Appel doffre N AO/GUI/06/2014

pour le recrutement dun cabinet daudit - AUDITS HACT

1. Objet de la consultation
LUNICEF, Fond des Nations Unies pour lEnfance, souhaite recruter un cabinet
comptable/daudit pour une priode de 24 mois (accord long terme) pour excuter,
a la carte, les audits des partenaires gouvernementaux et ONGS du cycle de
programme 2013-2017 de lUNICEF, selon les termes de rfrences standards du
cadre des remises en espces aux partenaires dexcution agre par les agences ex-
Comm, lUnicef, le PNUD, le PAM et le FNUAP.
Les partenaires cibls pour ces audits sont ceux qui ont t micro valus lors du
dernier cycle de programme en 2012/2013 et qui ont t classs haut risque. Cette
liste inclue galement des partenaires classs haut risque par les sections
programmatiques de lUnicef du fait de leur performance et/ou considrant la valeur
des montants qui leurs sont verss.
2. Tches principales accomplir (prciser le travail faire et la mthodologie
utiliser)
Background et envergure de laudit

L'objectif de l'audit est d'valuer l'existence et le fonctionnement des contrles internes
d'un partenaire d'excution (IP) pour la rception, l'enregistrement et le dcaissement
des transferts de fonds et l'utilit d'un chantillon de dpenses dclares dans les
formulaires FACE.

Dans le cadre du Plan d'action du programme pays (CPAP), affin par des plans de
travail annuels (PTA), l'UNICEF et ses partenaires en charge de la mise en oeuvre
utilisent le mcanisme HACT pour financer des activits de programme. Dans ce
cadre, des fonds sont prvus pour le partenaire d'excution sur la base de sa
demande par l'intermdiaire du formulaire autorisation de financement et
confirmation des dpenses (FACE) ; les fonds sont ensuite soit verss directement
l'IP ou les fonds sont rembourss l'IP sur la base du budget prsent ou les
dpenses engages. L'IP ne doit pas prsenter des reus de dpenses HACT
l'UNICEF, mais simplement le rsum du budget et les dpenses engages.

Les audits porteront sur :

(1) une revue des contrles internes du partenaire d'excution
(2) un examen de la mise en uvre des recommandations formules dans la
micro-valuation
(3) une vrification d'un chantillon de transactions, tir d'un chantillon des
formulaires FACE
(4) des recommandations au partenaire d'excution pour amliorer ses contrles
internes.

Le cabinet inclura dans sa mthodologie une proposition de checklist des activits qui
seront menes durant laudit.
Le cabinet slectionn recevra avant l'excution de la vrification, un rsum plus
dtaill des activits pour lesquelles le financement a t assur par les agences en
fonction des plans de travail annuels, les principaux rsultats escompts, les budgets
et le montant total vers, ainsi que la liste des plans daction et les formulaires FACE
signs par le partenaire d'excution.

Certains partenaires ont t Micro-valus en 2010 afin d'valuer leur capacit de
gestion financire; les partenaires qui reoivent plus de 100.000 dollars ont t cibls
pour cette micro-valuation. Ces documents seront galement partags avec le
cabinet slectionn avant l'excution de la vrification pour aider diriger les activits
d'audit.


Mise en oeuvre de laudit

Laudit suivra les tapes suivantes :

- Avant le dbut des travaux, l'auditeur se runira avec les reprsentants de
l'UNICEF qui travaillent avec les IP pour entendre leurs proccupations.
- Avant le dbut des travaux, l'auditeur doit rencontrer des hauts responsables du
partenaire d'excution, de comprendre comment la coopration avec les agences
est gre, et tout sujet de proccupation qu'ils pourraient avoir.
- la fin de lexercice de vrification, et avant de rdiger son rapport, le vrificateur
tiendra une runion de dbriefing avec le partenaire d'excution, pour discuter des
rsultats et des recommandations pour des amliorations futures, ainsi que pour
obtenir leurs commentaires ce sujet.
- Lauditeur rencontrera ensuite lUNICEF pour discuter du rapport avant sa
finalisation.

Taches:
a. Revue du systme de gestion du programme du partenaire

La revue du systeme de gestion du programme du partenaire portera sur les tches
suivantes:

- Examen du CPAP (s), Plans dAction (s), formulaires FACE et dterminer si la
priodicit des soumissions de formulaire FACE est conforme au calendrier prvu,
et si les demandes de dcaissements et les rapports sur l'utilisation de la trsorerie
ont t fournis pour les activits dcrites dans Plans daction (s).

- Grce des entretiens et a l'examen des rapports d'tape prpars par le
partenaire d'excution, tablir si les activits ont t mises en uvre comme prvu.
A quel niveau les activits (rapidit, type, quantit) ont elles dvi significativement
par rapport au plan de travail annuel initial; dterminer s'il s'agit d'un commun
accord entre le partenaire d'excution et de l'Agence. Dterminer et formuler des
observations sur les causes des retards ou des changements importants, sil y en
a.

