las empresas?

Travel y Expense

Reserva de Viajes

Informe de Gastos

Aplicaciones Mviles

Servicios Extendidos

Solicitud de Viajes

Localizacin y alertas

Pagos y reembolsos

Auditoria de informes de gastos

Manipulacinde recibos y facturas en papel

Mtricas, reportes y anlisis inteligentes

Automatizacin del proceso de proveedores

Soporte y administracin

Servicios Extendidos

Qu clase de empresas podran beneficiarse al utilizar el software?

Hoy da utilizan el sistema las empresas a nivel internacional como: Kraft Foods, Phillip Morris
International, Nokia Siemens Networks, Volvo, Nordea Bank, Cemex, Daimler, France Telecom,
Bosch, Total y Thales.

En nuestra regin podra utilizar el sistema. Grupo empresarial de los Llnaos(llanogas,),
Electrificadora del Meta, Aceites del Llano, Hotel del Llnao, Grupo Empresarial (Hotel Santa
Barbara), Grupo Empresarial Camacho(Hotel Don Lolo, Hotel Santa Barbara), Cmara de Comercio
de Villavicencio, entre otros.



2. Compare los servicios concur con los de otro proveedor de administracin de gastos de viaje,
como American Express.








Si usted tuviera que Administrar los gastos de viaje y entretenimiento de su empresa Cul de
estos servicios preferira?

Sabiendo que Concur promueve exclusivamente Tarjetas Corporativas de American. A travs de su
grupo Global Commercial Card, American Express ofrece la Tarjeta Corporativa, Soluciones
Corporativas de Compras, y otros servicios de gestin de gastos para las empresas medianas y
grandes empresas de todo el mundo.

Por esto al momento de elegir es importante tener presente cuanto valdra adquirir cualquier
solucin de negocio, si tuviera que administrar escogera la empresa que brinde cualidades a
precio favorable.