Ajustes Contables y Hojas de Trabajo

UNIVERSIDAD DEL SIN
Elas Bechara Zainm

AJUSTES CONTABLES Y HOJAS DE TRABAJO

Jean Camilo Garca Portillo
Juan David Angulo Caraballo

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS, ADMINISTRATIVAS Y
CONTABLES
PROCESOS CONTABLES APLICADOS
CRAZYFARMA SAS

JEAN CAMILO GARCIA
JUAN DAVID ANGULO

Lic. ANA MERCEDES DORIA

GERENCIA FINANCIERA

UNIVERSIDAD DEL SIN ELIAS BECHARA ZAINUM
ADMINISTRACION DE EMPRESAS - IV SEMESTRE
MONTERIA CORDOBA
03/06/2014

AJUSTES CONTABLES Y HOJAS DE TRABAJO

LOS AJUSTES:
Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a
su valor real. Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo
real, por cuanto estos valores servirn de base para preparar estados financieros.
Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos,
disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste.

Ajustes Ordinarios
Son los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo
contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas:
Caja
Bancos
Provisiones y deudas de difcil cobro
Inventario de mercancas
Activos Fijos
Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos
Ingresos recibidos por anticipado
Ingresos por cobrar
Costos y gastos por pagar
Provisiones para obligaciones laborales

Ajustes a la cuenta caja, ocasionados por arqueo

Al verificar la existencia de valores en caja, esto es la realizar un arqueo, debe
compararse su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparacin pueden
presentarse los siguientes casos:

- El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros.

En este caso, se presenta un faltante por a diferencia, valor por el cual se debe
establecer la responsabilidad y realizar un ajuste. Se debe acreditar caja y debitar
la cuenta que corresponda.

a) Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados.
b) Faltante por dineros dispuestos por el cajero o pagados de ms: el cajero es la
persona encargad de responder por el dinero que ingresa y sale de caja. Si no hay
razn que justifique el faltante, este valor se convierte en obligacin a cargo del
cajero; por ello , se debita cuentas por cobrar a trabajadores.
CODIGO CUENTAS PARCIAL DEBE HABER
5195 Diversos 70.000
519525 Elementos de
aseo y
cafetera
70.000
1105 Caja 70.000
110505 Caja general 70.000

1365 Cuaentas por
cobrar a trabajador
100.000
136530 Responsabilidades
cajero por faltante
en caja
100.000
1105 Caja 100.000
110505 Caja
general(faltante)
100.000

- El valor total de arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros.
En este caso, la diferencia constituye un sobrante y debe realizarse un ajuste por
este valor. En este caso se debe debitar la cuenta caja y acreditar la que
corresponda.
a) Ingresos recibidos por el cajero y no registrados.
b) Otros valores sobrantes en caja: si la cantidad es mnima, puede
contabilizarse como un ingreso; si el valor es considerable, debe
contabilizarse como un pasivo en la cuenta acreedores varios, hasta
cuando se establezca la causa.

Camilo Garca abono 250.000 a su cuenta valor no registrado por el cajero
Lo que ocasiono un sobrante en caja
1105 Caja 250.000
110505 Caja
general(sobrante)
250.000
1305 Cliente 250.000
13050501 Pepi perez 250.000

El valor del arqueo es de 688.000 y el valor en libro correspondiente a la caja es
de 680.000 no se encontr justificacin al sobrante y es un ingreso adicional para
la empresa
1105 Caja 8.000
110505 Caja
general(sobrante)
8.000
4295 Diversos 8.000
429553 Sobrante de caja 8.000

Ajustes a la cuenta bancos, ocasionados por conciliacin bancaria.

