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OARQUIVONAERADIGITAL

LeilaFilomenaBalcky

DissertaoemCinciasdaInformao
edaDocumentao

Setembro,2011

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Dissertao apresentada para cumprimento dos requisitos necessrios obteno do
grau de Mestre em Cincias da Informao e da Documentao, realizada sob a
orientao cientfica de Joo Paulo Amado.




O ARQUIVO NA ERA DIGITAL



Setembro, 2011










1



RESUMO

O desenvolvimento das tecnologias da informao e de comunicao,
manifestando-se entre outras caractersticas atravs da ubiquidade da Internet, provocou
considerveis mudanas nas formas de produo, acesso e difuso da informao. A
capacidade de penetrabilidade da rede, em todas as esferas da actividade humana,
embora sem carcter determinante, no pode ser ignorada pelos arquivistas. Aplicaes
como o correio electrnico, grupos de discusso e instrumentos de trabalho
colaborativo, utilizadas quotidianamente em ambientes de trabalho, tanto em
organizaes pblicas como privadas, tm impacto na gesto documental e nos
arquivos.
O documento electrnico ou digital surge nos arquivos como o tipo de contedo
mais recente e deve ser olhado com maior acuidade porque possui caractersticas
mpares: assenta em suportes magnticos ou pticos, manipulvel, transforma-se, tem
uma estrutura lgica, pode ser replicado indefinidamente, permite mltiplos e
simultneos acessos. No entanto, qualquer mediao para o seu acesso ser sempre feita
atravs de hardware e software. Esta dependncia torna a informao digital vulnervel,
devido rpida obsolescncia a que a tecnologia informtica est sujeita. O desafio
contemporneo que se coloca aos arquivos e aos arquivistas o da preservao da
informao digital de arquivo, mantendo as suas propriedades intrnsecas.





Palavras-chave: Arquivos, arquivos digitais, Internet, documentos electrnicos,
preservao digital.




2



ABSTRACT

The development of information and communication technologies manifesting
itself in several ways, one of which is the ubiquity of the Internet, caused considerable
changes in all matters concerning production, access and dissemination of information.
The pervasiveness of the network in all spheres of human activity, although not crucial,
cannot be ignored by archivists. Applications like e-mail, discussion groups and
collaborative working tools, used daily in workplaces, both in public and private
organizations, have an impact on document management and archives.
The electronic document or digital file is the latest to enter the archives and
should be regarded with greater accuracy because it has unique characteristics: it is
based on magnetic or optical storage technologies, can be easily manipulated after being
created, its contents can be made to change, has a logical structure, can be indefinitely
replicated and allows multiple and simultaneous access. However, any mediation for its
access will be made through hardware and software. This dependence turns digital
information into something vulnerable, given its dependency on computer technology.
The contemporary challenge posed to archives and archivists is the preservation of
digital information in the archives, whilst retaining its intrinsic properties.





Keywords: Archives, digital archives, Internet, electronic document, digital
preservation.




3

NDICE
CAPTULO I: INTRODUO ................................................................................ 6
I.1 Formulao do problema ............................................................................................. 6
I.2 Objectivo do estudo ..................................................................................................... 7
I.3 O contedo dos captulos ............................................................................................ 8
CAPTULO II: REVISO DA LITERATURA ................................................... 9
II.1 O Conceito de Arquivo e de Era Digital .................................................................... 9
II.2 Documento de arquivo, informao e conhecimento .............................................. 12
II.3 Porqu Documento electrnico? .......................................................................... 15
II.3.1 Estrutura dos Objectos Digitais ........................................................................ 18
CAPTULO III: GESTO DE DOCUMENTOS DIGITAIS DE ARQUIVO
........................................................................................................................................ 22
III.1 A Gesto de documentos de arquivo e sistemas de arquivo ................................... 22
III.2 A Web 2.0 e a Administrao Electrnica .............................................................. 25
III.3 Interoperabilidade e Metainformao ..................................................................... 27
III. 3.1 Padres de Metadados para Documentos de Arquivo .................................... 29
CAPTULO IV - INSTRUMENTOS NORMATIVOS E ORIENTADORES
........................................................................................................................................ 33
IV.1 O Estudo n. 16 do Conselho Internacional de Arquivos ........................................ 33
IV.2 Norma Portuguesa 4438: Partes I e II ..................................................................... 35
IV.3 Modelo de Requisitos para a Gesto de Arquivos Electrnicos: MOREQ ............. 36
IV.4 O modelo de referncia Open Archival Information Sistems (OAIS) .................... 38
IV.4.1 O ambiente OAIS ............................................................................................. 39
IV.4.2 O modelo de Informao OAIS ....................................................................... 39
IV.4.3 O modelo funcional OAIS ............................................................................... 41
IV.5 O Projecto InterPARES ........................................................................................... 43
CAPTULO V PRESERVAO EM AMBIENTE DIGITAL ................... 45
V.1 Preservao, estratgias e seleco do material ....................................................... 45
V.2 Estratgias de preservao digital ............................................................................ 47
V.2.1.Refrescamento ................................................................................................... 47
V.2.2 Preservao da Tecnologia ................................................................................ 48
V.2.3 Emulao ........................................................................................................... 48
V.2.4 Migrao/converso de formatos ...................................................................... 49
a) Migrao para suportes analgicos............................................................. 49
b) Actualizao de verses ............................................................................. 50
c) Converso para formatos concorrentes....................................................... 50
d) Normalizao .............................................................................................. 50
4

e) Migrao a-pedido ...................................................................................... 51
f) Migrao distribuda ................................................................................... 52
V.2.5 Encapsulamento ................................................................................................ 52
V.2.6 Arqueologia Digital ........................................................................................... 52
CAPTULO VI SEGURANA DA INFORMAO DIGITAL ................ 54
VI.1 Vulnerabilidades dos recursos em Sistemas de Informao ................................... 54
VI.2 Segurana fsica .................................................................................................. 55
VI.4 Segurana lgica ................................................................................................. 55
VI. 5 Auditorias aos Sistemas de Informao ............................................................. 56
CONCLUSO ............................................................................................................. 58
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS ........................................................................... 60






ndice de Figuras
Figura 1 - Cadeia de interpretao desde o nvel fsico at ao nvel conceptual ............ 19
Figura 2 - Diferentes nveis de abstraco de um objecto digital ................................... 20
Figura 3 - Objecto digital observado a diferentes nveis de abstraco ......................... 21
Figura 4 - Padres de Metadados para Arquivos ............................................................ 31
Figura 5 - Modelo de Informao OAIS ........................................................................ 39
Figura 6 - O Modelo Funcional OAIS ............................................................................ 42
Figura 7 - Degradao do objecto digital ao logo de sucessivas migraes ................... 51
Figura 8 Migrao a-pedido ........................................................................................ 51




5

SIGLAS E ACRNIMOS

B2B Business to Business
CCSDS Consultative Committee for Space Data Systems
CD Compact Disc
DLM - Dones Lisibles par Machine
DTD - Document Type Definition
DVD Digital Versatile Disc
EAC - Encoded Archival Context
EAD - Encoded Archival Description
EDMS Electronic Document Management System
E-GOV - E-Government
ERMS - Electronic Records Management Systems
IAN/TT - Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo
InterPARES - International research on Permanent Authentic Records in Electronic
Systems
ISAD(G) - General International Standard Archival Description (General)
ISAAR(CPF) - International Standard Archival Record for Corporate Bodies, Persons
and Families
ISDF - International Standard for Describing Functions
ISDIAH International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings
ISO International Organization for Standardization
JPEG Joint Photographic Experts Group
MOREQ - Modelo de Requisitos para a Gesto de Arquivos Electrnicos
NP Norma Portuguesa
OAIS - Open Archival Information System
PDF - Portable Document Format
PNG Portable Network Graphics
SEGA Sistemas Electrnicos de Gesto de Arquivos
TIFF Tagged Image File Format
UBC - University of British Columbia
XML/SGML - Extensible Markup Language/Standard Generalized Markup Language


6

CAPTULO I: INTRODUO

Ao explorar os domnios da actividade e da experincia humana nas estruturas sociais
emergentes, chegmos a uma concluso que nos prope uma nova leitura do mundo: as
funes e processos dominantes na Era da Informao, organizam-se cada vez mais em
torno de redes e isto representa o auge de uma tendncia histrica. As redes constituem a
nova morfologia das sociedades e a difuso da sua lgica modifica substancialmente as
operaes e os resultados dos processos de produo, experincia, poder e cultura
1
.

I.1 Formulao do problema
As mudanas tecnolgicas ocorridas no final do sculo XX e em evoluo
vertiginosa na primeira dcada do sculo XXI, como facilmente se pode constatar,
transformaram a paisagem social da vida humana. A World Wide Web, em portugus
Rede de Alcance Mundial, tambm conhecida como Web ou WWW facilita a
comunicao e partilha de informao. As novas ferramentas introduzidas pela Web 2.0
foram absorvidas no s pela sociedade civil, mas tambm pelas organizaes privadas
e pblicas. Aplicaes como o correio electrnico, grupos de discusso, instrumentos de
trabalho cooperativo, redes digitais e aces como a implementao da administrao
electrnica tm impacto na Gesto Documental e nos Arquivos. Tendo tudo isto em
conta, a questo de investigao que conduziu este trabalho foi:
No panorama actual da Sociedade Informacional, com forte expresso na
ubiquidade da Internet e na dependncia tecnolgica, quais os desafios que
se colocam aos arquivos e aos arquivistas?
A constatao de que cada vez se produz mais informao digital, susceptvel de
ser guardada em suportes cada vez mais diversificados e capazes de armazenar
quantidades fenomenais de dados, de extrema riqueza em fontes primrias, fidedignas,
representa tambm uma oportunidade para os arquivistas, pois devem reificar-se a si
prprios e s suas relaes com as entidades produtoras
2
, caso contrrio, perdero

1
Cf.: CASTELLS, Manuel; A Era da Informao: Economia, Sociedade e Cultura. Vol. 1 A sociedade
em rede. Lisboa: Fundao Calouste Gulbenkian, p. 605.
2
Cf.: International Council on Archives (ICA) Estudo n. 16. Documentos de Arquivos Electrnicos
Manual para Arquivistas (2005), p. 27. [Em linha]. [Consullt. 2 Abr. 2011]. Disponvel em
WWW:<URL:http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/ica_estudo16.pdf>.
7

influncia e relevncia a menos que desenvolvam competncias para responder s
necessidades dos seus clientes em matria de arquivos digitais ou electrnicos
3
.

I.2 Objectivo do estudo
A reflexo sobre a especificidade dos arquivos digitais
4
, a pertinncia do tema e a
parca bibliografia existente em portugus foram o motivo da escolha deste tema para a
dissertao. Existe tambm a convico que para os arquivistas urge adoptar uma
atitude destemida mas humilde, determinada mas responsvel, apaixonada mas sem
pieguices, pelos arquivos, pelo reconhecimento societal, e organizacional porque os
arquivistas so zeladores da alma e da conscincia da humanidade
5
.
O arquivo digital resulta da mediao tecnolgica nos processos de trabalho. Por
conformidade ou por crena o mundo est cada vez mais digital e os arquivos no
podem contornar esta realidade. A informao em suporte digital pode ser agregada a
diversos contextos sem duplicao fsica, pode ser infinitamente replicvel sem perda de
qualidade, possvel o acesso informao a partir de qualquer lugar desde que ligado
Internet. O baixo custo de armazenamento dos suportes digitais, ditou a preferncia
pelo seu uso, tanto em ambiente de negcios como na governao dos estados, que
implementam a administrao electrnica, apoiadas nas mais modernas tecnologias de
informao e comunicao
6
.
Este trabalho reflecte apenas uma etapa de um percurso, porque na verdade,
muito difcil, mesmo para um investigador profissional e com experincia, produzir
conhecimento verdadeiramente novo que faa progredir a sua disciplina
7
. Aprende-se a
reflectir melhor sobre determinada problemtica, ao equacionar o conhecimento
existente, ainda que transpaream as nossas fragilidades metodolgicas. O trabalho

3
Arquivo digital e arquivo electrnico so conceitos sinnimos neste trabalho.
4
A produo do documento feita atravs das tecnologias digitais, qualquer mediao para o seu acesso
ser atravs de hardware e software. Esta dependncia torna a informao digital vulnervel devido da
rpida obsolescncia a que a tecnologia informtica est sujeita.
5
Cf.: CUNNINGHAM, Adrian - A alma e a conscincia do Arquivista: reflexes sobre o poder, a paixo
e o positivismo de uma profisso missionria. [Em linha]. [Consult. em 4 de Mai. 2011]. Disponvel em
WWW: <URL:http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/pdf/385/38505005.pdf>.
6
Consultar Plano Tecnolgico. Repblica Portuguesa. XVII Governo Constitucional. [Em linha].
[Consult. 10 Mai. 2011]. Disponvel em WWW:<URL:
http://static.publico.clix.pt/docs/politica/planoTecnologico.pdf>.
7
Cf.: QUIVY, Raymond; CAMPENHOUDT, Luc Van - Manual de investigao em cincias sociais, p.
19.
8

desenvolvido pode continuamente ser optimizado e orientado em funo do objectivo
que se pretende cumprir.

I.3 O contedo dos captulos
Esta dissertao desenvolve-se em seis captulos. O primeiro captulo, intitulado
Introduo, explana a formulao do problema, o objectivo do estudo e a indicao do
contedo dos captulos.
O segundo captulo, Reviso da Literatura, procede anlise do estado da arte
no que concerne s caractersticas dos arquivos digitais e documentos electrnicos.
No terceiro captulo, Gesto Documentos Digitais de Arquivo, analisam-se os
Sistemas Electrnicos de Gesto de Arquivos, os requisitos funcionais que estes devem
possuir e o ciclo de vida dos documentos.
O quarto captulo, intitulado Instrumentos normativos e orientadores,
dedicado utilizao de modelos tcnicos e normativos, para a gesto de documentos de
arquivo conducentes normalizao arquivstica que permitiro interoperabilidade
semntica, fundamentais para a compreenso, partilha, inteligibilidade e reutilizao da
informao.
A preocupao primordial na constituio de um fundo de arquivo digital ser
criar estratgias de preservao para a documentao considerada para conservao a
mdio e longo prazo. o assunto do quinto captulo designado Preservao em
Ambiente Digital.
No sexto captulo, designado Segurana da Informao Digital faz-se referncia
segurana informtica: fsica e lgica. A tese termina com uma breve Concluso
identificando as oportunidades e ameaas para o arquivo e o arquivista contemporneo.
Todos os aspectos aqui enunciados sero sempre abordados numa perspectiva orientada
para os arquivos pblicos e privados, embora em muito casos se refira Administrao
Pblica, nomeadamente quando necessrio abordar a legislao relativa aos arquivos
em Portugal.


