Propuesta para un

Plan de Continuidad
de Operaciones
Propuesta para un plan de continuidad de operaciones

INTRODUCCIN
AMERICAN CHAMBER/MEXICO tiene como meta primordial promover la inversin y el comercio entre
Mxico y Estados Unidos. Para lograr esta meta apoyamos a la organizacin de nuestros afiliados
empresas mexicanas y estadounidenses con intereses binacionales para desarrollar posturas que
pueden apoyar a la formulacin de polticas pblicas de calidad. Como representantes de la sociedad
civil, nuestra Cmara considera que es menester proponer soluciones de manera activa y fomentar un
dilogo entre el sector privado y pblico para lograr nuestras metas.

Con los daos causados en parte de la infraestructura fronteriza de transporte en agosto del ao
pasado por el huracn lex, se afect de manera importante a nuestros socios y la comunidad
empresarial binacional en general, demostrando la enorme necesidad de revisar el tema de
coordinacin y ejecucin de planes de continuidad de operaciones entre el sector pblico y privado,
as como la situacin de infraestructura en el pas. Nuestro Comit de Logstica detect la oportunidad
de ofrecer una reflexin sobre los hechos y las lecciones aprendidas, as como recomendaciones,
dando origen a este documento. La importancia de este ejercicio radica no solamente en ofrecer un
historial, sino que aporta recomendaciones para poder manejar mejor los riesgos de un desastre
natural en un futuro.

El Comit de Logstica ha compartido este documento tanto con autoridades como con otros pblicos
interesados en el tema, y dar seguimiento a la implementacin de las recomendaciones del mismo.
En todas las posturas que genera AMCHAM buscamos no solamente informar, sino avanzar en una
agenda que contribuye a una mejora en la competitividad de Mxico y Amrica del Norte en su
conjunto.






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NDICE

I. ANTECEDENTES................................................ 3

II. MECANISMOS EFICIENTES DE COMUNICACIN 3

III. MAPEO DE INFRAESTRUCTURA A NIVEL NACIONAL. 5

IV. NECESIDAD DEL GOBIERNO DE TENER UN PROGRAMA DE CONTINUIDAD DE
OPERACIONES 6

V. AUTOANLISIS. 8

VI. RETOS DE IMPLEMENTACIN.. 9

VII. MANEJO DE RIESGOS .11















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I. ANTECEDENTES
En trminos de costos, los daos ocasionados por el huracn lex representaron un incremento de un
10-15% de una operacin normal dentro del transporte intermodal adems del costo de
oportunidad al tener activos parados (detenidos en Laredo y Mxico) sin producir. Para los clientes
represent bajar su mercanca de los trenes y mover fletes urgentes por carretera a travs de otras
aduanas y rutas con tarifas mucho ms elevadas tanto en Mxico como en EE.UU. La diferencia vara
por cliente y ruta pero pensando en un impacto de US$500 por contenedor, esto representara un
costo de US$600,000 solo para una empresa del sector por un periodo de 30 das.

En el sector carretero la afectacin a una empresa del ramo consisti en no poder atender un
promedio de 700 servicios de transporte terrestre carretero, lo cual se puede traducir en la no
generacin de ingresos a la empresa por un monto estimado de 1.0 a 1.2 millones de dlares
estadounidenses; esto sin contar los costos generados por mantener el equipo varado por varios das
y las horas hombre invertidas en el manejo de la situacin.

En lo que respecta al transporte ferroviario, se registraron serios problemas de descarrilamientos a lo
largo del norte de la Repblica, lo cual ocasion altos costos para las empresas ferroviarias. Una
empresa del ramo tard varios das en liberar los trenes que estaban detenidos debido a los deslaves
provocados por el siniestro.

II. MECANISMOS EFICIENTES DE COMUNICACIN
Cuando una serie de eventos colapsan la integridad de una actividad, las prdidas que se generan
pueden ser de proporciones maysculas, poniendo en riesgo la economa de una regin o de un pas.

La causa de que las afectaciones derivadas de desastres naturales sean mayores se deriva del caos y la
desorganizacin debido a la falta de un plan de comunicacin claro e imperante.