Conciliacin es comparar el valor en libros con el extracto bancario. Al conciliar
cada cuenta bancaria, se identifican los ajustes que es necesario realizar por cada
diferencia encontrada, la ms frecuentes pueden ser:

a) Transacciones contabilizadas por la empresa y no registradas por la entidad
bancaria. En estos casos la empresa no realiza ajustes.
En el extracto de Bancolombia aparece ND por 500.000 + iva 16%
correspondientes a la compra de una chequera no contabilizada
b) Por valores que aparecen en el extracto y que an no se han registrado en
la empresa.
c)
Por notas debito: por concepto de chequeras, cheques devueltos, comisin de
remesas, intereses por sobregiros, intereses sobre prstamos y otros servicios
bancarios; por lo tanto se acredita bancos y se debita la cuenta que corresponda
segn el caso.
5305 Financieros 500.000
530505 Gastos
bancarios
500.000
2408 Impuestos
sobre las
ventas por
pagar
80.000
1110 Banco 580.000
11100505 Bancolombia 580.000

Por notas crdito: por concepto de prstamos abonados en cuenta corriente,
consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en
cuentas bancarias.
El extracto de copetraba aparece una NC por 930.000 correspondientes a
intereses acumulados por cuenta de ahorros.
1120 Cuenta ahorro 930.000
11201005 Copetraba 930.000
421005 Intereses 930.000

Por errores en libros al registrar el valor de una consignacin:

Cuando el valor registrado es menor que el valor de la consignacin, se debita
bancos por el menor valor registrado.
Una consignacin 1.000.000 fue registrada por 900.000
1110 Banco 100.000
1105 Caja 100.000

Cuando el valor registrado es mayor que el valor de la consignacin, se acredita
en bancos por el mayor valor registrado.
Una consignacin por 1.000.000 fue registrada por 1.200.000
1105 Caja 200.000
1110 Banco 200.000

Por error en libros al registrar el valor de un cheque:

Cuando el cheque se registra por una cantidad menor que el valor girado, es
necesario acreditar en bancos el menor valor registrado.
Un cheque girado por 450.000 para cancelar energa elctrica fue registrado
250.000
5135 Servicios 200.000
513530 Energa
elctrica
200.000
1110 Banco 200.000

Cuando el cheque se registra por una cantidad mayor que el valor girado, se
debita bancos por el mayor valor registrado.
Un cheque girado por 920.000 para abonar compra de mercanca a crdito fue
registrado por 1.200.000
1110 Banco 280.000
2205 Nacionales 280.000

Ajuste por provisin cartera o estimativo para deudas de difcil cobro

El valor de cartera esta constituido por los saldos que adeudan los clientes por
venta de mercancas a crdito. Este valor constituye un gasto para la empresa.
CODIGO CUENTA PARCIAL TOTAL
1305 Cliente 930.000
1399 Provisiones (27900)
Saldo real del
cliente
902100

Mtodos para calcular el valor de la provisin.

a) Provisin individual de cartera: 33% anual del valor nominal de cada deuda con
ms de un ao de vencida.

b) Provisin general: la escala aceptada por la DIAN es la siguiente:

- De 0 a 3 meses 0%
- De ms de 3 meses a 6 meses 5%
- De ms de 6 meses a un ao 10%
- De mas de 1 ao 15%
CLIENTE FACTURA
N
VALOR
FACTURA
VENCIMIENTOS EN MESES
0 -3 3 6 6 12 + de 12
Juan
hoyos
Pedro
perez
Jose
lopez
Juan
massa
6133

6142

6243

5903
1.000.000

900.000

400.000

200.000
1.000.000

900.000

400.000

200.000
Totales
% provision
Valor provision
Total provison
2.500.000 1.000.000
0%
0
900.000
5%
45.000
400.000
10%
40.000
200.000
15%
30.000
115.000

Contabilizacin de ajustes por provisin cartera

a) Si la cuenta provisiones no tiene saldo, se realiza el ajuste por el valor
resultante de calcular la provisin; para ello, se aumenta y se debita la cuenta de
gastos , y se aumenta y se acredita la cuenta provisiones.
El valor de la provision actual es 115.000, segn el ejercicio anterior
CODIGO CUENTA PARCIAL DEBE HABER
5299 Provisiones 115.000
529910 Deudores 115.000
139905 Clientes 115.000