9

CAPTULO II: REVISO DA LITERATURA

II.1 O Conceito de Arquivo e de Era Digital
Partiremos do ttulo e perguntaremos: o que um Arquivo na Era Digital?
Arquivo , na definio clssica consagrada na NP 4041, um conjunto orgnico de
documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou
recebidos por uma pessoa jurdica, singular ou colectiva, ou por um organismo pblico
ou privado no exerccio da sua actividade e conservados a ttulo de prova ou
informao
8
.
As razes do termo arquivo remontam palavra grega archeion utilizada pelos
gregos nos sculos III e II a.C., referindo-se originalmente aos edifcios onde se
exerciam actividades administrativas de comando. Posteriormente evolui para o latim
archivum donde advm a palavra arquivo e definitivamente fixado para o sentido
que hoje lhe conferimos
9
.
A informao e o conhecimento sempre foram relevantes para o desenvolvimento
civilizacional. Desde o aparecimento da escrita, o Homem materializa as suas
actividades em registos escritos, conservando estes testemunhos, tendo em vista a sua
posterior utilizao, para efeitos probatrios de actos jurdicos e administrativos. A
origem dos arquivos, d-se pois naturalmente, desde que a escrita comeou a estar ao
servio da sociedade humana
10
.
Ao longo da Histria da Humanidade foram utilizados diferentes suportes para
veicular a informao pois as representaes mentais e afectivas carecem de um cdigo
passvel de ser perpetuado pelo registo num suporte material externo e transmissvel

8
Cf.: INSTITUTO PORTUGUS DA QUALIDADE (IPQ). Norma Portuguesa 4041 - Informao e
documentao. Terminologia Arquivstica. Conceitos Bsicos, p. 5.
9
Aceite apenas em duas acepes: (1) servio criado organicamente numa determinada entidade e/ou
instituio cultural (Arquivo de mbito nacional, distrital ou municipal, pblico ou privado) destinada a
incorporar e tornar acessvel informao produzida/recebida por terceiros; e (2) sistema semi-fechado de
informao produzida/recebida por uma entidade activa (ou desactivada) no decurso da sua actividade em
cumprimento dos seus objectivos gerais e especficos. No se deve confundir Servio de Arquivo (um
departamento orgnico de entidade e/instituio mais complexa) com Arquivo = Sistema de Informao,
consistindo este em toda a informao/documentao, nos seus diferentes tipos e registada em diversos
suportes, criada, recebida e acumulada (consagra, no sistema, a dimenso memria) por uma entidade,
isto , por uma instituio ou organizao (de onde emana a estrutura orgnico-funcional do sistema).
Cf.: SILVA, Armando Malheiro - A informao. Da compreenso do fenmeno e construo do objecto
cientfico, p. 137-138.
10
Cf.: SILVA, Armando Malheiro da, [et. al.] - Arquivstica: Teoria e prtica de uma cincia da
informao, p. 45.
10

em tempos e espaos diversos
11
. Entre os principais suportes utilizados encontram-se as
placas de argila, o papiro, o couro, o papel, e mais recentemente, os diferentes suportes
electrnicos, pois grande parte da produo documental individual e organizacional
realizada com o auxlio de ferramentas digitais, mas as funes e requisitos dos
documentos permanecem idnticos aos que se verificam em ambiente convencional.
Enquanto recursos de informao de base documental, os arquivos desempenham
um papel essencial no seio das organizaes que os produzem, porque neles se
projectam com maior ou menor expresso a entidade produtora/receptora de
informao e nele se condensa obviamente, o tratamento tcnico e eficaz da mesma
informao
12
.
Todavia, para alm de recurso administrativo, os arquivos podem, numa
organizao, assumir uma forte dimenso cultural e, nessa perspectiva, ser encarados e
valorizados como fundamento da memria da sociedade, de uma organizao ou de
memria individual, constituindo consequentemente um factor de identidade e de
coeso de um grupo. De tal modo que:
Preservar a memria da Organizao, para si prpria e para outrem, a par de uma aposta
decisiva na plenitude e eficincia mxima de acesso, sinnimo claro de transparncia e
eficcia. Custodiar tende inevitavelmente a ser cada vez menos um fim em si mesmo. Pelo
contrrio, o acesso informao, seja recente ou antiga, atravs de dispositivos meta-
informacionais dinmicos e actualizados, o acesso em pleno e intensivo, tende a instaurar-
se como a essncia arquivstica da Era onde j estamos
13
.
A Era Digital, mais conhecida pela Era da Informao, a designao dada era
que atravessamos devido disseminao das novas tecnologias digitais e ao seu
grande impacto em termos scio-culturais
14
. Este perodo inicia-se na dcada de 1980,
gerando consequentemente a Sociedade da Informao ou Sociedade Informacional
15


11
Cf.: SILVA, Armando Malheiro da, Ribeiro, Fernanda Das cincias documentais cincia da
informao, p. 23.
12
Cf.; SILVA, Armando Malheiro da [et. al.] Arquivstica: Teoria e prtica de uma cincia da
informao, p. 40.
13
Cf.: SILVA, Armando Malheiro da - Os Arquivos e o acesso global Informao. Universidade do
Minho/Arquivo Distrital de Braga. Braga (2007), p. 252. [Em Linha] [Consult. 15 Mar. 2011] Disponvel
WWW: <URL: http://repositorio-
aberto.up.pt/bitstream/10216/38599/2/amalheiroarquivos000108679.pdf>.
14
Cf.: Associao para a Promoo e Desenvolvimento da Sociedade da Informao (APSDI)
Glossrio da Sociedade de Informao. [Em linha]. [Consult. 15 Maro 2011]. Disponvel em
WWW:<URL:
http://www.apdsi.pt/main.php?mode=public&template=frontoffice&srvacr=pages_43&id_page=138>.
15
Assente em trs pressupostos: (1) centralidade do fenmeno da comunicao, (2) emergncia de novas
circunstncias sociais superao do trabalho e do capital pelo conhecimento e pela informao como
11

que corresponde, a uma sociedade cujo funcionamento recorre crescentemente a redes
digitais de informao. Esta alterao do domnio da actividade econmica e dos
factores determinantes do bem-estar social resultante do desenvolvimento das novas
tecnologias da informao, do audiovisual e das comunicaes, com as suas importantes
ramificaes e impactos no trabalho, na educao, na cincia, na sade, no lazer, nos
transportes e no ambiente, entre outras. Define-se, assim, Sociedade da Informao,
como aquela em que, as principais actividades esto integradas pelas novas tecnologias
da informao e comunicao e a informao circula em redes electrnicas. As
actividades sociais organizam-se em formatos onde convergem organizao, aco e
comunicao, ditos modelos de negcio, funcionando sobre plataformas
tecnolgicas
16
.
Ao longo da Histria, o Homem utilizou tcnicas para tratamento de informao
sendo o uso dos computadores apenas um passo na evoluo daqueles meios. Outro
factor que se tornou decisivo para a adopo das tecnologias para tratamento
documental foi o fenmeno ocorrido a partir da segunda metade dos anos 40 do sc.
XX, que ficou conhecido por exploso documental, com impacto significativo em
variados aspectos da vida dos arquivos. Este fenmeno no se circunscreveu
informao tcnico-cientfica, afectando tambm, obviamente, os arquivos, naturais
receptculos da informao produzida por estruturas administrativas de todo o tipo.
Os contextos sociais e tecnolgicos desta nova era digital provocaram, como facilmente
compreensvel, mudanas ao nvel dos servios de informao e dos comportamentos dos
produtores/utilizadores de informao, pois as TIC constituem, nos dias de hoje,
ferramentas indissociveis da forma como se produz, se organiza, se apresenta, se
dissemina e se acede informao
17
.
O Arquivo na Era Digital uma estrutura que compreende tecnologia, recursos
humanos
18
e informao de natureza digital objectos digitais
19
- isto , com um
contedo essencialmente numrico, cujo significado garantido atravs de processos de
codificao e descodificao e, um conjunto de polticas para incorporar, gerir e

variveis centrais da economia - do que geram uma nova sociedade, e (3) a interligao e convergncia de
trs domnios das tcnicas: media, telecomunicaes e a informtica.
16
Cf.: NEVES, Artur Castro Como definir a Sociedade da Informao? In a Sociedade da Informao:
O percurso portugus. Coord. de Jos Coelho, p. 60.
17
Cf.: SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda. Recursos de Informao. Servios e
Utilizadores. p. 66.
18
Cf.: BARBEDO, Francisco Arquivos Digitais: da origem maturidade, p. 12. [Em linha]. [Consult.
22 Mar. 2011]. Disponvel em WWW: <URL: http://redalyc.uaemex.mx/pdf/385/38500402.pdf>.
19
Ver definio no ponto II.2.1 - Estrutura dos Objectos Digitais.
12

acessibilizar numa perspectiva continuada objectos digitais de natureza arquivstica
20
.
Por esse facto, a sua estabilidade e perenidade tm que ser asseguradas de forma a
garantir as suas propriedades bsicas integridade, fidedignidade, autenticidade e
utilizao
21
ao longo do tempo. A Declarao Universal Sobre os Arquivos
22
enfatiza
o carcter singular e fundamental dos arquivos, como fontes confiveis de aces
administrativas responsveis e transparentes, contributos para a memria individual e
colectiva, cuja gesto, preservao e acessibilidade constituem factores decisivos para a
promoo de uma cidadania responsvel. Se em ambiente tradicional a preservao dos
recursos de informao focada sobretudo no suporte, encontrando-se, de certa forma,
contedo, estrutura e contexto por ele unidos, no ambiente electrnico tal no acontece,
surgindo-nos um documento cuja estrutura e contedo se configuram no momento da
visualizao.
O arquivo digital ter essencialmente uma estrutura lgica, sujeita ao contexto
tecnolgico em permanente mudana, em oposio ao arquivo tradicional, com
formatos analgicos e suportes cuja estabilidade poder durar sculos, em relao aos
quais as descobertas da Qumica e da Biologia conduziram desde h um sculo a
aperfeioamentos espectaculares nas tcnicas de proteco e de tratamento de
documentos
23


II.2 Documento de arquivo, informao e conhecimento
Com caractersticas peculiares o documento de arquivo distingue-se de qualquer
outro pelo facto de ser produzido, recebido e mantido a ttulo probatrio e informativo
por uma organizao ou pessoa, no cumprimento das suas obrigaes legais ou na
conduo das suas actividades
24
, desempenhando um papel crucial na defesa dos
direitos das pessoas e instituies, porquanto, pelo simples facto de existir, comprova

20
Cf.: BARBEDO, Francisco Arquivos Digitais: da origem maturidade., p. 12. [Em linha]. [Consult.
22 Mar. 2011]. Disponvel em WWW:<URL: http://redalyc.uaemex.mx/pdf/385/38500402.pdf>.
21
Ver caractersticas dos documentos de arquivo no Ponto II.2.
22
Aprovada na Assembleia Geral do Conselho Internacional de Arquivos realizada em 17 de Setembro de
2010, durante a 42., CITRA, em Oslo. Em linha. [Consult. 5 Mar. 2011]. Traduo para o portugus
acordada entre o Arquivo Nacional (Brasil) e o Arquivo Nacional da Torre do Tombo (Portugal).
Disponvel na WWW:<URL: http://www.ica.org/6573/reference-documents/universal-declaration-on-
archives.html>.
23
FLIEDER, Francoise; DUCHEIN, Michel - Livros e documentos de Arquivo: Preservao e
Conservao, p. 14.
24
PORTUGAL, Instituto Portugus da Qualidade. Norma Portuguesa 4438-I (2005) Informao e
Documentao. Gesto de Documentos de Arquivo, p. 9.
13

uma ou mais informaes nele encerradas e que, obviamente nos d a conhecer. o
valor de informao do documento
25
.
Carrega consigo elementos fundamentais que o diferenciam dos demais
documentos. So eles o contexto, contedo e estrutura
26
e a observncia de quatro
atributos fundamentais
27
que seguidamente se descrevem:
Autenticidade - um documento de arquivo autntico aquele do qual se que pode provar: a) ser
aquilo que pretende ser, b) ter sido produzido ou enviado pelo alegado produtor ou remetente, e c)
ter sido produzido ou enviado no alegado momento de produo ou envio. Para assegurar a
autenticidade dos documentos de arquivo, as organizaes devem implementar e documentar
polticas e procedimentos de controlo da produo, recepo, transmisso, manuteno e destino
dos mesmos, assegurando que quem produz documentos est devidamente autorizado e
identificado e que os documentos esto protegidos contra qualquer aco no autorizada
(adicionar, apagar ou alterar informao, uso no autorizado ou imposio de restries de acesso
indevidas).
Fidedignidade - um documento de arquivo fidedigno aquele cujo contedo digno de crdito
enquanto representao completa e fiel das transaces, actividades ou factos que atesta, podendo
dele depender subsequentes transaces ou actividades. Os documentos de arquivo devem ser
produzidos em simultneo com a transaco ou facto que representam, ou imediatamente a seguir,
pelos indivduos que tm conhecimento directo dos factos ou ainda atravs de dispositivos usados
sistematicamente, no mbito do processo de negcio, para cumprir a transaco.
Integridade - a integridade de um documento de arquivo refere-se ao facto de este permanecer
completo e inalterado. necessrio que os documentos sejam protegidos contra alteraes no
autorizadas. As polticas de gesto de documentos de arquivo devem especificar que tipo de
adies ou anotaes podem ser feitas a um documento depois da sua produo, em que
circunstncias essas alteraes podem ser autorizadas, e quem est autorizado a faz-las. Qualquer
alterao autorizada a um documento de arquivo deve ser explicitamente indicada e reconhecvel
enquanto tal.
Utilizao - um documento de arquivo utilizvel aquele que pode ser localizado, recuperado,
apresentado e interpretado. Deve ser capaz de se apresentar como directamente ligado actividade

25
Cf.. ROSSEAU, Jean-Yves; COUTURE - Os fundamentos da disciplina arquivstica, p. 90. Esta
dimenso informativa do documento objecto de uma utilizao crescente no quadro organizacional,
social e cultural, evidenciando-se na conexo que existe entre gesto da informao e da documentao e
a atribuio de privilgios de acesso ou nas decises de avaliao.
26
Contexto (do ingls context): as circunstncias organizacionais, funcionais e operacionais que
envolvem a criao, recepo, armazenamento, utilizao e a sua relao com outros materiais; contedo
(do ingls content): a parte intelectual do documento onde se incluem texto, dados, smbolos, nmeros,
imagens e som; estrutura (do ingls structure): o modo como, os diferentes elementos esto organizados,
interrelacionados e so apresentados. In A Glossary of Archival and Records Terminology. [Em linha].
[Consult. 27 Jun. 2011]. Disponvel em WWW:<URL: http://www.archivists.org/glossary/index.asp>.
27
PORTUGAL, Instituto Portugus da Qualidade. Norma Portuguesa 4438-I Informao e
Documentao. Gesto de Documentos de Arquivo, pp. 14-15.
14

ou transaco que o produziu. As ligaes contextuais dos documentos de arquivo devem incluir a
informao necessria para a compreenso das transaces que os produziram e os utilizam. Deve
ser possvel identificar um documento de arquivo dentro do contexto mais lato das funes e
actividades da organizao. As ligaes entre os documentos de arquivo que representam uma
sequncia de actividades devem ser mantidas.
Os documentos de arquivo contm informao registada em qualquer suporte. As
organizaes acumulam informao proveniente das suas actividades operacionais e de
acordo com determinadas solicitaes. Posteriormente essa informao organizada e
armazenada, tendo em considerao os elementos mais importantes e significativos,
para melhorar as comunicaes e resolver problemas.
Segundo Silva & Ribeiro, Informao o conjunto estruturado de representaes
mentais codificadas (smbolos significantes) socialmente contextualizadas e passveis de
serem registadas num qualquer suporte material (papel, filme, banda magntica, disco
compacto, etc.) e, portanto, comunicadas de forma assncrona e multi-direccionada
28
.
Torna-se claro que a Informao gerada na mente humana (signos, smbolos), e depois
reproduzida/registada num suporte. A valorizao do contexto de aco e de produo
da informao bem como as caractersticas da comunicao da informao, susceptvel
de ser interpretada de diferentes formas so factores intrnsecos informao.
A informao anterior ao registo, possui uma gnese psico-social, apenas
registada para desse modo ser mais facilmente conservada e difundida. Perceber a
informao implica, antes de mais, conhecer o contexto da sua produo, o que algo
anterior ao seu registo material num suporte fsico
29
. A Informao constitui-se, assim, o
objecto cientfico da Cincia da Informao.
A informao representa no seio das organizaes, um recurso estratgico, pois
facilita a combinao e a utilizao de factores produtivos. Mas para que a informao
assuma este carcter estratgico, deve ser transformada em conhecimento. A gesto do
conhecimento
30
consiste em colocar ao alcance de cada funcionrio a informao que
este necessita, no momento preciso, para que a sua actividade seja produtiva.