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Cuando mencionamos un plan de comunicacin respecto a una contingencia de cualquier tipo,
debemos de hablar de que todos los actores del proceso deben estar capacitados y entrenados para
lograr ejecutar las acciones de contingencia a cabalidad, esto es, que la comunicacin deber tener
canales de accesibilidad directos y especficos a dichos actores del proceso. Asimismo, es de suma
importancia tomar en cuenta que cooperar con tus competidores, en caso de emergencia, facilitar
las operaciones y disminuir costos para ambas partes.

Por otro lado, el plan debe ser imperante, sin importar las ideas que puedan surgir al paso, las
acciones implementadas en el plan de continuidad de operaciones debern realizarse de la misma
forma en la que han sido comunicadas, ya que estas acciones desatarn una serie de mecanismos que
harn que el plan funcione tal como ha sido diseado.

Los componentes del plan de comunicacin obedecen entonces a los siguientes puntos:
Diseo del plan de contingencia
Preparacin previa de comunicacin (redes de comunicacin, ubicacin de centros de
control).
Definir comunicacin previa, durante y despus del evento.
Contar con servicios concesionados.
Seleccin de elementos clave de comunicacin
Quin comunica
Por qu va lo comunica
Quin lo debe recibir
Qu acciones debe tomar quien recibe el mensaje
Qu facilidades deben ofrecerse a quienes ejecutan el plan de
comunicacin
Qu autoridades deben ser notificadas
Cules son los smbolos o elementos de identificacin a los que se debe
dar prioridad a dicha accin o persona



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Capacitacin
Acciones claves del emisor y receptor sobre el plan de continuidad de
operaciones
Entrenamiento en el uso de las herramientas de comunicacin
Entrenamiento en vas alternas de comunicacin que permitan accionar
el plan de continuidad de operaciones
Comunicacin con las autoridades
Entrenamiento a las autoridades locales, civiles y federales
Simulacros y anlisis de causa raz para los planes de mejora del plan de
comunicacin y del plan de continuidad de operaciones
Recursos
Designar los recursos econmicos y materiales de forma automtica.
Permitir a los ejecutores del plan de continuidad de operaciones accesar,
administrar y manipular los equipos y las instalaciones que estn
contempladas en el plan de continuidad de operaciones.
Crear el fondo de prevencin de contingencias para solicitar, contratar y
consultar a expertos en la materia que coadyuven a la realizacin de
acciones de prevencin y correccin y que, de igual forma,
estn contemplados en el plan de comunicacin.

III. MAPEO DE INFRAESTRUCTURA A NIVEL NACIONAL
Realizar un mapeo de la infraestructura actual que cubra todos los modos de transporte del pas y que
identifique los puntos neurlgicos por los que transitan los principales flujos comerciales, tanto a nivel
domstico como de comercio exterior, priorizando el trabajo sobre aquellos en los que se identifique
una debilidad estructural o de diseo. Dicho plan debe contemplar la demanda de transporte actual y
futura (por lo menos hasta 2030), con un calendario de revisin y actualizacin preestablecido para
enfrentar las necesidades y cambios futuros.
A. En base a los resultados del mapeo, elaborar planes de contingencia (planes B) robustos que
permitan enfrentar cualquier contingencia y garantizar el flujo comercial y de personas.


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B. Incorporar este mapeo dentro del plan nacional de desastres y del plan nacional de
infraestructura, evaluando las inversiones necesarias para subsanar las fallas encontradas.
C. Incorporar todas las medidas de facilitacin administrativa y operativa para que su ejecucin
dentro de una situacin de emergencia sea oportuna, efectiva y segura.
D. Entender en base al estudio aquellos puntos de infraestructura sub y sobre utilizados, y
analizar planes de accin que generen su mejor utilizacin.
E. Integrar en las mesas de trabajo y en el proyecto de mapeo a la iniciativa privada, as como en
los planes de mejora y ejecucin para asegurar la eficiente coordinacin entre el gobierno
(federal, estatal y municipal) y todas las dependencias y organismos pblicos involucrados.
Secretara de Comunicaciones y Transportes (SCT): http://www.sct.gob.mx/
Comisin Federal de Telecomunicaciones (COFETEL): http://www.cofetel.gob.mx/swb/
Secretara de Agricultura, Ganadera, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentacin
(SAGARPA): http://www.sagarpa.gob.mx/Paginas/default.aspx
F. En el caso especfico de la frontera norte, incorporar al estudio, las capacidades de la
infraestructura, as como coordinar esfuerzos y alinear planes de contingencia con las
autoridades y sector privado de los Estados Unidos de Norteamrica.

