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AGENTE E ESCRIVO DA POLCIA FEDERAL
Arquivologia
Rodrigo Barbatti
1
Noes de Arquivologia

Tpicos:

1 - Arquivstica: princpios e conceitos.
2 - Gesto da informao e de documentos:
2.1 Protocolo: recebimento, registro,
distribuio, tramitao e expedio de
documentos.
2.2 Classificao de documentos de arquivo.
2.3 Arquivamento e ordenao de documentos
de arquivo.
2.4 Tabela de temporalidade de documentos de
arquivo.
Noes de Arquivologia

Tpicos:
3 - Tipologias documentais e suportes fsicos:
microfilmagem, automao, preservao,
conservao e restaurao de documentos.
4 - Acondicionamento e armazenamento de
documentos de arquivo.
5 - Preservao e conservao de documentos
de arquivo.
1 - Arquivstica:
princpios e conceitos

Conceitos

Arquivologia
A arquivologia ou arquivstica pode ser
definida como a aplicao de tcnicas e
mtodos especficos voltados
organizao, conservao e restaurao
de arquivos.

Conceitos
Arquivo
o conjunto de documentos que,
independentemente da natureza ou suporte,
so reunidos por acumulao ao longo das
atividades de pessoas fsicas ou jurdicas,
pblicas ou privadas, visando a utilidade que
podero oferecer no futuro.

Conceitos
Biblioteca
A biblioteca o conjunto de material, em
sua maioria impresso e no produzido
pela instituio em que est inserida, de
forma ordenada para estudo, pesquisa e
consulta.
Normalmente constituda de colees
temticas e seus documentos so
adquiridos atravs de compra ou
doao, diferentemente dos arquivos,
cujos documentos so produzidos ou
recebidos pela prpria instituio.
Conceitos

Museu
uma instituio de interesse pblico, criada
com a finalidade de conservar, estudar e
colocar a disposio do pblico, conjuntos de
peas e objetos de valor cultural.
Teste

(CESPE/UNB AGU - Cargo 3: Agente
Administrativo 2010) Considerando os
conceitos fundamentais de arquivologia,
julgue o item subsequente.
O arquivo de um rgo o conjunto de
documentos recebidos ou expedidos por
esse rgo no exerccio de suas atividades.
Esse conjunto de documentos pode ser
formado por qualquer espcie documental.
(Certo)

Conceitos

Princpios Arquivsticos

Os princpios relativos ao objeto de estudo de
uma cincia constituem-se nos fundamentos
que possibilitam o desenvolvimento das
proposies relativas a esse objeto com uma
maior coerncia e segurana.
Podemos destacar na Arquivologia os princpios
a seguir.
Conceitos

Princpio da provenincia:

o princpio bsico da organizao de
arquivos, segundo o qual deve ser respeitado a
autonomia de cada fundo ou ncleo, no
misturando os seus documentos com os de
outros. A provenincia transmite informao
importante sobre o contexto em que os
documentos foram criados.
Conceitos
Princpio do respeito pela ordem original:
o princpio segundo o qual os arquivos
de uma mesma provenincia devem
conservar a organizao estabelecida







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pela entidade produtora, a fim de se
preservar as relaes entre os
documentos como testemunho do
funcionamento daquela entidade.
Tambm chamado de princpio da
organicidade.

Conceitos
Princpio da territorialidade:
o princpio segundo o qual os arquivos
pblicos, prprios de um territrio,
seguem o destino deste ltimo. Para que
os arquivos permaneam vivos, sejam
utilizados e melhor entendidos, devem
ser conservados o mais prximo
possvel do local emanado ou que
influenciaram a sua produo. Esse local
pode ser nacional, regional e
institucional.

Conceitos

Princpio da unicidade:
Disciplina que os documentos de arquivos
devem conservar o seu carter nico, em
funo do seu contexto de produo,
independente de sua forma, gnero, tipo ou
suporte.

Conceitos
Princpio da indivisibilidade ou integridade:
Os fundos de arquivo devem ser preservados
sem disperso, mutilao, alienao, destruio
no autorizada ou adio indevida.

Teste

(Cespe/Unb Polcia Federal - Escrivo
2009) Acerca de arquivologia, julgue os
itens a seguir.
O princpio de respeito aos fundos
fundamental para a ordenao dos acervos
arquivsticos de terceira idade, o que torna
evidente que a estrutura e o funcionamento
da administrao so os elementos que
guiam o arranjo dos documentos. (CERTO)

Conceitos
Arquivo:
a acumulao ordenada dos documentos,
em sua maioria textuais, criados por uma
instituio ou pessoa, no curso de sua
atividade, e preservados para a consecuo de
seus objetivos, visando a utilidade que podero
oferecer no futuro.

Marilena
Leite Paes
Conceitos
Documento: qualquer informao registrada em
um suporte.
Informao: pode ser definida como ideia ou
conhecimento.
Suporte: o meio no qual a informao
registrada.
Conceitos
Documentos de Arquivo:
gerado para atender objetivos funcionais,
gerado em nmero limitado, orgnico, tem
carter comprobatrio e/ou testemunhal.
Marilena Leite Paes

Conceitos

Documentos de Arquivo
So caractersticas do documento de arquivo:

A) Os documentos de arquivo, alm de serem
produzidos pela instituio, podem tambm ser
recebidos pela mesma.
B) Os documentos de arquivo podem estar
registrados em qualquer suporte e serem de
vrios tipos.
C) Ao se produzir documentos no decorrer de
suas atividades, podemos destacar que os
documentos de arquivo possuem organicidade.
Conceitos

Finalidade do arquivo:
1 Guardar os documentos que circulam na
instituio, utilizando para isso tcnicas que
permitam um arquivamento ordenado e
eficiente.
2 Garantir a preservao dos documentos,
utilizando formas adequadas de
acondicionamento, levando em considerao
temperatura, umidade e demais aspectos que
possam danificar os mesmos.
3 Atender os pedidos de consulta e
desarquivamento de documentos pelos diversos
setores da instituio, de forma a atender
rapidamente demanda pelas informaes ali
depositadas.










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(CESPE/UNB MPU Tcnico
Administrativo 2010) Acerca de conceitos
fundamentais de arquivologia, julgue o item
a seguir.
Um arquivo documental tem por objetivo
servir como prova ou testemunho da ao
de pessoas jurdicas ou fsicas. (CERTO)

Conceitos

Tipos de Arquivo
Dependendo do aspecto sob o qual os
arquivos so estudados, eles podem ser
classificados segundo:
A) as entidades mantenedoras: pblicos
ou privados;
B) a natureza dos documentos: especial
ou especializado;

Conceitos
Tipos de Arquivo
Os arquivos so estudados, eles podem
ser classificados segundo:
C) os estgios de sua evoluo:
corrente, intermedirio e permanente;
D) a extenso de sua atuao: setorial e
central.

Conceitos

A) Entidades mantenedoras
Arquivos pblicos:

1. Arquivo acumulado por instituio pblica no
exerccio de suas funes, independente de seu
mbito de ao e do sistema de governo do
pas.
2. Arquivo integrante da administrao pblica e
mantido por entidades de carter pblico, seja
na esfera federal, estadual ou municipal.
Conceitos
A) Entidades mantenedoras
Arquivos privados:
Conjunto de documentos produzidos ou
recebidos por instituies no-pblicas, famlias
ou pessoas fsicas, em decorrncia de suas
atividades especficas e que possuam uma
relao orgnica perceptvel atravs do
processo de acumulao.
Conceitos
B) Natureza dos documentos
Arquivos especiais:
So aqueles que tem sob sua guarda
documentos de gneros diversos
iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou
de suportes especficos documentos em CD,
documentos em DVD, documentos em
microfilme e que, por esta razo, merece
tratamento especial no apenas no que se
refere ao seu armazenamento, como tambm
ao registro, acondicionamento, controle,
conservao etc.

Conceitos
B) Natureza dos documentos
Arquivo especializado:
aquele que guarda documentos de
determinado assunto especfico,
independentemente da forma fsica que
apresentam, como, por exemplo, os arquivos
mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos
de engenharia.
Conceitos

C) Estgios de Evoluo
Arquivo de primeira idade ou corrente:
Constitudo de documentos em curso ou
consultados frequentemente, conservados nos
escritrios ou nas reparties que os receberam
e os produziram ou em dependncias prximas
de fcil acesso.
Por documentos em curso entenda-se que,
nesta fase, os documentos tramitam bastante
de um setor para outro, ou seja, podem ser
emprestados a outros setores para atingirem a
finalidade para a qual foram criados.

Conceitos

C) Estgios de Evoluo
Arquivo de segunda idade ou intermedirio:
Constitudo de documentos que deixaram de
ser consultados frequentemente, mas cujos
rgos que os receberam e os produziram
podem ainda solicit-los , para tratar de
assuntos idnticos ou retomar um problema
novamente focalizado.
No h necessidade de serem conservados
prximos aos escritrios. A permanncia dos
documentos nesses arquivos transitria.

Conceitos
C) Estgios de Evoluo
Arquivo de terceira idade ou permanente:







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Constitudo de documentos que perderam todo
valor de natureza administrativa e que se
conservam em razo de seu valor histrico ou
documental e que constituem os meios de
conhecer o passado e sua evoluo.
Estes so os arquivos propriamente ditos, pois
ali os documentos so arquivados de forma
definitiva.

Conceitos
D) Extenso de Atuao
Arquivos setoriais:
So aqueles localizados nos prprios setores
que produzem ou recebem os documentos,
guardando documentos muito utilizados por
estes, ou seja, so, essencialmente, arquivos
correntes.