28
Cf: SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda Das Cincias Documentais Cincia da
Informao, p. 37.
29
Cf.: Fernanda RIBEIRO. Novos caminhos da avaliao de informao, p.13. [Em linha]. [Consult.
17 Jul. 2011]. Disponvel em WWW: <URL: http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/artigo9821.PDF>.
30
Apoiar-nos-emos na tradicional frmula de Bertram Brookes (1980): k (S) + K = (S+S)I. Sendo
K = conhecimento; S = estado anterior de conhecimento; K = conhecimento acrescido; e I =
incremento da informao ( = indica uma alterao em qualquer varivel). A frmula de Brookes diz-nos
que um estado de conhecimento K(S) alterado pelo incremento de informao I, que gera um
15

II.3 Porqu Documento electrnico?
Durante longos anos, em que predominava o suporte papel, o documento foi visto
sob a perspectiva da diplomtica, mas [] por fora da emergncia dos documentos
electrnicos
31
, procedeu-se a uma reviso destes contextos, transferindo o foco que era
dado ao documento, para a informao em qualquer suporte, fruto do desenvolvimento
da Cincia da Informao e da tecnologia.
O documento electrnico ou documento digital a nova realidade, e
radicalmente diferente dos outros: assenta em suportes magnticos ou pticos,
manipulvel, transforma-se, tem uma estrutura lgica, pode ser replicado
indefinidamente, permite mltiplos e simultneos acessos.
Define-se documento electrnico
32
, todo o documento produzido por um
computador integrado ou no, em sistemas e redes, no tendo existncia prpria se for
deslocado do sistema de informao e do arquivo que lhes deu origem. Um documento
electrnico no perceptvel per si, sendo acessvel atravs de um sistema intermedirio
hardware e software que permitir a sua descodificao e compreenso por parte do
utilizador.
Em consequncia da implementao de vrios programas pblicos para a
promoo das tecnologias de informao e comunicao e da introduo de novos
processos de relacionamento em sociedade, entre cidados, empresas, organizaes
governamentais e o Estado, com vista ao fortalecimento da sociedade da informao e
do governo electrnico, foram publicados diversos decretos jurdicos para regulamentar
a certificao e validade dos documentos electrnicos e da assinatura digital, pois, as
comunicaes e o comrcio electrnico exigem assinaturas electrnicas.

acrscimo de conhecimento K, originando um novo estado de conhecimento K (S+S). O conhecimento
d-se quando a informao (mensagem) percebida e aceite, alterando as relaes mentais do indivduo.
Cf.: SILVA, Armando Malheiro da A Informao. Da compreenso do fenmeno e construo do
objecto cientfico, pp. 68-69.
31
SILVA, Armando Malheiro da [et. al.] - Arquivstica, teoria e pratica de uma cincia da informao,
p. 173.
32
Rafael Antnio explica que o termo documento electrnico deriva da traduo para a lngua inglesa
do termo ingls electronic records, que tem a sua origem numa poca em que apenas existiam
documentos electrnicos particularmente gravaes de adio e vdeo sobre suportes magnticos
analgicos, que actualmente esto a ser convertidos para suporte digital, por fora das limitaes tcnicas
e da obsolescncia dos equipamentos de armazenagem e de leitura, factos que justificam a tendncia
mundial para a transferncia dos contedos para a tecnologia digital. Contudo surgem em muitos
documentos tcnicos e normativos o termo documento electrnico, que devem ser entendidos como
documento digital ou documento em suporte digital. Cf.: ANTNIO, Rafael - O sistema de gesto
documental: oportunidade do software livre nos municpios portugueses, pp. 28-29.
16

De entre esses diplomas destacamos o Decreto-Lei 290/99, de 2 de Agosto,
conjugado com as alteraes introduzidas pelo Decreto-Lei 88/2009, de 9 de Abril.
Ambos reconhecem a forma e fora probatria do documento electrnico, desde que lhe
seja aposta uma assinatura electrnica certificada
33
. As assinaturas electrnicas
possibilitam ao utilizador de dados enviados electronicamente que verifique a sua
origem (autenticao), bem como se os dados foram entretanto alterados (integridade).
A assinatura electrnica contm informao baseada em sistemas criptogrficos
compostos por algoritmos ou srie de algoritmos, mediante o qual gerado um par de
chaves assimtricas exclusivas e interdependentes, uma das quais privada e outra
pblica.
No contexto digital, o termo documento, ou seja, um conjunto constitudo pelo
suporte e pela informao que ele contm, utilizvel para fins de consulta ou como
prova
34
, continua vlido, sendo que o atributo electrnico qualifica o suporte e no o
contedo
35
. A informao deixou de se materializar num objecto discreto sendo antes
fragmentada e modularizada. As bases de dados so disso um exemplo clssico: pelo
facto de constiturem entidades complexas no deixam de produzir e armazenar dados e
informao capazes de constituir prova de transaces organizacionais e por
consequncia corresponder ao conceito de documento de arquivo.
O documento electrnico nativo ou objecto nado-digital criado recorrendo
apenas a ferramentas ou processos digitais
36
, sendo transmitido e conservado em
formato digital. O documento electrnico digitalizado
37
todo aquele que provm da
transposio ou reconverso da informao analgica em informao digital.
Em ambos os casos, contm caractersticas bsicas, no primeiro caso intrnsecas, e
no segundo caso adquiridas por fora do processo de digitalizao, tais como:

33
PORTUGAL - Decreto-Lei 88/2009, de 9 de Abril. Dirio da Repblica, I Srie, ponto 2; art. 3.,
p. 2163.
34
ALVES, Ivone [et. al.] - Dicionrio de terminologia arquivstica, pp. 36-38.
35
SILVA, Armando Malheiro da A informao. Da compreenso do fenmeno e construo do objecto
cientfico, p. 146.
36
Cf.: FERREIRA, Jos Miguel Arajo Preservao de longa durao de informao digital no
contexto de um Arquivo Histrico, p. xxvii.
37
Cf.: Society of American Archivists (SAA). Digitalizao processo de converso de um documento
em qualquer suporte e formato para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado. [Em linha].
[Consult 4 Mai. 2011]. Disponvel em WWW:<URL:
http://www.archivists.org/glossary/term_details.asp?DefinitionKey=20>.
17

A virtualidade, derivada do facto do documento no ser directamente legvel
pelo utilizador sem recorrer a uma estrutura intermediria que permita a sua
descodificao e apreenso do seu contedo;
Serem compostos por um conjunto de caracteres codificados e que so
interpretados mediante a utilizao da mquina;
A informao encontra-se desvinculada do seu suporte, constatando-se a
ausncia de uma fixao definitiva do contedo e estrutura do documento;
S sero vlidos se lhes forem associados, a informao sobre o sistema que os
produziu e o seu contexto funcional (metainformao fsica);
A necessidade de atribuio de elementos que permitam a sua contextualizao
funcional e orgnica dentro do fluxo documental (metainformao contextual).
Os formatos podem ser variados:
Dados tabulares (bases de dados, folhas de clculo);
Texto, mais ou menos rico, isto com a possibilidade de associar ao texto,
imagem esttica, imagem em movimento e som;
Imagens vectoriais, como por exemplo, as componentes esquemticas de um
projecto de aquecimento, ventilao e ar condicionado AVAC;
Apresentaes;
Imagens em bitmap, como por exemplo, uma fotografia digital;
Som (voz e msica);
Vdeo;
Dados GIS (Geographical Information Systems);
Multimdia interactiva;
Web sites.
Passemos agora identificao dos principais riscos para os objectos digitais e
que revelam a necessidade de os submeter Preservao Digital:
Obsolescncia de formatos, de software e de hardware;
18

Ocorrncia de danos fsicos (no hardware), que se podem traduzir em danos
lgicos (nos contedos informativos).
Bitrot, ou seja a degradao da informao de natureza digital.
O documento electrnico e em suporte papel tm diferenas na sua essncia e nas
suas funes que podemos apresentar da seguinte forma:
Quanto comunicao: o documento electrnico tem vantagem, por poder
conjugar texto, imagem esttica, imagem em movimento e som, enquanto em
suporte papel, para alm da mensagem escrita, apenas se pode utilizar a cor e o
desenho;
Quanto velocidade: h uma substancial vantagem do documento electrnico,
pois a transmisso da mensagem entre os diferentes receptores e emissores
feita a uma velocidade tal que quase se pode considerar imediata; j com o
suporte papel, a comunicao est sempre dependente de meios mais lentos e
nem sempre automatizados;
Quanto possibilidade de utilizao em sistemas de workflow: permite que
numa organizao o documento circule rapidamente entre diferentes unidades
da estrutura e que todas trabalhem sobre o mesmo documento, em simultneo,
se necessrio for;
Quanto memria da organizao: o documento em suporte papel obriga a
uma reproduo lenta e dispendiosa, distantes do copiar, duplicar e difundir
com um clique, como permitido com o documento electrnico.

II.3.1 Estrutura dos Objectos Digitais
Designa-se por objecto digital todo e qualquer objecto de informao que possa
ser representado atravs de uma sequncia de dgitos binrios, (bit stream)
38

acomodando, tanto informao nascida num contexto tecnolgico digital (objectos
nado-digitais) como informao digital obtida a partir de suportes analgicos (objectos
digitalizados)
39
.

38
Cf.: THIBODEAU, K. apud FERREIRA, Jos Miguel Arajo Preservao de longa durao de
informao digital no contexto de um Arquivo Histrico, p. 2.
39
Cf.: FERREIRA, Jos Miguel Arajo - Introduo preservao digital - conceitos, estratgias e
actuais consensos, p. 21.
19

Os objectos digitais detm diferentes nveis de interpretao que vo desde o nvel
fsico
40
(suporte CD, DVD, disquete, memria-flash, disco rgido, etc.), passando pelo
nvel lgico
41
: smbolos inscritos no suporte fsico, terminando no nvel conceptual
42
,
que efectivamente o objecto que se apresenta capaz de ser interpretado pelo ser
humano (Figura 1).


Figura 1 - Cadeia de interpretao desde o nvel fsico at ao nvel conceptual
(Fonte: Miguel Ferreira, 2009, p. 16)

40
Nvel da inscrio dos smbolos num suporte. Basicamente o nvel fsico lida com arquivos que so
geridos e armazenados por algum sistema de armazenamento (CD, DVD, memria flash, disco rgido).
Como objecto fsico um objecto digital simplesmente uma inscrio de sinais num suporte. A inscrio
fsica independente do significado dos bits inscritos, isto se eles constituem um documento de
linguagem natural, uma fotografia, ou qualquer outra coisa. A inscrio fsica, no implica morfologia,
sintaxe ou semntica. Cf.: THIBODEAU, Kenneth - Overview of Technological Approaches to Digital
Preservation and Challenges in Coming Years. [Em linha]. [Consult. 18 Ago. 2011]. Disponvel em
WWW:<URL: http://www.clir.org/pubs/reports/pub107/thibodeau.html>.
41
Nvel lgico o nvel em que o objecto reconhecido e interpretado pelo software de aplicao. Esse
reconhecimento baseado no tipo de dados ou formato (TIFF, JPEG, PNG), organizado segundo uma
arquitectura definida pelo software utilizado na produo do objecto digital. As regras que regem o
objecto lgico so independentes de como os dados so inscritos num suporte fsico. Considerando que
no nvel fsico, os bits so insignificantes, no nvel lgico essa informao passa a ser importante, pois
determina a codificao da informao e a sua descodificao para ser perceptvel ao ser Humano.
Cf.: THIBODEAU, Kenneth - Overview of Technological Approaches to Digital Preservation and
Challenges in Coming Years. [Em linha]. [Consult. 18 Ago. 2011]. Disponvel em WWW:<URL:
http://www.clir.org/pubs/reports/pub107/thibodeau.html>.
42
Nvel conceptual o nvel do reconhecimento significativo de informao, como um livro, um contrato,
um mapa ou uma fotografia. As propriedades dos objectos conceptuais so aquelas que so significativas
no mundo real. O contedo e a estrutura do objecto conceptual, deve estar contido no objecto digital.
Pode haver diferentes codificaes digitais de um mesmo objecto digital e as diferentes codificaes
podem preservar o objecto conceptual. Cf.: THIBODEAU, Kenneth - Overview of Technological
Approaches to Digital Preservation and Challenges in Coming Years. [Em linha]. [Consult. 18 Ago.
2011]. Disponvel em WWW:<URL: http://www.clir.org/pubs/reports/pub107/thibodeau.html>.
20

Contudo, para que ocorram estas diferentes fases de interpretao do objecto digital
necessitamos de hardware embebido num computador e, capaz de integrar o objecto
fsico, de software de leitura para decifrar o objecto lgico que atravs de um perifrico
de sada transforma os smbolos digitais inscritos em sinais analgicos capazes de serem
interpretados pelo ser humano, constituindo o objecto conceptual ou objecto semntico,
cuja interpretao varia de indivduo para indivduo (Figura 2).




Figura 2 - Diferentes nveis de abstraco de um objecto digital
(Fonte: Miguel Ferreira, 2009, p. 16)


No sentido inverso, o objecto conceptual produzido pelo ser humano pode ser
armazenado num suporte fsico passando por um processo de codificao binria. Numa
situao ideal, o objecto conceptual formado na mente do emissor ser igual ao objecto
conceptual concebido pelo receptor. Somente nessa situao a comunicao poder ser
considerada perfeita
43
.
Segundo uma outra perspectiva, um dado objecto conceptual pode ser representado
de diversas formas, ou seja, este pode ser codificado em diferentes formatos lgicos, e
cada um destes ser inscrito em vrios suportes fsicos sem qualquer prejuzo da
mensagem veiculada. Assim possvel conceber que uma fotografia digital possa ser
codificada em diversos formatos distintos, como TIFF, JPEG ou PNG, e cada um destes

43
Cf.: FERREIRA, Jos Miguel Arajo - Introduo preservao digital - conceitos, estratgias e
actuais consensos, p. 24.
21

possa ser armazenado em diferentes suportes fsicos distintos, e.g. DVD, disco rgido,
memria-flash, entre outros
44
(Figura 3).



Figura 3 - Objecto digital observado a diferentes nveis de abstraco
(Fonte: Miguel Ferreira, 2009, p. 18)

Esta decomposio dos nveis de representao dos objectos digitais importante
para compreendermos a imensido de formatos para a representao de informaes em
formatos digitais e aprendermos a navegar pelas informaes e escolher os melhores
instrumentos, quando se torna necessrio adoptar medidas de racionalizao e
preservao da informao arquivstica.








44
Cf.: Ibidem, p. 25.
22

CAPTULO III: GESTO DE DOCUMENTOS DIGITAIS DE
ARQUIVO

III.1 A Gesto de documentos de arquivo e sistemas de arquivo
A actividade designada gesto de documentos, originalmente cunhada em ingls
records management, surgiu pela necessidade de responder aos complexos problemas
colocados pela exploso da massa documental contempornea. O seu campo de aco
situa-se ao nvel do estabelecimento de normas, mtodos e sistemas que regem os
documentos (records) ao longo do seu ciclo de vida.
Duas definies afiguram-se-nos importantes para entendermos o conceito de
gesto documental. A primeira afirma que a gesto de documentos a implementao
de um conjunto de medidas que visam a racionalizao e a eficcia na constituio,
avali ao, aqui sio, organizao, conservao e comunicao dos Arquivos
45
,
a segunda encontra-se no Decreto-Lei 16/93, de 23 de Janeiro, e define gesto de
documentos como sendo o conjunto de operaes e procedimentos tcnicos que visam a
racionalizao e a eficcia na criao, organizao, conservao, avaliao, seleco
e eliminao de documentos, nas fases de arquivo corrente e intermdio, e na remessa
para arquivo definitivo
46
. As duas definies convergem no essencial da gesto
documental, transmitindo a ideia de economia e eficcia na utilizao de documentos,
pressupondo a gesto integrada ao longo ciclo de vida dos documentos e uma estreita
articulao entre os produtores, interessados no valor primrio (ou probatrio)
47
e a sua
utilizao para outros fins que no aqueles para os quais fora originalmente criado
(valor secundrio, histrico ou informativo)
48
.
As instituies arquivsticas pblicas caracterizadas tradicionalmente pela funo
de apoio pesquisa, custdia e preservao de documentos com valor histrico,

45
Cf.: ALVES, Ivone [et. al.] - Dicionrio de Terminologia Arquivstica, p. 53.
46
Cf.: PORTUGAL - Decreto-Lei n. 16/93, de 23 de Janeiro - Artigo 13. - Dirio da Repblica,
I Srie-A. Lisboa. N. 19, p. 265.
47
Valor primrio ou probatrio: o valor inerente aos documentos de arquivo na medida em que
consignam ou comprovam factos, constituem direitos e obrigaes e so reconhecidos como garantia e
fundamento de actos, factos e acontecimentos. Cf.: IPQ - NP 4041: Informao e documentao.
Terminologia arquivstica. Conceitos bsicos, p. 10.
48
Valor secundrio, histrico ou informativo: o valor decorrente da informao veiculada por um
documento de arquivo ou outra unidade arquivstica. So especialmente relevantes os que,
independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituio e funcionamento dessa
administrao e/ou fornecem dados ou informaes sobre pessoas, organizaes, locais ou assuntos.
Cf.: IPQ - NP 4041: Informao e documentao. Terminologia arquivstica. Conceitos bsicos, p. 10.
23

defendiam que a documentao deveria passar da fase administrativa para o arquivo
definitivo. Mas, face hipertrofia documental resultante do crescimento desmesurado
da produo documental
49
, verificada aps a II Guerra Mundial, a necessidade de
agilizar procedimentos nas administraes produtoras conduziram criao de novas
unidades designadas arquivos intermdios, cujas origens Rosseau e Couture remetem
para:
arquivistas como Perotin, Dubosq, Wyffel e outros trouxeram ento luz um perodo
intermdio com o seu lugar entre perodo de actividade e de inactividade. Este perodo
intermdio devia permitir evitar, por um lado, que se guardassem documentos durante
demasiado tempo em locais da administrao de origem cujos espaos, j de si restritos, se
viam ameaados por uma quantidade inquietante de documentos e, por outro, que se
transferissem prematuramente demasiados documentos de modo permanente
50
.
Esta teoria revelou-se desde logo muito eficaz na gesto de arquivo. Quer, faa
parte de um arquivo pblico ou privado, de uma pessoa fsica ou de uma pessoa moral,
qualquer documento de arquivo passa por um ou mais perodos caracterizados pela
frequncia e tipo de utilizao que dele feita. Estas trs idades ou fases corrente,
intermdia e definitiva ou activa, semi-activa e inactiva seriam determinadas em
funo do valor primrio ou secundrio que se lhes reconhecesse.
Os arquivos correntes ligados produo dos documentos, necessitam de estar no
reduto das administraes por contingncias fiscais, administrativas, de consulta e no
cumprimento imediato da misso da Administrao ou, como escreve Schellenberg:
[] dos correntes tem por objectivo fazer com que os documentos sirvam as finalidades
para os quais foram criados, de maneira mais eficiente e econmica, e concorrer para
a destinao adequada
51
.
O arquivo intermdio surge por uma necessidade de arrumar papis: toda uma
massa documental que no deve ser eliminada ou passar para a fase de Arquivo
Histrico, mas que tambm no se torna necessria quotidianamente, e cuja consulta,
espordica, feita para responder a questes de carcter fiscal e administrativo.
O arquivo intermdio designa-se tambm como pr-arquivagem, e nesta fase que
se inicia o processo de avaliao, seleco e eliminao de documentos, o que implica
em termos tericos, a existncia real duma fase intermdia, relacionada com