b) Si al comparar el saldo anterior de la cuenta provisiones este es menor que el
valor resultante de calcular la provisin en el periodo actual, se debe realizarse un
ajuste por el valor de la diferencia; para ello se aumenta la cuenta de gastos y se
aumenta la cuenta provisiones por este valor, o sea, debita la primera cuenta y
acredita la segunda.
Valor saldo anterior = ajuste
220.000 150.000 = 70.000
Valor del ajuste 70.000
529910 Deudores 70.000
139905 Clientes 70.000

c) Si el saldo anterior de la cuenta 1399 (provisiones) es mayor que el valor
resultante de calcular la nueva provisin, se debe realizar el ajuste por el valor de
la diferencia; para ello se acredita la cuenta 425035, que corresponde a
recuperacin de provisiones.
La cuenta de provisin cartera tiene un saldo de 250.000 en el periodo actual el
valor vencido de la cartera es de 5.000.000 que corresponde a 4 meses
Se realiza ajuste calculando con provision el 5% de cartera vencida
Saldo anterior de la provision cartera = 250.000
Saldo actual 5.000.000 x 5% = 250.000
En este caso el resultado es igual a cero
Cancelacin de documentos incobrables

Reclasificacin de la deuda por difcil cobro
1390 Deuda de
difcil cobro
400.000
1305 Clientes 400.000

Castigo de la deuda por incobrable
1390 Deuda de
difcil cobro
400.000

Ajuste por depreciacin de propiedades, planta y equipo (activos fijos)

La depreciacin es el desgaste que sufren los activos fijos tangibles durante su
vida til. De acuerdo con la legislacin tributaria colombiana, el tiempo de vida til
y porcentaje de desgaste establecidos para efectos de la depreciacin anual, son
los siguientes:

Activo depreciable Vida til % depreciacin anual

Construcciones y edificaciones, 20 aos, 5% de depreciacion anual.

Maquinaria y equipo, 10 aos, 10% de depreciacion anual.

Equipo de oficina, 10 aos, 10% de depreciacion anual.

Equipo de computacin y comunicacin, 5 aos, 20% de depreciacion anual.

Flota y equipo de transporte, 5 aos, 20% de depreciacion anual.

Mtodos para calcular el valor de la depreciacin
se calcula sobre el costo de los bienes constituidos por el precio de adquisicin,
que incluye precios sobre la ventas, aduanas, y otros , a dems de las adiciones y
gastos necesarios para ponerlos en funcionamientos

a) Mtodo de la lnea recta

Depreciacin anual = costo del activo/vida util asignada.

Depreciacin mensual = costo del activo X numero de meses/vida util asignadax12
meses

Depreciacin diaria = costo del activo X numero de dias / vida util asignada x 360
dias.

b) Por el mtodo de suma de los dgitos de los aos de vida del activo: es un
sistema de depreciacin acelerada, segn el cual los activos fijos se deprecian
ms durante los primeros aos de vida y menos durante los ltimos aos.
La frmula utilizada en este mtodo es:
Depreciacin = costo x factor de depreciacin

Ajustes por amortizacin de activos diferidos

Los gastos diferidos representan aquellos recursos que la empresa ha comprado
para consumirlos en periodos futuros y los servicios pagados de forma anticipada,
contabilizados en la cuenta 1705 denominada gastos pagados por anticipado.

En los activos diferidos se incluye la cuenta 1710 denominada cargos diferidos,
que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener
beneficios econmicos en periodos futuros. Incluye papelera, publicidad,
impuestos diferidos, los costos en las etapas de organizacin, instalacin, montaje
y puesta en marcha, adems del software, los gastos de estudios, investigaciones
y proyectos.

Una caracterstica de los activos diferidos es que a medida que se causan
disminuyen y se convierten en un gasto; al contabilizar el ajuste se debita la
cuenta de gastos y se acredita la cuenta del diferido.

El 20 de dic del 2013 en Bancolombia concede un prstamo por 25.000.000 a la
empresa crazifarma sas. y descuenta 3.000.000 por intereses anticipados de un
trimentre al 2% mensual
CODIGO CUENTA DEBE HABER
1110 Banco 22.000.000
1705 Gastos pagado
por anticipado
3.000.000
2105 Bancos nacionales 25.000.000

Ajuste por amortizacin de pasivos diferidos

Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. este
grupo de cuentas constituye un pasivo, porque en el momento de recibir el pago,
el servicio no se ha prestado y se adquiere una deuda, de all que se llame pasivo
diferido y se contabiliza en la cuenta ingresos recibidos por anticipado.