- Revoir le systme de surveillance des progrs du partenaire et examiner les
rapports, y compris ceux des visites de contrle sur le terrain et les rapports
d'tape, pour valuer si le partenaire a atteint ses responsabilits en matiere de
suivi tel que dcrit dans le CPAP et le plan daction annuel.

- Examiner si les recommandations consignes dans les rapports de suivi au niveau
terrain/ projet ou comptes rendus de runions entre le partenaire d'excution et de
l'Agence (s) ont t mis en uvre par ce dernier.

b. Evaluation du contrle interne du partenaire
Les tches suivantes vont fournir une valuation globale sur le fonctionnement du
systeme des contrles internes du partenaire d'excution, en mettant l'accent sur (i)
l'efficacit du systme dans la mise a disposition des informations utiles au partenaire
en vue dune bonne gestion du plan daction annuel et (ii ) l'efficacit gnrale du
systme de contrle interne dans la protection des biens et des ressources prvues
pour la mise en uvre des activits du plan annuel.

Ces taches comprendront:

- Procder une valuation gnrale des contrles internes selon les normes
tablies. Un exemple des normes de contrle interne mises en place est disponible
auprs de l'Organisation des institutions suprieures daudits financiers
(INTOSAI). Les normes de l'INTOSAI sont destines tre utilises par les
gestionnaires du gouvernement en tant que cadre pour tablir des structures
efficaces de contrle interne. Pour plus d'informations, les directives de l'INTOSAI
pour les normes de contrle interne peuvent tre consultes sur le site Web de
l'INTOSAI www.intosai.org.

- Examiner letat de mise en oeuvre des recommandations faites dans la micro-
valuation ou des audits (s) prcdents, sinon, dterminer l'tat de mise en uvre.

- Examiner les formulaires FACE, y compris les dossiers de demandes de
paiements directs, afin d'valuer sils ont t signs par les responsables dsigns
par le partenaire d'excution.

- Revoir les processus utiliss par le partenaire d'excution pour autoriser les
dpenses et dterminer si elles sont conformes la CPAP et au Plan annuel de
travail.

- Examiner le processus de passation des marchs / contrats de fournitures et de
services et valuer s'il est transparent et concurrentiel.

- Examiner l'utilisation, le contrle et la vente des quipements durables et valuer
si elle est en conformit avec les politiques du gouvernement (ou les manuels
correspondants de l'Agence, o cela est prvu dans le CPAP / Plan annuel); et
aussi, si l'quipement achet rpond aux besoins dfinis et si il est utilis
conformment aux fins prvues.

- Revoir la pertinence des systmes dinformation.

- Lorsque les fonds de l'Agence sont utiliss pour du personnel ou des consultants,
revoir la procdure du partenaire et valuer si elle est transparente et comptitive.

- Examiner les documents comptables du partenaire et valuer leur pertinence pour
le maintien de registres prcis et complets de la rception des fonds fournis par
l'Agence (s) et les dcaissements de trsorerie.

- Poser des questions aux responsables du partenaire, si ncessaire, pour assurer
la pleine comprhension du fonctionnement du systme de contrle interne.
c. Revue dun chantillon des formulaires FACE et test des transactions
Dans le cadre de laudit, des activits visant vrifier la conformit des contrles
internes du partenaire seront effectues. Ces tches seront les suivantes:

- valuer si les fonds reus de l'Agence ont t dposs dans le compte bancaire
du partenaire.

- Rapprocher les totaux des dpenses par activit, sur les formulaires FACE avec
la liste des transactions individuelles (ex : dossiers comptables du partenaire).

- Examiner la nature des dpenses et valuer leur recevabilit.

- Procder par chantillonnage sur base de l'valuation des risques UNCT.
L'valuation des risques pr-audit sera fournie par l'Agence (s) lors de la
consultation initiale et peut dpendre des notes des micro-valuations du
partenaire, daudits antrieurs, de contrles ponctuels, et de proccupations qui
ont t souleves au cours de la priode de revue, l'importance et le niveau de
confiance requis. L'utilisation de l'chantillonnage statistique doit tre considre
comme un outil pour laudit. Les chantillons doivent tre prlevs partir
d'ensembles de transactions stratifies par type: achat de fournitures et de
services; contrats institutionnels; contrats de consultants; les salaires du personnel
conformment la grille de salaire et de primes officielle, si applicable; les
perdiems; dpenses lies aux voyages; autre type de dpenses, en mettant
l'accent sur les articles de valeur.

- Pour cet chantillon de transactions, effectuer une vrification du caractre
complet et prcis de la documentation laccompagnant (ex : Justificatifs, factures,
demande dachat, transferts bancaires, rapprochement bancaire) pour valuer si
elles sont autorises, documentes, certifies, prises en compte et sont conformes
la description de la transaction ( partir des rapports comptables) et en fonction
du plan annuel de travail.