49
Cf.: VIEIRA, Joo - Orientaes gerais sobre a gesto de documentos de arquivo, p. 7.
50
Cf.: COUTURE, Carol; ROSSEAU, Jean-Yves - Os Fundamentos da Disciplina Arquivstica, p. 112.
51
Cf.: SCHELENBERG, Theodore - Arquivos modernos: princpios e tcnicas, pp. 45-46.
24

necessidades econmicas das instituies, pois os documentos so arquivados em
espaos de baixo custo, frequentemente longe das instituies. Bits e bytes ocupam
igualmente espao em disco, com os custos inerentes. Nos arquivos electrnicos, esta
fase tambm existe: deixam de estar em linha e so remetidos para zonas dos gestores
de contedos que no interfiram com a actividade das instituies, nem com a gesto
documental diria. A conservao obriga a custos, independentemente da idade do
arquivo, que podem ser mais reduzidos com uma gesto documental adequada e
rigorosa onde a produo de documentos e de informao se limita ao essencial e seja
apoiada tecnologicamente e onde a seleco e a eliminao sejam mais activas.
Actualmente, fruto do paradigma ps-custodial, informacional e cientfico, emerge
novo modelo de gesto de documentos de arquivo: o modelorecords continuum
52
, um
modelo sistmico, integrador que visa garantir a unidade e continuidade da interveno
do arquivista no conjunto da documentao produzida ou recebida por uma instituio,
qualquer que seja a sua idade ou tipo de suporte.
A concepo integrada do objecto da Arquivstica tem vindo a tornar-se cada vez mais evidente
ao encarar o Arquivo como um sistema de informao especfico e coerente. O facto de a
importncia da gesto documental ser realada no mbito da administrao constitui um factor
decisivo para facilitar toda a cadeia de operaes de organizao, triagem e descrio de
documentos, seja qual for a sua idade. Alm disso a concepo sistmica de arquivo choca com
a dita teoria das 3 idades na medida em que esta apresenta uma perspectiva descontnua, quer
da segregao unvoca e ininterrupta do arquivo por parte da entidade produtora, quer da
harmonia que existe nas relaes internas ou de contedo
53
.
O arquivo tem que ser apreendido na sua globalidade e na simbiose dinmica dos
dois factores que modelam a sua tipologia, isto , o factor estrutura orgnica e o factor
funcional (servio/uso), aos quais se associa um terceiro - a memria - imbricado nos
anteriores. Nesta segunda concepo o Arquivo tem como funo organizar a
documentao, conserv-la, descrev-la e coloc-la disposio dos utilizadores
54
.

52
Este modelo surge na dcada de 90, do sc. XX, na Austrlia, preconizado por Frank Upward. O
modelo assenta em quatro eixos que integram os principais temas da Cincia Arquivstica: identidade,
evidncia, transaces e gesto documental. Para mais informaes consulte Modelling the continuum as
paradigm shift in recordkeeping and archiving processes, and beyond a personal reflection. [Em linha].
[Consult. 22 Abr. 2010]. Disponvel em WWW:<URL:
http://www.infotech.monash.edu.au/research/groups/rcrg/publications/frank-u-rmj-2001.pdf>.
53
Cf.: SILVA, Armando Malheiro da [et.al.] - Arquivstica, teoria e pratica de uma cincia da informao,
pp. 155-156.
54
Reconhece-se um princpio de aco estruturante porque todo o arquivo resulta de um acto estruturante
que condiciona directamente a sua evoluo estrutural; um princpio de integrao dinmica porque todo
o arquivo integra e integrado pela dinmica do universo sistmico que o envolve; um princpio de
25

Um sistema de arquivo um sistema de informao que integra, gere e fornece
acesso a documentos de arquivo ao longo do tempo
55
. uma componente essencial da
gesto da informao pois garante a manuteno e a preservao ao longo do tempo de
documentos de arquivo autnticos, fidedignos e acessveis. Para que os sistemas de
arquivo respondam a estes requisitos indispensvel a implementao de funes
adequadas gesto dos documentos de forma continuada ao longo de todo o ciclo de
vida documental. Na era digital, esperar para gerir os documentos de arquivo a partir
do ltimo estdio da vida uma atitude totalmente insatisfatria. Uma gesto de
documentos passiva e desfasada no tempo acaba por se tornar irrelevante
56
.
A realidade premente da produo dos documentos electrnicos, com maior
incidncia a partir da dcada de 90 do sculo XX, trouxe consigo o conceito de Gesto
Electrnica de Documentos, referindo-se frequentemente a aplicaes informticas
orientadas para a organizao e arquivo de documentos e processos em formato digital,
disponibilizando mecanismos que permitem a automatizao e circulao dos mesmos,
bem como o controlo do seu estado e/ou localizao em qualquer momento. A Gesto
Electrnica de Documentos de Arquivo visa a gesto de documentos nativos digitais e
cujo original permanece neste meio, embora possa englobar documentos digitalizados.
Os requisitos para Sistemas Electrnicos de Gesto de Arquivos (SEGA) sero
desenvolvidos no ponto IV.3.

III.2 A Web 2.0 e a Administrao Electrnica
O termo Web 2.0 foi criado em 2004 pela empresa americana O'Reilly e a
MediaLive International para designar a segunda gerao da Word Wide Web, focada na
capacidade de colaborao e partilha informaes entre utilizadores. O conceito bsico
o da Web como plataforma, com uma maior capacidade genrica em levar os
utilizadores a participarem tambm na criao de contedos, seja atravs de blogues,
wikis (uma forma de Web site em que os seus utilizadores tambm podem modificar

grandeza relativa porque todo o arquivo se desenvolve como estrutura no s fsica mas intelectual e um
princpio de pertinncia porque todo o arquivo disponibiliza informao que pode ser recuperada de
acordo com a organizao da estrutura criada. Cf. FERNANDES, Maria Eugnia; RIBEIRO, Fernanda -
Universidade do Porto: Estudo orgnico-funcional. Modelo de anlise para fundamentar o conhecimento
do sistema de informao de arquivo, pp. 28-29.
55
Cf.: PORTUGAL, Instituto Portugus da Qualidade. Norma Portuguesa 4438-1 (2005) Informao e
Documentao. Gesto de Documentos de Arquivo, p. 10.
56
Cf.: International Council on Archives (ICA) Estudo n. 16. Documentos de arquivo electrnicos:
Manual para arquivistas, p. 27.
26

contedos), do recurso folksonomia (classificao colaborativa de contedos) e da
partilha de contedos (de imagens, como no Flickr, de vdeo como no YouTube ou de
som como no SoundCloud, para dar alguns exemplos).
As funcionalidades oferecidas pela Web 2.0, tais como a facilidade de publicao
online e a interaco entre os utilizadores tornaram-se uma realidade incontornvel.
Mais do que uma revoluo tecnolgica, a Web 2.0 uma revoluo social e cultural,
estendendo-se a todas as reas da sociedade. De consumidores de contedos e
informao, os utilizadores das redes passaram tambm a ser produtores de informao,
criando contedos que partilham e que passam a fazer parte do corpus de informao e
de conhecimento disponveis na Web, tomando para si o controlo de muitos processos e
espaos tradicionalmente dominados por corporaes e instituies.
O contexto tecnolgico desta era digital condiciona a forma como se produz, se
organiza, se dissemina e se acede informao, da que termos como bibliotecas
digitais, arquivos digitais ou mais recentemente repositrios digitais tenham vindo
a impor-se de h uns anos a esta parte, para designar realidades novas em que a Web
o locus privilegiado de armazenamento e de acesso informao
57
.
Impulsionada pela crescente implantao do comrcio electrnico, patente no sector
privado, tambm o sector pblico implementa medidas de desmaterializao dos seus
processos de negcio, dentro do enquadramento legal/normativo, onde cada interaco
iniciada com o sector pblico desencadeia informaes, procedimentos e aces. Hoje,
ser digital em rede no um lema futurista e visionrio, mas a sntese simples do real
[] que j estamos a construir no dia-a-dia das nossas vidas e das nossas
sociedades
58
.
O conceito de e-Gov, acrnimo para Governo Electrnico
59
, refere-se a um
conjunto de tecnologias e solues para a disponibilizao de servios aos cidados e s
empresas pelos diferentes nveis da Administrao Pblica. A governao mediada
electronicamente, ou seja, atravs das tecnologias de informao e comunicao se

57
Cf.: SILVA, Armando Malheiro; RIBEIRO, Fernanda - Recursos de Informao: Servios e
Utilizadores, p. 66.
58
Ibidem, p. 95.
59
O interesse no governo digital , em parte, uma reaco crescente complexidade societal dos pases
industrializados. A Administrao Pblica Electrnica torna-se assim um imperativo dos Estados
modernos e um garante das democracias, com a acelerao electrnica e efectiva dos processos
administrativos e decisrios, com a substituio das licenas e certides pela troca de bits entre bases de
dados, sem qualquer interveno humana, bem como a criao de cadeias de valor, atravs de workflows
cooperativos e optimizados entre pessoas e mquinas.
27

devidamente utilizadas, permitem ganhos substanciais de eficincia, de acesso
informao e de proximidade com o cidado, proporcionando-lhe acesso a servios de
forma interactiva, sem necessidade de recorrer presencialmente s instituies para
satisfazer a sua pretenso.
Numa perspectiva interorganizacional Business to Business (B2B)
60
- pretende-se
que as organizaes integrem e partilhem entre si, servios ou apenas informao, de
forma a aumentar a celeridade e eficcia dos processos, recorrendo mediao
tecnolgica. Para que se verifique esse dilogo indispensvel haver
interoperabilidade, ou seja, a capacidade de organizaes e pessoas interagirem entre si
compreendendo a informao transmitida e recebida de forma a integr-la nos seus
sistemas e obter ou dar as repostas adequadas situao verificada.

III.3 Interoperabilidade e Metainformao
Quando falamos em redes e interoperabilidade julgamos imediatamente que
estamos a tratar de tecnologia, mas no plano organizacional que comea a
interoperabilidade, com a partilha e concertao de vises. S posteriormente que
feito um investimento na tecnologia.
Em seguida ningum pode interoperar se no falar a mesma lngua o segundo
nvel, o da interoperabilidade informacional e semntica. Aqui estamos no plano das
normas, reduzindo ao mnimo as incertezas. Por fim chegamos interoperabilidade
tecnolgica onde, ultrapassados os dois primeiros nveis, ser tudo mais simples. Ao
nvel tecnolgico, necessrio que equipamentos e software comuniquem entre si e se
compreendam de forma integrada com vista satisfao global de necessidades,
internas e externas, pressentidas ou solicitadas. Muitas organizaes fazem o caminho
inverso, por razes de deslumbramento tecnolgico.
Para que a interoperabilidade se verifique integralmente necessrio que todos
estes factores estejam presentes de forma articulada, definindo-se assim, a
interoperabilidade como sendo a capacidade dos recursos de informao, sejam eles

60
B2B uma das formas de classificar o comrcio electrnico. Significa comrcio electrnico empresa -
empresa e est associado a operaes de compra e venda, de informaes, de produtos e de servios
atravs da Internet ou atravs da utilizao de redes privadas partilhadas entre duas empresas,
substituindo assim os processos fsicos. O B2B pode tambm ser definido como troca de mensagens
estruturadas com outros parceiros comerciais a partir de redes privadas ou da Internet. Cf.: LAUDON, Jane
P.; LAUDON, Kenneth C. Sistemas de Informao Gerenciais, p. 280.
28

exclusivos de uma organizao ou partilhados por vrias organizaes () serem
reconhecidos, identificados, manipulados atravs de atributos que so colectivamente
aceites e interpretados
61
.
Metainformao ou - metadados so dados que descrevem os atributos de um
documento, mais especificamente informao que descreve o contexto, o contedo e a
estrutura dos documentos, bem como a sua gesto atravs do tempo
62
. atravs da
metainformao que conseguimos pesquisar de uma forma rpida e eficiente. Existem
diversos esquemas de metainformao, dedicadas descrio dos tipos de recursos
utilizados pela comunidade que as desenvolveu. A metainformao destina-se a
descrever vrios aspectos relativos ao ciclo de vida do recurso. Podemos classific-la
em cinco espcies, de acordo com sua utilizao:
Metainformao de administrao: utilizada para descrever informao
relacionada com a gesto do recurso, os direitos de autor, as permisses de
acesso, registo de cpias, localizao fsica do recurso e controlo de verses;
Metainformao de descrio: utilizada para descrever a vertente informativa
do recurso, tais como o nome, ttulo, materiais, descrio fsica ou de contedo,
auxiliares de pesquisa, relaes entre objectos, anotaes dos utilizadores;
Metainformao de preservao: est relacionada com o comportamento do
sistema de metainformao, sendo utilizada para descrever as condies fsicas
dos recursos e aces tomadas de forma a preserv-los;
Metainformao tcnica: descreve aspectos relacionados com o funcionamento
do sistema de acesso informao e inclui documentao relativa ao hardware
e software, formatos de armazenamento utilizados, processo de digitalizao e
autenticao;
Metainformao de utilizao: descreve a utilizao dos recursos de
informao, como o registo de utilizao, comportamento dos utilizadores,
acesso aos recursos e reutilizao de contedos.


61
Cf.: DIRECO-GERAL DE ARQUIVOS - Metainformao para a Interoperabilidade, p. 5.
62
Cf.: PORTUGAL, Instituto Portugus da Qualidade. Norma Portuguesa 4438-1 (2005) Informao e
Documentao. Gesto de Documentos de Arquivo, p. 10.
29

III. 3.1 Padres de Metadados para Documentos de Arquivo
Para atingir o objectivo da interoperabilidade semntica, os arquivos utilizam um
conjunto de normas que determinam os princpios bsicos de representao de meta-
informao de arquivos, independente da sua natureza. Referimo-nos s ISAD(G)
63
,
ISAAR(CPF)
64
, ISDF
65
e ISDIAH
66
que se devem adoptar para materiais de arquivo
em qualquer suporte. Porque o arquivo digital potencialmente transmissvel
desenvolveram-se protocolos para a troca de documentos electrnicos, com capacidade
para proteger a autenticidade: so os denominados EAD
67
- Encoded Archival
Description e EAC
68
- Encoded Archival Context.
A primeira edio da norma ISAD(G) - General International Standard Archival
Description foi desenvolvida pela Comisso e aprovada pelo Conselho Internacional de
Arquivos em 1994. A segunda edio da norma ISAD(G) foi publicada durante o
Congresso do Conselho Internacional de Arquivos realizado em Sevilha em 2000. Esta
norma define quais os elementos descritivos essenciais para qualquer tipo de descrio
em arquivos
A norma est estruturada em 7 reas de descrio e define um conjunto de 26
elementos utilizados num processo de descrio. A cada um destes elementos
corresponder uma regra que permite determinar com mais preciso a descrio a
utilizar. Para alm das regras associadas aos elementos de descrio existe um conjunto
de 4 regras que devem ser aplicadas nas descries multi-nvel. A primeira diz que a
descrio deve ser efectuada do geral para o especfico. A segunda regra determina que