Una caracterstica de los ingresos diferidos es que a medida que transcurre el
tiempo disminuyen y se convierte en cuenta de ingreso. Al contabilizar el ajuste se
debita la cuenta de diferido y se acredita la cuenta de ingreso.
El 10 de mayo del 2014 se recibe 2.000.000 por concepto de arrendamiento por
los meses de junio, julio con IVA del 10% y rete fuente del 3.5%
1105 Caja 2.130.000
1355 A.D.I.Y.C 70.000
135515 Rete fuente 70.000
2705 Igresos
recibidos por
anticipado
2.000.000
270515 Arrendamiento 2.000.000
2408 Iva 200.000

Ajuste por ingresos por cobrar

Cuando una empresa ha devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar
un ajuste por el valor correspondiente. El valor del ingreso ya causado se
convierte en un derecho de la empresa; por ello, debita una cuenta de activo
denominada ingresos por cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.

Al finalzar el periodo contable el seor Pedro Perez no ha cancelado a la empresa
el valor de un mes de arrendamiento por $ 800.000 pesos por un apartamento
para vivienda de propiedad de la empresa.

1345 Ingresos por
corar
800.000
134530 Arrendamientos 900.000
422010 Construcciones
y edificaciones
800.000

Ajuste por costos y gastos por pagar

Cuando en una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado,
debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya
causado se convierte en un pasivo para la empresa; por ello, al contabilizar debita
la cuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagar.

Al finalizar el periodo contable se encuentran pendientes de pago a la AAA los
siguientes servicios: energa $ 300.000, acueducto $130.000 y gas $ 220.000.
513525 Acueducto y
alcantarillado
130.000
513530 Energa
electrica
300.000
513555 Gas 220.000
2335 Costos y
gastos por
pagar
650.000
233550 Servicios pblic 650.000

Ajuste por inventarios de mercancas en las empresas con sistema de
inventario permanente

- Inventario fsico mayor que el valor en libros de la cuenta de mercancas.
Al comparar el inventario fsico en libros de la cuenta de mercanca se presenta un
sobrante de 3.000.000 que se origin por que se entreg menos mercanca y el
cliente no reclamo.
1435 Mer no fab por la
empresa
3.000.000
Sobrante de
mercanca
4295 Diversos 3.000.000
429505 aprovechamiento 3.000.000

- Ajuste por inventario fsico menor que el valor en libros de la cuenta de
mercancas.
Se realiza inventario fsico en homecenter y se presenta un faltante de 4.500.000
ocasinado por deterioro de los artculos.
6135 Comercio al x
m x m
4.500.000
1435 Mercanca no
fabricada x la
emp.
4.500.000

AJUSTE A LA UNIDAD DE MEDIDA

Taza de cambio
Los valores representados en moneda extranjera como divisas, ttulos, derechos,
depsitos, inversiones, deudores, proveedores, deben ajustarse con base a la tasa
de cambio de la respectiva moneda, a la fecha del cierre. La tasa de cambio ser
la representativa del mercado TRM, fijada por la superintendencia bancaria.

Cotizacin de la UVR
Los valores expresados se ajustaran con base en una cotizacin al final del mes o
el ao representativo con cargo a gastos o abono a ingresos financieros, segn el
caso, salvo cuando deba capitalizarse.

Pacto de reajuste
Cuando los ttulos, derechos o inversiones y deudas tengas un pacto de reajuste,
deben ajustarse por el valor del porcentaje pactado.

Activos en moneda extranjera o posedos en el exterior
El valor del ajuste es igual al valor del activo, represados segn la tasa de cambio
menos el valor del activo segn liros.