Conceitos
D) Extenso de Atuao
Arquivos gerais ou centrais:
So os arquivos que se destinam a receber os
documentos correntes provenientes dos
diversos setores que integram a estrutura de
uma instituio, funcionando como extenso
daqueles.

Teste

(CESPE/UNB MPU Tcnico
Administrativo 2010) No que diz respeito
aos arquivos do tipo corrente, intermedirio
e permanente, julgue o item.
Dada a importncia da preservao dos
documentos que compem o arquivo
corrente de determinado setor de trabalho,
recomenda-se o arquivamento desses
documentos em local afastado do referido
setor. (ERRADO)

Conceitos
Tipologia Documental
o estudo que tem por objeto os tipos
documentais, entendidos como a configurao
que assume a espcie documental de acordo
com a atividade que a gerou, a natureza do
contedo ou tcnica de registro.

Conceitos
Suporte do documento:
Material sobre o qual as informaes so
registradas.
Exemplo: fita magntica, filme de nitrato, papel,
CD, etc.

Conceitos
Forma do documento:
Conjunto das caractersticas fsicas de
apresentao, das tcnicas de registro e da
estrutura da informao e contedo de um
documento. o estgio de preparao e
transmisso de documentos.
Ex: cpia, original, minuta, rascunho.

Conceitos
Formato do documento:
a configurao fsica de um suporte de acordo
com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado.
Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno,
planta, folha, cartaz, microficha, rolo de filme,
tira de microfilme, etc.

Conceitos
Gnero Documental
a designao dos documentos segundo o
aspecto de sua formatao nos diferentes
suportes.
Quanto ao gnero, os documentos so
classificados, segundo a forma em que a
informao foi registrada.

Conceitos
Gnero Documental
Documentos textuais: documentos cuja
informao esteja em forma escrita ou textual.
Ex.: contratos, atas, relatrios, certides.

Conceitos
Gnero Documental
Documentos audiovisuais: documentos cuja
informao esteja em forma de som e / ou
imagem em movimento. Ex.: filmes, registro
sonoro em fita cassete.
Neste tipo de documento encontram-se os
documentos sonoros (cuja informao est em
forma de som) e os filmogrficos (cuja
informao est representada por um filme).

Conceitos
Gnero Documental
Documentos microgrficos: documentos em
microformas.
Ex.: microfilmes e microfichas.








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Conceitos
Gnero Documental
Documentos informticos ou digitais:
documento codificado em dgitos binrios,
produzido, tramitado e armazenado por sistema
computacional.

Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word.
Conceitos
Gnero Documental
Documentos iconogrficos: documentos
cuja informao esteja em forma de
imagem esttica.
Ex.: fotografias (que mais
especificamente podem ser chamadas
de documentos fotogrficos), negativos,
diapositivos (slides), desenhos e
gravuras.

Conceitos
Gnero Documental
Documentos cartogrficos: documentos
que representem, de forma reduzida,
uma rea maior.
Ex.: mapas, perfis e plantas.

Teste

(Cespe/Unb Polcia Federal - Escrivo
2009) Acerca das tipologias documentais e
dos suportes fsicos, julgue o prximo item.
Documentos iconogrficos so aqueles em
formatos e dimenses variveis, com
representaes geogrficas, arquitetnicas
ou de engenharia. (ERRADO)

Conceitos

Espcie Documental
Designao dos documentos segundo seu
aspecto, tais como: carta, certido, decreto,
edital, ofcio. relatrio, requerimento, gravura,
diapositivo (slide), planta, mapa, etc.

Conceitos
Tipo Documental
Diviso de espcie documental que rene
documentos por suas caractersticas comuns
em termos de frmula diplomtica, natureza de
contedo ou tcnica do registro.
Exemplos: cartas precatrias, cartas rgias,
cartas-patentes, decretos sem nmero,
decretos-leis, decretos legislativos, fotografias
temticas, retratos, litogravuras, serigrafias e
xilogravuras.

Teste

(Cespe/Unb Polcia Federal - Escrivo
2009) Acerca de arquivologia, julgue o item
a seguir.
Ofcios, memorandos, cartas, telegramas e
e-mails so tipologias documentais.
(ERRADO)

TERMINOLOGIA

O objetivo da terminologia arquivstica auxiliar
as atividades de normalizao de
procedimentos tcnicos no mundo dos arquivos.

TERMINOLOGIA
Acervo - Conjunto dos documentos de um
arquivo.
Acesso - Possibilidades de consulta aos
documentos de arquivos, as quais podero
variar em funo de clusulas restritivas.
Arquivamento - Operao que consiste na
guarda de documentos nos seus devidos
lugares, em equipamentos que lhes forem
prprios e de acordo com um sistema de
ordenao previamente estabelecido.

TERMINOLOGIA

Arranjo:
1. Processo que, na organizao de arquivos
permanentes, consiste na ordenao - estrutural
ou funcional - dos documentos em fundos, na
ordenao das sries dentro dos fundos e, se
necessrio, dos itens documentais dentro das
sries.
2. Processo que, na organizao de arquivos
correntes, consiste em colocar ou distribuir os
documentos numa sequncia alfabtica,
numrica ou alfanumrica, de acordo com o
mtodo de arquivamento previamente adotado.
Tambm denominado classificao.

TERMINOLOGIA
Avaliao - Processo de anlise da
documentao de arquivos, visando estabelecer
a sua destinao, de acordo com seus valores
probatrios e informativos.
Catlogo - Instrumento de pesquisa elaborado
segundo um critrio temtico, cronolgico,







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onomstico ou geogrfico, incluindo todos os
documentos pertencentes a um ou mais fundos,
descritos de forma sumria ou pormenorizada.

TERMINOLOGIA
Classificao:
1. Organizao dos documentos de um arquivo
ou coleo, de acordo com um Plano de
Classificao ou Quadro de Arranjo.
2. Ato ou efeito de analisar e identificar o
contedo de documentos, selecionar a
categoria de assunto sob a qual devem ser
arquivados e determinar o cdigo para a sua
recuperao.
3. Ato pelo qual se atribui a documentos, ou s
informaes neles contidas, graus de restrio
de acesso. Tambm chamada classificao de
segurana.

TERMINOLOGIA
Coleo - Conjunto de documentos, sem
relao orgnica, aleatoriamente acumulados.
Correspondncia - Comunicao escrita,
recebida (passiva) ou expedida
(ativa),apresentada sob varias formas (cartas,
cartes postais, ofcios, memorandos, bilhetes,
telegramas, e-mails), podendo ser interna ou
externa, oficial ou particular, ostensiva ou
sigilosa.

TERMINOLOGIA
Datas-limites - Elemento de identificao
cronolgica de uma unidade de arquivamento,
em que so indicadas as datas de inicio e
trmino do perodo abrangido.
Desclassificao - Ato pelo qual a autoridade
competente libera a consulta documentos
anteriormente caracterizados como sigilosos. A
alterao do grau de sigilo do documento
chamado de reclassificao.

TERMINOLOGIA
Descrio - Processo intelectual de sintetizar
elementos formais e contedo textual de
unidades de arquivamento, adequando-os ao
instrumento de pesquisa que se tem em vista
produzir (inventrio sumrio ou analtico, guia,
etc.).
Destinao - Conjunto de operaes que se
seguem a fase de avaliao de documentos
destinadas a promover sua guarda temporria
ou permanente, sua eliminao ou sua
microfilmagem.
TERMINOLOGIA
Documento de arquivo:
1 - Aquele que, produzido e/ou recebido por
uma instituio pblica ou privada, no exerccio
de suas atividades, constitua elemento de prova
ou de informao.
2. Aquele produzido e/ou recebido por pessoa
fsica no decorrer de sua existncia.

TERMINOLOGIA
Documento oficial - Aquele que, possuindo ou
no valor legal, produz efeito de ordem jurdica
na comprovao de um fato.
Documento ostensivo: o documento sem
classificao, cujo acesso pode ser franqueado;
em oposio ao documento sigiloso, que de
conhecimento restrito a pessoas credenciadas.

TERMINOLOGIA
Documento pblico - Aquele produzido e
recebido pelos rgos do poder pblico no
desempenho de suas atividades.
Documento sigiloso - Aquele que, pela natureza
de seu contedo informativo, exige medidas
especiais de proteo quanto sua guarda e
acesso ao pblico.

TERMINOLOGIA
Dossi - Unidade de arquivamento, formada por
documentos diversos, pertencente a um
determinado assunto ou pessoa.
Eliminao Destruio de documentos
julgados destitudos de valor para guarda
permanente.

TERMINOLOGIA

Fundo:
1. A principal unidade de arranjo estrutural nos
arquivos permanentes constitudas dos
documentos provenientes de uma mesma fonte
geradora de arquivo.
2. principal unidade de arranjo funcional nos
arquivos permanentes, constituda dos
documentos provenientes de mais de uma fonte
geradora de arquivo reunidas pela semelhana
de atividades, mantido o princpio da
provenincia.




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(CESPE PF Papiloscopista 2012) A
organizao de documentos, atividade cada
vez mais importante nas instituies,
possibilita a tomada de deciso segura e o
atendimento rpido das demandas dos
usurios. Considerando essa informao,
julgue o prximo item, referente a
arquivologia.

O arquivo do Departamento de Polcia
Federal compe-se de documentos
colecionados referentes a assuntos de
interesse dos servidores desse rgo.
(Errado)
Fontes

ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos
Arquivsticos: subsdios para uma terminologia
brasileira. Rio de Janeiro, 2005.
PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e
Prtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002.
Site: www.pciconcursos.com.br/provas
Noes de Arquivologia II

PROF. RODRIGO O. BARBATI

1 - Arquivstica:
princpios e conceitos (cont.)