63
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. - ISAD(G) - General International Standard Archival
Description, 2002. Segunda edio. Adoptada pelo Comit de Normas de Descrio. Estocolmo: Sucia,
19-22 de Setembro de 1999, 2. ed. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo. [Em linha].
[Consult. 8 Mar. 2011]. Disponvel em WWW:<URL: http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/isadg.pdf .
64
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES - ISSAR(CPF)International Standard Archival
Record for Corporate Bodies, Persons and Families, 2004. Segunda edio. Lisboa: Instituto dos
Arquivos Nacionais/Torre do Tombo. [Em linha]. [Consult. 8 Mar. 2011]. Disponvel em
WWW:<URL: http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/isaar.pdf>.
65
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES - ISDF - International Standard for Describing Functions.
Primeira edio. Elaborada pelo Comit de Boas Prticas e Normas. Dresden: Alemanha, 2-4 de Maio
2007. [Em linha]. [Consult. 8 Mar. 2011]. Disponvel em WWW:<URL:
http://www.wien2004.ica.org/sites/default/files/ISDF%20PORT.pdf>.
66
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES - ISIAHInternational Standard for Describing Institutions with
Archival Holdings. Verso preliminar. Elaborada pelo Comit de Boas Prticas e Normas. Madrid: Espanha,
Maio de 2007. [Em linha]. [Consult. 8 Mar. 2011]. Disponvel em
WWW:<URL: http://www.wien2004.ica.org/sites/default/files/ISIAH_Port.pdf>.
67
EAD - Encoded Archival Description. [Em linha]. [Consult.14 Jul. 2011]. Disponvel em
WWW:<URL: http://www.loc.gov/ead/>.
68
EAC - Encoded Archival Context. [Em linha]. [Consult.14 Jul. 2011]. Disponvel em WWW:<URL:
http://www3.iath.virginia.edu/eac/>.
30

cada nvel de descrio s dever conter a informao relevante ao nvel em causa. A
terceira regra diz que cada descrio deve ter uma identificao do nvel da descrio e
uma descrio hierarquicamente superior. A quarta regra define que no deve ser
repetida informao de forma a evitar a redundncia de informao na descrio.
A primeira edio da norma ISAAR(CPF) - International Standard Archival
Record for Corporate Bodies, Persons and Families, foi publicada pelo Conselho
Internacional de Arquivos em 1996. Em 2004, saiu a 2. edio da ISAAR(CPF), que
corresponde uma verso ampliada e reestruturada da primeira edio da norma (1996).
A ISAAR(CPF) destina-se a normalizar a descrio de entidades tais como
organizaes, pessoas e famlias, produtoras dos documentos arquivsticos. Contm 27
elementos. Encontra-se estruturada em 4 reas: rea da identificao, rea da descrio,
rea das relaes, rea de controlo de autoridade.
Em Maio de 2007, foi publicada a ISDF - International Standard for Describing Functions
e, em Maro de 2008, foi publicada a ISDIAH - International Standard for Describing
Institutions with Archival Holdings. A primeira, fornece orientaes para a descrio das
funes dos criadores de registos enquanto a ISDIAH determina que tipo de informao
poder ser includa em descries de instituies com acervos arquivsticos. Estas duas
normas visam, assim, a complementaridade das descries de documentos em
conformidade com a ISAD(G) e a ISAAR(CPF), de forma a permitir a construo de
sistemas flexveis de descrio arquivstica.
Os documentos electrnicos que numa primeira fase pareciam vir a pr em causa os
princpios da Arquivstica, acabaram por contribuir para a sua consolidao e
fundamentao dos conceitos terica da disciplina. A ideia da informao desligada do
suporte fsico, descontextualizada do contexto de origem, no faz sentido em
Arquivstica. A normalizao arquivstica possibilita que a informao seja trocada e
usada na sua forma original sem que tenha de ser transformada na sua troca (Figura 4).
neste contexto que surge o formato de descrio EAD, cuja primeira verso foi
publicada em 1998, sendo seguida e completada pelo formato de descrio EAC (1999).
Uma segunda verso do EAD publicada em 2002. Estes formatos do corpo a
estruturas de meta-informao descritiva para arquivos disponibilizados atravs da
Internet e destinam-se a funcionar de maneira conjunta pois tm em conta
respectivamente as normas ISAD(G) e ISAAR(CPF).
31














Figura 4 - Padres de Metadados para Arquivos

O formato de descrio EAD baseia-se numa DTD correspondente norma
ISAG(G) e opervel nos formatos SGML/XML
69
. um formato de meta-linguagem
descritiva. O formato XML um subconjunto especfico do SGML. Contm os
seguintes princpios:

69
SGML, ou Standard Generalized Markup Language uma norma ISO (ISO 8879:1986 SGML) que
estabelece regras para a definio de linguagens de marcao para documentos. Atravs de uma
linguagem de marcao, podem ser adicionadas directivas a contedos documentais, as quais permitem
controlar aspectos estruturais, visuais ou de processamento, dependendo do contexto em que forem
usadas. Cf.: Society of American Archivists (SAA) - A Glossary of Archival and Records Terminology.
[Em linha]. [Consult. 16 Jun. 2011]. Disponvel em WWW:
URL<http://www.archivists.org/glossary/term_details.asp?DefinitionKey=1491>

Uma DTD consiste num conjunto de regras que definem qual a estrutura de um documento escrito numa
linguagem de marcao baseada em SGML. Ela especifica quais os termos a serem utilizados para
marcao e quais as regras sintticas a que o contedo marcado deve obedecer. Cf.: Society of American
Archivists (SAA) - A Glossary of Archival and Records Terminology. [Em linha]. [Consult. 16 Jun.
2011]. Disponvel em WWW:
URL<http://www.archivists.org/glossary/term_details.asp?DefinitionKey=1325>

O formato XML (Extensible Markup Language) foi criado em 1998 pela Word Wide Web Consortium
(W3C) e um subconjunto do SGML, sendo optimizado para distribuio atravs da Web, assegurando
que a informao estruturada ser uniforme e independente de aplicaes e fornecedores. O XML uma
metalinguagem de marcao de informao (meta markup language), orientada para a descrio da
estrutura semntica da informao contida num documento. Possibilitou o aparecimento de uma nova
gerao de aplicaes de manipulao e visualizao de dados atravs da Internet. Cf.: Society of
American Archivists (SAA) - A Glossary of Archival and Records Terminology. [Em linha]. [Consult. 16
Jun. 2011]. Disponvel em WWW:
URL<http://www.archivists.org/glossary/term_details.asp?DefinitionKey=1642>
Metainformao para a
Interoperabilidade
MOREQ
NP 4438: 2005
Documentos
ISAD(G)
EAD
EAC
ISDF
Funes
Entidades
ISDIAH
ISAAR(CPF)
32

a) Tornar os recursos arquivsticos de vrias instituies acessveis ao maior
nmero possvel de utilizadores;
b) Utilizar nas descries conjuntos de elementos, cujos nomes devem ser to
universais quanto possvel, de forma a facilitar a partilha internacional;
c) O EAD destina-se a gerir arquivos histricos;
d) O esquema EAD destina-se a descrever estrutura de dados e no o seu
contedo;
e) O EAD tambm um formato de comunicaes de dados baseado na sintaxe
SGML/XML e utilizado preferencialmente como mecanismo de
transferncia.
O formato de descrio EAC assenta numa DTD elaborada com base na norma
ISAAR(CPF), e opervel nos formatos SGML/XML. Surge do trabalho de investigao
de Daniel Pitti
70
, que em 1999, expe a necessidade de criar uma DTD baseada
ISAAR(CPF) e compatvel com a EAD que facilitasse a criao de uma base de dados
internacional. Esta base de dados seria biogrfica e histrica, documentando entidades
corporativas, indivduos e famlias, e serviria como ponto de entrada para as fontes e
descries arquivsticas. As fontes de autoridade so uma componente importante para o
valor evidencial dos documentos.
Tanto o formato EAD como o EAC so formatos abertos em XML/SGML, sendo
o primeiro utilizado para troca de descries segundo a norma ISAD(G) e a segunda
para troca de descries sobre produtores, contexto de produo e uso dos documentos.
Existe um projecto portugus premiado pelo uso da norma EAD que o
DigitArq
71
Produo, Converso e Gesto de Contedos Digitais de Arquivo,
concludo em Maio de 2004.

70
Informao disponvel em WWW:<URL:http://www.rlg.org/en/ page.php?Page_ID=581 e
WWW: URL:http://jefferson.village.virginia.edu/eac/>.
71
DigitArq Produo, Converso e Gesto de Contedos Digitais de Arquivo (concludo em Maio de
2004). Este projecto visa unificar a informao contida em instrumentos de pesquisa dispersos e no
normalizados de acordo com normas de descrio internacionais ISAD(G) General International
Standard Archival Description e EAD Encoded Archival Description , disponibilizando-a seguidamente
atravs de uma base de dados nas instalaes do ADP e atravs da Internet, bem como desenvolver uma
interface para gesto de cadeia de digitalizao que inclua reconhecimento ptico de caracteres.
O seu desenvolvimento teve as seguintes etapas: (1) importao de instrumentos de pesquisa em formato
electrnico para formatos XML; (2) converso de material papel a formato digital (digitalizao e
OCR/ICR); (3) desenvolvimento de interfaces de marcao; (4) marcao dos textos obtidos de acordo
com ISAD(G) e a EAD (Encoded Archival Description) e atravs de tecnologia XML; (5) importao
para base de dados desenvolvida em SQL Server. Cf.: PINTO, Maria Manuela Gomes de Azevedo - Do
33

CAPTULO IV - INSTRUMENTOS NORMATIVOS E
ORIENTADORES
IV.1 O Estudo n. 16 do Conselho Internacional de Arquivos
O Estudo n. 16, Documentos de Arquivo: Manual para Arquivistas
72
, publicado
em 2005, tem a sua gnese no Guide for Managing Electronic Records from an
Archival Perspective
73
, (daqui em diante referido como o Guia), produzido pelo Comit
de Documentos de Arquivo Electrnicos (1993-1996). O Guia foi concebido para
auxiliar as instituies de arquivo a reposicionarem-se funcional e
organizacionalmente de maneira a abordar a gesto de documentos de arquivo
electrnicos face crescente complexidade tecnolgica e aos desafios de natureza
organizacional
74
, reconhecendo o crescente volume de documentos de arquivo
electrnicos presentes em sistemas burticos, em que se incluem os ambientes centrados
em rede, e consequentemente a crescente a preocupao sobre a sua gesto e
preservao a longo prazo.
Para assegurar a sua preservao, essencial que os requisitos de natureza
arquivstica sejam considerados e includos no momento em que os sistemas so
desenhados e que os documentos sejam cuidadosamente controlados ao longo de todo o
seu ciclo de vida de forma a garantir de forma perdurvel a sua qualidade e integridade.
O Manual adopta os princpios e objectivos definidos no Guia, mas extrai a sua
terminologia e definies da norma ISO 15489
75
. Esta norma incide especificamente
sobre a gesto de arquivos correntes, no descurando aspectos essenciais da
conservao a longo prazo dos documentos electrnicos. No paradigma ps-custodial,
cientfico e informacional, o arquivista tradicional ou guardador de documentos ao
servio da investigao, ter de se assumir como um gestor e estruturador da
informao. No basta organizar para disponibilizar, fundamental conhecer a
instituio enquanto entidade participante de um ambiente social com contexto,

efmero ao sistema de informao digital. [Em linha]. [Consult. 3 Abr. 2011]. Disponvel em
WWW:<URL: http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/3083.pdf>.
72
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS - Estudo n. 16, Documentos de Arquivo: Manual
para Arquivistas. (2005). [Em linha]. [Consult. 2Jul. 2011]. Disponvel em WWW:<URL:
http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/ica_estudo16.pdf>.
73
No existe traduo portuguesa deste documento. As verses originais, em francs e ingls, esto
disponveis em www.ica.org (NT). Estudo n. 16. Op.Cit. p.5.
74
Ibidem, p. 5.
75
INTERNATIONAL ORGANIZATION STANDARDIZATION - Information and documentation --
Records management - Part 1: General; Part 2: Guidelines. [Em linha]. [Consult. 2 Ago. 2011].
Disponvel em WWW:URL<http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=31908>.
34

produtor de diversos tipos de informao e cujo fluxo determina os tipos de utilizadores
que usam e necessitam daquela informao produzida. A criao de condies para um
eficaz e eficiente programa de gesto de documentos de arquivo, vista hoje de forma
diferente de quando um arquivo era um local para arrumar papis. fundamental para
todo o trabalho com documentos de arquivo electrnicos o domnio dos princpios e das
tcnicas arquivsticas para gesto e preservao de documentos
76
. Resumidamente o
Manual apresenta o seguinte contedo:
Captulo 3 - Como influenciar as prticas de gesto de documentos de arquivo
electrnicos, numa perspectiva estratgica. Discute diferentes aspectos da
gesto, nomeadamente: polticas, ambiente legal e regulador, parcerias com
outras organizaes, o posicionamento das instituies de arquivo e recursos.
Defende que os arquivistas e outros responsveis pela gesto de documentos de
arquivo no sero bem sucedidos se no cooperarem e trabalharem no sentido
de influenciar os decisores numa organizao.
Captulo 4 - Como integrar funes de gesto de arquivos em novos sistemas e
em sistemas j existentes. Tem em considerao os sistemas j existentes e os
sistemas em planeamento. Aconselha os profissionais sobre a melhor forma de
incorporar os requisitos arquivsticos nesses sistemas.
Captulo 5 - Diferentes opes para a preservao de documentos de arquivo
electrnicos. Aborda a preservao digital a longo prazo tanto em instituies
de arquivo como nas entidades produtoras. So considerados um conjunto de
tcnicas, opes de preservao e de armazenamento e a preservao da
metainformao.
Captulo 6 - Como fornecer o acesso a documentos de arquivo electrnicos, a
curto e a longo prazo. Aborda questes como as necessidades dos utilizadores,
custos e opes de prestao de servios. Por fim relaciona o acesso com as
estratgias de preservao.
O Manual oferece ajuda prtica para:
1. Adoptar uma aproximao estratgica para gerir os documentos de arquivo
electrnicos;

76
CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS - Estudo n. 16, Documentos de Arquivo: Manual
para Arquivistas. (2005), p. 23. [Em linha]. [Consult. 2Jul. 2011]. Disponvel em WWW:<URL:
http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/ica_estudo16.pdf>.
35

2. Desenvolver polticas de arquivo num ambiente electrnico;
3. Cooperar na concepo, implementao e administrao de sistemas de gesto
e documentos de arquivo;
4. Definir procedimentos prticos para a preservao e acesso a documentos
electrnicos ao longo o tempo.

IV.2 Norma Portuguesa 4438: Partes I e II
A normalizao dos sistemas de arquivos em Portugal, tem por base a NP 4438,
publicada em 2005. constituda por duas partes: a primeira designada Informao e
documentao. Gesto de documentos de arquivo. Parte 1: princpios directores,
desenvolve os princpios directores, definindo e explicitando conceitos e processos; a
segunda parte designada Informao e documentao. Gesto de documentos de
arquivo. Parte 2: Recomendaes de aplicao, desenvolve e especifica procedimentos
de aplicao. A NP 4438:2005 aplica-se gesto de registos arquivsticos em todos os
formatos, independentemente de se tratar de uma instituio pblica ou privada. No
inclui a gesto de arquivos histricos.
A NP 4438:2005, elenca os princpios que devero estar na base dos sistemas de
arquivo, os quais so: a fidedignidade, a integridade, a conformidade, a inteligibilidade
e a sistematizao. No que respeita fidedignidade um sistema de arquivo deve i)
integrar de maneira sistemtica todos os documentos produzidos no mbito das
actividades que abarca, ii) organizar os documentos de modo a reflectir os processos de
negcio da entidade produtora dos documentos, iii) proteger os documentos de
alteraes, eliminaes ou transferncias no autorizadas, iv) funcionar
sistematicamente como fonte primria de informao sobre as aces documentadas e
v) fornecer acesso a todos os documentos relevantes e meta-informao relacionada
77
.
J no que concerne integridade, devem ser adoptadas medidas de controlo como
a monitorizao do acesso, verificao dos utilizadores e implementao de medidas
que previnam acessos no autorizados, eliminao, alterao ou remoo de
documentos do sistema. A conformidade de um sistema de arquivo prende-se com o seu
enquadramento e funcionamento de acordo com as normas em vigor no contexto em

77
PORTUGAL, Instituto Portugus da Qualidade. Norma Portuguesa 4438-1 (2005) Informao e
Documentao. Gesto de Documentos de Arquivo, p. 16.
36

que opera. Este contexto engloba as normas legais e internas organizao em causa.
A propriedade da inteligibilidade est intimamente relacionada com o facto de os
sistemas de arquivo terem a obrigao de gerir a totalidade dos documentos resultantes
das actividades da organizao ou da subunidade orgnica na qual operam, pois, s
desta forma ser possvel documentar as actividades que estiveram na sua origem. A
caracterstica da sistematizao est ligada produo, manuteno sistemtica dos
documentos de arquivo.
A NP 4438:2005 vem ajudar as instituies a reconhecer a importncia da sua
actividade e promover as melhores prticas para a gesto documental,
independentemente do seu suporte, o que leva a uma gesto mais eficaz, originando
eficincia, poupanas e reduo de custos.

IV.3 Modelo de Requisitos para a Gesto de Arquivos Electrnicos: MOREQ
O Modelo de Requisitos para a Gesto de Arquivos Electrnicos (MOREQ1)
78
foi
concebido pelo Frum DLM
79
, na dcada de 1990 e publicado em 2001. Em 2008, o
Frum DLM procedeu actualizao, reviso e publicao de uma nova verso deste
instrumento orientador, designado MOREQ2. Constitui uma referncia para os pases
da Unio Europeia, e com muita aceitao a nvel internacional. A especificao
MOREQ1 foi traduzida em portugus pelo IAN/TT
80
, descreve os requisitos para o
modelo de gesto de registos electrnicos e centra-se principalmente nos requisitos
funcionais para Electronic Records Management Systems (ERMS), em portugus
Sistemas de Gesto de Arquivos Electrnicos (SGAE)
81
.