Activo en UVR o con pacto de reajuste
Cuando el valor del activo se encuentre represado en UVR o cuando los mismos
se hayan pactado un reajuste de su valor, se reajustaran con base en la UVR.
Ejemplo: ajustar al activo a moneda extranjera del 1 de enero del 2014 la agencia
Grammy-Money hizo un depsito en dlares en su cuenta de ahorros por valor de
3.000 USD dlares, a razn de $ 2.800.000 pesos equivalentes a $ 5.300.000. el
31 de mayo el dlar se cotiza a $ 2.800 pesos.

Valor actual: 3.000 dlares X 1.767 pesos = $ 5.300.000
Valor inicial: 3.000dolares X 2.800 pesos = $ 8.400.000
Valor del ajuste por diferencia en cambio : (-3.100.000)

1120 Cuenta de
ahorros
3.100.000
5305 Financiero 3.100.000
430525 Diferencia en el
cambio
3.100.000 3.000.000

Ajuste a los pasivos no monetarios

Los pasivos no monetarios registrados en el ultimo dia el ao o periodo como
pasivos en moneda extranjera, en UVR o pasivos para las cuales se haya pactado
un reajuste, deben ajustarse con base en la tasa de cambio al cierre del ao en la
moneda para la cual fueron pactados, en la cotizacin de la UVR en la misma
fecha, o en el porcentaje de reajuste que se haya convenido dentro del mismo
contrato, registrando el ajuste como mayor o menos valor del pasivo y como
contrapartida un debido en gastos financieros o un crdito en ingresos financieros
segn el caso.

Ejemplo:
Papelera central Ltda. tiene un crdito pactado con sistema UVR por la suma de $
48.830.460 el 28 de marzo del 2014 correspondiente a $ 350.000 UVR a $
139,5156 cada UVR. El valor del UVR el 31 de mayo de 2014 es de $ 141,0212.

Valor actual de crdito: $ 350.000 UVR X $ 141,0212 = $ 49.357.420
Valor inicial del crdito: $ 350.000 UVR por $ 139,5156 UVR = $ 48.830.460
Valor del ajuste por diferencia del valo de la UVR: $ 526.960

5305 Financiero 526.960
530510 Reajuste
monetario
526.960
2125 Corporacin de
ahorro y vivienda
526.960
212510 Pagars 526.960

Comprobante de ajuste
Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable,
las partes y el proceso de elaboracin son los mismo del comprobante de la
contabilidad. Por contener nicamente asientos de ajuste, se les denomina
comprobantes de ajustes y se traslada a una columna de ajustes de la hoja de
trabajo como ajustes.

Ejemplo:
Saldo del libro mayor
1105 Caja 491.000
1110 Bancos 13.600.000
1705 Gastos pagados por anticipados
1305 Clientes 3.900.000
1365 Cuentas por pagar a trabajadores 400.000
1435 Mercancas no fabricadas por la empresa (50 uni a
500.000 c/u)
25.000.000
1524 Equipos de oficina 5.000.000
1540 Flota y equipo de transporte 48.000.000
1592 Depreciacin acumulada 5.900.000
159215 (equipos de oficina) (900.000)
159235 (flota y equipo de transporte) (5.000.000)
2105 Obligaciones bancos nacionales (pagars) 630.000
2205 Proveedores nacionales 2.400.000
2408 Impuestos sobre la venta por pagar 700.000
2705 Ingresos recibidos por anticipado 100.000
3115 Aportes sociales 76.000.000
5205 Gastos de personal 3.200.000
4135 Comercio al por mayor y al por menor 32.400.00
6135 Comercio al por mayor y al por menor 17.500.000

Datos para realizar el ajuste
El arqueo de la caja es de $ 443.000, se desconoce la razn del faltante.
En el extracto de bacomercio aparece nota dbito por $ 140.000
correspondiente al valor de GMF informacin no contabilizada por la
empresa.
El valor de la cartera morosa es de $ 756.000 vencida entre 4 y 6 meses, se
elabora un ajuste por el 5%.
Al realizar el conteo fsico de la mercanca, se determina que el valor real
es de $ 24.500.000 y que el faltante es responsabilidad del almacenista.
Con el mtodo de lnea recta se deprecia propiedades, plantas y equipos
por un mes.
Se amortizan los diferidos considerando que los gastos pagados por
anticipado, corresponden a tres meses de arrendamientos, se causan 27
das y los ingresos recibidos por anticipado corresponden a intereses por
100 das, se causa un mes y al finalizar el periodo contable se ha dejado
de pagar el servicio de energa a la empresa electricaribe por $ 210.000.