TERMINOLOGIA
O objetivo da terminologia arquivstica auxiliar
as atividades de normalizao de
procedimentos tcnicos no mundo dos arquivos.

TERMINOLOGIA
Gesto de documento - Metodologia de
programas para controlar a criao, o uso, a
normalizao, a manuteno, a guarda, a
proteo e a destinao de documentos.
Instrumento de pesquisa - Meio de
disseminao e recuperao da informao
pelos arquivos. So instrumentos de pesquisa,
entre outros, catlogos, guias, inventrios,
repertrios e tabelas de equivalncia.

TERMINOLOGIA
Guia - Instrumento de pesquisa destinado a
orientao dos usurios no contexto da
utilizao dos fundos que integram o acervo de
um arquivo permanente.
ndice - Lista sistemtica, pormenorizada, dos
elementos do contedo de um documento ou
grupo de documentos, disposta em determinada
ordem para indicar e facilitar a localizao no
texto.

TERMINOLOGIA
Inventrio analtico - Instrumentos de pesquisa
no quais as unidades de arquivamento de um
fundo ou de uma de suas divises so
identificadas e pormenorizadamente listadas.
Inventrio sumrio - Instrumentos de pesquisa
nos quais as unidades de arquivamento de um
fundo ou de uma de suas divises so
identificadas e brevemente descritas.

TERMINOLOGIA
Item documental - A menor unidade
arquivstica materialmente indivisvel.
Lista de eliminao - Relao de
documentos especficos a serem
eliminados devidamente aprovados pela
autoridade competente.
Notao - Elemento de identificao das
unidades de arquivamento, constitudos
de nmeros, letras, ou combinao de
nmeros e letras, que permite sua
localizao.

TERMINOLOGIA
Processo:
Termo geralmente usado na
administrao pblica, para designar um
grupo de documentos, reunidos em capa
especial, e que vo sendo
organicamente constitudo no decurso
de uma ao administrativa ou judiciria
O nmero de protocolo o primeiro
documento com o qual o processo
aberto, repetido externamente como
elemento de controle e arquivamento do
processo.

TERMINOLOGIA

Protocolo:
1. Denominao geralmente atribuda a setores
encarregados do recebimento, registro,
distribuio e movimentao de documentos em
curso.
2. Denominao atribuda ao prprio nmero de
registro dado ao documento.
3. Livro de registro de documentos recebidos
e/ou expedidos.

TERMINOLOGIA







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8
Recolhimento a transferncia de
documentos dos arquivos corrente ou
intermedirios para os arquivos permanentes.
Repertrio - Instrumento de pesquisa no qual
so descritos, pormenorizadamente,
documentos previamente selecionados,
pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser
elaborado segundo um critrio temtico,
cronolgico, onomstico ou geogrfico.
Tambm chamado de catlogo seletivo.

TERMINOLOGIA
Srie - Designao dada s subdivises de um
fundo, que refletem a natureza de sua
composio, seja ela estrutural, funcional ou por
espcie documental. As sries podem ser
subdivididas em subsries.
Tabela de equivalncia - Instrumento de
pesquisa auxiliar, que d a equivalncia de
antigas notaes para as novas que tenham
sido adotadas, em decorrncia de alteraes no
sistema de arranjo de um arquivo.

TERMINOLOGIA
Tabela de temporalidade - Instrumento de
destinao, aprovado pela autoridade
competente, que determina os prazos em que
os documentos devem ser mantidos nos
arquivos correntes e intermedirios, ou
recolhidos aos arquivos permanentes,
estabelecendo critrios para microfilmagem e
eliminao.
Transferncia - Passagem dos documentos dos
arquivos correntes para os intermedirios.

TERMINOLOGIA
Unidade de arquivamento - O menor conjunto
de documentos, reunido de acordo com um
critrio de arranjo preestabelecido. Tais
conjuntos, em geral, so denominados pastas,
maos ou pacotilhas.
Valor administrativo - Valor que um documento
possui para a administrao produtora do
arquivo, na medida em que informa ou aprova
seus atos presentes ou futuros.

TERMINOLOGIA
Valor fiscal - Valor atribudo a documentos ou
arquivos para comprovao de operaes
financeiras ou fiscais.
Valor informativo - Valor que um documento
possui pelas informaes nele contidas,
independente de seu valor probatrio.

TERMINOLOGIA
Valor legal - Valor que um documento possui
perante a lei para comprovar um fato ou
constituir um direito, ou seja, seu valor
probatrio.
Valor permanente - Valor probatrio ou valor
informativo que justifica a guarda permanente
de um documento em um arquivo. Tambm
chamado de valor secundrio.
Valor probatrio - Valor intrnseco de um
documento de arquivo que lhe permite servir de
prova legal.

TERMINOLOGIA
Valor primrio - Valor atribudo aos documentos
em funo do interesse que possam ter para o
gerador do arquivo, levando-se em conta a sua
utilidade para fins administrativos, legais e
fiscais.
Valor secundrio - Valor atribudo aos
documentos em funo do interesse que
possam ter para o gerador do arquivo, e para
outros usurios, tendo em vista a sua utilidade
para fins diferentes daqueles para os quais
foram originalmente produzidos.

Teste

(CESPE - POLCIA FEDERAL - ESCRIVO
2009) A respeito do gerenciamento da
informao e da gesto de documentos,
julgue o item seguinte.

Documentos de arquivo produzidos ou
recebidos por uma instituio pblica ou
privada, com valor administrativo, legal ou
fiscal, considerados como parte do arquivo
intermedirio dessa instituio, so tambm
considerados de valor secundrio.
(ERRADO)


2 Gesto da Informao
e de Documentos

Gerenciamento da Informao
A informao pode ser definida como o
elemento referencial, noo, ideia ou
mensagem contido num documento.
O gerenciamento da informao a
administrao do uso e circulao desta
informao.







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9
O sistema de informao o gerenciamento do
fluxo de dados na organizao.

Gerenciamento da Informao
Um sistema de informao visa fornecer
acesso a informaes, orgnicas ou no,
enquanto um sistema de gerenciamento
arquivstico visa ao controle e
recuperao de documentos, sejam eles
digitais ou convencionais.
Ambos os sistemas podem oferecer
insumos para tomada de decises
administrativas, mas cada um
desempenha um papel diferente dentro
das organizaes.

Teste
(Cespe/Unb PF Escrivo 2009) Acerca
de arquivologia, julgue os itens a seguir.
As informaes contidas nos documentos
de arquivo so produzidas no ambiente
interno da organizao ou so recebidas do
ambiente externo e tm uma relao direta
ou indireta com a misso dessa organizao.
(CERTO)

Gesto de documentos

A gesto de documentos na administrao
pblica regida pela Lei 8.159/91.
o conjunto de procedimentos e operaes
tcnicas referentes s atividades de produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento de
documentos em fase corrente e intermediria,
visando a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente (Art. 3) .

Gesto de documentos
A gesto de documentos atingida atravs do
planejamento, organizao, coordenao e
controle dos recursos humanos, do espao
fsico e dos equipamentos, com o objetivo de
aperfeioar e simplificar o ciclo documental.

Gesto de documentos
Objetivos:
- assegurar, de forma eficiente, a produo,
administrao, manuteno e destinao de
documentos;
- garantir que a informao governamental
esteja disponvel quando e onde seja
necessria ao governo e aos cidados;
Gesto de documentos

Objetivos:
- contribuir para o acesso e preservao
dos documentos que meream guarda
permanente por seus valores histrico e
cientfico;
- assegurar a eliminao dos documentos
que no tenham valor administrativo,
fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica;

Gesto de documentos

Objetivos:
- assegurar o uso adequado da tecnologia da
informao, processamento automatizado de
dados e outras tcnicas avanadas de gesto
da informao.

Teste
(CESPE/Unb PF - PAPILOSCOPISTA - 2004
- adaptada) Julgue os itens a seguir quanto
aos mtodos e metodologias de
arquivologia.
A gesto de documentos engloba todo o
ciclo vital dos documentos, desde a sua
criao at a sua eliminao ou guarda
permanente, passando pelos estgios
corrente e intermedirio. (CERTO)

Gesto de documentos

Diagnstico do Arquivo
a anlise detalhada dos aspectos
relacionados ao funcionamento do arquivo da
instituio, de forma a identificar as falhas ou
lacunas existentes, permitindo a adoo de
medidas que visem aumentar a eficincia do
mesmo.
No diagnstico, se faz a anlise da situao dos
acervos existentes.

Gesto de documentos
O diagnstico proporciona informaes como:
a) instalaes fsicas;
b) condies ambientais;
c) condies de armazenamento;
d) estado de conservao do documento;
Gesto de documentos

O diagnstico proporciona informaes como:

e) espao fsico ocupado;
f) volume documental;







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10
g) controle de emprstimos;
h) recursos humanos;
Gesto de documentos

O diagnstico proporciona informaes como:
i) acesso informao;
j) gnero dos documentos;
l) arranjo e classificao dos documentos;
m) tipo de acondicionamento.