IV. NECESIDAD DEL GOBIERNO DE TENER UN PROGRAMA DE CONTINUIDAD DE OPERACIONES
Debido a los estragos derivados por el paso del Huracn lex en los estados de Nuevo Len y
Tamaulipas, se suspendieron los cruces ferroviarios fronterizos de trenes por la Aduana de Nuevo
Laredo, la cual maneja un promedio de 1,500 unidades por da (15 trenes) en ambas direcciones,
importacin y exportacin.









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Con la finalidad de continuar con el intercambio de mercanca y con el apoyo de las autoridades, se
tomaron las siguientes medidas:
Aduanas.-
Durante la operacin normal, en la importacin y exportacin de mercancas se tienen los pedimentos
de las unidades a cruzar presentados con varios das de anticipacin, y su modulacin se realiza una
vez intercambiadas las unidades, por lo que cuando se suscit el evento del huracn, se tenan ya
pedimentos presentados y se deban presentar pedimentos de unidades que iban corriendo hacia la
frontera.

Tanto para los pedimentos presentados, como para los pedimentos por presentar, la
aduana habilit todas las fronteras norte del pas para que pudieran aceptar en
intercambio las unidades que tuvieran presentados pedimentos por Nuevo Laredo.
Las unidades cumplan con su proceso natural de ofrecimiento y de validacin por la
aduana de Nuevo Laredo, sin embargo, el cruce fsico se realizaba por otras fronteras.
La aduana de Nuevo Laredo enviaba listado de tren ya autorizado a la aduana de cruce.
La aduana de cruce valida la informacin y permite el intercambio del tren.
La aduana de cruce coteja el listado recibido con las imgenes de rayos gamma a cruce de
tren.
Una vez cotejada la informacin, se otorga el visto bueno a la aduana de Nuevo Laredo
para la modulacin de los pedimentos.
De los pedimentos modulados que arrojaban reconocimiento aduanero (rojos), se enviaba
el listado a la aduana de cruce para su verificacin.
Una vez verificadas las unidades, la aduana de cruce enva el visto bueno a Nuevo Laredo
para la liberacin del pedimento.
Una vez liberadas las unidades, las unidades se programan para su recorrido.





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Las aduanas utilizadas por una empresa ferroviaria para estos cruces fueron: Matamoros, Piedras
Negras y Ciudad Jurez.
Nota: Debido a la diferencia de unidades que cruzan por otras fronteras en comparacin con Nuevo
Laredo, no se contaba con la infraestructura ni con el personal necesario para llevar a cabo las
inspecciones 24 horas al da.

En Matamoros se instalaron plantas de emergencia por parte de una empresa ferroviaria
en los patios para poder llevar a cabo las inspecciones; incrementaron la presencia de personal
para poder llevar a cabo los intercambios y las inspecciones de las unidades.
En Piedras Negras y en Ciudad Jurez, se utiliz la infraestructura de una empresa del
sector ferroviario.

El procedimiento de SAGARPA fue muy similar al de la aduana. Los certificados eran entregados en la
ofician de Nuevo Laredo y las unidades sujetas a inspeccin se inspeccionaban en la aduana de cruce,
utilizando las misma infraestructura que utilizaba la aduana y con un incremento en su personal que
labora tan solo de lunes a viernes hasta las 17:00 hrs.

V. AUTOANLISIS
Uno de los aspectos primordiales para disminuir el costo de los daos derivados de las afectaciones
de desastres naturales es realizar un autoanlisis para que de esta manera se diseen e implementen
procesos que incluyan medidas alternas en caso de desastre.

Una herramienta til para la prevencin y reduccin de riesgos en materia de transporte de
mercanca es la Gua de Seguridad en Distribucin, elaborada por el Comit de Logstica de AMCHAM.
Esta gua proporciona un soporte slido para desarrollar un manual de seguridad en distribucin
orientado a la implementacin de medidas que aseguren un manejo ptimo del riesgo implcito en el
manejo y transportacin de mercancas.




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VI. RETOS DE IMPLEMENTACIN
Dentro del esquema general del plan de continuidad de operaciones, la implementacin de las
medidas, programas o tareas que implique dicho plan para la solucin de contingencias que afecten la
cadena logstica de suministro de bienes y servicios se establece como un rea de mucha importancia.
En este sentido, es esencial que el plan de contingencia sea incluyente de todos los medios de
transporte para todas las regiones del pas, de tal manera que siempre exista una alternativa
planeada, programada y viable ante cualquier contingencia que se presente.