Asientos de ajuste ordinarios
Ajuste por arqueo de caja

Saldo en libros valor del arqueo = valor del ajuste
491.000 - 443.000 = 48.000 (faltante)

1365 Cuentas por
cobrar a
trabajadores
48.000
(cajero)
48.000
1105 Caja 48.000
110505 Caja general 48.000

Ajuste por conciliacin bancaria (N.D. por GMF)
530595 Otros GMF 140.000
1110 Bancos 140.000
11100501 Bancomercio 140.000

Ajuste por provision de cartera
Calculo de la provisin actual: 756.000 X 5% = 37.800
Provisin anterior: 31.000
Calculo por el valor del ajuste: 31.800 31.000 = 6.800
529910 Deudores 6.800
139905 Clientes 6.800

Ajuste por faltantes en inventario
La cuenta mercanca no fabricada por la empresa tiene un saldo de $ 25.000.000
en el inventario fsico, se encuentran mercancas por 24.500.000, se presentan
como faltante un TV SMART LED por valor de $ 500.00

1365 Cuentas por
cobrar a
trabajadores
500.000
(almacenista)
500.000
1435 Mercanca no
fabricada por al
empresa
500.000
143505 TV SMART LED 500.000

Ajuste por depreciacin acumulada de propiedad, planta y quipo

Depreciacin mensual de quipo de oficina
5.000.000 X 1 mes
= $ 41.667
10 aos X 12 meses

Depreciacin mensual de flota y equipo de transporte
48.000.000 X 1 mes
= $ 800.000
5 aos X 12 meses

Depreciacin total: $ 800.000 + $ 41.667 = $ 841.667
5260 Depreciaciones 841.667
526015 Equipos de
oficina
841.667
526035 Flota y equipo
de transporte
841.667
1592 Depreciacion
acumulada
841.667
159215 Equipos de
oficina
841.667
159235 Flota y equipo
de transporte
841.667

Ajuste por amortizacin de diferidos
Gastos pagados por anticipado corresponden al pago de arrendamientos por 90
das y se causan 27 das.
27 DIAS
Arrendamientos causados: $ 900.000 x = $ 270.000
90 DIAS

522010 Construcciones
y edificaciones
270.000
1705 Gastos
pagados por
anticipado
270.000

Ingresos recibidos por anticipado corresponde a intereses cobrados por 100 das y
se causan 30 das.
30 dias
Intereses causados: $ 100.000 X = $ 30.000
100 das

2705 Ingresos
recibidos por
anticipado
30.000
270505 Intereses 30.000
421005 Intereses 30.000

Ajuste por gastos acumulados por pagar

Servicios pendientes de pago: energa $ 210.000
523510 Energa
elctrica
210.000
2335 Costos y
gastos por
pagar
210.000
233550 Servicios
pblicos
210.000

COMPROBANTES DE AJUSTES
Empresa comercializadora S.A. - NIT: 8905676898-2
DIA MES AO COMPROBANTE DE AJUSTES
CODIGO PARCIAL DEBE HABER
1365 cuentas por cobrar a trabajadores $ 548.000,00
13543004 responsabilidades (carlos-cajero) $ 48.000,00
13653006 responsabilidades (jean -almacenista) $ 500.000,00
2705 ingresos recibidos por anticipado $ 30.000,00
270505 intereses (amortizacion) $ 30.000,00
5220 arrendamientos $ 270.000,00
522010 construcciones y edificaciones $ 270.000,00
5235 servicios $ 210.000,00
523530 energa electrica $ 210.000,00
5260 depreciaciones $ 841.667,00
526015 equipos de oficina $ 41.667,00
526035 flota y equipo de trasnporte $ 800.000,00
5299 provisiones $ 6.800,00
529910 deudores $ 6.800,00
5305 financieros $ 140.000,00
530595 otros GMF $ 140.000,00
1105 caja $ 48.000,00
110505 caja general (caja faltante) $ 48.000,00
1110 bancos $ 140.000,00
11100501 bancomercio N.D. GMF $ 140.000,00
1399 provisiones $ 6.800,00
139905 clientes $ 6.800,00
1435 mercancia no faricada por la empresa $ 500.000,00
14350507 TV SMART LED $ 500.000,00
1592 depreciacin acumulada $ 841.667,00
159215 equipos de oficina $ 41.667,00
159235 flota y equipo de trasnporte $ 800.000,00
1705 gastos pagados por anticipado $ 270.000,00
170525 arrendamientos $ 270.000,00
2335 costos y gastos por pagar $ 210.000,00
233550 servicios pblicos $ 210.000,00
4210 ingresos financieros $ 30.000,00
4211005 intereses $ 30.000,00
SUMAS IGUALES $ 2.046.467,00 $ 2.046.467,00
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
CONTABILIZADO
POR