Teste

(CESPE/Unb PF - Escrivo 2009) Com
relao gesto de documentos, julgue o
item que se segue.
Uma das funes do diagnstico da situao
arquivstica reunir informaes suficientes
para a elaborao do cdigo de classificao
e da tabela de temporalidade de documentos
de arquivo. (CERTO)

Gesto de documentos

Fases:

1 Fase (Produo): Refere-se ao ato de
elaborar documentos em razo das atividades
especficas de um rgo ou setor.
2 Fase (Utilizao): Refere-se ao fluxo
percorrido pelos documentos, necessrio ao
cumprimento de sua funo administrativa,
assim como sua guarda aps cessar seu
trmite.
3 Fase (Avaliao e Destinao): Envolve as
atividades de anlise, seleo e fixao de
prazos de guarda dos documentos.

Fases da Gesto de Documentos

1 Fase (Produo)
Nesta fase deve-se otimizar a criao de
documentos, evitando-se a produo
daqueles no essenciais, diminuindo o
volume a ser manuseado, controlado,
armazenado e eliminado, garantindo assim
o uso adequado dos recursos de reprografia
e de automao.


Fases da Gesto de Documentos

1 Fase (Produo)
Recomenda-se, nesta fase, evitar a
reproduo desnecessria de documentos,
pois o acmulo desordenado de papis
implicar em maior dificuldade do controle
das informaes no arquivo.

Fases da Gesto de Documentos

2 Fase (Utilizao)
Esta fase envolve mtodos de controle
relacionados s atividades de protocolo e s
tcnicas especficas para classificao,
organizao e elaborao de instrumentos de
recuperao da informao.
O arquivamento tambm ser controlado nesta
etapa.
Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos
correntes e intermedirios e a implantao de
sistemas de arquivo e de recuperao da
informao.

Gesto de Documentos Correntes

O estabelecimento de normas para o
tratamento de documentos em fase corrente
permite aproveitar ao mximo a informao
disponvel e necessria tomada de
decises, bem como os recursos humanos e
materiais existentes.
Essas normas visam aumentar a eficcia
administrativa, facilitar a recuperao mais
rpida dos documentos e / ou informaes
neles contidas e racionalizar sua guarda e
conservao.

Gesto de Documentos Correntes

O documento corrente aquele necessrio ao
desenvolvimento das atividades de rotina de
uma instituio.
E os procedimentos realizados para a sua
classificao, registro, autuao e controle da
tramitao, expedio, e arquivamento tm por
objetivo facilitar o acesso s informaes neles
contidas.
Gesto de Documentos Correntes
Esse conjunto de operaes tcnicas
caracteriza os servios de gesto dos
documentos correntes.
Nas administraes pblica e privada, as
unidades responsveis por tais servios so
intituladas protocolo e arquivo, arquivo e







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comunicaes administrativas, servio de
comunicaes, etc.
Gesto de Documentos Correntes

Na fase corrente so realizadas as seguintes
atividades:

- protocolo;
- arquivamento;
- expedio;
- emprstimo e consulta;
- destinao.

PROTOCOLO
Entende-se por protocolo o conjunto de
operaes visando o controle dos documentos
que ainda tramitam no rgo, de modo a
assegurar a imediata localizao e recuperao
dos mesmos, garantindo, assim, o acesso
informao.
A atividade de protocolo tpica da fase
corrente, pois nesta idade que os documentos
tramitam bastante.

PROTOCOLO
O protocolo realiza as seguintes atividades:
- Recebimento;
- Classificao;
- Registro Autuao;
- Movimentao/Tramitao;
- Controle da tramitao / movimentao.

Teste
(CESPE PF Papiloscopista 2012) A
organizao de documentos, atividade cada
vez mais importante nas instituies,
possibilita a tomada de deciso segura e o
atendimento rpido das demandas dos
usurios. Considerando essa informao,
julgue o prximos item, referente a
arquivologia.

A entrada ou a produo de um documento
de arquivo em uma instituio deve ser
seguida do respectivo registro em protocolo,
o que possibilita a identificao dos
metadados, para fins de acesso ao
documento e controle de sua tramitao.
(certo)

PROTOCOLO
Recebimento
Os documentos a serem tramitados pela
instituio devem ser apresentados ao protocolo
para que este passe a controlar tal atividade.
a etapa de recebimento dos documentos,
tanto os produzidos internamente quanto os
encaminhados instituio por outras
empresas.

PROTOCOLO
Classificao
Uma vez recebidos os documentos, o protocolo
efetuar anlise a fim de identificar os assuntos
dos documentos, classificando-os de acordo
com os cdigos existentes na instituio.
Os documentos que, porventura, forem
recebidos em envelopes fechados, devero ser
abertos pelo Protocolo, para que seja realizada
a classificao dos mesmos, desde que no
sejam particulares (documentos no
endereados instituio, e sim a um
funcionrio em particular) ou sigilosos
(ultrassecretos, secretos ou reservados -
conforme Lei 12.527/11).

PROTOCOLO
Classificao
Tais documentos (particulares e sigilosos)
devero ser encaminhados diretamente aos
respectivos destinatrios, sem a necessidade
de serem classificados, pois tm acesso restrito.
Apenas os destinatrios podero abrir estes
documentos.
Os documentos de natureza ostensiva (nem
sigilosos nem particulares) devero ser abertos
e analisados, classificando-os de acordo com o
assunto tratado, antes de serem encaminhados
aos seus destinatrios.

PROTOCOLO
Registro / Autuao
o procedimento no qual o protocolo cadastra
o documento em um sistema de controle
(informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo
um nmero de acompanhamento (autuao ou
protocolizao).

PROTOCOLO
Movimentao/Tramitao
a atividade que consiste em enviar o
documento ao seu destinatrio.
Chama-se distribuio quando interna, e
expedio quando direcionada a outra
instituio.







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PROTOCOLO
Controle da tramitao / movimentao
a atividade realizada pelo protocolo que
consiste em identificar os setores por que
passam os documentos, de forma a recuper-lo
com rapidez, quando necessrio, bem como
identificar possveis atrasos na tramitao
destes.

Teste
(UnB/CESPE TRE/ES - Tcnico Judicirio
2011) Julgue os itens que se seguem,
relativos a gesto de documentos.
Os documentos ostensivos que chegam ao
protocolo no podem ser abertos, devendo,
apenas, ser distribudos aos destinatrios.
(ERRADO)

Fontes

ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos
Arquivsticos: subsdios para uma terminologia
brasileira. Rio de Janeiro, 2005.
PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e
Prtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002.
Site: www.pciconcursos.com.br/provas
Noes de Arquivologia III
PROF. RODRIGO O. BARBATI


2 Gesto da Informao
e de Documentos (cont.)

Classificao de documentos

O PLANO DE CLASSIFICAO o esquema
elaborado a partir do estudo das estruturas e
funes da instituio e anlise do arquivo por
ela produzido, pelo qual se distribuem os
documentos em classes, de acordo com
mtodos de arquivamento especficos.

A CLASSIFICAO ato ou efeito de analisar
e identificar o contedo de documentos,
selecionar a categoria de assunto sob a qual
devem ser arquivados e determinar o cdigo
para a sua recuperao.
Mtodos de Arquivamento
Arquivamento o conjunto das operaes
destinadas ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos.
O mtodo de arquivamento corresponder
forma em que os documentos sero
armazenados, visando sua localizao futura.
Mtodos de Arquivamento

Sistema de Busca
A busca de um documento pode ser feita por
dois tipos de sistemas:
- Sistema direto: aquele em que a busca do
documento feita diretamente no local onde se
acha guardado.
- Sistema indireto: aquele em que, para se
localizar o documento, necessita-se antes
consultar um ndice ou um cdigo. o caso da
utilizao de fichrios.
Mtodos de Arquivamento

Classes

Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em
duas classes:

- Bsico: alfabtico, numrico e ideogrfico
(assunto).
- Padronizado: variadex, automtico,
mnemnico, etc.

Obs.: o mtodo alfanumrico combinao de
letras e nmeros no se inclui nas classes de
mtodos bsicos e padronizados e
considerado um sistema semi-indireto.
Mtodos de Arquivamento

Mtodos de arquivamento bsicos
- mtodo alfabtico simples - organizado a partir
de nomes.
- mtodo geogrfico - organizado pelo local ou
procedncia.
Mtodos de Arquivamento

Mtodos de arquivamento bsicos
Mtodo numrico, o qual se divide em:

- numrico simples (organizado por um nmero
relativo ao documento),
- cronolgico (organizado por data) ou
- dgito terminal (os documentos so
arquivados conforme uma sequncia numrica
de trs pares. A leitura da sequncia se d da
direita para a esquerda.)
Mtodos de Arquivamento

Mtodos de arquivamento bsicos







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Mtodo ideogrfico - organizado pelo assunto
do documento e podendo ser:
- Alfabtico (Dicionrio ou Enciclopdico);
- Numrico (Duplex, Decimal ou Unitermo).
Mtodo Alfabtico Simples
o mtodo que utiliza um nome existente no
documento para organiz-lo de forma alfabtica.
Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e
barato, se comparado aos demais.

O arquivamento de nomes obedece a algumas
regras chamadas de regras de alfabetao.