78
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO Recomendaes para a gesto
de documentos de arquivo electrnicos. Modelo de Requisitos para a Gesto de Arquivos Electrnicos.
[Em linha]. [Consult. 12 Ago. 2011]. Disponvel em WWW:<URL:
http://dgarq.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-e-normativos/lista-de-documentos/>.
79
Dados Legveis por Mquina, traduzido do original em francs Dones Lisibles par Machine. O
DLM Forum foi criado em 1994, tem dedicado a sua actividade aos arquivos pblicos e gesto da
informao pelo Frum DLM, uma comunidade de arquivos pblicos da Unio Europeia, com interesses
na problemtica dos Dados Legveis por Mquinas especialmente para numa tentativa de equiparao
com a sua congnere americana EUA DoD 50.15.2 desenvolvida pelo United States Department of
Defense. [Em linha]. [Consult. 20 Jun. 2011]. Disponvel em WWW: <URL:
http://dlmforum.typepad.com>.
80
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO (IAN/TT).
81
No contexto da gesto documental no nosso pas, verifica-se que a DGARQ adoptou o acrnimo SEGA
- Sistema Electrnico de Gesto de Arquivos - para designar Sistemas de Gesto de Arquivos Electrnicos
(SGAE), definindo-o da seguinte forma: Sistema automatizado utilizado para gesto da criao, uso,
manuteno e eliminao de documentos criados electronicamente e/ou em papel com a finalidade de
37

O MOREQ2
82
estabelece os requisitos especficos para a gesto de documentos
electrnicos. De acordo com esta especificao, um sistema de gesto de documentos
electrnicos (EDMS Electronic Document Management System) est, antes de mais,
vocacionado para suportar documentos de uso quotidiano que fazem parte de processos
de negcio em curso. Possibilita, assim, que os documentos sejam modificados e
eliminados, suporta vrias verses do mesmo documento e pode assentar numa estrutura
de armazenamento por vezes controlada pelos seus utilizadores. J um sistema de gesto
de documentos de arquivo electrnicos (ERMS Electronic Records Management
System) tem como principal objectivo fornecer um repositrio seguro de documentos de
arquivo, embora tenha tambm de suportar os processos de negcio do dia-a-dia de uma
organizao; tem como base uma estrutura rigorosa (sistema de classificao) que no
pode ser alterada pelos utilizadores do sistema; para alm disso, este tipo de sistema
impede a remoo de documentos, excepto em determinadas circunstncias e apenas
suporta a verso final de um mesmo documento. Esta especificao foi concebida
tambm com base na ideia de que um sistema de gesto de documentos de arquivo
electrnicos uma aplicao destinada, em primeiro lugar, gesto de documentos de
arquivo em formato electrnico, embora tambm possa suportar a gesto de documentos
de arquivo em suporte analgico.
As principais caractersticas do MOREQ2 so as seguintes:
1. Oferece a possibilidade de testar os sistemas de gesto de documentos de
arquivo electrnicos, com o intuito de verificar se se encontram de acordo com
o modelo de requisitos. Preconiza trs nveis de conformidade para as
aplicaes desenvolvidas de acordo com o MOREQ2, e especifica o valor
correspondente a cada um dos requisitos enunciados.
2. Contm um modelo de metadados bastante extenso que, por isso, deixou de
estar includo no texto e passou a figurar no seu apndice 9.
3. Apresenta um novo nvel de classificao, o sub-dossier.

fornecer prova da actividade de negcio. Estes sistemas mantm a informao contextual apropriada
(metainformao) e as ligaes entre registos para suportar o seu valor evidencial. Cf.:INSTITUTO
DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO Guia para a elaborao de cadernos de
encargos e avaliao de software de sistemas electrnicos de gesto de arquivos. Lisboa: Instituto dos
Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, p. 12. [Em linha]. [Consult. 26 Jul. 2011]. Disponvel em
WWW:<URL: http://dgarq.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-e-normativos/lista-de-documentos/>.
82
EUROPEAN COMMISSION Model Requirements for the Management of Electronic Records:
Update and Extension 2008. Luxemburgo. [Em linha]. [Consult. 24 Ago. 2011]. Disponvel em
WWW:<URL: http://www.cornwell.co.uk/moreq2/MoReq2_body_v1_03.pdf>.
38

4. Introduz o conceito de componente.
5. Possibilita que os prazos de conservao sejam aplicados no s a classes e
dossiers, como se verificava no MoReq1, mas tambm a sub-dossiers, volumes
e documentos de arquivo individualmente.
6. Permite que os documentos de arquivo possam ser directamente associados a
uma classe, sem a obrigatoriedade de estarem ligados a um dossier.
7. Considera um maior nmero de requisitos no que toca integrao no sistema
de esquemas de classificao.
8. Reserva tambm um maior nmero de requisitos preservao a longo prazo.

IV.4 O modelo de referncia Open Archival Information Sistems (OAIS)
O referencial aprovado como norma internacional ISO 14721:2003, tambm
conhecido por Open Archival Information System (OAIS), tem a sua origem no
Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS) em portugus Comit
Consultivo dos Sistemas Espaciais, organizao fundada em 1982, por um grande
nmero de agncias espaciais e que em conjunto com a International Organization for
Standardization (ISO) envidaram esforos com o objectivo de desenvolver um conjunto
de normas capazes de regular e permitir o acesso a longo-prazo da informao digital
produzida no mbito das misses espaciais.
Este modelo um esquema conceptual que disciplina e orienta um sistema de
arquivo para a preservao e manuteno do acesso informao digital por longo
prazo. O seu principal contributo est na introduo de terminologia e conceitos
prprios, estruturados num documento nico de referncia, o que vem facilitar a
comunicao entre todos os que esto envolvidos na preservao digital, entendida
como um conjunto de polticas, servios e prticas destinados a fornecer acesso
fidedigno a longo prazo aos recursos digitais.
83

De acordo com o referencial OAIS um arquivo uma organizao composta de
pessoas e sistemas que aceitou a responsabilidade de preservar informao e torn-la

83
Cf.: ANTNIO, Rafael - O sistema de gesto documental: oportunidade do software livre nos
municpios portugueses, p. 76.
39

acessvel a uma Comunidade-Alvo
84
. O adjectivo aberto (open) refere-se ao facto do
modelo e as futuras recomendaes associadas serem desenvolvidos em fruns abertos,
no guardando nenhuma relao com o nvel de acessibilidade da informao arquivada.

IV.4.1 O ambiente OAIS
Um OAIS opera num ambiente constitudo pela interaco de trs entidades
externas que so os Produtores, os Consumidores e a Administrao. Os Produtores
fornecem a informao a ser preservada. Os Consumidores usam a informao
preservada. A Administrao a entidade responsvel pelo estabelecimento das
polticas mais gerais do arquivo.

IV.4.2 O modelo de Informao OAIS

O OAIS inclui um modelo de informao (Figura 5) para insero detalhada de
metadados para preservao de informao digital por longo prazo. Estes metadados
podem documentar os processos tcnicos associados preservao, especificar direitos
de acesso e estabelecer a autenticidade do contedo digital, registar a cadeia de custdia
de um objecto digital e identific-lo de forma nica, interna e externamente, em relao
ao arquivo ao qual pertence.







Figura 5 - Modelo de Informao OAIS
85


84
Em ingls: An OAIS is an archive, consisting of an organization of people and systems, that has
accepted the responsibility to preserve information and make it available for a Designated Community.
Cf.: CCSDS - Reference model for an Open Archival Information System (OAIS), p. 1-11.
Pacote de
Submisso de
Informao
Pacote de
Informao
para Arquivo
Pacote de
Informao
para Difuso
Pacote de
Informao
Informao
Descritiva
Informao
Descritiva de
Preservao
Informao de
Contedo
Informao de
Pacote
Objecto de
Informao
Objecto-
Dados
Objecto
Digital
Objecto
Fsico
Base de
Conhecimento
Representao
da Informao
40

Num repositrio OAIS a informao pode existir sob a forma de Objecto Fsico
(um documento em papel, uma amostra de solo, etc.) ou Objecto Digital em formato
PDF, em formato TIFF, etc. no contexto destes ltimos que extrai a sua vocao. Ao
integrarem um arquivo OAIS adquirem a designao Objecto-Dados. Os Objectos-
Dados, ou seja, os recursos a preservar, podem ter a ele associado, um registo de
metadados, se a estratgia de preservao implementada obrigar ao encapsulamento dos
metadados.
A interpretao do Objecto-Dados como informao significativa pela
Comunidade Alvo do arquivo, obtida atravs da combinao da Base de
Conhecimento da Comunidade Alvo e a Informao de Representao associada ao
Objecto-Dados. Cada indivduo (ou classe de indivduos, no caso de uma Comunidade
Alvo) tem uma Base de Conhecimento, que usada para entender e interpretar a
informao.
O Objecto-Dados, a Base de Conhecimento da Comunidade Alvo e a Informao
de Representao, quando combinados, formam um Objecto de Informao que
representa uma "informao significativa" para a Comunidade Alvo.
Um Objecto de Informao pode adquirir quatro tipos de modalidades:
Informao de Contedo, Informao de Descrio de Preservao, Informao de
Pacote e Informao Descritiva. A Informao de Contedo a informao principal,
alvo da preservao associada sua Informao de Representao. A Informao de
Descrio de Preservao (IDP) contm a informao necessria para preservar
adequadamente a Informao de Contedo qual est associada, podendo ser
decomposta em quatro subcategorias, nomeadamente: Referncia (descritores),
Contexto (relacionamentos com o ambiente), Provenincia (provenincia e histrico) e
Rigidez (informao para a comprovao de integridade e autenticidade). A Informao
de Pacote rene a Informao de Contedo e a Informao de Descrio de Preservao
num pacote identificvel, enquanto a Informao Descritiva facilita o acesso
Informao de Pacote atravs de ferramentas de pesquisa e recuperao.



85
Cf.: TOMAZ, Katia P.; FONTE, Antonio Jos Soares - A preservao digital e o modelo de referncia
Open Archival Information System (OAIS) (2004). [Em linha]. [Consult. 10 Jun. 2011] Disponvel em
WWW:<URL: http://www.dgz.org.br/fev04/Art_01.htm>
41


Dentro do esquema OAIS, so identificados trs tipos de pacote de informao:
Pacote de Submisso de Informao (PSI)
86
, - pacote enviado do
Produtor para o Arquivo;
Pacote de Informao de Arquivo (PIA)
87
, - pacote de informao
efectivamente armazenado dentro do Arquivo;
Pacote de Informao para Disseminao (PDI)
88
- pacote transferido do
Arquivo para um Consumidor em resposta a uma solicitao.

IV.4.3 O modelo funcional OAIS
O Produtor fornece ao repositrio a informao a ser preservada. O Administrador
a entidade responsvel pela poltica estrutural das actividades do OAIS, tais como
definir o planeamento estratgico, avaliar o desempenho do OAIS, etc. O Administrador
no se envolve em actividades de gesto diria das operaes do OAIS - esta funo
desempenhada por uma entidade funcional interna ao modelo OAIS, a Administrao
do Sistema. Os Consumidores usam a informao preservada. Uma classe especial de
Consumidores a Comunidade Alvo, ou seja, o subconjunto de Consumidores que deve
entender a informao preservada de forma autnoma e independente. Toda a
informao submetida a um OAIS por um Produtor, o armazenamento, a gesto, a
preservao no repositrio e toda a difuso estabelecida a partir do OAIS a um
Consumidor acorre atravs de pacotes de informao
89
, ao longo da interaco entre as
entidades externas e os componentes funcionais que integram o modelo OAIS.
A Figura 6 ilustra os diferentes componentes funcionais, bem como os pacotes de
informao trocados no interior de um repositrio digital compatvel com o modelo de
referncia OAIS.



86
Do ingls Submission Information Package (SIP).
87
Do ingls Archival Information Package (AIP).
88
Do ingls Dessimination Information Package (DIP).
89
Um Pacote de Informao um envelope conceptual onde esto encapsulados, informaes de
contedo (recurso digital e metadados de representao) e metadados de preservao. Cf.: SARAMAGO,
Maria de Lourdes - Preservao digital a longo prazo: Estado da arte e boas prticas em repositrios
digitai, p. 80.
42










Figura 6 - O Modelo Funcional OAIS
(Fonte: CCSDS, P. 4-1)

O componente de Ingesto serve de interface entre o produtor da informao e o
repositrio OAIS. Tem a responsabilidade de aceitar o Pacote de Submisso de
Informao - formalizada atravs de um Acordo de Submisso - transformar o PSI em
PIA e envi-lo ao Repositrio de Dados e extrair a Informao Descritiva
90
que ser
armazenada e gerida pelo componente Gesto de Dados, que gere a base de dados do
repositrio, guarda a informao descritiva, permite estabelecer relaes entre a
metainformao descritiva e o material preservado, efectuar pesquisas sobre a
metainformao e produzir relatrios sobre os contedos do repositrio.
Os Pacotes de Informao de Arquivo a preservar, depois de extrada a
Informao Descritiva so armazenados no Repositrio de Dados, que tem por funo
guardar os objectos digitais, gerir a hierarquia de armazenamento, garantir que os
objectos no so adulterados pelo suporte fsico de armazenamento, efectuar
verificaes de integridade ao nvel lgico e oferecer funcionalidades de salvaguarda e
recuperao de dados em situao de desastre, cpias de segurana, etc.

90
A Informao Descritiva, vulgarmente designada por metainformao, pode ser fornecida pelo produtor
ou gerada no interior do repositrio. Esta informao posteriormente armazenada e gerida pelo
componente Gesto de Dados. Este componente dever, para alm de guardar a informao descritiva,
permitir estabelecer relaes entre a metainformao descritiva e o material preservado (i.e., AIP),
efectuar pesquisas sobre a metainformao e produzir relatrios sobre os contedos do repositrio. Por
sua vez, o material a preservar (i.e., o AIP) armazenado no Repositrio de Dados. Cf.: FERREIRA, Jos
Miguel Arajo Preservao de longa durao de informao digital no contexto de um Arquivo
Histrico, p. 20.

Pacote de
Informao
de Arquivo
Informao
Descritiva
Pacote de
Submisso de
Informao
Pacote de
Dessiminao de
Informao
P
R
O
D
U
T
O
R
Ingesto

Acesso
C
O
M
S
U
M
I
D
O
R
pedidos

consultas
resultados
ADMINISTRADOR
Planeamento da Preservao
Administrao
Gesto de
Dados
Repositrio
de Dados
Informao
Descritiva
Pacote de
Informao
de Arquivo
43

O componente Administrao interage com todos os outros componentes do
repositrio. responsvel pela rotina operacional do repositrio como um todo. As suas
funes incluem solicitar e negociar acordos de submisso com Produtores, auditar as
submisses para garantir os padres do OAIS, gerir a configurao do hardware e
software do sistema, monitorizar as operaes do sistema, os acessos que lhe so feitos
e fornecer apoio ao Consumidor.
O componente Planeamento de Preservao responsvel pela definio de
polticas de preservao e de planos de contingncia que garantam que o material
arquivado permanece acessvel e de acordo com os requisitos de qualidade,
autenticidade e integridade exigidos pela comunidade-alvo, monitoriza o ambiente
externo ao repositrio de forma a garantir a permanente adequao s mudanas
tecnolgicas ou mudanas nos requisitos dos seus consumidores, que possam
influenciar a forma como os objectos digitais devero ser preservados ou disseminados.
responsvel, ainda, pelo desenvolvimento de planos detalhados de migrao,
prottipos de software, e planos de teste para permitir a implementao das metas de
migrao do componente Administrao. Actividades que segundo Miguel Ferreira so
vulgarmente desempenhadas por pessoas especializadas em tecnologia e preservao
digital.
91

atravs do componente Acesso que se estabelece a ponte entre o repositrio e os
Consumidores, nomeadamente a Comunidade-Alvo. Este componente responsvel por
facilitar a descoberta e localizao dos objectos digitais, bem como preparar os mesmos
para entrega ao consumidor, entregue sob a forma de entregue sob a forma de Pacotes
de Disseminao de Informao
92
.