HOJAS DE TRABAJO

La hoja de trabajo
Es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para el
contador, que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de
las cuentas en las cuales se haya obtenido algn error, a la vez permite analizar
los movimientos en los cargos y abonos.
IMPORTANCIA
La hoja de trabajo una vez terminada se usa en la preparacin de
los informes financieros al cierre del perodo fiscal.
Los datos en las columnas Estado de Situacin de la hoja de trabajo se usan para
preparar un estado de situacin nuevo. Este nuevo estado de situacin muestra el
activo, el pasivo y el capital existente al cierre del perodo fiscal para el cual se
prepar este informe.
Los datos en las columnas Estados de Ingreso de la hoja de trabajo se usan para
preparar un informe financiero que muestra los ingresos devengados y
los gastos en que se incurri durante el perodo. Cuando la cantidad de los
ingresos es mayor que la de los gastos, la diferencia se llama Ingreso Neto.
Cuando la cantidad de gastos es mayor que la de los ingresos, la diferencia se
llama Prdida Neta. El informe que muestra los ingresos, los gastos y la diferencia
neta entre los dos recibe el nombre de Estado de Ingresos.
Estructura
La hoja de trabajo consta de la siguiente estructura:
Encabezamiento: formado por el nombre o razn social de la organizacin, el
nombre del documento y la fecha del perodo en el cual se realiza.