Regras de Alfabetao

1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se
o ltimo sobrenome e depois o prenome.
Arquivam-se:
Menezes, Frank Maia
Santos, Edson Pereira dos
Silva, Marcos Roberto Arajo da
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais,
prevalece a ordem alfabtica do prenome.
Arquivam-se:
Miranda, Carmem
Miranda, Fbio
Miranda, Luciano

Regras de Alfabetao
2. Sobrenomes compostos de um
substantivo e um adjetivo ou ligados por
hfen no se separam, quando
transpostos para o incio.
Arquivam-se:
Barra Mansa, Joaquim de Souza
Castelo Branco, Camilo
Villa-Lobos, Heitor

Regras de Alfabetao
3. Os sobrenomes formados com as
palavras Santa, Santo ou So seguem a
regra dos sobrenomes compostos por
um adjetivo e um substantivo, ou seja,
quando transpostos, devem ser
acompanhados dos nomes que os
sucedem.
Arquivam-se:
Santa Rita, Ricardo
Santo Cristo, Joo do
So Paulo, Jos Carlos
Regras de Alfabetao

4. As iniciais abreviativas de prenomes tm
precedncia na classificao de sobrenomes
iguais.
Arquivam-se:
Silva, E.
Silva, Estevo
Silva, Everaldo

Regras de Alfabetao
5. Os artigos e preposies no so
considerados.
Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Couto, Arnaldo do
Silva, Jos Ferreira
Silva, Jos dos Santos

Regras de Alfabetao
6. Os sobrenomes que exprimem grau de
parentesco so considerados parte integrante
do ltimo sobrenome, mas no so
considerados na ordenao alfabtica, exceto
para nomes iguais.
Arquivam-se:
Cerqueira Neto, Mrcio
Cerqueira Sobrinho, Mrcio
Miranda Jnior, Edison
Miranda Neto, Osrio

Regras de Alfabetao
7. Os ttulos no so considerados na
alfabetao. So colocados aps o nome
completo, entre parnteses.
Arquivam-se:
Cardoso, Jorge (Ministro)
Fernandes, Carlos (Professor)
Pontes, Emerson (Coronel)

Regras de Alfabetao
8. Os nomes estrangeiros so considerados
pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de
nomes espanhis e orientais.
Arquivam-se:
Bush, Adam
Bush, George Walker
Chaplin, Charles
Smith, John Taylor

Regras de Alfabetao
9. Os nomes espanhis ou hispnicos so
registrados pelo penltimo sobrenome, que,







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tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de
famlia do pai.
Arquivam-se:
Gutierrez Salazar, Enrico
Pereira de la Fuente, Maria
Puentes Hernandez, Pablo
Regras de Alfabetao

10. Os nomes orientais japoneses, chineses e
rabes - so registrados como se apresentam.
Arquivam-se:
Li Yutang
Osama Bin Laden
Sasazaki Yonoyama
Regras de Alfabetao

11. Os nomes de firmas, empresas, instituies
e rgos governamentais devem ser transcritos
como se apresentam no se considerando,
porm, para fins de ordenao, os artigos e
preposies que os constituem. Admite-se, para
facilitar a ordenao, que os artigos iniciais
sejam colocados entre parnteses aps o
nome.
Arquivam-se:
Antonio Silva & Cia.
Associao Educacional do DF
Associao dos Jornalistas do DF
Companhia Petrolfera Nacional
Embratel S/A
Tentao Mveis Ltda (A)
Regras de Alfabetao

12. Nos ttulos de congressos, conferncias,
reunies, assembleias e assemelhados os
nmeros arbicos, romanos ou escritos por
extenso devero aparecer no fim, entre
parnteses.
Arquivam-se:
Congresso de Biblioteconomia (Quinto)
Curso de Cincias Contbeis (3)
Encontro Nacional de Arquivistas (II)
Simpsio de Histria Natural (Nono)

Teste
(CESPE TRE/ES - Tcnico Judicirio
2011) Julgue os itens que se seguem,
relativos a gesto de documentos.
Os documentos de arquivo devem ser
classificados de acordo com um plano de
classificao ou cdigo de classificao.
(CERTO)

Mtodo Geogrfico

O mtodo geogrfico um sistema direto, ou
seja, aquele em que a busca do documento
feita diretamente no local onde este se acha
guardado.
No mtodo geogrfico, os documentos sero
organizados de acordo com o local ou setor em
que foram produzidos (procedncia).

Mtodo Geogrfico

Existem duas regras bsicas para o
arquivamento por este mtodo.
1- Se considerarmos primeiramente o pas
ou estado e depois as cidades haver
destaque especial para a capital, cuja pasta
ser a primeira.
Exemplo:
RJ Rio de Janeiro Joo Alfredo
RJ Campos Lucas Marques
SP So Paulo Lvia de Ftima
SP Campinas Pedro Luiz
SP - Santos - Paulo Silva

Mtodo Geogrfico
2 - Se considerarmos primeiramente as cidades
e depois o estado ou pas, no haver destaque
para a capital e em todos os documentos ser
observada a ordem alfabtica por cidades.

Exemplo:
Araatuba SP Luiz Carlos
Belm PA Adalberto Oliveira
Crates PE Francisco Balbino
Diadema SP Dilma da Silva
So Paulo SP - Lvia de Ftima
Mtodo Numrico Simples

O mtodo numrico simples organizado pelo
nmero relativo ao documento.
Posteriormente, para se localizar o documento,
necessita-se antes consultar um ndice ou um
cdigo.

Mtodo Numrico Cronolgico
No mtodo numrico cronolgico, os
documentos sero organizados tomando-se por
base uma data, que, em geral, a data de
produo do documento ou o perodo a que
este se refere.

Mtodo Numrico Dgito-terminal







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Esse mtodo surgiu em decorrncia da
necessidade de serem reduzidos erros
no arquivamento de grande volume de
documentos, cujo elemento principal de
identificao o nmero.
Os documentos so numerados
sequencialmente, mas sua leitura
apresenta uma peculiaridade que
caracteriza o mtodo, ou seja: os
nmeros, dispostos em trs grupos de
dois dgitos cada um, so lidos da direita
para a esquerda, formando pares.

Mtodo Numrico Dgito-terminal
Exemplo:
O nmero 831.423, ser lido como 23 14 83.
Quando o nmero for composto de menos de
seis dgitos, sero colocados zeros sua
esquerda para fins de complementao.
Exemplo:
O nmero 56.879 ser lido como 79 68 05.

Teste
(CESPE/Unb PF - PAPILOSCOPISTA - 2004
- adaptada) Julgue os itens a seguir quanto
aos mtodos e metodologias de
arquivologia.
O mtodo de arquivamento numrico
simples aquele em que as pastas so
ordenadas de acordo com o registro de
entrada correspondente. Usa-se, tambm,
um ndice alfabtico remissivo para a
codificao das pastas. (CERTO)

Mtodo Ideogrfico

O mtodo ideogrfico aquele que separa os
documentos por assunto e pode ser alfabtico,
numrico ou alfanumrico.
Mtodo Ideogrfico

No existem na Arquivologia esquemas
padronizados de classificao por assunto,
como ocorre em relao Biblioteconomia com
a Classificao Decimal de Dewey (CDD) e
Classificao Decimal Universal (CDU).
Mtodo Ideogrfico

Cada instituio dever, de acordo com suas
peculiaridades, elaborar seu prprio plano de
classificao, onde os assuntos devem ser
grupados por ttulos principais e estes
subdivididos em ttulos especficos, partindo-se
sempre dos conceitos gerais para os
particulares.
Os assuntos podem ser ordenados no sistema
alfabtico ou numrico, conforme o quadro a
seguir.

Mtodos de Arquivamento
Apesar de existirem vrias formas de se
organizar documentos, no possvel identificar
determinado sistema como sendo o mais
adequado, sem antes conhecer a
documentao a ser tratada.
O melhor mtodo de arquivamento depender
exclusivamente das caractersticas dos
documentos em questo.

Mtodos de Arquivamento
O mtodo de arquivamento determinado,
portanto, pela natureza dos documentos a
serem arquivados e pela estrutura da entidade,
podendo a instituio adotar quantos mtodos
forem necessrios para bem organizar seus
documentos.

Teste
(CESPE IBAMA Tcnico Administrativo
2012 - adaptada) Acerca da gesto de
documentos, julgue o item que se segue.
Os documentos de arquivo produzidos e
(ou) recebidos pela atividade meio dos
rgos pblicos federais devem ser
classificados de acordo com o Cdigo de
Classificao de Documentos de Arquivo,
estabelecido pelo Conselho Nacional de
Arquivos. (CERTO)

Gesto de Documentos Intermedirios

Encerrado o perodo de arquivamento na fase
corrente, alguns documentos podem ser
eliminados imediatamente, desde que assim
definidos na Tabela de Temporalidade da
instituio, mas uma parte relativamente
importante destes dever ser conservada por
um perodo mais longo em funo de razes
legais ou administrativas.


Gesto de Documentos Intermedirios

Neste caso, no se justifica a sua guarda junto
aos organismos que os produziram, pois estes







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documentos ocupariam um espao em locais
onde o custo extremamente alto.
Os depsitos de armazenagem temporria
constituem uma alternativa cujo objetivo
principal minimizar o custo pblico da guarda
de documentos intermedirios, racionalizando
espao fsico, equipamentos e recuperao da
informao.

Gesto de Documentos Intermedirios

Responsveis pela guarda fsica dos
documentos de uso pouco frequente, os
arquivos intermedirios:

- atendem s consultas feitas pelos rgos
depositantes;
- procedem aplicao de tabelas de
temporalidade atravs de seleo de
documentos para eliminao ou recolhimento;
- coordenam o recolhimento de documentos
permanentes para o arquivo de terceira idade.

Gesto de Documentos Intermedirios

Os documentos s devem ser aceitos para
guarda intermediria quando for conhecido o
seu contedo, o prazo de guarda e a data de
eliminao ou recolhimento.
A unidade administrativa que transfere os
documentos ao arquivo intermedirio conserva
seus direitos sobre os mesmos, podendo
consult-los ou tom-los por emprstimo.
A consulta por parte de terceiros s permitida
com a autorizao da unidade administrativa
que transferiu os documentos.