En el pas tenemos contingencias de muchos tipos derivadas principalmente de fenmenos de la
naturaleza, como son: i) inundaciones en zonas costeras, en mrgenes de ros, lagos o lagunas; ii)
emisin de cenizas volcnicas; iii) terremotos; iv) incendios, etctera, o bien derivadas de actividades
polticas, econmicas o sociales, o como consecuencia de la delincuencia organizada o la inseguridad.
Todos estos eventos inciden directa o indirectamente en la cadena logstica de suministro que utiliza
uno o ms medios de transporte, por lo que es imperante establecer un pan de contingencia que
permita preveer las soluciones aplicables cuando se presente alguna de ellas.

En este sentido, el plan de continuidad de operaciones debe establecer las funciones que
corresponden tanto al gobierno como al sector privado, de tal manera que la afectacin que sufra la
poblacin involucrada en la contingencia de que se trate sea la menor posible y dure el menor
periodo posible.

As, debemos considerar que dentro de la cadena logstica de suministro, es necesario establecer
prioridades para evitar una interrupcin generalizada de la misma, de tal forma que la afectacin de
la poblacin o regin sea la menor posible. Podramos sugerir como priorizacin para casos de
contingencia, los siguientes:






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Prioridad 1. Salvaguardar la integridad fsica de las personas y bienes afectados por la contingencia:
A) Preveer el suministro de agua potable y productos perecederos de consumo general, as
como equipo o material para instalacin de cocinas y comedores de carcter provisional.
B) Preveer el suministro de medicinas y material de curacin y rehabilitacin, as como
instalacin de consultorios o quirfanos y salas de recuperacin ambulante de carcter
provisional.
C) Proporcionar el apoyo, equipo y material necesario para la reparacin, construccin o
reconstruccin de infraestructura daada o inexistente en la zona de contingencia, con el
objeto de lograr la movilizacin de personas afectadas a zonas seguras.
D) Proporcionar el apoyo, equipo y maquinaria necesaria para facilitar la reparacin,
construccin o reconstruccin de infraestructura carretera, ferroviaria, portuaria o
aeroportuaria, as como para lograr la reanudacin de la cadena logstica de suministro de
bienes y servicios.
E) Proporcionar el apoyo, equipo y material necesarios para la reparacin, construccin o
reconstruccin de infraestructura de telecomunicaciones para mantener comunicada la zona
de contingencia.

Prioridad 2. Identificacin de entidades de gobierno y prestadores de servicios para controlar la
contingencia:
A) Establecer la ruta crtica de identificacin inmediata del equipo o grupo predeterminado
para atender la contingencia en la zona y coordinar labores.
B) Determinar las zonas de seguridad en el permetro ms cercano a la zona de contingencia.
C) Determinar la localizacin ms cercana del equipo de telecomunicaciones a la zona de
contingencia para enlazar al equipo o grupo predeterminado con otras entidades de gobierno
o prestadores de servicios.
D) Establecer la ruta crtica de identificacin inmediata de infraestructura alternativa
(carretera, ferroviaria, portuaria o aeroportuaria) a utilizarse durante la contingencia.
E) Establecer la ruta crtica de identificacin inmediata de prestadores de servicio que apoyen
a los afectados de la cadena logstica de suministro.

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Para lograr la remediacin de cualquier contingencia, ser necesario que el plan de continuidad de
operaciones establezca las medidas previas que tanto el gobierno como el sector privado debern
desarrollar para identificar las necesidades a resolver con base en experiencias pasadas.

VII. MANEJO DE RIESGOS
Es importante conocer aquellas circunstancias o zonas que podran representar un riesgo en caso de
un fenmeno meteorolgico o en caso de algn accidente por fuga o explosin de elementos
qumicos, adems de los puntos donde puede ser riesgoso por altas concentraciones de personas en
determinados eventos. Esta informacin se puede encontrar en la pgina de Proteccin Civil de cada
estado.
Asimismo, el Centro Nacional de Prevencin de Desastres es el encargado de desarrollar, aplicar y
coordinar tecnologas para la prevencin y mitigacin de desastres, as como de difundir medidas de
preparacin y autoproteccin a la poblacin ante la contingencia de un desastre.

http://www.proteccioncivil.gob.mx/
http://www.cenapred.unam.mx/















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