- Comparer le prix pay pour des biens ou des services au regard de critres du
march.
3. Qualifications, Comptences et Exprience Requises
Un cabinet dexpertise comptable/audit en mesure deffectuer des audits selon les
critres des Nations Unies. Le cabinet sera engag pour procder aux audits de
lUNICEF au cours des 24 prochains mois.
Le cabinet :
- doit tre impartial et indpendant de tous les aspects de la gestion, et il/elle
ne doit pas possder d'intrts financiers dans l'entit faisant l'objet de
l'examen ni dans des entits qui sy rattachent directement.
- ne doit pas, au cours de la priode couverte par l'valuation, pendant la
ralisation de celle-ci ou au cours de l'anne prcdant sa mission, tre
employ(e) par cette entit ni entretenir de liens financiers ou des relations
daffaires troites avec lun ou lautre des principaux membres de la direction.
- doit faire connatre par crit qu'il/elle n'entretient pas de relations qui seraient
susceptibles de compromettre son indpendance.
- doit avoir lhabitude de travailler en conformit avec les normes
internationales daudit ou avec les normes publies par lINTOSAI15.
- doit recourir du personnel comptent, possdant des qualifications
professionnelles reconnues et une exprience suffisante des normes
mentionnes, ainsi quune exprience de l'examen d'entits comparables
celle qui fait lobjet de lexamen. Le curriculum vitae de tous les membres de
l'quipe charge de l'valuation doit tre fourni. Les CV doivent donner des
prcisions sur les audits effectus par le personnel concern, y compris sur
des missions en cours, en indiquant les responsabilits dont il s'est acquitt
ainsi que ses qualifications et son exprience dans la ralisation des audits.
- avoir une exprience dans lexcution des audits ou valuations financires
pour des partenaires bilatraux tels que des Ambassades et Agences de
Dveloppement International, ou le Systme des Nations Unies.
- de prfrence tre accrdit par un cabinet daudit international
4. Prix par Produit
Un prix par audit sera dtermin et appliqu tous les audits. Loffre financire du
cabinet inclura donc :
La rmunration : cout forfaitaire de laudit dun partenaire
Les frais remboursables : Ceux-ci, prsents sous forme de cout unitaire,
comprendront notamment les prix de dplacement des auditeurs y inclus
cout/km des vhicules; nuite et perdiem ; etc prendre en considration pour les
audits devant tre fait hors Conakry

Loffre sera formule en USD et valable pour une priode de 24 mois.

Le cabinet retenu sera mobilis dans le cadre de bon de commandes tablis en GNF
au taux du jour des Nations Unies la date dmission du bon de commande.
5. Superviseur
Chef des Oprations de lUNICEF en Guine
N.B. Il y aura galement un comit de suivi compos du Reprsentant Adjoint, le
Chef M&E et de tout autre staff dsign.
6. Dure du contrat (date dbut et date fin)
Estimation : Septembre 2014 Aout 2016 (24 mois)
7. Conditions de travail
Le cabinet travaillera dans ses propres bureaux et dans les bureaux de des
partenaires.
8. Produits attendus
Deliverables

Le contenu minimal du rapport d'audit prvu est le suivant:

- Un avis sur le fonctionnement des contrles internes.
- Un rsum des principales constatations, risques et recommandations.
- Un rsum des principaux risques identifis la gestion des activits
convenues et l'utilisation des fonds fournis par les agences, rsultant de la
faiblesse des contrles internes.
- Toute faiblesse spcifique de contrle interne identifie dans la gestion
financire du partenaire d'excution.
- Recommandations sur la faon dont les risques identifis peuvent tre mieux
grs, et comment les contrles internes du partenaire d'excution peuvent
tre renforcs. Les recommandations doivent clairement identifier les
responsables de leur mise en uvre au sein du partenaire d'excution. Les
commentaires du partenaire d'excution doivent tre inclus dans le rapport,
sous la rubrique recommandation.
- Commentaires sur le suivi des recommandations des audits ou des valuations
prcdentes et la rponse de la direction celles-ci.
- Une liste des oprations contrles. Pour toutes les exceptions identifies, le
rapport doit indiquer les dtails de la transaction et de la nature de l'exception.
- Si applicables, toute bonne pratique dveloppe par le partenaire
d'excution pourrait tre partage avec d'autres partenaires d'excution.

9. Evaluation des offres:
Lvaluation des offres sera base sur l'valuation technique reprsentant 70% de la
note totale, et l'valuation financire reprsentant 30% de la note totale.
10. Soumission des offres
Les offres seront envoyes par e-mail ladresse supplyguinee@unicef.org.
Elles seront constitues de :
- une offre technique comprenant i) une prsentation dtaille du cabinet et de
ses rfrences: ii) une comprhension des termes de rfrence ; iii) une
mthodologie daudit; iii) Les CV des auditeurs qui greront ce partenariat et
de ceux qui participeront aux audits.
- une offre financire comprenant le cout forfaitaire dun audit et les couts
unitaires des frais remboursables
La date limite de soumission est le 31 aout 2014.

UNICEF Guinee