Teste
(Cespe/Unb PF - Escrivo 2009) Acerca
de arquivologia, julgue os itens a seguir.
Documentos de arquivo produzidos ou
recebidos por uma instituio pblica ou
privada, com valor administrativo, legal ou
fiscal, considerados como parte do arquivo
intermedirio dessa instituio, so tambm
considerados de valor secundrio.
(ERRADO)

ARQUIVOS PERMANENTES

O arquivo permanente possui como principal
atribuio a custdia e preservao dos
documentos de guarda permanente
encaminhados pelas diversas unidades da
organizao.
Para desempenhar com competncia o referido
papel, o arquivo permanente desenvolve vrias
rotinas e atividades que visam assegurar,
independentemente do suporte, a integridade
dos documentos que lhe so confiados.

ARQUIVOS PERMANENTES
Atividades no Arquivo Permanente:
a) arranjo: reunio e ordenao adequada dos
documentos.
b) descrio: a descrio leva em conta tanto os
elementos formais quanto os de contedo do
documento. A partir das informaes subtradas
pode-se elaborar os instrumentos de pesquisa
(guias, catlogos, inventrios, etc.)

ARQUIVOS PERMANENTES
Atividades no Arquivo Permanente:
c) conservao: so as medidas de proteo
aos documentos e ao seu local de guarda.
d) referncia: poltica de acesso e uso dos
documentos.

ARQUIVOS PERMANENTES

Importante lembrar que, alm das rotinas de
preservao, compete ao arquivo
permanente:
1 - Higienizao dos documentos recebidos;
2 - Mudana de suporte;
3- Verificao de arquivos microfilmados;
4- Verificao de arquivos digitais e
magnticos.

ARQUIVOS PERMANENTES

Importante lembrar que, alm das rotinas de
preservao, compete ao arquivo permanente:
5 - Controlar o recebimento e emprstimo dos
documentos;
6 - Implantar e executar processo de
reproduo de documentos que tenham
condies de manuseio;

ARQUIVOS PERMANENTES
Importante lembrar que, alm das rotinas de
preservao, compete ao arquivo permanente:
7 - Preparar exposies documentais;
8 - Prestar assessoria no trabalho de
recuperao e resgate da memria institucional
da organizao;







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9 - Elaborar instrumentos de pesquisa, para
divulgao do acervo e disseminao de
informaes, em meio impresso e eletrnico.

Teste
(CESPE MPU Tcnico Administrativo
2010 - adaptada) Julgue os prximos itens.

I - O arquivo permanente uma extenso do
arquivo intermedirio, tendo este ltimo a
nica funo de evitar a transferncia
prematura de documentos do arquivo
corrente para o arquivo permanente.
(ERRADO)

II - Os documentos originais considerados
de guarda permanente somente podero ser
eliminados depois de microfilmados e
digitalizados. (ERRADO)

Gesto de documentos

Fases da Gesto de Documentos

3 Fase (Avaliao e Destinao):
Implica decidir quais os documentos sero
eliminados e quais sero preservados
permanentemente.
Gesto de documentos

Avaliao de documentos
o processo em que so estabelecidos prazos
de guarda nas fases corrente e intermediria,
bem como a destinao final dos documentos
da instituio (eliminao ou guarda
permanente).
Na prtica, o ato de se criar a Tabela de
Temporalidade, realizado pela Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos.
Gesto de documentos

Vantagens da avaliao para a instituio:

- possibilitar a eliminao de documentos
destitudos de valor primrio e secundrio,
trazendo para a instituio ganho considervel
de espao fsico;
- diminuir os gastos com recursos humanos e
materiais, uma vez que no haver necessidade
de se conservar tantos documentos inteis;
- facilitar a recuperao das informaes
contidas no arquivo, uma vez que o volume de
documentos guardados ser menor, facilitando
a busca.

Gesto de documentos

Valorao dos Documentos
Basicamente, o documento guardado
pela instituio enquanto o mesmo
possuir valor para a mesma, e esse
valor, quando existir, se apresentar em
uma das seguintes formas:
valor administrativo;
valor histrico.

Gesto de documentos

Valor administrativo
O valor administrativo, tambm chamado
de primrio, refere-se ao valor que o
documento apresenta para o
funcionamento da instituio.
o valor pelo qual o documento foi
criado (todo documento nasce com um
objetivo administrativo) e por isso est
presente em todo documento quando de
sua criao. um valor temporrio.

Gesto de documentos

Valor histrico
O valor histrico, tambm chamado de
secundrio, refere-se possibilidade de uso dos
documentos para fins diferentes daqueles para
os quais foram originariamente criados, quando
passa a ser considerado fonte de pesquisa e
informao para terceiros e para a prpria
administrao.
O documento, aps perder seu valor
administrativo, pode ou no adquirir valor
histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se
torna definitivo, ou seja, o documento jamais o
perder.

Gesto de documentos

Prazo de Guarda dos Documentos
o perodo em que o documento deve ser
mantido nos arquivos correntes e intermedirio.
O prazo de guarda vincula-se determinao
do valor do documento, de acordo com os
seguintes fatores:








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- frequncia de uso das informaes contidas
nos documentos;
- existncia de leis ou decretos que regulem a
prescrio legal de documentos (prazos
prescricionais);
Gesto de documentos

Prazo de Guarda dos Documentos
O prazo de guarda vincula-se determinao
do valor do documento, de acordo com os
seguintes fatores:

- existncia de outras fontes com as mesmas
informaes (documentos recapitulativos);
- necessidade de guarda dos documentos por
precauo, em virtude das prticas
administrativas (prazos precaucionais).
Gesto de documentos

Destinao final dos Documentos

Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital,
dever ser encaminhado sua destinao final,
que ocorrer no momento em que o mesmo
tenha perdido seu valor administrativo.
A destinao final do documento poder ser:

- Eliminao: quando o documento no tiver
valor histrico.
- Guarda permanente: quando o documento
tiver valor histrico.

Gesto de documentos
Tabela de Temporalidade
o instrumento resultante da etapa de
avaliao dos documentos e que determina o
prazo de guarda dos documentos nas fases
corrente e intermediria (perodo em que o
mesmo ser guardado nestas fases), bem como
sua destinao final (eliminao ou
recolhimento para guarda permanente).
A Tabela de Temporalidade ser elaborada por
uma comisso chamada de Comisso
Permanente de Avaliao de Documentos ou
Comisso de Anlise de Documentos e ser
aprovada por autoridade do rgo para que
possa ser aplicada na instituio.


Gesto de documentos

Tabela de Temporalidade

No h prazo de guarda padro, nem mnimo
nem mximo para os documentos nas fases
corrente e intermediria.
Cada documento ter seu prprio prazo, de
acordo com o estabelecido pela Comisso de
Anlise quando da elaborao da tabela.
Gesto de documentos

Seleo de Documentos
realizada no mbito dos arquivos correntes e
intermedirios
A seleo a separao fsica dos documentos
de acordo com a sua destinao:
Eliminao: trata-se da destruio dos
documentos cuja operacionalizao depender
de seu volume.

Gesto de documentos
Seleo de Documentos
A seleo a separao fsica dos documentos
de acordo com a sua destinao:
Transferncia: envio dos documentos para o
arquivo intermedirio, acompanhados de
listagem, onde aguardaro o cumprimento dos
prazos de guarda e a destinao final.
Recolhimento: envio dos documentos para o
arquivo permanente. Nesta fase, o arquivo deve
elaborar instrumentos de recuperao da
informao com vistas sua guarda
permanente e seu acesso pblico.

Teste
(CESPE IBAMA Tcnico Administrativo
2012) Acerca da gesto de documentos,
julgue o item que se segue.
Resultado do processo de avaliao dos
documentos de arquivo, a tabela de
temporalidade um instrumento de gesto
arquivstica. (certo)

Fontes
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos
Arquivsticos: subsdios para uma terminologia
brasileira. Rio de Janeiro, 2005.
PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e
Prtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002.
Site: www.pciconcursos.com.br/provas
Noes de Arquivologia IV
PROF. RODRIGO O. BARBATI
3 - Tipologias Documentais
e Suportes Fsicos








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Tipologia Documental

o estudo que tem por objeto os tipos
documentais, entendidos como a configurao
que assume a espcie documental de acordo
com a atividade que a gerou, a natureza do
contedo ou tcnica de registro.
Os suporte fsicos so os materiais sobre os
quais as informaes so registradas.
Microfilmagem
uma tcnica que permite criar uma cpia do
documento em formato microgrfico (microfilme
ou microficha).

O microfilme uma mdia analgica de
armazenamento para livros, peridicos,
documentos e desenhos.
Microfilmagem
A primeira e mais importante razo para
justificar o uso do microfilme a economia de
espao.
O microfilme uma imagem reduzida de uma
forma maior; portanto, o tamanho
extraordinariamente reduzido da imagem de um
documento qualquer.
Microfilmagem
Essa reduo de espao garantida pelo valor
legal do microfilme, que significa que o mesmo
possui o mesmo valor do documento original em
papel, e poder substitu-lo nos casos em que
no tiver valor histrico.

O microfilme de substituio o microfilme que
serve preservao das informaes contidas
em documentos que so eliminados, tendo em
vista a racionalizao e o aproveitamento de
espao.

Microfilmagem

Para organizar o arquivo de microfilmes
h arquivos prprios.
dispensvel dizer que o arquivo ser
acompanhado de um ndice.
Por fora das gavetas so marcados os
cdigos dos rolos que elas abrigam,
tornando muito fcil a consulta.