IV.5 O Projecto InterPARES
Em 1999, sob a iniciativa da professora Luciana Duranti, comeou a ser
desenvolvido na Scool of Library, Archival and Information Studies da University of
British Columbia, o projecto InterPARES (International research on Permanent

91
Cf.: FERREIRA, Jos Miguel Arajo Preservao de longa durao de informao digital no
contexto de um Arquivo Histrico, p. 21.
92
de realar que os Pacotes de Informao de Disseminao podero ser diferentes dos Pacotes de
Informao de Arquivo, ou seja, a informao entregue ao consumidor poder ser um subconjunto da
informao arquivada ou uma verso transformada da mesma. Cf.: FERREIRA, Jos Miguel Arajo
Preservao de longa durao de informao digital no contexto de um Arquivo Histrico, p. 21.
44

Authentic Records in Electronic Systems), com o objectivo de desenvolver um
conhecimento terico e metodolgico essencial para a preservao permanente de
documentos digitais autnticos, formular estratgias, criar normas e padres capazes de
assegurar essa preservao, usando conceitos e mtodos de vrias disciplinas, incluindo
Diplomtica, Arquivstica, Direito, Cincia da Computao, Engenharia da Computao
e Estatstica. Esta 1. fase do projecto teve a colaborao de um grupo de co-
pesquisadores dos sectores pblico e privado de diversos pases, entre eles: o Canad,
Estados Unidos, Irlanda, Hong Kong, China, Sucia, Frana, Itlia, Portugal, Austrlia,
Reino Unido e Holanda.
O InterPARES teve como base conceptual e terica a integrao dos princpios e
conceitos da diplomtica e da arquivstica, e o conhecimento adquirido com o projecto
intitulado The Preservation of The Integrity of Eletronic Records (conhecido como
projeto UBC - University of British Columbia ), que decorreu entre 1994 e 1997, sob a
responsabilidade do professor da UBC, Terry Eastwood, a sua assistente de pesquisa
Heather MacNeil e a colaborao de Luciana Duranti. O objectivo do projecto da UBC
era definir critrios para criar, manter e conservar documentos electrnicos criados e
preservados para responder s suas actividades administrativas, com garantia de
fiabilidade e autenticidade. O objectivo do projecto InterPARES era a conservao a
curto e a longo prazo de documentos electrnicos autnticos preservados por motivos
legais ou pelo valor informacional. A primeira fase do projecto InterPARES foi
concluda no final de 2001.
A segunda fase do InterPARES desenvolveu-se entre 2002-2007. Est um curso
uma terceira fase que dever terminar em 2012. Esta terceira fase tem como principal
objectivo a monitorizao das teorias e metodologias de preservao digital produzidas
nas duas fases anteriores.
O projecto InterPARES representa o esforo de investigao de desenvolvimento
terico e metodolgico essencial para a conservao a longo prazo de documentos
autnticos criados e mantidos em suporte digital. Os estudos tcnicos produzidos no
mbito do projecto InterPARES tm influenciado diversas iniciativas de arquivos
digitais e a elaborao de normas e padres como a norma DoD 5015.2
93
e o MOREQ.

93
Design criteria standart for electronic records management software applications: DoD 5015.2-STD.
um padro de requisitos funcionais para a gesto de documentos electrnicos, elaborado pelo
45

CAPTULO V PRESERVAO EM AMBIENTE DIGITAL

V.1 Preservao, estratgias e seleco do material
Os meios que empregamos para armazenar recursos informativos digitais so
instveis e a tecnologia necessria para termos acesso a esses materiais rapidamente
substituda por outra, por tratar-se de uma indstria altamente competitiva e evolutiva.
Toda a informao digital tem necessariamente de respeitar as regras lgicas de um
formato. Isto permite s aplicaes de software abrir e processar adequadamente a
informao armazenada. medida que o software vai evoluindo, tambm os formatos
por ele suportados vo sendo alvo de actualizao. importante notar que a
obsolescncia tecnolgica ocorre igualmente ao nvel dos suportes.
Normalmente os prazos de retrocompatibilidade assegurados pelas empresas que
desenvolvem software e hardware situam-se na ordem dos 5 anos
94
. Isto significa que
este perodo de tempo, sensivelmente o tempo limite de auto-preservao dos
objectos digitais. A partir da, caso no sejam empreendidas aces especficas de
preservao digital, o risco aumenta de forma proporcional passagem do tempo.
Preservar a capacidade de acesso dos materiais digitais o objectivo chave dos
programas de preservao. O desafio do mundo digital manter a capacidade de
visualizar, recuperar e utilizar os documentos digitais confiveis ao longo do tempo. Um
documento considerado confivel, quando representa a manifestao genuna dos
factos que atesta. Destacamos o seguinte conceito sobre a preservao digital:
La preservacin digital puede definirse como el conjunto de los procesos destinados a
garantizar la continuidad de los elementos del patrimonio digital durante todo el tiempo
quese consideren necesarios. La mayor amenaza para la continuidad digital es la
desaparicin de los medios de acceso. No puede decirse que se han conservado los objetos
digitales si, al ya no existir los medios de acceso, resulta imposible utilizarlos. El objetivo
de la preservacin de los objetos digitales es mantener su accesibilidad, es decir, la
capacidad de tener acceso a su mensaje o propsito esencial y autntico
95
.

Departamento de Defesa (DoD) dos Estados Unidos para orientar a aquisio ou desenvolvimento deste
tipo de software pelos rgos integrantes desta instituio.
94
Cf.: BARBEDO, Franscisco - Arquivos digitais: Da origem maturidade, p.13. [Em linha]. In
Cadernos de Biblioteconomia Arquivstica e Documentao (2005), pp. 6-18. [Consultado 29 Abril 2011]
Disponvel em WWW:<URL: http://redalyc.uaemex.mx/pdf/385/38500402.pdf>.
95
Cf.: WEBB, Colin Directrices para la preservacin del patrimnio digital, p. 37.
46

Colin Webb enfatiza a acessibilidade e autenticidade dos documentos digitais e o
facto de serem necessrias plataformas tecnolgicas diferentes daquelas utilizadas no
momento da criao do documento original; a continuidade da existncia e
possibilidade de consulta dos objectos dignos de serem conservados um factor
decisivo, pois se se perde o acesso a grandes volumes de dados, a possibilidade de
recuper-los nfima; a preservao digital deve prevenir qualquer ameaa dos
elementos integrantes do objecto digital: material, lgico e conceptual; a preservao
digital no passa tanto pela preservao do suporte fsico, como acontece com a
preservao tradicional, mas sim por garantir que a informao nele contida permanea
acessvel e autntica ao longo do tempo.
Os documentos de arquivo autnticos possuem os atributos j referidos
anteriormente que so a integridade, fidedignidade, autenticidade e utilizao. Estas
propriedades devem estar garantidas ao longo do tempo. Em ambiente tradicional estes
atributos eram assegurados pela garantia da inalterabilidade dos suportes. Em
ambiente digital, sabe-se que o objecto digital vai necessariamente alterar-se ao longo
do tempo, pretende-se saber o que alterado e quando alterado
96
. A preservao
digital incide essencialmente sobre os objectos nado-digitais, mas deve englobar os
documentos digitalizados que passam a fazer parte integrante do sistema de informao.
A seleco do patrimnio digital a preservar conceptualmente a mesma que dos
materiais tradicionais. Os programas, planos e projectos para a implementao da
preservao digital devem dispor de procedimentos devidamente estabelecidos de
acordo com a misso da organizao, para avaliar e seleccionar materiais para a
preservao, tendo em conta as polticas, as competncias e as ferramentas que podem
ajudar a seleccionar os materiais digitais. Antes da interveno de uma aco de
preservao digital devem ser feitas cpias de segurana de todos os objectos digitais
seleccionados para preservao. A integridade destas cpias deve ser verificada antes da
sua remoo para uma rea de armazenamento segura. Estes duplicados no devem
estar sujeitos a qualquer tratamento de preservao, devendo funcionar como matrizes
caso os procedimentos preconizados para a estratgia de salvaguarda sejam mal
sucedidos.

96
Cf.: BARBEDO, Franscisco - Arquivos digitais: Da origem maturidade, p.13. [Em linha]. In
Cadernos de Biblioteconomia Arquivstica e Documentao (2005), pp. 6-18. [Consultado 29 Abril 2011]
Disponvel em WWW:<URL: http://redalyc.uaemex.mx/pdf/385/38500402.pdf>.
47

V.2 Estratgias de preservao digital
Nenhuma das estratgias e aces de preservao aqui apresentadas se afigura,
por si s, suficiente e completa. Possivelmente, ser pela combinao de todas que a
preservao da informao digital pode ser levada a cabo com sucesso. A escolha das
aces e/ou estratgias de preservao que garantam o acesso aos objectos digitais ser
sempre condicionada pela natureza da organizao que as executa, pelas caractersticas
dos objectos digitais, pelos custos associados e, sobretudo, pelas necessidades e
exigncias da comunidade de interesse.
Cada estratgia tcnica de preservao e de acesso implica diferentes custos e
cronogramas. A preservao requer recursos econmicos-financeiros disponveis
permanentemente e estes comeam a delinear-se no momento da criao do recurso. Do
mesmo modo, entre os aspectos que devem ser identificados est a necessidade de
contratao e capacitao de pessoal. Se no houver nenhum plano administrativo que
cubra esses requisitos, nenhuma manuteno de acervos a longo prazo ser bem
sucedida.

V.2.1.Refrescamento
O refrescamento consiste na transferncia sistemtica da informao digital
registada e armazenada num dado suporte digital (disquete, CD-ROM, DVD, disco
rgido, etc.) para outro do mesmo tipo, de forma a combater a obsolescncia e/ou a
deteriorao fsica dos suportes. A frequente verificao da integridade dos suportes
fsicos, assim como o seu refrescamento peridico, so consideradas actividades vitais
num contexto de preservao digital. O refrescamento de suporte no constitui uma
estratgia de preservao por si s. Dever, em vez disso, ser entendido como um pr
requisito para o sucesso de qualquer estratgia de preservao
97
, devendo ser
considerada uma aco transversal a todas as estratgias de preservao, porque
preservar o suporte no suficiente para garantir a acessibilidade do contedo.


97
BESSER, Howard - Digital Preservation of Moving Image Material? [Em linha]. Vol. 1, n. 2, (Fall
2001). [Consult. 12 Agosto 2011]. Disponvel em WWW:<URL:
http://besser.tsoa.nyu.edu/howard/Papers/amia-longevity.html>.
48

V.2.2 Preservao da Tecnologia
Esta estratgia consiste em conservar e manter os programas e equipamentos
informticos originais necessrios correcta apresentao dos objectos digitais que se
pretendem preservar de modo a que, sempre que se queira aceder aos recursos criados
nesse ambiente, a resposta seja efectiva. Nesta estratgia o foco no se centra na
preservao do objecto conceptual, mas sim na preservao do objecto tal como foi
criado, ou seja na sua forma mais original. Conservar e manter operacionais as
plataformas que, entretanto, se tornaram obsoletas, de forma a garantir que os
documentos digitais so acedidos no seu ambiente tecnolgico original, implica a
criao de verdadeiros museus de software e hardware. Embora preserve os
documentos digitais nas suas dimenses fsica, lgica e conceptual, a preservao da
tecnologia invivel a longo prazo porque a requer espao fsico e manuteno das
mquinas que, inevitavelmente, se degradaro com o tempo. Esta actuao , pois, uma
medida de curto/mdio prazo, pois o suporte tcnico acabar por desaparecer
rapidamente e o acesso tornar-se- cada vez mais problemtico com o passar do tempo.

V.2.3 Emulao
A emulao uma estratgia de preservao da informao digital que surge
como opo preservao da tecnologia, na medida em que permite o acesso aos
documentos digitais no seu ambiente tecnolgico original sem necessidade de preservar
ou manter em funcionamento o hardware e/ou software originais. O ambiente
tecnolgico original mantido atravs da criao de um novo software (emulador)
98
que
imita o funcionamento do hardware e/ou software originais
99
, os quais, entretanto, se
tornaram obsoletos, reproduzindo fielmente as suas funes. Deste modo, o objecto
digital preservado na sua dimenso lgica, sem necessidade de preservar a sua
dimenso fsica. A estratgia de emulao pressupe a necessidade de criao de

98
Um emulador , segundo Ferreira, um software capaz de reproduzir o comportamento de uma
plataforma de hardware e/ou software numa outra, que de outro modo seria incompatvel. Cf.:
FERREIRA, Jos Miguel de Arajo Preservao de longa durao de informao digital no contexto
de um Arquivo Histrico, p. 23.
99
Distinguem-se dois tipos de emuladores: emuladores de sistemas operativos e/ou software e emuladores
de hardware. Os primeiros focam-se na reproduo do sistema operativo por completo permitindo, deste
modo, a execuo de diversas aplicaes no contexto de um nico emulador (). Os segundos visam
imitar o comportamento de uma plataforma de hardware, possibilitando que vrios sistemas operativos e
correspondentes aplicaes possam ser executados no contexto de um nico emulador. Cf.: FERREIRA,
Jos Miguel de Arajo Introduo preservao digital. Conceitos, estratgias e actuais consensos, p.
34.
49

emuladores cada vez mais potentes e pressupe tambm que no futuro os utilizadores
sero capazes de operar adequadamente sistemas operativos h muito desaparecidos,
portanto tambm eles obsoletos. Alm disso, o prprio emulador tambm ir sofrer de
obsolescncia, havendo ento necessidade de o converter para uma nova plataforma ou
desenvolver um novo emulador capaz de emular o primeiro. Esta estratgia afigura-se-
nos impraticvel para a maioria das organizaes, porque uma vez quebrada a cadeia,
todos os registos dependentes estariam tambm irremediavelmente perdidos
100
.

V.2.4 Migrao/converso de formatos
A migrao da informao digital consiste na transferncia peridica dos materiais
digitais de uma dada configurao de hardware e software para outra, ou de uma
gerao de tecnologia obsoleta para outra subsequente, preservando a integridade da
informao. Esta estratgia focaliza a preservao no objecto conceptual, adaptando-os
ao novo ambiente tecnolgico, contornando ou antecipando a obsolescncia, mantendo
os objectos digitais compatveis com tecnologias actuais de modo a que um utilizador
comum seja capaz de os interpretar.
No entanto, os processos de migrao acarretam algumas desvantagens que
devero ser consideradas. Neste tipo de estratgia existe uma grande probabilidade de
algumas das propriedades que constituem os objectos digitais no serem correctamente
transferidas para o formato de destino adoptado. Isto deve-se, sobretudo, a
incompatibilidades estruturais entre os formatos de origem e destino ou utilizao de
conversores com pouca capacidade de realizar adequadamente as tarefas a que se
propem.
Existem diversas variantes de migrao que podero ser consideradas: migrao
para suportes analgicos, actualizaes de verses, converso para formatos
concorrentes, normalizao, migrao a-pedido e migrao distribuda.
a) Migrao para suportes analgicos
A migrao para suportes analgicos consiste na converso de objectos para
suportes no digitais como a reproduo em papel, microfilme ou qualquer outro
suporte analgico de longa durao e concentrar os esforos de preservao em

100
Cf.: FERREIRA, Jos Miguel de Arajo Preservao de longa durao de informao digital no
contexto de um Arquivo Histrico, pp. 24-25.
50

torno do novo suporte. uma estratgia invivel quando se lida com a
preservao de objectos digitais dinmicos e multimdia, pois os suportes
analgicos so incapazes de preservar certas funcionalidades dos documentos
digitais, como o movimento, o som, as frmulas, as estruturas de informao,
etc.
101
.
b) Actualizao de verses
a operao que consiste em actualizar os materiais digitais produzidos por um
det ermi nado software, recorrendo a uma verso mai s act ual do
mesmo
102
. Trata-se essencialmente da actualizao da verso do formato.
c) Converso para formatos concorrentes
A converso para formatos concorrentes ou paralelos, surge como forma de
garantir que os objectos digitais sobrevivam ao tipo de rupturas tecnolgicas
referidas no ponto anterior, como seja a descontinuidade dos formatos. Existem
formatos que no so dependentes de qualquer aplicao de software. Isso
permite que aplicaes distintas sejam capazes de abrir e manipular objectos
codificados nesses formatos, tal como acontece com grande parte dos formatos
de imagem, como por exemplo, o JPEG, o TIFF ou o PNG.
d) Normalizao
A normalizao tem como objectivo simplificar o processo de preservao
atravs da reduo do nmero de formatos distintos que se encontram num
repositrio de objectos digitais. Um nmero controlado de formatos permite a
aplicao de uma estratgia de preservao transversal a um grande nmero de
objectos digitais. A normalizao promove, tambm, a interoperabilidade entre
sistemas distintos. Ao serem utilizados formatos abertos e independentes da
plataforma, diferentes configuraes de hardware e software sero capazes de os
interpretar
103
.

101
Cf.: SARAMAGO, Maria de Lourdes Preservao digital de longo prazo. Estado da arte e boas
prticas em repositrios digitais, pp. 55-56.
102
Cf.: THIBODEAU, K. apud FERREIRA, Jos Miguel de Arajo Preservao de longa durao de
informao digital no contexto de um Arquivo Histrico, pp. 27-28.
103
HOWEL, A.G.; THIBODEAU, K. apud FERREIRA, Jos Miguel de Arajo Preservao de longa
durao de informao digital no contexto de um Arquivo Histrico, pp. 28-29.
51

e) Migrao a-pedido
Este tipo de migrao consiste na converso, no do objecto digital mais actual,
mas sim do objecto digital original. Com a migrao a-pedido pretende-se
combater a degradao que os objectos preservados sofrem ao fim de algumas
iteraes sucessivas, o que pode traduzir-se numa mudana substancial dos
objectos digitais originais. Ao fim de algumas converses sucessivas, os
objectos preservados podero ser substancialmente diferentes dos objectos
originais (Figura 7).

Figura 7 - Degradao do objecto digital ao logo de sucessivas migraes
(Fonte: Ferreira, 2009, p. 30)

Para combater este fenmeno surgiu uma estratgia designada por migrao a-
pedido. Neste tipo de migrao, ao invs das converses serem aplicadas ao
objecto mais actual, estas so sempre aplicadas ao objecto original.