A su vez consta de dichas columnas:
Nmero de orden de las cuentas.
Nombre de las cuentas con su cdigo.
Balanza de comprobacin con los movimientos y saldos ya sean deudores o
acreedores en ambas partes.
Las correcciones correspondientes en la columna ajustes en cargos y abonos
Se obtienen los saldos ajustados
Estado de prdidas y ganancias
Balance general
TIC
Clasificacin
Hoja de trabajo -ajustes - la hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel
de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar
la informacin, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de
ganancias y prdidas, los asientos de cierre y el balance general.
Hoja de trabajo -ajustes por inflacin - a esta seccin se trasladan los dbitos y
los crditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflacin, de acuerdo con
las normas vigentes
Hoja de trabajo -balance ajustado - para diligenciar esta seccin se procede en
igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, as:
las cuentas que no tuvieron movimiento en la seccin del balance de
comprobacin o en la seccin de ajustes, se trasladan directamente a la seccin
de balance ajustado, a su respectiva columna segn sea dbito o crdito
las cuentas que tuvieron movimiento en la seccin de balance de comprobacin
y en la seccin de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo dbito
o crdito al balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos
iguales se suman (debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se
restan y conservan el saldo del mayor movimiento (debe - haber, debe + debe -
haber, haber -debe, haber + haber - debe). Los totales de las columnas debe y
haber deben presentar sumas iguales.
Hoja de trabajo -balance ajustado por inflacin - en esta columna se registran
los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por
inflacin, sumadas de igual forma que la seccin del balance ajustado.
Hoja de trabajo -balance general - a esta seccin se trasladan los valores de las
cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. As en el debe se registran
las cuentas de activo, teniendo presente incluir el inventario final de mercancas y
no registrar el inventario inicial; adems, la prdida del ejercicio cuando se
presente; en la columna haber se registran los saldos ajustados de las cuentas
que representan disminucin del activo (depreciacin y provisin), pasivo
y patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio que figura en la seccin ganancias
y prdidas. Al igual que las secciones anteriores, sta debe dar sumas iguales.
Hoja de trabajo -columna cuentas y codificacin - se registra ordenadamente
los nombres y el cdigo de las cuentas principales, tomando como referencia el
orden establecido en el catlogo de cuentas y con los datos del libro mayor.
Hoja de trabajo -ganancias y prdidas - a la seccin de ganancias y prdidas se
trasladan los valores de las cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas con
saldo dbito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo
crdito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas. En el sistema de inventario
permanente, el valor de la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa que
aparece en el balance de comprobacin es el inventario final de mercancas por lo
cual pasa directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta
determinar su valor real por medio de inventarios inicial ni final en la columna
ganancias y prdidas, como en el caso del sistema de inventario peridico. Otra
diferencia que se presenta en la seccin ganancias y prdidas de la hoja de
trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que
se utiliza en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance
ajustado, se traslada su saldo a la seccin ganancias y prdidas. Al finalizar el
traslado de las cuentas a la seccin ganancias y prdidas, por cualquiera de los
dos sistemas, se suman los dbitos y los crditos. Si el total haber (ingresos) es
mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de lo contrario se
ha incurrido en una prdida la diferencia se escribe debajo de la cantidad menor
para balancear las columnas y presentar sumas iguales.
Preparacin
Como sabemos la hoja de trabajo un estado auxiliar muy importante debe de
seguir ciertos pasos en su preparacin no se cometa errores al realizar el pase de
estos datos a los principales estados financieros como lo son el balance general,
el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo y el estado de evolucin del
patrimonio.
Al referirnos a la metodologa para preparar y emitir una hoja de trabajo queremos
establecer la secuencia de pasos a seguir y estos son:
1. Preparar en un papel de trabajo el diseo y conformacin de la hoja de
trabajo.2. En la parte superior y central del diseo, incorporar el
encabezamiento de dicho estado incluyendo lo siguiente:
* Razn social (nombre de la empresa)
* Titulo del estado (hoja de trabajo)
* Fecha de preparacin.
* Moneda de cuenta
3. En la columna No 1, registrar el nmero de pgina de la cuenta, reflejada
en libros mayores.
4. En la columna No 2, registrar el cdigo que tienen las cuentas que hayan
arrojado saldo en balance de comprobacin.
5. En la columna No 3, registrar ttulos de las cuentas que hayan arrojado saldos
en el balance de comprobacin.
6. En la columna No 4, transcribir los saldos deudores de las cuentas que posean
tal informacin en el balance de comprobacin.
7. En la columna No 5, transcribir los saldos acreedores de las cuentas que
posean tal informacin en el balance de comprobacin.
8. Determinar sumas en las columnas 4 y 5, mismas que debern igualar con los
saldos del balance de comprobacin.
9. Clasificar los saldos de las cuentas que figuren, de acuerdo a
la nomenclatura y plan de cuentas establecidos en la empresa.
10. Determinar sumas en las columnas de gastos (6) e ingresos (7), con la
finalidad de determinar el resultado obtenido. Si los ingresos son mayores a los
gastos existir una Utilidad econmica. Si los gastos son mayores que los
ingresos existir una prdida econmica.
11. Cuantificando el resultado tenemos:
* En caso de utilidad se incorpora en la columna de gastos, para de esa manera
igualar a los ingresos y seguidamente trasladar a la columna (9) pasivo y
patrimonio.* En caso de prdida, dicho resultado, se deber cerrar entre
parntesis y tambin transferido a la columna (9) y en vez de sumar se restara,
puesto que los resultados (utilidad o perdida) necesariamente inciden en el
patrimonio y tienen que exponerse formando parte de este.
12. A continuacin se obtendrn las sumas de las columnas (8 y 9) debiendo
igualar automticamente.
13. Una vez concluida la preparacin, en la parte inferior izquierda firmara el
auditor y en la parte inferior derecha el representante de la empresa con sus
respectivos sellos.

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