Microfilmagem
A adoo da microfilmagem exigir da
instituio equipamentos que permitam ler
tais documentos, chamados leitoras de
microfilmes ou leitoras de microfichas, que,
em alguns casos, permitem a gerao de
uma cpia em papel do documento
microfilmado.

Microfilmagem

Benefcios para o uso da microfilmagem:
- Validade Legal - a microfilmagem um
processo reprogrfico autorizado pela Lei 5.433
de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de
30/01/1996, que conferem ao microfilme o
mesmo valor legal do documento original;
- Reduo sensvel de espao;

Microfilmagem
Benefcios para o uso da microfilmagem:
- Acesso fcil e rpido - consequncia das
pequenas dimenses das microformas, da
eficincia de sua catalogao e indexao,
comparativamente aos arquivos convencionais
em papel;
- Garantia da confidencialidade das informaes
- visto que a olho nu impossvel visualizar
qualquer informao;

Microfilmagem
Benefcios para o uso da microfilmagem:
- Segurana - por se tratar de um material
fotogrfico, alm de permitir reprodues com
rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado,
devido ao pequeno volume, permite o seu
acondicionamento em caixas forte (arquivo de
segurana), protegido de sinistros;
- Durabilidade - respeitando-se a determinadas
normas da microfilmagem, acondicionamento e
manuseio, os arquivos microfilmados podem ser
conservados indefinidamente.

Teste
(Cespe/Unb PF - Escrivo 2009) Acerca
das tipologias documentais e dos suportes
fsicos, julgue o prximo item.
A microfilmagem grande aliada da reduo
de espao ocupado pelos documentos
arquivsticos em papel, bem como da
preservao dos documentos originais.
Entretanto, no caso dos documentos
considerados de valor permanente, a
microfilmagem no permite a eliminao dos
documentos originais. (CERTO)

Automao







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A automao ou informatizao dos arquivos
permite o desenvolvimento de mtodos simples
e eficazes para o gerenciamento de arquivos.
Atravs das inovaes da automao possvel
decidir corretamente o que fazer com os
arquivos, que tecnologias aplicar aos mesmos e
ainda control-los de forma eficiente, rpida e
segura, administrando e reduzindo os custos
operacionais.

Automao
No processo de automao ou informatizao,
cabe distinguir o documento digital do
documento digitalizado.
O documento digital um documento
arquivstico codificado em dgitos binrios,
produzido, tramitado e armazenado por sistema
computacional.

Automao
A digitalizao o processo de converso de
um documento em qualquer suporte ou formato
para o formato digital, por meio de dispositivo
apropriado como um escner.
Geralmente, utilizada para reproduo e
acesso de documentos convencionais a fim de
agilizar a sua pesquisa e localizao.

Automao

Validade do Documento Digital
A lei 12.682/12 trata da digitalizao, do
armazenamento em meio eletrnico, ptico ou
equivalente e da reproduo de documentos
pblicos e privados.
Entende-se por digitalizao a converso da fiel
imagem de um documento para cdigo digital.

Automao
Validade do Documento Digital
Para que essa equivalncia seja vlida, o
arquivo digitalizado deve manter a integridade e
a autenticidade do original com o emprego de
certificado digital emitido no mbito da
Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira -
ICP Brasil.


Automao
As principais vantagens da automao de
arquivos so:

a) controle eficiente das informaes;
b) acesso rpido aos arquivos;
c) liberao do espao fsico ocupado por
papis e informaes inteis;
d) controles voltados para a obteno de
Certificados de Qualidade;
Automao
As principais vantagens da automao de
arquivos so:
e) atendimento eficiente s demandas do
cliente, fiscalizao, auditorias e outras;
f) automao dos arquivos utilizando tecnologia
de ltima gerao;
g) decises estratgicas sobre os arquivos.

Automao
Gesto eletrnica de documentos (GED) uma
tecnologia que auxilia a produo, controle,
armazenagem, compartilhamento e
recuperao das informaes existentes em
documentos.
A GED no deve ser confundida com gesto de
documentos eletrnicos (GDE), pois esta visa
ao gerenciamento de documentos produzidos
exclusivamente em meio eletrnico.

Automao
O GED e o GDE permitem o acesso rpido s
informaes desejadas, pois, normalmente, os
dados e informaes so acessados via web, o
que torna a ferramenta ainda mais eficiente,
pois os documentos podero ser acessados de
qualquer lugar, na hora exata e pela pessoa
autorizada (mediante login e senha), garantida a
segurana dos dados e o controle das aes
realizadas (trilha de auditoria).

Automao
Para preservao de documentos de guarda
permanente recomenda-se efetuar:

a) migrao processo de alterao do suporte
ou de atualizao ou alterao do programa
(atualizao do formato e caracteres do
documento ou dado) ou conjugao desses
dois.
b) emulao processo de simulao de parte
de um equipamento ou programa, de forma a
disponibilizar o acesso a um processo lgico em
seu formato original.

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Cumpre alertar que no adianta apenas adquirir
equipamentos sofisticados, softwares,
desenvolver programas, sem que a informao
esteja tratada tecnicamente e os documentos
preservados.
preciso levar em conta que tanto a
microfilmagem como a informatizao so
tcnicas que auxiliam e aperfeioam os
servios, tornando-os mais rpidos, eficientes e
seguros.

Teste

(CESPE PF Papiloscopista 2012) A
organizao de documentos, atividade cada
vez mais importante nas instituies,
possibilita a tomada de deciso segura e o
atendimento rpido das demandas dos
usurios. Considerando essa informao,
julgue o prximo item, referente a
arquivologia.

O uso simultneo de microfilmagem e
digitalizao consiste em soluo vivel
para o arquivamento de grandes massas
documentais com longos prazos de guarda.
A microfilmagem contempla o aspecto de
comprovao legal, e a digitalizao
possibilita acesso rpido e mltiplo aos
documentos. (certo)

4- Acondicionamento e armazenamento de
documentos de arquivo
e

5- Preservao e conservao
de documentos de arquivo

Preservao Documental

O acesso e a preservao so duas funes
vitais dos Centros de Documentao, mas
muitas vezes so antagnicas.
A primeira, entendida aqui como a possibilidade
de consulta, como resultado da existncia de
instrumentos de pesquisa.

Preservao Documental
E a segunda preservao -, como um
conjunto de medidas e estratgias de ordem
administrativa, poltica e operacional que
contribuem direta ou indiretamente para a
preservao da integridade do patrimnio
documental.
A preservao dos documentos de arquivo, de
quaisquer suportes e formatos, depende de
procedimentos especficos, adotados desde
produo, passando pela tramitao,
acondicionamento e armazenamento fsico.
Preservao Documental
Sendo assim, alm da guarda do documento, o
arquivo dever se preocupar tambm com a
preservao dos documentos da instituio.
A preservao evolver as atividades de
acondicionamento, armazenamento,
conservao e restaurao de documentos.
Preservao Documental
O principal objetivo da conservao o de
estender a vida til dos documentos,
procurando mant-los o mais prximo possvel
do estado fsico em que foram criados.
A restaurao tem por objetivo revitalizar a
concepo original, ou seja, a legibilidade do
documento.

Teste
(CESPE/UNB AGU - Agente Administrativo
2010) A respeito das tipologias
documentais e suportes fsicos, julgue o
item que se segue.
Os documentos de arquivo devem ser
guardados na posio vertical, em estantes,
e em ambientes bem ventilados. (CERTO)

Conservao

A conservao dos documentos envolve um
conjunto de procedimentos estabilizadores que
visam desacelerar o processo de degradao
de documentos ou objetos, por meio de controle
ambiental (climatizao) e de tratamentos
especficos como: higienizao, alisamento e
fumigao, alm de pequenos reparos e
acondicionamento adequado.

Conservao

Climatizao:
Manuteno de valores em torno de 20oC de
temperatura de 55 a 60% de umidade relativa
do ar.
Purificao do ar.
Aerao.

Conservao







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Alisamento (umidificao / planificao):
Procedimento de conservao em que os
documentos ressecados e quebradios so
colocados numa atmosfera mida, para
readquirirem flexibilidade pela absoro gradual
e vapor dgua.

Higienizao:
Retirada de poeira e outros resduos estranhos
ao documento, por meio de tcnicas
apropriadas.
Conservao

Fumigao:
Procedimento de conservao em que se utiliza
agentes qumicos para a destruio de insetos e
microorganismos que causam danos aos
documentos.

Conservao
Agentes de deteriorao dos acervos de
bibliotecas e arquivos so aqueles que levam os
documentos a um estado de instabilidade fsica
ou qumica, com comprometimento de sua
integridade e existncia.
Os fatores de deteriorao apontados como
agentes so divididos em internos e externos.

Conservao

Agentes internos que danificam os
documentos:

- Acidez do papel.
- Qualidade das tintas usadas nos documentos.
- Oxidao de metal - clipes, grampos e
bailarinas (hastes) de metais suscetveis
ferrugem.

Conservao

Agentes internos que danificam os
documentos:
- Perda da cor (esmaecimento) de fotografias e
outros documentos.
- Proximidades com campos magnticos, no
caso de suportes magnticos e eletrnicos.
Conservao
Agentes externos que danificam os
documentos:

A) Agentes fsicos iluminao, temperatura e
umidade; armazenamento e acondicionamento;
manuseio e acessibilidade; e desastres
(inundaes, incndios e furtos).
Conservao
Agentes externos que danificam os
documentos:
B) Agentes qumicos poluentes atmosfricos,
poeira e fuligem.
C) Agentes biolgicos microorganismos
(fungos, bactrias), insetos (traas, baratas,
cupins e brocas), roedores (ratos) e seres
humanos.