Figura 8 Migrao a-pedido
(Fonte: Ferreira, 2009, p. 30)

Deste modo, se de uma dada converso resultar um objecto substancialmente
diferente do original, numa futura converso o problema poder ser resolvido
recorrendo a um conversor de melhor qualidade ou a um formato de destino
mais adequado (Figura 8).
52

f) Migrao distribuda
A migrao distribuda pressupe a existncia de um conjunto de servios de
converso que se encontram acessveis na Internet e que podero ser invocados
remotamente, recorrendo-se a uma aplicao-cliente
104
.

V.2.5 Encapsulamento
O encapsulamento uma tcnica que consiste na criao de uma cpsula (ou um
pacote de informao, segundo o modelo de referncia OAIS), onde se agrupam no s
o objecto digital, mas tambm toda a informao necessria para permitir, no futuro, o
desenvolvimento de conversores, visualizadores ou emuladores
105
. Esta informao
poder consistir, por exemplo, numa descrio formal e detalhada do formato do objecto
preservado
106
.

V.2.6 Arqueologia Digital
Arqueologia digital o processo de recuperao de informao armazenada em
suportes danificados, degradados ou obsoletos e/ou formatos obsoletos. Este resgate da
informao consiste na recuperao dos dados registados nos suportes em forma de bits
e na aplicao de medidas que permitam a sua inteligibilidade
107
semelhana do que
aconteceu com a descodificao da Pedra de Roseta
108
, que permitiu a traduo dos
hierglifos egpcios, Heminger e Robertson propem a utilizao de uma estratgia
semelhante para recuperar objectos digitais para os quais no existe informao

104
Cf.: FERREIRA, Jos Miguel de Arajo Preservao de longa durao de informao digital no
contexto de um Arquivo Histrico, p. 30.
105
Cf.: FERREIRA, Jos Miguel de Arajo Introduo preservao digital. Conceitos, estratgias e
actuais consensos, p. 43.
106
Cf.: FERREIRA, Jos Miguel de Arajo Preservao de longa durao de informao digital no
contexto de um Arquivo Histrico, p. 32.
107
WEBB, Colin - Directrices para la preservacin del patrimnio digital, pp. 144-145.
108
Em 1799, as tropas de Napoleo Bonaparte descobriram nas margens do rio Nilo um bloco de granito
que ficou conhecido como a Pedra de Roseta. Nela encontrava-se inscrita em trs lnguas distintas -
egpcio hieroglfico, egpcio cursivo e grego clssico - um decreto emitido em 196 a.C. por Ptolomeu V.
Em 1822 o palegrafo francs Jean-Franois Champollion descodificou a verso egpcia do texto
recorrendo aos seus conhecimentos de grego clssico, um idioma bem conhecido dos historiadores da
poca. Primeiro texto bilingue a ser recuperado na histria moderna, a Pedra de Roseta logo despertou
grande interesse pela possibilidade de conter uma traduo da antiga lngua egpcia, at ento nunca
decifrada. Cf.: Wikipedia Pedra de Roseta. [Em linha] [Consult. 18 Agosto, 2011]. Disponvel em
WWW: URL:http://pt.wikipedia.org/wiki/Pedra_de_Roseta .
53

suficiente sobre o seu formato designando-a Pedra de Roseta Digital
109
. Nesta
estratgia, em vez de se preservar as regras que permitem descodificar o objecto digital,
so reunidas amostras de objectos que sejam representativas do formato que se pretende
recuperar.
Estas amostras devero existir num formato que possa ser directamente
interpretado pelo ser humano
110
. A grande vantagem da arqueologia digital est na sua
capacidade de recuperao de dados que, de outro modo, estariam irremediavelmente
perdidos. Por ser demasiado dispendiosa, a arqueologia digital recomendada apenas
para a recuperao e restauro de dados contidos em suportes danificados ou formatos
obsoletos cujo valor ou importncia dos dados justifique esse investimento, pois, por
vezes, o valor da informao no justifica o custo da operao
111
.














109
Cf.: FERREIRA, Jos Miguel de Arajo Preservao de longa durao de informao digital no
contexto de um Arquivo Histrico, pp. 33-34.
110
Cf.: Ibidem, pp. 33-34.
111
WEBB, Colin - Directrices para la preservacin del patrimnio digital, p. 145.
54

CAPTULO VI SEGURANA DA INFORMAO
DIGITAL

VI.1 Vulnerabilidades dos recursos em Sistemas de Informao
Actualmente as tecnologias digitais impem-se como um meio preferencial para
documentar as funes e actividades de indivduos, instituies e governos.
Paralelamente a Internet, afirma-se como o meio preferencial de difuso de ideias,
informao e conhecimento. De qualquer parte do Mundo possvel aceder
Organizao e esta pode aceder a qualquer parte do Mundo.
Estas tecnologias proporcionaram novas formas especficas de comunicar e de
agir e, ao mesmo tempo, criaram dependncias e vulnerabilidades s organizaes. As
ameaas segurana da informao, surgem de governos estrangeiros, de hackers e
mesmo de organizaes criminosas. Por outras palavras, a Internet constitui, de certa
maneira, o melhor suporte para desenvolver aces de guerra de informao. Os efeitos
de destruio ou alterao da informao, podem tambm ser causados por agentes
artificiais autnomos embebidos nos sistemas reais que actuam de forma automtica ou
semi-automtica.
Em ambiente digital as caractersticas que garantem a segurana dos documentos
so a:
Integridade a informao modificada apenas por quem est autorizado
(completa e no alterada);
Confidencialidade a informao vai apenas para quem deve receber;
Autenticidade a origem da informao correctamente identificada;
No repdio confirmao inegvel do envio e da recepo da informao,
Disponibilidade - Possuir a informao necessria mas no ter disponvel no
tempo atempado o mesmo que no possuir qualquer tipo de informao.
Garantir a segurana em informao digital preservando as suas propriedades
confidencialidade; integridade, autenticidade, no repdio e disponibilidade - deve ser
uma preocupao constante de qualquer instituio pblica ou privada que utilize meios
tecnolgicos para a comunicao e armazenamento de informao digital. A segurana
55

da informao pode ser definida como o conjunto de medidas e procedimentos
destinados a evitar que a informao seja destruda alterada ou acedida, acidental ou
intencionalmente, de uma forma imprevista ou no autorizada
112
. Deve ser
implementada em dois campos distintos: o fsico e lgico.

VI.2 Segurana fsica
O principal objectivo da segurana fsica garantir a proteco dos Sistemas de
Informao quanto s suas dimenses fsicas e no que se refere a todos os seus
componentes, nomeadamente hardware, software, documentao e meios magnticos.
Esta proteco relaciona-se com riscos por divulgao, perda, extravios ou por danos
fsicos. Podemos ter segurana fsica a trs nveis: segurana do pessoal, das instalaes
e segurana dos equipamentos.
Na segurana fsica referente ao pessoal, dar-se- primazia s situaes em que a
componente humana constitui a principal fonte de risco tais como erros e falhas
humanas, a fraude, roubo ou m utilizao dos recursos existentes. Para minimizar os
efeitos de risco referente ao pessoal, h que dar ateno seleco e recrutamento dos
recursos humanos, s normas de procedimento para a sua actuao, sua formao, etc.
Na segurana das instalaes tratar-se-o os requisitos de localizao e da
estrutura dos edifcios destinados aos centros de informtica, estado de conservao,
riscos de inundao, de infiltraes e de acessos indevidos ou mesmo a proximidade a
locais muito poludos. A segurana dos equipamentos visa a proteco do hardware
computacional e outros equipamentos tais como o fornecimento de energia, sistemas de
controlo de acessos fsicos, sistemas de combate a incndios, controlos de temperatura e
de humidade, de ventilao e de picos electromagnticos, etc.

VI.4 Segurana lgica
semelhana da segurana fsica, a segurana lgica tambm essencial para
garantir a segurana da informao. Neste campo implementar-se-o medidas de
segurana que protejam os recursos lgicos. Algumas ameaas segurana da
informao so os ataques a mensagens transmitidas pela Internet. Em termos gerais os

112
Cf. LAUDON, Jane P.; LAUDON, Kenneth C. - Sistemas de Informao Gerenciais, p. 210.
56

ataques a fluxos de informao podem ser classificados em seis categorias: modificao,
repetio, intercepo, disfarce, repdio e negao de servio.
Assinalam-se algumas medidas que devero fazer parte de uma poltica adequada
para a promoo da segurana lgica:
a) Utilizao de firewall(s). Trata-se de um sistema ou grupos de sistemas que
reforam a segurana das ligaes entre dois pontos de uma mesma rede, ou
entre redes diferentes (como entre uma rede local e a Internet). Os firewalls
podem ser de hardware ou de software ou ambos e a sua principal funo
filtrar o trfego de informao que por eles passa;
b) Controlo lgico de acessos, ou seja a associao de uma password a um
utilizador (ou grupo de utilizadores) e a definio para qualquer ficheiro de
privilgios de acesso para leitura, escrita e execuo que cada utilizador tem
sobre ele;
c) Existncia de um plano de recuperao, onde dever constar a obrigatoriedade
da criao de cpias de segurana de toda a informao relevante e, a definio
da periodicidade da execuo das cpias de segurana (backups);
d) Implementao de controlos criptogrficos. Traduz-se no uso de tcnicas de
encriptao, codificando os dados e tornando-os ilegveis para quem no
detenha as chaves de acesso correctas. Isto vlido quer os dados estejam
depositados num normal sistema de armazenamento, quer estejam a circular
numa qualquer via de comunicao;
e) Assinaturas digitais garantem a autenticidade de transmisses electrnicas e
o no repdio por parte dos emissores. A autenticidade alcanada quando o
destinatrio da mensagem pode estar razoavelmente certo que a mensagem foi
enviada pela entidade que diz ser a emissora e no por alguma outra entidade
desconhecida. O no repdio alcanado quando o remetente de uma
mensagem no pode refutar o facto de a ter enviado.

VI. 5 Auditorias aos Sistemas de Informao
Sistema de informao (SI) um sistema que rene, guarda, processa e faculta
informao relevante para a organizao, de modo que a informao acessvel e til
57

para aqueles que a querem utilizar, incluindo gestores, funcionrios, clientes, etc. Um
sistema de Informao um sistema de actividade humana (social) que pode envolver
ou no a utilizao de computadores
113
.
Auditoria definida por Oliveira como o processo de recolha e avaliao de
evidncia para determinar se um sistema computorizado salvaguarda os bens, mantm
a integridade dos dados, permite atingir os objectivos da organizao de forma eficaz e
utiliza os recursos de forma eficiente
114
.
Segundo Oliveira os objectivos das auditorias so:
Verificar a existncia de medidas de controlo interno aplicveis, com carcter
generalizado, a qualquer Sistema de Informao da instituio, organismo ou
qualquer outro objecto de auditoria;
Avaliar a adequao do Sistema de Informao s directrizes de uma boa
gesto informtica;
Oferecer uma descrio do Sistema de Informao com base nas especificaes
funcionais e nos resultados que proporciona;
Verificar se o Sistema de Informao cumpre os normativos legais aplicveis;
Verificar se a informao proporcionada pelo Sistema de Informao fivel,
ntegra e precisa;
Determinar se o Sistema de Informao atinge os objectivos para os quais foi
desenhado, de forma eficaz e eficiente;
Propor as recomendaes oportunas para que o Sistema de Informao se
adapte s directrizes consideradas como essenciais para o seu bom funcionamento.
Uma auditoria de sistemas de informao pode abranger desde o exame de dados
registados em sistemas informatizados at avaliao do prprio sistema informtico.
Tem como objectivo gerar conformidades, pareceres e relatrios sobre o funcionamento
do Sistema de Informao. das auditorias que devem sair propostas para as melhorias.



113
BUCKINGHAM, R. A. apud AMARAL, Lus Alfredo Martins do; VARAJO, Joo Eduardo Quintela
Planeamento de Sistemas de Informao, p. 9.
114
OLIVEIRA, J apud SANTOS, Pedro [et al.] Auditorias em Sistemas de Informao [Em linha]
[Consult. 20 Agosto, 2011]. Disponvel em WWW:<URL:
http://svn2.assembla.com/svn/GSIDEI/Audit.pdf>.
58

CONCLUSO

Pessoalmente, porm prefiro fazer parte de uma profisso empenhada e entusistica do que
de qualquer outra que seja andina, ambivalente e aptica
115
.

Este trabalho tinha como objectivo a avaliao dos efeitos da Internet na funo
inerente ao Arquivo e nos profissionais que desempenham a funo arquivstica.
J ficou no passado o paradigma custodial, tecnicista e historicista, com nfase no
documento, que cumprido o seu valor primrio era remetido ao arquivo histrico, onde
ficava religiosamente resguardado e o seu acesso limitado a um pequeno nmero de
genealogistas e investigadores com recursos para a produo de trabalho histrico ou
cientfico.
O presente, o paradigma ps-custodial, informacional e cientfico, tem como
objecto de estudo a Informao, a constatao que esta circula em novos suportes,
passveis de guardarem dados apenas legveis por infraestruturas tecnolgicas
hardware e software obrigando ao uso de perifricos especficos para a visualizao
dos contedos digitais. Alargou-se o pblico que acede aos arquivos porque mudou a
forma como o cidado pode aceder informao internet, e-mail e outras
modalidades, potenciadas pela tecnologia sem restries de espao ou tempo. Mudou
igualmente a forma como o arquivo disponibiliza a informao, evoluindo e moldando-
se s novas tecnologias de comunicao e interaco com os utilizadores, aproveitando
nomeadamente as ferramentas da Web 2.0
116
, que rompem com as tradicionais
abordagens e mtodos de trabalho utilizados no passado.
A Internet veio trazer outra dimenso aos arquivos. Na dcada de 1970, os
arquivistas foram previdentes ao reconhecer que os sistemas automatizados alterariam o
universo das informaes. Em resposta a essa constatao, a profisso comeou a olhar
para a Biblioteconomia e de l para c tem havido um esforo para encontrar formas de
padronizar dados para permitir a troca de informaes e o acesso mais eficaz atravs de
sistemas de computadores. Arquivos de diversos pases e continentes fazem uso das

115
Cf.: CUNNINGHAM, Adrian - A alma e a conscincia do Arquivista: reflexes sobre o poder, a
paixo e o positivismo de uma profisso missionria, p 57. [Em linha]. [Consult. em 4 de Mai. 2011].
Disponvel em WWW: <URL:http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/pdf/385/38505005.pdf>.
116
Facebook, Twitter, Orkut e Second Life, s para citar alguns.
59

novas tecnologias on-line, para apresentar guias, inventrios, catlogos, exposies,
materiais de ensino, podcasts de adio e documentrios, e tambm colaboram com as
fontes secundrias.
O binmio conservao e acessibilidade algo que preocupa os profissionais de
hoje. O que permanece, independentemente das tecnologias que usamos que o sucesso
da resposta da pesquisa ser proporcional qualidade do arranjo e da descrio dos
fundos documentais. Apesar das iniciativas j apontadas no referente difuso on-line, a
existncia dos arquivos e do seu papel pouco conhecido e sobretudo com baixa
permeabilidade entre a procura e a oferta. O cidado, mas tambm uma parte
substancial dos gestores e polticos, tm grande dificuldade em estabelecer uma
correlao positiva entre suas necessidades de informao e a existncia de um servio
de arquivo de forma rpida e eficiente.
O que est em causa no a inexistncia de informao, ela abundante
actualmente, o que no significa que tenha sempre qualidade ou que seja clara e
acessvel aos potenciais utilizadores. O desafio para os arquivistas e para os arquivos
digitais deixar bem clara a oferta de matria-prima, distingui-la muito bem no imenso
fluxo de informaes infinitas, para aqueles pesquisadores que precisam de saber onde
encontrar as coleces, ter acesso aos documentos e, finalmente, precisam de ter cpias
e o direito legal de publicar de documentos. Este desafio no opcional. Nos arquivos
correntes a preocupao no se centra apenas na capacidade de preservar os documentos
com valor secundrio, mas tambm de assegurar a sua autenticidade e inteligibilidade a
longo prazo.
A essncia da profisso do arquivista deriva do seu conhecimento sobre os
documentos e dos sistemas de manuteno dos mesmos. As tecnologias diferem, elas
hoje oferecem novas possibilidades de difuso dos recursos arquivsticos, mas
simultaneamente trazem novos problemas, obrigando-nos a adquirir competncias e
habilidades capazes de desenvolver o olhar crtico. Obrigam-nos tambm a ser capazes
de agir de uma forma equilibrada, tanto no campo da memria histrica como na
emergente Sociedade da Informao, no palco de uma cincia que actua na gesto de
informaes, com metodologia cientfica, aliada do pleno exerccio dos direitos da
cidadania acesso informao, promoo da identidade e da propriedade das
comunidades em suma, a agir como profissionais envolvidos no uso dinmico e
sensvel das tecnologias da informao e comunicao.
60

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
117

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