Conservao
Agentes externos que danificam os documentos
A) Fsicos:
Luminosidade - a luz um dos fatores mais
agravantes no processo de degradao dos
materiais bibliogrficos, por isso, deve-se evitar
a exposio dos documentos luz natural (luz
solar) e ainda reproduo, pois tais fatores
causam o envelhecimento do papel.
Temperatura Temperaturas demasiado altas
ou baixas aceleram a degradao do papel, que
encontra na casa aproximada dos 20 graus sua
temperatura ideal.

Conservao
Agentes exteriores que danificam os
documentos
A) Fsicos:
Umidade - a umidade o contedo de vapor
dgua presente no ar atmosfrico, resultante da
combinao dos fenmenos de evaporao e
condensao dgua, que esto diretamente
relacionados temperatura do ambiente.
O excesso de umidade, bem como o clima
muito seco tambm contribui para a acelerao
do processo de envelhecimento do documento.
A taxa adequada para a manuteno de um
acervo com umidade relativa de 55% a 60%.

Conservao
Agentes exteriores que danificam os
documentos
B) Qumicos:
Poluio Atmosfrica - A celulose atacada
pelos cidos, ainda que nas condies de
conservao mais favorveis. A poluio
atmosfrica uma das principais causas da
degradao qumica.








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Conservao

Agentes exteriores que danificam os
documentos
C) Biolgicos:
Insetos - o ataque de insetos tem
provocado graves danos a arquivos e
bibliotecas, destruindo colees e
documentos preciosos.
Fungos - atuam decompondo a celulose,
grande parte deles produzem pigmentos
que mancham o papel.
Roedores - a luta contra ratos mais
difcil que a preveno contra os insetos.

Conservao
Agentes exteriores que danificam os
documentos

C) Biolgicos:
Seres Humanos: conscientemente ou no, so
um dos maiores agressores dos documentos. O
uso normal dos papis suficiente para
degradar os materiais. A acidez e a gordura das
mos, em contato com os papis provocam
manchas e agresses.

Teste

(Cespe/Unb PF - Escrivo 2009) Acerca
das tipologias documentais e dos suportes
fsicos, julgue o prximo item.
A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o
mofo, as grandes variaes de temperatura e
a poeira so, a mdio e longo prazos,
prejudiciais conservao dos documentos.
(CERTO)

Conservao

A conservao dos documentos envolve um
conjunto de procedimentos estabilizadores que
visam desacelerar o processo de degradao
de documentos ou objetos, alm de um
acondicionamento e armazenamento adequado
espcie documental.

Acondicionamento e Armazenamento
O acondicionamento a embalagem destinada
a proteger os documentos e a facilitar o seu
manuseio.
O armazenamento a guarda de documentos
em mobilirio ou equipamentos prprios, em
reas que lhes so destinadas.
Conservao

Documentos em papel:
As estantes e arquivos devem ser de metal
pintado (para evitar ferrugem);
Deve-se manter as mos limpas ao manusear
os documentos;
No se deve utilizar fitas adesivas ( tipo durex e
fitas crepes) e cola branca (PVA) para evitar a
perda de um fragmento de um volume em
degradao. Esses materiais possuem alta
acidez, provocam manchas irreversveis onde
aplicado.

Conservao

Documentos em papel:
Deve-se evitar qualquer tipo de alimento
junto aos documentos;
No se deve escrever nos documentos;
No se deve dobrar as pginas;
No se deve apoiar-se nos documentos ao
ler ou consultar;
No se deve umedecer os dedos com saliva
ou qualquer outro lquido.

Conservao

Documentos em papel
Para a remoo do p das lombadas e partes
externas dos livros, pode-se usar o aspirador
com a escova circular especial para livros,
adaptada com tecido de fil ou gaze, para maior
proteo do documento;
Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas,
escovas macias e flanelas de algodo;
Conservao

Documentos em papel
Durante a limpeza, removem-se grampos
metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e
cartes;
Quando houver necessidade de observaes
nos documentos, utilizar lpis, que no agridem
tanto o papel quanto as canetas, e ainda
permitem eventuais correes, se necessrio.

Conservao

Fotografias







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Devem receber proteo individual de
boa qualidade;
Devem ser manuseadas com luvas de
algodo e arquivadas em mobilirio de
ao;
No se deve forar a separao de uma
fotografia da outra;
Deve-se escrever o necessrio somente
no verso, com lpis macio.

Conservao

Diapositivos (slides)
Deve-se utilizar materiais de acondicionamento
adequados (cartelas flexveis de polietileno ou
polipropileno);
Deve-se utilizar mobilirio metlico;
Deve-se produzir duplicatas para projees
frequentes.

Conservao

Microfilmes
Devem ser armazenados em cofres, arquivos
ou armrios prova de fogo e colocados em
latas vedadas umidade;
Devem ser feitas duplicatas;
A sujeira deve ser removida com um pano limpo
que no solte fiapos, umedecido com produto
para limpeza de filmes.

Conservao
Pen drive, Disquete, DVD e CD
Deve-se usar produtos de boa qualidade;
Deve-se mant-los em local fresco, seco e
longe do computador;
Deve-se usar programas antivrus;
Deve-se proteger o CD e DVD contra arranhes
e poeira.

Conservao
Caixas de arquivo
Utilizar caixas de papelo ao invs das de
plstico, pois estas ltimas tendem a transpirar
quando submetidas a altas temperaturas,
observando que as mesmas devero ser
maiores do que os documentos que nelas
estejam inseridos e utilizando, quando
necessrio, calos, evitando que os mesmos se
dobrem dentro delas.
Conservao
Caixas de arquivo
Na identificao das caixas deve-se utilizar
etiquetas auto-adesivas impressas
eletronicamente ou, na impossibilidade desta
impresso, utilizando canetas hidrogrficas ou
esferogrficas.
Conservao
Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no
acervo devem ser feitas periodicamente para
revis-lo e manter a limpeza, pois limpeza um
dos fatores prioritrios de preservao e deve
ser realizada em todas as fases do
arquivamento.

Teste
(CESPE PF Papiloscopista 2012) A
organizao de documentos, atividade cada
vez mais importante nas instituies,
possibilita a tomada de deciso segura e o
atendimento rpido das demandas dos
usurios. Considerando essa informao,
julgue o prximo item, referente a
arquivologia.

O acondicionamento que consiste na
guarda dos documentos nos locais a eles
designados e o armazenamento que se
refere embalagem do documento com
vistas a proteg-lo e a facilitar seu manuseio
so procedimentos fundamentais para a
conservao e preservao dos documentos
de arquivo. (errado)

Restaurao de Documentos

O arquivo, alm da guarda e do acesso ao
documento, dever se preocupar tambm com
a preservao dos documentos da instituio.
A preservao evolver as atividades de
acondicionamento, armazenamento,
conservao e restaurao de documentos.
Restaurao de Documentos
A restaurao de documentos tem por objetivo
revitalizar a concepo original, ou seja, a
legibilidade do objeto.
A restaurao e a restituio de detalhes e
caractersticas da obra baseiam-se no respeito
ao material original, ao plano inicial e aos
documentos autnticos.
Restaurao de Documentos
A reposio de partes que faltam ou que se
deterioraram deve se integrar harmoniosamente
com o todo, mas preciso que, por meio de
uma observao atenta, essas partes respostas







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possam ser distinguidas a fim de que a
restaurao no falsifique a autenticidade
histrica.

Restaurao de Documentos

So os mtodos de restaurao em papel
existentes, por exemplo:
- Encapsulao;
- Laminao;
- Silking.

Restaurao de Documentos

Encapsulao - utiliza basicamente pelculas
de polister e fita adesiva de duplo
revestimento.
O documento colocado entre duas lminas de
polister fixadas nas margens externas por fita
adesiva nas duas faces; entre o documento e a
fita deve haver um espao, deixando o
documento solto dentro das duas lminas.
considerada um dos mais modernos
processos de restaurao de documentos.
Restaurao de Documentos

Laminao - um mtodo de restaurao que
consiste em envolver com uma folha de papel
de seda e outra de acetato de celulose as duas
faces do documento, colocando-o numa prensa
hidrulica.
Restaurao de Documentos

Laminao
O acetato de celulose, por ser termoplstico,
adere ao documento, juntamente com o papel
de seda, e dispensa adesivo.
A durabilidade e as qualidades permanentes do
papel so asseguradas sem perda da
legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune
ao de fungos e pragas.
Restaurao de Documentos

Silking - uma tcnica de restaurao do
documento, que consiste no uso de tecido para
recuperao dos documentos.
Este mtodo utiliza tecido crepeline ou
musseline de seda de grande durabilidade,
mas, devido ao uso de adesivo afeta suas
qualidades permanentes.

Restaurao de Documentos

Silking
Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a
reproduo e o exame pelos raios ultravioletas
e infravermelhos so pouco prejudicados.
, no entanto, um processo de difcil execuo,
cuja matria prima de alto custo.

Teste
(CESPE Ministrio da Sade Arquivista
2009 - adaptada) Julgue o item abaixo.
A proteo de documentos em papel, como
os impressos, manuscritos e fotografias,
podem ser feitas pela tcnica de
encapsulao. (CERTO)

Fonte
ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio de Termos
Arquivsticos: subsdios para uma terminologia
brasileira. Rio de Janeiro, 2005.
PAES, MARILENA LEITE. Arquivo - Teoria e
Prtica. FGV Editora. Rio de Janeiro, 2002.
Site: www.pciconcursos.com.br/provas